INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR ...

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICYFÖR KOMMUNALFÖRBUNDET REGIONSILJAN OCH DESS MEDLEMMARDnr 2007/1012007-12-12RS ansvararHanteraanskaffningGöraBehovsanalysoch kravspecGöra avrop/direkt-/byggupphandlingHanteraupphandlingFölja uppleverantörer,avtal ochfakturor1

SYFTET 3INLEDNING 4KOMMUNALFÖRBUNDETS UPPDRAG OCH ROLL 5MEDLEMSKOMMUNERNAS ANSVAR OCH ROLL 6FÖRHÅLLNINGSSÄTT 7KVALITETSRUTINER 8AFFÄRSETIK 8SAMORDNAD UPPHANDLING 8MILJÖKRAV 8LOKALA KONTAKTPERSONER 8UTVECKLING AV UPPHANDLINGSVERKSAMHETEN 9KVALITETSSÄKRING 9DE KOMMUNALA BOLAGEN 9ANBUDSÖPPNING 9SEKRETESS 9RAMAVTAL 10AVTALSTECKNARE 10UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING 10TRÖSKELVÄRDEN 10UPPHANDLINGSFORMER 10DEFINITION AV UPPHANDLINGSTYPER 12Driftentreprenadsupphandling 12Ramavtalsupphandling 12Byggentreprenadupphandling 12Objektsupphandling 12Direktupphandling 122

SYFTETSyftet med denna inköps- och upphandlingspolicy är att definierakommunalförbundets uppdrag från medlemskommunerna. Den ska också definieramedlemskommunernas roll i samband med att köpbehov identifieras och enupphandling ska genomföras. Policyn ska också visa vilka avgränsningar som gällerför det uppdrag som kommunalförbundet har.Denna policy ska ha en bred förankring såväl hos den politiska ledningen som hostjänstemännen i medlemskommunerna och kommunalförbundet Region Siljan. Isamband med att denna policy antas är det nödvändigt att en förankring sker hosbeslutsfattare och tjänstemän i respektive kommun. Ansvaret om förankring ligger hoskommunerna med utbildningsstöd från Region Siljan.Inköps- och upphandlingspolicy består av följande dokument:”Inköps- och upphandlingspolicy” (huvuddokumentet) beskriver hurupphandlingar ska genomföras för att uppfylla de regler och lagar som gällerinom området samt att upphandlingarna genomförs på ett sätt att effektivkonkurrens uppstår och att likabehandling sker mellan leverantörerna.Bilaga 1: ”Kvalitets-” och ”Kvalitetssäkringsrutiner” beskriver närmare idetalj hur upphandlingar ska genomföras.Bilaga 2: ”Riktlinjer för direktupphandling”. Lagstiftningen kräver att detska finnas rutiner och riktlinjer för hur direktupphandling ska gå till. Eftersomdessa upphandlingar genomförs av ett stort antal personer och är frekventaförekommande är det nödvändigt att det finns gemensamma rutiner för hurdessa ska genomföras.Bilaga 3: ”Avgifter för kopiering m.m.” I det fall utlämnande av allmänhandling sker i pappersform kan avgift komma att tas ut beroende på att dettakan vara både tids- och materialkrävande.Bilaga 4: ”Befogenheter och behörigheter vid anskaffning” som på ettkortfattat sätt beskriver olika rollers befogenheter och behörigheter.3

INLEDNINGDenna inköps- och upphandlingspolicy gäller för kommunalförbundet Region Siljansamt kommunerna Leksand, Rättvik, Mora, Orsa och Älvdalen. Policyn innehållerriktlinjer som utöver lagen om offentlig upphandling (LOU) och annan gällandelagstiftning ska gälla för extern upphandling och inköp av varor och tjänster samtbyggentreprenader.Syftet med denna policy är bl a att styra kommunalförbundets ochmedlemskommunernas arbete avseende anskaffning av varor och tjänster samtbyggentreprenader.Policyn utgör också en grund för den viktiga dialogen om rollfördelningen mellanansvariga i respektive kommun och kommunalförbundet. Den grundläggandeutgångspunkten är här att den ansvarige i kommunen fattar anskaffningsbeslut (ettbeslut om att en upphandling/ett inköp ska göras) medan den ansvarige ikommunalförbundet fattar upphandlingsbeslut (ett s.k. tilldelningsbeslut om val avleverantör i en upphandling).För att upphandlingen ska vara effektiv fordras ett nära samarbete mellan berördverksamhet (behovsägare) och den kommersiellt ansvarige (kommunalförbundet).Syftet med policyn är bl a:- stödja verksamheterna i sitt uppdrag att möta kommuninnevånarnas behov- långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av väl fungerandekonkurrens- sträva efter att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och medminsta möjliga miljöpåverkan- säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning- ha ett gemensamt förhållningssätt till frågor som rör konkurrensutsättning ochupphandling, samt att minska kommunernas samlade kostnader vid köp av varoroch tjänster.4

KOMMUNALFÖRBUNDETS UPPDRAG OCH ROLLKommunalförbundet Region Siljan (i det fortsatta Region Siljan) har ett huvudansvarför samordnad upphandling av varor och tjänster för medlemskommunerna med syfteatt nå rätt kvalitet till lägsta möjliga kostnad.Region Siljan har ett ansvar, i nära samarbete med medlemskommunerna att beslutaom avtalsområden lämpliga för ramavtal, att upphandling genomförs och att ramavtaltecknas inom beslutade områden.När det gäller objektsupphandlingar av varor och tjänster under tröskelvärdet som ärunika för kommunernas verksamhetsområden skall dessa obligatoriskt ske i samrådmed Region Siljan. Förbundet genomför objektsupphandlingar på uppdragObjektsupphandlingar över tröskelvärden ska i regel ges som uppdrag tillkommunalförbundet Region Siljan.Region Siljan ska vara kommunernas expertorgan och leda utvecklingen inomupphandlingsområdet. Region Siljan har därigenom en stödjande och konsultativ rolloch ska på uppdrag av medlemskommunerna genomföra upphandlingar som inteomfattas av ramavtal.Region Siljan ska i nära samverkan med medlemskommunerna arbeta aktivt med atteffektivisera anskaffningsprocessen.Upphandling av byggentreprenader samt direktupphandling är tillsvidare undantagna.Kommunalförbundet ska biträda kommunerna med råd och efter överenskommelse, imån om resurssituation på förbundet, genomföra upphandling av byggentreprenaderoch direktupphandling.Region Siljan kan också lämna annan för upphandlingsverksamhet närliggandeservice. I det fall kommunalförbundet åtar sig arbete för kommunerna utanföruppdraget ska separat överenskommelse om detta upprättas.5

