PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES INTERNAS

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES INTERNAS
PROCESO: Comunicaciones
CÓDIGO: CO-P-001
SUBPROCESO: No aplica VERSIÓN: 3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Divulgar la información generada en la superintendencia a los servidores públicos de la entidad, utilizando los medios y
herramientas de comunicación interna disponibles para asegurar el conocimiento de la gestión institucional y favorecer el sentido de pertenencia.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Comienza con la recepción y registro de solicitudes de divulgación de información de interés institucional y culmina con la
coordinación y/o apoyo a eventos institucionales internos.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Todos los
procesos
Todos los
procesos
Solicitudes de
divulgación.
Información de
interés
institucional
Solicitudes de
divulgación.
Información de
interés
institucional
1. Recibir y
registrar
solicitudes de
divulgación
2. Elaborar
borrador de
comunicación
interna.
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Recepción de las solicitudes de divulgación de
información hechas por las diferentes áreas de la
entidad y por el propio grupo de comunicaciones,
mediante correo electrónico enviado al profesional
responsable de la comunicación interna.
Relación de la solicitud en la hoja de trabajo
“Atención de Solicitudes Internas”.
Elaboración de borrador del documento informativo
según necesidades de las áreas, aplicando los
conceptos comunicativos.
Cuando se trate de información básica de texto que
no requiere cambios, continúa con la actividad 4.
Relación de
solicitudes
internas
Documento
Atención de
solicitud interna.
Borrador
documento
informativo.
Grupo de
Comunicaciones
Proceso de
Comunicaciones
Todos los
procesos
Proceso de
Comunicaciones
Todos los
procesos
Proceso de
Comunicaciones
Borrador de
documento
informativo
Documento
informativo
autorizado
3. Aprobar
borrador, cuando
se requiera
4. Divulgar
información
Coordinador Grupo
Comunicaciones
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Auxiliar
Administrativo
Aprobación del documento, por parte del coordinador
del Grupo de Comunicaciones y/o del área solicitante
cuando las temáticas de las solicitudes requieran
diseño especial y ajuste de contenido.
Envío y/o publicación del documento final a los
servidores públicos de la entidad utilizando los
canales de comunicación adecuados, según el tipo
de información.
X
X
Documento
final.
Correo
electrónico.
Comunicaciones
internas (correo
electrónico,
carteleras,
intranet, boletín
virtual).
Control de
actualización de
la Intranet
CO-F-001 (R)
Proceso de
Comunicaciones
Área solicitante
Todos los
procesos
(funcionarios y
contratistas)
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 1 de 3
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
CUIDEMOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES INTERNAS
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Medios
masivos de
comunicación
Alertas de
prensa
Noticias
Artículos de
opinión
Editoriales
Alertas
informativas
5. Realizar
monitoreo y
análisis de la
información
divulgada en
medios masivos
de comunicación
Coordinador y
profesionales
del Grupo
de Comunicación
Búsqueda, recepción y selección de noticias e
información relevante y/o relacionada con la
superintendencia y el sector de servicios públicos
publicada en los medios de comunicación masiva.
Elaboración de compendio de prensa diario con las
informaciones más relevantes, y remisión a directivos
y personal de la entidad, vía correo electrónico.
Elaboración de informe y análisis mensual de
presencia en medios de comunicación y remisión al
Despacho y directivos de áreas misionales.
X
Compendio de
prensa
Informe de
presencia en
medios de
comunicación
Reporte de
acciones
misionales
frente a alertas
de prensa
Procedimiento
de
Comunicaciones
Externas
Todos los
procesos
Procedimiento
de
Comunicaciones
Internas
Compendio de
prensa
6. Consolidar
reporte de
acciones puestas
en marcha por las
áreas misionales
frente a alertas
informativas de
su competencia.
Coordinador y
profesionales
del Grupo
de Comunicación
Solicitar mensualmente a las áreas que
correspondan, el reporte de acciones puestas en
marcha frente a alertas de prensa de su competencia.
Consolidación en documento de trabajo interno, el
reporte de las acciones informadas para
conocimiento del Despacho.
Reporte de
acciones en
hoja de trabajo
Atención de
alertas de
prensa
Grupo de
Comunicaciones
Despacho
Todos los
procesos
Necesidades y
/o solicitudes
internas de
apoyo a
eventos
institucionales
internos
7. Coordinar y/o
apoyar los
eventos
institucionales
internos
Líder del proceso
Profesional
Universitario
Auxiliar
Administrativo
Organización, ejecución y divulgación de los eventos
institucionales internos a cargo del Grupo de
Comunicaciones, conforme a los recursos
disponibles.
Divulgación y acompañamiento logístico de los
eventos institucionales internos organizados por otros
procesos, conforme a los recursos disponibles y
competencias del Grupo de Comunicaciones.
Convocatorias a
servidores
públicos.
Registro
audiovisual.
Publicación en
intranet y
carteleras
Formato apoyo
a eventos
CO-F-002 (R).
Todos los
procesos
(funcionarios y
contratistas)
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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
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PROCEDIMIENTO
COMUNICACIONES INTERNAS
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El boletín virtual interno se remite a los colaboradores por correo electrónico y se
publica en la Intranet.
La revisión de borradores aplica cuando se trata de campañas especiales de
divulgación que necesiten diseños, grabaciones, fotografías u otros elementos
gráficos.
Los textos finales enviados por las áreas para su divulgación interna no requieren
visto bueno del área solicitante.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Control de actualización de la intranet CO-F-001
Formato apoyo a eventos CO-F-002
Compendio de prensa
Atención de solicitudes internas.
Atención de alertas de prensa.
Los registros y evidencias del procedimiento se incluyen en la carpeta Grupo de
comunicaciones del servidor Apolo, en carpetas de correo electrónico y en carpeta
pública de Intranet, según corresponda.
DEFINICIONES
Boletín interno: Documento virtual de carácter informativo.
Cartelera: Medio físico y/o virtual para la divulgación de información institucional hacia los diferentes públicos de la entidad.
Correo electrónico: Servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos.
Intranet: Herramienta electrónica para comunicación interna.
Compendio de prensa: Informe diario que relaciona las noticias sobre la entidad y el sector de servicios públicos que son publicadas por los medios de comunicación monitoreados.
ELABORÓ: 2015 03 24 REVISÓ: 2015 03 25 APROBÓ: 2015 03 25
Olga Lucía Staaden Mejía
Profesional Especializado
Grupo Comunicaciones
Gilma Sampayo Franco
Asesora del Despacho / Coordinadora
Grupo de Comunicaciones
(Firma)
Gilma Sampayo Franco
Asesora del Despacho /
Coordinadora Grupo de
Comunicaciones
(Firma)
El documento original firmado reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 3 de 3
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME
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