Equipos de Trabajo
Integración de Equipos de Trabajo - CMIC Victoria
Integración de Equipos de Trabajo - CMIC Victoria
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Integración y<br />
<strong>Equipos</strong> <strong>de</strong><br />
<strong>Trabajo</strong>
Actividad para el<br />
participante<br />
¿Cuáles son sus<br />
expectativas?
Objetivo <strong>de</strong>l curso<br />
Que el participante comprenda la<br />
importancia y aplicación <strong>de</strong> la formación<br />
<strong>de</strong> equipos <strong>de</strong> trabajo, con el fin <strong>de</strong> tener<br />
la capacidad <strong>de</strong> solución problemas y<br />
mejorar sus resultados en el trabajo.
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
HACE UN TIEMPO, HABÍA UNA PEQUEÑA GALLINITA QUE<br />
RASCABA EN EL CORRAL HASTA QUE UN DÍA DESCUBRIÓ<br />
UNOS GRANOS DE MAÍZ. LLAMÓ A TODOS SUS VECINOS Y<br />
LES COMUNICÓ:<br />
SI SEMBRAMOS ESTE MAÍZ, HABRÁ TORTILLAS PARA<br />
COMER TODOS, ¿QUIÉN ME AYUDARÁ A SEMBRARLO?<br />
"YO NO" CONTESTO LA VACA.<br />
"YO TAMPOCO" DIJO EL PATO.<br />
"LO MISMO DIGO YO" DIJO EL BUEY.
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
“ENTONCES YO” DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA, Y LO HIZO. EL<br />
MAÍZ CRECIÓ ALTO Y MADURO EN GRANOS DORADOS.<br />
"¿QUIÉN ME AYUDARÁ A COSECHAR MI MAÍZ?" PREGUNTÓ<br />
LA PEQUEÑA GALLINITA.<br />
"YO NO" CONTESTO EL PATO.<br />
"ESTA FUERA DE MI DEPARTAMENTO" CONTESTO<br />
EL BURRO.<br />
"YO PERDERIA MI ANTIGUEDAD" DIJO LA VACA.<br />
"Y YO MIS BENEFICIOS DE DESEMPLEO", DIJO EL<br />
BUEY.
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
“ENTONCES LO HARÉ YO”, DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA Y<br />
ASÍ LO HIZO. AL FIN VINO LA HORA DE PREPARAR LAS<br />
TORTILLAS. "QUIÉN ME AYUDA A HACER LAS TORTILLAS?"<br />
PREGUNTÓ LA GALLINITA.<br />
"ESTO SIGNIFICARIA TIEMPO EXTRA PARA MI" DIJO<br />
LA VACA.<br />
"PERDERIA EL PREMIO", DIJO EL PATO.<br />
"SOY UN FRACASADO EN LOS ESTUDIOS Y NUNCA<br />
APRENDI COMO HACERLAS " DIJO EL BURRO.<br />
" SI VOY A SER EL UNICO AYUDANTE ESO SERIA<br />
DISCRIMINATORIO", DIJO EL BUEY.
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
"ENTONCES LO HARÉ YO" DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA.<br />
HIZO CINCO DOCENAS Y LAS PRESUMIÓ A SUS VECINOS.<br />
TODOS QUERÍAN, Y ES MAS EXIGÍAN UNA PARTE, PERO LA<br />
PEQUEÑA GALLINITA DIJO: "NO, ME LAS PUEDO COMER YO<br />
SOLITA".<br />
"EXCESO DE UTILIDADES", GRITO LA VACA.<br />
"EXIJO MIS DERECHOS", EXCLAMO EL BUEY.<br />
Y EL BURRO NADA MAS REBUZNO.
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
PERO TODOS PINTARON PANCARTAS ACUSANDO<br />
"INJUSTICIA", Y MARCHARON ALREDEDOR DE LA PEQUEÑA<br />
GALLINITA, GRITÁNDOLE MAJADERÍAS. CUANDO VINO EL<br />
REPRESENTANTE DEL GOBIERNO LE DIJO A LA PEQUEÑA<br />
GALLINITA :<br />
"NO DEBES SER CODICIOSA", "PERO SI YO ME GANÉ LAS<br />
TORTILLAS", DIJO LA PEQUEÑA GALLINITA.<br />
"EXACTAMENTE DIJO EL AGENTE", ESO ES LO<br />
MARAVILLOSO DEL SISTEMA DE LIBRE EMPRESA,<br />
CUALQUIERA EN EL CORRAL PUEDE GANAR LO QUE QUIERA,<br />
PERO BAJO NUESTROS REGLAMENTOS GUBERNAMENTALES<br />
MODERNOS, LOS QUE PRODUCEN DEBEN COMPARTIR SUS<br />
UTILIDADES CON LOS OCIOSOS".
UN CUENTO QUE NO ES<br />
"PURO CUENTO"<br />
Y VIVIERON FELICES PARA SIEMPRE, INCLUYENDO<br />
LA PEQUEÑA GALLINITA, QUIEN SONREÍA Y<br />
CACAREABA. "ESTOY MUY AGRADECIDA, MUY<br />
AGRADECIDA".<br />
PERO SUS VECINOS SE PREGUNTABAN POR QUE<br />
JAMÁS VOLVIÓ A HACER TORTILLAS ...
Reflexión<br />
- ¿Qué interpretación le da a esta<br />
narración?<br />
- ¿Existe alguna semejanza entre este<br />
cuento y la realidad?<br />
- Si este fuera el caso <strong>de</strong> su empresa,<br />
¿qué haría para evitarlo?
¿Por qué en equipo y no<br />
Porque en equipo se<br />
crea el ambiente en el<br />
cual todos pue<strong>de</strong>n<br />
mantenerse a flote al<br />
cambio, apren<strong>de</strong>n<br />
más acerca <strong>de</strong> la<br />
Organización, y<br />
<strong>de</strong>sarrollan<br />
habilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong><br />
colaboración<br />
individual?
