Grupo Datco-configuracion learn Manual

Grupo Datco Interservices
Módulo: Learn
Número de Entregable: 001
Nombre de Entregable: Documentación modelo de configuración
Fase del proyecto: Configuración
Indicar anexos al entregable cuando aplique:
Autor: Consultor / Responsable
Walter Hugo Rodriguez
Observaciones:
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INDICE
1.0 Contenido del documento
2.0 Carga de Archivos en formato Scorm desde FTP
3.0 Creación de Planes y asociarle los cursos que corresponda
4.0 Sincronizar Taleo Learn con Taleo Enterprise.
5.0 Creación y administración de cursos presenciales.
6.0 Modificación del diseño de páginas del Portal.
7.0 Creación de Instructores.
8.0 Creación de Categoría.
9.0 Creación de Supervisores.
10.0 Creación de encuestas y evaluaciones.
11.0 Creación de Foros.
12.0 Creación de Grupos.
13.0 Configuraciones de learn.
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1. Contenido
El contenido de este manual permitirá al usuario realizar la configuración del Módulo de Learn a fin de poder
generar una adecuada administración del centro de aprendizaje.
1. CO
2. Carga de Archivos vía FTP
Pasos a seguir para bajar cursos de SCORM
Subir primeramente los contenidos en carpetas de FTP
De esta forma se suben los diferentes cursos a las carpetas de FTP que ICA-FLUOR tiene asignada en la nube de internet,
mediante el programa FileZilla
Este programa deberá poseer los siguientes datos de configuración
Servidor: ftp://sftpinterservice.learn.taleo.net
Nombre de usuario : Interservice y el pass 5U9k3gQh
Con estos datos se accede de una forma mucho más ágil al repositorio que la nube tiene asignado para la importación de
cursos scorm, los mismos deberán ser cargados en la librería Scorm
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Dentro del directorio
Scorm se pueden definir
las carpetas que
contendrán los cursos de
cada plan
Del Lado izquierdo se ven las carpetas de la PC desde donde se cargan los contenidos a la carpeta de FTP
Luego en taleo Learn los cursos son subidos siguiendo los siguientes pasos
Se accede a la aplicación con el usuario y contraseña que están habilitados para la administración de Taleo Learn.
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Para administrar learn el
usuario administrador deberá
ingresar a esta liga, la cual solo
el administrador tendrá
visualización
Se elige Panel de Control
para acceder al menú de
administración de Learn
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Planes cargados
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3. Creación de Planes y asociarle los cursos que corresponda
A Través del panel de control por la opción de Aprendizaje Avanzado se elige el punto de Planes de Aprendizaje
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A través de la opción agregar
plan se agrega un nuevo plan
Se pone el nombre y
la descripción que se
desea aparezca para
visualizar
En Categoria se puede asociar
el plan a una categoría, esto
posibilita poder usar los filtros
para localizar planes
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En la pestaña Asignaciones es donde se especifica que cursos, clases , certificados o evaluaciones estarán formando parte
de este plan
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Acá se selecciona que tipo de
objeto se va a buscar
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Aparecen los que ya están seleccionados y por agregar se podrán seleccionar nuevos
En este caso no hay cursos (se entiende como tal aquellos que poseen un formato de curso, tener en cuenta que pueden
haberse importado como scorm que si bien son cursos se importan como clase)
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3. Carga de Empleados en forma masiva
Para proceder a la carga masiva de empleados en Taleo Learn, primero hay que trabajar sobre el layout que se utilizara para
generar el archivo txt que Taleo usa para generar la carga
El formato tendrá los campos que se utilicen para la carga siendo el nombre de usuario, contraseña y mail los que deben
estar sin excepción.
Una vez trabajado este Excel se deberá guardar como txt con tabulaciones
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Posteriormente de ingresa al panel de control
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Dentro del panel de control, en usuarios se elegirá la opción importación masiva de usuarios
Una vez ahí se elegirá como tipo de importación: Actualizar archivo de texto, se selecciona el archivo txt que se acabó de
generar desde el Excel.
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Posteriormente al continuar con la importación, aparecerá una pantalla donde se va seleccionando cada uno de los campos
a importar.
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Al desmarcar y asignar cada columna a un campo de Taleo se realizan validaciones, ,en el ejemplo se ve que da error porque
el campo usuario debe ser como minimo de dos posiciones
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Una vez seleccionados se elegirá el botón , continuar con importación a fin de que empiece el proceso de importación.
Una vez que se oprime el botón anteriormente explicado, aparecerá la pantalla con la cantidad de usuarios nuevos y/o
aquellos que ya existen y se están actualizando
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Como así también los usuarios que por algún motivo fallo su importación.
Dentro de los usuarios que si se importaran, el proceso permite visualizarlos antes de realizar la carga, una vez, que se
oprime el botón de agregar usuarios el proceso de carga ya empieza a importar esos usuarios a la aplicación.
