Valk-Software_Drieluikfolder_EuroCIS_Web_2

welkoop op aspos
een case study
Rationale
Welkoop kent een kleurrijke historie die terugvoert tot 1896
in de tijd van de landbouw coöperaties. Inmiddels is Welkoop
uitgegroeid tot een eigentijdse formule waarin het moderne
buitenleven centraal staat. Welkoop telt 154 winkels met circa
1.200 medewerkers, per winkel gemiddeld 1.000 m2 verkoop
vloeroppervlakte en circa 10.000 artikelen op voorraad. Onder
het motto ‘Verstand van tuin en dier’ biedt Welkoop een breed
assortiment, deskundig advies en service met een glimlach.
Agri Retail is de organisatie achter de Welkoop winkels.
Op het hoofdkantoor en distributiecentrum in Ede maken
zo’n 100 medewerkers zich sterk om de marktpositie van de
aangesloten winkels verder uit te bouwen. Agri Retail is er voor
de franchisenemers met hulp en advies op het gebied van
formule management, category management, marketing, HR en
professionele IT ondersteuning.
Na 11 jaar had het oude verkoopsysteem haar grenzen bereikt.
Het systeem was technisch verouderd en complex geworden. Dit
vertaalde zich in algehele traagheid, hoge kosten, moeilijk kunnen
toevoegen van nieuwe functionaliteit en gebruiksonvriendelijkheid.
Ook wilde men kunnen aansluiten op het nieuwe winkelen waarbij
de klant bepaalt waar hij zijn informatie haalt of transacties
afhandelt. Daarom was een platform nodig dat de fysieke winkels
kon verbinden met de online wereld. En er was een sterke wens tot
het vergroten van de beleving voor klanten.
In februari 2013 startte een multidisciplinaire werkgroep met
zelfstandige franchisenemers en deelnemers van Agruniek
Rijnvallei, Agrifirm en Agri Retail om de selectie te begeleiden.
In een Request for Proposal procedure kwam men van een long
list tot een short list met 2 aanbieders. Beide aanbieders mochten
in een Proof of Concept volgens een voorgeschreven script
hun oplossing demonstreren. In oktober 2013 viel
de keuze definitief op cross-channel retail
platform ASPOS van Valk Software.
Deze case-study behandelt
de aanpak na dit besluit
en de gerealiseerde
voordelen voor
Welkoop.

De heer Teo van Putten, CFO Agri Retail:
“Dit is het beste IT project dat ik ooit heb
meegemaakt.”
Functionele voordelen
Agri Retail heeft voor haar organisatie de volgende functionele
voordelen van ASPOS benoemd.
1. Gebruiksvriendelijkheid
ASPOS is gebruiksvriendelijk, zowel voor klanten als voor
medewerkers. De kassabon geeft een helder beeld van acties
en kortingen. Kortingen worden berekend volgens het principe
goedkoopste-voor-de-klant, zonder korting-over-korting, om
verwarring en discussie aan de balie te voorkomen. Op een
display kunnen klanten live volgen welke artikelen worden
aangeslagen voor welke prijzen en kortingen. Verder toont het
klantendisplay relevante video content. De playlist werkt gratis
via Youtube. Klantbestellingen lopen helemaal via het systeem
en hoeven niet langer met de hand bijgehouden te worden.
Klanten waarderen de SMS of e-mail bij binnenkomst van hun
klantbestelling. Voor medewerkers is het systeem snel en
gemakkelijk te leren met een visueel geörienteerd touchscreen
zonder moeilijke toetscombinaties. Historische verkopen
kunnen niet meer alleen op dag, maar ook op klant en product
teruggezocht worden.
2. Efficiëntie verbetering
ASPOS biedt een betere ondersteuning van de processen in
de winkel. Bijvoorbeeld de actiemodule in ASPOS ondersteunt
alle mogelijkheden waardoor handmatige kortingen veel
minder nodig zijn. Acties en prijzen en ook knoppen op
het kassascherm kunnen online en realtime aangepast of
gecorrigeerd worden. Men hoeft geen dag meer te wachten
tot nachttaken gelopen hebben. Met de online handheld
terminal kan een medewerker overal in de winkel snel
gegevens inzien, bijvoorbeeld controleren of de voorraad
klopt, een artikel in bestelling staat en correcties uitvoeren.
Correcties worden direct in het hele systeem doorgevoerd,
de handheld terminal hoeft niet meer uitgelezen te worden.
