RAZMATRANJE

- PROCURMENT REVIEW BODY- TELO ZA-ORGANI SHQYRTUES I PROKURIMITRAZMATRANJE NABAVKIORGANI SHQYRTUES I PROKURIMIT / TELO ZA RAZMATRANJE NABAVKI/PROCUREMENT REVIEW BODYRREGULLORJA E PUNËS SËORGANIT SHQYRTUES TËPROKURIMIT PUBLIK TËKOSOVËSMars - 2012

PËRMBAJTJEPJESA IDISPOZITAT E PËRGJITHSHME...................................................................5Neni 1(Qëllimi i Rregullores së Punës).........................................................................................5Neni 2(Termet e Rregullores së Punës).........................................................................................5Neni 3(Organi Shqyrtues i Prokurimit).........................................................................................6Neni 4(Gjuha Zyrtare)......................................................................................................................6Neni 5(Transparenca e punës)........................................................................................................6Neni 6(Ruajtja e sekreteve)..............................................................................................................7Neni 7(Raportet e jashtme)..............................................................................................................7PJESA IISTRUKTURA DHE FUNKSIONET E OSHP-së..............................................9Neni 8(Juridiksioni i OSHP-së) ......................................................................................................9Neni 9(Struktura e OSHP-së)..........................................................................................................9Neni 10(Statusi dhe Funksionet Kryesore të Bordit të OSHP-së) ............................................10Neni 11(Statusi dhe Funksionet Kryesore të Kryetarit të OSHP-së) .......................................11Neni 12(Konfliktet e Interesit)..........................................................................................................13PJESA IIIRREGULLORJA E PUNËS PËR PANELET SHQYRTUESE...........................15Neni 13(Parimet e Përgjithshme për Panelet Shqyrtuese)..........................................................15Neni 14(Dorëzimi i Ankesave)...........................................................................................................16Neni 15(Përmbajtja e Ankesës).........................................................................................................17Neni 16(Regjistrimi i Ankesave)........................................................................................................18

Neni 17(Rastet e Unifikuara).............................................................................................................18Neni 18(Shqyrtimi paraprak i Ankesës dhe Përcaktimi i Ekspertit Shqyrtues).......................18Neni 19(Pezullimi dhe heqja e pezullimit automatik) .................................................................20Neni 20(Raporti i Ekspertit shqyrtues)............................................................................................21Neni 21(Procedura dhe kompetencat e autoritetit kontraktues në lidhje me ankesën)22Neni 22(Detyrat e përgjithshme të Paneleve Shqyrtuese)...........................................................23Neni 23(Përbërja e Panelit Shqyrtues )............................................................................................23Neni 24(Nxjerrja e Urdhrit për Hetim nga Panelet Shqyrtuese) ...............................................25Neni 25(Nxjerrja e Urdhëresës së Zgjidhjes dhe Vendimeve nga Panelet Shqyrtuese)25Neni 26(Marrja e informacionit shtesë apo dëshmive)................................................................27Neni 27(Procedura e Dëgjimit të hapur).........................................................................................27Neni 28(Ekspertët Teknik dhe Këshilltarët e Pavarur).................................................................28Neni 29(Diskutimet e Panelit dhe minutat) ...................................................................................28Neni 30(Kufizimet për vendime të OSHP-së) ...............................................................................29Neni 31(Tërheqja e ankesës)..............................................................................................................30Neni 32(Përmbajtja e vendimeve)....................................................................................................30Neni 33(Dëmet me kompensimin e shpenzimeve procedurale ) ..............................................31Neni 34(Urdhër për kompensim – llogaritja e dëmeve) ..............................................................32Neni 35(Kthimi i tarifës për ankesë pas vlerësimit të ankesës)..................................................32

Neni 36(Vlera paraprake dhe qëndrueshmëria e vendimeve).....................................................33Neni 37(Urdhëresa që përfshin mos-vlefshmërinë e kontratës).................................................34Neni 38(Diskualifikimi i operatoreve ekonomikë)........................................................................35Neni 39(Revokimi i certifikates se prokurimit)..............................................................................35Neni 40(Zbatimi i vendimeve të OSHP-së) ...................................................................................35PJESA IVFUNKSIONET ADMINISTARTIVE TË OSHP-së...........................................36Neni 41(Administrimi dhe Financat)...............................................................................................37Neni 42(Vula zyrtare e OSHP-së) ....................................................................................................38Neni 43(Politikat mbi qasjen në dokumente).................................................................................39Neni 44(Lejimet financiare të anëtarëve dhe stafit)......................................................................39Neni 45(Aranzhimet Bankare dhe Çeqet).......................................................................................39Neni 46(Resurset Njerëzore – Proceset e Sekretariatit të OSHP-së) .......................................40Neni 47(Rrogat dhe pensionet).........................................................................................................41Neni 48(Lejimet financiare për udhëtim të anëtarëve).................................................................43Neni 49(Prokurimi, urdhëresat dhe pagesat) .................................................................................43Neni 50(Inventarët, prona dhe pasuria)...........................................................................................46Neni 51(Ruajtja e regjistrave) ...........................................................................................................47Neni 52(Raportimi në Kuvend).........................................................................................................48Neni 53(Tranzicioni dhe dispozitat përfundimtare).....................................................................49

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNë bazë të Nenit 142 (Kapitulli XII) të Kushtetutës së Republikës sëKosovës, Pjesëve VIII dhe IX të Ligjit për Prokurim Publik të Kosovës Nr.04/L-042 (këtu e tutje: LPP), Bordi i Organit Shqyrtues të Prokurimit, nëmbledhjen e mbajtur me datën: 07.03.2012, aprovojë këtë:RREGULLORE TË PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TËPROKURIMITPJESA IDISPOZITAT E PËRGJITHSHMENeni 1(Qëllimi i Rregullores së Punës)(1) Kjo Rregullore e Punës rregullon organizimin e brendshëm dhemetodat e punës të Organit Shqyrtues të Prokurimit.(2) Akronimi do të jetë OSHP.Neni 2(Termet e Rregullores së Punës)(1) Termet Kryetar i OSHP-së, Anëtarë i OSHP-së, Udhëheqësi iSekretariatit të OSHP-së, ekspert, profesionist i pavarur dhe praktikant,të përdorura në këtë Rregullore të Punës, të shënuara në formëngramatikore mashkullore, do të përdoren si neutrale për femra dhemeshkuj.(2) Termi rast, i përdorur në këtë Rregullore të Punës, do të tregojëlëndën e vendimit të OSHP-së në bazë të ankesave.5

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 3(Organi Shqyrtues i Prokurimit)(1) OSHP-ë, është një organ i pavarur administrativ për shqyrtim, qëështë përgjegjës për ushtrimin dhe ekzekutimin e autoriteteve, fuqive,funksioneve dhe përgjegjësive të specifikuara në Pjesën e VIII dhe IX, tëLigjit të Prokurimit Publik.(2) OSHP është autoritet publik dhe një organizatë buxhetore e pavarur.OSHP-ë, i nënshtrohet të gjitha ligjeve dhe rregullorëve të Republikëssë Kosovës në të njëjtën masë si çdo përdorues tjetër i Buxhetit.(3) Stafi i sekretariatit të OSHP-së janë shërbyes civil. Kjo nuk aplikohetpër anëtarët shtesë të panelit apo konsulentët e pavarur.(4) “Paneli Shqyrtues” nënkupton paneli shqyrtues i themeluar nëpajtim me Pjesën IX e LPP-së.Neni 4(Gjuha Zyrtare)(1) Gjuhët zyrtare të OSHP-së janë Shqip dhe Serbisht.(2) Palët e procedurës së shqyrtimit do të prezantojnë përkthimin ecertifikuar në gjuhën Shqipe ose Serbe të çdo dokumenti të lëshuar nëgjuhë të huaja i cili konsiderohet të jetë i rëndësishëm për marrjen evendimit në një rast të veçantë për OSHP-në.Neni 5(Transparenca e punës)(1) Kryetari duhet të sigurojë transparencë të punës së OSHP-së.OSHP-ë, do të informoj publikun për punën e sajë dhe konstatimetpërmes prezantimit publikë të raportit vjetorë të punës dhe përmeskonferencave për media.(2) Kryetari i OSHP-së, si dhe Anëtarët individual, me autorizim ngaKryetari, do të informojnë publikun për punën e përditshme të OSHP-së.6

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES8

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPJESA IISTRUKTURA DHE FUNKSIONET E OSHP-sëNeni 8( Juridiksioni i OSHP-së)(1) OSHP-ë, do të jetë përgjegjëse për ekzekutimin e funksionëvetë përcaktuara në LPP, Ligjin mbi Partneritetin Publiko Privat dheKoncesionet në Infrastrukturë dhe Procedurat për Dhënien e tyre(Nr.03/L-090), si dhe ligjet tjera që mundë të bëjnë një rregullim të tillëdhe ankesat në lidhje me këto ligje.Neni 9(Struktura e OSHP-së)(1) OSHP-ë, ka strukturën e organizimit të mbrendshëm si në vijim:(2) Bordi i OSHP-së, është i përbërë nga 5 anëtarë, një prej të cilëve ështëKryetari.(3) Sekretariati i OSHP-së, i cili ofron përkrahje administrative për OSHPnëdhe është i strukturuar në një “Njësi të Shqyrtimëve të Ankesave” dhenjë “Njësi të Përkrahjes së Brendshme”, dhe udhëhiqet nga “Kryesuesi iSekretariatit të OSHP-së”.(4) Zyrtari Kryesorë Financiar, i cili do të jetë përgjegjës për administrimfinanciar të OSHP-së, me përgjegjësitë e dhëna sipas Ligjit.Nr.03/L-221,Për Ndryshimin dhe Plotësimin e Ligjit Nr.03/L-048 për Menagjimin eFinancave Publike dhe Përgjegjesitë, i raporton direkt Kryetarit të OSHPsë.(5) Largimi dhe Suspendimi i një anëtari të OSHP-së, do t’i nënshtrohetrregullave dhe procedurave të njejta sipas Nenit 101 të LPP-së, për anëtarëte KRPP-se. Vendimet mund të mirren nga gjykata kompetente dukepërcjellë referimin në mënyrë të argumentuar të çështjes në gjykatë ngaQeveria ose Kuvendi dhe me atë se anëtarët e Bordit të OSHP-së, gëzojnëtë njejtat mbrojtje si Gjyqtarët.9

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 10(Statusi dhe Funksionet Kryesore të Bordit të OSHP-së)(1) Bordi i OSHP-së, prej 5 anëtarëve, përfshirë Kryetarin, është organipërgjegjës për të gjitha vendimet e OSHP-së.(2) Anëtarët e Bordit të OSHP-së, sipas Ligjit të Prokurimit Publik(LPP) ,propozohen nga Qeveria dhe emërohen nga Kuvendi, sipasrekomandimit të bërë nga një organ i pavarur përzgjedhës i themeluarnga Kuvendi. Organi i pavarur përzgjedhës do të përbëhet nga tregjykatës të emëruar dhe të përcaktuar nga Këshilli Gjyqësorë i Kosovës.(3) Anëtarët e Bordit shërbejnë në baza të orarit të plotë për njëperiudhë pesë-vjeçare dhe mundë të ri-emërohen vetëm një herë. Përtë siguruar pavarësinë,dhe shmangur konfliktet e mundshme të interesitdispozitat e Ligjit Nr.03/L-155, i amandamentuar si Ligji Nr.02/L-133për Parandalimin e Konfliktit të Interesit në ushtrimin e funksionevepublike do të zbatohen plotësisht.(4) Anëtarët e Bordit duhet të jenë qytetarë banorë të Kosovës, të jenëme integritet të lartë moral, të kenë diplomë juridike që është valide nëpajtim me ligjin e Kosovës, të plotësojë kërkesat e përshtatshmërisë përemërim si gjyqtarë dhe të ketë një përvojë minimale profesionale prej 3viteve në fushën ligjore.(5) Bordi do të organizojë dhe zhvillojë rregullore të punës për qeverisjene Paneleve Shqyrtuese dhe kryerjen e procedurave të shqyrtimit, të cilatdo të nënshkruhen nga Kryetari i OSHP-së. Anëtarët e Bordit do tëemërohen si Anëtarë të Paneleve Shqyrtuese të OSHP-së, sipas këtyrerregullave dhe do të merr këtë përgjegjësi në pajtim me emërimin ngaKryetari.(6) Bordi do të jetë përgjegjës për nxjerrjen e rregulloreve të brendshmetë cilat qeverisin punën e OSHP-së, dhe çështjeve tjera, përderisa këtonuk janë të rregulluara me LPP, Ligji për Shërbyesit Civil, ose ligje tjera.(7) Bordi do të aprovojë Raportin Vjetorë të punës së OSHP-së.10

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(8) Bordi do të jetë përgjegjës për dorëzimin e buxhetit të OSHP-së dhemenaxhimin e financave të OSHP-së sipas buxhetit të aprovuar, për tësiguruar që procedurat financiare të MF dhe OSHP-së, implementohennga të gjithë anëtarët në fushat e tyre përkatëse.(9) Bordi do të sigurojë që rregulloret e brendshme që qeverisinprocesin e mirëmbajtjes së “Regjistrit të Ekspertëve Teknik” , si dhepërzgjedhjen e ekspertëve nga ky Regjistër përcjellën dhe përtërihen, siçështë e kërkuar.(10) Bordi i OSHP-së, do të bëjë qdo përpjekje që në takimet e tyretë arrijnë vendime me koncensus. Nese Kryetari vendosë se konsensusinuk mund te arrihet, çështja do te vendoset për votim. Vendimet mirrenme shumicen e votave të anëtarëve.Neni 11(Statusi dhe Funksionet Kryesore të Kryetarit të OSHP-së)(1)Kryetari i OSHP-së, do të jetë përgjegjës për thirrjen e takimeve tëBordit, definimin e agjendës dhe udhëheqjen e takimeve.(2) Kryetari duhet të përfaqësojë, kryej dhe organizojë punën e OSHPsë,dhe është përgjegjës për mbikëqyrjen e administrimit dhe punëve tëpërditshme të OSHP-së. Në detyrat e tij të mbikqyerjes së përditshmeKryetari asistohet nga Udheheqesi i Sekretariatit.(3) Kryetari do të ketë autoritetin për përcaktimin e një anëtari për tëorganizuar dhe menaxhuar punën e OSHP-së në një fushë të veçantë.(4) Kryetari do të përcaktojë secilën ankesë te një anëtar të Bordit tëOSHP-së, i cili do të jetë personi përgjegjës për atë ankesë dhe gjithashtudo të jetë anëtarë i Panelit Shqyrtues që do të vendosë mbi rastin.(5) Kryetari do të vendosë në lidhje me përbërjen e Paneleve Shqyrtuesesi dhe emërimin e anëtarëve të OSHP-së, në Panele Shqyrtuese, nëpajtim me Nenin 23 të rregullores aktuale të punës.(6) Sipas rekomandimit të anëtarit të Bordit të përcaktuar nga Kryetarime përgjegjësinë e përgjithshme për të shqyrtuar një ankesë, siç është11

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(12) Kryetari do të sigurojë ushtrimin e kontakteve me autoritetet tjerashtetërore;(13) Kryetari do të nënshkruaj të gjitha dokumentet në emër të OSHPsë,si dhe vendimet e marra nga Bordi i OSHP-së. Asnjë dokumentzyrtarë nuk do të lëshohet nga OSHP-ja, pa nënshkrimin e Kryetarit,përveç vendimeve dhe shkresave të lëshuara nga Panelet Shqyrtuese;(14) Kryetari do të merr vendim për çështje tjera, të cilat, sipas LPPsë,apo kësaj Rregullore të Punës, qëndrojnë brenda fushëveprimit tëpërgjegjësive të tij;(15) Në rast që Kryetari të jetë i paaftë apo të mungojë për arsye tëmungesës së shëndetit të mirë, funksionet e tijë do të ushtrohen nga njëperson i përzgjedhur dhe që ka përkrahjen nga Anëtarët tjerë të Bordit.Neni 12(Konfliktet e Interesit)(1) Një Ekspert i Shqyrtimit apo një anëtarë i Panelit Shqyrtues, një ekspertapo këshilltarë i pavarur, një anëtarë i ekipit të OSHP-së, nuk do të jetë ipërfshirë në shqyrtimin e një rasti, nëse ai / ajo përballet me një konflikt tëinteresit të vendosur nga dispozitat e Ligjit Nr.03/L-155, i amandamentuar siLigji Nr.02/L-133, për Parandalimin e Konfliktit të Interesit në ushtrimin efunksioneve publike.(2) Duke konsideruar ato që janë përmendur më sipër dhe arsyet përpërjashtim, personi në fjalë duhet që menjëherë të njoftojë Kryetarin e OSHPsë,i cili do të merr vendim për përjashtim.(3) Përjashtimi i Kryetarit të OSHP-së, do të vendoset në Bordin eOSHP-së, udhëhequr dhe kryesuar nga një Anëtarë tjetër në vend tëKryetarit.(4) Rregulloret e njëjta me ato të përjashtimit të anëtarëve të OSHP-së,aplikohen për përjashtimin e Ekspertëve Shqyrtues. Përjashtimi i tyredo të vendoset nga Bordi i OSHP-së.13

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES14

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPJESA IIIRREGULLORJA E PUNËS PËR PANELET SHQYRTUESENeni 13(Parimet e Përgjithshme për Panelet Shqyrtuese)(1) Një procedim i shqyrtimit të prokurimit do të kryhet dhe përfundohetnë mënyrë të shpejtë, të drejtë dhe jo-diskriminuese që është e orientuardrejt arritjes së zgjedhjes së drejtë, ligjore dhe efektive për lëndën epërfshirë. Të gjitha procedimet e shqyrtimit të prokurimit do të kryhennë pajtim me dispozitat e aplikueshme të Pjesës IX të LPP-së.(2) As kryerja e procedurave të shqyrtimit dhe as ndonjë vendim i marrënga OSHP-ja, nuk do të bëhet në ndonjë mënyrë që diskriminon nëfavor apo kundër ndonjë pjesëmarrësi në procedurë apo ndonjë personiose ndërmarrje tjetër.(3) OSHP-ë, do të respektojë natyrën kundërshtuese të procedurës sëshqyrtimit.(4) Të gjitha palët e interesuara do të kenë qasje të barabartë nëprocedimet e shqyrtimit të prokurimit dhe mjeteve juridike të vendosuranë këtë pjesë.(5) Në marrjen e veprimeve apo masave të ofruara në Pjesën IX tëLPP, OSHP do të (i) veproj sa më shpejt të jetë e mundshme, (ii) tëveproj në mënyrë që është në proporcion me shkeljen apo çështjet tjeratë ankimimit dhe (iii) merr në konsideratë konsekuencat e mundshmetë masave apo veprimeve të tilla për të gjitha interesat që mundë tëdëmtohen, përfshirë edhe interesin publik.15

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 14(Dorëzimi i Ankesave)(1) Ankesa duhet të dorëzohet e shkruar në njërën nga gjuhët zyrtare,sipas Ligjit mbi përdorimin e gjuhëve zyrtare. Megjithatë ankesa nëlidhje me prokurimet e kontratave me vlerë të madhe ose konkursin eprojektimit, mund të dorëzohet edhe në gjuhën angleze.(2) Ankuesi është i obliguar që të kompletojë dhe dorëzojë ankesën nëformularin zyrtarë të OSHP-së, siç është publikuar në faqen e internetittë OSHP-së.(3) Ankesa mund të dorëzohet në lokalet e OSHP-së,ose përmes postës.(4) Ankuesi do të dorëzojë origjinalin në OSHP-ë, dhe njëkohësisht tëdërgojë, me metoda të njëjta apo me postë të zakonshme, një kopje tësaj te autoriteti kontraktues.(5) Afati kohorë për dorëzimin e ankesës është vendosur në Nenin 109 tëLPP-së si në vijim: Nëse kontrata është dhënë apo konkursi i projektimitështë vendosur, apo një aktivitet i prokurimit është ndërprerë, njëankesë mundë të dorëzohet vetëm brenda dhjet (10) ditë pas datës sëdorëzimit të shpalljes së dhënies së kontratës apo shpalljes së rezultatevetë konkursit të projektimit te ankuesi. Në rastet e tenderëve sipas Nenit36 të LPP-së, afati është nga data e dhënies së kontratës. Nëse aktiviteti iprokurimit është anuluar zyrtarisht apo përndryshe është ndërprerë parashpërblimit të kontratës apo përzgjedhjen e fituesit, afati fillon nga datakur aktiviteti ishte anuluar zyrtarisht përmes shpalljes së anulimit apodatës kur aktivitetet ishin ndërprerë. (6) Të gjithë ankuesit detyrohentë paguajnë një tarifë të ankimimit në OSHP-ë, në vlerë prej pesë qind(500) Euro, siç është specifikuar në Nenin 118 të LPP-së. Pagesa do tëbëhet në para të gatshme apo në mënyrë të barasvlershme në llogarinë ehapur nga OSHP sipas rregullores së OSHP-së. Kjo tarifë do ti kthehetankuesit kur OSHP-ë, aprovon ankesën si të bazuar.(7) I tërë dokumentacioni mbështetës duhet të bashkëngjitet, pasi atë taketë dorëzuar në OSHP-ë.16

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES- një përshkrim i shkeljeve të LPP-së apo legjislacioni tjetër dhe njëshpjegim;- evidenca e propozuar;- një përshkrim se si shkelja e supozuar ka shkaktuar apo kërcënon tëshkaktoj dëme materiale te ankuesi në raste kur ankuesi përfshinëkërkesë për kompensim;- kërkesa për zgjidhje;- kërkesa për kompensim të kostove procedurale;- nënshkrimi i personit të autorizuar dhe vula.Neni 16(Regjistrimi i Ankesave)(1) Ankesa duhet të regjistrohet nga Njësitë e Shqyrtimit të Ankesavetë Sekretariatit të OSHP-së, dhe sipas kërkesës t`i lëshohet ankuesit njëdëshmi me datën e pranimit të dokumenteve .(2) Të gjitha ankesat e regjistruara do të publikohen në faqen e internetittë OSHP-së, menjëherë pas regjistrimit.Neni 17(Rastet e Unifikuara)(1) Kryetari i OSHP-së, mundë të vendosë rastet të cilat janë të lidhurame lëndën e njëjtë apo tenderin e njëjtë, dhe për këto raste do të merrenvendime nga Paneli i njëjtë shqyrtues dhe Eksperti i njëjtë shqyrtues.Neni 18(Shqyrtimi paraprak i Ankesës dhe Përcaktimi i Ekspertit Shqyrtues)(1) Zyrtari për Ankesa , nga Njësia e Shqyrtimit të Ankesave të Sekretariatittë OSHP-së, do të shqyrtoj ankesën menjëherë për të përcaktuar nëse i18

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVEStakon juridiksionit të OSHP-së, nëse është e kompletuar dhe nëse ështëdorëzuar brenda afateve ligjore.(2) Siç është përcaktuar në Nenin 111 të LPP-së, OSHP-ë, do tëkompletoj një shqyrtim të tillë brenda një (1) ditë pas pranimit tëankesës.(3) Nëse ankesa nuk bie nën juridiksionin e OSHP-së, apo Ligjit, atëherëdo të refuzohet. Kjo përfshinë ankesat në lidhje me entitetet të cilat nukjanë autoritete kontraktuese apo kontratat që nuk përfshihen në LPP-ë.(4) Të gjitha rastet e refuzimeve do të bëhen me shkrim dhe do tëarsyetohen.(5) Nëse ankesa nuk është e kompletuar dhe nuk i përmbush kërkesate mësipërme, atëherë Njësia e Shqyrtimit të Ankesave të OSHP-së, dotë informoj dorëzuesin për mangësitë sa më shpejt të jetë e mundur(përmes faksit apo postës elektronike). Nëse afati i dorëzimit kaskaduar apo do të skadojë brenda jo më pak se dy ditë pune, ankuesitdo ti lejohen dy ditë pune për të korrigjuar ankesën dhe për të dorëzuarprapë (me të gjitha kopjet e bashkangjitura). Nëse afati i dorëzimitnuk ka skaduar apo nuk do të skadojë brenda dy ditë, ankuesi mundë tëdorëzojë ankesën në çdo kohë para se të skadojë afati i paraparë.(6) Nëse pas ri-dorëzimit ka mangësi, atëherë OSHP-ë, do të refuzojëankesën dhe nuk do të jetë e mundshme që të ri-dorëzohet prapë edhenëse bëhen përmirësime.(7) Nëse konstatohet që ankesa i takon juridiksionit të OSHP-së, ështëe kompletuar dhe është dorëzuar me kohë, siç përcaktohet sipas LPP-së,rasti përcaktohet për tu shqyrtuar nga një Ekspert i Shqyrtimit i cili nëkushte normale është anëtarë i stafit të Njësisë të Shqyrtimit të Ankesavetë OSHP-së.(8) Ekzaminimi i rastit gjithnjë bëhet pas pagesës së tarifës për ankesëprej 500 Euro nga ankuesi, siç përshkruhet në Nenin 118 të LPP-së.(9) Një Panel Shqyrtues do të formohet menjëherë pasi një ankesëështë pranuar për shqyrtim në mënyrë që të shqyrtohen pretendimet ebëra në ankesë, në bazë të nenit 111, paragrafi 5, të LPP-së nr.04/L-042.19

