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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

Selección Abreviada de Menor Cuantía - Sigme

Selección Abreviada de Menor Cuantía - Sigme

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<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROCESO: Gestión Administrativa<br />

CÓDIGO: AS-P-003<br />

SUBPROCESO: Adquisición de bienes y servicios. VERSIÓN: 8<br />

OBJETIVO <strong>DE</strong>L <strong>PROCEDIMIENTO</strong>: Contratar los bienes y servicios que no sean de características técnicas uniformes y de común utilización requeridos por la entidad y cuyo valor<br />

corresponda a la menor cuantía, atendiendo las disposiciones establecidas en la normativa vigente.<br />

ALCANCE <strong>DE</strong>L <strong>PROCEDIMIENTO</strong>: Inicia con la verificación de los estudios previos proveniente del área solicitante de la contratación y concluye con el oficio de legalización de la<br />

contratación.<br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Dependencias<br />

de la SSPD<br />

Subproceso<br />

Adquisición de<br />

Bienes y<br />

Servicios<br />

Procedimiento<br />

Afectación<br />

Presupuestal<br />

Plan Anual de<br />

Adquisiciones<br />

Manual de<br />

contratación<br />

Documentos<br />

soportes de los<br />

Estudios<br />

Previos.<br />

Certificado<br />

Disponibilidad<br />

Presupuestal<br />

CDP<br />

1. Elaborar<br />

estudios<br />

previos<br />

Jefe de<br />

dependencia<br />

solicitante<br />

Colaborador<br />

designado en el<br />

área solicitante de<br />

la contratación<br />

El área solicitante de la contratación, elabora los<br />

estudios Previos en el formato “Estudios previos<br />

para contratar bienes, servicios obra y/o consultoría”<br />

AS-F-005, verificando que el objeto este incluido en<br />

el Plan Anual de Adquisiciones PAA, de lo contrario<br />

no puede continuar con el proceso.<br />

Los estudios previos relacionados con temas de<br />

competencia, de varias dependencias, deberán<br />

contar con la aprobación de cada una de ellas.<br />

Nota: ver manual de contratación para validar que<br />

la modalidad de contratación es la de selección<br />

abreviada de menor cuantía.<br />

El área solicitante de la contratación remite en físico<br />

al coordinador del Grupo de Contratos y<br />

Adquisiciones la solicitud de contratación dando<br />

inicio al trámite de contratación, mediante<br />

memorando interno GD-F-010, anexando a la misma<br />

el estudio previo junto con los documentos soportes<br />

de este y el CDP.<br />

Los documentos previos o soporte que se deben<br />

anexar son: solicitud de cotización AS-F-002,<br />

cotizaciones, estudio de mercado, análisis de riesgos,<br />

de garantías, entre otros, para mayor ilustración<br />

verificar las recomendaciones en el formato “Estudios<br />

previos para contratar bienes, servicios, obra y/o<br />

consultoría” AS-F-005.<br />

X<br />

Estudio Previo<br />

Aprobado<br />

AS-F-005<br />

(R)<br />

Formato<br />

Solicitud de<br />

cotización<br />

AS-F-002<br />

(R)<br />

Documentos<br />

soportes de<br />

cotizaciones<br />

(R)<br />

Formato<br />

Memorando<br />

Interno<br />

GD-F-010<br />

(R)<br />

Certificado<br />

Disponibilidad<br />

Presupuestal<br />

CDP<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Asistencial Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 1 de 12<br />

PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

El asistencial del grupo de contratos recibe la<br />

solicitud de contratación con la documentación<br />

soporte verificando que el objeto a contratar este<br />

contemplado dentro del plan anual de adquisiciones.<br />

Jefe de<br />

dependencia<br />

solicitante<br />

Estudio Previo<br />

Aprobado<br />

Documentos<br />

Previos o<br />

Soporte<br />

Certificado<br />

Disponibilidad<br />

Presupuestal<br />

CDP<br />

Memorando<br />

Interno<br />

2. Elaborar,<br />

publicar<br />

Proyecto de<br />

Pliego de<br />

Condiciones ,<br />

estudios previos<br />

y aviso de<br />

convocatoria<br />

Asistencial Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Profesional<br />

Asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

El ordenador del<br />

gasto<br />

El profesional asignado del grupo de contratos y<br />

adquisiciones elabora el proyecto de pliego de<br />

condiciones y avisos de convocatoria, con base<br />

en los estudios previos, sus anexos y criterios<br />

técnicos formulados por la dependencia solicitante de<br />

la contratación.<br />

Nota. El proyecto de pliego de condiciones debe<br />

señalar el objeto a contratar, las obligaciones de las<br />

partes, el monto del presupuesto asignado por la<br />

Entidad para la contratación, los requisitos de<br />

carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de<br />

calificación de las propuestas, así como los demás<br />

aspectos que de conformidad con el tipo de<br />

contratación sean pertinentes y que los participantes<br />

(personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones<br />

temporales y demás formas asociativas permitidas<br />

por la Ley) deban acreditar, junto con la preparación y<br />

presentación de las propuestas en el respectivo<br />

proceso.<br />

De lo decidido en dicha reunión se dejará constancia<br />

en el formato denominado Control de Asistencia<br />

MCF-006.<br />

Una vez aprobados los estudios previos, el proyecto<br />

de pliego y el aviso de convocatoria, el profesional<br />

asignado solicita la creación de una cuenta de<br />

correo específica para el proceso, indicando los<br />

destinatarios del mismo, estos son: La Dirección<br />

Administrativa, el Área técnica y la dependencia<br />

solicitante de la contratación y elabora el aviso de<br />

convocatoria.<br />

Estudios<br />

previos<br />

aprobados y<br />

publicados<br />

AS-F-005<br />

(R)<br />

Proyecto de<br />

Pliego de<br />

Condiciones<br />

aprobado y<br />

publicado<br />

(R)<br />

Aviso de<br />

Convocatoria<br />

Publicado.<br />

AS-F-024<br />

(R)<br />

Correo<br />

electrónico del<br />

proceso<br />

(R)<br />

Control de<br />

Asistencia<br />

MCF-006<br />

(R)<br />

Equipo de<br />

Trabajo<br />

Temático-<br />

Gestión<br />

Financiera para<br />

Temas<br />

Contractuales<br />

Posibles oferentes<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 2 de 12<br />

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<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

El coordinador del grupo de contratos presentará el<br />

proyecto de pliego y estudios previos al Equipo de<br />

Trabajo Temático –Gestión Financiera para Temas<br />

Contractuales, para verificación y posterior<br />

publicación.<br />

El profesional asignado remitirá el proyecto de pliego<br />

de condiciones, los estudios previos y el aviso de<br />

convocatoria, al técnico del grupo de contratos para<br />

la respectiva publicación en el formato AS-F-024,<br />

conforme lo establecido en la política de operación<br />

del SECOP y la entidad.<br />

Posibles<br />

oferentes<br />

Observaciones<br />

por correo<br />

electrónico,<br />

personal<br />

3. Responder<br />

las<br />

observaciones al<br />

proyecto de<br />

pliego de<br />

condiciones<br />

Comité Evaluador<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Profesional<br />

Asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Nota 2: En el Aviso de Convocatoria deberá indicarse<br />

el cronograma del proceso, verifica si el proceso está<br />

o no sometido a acuerdo internacional o tratado de<br />

libre de comercio vigente para el estado colombiano y<br />

la posibilidad de que los proponentes manifiesten su<br />

interés para limitar el proceso de selección a Mipyme,<br />

indicando el plazo hasta el cual podrá hacerse tal<br />

manifestación y los requisitos para acreditar dicha<br />

condición, cuando aplique.<br />

Solicitud Aclaraciones -Observaciones: Todos los<br />

interesados dentro de los 5 días anteriores a la<br />

apertura del proceso, están en posibilidad, si lo<br />

consideran necesario, de revisar y solicitar<br />

aclaraciones o explicaciones sobre el contenido del<br />

proyecto de pliego de condiciones.<br />

Respuestas A Las Observaciones Presentadas Al<br />

Proyecto De Pliego. Las observaciones que se<br />

presenten al proyecto de pliego de condiciones<br />

deberán ser resueltas por el área respectiva, de<br />

acuerdo con la naturaleza de la observación. En ese<br />

orden de ideas, las observaciones de carácter técnico<br />

deberán ser resueltas por el Técnico designado por el<br />

área solicitante de la contratación, quien remitirá la<br />

respuesta debidamente suscrita, al abogado del<br />

Grupo de contratos para su consolidación.<br />

Formulario de<br />

Respuesta a las<br />

Observaciones<br />

publicado<br />

AS-F-019<br />

(R)<br />

Posibles oferentes<br />

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<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Las observaciones de carácter financiero, serán<br />