Interfiliaal orders worden direct per pakbon in de andere
winkel klaargezet zonder tussenkomst van het hoofdkantoor.
De voorraad posities van alle winkels en het centrale DC zijn
realtime in winkels, webshop en hoofdkantoor beschikbaar. In
plaats van intekening voor folders via PDF of intranet is er een
efficiënt bestelportaal in ASPOS beschikbaar. Hiermee kunnen
ondernemers standaard via hun backoffice in ASPOS hun
toekomstige folder bestellingen valideren.
3. Basis voor het nieuwe winkelen
Met ASPOS beschikt Agri Retail over een goede en
toekomstvaste basis waarmee het nieuwe winkelen optimaal
kan worden ondersteund. De consument komt echt centraal
te staan en ontmoet één Welkoop formule, ook online. De
webshop van ASPOS werkt op dezelfde centrale database als
de winkels. Er ontstaat dus één klantbeeld, over winkel- en
online aankopen. Dit biedt geweldige mogelijkheden voor
CRM. Denk ook aan een spaarsysteem waarmee consumenten
punten sparen en verzilveren over alle winkels en in de
webshop. De voorraden van de winkels zijn zichtbaar op de
webshop, weborders lopen mee met de reguliere bevoorrading
van de winkels. Winkels zijn online vindbaar en herkenbaar,
compleet met lokale artikelen, prijzen, winkelvoorraad en
aanbiedingen.
4. Optimale voorraad
ASPOS biedt een geïntegreerd dynamisch automatisch
bestelsysteem. Voorwaarde is dat een winkel zich kwalificeert
als voorraadbetrouwbaar. Daarin zijn Welkoop winkels zeer
gedisciplineerd te noemen, bij het ter perse gaan van deze
publicatie was maar liefst 95% van de Welkoop winkels
voorraadbetrouwbaar. Er is inzicht in de keten voorraad, winkels
kunnen elkaar’s voorraden zien evenals de voorraad op het
distributie centrum. Met het oude systeem was een winkel
gemiddeld 6 manuren per week bezig met bestellen. In ASPOS
is dit teruggebracht naar 2 uur per week. De vrijkomende tijd kan
besteed worden aan klanten. Ook het inboeken van ontvangsten
gaat eenvoudiger, pakbonnen hoeven niet langer geïmporteerd
te worden, maar zijn direct online beschikbaar. Dankzij slimme
besteladviezen ontstaat een optimale voorraad in de winkel
om verkoopkansen te bevorderen. Geen lege schappen meer,
minder nee-verkoop en hogere omloopsnelheid.
5. Geschikt voor franchise
ASPOS is ontworpen en ingericht voor franchiseorganisaties.
ASPOS werkt met een hiërarchie van bevoegdheden, waarin
vastligt wie wat mag inzien, doorvoeren en aanpassen.
Alle winkels werken op één database met een centraal
artikelbestand, maar ondernemers mogen zelf lokale
artikelen toevoegen. Deze artikelgegevens worden lokaal
door de ondernemer beheerd, en zijn tevens centraal op het
hoofdkantoor zichtbaar als lokaal artikel. Als een tweede
winkel hetzelfde lokale artikel invoert, wordt het automatisch
centraal assortiment. De derde en volgende winkel hoeven de
handelingen niet meer uit te voeren en het hoofdkantoor houdt
overzicht en regie over het assortiment. Het artikelbestand
blijft schoon en uniform, zonder wildgroei van lokale barcodes.

Roadmap
Met de overstap naar ASPOS legt Agri Retail het fundament voor
een omnichannel toekomst. De consument komt centraal te staan
tegen minimale overhead en kosten. De volgende stappen zijn
gedefinieerd op de roadmap.
1. Automatisch herbevoorraden
Direct na de vervanging van het verkoopsysteem in de
winkels is gestart met automatische herbevoorrading. Het
hoofdkantoor beheert standaard bestelprofielen waarmee
besteladviezen in de winkels worden gegenereerd.
Winkels kunnen hun besteladvies wijzigingen en fiatteren,
waarna de bestelling met een druk op de knop definitief
wordt geplaatst. Op basis van feitelijke afzetgegevens en
gewenste omloopsnelheid worden de gewenste minimale
en maximale voorraad per artikel periodiek herberekend.
