ACERVO

ACERVOR E V I S T A D O A R Q U I V O N A C I O M AVOLUME 7 • NÚMERO 01/02 • J AN/DEZ • 1994NOVAS TECNOLOGIASEM AROUIVOSMINISTÉRIO DA JUSTIÇAARQUIVO NACIONAL

Ministério da JustiçaArquivo nacionalACERVOR E V I S T A DO A R Q U I V O N A C I O N A LRIO DE JANEIRO, V.7, NÚMERO 01/02, JANEIRO/DEZEMBRO 1994

O 1994 by Arquivo NacionalRua Azeredo Coutinho. 77CEP 20230-170 - Rio de Janeiro - RJ - BrasilPresidente da RepúblicaItamar TrancoMinistro da JustiçaAlexandre Dupeyrat MartinsDiretor Geral do Arquivo NacionalJaime Antunes da SilvaEditoresMarcus Venicio T. Ribeiro e Sílvia ninita de Moura EstevãoConselho EditorialAna Maria Cascardo, Ingrid Beck, Marcus Venicio T. Ribeiro, Maria Angélica BrandãoVarella, Maria Isabel de Oliveira, Milda Sampaio Barbosa, Rosina lannibelli, Sílvianinita de Mourào EstevãoConselho ConsultivoAna Maria Carmago, Angela Maria de Castro Gomes, Boris Kossoy, Célia Maria LeiteCosta, Elizabeth Carvalho, Francisco Falcon, Francisco Iglesias, Helena Ferrez,Helena Corrêa Machado, Heloísa Liberalli Belotto, limar Rohloff de Mattos, JaimeSpinelli, Joaquim Marcai Ferreira de Andrade, José Carlos Avelar, José SebastiãoWitter, Léa de Aquino, Lena Vânia Pinheiro, Margarida de Souza neves, Maria InezTurazzi, Marilena Leite Paes, Regina Maria M. P. Wanderley, Solange ZúnigaEdição de TextoJosé Cláudio da Silveira Mattar e Tânia Maria CubaProjeto GráficoAndré Villas BoasEditoração Eletrônica. Capa e IlustraçãoJorge Passos MarinhoBittencourtResumosMaria do Carmo T. Rainho e Marilda Alves Dias (versão em inglês)Daniel Mordemann (versão em francês)RevisãoJosé Cláudio da Silveira Mattar e Tânia Maria CubaSecretariaJeane D'ArcCordeiroBittencourtAcervo: revista do Arquivo nacional. —v. 7, n. 1-2 (Jan./dez. 1994). — Rio de Janeiro: Arquivo nacional,1994.v.; 26 cmSemestralSuspensa de 1990 a 1992Cada número possui um tema distintoissn 0102-700-X1. Arquivologia - Periódicos 2. História - Periódicos 3. Arquivos -Tecnologia Aplicada - Periódicos I. Arquivo nacional

uR01APRESENTAÇÃO03O IMPACTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO SOBRE PRINCÍPIOSE PRÁTICAS DE ARQUIVOS: ALGUMAS CONSIDERAÇÕESCharles N. Dollar39PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO: UM PASSEIO POR SUAEVOLUÇÃO!Diva Luiza SantAnnaLobo65OS ARQUIVOS E OS DESAFIOS DE UM MUNDO EM MUDANÇASMarilena Leite PaesNOVAS TECNOLOGIAS NO ARQUIVO GERAL DAS ÍNDIASPedro Qonzáles Qarcia

91METODOLOGIA PARA AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS ECENTROS DE DOCUMENTAÇÃOMíriam Yanitchkis Couto97VIDEOCASSETE: A HISTÓRIA EM CORESFÁCIL PROUUÇAO DIFÍCIL CONSERVAÇÃONisiclér MoreiraFigueira107 *PERFIL INSTITUCIONALSISTEMA BNDESA INTEGRAÇÃO DE TECNOLOGIAS NO GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS DEARQUIVOLéa de Aquino121PERFIL INSTITUCIONALINSTITUTO. CULTURAL ITAÚLITERATURA NA ERA DA INFORMÁTICA129BIBLIOGRAFIA

A P R E S E N T A Ç Ã OEste número da revista Acervo,dedicado a novas tecnologias aplicadasaos arquivos, chega ao público nomomento em que várias tecnologiasaqui tratadas já estão incorporadas defato à vida das instituições ou são vistascomo perspectivas plausíveis de seremincorporadas ao dia-a-dia.Sem a pretensão de exaurir oudecompor analiticamente o tema nosdiferentes aspectos e questões quesuscita, por limitações físicas da revistae sobrecarga de compromissosprofissionais de alguns autoresconvidados, este número funcionacomo termômetro dos múltiplos estágiostecnológicos vividos por instituiçõesnuma mesma época. A despeitode experiências mais, ou menos, avançadas,as preocupações técnicas dessasinstituições tém uma base comum.A idéia de dedicar um número da revistaAcervo às novas tecnologias remonta a,no mínimo, quatro anos atrás, quandoprovidenciou-se a versão de trabalhoinédito de Charles Dollar, intitulado Theimpact of information technologies onarchival principies and practices: someconsiderations. Macerata, Itália,setembro de 1990. 55p. dat.O texto de Dollar, aqui publicado na suaíntegra, é a primeira versão de umtrabalho mais tarde modificado eampliado pelo autor, decorrente dediscussões tidas com outrosespecialistas em Macerata (ver Dollar, C.The impact of information technologieson archival principies and methods.Washington, DC, dezembro de 1991.163 p. dat.). Este trabalho, aliás, está amerecer uma publicação especial emportuguês.Como contraponto à 'antigüidade' dotexto de Dollar, temos a atualidade do

artigo de Pedro Qonzález Qarcia, cujoArquivo, sob sua direção, após percorrerexaustivas etapas de digitação edigitalização, dedica-se, agora, a ampliara sua comunicabilidade, de modo apoder ser acessado de remotasdistâncias do planeta.O estusiasmo das abordagens de Dollare Qonzález também está presente nosdemais artigos, até mesmo quandocuidam de advertir para os efeitoscolaterias de usos não muito atentos detecnologias que registram e difundeminformações, como é o caso do artigode Marilena Leite Paes. Diva Lobo nosoferece uma síntese da evolução datecnologia informática no que dizrespeito ao processamento, àtransmissão e à difusão da informação.Niseclér Moreira Figueira enfoca atecnologia do videocassete, destacandoos problemas decorrentes da utilizaçãode diferentes formatos e padrões, asdificuldades para a sua preservação eindicando formas de recuperação dainformação. Miriam Yanitchkis Coutopropõe uma metodologia paraautomação de arquivos, bibliotecas ecentros de documentação.Compõem, por fim, este número doisperfis institucionais com tônicas bemdiferenciadas - o do Banco nacional deDesenvolvimento Econômico e Social -BMDES, por Léa de Aquino, e o doInstituto Cultural Itaú -, além de, comode hábito, uma bibliografia básica sobrea temática, esta elaborada pelo Setor dePublicações Oficiais e Biblioteca daDivisão de Acesso à Informação doArquivo nacional.E fica pautado, desde já, um volume deAcervo sobre o tema recuperação dainformação.OSEDITORES

Charles M. DollarAssistente do diretor do Archival Research and Evaluation Staff (F1SZ), Mational Archives andRecords Administration.O impacto cias tecnologias cieinformação soWe princípios epráticas cie arquivos % algumasconsideraçõesINTRODUÇÃOOtema desta conferência. Os arquivistas no1limiar do ano 2.000 -Balanço e Perspectiva, subentendeque, na medida em que seregistra o começo do fim doséculo XX, apresentam-se pontosde vista divergentes sobre o queos arquivistas fazem e quãosatisfatoriamente o fazemos. Este temaé ao mesmo tempo interessante e bemvindo,particularmente quando estárelacionado a tecnologias de informação,as quais muitos acreditam teremum efeito profundo sobre a sociedade,sobretudo no modo em que o trabalhose realiza.Esta ligação reforça umapreocupação que se manifestouna Segunda Conferência Européiasobre Arquivos, realizada em AnnArbor, Michigan, em maio de1989. Reconhecendo a importânciadas tecnologias deinformação nos anos de 1990, aconferência demandou por umestudo do impacto delas, sobreprincípios e práticas de arquivos. Emacordo com esta solicitação, portanto,este escrito examina este impacto sobreos princípios e práticas de arquivos .2Dividi este exame em duas seções, aprimeira das quais consiste em umretrospecto do que eu considero comoimperativos tecnológicos. EssesAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2. p. 3-38. Jan/dez 1994 - pag.3

A C Eimperativos, acredito, configuram omodo pelo qual a informação estásendo usada e será usada no futuro, eenfim como o trabalho se realiza. Asegunda parte consigna o impactodesses imperativos tecnológicos sobreprincípios arquivísticos básicos (teoria)e a prática arquivística. O escrito concluicom uma discussão de por que osarquivistas devem se tornar ativamenteenvolvidos na mais ampla comunidadede tratamento da informação.Antes de prosseguir, devo comunicarlhesas quatro perspectivas que secolocam neste trabalho. Primeiro, háuma emergente mudança global dascomunicações, que se processa dainformação impressa para a eletrônica.Segundo, à luz dessa mudançaemergente, o trabalho enfoca osregistros eletrônicos que estão sendocriados hoje ou aqueles queprovavelmente serão criados na próximadécada. Terceiro, embora eu tenhaprocurado levar em consideraçãoalgumas das diferenças entre as visõeseuropéias e norte-americanas sobrearquivos, as idéias e argumentoscolocados nesse trabalho estãoenraizados na literatura e na experiênciatécnica de arquivistas que trabalham naAmérica do Morte . Quarto e finalmente,3acho que nenhuma tradição cultural ounacional ficará imune ao difuso poderdas tecnologias de informação sobre opróximo século. Cm última análise osarquivistas. como outros profissionais,estão na verdade sem poder para resistirou alterar substancialmente, dequalquer modo, as tecnologias deinformação.IMPERATIVOS TECNOLÓGICOSPoucas pessoas negariam que atecnologia de informação estáprovocando uma revolução dainformação tão profunda e difusaquanto a revolução industrial, adescoberta da impressão e dos tiposmóveis ou o desenvolvimento daescrita . Como partícipes dessa4revolução, estamos muito próximos dasmudanças que dela resultam paracompreendé-las completamente ou paraprever a sua forma final , não obstante,5para os propósitos desse trabalhoidentifiquei três generalizações sobre asmudanças que nos cercam e que eudenomino de imperativos tecnológicos. Esses imperativos são: a6natureza mutável da documentação; anatureza mutável do trabalho e amudança da própria tecnologia.Natureza mutável da documentaçãoEmbora o historiador M.T. Clanchy tenhasabiamente lembrado que documentosem papel, escritos ou impressos, sãoum fenômeno relativamente recente,tendo sido completamente aceitosapenas por volta do início do séculoXIV , é dificil para a maior parte das7pessoas reconhecer o quanto é mutávela natureza da documentação. O papelparece ter estado sempre conosco, edez anos depois que se proclamou apag 4, jan/dez 1994

