kommun bisysslor fördjupad Bolagsregistret kontroll
Granskning av otillåtna bisysslor - Huddinge kommun
Granskning av otillåtna bisysslor - Huddinge kommun
- No tags were found...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
HUDDINGE KOMMUN<br />
Revisorerna<br />
Till<br />
Kommunstyrelsen<br />
Samtliga nämnder<br />
Revisionsskrivelse 2012-12-17<br />
HUDDINGE K.OMMUN<br />
Bam- och utbildningsförvaltningen<br />
Granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong><br />
L! arienummar<br />
Diariepl~<br />
Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge <strong>kommun</strong> granskat<br />
<strong>kommun</strong>ens hantering av <strong>bisysslor</strong> med syfte att bedöma dess <strong>kontroll</strong> och uppföljning.<br />
Med bisyssla avses anställning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver,<br />
tillfälligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Huddinge <strong>kommun</strong>.<br />
Regler om <strong>bisysslor</strong> för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i<br />
Lag om offentlig anställning (LOA).<br />
Några riktlinjer för <strong>bisysslor</strong> finns inte i <strong>kommun</strong>en. En rutin finns dock om att uppgift om <strong>bisysslor</strong><br />
ska lämnas årligen. l de fall någon bisyssla inte skulle vara förenlig med anställningen<br />
ska den anställde delges detta av sin chef.<br />
Granskningen har avgränsats till att omfatta <strong>kommun</strong>ens chefer. Personer som innehar en<br />
chefsposition har <strong>kontroll</strong>erats mot Bolagsverkets register över funktionärer. En matchning har<br />
sedan gjorts mot Huddinge <strong>kommun</strong>s leverantörsfakturaregister med syfte att säkerställa att<br />
inget av de bolag där anställda har funktionärsuppdrag har fakturerat <strong>kommun</strong>en under 2011.<br />
Funktionärsuppdragen har även jämförts mot inrapporterade och godkända <strong>bisysslor</strong>. En <strong>fördjupad</strong><br />
granskning har genomförts av några personer där firmanamnet indikerat en möjlig<br />
konkurrenssituation mot personens uppdrag i <strong>kommun</strong>en.<br />
Granskningen omfattar 264 chefer av vilka 49 har en bisyssla enligt <strong>kontroll</strong>en mot <strong>Bolagsregistret</strong>.<br />
Endast 6 av dessa 49 har rapporterats centralt. Barn- och utbildningsförvaltningen<br />
har flest <strong>bisysslor</strong>. Några otillåtna <strong>bisysslor</strong> har inte identifierats i granskningen.<br />
Bisysslor dokumenteras i en gemensam mall. Bedömningen dokumenteras inte utan beslut<br />
fattas vid otillåten bisyssla. Det är respektive nämnds/förvaltnings personalchefer som ansvarar<br />
för att systematisera den insamling som sker av <strong>bisysslor</strong> och närmsta chef ansvarar för <strong>kontroll</strong><br />
av uppgifter. Rutiner för återrapportering av <strong>bisysslor</strong> till styrelse/nämnder saknas.<br />
Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge <strong>kommun</strong> ännu inte har riktlinjer och rutiner<br />
för att säkerställa att otillåtna <strong>bisysslor</strong> inte förekommer. Riktlinjer håller dock på att tas fram.<br />
Vi har efter genomförd granskning identifierat följande förbättringsområden:<br />
Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer för <strong>bisysslor</strong>.<br />
Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla<br />
så att riktlinjen följs.<br />
Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av <strong>bisysslor</strong>.<br />
Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar erhålla styrelsens/nämndernas<br />
svar på rapporten senast den 15 mars 2013.<br />
För Huddinge <strong>kommun</strong>s revisorer<br />
·~~~1/J<br />
Kurt Karlsson<br />
Ordförande<br />
För kännedom Kommunfullmäktiges presidium
l><br />
Revisionsrapport 17 l 2012<br />
Genomförd på uppdrag av revisorerna<br />
December 2012<br />
Huddinge <strong>kommun</strong><br />
Granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong><br />
Sl/ ERNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do
il/ ERNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
Innehåll<br />
1. Sammanfattning .......................................................................................................... 3<br />
