PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
Selección Abreviada de Menor CuantÃa - Sigme
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<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />
PROCESO: Gestión Administrativa<br />
CÓDIGO: AS-P-003<br />
SUBPROCESO: Adquisición de bienes y servicios. VERSIÓN: 8<br />
OBJETIVO <strong>DE</strong>L <strong>PROCEDIMIENTO</strong>: Contratar los bienes y servicios que no sean de características técnicas uniformes y de común utilización requeridos por la entidad y cuyo valor<br />
corresponda a la menor cuantía, atendiendo las disposiciones establecidas en la normativa vigente.<br />
ALCANCE <strong>DE</strong>L <strong>PROCEDIMIENTO</strong>: Inicia con la verificación de los estudios previos proveniente del área solicitante de la contratación y concluye con el oficio de legalización de la<br />
contratación.<br />
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
Dependencias<br />
de la SSPD<br />
Subproceso<br />
Adquisición de<br />
Bienes y<br />
Servicios<br />
Procedimiento<br />
Afectación<br />
Presupuestal<br />
Plan Anual de<br />
Adquisiciones<br />
Manual de<br />
contratación<br />
Documentos<br />
soportes de los<br />
Estudios<br />
Previos.<br />
Certificado<br />
Disponibilidad<br />
Presupuestal<br />
CDP<br />
1. Elaborar<br />
estudios<br />
previos<br />
Jefe de<br />
dependencia<br />
solicitante<br />
Colaborador<br />
designado en el<br />
área solicitante de<br />
la contratación<br />
El área solicitante de la contratación, elabora los<br />
estudios Previos en el formato “Estudios previos<br />
para contratar bienes, servicios obra y/o consultoría”<br />
AS-F-005, verificando que el objeto este incluido en<br />
el Plan Anual de Adquisiciones PAA, de lo contrario<br />
no puede continuar con el proceso.<br />
Los estudios previos relacionados con temas de<br />
competencia, de varias dependencias, deberán<br />
contar con la aprobación de cada una de ellas.<br />
Nota: ver manual de contratación para validar que<br />
la modalidad de contratación es la de selección<br />
abreviada de menor cuantía.<br />
El área solicitante de la contratación remite en físico<br />
al coordinador del Grupo de Contratos y<br />
Adquisiciones la solicitud de contratación dando<br />
inicio al trámite de contratación, mediante<br />
memorando interno GD-F-010, anexando a la misma<br />
el estudio previo junto con los documentos soportes<br />
de este y el CDP.<br />
Los documentos previos o soporte que se deben<br />
anexar son: solicitud de cotización AS-F-002,<br />
cotizaciones, estudio de mercado, análisis de riesgos,<br />
de garantías, entre otros, para mayor ilustración<br />
verificar las recomendaciones en el formato “Estudios<br />
previos para contratar bienes, servicios, obra y/o<br />
consultoría” AS-F-005.<br />
X<br />
Estudio Previo<br />
Aprobado<br />
AS-F-005<br />
(R)<br />
Formato<br />
Solicitud de<br />
cotización<br />
AS-F-002<br />
(R)<br />
Documentos<br />
soportes de<br />
cotizaciones<br />
(R)<br />
Formato<br />
Memorando<br />
Interno<br />
GD-F-010<br />
(R)<br />
Certificado<br />
Disponibilidad<br />
Presupuestal<br />
CDP<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Asistencial Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 1 de 12<br />
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />
CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
El asistencial del grupo de contratos recibe la<br />
solicitud de contratación con la documentación<br />
soporte verificando que el objeto a contratar este<br />
contemplado dentro del plan anual de adquisiciones.<br />
Jefe de<br />
dependencia<br />
solicitante<br />
Estudio Previo<br />
Aprobado<br />
Documentos<br />
Previos o<br />
Soporte<br />
Certificado<br />
Disponibilidad<br />
Presupuestal<br />
CDP<br />
Memorando<br />
Interno<br />
2. Elaborar,<br />
publicar<br />
Proyecto de<br />
Pliego de<br />
Condiciones ,<br />
estudios previos<br />
y aviso de<br />
convocatoria<br />
Asistencial Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Profesional<br />
Asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
El ordenador del<br />
gasto<br />
El profesional asignado del grupo de contratos y<br />
