ARQUIVO NACIONAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2008

Dados financeirosUNIDADE MONETÁRIA PREVISTO REALIZADO %Real 482.000 428.898 88,98%Para garantir a preservação e segurança do acervo foram realizadas as seguintes atividadesem 2008 pelo Arquivo Nacional: implantação do Sistema de Detecção de Incêndio e obras decompartimentação dos depósitos localizados no bloco F, objetivando a ampliação e adequação das áreas deestocagem de documentos. Essas atividades e alterações no cronograma de término das obras nos depósitosocasionaram a indisponibilidade de acesso a cerca de 80% dos conjuntos documentais durante determinadosperíodos durante o ano, interferindo nos resultados alcançados na ação, quanto ao atendimento presencial e adistância que poderia ter apresentado um índice de crescimento maior do que o registrado respectivamentepela COCAC e pela COADI, coordenações responsáveis pelo acesso à informação pelos usuários.Os dados físicos mensais, referentes aos atendimentos a usuários, eram compostos até 2007de informações numéricas fornecidas pela COGED, pela COREG, pela COCAC (novos usuários inscritos,atendimentos presencias e telefônicos), pela COADI (correspondência via postal, correspondência enviadapor e-mail, respostas imediatas por e-mail e esclarecimentos telefônicos) e pelas visitas às páginas através doportal do Arquivo Nacional, essa última estatística está disponível no sítio web do Arquivo Nacional napágina em www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/plugins/system/org.awstats/sys/awstats.htm. Com acriação da atividade de Divulgação do Acervo Documental, dentro da Ação de Promoção de Eventos, criouseum impasse quanto à apropriação destes dados se na ação de Atendimento aos Usuários ou na recémcriada ação de Promoção de Eventos. Os números obtidos pelos contadores dos sítios dos programas doCONARQ (152.876 acessos), HISTÓRIA COLONIAL (122.413), SIGA (25.152), EXPOSIÇÕESVIRTUAIS (20.261), DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (9.202), ESCUDO AZUL (8.542), PORTALAN(6.900), ARQUIVOS MÉDICOS (9) e DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (4). Estes dados, entretanto nãoforam lançados nem na Ação de Atendimento ao Usuário nem na Ação de Promoção de Eventos (Divulgaçãodo Acervo Documental), gerando o percentual distorcido de 15,27%. Quando a situação foi constatada esolicitada a correção no SIGPLAN, o mesmo já estava fechado para acertos. Se o número de 345.359acessos, somados aos outros 67.434 tipos de atendimentos, perfazendo um total de 412.793 usuáriosatendidos, tivessem sido computados, o percentual de realização seria de 93,48%. Vale ressaltar que osnúmeros de acesso tiveram a sua metodologia de cálculo alterada, tornando-os mais precisos, não sendocomputados, como era feito anteriormente, os acessos internos dos servidores da própria Instituição, e os IPspassaram a ser identificados, sendo computados somente uma única vez, independentemente do número devezes que as páginas são acessadas durante um dia.Para o próximo exercício nesta ação serão apropriados os dados de visitas institucionais,tanto presenciais quanto por intermédio de nosso Portal e das diversas páginas da Internet e banco de dadosdisponíveis para conhecimento de nosso acervo e da missão institucional.A Coordenação de Consulta ao Acervo (COCAC), durante o ano de 2008 realizou19.340 atendimentos presenciais durante o ano, um crescimento de 8,62% relativo aos 17.672 atendimentosde 2007, gerando 31.088 solicitações de documentos e 4.019 requisições de serviço.a) Biblioteca2.3.8.1 Tratamento Técnico do Acervo BibliográficoNo exercício de 2008 foram classificados e incluídos na base Sysbibli 5.115 títulos delivros, folhetos, livros raros, partes de livros, eventos, referências, teses e material especial; 172 títulos deperiódicos e 1.956 fascículos, totalizando, neste ano, 7.243 inserções na base, em continuidade ao inventárioque já conta com um total de 65.340 títulos inseridos. Em julho de 2008 foi inaugurada a vitrine de novostítulos da Biblioteca, no portal da Intranet, dinamizando a divulgação do seu acervo bibliográfico.b) Base Estatística do Acervo BibliográficoCriada em Access a presente base tem como objetivo realizar o controle das entradas esaídas do acervo bibliográfico do Arquivo Nacional, podendo o mesmo ocorrer por meio de compras,doações, recolhimentos e permutas. Com a presente base podemos recuperar ainda as seguintes informações:45