Voiminência doescritório sem papel' opapel continua vivo e muito bem desaúde, e o 'escritório sem papel' é ummito . O papel não apenas persiste8como está crescendo de volume.A maior parte dos documentos eletronicamenteprocessados e das imagensdocumentosão análogos aos documentosem papel. Como tais, elestransportam consigo toda a informaçãoque a eles se requer ser compreendida.Contudo, é claro que as tecnologias deinformação estão nos conduzindo a umanova era de 'documentação' para a qualnão existem mais análogos ao papel.Mão há análogos ao papel para amultimídia ou para smarts documents9(documentos inteligentes) , os quais1 0podem ser ligados a outros serviçosinformacionais inteligentes que automaticamenteatualizam a informação apartir de fontes externas. Ainda maisrelevante é o fato de que o conceito deum documento cada vez mais éinadequado para descrever o produto decomplexos sistemas de informaçãocomo o Sistema de InformaçãoGeográfica '.1Há dois conceitos fundamentaissubjacentes às novas formas dedocumentação emergente que estãoestreitamente relacionados. Um échamado de database view ( visão dabase de dados) e outro é chamado deum 'documento virtual'. Uma 'visão dabase de dados' consiste em tabelas quenão têm existência física como tais masque podem ser descritas ou derivadasde tabelas existentes. É particularmenterelevante para bases de dados dinâmicase atualizadas onde os valores dedados mudam de tempos em tempos.Um 'documento virtual' consiste numconjunto de relações ou indicadorespara pedaços de texto numa base dedados e não existe como uma entidadefísica na própria base de dados .1 2Relacionados com os documentoseletrônicos virtuais estão o que sedenomina de documentos eletrônicosnào-lineares ou documentos hipermídia. Os documentos em papel são13tipicamente organizados de maneiralinear e subentende-se que devam serlidos da primeira à última linha.Documentos hipermídia nào-linearessâo organizados de tal modo que umleitor possa percorrer por todo odocumento em busca de informaçãosobre um tópico particular ou referênciasa outros documentos sem seguirqualquer seqüência óbvia. De fato, aleitura de um documento hipermídia éanáloga à maneira pela qual muita gentelê um livro. Eles apanham um livro,folheiam o volume, procurando peloprincípio, o índice, o meio, o fim, asgravuras, as notas de pé-de-página, ecoisas desse tipo; e a cada passo elesaprendem mais e decidem o que fazerem seguida.Quanto mais informação é criada, usadae mantida em forma eletrônica, tornarse-ádemasiado caro coletar e guardarAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n» 1-2. p. 3-38. Jan/del 1994 - pag-3

A C Ecópias eletrônicas redundantes. Emconseqüência disso.as redes de basesde dados nas quais a informação édistribuída através dos sistemas deusuários serão aumentadas. Hoje, ossistemas estão numa situação na qualnenhuma organização mantém toda ainformação necessária para levar afrente os seus negócios mas têm, emvez disso,acesso à informação guardadapor outras organizações. Assim, o'registro completo' reside num sistemaglobal no qual a informação se distribuiatravés de uma rede. Isso, é claro,levanta uma questão sobre a propriedadeda documentação eletrônicadistribuída numa rede.Natureza mutável do trabalhoEste segundo imperativo tecnológicoabrange duas mudanças óbvias nanatureza do trabalho: a perda de umsentido de tempo e a extensão daparticipação com outros trabalhadores.As tecnologias de informação sãoinstrumentos poderosos que tornam otrabalho mais rápido, tal como o fizeramo telefone, a máquina de escreverelétrica e a máquina fotocopiadora. Osprocessadores de texto, spread sheets(planilhas de cálculo) e os sistemas derecuperação da informação nos ajudamagora a fazer em segundos e minutos oque antes poderia exigir horas e atémesmo dias. Isso é claramente evidenteem desktop publishing (editoraçãoeletrônica) na qual, com equipamentocustando menos de US$ 10.000 épossível a alguém criar e editar empoucas horas um relatório impresso eilustrado que antes poderia exigirsemanas, senão meses para serrealizado. O poder de conseguir a'instantaneidade' no local de trabalhoaumenta nosso sentido de tempo e deseqüência ordenada de eventos demodo que os processos de começar ecompletar uma tarefa estãocondensados numa única ação. O fatode que muito do processo sejaautomatizado e possa não necessitar deinterferência humana reforça essesentido de 'instantaneidade'.Astecnologias de informação tambémnos ajudaram a promover a descentralizaçãoorganizacional, pois trazerpessoas e recursos juntos através dotempo e do espaço deu motivos a quetrabalhassem produtivamente emmodos que não eram possíveisanteriormente. Um exemplo disso ê acolaboração na qual há uma interaçãode grupo na rápida troca de idéias e nodesenvolvimento de produtos depag 6. jan/dez 1994

R V Otrabalho livres pelo tempo ou peloespaço. Novas formas de trabalho emcolaboração, bases de dados distribuídase informação automática, criamconjuntamente um ambiente que solapaos limites organizacionais tradicionaise o controle burocrático formal.Indubitavelmente, a descentralização ea colaboração ajudarão a formar umanova cultura de trabalho.Mudanças de tecnologiaÉ um fato inevitável que a rápidamudança tecnológica é uma condiçãobásica da vida moderna assim como asinovações tecnológicas estimulamoutras inovações. Estamos certos deque as tecnologias de informação dehoje serão deslocadas pelas de amanhã,que serão mais rápidas, mais poderosase flexíveis, e mais baratas. O ladodesalentador das tecnologias deinformação é que o ritmo dinâmico damudança cria um ambiente no qualmudanças radicais ocorrem antes queas pessoas tenham compreendido eassimilado completamente as tecnologiasde informação existentes, numasociedade e cultura impulsionadas pelastecnologias de informação, a mudançatecnológica e suas exigências nãopodem ser facilmente ignoradas. Naverdade, o preço de deixar de seguir oritmo da mudança é a obsolescênciatecnológica. Manter-se a par da inovaçãoda tecnologia de informação asseguraráàs organizações e aos indivíduospermanecerem no curso tecnológicodominante do uso da informação.CONCEITOS E PRÁTICAS ARQUIVISTICOST ' sta discussão dos imperativostecnológicos nos dá osfundamentos para um examede quão úteis são os conceitos epráticas arquivisticos básicos ao nosfornecerem uma orientação para lidarcom registros eletrônicos. Este examefocalizará três conceitos arquivisticosbásicos - documento original e ordemoriginal, proveniência e arquivos comodepósitos centrais - e quatro práticasarquivísticas básicas, ou seja: avaliação,organização e descrição, referência epreservação.CONCEITOS ARQUIVISTICOS BÁSICOSDocumento original e ordem originalO conceito tradicional de documentooriginal denota informação registradaque é apreendida como uma entidadefísica e cujos atributos nos ajudam afornecer a prova autêntica econtemporânea de uma operação outransação. É um conceito que é oproduto de uma era na qual osdocumentos escritos conquistaram umaascendência na constatação de quedeterminados acontecimentos e atividadesocorreram'*. O ato de documentartransações ou operaçõesinvestiu-os de um status oficial e legal.Como a autenticidade enquanto provacontemporânea era um atributo primáriode documentos escritos originais,indícios tais como assinatura ou outrasAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 3-58. Jan/dei 1994 - pag.7

A C Emarcas identificáveis tornaram-seatributos físicos importantes na distinçãoentre uma cópia e um original .1 5É claro que o suporte de uma informaçãoregistrada - um pedaço de papel- era também uma entidade fisica, e eraimpossível, praticamente falando,separar os atributos físicos dos atributosde conteúdo. Um documento públicooriginal, portanto, era uma entidadefisica produzida ou recebida por umsetor público oficial na conduta donegócio. O fato de que era produzidoou recebido deu-lhe status legal ouoficial, porquanto os seus atributosfísicos atestavam a sua autenticidade.Este conceito de documento original éimpraticável para os registros eletrônicosque estão sendo criados nos anosde 1990. As suas limitações são maisevidentes nas bases de dados relacionais,sistemas de informação geográfica,e hipermídia onde bits e partes deinformação podem ser selecionados deuma base de dados de ampla organizaçãoe incorporados a um documentoeletrônico enviado a alguém. Estedocumento eletrônico representa apenasuma visão parcial da base de dados.De fato, ele pode existir apenas comoum conjunto de instruções recuperadasque um computador gerou em respostaà pessoa que preparou o documento.O que é crucial de um ponto de vistaarquivístico é definir primeiro o queconstituem registros eletrônicos oficiaise segundo como verificar suasautenticidades. Uma definição propostade registros eletrônicos muda a ênfaseda forma ou conteúdo físico para aoperação . Sob essa definição qualquer16atividade eletrônica que documentauma transação oficial é um documentoe é do domínio da política deadministração definir o que é umatransação oficial. Os arquivistas e administradoresde documentos deveriam teruma influência predominante noestabelecimento dessa política e nadefinição do que é uma transação oficialpara registros eletrônicos.Resolver a questão da autenticidade dosregistros eletrônicos é muito menosdifícil por causa do potencial impressivodas tecnologias da informação paraverificar automaticamente a autenticidadedos documentos eletrônicos.Proteção de contra-senha, direitos deautorização, e acess audit traills, entreoutros, podem comprovar a autenticidadedos registros eletrônicos pormostrar quando um registro foi criado,quem apenas leu, ou leu e escreveupermissão escrita, e quando o registrofoi obtido. Instrumentos de tecnologiada informação similares podem tambémconfirmar que um documentoera de fato o documentorecebidopretendido(isto é, se não ocorreram mudanças nãoautorizadas). O fator crítico aqui é quea autenticidade não é nem um atributofísico nem um atributo de conteúdo. É,na verdade, a informação de sistemasque existem independentemente dossinais que compreendem os registroseletrônicos. Esta informação de sistemap»g.8, jan/dei 1994