adquisiciones elabora el proyecto de pliego de<br />
condiciones y avisos de convocatoria, con base<br />
en los estudios previos, sus anexos y criterios<br />
técnicos formulados por la dependencia solicitante de<br />
la contratación.<br />
Nota. El proyecto de pliego de condiciones debe<br />
señalar el objeto a contratar, las obligaciones de las<br />
partes, el monto del presupuesto asignado por la<br />
Entidad para la contratación, los requisitos de<br />
carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de<br />
calificación de las propuestas, así como los demás<br />
aspectos que de conformidad con el tipo de<br />
contratación sean pertinentes y que los participantes<br />
(personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones<br />
temporales y demás formas asociativas permitidas<br />
por la Ley) deban acreditar, junto con la preparación y<br />
presentación de las propuestas en el respectivo<br />
proceso.<br />
De lo decidido en dicha reunión se dejará constancia<br />
en el formato denominado Control de Asistencia<br />
MCF-006.<br />
Una vez aprobados los estudios previos, el proyecto<br />
de pliego y el aviso de convocatoria, el profesional<br />
asignado solicita la creación de una cuenta de<br />
correo específica para el proceso, indicando los<br />
destinatarios del mismo, estos son: La Dirección<br />
Administrativa, el Área técnica y la dependencia<br />
solicitante de la contratación y elabora el aviso de<br />
convocatoria.<br />
Estudios<br />
previos<br />
aprobados y<br />
publicados<br />
AS-F-005<br />
(R)<br />
Proyecto de<br />
Pliego de<br />
Condiciones<br />
aprobado y<br />
publicado<br />
(R)<br />
Aviso de<br />
Convocatoria<br />
Publicado.<br />
AS-F-024<br />
(R)<br />
Correo<br />
electrónico del<br />
proceso<br />
(R)<br />
Control de<br />
Asistencia<br />
MCF-006<br />
(R)<br />
Equipo de<br />
Trabajo<br />
Temático-<br />
Gestión<br />
Financiera para<br />
Temas<br />
Contractuales<br />
Posibles oferentes<br />
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
El coordinador del grupo de contratos presentará el<br />
proyecto de pliego y estudios previos al Equipo de<br />
Trabajo Temático –Gestión Financiera para Temas<br />
Contractuales, para verificación y posterior<br />
publicación.<br />
El profesional asignado remitirá el proyecto de pliego<br />
de condiciones, los estudios previos y el aviso de<br />
convocatoria, al técnico del grupo de contratos para<br />
la respectiva publicación en el formato AS-F-024,<br />
conforme lo establecido en la política de operación<br />
del SECOP y la entidad.<br />
Posibles<br />
oferentes<br />
Observaciones<br />
por correo<br />
electrónico,<br />
personal<br />
3. Responder<br />
las<br />
observaciones al<br />
proyecto de<br />
pliego de<br />
condiciones<br />
Comité Evaluador<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Profesional<br />
Asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Nota 2: En el Aviso de Convocatoria deberá indicarse<br />
el cronograma del proceso, verifica si el proceso está<br />
o no sometido a acuerdo internacional o tratado de<br />
libre de comercio vigente para el estado colombiano y<br />
la posibilidad de que los proponentes manifiesten su<br />
interés para limitar el proceso de selección a Mipyme,<br />
indicando el plazo hasta el cual podrá hacerse tal<br />
manifestación y los requisitos para acreditar dicha<br />
condición, cuando aplique.<br />
Solicitud Aclaraciones -Observaciones: Todos los<br />
interesados dentro de los 5 días anteriores a la<br />
apertura del proceso, están en posibilidad, si lo<br />
consideran necesario, de revisar y solicitar<br />
aclaraciones o explicaciones sobre el contenido del<br />
proyecto de pliego de condiciones.<br />
Respuestas A Las Observaciones Presentadas Al<br />
Proyecto De Pliego. Las observaciones que se<br />
presenten al proyecto de pliego de condiciones<br />
deberán ser resueltas por el área respectiva, de<br />
acuerdo con la naturaleza de la observación. En ese<br />
orden de ideas, las observaciones de carácter técnico<br />
deberán ser resueltas por el Técnico designado por el<br />
área solicitante de la contratación, quien remitirá la<br />