¿Cuándo utilizar el trabajo en<br />
equipo en lugar <strong>de</strong>l individual?<br />
La tarea es compleja<br />
Se requiere creatividad<br />
Se requiere una mayor<br />
eficiencia <strong>de</strong>l uso <strong>de</strong> los<br />
recursos<br />
Se necesita un rápido<br />
aprendizaje
¿Cuándo utilizar el trabajo en<br />
equipo en lugar <strong>de</strong>l individual?<br />
La Cooperación es esencial<br />
para la implementación<br />
La tarea o proceso<br />
involucrado es interfuncional<br />
Ningún individuo tiene el<br />
conocimiento suficiente<br />
para resolver el problema
¿Qué beneficios se obtienen?<br />
Reducción <strong>de</strong> tiempos <strong>de</strong><br />
entrega<br />
Disminución <strong>de</strong> tiempo <strong>de</strong>l<br />
ciclo<br />
Corte en los errores <strong>de</strong><br />
servicio<br />
Incremento en la tasa <strong>de</strong><br />
transacciones<br />
Desarrollo <strong>de</strong> nuevos servicios<br />
Rediseño <strong>de</strong> sistemas<br />
Enten<strong>de</strong>r las necesida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>l<br />
cliente
Tipos <strong>de</strong> <strong>Equipos</strong><br />
<strong>Equipos</strong> por Proyecto<br />
Temporales<br />
Enfoque especial<br />
Miembros centrales y<br />
afiliados<br />
Equipo <strong>de</strong> trabajo funcional<br />
Equipo <strong>de</strong> <strong>Trabajo</strong> Natural<br />
Equipo <strong>de</strong> <strong>Trabajo</strong> Autodirigido<br />
Equipo <strong>de</strong> Administración<br />
<strong>de</strong> proceso.<br />
- Equipo <strong>de</strong> Administración
Tipos <strong>de</strong> <strong>Equipos</strong><br />
<strong>Equipos</strong> virtuales<br />
Utilizan tecnología<br />
como soporte<br />
Cruzan fronteras como:<br />
geografía, horarios,<br />
unida<strong>de</strong>s organizacionales
¿Qué necesitan los equipos?<br />
Propósitos y objetivos claramente <strong>de</strong>finidos<br />
Fronteras <strong>de</strong>finidas<br />
Acceso al personal en el Saber<br />
Acceso a Recursos
Propósitos y objetivos<br />
claramente <strong>de</strong>finidos<br />
¿Qué es lo que tratarán <strong>de</strong> cumplir y<br />
por qué?<br />
Conexión con otros equipos, <strong>de</strong>partamentos,<br />
clientes y con la estrategia organizacional<br />
en sí<br />
Medidas para evaluar su trabajo<br />
Desarrollar una serie común <strong>de</strong> valores y ética<br />
como fundación <strong>de</strong> la verdad
Fronteras <strong>de</strong>finidas<br />
Objetivos <strong>de</strong>l equipo enfocados<br />
No trabajar en un problema muy amplio<br />
(mejorar la productividad en general)<br />
Límites <strong>de</strong> tiempo, dinero y autoridad<br />
para la toma <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisiones<br />
Deben saber cómo y cuándo comunicarse<br />
<strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la Organización
Acceso al personal en el Saber<br />
Necesitan miembros con el<br />
conocimiento y habilida<strong>de</strong>s<br />
para cumplir las tareas.<br />
Accesar a gente con diversos<br />
talentos y puntos <strong>de</strong> vista<br />
incluyendo habilida<strong>de</strong>s en<br />
planeación, recolección y<br />
análisis <strong>de</strong> datos, solución <strong>de</strong><br />
problemas, corrida efectiva <strong>de</strong><br />
reuniones, etc.
Acceso a Recursos<br />
Disponibilidad a datos y<br />
tecnología.<br />
Respuesta rápida a<br />
requerimientos para<br />
aprobación o ayuda<br />
<strong>de</strong> otro <strong>de</strong>partamento<br />
o área
Implementación <strong>de</strong>l Cambio<br />
Crear una visión compartida<br />
Comunicar vívidamente por qué las cosas<br />
<strong>de</strong>ben cambiar<br />
Describir su visión para el cambio<br />
Describir claramente los primeros pasos a<br />
ser tomados y ligue directamente el trabajo<br />
<strong>de</strong> equipo y la visión <strong>de</strong> cambio.<br />
• Enten<strong>de</strong>r a los inversionistas<br />
• I<strong>de</strong>ntificar la extensión <strong>de</strong> las distintas áreas<br />
<strong>de</strong> la Organización y personal clave que serán<br />
afectadas por el cambio.<br />
• Enten<strong>de</strong>r la actitud <strong>de</strong> los inversionistas hacia<br />
el cambio, y situarlos a don<strong>de</strong> quiere que estén.<br />
Enten<strong>de</strong>r razones potenciales para la resistencia
Implementación <strong>de</strong>l Cambio<br />
Desarrollar un plan <strong>de</strong> acción (basado en su análisis <strong>de</strong><br />
inversionistas)<br />
Cómo y cuándo cada grupo <strong>de</strong> inversionistas <strong>de</strong>berá participar en<br />
el cambio<br />
Cómo conseguir la compra y aceptación durante la fase <strong>de</strong><br />
planeación<br />
Cómo y cuándo comunicarse con los inversionistas<br />
Qué capacitación necesitaran para tener la capacidad <strong>de</strong> adaptarse<br />
al cambio<br />
I<strong>de</strong>ntificar re<strong>de</strong>s informales<br />
Construir una masa crítica<br />
Crear aceptación emocional<br />
Mantener activida<strong>de</strong>s sincronizadas
Actividad para el<br />
participante<br />
I<strong>de</strong>ntifique algunas <strong>de</strong> las<br />
personas que estarán<br />
involucradas o afectados<br />
por su proyecto <strong>de</strong> mejora
Utilice el siguiente formato:<br />
Hoja <strong>de</strong> trabajo <strong>de</strong> Planeación <strong>de</strong> Comunicación<br />
¿Quién?<br />
Principales asuntos<br />
Notas <strong>de</strong> comunicación<br />
(Cuándo y Cómo se<br />
comunicará con ellos)
Roles y Responsabilida<strong>de</strong>s<br />
Miembros <strong>de</strong>l equipo (Green belts)<br />
Gente escogida por el patrocinador y lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo, que comparte su<br />
conocimiento, experiencia.<br />
Lí<strong>de</strong>res <strong>de</strong>l equipo (Black belts)<br />
Gente que orquesta las activida<strong>de</strong>s el equipo (mantener registros <strong>de</strong>l<br />
equipo, sirve como liga <strong>de</strong> comunicación con el resto <strong>de</strong> la Organización)<br />
Entrenador (Master Black belts)<br />
Gente con habilida<strong>de</strong>s <strong>de</strong> análisis <strong>de</strong> datos y construcción <strong>de</strong> equipos que<br />
enseñan y apoyan a los lí<strong>de</strong>res <strong>de</strong> equipo y miembros <strong>de</strong> equipo en la<br />
utilización <strong>de</strong> herramientas seleccionadas.<br />
Patrocinador (Champion)<br />
Gerentes que i<strong>de</strong>ntifican las mejoras requeridas, y revisan y apoyan el<br />
trabaja <strong>de</strong> los equipos
Importancia <strong>de</strong> los<br />
miembros <strong>de</strong>l equipo<br />
Contribuir completamente con<br />
el proyecto, compartir<br />
conocimiento y experiencia,<br />
participando en reuniones y<br />
discusiones.<br />
Escuchar a los otros y<br />
mantenerse abiertos a sus<br />
i<strong>de</strong>as.<br />
Asistir al Lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong>l equipo con<br />
documentación, discusiones,<br />
juntas.