2. Inledning ...................................................................................................................... 4<br />
2.1. Bakgrund ................................................................................................................. 4<br />
2.2. Syfte och revisionsfrågor ......................................................................................... 4<br />
2.3. Granskningens genomförande ................................................................................. 4<br />
3. Regelverk .................................................................................................................... 5<br />
3.1. Allmänna bestämmelser, AB .................................................................................... 5<br />
3.2. Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA .......................................................... 5<br />
3.3. Interna riktlinjer ........................................................................................................ 6<br />
4. Resultat av granskningen .......................................................................................... 6<br />
4.1. Register<strong>kontroll</strong> ........................................................................................................ 6<br />
4.2. Avstämning mot inlämnade bisysslodeklarationer .................................................... 7<br />
4.3. Iakttagelser från intervjuer: ......,............................................................................... 7<br />
5. Bedömning .................................................................................................................. 8<br />
5.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna ........................................................................ 8<br />
5.2. Förslag till förbättringsområden: ............................................................................... 8<br />
2
S!/ ERNST & YOUNG<br />
Qualily In Everything We Do<br />
1. Sammanfattning<br />
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge <strong>kommun</strong> har Ernst & Young<br />
genomfört en granskning av <strong>kommun</strong>ens hantering av <strong>bisysslor</strong>. Revisionen genomförde<br />
våren 2011 en "Granskning av skydd mot oegentligheter". l rapporten konstaterades det att<br />
en policy för <strong>bisysslor</strong> saknas. En rutin finns dock om att uppgift om <strong>bisysslor</strong> ska lämnas<br />
årligen. Vid granskningen framkom att denna rutin inte fungerar för alla <strong>kommun</strong>ens verksamhetsområden.<br />
Syftet med granskningen är att bedöma <strong>kommun</strong>ens <strong>kontroll</strong> och uppföljning<br />
av <strong>bisysslor</strong>. Revisionsfrågorna fokuserar på omfattning, rapportering och uppföljning av<br />
otillåtna <strong>bisysslor</strong> i <strong>kommun</strong>en. ·<br />
Som revisionskriterier används gällande regler om <strong>bisysslor</strong> för offentligt anställda som återfinns<br />
i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om offentlig anställning (LOA). Granskningen<br />
avser samtliga styrelser och nämnder, men avgränsas till att enbart omfatta <strong>kommun</strong>ens<br />
chefer.<br />
Granskningen baseras på Bolagsverkets register över funktionärer, dokumentstudier och<br />
intervjuer med relevanta befattningshavare. En matchning har även gjorts mot Huddinge<br />
<strong>kommun</strong>s leverantörsfakturaregister. En <strong>fördjupad</strong> <strong>kontroll</strong> gjordes av ett antal chefer där<br />
träffar i Bolagsverkets register indikerade en eventuell risk för konkurrerande verksamhet.<br />
Vilka som har intervjuats har överenskommits med revisionen. En bedömning av respektive<br />
revisionsfråga görs i kapitel 5.<br />
Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge <strong>kommun</strong> ännu inte har riktlinjer och rutiner<br />
för att säkerställa att otillåtna <strong>bisysslor</strong> inte förekommer. Vi noterar dock att riktlinjer är<br />
under framtagande.<br />
Samtliga träffar i bolagsverkets register bedömdes av ansvarig chef vara godkända <strong>bisysslor</strong>.<br />