Deze vorm van automatisch herbevoorraden komt de
optimale beschikbaarheid in de winkels ten goede waardoor
verkoopkansen verbeteren en nee-verkoop vermindert.
Inmiddels zijn alle winkels door Agri Retail getraind in de
opleidingsruimte van Valk Software. De initiële inrichting
van de schappen kost per winkel circa 40 uur. Deze
bestelmodule in ASPOS is vergeleken met een gerenommeerd
voorraadmanagement systeem, en de besteladviezen van
ASPOS kwamen als beste uit de bus.
2. CRM
Een volgende stap is de migratie van het bestaande
spaarsysteem naar ASPOS. In een project genaamd “Move
the points” worden de spaarpunten uit het oude systeem
gemigreerd naar ASPOS. In ASPOS sparen consumenten over
de winkels heen, punten kunnen in de ene winkel gespaard
en in de andere winkel verzilverd worden. In de toekomst
ook in de webshop. De directe vaste kosten besparing door
beëindiging van het oude spaarsysteem bedraagt enkele
tientjes per winkel per maand. Daarbij komen de lagere
onderhoud en beheerkosten doordat met één ASPOS platform
wordt gewerkt. Dankzij één klantbeeld in ASPOS, zowel over
aankopen in de winkels als online, ontstaan voor consumenten
relevante triggers. De interface met CRM campagnes werkt
met een realtime trigger, zodra de klant een aankoop heeft
gedaan is die klant en verkoop (kassabon of online aankoop)
realtime- online beschikbaar voor een campagne. Dit maakt dat
we klanten overal en altijd realtime in beeld hebben.
3. Business intelligence
ASPOS voorziet in een integratie met een door Valk Software
ontwikkeld retail dashboard in Qlikview. Het dashboard is al
in gebruik op het hoofdkantoor en zal ook naar de winkels
uitgerold worden. Voornemen is om dit te combineren met
een klantenteller. De klantenteller registreert bezoekers in de
winkel. De klantenteller is geïntegreerd met ASPOS en het
dashboard. De conversie van bezoekers naar betalende klanten
wordt in het dashboard gerapporteerd. De klantenteller zal
eerst in 5 winkels getest worden.
4. E-commerce
Agri Retail is voornemens om in de loop van 2015 een nieuwe
webshop te openen. Draagvlak van de winkels is van groot
belang voor een succesvolle webshop. De webshop hoort
een verlengstuk van de winkels te zijn, geen klanten weg te
trekken uit de winkels, maar juist traffic te genereren voor de
winkels. Met ASPOS heeft Agri Retail de mogelijkheid om de
webshop volledig te integreren met de winkels. De consument
ervaart één Welkoop, zowel in de winkels als online. Winkels
en webshop werken 100% online en realtime op dezelfde
centrale database. Artikelen en klanten hoeven maar één keer
beheerd te worden. De communicatie gebeurt met de ASPOS
connector, een API bestaande uit een honderdtal webservices.
De connector voldoet aan internationale open standaarden,
zodat ook webshop van derden aangesloten kunnen worden.
De integratie van offline en online op hetzelfde platform brengt
veel besparingen in IT en operationele kosten.
5. Ontsluiting van de long tail
Als klanten eenmaal in de winkel zijn mogen ze nooit met lege
handen de deur uit gaan. Ter voorkoming van nee-verkoop
heeft Welkoop in de toekomst de mogelijkheid om de long tail
te ontsluiten op de winkelvloer. Een ASPOS instore kiosk en
APP brengt internet naar de winkels. De kiosk biedt een schier
oneindig assortiment. Online kan extra productinformatie
worden aangeboden, compleet met demonstratie of instructie
video’s. Consumenten kunnen zoeken, kijken en kopen, indien
voorradig wordt het artikel uit de winkel gepakt. Afrekenen
gebeurt altijd aan de kassa, zodat het contact moment en de
mogelijkheid tot bijverkoop blijft bestaan. Ook de kiosk werkt
op dezelfde centrale database.
Roadmap
• Automatisch herbevoorraden
• CRM
• Business intelligence
• E-commerce
• Ontsluiting van de long tail
De heer Carel van Rijsewijk, manager IT van
Agri Retail: “Een belangrijke doelstelling is om
het verkoopproces optimaal te ondersteunen
wat zal leiden naar meer omzet en rendement.
Ik heb vertrouwen dat we met ASPOS invulling
kunnen geven aan het nieuwe winkelen.”