é chamada metadata. ou dados sobredados, porque ela define as característicasde registros e seu uso, entreoutras coisas.Embora a ordem original seja umcorolário para os documentos originais,é um conceito enraizado firmemente nanoção de que uma organização é como'um todo orgânico, um organismovivo' . A localização física ou ordem1 7original dos documentos contéminformação importante sobre a estruturada organização até uma determinadaetapa. A preservação da ordem originalassegura que as relações entre osdocumentos sejam mantidas e facilitaa recuperação.O ponto central na ordem original, éclaro, é o de que a localização física deum documento em relação a outroimplica em conteúdo intelectual. Comoos registros eletrônicos não existemcomo entidades físicas distintas e comoa armazenagem vigente dos sinaiseletrônicos que compreendem umregistro raramente implica em qualquerrelação com um registro que estejaexposto num monitor ou impresso, alocalização física dos bits ou partes dosregistros eletrônicos nem exige nemimplica num conteúdo intelectual.Embora a preservação da ordem originalde registros eletrônicos não tenhaqualquer conseqüência, a documentaçãodas relações lógicas é absolutamentecrucial. Afortunadamente, noambiente eletrônico, as relações físicase lógicas são separáveis.Tradicionalmente, as relações lógicas deregistros eletrônicos têm sido definidaspelo que é chamado de documentação,que é geralmente baseada em papel .1 8A tendência para o desenvolvimento desistemas dicionários de meios de19informação interativa ressalta a importânciada apreensão das relações lógicasde sistemas de registros eletrônicos. Aolidarem com registros eletrônicos osarquivistas podem abandonar oconceito de ordem original, mas asrelações lógicas subjacentes deinformação devem ser mantidas.ProveniênciaA fundamentação sobre a qual repousaa moderna 'ciência arquivística'é a doconceito ou princípio da proveniência.Aderir ao principio da proveniênciaAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n" 1-2. p. 5-38. Jan/dez 1994 - pag.9

significa assegurar que seja mantido ocontexto dos documentos arquivisticos.Este contexto inclui em saber onde umdocumento ?foi criado, no quadro de que processo,com que fim, para quem, quando ecomo foi recebido pelo destinatário, ecomo veio parar em nossas mãos .20O conhecimento do contexto no qual foicriada e usada a informação é tambémimportante para os usuários numasociedade de informação abundante.A preservação da proveniência dosdocumentos em papel exigea não-separaçâo de documentos quevieram de uma determinada agênciatanto quanto a nào-mistura dedocumentos que vieram de agênciasdiferentes,... .21Como os documentos em papel trazemgeralmente consigo a informaçãorelacionada com a proveniência, aadesão a esse principio tem sido francae direta para a maior parte dosdocumentos arquivisticos. Isso não éverdadeiro quanto aos registroseletrônicos. De fato, é virtualmenteimpossível afirmar a proveniência deregistros eletrônicos usando-se abordagenstradicionais. Uma razão paraisso, como já se observou antes, é deque os registros eletrônicos existemcomo sinais eletrônicos cuja localizaçãorelativa geralmente não implica emconteúdo intelectual. Isso é verdademesmo quando um complexo esquemade arquivamento ou convenções dedesignação de documentos sãoutilizados . É claro que rótulos externos2 2sobre os disquetes ou alguma outradocumentação poderia dar algumaindicação da proveniência, mas issoseria apenas no máximo um esboço deindicação.De fato, o problema é muito mais gravequando há uma rede ou uma base dedados amplamente associada, nessescasos, o sistema de administração dabase de dados determina onde e comoa informação está armazenada. Umusuário pode recuperar a informação deuma base de dados associada ou umabase de dados distributiva sem2 3conhecer onde a informação estáarmazenada, que unidade a criou, se ainformação tem sido atualizada ouquem a utiliza, porque a informação dabase de dados não é auto-referencial.Um simples dicionário de registros debase de dados pode prover algumainformação contextual desse tipo, masseria um substituto fraco para a ricainformação contextual fornecida pelaproveniência. A informação contextualtorna-se ainda mais diluída quando osdados são continuamente introduzidosou atualizados. Finalmente, a proveniênciaé virtualmente não-existentepara as redes de informação interorganizacionaismuito amplas ecomplexas, e ligadas através detelecomunicações. De fato, ligações decomputador para computador dissolvemas fronteiras tradicionais entreorganizações, unidades sub-operativase escritórios, os quais forneceram nopag. 10. jan/dez 1994

Rpassado grande parte da informaçãobaseada na proveniência .24Depósito centralOs arquivistas usam a palavra 'arquivos'para designarem uma disposição ouestrutura onde os especialistastreinados em procedimentos arquivisticospodem assegurar que osdocumentos inativos criados por umaorganização tenham condições deserem armazenados e protegidos daI negligência e de avarias, e de seremconsultados para o estudo. Essaspreocupações, que emergiram do mun-I do de documentos em papel, ajudarama fomentar o crescimento dos modernosarquivos centralizados que têm a| custódia física e legal dos documentosI inativos. Primeiro, um arquivoI centralizado que tem o controle legal efísico dos documentos pode assegurar!a integridade do documento porque os1 arquivistas são consignados à noção depreservar a informação tal como ela éusada pela organização que a criou.Segundo, é geralmente mais lucrativoarmazenar os documentos inativos numdispositivo central de baixo custo doque manter esses registros numaambiência de escritório. Terceiro, émuito mais fácil e menos custoso paraos usuários consultar um arquivocentralizado para documentos inativosdo que consultar organizações diversaspara documentos inativos que podemser misturados com documentos ativos.Num contexto de informação eletrônicaemergente, os fatores que têmpromovido arquivos centralizadosmodernos para documentos em papelnão são desprezíveis. Considere-se, porexemplo, as vantagens de custo. Apesardo declínio generalizado dos custos detecnologia da informação eletrônica, oscustos da transferência de registroseletrônicos de velhos sistemas decomputação para os mais recentes, afim de minimizar a dependência dehardware e software, provavelmentecontinuarão a serem substanciais. Écerto que os custos de manutenção dainformação eletrônica que reside emsistemas de computação de finalidadeespecial serão substanciais. A maiorparte dos arquivos centralizadosprovavelmente não terá os recursos parasuportar os florescentes custos detransferir através das tecnologias umsempre crescente volume de registroseletrônicos em seus conglomerados deempresas. É de longe mais provável queaos sistemas de registros eletrônicosativos também terão os recursos paratransferi-los através de tecnologias enovos sistemas de computação, efornecer o acesso a documentosarquivisticos.Se os fatoresde custo-benefícioscontinuam a ditar onde os documentosarquivisticos são armazenados, osarquivistas devem redefinir o papel e asresponsabilidades dos arquivosas organizações que já têm o equipamentopara manter e fornecer o acessocentralizadospara registros eletrônicos. TalAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n» 1-2. p. 5-38. jan/dez 1994 - pag. 11

A C Eredefinição poderia incluir aconcentração sobre os programas emdesenvolvimento, os instrumentos, aslinhas de orientação e regulamentos quefacilitam o acesso através de bases dedados e sistemas de informaçãodíspares. Isso pode significar, porexemplo, ajudar o desenvolvimento epromover a adoção de instrumentos emodelos de interfaces de software quefacilitam o acesso.Outra possibilidade seria definir oarquivo centralizado como um arquivode último recurso. De fato, a responsabilidadede um arquivo centralizado emassumir a custódia física de registroseletrônicos poderia ocorrer quando umaorganização não deseja mais continuara mantê-la e a realizar a suatransferência através de tecnologias.Isso poderia, por sua vez, levar a umprograma de arquivos centralizados queassegurasse a legibilidade computacionalde registros eletrônicos sem ocusto concomitante de transferênciapara um novo software**, finalmente,pag. 12, jan/dez 1994

R V Ocomo a maior parte dos registrosieletrónicos podia apenas ser transferidapara um 'arquivo de último recurso'somente muitos anos depois da suacriação, essa passagem de tempo dariaaos arquivistas uma melhor perspectivasobre o valor de continuação dosregistros .28PRÁTICAS ARQUIVISTICAS BÁSICASAvaliaçãoAfim de lidar com o florescenteaumento de documentos empapel contemporâneos noanos de 1940 e 1950, os arquivistasdesenvolveram regras de orientaçãopara a seleção de documentos de valorarquivístico. Denominados de critériosde avaliação, essas regras distinguiramentre o valor comprobatório einformacional dos registros eidentificaram onde mais provavelmentesão encontráveis, numa hierarquiaadministrativa, documentos de valorarquivístico .27Os arquivistas avaliadores dosdocumentos em papel descobriram queo trabalho mais eficaz estava nas sériesdocumentais. Contudo, para documentoslegíveis em máquinas era umarquivo . 2 8 Como a maior parte dossistemas computacionais nos anos de1970 e 1980 utilizava um ciclo deprocessamento de dados seqüencial deimput, processamento e output. osarquivos legíveis por máquina geralmentese caracterizavam como imput,processamento, arquivos mestres ouhistóricos. A identificação de arquivosmestres era uma tarefa francamentedireta de revisão do sistema computacionalque produzira os arquivoslegíveis por máquinas.Quando os arquivistas aplicaram ostestes de valor comprobatório einformacional para a avaliação dearquivos mestres legíveis por máquinanas gravações computacionais, concluíramque precisavam acrescentarmanipulabilidade computacional e opotencial relacionai do computador àidéia de valor informacional . Além2 9disso, eles acrescentaram consideraçõestécnicas em relação àlegibilidade e portabilidade dos documentoslegíveis por máquina aoscritérios de avaliação .30À medida que os arquivistasconquistaram experiência no trabalho,com os documentos legíveis pormáquina, duas outras considerações deavaliação emergiram. Primeiro, aslimitações inerentes dos documentoslegíveis por máquina (necessidadesdocumentais e exigências de equipamento)levaram os arquivistas a advogara avaliação desses documentos tão logofossem criados. Segundo, os arquivistaspropuseram a introdução de critérios deavaliação no próprio projeto de sistemasde aplicação do computador , a fim de3 1assegurar a manutenção adequada dosregistros e de toda a documentaçãorelevante .3 2Apesar da introdução das consideraçõesAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 3-38. jan dez 1994 - pag. 1 3

