PROCEDIMIENTO AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

PROCEDIMIENTO AFECTACIÓN PRESUPUESTAL
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO: EG-P-002
SUBPROCESO: Subproceso Control a la Ejecución del Gasto VERSIÓN: 4
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Afectar las apropiaciones del presupuesto de una vigencia fiscal para garantizar la existencia de recursos mediante la
expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, con el fin de atender los compromisos de la Entidad.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO: Inicia con la verificación del saldo de apropiación y termina en Modificación de los saldos de certificado de disponibilidad
presupuestal y registros presupuestales.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Subproceso
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
Registro plan de
adquisiciones
Reporte de
Ejecución
Presupuestal
1. Verificar
saldo de
apropiación
Dependencia
Las dependencias deben revisar el plan de adquisición de
bienes y servicios, los saldos disponibles de los rubros
presupuestales asignados y que el objeto tenga concordancia
con lo anterior, con el fin de conocer previamente si el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal puede ser
expedido.
De lo contrario se debe remitir al procedimiento de
Modificaciones y Autorizaciones al Presupuesto de la Entidad
EG-P-007.
Las dependencias del nivel central y las direcciones
territoriales realizan la solicitud del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal en la aplicación disponible.
Solicitud de
Modificación o
autorización.
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
El responsable de la dependencia deberá tener en cuenta los
siguientes parámetros:
Todos los
procesos del
SIGME
Solicitud de CDP
2. Solicitar
CDP
Dependencia
solicitante
- La concordancia del objeto de la solicitud del CDP
con el rubro relacionado.
- La aprobación dentro del plan de adquisición de
bienes y servicios cuando sea necesario.
- Para el caso de los proyectos de inversión el gerente
del proyecto o coordinador temático deberá revisar
las actividades definidas en la cadena de valor del
proyecto respectivo frente al objeto contractual
Solicitud CDP
Subproceso de
Control a la
Ejecución del
Gasto
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 1 DE 4 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Dependencia
solicitante
Solicitud de CDP
3. Registrar
Solicitud y
expedir CDP
Grupo
presupuesto
Direcciones
Territoriales
Una vez verificada la solicitud de CDP se procede a
registrarla en la aplicación interna dispuesta por la entidad; de
no cumplirse alguno de los parámetros establecidos el grupo
de presupuesto devuelve la solicitud a la dependencia
correspondiente.
Se continua con la expedición del Certificado de
disponibilidad presupuestal en las aplicaciones internas
dispuestas por la entidad, se genera el documento soporte
para firma del coordinador del grupo de presupuesto o el
director territorial, según sea el caso, el cual verifica la
concordancia del certificado de disponibilidad presupuestal
con la solicitud allegada para su correspondiente firma. De
haber inconsistencias, será devuelto al servidor asignado
para su ajuste y posteriormente dar continuidad al trámite.
X
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
4. Entregar
CDP
Grupo
presupuesto
Direcciones
Territoriales
El funcionario o contratista encargado del grupo de
presupuesto del nivel central y las direcciones territoriales,
comunica a la dependencia correspondiente sobre la
existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
firmado y aprobado para su entrega.
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
firmado
Dependencias
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
Reporte de
Certificados de
Disponibilidad
Presupuestal
con saldo por
comprometer
5. Realizar
seguimiento a
la ejecución
presupuestal
Grupo
presupuesto
Direcciones
Territoriales
Remitir mensualmente a las dependencias el informe sobre la
ejecución presupuestal, CDP´s y registros presupuestales.
Mediante memorando y/o correo electrónico.