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(10) Çdo rast do të përcaktohet për një anëtarë nga Panelet Shqyrtuesete krijuara, i cili do të jet anëtarë Bordi pergjegjes për të, (“anëtari ipërcaktuar i OSHP-së”). Rastet do të caktohen në mënyren në të cilënjanë pranuar, ashtu që secili anëtar merr një rast nga regjistri deri sa tëgjitha rastet janë të ndara, duke siguruar që rastet të shpërndahen nëmënyrë uniforme gjatë vitit.(11) Udhëheqësi i Sekretariatit do të përcaktoj rastin te një Eksperti Brendshëm i cili është pjesë e Njësisë për Shqyrtimin e Ankesave tëOSHP-së, duke pasur parasysh ngarkesën e punës në lidhje me rastetdhe detyrat tjera të cilat ata mundë të jenë duke kryer në OSHP-ë.(12) Anëtari i OSHP-së, i përcaktuar do të bëjë rekomandim nëse rastimundë të trajtohet vetëm nga një Ekspert i Brendshëm për Shqyrtim ngaNjësia e Shqyrtimit të Ankesave të OSHP-së, ose nëse, vetëm në rastetë pazakonshme në të cilat ekspertiza teknike e Njësisë së Shqyrtimit tëAnkesave nuk mjafton, një ekspert i jashtëm është i nevojshëm.(13) Nëse rekomandimi bëhet për një ekspertize të jashtme të nevojshme,Kryetari i OSHP-së do të vendosë dhe përzgjedh një Ekspert të Jashtëmnga “Regjistri i Ekspertëve Teknik” te OSHP-es;.(14) Brenda fushës së njëjtë teknike, parimi i rotacionit duhet tëaplikohet për kandidatët në dispozicion kur bëhet përzgjedhja ngaekspertët teknik të jashtëm si dhe ata të brendshëm, duke siguruar qërastet të shpërndahen në mënyrë uniforme gjatë vitit.(15) Të gjitha vendimet e Bordit për përkrahje të jashtme merrenbrenda kufizimeve të buxhetit vjetor të OSHP-së.Neni 19(Pezullimi dhe heqja e pezullimit automatik)(1) Parashtrimi i ankesës së plotë, brenda afatit kohor dhe brendajuridiksionit të OSHP-së, duhet të pezullojë aktivitetin e prokurimit,përveç nëse Kryetari i OSHP-së, vendos ndryshe.20

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Nëse autoriteti kontraktues bën kërkesë për heqje të pezullimit,Kryetari i OSHP-së, duhet patjetër ta shqyrtojë kërkesën e autoritetitkontraktues dhe arsyetimin e ankuesit në parashtrimin e tij, pa asnjëvonesë dhe të vendosë mes këtyre dy parashtrimeve. Ai/ajo duhet t`injoftojë lidhur me vendimin të dyja palët brenda tri ditësh nga dita epranimit të kërkesës nga autoriteti kontraktues. Ky njoftim mund tëbëhet me metodat më të shpejta me letër, email apo faksimile.(3) Kriter për heqjen e pezullimit do të konsiderohet nëse pezullimi dot`i shkaktojë dëm material interesit publik dhe nëse ai dëm është më imadh se interesi i ankuesit.(4) Rastet, ku interesi publik do të dëmtohej janë atëherë kur mallrat,shërbimet apo punët që prokurohen janë infrastrukturë esenciale,shtyerja e prokurimit të cilave do të ndikonte në ofrimin e shërbimevekritike siç janë shërbimet apo paisjet shëndetësore.Neni 20(Raporti i Ekspertit shqyrtues)(1) Eksperti Shqyrtues, të cilit i është përcaktuar rasti sipas Nenit 18 terregullores së punes së OSHP-së, bën shqyrtimin e ankesës dhe të gjithadokumenteve të tjera përkatëse.(2) Eksperti shqyrtues mund të kërkojë nga autoritetet kontraktuese,të gjitha dokumentet e nevojshme kur ankesa është kundër ndonjëautoriteti kontraktues.(3) Eksperti i Shqyrtimit do të mbajë të gjitha intervistat e nevojshmepër gjetjen e fakteve, me të dyja palët.(4) Eksperti shqyrtues është i obliguar që ta pajisë panelin shqyrtues menjë vlerësim me shkrim mbi aktivitetin e prokurimit dhe vlefshmërinë etë gjitha pretendimeve të përfshira në ankesë.(5) Eksperti i Shqyrtimit do të dërgojë vlerësimin me shkrim te autoritetikontraktues dhe te ankuesi brenda dhjet (10) ditëve kalendarike paspranimit të ankesës, konform nenit 114, pika 1 dhe 2, të LPP-së.21

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 21(Procedura dhe kompetencat e autoritetit kontraktues në lidhje meankesën)(1) Autoriteti kontraktues do ti përgjigjet mendimit të EkspertitShqyrtues brenda katër (4) ditësh, përmes një vendimi me shkrim, nëlidhje me konstatimin e Ekspertit Shqyrtues, së bashku me evidencën enjoftimit të ankuesit.(2) Vendimi i autoritetit kontraktues do të dërgohet në OSHP-ë, dhetë ankuesi në lidhje me çështjet e ngritura në ankesë. Nëse ekzistojnëdeklarata të ndryshme apo fakte të prezantuara nga autoritetikontraktues, apo nëse autoriteti kontraktues i mohon deklaratat apoka konstatime që dallojnë nga ato të Ekspertit Shqyrtues, përgjigja eautoritetit kontraktues do të bëhet në detaje me baza dhe argumente.(3) Autoriteti kontraktues, pas pranimit të vlerësimit me shkrim tëEkspertit të Shqyrtimit, ka pesë (5) ditë, kalendarike për të ndërmarrëveprime të nevojshme korrigjuese për të përmirësuar dështimet nëprocedurat e prokurimit.(4) Nëse autoriteti kontraktues, dështon që brenda afatit kohorë, tëspecifikuar në paragrafin 1 të këtij Neni, të nxjerrë vendimin e kërkuarapo nxjerr një vendim i cili refuzon apo mohon vlefshmërinë e njëpretendimi apo që dështon të konstatoj vlefshmërinë e një pretendimi,ankesa do ti referohet Panelit Shqyrtues.(5) Nëse autoriteti kontraktues lëshon një vendim që konstaton sepretendimet e përfshira në ankesë janë valide, por dështon që të ndërmerrveprime të duhura korigjuese brenda afatit kohorë të specifikuar nëparagrafin 3 të Nenit 115 të LPP-së, ankuesi pastaj mundet që, brendatri (3) ditëve, të skadimit të afatit të tillë, të deponojë një njoftim meshkrim te Paneli Shqyrtues dhe te autoriteti kontraktues në lidhje me njëdështim të tillë dhe të kërkojë që Paneli Shqyrtues të shqyrtoj çështjendhe të lëshoj një urdhër për autoritetin kontraktues nën paragrafin 2 tëNenit 105 të LPP-së.22

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(6) Nëse autoriteti kontraktues pranon një njoftim me shkrim brendaafatit kohorë nga ankuesi sipas paragrafit 5 të këtij Neni, autoritetikontraktues, brenda tri (3) ditëve, pas pranimit të një njoftimi të tillë,do të transferoj gjithë dokumentacionin dhe të dhënat në lidhje meaktivitetin e prokurimit në fjalë te OSHP-ja.Neni 22(Detyrat e përgjithshme të Paneleve Shqyrtuese)(1) Një Panel do të ketë kompetencën, autoritetin, fuqinë dhepërgjegjësinë, nën kushtet e specifikuara në LPP, që të:• t`i shqyrtojë ankesat e palëve të interesuara në lidhje me shkeljet epretenduara të Ligjit Prokurimit Publik;• të hedhë poshtë ankesën e dorëzuar si të pabazuar, apo si të atillëqë nuk bie brenda kompetencave të OSHP-së;• të vendosë për ankesat e drejtuara atij (PSH), në pajtim me Ligjin;• të ndërmarrë veprime të tjera të arsyeshme për të përcaktuar nëseka ekzistuar shkelje e Ligjit dhe, nëse po, çfarë masash të merren;• të nxjerrë urdhëra të përkohshëm dhe përfundimtarë;• të marrë vendime për shpenzimet procedurale;Neni 23(Përbërja e Panelit Shqyrtues )(1) Panelet shqyrtuese duhet të përbëhen nga nje (1), tre (3) ose pese(5), anëtarë të Bordit te OSHP-së.(2) Madhësia e secilit Panel Shqyrtues, do të përcaktohet duke përdorurrregulloren e punës si dhe kriteret objektive në pajtim me Bordin dhe tënënshkruara nga Kryetari. Këto do të kenë parasysh kompleksitetin erastit, siç rekomandohet nga Udheheqesi i Sekretariatit, si dhe vlerën ekontratës përkatëse.23

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Anëtarët e secilit panel shqyrtues emërohen nga Kryetari i OSHP-ës,me shkrim. Në emërimin e anëtarëve të Paneleve Shqyrtuese, Kryetarido të zbatojë rotacionin, në bazë të të dhënave mbi përbërjen e paneleveshqyrtuese të ofruara nga Udheheqesi i Sekretariatit.(4) Kryetari i OSHP-së, emëron panelin prej një anëtari, për këto raste:- Kur vlera e lëndës së ankesës për aktivitetin e prokurimit nuk etejkalon shumën prej 50.000,00€.(5) Kryetari emëron panelin prej tre anëtarëve, për këto raste:- Kur kemi të bëjmë në vlerësimin e kritereve diskriminuese gjate fazëssë tenderimit, ose- Kur vlera e lëndës së ankesës për aktivitetin e prokurimit është mbi50.000.00€, dhe jo më e madhe se 500.000,00€.(6) Kryetari emëron panelin prej pesë anëtarëve, për këto raste:- Kur vlera e lëndës së ankesës për aktivitetin e prokurimit është mbi500,000.00€, ose- Kur rasti është me ndonjë rëndësi dhe interes të veçantë(7) Nëse ndonjë anëtar i Panelit Shqyrtues një apo tre-antarësh nuk kamundësi të marr pjesë në Panel Shqyrtues , për arsye siç janë sëmundja,mungon apo konflikti i interesit, ateherë Kryetari i OSHP-es, do të caktojënjë anetarë tjetër.(8) Në raste kur vlera e procedurës së prokurimit tejkalon 500.000,00EUR, por për arsyet e mësipërme një panel pesë-anëtarësh nuk mund tëemërohet, atëherë Kryetari ka autoritetin të ndryshoj Panelin Shqyrtuesprej pesë anëtarësh në një Panel Shqyrtues prej tre anëtarësh.(9) Nëse ndonjë anëtar i Panelit Shqyrtues pesë-anëtarësh nuk ka mundësitë marr pjesë në Panel Shqyrtues , përkatësisht mungon për arsye tëndryshme siç janë sëmundja, mungesa e arsyeshme nga puna apo konflikti iinteresit, Kryetari i OSHP-së , ka të drejtë që ta ndryshoj Panelin Shqyrtuesprej pesë anëtaresh në Panelin Shqyrtues në përbërje prej tre anëtaresh .24

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(10) Kryetari i Panelit Shqyrtues do të nënshkruaj të gjitha dokumentet eprodhuara nga Paneli Shqyrtues i përcaktuar në rastin konkret.Neni 24(Nxjerrja e Urdhrit për Hetim nga Panelet Shqyrtuese)(1) Paneli shqyrtues mund të kërkojë me urdhër çdo personi,ndërmarrjeje apo autoriteti publik që të japë, dorëzojë apo lejojë qasjenë të gjitha të dhënat, informacionet, dokumentet (veç këshillavetë rezervuara juridike), dhe çdo send nga pasuria e tundshme apo epatundshme që Paneli i Shqyrtimit i konsideron si relevante për kryerjene hetimit apo shqyrtimin e procedurës së prokurimit.(2) Paneli shqyrtues mund të kërkojë me urdhër çdo personi të paraqitennë procesin e shqyrtimit të prokurimit të Panelit Shqyrtues dhe tëofrojnë dëshmi në lidhje me çdo gjë që Paneli Shqyrtues konsideron,nën ushtrimin e lejes së arsyeshme, të jetë relevante lidhur me lëndën eprokurimit.(3) Një Panel Shqyrtues ka të drejtë të ndërmerr veprime tjera tënevojshme dhe të duhura për të verifikuar argumentet apo pretendimete palëve;Neni 25(Nxjerrja e Urdhëresës së Zgjidhjes dhe Vendimeve nga PaneletShqyrtuese)(1) Një Panel Shqyrtues që ekzaminon një ankesë ka kompetencën,autoritetin, fuqinë dhe përgjegjësin, nën kushte të specifikuara në LPP-ë,të lëshojë urdhëresa të ndryshme të zgjidhjes dhe vendimeve.(2) Nëse kontrata në fjalë ende nuk është nënshkruar sipas ligjit ngatë dy palët, dhe aq sa lejon LPP-ja, Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrënjë urdhër që anulon ose pezullon dhënien e një kontrate publike aporezultatet e një konkursi të projektimit;25

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër për një autoritetkontraktues, sa është e lejuar në LPP-ë, që kërkon nga ai autoritet që tëpezulloj apo ndërpret aktivitetin e prokurimit apo implementimin e njëvendimi të një autoriteti të tillë që është marr gjatë aktivitetit të tillë;(4) Paneli Shqyrtues mund të nxjerrë një urdhër, sa lejohet në LPP, për njëautoritet kontraktues që kërkon nga ai autoritet që të anuloj apo revokoinjë vendim të autoritetit të tillë të cilin mund të ketë marrë gjatë aktivitetittë prokurimit, përfshirë kushte dhe specifikime të jashtë-ligjshme nëdosjen e tenderit.(5) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër për autoritetinkontraktues që kërkon nga ai autoritet të paguaj kompensim për njëankues;(6) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër për autoritetinkontraktues që kërkon nga ai autoritet të korrigjoj një shkelje të supozuardhe/ose të parandaloi dëme të mëtutjeshme ndaj apeluesit dhe/ose njëpale tjetër të interesuar;(7) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër për autoritetinkontraktues që kërkon nga ai autoritet të heq specifikime, kërkesa apokritere teknike, ekonomike, financiare ose përzgjedhëse të cilat janëdiskriminuese, në ndonjë shpallje, ftesë, dosje të tenderit, dokument tëkontratës ose dokument tjetër lidhur me një aktivitet të prokurimit;(8) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër që kërkon nga zyrtarëte zbatimit të ligjit që të asistojnë OSHP-në, në sigurimin e përfilljes së njëurdhri të OSHP-së;(9) Paneli Shqyrtues mundë të nxjerrë një urdhër që e bënë një kontratë tënënshkruar jo-efektive, nëse është lidhur pa publikim paraprak në pajtimme Nenin 42 të LPP-së, apo nëse nënshkrimi i kontratës është bërë paraskadimit të afatit kohorë të cekur në nën-paragrafin 1 të paragrafit 4 Neni26 të LPP-së;(10) Paneli Shqyrtues mund të vendosë ndëshkime për çdo autoritetkontraktues i cili perkunder nxjerrjes së një urdhri sipas nën-paragrafit2.13 të Nenit 105 të LPP-së, vazhdon të mbikëqyrë apo të implementojkontratën që i nënshtrohet një urdhri të tillë;26

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(11) Paneli Shqyrtues ka autoritetin që të adresoj çdo refuzim apomungesë të bashkëpunimit nga ndonjë palë dhe të vendosë në favor tëpalës së kundërt, me kusht që një vendim i tillë është i justifikueshëm.Neni 26(Marrja e informacionit shtesë apo dëshmive)(1) Paneli shqyrtues mund të kërkojë me urdhër informacionin shtesë,i cili mund të përfshijë dorëzim materiali, dëshmi nga çdo person,ndërmarrje ose autoritet publik për të cilët Paneli i Shqyrtimit me arsyebeson se mund të jenë relevante për lëndën dhe mund t`i përfshijëdëshmitë e këtyre personave.Neni 27(Procedura e Dëgjimit të hapur)(1) Rastet para OSHP-së, normalisht do të vendosen me seancedegjimore. Në raste të pakomplikuara, ku palët bien dakord mbi çështjetfaktike, OSHP-ë, mund të vendosë të mos mbaje një seancë dëgjimore.(2) Ne rastet kur OSHP-ë, vendos të mos mbaje një seancë dëgjimorepalet brenda procedures së shqyrtimit munden ende të propozojnë njëseancë dëgjimore dhe të prezantojnë arsyet për një dëgjim të tillë, nëveçanti kur qëllimi është që të sqarohen fakte teknike të komplikuaraapo një çështje komplekse ligjore.(3) Paneli Shqyrtues përgjegjës për ekzaminimin e ankesës do tëvendosë për seancën e propozuar të dëgjimit, dhe gjithashtu mundë tëvendosë që të ketë një seancë të dëgjimit edhe pa propozim kur vendosetqë është e nevojshme për të sqaruar fakte komplekse teknike ose çështjekomplekse ligjore.(4) Data dhe koha e dëgjimit do të definohen dhe komunikohen te palëttë paktën tri (3) ditë kalendarike paraprakisht. Secila palë ka të drejtë tëkërkojë shtyrjen e dëgjimit me justifikim të bazuar me kusht që kjo do27

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVEStë ndodhë vetëm një herë, ndërsa shtyrja nuk mund të jetë me shumë sepesë (5) ditë kalendarike.(5) Zhvillimi i një seance dëgjimore do të regjistrohet në formë tëminutave të takimit dhe do të nënshkruhet nga të gjithë pjesëmarrësit.Neni 28(Ekspertët Teknik dhe Këshilltarët e Pavarur)(1) Një Panel Shqyrtues mundë të kërkojë prezencën dhe dëshminë,gjatë një shqyrtimit, të një Eksperti të Shqyrtimit i cili ka trajtuar rastin, pamarr parasysh nëse është anëtarë i Sekretariatit të OSHP-së apo Eksperti jashtëm Teknik. Kjo kërkesë do të bëhet nëse Paneli konsideron që inevojitet nje ekspertize e dhënë në çështje specifike teknike .Kjo mundtë përfshij, por nuk është e kufizuar në, çështje të standardeve teknike,inxhinieri, financa, që përcakton sasinë e dëmeve.(2) Paneli Shqyrtues gjithashtu mund të kërkoj nga Kryetari i OSHPse,për emërimin e një këshilltari apo eksperti të pavarur shtesë ne rastekur konsideron se kunder ekspertiza duhet të sigurohet kur është enevojshme të sigurohet evidencë shtesë.(3) Çdo ekspert i jashtë i emëruar ose do të jetë i përfshirë në Regjistrin eEkspertëve Teknik të OSHP-së, apo do të jetë i kualifikuar për përfshirje.Neni 29(Diskutimet e Panelit dhe minutat)(1) Eksperti Shqyrtues i përcaktuar, do të bëjë një përmbledhje të rastit dhepastaj, gjatë seancës së Panelit Shqyrtues, çdo anëtarë i Panelit Shqyrtuesdo të ketë mundësinë të diskutoj apo të ngrejë çështje apo pyetje.(2) Votimi duhet të bëhet me shumicë të thjeshtë dhe asnjë anëtar iPanelit Shqyrtues nuk mund të abstenoi nga votimi.(3) Veprimet e ndërmarra në takimet e Panelit Shqyrtues, në të cilinlënda e një mospajtimit të caktuar diskutohet, do të regjistrohen në formë28

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVEStë minutave. Diskutimet në të ardhmen mundë të inçizohen me video dheaudioinçizim.(4) Minutat do të përfshijnë emrin e organit, anëtarëve, datën dhekohën kur veprimi është ndërmarrë, titullin e lëndës së mospajtimit dheinformata për palët pjesëmarrëse dhe avokatët e tyre.(5) Minutat do të nënshkruhen nga kryetari i Panelit Shqyrtues, palëtpjesëmarrëse ose avokatët e tyre dhe personi që ka regjistruar minutat.Minutat do të jenë pjesë integrale e dosjes së rastit.(6) Rezultati i votimit mundë të publikohet; megjithatë, vota e secilitanëtarë është plotësisht konfidenciale.Neni 30(Kufizimet për vendime të OSHP-së)(1) OSHP-ja do të nxjerrë vendime, konkluzione dhe urdhresa, brendapesëmbëdhjetë (15) ditë kalendarike, si ne vijim:(a) skadimit të afatit prej tre (3) ditëve të përcaktuara në nenin115.7 të LPP per Autoritetin Kontraktues për të transferuar tëgjitha dokumentet dhe shënimet lidhur me aktivitetin përkatës tëprokurimit. Kjo, me kusht që Autoriteti Kontraktues ka marrë njëkopje të një njoftimi me shkrim nga parashtruesi i ankesës në OSHPnë lidhje me dështimin e autoritetit kontraktues për të marrë masat eduhura korrigjuese brenda afatit prej pesë (5) ditëve të përcaktuaranë nenin 115.3 të LPP.b) dorëzimin e të dhënave shtesë dhe / ose shpjegime ose seancadëgjimore kërkuar nga OSHP-ja, sipas pikës 3 të nenit 116 të LPPsë,ose nga ankuesi ose Autoriteti Kontraktues dhe të lejuar ngaOSHP-ja, sipas paragrafit 4 të nenit të njëjtë.(2) OSHP-ja, në raste të ndërlikuara, mund të lëviz afatet për vendiminduke lejuar për njëzet (20) ditë kalendarike shtesë.29

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 31(Tërheqja e ankesës)(1) Pala mund ta tërheqë ankesën në çdo kohë para dëgjimit apodiskutimit të Panelit Shqyrtues, edhe në rastet kur çështja është zgjidhurnga pala tjetër, por pa u kufizuar vetëm në to. Në raste të tilla depozitaapo tarifa për ankesë duhet t`i kthehet ankuesit.(2) Pasi Paneli Shqyrtues të ketë mbajtur diskutimin e tij, ankesa mënuk mund të tërhiqet.(3) Në rast se parashtruesi i ankesës e tërheq ankesën, pa arsye paraseancës së Panelit Shqyrtues, atëherë atij nuk do ti kthehet tarifa përankesë.(4) Parashtruesi i ankesës i cili e tërheq ankesën pa arsye, do të bartëedhe kompensimin e shpenzimeve procedurale.(5) Në rast të tërheqjes së ankesave të paraqitura në bazë të LPP-së,OSHP-ë, sipas nenit 110 të LPP-së, ka autoritetin për të vazhduar nëemër të vet dhe maturi shqyrtimin e çdo dyshim direkt ose indirekt tëbëra në një ankesë të tillë.Neni 32(Përmbajtja e vendimeve)(1) Vendimet do të përfshijnë: (1) hyrja, dispozitivi dhe arsyetimi përvendim (2) çdo urdhër i dhënë, përfshirë dëmet, por pa u kufizuar vetëmnë to, anulimi, nënshkrimi i kontratës, procedura e ndjekur e prokurimit(3) nëse ka pasur dëme dhe nëse po, në çfarë mase (4) rregullat në lidhjeme kthimin e tarifës për ankesë.(2) Vendimi duhet ta shënojë afatin e fundit dhe fazat për çdo urdhërapo pagesë(3) Numri i referencës për rastin dhe për prokurimin e shqyrtuar duhettë paraqiten në Vendim. Vendimi mundë të lëshohet në gjuhën Shqipeapo gjuhën Serbe.30

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(4) Vendimi duhet t’u lëshohet të gjitha palëve, ndërsa një kopje e tijduhet të mbetet në regjistrin dhe arkivin e OSHP-së.Neni 33(Dëmet me kompensimin e shpenzimeve procedurale )(1) Nëse një deklaratë e dhënë nga ankuesi cilësohet si valide, palae procedurës së shqyrtimit mund të kërkoj kompensim të dëmeve.Paneli Shqyrtues në këtë rast mundë (i) përcaktoi një anëtarë që të bëjëllogaritjet, në pajtim me aktet normative të aplikueshme, dëmet, nëseka ndonjë, të shkaktuara ndaj ankuesit si rezultat i shkeljeve të bëra ngaautoriteti kontraktues në fjalë dhe (ii) të nxjerrë një urdhër që kërkonnga autoriteti i tillë kontraktues që të paguaj shumën e dëmeve të tillapër ankuesin.(2)Kompensimi dhe dëmet mund të mbulojne vetem shpenzimet eshkaktuara dhe nuk mbulojnë mundësi të humbura apo fitim.(3) Një palë e procedurës së shqyrtimit mund të kërkojë kompensimin eshpenzimeve procedurale, të cilat do të përfshijnë tarifën e ankesës dhekohën e humbur për të përgatitur ankesën dhe për përgjigje të kërkesavetë Ekspertit Shqyrtues apo Panelit Shqyrtues.(4) Shpenzimet mund të mbulohen për palën e suksesshme. Shpenzimetdo të jenë si në vijim:- përgatitja e ankesës duke përfshirë shpenzimin e transaksionit – nga250,00 EUR për rastet nën 100.000,00 EUR deri në 350,00 EURpër rastet mbi 100.000,00 EUR.- shpenzimet e marrjes dhe dorëzimit të tarifës së ankesës (normën einteresit për sigurim dhe kohëzgjatjen e tarifës në Bankën Qendroretë Republikës së Kosovës).- pala humbëse mund që gjithashtu të urdhërohet të paguaj përshpenzimet e ekspertit të pavarur, nëse OSHP-ë, e sheh të arsyeshme.31

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 34(Urdhër për kompensim – llogaritja e dëmeve)(1) OSHP-ja, duhet ta respektojë Ligjin për Detyrimet dhe ligjinekzistues kur bënë vlerësimin për dëmshpërblim. OSHP-ja, duhet tëjapë dëmshpërblim vetëm kur kjo është kërkuar nga ankuesi.Neni 35(Kthimi i tarifës për ankesë pas vlerësimit të ankesës)(1) Si pjesë e vendimit të Panelit Shqyrtues, Paneli Shqyrtues duhet tëvlerësojë ,nëse ankesa është me apo pa bazë. Paneli Shqyrtues duhettë përcaktojë se pretendimi është i pa bazë, nëse vjen në përfundim seankuesi, në kohën kur është parashtruar ankesa, e ka ditur apo ështëdashur ta dijë se nuk kishte mbështetje objektive në fakte, apo nuk kishtembështetje të arsyeshme në ligj për një pohim të tillë.(2) Në veçanti dhe pa asnjë kufizim, Paneli Shqyrtues duhet takonsiderojë ankesën të pa bazë nëse ankuesi, edhe po të mos kishteshkelje të ligjit, nuk do të kishte gjasa për fitimin e tenderit. Prandajankuesi nuk ka pësuar kurrfarë humbjeje, por është përpjekur që taanulojë tenderin, për t`i dhënë vetes mundësi t`i ndryshojë çmimet apokushtet e ofertës në një mënyrë që është e pandershme ndaj tenderuesvetë tjerë, do të vlerësohet si e pa bazë.(3) Në raste të tilla, OSHP-ja duhet ta njoftojë me shkrim ankuesin pavonesë, për përcaktimin e vet dhe para se ta bëjë këtë, duhet të ndërmarrëaso masash që janë të përshtatshme për të imponuar fondet e sigurimit,ndërsa tarifa për ankesë duhet të konsiderohen si fonde të konfiskuara.(4) Nëse OSHP-ja, konstaton se cilado nga pretendimet e bëra në ankesëjanë të rrejshme, atëherë OSHP-ja mund të kërkojë nga parashtruesi iankesës që të paguajë një gjobë shtesë deri në 5.000,00 EUR.(5) Nëse OSHP-ja, aplikon një gjobë në bazë të paragrafit 4 të Nenit118 të LPP, një urdhër do të lëshohet për ankuesin që të paguaj tarifën,dhe ankuesi do të informohet që deri sa tarifa nuk paguhet në tërësi apo32