resueltas por el verificador financiero designado por<br />

la Dirección financiera, quien emitirá la respuesta<br />

debidamente suscrita y la remitirá al profesional del<br />

grupo de contratos para su consolidación.<br />

Jefe de la<br />

dependencia<br />

solicitante<br />

Profesional<br />

Asignado<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Estudios previos<br />

para contratar<br />

bienes,<br />

servicios, obra<br />

y/o consultoría<br />

AS-F-005 (<br />

Proyecto de<br />

Pliego de<br />

Condiciones<br />

aprobado<br />

4. Elaborar el<br />

Pliego de<br />

Condiciones<br />

Definitivo,<br />

Resolución de<br />

Apertura y<br />

respuesta a<br />

observaciones.<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Finalmente, las observaciones de carácter jurídico<br />

serán resueltas por el abogado designado por el<br />

Coordinador del Grupo de Contratación, quien<br />

igualmente debe emitir su respuesta por escrito y<br />

suscribir la misma para ser consolidada.<br />

El profesional del grupo de contratos, asignado al<br />

caso, una vez emitidas las respuestas dadas a las<br />

observaciones las consolidara en el formato<br />

“Formulario de Respuestas a las Observaciones AS-<br />

F-019”. El formulario de respuesta se presenta para<br />

revisión previa a la firma al Coordinador del Grupo de<br />

Contratos y Adquisiciones”. Este formulario es<br />

firmado por los Jefes de las áreas a los que<br />

corresponda la observación y su respuesta.<br />

Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />

efectuarse modificaciones al Proyecto de Pliego de<br />

condiciones éstas se someterán a aprobación del<br />

Equipo de Trabajo Temático –Gestión Financiera para<br />

Temas Contractuales.<br />

Pliego de Condiciones Definitivo. Resueltas las<br />

observaciones presentadas o en caso de no recibir<br />

observaciones, el profesional asignado del Grupo de<br />

Contratos elabora el pliego definitivo con los ajustes o<br />

modificaciones producto de las observaciones.<br />

De ser necesarias modificaciones de tipo técnico, el<br />

área solicitante tendrá que proyectar la modificación,<br />

enviarla al profesional asignado al caso para la<br />

incorporación en el Pliego Definitivo.<br />

Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />

efectuarse modificaciones al Pliego de Condiciones<br />

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X<br />

Estudios<br />

previos<br />

aprobados y<br />

publicados<br />

AS-F-005<br />

(R)<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

Definitivo<br />

aprobado y<br />

publicado<br />

Posibles<br />

oferentes


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Formulario de<br />

éstas serán presentadas para análisis al Equipo de<br />

(R)<br />

Respuestas a<br />

Trabajo Temático –Gestión Financiera para Temas<br />

las<br />

Contractuales.<br />

Observaciones<br />

AS-F-019<br />

Posibles<br />

oferentes<br />

Observaciones<br />

al formulario<br />

de respuesta<br />

Comité Evaluador. En la resolución de apertura se<br />

designará a los integrantes del Comité Evaluador del<br />

proceso; para realizar la evaluación jurídica, técnica y<br />

financiera, de las propuestas recibidas. Esta<br />

designación será comunicada a los integrantes del<br />

comité mediante Memorando Interno GD-F-010.<br />

Publicación. El profesional del grupo remite los<br />

estudios previos definitivos, si éstos fueron objeto de<br />

modificación, el pliego de condiciones definitivo, el<br />

formulario de respuesta a las observaciones y la<br />

resolución de apertura, al asistencial del grupo de<br />

contratos para su publicación, publicación que<br />

deberá efectuarse conforme a lo establecido en la<br />

política de operación.<br />

Nota 1: Si se reciben observaciones al pliego de<br />

condiciones definitivo a través de correo u otro medio<br />

aplica la actividad 3 para responderlas.<br />

Nota 2. Si de las observaciones surgen cambios al<br />

Pliego de Condiciones, se debe elaborar una(s)<br />

Adenda(s), ver actividad 7. En el evento de no recibir<br />

observaciones continúe con la actividad 5.<br />

Nota 3. En la resolución de apertura, es donde debe<br />

constar si el proceso se limita a MIPYME de acuerdo<br />

con el número de solicitudes válidas (mínimo tres),<br />

de lo contrario, no se limita a MIPYME.<br />

Los posibles oferentes después de efectuada la<br />

publicación del pliego de condiciones definitivo y la<br />

resolución de apertura, cuentan con tres (3) días<br />

hábiles para presentar sus manifestaciones de<br />

interés.<br />

Resolución<br />

código barras<br />

GD-F-008<br />

(R)<br />

Formato<br />

diligenciado<br />

AS-F-019<br />

(R)<br />

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Manifestaciones De Interés. Una vez presentadas<br />

