Závěrečná práce posluchače kurzu
Spisový a skartační řád
Spisový a skartační řád
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Závěrečná</strong> <strong>práce</strong> <strong>posluchače</strong> <strong>kurzu</strong><br />
Manažeři - kurz efektivního řízení 2007/2008<br />
Název <strong>práce</strong>: Spisový a skartační řád Farní charity Starý<br />
Knín<br />
Jméno a příjmení autora: Jitka Šafářová<br />
Rok:2008
OBSAH<br />
Čl. 1. Úvodní ustanovení<br />
Čl. 2. Příjem dokumentů<br />
Čl. 3. Evidence dokumentů<br />
Čl. 4. Rozdělování a oběh dokumentů<br />
Čl. 5. Vyřizování dokumentů<br />
Čl. 6. Vyhotovování dokumentů<br />
Čl. 7. Podepisování dokumentů<br />
Čl. 8. Odesílání dokumentů<br />
Čl. 9. Ukládání dokumentů<br />
Čl. 10. Vyřazování dokumentů<br />
Čl. 11. <strong>Závěrečná</strong> ustanovení<br />
Seznam příloh:<br />
č. 1 spisový a skartační plán<br />
č. 2 skartační návrh<br />
č. 3 příloha ke skartačnímu návrhu<br />
2
Čl. 1<br />
Úvodní ustanovení<br />
1. Spisový a skartační řád vydává Farní charita Starý Knín, nám. Jiřího z Poděbrad 47, 262<br />
03 Nový Knín (dále jen organizace) v souladu s § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o<br />
archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky 646/2004 Sb. o<br />
podrobnostech výkonu spisové služby. Je závazný pro všechny zaměstnance organizace.<br />
2. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých<br />
z činnosti organizace. Spisový řád upravuje úkony spojené s příjmem, evidencí,<br />
rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, podepisováním, odesíláním,<br />
ukládáním a vyřazováním ve skartačním řízení.<br />
3. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný<br />
záznam.<br />
4. Mzdovou agendu vede externí subjekt, který zodpovídá za její řádnou evidenci.<br />
Čl. 2<br />
Příjem dokumentů<br />
1. Veškeré dokumenty od poštovních úřadů, jiných institucí, fyzických a právnických osob<br />
pro organizaci přijímá pověřený pracovník ekonomicko-správního odboru a na<br />
jednotlivých střediscích vedoucí střediska.<br />
2. Pověřený pracovník příjem písemnosti zapíše podle data doručení do knihy došlé pošty.<br />
Dokument případně obálku opatří jednacím číslem shodným s číslem uvedeným v knize<br />
došlé pošty a předá k vyřízení pracovníkovi, kterého zapíše do knihy došlé pošty.<br />
V případě dokumentů předaných osobně a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně<br />
to platí obdobně. Kniha došlé pošty je vedena na každém středisku.<br />
3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení<br />
zaměstnance, předá se mu neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje<br />
dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je<br />
dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky<br />
adresáta, postupuje se obdobně.<br />
4. Číslo jednací obsahuje pořadové číslo zápisu dokumentu v knize došlé pošty, označení<br />
kalendářního roku, popř. číslo střediska v němž je dokument evidován.<br />
5. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:<br />
a) došlé: knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové<br />
tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání)<br />
b) vlastní:<br />
- koncepty, pomocné a interní dokumenty<br />
- dovolenky, propustky a jiné materiály týkající se přítomnosti zaměstnanců<br />
6. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást v těchto případech:<br />
- je-li zásilka doručována do vlastních rukou,<br />
- je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena<br />
- je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele.<br />
3
Čl. 3<br />
Evidence dokumentů<br />
1. Doručené dokumenty se evidují v knize došlé pošty a dokumenty odesílané z organizace<br />
se evidují v knize odeslané pošty.<br />
2. Kniha došlé pošty i kniha odeslané pošty je označena názvem organizace, rokem, v němž<br />
je užívána a počtem všech listů.<br />
3. Dokumenty se evidují v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty v číselném a časovém<br />
pořadí, v němž byly doručeny nebo odeslány.<br />
4. Zápis v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty obsahuje tyto údaje:<br />
- pořadové číslo dokumentu, pod kterým je v knize pošty evidován<br />
- datum doručení nebo odeslání dokumentu, identifikace odesílatele nebo adresáta;<br />
- stručný obsah dokumentu<br />