MEDLEMSKOMMUNERNAS ANSVAR OCH ROLLMedlemskommunernas roll är att:- Fatta anskaffningsbeslut inom ramen för tillgängliga medel samt besluta omden tekniska och funktionella beskrivning av det som ska upphandlas.- I förekommande fall rådfråga Region Siljan om genomförande och slutförandeav upphandlingen.- Ansvara för att varje upphandlingsprojekt genomförs i enlighet med dennainköps- och upphandlingspolicy.- Ansvara för att de ramavtal som är upphandlade för medlemskommunernarespekteras och att avrop/beställning sker från dessa.- Det finns riktlinjer för direktupphandling och att dessa följs.6

FÖRHÅLLNINGSSÄTT- Inköp och upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjlighetersom finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt- Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommandehänsyn.- Upphandling ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader beaktassom är förenliga med köpet av produkten.- Dokumentation ska ske av alla upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga ochlätta att förstå samt redovisas öppet.- Upphandling ska planeras i god tid och ske i nära samverkan mellankommunalförbundet och verksamhetsföreträdare hos kommunen7

KVALITETSRUTINERAFFÄRSETIKAll upphandling ska präglas av affärsmässighet, utnyttjande av konkurrens samtobjektivitet. Inga ovidkommande hänsyn får tas. Företrädare för Region Siljan ochmedlemskommunerna ska uppträda på ett affärsmässigt korrekt sätt. Samarbete mellanköpare och säljare ska ske i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet ochen oberoende ställning i förhållande till varandra.Om situationen i samband med upphandling/inköp kan tolkas som jäv eller tagande avmuta ska detta omedelbart anmälas till närmaste chef eller upphandlingsansvarig påRegion Siljan.Anbud får inte tas in enbart för att ge pris- eller produktöversikter utom s.k.budgetofferter. Avsikten med annonserad upphandling ska alltid vara attupphandlingen ska genomförasGenom ett agerande i enlighet med denna policy främjas en god affärsetik, vilket i sintur gör medlemskommunerna och kommunalförbundet till trovärdiga aktörer på bådeden offentliga och privata marknaden.SAMORDNAD UPPHANDLINGRegion Siljan ska ta tillvara att man är upphandlande enhet för medlemskommunernagenom att genomföra samordnad upphandling inom områden där det finnsgemensamma intressen.Genom referensgrupper ska medlemskommunernas samlade kompetens tas tillvara föratt skapa så bra gemensamma ramavtal som möjligt.Chefer och medarbetare som har anknytning till verksamheterna kan bäst formulerafunktions- och kvalitetskrav på de varor och tjänster man vill använda i sinverksamhet. Av den anledningen bör samråd mellan olika kompetenser ske vid allaupphandlingar som rör ramavtal och större specifika enskilda objekt.Upphandlingsgrupper (referensgrupper) bildas och svarar för att kravspecifikationenåterspeglar verksamhetens behov. Deltagarna från verksamheten ska ha detaljkunskapom hur varan/tjänsten används så att man kan upprätta en kravspecifikation på ettoptimalt sätt. Om inget annat beslutas så leds gruppen av en upphandlare från RegionSiljan. Detta arbetssätt bygger på samverkan mellan upphandlings- ochverksamhetskompetens.MILJÖKRAVMedlemskommunerna och Region Siljan ska påverka hälsa och miljö på ett positivtsätt genom at ställa höga miljökrav i upphandlingarna där så är möjligt/relevant.I första hand kommer EKU-verktyget att användas som stöd i upphandlingarna.Verktyget är framtaget av Delegationen för Ekologisk hållbar upphandling i samarbetemed företrädare för stat, kommuner, landsting och näringsliv. Här ges bl.a. förslag tillrelevanta miljökrav som kan ställas för olika varu-/tjänstegrupper.LOKALA KONTAKTPERSONERRegion Siljan utser namngivna personer från sin verksamhet som ska varakontaktperson för respektive medlemskommun. Kontaktpersonen ska utifrån behov8

och/eller överenskommelse finnas närvarande hos medlemskommunen. Organiseringav förbundets personal sker dock av förbundet.På ett motsvarande sätt ska respektive medlemskommun utse en kontaktperson motUpphandlingsenheten.UTVECKLING AV UPPHANDLINGSVERKSAMHETENRegion Siljan ska verka för att upphandlingsarbetet utvecklas. I den mån det är möjligtska kommunalförbundet använda sig av den informationsteknik som finns påmarknaden för att effektivisera sin verksamhet.Personalen i Region Siljan som arbetar med offentlig upphandling kommer löpande attgenomgå utbildning inom området. Detta är nödvändigt då det sker en konstantutveckling inom området samt att reglerna förändras ofta.KVALITETSSÄKRINGRegion Siljan ska inom ramen för denna policy upprätta och vidmakthållakvalitetssäkringsrutiner. Dessa kvalitetssäkringsrutiner ska ingå som en bilaga 2 tilldenna policy.DE KOMMUNALA BOLAGENI begreppet medlemskommun inkluderas även kommunala bolag och stiftelser samtmotsvarande organisationer i den omfattning som de ansvarar för en kommunalverksamhet som t.ex. drift av en anläggning. Detta innebär att dessa organisationer harrätt att nyttja Region Siljans upphandlingstjänster för dessa verksamhetsdelar utanextra kostnader. Däremot de av dessa organisationer eller delar av dessaorganisationers verksamheter som i övrigt agerar på en konkurrensutsatt marknad ägerinte samma rätt till nämnda tjänster. Vidare gäller det att om dessa organisationeravropar från s.k. HBV-avtal äger de inte rätt att delta i kommunalförbundetsramavtalsupphandlingar eller göra avrop från ramavtal upphandlade av Region Siljan.ANBUDSÖPPNINGAll anbudsöppning av Upphandlingsenheten omhändertagna upphandlingar sker hosRegion Siljan och förrättningen utföres av minst två personer. Anbudsöppning förövriga upphandlingar sker hos respektive behovsägare enligt deras rutiner. Alla anbuddiarieförs och protokoll upprättas vid öppnandet.Förrättning enligt ovan genomförs vid alla upphandlingsformer förutomdirektupphandling. Vid direktupphandling skall anbud (uppgifter om villkor)dokumenteras på lämpligt sätt.SEKRETESSUnder hela upphandlingsprocessen är alla handlingar i ärendet sekretessbelagda framtill det att tilldelningsbeslutet har skickats. Detta gäller även när handlingar underhandläggningstiden sänds ut till kommunala förvaltningar och kommunala företag.Anbudssekretessen hävs som regel när tilldelningsbeslut är taget. Förlängdkommersiell sekretess kan användas om stöd finns i Sekretesslagen för detta.I övrigt bör sekretess användas endast i undantagsfall, då det är viktigt att insynen iRegion Siljan är likvärdig med den hos motsvarande kommunal förvaltning.9