Importancia <strong>de</strong> los<br />
miembros <strong>de</strong>l equipo<br />
Realizar tareas como,<br />
entrevistar a clientes, observar<br />
procesos, escribir y presentar<br />
reportes<br />
Comunicarse efectivamente<br />
con sus colegas<br />
Reconocer que pudieran<br />
implementar los cambios ellos<br />
mismos y no manejados por<br />
otro grupo o individuo
Roles y Responsabilida<strong>de</strong>s para<br />
Proyectos <strong>de</strong> Mejora<br />
Promotor Entrenador Lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo Miembro <strong>de</strong> equipo<br />
Selecciona y <strong>de</strong>fine proyecto;<br />
i<strong>de</strong>ntifica al entrenador y lí<strong>de</strong>r<br />
<strong>de</strong> equipo<br />
Selecciona miembros <strong>de</strong><br />
equipo<br />
Orienta al equipo; respon<strong>de</strong><br />
preguntas acerca <strong>de</strong>l bosquejo<br />
Proporciona recursos<br />
necesarios<br />
Representa los intereses <strong>de</strong>l<br />
grupo hacia la Organización<br />
Revisa progreso regularmente<br />
conel equipo completo; toma<br />
<strong>de</strong>cisiones según sea<br />
necesario<br />
Deci<strong>de</strong> sobre las<br />
recomendaciones<br />
Ayuda a seleccionar<br />
miembros <strong>de</strong> equipo<br />
Ayuda como sea<br />
necesario<br />
Ayuda al plan<br />
Observa, capacita,<br />
entrena según se<br />
necesite<br />
Ayuda a seleccionar<br />
miembros <strong>de</strong> equipo<br />
Aclara roles y responsabiloida<strong>de</strong>s; i<strong>de</strong>ntifica educación y<br />
capacitación necesarias para el equipo;<br />
Entrena si es<br />
necesario<br />
Regularmente se<br />
reúne con promotor,<br />
lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo y<br />
miembros <strong>de</strong>l equipo<br />
para revisiones<br />
Refina bosquejo y revisa con promotor<br />
Plan <strong>de</strong> proyecto y<br />
juntas <strong>de</strong> equipo<br />
li<strong>de</strong>rea juntas, enseña<br />
herramientas/habilidad<br />
es al equipo durante<br />
juntas<br />
Maneja la logística <strong>de</strong><br />
junta y tareas<br />
administrativas,<br />
monitorea programa y<br />
recursos<br />
Realiza tareas entre<br />
juntas; coordina el<br />
trabajo <strong>de</strong> equipo<br />
Regularmente se<br />
reúne con promotor,<br />
entrenador y<br />
miembros <strong>de</strong>l equipo<br />
para revisiones<br />
Hace recomendaciones para cambios<br />
Participa en juntas; ayuda a facilitar las juntas<br />
Ayuda con tareas administrativas<br />
Realiza asignaciones entre juntas<br />
Regularmente se reúne con promotor,<br />
entrenador y lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong>l equipo para revisiones<br />
Asegura el monitoreo <strong>de</strong><br />
cambios<br />
Celebra la terminación <strong>de</strong>l proyecto<br />
Asegura que la<br />
documentación <strong>de</strong>l<br />
proyecto está<br />
completa y disponible<br />
para otros<br />
utiliza las lecciones aprendidas en mejoras futuras
Actividad para el<br />
participante<br />
Llene la hoja <strong>de</strong> trabajo<br />
para la Selección <strong>de</strong>l<br />
Proyecto
Actividad para el Participante<br />
Describa un problema para su proyecto, y<br />
evalúe el mismo utilizando el criterio abajo<br />
<strong>de</strong>scrito. Por ejemplo, si usted marca<br />
varios “No se”, obtenga más información<br />
<strong>de</strong> este proyecto antes <strong>de</strong> avanzar. Si su<br />
mayoría es en “5” o “No”, entonces<br />
reconsi<strong>de</strong>re el proyecto
Hoja <strong>de</strong> trabajo para la<br />
Selección <strong>de</strong>l Proyecto<br />
Hoja <strong>de</strong> trabajo para la Selección <strong>de</strong>l Proyecto<br />
Criterio<br />
Valoración<br />
1 2 3 4 5 No sabe<br />
1. El proceso o proyecto está<br />
relacionado a una cuestión clave <strong>de</strong>l<br />
negocio Mucho No<br />
2. Tengo o puedo tener un entrada en<br />
el cliente con esta cuestión Fácil Difícil<br />
3. La administración da o podría dar a<br />
este proyecto alta prioridad Probable Improbable<br />
4. Puedo i<strong>de</strong>ntificar los puntos <strong>de</strong><br />
inicio y final para el proceso Fácil Difícil<br />
Sí No No sabe<br />
5. La recolección <strong>de</strong> datos en este<br />
proceso es relativamente fácil<br />
6. El proceso completa un ciclo cada<br />
día (si no es que más frecuente)<br />
7. Puedo i<strong>de</strong>ntificar qué es un<br />
"<strong>de</strong>fecto" para este proceso<br />
8. El problema que necesito investigar<br />
o mejorar está establecido como un<br />
problema, no una solución<br />
9. El proceso está <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> mi<br />
ámbito <strong>de</strong> conocimiento / autoridad<br />
10. Conozco quién es el dueño <strong>de</strong>l<br />
proceso y si él / ella reconoce la<br />
necesidad <strong>de</strong> mejorar<br />
11. El promotor <strong>de</strong> este proyecto tiene<br />
la habilidad <strong>de</strong> cumplir en tiempo y<br />
recursos<br />
12. El proceso no será cambiado por<br />
iniciativa <strong>de</strong> alguien más en el futuro<br />
próximo
Selección <strong>de</strong> los<br />
miembros <strong>de</strong>l equipo<br />
Entre cinco y siete personas, más el lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo y el entrenador<br />
Representar cada una <strong>de</strong> las áreas y niveles afectados por el<br />
proyecto<br />
De varias profesiones, rangos, turnos o áreas <strong>de</strong> trabajo<br />
Con experiencia en el proceso<br />
Interés en métodos <strong>de</strong> mejora<br />
Creatividad y habilidad para la solución <strong>de</strong> problemas<br />
Manejo <strong>de</strong> conflicto<br />
Comunicación<br />
Compromiso <strong>de</strong> servicio hacia el cliente
Primera reunión <strong>de</strong>l Equipo <strong>de</strong><br />
<strong>Trabajo</strong><br />
Revisar el documento<br />
¿Es el objetivo realista?<br />
¿Están claras las fronteras y limitantes?<br />
¿Qué es lo que se espera <strong>de</strong> los tiempos límite?<br />
Aclarar Roles<br />
Responsabilidad <strong>de</strong> cada uno<br />
Bosquejo <strong>de</strong> plan<br />
¿Qué activida<strong>de</strong>s será necesario completar para cumplir el objetivo<br />
y en qué secuencia se presentarán?<br />
I<strong>de</strong>ntificar datos pertinentes existentes<br />
¿Ha trabajado alguien antes en este problema o cuestión?<br />
Establecer la logística <strong>de</strong> la reunión<br />
El tiempo escogido para la primera reunión necesita no ser la que<br />
los miembros seleccionen para las juntas regulares.<br />
Tener suficiente espacio para los miembros y muebles
Objetivos <strong>de</strong>l lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo<br />
para las primeras reuniones<br />
• Conozca a todos los miembros<br />
El éxito <strong>de</strong> su equipo, <strong>de</strong>pen<strong>de</strong> <strong>de</strong> su habilidad para<br />
<strong>de</strong>pen<strong>de</strong>r en los <strong>de</strong>más y trabajar <strong>de</strong> manera cercana.<br />
De a los miembros <strong>de</strong>l equipo tiempo para apren<strong>de</strong>r <strong>de</strong><br />
los otros miembros su historia y habilida<strong>de</strong>s.<br />
• Aprenda a trabajar como equipo<br />
Si el equipo consta <strong>de</strong> gente <strong>de</strong> varios <strong>de</strong>partamentos y<br />
niveles <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong> la Organización, <strong>de</strong> tiempo para que el<br />
grupo se convierta en un equipo.