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESgjykata kompetente shfuqizon vendimin e OSHP-së, ankuesi nuk do tëmundë të marrë pjesë në asnjë aktivitet të prokurimit të paraparë sipasligjit.(6) Kur OSHP-ja, ta njoftojë ankuesin në lidhje me konfiskimin etarifës për ankesë dhe për gjobitjen me 5.000,00 EUR shtesë, duhet t`iapërkujtojë ankuesit me shkrim se ankuesi ka të drejtë tridhjetë (30) ditë,për të apeluar në Gjykatën Supreme kundër këtij vendimi.(7) Të gjitha tarifat për ankesa dhe gjobat prej 5,000.00€ të pranuaraduhet të mbahen në një llogari të dedikuar me interes të veçantë tëOSHP-së. Vetëm pas përfundimit të shqyrtimit të padisë në Gjykatënkompetente apo afati për padi të tillë të ketë skaduar, fondet janë nëdispozicion të Buxhetit të Kosovës që të trajtohen si para publike sipasLigjit për Menaxhim te Financave Publike.(8) Nëse Gjykata konstaton se ankesa ka qenë e bazuar, atëherë gjykatamund të lëshojë urdhëresë që shfuqizon apo kundërshton të gjithaurdhëresat që kanë të bëjnë me tarifën për ankesë dhe me gjobat prej5.000,00 EUR, dhe që urdhërojnë OSHP-në, t`i kthejë ankuesit tarifënpër ankesë dhe shumën e gjobës bashkë me kamatat.Neni 36(Vlera paraprake dhe qëndrueshmëria e vendimeve)(1) OSHP-ja duhet të sigurohet që ato vendime të jenë në pajtim meLigjin e Prokurimit Publik, Ligjin për Procedurën Administrative, mepraktikat e Gjykatës Evropiane dhe me interpretimet e KomisionitEvropian apo me standarde të ngjashme ndërkombëtare, me KonventënEvropiane për të Drejtat e Njeriut, si dhe me të gjitha Ligjet e Aplikueshmenë Republikën e Kosovës.33

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 37(Urdhëresa që përfshin mos-vlefshmërinë e kontratës)(1) Kontrata nuk duhet të shpallet e pavlefshme nga OSHP-ja, përposnë rastet kur ankuesi e kërkon këtë si trajtim të veçantë, dhe kur ka dhënëdëshmi të mjaftueshme se interesi publik për shpalljen e kontratës sitë pavlefshme e tejkalon interesin publik për vazhdimin e kontratës,përfshirë aty edhe interesin e operatorit ekonomik në fjalë dhe interesine autoritetit kontraktues, si dhe të publikut të përgjithshëm për të pasurvazhdimësi të shërbimeve, mallrave dhe punëve. Nëse ka ndonjë dëmtimtë ndjeshëm për interesin publik me zhvleftësimin e kontratës, atëherënë vend të zhvleftësimit, duhet t`i jepet kompensim apo dëmshpërblimpalës së dëmtuar.(2) Rastet ku kontrata zhvleftësohet duhet të jenë të pakta. Interesipublik me zhvleftësimin e kontratës duhet të ekzistojë zakonisht vetëmkur ka pasur mashtrim nga ana e kontraktuesit deri në atë shkallë sa qëai, përndryshe, kurrë nuk do ta kishte fituar kontratën, si dhe dhënia enjë shembulli të tillë apo anulimi i kontratës është më i rëndësishëm përinteresin publik se sa vazhdimësia e kontratës.(3) Në raste kur është marr vendimi për zhvleftësimin e kontratës, duhettë merret parasysh se sa është ecur përpara me kontratën dhe cila ështëshkalla e ekzekutimit. Kontratat të cilat veç janë realizuar në mënyrësubstanciale, duhet të zhvleftësohen vetëm në raste të rralla.(4) Kur një kontratë zhvleftësohet, OSHP-ja, duhet të sigurojë qëkontraktuesi të paguhet për punën e bërë, për shërbimet e ekzekutuaraapo për mallrat e furnizuara. Vetëm në raste vërtet të jashtëzakonshme,kur vetë kontraktuesi ka qenë thellësisht mashtrues, në një mënyrëtë atillë që ai mashtrim ka rezultuar në marrjen e kontratës nga aikontraktues, i cili përndryshe nuk do ta merrte atë kontratë, atëherëmund të bëhet shmangie prej shpagimit të çfarëdo dëmi atij.(5) Nëse kontrata zhvlerësohet, atëherë kontraktuesi do të përballet mepasoja siç janë definuar në LPP-ë, apo ligje tjera.34

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 38(Diskualifikimi i operatoreve ekonomikë)(1) OSHP-ë, është e obliguar dhe ka autoritetin që të shqyrtojë dhe tëdiskualifikojë operatorin ekonomik nga pjesëmarrja në prokurim publik. Kur OSHP-ë, me kërkesë nga një AK-së, inicon një shqyrtim lidhurme informata të rreme ose dokumenta të falsifikuar, siç përmendet nënenin 99 pika 2, të LPP-së, ajo duhet të i sigurojë operatorit ekonomiktë drejtën për t›u dëgjuar duke përfshirë edhe garancitë ligjore tëpërmendura në nenin 107 të LPP-së.Neni 39(Revokimi i certifikates se prokurimit)(1) Çdo certifikatë e prokurimit e lëshuar nga IKAP mund të anulohetnga OSHP-ja, kur OSHP-ë fillon shqyrimin në lidhje me heqjen ecertifikatave profesionale të përmendura në nenin 25.8 dhe 25. 9 të LPPse,duhet t’ i siguroj zyrtarit të prokurimit të drejtën për t›u dëgjuar dukepërfshirë edhe garancitë ligjore të përmendura në nenin 107 të LPP-së.Neni 40(Zbatimi i vendimeve të OSHP-së)(1) OSHP-ja, do të vendose një gjobë prej jo me pak se pesëmijë (5.000)Euro, për autoritetin kontraktues që nuk zbatonë një urdhër ose përmosrespektimin e urdhërit të OSHP-së, brenda pesë (5) ditëve.35

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES36

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPJESA IVFUNKSIONET ADMINISTARTIVE TË OSHP-sëNeni 41(Administrimi dhe Financat)(1) Zyrtari Kryesore Financiar ka përgjegjësinë kryesore ligjore për tësiguruar që buxheti i OSHP-së nga personeli i OSHP-së, është duke ushfrytëzuar në mënyrë adekuate dhe plotësisht sipas të gjitha dispozitattë aplikueshme të Ligjit mbi Menaxhimin e Financiare Publike dhePergjëgjësit.(2) Udhëheqësi i Sekretariatit në koordinim me Zyrtarin e Personelitështë përgjegjës për përgatitjen e dokumentacionit të saktë për pagesëne pagave, pensioneve, kompensimëve dhe pagesave të tjera, për të gjithëpunëtorët prezent apo punëtorët e dikurshëm të OSHP-së, sikur edhepërtëritja e këtyre informacioneve.(3) Udhëheqësi i Sekretariatit në koordinim me Zyrtarin e Personelitështë përgjegjës për të gjitha çështjet të cilat ndikojnë në pagesën epunëtorëve të tillë dhe në veçanti emërimet në vende të punës bazuarnë aprovim nga Kryetari, përfshirë:- Regjistrimet, largimet, suspendimet, emërimet në detyra tëpërkohshme dhe transferet e personelit të OSHP-së;- Ndryshimet në pagesa, të ndryshme nga rritjet normale aposhpërblimi në pagesë;(3) Udhëheqësi i Sekretariatit në bashkëpunim me Zyrtarin e Personelitgjithashtu është përgjegjës për të gjitha çështjet të cilat ndikojnë nëmenaxhimin e punëve të përditshme të punëtorëve bazuar në lejen eKryetarit, përfshirë:- Mungesat nga detyrat për shkak të sëmundjes apo arsyeve të tjera,të ndryshme nga pushimi i aprovuar;37

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES- Informacionet e nevojshme për mirëmbajtjen e regjistrave përtatimin në të ardhura, pensione dhe pagesat e tjera përkatëse;- pagesat dhe sistemi i informacioneve të resurseve njerëzore meemrat e të gjthë punëtorëve të autorizuar të OSHP-së, si dheintervenimet e drejtpërdrejta dhe azhurnimi i informatave në lidhjeme pagat e punëtorëve.(4) Një listë e emrave të zyrtarëve të autorizuar për nënshkrimin eregjistrave të tillë, duhet të mbahet e përtëritur bashkë me nënshkrimet(dokumenti origjinal). Një punonjës nuk mund të verifikojë ose tëautorizojë një pagesë apo ndonjë dokument tjetër që mund të çojë nënjë pagesë ose përfitim për vete.(5) Caktimet e të gjithë punëtorëve duhet të bëhen në pajtim meRregullat e procedurës së shërbimit civil, shkallët dhe përqindjet eaprovuara të themelimit.(6) Të gjitha fletët e kohës së punës dhe dokumentet e tjera duhet tëbëhën në një formular të aprovuar nga shërbimi civil.(7) Informacionet personale në lidhje me personelin, përfshirë kodin einformacioneve janë konfidenciale dhe duhet të trajtohen në pajtim meligjin e aplikueshëm.(8) Njoftimi i çfarëdo ndryshimi duhet të bëhet menjëherë për të gjithanivelet e organizatës, përfshirë verifikimin se është pranuar informacioni.Neni 42(Vula zyrtare e OSHP-së)OSHP-ja, duhet të ketë një vulë të lejuar katrore dhe të rrumbullakëtme këtë përmbajtje “Republika e Kosovës dhe Organi Shqyrtues iProkurimit Prishtinë”, në gjuhën shqipe dhe serbe.38

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 43(Politikat mbi qasjen në dokumente)(1) OSHP-ja mund t`i ruajë të pahapura për publikun apo personat epaautorizuar informacionet e zhvilluara nga OSHP-ja, gjatë kryerjes sëpunës së saj, deri në shkallën e lejuar sipas LPP-së, dhe Ligjit për qasjenë dokumentet zyrtare.(2) OSHP-ja, duhet të bashkëpunojë plotësisht me Auditorin Gjeneralapo Gjykatën e juridiksionit kompetent.Neni 44(Lejimet financiare të anëtarëve dhe stafit)(1) Të gjitha kërkesat për kompensim dhe lejimet financiare duhet tëkorrespondojnë me ato të publikuara në Ligjet përkatëse dhe rregullorete shërbimit civil për lejimet financiare.(2) Të gjitha kërkesat për pagesa të lejimeve financiare për ekzistencë,udhëtim dhe shpenzimet e paparashikuara nga punëtorët, duhet tëdorëzohen nga punëtori në fjalë dhe të vërtetohen në formularin e duhur,në pajtim me përqindjet e aprovuara dhe shkallët kohore. Saktësia einformacioneve të futura në kërkesa, është përgjegjësi e punëtorit nëfjalë.(3) Zyrtari Kryesore Financiar do të vërtetojë se udhëtimi ka qenëi autorizuar, shpenzimet janë bërë në lidhje me udhëtimin e punës sëOSHP-së, dhe për mjetet transportuese me shpenzime më efektive, dhese ajo kërkesë për pagesë është e mundshme nga OSHP-ja.Neni 45(Aranzhimet Bankare dhe Çeqet)(1) Të gjitha aranzhimet bankare duhet të bëhen në pajtim meudhëzimet e Ministrisë së Financave. Llogaritë bankare mundtë hapen për transaksione financiare siç janë: pagesatë, gjobat,tarifat për ankesa dhe depozitat, si dhe kompensimi i dëmeve.39

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Zyrtari Kresorë Financiar është përgjegjës që të gjitha informatatrelevante për një llogari bankare të jenë në pajtim me informatat dhe tëdhënat e OSHP-së. Fonde dhe llogari të paautorizuara nuk lejohen(3) Të gjitha pagesat duhet të urdhërohen dhe aprovohen nga Kryetarii OSHP-së dhe Zyrtari Kryesore Financiar.(4) Çeqet në llogaritë e OSHP-së, do të përmbajnë kopje të nënshkruaranga Zyrtari Kryesorë Financiar dhe Kryetari i OSHP-së.(5) Llogarit bankare të OSHP-së, mund të jenë vetëm në emër tëOSHP-së, dhe jo në emër të ndonjërit nga punëtorët. Në të gjitha rastetato duhet të mbahen në Bankën Qendror të Republikës së Kosovës.Neni 46(Resurset Njerëzore – Proceset e Sekretariatit të OSHP-së)(1) Udhëheqësi i Sekretariatit, i përkrahur nga Zyrtari i PersonelitNjerëzorë i Njësisë së Brendshme të Sekretariatit, është përgjegjës përprocesin e punësimit të stafit të ri të Sekretariatit, dhe në veçanti ai/ajoduhet të:- Rekomandoi Kryetarit pozita të reja për Sekretariat, me njëpërshkrim të plotë të profilit të pozitës në fjalë duke përfshirëkualifikimet akademike, përvojën e përgjithshme profesionale,përvojën specifike në prokurim publik (nëse kërkohet);- Të shpallë pozitat;- Të sigurojë që të gjitha aplikacionet janë pranuar dhe plotësuar;- Të përkrahë Komisionin e përcaktuar për këtë qëllim nga Kryetari nëshqyrtimin e të gjitha aplikacioneve dhe përzgjedhjen e kandidatëvemë adekuat;- Të sigurojë që procesi i punësimit të bëhet në pajtim të plotë meLigjin mbi Shërbyesit Civil.40

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Udhëheqësi i Sekretariatit, është përgjegjës për mirëmbajtjen e“Regjistrit të Ekspertëve Teknik” të OSHP-së:- Rekomandimin dhe përkrahjen e Kryetarit për të marrë vendim nëlidhje me pozitat që nevojiten;- Përgatitjen e buxhetit vjetorë për ekspertët e jashtëm teknik,monitorimin e ekzekutimit të tij dhe sigurimin e respektimit të tij;- Sigurimin që asnjë ekspert i jashtëm të mos regjistrohet në OSHP-ë,apo të mos përzgjidhet në raste të caktuara nëse ekziston konflikti iinteresit, dhe të informoj Kryetarin e OSHP-së, në mënyrë që ai tëmarrë vendim në lidhje me këtë;- Sigurimi i përtërirjes së “Regjistrit të Ekspertëve Teknik” prej 30%çdo vit.(3) Udhëheqësi i Sekretariatit, i perkrahur nga Zyrtari i Personelit,rekomandon te Kryetari një program të trajnimit për të gjithë anëtarëte Sekretariatit, sidomos për Ekspertët e Shqyrtimit, pas një vlerësimit tënevojave të trajnimit. Ai/Ajo mundë gjithashtu të rekomandoj trajnimepër ekspertët e jashtëm teknik.Neni 47(Rrogat dhe pensionet)(1) Udhëheqësi i Sekretariatit i perkrahur nga Zyrtari i Personelit ështëpërgjegjës për përgatitjen e dokumentacionit të saktë për pagesën epagave, pensioneve, kompensimeve dhe pagesave të tjera, për të gjithëpunëtorët prezent apo punëtorët e dikurshëm të OSHP-së, sikur edhepërtëritja e këtyre informacioneve.(2) Udhëheqësi i Sekretariatit i perkrahur nga Zyrtari i Personelit ështëpërgjegjës për të gjitha çështjet të cilat ndikojnë në pagesën e punëtorëvetë tillë dhe në veçanti:- Caktimet për vende të punës në bazë të pëlqimit të Bordit tëOSHP-së, regjistrimet, largimet, suspendimet, caktimet në detyra41

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVEStë përkohshme diku tjetër dhe transferimet;- Mungesat nga detyrat për shkak të sëmundjes apo arsyeve të tjera,të ndryshme nga pushimi i aprovuar;- Ndryshimet në pagesa, të ndryshme nga rritjet normale aposhpërblimi në pagesë;- Informacionet e nevojshme për mirëmbajtjen e regjistrave përtatimin në të ardhura, pensione dhe pagesat e tjera përkatëse;- Sistemi informativ i pagesave dhe personelit, me emrat e tëgjithë punëtorëve të autorizuar të OSHP-së, futje dhe përtëritjee drejtpërdrejtë e informacioneve në lidhje me pagesën epunëtorëve.(3) Një listë e emrave të zyrtarëve të autorizuar për nënshkrimin eregjistrave të tillë, duhet të mbahet e përtëritur bashkë me nënshkrimet(dokumenti origjinal). Udhëheqësi i Sekretariatit i perkrahur nga Zyrtarii Personelit duhet të përgatisë listën dhe të njoftojë për çdo ndryshim.(4) Asnjë punëtor nuk mund të vërtetojë apo autorizojë pagesën, ndonjëdokument tjetër i cili mund të dërgojë deri te një pagesë apo përfitimtjetër për veten e tij.(5) Caktimet e të gjithë punëtorëve duhet të bëhen në pajtim meRregullat e procedurës së shërbimit civil dhe shkallët dhe përqindjet eaprovuara të themelimit.(6) Të gjitha fletët e kohës së punës dhe dokumentet e tjera duhet tëbëhen në një formular të aprovuar nga shërbimi civil.(7) Njoftimi i çfarëdo ndryshimi duhet të bëhet menjëherë për të gjithanivelet e organizatës, përfshirë verifikimin se është pranuar informacioni.(8) Informacionet personale në lidhje me personelin, përfshirë kodin einformacioneve janë konfidenciale dhe duhet të trajtohen në pajtim meligjin e aplikueshëm.42

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNeni 48(Lejimet financiare për udhëtim të anëtarëve)(1) Të gjitha kërkesat për kompensim dhe lejimet financiare duhet tëkorrespondojnë me ato të publikuara në Ligjet përkatëse dhe rregullorete shërbimit civil për lejimet financiare. Pagesat organit të OSHP-së dhepunëtorëve të OSHP-së, të cilët kanë të drejtën për të kërkuar lejimefinanciare për udhëtim apo lejime të tjera do të bëhen me marrjen eformularit të dyfishtë të plotësuar dhe përshkruar. Të gjitha kërkesatduhet të dorëzohen në fund të javës pasuese të udhëtimit. Saktësiae informacioneve të përfshira në kërkesë duhet të jetë përgjegjësi eanëtarit të personelit apo anëtarit në fjalë. Të gjitha kërkesat duhet tëekzaminohen dhe kontrollohen në lidhje me arsyet dhe në lidhje meshumën e kërkuar. Një regjistër me nënshkrimin e autorizuar duhet tëruhet dhe përtërihet.(2) Të gjitha kërkesat për pagesa të lejimeve financiare për ekzistencë,udhëtim dhe shpenzimet e paparashikuara nga punëtorët, duhet tëdorëzohen nga punëtori në fjalë dhe të vërtetohen në formularin e duhur,në pajtim me përqindjet e aprovuara dhe shkallët kohore. Saktësia einformacioneve të futura në kërkesa, është përgjegjësi e punëtorit nëfjalë.(3) Zyrtari Kryesore Financiar do të vërtetojë nëse udhëtimi ka qenëi autorizuar apo jo, nëse shpenzimet janë bërë në lidhje me punën eOSHP-së, dhe për mjetet transportuese me shpenzime më efektive, dhese ajo kërkesë për pagesë është e pagueshme si duhet nga OSHP-ja.Neni 49(Prokurimi, urdhëresat dhe pagesat)(1) Kur një prokurim është i nevojshëm, Kryetari mundë të caktojë njëZyrtari të përkohshëm pergjegjës të prokurimit i cili do të përcaktojëtë gjitha procedurat e prokurimit dhe duhet të bëjë aranzhimet për tësiguruar kontroll efektiv dhe ruajtje të sigurt të gjitha urdhëresave përblerje dhe dosjeve të tenderit.43

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Urdhëresat Zyrtare të Blerjes ose të Kontraktimit, duhet të lëshohenpër të gjitha punët, mallrat dhe shërbimet e nevojshme për OSHP-në dhedo të bëhen përmes një formulari të aprovuar.(3) Kryetari i OSHP-së duhet të sigurojë se urdhëresat e blerjeve dhekontratave duhet të plotësohen nga punëtori i caktuar i OSHP-së, pastajtë dërgohen për nënshkrim tek Zyrtari i autorizuar i prokurimit, i cili e kakaluar procesin e certifikimit ashtu siç kërkohet me LPP-ë.(4) Zyrtari i prokurimit do të definojë të gjitha procedurat e prokurimitdhe do të sigurojë se ekzistojnë fonde të mjaftueshme në buxhet para se tënënshkruhet dhe se artikujt e porositur i shërbejnë qëllimit të planifikuar.(5) Zyrtari pergjegjes i prokurimit duhet të bëjë aranzhimet për tësiguruar kontroll efektiv dhe ruajtje të sigurt të të gjitha urdhëresave përblerje dhe dosjeve të tenderit.(6) Zyrtari pergjegjes i prokurimit duhet të sigurojë që mallrat dheshërbimet të kontrollohen me rastin e pranimit, të verifikohen në pajtimme kërkesat e përcaktuara në urdhëresë. Një kontroll i tillë duhet të bëhetnga punëtorët e autorizuar për urdhëresa dhe të regjistrohet në shënimete inventarit dhe depos.(7) Zyrtari pergjegjes i prokurimit i cili nënshkruan urdhëresat zyrtare,nuk duhet të vërtetojë (certifikojë) pagesën e faturës.(8) Të gjitha pagesat e faturave në emër të OSHP-së duhet të autorizohennga Kryetari i OSHP-së dhe të aprovohen nga Zyrtari Kryesore Financiar.(9) Zyrtari Kryesore Financiar duhet të sigurojë se pagesa e parave nëemër të OSHP-së apo në OSHP-ë, bëhen përmes çekut apo transferitbankar.(10) Të gjitha çeqet duhet të lëshohen nga Zyrtari Kryesore Financiar,drejtpërdrejt tek marrësi.(11) Pagesa e ndonjë furnizimi apo shërbimi të veçantë mund të bëhetparaprakisht vetëm në raste, me përjashtime kur është e nevojshme tësigurohet furnizimi i kërkuar dhe duke ndjekur rregullat e lëshuara ngaMinistria e Financave, pas aprovimit nga zyrtari i autorizuar i OSHP-së.44

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(12) Pagesa përmes çekut mund të bëhet vetëm në prezencë të faturës,kërkesës, dokumentit të pranimit, apo ndonjë kërkese të shkruarorigjinale për pagesën e pranuar nga kreditori. Të gjitha dokumentepërkatëse dhe mbështetëse duhet t`i bashkëngjiten çekut. Kur humbetndonjë faturë apo dokument origjinal, atëherë pagesa mund të bëhet nëbazë të “pro-formularit” apo kopjes së faturës apo dokumentit, më njëshpjegim komplet të arsyes dhe pas aprovimit nga kryetari i OSHP-së.(13) Secili punëtor, i cili në mënyrë të veçantë është i autorizuar të bëjëpagesa, është përgjegjës për ekzaminimin, verifikimin dhe vërtetimin efaturave .(14) Zyrtari Kryesore Financiar duhet të sigurojë që, para se ndonjëfaturë, kërkesë apo çek të jetë autorizuar, një punëtor duhet të bëjëkontrollimet si në vijim:- a është OSHP-ja e detyruar të bëjë pagesën për punët, mallrat dheshërbimet të cilat janë urdhëruar,- a janë përfunduar, kontrolluar dhe pranuar punët, mallrat aposhërbimet përkatëse sipas kualitetit dhe kuantitetit të kërkuar;- a janë çmimet, vazhdimet, kalkulimet, zbritjet tregtare, lejimet etjera, kreditë dhe taksat në përputhje me kontratën, kuotimin apourdhëresat origjinale;- a janë futur shënimet përkatëse në listat e inventarit, regjistrimet erezervave, librat e rezervave,- se asnjë pjesë e llogarisë për pagesë nuk mungon, nuk është përfshirënë ndonjë llogari tjetër apo vërtetim të autorizuar për pagesënparaprake;- se shpenzimet janë regjistruar në Kodin e duhur ekonomik;- se shpenzimet janë brenda kufijve të parashikuar në pajtim merregulla të procedurës;- se shumat e pagueshme sipas faturave përfshijnë taksatdhe pagesat kur një pagesë nënkupton taksa dhe pagesa;45

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES- se taksat dhe pagesat janë aplikuar në mënyrë të saktë.(15) Kur punëtorët kanë qasje të drejtpërdrejt në sistemin e evidencëssë Bilancit llogaritar të lirë, faturat/llogaritë duhet të futen në sistem pavonesë në mënyrën e specifikuar nga Udhëheqësi i Sekretariatit.(16) Të gjitha faturat/llogaritë e regjistruara drejtpërdrejt në Sistemin ekompjuterizuar të bilancit të lirë të kreditorit, duhet të plotësohen dhe tëruhen në mënyrë të sigurt (përfshirë edhe kopjen rezervë elektronike).(17) Zyrtari Kryesore Financiar duhet të informojë Kryetarin e OSHPsë,më datën 5 Janar, apo para kësaj date të vitit vijues, në lidhje meshpenzimet në pritje nga viti paraprak, në pajtim me të gjitha masat nëlidhje me të gjitha udhëzimet për përmbylljen e vitit fiskal dhe hapjen evitit të ri fiskal.Neni 50(Inventarët, prona dhe pasuria)(1) Secili artikull në pronësi të OSHP-së duhet të ketë një etiketë menjë numër të veçantë identifikues. Regjistrat duhet të mbahen në njëregjistër kryesor, i cili duhet të përmbajë informacionet e plota lidhurme gjendjen apo kushtet e secilit artikull, i cili i takon OSHP-së. Secilazyrë në kuadër të OSHP-së do të ketë një tabelë me informacione tëcilat identifikojnë të gjitha pajisjet dhe pasuritë në atë zyrë. Transferete pajisjeve prej një vendi në vendin tjetër duhet të monitorohen dheregjistrohen, regjistrat duhet të përtërihen nga zyrtari përgjegjës.(2) Lista e inventarit duhet të përgatitet dhe gjithmonë të mbahet epërtërirë, nën mbikëqyrjen e Udhëheqësit të Sekretariatit, me perkrahjene Zyrtarit të Logjistikes apo në dispozicion në Modulin e pasurive tësistemit të kompjuterizuar të bilancit të lirë. Listat e inventarit duhet tëpërmbajnë secilin artikull, informacionet në lidhje me datën e blerjes,koston origjinale, vendin dhe kushtet ekzistuese, vlerën apo përdorimin,(shkalla; 1 shumë mirë, 2 mirë, 3 e përdorshme, 4 dobët, 5 shumë dobët)(3) Komisioni i caktuar do të kujdeset për pajisjet, të cilat duhet të46