RAMAVTALRamavtal ger goda villkor samtidigt som det sparar administrativt arbete förverksamheternas beställare. Huvudinriktningen ska vara att i största möjligautsträckning teckna ramavtal för medlemskommunerna med lämpliga leverantörer avsåväl varor som tjänster.Avtalstrohet mot tecknade ramavtal är en självklarhet. Avtalstrohet skaparförutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor samt innebär attkommunen/kommunernas trovärdighet som kund ökar.Leverantörer ska ha möjlighet att lämna anbud i konkurrens när upphandling sker.Detta skapar en konkurrenssituation som gynnar både kommunen/kommunerna och deleverantörer som uppfyller ställda krav.Avtalstrohet skapar ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar. Vidinköp och innan eventuell upphandling sker ska alltid förekomsten av ramavtalkontrolleras. Finns ramavtal ska dessa användasEn förutsättning för att uppnå effekterna med samordnad upphandling är att de somomfattas använder de ramavtal som tecknats.Region Siljan ska på ett effektivt sätt informera berörda vilka avtal som gäller.AVTALSTECKNARERegion Siljan ska äga rätt att teckna ramavtal/avtal/kontrakt/beställning/avrop förmedlemskommunerna när ärendehandläggning sker eller har skett på förbundet.Delegationsordningen i kommunalförbundet avgör vem som har denna rättighet.Medlemskommunerna ansvarar för de eventuella skadeståndsspråk som kan ställas idet fall någon hos medlemskommunen/erna är skyldig till avtalsbrott. Detta medanledning av att Region Siljan i förekommande fall är avtalspart och därmedskadeståndsskyldig enligt gällande lag. Region Siljan är däremot ansvarigt omfelaktigheter begåtts kopplat till upphandlingsprocessen.UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLINGRegion Siljan omfattas av offentlighetsprincipen och skall vid begäran om utlämnandeav handling genomföra sekretessprövning av den information som ska lämnas ut. Omsekretesslagen inte stödjer sekretessläggning av den efterfrågade information skaRegion Siljan snarast möjligt utlämna den efterfrågade informationen.Om någon begär att få ut handlingar som papperskopior äger Region Siljan rätt att taut en avgift som motsvarar självkostnaden. Denna kostnad ska fastställas av RegionSiljan enligt gällande riktlinjer.TRÖSKELVÄRDENUpphandlingar överstigande särskilda tröskelvärden måste annonseras i EuropeiskaGemenskapernas Tidning (EGT). F.n. är tröskelvärdet 1.826.000 SEK (46.134.000 förbyggupphandlingar). De tröskelvärden som gäller fastställs normalt vartannat år.UPPHANDLINGSFORMERÖppen eller selektiv upphandling skall normalt användas vid upphandlingar övertröskelvärdena. I vissa undantagsfall kan förhandlad upphandling få tillämpas.10

För de upphandlingar som ska annonseras i EGT gäller fastställda tidsfrister som intefår underskridas. Vid öppen upphandling är minimitiden normalt 52 dagar för attlämna anbud. Vid selektiv samt förhandlad upphandling är tiden normalt 37 dagar föransökan om att få delta i upphandlingen samt ytterligare 40 dagar att lämna anbud.Tidsfristerna börjar löpa från den dag då annonsen skickas till EGT.Om upphandlingen förhandsannonserats får anbudstiden förkortas. Likaså kan undervissa andra förutsättningar ett snabbare förfarande få användas (s k påskyndatförfarande).Under tröskelvärdena ska förenklad upphandling eller urvalsupphandling användas.Dessa upphandlingar ska annonseras i en allmän tillgänglig databas.11

DEFINITION AV UPPHANDLINGSTYPERDriftentreprenadsupphandlingTjänster som omfattar drift/skötsel av viss preciserad verksamhet som i allmänhetpågår kontinuerligt. Verksamheten har som regel en uppdragsgivare. Entreprenadenkan vara på uppdrag av enskild nämnd, eller åt en eller flera enheter.RamavtalsupphandlingRamavtal upphandlas för varor och tjänster, i första hand inom frekventa områdenmed stora kvantiteter och flera användare, samt vissa kapitalvaror.Vid avrop från befintliga ramavtal har hänsyn redan tagits till LOU. Någon ytterligareupphandling behöver således inte ske. Avrop bör ske skriftligen eller annandokumentation som uppfyller kraven på en tillfredsställande interkontroll.ByggentreprenadupphandlingObjektsbundna bygg- och anläggningsentreprenader.ObjektsupphandlingObjektsupphandling innebär att man genom anbudsförfarande gör en särskildupphandling av specificerade varor, tjänster eller entreprenader vid varjeanskaffningstillfälle.Objektsupphandling behöver endast göras om ramavtal saknas för aktuell produkt.Denna upphandlingsmetod är lämplig för förvaltningsunika upphandlingar.Om möjligt ska samordning av upphandling ske.DirektupphandlingDenna policy omfattar även direktupphandling. Innan direktupphandling sker skaförekomsten av ramavtal alltid kontrolleras och i förekommande fall användas. Dåramavtal finns får direktupphandling endast ske efter godkännande av Region Siljan.Då ramavtal saknas får direktupphandling endast användas om upphandlingens värdeär lågt eller om det finns synnerliga skäl som inte kunnat förutses och inte heller berorpå den egna verksamheten.Den direktupphandlande organisationen ska alltid förvissa sig om att ett angivet pris ärrimligt, till exempel genom en prisjämförelse.Dokumentation av direktupphandlingen ska upprättas.Direktupphandlingen ska alltid, om det är möjligt, genomföras på ett sådant sätt attkonkurrensen tillvaratas och att leverantörer behandlas på ett likabehandlande sätt.Definition av lågt värde anges i bilaga ”Riktlinjer för direktupphandling” till dennapolicy.12

Bilaga 1Kvalitetssäkringsrutiner för upphandlingarinom Region Siljan (2007-12-12)BehovuppstårAvrop enlrutinUpphandlingjaAnalyserabehovetFinns avtal?nejKonsultera medUpphandlingsenheten1

1 FÖRBEREDELSER 32 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET (FFU) 32.1 Administrativa föreskrifter 32.2 Krav på leverantören 32.3 Krav på varan/tjänsten 42.4 Utvärderingskriterier 52.5 Avtalsvillkor 53 FÖRHANDLINGSMÖJLIGHET FINNS, MEN BEGRÄNSAT. 63.1 MBL-förhandling 64 ANNONSERING 75 DISTRIBUTION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET 76 ANBUDSTIDEN 87 MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD/ANSÖKNINGAR 98 ANBUDSPRÖVNING 9Steg 1 - Prövning av kraven på leverantören 9Steg 2 - Prövning av kraven på varan/tjänsten 11Steg 3 - Utvärdering av varan/tjänst 119 TILLDELNINGSBESLUT 1210 TILLDELNINGSMEDDELANDE 1211 AVTALSSLUTANDE 1212 INTERN INFORMATION MM 1313 AVTALSPLANERING OCH UPPFÖLJNING 1314 EFTER AVSLUTAD UPPHANDLING 1315 EFTER ATT AVTALET HAR GÅTT UT 142