de avaliação no próprio projeto dosistema de aplicação, a avaliação dedocumentos legíveis por máquina aindaemprega por toda a parte conceitos einstrumentos que cada vez mais têmvalor limitado no manejo de registroseletrônicos que estão sendo criados nadécada de 1990 em diante. Quandoregistros eletrônicos não têm análogosem papel, como no caso dos documentosmultimídia, sistemas deinformação geográfica, bases de dadosrelacionais integradas e bases de dadoscomplexas que cruzam fronteiras organizacionais,um foco de avaliação sobrearquivos mestres ou históricos não éútil. Além do mais, a natureza e a ligaçãointegradas dessas bases de dados esistemas complexos, os quais podemser usados para produzir quase ilimitadas'visões de base de dados', solapama noção de unicidade da processabilidadee ligação computacional.A avaliação arquivística no nível dossistemas de informação terá poucaatração ou interesse para os projetistase usuários dos sistemas se o foco forsobre o valor informacional para fins depesquisa histórica. O que se requer éuma abordagem arquivística para oprojeto de sistemas de informação queclaramente sustente um objetivoorganizacional ou uma necessidade detrabalho. Como o objetivo básico ou anecessidade de trabalho é, na maiorparte das organizações, a documentaçãode como as missões ou necessidadessão executadas, a ênfase arquivística noprojeto de sistemas de informação devese dirigir, portanto, a como se assegurarde que a informação eletrônica sejaidentificada, conservada e acessívelpara objetivos de responsabilidade doprograma (ou comprobatórios) .33A incorporação desse conceito deadministração do ciclode vida dainformação eletronicamente registrada 34dentro do próprio projeto de sistemasde informação pode ser ao mesmotempo útil para as necessidades depag.14. jan/dez 1994

R V Oorganização ou de objetivo de trabalhoe para as preocupações arquivísticas.Embora os arquivistas que trabalhamcom documentos contemporâneos(tanto em papéis como eletrônicos)tenham sido fortes campeões doconceito de ciclo de vida. na verdadepoucos analisaram cuidadosamente oque isso significa em termos denecessidades funcionais .3 5A área critica na qual as necessidadesfuncionais da administração do ciclo devida da. informação eletrônica pode sermais eficazmente implementada é nossistemas metadata ou sistemas deinformação sobre informação. Diversamentedenominados de dicionários dedados, diretórios de dados ou diretóriosde meios de informação, os sistemasmetadata descrevem comumente ainformação que os sistemas retêm, asconcepções e os relatórios gerados(audit trai/s) ou que são suscetíveis deserem gerados, as funções que elesapoiam e os usuários a que servem. Osarquivistas devem trabalhar para que seassegure que as necessidades funcionaisda administração do ciclo de vidados documentos eletrônicos sejamincorporadas aos sistemas de diretóriosde meios de informação, como estãosendo chamados agora, em geral, dandocerteza, assim, de que aquelasinformações de valor arquivístico sejamidentificadas, conservadas e tornadasacessíveis. Um fator chave paraassegurar a acessibilidade através dotempo é o desenvolvimento de ummodelo internacional para os sistemasde diretórios de meios de administraçãoda informação.Se os arquivistas se envolverem noprojeto de sistemas de informação deacordo com as linhas sugeridas acima,surgirão diversos resultados previsíveis.Em primeiro lugar, os arquivistasfocalizarão suas energias e esforçoscada vez mais no desenvolvimento demetadata - ou buscarão auxilio emtermos arquivisticos tradicionais - maispara os sistemas de informação do quepara o conteúdo informacional dosmesmos. Como metadata para sistemasde informação complexos se apreendeatravés dos sistemas dicionários demeios de informação, os arquivistastambém participarão na padronizaçãode tais dicionários. Em segundo lugar,os arquivistas reconhecerão cada vezmais a importância da responsabilidadedo programa de documentação. O valorinformacional (ou uso secundário) dossistemas de informação será eclipsadopelo valor indicativo desses mesmossistemas. Finalmente, em terceiro, osarquivistas tornar-se-ão participantesintegrais da emergente comunidade quemaneja a informação e adquirirão novashabilidades e funções.Organização e descriçãoA organização e descrição arquivisticatradicional atende ao propósito deconservação da proveniência dosdocumentos e facilitação de acesso aosmesmos. A organização fisica nos dáAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2, p. 3-38, Jan/dez 1994 pag. 15

* CEcomumente uma seqüência de gruposde documentos que se reflete numregistro de localização de prateleira. Aorganização intelectual - apresentaçãode conexões lógicas e de relações entregrupos de documentos - é de longe maissignificativa. Ma América do Norte, osinventários para documentos de papelgeralmente descrevem a estruturaorganizacional (e portanto a proveniência),começando com um grupo edescendo, em ordem hierárquica, parauma série. Embora os inventáriosarquivisticos sigam geralmente aestrutura organizacional, a maior partedos arquivistas pensa que os usuáriosestão mais interessados em documentosrelacionados com amplas áreas deassunto . Portanto, as descrições3 6arquivísticas destinam-se a fornecerinformação que sugira o conteúdodeles. Por exemplo, os bons títulos deséries geralmente identificam umperíodo de tempo e implicam noconteúdo. Os esforços para enriquecero assunto de instrumentos de pesquisageralmente envolvem uma descrição ounarrativa detalhada que segue práticase organizações padronizadas, incluindoseo uso de listas de fontes autorizadas.Um usuário pode, portanto, folhear oupercorrer instrumentos de pesquisa(textuais ou automatizados) e identificaro material que pareça relevante aointeresse da pesquisa.As práticas e técnicas de organização edescrição arquivísticas tradicionaisfuncionam bem com a maior parte dosdocumentos eletrônicos criados nosanos de 1970 e 1980 , mas elas devem3 7ser transformadas a fim de lidar com osdocumentos eletrônicos criados nadécada de 1990 em diante. Estatransformação implica em organizaçãoe descrição do tratamento como umaatividade isolada e mudando a ênfasedos produtos específicos, tais como osinstrumentos de pesquisa, para umavisão mais ampla que focalize ossistemas de informação . Nesse38contexto, a descrição deveria ocorrerpor ocasião do projeto dos sistemas deinformação e seria refletida numsistema de diretório de meios deinformação. Este sistema identificariatodos os elementos de informação,definiria as suas relações, explicaria oseu contexto de criação e uso,forneceria audit trai/s de uso, eespecificaria a responsabilidadeorganizacional para sua preservação.Nesta transformação, um sistema dediretórios de meios de informaçãofunciona como um inventário de umsistema de informação e como uminstrumento de pesquisa.Outra área de transformação emdescrição arquivística implica na substituiçãode busca do texto completo porlistas de fontes autorizadas e títulos deséries, os quais tradicionalmente têmsido usados para indicar o assunto. Aconexão do enormepoder do processamentoparalelo ao softwareque apoiaa realimentaçáo de relevância(relevance feedback) dá aos usuários apa9.16. jan/dez 1994

R V Opossibilidade de percorrer milhões decaracteres de informação textual emapenas poucos minutos e localizar ainformação específica que eles desejamsem ter que confiar na indicação deconteúdo. Um poderoso e veloz apoiocomputacional de relevance feedback 39torna desnecessário aos arquivistasescreverem ricas descrições de sériesque incluem termos de acesso aoassunto para registros textuais.ReferênciaUma função importante de um programade arquivos é tornar os documentosacessíveis aos pesquisadores através doque é geralmente chamado de serviçode referência. O serviço de referênciados arquivos, tal como é geralmentepraticado hoje. é relacionado aoestoque nesses registros de acesso aosarquivos que se espera que ospesquisadores usarão quando vêmsolicitar seu auxilio. Este serviço exigeque os pesquisadores busqueminventários e instrumentos de pesquisa,identifiquem caixas de documentos quei eles esperam que possam atender àssuas necessidades, verifiquem osdocumentos e percorram caixas dedocumentos de papel até queencontrem o que estão procurando ouconcluam que elas não contém ainformação que desejam. A quantidadede tempo exigida para achar ainformação desejada ou concluir pelabusca de outros documentos está emfunção, em grande parte, do volume dosmesmos. O pressuposto subjacente doserviço de referência desse tipo é deque os pesquisadores usam os arquivosporque estão interessados nosdocumentos e desejam gastar aquantidade de tempo requerida paraachar aqueles específicos que almejam.uma suposição que não estácomprovada, para dizer o mínimo,ria medida em que a mudança dosmeios impressos para os eletrônicos setorna mais pronunciada na década de1990, os pesquisadores têm a expectativade serviços eletrônicos rotineirospara informações específicas, nessacircunstância, uma questão crítica parao serviço de referência de arquivos écomo mudar para um serviço dereferência relacionado à demanda quese ajuste às expectativas dospesquisadores e à necessidade de.informação, e não aos documentos perse. Os arquivistas devem ter olhos livrespara o serviço de referência e começara focalizar a necessidade de desenvolveruma estratégia deste serviço parainformação eletrônica. Os arquivistasdevem começar por colocar questõesdesse tipo: Quais são as característicascomuns dos grupos de pesquisadores?Que elementos do serviço de referênciasão de maior importância para eles?Uma vez respondidas tais questões osarquivistas podem começar a reorientaro serviço de referência para seremrelacionados à demanda e forneceremserviços que vão de encontro àsnecessidades dos pesquisadores.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n« 1-2, p. 3-38. jan/dei 1994 • pag.1