Objetivos <strong>de</strong>l lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo<br />
para las primeras reuniones<br />
• Trabaje en cuestiones <strong>de</strong> tomas <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisión<br />
Constantemente las <strong>de</strong>cisiones “sólo suce<strong>de</strong>n” en un<br />
equipo. Es común que los miembros estén inseguros <strong>de</strong><br />
si se ha tomado una <strong>de</strong>cisión. Después <strong>de</strong> la reunión <strong>de</strong>l<br />
equipo, los miembros pudieran <strong>de</strong>cir “eso no fue lo que<br />
pensé que <strong>de</strong>cidimos” o “No estaba <strong>de</strong> acuerdo con<br />
eso”. Algunas veces los miembros sólo van con lo que<br />
creen que el grupo tiene el lugar <strong>de</strong> traer riesgos<br />
potenciales en la <strong>de</strong>cisión
Objetivos <strong>de</strong>l lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo<br />
para las primeras reuniones<br />
Establecer reglas<br />
Conocidas también como normas, referentes a cómo se realizarán<br />
las reuniones, cómo será la interacción entre los miembros, qué<br />
clase <strong>de</strong> comportamiento es aceptable.<br />
• Asistencia<br />
• Prontitud<br />
• Desacuerdo cuando exista conflicto<br />
• Enfocarse en las i<strong>de</strong>as, no en la gente<br />
• Participación<br />
• Interrupciones<br />
• Cortesía básica <strong>de</strong> conversación<br />
• Confi<strong>de</strong>ncialidad<br />
• Asignaciones<br />
• Lugar y hora <strong>de</strong> reunión
Guía para las reuniones<br />
regulares <strong>de</strong>l Equipo<br />
Proyecto: Fecha <strong>de</strong> reunión: Hora:<br />
Carta <strong>de</strong> equipo y objetivos:<br />
1. Ejercicio <strong>de</strong> calentamiento o registro (5 min.)<br />
2. Revisión <strong>de</strong> agenda (1 min.)<br />
3. Estatus <strong>de</strong> reportes sobre puntos <strong>de</strong> acción y asignaciones <strong>de</strong> la reunión pasada (3 min.)<br />
4. Puntos a ser discutidos o <strong>de</strong>cididos. <strong>Trabajo</strong> que necesita ser hecho con todos presentes (40 min.)<br />
5. Revisar el progreso relacionado al plan <strong>de</strong> trabajo y programa (2 min)<br />
6. Asignaciones para el trabajo a ser realizado entre reuniones (quién hará qué, para cuándo) (2 min.)<br />
7. Recordatorios <strong>de</strong> actualizaciones sobre juntas especiales o eventos (1 min.)<br />
8. Revisar puntos <strong>de</strong> acción <strong>de</strong> esta junta (1 min.)<br />
9. Bosquejo <strong>de</strong> agenda para la próxima reunión (2 min.)<br />
10. Evaluar reunión (3 min).
Técnicas <strong>de</strong> Equipo<br />
Guía para buenas reuniones:<br />
• Prepárese para la junta<br />
Utilice agendas: que contengan propósito <strong>de</strong> la junta, tópicos,<br />
persona lí<strong>de</strong>r para cada tópico, tiempo estimado.<br />
Para juntas complejas, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> lo anterior incluir: métodos<br />
para segmentos <strong>de</strong> la junta, resultados <strong>de</strong>seados para cada<br />
tópico.<br />
• Inicie a tiempo<br />
• Llene los roles clave <strong>de</strong> la reunión
Agenda <strong>de</strong> Reunión <strong>de</strong> equipo<br />
Agenda <strong>de</strong> reunión <strong>de</strong> equipo<br />
Equipo:_______________________________________<br />
Proceso/Proyecto:______________________________<br />
Fecha:<br />
Hora:<br />
Lugar:<br />
Lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> equipo:<br />
Miembros <strong>de</strong>l equipo y Otros asistentes:<br />
Facilitador <strong>de</strong> Junta:<br />
Tiempo:<br />
Tópicos <strong>de</strong> agenda:<br />
Revisión <strong>de</strong> acciones:<br />
Tópico 1:<br />
Tópico 2:<br />
Tópico 3:<br />
Tópico 4:<br />
Tópico 5:<br />
Tópico 6:<br />
Resumen <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisión<br />
Resumen <strong>de</strong> acciones<br />
I<strong>de</strong>ntificar activida<strong>de</strong>s para la próxima agenda<br />
Evaluación <strong>de</strong> la Junta <strong>de</strong> hoy<br />
Persona que proporciona información:<br />
Facilitador <strong>de</strong> la Junta<br />
Tomador <strong>de</strong> notas<br />
Tomador <strong>de</strong> notas<br />
Todos<br />
Todos
Proceso <strong>de</strong> la Reunión<br />
ANTES<br />
DURANTE<br />
DESPUES<br />
1.<br />
Plan<br />
2.<br />
Inicio<br />
3.<br />
Dirección<br />
4.<br />
Cierre<br />
5.<br />
Seguimiento<br />
Clarificar<br />
propósito y<br />
resultados <strong>de</strong><br />
Junta<br />
Registrar<br />
Cubrir un item a<br />
la vez<br />
Resumir<br />
<strong>de</strong>cisiones<br />
Distribuir minutas<br />
<strong>de</strong> junta pronto<br />
I<strong>de</strong>ntificar<br />
participantes <strong>de</strong><br />
Junta<br />
Revisar agenda<br />
Manejar<br />
discusiones<br />
Revisar<br />
acciones <strong>de</strong><br />
items<br />
Archivar<br />
agendas, notas y<br />
otros<br />
documentos<br />
Seleccinar<br />
Métodos para<br />
cumplir el<br />
propósito<br />
Establecer o<br />
revisar base <strong>de</strong><br />
reglas<br />
Mantener<br />
enfoque y paso<br />
Solicitar items<br />
<strong>de</strong> agenda para<br />
próxima Junta<br />
Completar<br />
trabajos<br />
Desarrollar y<br />
distribuir<br />
Agendas<br />
Revisar lugar y<br />
hora para la<br />
próxima Junta<br />
Establecer el<br />
salón<br />
Evaluar la Junta<br />
Agra<strong>de</strong>cer a los<br />
participantes
Técnicas <strong>de</strong> Equipo<br />
Guía para discusiones efectivas<br />
Prepararse para la discusión<br />
Estar abierto a la discusión<br />
Escuchar<br />
Preguntar para aclaración<br />
Manejar la participación<br />
Resumir<br />
Manejar el tiempo<br />
Cerrar la discusión
Técnicas <strong>de</strong> Discusión<br />
‣ Tormenta <strong>de</strong> I<strong>de</strong>as<br />
‣ Técnica <strong>de</strong> Grupo Nominal (NGT)<br />
‣ Diagrama <strong>de</strong> afinidad<br />
‣ Multivotación<br />
