SACCOS_Traing_Guide

Mwongozo wa Mafunzo ya SACCOS
77
[d]
Taratibu na kanuni za kuendesha kikao
‣ Mwenyekiti ndiye anayeongoza kikao.
‣ Katibu ndiye atakayeandika muhtasari wa kikao.
‣ Katibu atamthibitishia mwenyekiti akidi ya kikao na kumwomba afungue kikao.
‣ Katibu atasoma ajenda ya kikao ikiwa ni pamoja na kufungua kikao, kuridhia ajenda, kusoma
muhtasari wa kikao kilichopita, yatokanayo na muhtasari wa kikao kilichopita, ajenda mpya na
kufunga kikao.
‣ Mwenyekiti atawaomba wajumbe wazithibitishe [waridhie] ajenda za kikao.
‣ Katibu atasoma muhtasari wa kikao kilichopita.
‣ Mwenyekiti atatoa nafasi ya kufanya masahihisho ya muhtasari ulichopita.
‣ Baada ya wajumbe kuuthibitisha muhtasari wa wa kikao kilichopita mwenyekiti ataweka saini.
‣ Kwa idhini ya mwenyekiti, katibu atasoma taarifa ya yatokanayo.
‣ Mwenyekiti atawaongoza wajumbe kujadili ajenda mpya za kikao hicho moja baada ya
nyingine.
‣ Baada ya kujadili ajenda zote mwenyekiti atafunga kikao rasmi.
[e]
[f]
Mambo muhimu ya kuzingatia katika kikao
Mwenyekiti ahakikishe anaongoza kikao kwa kuzingatia muda.
Mwenyekiti atoe fursa kwa wajumbe kuchangia hoja yeye atahitimisha [kufikia mwafaka wa
azimio].
Ukaaji wa kwenye kikao uwe nusu duara ili kurahisisha mawasiliano baina ya mwenyekiti na
wajumbe wa kamati.
Uandishi wa muhtasari wa kikao
Vipengele muhimu kwenye muhtasari wa kikao:
‣ Kichwa cha muhtasari [kikao gani cha nini, kimefanyika wapi na tarehe ya kikao].
‣ Waliohudhuria.
‣ Wasiohudhuria kwa sababu.
‣ Maelezo ya ajenda moja baada ya nyingine.
‣ Zingatia kila ajenda iwe na namba ya ajenda na mwaka husika, kichwa cha habari cha ajenda,
maelezo kwa ufupi na maazimio yaliyofikiwa.
‣ Mwisho wa muhtasari kuwe na sehemu ya kuthibitisha kwa mwenyekiti na katibu kuweka
saini.
UMETHIBITISHWA
Mwenyekiti……………………
Katibu…………………….
Tarehe……………………