ACA visào prospectiva de armazenagemdescentralizada ou de distribuição delongo prazo dos documentos eletrônicos,substituindo a armazenagem dearquivos centralizados, exigirá tambéma redefinição do serviço de referênciaarquivística e práticas arquivísticas empelo menos três áreas. Primeiro, oserviço de referência arquivística deveconcentrar-se mais em facilitar o acessoaos documentos do que em resgatararquivos. Os arquivistas de referênciaterão de dominar as complicações desistemas complexos de informação afim de que possam ajudar os usuários adefinir claramente as suas necessidadesde informação e assisti-los a conquistaro acesso aos sistemas. Isso significa,geralmente, que os arquivistas dereferência funcionarão como gatekeeperscujo conhecimento especializadoem sistemas de informação seráinestimável para os pesquisadores.Segundo, os arquivistas terão que seenvolver na formação de padrões detecnologia de informação a fim deassegurar que sejam encaminhadasimportantes questões arquivísticas. Oserviço de referência redefinido implicana promoção do acesso através daadoção de instrumentos e modelos deinterface de software que facilitam oacesso. O instrumento de softwarefundamental aqui provavelmente seráum sistema de diretório de meios deinformação, o qual conterá informaçãodecisiva sobre um sistema de informaçãoe também facilitará umatransferência lucrativa de sistemascomplexos de informação (metadata eregistros) através de novas tecnologias,o que ajudará a mitigar os problemasde obsolescência tecnológica.Terceiro, os arquivistas terão dedesenvolver uma sensibilidade cada vezmaior à necessidade de proteger aprivacidade pessoal e de evitar o usoinadequado da informação arquivística.A facilitação do acesso às informaçõesarquivísticas guardadas num sistema deinformação de uso comum deve seracompanhada por um forte senso deresponsabilidade que assegure que ainformação significativa não fique inadvertidamentecomprometida, ou torneacessível o que de algum modo prejudiqueoutros indivíduos. Assegurar que aprivacidade dos cidadãos não seja violadaserá uma tarefa cada vez maisnecessária para os arquivistas napassagem da informação impressa paraa eletrônica.PreservaçãoA última ampla categoria de conceitose práticas de arquivos onde o impactodas novas tecnologias de informaçãoexige o repensar e a modificaçãooperacional é a retenção arquivísticapermanente. Como observou James M.0'Toole num ensaio recente, a noção depermanência, pelo menos nos EstadosUnidos, não é de modo algum algoabsoluto . Através dos tempos o4 0significado da permanência temvagueado entre a permanência dapag.18. jan/dez 1994

Voinformação em documentos até apermanência dos próprios objetosfísicos. De forma interessante ambos osconceitos estão enraizados emtecnologias de informação, rio séculoXVIII e em meados do século XIX, nosEstados Unidos, a impressão de cópiasmúltiplas foi vista como uma maneirade perpetuar a informação. Contudo, nocomeço do século XX, os desenvolvimentostecnológicos despertarama esperança de que o tempo de uso dosdocumentos poderia ser estendidoindefinidamente. Portanto, a retençãopermanente veio a significar a extensãofísica da vida útil de originais por umperíodo ilimitado de tempo.A inerente obsolescência tecnológicados meios eletrônicos e os altos custosde preservação da vida útil dosdocumentos arquivisticos solapam anoção da retenção permanente. Arecopiagem periódica dos registroseletrônicos para assegurar a transferênciadas velhas para as novastecnologias reduz, é claro, os efeitosdessa obsolescência. É improvável,contudo, que quaisquer arquivosnacionais possam ser providos derecursos financeiros suficientes paracontinuar a recopiagem periódica detodos os 'documentos eletrônicospermanentes' no futuro previsível.A fim de lidar com essa realidade, osarquivistas devem trazer uma novaperspectiva em relação à 'permanência'e 'retenção permanente'. O conceito de'valor de continuidade' , o qual implica4 1em que os documentos podem perdervalor através do tempo, deveria serligado a um esforço sistemático parareavaliar os custos e benefícios daretenção dos documentos eletrônicos,,incluindo-se tanto os custos detransferência desses documentos de umvelho para um novo sistema quanto osAcervo, Rio de Janeiro, v. 7. n« I -2. p. 3-38, jan/dez 1994 - pag. I

A C Ebenefícios de retenção dos mesmoscom finalidades de pesquisa. Essareavaliação realistica, conformeobservou David Bearman, deveriaidentificar os riscos envolvidos naconclusão de que os custos excedem osbenefícios da retenção eletrônica".A preservação, tradicionalmente, pelomenos enquanto definida pela maiorparte dos arquivistas, coloca a suaênfase em desenvolver uma açãoadequada para restaurar e preservar aqualidade original do suporte dainformação documental na medida emque seja possível. A preservação dosdocumentos eletrônicos exige que semude a ênfase da preservação dosregistros ou dos meios de armazenagemfísica para o acesso à informaçãoeletronicamente apreendida, armazenadae recuperada. A mudança deênfase do suporte físico para os aspectosintelectuais da informação resultanuma reorientação fundamental da preservaçãodos documentos eletrônicos.Acesso aos documentos eletrônicostorna-se, portanto, uma questão delegibilidade e inteligibilidade. A legibilidadedos mesmos significa que elespossam ser processados num sistemacomputacional ou noutro esquemadiverso daquele em que foi inicialmentecriado ou no qual seja comumentearmazenado. Em contraste, a inteligibilidadesignifica que a informação sejacompreensível para um ser humano. Ainteligibilidade funciona em dois níveis.O primeiro nível ocorre quando adisposição do documento eletrôniconão exige mais do que o reconhecimentohumano para ser inteligível, porexemplo o código de caráter ASCIIformatado. O segundo nível ocorrequando um documento eletrônico nãotraz consigo informações suficientes(isto é, não é auto-referencial) para umser humano compreender o seuconteúdo. Comumente, esse problemase associa com os dados numéricos ecodificados, e a inteligibilidade de taisregistros se faz possível pelo uso dedocumentação que defina os valoresrepresentados pelos números e códigos.Alcançar a inteligibilidade dos documentoseletrônicos é extremamentedifícil e dispendioso quando adocumentação relativa aos mesmos éeletrônica e está engastada num sistemadependente de software.Uma nova definição de preservaçãosignifica assegurar a legibilidade e ainteligibilidade dos documentoseletrônicos para facilitar a permuta dedados através dos tempos. A recopiagemperiódica é o modo aceito paraassegurar a legibilidade da informaçãoeletrônica através do tempo. Osmodelos de permuta de dados queapoiamas trilhas de migração queintermedeiam as gerações decomputadores podem, em princípio,estender o tempoentre as recopiagensde, digamos, dez para vinte anos.Semelhantemente, os modelos dedocumentação eletrônica interativa, taiscomo o sistema dicionário de meios depag,20, jan/dei 1994

nformação, têm a função de construirlima ponte entre os sistemas desoftware de outra forma incompatíveis .45Estendendo desse modo a inteligi-Dilidade dos documentos eletrônicos.Diversos governos ( os Estados Unidos,o Canadá e o Reino Unido) e as MaçõesUnidas estão se encaminhando por essadireção pela adoção de modelos paraambientes de 'sistemas abertos'.CONCLUSÃOOobjetivo global desse trabalhoé dizer que os arquivistasdevem reexaminar crenças epráticas há muito estimadas na medidaem que redefinem a sua função eresponsabilidade na revolução dainformação eletrônica que estáemergindo. Nessa revolução astecnologias estão alterando a paisagemda comunidade de manejo dainformação à medida que vãodesaparecendo as distinções entrepassado e presente e se vão apagandoas linhas tradicionais que separam asdisciplinas. Essa paisagem em mutaçãooferece aos arquivistas a oportunidadede redefinir nossa função no sentido deque não mais sejamos vistos comocuradores passivos do passado,preocupados apenas com os documentoshistóricos. Esta redefiniçãoexige que os arquivistas se encaminhemno sentido de um fluxo central deinformações pelo forjar de novasrelações com as comunidades dasbibliotecas e museus, e outrosespecialistas de informação, e ajudema elaboração de uma agenda comum.Esta agenda deveria incluir, de qualquerforma, componentes de administraçãode arquivos e documentos para modelosde tecnologia de informação e projetode sistemas de informação que auxiliema elaboração do programa paraadministradores e usuários dos sistemasde informação eletrônica, e assegure oacesso aos documentos eletrônicos devalor arquivístico através dos tempos.Acervo, Rio de Janeiro, v. 7. n° 1 -2, p. 5-38, jan/dez 1994 - pag.21

A C Esamento, armazenagem e recuperaçãoda informação.Processamento paralelo maciçoPor quase três décadas, a arquitetura docomputador foi em grande partecondicionada pelo trabalho de John vonMeumann, amplamente reconhecidocomo o pai do moderno computadordigital. O escopo de Meumann eraprojetar um computador êm torno doconceito de um processador principalcontendo memória limitada no qual osprogramas fossem armazenados epequenos lotes de dados fossemtransportados para dentro da memóriaa partir de um dispositivo de armazenagemexterna para processamento edepois retornassem a esse mesmodispositivo. Essa é uma soluçãobrilhante que se reflete na noção demainframe (estrutura principal) ouprocessamento de computação centralizado,no qual as operações são seriais.O processamento serial, contudo, émuito ineficiente, desde que a maiorparte do tempo do computador é gastona recuperação e armazenagem dedados.A necessidade de buscar grandesquantidades de dados repetidas vezese rapidamente, e de realizar cálculos'numérico-intensivos científicos' fezsurgir nos anos de 1970 e 1980 o quese chama de supercomputadores. Umamedida típica da velocidade dossupercomputadores é a quantidade deoperações de ponto flutuante (multiplicaçãoou soma de dois números) . Os3supercomputadores tais como o CRAYYMP realizam cerca de 25 milhões deoperações de ponto flutuante por

