Grupo Datco-configuracion learn Manual
Grupo Datco Interservices Módulo: Learn Número de Entregable: 001 Nombre de Entregable: Documentación modelo de configuración Fase del proyecto: Configuración Indicar anexos al entregable cuando aplique: Autor: Consultor / Responsable Walter Hugo Rodriguez Observaciones: 1
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<strong>Grupo</strong> <strong>Datco</strong> Interservices<br />
Módulo: Learn<br />
Número de Entregable: 001<br />
Nombre de Entregable: Documentación modelo de configuración<br />
Fase del proyecto: Configuración<br />
Indicar anexos al entregable cuando aplique:<br />
Autor: Consultor / Responsable<br />
Walter Hugo Rodriguez<br />
Observaciones:<br />
1
INDICE<br />
1.0 Contenido del documento<br />
2.0 Carga de Archivos en formato Scorm desde FTP<br />
3.0 Creación de Planes y asociarle los cursos que corresponda<br />
4.0 Sincronizar Taleo Learn con Taleo Enterprise.<br />
5.0 Creación y administración de cursos presenciales.<br />
6.0 Modificación del diseño de páginas del Portal.<br />
7.0 Creación de Instructores.<br />
8.0 Creación de Categoría.<br />
9.0 Creación de Supervisores.<br />
10.0 Creación de encuestas y evaluaciones.<br />
11.0 Creación de Foros.<br />
12.0 Creación de <strong>Grupo</strong>s.<br />
13.0 Configuraciones de <strong>learn</strong>.<br />
2
1. Contenido<br />
El contenido de este manual permitirá al usuario realizar la configuración del Módulo de Learn a fin de poder<br />
generar una adecuada administración del centro de aprendizaje.<br />
1. CO<br />
2. Carga de Archivos vía FTP<br />
Pasos a seguir para bajar cursos de SCORM<br />
Subir primeramente los contenidos en carpetas de FTP<br />
De esta forma se suben los diferentes cursos a las carpetas de FTP que ICA-FLUOR tiene asignada en la nube de internet,<br />
mediante el programa FileZilla<br />
Este programa deberá poseer los siguientes datos de configuración<br />
Servidor: ftp://sftpinterservice.<strong>learn</strong>.taleo.net<br />
Nombre de usuario : Interservice y el pass 5U9k3gQh<br />
Con estos datos se accede de una forma mucho más ágil al repositorio que la nube tiene asignado para la importación de<br />
cursos scorm, los mismos deberán ser cargados en la librería Scorm<br />
3
Dentro del directorio<br />
Scorm se pueden definir<br />
las carpetas que<br />
contendrán los cursos de<br />
cada plan<br />
Del Lado izquierdo se ven las carpetas de la PC desde donde se cargan los contenidos a la carpeta de FTP<br />
Luego en taleo Learn los cursos son subidos siguiendo los siguientes pasos<br />
Se accede a la aplicación con el usuario y contraseña que están habilitados para la administración de Taleo Learn.<br />
4
Para administrar <strong>learn</strong> el<br />
usuario administrador deberá<br />
ingresar a esta liga, la cual solo<br />
el administrador tendrá<br />
visualización<br />
Se elige Panel de Control<br />
para acceder al menú de<br />
administración de Learn<br />
5
6
Planes cargados<br />
7
3. Creación de Planes y asociarle los cursos que corresponda<br />
A Través del panel de control por la opción de Aprendizaje Avanzado se elige el punto de Planes de Aprendizaje<br />
8
A través de la opción agregar<br />
plan se agrega un nuevo plan<br />
Se pone el nombre y<br />
la descripción que se<br />
desea aparezca para<br />
visualizar<br />
En Categoria se puede asociar<br />
el plan a una categoría, esto<br />
posibilita poder usar los filtros<br />
para localizar planes<br />
9
En la pestaña Asignaciones es donde se especifica que cursos, clases , certificados o evaluaciones estarán formando parte<br />
de este plan<br />
10
Acá se selecciona que tipo de<br />
objeto se va a buscar<br />
11
Aparecen los que ya están seleccionados y por agregar se podrán seleccionar nuevos<br />
En este caso no hay cursos (se entiende como tal aquellos que poseen un formato de curso, tener en cuenta que pueden<br />
haberse importado como scorm que si bien son cursos se importan como clase)<br />
12
3. Carga de Empleados en forma masiva<br />
Para proceder a la carga masiva de empleados en Taleo Learn, primero hay que trabajar sobre el layout que se utilizara para<br />
generar el archivo txt que Taleo usa para generar la carga<br />