Vid <strong>kontroll</strong> mot <strong>kommun</strong>ens leverantörsregister var en av cheferna registrerad som ledamot<br />
i en firma som fakturerat <strong>kommun</strong>en. Personen sitter dock i styrelsen på uppdrag av <strong>kommun</strong>en.<br />
Omfattningen av <strong>bisysslor</strong> bedöms vara begränsad och ingen av de intervjuade<br />
kände till något beslut om att avveckla otillåten bisyssla. Samtliga förvaltningar samlar information<br />
om <strong>bisysslor</strong> centralt på respektive förvaltning, med undantag för barn- och utbildningsförvaltningen<br />
där grundskole- och gymnasiechefen ansvarar för att rapporter från chefer<br />
och medarbetare samlas in för respektive verksamhet. Rutinen om att <strong>kontroll</strong>era <strong>bisysslor</strong><br />
bedöms fungera, men bedöms sårbar då den är person beroende.<br />
Med utgångspunkt från denna granskning har följande förbättringsområden identifierats:<br />
l> Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer angående <strong>bisysslor</strong><br />
l> Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående<br />
bisyssla så att riktlinjen följs<br />
!> Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av <strong>bisysslor</strong><br />
3
S!/ ERNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
2. Inledning<br />
2.1. Bakgrund<br />
På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Huddinge <strong>kommun</strong> har Ernst & Young<br />
genomfört en granskning av <strong>kommun</strong>ens hantering av <strong>bisysslor</strong>. Med bisyssla avses anställning,<br />
uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfälligt eller stadigvarande,<br />
vid sidan om den ordinarie yrkesutövningen inom Huddinge <strong>kommun</strong>. Regler om<br />
<strong>bisysslor</strong> för offentligt anställda återfinns i Allmänna bestämmelser (AB) samt i Lag om<br />
offentlig anställning (LOA).<br />
Revisionen genomförde våren 2011 en "Granskning av skydd mot oegentligheter". l rapporten<br />
konstaterades det att en policy för <strong>bisysslor</strong> saknas. En rutin finns dock om att uppgift om<br />
<strong>bisysslor</strong> ska lämnas årligen. Vid granskningen framkom att denna rutin inte fungerar för alla<br />
<strong>kommun</strong>en$ verksamhetsområden.<br />
l <strong>kommun</strong>styrelsens plan för intern <strong>kontroll</strong> 2011 tas upp att <strong>kommun</strong>styrelsens förvaltning<br />
ska utreda möjligheterna till och värdet av en central lista över anställdas <strong>bisysslor</strong>. Någon<br />
sådan lista har inte tagits fram, men uppgifterna för hela förvaltningen är samlade i en pärm.<br />
l de fall någon bisyssla inte skulle vara förenlig med anställningen så ska den anställde delges<br />
detta av sin chef. Det fanns inga sådana bedömningar.<br />
2.2. Syfte och revisionsfrågor<br />
Syftet med granskningen är att bedöma <strong>kommun</strong>ens <strong>kontroll</strong> och uppföljning av <strong>bisysslor</strong>.<br />
Följande revisionsfrågor belyses i granskningen:<br />
1> Omfattning av <strong>bisysslor</strong> inom granskade nämnder/styrelse?<br />
1> Om rutinerna för rapportering av <strong>bisysslor</strong> följs och hur denna sker?<br />
1> Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan?<br />
1> Vem är ansvarig för att <strong>kontroll</strong>era och systematisera inrapporterade uppgifter?<br />
~> Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen?<br />
1> Hur agerar <strong>kommun</strong>en om otillåtna <strong>bisysslor</strong> uppdagas?<br />
1> Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef, nämnd/styrelse där<br />
det är aktuellt?<br />
Granskningen avser samtliga styrelser och nämnder, men avgränsas till att enbart omfatta<br />
<strong>kommun</strong>ens chefer.<br />
2.3. Granskningens genomförande<br />
Personer som innehar en chefsposition har <strong>kontroll</strong>erats mot Bolagsverkets register över<br />
funktionärer. l uppdraget ingår även att <strong>kontroll</strong>era om någon av de leverantörer/ bolag, som<br />
de anställda är funktionärer i, fakturerat Huddinge <strong>kommun</strong> under år 2011 och om så har<br />