1 FörberedelserKontrollera om det redan finns ett avtal som kan användas - upphandlat av köparenalternativt annat ramavtal upphandlat via samordnad upphandling.Beräkna om upphandlingens värde är över eller under tröskelvärdet. Aktuellatröskelvärden ärVaror/tjänsterByggupphandlingar1.826.000 SEK46.134.000 SEKInformera uppdragsgivaren om hur upphandlingen kommer att genomföras. Kommaöverens om en tidplan och fördelningen av de arbetsuppgifter som ska utföras underupphandlingsperioden och avtalsperioden.Tillsammans med uppdragsgivaren utse användarnas företrädare gentemot leverantörenunder avtals-/uppdragstiden.Denna person ska vara leverantörens kontaktperson delta i utformningen av avtalet så att tillämpningen av avtalet överensstämmer meddess innebörd vara intern kontaktperson i frågor som berör avtalet/uppdraget genomföra uppföljningar, hur avtalsvillkor efterlevs och om inte påtala de somfelar.2 Förfrågningsunderlaget (FFU)Grundstruktur:1. Administrativa föreskrifter2. Krav på leverantören3. Kravspecifikation4. Utvärderingskriterier5. Avtalsvillkor2.1 Administrativa föreskrifterAdministrativa föreskrifter (kallas även ”upphandlingsföreskrifter” speciellt vid byggupphandlingar)beskriver en upphandlings formalia och har något olika innehåll beroende på vilken upphandlingsform somtillämpas. Åtminstone nedanstående ska finnas medAdress där ytterligare handlingar kan beställas, senaste dag för en sådan beställning, i de fall avgiftska betalas, belopp och betalningsvillkor.Den dag då anbud senast skall ha kommit in, adress till vilken anbud ska sändas och det eller despråk som kan användas.Annonser varigenom upphandlingen offentliggjorts.Vilka handlingar som ska bifogas.Villkor för tilldelning av kontrakt, om de inte har framgått av annonsen.Andra särskilda villkor som gäller för att delta.2.2 Krav på leverantörenFormulera de krav på leverantör och eventuell underleverantör som skall uppfyllas avanbudsgivaren och på vilket sätt han ska visa att kraven är uppfyllda.3

När det gäller urvalsupphandling och selektiv upphandling ska i annonsen redovisas vilkakrav som ställs på leverantören och hur de leverantörer som ska få möjlighet att lämnaanbud väljs ut.Notera att kraven på leverantören påverkas av hur kraven i övriga delar avförfrågningsunderlaget (FFU) utformas. FFU måste därmed vara så färdigt att det ärmöjligt att leverantörskraven kan definieras innan annonsen skickas iväg. Hela FFU skavara klart senast den dag anbudsansökningarna kommer in.2.3 Krav på varan/tjänstenKrav på varan/tjänsten som ska uppfyllas av anbudsgivaren ska anges. Kraven angesresultatinriktat - d.v.s. vilka mål och resultat som varan/tjänsten ska uppnå. Leverantören ges dåstörst möjlighet att använda sin kunskap och sina erfarenheter så att han kan lämna ett förslag somför honom bedöms vara den mest effektiva lösningen.Det förslag som anbudsgivaren lämnar är ett exempel på en faktor som kan vara av sådanbetydelse att det ska påverka valet av anbud - d.v.s. ett utvärderingskriterium (konkretiseradbeskrivning av hur förslaget kommer att värderas) - vilken sedan utvärderas ianbudsutvärderingen.Resultatinriktade krav gör det också enkelt att genomföra leveranskontroll - har varan/tjänstenuppnått målet eller inte?Vid upphandling av tjänster bör nedan angivna punkter beaktas: Uppgifter om lokaliteter där uppdraget skall utföras Beskrivning av uppdrag/aktiviteter som skall utföras Beskrivning av funktionsnivåer som skall uppfyllas Beskrivning av förväntad nytta på resultat (vad som skall uppnås) Tidsförläggning, inställelsetider och tidsgränser för genomförandet Särskilda krav på hur uppdraget skall utföras Krav på specifik kompetens Krav på specifik utrustning Krav på resurser Hänvisning till standards, föreskrifter (t ex säkerhets-, och miljöföreskrifter) eller motsvarande Former för kontroll av uppdraget och krav på rapportering Organisation och samordningTänk på att det är skillnad mellan: Uppdrag av konsultkaraktär Resultatuppdrag Tjänster med och utan varor Tjänster som innebär (ny) utveckling Byggentreprenader på löpande räkning DriftåtagandeVid upphandling av varor bör nedan angivna punkter beaktas: Prestanda och kapacitet Omfattning Utförande Standards Driftsäkerhet och underhåll Reservdelar Lagerhållning Garantier Installation och driftsättning Utbildning och dokumentation med tekniska specifikationer Miljökrav. Service och underhåll4

Vid en upphandling av byggentreprenader upprättas dels administrativa föreskrifter (AF) och dels tekniskaunderlag enligt AF AMA, istället för kravspecifikation.Om en kravspecifikation innehåller en teknisk beskrivning skall denna i första hand hänvisa till en europeiskstandard och i andra hand till svensk standard som överensstämmer med europeiska standarder, om sådanafinns på området.De upphandlande enheterna är skyldiga att hålla sig informerade om eventuellt existerande europeiskaspecifikationer. Även inom tjänstesektorn kommer det fler och fler europeiska standarder. SwedishStandards Institute (SIS) kan ge information om specifikationer och standarder.2.4 UtvärderingskriterierSka avse efterfrågad vara/tjänst. Funktionella och resultatinriktade kriterier som angervilka resultat som ska uppnås men inte hur detta skall ske. Kriterierna ska vara mätbara.Exempel på kriterier:DokumentationDriftkostnaderErfarenhetEstetiska egenskaperFunktionella egenskaperFörmågaFörslag till uppdragets genomförandeHandlingsplanInställelsetidKvalitetssäkringLeveranstidMiljöpåverkanMåluppfyllelseOrganisationPrestandaPrisRapporteringTekniska egenskaperTekniskt stödUtbildnin2.5 AvtalsvillkorFormulera de avtalsvillkor som ska uppfyllas av anbudsgivaren under avtalstiden.Kontrollera vilka av nedanstående punkter som bör tas med i ett avtal:Parter d v s Region Siljan/medlemskommun och uppdragstagaren/leverantören samt resp.organisationsnr.Uppdragstagarens/leverantörens åtagande, omfattning.Beskrivning av uppdragets/leveransens genomförande.Särskilda villkor om uppdragets/leveransens utförande. Säkerhetsbestämmelser mmKontroll; statuskontroll, kvalitetsuppföljning, besiktning.Utförande-/leveranstid, redovisning av utfört uppdrag/rapport.Påföljder vid försening, bristande fullgörelse.Vite, ersättning, skadestånd.Ägande- och nyttjanderätt. Immateriella rättigheter.Underentreprenör/underleverantör och utbyte av personal skall vara godkänt av RegionSiljan/medlemskommunen.Ersättning (form och omfattning).Betalningsvillkor; fakturering och betalning 30 dagar netto.Försenad betalning, räntelagen.Ändringar och tillägg skall vara skriftliga och undertecknade av båda parter.Uppsägning av avtalet eller begränsning av uppdraget.Avtalets giltighet.Option.Force majeure.Sekretess.Lagval/Tvist.Garanti.5