respuesta debidamente suscrita, al abogado del<br />
Grupo de contratos para su consolidación.<br />
Formulario de<br />
Respuesta a las<br />
Observaciones<br />
publicado<br />
AS-F-019<br />
(R)<br />
Posibles oferentes<br />
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Las observaciones de carácter financiero, serán<br />
resueltas por el verificador financiero designado por<br />
la Dirección financiera, quien emitirá la respuesta<br />
debidamente suscrita y la remitirá al profesional del<br />
grupo de contratos para su consolidación.<br />
Jefe de la<br />
dependencia<br />
solicitante<br />
Profesional<br />
Asignado<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Estudios previos<br />
para contratar<br />
bienes,<br />
servicios, obra<br />
y/o consultoría<br />
AS-F-005 (<br />
Proyecto de<br />
Pliego de<br />
Condiciones<br />
aprobado<br />
4. Elaborar el<br />
Pliego de<br />
Condiciones<br />
Definitivo,<br />
Resolución de<br />
Apertura y<br />
respuesta a<br />
observaciones.<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Finalmente, las observaciones de carácter jurídico<br />
serán resueltas por el abogado designado por el<br />
Coordinador del Grupo de Contratación, quien<br />
igualmente debe emitir su respuesta por escrito y<br />
suscribir la misma para ser consolidada.<br />
El profesional del grupo de contratos, asignado al<br />
caso, una vez emitidas las respuestas dadas a las<br />
observaciones las consolidara en el formato<br />
“Formulario de Respuestas a las Observaciones AS-<br />
F-019”. El formulario de respuesta se presenta para<br />
revisión previa a la firma al Coordinador del Grupo de<br />
Contratos y Adquisiciones”. Este formulario es<br />
firmado por los Jefes de las áreas a los que<br />
corresponda la observación y su respuesta.<br />
Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />
efectuarse modificaciones al Proyecto de Pliego de<br />
condiciones éstas se someterán a aprobación del<br />
Equipo de Trabajo Temático –Gestión Financiera para<br />
Temas Contractuales.<br />
Pliego de Condiciones Definitivo. Resueltas las<br />
observaciones presentadas o en caso de no recibir<br />
observaciones, el profesional asignado del Grupo de<br />
Contratos elabora el pliego definitivo con los ajustes o<br />
modificaciones producto de las observaciones.<br />
De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el<br />
área solicitante tendrá que proyectar la modificación,<br />
enviarla al profesional asignado al caso para la<br />
incorporación en el Pliego Definitivo.<br />
Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />
efectuarse modificaciones al Pliego de Condiciones<br />
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X<br />
Estudios<br />
previos<br />
aprobados y<br />
publicados<br />
AS-F-005<br />
(R)<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
Definitivo<br />
aprobado y<br />
publicado<br />
Posibles<br />
oferentes
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Formulario de<br />
éstas serán presentadas para análisis al Equipo de<br />
(R)<br />
Respuestas a<br />
Trabajo Temático –Gestión Financiera para Temas<br />
las<br />
Contractuales.<br />
Observaciones<br />
AS-F-019<br />
Posibles<br />
oferentes<br />
Observaciones<br />
al formulario<br />
de respuesta<br />
Comité Evaluador. En la resolución de apertura se<br />
designará a los integrantes del Comité Evaluador del<br />
proceso; para realizar la evaluación jurídica, técnica y<br />
financiera, de las propuestas recibidas. Esta<br />
designación será comunicada a los integrantes del<br />
comité mediante Memorando Interno GD-F-010.<br />
Publicación. El profesional del grupo remite los<br />
estudios previos definitivos, si éstos fueron objeto de<br />
modificación, el pliego de condiciones definitivo, el<br />
formulario de respuesta a las observaciones y la<br />
resolución de apertura, al asistencial del grupo de<br />
contratos para su publicación, publicación que<br />
deberá efectuarse conforme a lo establecido en la<br />
política de operación.<br />
Nota 1: Si se reciben observaciones al pliego de<br />
condiciones definitivo a través de correo u otro medio<br />
aplica la actividad 3 para responderlas.<br />