skett att person som inte är funktionär eller funktionär närstående har attesterat fakturan.<br />
Granskningen baseras på register<strong>kontroll</strong>, intervjuer och granskning av dokument. Registerutdrag<br />
med anställda som hade en chefsposition år 2011 i Huddinge <strong>kommun</strong> har skickats till<br />
Bolagsverket med uppdraget att <strong>kontroll</strong>era vilka funktionärsuppdrag de innehar. En matchning<br />
har gjorts mot Huddinge <strong>kommun</strong>s IeverantörsfakturaregisteL Syftet är att säkerställa att<br />
4
il/ fRNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
inget av de bolag där anställda har funktionärsuppdrag har fakturerat <strong>kommun</strong>en under<br />
2011.<br />
Funktionärsuppdragen jämfördes sedan med inrapporterade och godkända <strong>bisysslor</strong>. En<br />
<strong>fördjupad</strong> granskning har genomförts av några utvalda personer som revisorerna anser är av<br />
intresse. Valet av dessa personer har gjorts utifrån informationen från Bolagsverket, i huvudsak<br />
om firmanamnet harindikerat en möjlig konkurrenssituation mot personens uppdrag i<br />
<strong>kommun</strong>en.<br />
Telefonintervjuer har genomförts med förvaltningschefer eller deras personalchef samt<br />
ansvariga chefer där oklarheter finns.<br />
De intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten.<br />
3. Regelverk<br />
Med hänsyn till att de <strong>kommun</strong>ala myndigheterna och andra som fullgör uppgifter inom den<br />
offentliga förvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet är det angeläget<br />
att arbetstagarna inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens<br />
verksamhet. Arbetstagarna får inte heller åta sig en bisyssla som kan inverka negativt på<br />
arbetstagarens möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter eller som innebär konkurrerande<br />
verksamhet med arbetsgivarens.<br />
Regler om <strong>bisysslor</strong> finns dels i avtalet Allmänna bestämmelser (AB) och dels i Lag om<br />
offentlig anställning (LOA).<br />
För anställda i <strong>kommun</strong>ala förvaltningar gäller AB med undantag av förtroendeskadliga<br />
<strong>bisysslor</strong>, för vilka LOA gäller. l 7 § LOA regleras förbudet mot förtroendeskadliga <strong>bisysslor</strong><br />
för anställda i <strong>kommun</strong>er, landsting och <strong>kommun</strong>alförbund. Lagen är tvingande och tar över<br />
AB: s bestämmelser om förtroendeskadliga <strong>bisysslor</strong>.<br />
3.1. Allmänna bestämmelser, AB<br />
Vad gäller arbetshindrande och konkurrerande <strong>bisysslor</strong> omfattas alla <strong>kommun</strong>anställda av 8<br />
§AB.<br />
Arbetstagaren ska enligt 8 §AB på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som<br />
arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om<br />
arbetsgivaren finner att den kan inverka hindrande på arbetsuppgifterna eller innebär verksamhet<br />
som konkurrerar med arbetsgivarens.<br />
Enligt 8 § AB räknas inte förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer<br />
som bisyssla.<br />
3.2. Lag (1994:260) om offentlig anställning, LOA<br />
Vad gäller förtroendeskadliga <strong>bisysslor</strong> omfattas alla som är anställda i <strong>kommun</strong>ala förvaltningar<br />
av 7 § LOA.<br />
Arbetstagaren får inte enligt 7 § LOA ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva<br />
någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares<br />
opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende.<br />
Arbetsgivaren är enligt 7a § LOA skyldig att på lämpligt sätt informera sina arbetstagare om<br />
vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7 §.<br />
5
S!J ERNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
Arbetstagare är enligt 7b § LOA skyldiga att på begäran lämna de uppgifter som behövs för<br />
att arbetsgivaren ska kunna bedöma om arbetstagarens bisyssla är tillåten eller inte.<br />
Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphöra med, eller inte åta sig, en förtroendeskadlig<br />
bisyssla ska enligt ?c§ LOA vara skriftlig och innehålla en motivering. Beslutet<br />
behöver enligt 42 § LOA inte föregås av förhandling enligt 11-14 §§MBL.<br />
LOA gör inga undantag motsvarande de som finns i AB för förtroendeuppdrag inom fackliga,<br />