- jméno zaměstnance, kterému byl dokument přidělen k vyřízení nebo který<br />
dokument připravil k odeslání<br />
5. Číselná řada v knize došlé pošty i v knize odeslané pošty začíná dnem 1. ledna<br />
pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním<br />
zápisem v knihách do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31.<br />
prosince číslem jednacím…“ a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného<br />
evidencí došlé i odeslané pošty.<br />
6. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do knihy došlé nebo knihy odeslané pošty, že<br />
v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument<br />
k novému dokumentu. Na novém dokumentu se poznamená i číslo jednací předchozího<br />
dokumentu.<br />
7. Zápisy do knihy došlé pošty nebo knihy odeslané pošty se provádí čitelně a trvalým<br />
způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby<br />
se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem a podpisem toho, kdo ji<br />
provedl.<br />
Čl. 4<br />
Rozdělování a oběh dokumentů<br />
1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zaměstnanci určenému k jeho vyřízení.<br />
Čl. 5<br />
Vyřizování dokumentů<br />
1. Za vyřízení dokumentu uvedeného v knize došlé nebo knize odeslané pošty odpovídá<br />
zpracovatel, jehož jméno je uvedeno v knize.<br />
2. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej předá pověřenému pracovníkovi, který jej<br />
označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení<br />
dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu<br />
č. 1. Skartační lhůta se označuje číslicí a určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího<br />
po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření.<br />
4
3. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu.<br />
4. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob,<br />
jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení<br />
5. Skartační znak „A“ označuje dokument trvalé hodnoty, který bude vybrán jako archiválie<br />
k trvalému uložení do Státního okresního archivu Příbram (dále jen „příslušný archiv“).<br />
Skartační znak „S“ označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení<br />
navržen ke zničení. Skartační znak „V“ označuje dokument, který bude ve skartačním<br />
řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi<br />
dokumenty se skartačním znakem „S“.<br />
Čl. 6<br />
Vyhotovování dokumentů<br />
1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“,<br />
se vyhotovuje na trvanlivém papíru.<br />
2. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti organizace se označují záhlavím s jejím názvem a<br />
sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací<br />
došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů.<br />
3. Dalšími náležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 2 jsou: datum, počet listů<br />
dokumentu, počet listů příloh, popřípadě jméno, příjmení a funkce zaměstnance<br />
pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu.<br />
Čl. 7<br />
Podepisování dokumentů a užívání razítek<br />
1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený.<br />
2. Organizace používá razítka s názvem a adresou organizace, vedoucí jednotlivých středisek<br />
používají razítka s názvem organizace a střediska. Ekonomicko-správní odbor používá<br />
razítka s názvem, adresou a identifikačním číslem organizace a telefonním číslem<br />
jednotlivých pracovníků.<br />
3. Organizace vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména a funkce<br />
zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum<br />
vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.<br />
4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, poškození<br />
nebo jeho opotřebování.<br />
Čl. 8<br />
Odesílání dokumentů<br />
1. Odesílané dokumenty se evidují v knize odeslané pošty. Odesílání dokumentů zajišťuje<br />
pověřený zaměstnanec, který zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho<br />
odeslání. Kniha odeslané pošty je na každém středisku a v ekonomicko-správním odboru.<br />
5
2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo<br />
doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad<br />
stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla<br />
dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.<br />
Čl. 9<br />
Ukládání dokumentů<br />