El formato tendrá los campos que se utilicen para la carga siendo el nombre de usuario, contraseña y mail los que deben<br />
estar sin excepción.<br />
Una vez trabajado este Excel se deberá guardar como txt con tabulaciones<br />
13
Posteriormente de ingresa al panel de control<br />
14
Dentro del panel de control, en usuarios se elegirá la opción importación masiva de usuarios<br />
Una vez ahí se elegirá como tipo de importación: Actualizar archivo de texto, se selecciona el archivo txt que se acabó de<br />
generar desde el Excel.<br />
15
16
Posteriormente al continuar con la importación, aparecerá una pantalla donde se va seleccionando cada uno de los campos<br />
a importar.<br />
17
Al desmarcar y asignar cada columna a un campo de Taleo se realizan validaciones, ,en el ejemplo se ve que da error porque<br />
el campo usuario debe ser como minimo de dos posiciones<br />
18
Una vez seleccionados se elegirá el botón , continuar con importación a fin de que empiece el proceso de importación.<br />
Una vez que se oprime el botón anteriormente explicado, aparecerá la pantalla con la cantidad de usuarios nuevos y/o<br />
aquellos que ya existen y se están actualizando<br />
19
Como así también los usuarios que por algún motivo fallo su importación.<br />
Dentro de los usuarios que si se importaran, el proceso permite visualizarlos antes de realizar la carga, una vez, que se<br />
oprime el botón de agregar usuarios el proceso de carga ya empieza a importar esos usuarios a la aplicación.<br />
Una vez concluido el proceso , el sistema emite un mensaje que la importación a finalizado.<br />
20
A fin de comprobar que dicha importación se realizó correctamente se puede acceder a la opción usuarios y filtrar por algún<br />
campo que sea igual a los registros de usuarios importados, ejemplo el nombre del jefe<br />
Ahora se deberá agrupar a estos usuarios para poder posteriormente realizar las asignaciones en forma más sencilla.<br />
Para esto por ejemplo se decidió agrupar a estos usuarios/empleados por el nombre de su supervisor<br />
21
A fin de que este grupo pueda ser modificado por cualquier administrador, se debe adicionar como propietario a todos los<br />
que cumplirán dicha función, otra forma es no seleccionar la opción de que solo pueda ser editada por el propietario.<br />
22
La selección de criterios dinámicos permitirá realizar la búsqueda de usuarios que pertenecen a este grupo:<br />
23
Y de esta forma al grabar quedaran estos usuarios asociados al grupo<br />
Posteriormente por la opción de supervisor se asigna el grupo a este supervisor a fin de que en su opción Mi Equipo se vean<br />
estos usuarios que dependen de el.<br />
24
4. SINCRONIZAR TALEO LEARN CON TALEO ENTERPRISES<br />
Sincronizar Taleo <strong>learn</strong> con Taleo Enterprise<br />
A los efectos que ciertos cambios que se hayan realizado sobre Taleo Enterprise puedan ser vistos en Learn , existe<br />
una opción para sincronizar las aplicaciones en cualquier momento<br />
25
Para visualizar esto en Taleo podemos ingresar al siguiente link<br />
video portal <strong>learn</strong> 1.wmv<br />
Se podrá observar cada uno de los objetos que se han descripto en este punto<br />
26
5. CURSOS PRESENCIALES CARGA Y MANEJO<br />
PUNTOS A TENER EN CUENTA<br />
<br />
Certificado presencial atado a plan de aprendizaje<br />
Certificado Plan Capacitación Presencial Walter pc<br />
<br />
Certificado presencial atado a sesiones presenciales<br />
Certif_Presencial tmp-wltr-crse<br />
<br />
Créditos otorgados<br />
Créditos Capacitación Presencial (100) atado al evento “lección 01 Capacitación presencial Walter”<br />
Créditos Capacitación Presencial (1) atado a certif sesión presencial<br />
<br />
Categoría de Materiales<br />
Recursos Materiales para Capacitaciones Presencial<br />
<br />
eventos<br />
Eventos del mes de Julio<br />
<br />
seguimiento<br />
Seguimiento Informativo Cursos Presenciales Julio<br />
<br />
sesión<br />
Capacitación Curso 00001 ->> 2-3 julio2013<br />
27
1.- Definición de firmas electrónicas<br />
Detalle de firma<br />
electrónica<br />
2.-Definicion de<br />
Créditos para<br />
capacitaciones.<br />
3.-Definicion de<br />
Categoría para<br />
clasificar en búsquedas<br />
4.- Definición de<br />
Certificado con<br />
formato del<br />
curso<br />
28