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESmbajnë regjistrat në një bazë të kompjuterizuar të dhënave dhe duhettë sigurojnë informacione të rregullta për Udhëheqësin e Sekretariatit.Udhëheqësi i Sekretariatit i ndihmuar nga njeri nga anetaret e stafit teNjesis per Mbeshtetje te mbrendshme i cili do te jete i caktuar nga ai/ajoper pergjegjesine e logjistikes, do te të mbajë regjistrin e pasurive. Vlerae secilit artikull në regjistër duhet të përtërihet varësisht nga sistemi iamortizimit i përdorur nga OSHP-ja.(4) Udhëheqësi i Sekretariatit duhet të sigurojë se komisioni i caktuari cili kujdeset për pajisjet, të bëjë një kontroll të pavarur vjetor të gjithëartikujve në inventarë, me qëllim që të verifikojë vendndodhjen, rishikojëkushtet dhe të ndërmarrë veprime në lidhje me tepricat apo mungesatnë inventarë, duke i përtërirë shënimet e inventarit në bazë të kësaj.(5) Artikujt atraktiv dhe ata të lëvizshëm siç janë kompjuterët, kameratdhe aparatet regjistruese audio/vizuale, etj., duhet të identifikohen meetiketa sigurimi të cilat dëshmojnë se ato i takojnë OSHP-së.(6) Të gjithë punëtorët duhet të sigurohen se prona e OSHP-së, nukdo të largohet nga vendndodhja e rëndomtë, pos kur kjo bëhet përdetyrat ditore të OSHP-së dhe në rastet kur lëshohen leje të veçanta ngaKryetari i OSHP-sëNeni 51(Ruajtja e regjistrave)(1) Zyrtari i prokurimit duhet të sigurojë se kontratat dhe marrëveshjete nënshkruara ruhen për një periudhë jo më të shkurtër se dhjet (10)vite, pas përfundimit të punës, furnizimit të mallrave apo kryerjes sëshërbimit, dhe në rast të ndonjë kontesti, pas periudhës kur janë bërë tëgjitha diskutimet.(2) Departamenti informativ do të jetë përgjegjës për ruajtjen e tëgjithë regjistrave të ankesave, vendimeve dhe dokumenteve në lidhje meto, të dorëzuara në OSHP dhe për mbajtjen e kopjeve të regjistrave tëanëtarëve të organit dhe ekspertëve shqyrtues lidhur me rastin.47

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Dokumentet mund të shkatërrohen vetëm në pajtim me rregullat ecaktuara të mbajtjes së regjistrave.(4) Të gjitha dokumentet e ruajtura duhet të ruhen në arkiv sipaslegjislacionit dhe rregulloreve në fuqi që e rregullojne këtë çështje:Neni 52(Raportimi në Kuvend)(1) OSHP-ja duhet të sigurojnë një raport vjetor mbi punën e saj përKuvendin e Republikës së Kosovës, jo më vonë se deri në fund tëmuajit shkurt, në lidhje me vitin paraprak kalendarik. Raporti vjetordo të përfshijë të dhënat dhe analizat e mbrojtjes ligjore në sistemine prokurimit publik, si dhe ankesat e parashtruara nga operatoretekonomik ankues kunder vendimit të Autoriteteve Kontraktues përdhënie të kontratës.(2) Raporti do të përmbajë informata në vijim:- numrin e përgjithshëm të ankesave të pranuara;- numrin e ankesave të refuzuara për shkak të mungesës së afatevekohore, jo të plota sipas nenit 109 dhe nenit 111, ose dështimit përtë depozituar tarifën për ankesa të kërkuar nga nenin 118 e LPP-së,si dhe numrin e ankesave të tërhequra;- numrin e ankesave që janë konstatuar se nuk përmbajnë pretendimetë vlefshme;- numrin e aktiviteteve të prokurimit që janë anuluar si rezultat i njëankese;- informacione të hollësishme për çdo rast kur autoriteti kontraktuesnuk e ka respektuar një urdhër të OSHP-së ose një paneli shqyrtues;- numrin e procedurave të shqyrtimit që kanë rezultuarnë konstatimin se aktiviteti përkatës i prokurimit dhedhënia ose vendimi janë bërë në mënyrë të vlefshme;48

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES- detajet e të gjitha vendimeve të Gjykatës Supreme në lidhje meOSHP-në, apo të gjitha ankesat e shqyrtuara në Gjykatë Supreme ;- detajet e buxhetit dhe personelit të OSHP-së;- vlerësim të gjendjes së mbrojtjes ligjore dhe prokurimit publik nëpërgjithësi.Neni 53(Tranzicioni dhe dispozitat përfundimtare)(1) Kjo Rregullore e Punës hynë në fuqi tetë (8) ditë pas publikimit nëfaqen e internetit të OSHP-së.(2) Kjo Rregullore shfuqizon Rregullorën e më parshme të OSHP-së,me numër 2774/09 të datës: 17 Nëntori, 2009.Në Prishtinë, 201249

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES50

- PROCURMENT REVIEW BODY- TELO ZA-ORGANI SHQYRTUES I PROKURIMITRAZMATRANJE NABAVKIORGANI SHQYRTUES I PROKURIMIT / TELO ZA RAZMATRANJE NABAVKI/PROCUREMENT REVIEW BODYPRAVILNIK O RADU ORGANA ZARAZMATRANJE JAVNIH NABAVKINA KOSOVUMart - 2012

SADRŽAJDEO IOPŠTE ODREDBE............................................................................................55Član 1(Cilj Pravilnika o Radu)........................................................................................................55Član 2(Termini u Pravilniku o Radu)............................................................................................55Član 3(Organ za Razmatranje Javnih Nabavki)...........................................................................56Član 4(Službeni Jezik).......................................................................................................................56Član 5(Transparentnost u radu).....................................................................................................56Član 6(Čuvanje tajni)........................................................................................................................57Član 7(Vanjski izveštaji)...................................................................................................................57DEO IISTRUKTURA I FUNKCIJE ORJN-a.................................................................59Član 8(Nadležnost ORJN-a) ..........................................................................................................59Član 9(Struktura ORJN-a)...............................................................................................................59Član 10(Glavna Funkcija Odbora ORJN-a) ..................................................................................60Član 11(Glavna Funkcija Predsedavajućeg ORJN-a) ..................................................................61Član 12(Sukob Interesa).....................................................................................................................63DEO IIIPRAVILNIK O RADU PANELA ZA RAZMATRANJE.....................................65Član 13(Opšta Načela Panela za Razmatranje).............................................................................65Član 14(Uručenje Žalbi).....................................................................................................................65Član 15(Sadržaj Žalbe)........................................................................................................................67

Član 16(Registracija Žalbi).................................................................................................................68Član 17(Unificirani Slučajevi)...........................................................................................................68Član 18(Prethodno ispitivanje Žalbe i Određivanje Stručnjaka za Razmatranje)..................68Član 19(Obustava i ukidanje automatske obustave) ...................................................................70Član 20(Izveštaj Stručnjaka za Razmatranje).................................................................................71Član 21(Procedura i nadležnosti ugovornog autoriteta u vezi sa žalbom) ..............................71Član 22(Opšti zadaci Panela za Razmatranje)................................................................................72Član 23(Sastav Panela za Razmatranje)...........................................................................................73Član 24(Izdavanje Naloga za Istraživanje od strane Panela za Razmatranje) .........................74Član 25(Donošenje Naredbe o Rešenjima i Odlukama Panela za Razmatranje) ..................75Član 26(Prikupljanje dodatnih informacija ili dokaza)................................................................76Član 27(Procedura Otvorenog Saslušanja)....................................................................................76Član 28(Tehnički Stručnjaci i Nezavisni Savetnici)......................................................................77Član 29(Diskusije Panela i zapisnici) ..............................................................................................78Član 30(Ograničenja za odluke ORJN-a) ......................................................................................78Član 31(Povlačenje žalbe)..................................................................................................................79Član 32(Sadržaj odluka)......................................................................................................................79Član 33(Štete sa Nadoknadom proceduralnih troškova) ...........................................................80Član 34(Naredba za Nadoknadom-Izračunavanje štete) ............................................................81

Član 35(Vraćanje Tarife za Žalbe posle procene žalbe)...................................................................81Član 36(Prethodna vrednost i održivost odluka)..............................................................................82Član 37(Naredba koja uključuje nevalidnost ugovora)....................................................................82Član 38(Diskvalifikacija Ekonomskih Operatera).............................................................................83Član 39(Opoziv Uverenja Javne Nabavke).........................................................................................84Član 40(Primena odluka ORJN-a) ......................................................................................................84DEO IVADMINISTRATIVNE FUNKCIJE ORJN-a......................................................................85Član 41(Administracija i Finansije)......................................................................................................85Član 42(Službeni pečat ORJN-a) .........................................................................................................86Član 43(Pravila o pristupu dokumentima).........................................................................................86Član 44(Finansijske dozvole članova i osoblja).................................................................................87Član 45(Bankarski Aranžmani i Čekovi).............................................................................................87Član 46(Ljudski Resuri – Procesi Sekretarijata ORJN-a) ...............................................................88Član 47(Plate i penzije)...........................................................................................................................89Član 48(Finansijska odobrenja za putovanje članova).....................................................................90Član 49(Javna Nabavka, naredbe i isplate) .........................................................................................91Član 50(Inventar, imovina i svojina)....................................................................................................93Član 51(Čuvanje registara) ...................................................................................................................94Član 52(Izveštavanje u Skupštini).........................................................................................................95Član 53(Prelazne i završne odredbe)....................................................................................................96

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESNa osnovu Člana 142 (Poglavlje XII) Ustava Republike Kosova, DelovaVIII i IX Zakona o Javnim Nabavkama na Kosovu Br. 04/L-042 (u daljemtekstu: ZJN), Odbor Organa za Razmatranje Javnih Nabavki, na sedniciodržanoj dana: 07.03.2012, usvaja:PRAVILNIK O RADU ORGANA ZA RAZMATRANJE JAVNIHNABAVKIDEO IOPŠTE ODREDBEČlan 1(Cilj Pravilnika o Radu)(1) Ovim Pravilnikom o Radu se uređuje unutrašnja organizacija imetod rada Organa za Razmatranje Javnih Nabavki.(2) Akronim će biti ORJN.Član 2(Termini u Pravilniku o Radu)(1) Termin Predsedavajući ORJN-a, Član ORJN-a, RukovodilacSekretarijata ORJN-a, stručnjak, nezavisni stručnjak i praktikant,korišteni u ovom Pravilniku o Radu, upisani u gramatičkoj muškojformi, koristiće se kao neutralni i za žene i za muškarce.(2) Termin slučaj, korišten u ovom Pravilniku o Radu, ukazaće napredmet ORJN-a na osnovu žalbe.55

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 3(Organ za Razmatranje Javnih Nabavki)(1) ORJN, je nezavistan administrativni organ za razmatranje, kojije odgovoran za vršenje i izvršavanje ovlaštenja, snaga, funkcija iodgovornosti koje su specifikovane u Delu VIII i IX, Zakona o JavnimNabavkama.(2) ORJN je javni autoritet i nezavisna budžetska organizacija. ORJN sepovinuje svim zakonima i pravilnicima u Republici Kosova, kao i svakidrugi korisnik Budžeta.(3) Osoblje Sekretarijata ORJN su civilni zaposlenici. To se neprimenjuje za dodatne članove Panela ili nezavisne konsultante.(4) “Panel za Razmatranje” podrazumeva panel za razmatranje, osnovanu skladu sa Delom IX ZJN-a.Član 4(Službeni Jezik)(1) Službeni jezici u ORJN-u će biti Albanski i Srpski.(2) Stranke razmatrajućeg postupka će predstaviti certifikovan prevodna srpskom ili albanskom jeziku svakog izdatog dokumenta na nekomdrugom jeziku, dokument koji se smatra važnim za donošenje odluke unekom specijalnom slučaju ORJN-a.Član 5(Transparentnost u radu)(1) Predsedavajući treba da obezbedi transparentnost u radu ORJN-a.ORJN treba da obavesti javnost u vezi svog rada i zaključke preko javnogpredstavljanja godišnjeg izveštaja o radu na nekoj konferenciji za medije.(2) Predsedavajući ORJN-a kao i pojedini Članovi, ovlašteni od stranePredsedavajućeg, obavestiće javnost o svakodnenom radu ORJN-a.56

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Odluke ORJN-a u razmatranju žalbi će se objaviti u roku 5 (pet)dana na internet stranicama ORJN-a, na originalnom jeziku odluke uroku 15 dana ako je to u vezi trećih jezika, kao i na Engleskom jeziku zasve ugovore velike vrednosti.(4) Odluke ORJN-a će se objaviti u punoj verziji sem nekih delovaodluke koji sadrže lične podatke ili podatke klasifikovani kao poverljivi.Ovi delovi će se držati anonimno pred objavljivanje (na primer, prekoosenčavanja crnom bojom).Član 6(Čuvanje tajni)(1) U izvršavanju svog rada, svi zaposleni ORJN-a kao i nezavisnistručnjaci i imenovani stručnjaci od strane ORJN-a, u nekoj proceduriza donošenje određene odluke, sačuvaće tajnost ličnih podatake itajnost podataka koji se tiču države, vojske i zvanične ili poslovnetajne. Dokumenti i instrumenti će se tretirati u skladu sa klasifikacijomsigurnosti kako je određeno Zakonom o Zaštiti Ličnih Podataka (Br.03/L--172).(2) Odbor ORJN-a, preko posebnog unutrašnjeg akta, odrediće merei procedure za očuvanje ličnih podataka i podataka koji se tiču države,vojske ili službene i poslovne tajne.Član 7(Vanjski izveštaji)(1) ORJN, sarađivaće sa državnim vlastima na način da bi obezbedionezavisnost i autonomnost ORJN-a, kao jednog organa za nadzorzakonitosti procedura davanja ugovora.(2) ORJN će sklapati kontakte i saradnju sa uporednim institucijama udrugim državama i aktivno će učestvovati u dotičnim međunarodnimorganizacijama.57

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES58

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESDEO IISTRUKTURA I FUNKCIJE ORJN-aČlan 8(Nadležnost ORJN-a)(1) ORJN će biti odgovoran za izvođenje određenih funkcija u ZJN-u,Zakona o Javno-Privatnom Partnerstvu i Koncesijama u Infrastrukturi iProcedurama za njihovo Davanje (Br.03/L-090), kao i drugim zakonimakoji mogu vršiti takvo uređenje i žalbama u vezi tih zakona.Član 9(Struktura ORJN-a)(1) ORJN ima unutrašnju organizaciju kao što sledi:(2) Odbor ORJN-a je sastavljen od 5 članova, od kojih je jedanPredsedavajući.(3) Sekretarijat ORJN-a, koji pruža administrativnu podršku ORJN-u,strukturisan je u “Jednicu za Razmatranje Žalbi” i “Jedinicu za UnutrašnjuPodršku”, i upravlja se od strane “Rukovodioca Sekretarijata ORJN-a”.(4) Glavni Finansijski Službenik je odgovoran za finansijsko upravljanjeORJN-a, sa odgovornostima koja su mu data prema Zakonu Br.03/L-221,Za Izmenu i Dopunu Zakona Br.03/L-048 za Upravljanje JavnimFinansijama i Odgovornostima, i direktno izveštava PredsedavajućemORJN-a.(5) Udaljavanje i Suspendovanje jednog člana ORJN-a će podleći istimpravilima i procedurama prema Članu 101 ZJN-a, kao i za članoveRKJN-a. Odluke se mogu doneti od strane nadležnog suda pratećireferisanje na argumentovan način problema u sudnici od strane Vladeili Skupštine i time ovi članovi Odbora ORJN-a imaju istu zaštitu kao uSudnici.59

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 10(Glavna Funkcija Odbora ORJN-a)(1) Odbor ORJN-a, u sastavu od 5 članova, uključujući i Predsedavajućeg,je organ odgovoran za sve odluke ORJN-a.(2) Članovi Odbora ORJN-a, prema Zakonu o Javnim Nabavkama(ZJN), predlažu se od strane Vlade i imenuju u Skupštini, premaizvršenim preporukama od strane nekog nezavisnog organa za selekciju,stvorenog od strane Skupštine. Nezavisni organ za selektovanje ćesačiniti tri imenovane i određene sudije od strane Kosovskog SudskogSaveta.(3) Članovi Odbora služe na osnovu celokupnog rasporeda rada, naperiod od 5 godina i mogu se ponovo imenovati samo još jednom.Za obezbeđenje nezavisnosti i izbegavanje mogućih sukoba interesa,odredbe Zakona Br.03/L-155, amandmovanog kao Zakon Br.02/L-133za Sprečavanje Sukoba Interesa, tokom vršenja javnih funkcija, primenićese u potpunosti.(4) Članovi Odbora trebaju biti stanovnici Kosova, da imaju visokimoralni integritet, da imaju diplomu koja je važeća u skladu sa zakonomKosova, da ispunjavaju kriterijume prigodnosti za imenovanje kao sudaci da imaju minimalno stručno iskustvo u trajanju od 3 godine na poljuzakonitosti.(5) Odbor će organizovati i razviti pravilnike rada o upravljanju Panela zaRazmatrenje i izvršavanje postupaka razmatranja, koje će se potpisati odstrane Predsedavajućeg ORJN-a. Članovi Odbora će se imenovati kaoČlanovi Panela za Razmatranje ORJN-a prema ovim pravilima i imaćeodgovornosti u skladu sa imenovanjem od strane Predsedavajućeg.(6) Odbor će biti odgovoran za donošenje unutrašnjih pravilnika pokojima se upravlja radom ORJN-a i drugim pitanjima, zato što ovo jošnije uređeno ZJN-om, Zakonom o Civilnoj Službi ili drugim zakonima.(7) Odbor usvaja Godišnji Izveštaj Rada ORJN-a.60

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(8) Odbor će biti odgovoran za prenos budžeta u ORJN i upravljanjufinansijama ORJN-a prema odobrenom budžetu, za obezbeđivanje dasu sve finansijske procedura MF-a i ORJN-a izvršene od strane svihčlanova na svojim određenim poljima.(9) Odbor će obezbediti da unutrašnji pravilnici, kojima se upravljaprocesom održavanja “Registar Tehničkih Stručnjaka”, kao i daselektiranjem stručnjaka iz ovog Registra budu praćeni i ponovljeni, kaošto je i zahtevano.(10) Odbor ORJN-a će vršiti napore da na svojim sastancima donoseodluke koncenzusom. Ako Predsedavajući Odbora odluči da sekoncenzus ne može postići, onda se pitanje stavlja na glasanje. Odlukese donose većinom glasova od strane članova.Član 11(Glavna Funkcija Predsedavajućeg ORJN-a)(1) Predsedavajući ORJN-a će biti odgovoran za sazivanje sastanakaOdbora, definisanje dnevnog reda i vođenje sastanaka.(2) Predsedavajući treba da predstavi, izvrši i organizuje rad ORJN-ai odgovoran je za nadzor upravljanja dnevnog rada ORJN-a. U svojimzadacima dnevnog nadzora, Predsedavajući se pomaže od straneRukovodioca Sekretarijata.(3) Predsedavajući će imati ovlaštenja za određivanje jednog člana kojiće organizovati i upravljati radom ORJN-a na nekom posebnom polju.(4) Predsedavajući će odrediti svaku žalbu nekog člana Odbora ORJN-akoji će biti odgovorna osoba za tu žalbu i koji će takođe biti član Panelaza Razmatranje koji će odlučiti o slučaju.(5) Predsedavajući će odlučiti u vezi sastava Panela za Razmatranje kaoi za imenovanje članova ORJN-a, u Panelima za Razmatranje, u skladusa Članom 23 aktuelnog Pravilnika o Radu.(6) Prema preporukama člana Odbora određenog od stranePredsedavajućeg sa opštom odgovornošću za razmatranje jedne61

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESžalbe, kao što je opisano u Članu 18 Pravila i Postupaka ORJN-a,Predsedavajući može odrediti stranog Stručnjaka za TehničkoRazmatranje za izvršavanje tehničkog razmatranja žalbe, ako se smtrada je potrebna dodatno tehničko znanje i stručnost koju ima Jedinica zaRazmatranje Žalbi pri ORJN-u.(7) Predsedavajući će biti odgovoran za organizovanje i upravljanjePravilnika o Radu, koji će se uspostaviti od strane Odbora ORJN-a, da biupravljao i izvršavao procedure razmatranja. Takvi Pravilnici se trebajurazviti u skladu sa principima koji su uključeni u Članu 107 ZJN-a.(8) Predsedavajući, u slučaju velikog opterećenja u radu nad ORJN-om,što bi sprečilo mogućnost ispunjavanja njegovih funkcija na efikasan iblagovremen način, zahtevaće od Skupštine da na privremenoj osnovi iad hoc imenuje jednu ili više osoba koje mogu biti članovi Odbora, da bislužili kao članovi Panela za Razmatranje, u skladu sa odredbama Člana100, stav 7 ZJN-a.(9) Predsedavajući, u skladu sa Članom 112 ZJN-a, ako se zahtevaod nekog ugovornog autoriteta, može da izda naredbu za ukidanjeautomatske obustave izvršavanja neke aktivnosti nabavke za koju jeprosleđena neka žalba, imajući u vidu moguće posledice takvog čina zasve interese koji se mogu narušiti, uključujući i javni interes kao i interesžalioca. Pre preduzimanja nekog dela na osnovu zahteva ugovornogautoriteta, žaliocu se treba dati mogućnost za predaju pismenihargumenata Predsedavajućem u vezi toga zašto se suspenzija ne trebaukinuti. Predsedavajući će upoznati žalioca i dotični ugovorni autoritetpismenim putem o svojoj odluci.(10) Predsedavajući će predstaviti ORJN pred svim zakonskimentitetima i trećim stranama javne vlasti na Kosovu, uključivši i Skupštinui Sudove;(11) Predsedavajući će izvestiti u Skupštini o Godišnjem Izveštaju RadaORJN-a posle odobrenja od strane Odbora, u skladu sa ZJN-om;(12) Predsedavajući će obezbediti kontaktiranje sa drugim državnimvlastima;62

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(13) Predsedavajući će potpisivati sva dokumenta u ime ORJN-a, istotako i donešene odluke od strane Odbora ORJN-a. Nijedan zvaničnidokument se neće izdati od strane ORJN-a bez potpisa Predsedavajućeg,sem odluka i dopisa izdatih od strane Panela za Razmatranje;(14) Predsedavajući će doneti odluke o drugim stvarima koje su,prema ZJN- ili ovom Pravilniku o Radu, unutar polja delovanja njegoveodgovonosti;(15) U slučaju da Predsedavajući nije u mogućnosti ili odsustvuje sarazlogom lošeg zdravstvenog stanja, njegove funkcije će vršiti odabranolice koje ima podršku ostalih članova Odbora.Član 12(Sukob Interesa)(1) Stručnjak za Razmatranje ili član Panela za Razmatranje, nezavisnistručnjak ili savetnik, član tima ORJN-a, neće biti uključeni u razmatranjenekog slučaja, ako se on/ona suočava sa sukobom interesa koji supretpostavljeni od odredbi Zakona Br.03/L-155, i amandmanovan kaoZakon Br.02/L-133, za Sprečavanje Sukoba Interesa u vršenju javnihfunkcija.(2) Imajući u obzir sve što smo gore pomenuli kao i razloge za izuzeće,dotično lice treba da odmah upozna Predsedavajućeg ORJN-a koji ćedoneti odluku o njegovom izuzeću.(3) Izuzeće Predsedavajućeg ORJN-a će se odlučiti u Odboru ORJN-arukovođenim i predsedavanim od strane nekog drugog Člana umestoPredsedavajućeg.(4) Isti Pravilnici sa ovim izuzećem članova ORJN-a se primenjuju uslučaju izuzeća Stručnjaka Za Razmatranje. O njihovom izuzeću će seodlučuti od strane Odbora ORJN-a.63

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES64

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESDEO IIIPRAVILNIK O RADU PANELA ZA RAZMATRANJEČlan 13(Opšta Načela Panela za Razmatranje)(1) Jedan postupak razmatranja javne nabavke će se izvršiti i okončatina brz, pravedan i nedskriminirajući način, sa orijentacijom ka ciljupravednog, zakonskog i efektivnog rešenja za uključeni predmet. Svipostupci razmatranja javne nabavke će se vršti u skladu sa primenjivimodredbama Dela IX ZJN-a.(2) Ni izvršavanje postupka razmatranja i ni bilo koja donešena odlukaod strane ORJN-a se neće vršiti na način koji dikriminiše u korist ili protivkoristi nekog sudionika u postupku ili neke druge osobe ili preduzeća.(3) ORJN će poštovati prirodu spora u proceduri razmatranja.(4) Sve zainteresovane stranke će imati isti pristup u postupcimarazmatranja javne nabavke i pravim sredstvima postavljenim u ovomdelu.(5) U preduzimanju mera, ponuđenih u Delu IX ZJN-a, ORJN će (i)delovati što je brže moguće, (ii) delovati na način koji je proprocionalansa kršenjem ili drugim pitanjima donošenja žalbe i (iii) imaće u obzirmoguće posledice tih mera ili dela za sve interese koji se mogu narušiti,uključivši i javni interes.Član 14(Uručenje Žalbi)(1) Žalba se treba predati u pisanom obliku na jednom od službenihjezika, prema Zakonu o korištenju službenih jezika. Ipak, žalba u vezisa javnom nabavkom ugovora velike vrednosti ili oglasi projektovanja,može se predati na engleskom jeziku.65