Vosegundo .6 Em contraste, os computadorespessoais que utilizam o chip Intel80386 realizam várias centenas demilhares dessas operações por segundo.Uma área de desenvolvimento dearquitetura de supercomputador implicao que se chama de processamentoparalelo maciço no qual muitospequenos processadores, cada um comuma pequena memória própria,funcionam simultaneamente, alcançandoassim uma utilização eficiente tantoda memória quanto da capacidade deprocessamento. Ainda que cadaprocessador seja muito menos poderosodo que o chip num video game, umagrande ordem de processadores podeexecutar paralelamente centenas demilhões de instruções de pontoflutuante por segundo.Um bom exemplo de computadorparalelo maciço que está bemestabelecido no mercado é oConnection Machine . 1 O menorConnection Machine utiliza 4.096pequenos processadores, cada um dosquais tem 4.096 bytes de memória.Funcionando paralelamente essesprocessadores podem conduzir umaquestão de 200 termos de uma base dedados de 112 megabytes em cerca de60 milésimos de segundos. Uma basede dados de 112 megabytes representacerca de 10.000 páginas, cada uma dasquais com 1.200 palavras aproximadamente.Esse mesmo sistema podeconduzir uma pesquisa comparável deuma base de dados de 15 gigabytes oucerca de 15 milhões de páginas emmenos de três minutos .8Um Connection Machine de nível básicode entrada (processador 4096) vendeseagora por US$ 500,000 . Utilizandoseo histórico declínio de preços 9 devinte por cento ao ano, esse mesmocomputador se venderia por cerca deUS$ 50.000 no ano 2000. Nessa base,o mais poderoso Connection Machine(65.000 processadores) se venderia porcerca de US$1.000.000 no ano 2000.Inteligência artificialNa última década, o desenvolvimento decomputadores muito velozes erelativamente não-custosos, com ascapacidades de armazenagem enormementeaumentadas, fomentou aplicaçõesdrásticas do uso de tecnologias deinteligência artificial. De fato, muitosobservadores acreditam que astecnologias de inteligência artificial (Al• artificial intelligence) direcionadas àcriação de sistemas computacionais(programas), que operem atividadescomplexas ou resolvam problemascomplexos normalmente associadoscom o comportamento humanointeligente, tornar-se-áo um lugarcomum no final da década de 1990 .As tecnologias de inteligênciaartificialpodem geralmente ser divididas emprocessamento da linguagem natural,robótica e sistemas de conhecimento.O processamento da linguagem naturalse relaciona fundamentalmente comAcervo. Rio de Janeiro, v. 7, n' 1-2. p. 3-38. Jan/dez 1994 - pag 25

programas computacionais em desenvolvimentoque compreendem a linguagemcomo as pessoas usam na conversaçãocotidiana. A robótica lida emgrande parte com o desenvolvimento deprogramas visuais e tácteis que permitaaos robôs observar as mudanças quetêm lugar enquanto eles se movimentamnum ambiente. Os sistemas deconhecimento tentarrí desenvolverprogramas que simulem o comportamentode técnicos humanos.Muitos prognósticos antecipam que amais promissora tecnologia deinteligência artificial, em termos dodesenvolvimento da tecnologia demanejo de informação, são os sistemasde conhecimento ou o que se chamamais comumente de expert systems. Osexpert systems utilizam a informação(fatos), geralmente concordante, deespecialistas numa área com regraspouco discutidas de um bom juízo (istoé, boa suposição) que foram desenvolvidaspor indivíduos experientes.systems comparáveis têm tido lugar nosnegócios e nas repartições de governoem todo o mundo.Ma década de 1990 os expert systemsprestarão dois serviços muito úteis eimportantes. Primeiro, auxiliarão osusuários a buscarem rapidamentegrandes volumes de informação emforma eletrônica e a identificarem ainformação que corresponda anecessidades específicas ou atenda adeterminados critérios. Isso seráparticularmente importante quandohouver um vasto afluxo de dados,digamos, dados de imagem de umsatélite, cujo volume exceda acapacidade humana de analisá-lo numrazoável período de tempo. Segundo,realizarão tarefas analíticas de rotinaque anteriormente eram do domínioexclusivo dos humanos .1 2"Novos meios de armazenagemQuase desde o começo os computadorestêm confiado nos meios deMos Estados Unidos, grandescompanhias introduziram a tecnologiados expert systems nas operaçõesassociadas numa tentativa de conquistarum aspecto competitivo". De modosemelhante, os expert systems estãosendo desenvolvidos nas repartiçõesmilitares e nos serviços de inteligênciae em muitas repartições governamentaisnão-militares para resolver problemasdo mundo real que envolvem juízoshumanos. As implementações de expertpag.26.jan/dez 1994

RVoarmazenagem magnética seja namemória, seja em dispositivos externostais como discos e fitas. O aumentodrástico do poder e da velocidade dacomputação tem facilitado um aumentoigualmente drástico na densidade dearmazenagem dos meios magnéticos,que se fez possível em grande parte pelaintrodução dos chips semi-condutores.Chips de memória empilhados fornecemcentenas de megabytes de armazenagemde memória RAM.Um desenvolvimento muito importantenos meios de armazenagem magnéticaexterna é o 3480 Class Magnetic TapeCartridge. .13 Às vezes chamada de fitaquadrada por causa do formato docartuxo, ele armazena a informaçãonuma densidade de 38.000 bits porpolegada, e os especialistas prevêemque a densidade de armazenagemduplicará nos próximos anos. Adensidade de armazenagem atual de200 megabytes (400 megabytes estarãoao alcance em breve) oferecem maisarmazenagem e uma taxa detransferência mais rápida do que as fitasde computação de 2.400 pés.Conseqüentemente, o 3480 class tapecartrídge (cartuxo de fita classe 3480)já tem substituído a fita padrão decomputador na maior parte dasoperações de grande porte.Outro grande desenvolvimento nosmeios de armazenagem são os discosdigitais ópticos. O WORM (Write Once,Fead Many times - escreva uma vez, leiamuitas vezes) de doze polegadas, ouseja, discos ópticos que armazenamaproximadamente quatro gigabytes, istoé, vinte vezes a densidade dearmazenagem de um cartuxo de fitaclasse 3480, é um sistema já em uso.Ao contrário dos meios magnéticos, osdiscos digitais ópticos WORM não sãoapagáveis, oferecendo portanto proteçãocontra a exposição acidental a fortescampos magnéticos que destroem osdados. Contudo, essa forte vantagem écontrabalanceada pela taxa detransferência de dados relativamentevagarosa dos discos digitais ópticos emrelação a dos discos magnéticos, porexemplo. Após um começo vacilante nadécada de 1980, os discos digitaisópticos se tornaram um meio dearmazenagem fundamental para sistemasde informação de ampla escala .1 4Um importante fator que contribui paraesse crescimento é o custorelativamente baixo dos discos ópticos.CD-ROMUma variante a partir dos meios dearmazenagem dos discos ópticos é odesenvolvimento do CD-ROM (CompactDisc-Read Only Memory) de 5 1/4polegadas. O CD-ROM, que tem sidodescrito como um 'meio de publicaçãoeletrônica', faz possível a distribuiçãode grandes volumes de informação acustos não-possíveis de serem obtidosaté agora. Esse custo é hoje de cercade dois cents per million de caracteres,presumindo-se que o volume deAcervo. Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2. p. 3-38. jan/dez 1994 - pag.27

cCathcrinc. "A teoria arquivística e os documentos eletrônicos". In: Archlvaria, 29, inverno1989-90, p. 180-196. Intermediando essas duas posições estão os penetrantes e desafiadoresartigos de Hugh Taylor que apareceram em Archlvaria no decorrer dos últimos cinco anos.Seus artigos refletem uma mestria de literatura de ampla abrangência, mas relevante, que étransmitida numa escrita atraente que foi considerada particularmente útil por este autor.3. Sinto-me particularmente em débito com Paul Conway, Beverly flacker, Bill Holmes, AvraMichelson e Tom Weir, meus colegas no Archlval Research and Evaluatlon Staffpox seuscomentários e sugestões sobre as idéias expressas neste escrito. Além disso, fui enormementebeneficiado pela participação no trabalho da United Nations Technlcal Panei on ElectronicRecords Management (quadro técnico das Nações Unidas sobre administração de documentoseletrônicos).4. Para um retrospecto dessas tendências da tecnologia da informação ver Anexo.5. Dois exemplos clássicos ilustram isso. Alexander Qraham Bell, o inventor do telefone,acreditou numa ocasião que a sua invenção seria usada por umas poucas pessoas para secomunicarem com muitas pessoas, como a transmissão de performances ao vivo através derádio para aldeias muito pequenas a fim de propiciar uma orquestra. Ma prática, os usuáriostransformaram o telefone num instrumento de comunicação entre indivíduos. Contrariamente,os primeiros pioneiros do rádio, tal como Quglielmo Marconi, estavam convencidos de que orádio era para as comunicações individuais e que cada rádio incluia um transmissor e umreceptor. O rádio, é claro, tornou-se um instrumento de comunicação de um para muitos.CLAiiCHY, T.M. From memory to wrltten record: England. 1066-1307, 1979, p. 257, observaque "Uma nova tecnologia geralmente se adapta a princípio a alguma outra já existente,camuflando-se nas velhas formas e nào realizando imediatamente o seu potencial."6. Uso a palavra 'imperativos' para exprimir o sentido de que os impactos da informação sãoao mesmo tempo inevitáveis e irrevogáveis.7. CLAMCHY, T.M. Op. cit.8. The New York Times, July 8, 1990, p. 1.9. Um documento composto inclui caracteristicamente uma mistura de texto, gráficos, imagense áudio.10. Documentos inteligentes sào também chamados documentos interativos por que contêmindicadores embutidos para fontes externas de informação, as quais podem ser acessadasautomaticamente quando o próprio documento é chamado.11. Um sistema de Informação Geográfico liga dados espaciais e descritivos de mapas, gráficos,dados tabulares, fotografias, dados percebidos à distância e questões de base de dadospag.32.jan/dez 1994

