PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA

PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA
PROCESO: Gestión Administrativa
CÓDIGO: AS-P-009
SUBPROCESO: Adquisición de Bienes y Servicios VERSIÓN: 5
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contratar los bienes, servicios y obras, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Entidad, independientemente
del objeto, atendiendo lo establecido en la normativa vigente
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la verificación de los estudios previos elaborado por el área solicitante de la contratación y finaliza con la elaboración
del oficio de legalización del contrato.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Todas las
dependencias
Plan Anual de
Adquisiciones
Elabora estudios previos. El área que solicita la
contratación elabora el estudio previos en el formato
“Estudios previos para contratar mínima cuantía” AS-
F-004, verificando que el objeto este incluido en el
Plan Anual de Adquisiciones PAA.
Estudios previos
para contratar
mínima cuantía”
AS-F-004 (R)
Subproceso
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Procedimiento
Afectación
Presupuestal
Manual de
contratación
Documentos
soportes del
Estudio Previo
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal
CDP
1. Elaborar
estudios previos
Jefe de
dependencia
solicitante
Para corroborar si aplica la selección a través de la
mínima cuantía, tener en cuenta lo establecido en el
Manual de Contratación AS-M-001.
Solicitud de Contratación. El área que solicita la
contratación y previa aprobación por el jefe de la
dependencia, remite al Coordinador del Grupo de
Contratos y Adquisiciones la siguiente
documentación:
- Solicitud de inicio del trámite de contratación
mediante memorando interno en el formato GD-F-
010
- Estudio de mercado
- Solicitud de Cotización en el formato AS-F-002
- Cotizaciones
- CDP
- Estudios previos para contratar mínima cuantía”
AS-F-004”
X
Formato
Solicitud de
cotización
AS-F-002
(R)
Memorando
Interno
GD-F-010 (R)
Documentos
soportes de
cotizaciones
(R)
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal
CDP
Coordinador
Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
Asistencial
Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
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Solicitud Contratación. El asistencial del grupo de
contratos verifica la solicitud, documentación soporte
y corrobora que el objeto contractual esté registrado
dentro del Plan Anual de Adquisiciones.
Jefe de
dependencia
solicitante
Estudio Previo
Aprobado
AS-F-004
Formato
Solicitud de
cotización
AS-F-002
Documentos
soportes
Memorando
Interno
GD-F-010
2. Elaborar
Invitación Pública
Asistencial grupo
de contratos y
adquisiciones
Profesional
asignado grupo de
contratos y
adquisiciones
Técnico grupo de
contratos y
adquisiciones
El profesional asignado, previa distribución del
coordinador del grupo de contratos y adquisiciones,
revisa que la documentación soporte esté vigente,
legible, que la información suministrada sea
consistente con los estudios previos y que se tenga el
CDP. Igualmente verificará que la necesidad de la
contratación no esté incluida en un acuerdo comercial
y si es susceptible o no de estar limitado a MIPYME.
Una vez efectuada la revisión y de requerirse ajustes
se devuelve al área solicitante de la contratación para
que proceda a efectuar los mismos.
Cuenta Correo. Una vez aprobados los estudios
previos y el proyecto de pliego, y el aviso de
convocatoria, el profesional asignado solicita la
creación de una cuenta de correo específica para el
proceso, indicando los destinatarios del mismo, esto
es la Dirección Administrativa, el Área técnica y la
dependencia solicitante de la contratación y elabora
el aviso de convocatoria.
Invitación a participar. El profesional asignado
elabora la invitación pública selección por mínima
Cuantía en el formato AS-F-018, la entrega para
revisión y del Coordinador de Contratos y
Adquisiciones y la firma del Ordenador del Gasto.
Formato
diligenciado
AS-F-004 (R)
Formato
diligenciado
AS-F-018 (R)
Observaciones
por correo
electrónico
Ordenador del
Gasto.