las manifestaciones de interés, por parte de los<br />

posibles oferentes, procede el profesional del grupo<br />

de contratos a elaborar un acta donde consolidará<br />

las manifestaciones de los oferentes indicando la<br />

identificación de los mismos, la fecha y la hora de<br />

recibido de la manifestación. Esta acta se envía para<br />

revisión y firma del Coordinador del Grupo de<br />

Contratos.<br />

Posibles<br />

oferentes<br />

Manifestaciones<br />

de Interés<br />

5. Recibir y<br />

Analizar las<br />

manifestaciones<br />

de interés<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos<br />

Director<br />

Administrativo<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos<br />

Audiencia de Sorteo. Cuando las manifestaciones<br />

de interés recibidas, sea superior a diez (10), y si así<br />

se establece en el Pliego de Condiciones, llegado el<br />

día y la hora señaladas, se llevará a cabo la<br />

audiencia, dejando registro de lo actuado en un<br />

acta, que será suscrita por todos los asistentes por<br />

parte de la SSPD, y remitida por el Profesional del<br />

Grupo de Contratos asignado al asistencial del grupo<br />

para su publicación conforme a lo establecido en la<br />

política de operación.<br />

Nota. De la asistencia se deja constancia en el<br />

Formato Lista Asistencia Audiencia, la cual forma<br />

parte del acta.<br />

Acta de<br />

audiencia de<br />

consolidación<br />

de oferentes<br />

(R)<br />

Posibles<br />

Oferentes<br />

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PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