politiska eller ideella organisationer.<br />
3.3. Interna riktlinjer<br />
Förutom lagar och avtal avseende <strong>bisysslor</strong> finns också ett förslag i <strong>kommun</strong>en till interna<br />
riktlinjer som nu är på remiss. De interna riktlinjerna innehåller även en checklista för att<br />
underlätta för bedömningen om en bisyssla är tillåten eller otillåten. l anställningsavtalet ingår<br />
även att arbetsgivaren har rätt att samla information om samtliga arbetstagare har bisyssla<br />
eller inte. Kommunen har även en mall för redovisning av <strong>bisysslor</strong>. Det finns en årlig rutin<br />
om att samla in blankett från samtliga anställda avseende bisyssla.<br />
4. Resultat av granskningen<br />
4.1. Register<strong>kontroll</strong><br />
Huddinge <strong>kommun</strong>s samtliga chefer omfattades av register<strong>kontroll</strong>en. Vid matchning mot<br />
Bolagsverket erhölls följande antal träffar på unika individer, bostadsrättsföreningar exkluderade.<br />
Tabell1. Antal träffar i Bolagsverkets register över funktionärer per förvaltning.<br />
Förvaltning<br />
Antal träffar Antal av dessa träffar som rap porterats<br />
till förvaltningen<br />
Barn- och utbildningsförvalt- 27 o<br />
n ingen<br />
Kommunstyrelseförvaltningen 4 4<br />
Kultur- och fritidsförvaltningen 2 2<br />
Miljö- och samhällsbyggnads- o o<br />
förvaltningen<br />
Social- och äldreomsorgs- 16 o<br />
förvaltningen<br />
Totalt 49 6<br />
Dessa chefer fördelas på funktion enligt Bolagverkets register:<br />
l> 1 VD<br />
l? 1 vVD<br />
l?.> 1 O Ledamöter i aktiebolag<br />
l?.> 22 Suppleanter i aktiebolag<br />
f> 22 Innehavare av enskild firma<br />
tp 7 Bolagsman i handelsbolag<br />
t;.-.. 1 Komplementär i kommanditbolag<br />
6
S!J fRNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
Vid <strong>kontroll</strong> mot <strong>kommun</strong>ens leverantörsregister var en av cheferna registrerad som ledamot<br />
i en firma som fakturerat <strong>kommun</strong>en. Personen sitter dock i styrelsen på uppdrag av <strong>kommun</strong>en.<br />
4.2. Avstämning mot inlämnade bisyssladeklarationer<br />
Samtliga förvaltningar, med barn- och utbildningsförvaltningen som enda undantag, har<br />
samlat inrapporterade <strong>bisysslor</strong> centralt. För barn- och utbildningsförvaltningen samlar förvaltningschefen<br />
in rapporter från direktrapporterande chefer. Grundskole- och gymnasiechefen<br />
ansvarar för att rapporter från chefer och medarbetare samlas in för respektive verksamhet.<br />
En påminnelse om att informera om <strong>bisysslor</strong> görs årligen.<br />
Vid en matchning mot erhållet resultat av registerkörningen och inlämnade bisyssladeklarationer<br />
fanns inga oklarheter för <strong>kommun</strong>styrelsens förvaltning (KSF), kultur- och fritidsförvaltningen<br />
(KUF) och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB). När det gäller socialoch<br />
äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) var inga av de 16 träffarna i Bolagsverket inrapporterade.<br />
Dessa bedömdes efter särskilt <strong>kontroll</strong> inte vara otillåten bisyssla av förvaltningens<br />
personalchef.<br />
Barn- och utbildningsförvaltningen samlar som nämnt inte in material på central nivå. Av de<br />
27 träffarna i Bolagsverkets register har åtta stycken <strong>kontroll</strong>erats separat. Urvalet har i<br />
huvudsak gjorts om firmanamnet har indikerat en möjlig konkurrenssituation mot personens<br />
uppdrag i <strong>kommun</strong>en. Samtliga träffar i registret bedömdes av ansvarig chef som godkända<br />
<strong>bisysslor</strong>.<br />
4.3. Iakttagelser från intervjuer<br />
4.3.1. Kännedom<br />
Av de intervjuade hade alla kännedom om att det pågår ett arbete i <strong>kommun</strong>en med att ta<br />
fram riktlinjer vad gäller <strong>bisysslor</strong>. Vidare nämnde samtliga att <strong>kommun</strong>ens personalchef tydligt<br />
påminde om vikten av att samla in information angående <strong>bisysslor</strong> från samtliga anställda<br />
för cirka ett år sedan.<br />
4.3.2. Definition av bisyssla<br />
De intervjuade har god kännedom om att <strong>bisysslor</strong> ska dokumenteras, men det framträder en<br />