Posibles
oferentes
Comité Evaluador. En la invitación se designará a
los integrantes del Comité Evaluador del proceso;
para realizar la evaluación jurídica, técnica y
financiera (si se requiere), de las propuestas
recibidas. Esta designación será comunicada a los
integrantes del comité mediante Memorando Interno
GD-F-010.
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Asistencial
grupo de
contratos y
adquisiciones
Profesional
asignado grupo
de contratos y
adquisiciones
Técnico grupo
de contratos y
adquisiciones
Posibles
oferentes
Profesional
asignado Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Estudios
previos
aprobados y
publicados
AS-F-004
Invitación
Publica
por mínima
cuantía
AS-F-018
Observaciones
por correo
electrónico
Invitación
Pública
selección
por mínima
cuantía
AS-F-018
Formulario de
respuestas a
las
observaciones
presentadas
3. Responder las
observaciones a
la Invitación
Pública
4. Elaborar
Adenda
Dependencia
Solicitante.
Profesional
asignado Grupo de
Contratos.
Profesional
asignado Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
En el evento de requerirse ajustes, estos se realizan
y se presentan nuevamente al coordinador del grupo
de contratos y Adquisiciones y Ordenador del Gasto.
El asistencial del Grupo de Contratos publica los
estudios previos y la invitación pública a solicitud del
profesional asignado. (Ver política de operación).
Respuesta Observaciones. Cada uno de los
operadores asignados, financiero, jurídico o técnico
de la dependencia solicitante de la contratación
responden las observaciones por escrito y
debidamente suscrita y las remite al profesional del
grupo de contratos y adquisiciones para que las
consolide en el formato Formulario de respuestas a
las observaciones presentadas AS-F-019, para
posterior remisión al Ordenador del Gasto a quien se
comunica las respuestas.
Este formulario es firmado por los Jefes de las áreas
a los que corresponda la observación y su respuesta.
En el evento de no recibir observaciones, continua
con la actividad 5.
En caso contrario, es decir, si llegan observaciones y
del análisis de estás resultan modificaciones,
continua con la actividad 4.
Adenda. El profesional del grupo de contratos y
adquisiciones elabora la adenda para modificar la
invitación pública, en el formato AS-F-020, se remite
para suscripción para el ordenador del Gasto.
Publicación. Se publica por el asistencial del grupo
de contratos la adenda con el formulario de
respuestas a las observaciones presentadas AS-F-
019. (Ver política de operación). Continúa con la
actividad 5.
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Formato
diligenciado
AS-F-019
(R)
Adenda
publicada
AS-F-020
(R)
Formulario de
respuestas a las
observaciones
AS-F-019
(R)
Profesional
Asignado Grupo
de Contratos
Coordinador del
Grupo de
contratos y
adquisiciones
Ordenador del
Gasto.
Posibles
oferentes
Profesional
asignado Grupo
de contratos y
adquisiciones
Ordenador del
gasto
Técnico del
Grupo De
Contratos Y
Adquisiciones

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Profesional
asignado Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Profesional
asignado Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
AS-F-019
Estudios
previos
aprobados y
publicados
AS-F-004
Estudios
previos
aprobados
AS-F-004
Invitación
Pública por
mínima cuantía
aprobada
AS-F-018
Adenda
publicada
AS-F-020
Invitación
Pública
selección por
mínima cuantía
aprobada
AS-F-018
Adenda
AS-F-020
5. Realizar
audiencia de
cierre
6. Elaborar el
Informe de
Evaluación
Coordinador Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Profesional
asignado Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
Equipo de trabajo
Temático para
temas
contractuales
Comité evaluador,
Profesional
Audiencia de Cierre. Una vez se llegue la fecha y
hora de cierre establecidas en el cronograma, se dará
inicio a la audiencia de Cierre dejando constancia de
la hora de inicio, la hora de llegada de cada
propuesta, el número de propuestas recibidas y la
verificación de los aspectos más relevantes de las
mismas, en el formato acta de audiencia de cierre AS-
F-021.
