ARQUIVO NACIONAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2008

• Checagem da migração para o SIAN da base de dados original e elaboração de tabela deequivalência do fundo/coleção Diversos SDH Caixas, código 2H. (GABIN).• Diagnóstico da migração para o SIAN da base de dados original Serviço de Comunicaçõesdo Ministério da Justiça e parecer conclusivo. (GABIN).• Reconstituição parcial (livros de registro do século XVIII e XIX) da tabela de equivalência(base de dados original com SIAN) do Fundo Casa da Moeda do Brasil. (CODES eGABIN).• Diagnóstico da migração para o SIAN da base de dados original Sesmarias em relação àpublicação recente (v. 1 publicada em 2002 e v. 2 publicada em 2005) e identificação daausência, ainda, das sesmarias referentes ao Rio de Janeiro para programação de suainclusão. (CODES e GABIN).• Grupo de Trabalho para Construção do Vocabulário Controlado (GT-VOC), com o objetivode desenvolver estudos e elaborar o vocabulário controlado para a descrição e a indexaçãonecessárias ao Sistema de Informações do Arquivo Nacional (SIAN). Durante o ano de2008 foram desenvolvidas as seguintes atividades: Elaboração de levantamento bibliográfico sobre linguagem documentária, construção devocabulários controlados, indexação, recuperação da informação, terminologia enormalização terminológica. Realização de Seminário Interno, com a finalidade de nivelar o conhecimento sobrecontrole terminológico e capacitar o Grupo para a tarefa proposta. Foi estabelecida aleitura de textos sobre teoria do conceito, leitura documentária, indexação, elaboraçãode vocabulário controlado e normalização terminológica. Criação de pasta para o Grupo na rede de computadores do Arquivo Nacional paradisponibilizar artigos científicos, bem como os registros de reuniões, documentos eformulários produzidos para o desenvolvimento do trabalho proposto. Identificação dos instrumentos de pesquisa que possuem índices temáticos egeográficos, que serão utilizados como fontes para o levantamento dos termos queformarão o vocabulário controlado. Discussões técnicas sobre a política de indexação adotada por cada unidade que realizaprocessamento técnico de acervo, abordando os instrumentos utilizados para indexaçãoe controle terminológico, o que possibilitou ao grupo detectar deficiências relativas àindexação e apontar soluções quanto à padronização de procedimentos. Formação de Subgrupo responsável pela análise de softwares para a construção devocabulário controlado, de padrão livre, disponíveis na Internet para download, tendoem vista o grande volume de termos que deverão ser controlados, evitando-se, assim,erros quanto ao controle e estabelecimento das relações entre termos. Elaboração do Projeto para Construção do Vocabulário Controlado do ArquivoNacional, estabelecendo as justificativas, os objetivos, a metodologia, as ferramentas, aapresentação do vocabulário controlado, a elaboração de manual e de cronograma. Definição da metodologia de trabalho e elaboração de Ficha para ControleTerminológico e planilha para levantamento dos termos. Levantamento de termos nos instrumentos de pesquisa anteriormente identificados,totalizando, até o momento, 28.817 (vinte e oito mil e oitocentos e dezessete) termos. Módulo Descrição Multinível Integrada - DMI (GABIN e COPRA)• Cadastramento de 19 fundos e coleções que deram entrada, de diferentes formas, nainstituição, quais sejam: Assessoria de Segurança e Informações da Companhia Brasileira de Armazenamento; Assessoria de Segurança e Informações da Companhia de Financiamento da Produção; Assessoria de Segurança e Informações da Companhia Energética do Piauí; Assessoria de Segurança e Informações da Eletrobrás (Centrais Elétricas BrasileirasS.A.); Assessoria de Segurança e Informações da Fundação Nacional do Índio; Assessoria de Segurança e Informações da Superintendência do Desenvolvimento daPesca; Assessoria de Segurança e Informações da Universidade de Brasília; Assessoria de Segurança e Informações da Universidade Federal de Sergipe; Assessoria de Segurança e Informações da Universidade Federal do Pará; Assessoria de Segurança e Informações do Banco Nacional de DesenvolvimentoEconômico e Social;30