oklarhet vad gäller att definiera bisyssla. Den tydligaste oklarheten gäller bedömningen av<br />
styrelseuppdrag i aktiebolag eller bolagsman i kommandit-eller handelsbolag.<br />
4.3.3. Omfattning<br />
Huddinge <strong>kommun</strong> samlar in information från alla anställda om de har <strong>bisysslor</strong> eller inte,<br />
men beslut fattas endast när bisyssla inte är godkänd och ska avvecklas. Inget beslut om<br />
godkänd bisyssla fattas. Det finns ingen sammanställning av vilka <strong>bisysslor</strong>, eller i vilken<br />
omfattning, chefer och medarbetare har <strong>bisysslor</strong> inom <strong>kommun</strong>en. De intervjuade menar<br />
även att det inte finns något intresse eller nytta av en sådan information. Ingen av de intervjuade<br />
hade kännedom om att något beslut fattats angående otillåten bisyssla.<br />
4.3.4. Informationsspridning<br />
Medarbetare informeras vid anställning och på arbetsplatsträffar om att blanketten om <strong>bisysslor</strong><br />
ska fyllas i. Det finns en årlig rutin om att samla in eller uppdatera information om<br />
<strong>bisysslor</strong>. Förvaltningarnas personalchefer ansvarar för att årligen påminna <strong>kommun</strong>ens<br />
chefer om rutinen.<br />
7
il/ ERNST & YOUNG<br />
Qua/ity In Everything We Do<br />
4.3.5. Dokumentation<br />
Ingen av de intervjuade hade tagit beslut om att en bisyssla ska upphöra. De <strong>bisysslor</strong> som<br />
var kända och godkända har dokumenterats i kom m uriens mall.<br />
5. Bedömning<br />
5.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna<br />
Omfattning av <strong>bisysslor</strong> inom granskade nämnder/styrelse?<br />
Omfattningen av <strong>bisysslor</strong> hos chefer är begränsad, med undantag för barn och utbildningsförvaltningen.<br />
Om rutinerna för rapportering av <strong>bisysslor</strong> följs och hur denna sker?<br />
Personalchef har ansvaret att påminna om årlig uppdatering. Närmaste chef samlar information<br />
från medarbetare och samtliga blanketter samlas på förvaltningsnivå Inom barn- och<br />
utbildningsförvaltningen samlas informationen per rektorsområde.<br />
Hur dokumenteras rapporteringen och bedömningen av bisysslan?<br />
Bisysslor dokumenteras i gemensam mall. Bedömningen dokumenteras inte utan beslut fattas<br />
vid otillåten bisyssla.<br />
Vem är ansvarig för att <strong>kontroll</strong>era och systematisera inrapporterade uppgifter?<br />
Personalcheferna ansvarar för att systematisera insamlingen, närmsta chef ansvarar för<br />
<strong>kontroll</strong> av uppgifter.<br />
Hur ofta görs uppföljning av inrapporteringen?<br />
Personalchefen påminner chefer årligen, enligt rutin.<br />
Hur agerar <strong>kommun</strong>en om otillåtna <strong>bisysslor</strong> uppdagas?<br />
Oklart. Enligt preliminära icke beslutade riktlinjer fattas ett skriftligt beslut av förvaltningschef,<br />
eller av den som förvaltningschef utser.<br />
Hur dokumenteras uppföljningen och rapportering till förvaltningschef,<br />
nämnd/styrelse där det är aktuellt?<br />
Rutiner vad gäller återrapportering av <strong>bisysslor</strong> till styrelser och nämnder saknas.<br />
Den sammanfattande bedömningen är att Huddinge <strong>kommun</strong> ännu inte har riktlinjer och rutiner<br />
för att säkerställa att otillåtna <strong>bisysslor</strong> inte förekommer. Vi noterar dock att riktlinjer är<br />
under framtagande.<br />
Med utgångspunkt från denna granskning har följande förbättringsområden identifierats:<br />
5.2. Förslag till förbättringsområden:<br />
l> Kommunstyrelsen bör besluta om riktlinjer angående <strong>bisysslor</strong><br />
l> Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående<br />
bisyssla så attriktlinjen följs<br />
t> Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av <strong>bisysslor</strong><br />
Stockholm 17 december 2012<br />
_)i<br />
R(~ be~<br />
8
BARN- OCH<br />
UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
TJÄNSTEUTLÅTANDE<br />
DATUM DIARIENR SIDA<br />
2013-02-25 FSN-2012/422.912 1 (2)<br />
HANDLÄGGARE<br />
Backman, Kerstin<br />
08-535 360 31<br />
Kerstin.Backman@huddinge.se<br />
Förskolenämnden<br />
Revisionsskrivelse- Granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong><br />