Kontaktpersoner, Region Siljans/medlemskommunens och uppdragstagarens/leverantörens.Gällande handlingar.Med en beställning avses en enklare form av avtal som inte alltid behöver innehålla så detaljeradebeskrivningar. I en beställning ska det normalt hänvisas till tillämpliga allmänna villkor (ALOS 05, ABK96, Montage 85, AB 04) eller motsvarande.Avtalsvillkor i ett förfrågningsunderlag ska utgöra grunden för ett avtal.Sammanställning av förfrågningsunderlaget• Ta fram ett original som innehåller det fullständiga förfrågningsunderlaget (FFU)komplett med eventuella bilagor. Vid urvalsupphandling och selektiv upphandling:Avsnittet med kraven på leverantören utgår då denna prövning genomförts innandet är aktuellt att sända ut förfrågningsunderlaget.• Kontrollera om MBL-förhandling ska genomföras innan upphandling påbörjas.• Se till att ansvarig person fastställer förfrågningsunderlaget.• Kontrollera att förfrågningsunderlaget innehåller den information somanbudsgivarna behöver för att kunna lämna ett fullständigt anbud3 Förhandlingsmöjlighet finns, men begränsat.I en öppen och selektiv upphandling är förhandlingsmöjligheten begränsad. Vidupphandling enligt LOU kap 6 och förhandlad upphandling finns möjlighet att förhandlamed anbudsgivarna.Möjligheten att uppta förhandling är förbehållen köparen - anbudsgivaren kan därmed inteställa krav på att förhandling ske.Möjligheten att förhandla är avsedd att användas i sådana upphandlingar där det inte ärmöjligt att utforma förfrågningsunderlaget (FFU) så att detta blir helt entydigt. Som ettexempel kan de anbud som kommer in uppfylla ställda krav men ändå vara så olika i sinametoder för att utföra åtagandet att en dialog (förhandling) behöver föras medanbudsgivarna. Denna situation är i första hand aktuell för upphandlingar som avserkvalificerade konsulttjänster.Förhandling får inte användas som alternativ till att ta fram ett fullständigtförfrågningsunderlag.I många fall - särskilt vid upphandling av standardvaror eller rutinartade tjänster - ärförutsättningarna sådana att det inte finns anledning att genomföra några förhandlingarvilket också har den fördelen att prövningen och utvärderingen av anbuden går snabbare.I de fall det kan komma att uppstå behov av att använda förhandlingsmöjligheten bör dettaformuleras på ett sådant sätt att anbudsgivaren förstår att detta inte innebär någon garantiför att så kommer att ske.3.1 MBL-förhandlingEn upphandling kan av flera olika orsaker föranleda att en MBL-förhandling börgenomföras. MBL-förhandling kan vara aktuell innan upphandling påbörjas och innantilldelningsbeslut fattas. Det senare kan vara aktuellt för vissa upphandlingar avkonsulttjänster där de fackliga organisationerna möjlighet att lägga in veto mot att anta6

viss anbudsgivare om denne inte uppfyller krav på leverantören som ställts upp med stödav 1 kap 17 – 18 § eller 6 kap. 9 - 10 § LOU.4 Annonsering• Fyll i annonsmanus för den upphandlingsform som är aktuell. Uppgifterna i annonsenska överensstämma med dem som redovisas i förfrågningsunderlaget.• Registrera den via internet hos någon av de databaser som finns tillgängliga för dettaändamål. Dokumentation skall finnas för hur annonseringen skett.• För att informera de redan kända leverantörerna kan en kopia av annonsen sändas tilldem. Avvakta med att sända iväg kännedomskopian till dess att annonsen harpublicerats.Den databas som används måste vara ”allmänt tillgänglig” – det räcker därmed inte attt.ex. publicera annonsen på en vanlig hemsida.Vad ska annonsen innehålla?• En sammanfattande beskrivning av den vara/tjänst som upphandlingen avser• Upphandlingsform• Anbudstid som ska vara tillräckligt lång för att anbudsgivaren ska kunna ta fram sittanbud• Anbudets giltighetstid• Om alternativa anbud är tillåtna (om så är fallet anges de minimikrav som gäller försådant anbud) eller inte• Att prövningen av anbuden kommer att genomföras i tre steg - prövning av kraven påleverantören, prövning av att ställda krav på varan/tjänsten uppfylls ochanbudsutvärdering• Hur anbudsutvärdering kommer att gå till (lägsta pris eller ekonomiskt mestfördelaktiga anbud)• Om ekonomiskt mest fördelaktiga anbud kommer att väljas - vilket/vilkautvärderingskriterier som kommer att användas, viktningen av dessa samt hurutvärderingen av kriterierna kommer att genomföras• Ange i förekommande fall om ett anbud kan komma att antas utan föregåendeförhandling• Information om när avtalstecknandet kommer att ske• Ange att anbudet bör ha samma disposition som förfrågningsunderlaget - och att detska innehålla alla begärda uppgifter• Uppräkning av samtliga uppgifter - redovisningar, dokument och intyg - som skafinnas med i anbudet• Kontaktperson• Vilken anbudsmärkning som ska anges på kuvert och anbudshandlingar• Adress dit anbud ska sändas samt besöksadress där anbud kan avlämnas• Tillåtna sätt att lämna anbud5 Distribution av förfrågningsunderlagetVid öppen och förenklad upphandling7