‣ Rejilla <strong>de</strong> esfuerzo/impacto<br />
‣ Matriz simple <strong>de</strong> priorida<strong>de</strong>s
Tormenta <strong>de</strong> I<strong>de</strong>as<br />
• Revisar el tópico<br />
• Ir alre<strong>de</strong>dor <strong>de</strong>l grupo y pida una i<strong>de</strong>a <strong>de</strong> cada<br />
persona, repita la operación hasta que la gente no<br />
tenga i<strong>de</strong>as.<br />
• Cualquiera pue<strong>de</strong> dar una i<strong>de</strong>a, hasta que todas<br />
las i<strong>de</strong>as son compartidas
Técnica <strong>de</strong> Grupo Nominal<br />
Es un método más estructurado <strong>de</strong> generación <strong>de</strong> una lista <strong>de</strong><br />
opciones hasta reducirla. Las notas son dadas al redactor para<br />
que las lea al grupo y estos evalúan las cuestiones evaluadas<br />
1. Definir la tarea en forma <strong>de</strong> pregunta<br />
2. Describir el propósito <strong>de</strong> la lluvia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as y sus procedimientos<br />
3. Introducir y clarificar la pregunta<br />
4. Generar I<strong>de</strong>as<br />
5. Listar i<strong>de</strong>as<br />
6. Clarificar y discutir i<strong>de</strong>as<br />
7. Con<strong>de</strong>nsar la lista
Diagrama <strong>de</strong> Afinidad<br />
• Juntar los resultados <strong>de</strong> la tormenta <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as<br />
• Transferir los resultados a tarjetas <strong>de</strong> índices<br />
• Agrupar las tarjetas para encontrar afinidad o tema.<br />
• Etiquetas los grupos <strong>de</strong> tarjetas<br />
• Dibujar el diagrama
Multi - votación<br />
1. Genere una lista<br />
2. Combine puntos similares<br />
3. Haga que los miembros <strong>de</strong>l equipo reduzcan la lista<br />
4. Registre los votos<br />
5. Elimine aquellos puntos con bajo puntaje o sin<br />
puntos<br />
6. Repita los pasos <strong>de</strong>l 3 al 5 en la lista resultante. No<br />
sostenga discusión en el paso 5 <strong>de</strong>spués <strong>de</strong> la<br />
primera ronda <strong>de</strong> votos
Guía para Decisiones Efectivas<br />
• Enten<strong>de</strong>r el contexto <strong>de</strong> la <strong>de</strong>cisión<br />
• Esclarecer la <strong>de</strong>cisión<br />
• Compren<strong>de</strong>r tiempo límite<br />
• Apren<strong>de</strong>r como afectarán estas <strong>de</strong>cisiones el patrón <strong>de</strong>l trabajo <strong>de</strong>l<br />
equipo<br />
• Obtener información relevante acerca <strong>de</strong>l pasado, pendiente y<br />
<strong>de</strong>cisiones implícitas, relacionadas a esto.<br />
• Determinar quién <strong>de</strong>be estar involucrado<br />
• ¿Quién tiene la autoridad para tomar la <strong>de</strong>cisión?<br />
• ¿Quién es responsable por los resultados <strong>de</strong> esta <strong>de</strong>cisión?<br />
• ¿Quién es afectado críticamente, hoy y en el futuro?<br />
• ¿Quién tiene información vital?
Guía para Decisiones Efectivas<br />
• Decidir ¿cómo <strong>de</strong>cidir?<br />
<br />
Consenso: todos entien<strong>de</strong>n la <strong>de</strong>cisión y pue<strong>de</strong>n<br />
explicar por qué es lo mejor, pue<strong>de</strong> vivir con la<br />
<strong>de</strong>cisión<br />
• Tiempo<br />
• Participación activa <strong>de</strong> todos los miembros<br />
• Aptitu<strong>de</strong>s en comunicación, solución <strong>de</strong> conflictos<br />
• Pensamiento creativo y <strong>de</strong> mente abierta<br />
1. Discuta el punto<br />
2. Realice una verificación<br />
3. Si no se logra el consenso, repetir paso 1 y 2
Métodos más comunes para la<br />
• Consenso<br />
Toma <strong>de</strong> Decisiones<br />
• Votación<br />
• Asignación <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisión a un subgrupo<br />
• I<strong>de</strong>ntificación <strong>de</strong> la persona que estará a cargo<br />
<strong>de</strong> la toma <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisión
¿Cuándo utilizar cada Método?<br />
Consenso<br />
- Decisiones importantes, que afecten a muchas personas<br />
- Grupos pequeños (10 o menos)<br />
- Un grupo gran<strong>de</strong> está consi<strong>de</strong>rando puntos <strong>de</strong> gran<br />
importancia<br />
- Existirá un rico intercambio <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as<br />
- Los miembros <strong>de</strong>l grupo tienen un nivel similar <strong>de</strong><br />
inversión<br />
Votación<br />
- Es conocido que el consenso es poco probable <strong>de</strong>bido al<br />
tiempo permitido<br />
- Los miembros <strong>de</strong>l grupo son igualmente informados en<br />
el tema en cuestión y entien<strong>de</strong> el punto <strong>de</strong> vista <strong>de</strong> los<br />
<strong>de</strong>más<br />
- Se cuenta con un plan para manejar las reacciones <strong>de</strong><br />
aquellos en <strong>de</strong>sacuerdo con la <strong>de</strong>cisión<br />
Subgrupo<br />
- Un subgrupo tiene la información necesaria o<br />
experiencia para tomar la <strong>de</strong>cisión<br />
- Es la única entidad afectada por la <strong>de</strong>cisión y pue<strong>de</strong><br />
implementarla sin el involucramiento activo <strong>de</strong> la mayoría<br />
- El grupo en general está <strong>de</strong> acuerdo en <strong>de</strong>legar la<br />
autoridad a los representantes<br />
- Es una emergencia<br />
Una Persona<br />
- Una persona tiene toda la información relevante<br />
- Se tiene la confianza <strong>de</strong> todo el equipo para tomar una<br />
buena <strong>de</strong>cisión.<br />
- El resultado sólo afecta al tomador <strong>de</strong> la <strong>de</strong>cisión
Guía Efectiva para el<br />
mantenimiento <strong>de</strong> Registros<br />
El mantener registros excelentes <strong>de</strong>s<strong>de</strong> el inicio<br />
salva al equipo <strong>de</strong> la pérdida <strong>de</strong> tiempo o<br />
pérdida <strong>de</strong>l momento, cuando se trata <strong>de</strong><br />
localizar información o recordar <strong>de</strong>cisiones.