Förslag till beslut<br />
Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar<br />
tjänsteutlåtandet till <strong>kommun</strong>ens revisorer som nämndens yttrande i ärendet.<br />
Sammanfattning<br />
De förtroendevalda revisorerna i Huddinge <strong>kommun</strong> har genomfört en<br />
granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong>. Syftet med granskningen var att bedöma<br />
<strong>kommun</strong>ens <strong>kontroll</strong> och uppföljning av <strong>bisysslor</strong>.<br />
Revisionsrapporten visar att Huddinge <strong>kommun</strong> inte har tydliga<br />
<strong>kommun</strong>gemensamma riktlinjer och rutiner för att säkerställa att otillåtna<br />
<strong>bisysslor</strong> inte förekommer. Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat ett<br />
förslag om riktlinjer för <strong>bisysslor</strong>, dvs. verksamhet som bedrivs vid sidan av<br />
den ordinarie anställningen hos Huddinge <strong>kommun</strong> och som inte tillhör<br />
privatlivet. Nämnden yttrade sig över förslaget 6 december 2012. Ärendet<br />
planeras läggas fram för beslut i <strong>kommun</strong>fullmäktige under våren 2013.<br />
Barn- och utbildningsförvaltningen anser att det är angeläget att vidta<br />
åtgärder beträffande revisorernas förslag på förbättringsområden. Vidare<br />
föreslår förvaltningen att det <strong>kommun</strong>övergripande arbetet avvaktas innan de<br />
förvaltningsinterna rutinerna ses över.<br />
Beskrivning av ärendet<br />
De förtroendevalda revisorerna i Huddinge <strong>kommun</strong> har genomfört en<br />
granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong>. Syftet med granskningen var att bedöma<br />
<strong>kommun</strong>ens <strong>kontroll</strong> och uppföljning av <strong>bisysslor</strong>. Granskningen avser<br />
samtliga styrelser och nämnder, men avgränsades till att enbart omfatta<br />
<strong>kommun</strong>ens chefer.<br />
Efter genomförd granskning har revisorerna identifierat följande<br />
förbättringsområden:<br />
- Kommunstyrelsens bör besluta om riktlinjer för <strong>bisysslor</strong>.<br />
POSTADRESS<br />
Barn- och utbildningsförvaltningen<br />
141 85 HUDDINGE<br />
BESÖKSADRESS<br />
Gymnasietorget 1<br />
Huddinge<br />
TELEFON (VX) OCH FAX<br />
08-535 300 00<br />
08-535 360 02<br />
E-POST OCH WEBB<br />
barn-utbildning@huddinge.se<br />
www.huddinge.se
BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN<br />
TJÄNSTEUTLÅTANDE<br />
DATUM DIARIENR SIDA<br />
2013-02-25 FSN-2012/422.912 2 (2)<br />
- Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa<br />
rutiner angående bisyssla så att riktlinjen följs.<br />
- Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig<br />
återrapportering av <strong>bisysslor</strong>.<br />
Förvaltningens synpunkter<br />
Nedan följer Barn-och utbildningsförvaltningens svar på de förslag på<br />
förbättringsområden som finns i revisorernas rapport.<br />
Kommunstyrelsens bör besluta om riktlinjer angående <strong>bisysslor</strong><br />
Svar: Förvaltningen anser att det är viktigt att ta fram <strong>kommun</strong>övergripande<br />
riktlinjer angående <strong>bisysslor</strong>.<br />
Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner<br />
angående bisyssla så att riktlinjen följs<br />
Svar: Förvaltningen anser det angeläget att det tas fram en<br />
<strong>kommun</strong>gemensam rutin för att regelbundet följa upp förekomsten av<br />
<strong>bisysslor</strong> hos <strong>kommun</strong>ens anställda.<br />
Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig<br />
återrapportering av <strong>bisysslor</strong>.<br />
Svar: Förvaltningen anser att återrapportering av <strong>bisysslor</strong> till nämnden ska<br />
säkerställas i <strong>kommun</strong>gemensamma rutiner.<br />
Förvaltningen föreslår att det <strong>kommun</strong>övergripande arbetet avvaktas innan de<br />
förvaltningsinterna rutinerna ses över.<br />
Jukka Kuusisto<br />
Utbildningschef<br />
Elisabet Tullgren<br />
Personalchef<br />
Bilagor<br />
Revisionsrapport 17/2012 – Granskning av otillåtna <strong>bisysslor</strong><br />
Beslutet delges<br />
Huddinge <strong>kommun</strong>s revisorer<br />
Kommunstyrelsen<br />
Akten