Beskriv i annonsen på vilket/vilka sätt som förfrågningsunderlaget kan tillhandahållas. FörRegion Siljan gäller f.n. i första hand via en länk till Allego Document som är detwebbaserade verktyg som Region Siljan använder. I det fall leverantör önskarförfrågningsunderlag på annat sätt ska beställaren av förfrågningsunderlaget snarastmöjligt tillsändas underlaget.Vid urvalsupphandling och selektiv upphandling:När beslut fattats om vilka anbudssökande som uppfyllt kraven på leverantören och vilka som ska få deltaska dessa aviseras om att förfrågningsunderlaget finns tillgängligt i Allego Document. Övriga leverantörererhåller besked om att de inte är utvalda. Avslöja aldrig hur många eller vilka leverantörer somerhållit förfrågningsunderlaget!6 AnbudstidenBesvara eventuella frågor från anbudsgivarna. I förfrågningsunderlaget ska det framgåpå vilket vis som frågor avseende aktuell upphandling kan ställas. Alla frågor skallställas skriftligen.I förfrågningsunderlaget angiven kontaktperson ska vara anträffbar under helaanbudstiden. Om detta inte är möjligt ska en ersättare utses. Frågor ska besvarassnarast.Frågor från anbudsgivarna?Om frågor ställs, begär att få dem skriftligt per brev, e-post eller via telefax. Sparafrågorna i upphandlingsakten. Svara alltid skriftligt på frågor från presumtivaanbudsgivare, per brev, e-post eller telefax. Spara svaren och eventuella faxkvitton iupphandlingsakten. De frågor och svar som kräver att förfrågningsunderlaget förtydligaseller kompletteras skall tillsändas samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget.Spara svar och sändlista eller eventuellt faxkvitto. Tänk på att skicka medförtydligande/kompletteringar till de förfrågningsunderlag som därefter skickas iväg.8

Brev som inkommer under anbudstiden!Var uppmärksam på att brev som inkommer under anbudstiden kan innehålla annat änanbud - t.ex. frågor eller avböjande. Brev där det inte entydigt framgår att det innehålleranbud ska därför öppnas vid ankomsten.Förlängning av anbudstiden?Förläng inte anbudstiden annat än i yttersta undantagsfall och - om så sker i början avanbudstiden. Förlängning ska inte accepteras enbart av det skälet att en anbudsgivarebegär det.7 Mottagande och öppnande av anbud/ansökningarMottagandet av inkomna anbud utförs av den som utsetts motta anbuden. Anbudsöppningsker med minst två representanter av Region Siljan.AvböjandenAvböjanden som inkommer under anbudstiden öppnas och läggs i upphandlingsakten.8 AnbudsprövningPrövning och utvärdering av anbuden genomförs i tre steg:1. Prövning av kraven på leverantören2. Prövning av kraven på varan/tjänsten sk. ”skall-krav”3. Utvärdering av anbudenSteg 1 - Prövning av kraven på leverantören• Kontrollera att anbudsgivaren inte bör uteslutas till följd av reglerna i 1 kap 17 – 18 §eller 6 kap 9 - 10 § i LOU.• Pröva vilka anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantör.• Ibland kan det finnas anledning att begära in förtydliganden eller kompletterandeupplysningar från anbudsgivarna. Dessa förtydliganden ska begäras på ett sätt somgaranterar att alla anbudsgivare behandlas lika, utan risk för särbehandling.• Dokumentera prövningen av leverantörskraven i upphandlingsrapporten.Prövning sker dels utifrån krav enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) och dels utifrån dekvalificeringskriterier som anges i annonsen eller i förfrågningsunderlaget.Uteslutning på formella grunder:• Formella krav LOU 1 kap 17 §• Formella krav LOU 6 kap 6 §• Begärda handlingar, bevis eller beskrivningar enligt nedan saknas.• Anbudsansökan eller anbudet har inkommit för sent.Juridisk ställning:• Blankett registreringsbevis eller motsvarande• Blankett SKV 482015 ”begäran om upplysningar vid upphandlingar” eller motsvarande.• F-skattebevis utfärdat av skattemyndigheten eller motsvarande.9

Ekonomisk och finansiell ställning:*• Senaste årsredovisning(ar)• Ansvarsförsäkring• Intyg/företagsgarantier• NyckeltalTeknisk förmåga och kapacitet:*Varor: Leverantören ska bevisa sin tekniska förmåga och kapacitet, särskilt med hänsyn till varornas art,mängd och ändamål, t ex genom att i förekommande fall:• beskriva tekniska resurser• beskriva åtgärder för kvalitetssäkring• beskriva eventuell forsknings- och utvecklingsresurser• ange namn på tekniker som anlitas• ange namn på organ som anlitas• lämna prover• beskriva efterfrågade varor med styrkt äkthetsbevis• intyga att varorna överensstämmer med standarder eller specifikationerByggentreprenader: Leverantören ska bevisa sin tekniska förmåga och kapacitet endast genom ett eller fleraav följande bevis:• beskriva utbildning och yrkeskvalifikationer för ledning• beskriva vilka verktyg och vilken maskinell och teknisk utrustning man förfogar över• ange årsgenomsnitt för antalet anställda• ange namn på tekniker som anlitas• ange namn på organ som anlitasTjänster: Leverantören ska bevisa sin tekniska förmåga och kapacitet särskilt med utgångspunkt i hansskicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet t ex genom att:• beskriva utbildning och yrkeskvalifikationer för ledning• ange namn på tekniker som anlitas• ange namn på organ som anlitas• ange årsgenomsnitt för antalet anställda• beskriva vilka verktyg och vilken maskinell och teknisk utrustning man förfogar över• beskriva åtgärder för kvalitetssäkring• beskriva forsknings- och utvecklingsresurser*I förordning (1998:1364) om bevis vid offentlig upphandling anges vad som räknas som bevis förovanstående.Vilka förtydliganden och kompletteringar kan begäras?Det är inte tillåtet att låta en anbudsgivare komplettera ett i väsentliga styckenofullständigt anbud. Ett förtydligande avser begäran om klarläggande av uppgifter somredan lämnats i anbudet.Möjligheterna att förtydliga och komplettera anbuden kan variera mellan olikaupphandlingar. Utgångspunkt bör vara att ingen anbudsgivare blir annorlunda behandladän de övriga. Om så är fallet bör anbudsgivaren inte ges möjlighet att komplettera sittanbud.Man får begära att ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kanske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.En upphandlande enhet får medge att en anbudsgivare eller anbudssökande rättar enuppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet elleransökningen att få lämna anbud.Delbeslut - Godkända leverantörer10