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Žalioc je obavezan da kompletira i preda žalbu u zvaničnoj formiobrasca ORJN-a, kao što je objavljeno na intrenet stranicama ORJN-a.(3) Žalba se može predati u sedištu ORJN-a ili preko pošte.(4) Žalioc će predati original ORJN-u i istovremeno poslati, istimmetodama ili poštom, jednu takvu kopiju ugovornom autoritetu.(5) Rok za predaju žalbe je određen u Članu 109 ZJN kao što sledi: akoje ugovor dat ili oglas projektovanja odlučen ili je neka aktivnost javnenabavke prekinuta, žalba se može predati samo u roku od 10 (deset) danaposle dana predaje oglasa ili davanja ugovora ili objavljivanja rezultataoglasa za projektovanje kod žalioca. U slučajevima tendera, prema Članu36 ZJN-a, rok je od dana davanja ugovora. Ako aktivnost javne nabavkebude zvanično poništena ili je prekinuta pre nagrađivanja ugovorom iliselektiranja dobitnika, rok počinje od dana kada je aktivnost zvaničnoprekinuta kroz objavljivanje poništenja ili datuma kada aktivnost bivaprekinuta.(6) Svi žalioci su obavezni da plate žalbeni tarifu ORJN-u u vrednostiod 500 (petstotina) evra kao što je specifikovano u Članu 118 ZJN-a.Uplata će se vršiti gotovim novcem ili na ekvivalentan način na žiroračun ORJN-a, prema Pravilniku ORJN-a. Ova tarifa će se vratiti žaliocukada ORJN odobri žalbu kao zasnovanu.(7) Sva prateća dokumentacija treba da se priloži, posle prosleđivanjaORJN-u.(8) Žalba treba biti jasna, kratka i sa pretpostavljenim pretenzijama,da su eventualno kršeni određeni članovi ZJN-a od strane ugovornogautoriteta.(9) Sva prateća dokumentacija se treba priložiti uz žalbu. Dokumentacijase treba predati na jeziku na kojem je izdata, ili ako je izdata na više odjednog jezika, na jednom od službenih jezika. Ipak, kada samo kod javnenabavke ugovora velikih vrednosti ili oglasima za projekovanje, pratećidokumeti se mogu predati na engleskom jeziku.(10) ORJN zahteva od ugovornih autoriteta da predaju sav paketdokumentacije u vezi određene žalbe u roku od 3 dana. Ukoliko ugovorni66

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESautoritet ne primeni takvu odluku ili narednu od strane ORJN-a, ondaće ORJN delovati prema odredbama člana 118 stav 8 ZJN-a.Član 15(Sadržaj Žalbe)(1) Žalba treba da sadrži sledeće informacije:• Informacije o žaliocu: ime, ime kompanije, adresu i kontaktinformacije;• Informacije o predstavniku ili agentu koji je nadležan kao zakonskipredstavnik;• Ime, ime kompanije i kancelarije registrovane kao kancelarijaugovornog autoriteta;• Racionalan opis aktivnosti dotične javne nabavke;• Kopija oglasa i davanja ugovora ili oglasa rezultata oglasa zaprojektovanje, ako je objavljen neki takav dokument ili druge odlukeod strane ugovornog autoriteta;• Jedan dokaz da žalioc ima kvalifikaciju “interesne stranke” kao što jedefinisano u Članu 4 tačka 1 ZJN-a;• Opis prekršaja ZJN-a ili drugog zakonodavstva ili objašnjenje;• Predložena evidencija;• Opisi kako je pretpostavljeni prekršaj prouzrokovao ili preti daprouzrokuje materijalne štete kod žalioca u slučajevima kada žaliocuključuje i zahtev za nadoknadom;• Zahtev za rešenjem;• Zahtev za nadoknadom troškova postupka;• Potpis ovlaštene osobe i pečat.67

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 16(Registracija Žalbi)(1) Žalba se treba upisati od strane Jedinice za Razmatranje ŽalbiSekretarijata ORJN-a i prema zahtevu da se izdaje žaliocu dokaz sadatumom prijema dokumenata.(2) Sve upisane žalbe će se objaviti na internet straniicama ORJN-aodmah posle upisa.Član 17(Unificirani Slučajevi)(1) Predsedavajući ORJN-a može odlučiti da, za slučajeve koji su u veziistog predmeta ili istog tendera, odluke donosi isti Panel za Razmatranjei isti Stručnjak za Razmatranje.Član 18(Prethodno ispitivanje Žalbe i Određivanje Stručnjaka zaRazmatranje)(1) Službenik za žalbe Jedinice za Razmatranje Žalbi pri SekretarijatuORJN-a će razmatrati žalbu odmah da bi odredio da li pripada juridiskcijiORJN-a, da li je kompletirana i da li je predata unutar zakonskih rokova.(2) Kao što je određeno u Članu 111 ZJN-a, ORJN će kompletiratijedno takvo razmatranje unutar 1 (jednog) dana posle prijema žalbe.(3) Ako žalba ne pada pod nadležnost ORJN-a ili zakona, onda setreba odbaciti. Tu spadaju žalbe u vezi sa entitetima koji nisu ugovorniautoriteti ili ugovorima koji se ne uključuju u ZJN.(4) Svi slučajevi odbacivanja će se vršiti pismeno i sa obrazloženjem.(5) Ako žalba nije kompletirana i ne ispunjava gore navedene kriterijume,onda Jedinica za Razmatranje Žalbi ORJN-a će obavestiti podnositeljao nedostacima iste, što je moguće pre (preko faxa ili elektronske pošte).Ako je rok predaje prošao ili će proći unutar ne manje od dva radna68

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESdana, žaliocu će se dozvoliti dva radna dana za korigovanje žalbe iponovno podnošenje (sa svim prikačenim kopijama). Ako rok predajenije prošao ili neće proći unutar dva dana, žalioc može predati žalbu ubilo koje vreme pre prolaska određenog roka.(6) Ako posle ponovne predaje ima još nedostaka, onda će ORJNodbaciti žalbu i neće biti moguće da se ona još jednom predaje iakobude korigovana.(7) Ako se zaključi da žalba pripada nadležnosti ORJN-a, da je onakompletirana i blagovremeno predata, kako je određeno u ZJN-u, slučajse određuje za razmatranje od strane nekog Stručnjaka za Razmatranje,koji je u normalnim uslovima član osoblja Jedinice za Razmatranje Žalbipri ORJN-u.(8) Ispitivanje slučajeva se uvek vrši posle uplate tarife u iznosu od 500evra od strane žalioca, kao što se opisuje u Članu 118 ZJN-a.(9) Odmah posle prijema žalbe za razmatranje, formira se Panel zaRazmatranje da bi se razmotrile pretenzije koje su u žalbi, na osnovučlana 111, stav 5, ZJN-a br.04/L-042.(10) Svaki slučaj će se odrediti za jednog člana od formiranog Panela zaRazmatranje, koji će biti član Odbora odgovoran za isti, (“član određenod strane ORJN-a”). Slučajevi će se odrediti kao što su primljeni,tako svaki član uzima po jedan slučaj iz registra dok svi slučajevi budupodeljeni, da bi se obezbedila uniformna raspodela slučajeva tokomgodine.(11) Rukovodioc Sekretarijata će odrediti slučaj kod nekog unutrašnjegstručnjaka koji je član Jedinice za Razmatranje Žalbi pri ORJN-u, imajućiu vidu opterećenje radom u vezi sa slučajevima i drugim zadacima kojimogu biti u toku izvršavanja u ORJN-u.(12) Određeni član ORJN-a će dati preporuku o tome da li se slučaj možetretirati samo od strane jednog Unutrašnjeg Stručnjaka za Razmatranjeiz Jednice za Razmatranje Žalbi pri ORJN-u, ili ako, samo u vanrednimslučajevima gde tehnička ekpertiza Jednice za Razmatranje Žalbi priORJN-u nije dovoljna, onda je potreban vanjski stručnjak.69

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(13) Ako se daje preporuka da je vanjska ekpertiza potrebna,Predsedavajući ORJN-a će odlučiti i odabrati jednog vanjskog stručnjakaiz “Popisa Tehničkih Stručnjaka” ORJN-a;(14) Unutar istog tehničkog polja, princip rotacije treba da se primenjujeza raspoložive kandidate tokom izbora vanjskih tehničkih stručnjaka,obezbeđujući da se slučajevi raspodele na unfirman način tokom godine.(15) Sve odluke Odbora o vanjskim podrškama, uzimaju se unutarbudžetskih godišnjih ograničenja ORJN-a.Član 19(Obustava i ukidanje automatske obustave)(1) Podnošenje potpune žalbe, unutar vremenskog roka i unutarnadležnosti ORJN-a treba da obustavi aktivnost javne nabavke, sem akoPredsedavajući ORJN-a drugačije odluči.(2) Ako ugovorni autoritet vrši zahtev za ukidanje obustave,Predsedavajući ORJN-a treba obavezno da razmotri zahtev ugovornogautoriteta i obrazloženje žalioca u njegovoj podnetoj žalbi, bez odlaganjai da odluči između ova dva podnosioca. On/ona treba da obaveste u veziodluke obe strane unutar tri dana od dana prijema zahteva od straneugovornog autoriteta. Ovo obaveštenje se vrši bržim metodama, mailomili faxom.(3) Kriterijum za povlačenje suspenzije će se smatrati pretpostavka daće suspenzija prouzrokovati materijalnu štetu javnom interesu i ako je tašteta veća od interesa žalioca.(4) Slučajevi, u kojima bi se oštetio javni interes, su onda kada surobe, usluge ili radovi koji se nabavljaju suštinska infrastruktura, čijebi odlaganje nabavke uticalo na pružanje kritičnih usluga kao što suzdravstvene usluge ili zdravstvena sredstva.70

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 20(Izveštaj Stručnjaka za Razmatranje)(1) Stručnjak za razmatranje kome je određen slučaj prema članu18 Pravilnika o Radu ORJN-a, vrši razmatranje žalbe i svih drugihodgovarajućih dokumenata.(2) Stručnjak za razmatranje može tražiti od ugovornih autoriteta svepotrebne dokumenata kada je žalba protiv nekog ugovornog autoriteta.(3) Stručnjak za razmatranje održaće sve potrebne intervjue sa obemastranama za pronalaženja činjenica.(4) Stručnjak za razmatranje je dužan da pruži Panelu za Razmatranjepisanu procenu o aktivnostima nabavke i valjanosti svih navodaobuhvaćenih u žalbi.(5) Stručnjak za Razmatranje će poslati pismenu procenu ugovornomautoritetu i žaliocu unutar 10 (deset) kalendarskih dana od dana prijemažalbe, u skladu članu 114, tačke 1 i 2, ZJN.Član 21(Procedura i nadležnosti ugovornog autoriteta u vezi sa žalbom)(1) Ugovorni autoritet će odgovoriti mišljenju stručnjaka za ispitivanjeu roku od 4 (četiri) dana, preko jedne pismene odluke, u vezi zaključakaStručnjaka za Ispitivanje, zajedno sa evidencijom obaveštenje od stranežalioca.(2) Odluka o postavljenim pitanjima u žalbi će se poslati ORJN-u i žaliocu.Ako postoje razne deklaracije ili razne predstavljene činjenice predstavljeneod strane ugovornog autoriteta ili ako ugovorni autoritet negira deklaracijeili zaključke koji se razlikuju od onih, datih od strane stručnjaka za ispitivnje,objasniće se ugovornom autoritetu detaljno, zasnovano i argumentovano.(3) Posle prijema pismene procene od strane Stručnjaka za Razmatranje,Ugovorni autoritet ima rok od 5 (pet) kalendarskih dana da preduzmepotrebne akcije korigovanja i poboljšanja neuspelih procedura javnenabavke.71

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(4) Ako ugovorni autoritet bude neuspešan da u vremenskom roku,specifikovanom u stavu 1 ovog člana, izda zahtevanu odluku koja iliodbacuje ili negira vrednost jedne pretenzije ili ako on biva neuspešanzaključiti vrednost jedne pretenzije, žalba će se referirati Panelu zaRazmatranje.(5) Ako ugovorni autoritet izda odluku koja zaključuje da su uključenepretenzije u žalbi validne ali biva neuspešna da preduzme delovepotrebne akcije korigovanja unutar vremenskog roka, specifikovanomu stavu 3 člana 115 ZJN-a, žalioc posle može da, unutar 3 (tri) danapre prolaska takvog roka, dostavi jedno pismeno obaveštenje Paneluza Razmatranje i ugovornom autoritetu u vezi sa takvim neuspehom ida zahteva da Panel za Razmatranje razmotri problem i izda nalog zaugovorni autoritet pod stavom 105 ZJKP-a.(6) Ako ugovorni autoritet primi pismeno obaveštenje unutarvremenskih rokova od strane žalioca, prema stavu 5 ovog člana,ugovorni autoritet unutar 3 (tri) dana posle prijema takvog obaveštenja,transferisaće svu dokumentaciju i sve podatke u vezi sa aktivnostimadotične javne nabavke kod ORJN-a.Član 22(Opšti zadaci Panela za Razmatranje)(1) Panel će imati nadležnosti, ovlaštenja, snagu i odgovornost poduslovima specifikovanim u ZJN-u, da:• da razmatra žalbe zainteresovanih strana u vezi sa navodnimkršenjima Zakona o Javnoj Nabavci;• da odbaci predatu žalbu kao neosnovanu ili kao takvu koja ne spadau nadležnosti ORJN-a;• da odluči o žalbama upućenih njemu u skladu sa Zakonom;• da preduzme druge opravdane radnje radi utvrđivanja postojanjakršenja zakona i, ako jeste, kakve mere preduzeti;• da donese privremene i konačne naloge;72

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• da donese odluke o troškovima procedure;Član 23(Sastav Panela za Razmatranje)(1) Panel za Razmatranje treba da se sastoji od 1 (jedan), 3 (tri) ili 5(pet) članova Odbor ORJN-a.(2) Veličina svakog Panela za Razmatranje će se odrediti koristećiPravilnik o Radu kao i objektivne kriterijume u skladu sa Odborom kao ipotpisani od strane Predsedavajućeg. Oni će imati u vidu kompleksnostslučaja kao što se preporučuje od strane Rukovodioca Sekretarijata i istotako i vrednost relevantnog ugovora.(3) Članove svakog Panela za Razmatranje imenuje PredsedavajućiORJN-a, pismeno. U imenovanju članova Panela za Razmatranje,Predsedavajući će primentiti princip rotacije, na osnovu prikupljenihpodataka Panela za Razmatranje ponuđenih od strane RukovodiocaSekretarijata.(4) Predsedavajući ORJN-a, imenuje panel u sastavu od jednog člana, usledećim slučajevima:• kada vrednost predmeta žalbe za aktivnost nabavke ne prelazi iznosod 50.000,00€.(5) Predsedavajući ORJN-a, imenuje Panel u sastavu od tri člana, usledećim slučajevima:- kada je reč o proceni diskriminatorskih kriterijuma tokom fazetenderisanja, ili- kada vrednost predmeta žalbe za aktivnost nabavke prelazi iznos od50.000.00€, ali ne više od 500.000,00€.(6) Predsedavajući ORJN-a, imenuje Panel u sastavu od pet članova, usledećim slučajevima:- kada vrednost predmeta žalbe za aktivnost nabavke prelazi iznos od500.000,00€, ili73

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES- kada je slučaj od posebnog značaja i interesa.(7) Ukoliko neki član Panela za Razmatranja, koji se sastoji od jednogili tri člana, nema mogućnosti da učestvuje u Panelu za Razmatranje,odnosno odsustvuje zbog različitih razloga kao što su bolest, opravdanaodsutnost sa posla ili sukob interesa, Predsedavajući ORJN-e će odreditinekog drugog člana.(8) U slučaju kada vrednost postupka javne nabavke premašuje vrednostod 500.000 € ali zbog gore navedenih razloga jedan Panel od 5 članovase ne može imenovati, onda Predsedavajući ima ovlaštenja da izmeniPanel za Razmatranje od 5 članova u Panel za Razmatranje od 3 člana.(9) Ukoliko neki član Panela za Razmatranja, koji se sastoji od petčlanova, nema mogućnosti da učestvuje u Panelu za Razmatranje,odnosno odsustvuje zbog različitih razloga kao što su bolesti, opravdanaodsutnost sa posla ili sukob interesa, onda Predsedavajući ORJN-a,ima pravo da promeni Panel za Razmatranje u sastavu od pet članova usastav Panela za Razmatranje sa tri člana.(10) Predsedavajući Panela za Razmatranje će potpisati sva dokumentaproizašla od Panela za Razmatranje određenog za konkretan slučaj.Član 24(Izdavanje Naloga za Istraživanje od strane Panela za Razmatranje)(1) Panel za Razmatranje može da zahteva nalogom da svakoj osobi,preduzeću ili javnom autoritetu daje, predaje ili dozvoli pristup svimpodacima, informacijama, dokumentima (sem rezervisanih pravnihsaveta), i na svaku stvar pokretne i nepokretne imovine za koje Panel zaRazmatranje smatra da su relevantni za izvršavanje istrage ili razmatranjeprocedure javne nabavke.(2) Panel za Razmatranje može zahtevati nalogom svakoj osobi dase pojavi u procesu razmatranja javne nabavke od strane Panela zaRazmatranja i da pruži dokaze u vezi bilo čega za šta Panel za Razmatranjesmatra da je relevantno u vezi predmeta javne nabavke pod opravdanomdozvolom.74

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Jedan Panel za Razmatranje ima pravo da preduzme druge potrebneaktivnosti za potvrđivanje argumenata ili pretenzija stranaka.Član 25(Donošenje Naredbe o Rešenjima i Odlukama Panela zaRazmatranje)(1) Panel za Razmatranje koji razmatra jednu žalbu ima nadležnosti,ovlaštenja, snagu i odgovornost, pod uslovima specifikovanim u ZJN-u, daizdaje različite naloge, rešenja i odluke.(2) Ako dotični ugovor još nije potpisan od strane dve stranke i ukolikodozvoljava ZJN, Panel za Razmatranje može da izda nalog koji poništava iliobustavlja davanje nekog javnog ugovora ili rezultata jednog konkursa zaprojektovanje;(3) Panel za Razmatranje može izdati nalog za ugovorni autoritet, ukoliko jedozvoljeno u ZJN-u, kojim se zahteva od tog autoriteta da obustavi ili prekineaktivnost javne nabavke ili izvršenje neke odluke takvog autoriteta koja jedonešena tokom aktivnsoti istog;(4) Panel za Razmatranje može izdati nalog ukoliko se ZJN-om dozvolinekom ugovornom autoritetu gde se zahteva da on obustavi ili opozove nekuodluku koju je taj autoritet doneo tokom aktivnosti javne nabavke, uključivšii nelegitimne kriterijume i specifikacije u dosijeu tendera.(5) Panel za Razmatranje može da izda jedan nalog za ugovorni autoritet kojizahteva od istog da plati nadoknadu za nekog žalioca;(6) Panel za Razmatranje može da izda nalog ugovornom autoritetu kojimse zahteva od autoriteta da koriguje jedan pretpostavljeni prekršaj i/ili dasprečava dalje štete za podnosioca žalbe i/ili neke druge zainteresovanestranke;(7) Panel za Razmatranje može izdati nalog ugovornom autoritetu kojimse zahteva da taj autoritet izbaci iz specifikacija, zahteva ili tehničkih,privrednih i finansijskih kriterijuma ili kriterijuma selektiranja koji sudiskriminišući iz nekog oglasa, pozivnice, dosijea tendera, dokumentaugovora ili nekog drugog dokumenta vezanog za aktivnost javne nabavke;75

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(8) Panel za Razmatranje može da izda nalog koji zahteva od službenikasprovođenja zakona da asistiraju ORJN-u u obezbeđivanju da jednanaredba ili nalog ORJN-a bude uzeta u obzir;(9) Panel za Razmatranje može izdati nalog koja preobraća jedanpotpisan ugovor u neefektivan, u skladu sa članom 42 ZJN-a ako nijeprethodno objavljen ili ako je potpisivanje ugovora učinjeno pre prolaskavremenskog roka navedenog u podstavu 1 stava 4 člana ZJN-a;(10) Panel za Razmatranje može da odredi kazne za bilo koji ugovorniautoritet, koji i naspram izdavanja naloga prema podstavu 2.12 Člana105 ZJN-a, nastavlja da nadzire ili izvodi ugovor koji podleže takvomnalogu;(11) Panel za Razmatranje ima ovlaštenja da adresira svako odbijanje ilinedostatak saradnje neke stranke i da odlučuje u korist druge stranke,pod uslovom da je takva odluka i obrazložena.Član 26(Prikupljanje dodatnih informacija ili dokaza)(1) Panel za Razmatranje može nalogom zatražiti dodatnu informacijukoja može obuhvatiti predaju materijala, svedočenje od strane svakoglica, preduzeća ili javnog autoriteta za koje Panel za Razmatranjeopravdano veruje da mogu biti relevantni za predmet tako da možeobuhvatiti svedočenja ovih lica.Član 27(Procedura Otvorenog Saslušanja)(1) Slučajevi ORJN-a se normalno rešavaju seansom saslušavanja.U nekomplikovanim slučajevima, gde se stranke slažu oko faktičkihčineničnih pitanja, ORJN može da zaključi da se takva seansa uopšte ine održi.(2) U slučajevima kada ORJN odluči da ne održi seansu saslušavanja,stranke unutar procedure razmatranja još uvek mogu predložiti jednu76

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESsaslušnu seansu i predstaviti razloge za takvo saslušanje, u posebnostikada je cilj da se objasne tehničko komplikovane činjenice ili nekokompleksno zakonsko pitanje.(3) Panel za Razmatranje, odgovoran za ispitivanje žalbe, će odlučiti opredloženoj saslušnoj seansi i takođe može odlučiti da ima drugu seansusaslušanja bez predlaganja, gde se odlučuje da je potrebno da se objasnetehničko komplikovane činjenice ili neko kompleksno zakonsko pitanje.(4) Datum i vreme saslušavanja će se definisati i objaviti stranamanajmanje 3 (tri) kalendarska dana unapred. Svaka strana ima pravoda zahteva odlaganje saslušanja sa opravdanim obrazloženjem poduslovom da se to desi samo jednom, dok odlaganje ne može biti duže od5 (pet) kalendarskih dana.(5) Razvoj jedne saslušne seanse će se registrovati u formi zapisnikasastanka i potpisaće se od strane svih učesnika.Član 28(Tehnički Stručnjaci i Nezavisni Savetnici)(1) Tokom razmatranja, Panel za Razmatranje može da zahtevaprisustvo i dokaze Stručnjaka za Razmatranje koji se bavio slučajem,bez obzira da li je on član Sekretarijata ORJN-a ili vanjski tehničkistručnjak. Ovaj će se zahtev izvršiti ako Panel smatra da mu je potrebnaekpertiza po specifičnim tehničkim pitanjima. To može uključiti, ali nijeodređeno samo na pitanja tehničkih standarda, inženjerstvo, finansijekoje određuju količinu štetu.(2) Panel takođe može zatražiti od Predsedavjućeg imenovanjenekog dodatnog nezavisnog stručnjaka ili savetnika kada smatra datreba obezbediti kontraekspertizu zbog potrebe osiguranja dodatneevidencije.(3) Svaki imenovani vanjski ekspert će ili biti uključen u RegistarTehničkih Stručnjaka ORJN-a ili će biti kvalifikovan za takvo uključenje.77

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 29(Diskusije Panela i zapisnici)(1) Stručnjak za Razmatranje koji se odredi, vršiće jedan slučajni zbiri posle, tokom seanse Panela za Razmatranje, svaki član tog Panela ćeimati mogućnost da diskutuje i postavlja pitanja.(2) Glasanje treba da bude prostom većinom i nijedan član Panela zaRazmatranje se ne može uzdržati od glasanja.(3) Preduzete mere na sastancima Panela za Razmatranje, gde sediskutuje o spornom predmetu, biće registrovane u formi zapisnika.Buduće diskusije se mogu registrovati u video ili audio formi.(4) Zapisnik će obuhvatiti ime organa, članove, datum i vreme kada semera preduzela, naslov spornog predmeta i informacije o učesnicima injihovim predstavnicima.(5) Zapisnik će se potpisati od strane Predsedavajućeg Panela zaRazmatranje, učesnika i njihovih predstavnika i zapisničara. Zapisnik ćebiti sastavni deo dosije slučaja.(6) Rezultat glasanja se može objaviti; ipak, glasanje članova kako suglasali je potpuno poverljivo.Član 30(Ograničenja za odluke ORJN-a)(1) ORJN će izdati odluke, zaključke i naloge unutar 15 (petnaest)kalendarskih dana kao što sledi:(a) istek roka od 3 (tri) dana određenog članom 115.7 ZJN-a za UgovorniAutoritet, o transferu svih dokumenata i beleški u vezi dotične aktivnostijavne nabavke. Uz uslov da ugovorni autoritet dobije pismenu kopijuobaveštenja od podnosioca žalbe ORJN-u, u vezi toga da ugovorniautoritet nije preduzeo neophodne mere korigovanja unutar roka od 5(pet) dana određenim po članu 115.3 ZJN-a.78

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESb) ORJN prema tački 3 člana 116 ZJN-a ili žalioc ili Ugovorni Autoritet, sadozvolom ORJN-a prema stavu 4 istog člana, mogu zatražiti podnošenjedodatnih podataka i/ili objašnjenja ili saslušnu seansu.(2) ORJN, u komplikovanim slučajevima, može pomeriti rokove odonošenju odluke dozvolivši sebi 20 (dvadeset) dodatnih kalendarskihdana.Član 31(Povlačenje žalbe)(1) Stranka može povući žalbu u bilo koje vreme pre saslušanja ilidiskusije Panela za Razmatranje, i to u slučajevima kada je spor rešenod druge strane ali bez ograničenja samo na to. U takvim slučajevima,depozit ili tarifa za žalbu se mora vratiti žaliocu.(2) Kada Panel za Razmatranje bude održao svoju diskusije, žalba se nemože povući.(3) U slučaju da podnosioc žalbe povuče žalbu bez razloga pre seansePanela za Razmatranje, onda se njemu neće vratiti tarifa za žalbu.(4) Podnosioc žalbe koji povuče žalbu bez razloga, snosiće i troškoveproceduralne nadoknade.(5) U slučaju povlačenja žalbe, na osnovu ZJN-a, ORJN prema članu110 ZJN-a, ima ovlaštenja da nastavi u svoje ime pažljivo razmatranjesvake direktne ili indirektne sumnje u takvoj žalbi.Član 32(Sadržaj odluka)(1) Odluke će uključiti: (1) uvod, dispozitiv i objašnjenje o odluci(2) svaki dati nalog, uključivši i štete ali bez ograničenja samo na to,poništenje, potpis ugovora, primenjena procedura javne nabavke (3) dali je postojala šteta i ako da, do koje mere (4) pravila u vezi povratkatarife za žalbu.79

