Trabalhadores

Em termos gerais, o estudo diagnóstico revelou a predominância de práticasinformais e não normalizadas no que respeita a gestão documental, a inexistênciade um plano de classificação, de uma tabela de seleção (tabela de temporalidadede documentos), de um sistema de registo integrado da documentação e a inadequaçãodos locais para depósito da documentação em fase semiativa e inativa.Em breves palavras, havia que dotar o Centro de Arquivo e Documentaçãoda CGTP-IN das ferramentas básicas de gestão documental, que figurariamcomo elementos fundamentais na referida proposta de intervenção 10 . Mas, a juntarao trabalho de natureza estritamente técnica, identificou-se ao longo do processouma forte necessidade de sensibilização da estrutura interna da CGTP-IN paraa importância de um sistema de arquivo mais eficiente, alertando funcionários edirigentes para as vantagens de uma gestão mais cuidada da sua documentação,normalizando procedimentos e criando ferramentas de gestão e controle. Havia,pois, que complementar todo este trabalho com um esforço de consciencialização,ainda que incipiente nesta fase, dada a exiguidade dos recursos humanos (apenasum técnico superior de arquivo a meio tempo), e com a igualmente imperiosanecessidade de formação.Esta investigação preliminar, a que correspondeu o estudo diagnóstico eproposta de intervenção, permitiu ainda que nos apercebêssemos de um aspectofundamental para o sucesso de um projeto desta natureza: o contexto organizacionalem que o mesmo viria a ser implementado. Por exemplo, a forma como otrabalho de arquivo é entendido e caracterizado no seio da instituição auxiliou ogrupo de trabalho da DGARQ e CGTP-IN a clarificar algumas dúvidas quanto àviabilidade das medidas adotadas na proposta de intervenção e a optar claramentepor umas em detrimento de outras, que se previa não viessem a surtir o efeitodesejado.Também foi possível constatar a existência de importantes lacunas no fundodocumental da CGTP-IN, causadas por circunstâncias várias e que são particularmentenotórias no acervo de natureza histórica.A conclusão do estudo permitiu-nos definir de forma clara as prioridadesde intervenção no quadro mais alargado de todo o processo de re-estruturação dosistema de arquivo. Do cronograma de atividades entretanto elaborado, destacam-seas principais medidas.No que respeita o arquivo corrente, identificou-se a necessidade de redefinira arquitetura do sistema de arquivo, tendo-se sugerido três soluções possíveis:arquivo centralizado, descentralizado ou híbrido/desconcentrado; a elaboração deum sistema de registo eletrônico integrado; e a preparação de um plano de classificaçãoe tabela de seleção.164