Nota 2. Si de las observaciones surgen cambios al<br />
Pliego de Condiciones, se debe elaborar una(s)<br />
Adenda(s), ver actividad 7. En el evento de no recibir<br />
observaciones continúe con la actividad 5.<br />
Nota 3. En la resolución de apertura, es donde debe<br />
constar si el proceso se limita a MIPYME de acuerdo<br />
con el número de solicitudes válidas (mínimo tres),<br />
de lo contrario, no se limita a MIPYME.<br />
Los posibles oferentes después de efectuada la<br />
publicación del pliego de condiciones definitivo y la<br />
resolución de apertura, cuentan con tres (3) días<br />
hábiles para presentar sus manifestaciones de<br />
interés.<br />
Resolución<br />
código barras<br />
GD-F-008<br />
(R)<br />
Formato<br />
diligenciado<br />
AS-F-019<br />
(R)<br />
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Manifestaciones De Interés. Una vez presentadas<br />
las manifestaciones de interés, por parte de los<br />
posibles oferentes, procede el profesional del grupo<br />
de contratos a elaborar un acta donde consolidará<br />
las manifestaciones de los oferentes indicando la<br />
identificación de los mismos, la fecha y la hora de<br />
recibido de la manifestación. Esta acta se envía para<br />
revisión y firma del Coordinador del Grupo de<br />
Contratos.<br />
Posibles<br />
oferentes<br />
Manifestaciones<br />
de Interés<br />
5. Recibir y<br />
Analizar las<br />
manifestaciones<br />
de interés<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos<br />
Director<br />
Administrativo<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos<br />
Audiencia de Sorteo. Cuando las manifestaciones<br />
de interés recibidas, sea superior a diez (10), y si así<br />
se establece en el Pliego de Condiciones, llegado el<br />
día y la hora señaladas, se llevará a cabo la<br />
audiencia, dejando registro de lo actuado en un<br />
acta, que será suscrita por todos los asistentes por<br />
parte de la SSPD, y remitida por el Profesional del<br />
Grupo de Contratos asignado al asistencial del grupo<br />
para su publicación conforme a lo establecido en la<br />
política de operación.<br />
Nota. De la asistencia se deja constancia en el<br />
Formato Lista Asistencia Audiencia, la cual forma<br />
parte del acta.<br />
Acta de<br />
audiencia de<br />
consolidación<br />
de oferentes<br />
(R)<br />
Posibles<br />
Oferentes<br />
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El profesional del grupo de contratos cita a audiencia<br />
Manifestaciones<br />
de sorteo a los posibles oferentes y demás<br />
de interés<br />
funcionarios que deban intervenir en el la misma y<br />
Posibles<br />
oferentes<br />
conforme las instrucciones del coordinador del grupo<br />
de Contratos, el día de la audiencia se efectúa el<br />
respectivo sorteo, de lo actuado en la audiencia de<br />
sorteo se dejará constancia en un acta, dicha acta.<br />
Profesional<br />
asignado<br />
Grupo de<br />
Contratos<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Director<br />
Administrativo<br />
Resolución de<br />
apertura del<br />
proceso<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
definitivo<br />
Soporte de<br />
publicación en<br />
el SECOP y<br />
página WEB<br />
6. Realizar<br />
Audiencia de<br />
sorteo<br />
Coordinador<br />
grupo de<br />
contratos<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos<br />
Debe ser revisada y suscrita por el Coordinador del<br />
grupo de Contratos, Director Administrativo y<br />
dependencia solicitante, la cual se publica conforme a<br />
lo establecido en la política de operación. Realiza<br />
audiencia de sorteo, cuando el número de posibles<br />
oferentes, de acuerdo con las Se deja constancia de<br />
los asistentes. Formato Lista Asistencia Audiencia –<br />
AS-F-025. En caso de realizarse el sorteo, el plazo<br />
para presentar propuesta contará a partir del día<br />
siguiente a la realización del sorteo.<br />
Acta de<br />
audiencia<br />
Lista Asistencia<br />
Audiencia<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Profesional<br />
asignado<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
definitivo<br />
aprobado<br />
Formulario de<br />
respuestas a las<br />
observaciones<br />