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Odluka treba da obeleži zadnji rok i etape za svaki nalog ili isplatu.(3) referentni broj o slučaju i za razmatranje javne nabavke treba sepodneti Odluka. Odluka se može izdati na Albanskom ili Srpskomjeziku.(4) Odluku treba dostaviti svim strankama, dok jedna kopija treba daostane u registru i arhivi ORJN-a.Član 33(Štete sa Nadoknadom proceduralnih troškova)(1) Ako se data deklaracija od strane žalioca oceni kao važeća, strankau proceduri razmatranja može zahtevati nadoknadu štete. Panel zaRazmatranje može u ovom slučaju (i) odrediti člana koji će izvršitiproračun, u skladu sa normativnim primenjivim aktima, šteta, akopostoji i ako je prouzrokovana žaliocu kao rezultat prekršaja izvršenogod strane dotičnog ugovornog autoriteta i (ii) da izda nalog kojim sezahteva da taj ugovorni autoritet isplati iznos štete žaliocu.(2) Nadoknada štete može pokriti samo prouzrokovane troškove ali nemože pokriti izgubljene mogućnosti ili profit.(3) Stranka u proceduri razmatranja može zahtevati nadoknaduproceduralnih troškova gde se uključuje i tarife žalbe i izgubljeno vremeza pripremanje žalbe i odgovaranje na zahteve Stručnjaka za Razmatranjei Panela za Razmatranje.(4) Troškovi se mogu pokriti za stranku u dobitku. Troškovi će biti kaošto sledi:• Pripremnaje žalbe uključivši i trošak transakcije – 250,00 EUR zaslučajeve ispod 100.000,00 EUR do 350,00 EUR za slučajeve iznad100.000,00 EUR.• Troškovi primanja i predaje tarife žalbe (stopu kamate za osiguranjei trajanje tarife u Centralnoj Banci Republike Kosova).• Stranki koji gubi može se naložiti da isplati za troškove nezavisnogstručnjaka, ako ORJN vidi kao racionalno.80

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 34(Naredba za Nadoknadom-Izračunavanje štete)(1) ORJN treba da poštuje Zakon i Obaveze i postojeći zakon kadavrši procenu za nadoknadom. ORJN treba da da nadoknadu samo uslučajevima kada to zahteva žalioc.Član 35(Vraćanje Tarife za Žalbe posle procene žalbe)(1) Kao deo odluke Panela za Razmatranje, Panel za Razmatranje treba daproceni da li je žalba osnovana ili ne. Panel za Razmatranje treba da zaključida je pretenzija neosnovana ako dolazi do zaključka da je žalioc u vremekada je podneo žalbu znao da nema objektivnu podršku u činjenicama ilida nema racionalnu zakonsku podršku za takvom tvrdnjom.(2) Posebno i bez ograničenja, Panel za Razmatranje treba da smatražalbu kao neosnovanu ako žalioc, i ako nije bilo kršenja zakona, ne bi imaošanse za dobijanje tendera. Zbog toga, žalioc nije pretrpeo nikakav gubitakali se trudio da poništi tender da bi dao sebi mogućnost da promeni ceneili kriterijume ponude na nepošten način naspram drugih ponuđača,proceniće se kao neosnovan.(3) U takvim slučajevima, ORJN treba bez odlaganja pismeno najavižaliocu o njegovoj odluci i pre nego što ustvari donese, treba isto takopreduzeti takve mere koje su prigodne za namećivanje fondova osiguranja,dok se tarifa za žalbu treba smatrati kao zaplenjena.(4) Ako ORJN zaključi da je bilo koja od vršenih pretenzija u nekoj žalbilažna, onda ORJN može zahtevati od podnosioca žalbe da isplati dodatnukaznu u vrednosti od 5.000,00 EUR.(5) Ako ORJN primeni kaznu na osnovu stava 4 člana 118 ZJN-a, izdaćese nalog za žalioca da uplati tarifu i žalioc će se obavestiti da dok se tarifane uplati u celosti ili dok nadležni sud stavlja van snage odluku ORJN-a,žalioc neće moću učestvovati u bilo kojoj aktivnosti javne nabavke kaopredviđenu za to.81

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(6) Kada ORJN obaveštava žalioca u vezi zaplenjene tarife za žalbu iza dodatnu kaznu u visini do 5.000,00 EUR, treba da pismeno podsetižalioca da on ima 30 (trideset) dana da apeluje Vrhovnom Sudu protivove odluke.(7) Sve primljene tarife za žalbe i kazne od 5,000.00€, trebaju se držatina računu namenjenom posebnim interesima ORJN-a. Samo poslezavršetka razmatranja tužbe pri Nadležnom Sudu ili posle završetkaroka za takvu tužbu, fondovi će biti na raspolaganju Budžeta Kosova,da se tretiraju kao javni novac prema Zakonu za Upravljanje JavnimFinansijama.(8) Ako Sud zaključi da je žalba bila osnovana, onda Sud može izdatinalog koji stavlja van snage ili se protivi svim drugim nalozima u vezitarife za žalbu i kazne u visini od 5.000,00 EUR, i da naloži ORJN-u, davrati žaliocu tarifu za žalbu i iznos kazne zajedno sa kamatama.Član 36(Prethodna vrednost i održivost odluka)(1) ORJN treba da se obezbedi da su odluke u skladu sa Zakonom oJavnim Nabavkama, Zakon o Administrativnoj Proceduri, sa praksamaEvropskog Suda i sa interpretacijama Evropske Komisije ili sa drugimsličnim međunarodnim standardima, sa Evropskom Konvencijom oLjudskim Pravima kao i sa svim Primenjivim Zakonima u Republici Kosovo.Član 37(Naredba koja uključuje nevalidnost ugovora)(1) Ugovor ne treba da se objavi nevažečim od strane ORJN-a, sem uslučajevima kada žalioc zahteva to kao poseban tretman i kada ima dovoljnopodataka i dokaza da za javni interes, objavljivanje ugovora nevažećim jeod većeg interesa nego da se ugovor nastavi, uključivši tu i interes dotičnogekonomskog operatera i interes ugovornog autoriteta kao i opšte javnostiza raspolaganje stalnih usluga, robe i rada. Ako postoji neko osetljivonarušavanje javnog interesa stvaranjem nevalidnog ugovora, onda umestoproglašenja nevažećim treba se nadoknaditi oštećena stranka.82

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Treba da ima manje slučajeva kada se ugovor proglasi nevažećim.U javnom je interesu da proglašenje nekog ugovora nevažećim budesamo u slučajevima prevare od strane ugovorača koja je do tog nivoa daon, u drugom slučaju ne bi dobio ugovor, kao i pružanje takvog primeraili poništenje ugovora može biti važnije za javni interes nego nastavaktakvog ugovora.(3) U slučajevima kada je donešena odluka za proglašenje ugovoranevažećim, treba imati u vidu koliko se napredovalo sa ugovorom ikoji je nivo izvršenja. Ugovori koji su se već supstancijalno realizovali,trebaju se proglasiti nevažećim samo u retkim slučajeva.(4) Kada se jedan ugovor proglasi nevažećim, ORJN treba da obezbedida se ugovoraču isplati za izvršene poslove, za izvršene usluge ilidopremljenu robu. Samo u istinski vanrednim slučajevima, kada je samugovorač bio veliki prevarant, na takav način da je prevara rezultiraladavanjem ugovora njemu, inače u suprotnom on ne bi sklopio takavugovor, onda se može izbeći nadoknada bilo koje štete nad njim.(5) Ako se ugovor proglasi nevažećim, onda će se ugovorač suočiti saposledicama koje su definisane u ZJN-u i drugim zakonima.Član 38(Diskvalifikacija Ekonomskih Operatera)(1) ORJN je obavezan i ima ovlaštenja da razmatra i i diskvalifikujeekonomskog operatera od učešća u javnoj nabavci. Kada ORJNzahtevom od Ugovornog Autoriteta inicira jedno razmatranje u vezilažnih informacija ili falsifikovanih dokumenata, kao što se pominje učlanu 99 tačka 2, ZJN-a, on treba da obezbedi ekonomskom operaterupravo na saslušanje uključivši i zakonske garancije, spomenute u članu107 ZJN-a.83

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 39(Opoziv Uverenja Javne Nabavke)(1) Bilo koje uverenje javne nabavke, izdato od strane IKAP-a može seponištiti od strane ORJN-a, kada ORJN počne sa razmatranjem u veziukidanja pomenutih stručnih uverenja iz člana 25.8 i 25. 9 ZJN-a, trebada obezbedi službeniku javne nabavke pravo na saslušanje uključivši izakonske garancije, spomenute u članu 107 ZJN-a.Član 40(Primena odluka ORJN-a)(1) ORJN će odlučiti o kazni u visini ne manje od 5.000 (pethiljada)eura, za ugovorni autioritet koji ne izvršava naredbu ili ne poštujenaredbu ORJN-a, unutar 5 (pet) dana.84

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESDEO IVADMINISTRATIVNE FUNKCIJE ORJN-aČlan 41(Administracija i Finansije)(1) Glavni Finansijski Službenik ima glavnu zakonsku odgovornost daobezbedi da budžet ORJN-a, koji potiče od rada osoblja ORJN-a, budekorišten na adekvatan način i u celosti prema svim primenjivim odredbamaZakona o Upravljanju Javnim Finansijama i Odgovornostima.(2) Rukovodioc Sekretarijata u koordinaciji sa Službenikom Osoblja, jeodgovoran za pripremanje tačne dokumentacije o isplati ličnih zarada,penzija, nadoknada i drugih isplata za sve prisutne radnike ili bivšeradnike ORJN-a , kao i ažuriranje ovih informacija.(3) Rukovodioc Sekretarijata u koordinaciji sa Službenikom Osoblja jeodgovoran za sva pitanja koja utiču na isplatu takvih radnika a posebnona njihova imenovanja na radna mesta zasnivajući se na odobrenje odstrane Predsedavajućeg, uključivši:• Upisi, izbacivanja, suspenzije, imenovanja na privremenim zadacimai transfere osoblja ORJN-a;• Promene u isplatama koje su različite od normalnog povećanja plataili nagrada u isplaćivanju;(3) Rukovodioc Sekretarijata u koordinaciji sa Službenikom Osobljatakođe je odgovoran za sva pitanja koja utiču u upravljanju svakodnevnimposlovima radnika, zasnivajući se na dozvolu Predsedavajućeg, uključivši:• odsustvo sa radnih zadataka zbog bolesti ili drugih razloga, različitihod odobrenog odmora;• potrebne informacije o održavanju registra za poreza na prihode,penzije i drugih relevantnih isplata;85

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• isplate i sistem informacija o ljudskim resursima, sa imenima svihzaposlenih ovlaštenih u ORJN-u, kao i direktne intervencije iažuriranje informacija u vezi plata radnika.(4) Lista imena ovlaštenih zvaničnika za potpis takvih registara, treba bitiažurirana zajedno sa potpisima (originalni dokumenat). Jedan radnikne može verifikovati ili ovlastiti jedno plaćanje ili neki drugi dokumenatkoji može dovesti do naplate ili sopstvenog dobitka.(5) Određivanja radnih mesta svih radnika treba biti izvršeno u skladusa Pravilnikom o procedurama civilne službe, stepen i procenat zaradeje odobren od osnivanja.(6) Sve liste dolaska i odlaska na posao i svi drugi dokumenti trebaju bitiizrađeni u jedan formular koji je odobren od strane civilne službe.(7) Lične informacije u vezi osoblja, uključivši i kod povreljivihinformacija trebaju biti tretirane u skladu sa primenjivim zakonom.(8) Obaveštenje o bilo kakvoj promeni treba se vršiti odmah za svenivoe organizacije uključivši i potvrđivanje da li se obaveštenje primilo.Član 42(Službeni pečat ORJN-a)ORJN treba da poseduje dozvoljeni pečat pravougaonog i okruglogoblika, sa sledećim sadržajem: “Republika Kosovo i Organ ZaRazmatranje Javne Nabavke Priština”, na albanskom i srpskom jeziku.Član 43(Pravila o pristupu dokumentima)(1) ORJN može da sačuva neotvorene za javnost ili neovlaštena liuca,informacije razvijene od strane ORJN-a, tokom izvršenja svojih poslovado dozvoljene mere prema ZJN-u i Zakonom o Pristupu SlužbenimDokumentima.86

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) ORJN treba da u potpunosti sarađuje sa Opštim revizorom iliSudom nadležne jurisdikcije.Član 44(Finansijske dozvole članova i osoblja)(1) Svi zahtevi za nadoknadom i druga finansijska primanja trebajukorenspondirati sa onim objavljenim u relevantnim Zakonima ipravilnicima civilne službe o finansijskim nadoknadama.(2) Svi zahtevi za isplate i finansijska primanja za održavanje, put inepredviđene troškove od strane radnika, treba da se overe u potrebnomformularu u skladu sa odobrenim procentima i vremenskim rasponima.Tačnost informacije u zahtevima je odgovornost dotičnog radnika.(3) Glavni Zvaničnik Finansija će potvrditi da li je put bio dozvoljen, dali su troškovi puta u vezi sa radom ORJN-a i da li su transportna sredstvaimali efektivnu potrošnju i da li je zahtev za isplatom dozvoljen od straneORJN-a.Član 45(Bankarski Aranžmani i Čekovi)(1) Svi bankarski aranžmani trebaju se vršiti u skladu sa uputstvimaMinistarstva Finansija. Bankarski računi se mogu otvoriti za finansijsketransakcije, kao što su: plaćanja, kazne, tarife za žalbe i depoziti kao inadoknada šteta.(2) Glavni Finansijski Službenik je odgovoran da su sve relevantneinformacije o nekom bankarskom računu u skladu sa datim informacijamaORJN-a. Fondovi i računi koji su neovlašteni, neće se dozvoliti.(3) Sva plaćanja trebaju biti sa nalogom i odobrenjem od stranePredsedavajućeg ORJN-a i Glavnog Finansijskog Službenika.(4) Čekovi na računima ORJN-a sadržaće potpisane kopije od straneGlavnog Finansijskog Službenika i Predsedavajućeg ORJN-a.87

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(5) Bankarski računi ORJN-a mogu biti samo na ime ORJN-a a ne na imenekog od radnika. U svim slučajevima, oni se održavaju u Centralnoj BanciRepublike Kosova.Član 46(Ljudski Resuri – Procesi Sekretarijata ORJN-a)(1) Rukovodioc Sekretarijata, podržan od strane Službenika OsobljaUnutrašnje Jedinice Sekretarijata, je odgovoran za proces zapošljavanjanovog osoblja u Sekretarijatu i posebno on/ona treba da:• Preporuči Predsedavajućem nove položaje za Sekretarijat, sacelovitim opisom profila dotičnog položaja uključivši i akademskekvalifikacije, opšte stručno iskustvo, posebno iskustvo u javnojnabavci (ako je zatraženo);• Da objavi pozicije;• Da obezbedi da sve prijave budu primljene i kompletne;• Da podržava Komisiju koja je određena od strane Predsedavajućegza razmatranje svih prijava i za selekciju odgovarajućih kandidata;• Da obezbedi da proces zapošljavanja bude u potpunom skladu saZakonom o Civilnoj Službi.(2) Rukovodioc Sekretarijata je odgovoran za održavanje “RegistraTehničkih Stručnjaka” ORJN-a:• Preporučuje i podržava Predsedavajućeg za donošenje odluka u vezipotrebnih položaja;• Priprema godišnji budžet za vanjske tehničke stručnjake, nadzirenjegovo izvršenje i obezbeđuje njegovo poštovanje budžeta;• Obezbeđuje se da nijedan vanjski stručnjak ne bude registrovan uORJN-u ili da se ne selektira kada u određenim slučajevima postojisukob interesa, i da o tome obavesti Predsedavajućeg ORJN-a da bion doneo odluku u vezi toga;88

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• Obezbeđuje obnavljanje “Registra Tehničkih Stručnjaka” za 30%svake godine.(3) Rukovodioc Sekretarijata podržan od strane Službenika za Osobljepreporučuje Predsedavajućem program za obučavanje za sve članoveSekretarijata, pogotovu za Stručnjake za Razmatranje, posle jedneprocene potreba za obučavanjem. On/ona može takođe preporučititečajeve za vanjske tehničke stručnjake.Član 47(Plate i penzije)(1) Rukovodioc Sekretarijata podržan od strane Službenika za Osobljeje odgovoran za pripremu tačne dokumentacije o isplati zarada, penzija,nadoknada i drugih primanja za sve prisutne radnike ili bivše radnikeORJN-a kao i obnavljanje tih informacija.(2) Rukovodioc Sekretarijata podržan od strane Službenika za Osoblje jeodgovoran za sva pitanja koja utiču na isplatu takvih radnika a posebno:• Određivanje za radna mesta na osnovu odobrenja Odbora ORJN-a,upise, udaljavanja, suspenzije, određivanja na privremene zadatke nadrugo mesto i transferima;• Odsustva sa radnih zadataka zbog bolesti ili drugih razloga, različitihod odobrenog odmora;• Promene u isplatama različitim od normalnog povećanja ilinagrađivanja;• Potrebne informacije za održavanje registra za porez na prihode,penzije i druga relevantna primanja;• Informativni sistem plata i osoblja, sa imenima svih zaposlenih kojisu ovlašteni u ORJN-u, direkta ubacivanja i obnavljanja informacijau vezi plaćanja radnika.(3) Lista imena zvaničnika ovlaštenih za potpis takvih registara trebada bude održavana i obnavljana zajedno sa potpisima (originalandokumenat). Rukovodioc Sekretarijata podržan od strane Službenika89

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESOsoblja treba da pripremi listu i da informiše o svakoj promeni.(4) Nijedan radnik ne može da potvrdi ili ovlasti plaćanje, neki drugidokumenat koji može dovesti do nekog plaćanja ili ličnog dobitka.(5) Određivanja radnih mesta svih radnika treba biti izvršeno u skladusa Pravilnikom o procedurama civilne službe, stepen i procenat zaradeje odobren od osnivanja.(6) Sve liste dolaska i odlaska na posao i svi drugi dokumenti trebaju bitiizrađeni u jedan obrazac koji je odobren od strane civilne službe.(7) Obaveštenje o bilo kakvoj promeni treba se vršiti odmah za svenivoe organizacije, uključivši i potvrđivanje da li se obaveštenje primilo.(8) Lične informacije u vezi osoblja, uključivši i kod poverljivihinformacija trebaju biti tretirane u skladu sa primenjivim zakonom.Član 48(Finansijska odobrenja za putovanje članova)(1) Svi zahtevi za novčanim nadoknadama i primanjima bi trebaliodgovarati sa onima koji su objavljeni u relevantnim Zakonima ipropisima civilne službe za finansijske nadoknade. Plaćanja organai radnika ORJN-a, koji imaju pravo da traže finansijske nadoknade zaputovanja ili druga primanja, vršiće se po dobivanju dvostrukog obrazcai završenog opisa. Svi zahtevi moraju biti dostavljeni krajem idućenedelje posle putovanja. Tačnost podataka sadržanih u zahtevu će bitiodgovornost člana osoblja ili dotičnog člana. Svi zahtevi se morajupregledati i proveriti o razlozima i u odnosu na traženi iznos. Registarovlaštenih potpisa mora se održavati i obnavljati.(2) Svi zahtevi za isplatu novčanih nadoknada za dnevnice, putovanja inepredviđenih troškova zaposlenih, treba dostaviti od strane dotičnogzaposlenog i overiti u odgovarajućem obliku, u skladu sa odobrenimcenama i vremenskim rasponima. Tačnost informacija u zahtevu jeodgovornost dotičnog zaposlenog.90

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Glavni Zvaničnik Finansija će potvrditi da li je put bio dozvoljen, dali su troškovi puta u vezi sa radom ORJN-a i da li su transportna sredstvaimali efektivnu potrošnju i da li je zahtev za isplatom dozvoljen od straneORJN-aČlan 49( Javna Nabavka, naredbe i isplate)(1) Kada je javna nabavka potrebna, Predsedavajući može odreditijednog privremenog službenika kao odgovornog za tu nabavku, kojiće odrediti sve procedure javne nabavke i uraditi sve aranžmane zaobezbeđivanje efektivne kontrole i sigurno očuvanje svih naloga zakupovinu i svih dosije tendera.(2) Službeni Nalozi kupovine ili sklapanja Ugovora trebaju se izdati zasve radove, robu i potrebne usluge ORJN-a i vršiće se preko odobrenogobrasca.(3) Predsedavajući ORJN-a treba da obezbedi da su nalozi kupovinei sklapanja ugovora ispunjeni od određenog radnika ORJN-a, posleprosleđenih na potpis kod ovlaštenog službenika javne nabavke koji jeprešao proces uverenja kako se zahteva u ZJN-u.(4) Službenik javne nabavke će definisati sve procedure javne nabavkei obezbediti se da postoje dovoljno raspoloživih fondova u budžetu prepotpisivanja i da su naručeni artikli ili roba u službi planiranog cilja.(5) Odgovorni službenik javne nabavke treba da vrši aranžmane kojivrše efektivnu kontrolu i sigurno očuvanje naloga za kupovinu u dosijeutendera.(6) Odgovorni službenik javne nabavke treba da obezbedi da su robai usluge kontrolisani tokom prijema, overeni u skladu sa zahtevimodređenim u nalogu. Jedna takva kontrola se treba izvršiti od straneovlaštenih radnika za naloge i da se upiše u podatke inventara i magacina.(7) Odgovorni službenik javne nabavke koji potpisuje službene nalogene treba da potvrdi (overi) u isplatu računa.91

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(8) Isplata svih računa u ime ORJN-a treba biti ovlaštena od stranePredsedavajućeg ORJN-a i da se odobri od strane Glavnog FinansijskogSlužbenika.(9) Glavni Finansijski Službenik treba da obezbedi da je isplata novca uime ORJN-a ili u ORJN-u, izvršena kroz ček ili bankarski transfer.(10) Svi čekovi se trebaju izdati od strane Glavnog FinansijskogSlužbenika direktno primaocu.(11) Isplata neke dopreme ili posebne usluge može se vršiti prethodnosamo u slučajevima izuzetka kada je potrebno obezbediti zatraženodopremljivanje i prativši izdata pravila od strane Ministarstva Finansija,posle odobrenja od strane ovlaštenog službenika ORJN-a.(12) Isplata kroz čekove se može vršiti samo u prisustvu računa,zahteva, prijemnog dokumenta ili nekog originalnog pisanog zahtevaza prijem isplate od strane kreditora. Svaki relevantni dokumenti kao ipodržavajući dokumenti se trebaju priložiti uz ček. Kada se neki računili originalni dokumenat zagubi, onda se isplata može vršiti na osnovu“pro-formulara” ili kopije računa ili dokumenta, sa komplentnimobjašnjenjem razloga i tek posle odobrenja od strane PredsedavajućegORJN-a.(13) Svaki radnik, koji je na poseban način ovlašten da vrši isplate,odgovoran je za ispitivanje, potvrđivanje i overavanje računa.(14) Glavni Finansijski Službenik treba da obezbedi da pre ovlaštenjanekog računa, zahteva ili čeka, jedan radnik vrši sledeće kontrole:• Da li je ORJN obavezan vršiti isplatu za radove, robu i usluge koje sunaložene,• Da li su završeni, kontrolisani i primljeni radovi, robe ili usluge premazatraženom kvalitetu i kvantitetu;• Da li su u skladu sa ugovorom, kvotiranjem ili originalnim nalozimasve cene, nastavci, kalkulacije, trgovinska sniženja, druga odobrenja,krediti i porezi;92

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• Da li je uvedeno u relevantne podatke u liste inventara, registrerezervi i knjige rezervi,• Da nijedan deo računa isplate ne nedostaje, nije uključen u drugiračun ili ovlaštenu potvrdu za prethodnu isplatu;• Da su troškovi registrovani u potrebnom privrednom Kodu;• Da su troškovi izvršeni unutar predviđenih granica unutar procedurepostupka;• Da isplaćeni iznosi prema računima uključuju porez i isplatu kadaisplata podrazumeva porez i plaćanja;• Da su porez i plaćanja primenjeni na tačan način.(15) Kada radnici imaju direktan pristup sistemu evidencije slobodnogBilansa Računa, računi se trebaju uvesti u sistem bez odlaganja na načinspecifikovan od strane Rukovodioca Sekretarijata.(16) Svi direktno registrovani računi u kompjuterizovanom sistemuslobodnog bilansa kreditora, trebaju se ispuniti i sačuvati na sigurannačin (uključivši i rezervnu elektronsku kopiju).(17) Glavni Finansijski Službenik treba da obavesti PredsedavajućegORJN-a, 5. januara ili pre ovog dana naredne godine u vezi očekivanihtroškova iz prethodne godine, u skladu sa svim merama vezanim za svauputstva o zatvaranju fiskalne godine i otvaranju nove fiskalne godine.Član 50(Inventar, imovina i svojina)(1) Svaki artikal u vlasništvu ORJN-a treba da ima nalepnicu sa posebnimidentifikacionim brojem. Registri treba da se vode u glavnom registru,koji treba da sadrži kompletne informacije u vezi sa stanjem ili uslovimasvakog artikla koji pripada OJRN-u. Svaka kancelarija u okviru OJRN-aimaće tabelu sa informacijama koja identifikuje svu opremu i imovinu utoj kancelariji. Premeštanje opreme sa jednog mesta na drugo treba dase nadgleda i registruje, registre treba da ažurira odgovorni službenik.93