R V Ointerativas complexas sobre textos e suportes. Ver Anexo para mais informação.12. Tome-se, por exemplo, uma base de dados que é constituída por três diretórios sobreatividades de pesquisa e desenvolvimento do Governo dos Estados Unidos (Unique 3 - In - 1Diretório de Desenvolvimento e Pesquisa, Publicação de Dados do Governo, Washington DC,1989). O diretório I é organizado por companhias, enquanto o diretório li é organizado poragências que financiam a pesquisa. O diretório III é organizado pela natureza do trabalho.Cada um dos diretórios pode ser utilizado por si mesmo, mas a plenitude é alcançada quandoos três sào utilizados em conjunção. Suponha-se que há um interesse em aprender sobredeterminados desenvolvimentos de pesquisa dos quais se poderia participar. Poder-se-iacomeçar por localizar todos os documentos no diretório III (natureza do trabalho) relacionadoscom uma espécie particular de pesquisa. Esses documentos identificariam os nomes decompanhias em competição assim como das agências que decidem os contratos. Em seguida,retornar-se-ia ao diretório I para identificar outros programas similares nos quais oscompetidores poderiam estar engajados. Finalmente, retornar-se-ia ao diretório II e checarse-iaas agências previamente identificadas no diretório III a fim de se identificarem outrasáreas de interesse relacionadas que estejam sendo financiadas. Se essas três questões estãologicamente conectadas, o sistema extrairia informação dos três diretórios e então combinariatudo num documento eletrônico que não tem existência e continuará a existir apenas se ocriador ou o receptor da informação escolher salvá-lo. Unique 3 - In - 1, Research &Development Dlrectory ( Government Data Publlcatlons, Washington, 1989).13. Hipermídia se refere ao uso de informação multimidia interligada num sistema hipertexto noqual palavras-chaves, conceitos e imagens estão ligados a palavras, frases ou imagenscorrelacionadas. A seleção de um documento de hipertexto iluminado ativa automaticamentea ligação e a informação é mostrada na tela.14. TAYLOR, Hugh. "Ecologia da informação e os arquivos dos anos oitenta". In: Archlvarla, 18,verão de 1984-, p. 26.15. Para uma discussão da diplomática de um ponto de vista arquivistico, ver DURANTI, Luciana."Diplomática: novos usos para uma velha ciência". In: Archlvarla, 28, verão de 1989.16. Para uma discussão muito útil da noção de operação-registro, ver Management of ElectronicRecords: issues and guidelines, p. 35-36 e p. 103-107.17. MULLER. Samuel; FEITH, J. e FRUIM, R. Manual for the Arrangement and Description ofArchlves(1940), p. 19. DUCHEIM, Michel." Princípios teóricos e problemas práticos a respeito dosfundos na ciência arquivística". In: Archlvarla, 16, verão de 1983, p. 67, acrescenta que:"Arquivos, por sua própria natureza, são o conjunto dos documentos de qualquer espécieque todo corpo administrativo, todo corpo físico ou corporativo, automática e organicamentecolige por razão de sua função ou de sua atividade".Acervo, Rio de Janeiro, v. 7, n' 1-2. p. 3-38. Jan/dez 1994 - pag-33

ACEAmerican Library Association. 1982), de Sue Dodd, sâo lamentavelmente inadequados nessesentido.39. Ver Anexo para uma discussão sobre feedback de relevância.40. OTOOLE, James M. "Sobre a idéia de permanência". In: The American Archtvlst, v. 52, n. 1,inverno de 1989, p. 10-25. Muito da minha discussão de permanência é intensamente baseadanesse artigo.41. 'Valor permanente' não é usado pela autoridade estatutária dos Arquivos nacionais dosEstados Unidos. Em vez disso se usa a expressão 'valor contínuo'.42. Management ofElectronic Records: issues and guidelines, p. 45.43. Sistemas de software incompatíveis incluem também software que se tornou obsoleto.N O T A S D O A N E X O1. Para uma discussão não-técnica da tecnologia da imagem digital, ver Optical Digitai imageStorage System: project report. National Archives and Records Administration. Washington,1990.2. Como será observado depois na discussão dos 'imperativos tecnológicos', as tecnologias deinformação eletrônica não eliminaram o uso do papel, e é improvável que isso se altere demodo significativo no decorrer da década de 1990.3. rios Estados Unidos, a demanda por software de sistemas de informação geográfica cresceu32% em 1989. Ver JOHMSOn, Qlen. "Pesquisadores projetam o futuro para o software QIS".In: Digital Revlew, v.7, n.l, p.55.4. DANQERMOND, Jack. "O processo de implementação". In: Introductlon to GeographlcInformation Systems, Satelllte Broadcast. June 25, 1990. University of Wisconsin. De fato,um G1S é uma base de dados relacionai que contém uma variedade de tabelas de dadosgeográficos.5. HILLIS, W. Daniel. "A connection machine". In: Scientlflc America, v. 256, junho de 1987,reprint. p.7.6. O Cray 4 fornece cerca de 128 milhões de instruções por segundo. Ver BELL, Q. Qordon. "Ofuturo dos computadores de alta capacidade na ciência e na engenharia". In:oftheACM, v. 32, n.9, setembro de 1989, p. 1.991 - 2.002.Communicationspa9.36.jan/dez 1994

Vo7. Essa discussão deve muito a HILLIS, W. Daniel. Op. cit. *A literatura técnica da connectionmachine,e a observação pessoal do computador em operação".8. STAhTILL, Craig 6c KAHLE, Brewster. "Procura de texto-livre paralela no connection machinesystem". In: Communications of the ACM. Reprint, v. 29, n. 12, dezembro de 1986, p. 1.239.9. A Thlnklng Machine Corporation afirma que essa unidade - o CM-2A - tem tanto poder quantoum supercomputador de US$ 12.000.000.10. Para um retrospecto mais extenso das aplicações hoje em curso, ver MICHELSON, Avra."Expert systems technology and its implications for archives". In: MARA TechnlcalPaper, n.9, Washington: National Archives, 1990.Information11. A International Business Machines, a DuPont Corporation e a American Express criaramgrandes expert systems que produziram significativa economia de custos.12. Os experts systems podem aprender, tal como os humanos aprendem da experiência. Masdeve ficar claramente guardado em nossas mentes que embora os expert systems possamser mais coerentes e livres de erro do que os humanos, as regras e os fatos que eles usamse derivam do conhecimento humano fundamental.13. Para um retrospecto arquivistico do 3480 Class Tape Cartrldge, ver WEIR JR., Thomas. "3480Class Type Cartridge Drives e armazenagem arquivística: relatório de avaliação de tecnologia*.In: ífatlonal Archives Technlcal Information Paper, n.4. Washington. 1988.14. Para uma avaliação da representação do disco digital óptico e da tecnologia de arquivamentode uma perspectiva arquivística, ver Óptica! Digital Image Storage System: project report.National Archives and Records Administration, Washington, 1990. Devia ser observado queum problema importante da indústria de disco digital óptico é a ausência de padrões deformato físico e de dados. Ao contrário das fitas magnéticas de computador, que podemcomumente serem lidas por qualquer tape drlve. os discos digitais ópticos não são geralmenteintercambiáveis entre marcas diferentes de drives.15. Esses problemas incluem as despesas gerais de armazenagem de arquivos de índicesconvertidos e a necessidade periódica de atualizar o indice. Os vocabulários controladossão difíceis e custosos de serem conservados, e a designação coerente de termos de assuntotende a ser indefinivel ou enganosa.16. nas fibras ópticas, um raio laser produz centenas de milhões de pulsos por segundo, osquais podem representar os uns e zeros numa corrente de bit digital que passa sobre umafibra de vidro numa razão da ordem de 150 megabltspor segundo.17. Para uma discussão do 'ambiente de sistemas abertos' e padrões internacionais relevantespara a troca de informação eletrônica, ver Management of Electronic Records: issues andguidelines. Uma publicação da ACCIS, United Mations, 1990, p. 71-86.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 5-38. jan/dez1994-pag.37

18. O modelo de referência OSI suporta mais padrões do que a maior parte dos usuários ou dasorganizações requisitarão. Conseqüentemente,modelos ou subgrupos de padrões OSI queuma organização diz que utilizará estão sendo desenvolvidos. O governo dos EstadosUnidosmantém o Government Open Systems Interconnect Profíle (QOSIP); o governo canadense edo Reino Unido, o UKQOSIP. Outros modelos nacionais estào sendo desenvolvidos.A B S T R A C TThe articles first part identifies three technological imperatives: the changing nature ofdocumentation; the changing nature of work; and the change of technology itself. Theseimperativesshape the way information is being used and will be used in the future. The second partadressesthe impact of these technological imperatives on basic archival principies and archival practice.The paper concludes with a discussion of why archivists must become actively involved in thebroader information handling community.R É S U M ÉDans ia première partie, cet article identifie trois impératifs technologiques: la natureévolutivede la documentation - la nature évolutive du travail e les changements technologiques - quidéfinissent la manière d'utiliser 1'information au présent et o futur.L'analyse de ces impératifstechnologiques permet1'examen de 1'utílité des concepts et des pratiques des archives en offrantune orientation pour le traitement des enregistrements électroniques. Dans la seconde partie, ilèvalue 1'impact de ces impératifs sur les príncipes de base des archives - origínaux et ordreoriginal, provenance et archives en tant que dépôt central, et sur la pratique des archives, c'està-diresur 1'évaluation,1'organisation, la description, les références et la conservation.pag 38. jan dez 1994

Diva Luiza SantAnna LoboFormada em Administração de Empresas pela FUC-RJ.'Brench Manager' da IBM do Brasil.Processamento dainformação? TULIML passeiosua evolução!YTI f ^ e r acesso à informaçãosempre foi umprocesso associado àcapacidade de decisão e de controlede ações que afetam gruposde pessoas.Mo passado remoto, por volta de:tlEz2000 AC, este acesso foi motivode ascensão social e de obtençãode poder. Os escribas egípcios, ossacerdotes e ministros hebreus eromanos chegavam a ter mais poder edomínio de suas sociedades por seremos únicos a saberem ler e escrever e,com isso, tinham o poder de vida e demorte. Seus poderes vinham da maiorquantidade de informações disponíveise, conseqüentemente, da capacidade demanipular os acontecimentos por meiodessas informações.Ma Idade Média, os religiosos eramos detentores da informaçãocoletada e registrada em livroscuidadosamente manuscritos ecopiados em bibliotecas fechadasde mosteiros distantes. QuantoI mais livros sob seu controle,maior poder e influênciaexerciam. É só lembrar do que UmbertoEco descreveu em seu livro O nome darosa.Chegando à Era Moderna, com ainvenção da imprensa, foram possíveisa vulgarização e facilitação do acesso àinformação - invertendo o processo dopassado: o homem passou, então, a serliteralmente inundado por informação.Mas dispor de informações em abun-Acervo. Rio de Janeiro, v. 7, n« 1-2, p. 39-64. jan/dez 1994 pag.39