1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty organizace jsou po dobu trvání skartační lhůty<br />
uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání<br />
dokumentů pro potřebu organizace a k provádění skartačního řízení.<br />
2. Dokumenty se ukládají zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje,<br />
aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.<br />
3. Pověřený zaměstnanec přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O<br />
uložených dokumentech vede evidenci.<br />
4. O zapůjčených dokumentech vede pověřený pracovník zvláštní evidenci. Do ní<br />
zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení<br />
příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem.<br />
5. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se<br />
zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.<br />
Čl. 10<br />
Vyřazování dokumentů<br />
1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty<br />
nadále nepotřebné pro činnost organizace, do skartačního řízení se zařazují všechny<br />
dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty<br />
platnosti nebo opotřebení.<br />
2. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty<br />
dokumentu, a to na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle organizace<br />
příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií, a to v listinné podobě ve<br />
dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž<br />
členem je vždy zaměstnanec pověřený ukládáním dokumentů.<br />
3. Skartační návrh obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke<br />
skartačnímu řízení; dobu jejich vzniku; jejich množství a návrh termínu provedení<br />
skartačního řízení.<br />
4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť<br />
dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“.<br />
Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď<br />
k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem<br />
„S“.<br />
6
5. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“<br />
provede organizace jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak,<br />
aby byla znemožněna identifikace jeho obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí<br />
být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.<br />
6. Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá organizace v<br />
dohodnutém termínu na základě protokolu příslušnému archivu.<br />
Čl. 11<br />
<strong>Závěrečná</strong> ustanovení<br />
1. Při reorganizaci nebo případné likvidaci organizace je nutno dbát na to, aby nedocházelo<br />
ke ztrátám dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované<br />
organizace je odpovědný právní nástupce organizace nebo likvidátor.<br />
2. Nedílnou součástí tohoto spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán.<br />
Zpracoval: Jitka Šafářová<br />
Schválil: RNDr. Stanislav Žák<br />
Platnost od:<br />
Datum vydání:<br />
Počet stran: 13<br />
Za včasnou aktualizaci a doplňování odpovídá: Jitka Šafářová<br />
7
Příloha č. 1<br />
Spisový a skartační plán Farní charity Starý Knín<br />
1. Všeobecné dokumenty<br />
1.1.1. věci výlučné působnosti A 10<br />
1.1.2. spolu<strong>práce</strong> se zřizovatelem V 5<br />
1.1.3. spolu<strong>práce</strong> s jinými organizacemi V 5<br />
1.2. smlouvy – všeobecně<br />
1.2.1. smlouvy s obcemi V 5<br />
1.2.2. smlouvy o poskytnutí grantu – státní rozpočet V 5<br />
1.2.3. smlouvy o poskytnutí grantu – ESF A 10 pokud není ve smlouvě<br />
určena lhůta delší<br />
1.2.4. smlouvy o spolupráci s jinými organizacemi S 5 pokud nejsou součástí<br />
dokladů projektu ESF<br />
1.2.5. smlouvy o pronájmu nebytových prostor V 5<br />
1.2.6. smlouvy o půjčce S 5<br />
1.2.7. smlouvy a dohody ostatní V 5<br />
1.2.8. smlouvy hospodářské V 5 po ukončení platnosti<br />
1.2.9. smlouvy majetkoprávní A 15 po ukončení platnosti<br />
1.3 výkaznictví-všeobecně<br />
1.3.1. vyúčtování grantů A 10 pokud není ve smlouvě<br />
určena lhůta delší<br />
1.3.2. vyúčtování dotací obcí A 5<br />
1.3.3. přehledy zaměstnanců a úvazků V 5<br />
1.3.4. přehledy příjmů od klientů V 5<br />
1.3.5. ostatní V 5<br />
1.4. řízení, kontrola, vnitřní předpisy<br />
1.4.1. vnitřní směrnice V 5<br />
1.4.2. příkazy ředitele V 5<br />
1.4.3. interní směrnice – rozúčtování nákladů V 5<br />
1.4.4. zápisy z vnitřních kontrol S 5<br />