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Dokumenti se mogu uništiti samo u skladu sa određenim pravilimao održavanja registra.(4) Svi čuvani dokumenti se čuvaju u arhivi prema zakonima ipravilnicima na snazi, koji uređuju ovo pitanje.Član 52(Izveštavanje u Skupštini)(1) ORJN treba da obezbedi godišnji izveštaj o svom radu u SkupštiniRepublike Kosova, ne kasnije do kraja meseca februara, u vezi prethodnekalendarske godine. Godišnji izveštaj će obuhvatiti podatke i analize,zakonske zaštite u sistemu javne nabavke kao i podnešene žalbe uvezi ekonomskih operatera koji su se oglušili protiv odluke ugovornihautoriteta za davanje ugovora.(2) Izveštaj treba da sadrži informacije kao što sledi:• opšti broj primljenih žalbi;• broj odbijenih žalbi zbog nedostatka vremenskih rokova,nekompletnosti kao prema članu 109 i 111, ili neuspeha za depozitomtarife za žalbe, zatraženim od člana 118 ZJN-a, kao i broj povučenihžalbi;• broj žalbi za koje je zaključeno da ne sadrže važeće pretenzije;• broj aktivnosti javne nabavke koji su poništeni kao rezultat neke žalbe;• detaljne informacije o svakom slučaju gde ugovorni autoritet nijepoštovao neki nalog ORJN-a ili nekog Panela za Razmatranje;• broj procedura razmatranja koji su rezultirali zaključkom da jerelevantna aktivnost javne nabavke i donošene odluka bila važeća;• detalji svih odluka Vrhovnog Suda u vezi ORJN-a ili sve razmotrenežalbe od strane Vrhovnog Suda;• detalju budžeta i osoblja ORJN-a;• procena situacije zakonske zaštite i javne nabavke uopšte.95

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESČlan 53(Prelazne i završne odredbe)(1) Ovaj Pravilnik stupa na snagu 8 (osam) dana nakon objavljivanja nainternet stranicama ORJN-a.(2) Ovaj Pravilnik stavlja van snage prethodni Pravilnik ORJN-a podbrojem 2774/09 od 17. novembra 2009 godine.U Prištini, 2012Predsednik TRN-aHYSNI HOXHA96

- PROCURMENT REVIEW BODY- TELO ZA-ORGANI SHQYRTUES I PROKURIMITRAZMATRANJE NABAVKIORGANI SHQYRTUES I PROKURIMIT / TELO ZA RAZMATRANJE NABAVKI/PROCUREMENT REVIEW BODYWORK REGULATION OF THEPUBLIC PROCUREMENT REVIEWBODY OF KOSOVOMarch - 2012

CONTENTSPART IGENERAL PROVISIONS....................................................................................101Article 1(The Aim of the Work Regulation)...................................................................................... 101Article 2(Terms of the Work Regulation)......................................................................................... 101Article 3(Procurement Review Body)................................................................................................ 102Article 4(Official Language)................................................................................................................. 102Article 5(Transparency of the work).................................................................................................. 102Article 6(Keeping confidentiality)........................................................................................................ 103Article 7(External relations).................................................................................................................. 103PART IIPRB STRUCTURE AND FUNCTIONS..............................................................105Article 8(PRB Jurisdiction).................................................................................................................... 105Article 9(PRB Structure)........................................................................................................................ 105Article 10(Status and Main Functions of PRB Board)....................................................................... 106Article 11(Status and Main Functions of the President of PRB)..................................................... 107Article 12(Conflicts of Interests)............................................................................................................ 109PART IIIWORK REGULATION FOR REVIEW PANELS................................................111Article 13(General Principles for Review Panels)............................................................................... 111Article 14(Submission of Complaints).................................................................................................. 111Article 15(Content of the Complaint)................................................................................................... 113

(Refund of the fee of Complaint following the Complaint evaluation)........................ 128Article 36(Preliminary value and sustainability of decisions)........................................................... 129Article 37(Order which includes invalidity/annulment of the contract)....................................... 130Article 38(Disqualification of Economic Operators)......................................................................... 131Article 39(Procurement Certificate Revocation)................................................................................ 131Article 40(Implementation of PRB decisions) .................................................................................... 131PART IVADMINISTARTIVE FUNCTIONS OF PRB.......................................................133Article 41(Administration and Finance)............................................................................................... 133Article 42(PRB official stamp)................................................................................................................. 134Article 43(Policies on access to documents)........................................................................................ 134Article 44(Financial allowances for staff members)............................................................................ 135Article 45(Bank and cheque arrangements)......................................................................................... 135Article 46(Human Resources – Processes of PRB Secretariat)........................................................ 136Article 47(Salaries and pensions)........................................................................................................... 137Article 48(Financial allowances for staff members’ trips).................................................................. 138Article 49(Procurement, orders and payments) ................................................................................. 139Article 50(Inventory, property and assets)........................................................................................... 142Article 51(Storing of registers) .............................................................................................................. 143Article 52(Reporting to Assembly)........................................................................................................ 143Article 53(Transition and final provisions).......................................................................................... 144

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPursuant to article 142 (Chapter XII) of the Constitution of the Republicof Kosovo, Parts VIII and IX of the Kosovo Law on Public ProcurementNo. 04/L-042 (hereafter: LPP), Board of Procurement Review Body, inthe meeting held on 07 March 2012, approved the following:WORK REGULATION OF THE PROCUREMENT REVIEWBODYPART IGENERAL PROVISIONSArticle 1(The Aim of the Work Regulation)(1) This Work Regulation regulates the internal organisation and workmethods of the Procurement Review Body.(2)The acronym is going to be PRB (OSHP in Albanian).Article 2(Terms of the Work Regulation)(1) Terms like PRB, PRB Member, Head of PRB Secretariat, expert,independent professional, that are used in this Work Regulation, typedin masculine gender from language and grammatical viewpoint, will beused as neutral for both genders, masculine and feminine.(2) Term “case”, that is used in this Work Regulation is going to indicatethe file of the decision made by PRB based on the Complaints.101

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESArticle 3(Procurement Review Body)(1) PRB is an independent administrative body for reviewing andresponsible for exercising and execution of authorisations, powers,functions and responsibilities as specified in Parts VIII and IX of theLaw on Public Procurement.(2) PRB is a public authority and an independent budgeting organisation.PRB is subject to all laws and regulations of the Republic of Kosovo inthe same level as any other Budget user.(3) The staff members of the PRB Secretariat are civil servants. Thisis not applied for additional members of the panel or independentconsultants.(4) “Review Panel” means the reviewing panel established pursuant toPart IX of LPP.Article 4(Official Language)(1) Official languages of PRB are Albanian and Serbian.(2) Parties of the review procedure shall present the certified translationin Albanian or Serbian language of every document which has beenissued in foreign languages and if such document is considered to beimportant for making a decision in a particular case for PRB.Article 5(Transparency of the work)(1) The President must ensure the PRB work transparency. PRB shallinform the public for its’ work and also about the conclusions throughpublic presentation of the annual work report and through mediaconferences.(2) President of PRB, individual members as per authorisation by thePresident shall inform the public for the daily PRB work.102

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) PRB decisions on reviewing of Complaints shall be published within(5) days on the PRB webpage in original language of the decision andwithin fifteen (15) days in other related languages, and also in Englishlanguage for all cases when contracts are of high values.(4) PRB decisions shall be published in full version except in someparts of the decision which contain personal data or data classified asconfidential. Such parts shall remain anonymous before publication(e.g. by covering with black colour).Article 6(Keeping confidentiality)(1) When carrying out their duties, all PRB employees and independentprofessionals and the experts appointed by PRB in one procedure formaking any decision in a certain case will protect the personal dataand data which represent the state, army, official or business secrets.Documents and instruments shall be treated in accordance with safetyclassifying as defined by the Law on Protection of Personal Data (No.03/L--172).(2) PRB Board through a special internal act shall determine themeasures and procedures for protection of personal data and data whichrepresent the state, army, official secret or business secrets.Article 7(External relations)(1) PRB shall cooperate with state authorities in order to ensure its’independence and the autonomy of PRB, as a body for overseeing thelegality of the procedures for awarding contracts.(2) PRB shall establish contacts and cooperation with institutions whichare comparable with other states and will actively participate in certaininternational organisations.103

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES104

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPART IIPRB STRUCTURE AND FUNCTIONSArticle 8(PRB Jurisdiction)(1) PRB shall be responsible for execution of assigned functions as perLPP, the Law on Public and Private Partnership and Concessions inInfrastructure and Procedures for Awarding them (No.03/L-090), andother laws which can make such regulation and the Complaints relatedto such laws.Article 9(PRB Structure)(1) PRB has the structure of the internal organization as follows:(2) PRB Board consists of 5 members; one of the members is thePresident of PRB.(3) PRB Secretariat that provides administrative support to PRB isstructured in one “Unit of Complaint Review” and one “Unit for InternalSupport”, and is chaired by the “Head of the PRB Secretariat”.(4) Chief Financial Officer shall be responsible for financialadministration at PRB as per responsibilities assigned by the Law. No.03/L-221 as Amendment and Supplementation of the Law No. 03/L-048 on Public Finance Management and Responsibilities, and he reportsdirectly to the President of PRB.(5) Contract termination and/or Suspension of a PRB member shall besubject to same rules and procedures in accordance with Article 101 ofLPP for the PPRC members. Decisions may be taken by the competentcourt by referring the case in corroborated manner to the court byGovernment or Assembly considering that PRB Board members havethe same rights of defence as Judges.105

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESArticle 10(Status and Main Functions of PRB Board)(1) PRB Board of 5 members including the President of PRB is theresponsible body for all PRB decisions.(2) PRB Board members pursuant to the Law on Public Procurement(LPP), are proposed by the Government and they are appointed by theAssembly as per recommendations made by an independent selectionbody established by the Assembly. The independent selection bodyshall consist of three judges appointed and assigned by Kosovo JudicialCouncil.(3) Board members serve in full time working hours for a period of fiveyears and may be re-appointed only one time. In order to ensure theindependence and to avoid possible conflict of interests there will befully implemented the Law No. 03/L-155, and amended as Law No.02/L-133 for Prevention of Conflict of Interests when exercising publicfunction or position.(4) Board members must be citizens, residents of Kosovo, they mustbe with high moral integrity, must have legal diploma and valid incompliance with Kosovo laws, they must meet the criteria of eligibilityto be appointed as judges and each of them as individual to have aminimum professional experience of 3 years in the legal field.(5) The Board shall organise and develop work regulations for governingthe Review Panels and for conducting the review procedures which shallbe signed by the President of PRB. Board members shall be appointedas PRB Review Panel Members in compliance with those rules and shallhave the responsibility as per appointment by the President of PRB.(6) The Board shall be responsible for issuing internal regulations whichgovern the work of PRB and other matters for as long as they are notregulated by LPP, Law on Civil Servants, or other laws.(7) The Board shall approve the Annual Report of the PRB work.106

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(8) The Board shall be responsible for submission of the PRB budgetand for management of PRB finances as per approved budget in orderto ensure that the financial procedures of MF and PRB are implementedby all members in their respective scope of work.(9) The Board shall ensure that the internal regulations govern theprocess of maintenance of the “Technical Experts’ Record”, andselection of experts from that Record are followed up and updated asper requirements.(10) The PRB Board shall make every effort so that in their meetingsthey make consensual decisions. Should the President establish that theconsensus may not be achieved; the matter is to be taken to voting fordecision. Decisions are made with votes of majority of members.Article 11(Status and Main Functions of the President of PRB)(1) President of PRB shall be responsible for organizing the Boardmeetings, definition of the agenda and for chairing the meetings.(2) The President shall represent, conduct and organise the work ofPRB, and also is responsible for overseeing the administration of dailywork of PRB. In his duties of daily supervision the President is assistedby the Head of the Secretariat.(3) PRB President shall have the authority to delegate one member fororganisation and management of the PRB work in a certain field.(4) The President of PRB shall assign each Complaint to any of the PRBBoard members, and that member shall be the responsible person forthat certain Complaint and also shall be a member of the Review Panelwhich shall decide about such a case.(5) The President of PRB shall decide in respect to consisting of ReviewPanels and for appointment of PRB members, in Review Panels inaccordance with Article 23 of the current work regulation.107

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(6) According to the recommendation from the Board member assignedby the President of PRB with the full responsibility for reviewing oneComplaint as prescribed in article 18 of PRB Procedural Rules. ThePRB President may assign one External Expert for Technical Reviewwhen needed to conduct a technical review of an Complaint in caseswhen additional technical knowledge and the expertise is considerednecessary by the Unit for Complaint Review within PRB.(7) The President of PRB shall be responsible for organisation andmanagement of the work regulation that will be decided by thePRB Board, so that review procedures are properly governed. Suchregulations must be conducted especially in compliance with principlesthat are included in Article 107 of LPP.(8) In case of excessive work taken by PRB, and such work wouldimpede the possibility of fulfilment of the functions in efficient andtimely manner, then the President of PRB shall request by the Assemblyto appoint temporarily or ad hoc one or more persons who are notmembers of the Board to serve as Review Panel Members pursuant toprovisions of Article 100, paragraph 7 of LPP.(9) Pursuant to Article 112 of LPP, in case it is required from anycontracting authority, the President of PRB may issue an order to liftthe automatic suspension of conducting any procurement activity forwhich one Complaint has already been submitted, taking into accountthe potential consequences of such a suspension regarding all interestswhich would be harmed, including the public interest and the interest ofthe Complainant. Before undertaking any action based on request madeby contracting authority, the Complainant shall be given the possibilityto submit the written arguments before the President related to thefact that why the suspension should not be lifted. President of PRBshall notify in written the Complainant and the contracting authorityregarding his/her decision.(10) The President shall represent the PRB, before all legal entitiesand other third parties with public authority in Kosovo, including theAssembly and the Courts;108

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(11) The President of PRB shall communicate to the Assembly theAnnual Report on the PRB work following the approval from the Boardin compliance with the LPP;(12) The President of PRB shall ensure exercising of contact with otherstate authorities;(13) The President of PRB shall sign all documents on the name of PRBand the decisions made by the PRB Board. No official document shallbe issued by PRB without prior signature of the President, except thedecisions and motions issued by the Review Panels;(14) The President of PRB shall take decision for other matters whichaccording to LPP or this Work Regulation stand within the scope of hisresponsibility;(15) In case the President of PRB is unable or simply is absent because ofhealth condition or similar, his functions shall be exercised by a selectedperson who has the support of other Board Members.Article 12(Conflicts of Interests)(1) A Review Expert or a Member of Review Panel, an expert orindependent consultant, a member of PRB team shall not be involvedin a case review if such person faces any conflict of interests as providedfor in the provisions of Law No. 03/L-155, as amended as the Law No.02/L-133, for Prevention of Conflict of Interests on exercising publicfunctions.(2) Taking into consideration what has been mentioned above andreasons of omission, such a person must immediately inform thePresident of PRB and following this an omission decision shall be madeby the President of PRB.(3) Omission of the President of PRB shall be decided by the PRBBoard, led and chaired by another Member instead of the President.109

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(4) Same regulations regarding omission of PRB members shall applyfor omission of Review Experts. Their omission shall be decided by thePRB Board.110

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPART IIIWORK REGULATION FOR REVIEW PANELSArticle 13(General Principles for Review Panels)(1) A proceeding of procurement review shall be conducted andcompleted in a quick manner, in fair and non-discriminatory bases andorientated to achievement of the fair, legal and effective solution for thatcertain case. All proceedings of procurement reviews shall be conductedin compliance with applicable provisions of Part IX of LPP.(2) Neither conducting of review procedures nor any decision by PRBshall be made in any way as to discriminate in favour or against anyparticipant in the procedure or any other person or any other enterprise.(3) PRB shall respect the opposing nature of the review procedure.(4) All interested parties shall have equal access to the procurementreview processes and legal instruments decided in this part.(5) When undertaking actions or measured provided for in Part IX ofLPP, PRB shall (i) act as soon as possible, (ii) act in a manner that isin proportion to the offence or other issues of Complaining and (iii)take into consideration the potential consequences of measures or suchactions for all interests which can possibly be harmed, including herethe public interest.Article 14(Submission of Complaints)(1) The Complaint to be submitted has to be compiled in one of theofficial languages according to the law on Use of Official Languages.However Complaints related to procurement of contracts with highvalue or projecting competition may also be submitted in Englishlanguage.111

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) The Complainant is obliged to complete and submit the Complaintin the formal PRB form as it has been published on the PRB webpage.(3) Complaints can be submitted at the PRB offices or through mail.(4) The Complainant shall submit the original at PRB and parallel toit with same method or through normal mail to send a copy of it to thecontracting authority.(5) Time limit for submission of the Complaint is prescribed in Article109 of LPP as in the following: If the contract has been awarded or theprojecting competition has been decided, or if any procurement activityhas been interrupted, an Complaint can only be submitted withinten (10) days following the date of delivering the notice for awardingthe contract or following announcement of the result of projectingcompetition to the Complainant. In cases of tenders according to Article36 of LPP the time limit starts counting from the time of awarding thecontract. In case the procurement activity has been officially cancelled orotherwise has been interrupted before awarding the contract or beforeselecting the winner, the time limit starts to count from the day when theprocurement activity has been officially cancelled through cancelationnotice or from the day when the activities have been cancelled.(6) All Complainants are obliged to pay a fee for Complaint to the PRBin a value of five hundred (500) Euros, as it has been specified in Article118 of LPP. Payment has to be made in cash or in equal value in the openaccount of PRB as per PRB regulation. Such fee shall be refunded to theComplainant when the PRB has approved the Complaint as grounded.(7) The whole supporting documents must be attached when that issubmitted to the PRB.(8) Complaints must be clear, short and with the claimed allegationsfor the eventual violations of certain articles of LPP by the contractingauthority.(9) The whole supporting documents must be attached to the Complaint.Documentation must be submitted in the language in which it has beenissued, or in case that has been issued in more than one language, in112

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESone of the official languages. Nevertheless, when we have to deal withprocurement of contracts of high value or projecting competition, thesupporting documents may be submitted in English language.(10) PRB requests from contract authorities to submit the wholepackage of documents which are related to a certain Complaint in timelimit of 3 days. If the contracting authority does not obey or implementthe decision or order from PRB, then PRB shall proceed in conformitywith the provisions as provided for in Article 118 paragraph 8 of LPP.Article 15(Content of the Complaint)(1) An Complaint must contain at least the information listed below:• Complainant information: name, name of the company, address andcontact details;• Information of the representative or of the agent with competence oflegal representative;• name, name of the company and the registered office of the respectivecontracting authority;• a reasonable description of the respective procurement activity;• a copy of the notice for awarding the contract or notice of the resultsof projecting competition, if such document has been published orother decisions by the contracting authority;• an exhibit which testifies that the Complainant is qualified as“interested party” as it has been defined according to Article 4 point1.26 of LPP;• a description of violations of LPP or other legislation, and anexplanation;• proposed evidence;113

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• a description on how the alleged violation has caused or threatensto cause material damages to the Complainant in cases when theComplainant includes request for compensation;• request for solution;• request for compensation of procedural cost;• signature of the authorised person and the stamp.Article 16(Registration of Complaints)(1) Complaints must be recorded by the Complaint Review Units ofthe PRB Secretariat, and as per request to issue to the Complainantevidence including the date of receiving the documents.(2) All registered Complaints shall be published on the PRB internetwebpage, immediately after registration.Article 17(Unified Cases)(1) The President of PRB may decide on cases which are related to thesame case or the same tender, and in such cases decisions shall be madeby the same Review Panel and the same Review Expert.Article 18(Preliminary review of the Complaint and Appointment ofReviewing Expert)(1) Complaint Officer from Complaint Review Units of PRB Secretariatshall review the Complaint immediately in order to determine whetherit belongs to the jurisdiction of PRB, whether it has been completed andif that has been submitted within the legal time limits.(2) As provided for in Article 111 of LPP, PRB shall completesuch a review within one (1) day upon receiving the Complaint.114

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) If the Complaint does not fall under the PRB jurisdiction, or withinthe Law, then it has to be rejected. This includes Complaints related toentities which are not contracting authorities or contracts which are notstipulated by LPP.(4) All cases of rejection shall be made in written and they have to bejustified.(5) If the Complaint is not completed and does not meet the aboverequirements, then the Complaint Review Unit at PRB shall informthe filer related to the deficiencies as soon as possible (through fax orelectronic mail). If the time limit for submission has expired or that shallexpire in less than two business days, then the Complainant shall begiven two business days in order to correct the Complaint and to submitit again (with all attached copies). If the submission time limit has notexpired or it shall not expire within two days, then the Complainantmay submit the Complaint at any time before the foreseen time limithas expired.(6) If after re-submission there are found deficiencies, then PRB shallreject the Complaint and it shall not be possible to re-submit it againeven if corrections or improvements are made.(7) In case it is established that the Complaint falls within the jurisdictionof PRB, that is completed and is submitted within time limits as providedfor in the LPP, then the case shall be scheduled for review by a ReviewExpert who in normal conditions is a staff member of the ComplaintReview Unit at PRB.(8) Case examination is always done free of charge from the Complaintreview fee of 500 Euros to be paid by the Complainant, as provided forin Article 118 of LPP.(9) A Review Panel shall be established immediately upon receivingan Complaint for review in order to review the allegations presentedin the Complaint as per Article 111, paragraph 5, of LPP no. 04/L-042.115

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(10) Each case shall be assigned to a member from the established ReviewPanels, and that member shall also be a Board Member responsible forthat case, (“the assigned PRB member”). Cases shall be assigned in theway they have been received so that each member takes one case fromthe register until assignation of all cases, by ensuring that all cases aredistributed in a uniform manner during the year.(11) Head of the Secretariat shall assign the case to an Internal Expertwho is a part of the Complaint Review Unit at PRB, taking intoconsideration the workload related to cases and other tasks that theymight be conducting within PRB.(12) The appointed PRB member shall make recommendations if thecase can be treated only from one Internal Expert for Review from thePRB Complaint Review Unit or whether only in unusual cases in whichthe technical expertise of the Complaint Review Unit is not sufficient,then an external expert is needed.(13) If there is a recommendation made that the external expertise isnecessary, then the President of PRB shall decide and select an ExternalExpert from the “List of Technical Experts” of PEB;(14) Within the same technical field then there must be implementedthe principle of rotation for the available candidates when selection forexternal and internal technical experts is made, by ensuring that casesare distributed in a uniform manner during the year.(15) All decisions of the Board for external support are made withinannual budget limitations of PRB.Article 19(Suspension and lifting the automatic suspension)(1) Submission of the full Complaint within time limits and within PRBjurisdiction must suspend the procurement activity unless the Presidentof PRB decides differently.116

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) If the contracting authority makes a request for lifting the suspension,then the President of PRB must necessarily review the request ofthe contracting authority and the reasoning of the Complainant ofhis submission, and without delays to decide in between these twosubmissions. He/she must notify both parties related to the decisionwithin three days from receiving the request by the contracting authority.This notification may be made with quickest methods by letter, e-mailor facsimile.(3) The criteria for lifting the suspension shall be taken into considerationif the suspension would cause material damage to the public interest andif that damage is larger than the interest of the Complainant.(4) Cases when the public interest would be damaged when goods,services or procured matters are of essential infrastructure, whoseprocurement postponement would influence the provision of criticalservices including health services or equipment.Article 20(Review Expert Report)(1) Review Expert who has been assigned with the case as per Article 18of the PRB work regulation, makes a review of the Complaint and of allrespective documents.(2) Review Expert may request from the contracting authority all thenecessary documents when the Complaint is against any contractingauthority.(3) Review Expert shall hold all necessary interviews for finding factswith all parties.(4) Review Expert is obliged to equip the review panel with a writtenevaluation on the procurement activity and validity of all allegationscontained in the Complaint.(5) Review Expert shall send a written evaluation to the contractingauthority and to the Complainant within ten (10) calendar days upon117

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESreceiving the Complaint in conformity with the article 114, point 1 and2 of LPP.Article 21(Procedure and competences of the contracting authority related tothe Complaint)(1) Contracting authority shall respond to the opinion of the ReviewExpert within (4) days, through a written decision, related to theconclusion from the Review Expert, along with evidence on notificationsent to the Complainant.(2) Contracting authority decision shall be delivered to PRB and to theComplainant related to raised matters in the Complaint. If there existdifferent statements or facts presented by the contracting authority or ifthe contracting authority denies statements or conclusions distinguishedfrom those of Review Expert, then the response of the contractingauthority shall be made in detail with grounds and facts.(3) Contracting authority upon receiving the written evaluation fromthe Review Expert has five (5) calendar days in order to undertakethe necessary corrective actions to correct the failures in procurementprocedures.(4) If the contracting authority fails to provide within the time limit asspecified in paragraph 1 of this Article, the requested decision whichrejects or denies the validity of one allegation or fails to establish thevalidity of one allegation, the Complaint shall be referred to the ReviewPanel.(5) If the contracting authority issues a decision establishing that thepresented allegations in the Complaint are valid, but fails to undertakethe proper corrective measures within the time limit as specified inparagraph 3 of Article 115 of LPP, then the Complainant may withinthree (3) days of expiry of such a term file a written notification to theReview Panel and to the contracting authority related to such a failure118

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESand requests from the Review Panel to review the matter and to issue anorder for the contracting authority under paragraph 2 of Article 105 ofLPP.(6) If the contracting authority receives the written notice within thetime limit from the Complainant as per paragraph 5 of this Article, thecontracting authority within three (3) days, after receiving such a notice,shall transfer all the documentation and data related to the concerningprocurement activity to PRB.Article 22(General Tasks and Responsibilities of Review Panels)(1) A Panel shall have the competence, authority, power andresponsibility under conditions as specified in LPP:• To review Complaints of the interested parties related to allegedviolations of Public Procurement Law;• To reject the submitted Complaint as ungrounded, or as such thatdoes not fall within the competences of PRB;• To decide for the Complaints directed to it (RP), in compliancewith the Law;• To undertake other reasonable steps to define whether there existedany Law violation and if so, what measures are to be taken;• To issue provisional and final orders;• To make decisions for procedural costs;Article 23(Composition of the Review Panel)(1) Review Panels must consist of one (1), three (3) or five (5), Boardmembers of the PRB Board.(2) Size of each Review Panel shall be determined by implementation ofthe work regulation and the criteria in compliance and as agreed by the119