Formato <strong>de</strong> pizarrón<br />
Propósito:<br />
Gráfica <strong>de</strong> Pareto:<br />
Importancia:<br />
Programación:<br />
Competencia/ámbito:<br />
Proceso
Guía para una Planeación<br />
Crear un plan<br />
Efectiva<br />
Tareas y tiempos<br />
Presupuesto y recursos<br />
Inversionistas<br />
Checar y revisar<br />
Análisis <strong>de</strong> Problema Potencial
Herramientas <strong>de</strong> Planeación<br />
Rejillas <strong>de</strong> planeación<br />
• I<strong>de</strong>ntificar qué es lo que quiere realizar<br />
• I<strong>de</strong>ntificar el paso final o tarea<br />
• I<strong>de</strong>ntificar el punto <strong>de</strong> partida o primer paso<br />
• Lluvia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as en una lista <strong>de</strong> activida<strong>de</strong>s separadas y<br />
diferentes<br />
• Organizar y refinar la lista <strong>de</strong> lluvia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as<br />
• Preparar la rejilla<br />
• De ser necesario, revisar
Formato <strong>de</strong> Rejilla<br />
Plan para la creación <strong>de</strong> ..............<br />
Paso #<br />
Paso y resultado<br />
Fechas<br />
<strong>de</strong>seado Planeado Actual Gastos Comentarios
Diagrama <strong>de</strong> Árbol<br />
- Escriba el objetivo en lo más lejano <strong>de</strong> la página <strong>de</strong>l<br />
lado izquierdo<br />
- Pregunte qué necesitará para cumplir el objetivo<br />
- Arregle tareas a la <strong>de</strong>recha <strong>de</strong>l objetivo<br />
- Pregunte, qué necesitará para cumplir cada una <strong>de</strong> las<br />
tareas<br />
- Continúe preguntando “qué”<br />
- Verifique si las tareas son necesarias y suficientes<br />
- Reacomo<strong>de</strong> las tareas para reflejar una relación<br />
apropiada.
Esquema <strong>de</strong>l<br />
Diagrama <strong>de</strong> Árbol<br />
Prioridad <strong>de</strong> la<br />
Organización<br />
Estrategia<br />
Tácticas/<br />
Propósito <strong>de</strong>l<br />
equipo<br />
Nov<br />
Tiempo límite<br />
Dic<br />
Equipo / Individuo<br />
responsable<br />
Equipo A
Gráfica <strong>de</strong> Gantt<br />
ID<br />
Nombre <strong>de</strong> Tarea<br />
1 Actualizar lista <strong>de</strong> extensiones<br />
2 Dept. sup. Actualizar listas <strong>de</strong> responsables <strong>de</strong> trabajos<br />
3 Actualizar nombres y números <strong>de</strong> extensión<br />
4 Marcar responsables <strong>de</strong> la lista <strong>de</strong> números <strong>de</strong> extensión<br />
5 Revisar auto-realización<br />
6 Ensamblar equipo<br />
Mayo<br />
Junio<br />
31-May 06-Jun 14-Jun 21-Jun 28-Jun
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
HOJAS DE REGISTRO<br />
Usos:<br />
Facilita la recolección <strong>de</strong> datos.<br />
Organiza automáticamente los datos.<br />
Examinan la distribución <strong>de</strong> un proceso.<br />
1 * *<br />
2<br />
*<br />
3*<br />
*<br />
*<br />
*<br />
Checa o examina artículos y servicios<br />
<strong>de</strong>fectuosos.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
HOJAS DE REGISTRO<br />
DEFINICIÓN<br />
Formato preimpreso en el cual aparecen las<br />
características que se van a registrar, <strong>de</strong> tal manera<br />
que los datos puedan registrarse fácilmente.<br />
1 * *<br />
2<br />
*<br />
3*<br />
*<br />
*<br />
*
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE PARETO<br />
Usos:<br />
• Presentar en forma or<strong>de</strong>nada la ocurrencia <strong>de</strong> mayor<br />
a menor <strong>de</strong> los problemas o áreas a mejorar.<br />
• Permite comparar y dar prioridad a los problemas <strong>de</strong><br />
un proceso o <strong>de</strong>partamento.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE PARETO<br />
DEFINICIÓN<br />
Diagrama que sirve<br />
para or<strong>de</strong>nar, comparar<br />
y dar prioridad a los<br />
problemas<br />
representados<br />
gráficamente y <strong>de</strong>cidir<br />
por cuál empezar.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE ISHIKAWA<br />
Usos:<br />
• Es un diagrama que permite anotar una lluvia <strong>de</strong><br />
i<strong>de</strong>as para i<strong>de</strong>ntificar las causas <strong>de</strong> un problema.<br />
• Permite encontrar la causa raíz <strong>de</strong>l problema<br />
preguntándonos por qué 4 o 5 veces.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE ISHIKAWA<br />
DEFINICIÓN<br />
Técnica <strong>de</strong> análisis <strong>de</strong> Causa-<br />
Efecto para la solución <strong>de</strong><br />
problemas, que muestra la<br />
relación entre una<br />
característica <strong>de</strong> calidad y los<br />
factores, ayudándonos a<br />
encontrar las causas posibles<br />
que nos afectan y encontrar su<br />
solución.