Nota 1. Haciendo uso del formato AS-F035 se hace
recepción de las propuestas que sean presentadas al
proceso de licitación.
Nota 2. Durante la audiencia se debe registrar la
asistencia de los participantes en el formato
audiencia AS-F-025, la cual formará parte integral del
acta.
Nota 3. En el evento de no recibir propuestas se
elabora Resolución declarando desierto el proceso en
el formato GD-F-008, elaborada por el profesional del
grupo de contratos.
Traslado de propuestas recibidas: de las
propuestas recibidas se da traslado a los miembros
del comité evaluador, mediante memorando GD-F-
010.
Etapa de Evaluación. Una vez se reciben las
propuestas, se procede a la revisión de la
documentación requerida en la convocatoria y en el
pliego de condiciones, para realizar la verificación de
requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y
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X
Acta de
audiencia de
cierre publicada
AS-F-021
(R)
Recibido de
propuestas
AS-F-035
(R)
Audiencia
AS-F-025
(R)
Resolución
Declaratoria de
Desierta
GD-F-008
(R)
Formato
diligenciado
GD-F-010
(R)
Informe
Evaluación
Mínima Cuantía
AS–F-022
(R)
Posibles
oferentes
Proponentes
Profesional
asignado Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Coordinador
Grupo de
contratos y
Adquisiciones
Comité
Evaluador

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Propuestas
asignado Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
financieros, si aplican)
Si durante la etapa de evaluación se requiere
solicitar aclaraciones o subsanabilidad de
documentos a las propuestas presentadas, los
profesionales del Comité Evaluador, requerirán al
proponente mediante el formato “carta membrete
radicado GD-F-007” y las cuales serán remitidas por
cada área al proponente a través del correo
electrónico que éste haya registrado en la carta de
presentación de la propuesta. En ese orden de ideas,
los requerimientos de carácter técnico deberán ser
solicitados, suscritos y remitidos por el evaluador
Técnico del comité, los jurídicos por el evaluador
jurídico del comité y los financieros por el evaluador
financiero del comité.
El correo electrónico enviado al proponente con el
requerimiento deberá ser copiado al profesional del
Grupo de Contratos asignado al caso, quien remitirá
los memorandos antes descritos al asistencial del
Grupo de Contratos para que sean publicados.
Informe de Evaluación. El Comité evaluador elabora
el informe de evaluación por escrito que deberá estar
suscrito por la totalidad de sus miembros. La
consolidación de éste informe deberá ser realizada
por el área técnica del comité.
El informe será enviado por el área técnica al Grupo
de Contratos mediante el formato AS-F-027 para su
incorporación en el expediente del contrato.
El informe se publicará conforme a lo establecido en
las políticas de operación.
Si no se reciben observaciones al informe de
evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para
emitir un documento en el cual conste de manera
explícita la recomendación de Contratación al
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Solicitud de
aclaraciones
GD-F-007
(R)

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Comité
evaluador
Comité
Evaluador
Profesional
asignado grupo
de contratos y
Adquisiciones
Observaciones
al informe de
evaluación
Formato
AS–F-023
aprobado
Formato
AS–F-019
7.Ajustar Informe
de Evaluación
8. Elaborar la
aceptación de la
oferta o la
Resolución de
Desierta.
Comité evaluador
Profesional
asignado Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
Ordenador del
gasto
Coordinador Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Profesional
asignado Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
Ordenador del Gasto. Y se continuará con la actividad
8.
Observaciones Informe Evaluación. En caso de
recibir observaciones al informe de evaluación, estas
serán analizadas y resueltas por los miembros del
comité evaluador de acuerdo a su competencia y se
dará respuesta en el “Formulario de Respuestas a las
observaciones presentadas” AS-F-019 y
posteriormente el profesional asignado consolidará el
Informe de evaluación con sus ajustes, si aplican, lo
firman y se publica con la aceptación de la oferta,
conforme a lo establecido en la política de operación.