Memorando o
correo electrónico
Reportes de
ejecución
Dependencias
Documentos que
soportan el
compromiso de
los recursos
6. Revisar los
documentos y
realizar el
registro
Grupo
presupuesto
Las dependencias entregan al grupo de presupuesto, los
diferentes documentos que soportan el registro presupuestal
de los recursos asignados en el certificado de disponibilidad
presupuestal, los cuales son revisados en los siguientes
Proceso de
Subproceso
Certificado
Gestión
Control a la
X Registro
Administrativa
Ejecución del
presupuestal
asignados presupuestal. Direcciones aspectos:
Gasto
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 2 DE 4 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES
Proceso de
Gestión
Financiera
Proceso de
Gestión de
Talento
Humano
Territoriales
Concordancia con el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal expedido para dicho objeto
Documentos debidamente aprobados y firmados por
el Ordenador del Gasto.
De haber inconsistencias en la documentación será devuelto
a la dependencia respectiva para su ajuste y posteriormente
dar continuidad al trámite.
Para las Direcciones Territoriales, estos documentos son
entregados al funcionario encargado en cada territorial, con el
fin de ser revisados, teniendo en cuenta los aspectos
anteriormente relacionados.
El funcionario o contratista del grupo de presupuesto o la
dirección territorial realiza el registro presupuestal dentro de
las aplicaciones internas y genera el documento soporte para
firma del coordinador del grupo de presupuesto o el director
territorial, según sea el caso.
Subproceso
Control a la
Ejecución del
Gasto
Todos los
procesos del
SIGME
Registro
presupuestal
Comunicaciones
allegadas al
Grupo de
Presupuesto
relacionadas con
la modificación
de saldos de
CDP y registros
7. Entregar el
registro
presupuestal.
8. Modificación
de los saldos
de CDP y
registros
presupuestales
Grupo
presupuesto
Direcciones
Territoriales
Grupo
presupuesto
El funcionario o contratista encargado del Grupo de
Presupuesto o Dirección Territorial, entrega al Grupo de
Contabilidad el Registro Presupuestal firmado y aprobado
cuando se trate de gastos.
En el caso de Registros Presupuestales de Contratos, el
registro Presupuestal es entregado directamente al
Subproceso Adquisición de Bienes y Servicios AS-SP-
001.
Teniendo en cuenta las comunicaciones entregadas al Grupo
de Presupuesto por parte de las dependencias solicitando la
modificación de los CDP y registros generados, el
Coordinador del Grupo de Presupuesto revisa las solicitudes
y las asigna al funcionario designado, con el fin de realizar el
trámite dentro del aplicativo correspondiente.
Certificado de
Registro
Presupuestal
firmado
CDP o Registro
presupuestal
modificado
Subproceso
Gestión
Contable
Dependencias
Dependencias
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 3 DE 4 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Teniendo en cuenta que el aplicativo SIIF Nación II se ha venido implementando al interior de la Entidad se
hace necesario que se siga llevando en paralelo y se replique la información de tal aplicativo en nuestro
aplicativo finanzas WEB.
Previo a la solicitud de CDP las dependencias deberán presentar en Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo Equipo de Trabajo Temático Gestión Financiera las necesidades de contratación las cuales han
sido registradas en el plan anual de adquisiciones para su aprobación.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Ley General del presupuesto
Decreto de Liquidación del presupuesto
Ley 80 de 1993
Subproceso Gestión contable.
Manuales de SIIF Nación II, Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Manuales SisGestión
Para la expedición de CDP que financian los procesos contractuales de proyecto de inversión, los gerentes de
los proyectos o coordinadores temáticos deberán verificar la matriz cadena de valor registrada en el SUIFP.
N.A
DEFINICIONES
ELABORÓ: 2015 10 01 REVISÓ: 2015 10 01 APROBÓ: 2015 10 01
Grupo de Presupuesto
Aidee Buitrago Gutiérrez
Coordinadora Grupo de
Presupuesto
(Firma)
Nelly González Poveda
Directora Financiera
(Firma)
El documento original firmado reposa en expediente administrado por la Oficina Asesora de Planeación
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME PAG 4 DE 4 Oficina Asesora de Planeación SSPD Código: MC- F-003 V.04
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