Una vez concluido el proceso , el sistema emite un mensaje que la importación a finalizado.
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A fin de comprobar que dicha importación se realizó correctamente se puede acceder a la opción usuarios y filtrar por algún
campo que sea igual a los registros de usuarios importados, ejemplo el nombre del jefe
Ahora se deberá agrupar a estos usuarios para poder posteriormente realizar las asignaciones en forma más sencilla.
Para esto por ejemplo se decidió agrupar a estos usuarios/empleados por el nombre de su supervisor
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A fin de que este grupo pueda ser modificado por cualquier administrador, se debe adicionar como propietario a todos los
que cumplirán dicha función, otra forma es no seleccionar la opción de que solo pueda ser editada por el propietario.
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La selección de criterios dinámicos permitirá realizar la búsqueda de usuarios que pertenecen a este grupo:
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Y de esta forma al grabar quedaran estos usuarios asociados al grupo
Posteriormente por la opción de supervisor se asigna el grupo a este supervisor a fin de que en su opción Mi Equipo se vean
estos usuarios que dependen de el.
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4. SINCRONIZAR TALEO LEARN CON TALEO ENTERPRISES
Sincronizar Taleo learn con Taleo Enterprise
A los efectos que ciertos cambios que se hayan realizado sobre Taleo Enterprise puedan ser vistos en Learn , existe
una opción para sincronizar las aplicaciones en cualquier momento
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Para visualizar esto en Taleo podemos ingresar al siguiente link
video portal learn 1.wmv
Se podrá observar cada uno de los objetos que se han descripto en este punto
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5. CURSOS PRESENCIALES CARGA Y MANEJO
PUNTOS A TENER EN CUENTA
Certificado presencial atado a plan de aprendizaje
Certificado Plan Capacitación Presencial Walter pc
Certificado presencial atado a sesiones presenciales
Certif_Presencial tmp-wltr-crse
Créditos otorgados
Créditos Capacitación Presencial (100) atado al evento “lección 01 Capacitación presencial Walter”
Créditos Capacitación Presencial (1) atado a certif sesión presencial
Categoría de Materiales
Recursos Materiales para Capacitaciones Presencial
eventos
Eventos del mes de Julio
seguimiento
Seguimiento Informativo Cursos Presenciales Julio
sesión
Capacitación Curso 00001 ->> 2-3 julio2013
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1.- Definición de firmas electrónicas
Detalle de firma
electrónica
2.-Definicion de
Créditos para
capacitaciones.
3.-Definicion de
Categoría para
clasificar en búsquedas
4.- Definición de
Certificado con
formato del
curso
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Detalle del certificado
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5.- Definición de Categorías de materiales para impartición de capacitación presencial
6.-Definicion de
insumos para
impartición de
capacitación
presencial
7.-Definicion de
eventos para el
control de
capacitación
presencial (ej por mes)
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8.-Definicion de seguimiento para el control de capacitación presencial (ej por categoría/mes)
Detalle de evento para capacitación presencial julio 2013
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Se puede editar
posterior a la
creación del evento
con los datos
mínimos necesarios
las siguientes
características:
a) Ubicación
física a ocuparse para
la impartición del
curso
El calendario muestra
la ocupación de los
recursos para guiarse
en la asignación.
b) Insumos
para la impartición
del curso
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De acuerdo a la
categoría de la sesión
presencial es el filtreo
de los insumos a
poderse seleccionar
c) Adición de
inscripción a
capacitación
presencial (posterior a
la edición de la
asignación de
recursos)
(sale un warning …
proseguir con
confianza) es un enlace
directo que trae la
información del evento
para disminuir pasos
en la generación de la
inscripción.
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9.-Generacion de la inscripción a capacitación presencial (se puede crear en el menú pero hay que escoger los datos
predeterminados
Lo importante de verificar son los valores de opciones
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a) Edición de alumnos
en clase
Asignación de
empleados a
capacitación presencial
b) Asignación de
categoría para
búsquedas y
categorización de
inscripciones
(reporteo)
Como no se cambiaron
los permisos de la
inscripción los
alumnos quedan
nominados
Si no se corrigiera
queda un indicador de
las nominaciones (en
lugar de x número de
inscripciones en la
capacitación
presencial)
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Al ocupar los
indicadores adecuados
los alumnos quedan
inscritos y no tienen la
posibilidad de darse de
baja de manera
autómata.