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESBoard and signed by the President. They will take into consideration thecomplexity of the case, as recommended by Head of the Secretariat andtaking into consideration the respective contract.(3) Members of each Review Panel are appointed by the Presidentof PRB in written. On appointment of Review Panel members, thePresident shall apply the rotation based on the database on compositionof the review panels provided by the Head of the Secretariat.(4) The President of PRB appoints the panel of one member for thefollowing cases:• When the value of the Complaint case for the procurement activitydoes not exceed the amount of € 50.000,00.(5) The President appoints the panel of three members for the followingcases:• When we have to deal with evaluation of discrimination criteriaduring the phase of tendering, or• When the value of the Complaint case for the procurement activityexceeds the amount of € 50.000.00, and not higher than € 500.000,00.(6) The President appoints the panel of five members for the followingcases:• When the value of the Complaint case for the procurement activityexceeds the amount of € 500,000.00, or• When the case is of particular importance or interest.(7) If any member of the Review Panel of one or three members cannotparticipate in a Review Panel for reasons like illness or similar and isabsent, or because of conflict of interest, then the President of PRB shallappoint one other member.(8) In cases when the value of the Complaint case for the procurementactivity exceeds the amount of € 500.000,00, but because of abovementioned reasons a panel of five members cannot be appointed, thenthe President has the authority to amend the Review Panel from fivemembers to a Review Panel of three members.120

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(9) In cases when a member of the Review Panel of five members cannotattend in a the Review Panel, respectively is absent for different reasonslike illness, or justifiable absence from work or because of conflict ofinterest, the President of PRB has the right to amend the Review Panelfrom five members to a Review Panel of three members.(10) The President of the Review Panel shall sign all documentsproduced by the Review Panel determined in a concrete case.Article 24(Issuing of Order for Investigation by Review Panels)(1) The Review Panel may request by order to any person, enterprise orpublic authority to give, submit or allow access to all data, information,documents (except reserved legal remedies), and anything from themovable or immovable property that the Review Panel considers asrelevant for conducting the investigation or reviewing the procurementprocedure.(2) The Review Panel may request by order to any person to be presentat a process of procurement review by the Review Panel and to providetestimony related to anything that the Review Panel considers whileexercising the reasonable permission to be relevant and related with theprocurement case.(3) A Review Panel has the right to undertake other necessary andneeded steps to verify the arguments or allegations from the parties;Article 25(Issuing of Order for Solutions and Decisions by Review Panels)(1) A Review Panel examining an Complaint has the competence,authority, power and responsibility that under specified conditions inLPP to issue different orders for solution and decision.(2) If the concerning contract hasn’t been signed yet according to thelaw by both parties and as far as that is allowed by LPP, the Review Panel121

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESmay issue an order for cancelation or suspension of awarding a publiccontract or results of one projecting competition;(3) The Review Panel may issue an order for the contracting authority,as far as that is allowed by LPP, to request from that authority to suspendor interrupt the procurement activity or implementation of one decisionof such an authority which has been made during such activity;(4) The Review Panel may issue an order as far as that is allowed byLPP, to a contracting authority and request from that authority toannul or revoke a decision of that authority which may have been madeduring the procurement activity, including unlawful conditions andspecifications in the tender dossier.(5) The Review Panel may issue an order for the contracting authorityto request from that authority to pay compensation for an Complainant;(6) The Review Panel may issue an order for the contracting authorityto request from that authority to correct an alleged violation and/orto prevent further damage toward the Complainant and/or any otherinterested party;(7) The Review Panel may issue an order for the contracting authorityto request from that authority to remove specifications, requestsor technical, economic, financial or selection criteria which arediscriminating in any announcement, invitation, tender dossier, contractdocument or other documents related to a procurement activity;(8) The Review Panel may issue an order that requests from thelaw implementation officers to assist PRB on ensuring taking intoconsideration of an order from PRB;(9) The Review Panel may issue an order to make a signed contract asnon-effective, if that is signed without prior publication in compliancewith Article 42 of LPP, or if signing of contract has been made beforeexpiry of time limit as mentioned in sub-paragraph 1 of paragraph 4Article 26 of LPP;122

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(10) The Review Panel may impose punishment for every contractingauthority who despite issuance of one order in accordance with subparagraph2.13 of Article 105 of LPP, continues to observe or implementa contract which is subject to such an order;(11) The Review Panel has the authority to address every objection orlack of cooperation by any party and may decide in favour of the otherparty, on condition that such a decision is justifiable.Article 26(Acquisition of additional information or evidence)(1) The Review Panel may by order request additional informationincluding submission of material, evidence by any person, enterprise orpublic authority for which the Review Panel reasonably believes that canbe relevant for the case and may include the testimony of these persons.Article 27(Open Hearing Procedure)(1) Cases before PRB normally shall be decided with hearing sessions.In non-complicated cases when parties agree on the factual issues, PRBmay decide not to hold any hearing session.(2) In cases when PRB decides not to hold any hearing session, then theparties within the review procedure can still propose holding a hearingsession and to present the reasons for such a hearing, in particular whenthe intention is to clarify complicated technical facts or any complexlegal matter.(3) The Review Panel responsible for examination of an Complaintshall decide for the proposed hearing session, and also may decide tohave a hearing session even without proposal when it is established thatit is necessary to clarify complex technical facts or complex legal matters.123

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(4) Date and time of the hearing shall be defined and communicated tothe parties at least three (3) calendar days in advance. Each party has theright to request postponement of the hearing by grounded justificationon condition that it shall happen only once, whereas postponementcannot be made for longer than five (5) calendar days.(5) When conducting a hearing session that shall be recorded in form ofmeeting minutes and shall be signed by all participants.Article 28(Technical Experts and Independent Advisors)(1) A Review Panel may request presence and testimony during onehearing, from a Reviewing Expert who has worked in the case, regardlesswhether he is member of the PRB Secretariat or the External TechnicalExpert. This request shall be made if the Panel considers that it is neededan expertise given in a specific technical matter. This may include but isnot limited to issues of technical, engineering and finance standards fordetermining the quantity of damages.(2) The Review Panel may also request from the President of PRB toappoint one additional independent advisor or expert in cases when it isconsidered that the expertise must be provided when it is necessary toprovide additional evidence.(3) Any appointed external expert shall either be included in the list ofTechnical Experts of PRB, or shall be qualified to be a member of thatlist.Article 29(Panel Discussions and Minutes)(1) The assigned Review Expert shall make a summary of the case andthen during the session of the Review Panel, each member of the ReviewPanel shall have the possibility to discuss or raise issues or questions.124

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) Voting shall be made with simple majority and no member of theReview Panel cannot abstain from voting.(3) The steps undertaken in the meetings of the Review Panel in whichsubject of certain disagreement shall be recorded in form of minutes. Infuture discussions may be recorded with audio recording.(4) Minutes shall include the name of the body, members, date and timewhen the action has been undertaken, title of the subject of disagreementand information for the participating parties and their lawyers.(5) Minutes shall be signed by the head of the Review Panel, participatingparties or their lawyers and the minute recorder. Minutes shall be anintegral part of the case file.(6) The voting result may be published; nevertheless the vote of eachmember is completely confidential.Article 30(Restrictions for decisions made by PRB)(1) PRB shall issue decisions, conclusions and orders within fifteen (15)calendar days, as in the following:(a) Expiry of time limit of three (3) days as provided for in Article115.7 of LPP for the Contracting Authority to transfer all documentsand records related to respective procurement activity. This oncondition that the Contracting Authority to take a copy of thewritten notice from the complainant to PRB related to contractingauthority failure to undertake the proper corrective measures withinthe time limit of five (5) days as provided for in Article 115.3 of LPP.b) submission of additional data and/or explanation or hearing sessionsrequired by PRB as per point 3 of the Article 116 of LPP or fromthe complainant or the Contracting Authority and allowed by PRBaccording to the paragraph 4 of the same article.125

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) PRB in complicated cases may put off time limits for decision byallowing twenty (20) additional calendar days.Article 31(Withdrawal of the complaint)(1) A party may withdraw the complaint at any time before hearing ordiscussion of the Review Panel, even in cases when the issue has beensolved by the other party, but not limited only to them. In such cases thecomplaint fee must be refunded to the complainant.(2) After the Review Panel has had its’ discussion, then the complaintcannot be withdrawn.(3) In case the complainant withdraws the complaint without any reasonbefore the hearing of the Review Panel, then he will not be refunded forthe complaint fee.(4) The complainant who withdraws the complaint without a reasonshall also cover the compensation for procedural expenses.(5) In case of withdrawal of the filed complaints based on LPP, thePRB according to Article 110 of LPP has the authority to continue onits behalf and measure and review every direct or indirect suspicioncontained in such a complaint.Article 32(The content of the decision)(1) The decisions shall include: (1) introduction, provisions and thereasoning for the decision (2) every given order includes damages, butnot limited only to them, annulment, signing the contract, the followedprocurement procedure (3) if there were damages, and if yes to whatextent (4) rules related to refunding the complaint fee.(2) The decision shall note the last deadline and stages for any order orpayment126

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(3) Reference number for the case and for reviewed procurement shallbe included in the Decision. Decision may be issued in Albanian orSerbian language.(4) The decision shall be issued to all parties, whereas one copy of itshall remain in the register and archive of PRB.Article 33(Damages with Compensation of procedure expenses)(1) If a statement given by the complainant is qualified as valid, theparty of the review procedure may request compensation of damages.the Review Panel in this case may (i) appoint one member to make thecalculations, in accordance with applicable normative acts, damages ifthere is any caused toward the complainant as a result of violations madeby the contracting authority and (ii) to issue an order that requires fromthat contracting authority to pay the amount of such damages to thecomplainant.(2) Compensation and damages may cover only the incurred expensesand do not cover lost opportunities or profit.(3) A party in the review procedure may request compensation ofprocedural expenses which shall include the complaint fees and the losttime for preparation of the complaint and for the response to requests ofthe Review Expert or Review Panel.(4) Expenses can be covered for the successful party. Expenses shall beas follows:• Preparation of the complaint including transaction expenses – from€ 250,00 for cases under € 100.000,00 to € 350,00 for cases over €100.000,00.• Expenses of taking and submission of the complaint fee (theinterest rate for insuring the duration of the fee in the Central Bankof the Republic of Kosovo).127

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• The losing party may also be ordered to pay for the expenses of theindependent expert, in case PRB deems it reasonable.Article 34(Compensation Order – calculation of damages)(1) PRB must obey the Law on Obligations and the existing law whenmaking evaluations for indemnification. PRB shall give indemnity onlywhen it is requested by the complainant.Article 35(Refund of the fee of Complaint following the Complaint evaluation)(1) As part of the decision of the Review Panel, the Review Panelmust evaluate whether the complaint is with or without grounds. TheReview Panel shall determine whether the allegation is not grounded,if the conclusion is made that the complainant at the time of complaintsubmission has known or must have known that did not have the supporton facts or has not had the reasonable support on the law for such anassertion.(2) In particular and without any limitations the Review Panel shallconsider the complaint as groundless if the complainant even if therewere no law violations found, would not have opportunity for winning thetender. Therefore the complainant has not suffered any loss but has tried toannul the tender in order to give opportunity to himself to change pricingor offer conditions in one way which is not considered honest toward otherbidders, so that shall be evaluated as groundless.(3) In such cases, PRB shall notify in written and without delay thecomplainant for its decision, and prior to doing this, it must undertakesuch measures which are suitable as to impose insurance funds, whereasthe complaint fees shall be considered as confiscated funds.(4) If PRB establishes that any of the allegations presented in the complaintare false, then PRB may request from the complainant to pay an additionalfine up to € 5.000,00.128

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(5) If PRB imposes a fine pursuant to paragraph 4 of Article 118 of LPP,then an order shall be issued for the complainant to pay the fee, and thecomplainant shall be informed that until the fee has not been fully paidor the competent court abrogates the PRB decision, the complainantcannot participate in any procurement activity foreseen by law.(6) When PRB notifies the complainant related to confiscation of thecomplaint fee and for imposing an additional fine of € 5.000,00, thecomplainant has also to be reminded in written that the complainanthas the right that within thirty (30) days to file an appeal to the SupremeCourt against this decision.(7) All complaint fees and fines in amount of € 5,000.00 which havebeen received shall be held in one account dedicated for special interestof PRB. Only after finalizing the claim review at the competent Courtor when the time limit for that claim has expired, then the funds areavailable for Kosovo Budget to be treated as public money as per Lawon Public Finance Management.(8) If the Court establishes that the complaint has been grounded, thenthe court may issue an order for abrogation or opposes all orders whichare related to complaint fees and fines of € 5.000,00, and that order PRBto refund the complainant for the complaint fee and the fine amountalong with interest.Article 36(Preliminary value and sustainability of decisions)(1) PRB must ensure that those decisions are in compliance with Law onPublic Procurement, Law on Administrative Procedure, with practicesof European Court and interpretations of the European Commission orwith similar international standards, with the European Convention forHuman Rights, and all Applicable Laws in the Republic of Kosovo.129

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESArticle 37(Order which includes invalidity/annulment of the contract)(1) The contract shall not be announced as invalid by PRB except incases when the complainant requests this particular treatment, andwhen sufficient evidence has been provided that the public interestfor announcing the contract as invalid exceeds the public interest forrenewing the contract, including also the interest of the concerningeconomic operator and the interest of the contracting authority, and theinterest of the general public to have continuance of services, goods andwork. If there is a sensitive damage to the public interest with voidingthe contract, then instead of voiding it the damaged party must becompensated or indemnified.(2) Cases when the contract is voided must be at minimum. Publicinterest by voiding the contracts should usually exist only when there isestablished that there was a fraud by the contractor to that extent thathe otherwise would never win the contract, and also giving of such anexample or annulment of the contract is more important for the publicinterest than extension of it.(3) In cases when the decision is made for annulment of the contract,then there must be taken into consideration how much progress hasbeen made with the contract and what is the level of its’ fulfilment. Thecontracts which have been already fulfilled in substantial manner, theymust be rarely annulled.(4) When a contract has been annulled, PRB must ensure that thecontractor is paid for the job done, for the services provided or forthe goods that have been supplied. Only in really extraordinary cases,when the contractor him/herself has been a profound fraudster, insuch a manner that fraud has resulted into winning the contract by thatcontractor, who otherwise would not win that contract, then voidancemay be made from payment of any kind of damage to him/her.(5) If the contract is annulled, then the contractor shall face theconsequences which are provided for in LPP or other laws.130

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESArticle 38(Disqualification of Economic Operators)(1) PRB is obliged and has the authority to review and disqualify aneconomic operator from participation in public procurement. WhenPRB with a request from Contracting Authority initiates a review relatedto false information or falsified documents as prescribed in Article 99point 2, of LPP, then it has to ensure the economic operator the right toa hearing including also legal guarantees as provided for in Article 107of LPP.Article 39(Procurement Certificate Revocation)(1) Each certificate of procurement issued by IKAP can be annulledby PRB, - when PRB initiates review related to lifting the professionalcertificates as listed in Article 25.8 and 25. 9 of LPP, must ensure theprocurement officer the right to a hearing including also legal guaranteesas provided for in Article 107 of LPP..Article 40(Implementation of PRB decisions)(1) PRB shall impose a fine of not less than five thousand (5.000) Euros,to the contracting authority that does not obey to an order or does notrespect an order issued by PRB within five (5) days.131

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES132

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESPART IVADMINISTARTIVE FUNCTIONS OF PRBArticle 41(Administration and Finance)(1) Chief Financial Officer has the key legal responsibility to ensure thatthe PRB budget is being used by the PRB personnel in adequate mannerand completely according to the applicable provisions of the Law onPublic Finance Management and Responsibilities.(2) Head of the Secretariat in coordination with the Personnel Officerare responsible for preparation of the accurate documents for paymentof salaries, pensions, compensations and other payments for all currentemployees or former PRB employees, and also updating of suchinformation.(3) Head of the Secretariat in coordination with the Personnel Officer areresponsible for all matters which influence payment of such employeesand in particular appointment in work places based on approval by thePresident, including:• Registrations, termination, suspension, temporary appointmentinto positions and transfer of PRB personnel;• Differences in payments, different from normal raises or bonuseswith payment;(3) Head of the Secretariat in coordination with the Personnel Officerare also responsible for all matters which influence management of dailyduties of employees based on the permission of the President, including:• Absence on duty because of illness or for other reasons differentfrom approved leave;• Necessary information for maintenance of registers for taxes,pensions and other respective payments;133

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• payments and the system of information for human resources withnames of all authorised employees at PRB, and direct interventionsand updating of information related to payment of employees.(4) A list of names of authorised officials for signing such registers mustbe maintained and updated along with the signatures (the originaldocument). An employee may not verify or authorise a payment or anyother document that would lead to a payment or benefit for him/her.(5) Appointment of all employees shall be made in compliance withrules and procedures of civil service, rates and percentages approved forestablishment.(6) All timesheets at work and other documents must be made in a formapproved by the civil service.(7) Personal information related to personnel, including the code ofinformation is confidential and must be treated in compliance with theapplicable law.(8) Announcement of any kind of change must be made immediately forall levels of organization, including verification whether the informationhas been received.Article 42(PRB official stamp)PRB must have an allowed stamp in rectangle shape and a round shapeone with the following contents “Republic of Kosovo and ProcurementReview Body Prishtina”, in Albanian and Serbian language.Article 43(Policies on access to documents)(1) PRB may keep closed for the public or unauthorised personsinformation developed by PRB when carrying out its’ work, to anallowed level as per LPP, and Law for access to official documents.134

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(2) PRB shall cooperate completely with the Auditory General or Courtof competent jurisdiction.Article 44(Financial allowances for staff members)(1) All requests for compensation and financial allowances mustcorrespond with those published in the respective Laws and regulationsfor civil service for financial allowances.(2) All requests for payment of financial allowances for existence, tripsand unforeseen expenses by the employees, must be submitted fromthe concerning employee and must be verified in the proper form inaccordance with the approved percentages and time scale. Exactnessof the information contained in the requests is a responsibility of theconcerning employee.(3) Chief Financial Officer shall verify that the trip has been authorised,expenses have been incurred related to duty trip for PRB, and for themost cost effective transportation means, and that such request forpayment is possible to be made to PRB.Article 45(Bank and cheque arrangements)(1) All bank arrangements must be made in accordance with instructionsfrom the Ministry of Finance. Bank accounts may be open for financialtransactions for: payments, fines, complaint fees and deposits, and fordamage compensation.(2) Chief Financial Officer is responsible that all relevant informationfor a bank account to be in compliance with information and data ofPRB. There are not allowed unauthorised funds and accounts.(3) All payments shall be ordered and approved from the President ofPRB and the Chief Financial Officer.135

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(4) Cheques in accounts of PRB shall contain copies signed by ChiefFinancial Officer and the President of PRB.(5) Bank accounts of PRB may only be on the name of PRB, and not onthe name of any of the employees. In all cases they must be held in theCentral Bank of the Republic of Kosovo.Article 46(Human Resources – Processes of PRB Secretariat)(1) Head of Secretariat, supported by Human Resources Officer of theInternal Unit of Secretariat is responsible for the process of employmentof the new staff of Secretariat, and in particular he/she must:• Recommend to the Head new positions for the Secretariat, with afull description of the profile of position by including the academicqualifications, general professional experience, specific experience inpublic procurement (if required);• To announce the position;• To ensure that all applications are received and filled in;• To support the assigned Commission for this intention of the Headin review of all applications and selection of the most adequatecandidates;• To ensure that the recruitment process is conducted in fullcompliance with Law on Civil Servants.(2) Head of Secretariat is responsible for maintenance of the “List ofTechnical Experts” of PRB:• Recommendation and support of the Head for taking decisionrelated to necessary positions;• Preparation of annual budget for external technical experts,monitoring of its’ execution and ensuring its’ implementation;136

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES• Ensuring that no external expert shall be registered to PRB, or to notbe selected in certain cases if there exists conflict of interests, and toinform the President of PRB so that he can make decision related toit;• Ensuring updating of the “List of Technical Experts” of 30% everyyear.(3) Head of Secretariat supported by Personnel Officer recommends tothe Head a training program for all members of the Secretariat, especiallyfor the Review Experts, following a training need analyses. He/she mayalso recommend trainings for external technical experts.Article 47(Salaries and pensions)(1) Head of the Secretariat supported by Personnel Officer isresponsible for preparation of the exact documentation for payment ofsalaries, pensions, compensations and other payments for all currentstaff members and former staff members of PRB, and updating of suchinformation.(2) Head of the Secretariat supported by Personnel Officer is responsiblefor all issues which influence on payment of salaries of such workers andin particular:• Appointment for workplaces based on the consent of PRB Board,registrations, terminations, suspensions, appointment in temporaryduties in other places or transfers;• Absence on duty because of illness or other reasons other thanapproved leave;• Changes in payments, different from normal increase or paymentbonus;• Necessary information for maintenance of registers for taxes,pensions and other respective payments;137

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESAll requests shall be examined and checked related to the requestedamount. A register with authorising signature on it shall be saved andupdated.(2) All requests for payment of financial allowances for existence, tripsand unforeseen expenses by the employees, must be submitted fromthe concerning employee and must be verified in the proper form inaccordance with the approved percentages and time scale. Exactnessof the information contained in the requests is a responsibility of theconcerning employee.(3) Chief Financial Officer shall verify that the trip has been authorised,expenses have been incurred related to duty trip for PRB, and for themost cost effective transportation means, and that such request forpayment is possible to be made to PRB.Article 49(Procurement, orders and payments)(1) When procurement is necessary, the President may appoint anOfficial as temporary responsible for procurement who shall define allprocedures of procurement and must do the arrangements for ensuringeffective control and safe protection of all orders for purchasing andtender dossiers.(2) Official Orders for Purchasing or Contracting, must be issued forall necessary works, goods and services for PRB and they shall be donethrough an approved form.(3) President of PRB shall ensure that purchase orders and contractsshall be filled in by the assigned employee of the PRB, afterwards theyare sent to be signed by the Authorised procurement officer which haspassed the process of certification as it is requested by LPP.(4) Procurement officer shall define all procurement procedures andshall ensure that there exist sufficient funds in the budget before signingand that the ordered items serve to the planned purpose.139

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(5) The responsible procurement officer shall do the arrangements forensuring effective control, safe protection of all purchase orders andtender dossiers.(6) The responsible procurement officer shall ensure that goods andservices are checked when receiving, to verify them in accordance withdefined requirements as per order. Such a control shall be done byauthorised employees for orders and to be registered in the inventoryand store records.(7) The responsible procurement officer who signs the official ordersshall not verify (certify) bill payments.(8) All bill payments on the name of PRB shall be authorised by thePresident of PRB and have to be approved by the Chief Financial Officer.(9) Chief Financial Officer shall ensure that payments on the name ofPRB or in PRB are done through cheque or bank transfer.(10) All cheques shall be issued from the Chief Financial Officer, directlyto the receiver.(11) Payment of any supply or particular service may be made in advanceonly in cases of exception when necessary to ensure the required supplyand by following the rules issued by the Ministry of Finance, followingthe approval from the authorised official of PRB.(12) Payment through cheque may be made in exchange of the bill,request, receipt document, or any original written request for the receivedpayment by the creditor. All the respective and supportive documentsshall be attached to the cheque. When any bill or original document islost, then the payment may be done based on the “pro-form” or copy ofthe bill or document with a full explanation of the reason and followingto approval from the President of PRB.(13) Each employee who in particular manner is authorised to makepayments, is responsible for examination, verification and certificationof bills.140

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES(14) Chief Financial Officer shall ensure that prior to authorisation ofany bill, request or cheque, an employee shall carry the checks as follows:• Is PRB obliged to make any payment for the works, goods andservices which have been ordered,• Have the checks been completed and work, goods and respectiveservices been accepted as per required quantity and quality;• Are the prices, renewals, calculations, discounts, other allowances,credits and taxes in compliance with the contract, quotation ororiginal orders;• Have the respective records been entered into the inventory list,stock registration, stock books,• That no part of the account for payment is not absent, has not beenincluded in any other account or authorised verification for advancepayment;• That expenses have been recorded in the correct Economic Code;• That expenses are within the foreseen limits in accordance with rulesof procedure;• That the amounts are paid as per bills including taxes and paymentswhen a payment means taxes and payment;• That se taxes and payments are applied in accurate manner.(15) When employees have direct access in the system of evidence offree account balance, invoices/accounts shall be entered into systemwithout delay as per specified manner by the Head of Secretariat.(16) All bills/accounts registered directly in the computerised systemof free balance of the creditor, shall be filled and saved in safe manner(including the spare electronic copy).(17) Chief Financial Officer shall inform the President of PRB on 5January or before this date of the following year related to expectedexpenses from the previous year in compliance with all measures relatedto closure of the fiscal year and opening of the new fiscal year.141

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVESArticle 50(Inventory, property and assets)(1) Each item that is property of PRB shall have a label with a particularidentification number. Records shall be kept in the main registrar wheremust be full information related to the condition of each item belongingto PRB. Each office within the PRB shall have a table with information toidentify all equipment and assets in that office. Equipment transfer fromone location to another shall be monitored and recorded; lists must beupdated by the responsible officer.(2) Lists of inventory shall be prepared and maintained always, under thesupervision of the Head of Secretariat, with the support of the LogisticOfficer or available in the Module of assets of the computerised system offree balance. Lists of inventory shall contain each item, information relatedto date of purchase, original cost, existing place and condition, value orusage, (level; 1 very good, 2 good, 3 usable, 4 weak, 5 very weak)(3) The assigned commission shall take care of equipment which shallbe included in the lists of inventory in a computer database and mustensure regular information for the Head of the Secretariat. The Head ofthe Secretariat assisted by one of the staff members of the internal SupportUnit who will be assigned by him/her for the logistic responsibility, shallmaintain the lists of assets. The value of each item in the list shall be updateddepending on the system of depreciation applied by PRB.(4) The Head of the Secretariat shall ensure that the assigned commissionwhich takes care of the equipment shall make the independent annualcheck for all items in the inventory, in order to verify the location, to reviewthe condition and to undertake action related to excess or lack of inventory,by updating the inventory records based on this.(5) Attractive items and movable ones like computers, cameras and audio/visual recording equipment, etc., shall be identified with safety labels whichtestify that they belong to PRB.(6) All employees shall ensure that PRB property shall not be moved fromthe normal location, except in cases when that is done for day to day tasks ofPRB or in cases when particular licence is issued from the President of PRB.142

RREGULLORJA E PUNËS SË ORGANIT SHQYRTUES TE PROKURIMIT PUBLIK TE KOSOVES145