Detalle del certificado<br />
29
5.- Definición de Categorías de materiales para impartición de capacitación presencial<br />
6.-Definicion de<br />
insumos para<br />
impartición de<br />
capacitación<br />
presencial<br />
7.-Definicion de<br />
eventos para el<br />
control de<br />
capacitación<br />
presencial (ej por mes)<br />
30
8.-Definicion de seguimiento para el control de capacitación presencial (ej por categoría/mes)<br />
Detalle de evento para capacitación presencial julio 2013<br />
31
Se puede editar<br />
posterior a la<br />
creación del evento<br />
con los datos<br />
mínimos necesarios<br />
las siguientes<br />
características:<br />
a) Ubicación<br />
física a ocuparse para<br />
la impartición del<br />
curso<br />
El calendario muestra<br />
la ocupación de los<br />
recursos para guiarse<br />
en la asignación.<br />
b) Insumos<br />
para la impartición<br />
del curso<br />
32
De acuerdo a la<br />
categoría de la sesión<br />
presencial es el filtreo<br />
de los insumos a<br />
poderse seleccionar<br />
c) Adición de<br />
inscripción a<br />
capacitación<br />
presencial (posterior a<br />
la edición de la<br />
asignación de<br />
recursos)<br />
(sale un warning …<br />
proseguir con<br />
confianza) es un enlace<br />
directo que trae la<br />
información del evento<br />
para disminuir pasos<br />
en la generación de la<br />
inscripción.<br />
33
9.-Generacion de la inscripción a capacitación presencial (se puede crear en el menú pero hay que escoger los datos<br />
predeterminados<br />
Lo importante de verificar son los valores de opciones<br />
34
a) Edición de alumnos<br />
en clase<br />
Asignación de<br />
empleados a<br />
capacitación presencial<br />
b) Asignación de<br />
categoría para<br />
búsquedas y<br />
categorización de<br />
inscripciones<br />
(reporteo)<br />
Como no se cambiaron<br />
los permisos de la<br />
inscripción los<br />
alumnos quedan<br />
nominados<br />
Si no se corrigiera<br />
queda un indicador de<br />
las nominaciones (en<br />
lugar de x número de<br />
inscripciones en la<br />
capacitación<br />
presencial)<br />
35
Al ocupar los<br />
indicadores adecuados<br />
los alumnos quedan<br />
inscritos y no tienen la<br />
posibilidad de darse de<br />
baja de manera<br />
autómata.<br />
Quedando como sigue:<br />
36
Y la parte interesante y bonita es que al terminar de guardar con los datos correctos aparecen en el dashboard<br />
(Inscripciones y asignaciones)<br />
Como un resumen de<br />
esto que se describe se<br />
anexan los siguientes<br />
videos<br />
TaleoLearn-<br />
Def_LearningPlans.wmv<br />
TaleoLearn-Def_ILT_Enrollments.wmv<br />
LearningPlan-Alma-01Plan_incompleto.wmv<br />
LearningPlan-Alma-02Plan_encurso.wmv<br />
LearningPlan-Alma-03EvaluacionGlobal.wmv<br />
6. Configurar las páginas del Portal<br />
Todo el portal se puede diseñar con la ayuda del editor que posee Taleo, en este video se puede ver por ejemplo como se<br />
realizar por dos caminos diferentes dicha configuración:<br />
cambiar diseño portal y paginas.wmv<br />
Así también se puede ver cómo cambiar Nombre a las páginas<br />
cambiar formato en las paginas.wmv<br />
7. Creación de Instructores<br />
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38
39
40
8. Creación de Categorías<br />
Mediante este link se<br />
accede a crear nuevas<br />
categorías<br />
Por este hipervínculo se<br />
accede a las propiedades<br />
de la categoría<br />
Mediante esta selección se<br />
puede ver y asignar los<br />
distintos tipos a la categoría<br />
41
9. Creación de Supervisores<br />
42
10. Creación de encuestas y evaluaciones<br />
43
A través del panel de control el administrador de Learn accede a la configuración de <strong>learn</strong><br />
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46
47
48
49
50
51
11. Creación de Reportes<br />
Para la creación de reportes se pueden utilizar los reportes pre-armados los cuales se pueden ejecutar teniendo en cuenta<br />
los filtros que en cada uno se realicen.<br />
A continuación se muestra un ejemplo del reporte de encuestan, donde se puede porteriormente descargarlo en los<br />
formatos que la herramienta posibilita, ejemplo Excel.<br />
Elegido el punto anterior se abren las opciones que tiene la herramienta para crear informes.<br />