Fatta skriftligt beslut om vilka anbudsgivare som uppfyller kraven på leverantören.Motivera också varför någon leverantör inte gör det.Vid urvals och selektiv upphandling:De anbudssökande som inte uppfyllt kraven erhåller ett meddelande om detta. Imeddelandet anges skälet till detta - d.v.s. vilket/vilka krav som inte uppfyllts redovisas.De anbudssökande som uppfyllt kraven och väljs för att få deltaga i en anbudstävlanerhåller besked om detta samtidigt som de får förfrågningsunderlaget.Steg 2 - Prövning av kraven på varan/tjänsten• Gå igenom varje anbud och kontroll av att skall-kraven uppfylls.• Eventuella förtydliganden och kompletteringar begärs. Observera att dessa förtydligandenskall begäras på ett sätt som garanterar att alla anbudsgivare behandlas lika.• I upphandlingsrapporten dokumenteras vilka anbud som uppfyller samtliga krav och vilkasom inte uppfyller kraven.Basera sammanställningen på kraven i den utformning de har i förfrågningsunderlaget. Varsärskilt uppmärksam på sådant som kan betraktas som underförstått. Begär förtydligande frånanbudsgivaren om det finns risk för att olika tolkningar kan förekomma.Begäran om förtydliganden eller kompletteringar från anbudsgivarna ska utgå från att allabehandlas lika.Dokumentera alltid på ett tydligt sätt orsaken till att en anbudsgivare inte uppfyllersamtliga ställda krav. Redovisa alltid vilket krav i förfrågningsunderlaget som inte äruppfyllt.Steg 3 - Utvärdering av varan/tjänst• Endast de anbud som efter prövningarna i steg 1 och 2 visat sig uppfyllaleverantörskraven och samtliga skall-krav på varan/tjänsten utvärderas.• Eventuella förhandlingar genomförs om behov av detta finns. Dokumentera hurförhandlingen genomförts och se till att samtliga anbudsgivare skriftligt bekräftarde överenskommelser som nåtts i förhandlingarna innan några beslut fattas.• Genomför utvärderingen enligt den modell som angetts i anbudsinbjudan - lägstapris alternativt det ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdera i det senare falletsamtliga kriterier.• Dokumentera anbudsutvärderingen av samtliga kriterier.• Förankra förslaget till beslut hos de interna intressenter som deltar i upphandlingen- t.ex. uppdragsgivare, referensgrupp och beslutsfattare.• Färdigställ upphandlingsrapporten med ett förslag till beslut.•Tänk på vid förhandling!Genomför förhandlingar på ett sätt som gör att anbudsgivarna behandlas likvärdigt utifrånde anbud de lämnat.Förhandling bör alltid genomföras med flera anbudsgivare - en väsentlig faktor för attbehandlingen av anbudsgivarna ska anses som likvärdig.Enbart det faktum att ett anbud ligger på en hög kostnadsnivå jämfört med övriga anbudbör inte diskvalificera anbudsgivaren från att inbjudas till förhandlingFörhandlingarna får inte innebära att förfrågningsunderlagets krav och förutsättningarändras.11

I det fall det visar sig att inget av anbuden uppfyller samtliga ställda krav - trots attförhandlingsmöjligheten har använts - kan inget av anbuden antas utan upphandlingen fårgöras om.MBL-förhandling!Upphandling av vissa konsulttjänster ska MBL-förhandlas innan beslut fattas.9 TilldelningsbeslutTilldelningsbeslut fattas enligt gällande delegationsordning för upphandlingar. Beslutetska överensstämma med de slutsatser som anges i upphandlingsrapporten.10 TilldelningsmeddelandeEtt tilldelningsmeddelande skickas/aviseras till samtliga anbudsgivare med informationom vilket beslut har fattats. Meddelandet skall innehålla uppgifter om vald leverantör ochskälen för beslutet. Minst 12 dagar (inklusive helgdagar) måste gå från datum förmeddelandet innan den upphandlande enheten kan avsluta upphandlingen genom ettupphandlingskontrakt.Alla anbudsgivare är bundna av sina anbud till dess anbudens giltighetstid löper ut, trotsatt de fått upplysningar om att en annan anbudsgivare tilldelats kontraktet. Underrättelseom tilldelningsbeslutet innebär således inte att de övriga anbuden förkastats.Beslut ska vara fattat och avtal (beställning) vara slutet innan giltighetstiden för anbudenutgår. Efter denna tidpunkt gäller inte anbuden längre och upphandlingen får därmedgöras om, förutsatt att inte giltighetstiden förlängs.Vid eventuell förlängning av giltighetstiden måste förfrågan ställas till samtligaanbudsgivare och alla måste också acceptera förlängningen.11 AvtalsslutandeBehörig person hos leverantören ska skriva på båda avtalsexemplaren. Kontrollera attundertecknare är behörig.BeställningSluts avtalet i form av en beställning skickas beställningen i två exemplar till leverantörenför underskrift. Ange sista datum när undertecknad beställning ska vara returnerat tillköparen.BeställningserkännandeDe returnerade beställningarna får inte innehålla några ändringar eller tillägg. Omleverantören har ändrat något - t.ex. lagt till en rad om att frakt tillkommer eller bifogatsina allmänna leveransvillkor m.m. - behöver denna avvikelse klargöras:• Om ändringen är korrekt sätts signatur bredvid anteckningen som bekräftelse på attavvikelsen godkänts.• Om tillägget inte är korrekt tas kontakt med leverantören för att tillse till att denneinkommer med ett nytt - korrekt - beställningserkännande.12

12 Intern information mmInformation om avtalet/beställningen sammanställs och delges berörda internaenheter/personal.Informationen görs tillgänglig när avtalet har undertecknats av båda parter eller när detundertecknade beställningserkännandet inkommit.13 Avtalsplanering och uppföljningAvtal som sträcker sig över en längre period - ramavtal eller längre konsultuppdrag - skaföljas upp.Uppföljning av avtalet och eventuell bevakning av avtalsförlängning och ny upphandlingbör tidsplaneras.Uppföljningen av avtal ska bland annat visa om:• leverantören fullgör sitt åtagande enligt de överenskomna villkoren?• köparen fullgör sitt åtagande enligt de överenskomna villkoren?• leverans utförs i rätt tid?• leveransförsening inträffat - har de avtalade vitesvillkoren tillämpats?• de förväntningar som köparen angav i förfrågningsunderlaget har infriats -avtalsvolymer m.m?• avtalet är känt hos de som kan ha behov av att använda avtalet och använder dessaavtalet?• köparens uppdragsansvarig/avropare är nöjda med avtalet?• leverantören är nöjd med avtalet?• förändringar behöver göras av förfrågningsunderlaget inför en kommandeupphandling?De är av stor vikt att de villkor som avtalats också tillämpas.14 Efter avslutad upphandlingEfter avslutad upphandling sänds i förekommande fall en annons till TED.Lämna samtliga handlingar som ska förtecknas i diariet till den som är utsedd attdiarieföra handlingarna. Detta gäller bl.a. samtliga anbud och övriga inkomna skrivelserfrån anbudsgivarna samt originalavtal/beställningserkännande.Vad ska upphandlingsakten innehålla?1. Anskaffningsbeslut2. Eventuellt MBL protokoll (innan upphandlingen påbörjades)3. Anbudsinbjudan med förfrågningsunderlag4. Eventuell annons i dagspress el. liknande5. Sändlista6. Eventuell korrespondens under anbudstiden7. Undertecknad anbudsförteckning (öppningsprotokoll)8. Samtliga anbud9. Dokumentation över prövningen av leverantör10. Dokumentation av prövningen av varan/tjänsten13