Quedando como sigue:
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Y la parte interesante y bonita es que al terminar de guardar con los datos correctos aparecen en el dashboard
(Inscripciones y asignaciones)
Como un resumen de
esto que se describe se
anexan los siguientes
videos
TaleoLearn-
Def_LearningPlans.wmv
TaleoLearn-Def_ILT_Enrollments.wmv
LearningPlan-Alma-01Plan_incompleto.wmv
LearningPlan-Alma-02Plan_encurso.wmv
LearningPlan-Alma-03EvaluacionGlobal.wmv
6. Configurar las páginas del Portal
Todo el portal se puede diseñar con la ayuda del editor que posee Taleo, en este video se puede ver por ejemplo como se
realizar por dos caminos diferentes dicha configuración:
cambiar diseño portal y paginas.wmv
Así también se puede ver cómo cambiar Nombre a las páginas
cambiar formato en las paginas.wmv
7. Creación de Instructores
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8. Creación de Categorías
Mediante este link se
accede a crear nuevas
categorías
Por este hipervínculo se
accede a las propiedades
de la categoría
Mediante esta selección se
puede ver y asignar los
distintos tipos a la categoría
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9. Creación de Supervisores
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10. Creación de encuestas y evaluaciones
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A través del panel de control el administrador de Learn accede a la configuración de learn
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11. Creación de Reportes
Para la creación de reportes se pueden utilizar los reportes pre-armados los cuales se pueden ejecutar teniendo en cuenta
los filtros que en cada uno se realicen.
A continuación se muestra un ejemplo del reporte de encuestan, donde se puede porteriormente descargarlo en los
formatos que la herramienta posibilita, ejemplo Excel.
Elegido el punto anterior se abren las opciones que tiene la herramienta para crear informes.
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En el ejemplo se ve como generar el informe de Asignaciones, que en este caso son las relacionadas con la asignación de
encuestas
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La flechita señala que el
informe se está generando
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11. Creación de foros
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Los foros son un mecanismo de discusión que pueden usar los usuarios para intercambiar mensajes dentro del portal
Interno de Learn.
A través del panel de control el administrador de Learn accede a la configuración de foros.
Los foros que están activos son los marcados con :
Cada uno de los foros puede ser diseñado para tener un Moderador, es decir que un Usuario pueda aprobar antes que otros
usuarios vean los mensajes. Todos los mensajes publicados en los foros utilizan avisos de comunicación a través del correo
electrónico.
Es posible bloquear el foro para nuevos posteos de comentarios (marcado del check) o habilitar el foro para nuevos posteos
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Para hacer visibles en el Centro de Aprendizaje en la barra izquierda es posible habilitarlo o deshabilitarlo en el menú de
opciones de configuración:
Sin seleccionar el mostrado de los foros en el lado izquierdo se tiene la siguiente visualización del Centro de Aprendizaje
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La única forma de
poder acceder a ellos
es a través de la
subpágina
correspondiente
vinculada al link
“foros”
Para manejar la visualización para foros se debe de utilizar la opción del objeto dinámico de la sección de la página
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En ella el objeto
Fórums debe de
presentarse “dentro de
la pagina / embedded
in page” además de
“all fórums” lo cual
implica visualización de
todos los fórums
activos en la
configuración de
Learn.
inscribirlas para que solo aquellas que reciban la inscripción entren al foro
Para que solo un grupo
de personas acceda a
un foro es necesario
Para visualizar los
usuarios que están
inscriptos para este
foro
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Posteriormente realizada la inscripción en la pagina de asignaciones el empleado inscripto vera la información del foro
asignado de la siguiente forma
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Y desde ahí accede al foro
Para que se puedan definir foros de entrada libre al definir un foro se hace la siguiente configuración ingresando que
pueden ser visibles dentro de las listas de foros
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Como se observa solo son dos los foros visibles, pues asi están configurados para ser vistos por todos
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12. Configuracion de Learn.
A continuación se podrá observar ciertas opciones que se pueden configurar dentro de learn para poder realizar funciones
específicas que se quieran poner en línea
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Eligiendo estas opciones
hara que aparezca en las
paginas el botón de lista
de foros y sala de chat
Para modificar formato de fechas se utiliza el campo de localización, cuanto duraran nuestras sesiones abiertas y la zona
horaria que se utilizara.
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En la pestaña de comunicaciones se definen contactos , el correo por defecto del cual saldrán las notificaciones y los alertas
que quisiéramos generar y la configuración de esas notificaciones.
En la tercera pestaña, permite realizar ciertas configuraciones para el modulo ITL (presenciales)
En la cuarta pestaña se maneja los usuarios que serán propietarios de todo lo que en Learn se active
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Configuración de Curso
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En este punto se puede ir configurando las distintas opciones que poseen los cursos ya sea en forma general como aquellos
generados por scorm
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Opciones de Seguridad
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Configuración general de planes de Aprendizaje
Mediante esta simple configuración podemos establecer forzar secuencia, que esta sea por ejemplo alfabética y es
vencimiento de los planes, la opción de comunicación de aprobación determina a quienes se les enviara mail para realizar
aprobaciones y notificarles
The End
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