Herramientas utilizadas para la<br />
HISTOGRAMA<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
Usos:<br />
• Permite ver la distribución que tienen los procesos <strong>de</strong><br />
manufactura y administrativos vs. especificaciones<br />
• Permiten ver la frecuencia con la que ocurren las cosas.<br />
• La variabilidad <strong>de</strong>l proceso se representa por el ancho <strong>de</strong>l<br />
histograma, se mi<strong>de</strong> en <strong>de</strong>sviaciones estándar o .<br />
• Un rango <strong>de</strong> ± 3 cubre el 99.73%.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
HISTOGRAMA<br />
DEFINICIÓN<br />
Un Histograma es la<br />
organización <strong>de</strong> un<br />
número <strong>de</strong> datos<br />
muestra que nos<br />
permite visualizar al<br />
proceso <strong>de</strong> manera<br />
objetiva.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
GRÁFICA DE CAJA<br />
Usos:<br />
• Permite i<strong>de</strong>ntificar la distribución <strong>de</strong> los datos,<br />
mediana, bases y extremos. Mediana = dato<br />
intermedio entre un grupo <strong>de</strong> datos or<strong>de</strong>nados en<br />
forma ascen<strong>de</strong>nte
Herramientas utilizadas para la<br />
GRÁFICA DE CAJA<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DEFINICIÓN<br />
• Es una ayuda gráfica para<br />
ver la variabilidad <strong>de</strong> los<br />
datos.<br />
Mediana inferior<br />
Valor<br />
mínimo<br />
Mediana<br />
Mediana superior<br />
Valor<br />
máximo
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
CARTAS DE CONTROL<br />
Usos:<br />
• Saber si un sistema o proceso se encuentra o no<br />
bajo control estadístico.<br />
• Guiar las modificaciones para mejorar la calidad <strong>de</strong><br />
los productos y servicios.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
CARTAS DE CONTROL<br />
Causa<br />
especial<br />
DEFINICIÓN<br />
• Es una ayuda gráfica para el<br />
control <strong>de</strong> las variaciones <strong>de</strong><br />
los procesos administrativos<br />
y <strong>de</strong> manufactura.<br />
Causas<br />
normales o<br />
comunes
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
Tipos <strong>de</strong> Cartas <strong>de</strong> Control<br />
Por variables<br />
GRAFICA<br />
X - R<br />
X - R<br />
X - I<br />
X - <br />
DESCRIPCION<br />
Promedios y rangos<br />
Medianas y rangos<br />
Lecturas individuales<br />
Promedios y <strong>de</strong>sviaciones estandar<br />
Por atributos<br />
GRAFICA DESCRIPCION TAMAÑO DE MUESTRA<br />
p<br />
Porcentaje <strong>de</strong> unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>fectuosas No necesariamente Igual<br />
np Cantidad <strong>de</strong> unida<strong>de</strong>s <strong>de</strong>fectuosas Igual o Constante<br />
c Número <strong>de</strong> <strong>de</strong>fectos Igual o Constante<br />
u Número <strong>de</strong> <strong>de</strong>fectos por unidad No necesariamente Igual
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE DISPERSIÓN<br />
Usos:<br />
• Compren<strong>de</strong>r la relación entre dos variables.<br />
• Relaciona una característica <strong>de</strong> calidad y un factor<br />
que la afecta.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
DIAGRAMA DE DISPERSIÓN<br />
DEFINICIÓN<br />
• Nos ayuda a estudiar la<br />
relación <strong>de</strong> correspon<strong>de</strong>ncia<br />
<strong>de</strong> dos o más variables.
Herramientas utilizadas para la<br />
ESTRATIFICACIÓN<br />
Usos:<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
• Compren<strong>de</strong>r mejor la situación <strong>de</strong> un problema<br />
dividiéndolo en grupos más pequeños con<br />
características más afines.<br />
• Comparar los grupos individuales entre si y<br />
establecer conclusiones.
Herramientas utilizadas para la<br />
solución <strong>de</strong> problemas<br />
ESTRATIFICACIÓN<br />
DEFINICIÓN<br />
• Clasificación <strong>de</strong> los datos o factores sujetos a estudio en<br />
una serie <strong>de</strong> grupos con características similares.
Herramientas para el Mapeo <strong>de</strong><br />
Procesos<br />
Análisis <strong>de</strong> Modos <strong>de</strong> falla y efectos (FMEA)<br />
Utilizado para anticipar posibles fallas en el proceso y el riesgo asociado<br />
con estas fallas. De esa información se pue<strong>de</strong>n planear acciones para<br />
disminuir o eliminar el riesgo<br />
Item/Paso <strong>de</strong><br />
proceso<br />
Ingreso <strong>de</strong> or<strong>de</strong>n<br />
Modo <strong>de</strong> falla<br />
potencial<br />
El cliente no<br />
pue<strong>de</strong> ingresar<br />
la or<strong>de</strong>n<br />
El cliente no<br />
pue<strong>de</strong> ingresar<br />
la or<strong>de</strong>n<br />
La or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l<br />
cliente no es<br />
registrada<br />
Efecto(s) <strong>de</strong><br />
falla potencial<br />
severidad<br />
Causa(s) <strong>de</strong><br />
falla potencial<br />
Ocurrencia<br />
Controles<br />
actuales<br />
Detección<br />
RPN<br />
Acción<br />
recomendada<br />
Se le notificó a<br />
Cliente<br />
Red telefónica la compañía <strong>de</strong><br />
Control actual es<br />
insatisfecho 7 muerta 5 teléfonos 1 35 a<strong>de</strong>cuado<br />
Cliente<br />
insatisfecho 7<br />
Red<br />
sobrecargada<br />
<strong>de</strong>bido a<br />
inesperado<br />
volumen <strong>de</strong><br />
llamadas 8<br />
No existen<br />
controles<br />
Monitorear<br />
actuales (no<br />
existe el<br />
proceso) 10 560<br />
automáticamente,<br />
proporcionar aviso<br />
si supera el límite<br />
El cliente no<br />
recibe sus<br />
artículos<br />
or<strong>de</strong>nados<br />
El Registro <strong>de</strong><br />
or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l<br />
sistema está<br />
7 caído<br />
Monitoreo<br />
periódico <strong>de</strong>l<br />
6 sistema 8<br />
Mayor monitoreo<br />
336 sistemático
Herramientas para el Mapeo <strong>de</strong><br />
Procesos<br />
• Esta herramienta se utiliza mientras se revisa el <strong>de</strong>sempeño<br />
<strong>de</strong>l proceso don<strong>de</strong> las entradas, equipo, métodos y ambiente<br />
son analizados para ver cómo podrían fallar<br />
• Cuando se analiza el elemento humano <strong>de</strong> la ejecución <strong>de</strong>l<br />
proceso para encontrar maneras a prueba <strong>de</strong> error <strong>de</strong>l<br />
proceso (Poka Yoke)<br />
• En el diseño <strong>de</strong>l servicio don<strong>de</strong> el FMEA es utilizado para<br />
i<strong>de</strong>ntificar y vencer problemas en el diseño <strong>de</strong>l proceso y<br />
ejecución que podrían incrementar <strong>de</strong>fectos, seguridad <strong>de</strong><br />
peligro, o baja calidad.