AS-F-019<br />
Formato de<br />
Adenda<br />
AS-F-020<br />
7. Elaborar<br />
Adenda<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Director<br />
Administrativo<br />
Respuesta a las observaciones presentadas al<br />
pliego de condiciones definitivo. Una vez se<br />
reciben las observaciones respectivas, se remiten al<br />
área correspondiente, esto es al verificador jurídico,<br />
técnico o financiero, para efectos de realizar el<br />
análisis y revisión pertinente. Dichas respuestas<br />
deben quedar plasmadas en un documento<br />
debidamente firmado por el verificador del área. Que<br />
la emite y debe remitirlas al profesional del Grupo de<br />
Contratos Asignado al caso, para su consolidación<br />
en el formato “Formulario respuestas a observaciones<br />
y publicado AS-F-019”.<br />
Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />
efectuarse modificaciones al Pliego de Condiciones<br />
estas se presentarán ante el Equipo de Trabajo<br />
Temático –Gestión Financiera para Temas<br />
Contractuales para su conocimiento.<br />
Adenda<br />
AS-F-020<br />
(R)<br />
Publicada.<br />
Formulario de<br />
respuestas a<br />
las<br />
observaciones<br />
AS-F-019<br />
(R)<br />
Posibles oferentes<br />
Adendas: De ser necesarias modificaciones de tipo<br />
técnico, financiero y jurídico, el área correspondiente<br />
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tendrá que proyectar la modificación, enviarla<br />
debidamente firmada al profesional asignado al caso<br />
quien las consolidará en el formato de adenda AS-F-<br />
020, la cual es revisada por el Coordinador del Grupo<br />
de Contratos y Adquisiciones y suscrita por el<br />
Ordenador del Gasto.<br />
Una vez firmada la adenda, los documentos se<br />
proceden a publicar conforme a lo establecido en la<br />
política de operación.<br />
Grupo de<br />
contratos<br />
Proponentes<br />
Estudios previos<br />
aprobados<br />
AS-F-005<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
definitivo<br />
aprobado<br />
Adenda<br />
AS-F-020<br />
Propuestas<br />
8. Realizar<br />
audiencia de<br />
cierre<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos<br />
Audiencia de Cierre. Una vez se llegue la fecha y<br />
hora de cierre establecidas en el cronograma, se dará<br />
inicio a la audiencia de Cierre dejando constancia de<br />
la hora de inicio, la hora de llegada de cada<br />
propuesta, el número de propuestas recibidas y la<br />
verificación de los aspectos más relevantes de las<br />
mismas, en el Acta formato código AS-F-021.<br />
Nota 1. Haciendo uso del formato AS-F035 se hace<br />
recepción de las propuestas que sean presentadas al<br />
proceso de licitación.<br />
Nota 2. Durante la audiencia se debe registrar la<br />
asistencia de los participantes en el formato Lista de<br />
Asistencia Audiencia AS-F-025, la cual formará parte<br />
integral del acta.<br />
Nota 3. En el evento de no recibir propuestas se<br />
elabora Resolución declarando desierto el proceso en<br />
el formato GD-F-008, elaborada por el profesional del<br />
grupo de contratos.<br />
Acta Audiencia<br />
de Cierre,<br />
publicada<br />
AS-F-021<br />
(R)<br />
Lista Asistencia<br />
Audiencia<br />
Propuestas<br />
recibidas<br />
Recibido<br />
propuestas AS-<br />
F-035<br />
Resolución de<br />
declaratoria de<br />
desierta<br />
“Resolución<br />
código barras”<br />
GD-F-008<br />
(R)<br />
Proponentes<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
definitivo<br />
aprobado<br />
9. Elaborar y<br />
aprobar el<br />
Informe de<br />
Evaluación<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Traslado de propuestas recibidas: de las<br />
propuestas recibidas se da traslado a los miembros<br />
del comité evaluador, mediante memorando, salvo.<br />
Etapa de Evaluación. Una vez se reciben las<br />
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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />
CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA<br />
X<br />
Consolidado<br />
Informe de<br />
Evaluación<br />
selección<br />
abreviada,<br />
Proponentes<br />
Comité Evaluador
<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
Adenda<br />