52
En el ejemplo se ve como generar el informe de Asignaciones, que en este caso son las relacionadas con la asignación de<br />
encuestas<br />
53
54
La flechita señala que el<br />
informe se está generando<br />
55
56
11. Creación de foros<br />
57
Los foros son un mecanismo de discusión que pueden usar los usuarios para intercambiar mensajes dentro del portal<br />
Interno de Learn.<br />
A través del panel de control el administrador de Learn accede a la configuración de foros.<br />
Los foros que están activos son los marcados con :<br />
Cada uno de los foros puede ser diseñado para tener un Moderador, es decir que un Usuario pueda aprobar antes que otros<br />
usuarios vean los mensajes. Todos los mensajes publicados en los foros utilizan avisos de comunicación a través del correo<br />
electrónico.<br />
Es posible bloquear el foro para nuevos posteos de comentarios (marcado del check) o habilitar el foro para nuevos posteos<br />
58
Para hacer visibles en el Centro de Aprendizaje en la barra izquierda es posible habilitarlo o deshabilitarlo en el menú de<br />
opciones de configuración:<br />
Sin seleccionar el mostrado de los foros en el lado izquierdo se tiene la siguiente visualización del Centro de Aprendizaje<br />
59
La única forma de<br />
poder acceder a ellos<br />
es a través de la<br />
subpágina<br />
correspondiente<br />
vinculada al link<br />
“foros”<br />
Para manejar la visualización para foros se debe de utilizar la opción del objeto dinámico de la sección de la página<br />
60
En ella el objeto<br />
Fórums debe de<br />
presentarse “dentro de<br />
la pagina / embedded<br />
in page” además de<br />
“all fórums” lo cual<br />
implica visualización de<br />
todos los fórums<br />
activos en la<br />
configuración de<br />
Learn.<br />
inscribirlas para que solo aquellas que reciban la inscripción entren al foro<br />
Para que solo un grupo<br />
de personas acceda a<br />
un foro es necesario<br />
Para visualizar los<br />
usuarios que están<br />
inscriptos para este<br />
foro<br />
61
Posteriormente realizada la inscripción en la pagina de asignaciones el empleado inscripto vera la información del foro<br />
asignado de la siguiente forma<br />
62
Y desde ahí accede al foro<br />
Para que se puedan definir foros de entrada libre al definir un foro se hace la siguiente configuración ingresando que<br />
pueden ser visibles dentro de las listas de foros<br />
63
Como se observa solo son dos los foros visibles, pues asi están configurados para ser vistos por todos<br />
64
12. Configuracion de Learn.<br />
A continuación se podrá observar ciertas opciones que se pueden configurar dentro de <strong>learn</strong> para poder realizar funciones<br />
específicas que se quieran poner en línea<br />
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Eligiendo estas opciones<br />
hara que aparezca en las<br />
paginas el botón de lista<br />
de foros y sala de chat<br />
Para modificar formato de fechas se utiliza el campo de localización, cuanto duraran nuestras sesiones abiertas y la zona<br />
horaria que se utilizara.<br />
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En la pestaña de comunicaciones se definen contactos , el correo por defecto del cual saldrán las notificaciones y los alertas<br />
que quisiéramos generar y la configuración de esas notificaciones.<br />
En la tercera pestaña, permite realizar ciertas <strong>configuracion</strong>es para el modulo ITL (presenciales)<br />
En la cuarta pestaña se maneja los usuarios que serán propietarios de todo lo que en Learn se active<br />
67
Configuración de Curso<br />
68
En este punto se puede ir configurando las distintas opciones que poseen los cursos ya sea en forma general como aquellos<br />
generados por scorm<br />
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70
Opciones de Seguridad<br />
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Configuración general de planes de Aprendizaje<br />
Mediante esta simple configuración podemos establecer forzar secuencia, que esta sea por ejemplo alfabética y es<br />
vencimiento de los planes, la opción de comunicación de aprobación determina a quienes se les enviara mail para realizar<br />
aprobaciones y notificarles<br />
The End<br />
73
74