Aceptación Oferta. Se elabora la Comunicación de
Aceptación de oferta mínima cuantía AS-F-023, la
cual hace las veces de la minuta del contrato, se pasa
a revisión del Coordinador y firma del Ordenador del
Gasto, se fecha, numera y se publica junto con la
oferta seleccionada conforme a lo establecido en las
políticas de operación.
Nota: Si de acuerdo con la evaluación de las
propuestas ninguna cumple con los requisitos de la
invitación, se debe proyectar por parte del profesional
del grupo de contratos y adquisiciones la Resolución
de Declaratoria de Desierta, la cual se somete a
aprobación del ordenador del gasto y una vez
aprobada y suscrita se publica por el técnico del
grupo de contratos, conforme a lo establecido en las
políticas de operación.
Posteriormente, la resolución de declaratoria desierta
se envía al Grupo de Notificaciones mediante
memorando interno GD-F-010 para surtir el trámite de
notificaciones. (Ver subproceso de notificaciones).
En el caso de aceptación de la oferta, se continúa con
la actividad 4 a 5 del subproceso Adquisición de
Bienes y Servicios AS-SP-001.
Formatos
diligenciados
AS–F-022
(R)
AS–F-019
(R)
Formato
Aceptación de
oferta mínima
cuantía
AS-F-023
(R)
Oferta
seleccionada
Resolución
GD-F-008
(R)
Memorando
Interno
GD-F-010
(R)
Comité
Evaluador
Profesional
asignado grupo
de contratos y
adquisiciones
Coordinador
Grupo de
Contratos y
Adquisiciones
Profesional
asignado Grupo
de Contratos y
Adquisiciones
Ordenador del
gasto
Subproceso
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Subproceso
Notificaciones
Oferente
seleccionado
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
- Todos los actos administrativos que se expidan durante el desarrollo del
proceso se deben publicar en la página web de la entidad y en el SECOP, labor
que desarrolla el asistencial del Grupo de Contratos.
- Para los procesos contractuales gestionados por las Direcciones Territoriales,
el responsable del proceso es el Director Territorial, quien podrá apoyarse en
personal de la Dirección central para adelantar algunas actividades. En lo
correspondiente a la solicitud de cuenta de correo y publicaciones de estos
procesos, serán administrados por la Dirección Territorial.
- La capacidad financiera será considerada requisito habilitante (cuando aplique
por la naturaleza del objeto a contratar y por la forma de pago).
- En caso de que el proponente con el precio más bajo no cumpla con los
requisitos establecidos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en
el segundo lugar y así sucesivamente hasta obtener un proponente habilitado.
- En caso de existir empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya
entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de llegada de las
mismas.
- Si no se logra la habilitación, se declarará desierto el proceso a través de Acto
Administrativo motivado que debe ser publicado en el SECOP
DOCUMENTOS ASOCIADOS
- Estudios previos para la contratación de mínima cuantía. AS-F-004
- Solicitud de cotización AS-F-002
- Acta de audiencia de cierre AS-F-021
- Adenda AS-F-020
- Formulario de respuestas a las observaciones presentadasAS-F-019
- Invitación pública selección por mínima cuantía AS-F-018
- Invitación mínima cuantía – Informe de evaluación AS–F-022
- Aceptación de oferta mínima cuantía AS-F-023
- Recibido propuestas AS-F-035
- Carta membrete radicado GD-F-007
- Resolución código barras GD-F-008
- Memorando Interno GD-F-010
DEFINICIONES
No Aplica
ELABORÓ: 2015 09 22 REVISÓ: 2015 10 05 APROBÓ: 2015 10 06
Mery Castro Suárez
Profesional Especializado - Grupo de
Contratos y Adquisiciones
Jenny Alejandra González Russi
Coordinador – Grupo de Contratos
y Adquisiciones (A)
Biviana Villalobos Zambrano
Contratista Dirección
Administrativa
( Firma)
Fabián Andrés Vargas Porras.
Director Administrativo
( Firma)
El documento original firmado reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 7 de 7
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