Comité evaluador propuestas, se procede a la revisión de la<br />
licitación o<br />
Profesional AS-F-020<br />
documentación requerida en la convocatoria y en el<br />
concurso de<br />
asignado<br />
Profesional pliego de condiciones, para realizar la verificación de<br />
mérito<br />
Grupo de Propuestas<br />
asignado Grupo requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y<br />
AS-F-027<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
recibidas<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
financieros) y la evaluación correspondiente.<br />
(R)<br />
Proponentes<br />
Director<br />
Administrativo<br />
Si durante la etapa de evaluación se requiere solicitar<br />
aclaraciones o subsanabilidad de documentos a las<br />
propuestas presentadas, los profesionales del Comité<br />
Evaluador, requerirán al proponente mediante el<br />
formato “carta membrete radicado GD-F-007” y las<br />
cuales serán remitidas por cada área al proponente a<br />
través del correo electrónico que éste haya registrado<br />
en la carta de presentación de la propuesta. En ese<br />
orden de ideas, los requerimientos de carácter<br />
técnico deberán ser solicitados, suscritos y remitidos<br />
por el evaluador Técnico del comité, los jurídicos por<br />
el evaluador jurídico del comité y los financieros por<br />
el evaluador financiero del comité.<br />
El correo electrónico enviado al proponente con el<br />
requerimiento deberá ser copiado al profesional del<br />
Grupo de Contratos Asignado al Caso, quien remitirá<br />
los memorandos antes descritos al asistencial del<br />
Grupo de Contratos para que sean publicados.<br />
Informe de Evaluación. El Comité evaluador elabora<br />
el informe de evaluación por escrito que deberá estar<br />
suscrito por la totalidad de sus miembros. La<br />
consolidación de éste informe deberá ser realizada<br />
por el área técnica del comité.<br />
El informe será enviado por el área técnica al Grupo<br />
de Contratos mediante el formato AS-F-027 para su<br />
incorporación en el expediente del contrato.<br />
Posteriormente, el Coordinador del Grupo de<br />
Contratos y Adquisiciones convoca y presenta al<br />
Equipo de Trabajo Temático –Gestión Financiera para<br />
Temas Contractuales el informe de evaluación.<br />
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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />
Memorando<br />
interno GD-F-<br />
010<br />
(R)<br />
Carta Membrete<br />
radicado GD-<br />
F- 007 (R)<br />
CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
El informe se publicará conforme a lo establecido en<br />
la política de operación.<br />
Si no se reciben observaciones al informe de<br />
evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para<br />
emitir un documento en el cual conste de manera<br />
explícita la recomendación de Contratación al<br />
Ordenador del Gasto. Y se continuará con la<br />
actividad 11.<br />
Observaciones al Informe de Evaluación. Cada<br />
uno de los miembros del Comité Evaluador analiza y<br />
resuelve las observaciones al informe de evaluación,<br />
de acuerdo a su competencia, por escrito que deberá<br />
estar debidamente suscrito.<br />
Proponentes<br />
Consolidado<br />
Informe de<br />
evaluación de<br />
selección<br />
abreviada,<br />
licitación o<br />
concurso de<br />
mérito.<br />
AS-F-027<br />
Observaciones<br />
al Informe de<br />
Evaluación<br />
10. Resuelve<br />
Observaciones<br />
Ajustar Informe<br />
de Evaluación<br />
Comité evaluador<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
La respuesta a las observaciones deberán ser<br />
consolidadas por el área técnica del Comité de<br />
Evaluación y de ser necesario la modificación al<br />
Informe de Evaluación, esta debe ser incorporará en<br />
el mismo documento.<br />
En el documento de respuesta a las observaciones<br />
se debe indicar de manera explícita la<br />
Recomendación de Contratación al Ordenador del<br />
Gasto<br />
Esté documento deberá ser suscrito por todos los<br />
miembros del comité y remitido al Grupo de<br />
Contratos.<br />
El coordinador del Grupo de Contratos convoca y<br />
presenta al Equipo de Trabajo Temático –Gestión<br />
Financiera para Temas Contractuales, las respuestas<br />