El profesional del grupo de contratos cita a audiencia<br />

Manifestaciones<br />

de sorteo a los posibles oferentes y demás<br />

de interés<br />

funcionarios que deban intervenir en el la misma y<br />

Posibles<br />

oferentes<br />

conforme las instrucciones del coordinador del grupo<br />

de Contratos, el día de la audiencia se efectúa el<br />

respectivo sorteo, de lo actuado en la audiencia de<br />

sorteo se dejará constancia en un acta, dicha acta.<br />

Profesional<br />

asignado<br />

Grupo de<br />

Contratos<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Director<br />

Administrativo<br />

Resolución de<br />

apertura del<br />

proceso<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

definitivo<br />

Soporte de<br />

publicación en<br />

el SECOP y<br />

página WEB<br />

6. Realizar<br />

Audiencia de<br />

sorteo<br />

Coordinador<br />

grupo de<br />

contratos<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos<br />

Debe ser revisada y suscrita por el Coordinador del<br />

grupo de Contratos, Director Administrativo y<br />

dependencia solicitante, la cual se publica conforme a<br />

lo establecido en la política de operación. Realiza<br />

audiencia de sorteo, cuando el número de posibles<br />

oferentes, de acuerdo con las Se deja constancia de<br />

los asistentes. Formato Lista Asistencia Audiencia –<br />

AS-F-025. En caso de realizarse el sorteo, el plazo<br />

para presentar propuesta contará a partir del día<br />

siguiente a la realización del sorteo.<br />

Acta de<br />

audiencia<br />

Lista Asistencia<br />

Audiencia<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Profesional<br />

asignado<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

definitivo<br />

aprobado<br />

Formulario de<br />

respuestas a las<br />

observaciones<br />

AS-F-019<br />

Formato de<br />

Adenda<br />

AS-F-020<br />

7. Elaborar<br />

Adenda<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Director<br />

Administrativo<br />

Respuesta a las observaciones presentadas al<br />

pliego de condiciones definitivo. Una vez se<br />

reciben las observaciones respectivas, se remiten al<br />

área correspondiente, esto es al verificador jurídico,<br />

técnico o financiero, para efectos de realizar el<br />

análisis y revisión pertinente. Dichas respuestas<br />

deben quedar plasmadas en un documento<br />

debidamente firmado por el verificador del área. Que<br />

la emite y debe remitirlas al profesional del Grupo de<br />

Contratos Asignado al caso, para su consolidación<br />

en el formato “Formulario respuestas a observaciones<br />

y publicado AS-F-019”.<br />

Cuando de la respuesta a las observaciones deba<br />

efectuarse modificaciones al Pliego de Condiciones<br />

estas se presentarán ante el Equipo de Trabajo<br />

Temático –Gestión Financiera para Temas<br />

Contractuales para su conocimiento.<br />

Adenda<br />

AS-F-020<br />

(R)<br />

Publicada.<br />

Formulario de<br />

respuestas a<br />

las<br />

observaciones<br />

AS-F-019<br />

(R)<br />

Posibles oferentes<br />

Adendas: De ser necesarias modificaciones de tipo<br />

técnico, financiero y jurídico, el área correspondiente<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 7 de 12<br />

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<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

tendrá que proyectar la modificación, enviarla<br />

debidamente firmada al profesional asignado al caso<br />

quien las consolidará en el formato de adenda AS-F-<br />

020, la cual es revisada por el Coordinador del Grupo<br />

de Contratos y Adquisiciones y suscrita por el<br />

Ordenador del Gasto.<br />

Una vez firmada la adenda, los documentos se<br />

proceden a publicar conforme a lo establecido en la<br />

política de operación.<br />

Grupo de<br />

contratos<br />

Proponentes<br />

Estudios previos<br />

aprobados<br />

AS-F-005<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

definitivo<br />

aprobado<br />

Adenda<br />

AS-F-020<br />

Propuestas<br />

8. Realizar<br />

audiencia de<br />

cierre<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos<br />

Audiencia de Cierre. Una vez se llegue la fecha y<br />

hora de cierre establecidas en el cronograma, se dará<br />

inicio a la audiencia de Cierre dejando constancia de<br />

la hora de inicio, la hora de llegada de cada<br />

propuesta, el número de propuestas recibidas y la<br />

verificación de los aspectos más relevantes de las<br />

mismas, en el Acta formato código AS-F-021.<br />

Nota 1. Haciendo uso del formato AS-F035 se hace<br />

recepción de las propuestas que sean presentadas al<br />

proceso de licitación.<br />

Nota 2. Durante la audiencia se debe registrar la<br />

asistencia de los participantes en el formato Lista de<br />

Asistencia Audiencia AS-F-025, la cual formará parte<br />

integral del acta.<br />

Nota 3. En el evento de no recibir propuestas se<br />

elabora Resolución declarando desierto el proceso en<br />

el formato GD-F-008, elaborada por el profesional del<br />

grupo de contratos.<br />

Acta Audiencia<br />

de Cierre,<br />

publicada<br />

AS-F-021<br />

(R)<br />

Lista Asistencia<br />

Audiencia<br />

Propuestas<br />

recibidas<br />

Recibido<br />

propuestas AS-<br />

F-035<br />

Resolución de<br />

declaratoria de<br />

desierta<br />

“Resolución<br />

código barras”<br />

GD-F-008<br />

(R)<br />

Proponentes<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

definitivo<br />

aprobado<br />

9. Elaborar y<br />

aprobar el<br />

Informe de<br />

Evaluación<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Traslado de propuestas recibidas: de las<br />

propuestas recibidas se da traslado a los miembros<br />

del comité evaluador, mediante memorando, salvo.<br />

Etapa de Evaluación. Una vez se reciben las<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 8 de 12<br />

PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA<br />

X<br />

Consolidado<br />

Informe de<br />

Evaluación<br />

selección<br />

abreviada,<br />

Proponentes<br />

Comité Evaluador


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Adenda<br />

Comité evaluador propuestas, se procede a la revisión de la<br />

licitación o<br />

Profesional AS-F-020<br />

documentación requerida en la convocatoria y en el<br />

concurso de<br />

asignado<br />

Profesional pliego de condiciones, para realizar la verificación de<br />

mérito<br />

Grupo de Propuestas<br />

asignado Grupo requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos y<br />

AS-F-027<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

recibidas<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

financieros) y la evaluación correspondiente.<br />

(R)<br />

Proponentes<br />

Director<br />

Administrativo<br />

Si durante la etapa de evaluación se requiere solicitar<br />

aclaraciones o subsanabilidad de documentos a las<br />

propuestas presentadas, los profesionales del Comité<br />

Evaluador, requerirán al proponente mediante el<br />

formato “carta membrete radicado GD-F-007” y las<br />

cuales serán remitidas por cada área al proponente a<br />

través del correo electrónico que éste haya registrado<br />

en la carta de presentación de la propuesta. En ese<br />

orden de ideas, los requerimientos de carácter<br />

técnico deberán ser solicitados, suscritos y remitidos<br />

por el evaluador Técnico del comité, los jurídicos por<br />

el evaluador jurídico del comité y los financieros por<br />

el evaluador financiero del comité.<br />

El correo electrónico enviado al proponente con el<br />

requerimiento deberá ser copiado al profesional del<br />

Grupo de Contratos Asignado al Caso, quien remitirá<br />

los memorandos antes descritos al asistencial del<br />

Grupo de Contratos para que sean publicados.<br />

Informe de Evaluación. El Comité evaluador elabora<br />

el informe de evaluación por escrito que deberá estar<br />

suscrito por la totalidad de sus miembros. La<br />

consolidación de éste informe deberá ser realizada<br />

por el área técnica del comité.<br />

El informe será enviado por el área técnica al Grupo<br />

de Contratos mediante el formato AS-F-027 para su<br />

incorporación en el expediente del contrato.<br />

Posteriormente, el Coordinador del Grupo de<br />

Contratos y Adquisiciones convoca y presenta al<br />

Equipo de Trabajo Temático –Gestión Financiera para<br />

Temas Contractuales el informe de evaluación.<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 9 de 12<br />

PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

Memorando<br />

interno GD-F-<br />

010<br />

(R)<br />

Carta Membrete<br />

radicado GD-<br />

F- 007 (R)<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

El informe se publicará conforme a lo establecido en<br />

la política de operación.<br />

Si no se reciben observaciones al informe de<br />

evaluación el Comité Evaluador deberá reunirse para<br />

emitir un documento en el cual conste de manera<br />

explícita la recomendación de Contratación al<br />

Ordenador del Gasto. Y se continuará con la<br />

actividad 11.<br />

Observaciones al Informe de Evaluación. Cada<br />

uno de los miembros del Comité Evaluador analiza y<br />

resuelve las observaciones al informe de evaluación,<br />

de acuerdo a su competencia, por escrito que deberá<br />

estar debidamente suscrito.<br />

Proponentes<br />

Consolidado<br />

Informe de<br />

evaluación de<br />

selección<br />

abreviada,<br />

licitación o<br />

concurso de<br />

mérito.<br />

AS-F-027<br />

Observaciones<br />

al Informe de<br />

Evaluación<br />

10. Resuelve<br />

Observaciones<br />

Ajustar Informe<br />

de Evaluación<br />

Comité evaluador<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

La respuesta a las observaciones deberán ser<br />

consolidadas por el área técnica del Comité de<br />

Evaluación y de ser necesario la modificación al<br />

Informe de Evaluación, esta debe ser incorporará en<br />

el mismo documento.<br />

En el documento de respuesta a las observaciones<br />

se debe indicar de manera explícita la<br />

Recomendación de Contratación al Ordenador del<br />

Gasto<br />

Esté documento deberá ser suscrito por todos los<br />

miembros del comité y remitido al Grupo de<br />

Contratos.<br />

El coordinador del Grupo de Contratos convoca y<br />

presenta al Equipo de Trabajo Temático –Gestión<br />

Financiera para Temas Contractuales, las respuestas<br />

a las observaciones y las modificaciones al Informe<br />

de Evaluación para su posterior publicación e<br />

incorporación en la resolución de Adjudicación.<br />

(R)<br />

Consolidado<br />

Informe de<br />

evaluación de<br />

selección<br />

abreviada,<br />

licitación o<br />

concurso de<br />

mérito.<br />

AS-F-027<br />

(R)<br />

Comité de<br />

Contratación<br />

Proponentes<br />

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PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDAD RESPONSABLE <strong>DE</strong>SCRIPCIÓN <strong>DE</strong> LA ACTIVIDAD PCC SALIDAS CLIENTES<br />

Resolución de Adjudicación. El profesional del<br />

grupo de contratos asignado al caso elabora la<br />

Resolución de Adjudicación de acuerdo al Informe de<br />

Evaluación, incorporando las respuestas a las<br />

observaciones para firma del Director Administrativo y<br />

publicación conforme a lo establecido en la política de<br />

operación.<br />

Comité<br />

Evaluador<br />

Pliego de<br />

condiciones<br />

definitivo<br />

aprobado<br />

Consolidado<br />

Informe de<br />

evaluación de<br />

selección<br />

abreviada,<br />

licitación o<br />

concurso de<br />

mérito.<br />

AS-F-027<br />

(R)<br />

11. Elaborar<br />

Resolución de<br />

adjudicación o<br />

de declaratoria<br />

de desierta<br />

Coordinador<br />

Grupo de<br />

Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

Director<br />

Administrativo<br />

Profesional<br />

asignado Grupo<br />

de Contratos y<br />

Adquisiciones<br />

<br />

La Resolución de Adjudicación GD-F-008.<br />

Resolución Declaratoria Desierta. Si de acuerdo<br />

con la evaluación de las propuestas ninguna cumplió<br />

con los requisitos del Pliego, se debe expedir la<br />

Resolución de Declaratoria de Desierta GD-F-008<br />

Notificación. Posteriormente, en cualquiera de los<br />

dos casos (Adjudicación o Desierta), la Resolución se<br />

envía mediante memorando interno GD-F-010 para<br />

surtir el trámite de notificaciones. (Ver subproceso de<br />

notificaciones.)<br />

En el caso de adjudicación, se continúa con la<br />

actividad 4 hasta la 5 del subproceso Adquisición de<br />

bienes y servicios.<br />

Resolución de<br />

adjudicación o<br />

de declaratoria<br />

de desierta<br />

aprobada<br />

GD-F-008<br />

(R)<br />

Memorando<br />

interno<br />

GD-F-010<br />

(R)<br />

Proponente<br />

seleccionado<br />

Procedimiento de<br />

Notificaciones<br />

Subproceso<br />

Adquisición de<br />

Bienes y Servicios<br />

POLÍTICAS <strong>DE</strong> OPERACIÓN<br />

Todos los actos administrativos que se expidan durante el desarrollo del<br />

proceso se deben publicar en la página web de la entidad y en el<br />

SECOP, labor que desarrolla el técnico del Grupo de Contratos y<br />

Adquisiciones.<br />

DOCUMENTOS ASOCIADOS<br />

Estudios previos para contratar bienes, servicios, obra y /o consultoría AS-F-005<br />

Solicitud de Cotización AS-F-002<br />

Acta de Audiencia de Cierre AS-F-021<br />

Adenda AS-F-020<br />

Aviso de convocatoria AS-F-024<br />

Consolidado Informe de evaluación de selección abreviada, licitación o concurso de mérito AS-F-027<br />

Formulario de Respuestas a las Observaciones AS-F-019<br />

Recibido propuestas AS-F-035<br />

Carta membrete radicado GD-F-007<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 11 de 12<br />

PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA


<strong>PROCEDIMIENTO</strong> <strong>DE</strong> <strong>SELECCIÓN</strong> <strong>ABREVIADA</strong> <strong>DE</strong> <strong>MENOR</strong> <strong>CUANTÍA</strong><br />

Resolución código barras GD-F-008<br />

Memorando Interno GD-F-010<br />

Control de Asistencia MCF-006<br />

Pliego de condiciones Definitivo aprobado y publicado<br />

No aplica<br />

<strong>DE</strong>FINICIONES<br />

ELABORÓ: 2015 09 24 REVISÓ: 2015 10 14 APROBÓ: 2015 10 14<br />

Mery Castro Suárez<br />

Profesional Especializado - Grupo de<br />

Contratos y Adquisiciones<br />

Jenny Alejandra González Russi<br />

Coordinador Grupo de Contratos y<br />

Adquisiciones (A)<br />

Biviana Villalobos Zambrano<br />

Contratista Dirección<br />

Administrativa<br />

Fabián Andrés Vargas<br />

Porras.<br />

Director Administrativo<br />

MC- F-003 V.04 Oficina Asesora de Planeación SSPD Pág. 12 de 12<br />

PCC: Puntos Críticos de Control -- R: Registro SIGME<br />

CUI<strong>DE</strong>MOS EL MEDIO AMBIENTE por favor imprima solo si es necesario, una vez impreso este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA

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