11. Eventuell korrespondens med anledning av 9. och 10. ovan12. Dokumentation över anbudsutvärdering13. Eventuellt MBL protokoll (innan tilldelningsbeslutet fattades)14. Tilldelningsbeslut och tilldelningsmeddelande15. Undertecknat avtal/Beställningserkännande16. EGT-annons avseende upphandlingens resultat17. Korrespondens under avtalstiden18. Leveransgodkännande (om det inte är ett ramavtal)19. Dokumentation från avtalsuppföljning.15 Efter att avtalet har gått utDiarieför och lägg in eventuell tillkommande korrespondens i akten som inkommit underavtalsperioden.Dokumentera resultatet av upphandlingen och avtalsuppföljning och lägg detta i akten.Arkivera ärendet.14

BILAGA TILL UPPHANDLINGS-/INKÖPSPOLICYRIKTLINJER FÖR DIREKTUPPHANDLING (2007-12-12)Gäller för: Region Siljan samt kommunerna Leksand, Älvdalen,Rättvik, Orsa och MoraUtgångspunkterLagen om offentlig upphandling – LOU (1992:1528) Huvudregeln för upphandling i 1 kap 4 § gäller även direktupphandling (portalparagrafen). –”Upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigtgenomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommandehänsyn”. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om han inte uppfyller kraven i 6 kap 9 § (LOU). Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl.Tryckfrihetsförordningen (1949:105)Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller påannat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighetoch enligt 6 eller 7 § (Tryckfrihetsförordning) är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.Ställningstaganden för fastställande av riktlinjerDefinition av direktupphandling vid lågt värdeDirektupphandling på grund av lågt värde kan ske När ramavtal saknas När ramavtal finns inom produktgruppen –men inte exakt den efterfrågade produkten När det sammanlagda värdet under ett år beräknas understiga nedan angivna basbelopp När kostnaderna för en mer formell upphandling inte står i rimlig proportion till upphandlingens värde1

Fastställande av lågt värdeBILAGA TILL UPPHANDLINGS-/INKÖPSPOLICYDirektupphandling får endast förekomma när värdet på det som ska upphandlas inte överstiger:• Fem (5) basbelopp för varor• Sju (7) basbelopp för tjänster• 10 (10) basbelopp för byggentreprenaderFör medlemskommunerna gäller att:• Över ett (1) basbelopp avseende varor och• två (2) basbelopp avseende tjänster ska alltid Region Siljan kontaktas. Region Siljan gör då en bedömningvilket tillvägagångssätt som är lämpligt för den aktuella upphandlingen.• Byggupphandlingar är undantagna från Region Siljans uppdrag.Definition av direktupphandling av synnerliga skäl Skall tillämpas vid synnerlig brådska som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlandeenheten. Bristande planering är inte en sådan situation. Oavsett värdet på upphandlingen kan direktupphandling på grund av synnerliga skäl tillämpas. I förekommande fall ska Region Siljan alltid kontaktas.Affärsmässighet I den mån det är lämpligt ska utnyttjande av konkurrens alltid ske vid direktupphandling. Vid konkurrensutsättningen ska skriftliga anbud tas in. Direktupphandlingen ska präglas av god affärsetik.DokumentationAllt väsentlig i direktupphandlingen ska dokumenteras, t ex: Köpare, avdelning, personnamn Tillfrågade leverantörer Redovisning av priser och villkor Vald leverantör med motiveringArkiveringDokumentationen ska sparas på ett säkert ställe enligt de arkivregler som gäller. På uppmaning av Region Siljanskall förteckning över genomförda direktupphandlingar redovisas. Handlingar för direktupphandlingar somgenomförs av RS diarieförs och förvaras hos Region Siljan. Kommunerna bör göra på ett motsvarande sätt.Offentlig handling – sekretessVid genomförandet av direktupphandlingen ska de sekretessbestämmelser (framför allt Sekretesslagen 6 kap 2 § och8 kap 10 §) som gäller vid upphandling följas, t ex;att ingen anbudsgivare ges information om en planerad upphandlingatt antal anbud och deras innehåll är sekretessbelagd information fram till tilldelningsbeslutet.2

DelegationBILAGA TILL UPPHANDLINGS-/INKÖPSPOLICYRegion Siljans och medlemskommunernas delegationsordning reglerar vem som har rätt att genomföradirektupphandling under i denna bilaga angivna ramar.Krav på leverantörerOm misstanke finns att det direktupphandlade företag inte sköter sina åtagande enligt 6 kap 9 § ska kontroll göras avföretaget av den som har gjort upphandlingen.JävDen som genomför en direktupphandling bör vara observant om jäv föreligger, se vidare”Kvalitetsförsäkringsrutiner för upphandlingar inom Region Siljan”.3

Befogenheter* och behörigheter* gällande upphandling,inköp och avrop av varor, tjänster och byggentreprenaderinom Region SiljanNedan delegering avser processen ”Hantera anskaffning”. Följande attesträtter gäller:Om det krävs ett investeringsbeslut för en aktuell anskaffning skall investeringsbeslutet finnas innan enupphandling får påbörjas.Beslut om anskaffning tas alltid av en budgetansvarig chef och ges som ett attesterat uppdrag genomuppdragsgivning till Region Siljans upphandlingsenhet för verkställighet** enlighet med gällande”Inköps- och upphandlingspolicy för kommunalförbundet Region Siljan och dess medlemmar”.Beslut om val av leverantör (sk tilldelningsbeslut) baseras på utvärderings- och förhandlingsresultat ochtas av föredragande upphandlare i samråd med uppdragsgivaren eller i förekommande fall av enstyrgrupp för upphandlingen.Upphandling av byggentreprenader samt direktupphandlingar är tills vidare undantagna menupphandlingsenheten skall biträda medlemmarna enligt den aktuella policyn.VERKSTÄLLANDE** AV UPPHANDLING,DIREKTUPPHANDLING OCH AVROPÄrendeUpphandlingschef Upphandlare Medlemmarna enl den aktuellapolicyn***Träffande avObegränsadUpp till aktuellatröskelvärdenAlla avtal samordnas, upphandlasoch tecknas avram- ochupphandlingsenhetenavropsavtalUpphandlingEnligt uppdragEnligt uppdrag upp tillaktuella tröskelvärdenAlltid obligatoriskt samråd medupphandlingsenhetenenligtattesteratuppdragDirektupphandlingVaror: 5 basbeloppVaror: 5 basbeloppObligatoriskt samråd med(små köp)Tjänster: 7 basbeloppTjänster: 7 basbeloppupphandlingsenheten närByggentreprenader: 10Byggentreprenader: 10Varor: 1 basbeloppbasbeloppbasbeloppTjänster: 2 basbeloppByggentreprenader: 10 basbeloppAvrop från gällanderamavtalObegränsad Obegränsad Obligatoriskt samråd medupphandlingsenheten när10 basbelopp*Behörighet = vad man enligt (ställnings) fullmakt kan göra med bindande verkan för huvudmannen (attgöra utåt). Befogenhet= vad man har lov av huvudmannen att göra (det interna förhållandet).**Verkställande = handlägga upphandling och avrop samt teckna kontrakt.***Utöver denna gäller respektive medlemskommuns egen delegation.4