1.4.5. zápisy z externích kontrol V 5 pokud se nejedná o granty z<br />
ESF<br />
1.4.6. ostatní V 5<br />
1.5. hospodaření s majetkem<br />
1.5.1. inventarizace majetku S 5<br />
1.5.2. vyřazování majetku S 5<br />
1.5.3. opravy a údržba majetku V 10<br />
1.5.4. soupisy majetku k 31.12. V 5<br />
1.5.5. ostatní V 5<br />
1.6. spisová služba<br />
1.6.1. knihy došlé počty V 5<br />
8
1.6.2. knihy odeslané pošty V 5<br />
1.6.3. Skartační řízení A 5<br />
1.6.4. Jiná pomocná evidence V 5<br />
1.7. propagace<br />
1.7.1. výroční zprávy A 10<br />
1.7.2. bulletiny V 5<br />
1.7.3. další propagační materiály V 5<br />
2. Personální <strong>práce</strong><br />
2.1.1. pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo prac. poměr V 5<br />
2.1.2. osobní spisy<br />
– písemnosti obsahující údaje potřebné pro účely důchodového pojištění S 45<br />
– ostatní S 10<br />
2.1.7 nemocenské a sociální zabezpečení zaměstnanců S 10<br />
2.2 příjmy z pracovního poměru – všeobecně<br />
2.2.1. mzdový předpis pro zaměstnance S 5 (po ztrátě platnosti)<br />
2.2.2. mzdové listy S 45<br />
2.3. péče o zaměstnance – všeobecně V 5<br />
2.3.1. bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy,<br />
záznamy o školeních S 5<br />
- lehké pracovní úrazy S 10<br />
- smrtelné a těžké pracovní úrazy A10<br />
2.3.2. osoby se změněnou pracovní schopností S 5<br />
2.3.3. ochranné osobní pomůcky S 5<br />
3. finanční hospodaření<br />
3.1. rozpočty – všeobecné údaje<br />
3.1.1. roční rozpočty, tabulková i textová část A 10<br />
3.1.2. rozpočty a harmonogramy grantů a jejich vyúčtování A 10<br />
3.1.3. protokoly o kontrolách FÚ a státních orgánů A<br />
3.1.4. ostatní písemnosti o finančním hospodaření V 5<br />
3.2. účetnictví:<br />
3.2.1. měsíční uzávěrky S 5<br />
3.2.2. roční uzávěrky A 15<br />
3.2.3. audit A 10<br />
3.2.4. výroční zprávy A 10<br />
3.3. účetní doklady<br />
3.3.1. faktury, pokladní doklady, výpisy z účtů, ostatní účetní doklady S 10<br />
9
4. péče o klienty<br />
4.1. pečovatelská služba<br />
4.1.1. kartotéka klientů S 100 (od data narození)<br />
4.1.2. poskytování PS – doklady o úhradách S 5<br />
4.1.3. měsíční karty klientů S 5<br />
4.2. domácí ošetřovatelská služba<br />
4.2.1. kartotéka klientů S 100 (od data narození)<br />
4.2.2. statistika – výkaz o činnosti S 5<br />
4.2.3. měsíční přehledy výkonů S 5<br />
4.2.4. spolu<strong>práce</strong> se zdravotními pojišťovnami S 5<br />
4.3. azylový dům<br />
4.2.1. složka klientů S 5<br />
4.3.2. úhrady nákladů za ubytování S 5<br />
4.3.3. úhrady nákladů za služby (praní, telefonní poplatky) S 5<br />
10
Příloha č. 2/list 1<br />
Farní charita Starý Knín, Nám. Jiřího z Poděbrad 47, Nový Knín<br />
Váš dopis zn.:<br />
Státní okresní archiv Příbram<br />
Ze dne: Edvarda Beneše 337<br />
Naše značka:<br />
Příbram VII<br />
Vyřizuje:<br />
Tel.:<br />
Datum:<br />
Počet listů:<br />
Počet listů příloh:<br />
Věc: Skartační návrh<br />
Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých<br />
zákonů, vyhlášky č. 646/2004 o podrobnostech výkonu spisové služby a podle spisového a<br />
skartačního řádu Farní charity Starý Knín předkládáme skartační návrh na vyřazení<br />
dokumentů.<br />
Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty z let ………..s uplynulými skartačními<br />
lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro naši činnost. Dokumenty jsou uloženy ve Farní<br />
charitě Starý Knín.<br />
Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí<br />
spisového a skartačního řádu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů.<br />
Počet listů: 1 + počet příloh<br />
11
Příloha č. 2/list 2<br />
Příloha ke skartačnímu návrhu<br />
Označení původce<br />
Dokumenty skupiny A<br />
Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství<br />
Označení původce<br />
Dokumenty skupiny S<br />
Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství<br />
Označení původce<br />
Dokumenty skupiny V přeřazené do A<br />
Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství<br />
Označení původce<br />
Dokumenty skupiny V přeřazené do S<br />
Poř. č. název časový rozsah rok vyřazení množství<br />
Každá skupina na samostatný list!<br />
12
Příloha č. 3<br />
Vzor štítku na archivní krabici<br />
Pořadač č. 7<br />
FCH Starý Knín<br />
SMLOUVY<br />
O POSKYTNUTÍ<br />
GRANTU –<br />
STÁTNÍ ROZPOČET<br />
1.1.2/ V5<br />
13