Creación <strong>de</strong> un FMEA<br />
• Enliste los pasos <strong>de</strong>l proceso, entradas clave, equipo, materiales o<br />
artículos que componen el proceso en la primer columna.<br />
• Lluvia <strong>de</strong> i<strong>de</strong>as <strong>de</strong> modos <strong>de</strong> falla potencial<br />
• I<strong>de</strong>ntificar los efectos potenciales <strong>de</strong> cada falla<br />
• Calificar la severidad <strong>de</strong> cada efecto en la escala <strong>de</strong> 1 a 10.<br />
• Enliste los controles que se tienen en la actualidad para <strong>de</strong>tectar la<br />
causa <strong>de</strong> la falla<br />
• Califique su habilidad para <strong>de</strong>tectar la presencia <strong>de</strong> cada causa o la<br />
ocurrencia <strong>de</strong> la falla en la escala <strong>de</strong> 1 a 10<br />
• Determine el riesgo <strong>de</strong> cada modo <strong>de</strong> falla potencial <strong>de</strong> cada causa<br />
o <strong>de</strong> la ocurrencia e la falla multiplicando los puntajes para calcular<br />
Número <strong>de</strong> Prioridad <strong>de</strong> Riesgo (RPN). El mayor RPN es 1000 y el<br />
menor es 1, por lo tanto el mayor es el <strong>de</strong> mayor riesgo
Muestra <strong>de</strong> Agenda para la<br />
Revisión <strong>de</strong>l Proyecto Final<br />
Al final <strong>de</strong>l proyecto es importante escribir las lecciones<br />
aprendidas mientras estén frescas. Esto pue<strong>de</strong> ocurrir<br />
en una reunión entre el equipo <strong>de</strong>l proyecto y el<br />
promotor. El propósito <strong>de</strong> la junta es i<strong>de</strong>ntificar y<br />
enten<strong>de</strong>r que se trabajó y que no, y aplicar estas<br />
lecciones a proyectos futuros. El resultado <strong>de</strong> la junta es<br />
una lista <strong>de</strong> recomendaciones para futuros esfuerzos
Muestra <strong>de</strong> Agenda para la<br />
Revisión <strong>de</strong>l Proyecto Final<br />
Bosquejo <strong>de</strong> Proyecto<br />
1. Revisar propósito <strong>de</strong> la junta y agenda.<br />
2. Reflejar en las siguientes preguntas:<br />
a. En su área, ¿qué fue tan excepcionalmente bien que le gustaría repetir en proyectos futuros?<br />
En el proyecto como un todo, ¿qué fue tan excepcionalmente bien que le gustaría repetir en proyectos futuros?<br />
b. En su área, ¿qué contribuciones excelentes le gustaría reconocer?<br />
En el proyecto como un todo, ¿qué contribuciones excelentes le gustaría reconocer?<br />
c. En su área, ¿qué nuevos experimentos se trataron, y cuáles fueron los resultados?<br />
En el proyecto como un todo, ¿qué nuevos experimentos se trataron, y cuáles fueron los resultados?<br />
d. En su área, ¿qué estuvo mal, y cómo ese problema ha sido prevenido?<br />
En el proyecto como un todo, ¿qué estuvo mal, y cómo ese problema ha sido prevenido?<br />
3. Compartir respuestas a cada una <strong>de</strong> los incisos en el número 2<br />
Escribir i<strong>de</strong>as principales. No discuta i<strong>de</strong>as, solo pregunte para clarificar<br />
4. Resuma <strong>de</strong> la lista <strong>de</strong>l número 3 a unas cuantas cosas específicas e importantes que pue<strong>de</strong>n ser utilizadas para mejorar esfuerzos futuros<br />
5. Evalúe esta junta
Mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> Progreso <strong>de</strong>l Equipo<br />
Lazo <strong>de</strong> mejora<br />
Aclarar<br />
Objetivos<br />
Educar y<br />
formar el<br />
equipo<br />
Investigar el<br />
proceso<br />
Analizar datos y<br />
buscar<br />
soluciones<br />
Tomar<br />
acciones<br />
apropiadas<br />
Cierre<br />
Discutir y<br />
aclarar<br />
estatutos<br />
Iniciar la<br />
formación <strong>de</strong>l<br />
equipo<br />
Describir el<br />
proceso o<br />
problema<br />
Buscar patrones<br />
en los datos<br />
Atar lo anterior<br />
para mayor<br />
investigación<br />
Evaluar el<br />
proceso <strong>de</strong>l<br />
equipo<br />
Crear un<br />
plan <strong>de</strong><br />
mejora<br />
Establecer<br />
reglas y<br />
logística<br />
Localizar el<br />
problema<br />
I<strong>de</strong>ntificar el tipo<br />
<strong>de</strong> variación y<br />
respon<strong>de</strong>r<br />
apropiadamente<br />
Estandarizar<br />
proceso y<br />
procedimiento<br />
Evaluar los<br />
resultados<br />
<strong>de</strong>l equipo<br />
Educar a los<br />
miembros <strong>de</strong>l<br />
equipo sobre<br />
el enfoque<br />
científico<br />
para la<br />
mejora<br />
Buscar las<br />
causas raíz<br />
Explorar<br />
alternativas <strong>de</strong><br />
solución<br />
Replicar -<br />
cuando sea<br />
necesario<br />
Organizar<br />
archivos<br />
Proporcionar<br />
capacitación<br />
para<br />
herramientas<br />
que el equipo<br />
necesite<br />
utilizar<br />
Probar y refinar<br />
los<br />
procedimientos<br />
<strong>de</strong> recolección<br />
<strong>de</strong> datos<br />
Seleccionar e<br />
implementar<br />
solución<br />
Monitorear los<br />
resultados <strong>de</strong><br />
todos los<br />
cambios -<br />
evaluar y<br />
refinar según<br />
sea necesario<br />
Actualizar<br />
registros<br />
Documentar<br />
progreso<br />
Realizar<br />
presentación<br />
final<br />
Recomendar<br />
seguimiento<br />
<strong>de</strong><br />
activida<strong>de</strong>s
Guía para Cerrar un Proyecto<br />
Eventualmente cada proyecto o iniciativa alcanza su<br />
punto final, sorpresivamente esto pue<strong>de</strong> ser difícil para<br />
algunos equipos, el reconocer cuando es tiempo <strong>de</strong><br />
terminar, cuando por ejemplo:<br />
• El propósito <strong>de</strong>l proyecto se ha cumplido<br />
• El plan <strong>de</strong> trabajo ha sido completado<br />
• Los datos u otros indicadores <strong>de</strong> mejora, muestran algún progreso<br />
y es claro que un mayor progreso requerirá un nuevo esfuerzo<br />
• Existe acuerdo <strong>de</strong> que es el equipo incorrecto para continuar el<br />
trabajo
Elementos <strong>de</strong> un buen cierre<br />
• Evaluación <strong>de</strong>l trabajo <strong>de</strong>l equipo<br />
• Lista <strong>de</strong> lecciones clave aprendidas<br />
• Revisión <strong>de</strong> las fortalezas y alcances <strong>de</strong>l equipo<br />
• Discusión <strong>de</strong> las <strong>de</strong>bilida<strong>de</strong>s y mayores obstáculos que se<br />
presentaron durante el <strong>de</strong>sarrollo<br />
• Recomendaciones para dón<strong>de</strong> pue<strong>de</strong>n repetirse las mejoras<br />
<strong>de</strong>l equipo<br />
• Complemento <strong>de</strong> documentación<br />
• Compartir resultados<br />
• Celebrar los esfuerzos <strong>de</strong>l equipo