a las observaciones y las modificaciones al Informe<br />
de Evaluación para su posterior publicación e<br />
incorporación en la resolución de Adjudicación.<br />
(R)<br />
Consolidado<br />
Informe de<br />
evaluación de<br />
selección<br />
abreviada,<br />
licitación o<br />
concurso de<br />
mérito.<br />
AS-F-027<br />
(R)<br />
Comité de<br />
Contratación<br />
Proponentes<br />
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CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />
Resolución de Adjudicación. El profesional del<br />
grupo de contratos asignado al caso elabora la<br />
Resolución de Adjudicación de acuerdo al Informe de<br />
Evaluación, incorporando las respuestas a las<br />
observaciones para firma del Director Administrativo y<br />
publicación conforme a lo establecido en la política de<br />
operación.<br />
Comité<br />
Evaluador<br />
Pliego de<br />
condiciones<br />
definitivo<br />
aprobado<br />
Consolidado<br />
Informe de<br />
evaluación de<br />
selección<br />
abreviada,<br />
licitación o<br />
concurso de<br />
mérito.<br />
AS-F-027<br />
(R)<br />
11. Elaborar<br />
Resolución de<br />
adjudicación o<br />
de declaratoria<br />
de desierta<br />
Coordinador<br />
Grupo de<br />
Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
Director<br />
Administrativo<br />
Profesional<br />
asignado Grupo<br />
de Contratos y<br />
Adquisiciones<br />
<br />
La Resolución de Adjudicación GD-F-008.<br />
Resolución Declaratoria Desierta. Si de acuerdo<br />
con la evaluación de las propuestas ninguna cumplió<br />
con los requisitos del Pliego, se debe expedir la<br />
Resolución de Declaratoria de Desierta GD-F-008<br />
Notificación. Posteriormente, en cualquiera de los<br />
dos casos (Adjudicación o Desierta), la Resolución se<br />
envía mediante memorando interno GD-F-010 para<br />
surtir el trámite de notificaciones. (Ver subproceso de<br />
notificaciones.)<br />
En el caso de adjudicación, se continúa con la<br />
actividad 4 hasta la 5 del subproceso Adquisición de<br />
bienes y servicios.<br />
Resolución de<br />
adjudicación o<br />
de declaratoria<br />
de desierta<br />
aprobada<br />
GD-F-008<br />
(R)<br />
Memorando<br />
interno<br />
GD-F-010<br />
(R)<br />
Proponente<br />
seleccionado<br />
Procedimiento de<br />
Notificaciones<br />
Subproceso<br />
Adquisición de<br />
Bienes y Servicios<br />
POLÍTICAS <strong>DE</strong> OPERACIÓN<br />
Todos los actos administrativos que se expidan durante el desarrollo del<br />
proceso se deben publicar en la página web de la entidad y en el<br />
SECOP, labor que desarrolla el técnico del Grupo de Contratos y<br />
Adquisiciones.<br />
DOCUMENTOS ASOCIADOS<br />
Estudios previos para contratar bienes, servicios, obra y /o consultoría AS-F-005<br />
Solicitud de Cotización AS-F-002<br />
Acta de Audiencia de Cierre AS-F-021<br />
Adenda AS-F-020<br />
Aviso de convocatoria AS-F-024<br />
Consolidado Informe de evaluación de selección abreviada, licitación o concurso de mérito AS-F-027<br />
Formulario de Respuestas a las Observaciones AS-F-019<br />
Recibido propuestas AS-F-035<br />
Carta membrete radicado GD-F-007<br />
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 11 de 12<br />
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />
CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA
<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />
Resolución código barras GD-F-008<br />
Memorando Interno GD-F-010<br />
Control de Asistencia MCF-006<br />
Pliego de condiciones Definitivo aprobado y publicado<br />
No aplica<br />
<strong>DE</strong>FINICIONES<br />
ELABORÓ: 2015 09 24 REVISÓ: 2015 10 14 APROBÓ: 2015 10 14<br />
Mery Castro Suárez<br />
Profesional Especializado - Grupo de<br />
Contratos y Adquisiciones<br />
Jenny Alejandra González Russi<br />
Coordinador Grupo de Contratos y<br />
Adquisiciones (A)<br />
Biviana Villalobos Zambrano<br />
Contratista Dirección<br />
Administrativa<br />
Fabián Andrés Vargas<br />
Porras.<br />
Director Administrativo<br />
MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 12 de 12<br />
PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />
CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA