Agefodd Guide Utilisateur

Agefodd
Version 2.1.14
Gestion de centres de formation
Catalogues de formations, sessions, stagiaires, formateurs,
lieu et édition de documents
Guide Utilisateur

Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Table des matières
Introduction.................................................................................................................... 5
Présentation du module Agefodd................................................................................5
Ce que sait faire Agefodd............................................................................................5
Démarrage..................................................................................................................... 6
Caractéristiques techniques........................................................................................6
Installation................................................................................................................... 6
Installation initiale.................................................................................................... 6
Installation de mise à jour........................................................................................7
Activation.................................................................................................................... 7
Permissions d’accès des utilisateurs aux fonctionnalités d’Agefodd..............................8
Configuration.................................................................................................................. 9
Différents paramétrages du module............................................................................9
Paramétrage du module Agefodd.............................................................................9
Paramétrage des variables du module...............................................................9
Paramétrage des actions de base des formations............................................10
Paramétrage des horaires des sessions de formation............................................11
Paramétrage des attributs supplémentaires..........................................................12
Formations, sessions et cursus.........................................................................12
Paramétrage des dictionnaires..................................................................................12
Menu, liens de menu et page d’accueil du module Agefodd........................................13
Menu principal........................................................................................................... 13
Menu secondaire (gauche) et liens de menus du module Agefodd...........................13
Page d’accueil du module Agefodd............................................................................15
Création des éléments préalables à la création du catalogue et des sessions de
formation...................................................................................................................... 16
Création de services dans Dolibarr............................................................................17
Création de tiers dans Dolibarr..................................................................................17
Création des catégories de formation.......................................................................18
Création des sites de formation.................................................................................18
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Création.................................................................................................................. 18
Fiche récapitulative d’un site de formation............................................................19
Création des formateurs............................................................................................21
Création.................................................................................................................. 21
Fiche récapitulative d’un formateur........................................................................22
Création du catalogue de formations............................................................................23
Création..................................................................................................................... 23
Fiche récapitulative d’une formation.........................................................................26
Gestion des certificats.................................................................................................. 28
Création d’une session de formation............................................................................29
Création..................................................................................................................... 29
Fiche récapitulative d’une session de formation........................................................31
Menu « agenda des session ».......................................................................................42
Agenda des sessions.................................................................................................43
Agenda par formateur...............................................................................................44
Agenda session pour formateur.................................................................................44
Menu « cursus »........................................................................................................... 45
Création..................................................................................................................... 45
Fiche récapitulative d’un cursus................................................................................45
Données financières des sessions de formation...........................................................47
Calcul de marge........................................................................................................ 47
Visibilité des informations financières.......................................................................47
Pour les utilisateurs................................................................................................47
Dans les conventions de formation........................................................................47
Synthèse simplifiée du workflow du module Agefodd...................................................48
Autres fonctionnalités...................................................................................................49
Liaison de documents................................................................................................49
Export de données.................................................................................................... 49
Ajout d’onglets.......................................................................................................... 49
Champs de recherche dans le menu gauche.............................................................49
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Boites d’informations en page d’accueil....................................................................49
Module complémentaire à Agefodd dans Dolibarr........................................................51
Annexes........................................................................................................................ 52
Lettre de mission formateur...................................................................................53
Programme de la formation....................................................................................54
Conseils pratiques..................................................................................................55
Fiche de présence..................................................................................................56
Fiche de présence vide...........................................................................................57
Fiche de présence (format paysage)......................................................................58
Fiche de présence Avec signature des formateurs.................................................59
Fiche d’évaluation..................................................................................................60
Convention de formation........................................................................................61
Convocation........................................................................................................... 66
Courrier accompagnant l’envoi des conventions de formation..............................67
Courrier accompagnant l’envoi du dossier d’accueil..............................................68
Etat d'emargement collectif...................................................................................69
Etat d'emargement individuel................................................................................70
Attestation de formation........................................................................................71
Courrier accompagnant l’envoi du dossier de clôture............................................72
Certificat................................................................................................................. 73
Crédits.......................................................................................................................... 75
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INTRODUCTION
PRÉSENTATION DU MODULE AGEFODD
Agefodd est un module pour Dolibarr destiné à la gestion d’activité de formation.
L’utilisation du module Agefodd complète Dolibarr, logiciel de gestion intégrée
prenant en charge les aspects de gestion globale d’entreprise(ERP), de suivi de la
relation client (CRM) en y ajoutant les fonctionnalités de gestion /suivi administratif et
logistique des sessions de formations, formateurs, participants et lieux de formation.
Agefodd permet la création d’un catalogue de formation, de leur sessions et gère les
tiers associés à une session de formation (formateurs et stagiaires) et leur état
(confirmé, présent…), les lieux de formation et les plannings.
Il génère les documents nécessaires tout au long de la préparation (programme de
formation, convention de formation, convocation, lettre de mission formateur) et à
l’issue de la formation (feuille de présence et attestation de formation – avec
dispositions selon la DIRRECTE). Voir le chapitre Annexes, page 59.
Agefodd apporte une assistance administrative en présentant la liste des tâches
afférentes à une formation avec leur état d’avancement.
Des dictionnaires sont personnalisables afin d’adapter Agefodd à l’utilisation
nécessaire.
Remarque : Agefodd existe en version démo et en version complète.
La version démo ne permet la génération des documents administratifs.
CE QUE SAIT FAIRE AGEFODD
Gérer un catalogue de formation,
Gérer un annuaire de contacts tiers (stagiaires, formateurs, correspondants
formations, structures),
Gérer le planning et simplifier l'organisation de sessions de formations (intra ou
inter entreprise et multi-formateurs),
Gérer des tâches administratives liées à l'organisation de sessions de formation,
Automatiser la classification des tâches par ordre de priorités réelles,
Produire de façon automatisée les documents administratifs,
Afficher des statistiques dynamiques sur l'état de la formation.
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DÉMARRAGE
CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES
Version du module Agefodd 2.1.14
Editeur/Licence
Langages interface disponibles
Versions de Dolibarr
supportées
Minimum 3.7
Maximu
m
Florian Henry / GPL
Français/Anglais/Néerlandais/
Espagnol
Moteur de base de données supporté MySQL/ PgSQL (>=9.1)
3.7
INSTALLATION
INSTALLATION INITIALE
Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
Décompresser le fichier .zip en le plaçant dans le répertoire racine de Dolibarr.
Toujours vérifier les autres opérations d'installation dans le fichier README-FR.
Remarque : L’installation du module Agefodd nécessite la présence d’un dossier
« custom » dans le dossier « htdocs ».
Le répertoire « custom », initialement, a été créé pour différencier les modules natifs
de Dolibarr des modules ajoutés par les utilisateurs. Tous les modules additionnels
n’utilisent pas ce répertoire et peuvent être installé dans le répertoire racine. Dans le
cas ou le répertoire « custom » est nécessaire pour le déploiement de modules, suivre
la procédure suivante :
Attention : la réalisation de la procédure suivante nécessite des compétences en
programmation malgré la simplicité de la procédure expliquée ci-après.
Dans votre répertoire d'installation de Dolibarr ouvrir le fichier htdocs/conf/conf.php.
Trouver les lignes :
//$dolibarr_main_url_root_alt=… et //$dolibarr_main_document_root_alt=…
Ou
#$dolibarr_main_url_root_alt=… et #$dolibarr_main_document_root_alt=…
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Supprimez les "//" (ou le "#") de ces lignes et affectez une valeur cohérentes par
rapport à votre installation de Dolibarr en vous référant aux lignes :
$dolibarr_main_url_root=… et $dolibarr_main_document_root=…
Par exemple pour un système UNIX/Linux/MacOS X, à partir de Dolibarr 3.5 :
$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_document_root = '/var/www/Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';
$dolibarr_main_document_root_alt = '/var/www/Dolibarr/htdocs/custom';
Par exemple pour un système Microsoft Windows, à partir de Dolibarr 3.5 :
$dolibarr_main_url_root = 'http://localhost/Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_document_root = 'C:/votre_site /Dolibarr/htdocs';
$dolibarr_main_url_root_alt = '/custom';
$dolibarr_main_document_root_alt = 'C:/votre_sites/Dolibarr/htdocs/custom';
INSTALLATION DE MISE À JOUR
Télécharger le fichier archive du module (.zip) depuis le site web DoliStore.com.
Désactiver le module de l’environnement Dolibarr à mettre à jour.
Décompresser le fichier archive (.zip) contenant la nouvelle version dans le dossier
« \htdocs\agefodd ».
Rafraichir la page de configuration des modules dans le navigateur.
Réactiver le module mis à jour.
ACTIVATION
L’activation du module, qu’elle soit initiale ou de mise à jour, se fait en cliquant sur
l’icône à droite en bout de ligne dans la page de configuration des modules : accueil/
configuration/ modules/
Il est parfois nécessaire de répéter l’opération de désactivation/ réactivation afin de
s’assurer de la bonne installation d’un module.
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PERMISSIONS D’ACCÈS DES UTILISATEURS AUX
FONCTIONNALITÉS D’AGEFODD
Le module Agefodd gère les autorisations en fonction des utilisateurs ou groupes
d’utilisateurs.
Il est possible de limiter les droits des utilisateurs individuellement ou par groupe en
autorisant (avec le +) ou interdisant (avec le -) les droits suivants sur la fiche
utilisateur ou groupe :
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CONFIGURATION
La page de configuration du module Agefodd est accessible depuis la page de
configuration des modules de Dolibarr dans Accueil/ Configuration/ modules.
DIFFÉRENTS PARAMÉTRAGES DU MODULE
PARAMÉTRAGE DU MODULE AGEFODD
PARAMÉTRAGE DES VARIABLES DU MODULE
La page de configuration du module Agefodd vient en complément du paramétrage
de Dolibarr spécialement pour l’activité de formation.
On enregistre dans Dolibarr les données de l’entreprise et dans Agefodd les données
du centre de formation.
Cette page permet d’enregistrer les informations de fonctionnement et les données
qui apparaîtront sur pieds de page et en-tête des documents générés telles que le
numéro de déclaration d’activité de centre de formation auprès de la préfecture et le
département de la préfecture dont dépend l’organisme de formation.
Remarque : Le logo dans l’en-tête des documents générés par Agefodd sera le logo
enregistré dans la configuration de la société/institution de Dolibarr. Le logo demandé
dans la configuration du module Agefodd est le « tampon » qui apparaîtra dans les
signatures des documents.
Le statut par défaut des sessions de formation à leur création peut être modifié ici.
Cette même page de configuration propose l’activation de différents paramètres
permettant de personnaliser le module tels que :
Afficher le logo du commanditaire sur les documents.
Possibilité de lier une facture sans nécessité de bon de commande.
Affiche dans la liste des contacts (création de session) les contacts Dolibarr
(plutôt que les correspondants Agefodd).
Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'une formation (plutôt
qu'une liste déroulante).
Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un formateur (plutôt
qu'une liste déroulante).
Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un participant (plutôt
qu'une liste déroulante).
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Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un lieu (site) (plutôt
qu'une liste déroulante).
Utiliser une liste améliorée de recherche pour le choix d'un contact Agefodd
(plutôt qu'une liste déroulante).
Création d'un événement dans l'agenda Dolibarr lié avec les créneaux horaire
des sessions.
Activer la gestion du temps des formateurs : cette variable est nécessaire pour
l’affichage des agendas.
Activer la variable Dolibarr global MAIN_USE_COMPANY_NAME_OF_CONTACT :
cette variable de Dolibarr sert dans les devis/ commande, facture à modifier le
tiers destinataire dans le document. (paramètre à activer en cas de gestion des
subrogations mais sans comptabilité dans Dolibarr : la facture sera liée au client
dans Dolibarr alors que le document PDF sera affecté à un autre tiers).
Gestion des certificats. Les certificats sont des justificatifs de formation à durée
de validité limitée.
Crée les certificats par défaut lors de l'inscription d’un participant.
Gérer les OPCA.
Afficher l'adresse du contact OPCA plutôt que celle de l'OPCA.
Utiliser un éditeur WISIWYG pour le catalogue de formation.
Les statuts d'inscription des participants sont calculés automatiquement.
Ajouter le nom des participants dans les propositions commerciales /
commandes.
Activer la gestion des cursus.
Utiliser la gestion des coûts avancés dans la session (facture fournisseurs).
Le contact client d'une session n'est pas obligatoire.
Filtre les formateurs dans les sessions
PARAMÉTRAGE DES ACTIONS DE BASE DES FORMATIONS
Une liste d’actions par défaut du worklfow administratif de l’activité de centre de
formation est définie dan Agefodd et est arborisé comme suit :
Transmission de la convention
o
Envoi convention (Voie postale ou numérique avec accusé de réception)
Préparation de l’action
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o
Inscription des stagiaires
Envoi des convocations
o
o
Préparation du dossier (convocation, règlement intérieur, programme de
formation, conseils pratiques)
Envoi du dossier à chaque stagiaire (formation interentreprises) ou
responsable de formation (formation intra-entreprise)
Vérification et mise en place des moyens
o
Vérification du retour de la convention de formation signée
Exécution de la prestation
Clôture administrative
o
o
o
o
o
Impression des attestations
Création de la facture et vérification
Création du courrier d’accompagnement
Impression de la liasse administrative
Envoi de la liasse administrative
La succession des tâches peut être modifiée en cliquant sur les flèches de gauche :
Pour modifier l’intitulé d’une tâche, sa catégorie ou le délai d’alerte, entrer le texte de
remplacement et cliquer sur l’icône d'enregistrement.
Pour ajouter une tâche dont la catégorie parente existe, en dessous de la liste des
enregistrements, remplir son intitulé dans les champs disponibles, sélectionner la
catégorie parent, entrer le délai puis cliquer sur le +.
Pour créer une catégorie, créer d’abord une tache. Un tâche créée apparaît ensuite
dans la liste déroulante des « niveaux parents » et peut donc être enregistrée en tant
que catégorie de la dernière tâche créée.
Des tâches spécifiques à une formation ou session de formation pourront aussi être
créées au cas par cas dans l’onglet « suivi administratif » des sessions de formation.
Elles ne s’afficheront que dans les formations et session dans lesquelles elles auront
été ajoutées.
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PARAMÉTRAGE DES HORAIRES DES SESSIONS DE FORMATION
Les horaires des sessions de formation peuvent être préenregistrés pour une sélection
rapide à l’usage. Par défaut sont définis 2 jours de formation découpés en 2 demijournées
de 8h à 12h et de 14h à 18h. Ces plages sont modifiables à l’enregistrement
du calendrier lors de la création de sessions de formation.
Pour ajouter une plage horaire, sélectionner le jour correspondant, l’heure de début et
l’heure de fin de la plage et cliquer sur le +.
Vous pouvez aussi, dans le page de configuration du module, enregistrer des plages
de date pour les sessions de formation en indiquant les jours et horaires :
PARAMÉTRAGE DES ATTRIBUTS SUPPLÉMENTAIRES
FORMATIONS, SESSIONS ET CURSUS
Des champs supplémentaires peuvent être créés directement dans la configuration
d’Agefodd.
La page de configuration permet d’enregistrer de nouveaux champs supplémentaires
directement sur les fiches formation, sessions et cursus selon l’onglet sélectionné.
La création de champs supplémentaires dans Agefodd reprend la méthode native de
Dolibarr.
Pour ajouter des champs et onglets supplémentaires sur la fiche d’autres éléments du
module Agefodd, se reporter à l’annexe « Module complémentaire à Agefodd » page
57.
PARAMÉTRAGE DES DICTIONNAIRES
Des dictionnaires sont disponibles pour personnaliser votre module Agefodd. Ils sont
accessibles via Accueil/ Configuration/ Configuration des dictionnaires/ lignes Agefodd
Dictionnaire des catégories de formation
Dictionnaire des types de participants
Dictionnaire des types de certificats
Dictionnaires des diplômes/compétences
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Le paramétrage des trois dictionnaires est réalisé de la même manière :
Il suffit d’enregistrer au futur type de participant, type de certificat ou catégorie de
formation un intitulé, son ordre d’affichage (« sort ») (en plus d’un code interne au
centre de formation pour la catégorie) et de terminer avec le bouton « Ajouter ».
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MENU, LIENS DE MENU ET PAGE D’ACCUEIL DU
MODULE AGEFODD
MENU PRINCIPAL
Le module Agefodd créé dans le menu principal de Dolibarr un onglet « Formation » :
MENU SECONDAIRE (GAUCHE) ET LIENS DE MENUS DU MODULE
AGEFODD
Catalogue des formations affiche la liste des formations
actives.
Formations actives affiche également la liste des
formations actives.
Formations archivées affiche la liste des formations
archivées.
Nouvelle formation affiche la page de création d’une
nouvelle formation dans le catalogue.
Sessions de formation affiche la liste de toutes les sessions
de formation enregistrées.
Sessions envisagées affiche la liste des sessions au
statut « envisagé ».
Sessions confirmées affiche la liste des sessions au
statut « confirmé ».
Sessions non réalisées affiche la liste des formations
au statut « non réalisées ».
Sessions réalisées affiche la liste des formations au
statut « réalisées ».
Sessions archivées affiche la liste des sessions au
statut « archivé ».
Archivage par année permet un archivage des
sessions de formation en masse.
Nouvelle session affiche la page de création d’une session d’une formation
présente au catalogue.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Statistiques affiche un tableau de bord filtrable par tiers, formation, formateur
ou utilisateur et année avec graphique. .
Suivi administratif affiche la liste des formations dont les tâches
administratives ne sont pas toutes effectuées en totalité. Un code couleur
permet de gérer les urgences.
Participants affiche la liste de tous les contacts participants activés.
Liste participants affiche la liste de tous les participants activés.
Nouveau participant affiche la page de création d’un participant encore
inconnu.
Nouveau depuis contact affiche la page d’enregistrement d’un contact connu
dans Dolibarr en tant que participant à une session de formation.
Logistique affiche la liste de tous les participants avec différentes options de filtrage.
Gestion des sites affiche la liste des sites de formation actifs et lien vers les
sites archivés et bouton de création d’un nouveau site de formation.
Gestion de formateurs affiche la liste des formateurs actifs et lien vers les
formateurs archivés et bouton de création d’un nouveau formateur.
Agenda par session :
Agenda des sessions affiche un agenda global du centre de formation sur
lequel figurent toutes les sessions de formations enregistrées.
Agenda par formateur affiche l’agenda d’un formateur sélectionné sur lequel
figurent toutes les formations qui lui incombent.
Agenda session pour formateur affiche l’agenda d’un formateur utilisateur
de Dolibarr.
Cursus :
Liste de cursus : affiche la liste des cursus enregistrés.
Nouveau cursus : affiche la page de création d’un nouveau cursus.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
PAGE D’ACCUEIL DU MODULE AGEFODD
La page d’accueil du module affiche le suivi de l’activité de formation professionnelle
avec des tableaux permettant de visualiser :
Les statistiques.
Un tableau de bord de travail global.
Les cinq dernières sessions de formation réalisées.
Le top 5 des formations réalisées.
La liste des clients dont la certification expire dans 6 mois.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CRÉATION DES ÉLÉMENTS PRÉALABLES À LA CRÉATION
DU CATALOGUE ET DES SESSIONS DE FORMATION
Il est plus pratique de créer d’abord tous les éléments nécessaires à l’enregistrement
d’une nouvelle formation dans le catalogue. Ces éléments pourront bien sûr être
modifiés et d’autres ajoutés au fil de l’utilisation et de l’enregistrement de nouvelles
sessions de formation, lieux et tiers associés.
Les pages de création sont accessibles à partir du menu du module Agefodd et des
liens de menu associés :
Remarque : les listes déroulantes proposées dans les fiches de création peuvent être
remplacées par une liste améliorée de recherche. Cette fonctionnalité est
paramétrable dans le chapitre « Paramétrage des variables du module » page 9.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CRÉATION DE SERVICES DANS DOLIBARR
Il peut être intéressant d’utiliser le module « Services » de Dolibarr en complément du
module Agefodd.
Utiliser cette fonctionnalité permet d’associer à une formation un service qui pourra
apparaître sur les factures et permettre une analyse statistique plus précise et une
génération de la liasse administrative complète.
Cette information sera utilisée à la création d’une formation : Agefodd propose
l’association d’un produit enregistré dans Dolibarr à la formation ou session créée
dans Agefodd.
Exemple de services Dolibarr utiles et pertinents dans Agefodd :
Heure de formation inter-entreprise,
Heure de formation intra-entreprise,
Formation Excel niveau 1,
Formation Excel niveau 2.
Lors de l'édition d'une proposition commerciale, il sera alors possible d'éditer un PDF
comprenant le devis et le programme de la formation en utilisant l'onglet « session de
formation » de la fiche proposition commerciale :
Sélectionnez d'abord le programme de formation à ajouter à la proposition
commerciale avec la liste déroulante.
CRÉATION DE TIERS DANS DOLIBARR
En fonction des paramétrages définis, notamment « Affiche dans la liste des contacts
(création de session) les contacts Dolibarr (plutôt que les correspondant Agefodd) »,
les tiers de Dolibarr peuvent être nécessaires à certaines utilisations du module
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Agefodd pour un enregistrement simplifié des formateurs et des participants aux
sessions de formation, mais aussi, dans le cas de subrogation avec prise en charge du
financement total ou en partie par un OPCA.
OPCA : création d’un tiers client avec contact(s),
Participant : création d’un tiers client avec contact(s) ou d’un contact sans tiers,
Formateur : création d’un tiers fournisseur avec contact(s) ou d’un contact sans
tiers,
Site de formation : création d’un tiers fournisseur avec contact(s).
Ces données seront nécessaires pour l’enregistrement des subrogations et l’édition
des documents qui devront être adressés à chacun des tiers et/ ou contacts, que ce
soit les documents liés à la formation ou les documents commerciaux tels que les
devis et factures.
Voir dans les chapitres suivants pour l’affichage dans Agefodd des données Dolibarr.
CRÉATION DES CATÉGORIES DE FORMATION
La création de catégories de formation est effectuée par le paramétrage du
dictionnaire « type de formation » (voir le chapitre « Paramétrage des dictionnaires »
page 12). Elles peuvent être, par exemple :
Linguistique
Informatique
Gestion
La création de catégories et l’enregistrement de formations au sein de celles-ci permet
une sélection plus rapide et un tri plus pertinent dans les statistiques et l’affichage.
CRÉATION DES SITES DE FORMATION
CRÉATION
Un site de formation peut être lié à un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la même
façon que la création de services dans Dolibarr, cette entrée permet de lier des
charges afférentes aux sessions de formation par la facturation fournisseurs de
location de locaux.
Lors de la création d’un site de formation, la fiche de création propose la sélection
d’une entreprise tierce à lier au site de formation.
Il est possible d'importer directement l'adresse du tiers ou de saisir une autre adresse
lors de la procédure de création.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
L'adresse et l'intitulé du site seront utilisés sur les documents « Convocation » et »
Conseils pratiques ».
Remarque : Si le centre de formation possède un lieu de formation, il est pertinent de
créer l’organisme de formation lui-même en tant que tiers « ni prospect, ni client »
mais « fournisseur ».
L’accès à la page de création d’un site de formation s’effectue depuis le menu
principal « Formation », lien de menu secondaire « logistique », lien « gestion des
sites » :
La page affichera la liste des sites enregistrés. Un clic sur le bouton « créer » ouvre la
page de création :
Réf du site
Société
Importer l’adresse du client
Commentaire
Instructions d’accès au site de la
Le nom du site sera aussi affiché sur les
documents.
Sélectionner un tiers dans la liste
déroulante pour lier un site à un
fournisseur.
Remplissage automatique depuis la fiche
tiers créée dans Dolibarr.
Commentaire privé qui n’apparaîtra pas
sur les documents.
Conseils pratiques
Solutions informatiques innovantes et facilement adaptables pour tout type de commerces et sociétés de
services Page 20

Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
formation
Repas, hébergement possible,
divers
Options incluses dans le prix de la
formation.
Terminer la procédure de création d’un site en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
FICHE RÉCAPITULATIVE D’UN SITE DE FORMATION
Une fois le site de formation créé, la fiche du site de formation s’affiche. Cette fiche
sera désormais accessible depuis la liste des sites de formation en cliquant sur le lien
de menu « gestion des sites ».
La fiche du site affiche les onglets « fiches », « règlement intérieur » et « sessions de
formation ».
Le bouton « modifier » ré-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter ou
supprimer des informations.
Le bouton « supprimer » effacera le site de la base de données. Il n’apparaitra
plus dans aucune liste et ne pourra plus être utilisé. Il restera lié aux formations
qui s’y seront déroulées sans que sa fiche ne soit accessible puisque supprimée.
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement du site de
formation dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des
sites de formations.
Remarque : Un site de formation archivé peut être réactivé : Le bouton
« archiver » de la fiche d’un site de formation actif devient sur la fiche d’un site
de formation archivé « activer ». La liste des sites de formation archivés est
accessible depuis la page d’accueil du menu secondaire « logistique » en
cliquant sur le lien « afficher les sites archivés » :
L’onglet « règlement intérieur » permet la saisie et l’enregistrement du règlement
intérieur du site de formation et d’un commentaire privé.
Solutions informatiques innovantes et facilement adaptables pour tout type de commerces et sociétés de
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Terminer la procédure de rédaction du règlement intérieur en cliquant sur le bouton
« enregistrer ».
L’onglet « sessions de formation » affiche la liste des sessions de formation dont le
déroulement est prévu ou a été effectué dans le site de formation :
La page permet un filtrage selon différents éléments et affiche des informations et
statistiques par session de formation telles que le nombre de participants et les ratios
participants prospect/ confirmés/ annulés.
Le code couleur indique si le nombre minimum de stagiaires est atteint ou non. Ces
informations seront détaillées dans le chapitre de Création d’une session de formation,
page 32.
Solutions informatiques innovantes et facilement adaptables pour tout type de commerces et sociétés de
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CRÉATION DES FORMATEURS
CRÉATION
Un formateur peut être lié à un tiers fournisseur dans Dolibarr. De la même façon que
la création de services et les sites de formation interne au centre de formation dans
Dolibarr, cette entrée permet de lier des charges afférentes aux sessions de formation
par la facturation fournisseurs de sous-traitance de prestations de formation.
Remarque : Si le centre de formation possède son formateur en interne, il est
pertinent de créer le contact de l’organisme de formation lui-même en contact ou en
tant qu’utilisateur de Dolibarr.
L’accès à la page de création d’un site de formation s’effectue depuis le menu
principal « Formation », lien de menu secondaire « logistique », lien « gestion des
formateurs » :
La page affichera la liste des formateurs enregistrés. Un clic sur le bouton
« créer » ouvre la page de sélection de contacts pour l’enregistrement en tant que
formateur.
Lors de la création d’un formateur, la page propose la sélection par liste déroulante
d’un contact tiers ou d’un utilisateur existant dans Dolibarr et affiche le lien « nouveau
contact » ou « nouvel utilisateur » si celui-ci doit être créé.
Cliquer sur les liens « nouveau contact » ou « nouvel utilisateur » mène à la page de
création de contact de tiers ou d’un utilisateur Dolibarr.
À la création d'un formateur, vous pouvez enregistrer un diplôme et lui affecter des
sessions de formations avec les icônes d'édition. Dans le tableau, sélectionner la
session de formation ou le diplôme et ajouter le avec le + ou retirer le avec le -.
Remarque : Si un diplôme/compétence est affecté à u formateur, lors de la sélection
d'une formations lors d'une session, seul les formateurs compétent pour le sujet
seront sélectionnables.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Remarque
Si un diplôme/compétence est affecté à un formateur, lors de la sélection de
la formation d'une session, seuls les formateurs compétents pour le sujet
seront sélectionnables.
Cette fonctionnalité peut être paramétré dans l'administration du module en
activant ou désactivant l'option « Filtrer les formateurs dans les sessions »
Créer un diplôme pour l'affecter à un formateur :
Un paramétrage des dictionnaires permet l'enregistrement des diplômes à
sélectionner lors de la création d'un formateur. Le dictionnaire est accessible
depuis Accueil > Configuration > Dictionnaires > Agefodd – Diplômes et
compétences des formateurs.
Terminer la procédure de création d’un formateur en cliquant sur le bouton
« Enregistrer ».
FICHE RÉCAPITULATIVE D’UN FORMATEUR
Une fois le formateur créé, la fiche du formateur s’affiche. Cette fiche sera désormais
accessible depuis la liste des formateurs en cliquant sur le lien de menu « gestion des
formateurs ».
La fiche du formateur affiche les onglets « fiches » et « sessions de formation ». Elle
offre la possibilité de modifier, supprimer et archiver le formateur en cliquant sur le
bouton adéquat.
L’onglet « fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur le
site de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :
Le bouton « modifier le contact »ré-ouvre la fiche et permet de corriger les
informations.
Le bouton « supprimer » effacera le formateur de la base de données. Il
n’apparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus être utilisé. Il restera lié
aux formations qu’il aura effectuées sans que sa fiche ne soit accessible
puisque supprimée.
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement du formateur dans
la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des formateurs.
Remarque : Un formateur « archivé » peut être réactivé : Le bouton « archiver » de la
fiche d’un formateur actif devient sur la fiche d’un formateur archivé « activer ». La
liste des formateurs archivés est accessible depuis la page d’accueil du menu
secondaire « logistique » en cliquant sur le lien « afficher les comptes archivés » :
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Une fois le paramétrage effectué et les informations préalables à la bonne utilisation
du module Agefodd enregistrées, il est possible de créer le catalogue des formations
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CRÉATION DU CATALOGUE DE FORMATIONS
Une session de formation est forcément liée à une formation. Il est donc nécessaire de
créer des formations avant de créer des sessions de formation.
Les liens de menu secondaire « catalogue de formations » affiche la liste des
formations actives et propose les liens permettant d‘afficher la liste des formations
actives, la liste des formations archivées et la page de création d’une nouvelle
formation.
CRÉATION
La page de création d’une formation dans le catalogue est accessible depuis le menu
principal « formation », menu secondaire « Catalogue des formations », lien « nouvelle
formation » :
La première partie de la page de création donne accès à ‘enregistrement des
informations de base de la formation :
Intitulé
Référence
Réf. Interne
Durée (heures)
Durée de validité du
certificat
Nombre minimum
d’inscrit pour confirmer
la session
Catégorie Formation
Produit ou service
Nom de la formation.
Référence automatique personnalisable dans la
configuration du module Agefodd.
Référence interne au centre de formation.
Voir le chapitre « Gestion des certificats », page 31
Entre en considération dans le code couleur des
statistiques.
Sélection d’une catégorie à laquelle appartient la
formation.
Service Dolibarr permettant la facturation des
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
associé
sessions de formation par l’utilisation de Dolibarr en
tant que ERP.
Voir le chapitre « Visibilité des informations
financières », page52
La seconde partie de la page de création permet de renseigner différents champs :
Type de public
Méthode pédagogique
Document nécessaire
Équipement nécessaire
Pré-requis
Moyens pédagogiques
Sanction de la formation
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Ces champs seront repris dans les documents administratifs générés par Agefodd
présentés en annexes.
Les champs supplémentaires dont la création est proposée dans la configuration de
départ du module Agefodd (voir le chapitre « Paramétrage des attributs
supplémentaires », page 12) apparaissent ici :
« Champ supplémentaire formation » : Par exemple, il est possible de
paramétrer l’affichage d’une liste déroulante permettant de sélectionner
« initiale », « continue » et « alternance ».
Terminer la procédure en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Les objectifs pédagogiques de la formation peuvent être enregistrés dans le tableau
en dessous des champs précédemment remplis en cliquant sur le + puis en
enregistrant avec l’icône .
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE RÉCAPITULATIVE D’UNE FORMATION
Une fois la formation créée, la fiche formation s’affiche. Cette fiche sera désormais
accessible depuis le menu secondaire « catalogue de formation » et le lien de menu
« formations actives ».
La fiche du site affiche les onglets « fiches », « sessions de formation », «
administratives ». Elle offre la possibilité de modifier, supprimer et archiver et cloner la
formation en cliquant sur le bouton adéquat.
L’onglet « fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur la
formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :
Le bouton « modifier » ré-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter et de
supprimer des informations.
o
En modification de la fiche formation, vous pouvez définir une couleur à
la formation. Cette couleur sera reprises pour l'intitulé de la formations
dans les listes de sessions. Vous pouvez également déterminer des
objectif de formations et éditer les programmes de formations.
Le bouton « supprimer » effacera la formation de la base de données. Elle
n’apparaîtra plus dans aucune liste et ne pourra plus être sélectionnée.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement de la formation
dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des formations
actives.
Remarque : Une formation archivée peut être réactivée : Le bouton
« archiver » de la fiche d’une formation active devient sur la fiche d’une
formation archivée « activer ». La liste des formations archivées est accessible
depuis la page d’accueil du menu secondaire « catalogue des formations » en
cliquant sur le lien « afficher les formations archivées ».
Le bouton « générer le programme de formation »permet la création
automatique du programme de formation reprenant toutes les informations
nécessaires enregistrées lors de la création de la formation. Le programme de
formation est affiché en cliquant sur l’icône .
L’onglet « sessions de formation » affichera, après leur création, la liste des
sessions de formation créées, quel que soit leur statut.
L’onglet « tâches administratives » affichera la liste des tâches afférente aux
sessions enregistrée de cette formation.
(Voir chapitre Création d’une session de formation, page 32).
L'onglet « formateur » permet d'affecter des formateurs à une formation avec les
icônes d'édition : sélectionnez le formateur à affecter et cliquez sur le + pour l'ajouter,
sur le – pour le retirer.
L'onglet « module » permet de détailler la formation. Un module est en fait une
partie d'une formation. L'ajout de module demande la création d'une position, d'un
titre, d'un objectif pédagogique et de son contenu.
Si une formation possède des modules, lors de la génération des documents
PDF :
• Le document « programme de formation » simple reprendra le titre des
modules dans la section programme.
• Le document « programme de formation » avec module affichera le
descriptif complet des module sur d'autre pages
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GESTION DES CERTIFICATS
La gestion des certificats est utile dans le cas de formations qui doivent être
renouvelées pour rester valables.
Si le certificat requiert plusieurs épreuves examinées durant la session (par exemple
théorique et pratique), ces informations sont à enregistrer dans le dictionnaire « Type
de certificat ».
Agefodd propose la gestion des certificats par formation et par participant au sein des
sessions de formation.
La durée des certificats est définie dans la page de création des formations.
A l’issue de la session de formation, les informations concernant les certificats sont
enregistrées dans la fiche récapitulative de la session de formation pour chacun des
participants. Le module propose aussi l’enregistrement d’une date d’alerte.
Ces informations seront utilisées pour générer les documents « certificat ».
Pour permettre le suivi des stagiaires, une boite d’information présente sur la page
d’accueil de Dolibarr affiche la liste des certificats dont la validité arrive à terme dans
un délai paramétrable.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CRÉATION D’UNE SESSION DE FORMATION
Une fois les formations enregistrées dans le catalogue, les sessions de formation
peuvent être programmées.
Les liens de menu secondaire « sessions de formation »affiche les listes de toutes les
sessions de formation en fonction de leur statut :
Les liens de menu « sessions envisagées », « sessions confirmées », « sessions non
réalisées », « sessions réalisées » et « sessions archivées » pour afficher les sessions
directement triées selon leur statut.
Le lien de menu « archivage par année » permet l’archivage en masse de plusieurs
sessions triées par année.
Le lien de menu «nouvelle session » pour créer une session.
Le lien de menu « statistiques » affiche un tableau de bord.
Le lien de menu « Suivi administratif » affiche la liste des tâches administratives
afférentes aux sessions de formation avec affichage des « tâches en retard »,
« urgentes », « à planifier » et « en cours » :
CRÉATION
La page de création d’une session de formation est accessible depuis le menu
principal « formation », menu secondaire « session de formation », lien « nouvelle
session » :
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La page de création s’affiche :
Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Lieu
Intitulé de la
formation
Type de la formation
Commercial en charge
Dates de début et fin
Site de formation si enregistré dans Agefodd et lien de
création le cas échéant.
Nom de la formation enregistrée dans le catalogue.
Sélection du type de formation (intra-entreprise ou interentreprise).
Le type de formation est paramétrable dans
les attributs supplémentaires des sessions de formation.
Utiles à des fins statistiques dans Dolibarr.
Client et contact
Demandeur et contact
Service associé
Durée
Nombre de places
disponibles
Commentaire
Statut de la session
Service de Dolibarr permettant la facturation des
sessions de formation par l’utilisation de Dolibarr en tant
que ERP.
Entre en considération dans le code couleur des
statistiques.
Commentaire privé qui n’apparaîtra pas sur les
documents.
« Envisagée » par défaut. Cette valeur reste modifiable
dans le paramétrage du module Agefodd. (Voir
« Paramétrage des variables du module », page 9)
Terminer la procédure en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Une fois la session de formation enregistrée, la page affiche la fiche de la session à
l’état modifiable. Des informations complémentaires peuvent être saisies puis
enregistrées telles que :
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Confirmation de commandes Dolibarr aux fournisseurs (formateurs et sites de
formations) par case à cocher et dates de réalisation des tâches :
Gestion des coûts : ces informations sont liées à Dolibarr à des fins de gestion
et de statistiques.
Calendrier des sessions au statut enregistré précédemment (« envisagée » par
défaut) qui permet de définir les plages horaires de la session en utilisant les
plages définies par défaut dans le paramétrage du module ou modifiable dans
le tableau. Pour sélectionner les plages prédéfinies, il suffit de cocher la case en
bout de ligne à gauche. (Voir le chapitre «Paramétrage des horaires des
sessions de formation » page 12)
La liste des sessions de formation créées est accessible depuis le lien de menu
secondaire « sessions de formation » :
Le code couleur rouge ou vert à droite indique si le nombre de participant minimum
est atteint pour la session de formation.
Aussi, à l’issue du premier enregistrement de la page de création, il est possible
d’attribuer une couleur à la session. Cette couleur sera affichée dans la colonne « Id »
pour permettre un meilleur repérage dans les listes.
FICHE RÉCAPITULATIVE D’UNE SESSION DE FORMATION
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Une fois la formation créée, la fiche formation s’affiche. Cette fiche sera désormais
accessible depuis le menu secondaire « session de formation » et le lien de menu
« session … » correspondant au statut de la session nouvellement créée :
« envisagée », « confirmée », « non réalisée », « réalisée » ou « archivée ».
La première partie de la fiche montre les informations reprises depuis le formation,
enregistrées lors de la création de la session, et les informations qui seront ajoutées à
la suite depuis ses onglets, tels que les participants et les formateurs :
La fiche de session de formation affiche les onglets « fiches », « participant »,
« certificats », « formateurs », « suivi administratif », « documents liés », « documents
par participant », « envoi documents », « fichier joints » et « gestion des coûts », et
une barre d’état d’avancement de la réalisation des tâches administratives.
La barre d’état d’avancement des tâches administrative sera gérée par la validation
successive des différentes catégories de tâches.
La fiche récapitulative offre la possibilité de modifier la fiche, modifier les participants
et la subrogation, modifier les formateurs, cloner et archiver la session, ainsi qu’un
bouton historique en cliquant sur le bouton adéquat.
L’onglet « fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur la
session de formation. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :
Le bouton « modifier » ré-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter et de
supprimer des informations.
Le bouton « modifier les participants et la subrogation » affiche la page de
l’onglet « participant ».
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Le bouton « modifier les formateurs » affiche la page de l’onglet « formateur »
Le bouton « supprimer » effacera la formation de la base de données. Elle
n’apparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus être sélectionnée.
Le bouton « historique » affiche la page de l’onglet « envoi de documents ».
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement de la session de
formation dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des
sessions de formations sauf au statut « archivé ».
Remarque : Une session de formation archivée peut être réactivée : Le bouton
« archiver » de la fiche d’une session de formation active devient sur la fiche
d’une session de formation archivée « activer ». La liste des sessions de
formation archivées est accessible depuis la page d’accueil du menu secondaire
« catalogue des formations » en cliquant sur le lien « afficher les sessions de
formations archivées ».
L’onglet « participant » affichera la liste des participants à la session de formation.
Sur cette fiche, des boutons sont accessibles :
Le bouton « modifier les participants » donne accès à de nouveaux onglets :
o
Le bouton « ajouter un participant enregistré » affiche un cadre d’ajout
de participant enregistré dans Agefodd :
Ce bouton est fonctionnel si un participant déjà dans la base de
participants Agefodd. Les listes déroulantes permettent de sélectionner
l’entreprise du participant, son statut (prospect, accord verbal, confirmé,
présent, partiellement présent, non présent ou annulé). Terminer
l’enregistrement d’un nouveau participant en cliquant sur l’icône .
L’ajout du contact d’un tiers Dolibarr dans Agefodd se fait par le lien de menu
« nouveau depuis contact » du menu gauche « participants ».
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
La procédure est alors de sélectionner dans la liste déroulante le contact à enregistrer
en tant que participant à la formation et sélectionner la session à laquelle il sera
enregistré :
Cette option est aussi disponible depuis la l’onglet « participant » de la fiche de la
session de formation, bouton « ajouter un participant ».
Le bouton « nouveau participant » permet d’accéder à la page de
création d’un nouveau participant à la session de formation dans
Agefodd, avec option d’enregistrement d’un contact existant (vue
dans le paragraphe précédent) ou la création d’un nouveau
participant :
Option de création d’un tiers : possibilité de création directe d’un
tiers dans Dolibarr.
Cocher « non » pour simplement enregistrer un contact participant
à la session de formation.
Cocher « oui » pour créer en même temps un tiers et le contact
dans Agefodd.
Option de création de contact : possibilité de création d’un contact
du tiers dans Dolibarr.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Cocher « non » pour simplement enregistrer un nouveau
participant à la session.
Cocher « oui » pour créer en même temps un tiers et le contact
participant du tiers dans Agefodd.
Sélection de la session de formation. Ce champ peut être laissé
vide, sinon, à l’enregistrement du participant, il sera
automatiquement ajouté en tant que participant à la session de
formation sélectionnée.
Le bouton « enregistrer » permet l’enregistrement du nouveau
participant et affiche la page de l’onglet « participant » de la fiche
de la session de formation.
Le bouton « enregistrer et rester » permet l’enregistrement du
nouveau participant et revient sur la fiche d’ajout d’un nouveau
participant.
Le bouton « annuler » annule la création du nouveau participant.
o
Les boutons « changer le statut du participant à… » permet un accès
rapide à la modification du statut du participant.
Les participants ajoutés apparaissent en liste en bas de la page de l’onglet
« participants » de la fiche de la session de formation :
Le bouton « modifier la subrogation » permet d’enregistrer ou de modifier les
informations de subrogation en cochant les cases et sélectionnant les
informations nécessaires :
Valider l’enregistrement de chaque information successivement en cliquant sur
« Enregistrer ».
Remarque : Dans le cas d'une session Intra-entreprise la gestion de la subrogation se
fera sur la session directement. Dans le cas d'une formation inter-entreprise la gestion
de a subrogation se fera sur chaque participants (avec la contrainte d'une seule entité
de facturation par société lie aux participants)
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Le bouton « modifier les formateurs » affiche un tableau qui permet d’affecter à
la formation un ou des formateurs. Les listes déroulantes permettent de
sélectionner l’entreprise du formateur, son statut (prospect, accord verbal,
confirmé, présent, partiellement présent, non présent ou annulé) :
Terminer l’enregistrement d’un nouveau formateur en cliquant sur l’icône :
Les icônes permettent de modifier le formateur précédemment enregistré ( ), de
supprimer le formateur enregistré ( ) ou d’aller sur la fiche de l’onglet « Formateur »
de la fiche de la session de formation.
Le bouton « supprimer » permet d’effacer la session de formation et toutes les
informations enregistrées sur sa fiche.
Le bouton « historique » affiche la liste tous les évènements liés à la session de
formation.
Le bouton « cloner » permet de créer une nouvelle session de formation
reprenant les informations de la première pour les modifier.
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement de la session de
formation dans la base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des
sessions de formations sauf au statut « archivé ».
L’onglet « certificat » affiche la liste des participants et les informations relatives à
leurs certificats :
Les icônes permettent d’éditer les informations des certificats pour les modifier ( ),
de supprimer la certification ( ) et d’enregistrer après édition les informations ( ).
Voir « Gestion des certificats, page 31.
L’onglet « formateur » affiche la liste des formateurs enregistrés pour la session de
formation et les dates de celle-ci :
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Cliquer sur les icônes permet de changer le formateur de la session ( ), de supprimer
le formateur pour cette session ( ) et d’afficher les détails des plages horaires de la
session de formation du formateur ( ) :
Le bouton « remplacer par le calendrier de la session » permet d’enregistrer le
formateur sur toutes les journées programmée de la session de formation en un clic et
évite la saisie de toutes les demi-journées :
Les mêmes options d’édition, suppression et modification apparaissent à chaque fois.
L’onglet « suivi administratif » affiche la liste des tâches administratives liées à la
session de formation :
La liste des tâches définies dans la configuration du module Agefodd et dans la
création de la session de formation est affichée avec une barre d’état d’avancement.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Les tâches sont cliquables afin d’enregistrer leur dates de réalisation (début et fin).
La liste affiche pour chaque tâche :
Le code couleur en fonction de la date limite définie :
L’intitulé des tâches classées par catégories hiérarchisées. Une catégorie
correspond à un carré de la barre d’avancement des tâches.
Colonnes de date de début et fin
Icônes à transformer manuellement en fonction de l’avancement des tâches :
et
La page affiche deux boutons :
Le bouton « créer » permet de personnaliser la liste des tâches d’une formation
par la création d’une tâche dans une catégorie existante. Cette tâche ne sera
présente que dans la liste des tâches de la session de formation pour laquelle
elle est créée.
Le bouton « Remplacer par les tâches administratives standard » sert à revenir
à la liste des tâches définies dans Agefodd par défaut à la configuration dans le
cas ou des tâches spécifiques auraient été créées à l’enregistrement de la
formation ou de la session.
L’onglet « documents liés » affiche, sous forme de tableaux, la liste des documents
nécessaires au bon déroulement de l’action de formation pour toutes les parties.
D'abord, les documents communs à tous les participants à une session de formation,
puis les documents pour chacun des participants.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Les documents sont générés à partir des informations enregistrées lors de la
configuration du module Agefodd (en-tête, « tampon » et pied de page…), lors de la
création des formations (programme de la formation), lors de la création des sites de
formation (conseil pratiques) et lors de la création des sessions de formation (date et
horaires).
Signification des icônes :
: ouvre le document généré au format .pdf.
: permet de régénérer le document. Cette commande est nécessaire si
les informations contenues dans le document ont été modifiées.
: supprime le document généré.
: permet d’enregistrer des modifications
: génère le document au format .pdf.
: permet de lier un document existant dans Dolibarr (proposition
commerciale, commande, facture…) à la liste des documents de la session.
Pour plus de simplicité, la liste déroulante indique le numéro, le tiers, le
montant et le statut du document.
Remarque : Il est possible de créer plusieurs conventions de formation. Les icônes
relatives à la même convention de formation se trouvent sur la même ligne. En
dessous, l’icône permettant la création d’une nouvelle convention de formation pour la
même session de formation.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Le lien « lier un document » affiche dans la page de l’onglet « documents liés » un
tableau permettant d’enregistrer le document Dolibarr nécessaires au module
Agefodd pour générer tous les documents nécessaires :
La sélection du document s’effectue par la liste déroulante et l’enregistrement par
l’icône .
: alerte l’utilisateur qu’un document Dolibarr est manquant et ne peut donc pas être
ajoutée à la liasse administrative. Cliquer sur l’icône amène sur la page de création du
document à manquant.
Remarque : la convention de formation peut être modifiée/ complétée par
l’organisme de formation en cliquant sur l’icône :
Terminer les modifications en cliquant sur le bouton « Enregistrer »
Cas particulier : Dans le cas d’une formation prise en charge par un OPCA, un
tableau supplémentaire s’affiche :
L’icône ouvre une boite de dialogue comprenant les informations nécessaires à la
création de la facture à adresser à l’OPCA :
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
La boite de dialogue propose la création d’une facture dans Dolibarr avec les options
affichées.
L’onglet « documents par participant » affiche sous forme de tableaux la liste des
documents nécessaires à chaque stagiaire pour le bon déroulement de l’action de
formation :
Les icônes sont les même que celles utilisées pour l’onglet précédent. Il est possible
de générer les documents par utilisateur ou d’utiliser les boutons présents pour
générer les documents de tous les participants à la session de formation en utilisant
les boutons « générer toutes les convocations » et « générer toutes les attestations ».
La page propose enfin les boutons d’envoi des documents par courriel dans Dolibarr.
L’onglet « envoi par courriel » affiche sous forme de tableau par participant et
commun la liste des documents et le lien d’envoi du document par courriel :
L’envoi de courriels est une fonctionnalité native de Dolibarr.
L’onglet « documents joints » est un onglet natif dans Dolibarr. Il permet le
stockage de documents dans la fiche des éléments.
L’onglet « gestion des coûts » affiche les tableaux permettant de lier ou de créer
les factures fournisseur dans Dolibarr relatives à la session de formation :
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
L’icône ouvre la ligne permettant d’enregistrer le produit dans la facture
fournisseur à créer. Le destinataire de la facture est proposé par la liste déroulante.
Terminer la procédure de création en cliquant sur le bouton « Créer le facture
fournisseur ».
L’icône
permet la liaison de documents existant dans Dolibarr.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
MENU « AGENDA DES SESSION »
Agefodd propose un menu « agenda des sessions »
L’affichage reprend celui de l’agenda Dolibarr avec option de filtrage et différentes
vues : « vue mois », « vue semaine », « vue jour », « vue session par formateur » ou
encore « vue liste ».
Outre les différences d’affichage entre les agendas, les champs de tri sont différents
selon les liens cliqués :
Agenda des sessions :
Agenda par formateur :
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
AGENDA DES SESSIONS
Le lien de menu « Agenda des sessions » : Affiche la page de toutes les sessions de
formation filtrables, quel que soit leur état : « envisagée », « confirmée », « non
réalisée », « archivée » avec options de filtrage. Les options de filtrage sont prises en
compte après avoir cliqué sur les boutons de sélection de vue.
Remarque : L’affichage des sessions dans l’agenda est conditionné par
l’enregistrement d’un calendrier à la session.
Le code couleur indique le statut de la session de formation :
Session envisagée : BEIGE
Session confirmée : VERT
Session non réalisée : ORANGE
Session réalisée : BLEU
Session archivée : GRIS
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
AGENDA PAR FORMATEUR
Le lien de menu « Agenda par formateur » affiche l’agenda de toutes les sessions d’un
formateur après sélection de celui-ci dans la liste déroulante et validation par bouton
de vue.
Le paramètre de gestion du temps des formateurs (voir chapitre « Paramétrage des
variables du module », page ) influence l’affichage des agendas :
S’il est activé, l’agenda affichera le planning de toutes les sessions du
formateur,
S’il est désactivé, les éléments affichés sur l’agenda seront les informations
présentes dans les sessions de formation (voir paragraphe précédent).
Le code couleur indique le statut du formateur pour chacune des sessions :
Prospect : BEIGE
Accord verbal : VERT CLAIR
confirmé : VERT VIF
présent : BLEU VIF
Partiellement présent : BLEU CLAIR
Non présent : ORANGE
Annulé : ROUGE
AGENDA SESSION POUR FORMATEUR
Le lien de menu « Agenda session pour formateur » affiche l’agenda de toutes les
sessions d’un formateur si celui-ci est enregistré en tant qu’utilisateur Dolibarr.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
MENU « CURSUS »
Un cursus est un ensemble de formations que l’on peut regrouper afin de s’assurer du
suivi par un participant de toutes les formations d’un cursus ou afin que les
participants suivent une formation globale selon un ordre défini.
Agefodd propose la gestion des cursus de formation. L’accès se fait depuis le menu
gauche « cursus ».
Le lien de menu « Liste de cursus » affiche la liste des cursus enregistrés avec un
bouton de création
Le lien de menu « Nouveau cursus » affiche la page de création d’un nouveau cursus.
CRÉATION
La page de création d’un cursus requiert une référence interne et l’intitulé d’un cursus.
Terminer la création en cliquant sur le bouton « enregistrer ».
FICHE RÉCAPITULATIVE D’UN CURSUS
Une fois le cursus créé, la fiche du cursus s’affiche. Cette fiche sera désormais
accessible depuis la liste des cursus en cliquant sur le lien de menu « liste des
cursus ».
La fiche du cursus affiche les onglets « fiches », « participants ». Elle offre la possibilité
de modifier, supprimer et archiver le cursus en cliquant sur le bouton adéquat. Aussi,
une liste déroulante et un bouton d’ajout permet d’enregistrer les formations à
intégrer dans le cursus créé.
L’onglet « fiche » est le récapitulatif des informations générales enregistrées sur le
cursus. Sur cet onglet, des boutons sont accessibles :
Le bouton « modifier »ré-ouvre la fiche et permet de corriger, ajouter ou
supprimer des informations.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Le bouton « supprimer » effacera le cursus de la base de données. Il
n’apparaitra plus dans aucune liste et ne pourra plus être utilisé. Il restera lié
aux formations qui le compose sans que sa fiche ne soit accessible puisque
supprimée.
Le bouton « archiver » permet de conserver l’enregistrement du cursus dans la
base de données, mais de ne pas l’afficher dans la liste des cursus.
Remarque : Un cursus archivé peut être réactivé : Le bouton « archiver » de la fiche
d’un cursus actif devient sur la fiche d’un cursus archivé « activer ». La liste des
cursus archivés est accessible depuis la page d’accueil du menu secondaire « Cursus »
en cliquant sur le lien « afficher les sites archivés ».
L’onglet « participants » affiche la liste des participants inscrit au cursus avec un
bouton d’ajout de participant à ce cursus.
La liste affiche ainsi la liste des participants ajouté au cursus et indique le nombre de
sessions de formation auxquelles chacun des stagiaires a été inscrit et le nombre de
sessions à programmer pour compléter le cursus.
Parallèlement, l’enregistrement de participants à un cursus peut être géré depuis les
fiches « participant » en sélectionnant le cursus dans la liste déroulante et en cliquant
sur le bouton « ajouter ».
Cliquer sur l’icône permet l’ouverture d’une page de détail du cursus, avec les icônes
de création de nouvelle session de formation relative aux formations manquant au
stagiaire pour compléter son cursus et un bouton de génération d’attestation de
formation au cursus sur le modèle de l’attestation de formation présenté en annexes.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
DONNÉES FINANCIÈRES DES SESSIONS DE FORMATION
CALCUL DE MARGE
Agefodd permet d'affiner le calcul des marges des sessions de formation avec
l'enregistrement de produits dans des catéogries spécifiques.
Dans le paramétrage du module, onglet “produits de frais (calcul marge) est indiquée
la catégorie dans laquelle enregistrer les produits et services pour leur prise en
compte ou non dans le calcul de marges.
Les produits et services enregistrés dans ces catégories seront exclus du calcul des
prix de vente et d'achat de la session.
VISIBILITÉ DES INFORMATIONS FINANCIÈRES
POUR LES UTILISATEURS
Une permission utilisateur permet de masquer les informations financières sur les
fiches des sessions de formation.
Dans la fiche utilisateur, si la permission est accordée, les informations financières
seront présentes dans les lignes de la fiche de la session de formation.
DANS LES CONVENTIONS DE FORMATION
• Une case à cocher permet d'"Afficher uniquement la ligne avec produit/service
identique à celui de la session sur la convention dans le chapitre des
dispositions financières" dans les fiches des sessions de formations, "Elément
financier (validé ou signé) à utiliser pour la convention". Cette fonctionnalité
requiert un produit/service lié à la session de formation.
• Une option dans le paramétraged u module permet l'affichage horaire HT et TTC
du montant de la formation dans la convention de formation.
Pour afficher ces information détaillée, activer le paramètre “Ajouter dans
description produit Taux Horaire total HT et TTC dans la proposition commerciale
et/ou la commande et facture” dans l'administration du module
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
SYNTHÈSE SIMPLIFIÉE DU WORKFLOW DU MODULE
AGEFODD
Création des tiers, contacts et services dans Dolibarr. Les tiers cités ci-dessus peuvent
aussi être créés en direct lors de la création d’une session de formation.
Tiers clients :
o
o
o
OPCA
Entreprises clientes (si stagiaires salariés, sinon la création d’un contact
particulier suffit)
Contact des entreprises clientes ou particulier (futurs stagiaires)
Tiers fournisseurs :
o
o
o
o
Entreprises du formateur (si formateur salarié, sinon la création d’un
contact particulier suffit)
contact de l’entreprise du formateur ou du formateur indépendant
Entreprise de location du site de formation et contact
Centre de formation lui-même si formateur et site de formation en interne
Services
Utilisateur si le centre de formation a un formateur en interne avec accès à
Dolibarr
Création des formations dans le catalogue
Création des sessions de formation, dates, horaires, tiers et site
Enregistrement des formateurs, site de formation et stagiaires avec création des devis,
commandes et factures
Modification des statuts (prospect, confirmé, annulé…) des tiers concernés (site de
formation, formateur, stagiaires)
Enregistrement des participants
Modification de la subrogation
Édition des documents administratifs nécessaires à l’instant t (programmes de
formation, convention de formation, convocation…)
Modification du statut des participants
Édition des documents de clôture administrative
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Enregistrement des règlements
Archivage de la session de formation
Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
AUTRES FONCTIONNALITÉS
LIAISON DE DOCUMENTS
Les fiches des propositions commerciales, commandes et factures affichent un onglet
“session de formation”. Depuis cet onglet, vous pouvez sélectionner la session de
formation dans la liste déroulante.
Cette sélection permettra d'ajouter au PDF du document le programme de formation.
EXPORT DE DONNÉES
Les données du module Agefodd peuvent faire l'objet d'un export avec l'outil d'export
natif de Dolibarr.
Depuis le menu Outils > Assistant export > Nouvel export, vous pouvez extraire les
données relatives aux participants, aux certificats et aux sessions.
AJOUT D’ONGLETS
L’utilisation du module Agefodd dans Dolibarr ajoute des onglets « session de
formation » sur les fiches tiers (client et fournisseur), avec option de création d’une
nouvelle session de formation, et sur les fiches commande et devis et un onglet
« cursus » sur les fiches tiers.
CHAMPS DE RECHERCHE DANS LE MENU GAUCHE
Le module Agefodd ajoute sur la page d’accueil de Dolibarr des champs de recherche
des formations par numéro d’ordre (id) ou par participant :
BOITES D’INFORMATIONS EN PAGE D’ACCUEIL
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
Les sessions de formations sont enregistrées dans Dolibarr en tant qu’événements
(voir chapitre « Différents paramétrages du module » page ) et apparaissent donc
dans la boite des derniers événements enregistrés :
Le paramétrage des boites s’effectue depuis l’administration de Dolibarr : accueil/
configuration/ boites et permet de définir leur affichage et le nombre d’éléments
affichés.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
MODULE COMPLÉMENTAIRE À AGEFODD DANS
DOLIBARR
Agefodd peut être utilisé avec le Module CustomTabs des patas-monkey disponible
sur le Dolistore.
Le module CustomTabs permet la création d’onglets supplémentaires dans les
principaux éléments de Dolibarr.
Le module CustomTabs est accessible depuis le menu « outils ». À utiliser pour créer
vos propres onglets, donnant accès aux informations paramétrées, sous forme de liste
ou de fiche.
L’affichage sous forme de fiche supporte l’ajout de templates. Il est aussi possible de
joindre un espace de Gestion Electronique de Documents (GED)
CustomTabs offre une gestion des habilitations avancées en fonction des utilisateurs et
groupes.
CustomTabs permet, outre la création, l’importation et l’exportation d’onglets au
format XML.
Pour toute création d’onglets personnalisés, contactez-nous sur patas-monkey.com.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CustomTabs est disponible en téléchargement sur le Dolistore. Un guide utilisateur est
disponible en téléchargement sur patas-monkey.com.
Agefodd peut être utilisé avec le Module Multi-société 3.5 de Régis HOUSSIN
disponible sur le Dolistore.
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
ANNEXES
LISTE DES PRINCIPAUX DOCUMENTS GÉNÉRÉS
AUTOMATIQUEMENT PAR LE MODULE AGEFODD (NON
EXHAUSTIVE)
Lettre de mission formateur...................................................................................53
Programme de la formation....................................................................................54
Conseils pratiques..................................................................................................55
Fiche de présence..................................................................................................56
Fiche de présence vide...........................................................................................57
Fiche de présence (format paysage)......................................................................58
Fiche de présence Avec signature des formateurs.................................................59
Fiche d’évaluation..................................................................................................60
Convention de formation........................................................................................61
Convocation........................................................................................................... 66
Courrier accompagnant l’envoi des conventions de formation..............................67
Courrier accompagnant l’envoi du dossier d’accueil..............................................68
Etat d'emargement collectif...................................................................................69
Etat d'emargement individuel................................................................................70
Attestation de formation........................................................................................71
Courrier accompagnant l’envoi du dossier de clôture............................................72
Certificat................................................................................................................. 73
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
LETTRE DE MISSION FORMATEUR
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
PROGRAMME DE LA FORMATION
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CONSEILS PRATIQUES
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE DE PRÉSENCE
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE DE PRÉSENCE VIDE
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE DE PRÉSENCE (FORMAT PAYSAGE)
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE DE PRÉSENCE AVEC SIGNATURE DES FORMATEURS
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
FICHE D’ÉVALUATION
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
CONVENTION DE FORMATION
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CONVOCATION
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COURRIER ACCOMPAGNANT L’ENVOI DES CONVENTIONS DE FORMATION
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
COURRIER ACCOMPAGNANT L’ENVOI DU DOSSIER D’ACCUEIL
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ETAT D'EMARGEMENT COLLECTIF
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Guide Utilisateur du Module Agefodd – Gestion de formations
ETAT D'EMARGEMENT INDIVIDUEL
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ATTESTATION DE FORMATION
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COURRIER ACCOMPAGNANT L’ENVOI DU DOSSIER DE CLÔTURE
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CERTIFICAT
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pour tous types de commerces et sociétés de services
Nos modules en diffusion sur le DoliStore :
Assortiment
Migrate to PostgreSQL
Single Login
Facture avec poids
MailJet for Dolibarr
MailChimp pour Dolibarr
Catégories sur les contacts
Agefodd* **
Agenda Dolibarr vers Agenda Blue Mind
PDF de proposition commerciale avec fiche produit/service
Affaires*
eMailing : Sélecteur de destinataire avancé
Suivi consommation Gazoil *
Florian HENRY
06 03 76 48 07 – florian.henry@open-concept.pro
* Démonstration EN LIGNE sur HTTP://DEMO.OPEN-CONCEPT.PRO/
** GUIDE UTILISATEUR de nos modules disponible EN TÉLÉCHARGEMENT SUR NOTRE SITE :
http://www.open-concept.pro/images/doc/Manuel Utilisation - Agefodd- FR.pdf
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Historique des modifications
CRÉDITS
Version Date Commentaires
2 Octobre
2015
Mise à jour selon changelog Agefodd 2.1.14 pour Dolibarr
3.7
Auteur
Romain DESCHAMPS
r.deschamps@patas-monkey.com
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Assortiment
Migrate to PostgreSQL
Single Login
Facture avec poids
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MailChimp pour Dolibarr
Catégories sur les contacts
Modèle de courriers* **
Agenda Dolibarr vers Agenda Blue Mind
PDF de proposition commerciale avec fiche produit/service
Affaires *
eMailing : Sélecteur de destinataire avancé
Suivi consommation Gazoil *
Florian HENRY
06 03 76 48 07 – florian.henry@open-concept.pro
* Démonstration EN LIGNE sur HTTP://DEMO.OPEN-CONCEPT.PRO/
** GUIDE UTILISATEUR de nos modules disponible EN TÉLÉCHARGEMENT SUR NOTRE SITE :
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