A C Edância sem ter meios de processá-lasracionalmente não produz nenhumresultado construtivo. Surgiram, então,os processadores de dados numéricosresultantes da necessidade de secoletarem e analisarem os dados doprimeiro grande censo do século XX,nos Estados Unidos da América. Essesprocessadores rudimentares evoluíramrapidamente para os processadoreseletrônicos de grande porte, quetrabalhavam dados numéricos, depoisdados alfanuméricos em linguagembinaria estruturada, obedecendo lógicasmatemáticas, de alto nível, e complicando,se especializando e criando'castas' e classes de entendidos que seconcentravam em 'templos' e'mosteiros' refrigerados - as chamadasglass houses. Parece que já havíamosfalado nisso antes! Mão foi assim quetudo começou?Mas a humanidade tinha-se aperfeiçoadona ciência de produzir informações:de todos os tipos, em todas aslínguas, de todas as formas. O homempassou a gerar e utilizar informação emescala mundial. As comunicações entreregiões, cidades, paises, continentesaproximaram fontes distantes deinformações com solicitações de prontaresposta cada vez mais freqüentes.para as necessidades exigidas pelousuário 'agora'. Os processadores sãoaperfeiçoados, diminuindo de tamanho,mas ficando mais rápidos também, maisfáceis de instalar e operar. As linguagenstornam-se de mais alto nível, portantomais conversacionais, e feitas porintermédio de módulos, resultando naabertura das glass houses a especialistasnão tão especialistas assim.VELHA E QUERIDA MÁQUINA DEESCREVER"XEx pressar-se por palavrasescritas - sem ser necessárioagora se trancar em sótãosOs laboratórios de alta tecnologiadeixaram, então, de criar 'engenhocas'avançadas para procurar aplicações eutilidades no dia-a-dia, passando aprocurar soluções e aperfeiçoamentosescuros à luz de velas - exigiu que atecnologia aperfeiçoasse a velha equerida máquina de escrever manual eseus cestos de tipos (uma evoluçãonatural da máquina de Qutemberg nosidos de 1440). Surgem, então, oschamados processadores de texto:máquinas eletromecánicas que permitiamutilizar recursos de máquina deescrever, da eletricidade e da eletrônicaemergente. Podia-se escrever sempreocupação de errar, e depois fazer opag-40, jan/dez 1994

R V Oprocessador imprimir, limpa e claramente,quantas vezes fossem necessárias,um texto datilografado uma única vez,inclusive com inserção de informaçõesvariáveis em lugares predeterminados.Enquanto isso, o mundo dos grandesprocessadores de dados foi diversificandosuas aplicações, e seus programaspassaram a tratar números por meiode fórmulas matemáticas, convertendoos resultados em gráficos de diversasformas e tipos. Assim,evoluiu-se para asaplicações especialistas gráficas devariados recursos e linguagens.O mundo continuou fazendo suasexigências: mais rapidez na troca deinformações a longa distância. Osvelhos recursos do correio, do malote,do telefone, do telex e do fac-símile nãomais atendiam às necessidades dassociedades informatizadas espalhadaspelos cinco continentes. Vieram, então,os recursos de comunicações de dadosa longa distância e, com eles, os protocolos(ou tradutores) de meios físicosde transmissão, de estrutura dasinformações.Utilizar os recursos de telefonia tambémexigiu rápidos e inimagináveis aperfeiçoamentosdo grande invento deGranam Bell. Completar uma ligação delonga distância imediatamente, seminterferência de mesas de controlecheias de pinos e operadoras atarefadase deixar a mensagem mesmo sem terencontrado o destinatário, foi um passonecessário para compatibilizar a telefoniacom a computação eletrônica.Aliás, um exemplo da última tentativados laboratórios para colocar umainvenção em uso popular sem que anecessidade tenha exigido foi o telefonecom vídeo. Mo inicio, ninguém aceitoua novidade, que tirava a privacidade dequem falava. E o invento voltou para agaveta, até que o mercado o exigisse noseu devido tempo. E parece que essetempo está chegando.O velho processador de texto evoluiu,aumentando sua utilização a ponto deinvadir o mundo do processamento dedados e de gráficos. Os computadorespassaram a processar em suas entranhastanto dados como gráficos e textos.Foram-se os processadores de textos,absorvidos pelos terminais de vídeo.E os terminais? Como evoluíram? Degrandes consoles das glass houses viraramterminais de operação e entrada dedados. Associando esses aperfeiçoamentosàs facilidades de comunicações,os terminais foram se expandindoe distanciando do processadoratravés de redescentralde comunicaçõesinterligadas por controladoras determinais.Dos simples terminais de entrada dedados, com telas que reproduziam osdados linha a linha e teclado especialcom sinais de linguagem de programação,dispunha-se agora de maravilhaseletrônicas que incorporam os. recursosdas máquinas de escrever eletrônicascom os data entry e a tela cheia (fullAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 39-64, Jan/dez 1994 - pag.4 1

ACEscreen) de alta resolução. Elas tambémpodem processar os gráficos, agora tãofáceis de gerar e utilizar que já sãousados normalmente para complementarvisualmente qualquer assunto queenvolva dados numéricos. Os atuaisterminais possuem múltiplas lógicas,são coloridos, associam teclado-padràocom teclado de funções e decalculadoras. Já existem até os quepodem ser acoplados a secretáriaseletrônicas, telefones, scanners. facsímiles,impressoras, canetas eletrônicase tantos outros dispositivos.As fitas magnéticas - onde são armazenadosou gravados, de forma seqüencial,dados e informações necessáriospara alimentar um processador - passarama ser levadas de um departamento,prédio ou estado a outro,substituindo os enormes volumes depapel gerados.Mas a leitura dessas fitas se mostroumuito lenta e de pouca densidade dearmazenamento. Vieram, então, osdiscos magnéticos. Os discos possibilitamleitura mais rápida, pois as informaçõessão gravadas em seções esetores pesquisados pela cabeça deleitura de forma direta, saltando os quenão foram solicitados ou os indesejáveis.Também sua capacidade de armazenamentoé muito maior do que a dafita magnética, e cada vez mais são fabricadosdiscos com maior densidade degravação.E os recursos de comunicações continuarama melhorar os tempos deresposta de transmissão: mais velocidade,melhor controle, mais protocolos,maior fidelidade e integridade de fluxode informações. Agora são dados,textos, gráficos e voz que circulam porredes que cruzam cidades, países,continentes, oceanos; por terra, céu emar, através de cabos subterrâneos,cabos submarinos, radiotransmissões,teletransmissão, satélites!!COMPUTADOR NA GARAGEMDécada de 1980: a granderevolução. Em uma garagemde uma pequena cidade dointerior dos Estados Unidos, nasproximidades de uma universidade, doisgarotos inventam a revolução mundial:o computador pessoal!Daí para frente, utilizar um computadorpessoal, o famoso PC (personnal computei),passou a ser a mais banal dasatividades humanas. Utilizar aplicações,escolher sistemas operacionais,escrever programas e aplicativos.pag.42. jan/dtz 1994

compatibilizar sistemas passam a seratividades de clubes juvenis e conversanas areias da praia.Interligar esses micros em redes de telefonia,conectá-los às já existentes redesde telex e fac-símiles foram os passospara, moto contínuo, utilizar os própriosmicros em redes locais. Por sua vez, asredes locais passam a se interligar e,depois, ligam-se às grandes redes decomputadores, possibilitando, assim,que os micros 'falem' com os grandesprocessadores que controlam sistemasdepartamentais, que gerenciam redes demicros.E aos micros são fornecidas fantásticasmelhorias: seus ciclos de processamentosão cada vez mais rápidos e aeles são incorporados recursos gráficosinimagináveis. Resultado prático?Substituem os terminais como estaçõesde trabalho do sistema maior, com avantagem de serem inteligentes e.portanto, auto-suficientes para gerareme gerirem suas próprias aplicações eseus bancos de dados, além deotimizarem tarefas, sem que o sistemacentral esteja disponível o tempo todoe sem precisarem de linhas de comunicaçõesativas durante o trabalho.Os micros de hoje possuem capacidadede processamento maior do que a dosgrandes computadores centrais dadécada de 1960.Tanto poder de processamento gerou anecessidade de grande capacidade dearquivamento. Por que, então, nãoutilizar a tecnologia lúdica dos discosmusicais - os atraentes CDs? E porquenão utilizar os discos óticos comcapacidade de armazenar váriosgigabytes de dados para guardarinformações dos grandes complexos deprocessadores? A recuperação de informaçõesgravadas em discos óticos émais lenta do que em discosModelo de Instalação emRedeComputadorCentralEstação deTrabalhofc=d1REDEEstação deTrabalho com «=SRecursos deMultimídiaAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2, p. 39-64. jan/dez 1994 - pag.43

zavam a tecnologia dos raios de luz. Atinta era espirrada de um condutor,passava por uma matriz e desenhava osímbolo no papel - como os artistasfazem em seus trabalhos de mural comcolorjets. Problema: a tinta tinha o'hábito' de secar dentro da tubulação damáquina e entupir os dutos. Eram asprimeiras tentativas da nova tecnologia.Mas, então, descobre-se a maravilha dasimpressoras: a impressora laserX E foi odomínio total quando essas preciosidades,também, passaram a imprimirem cores. Hoje, existem impressorasportáteis que se conectam a micros eque produzem impressos coloridos dealtíssima qualidade, difíceis de seremdiferenciados de material profissionalImpressoras inkjets, impressorastérmicas, impressoras laser, impressorasportáteis, de redes locais, desistemas grandes; impressoras que sãotão inteligentes que combinam fontes,fotos, cores e textos em forma dediagramas que nem o próprio autor tempossibilidade de visualizar o produtofinal... De um lado, entram as informaçõesseparadas, o console, compainéis e telas sensíveis ao tato, recebeas instruções básicas e, pronto, do outrolado sai o trabalho, colorido, alceado,encadernado, encapado! Tudo emalguns minutos, numa sala clara, limpa,com ar condicionado, com operadorasjovens, elegantes, perfumadas. Quantadiferença do trabalho artesanal, pesado,quente, cheio de material químicotóxico, graxas, enormes cilindros demetal, manuseados por' homensbarulhentos e musculosos em meio aresmas de papel e 'montanhas' de latasde tintaiREDE DE INFORMAÇÕES^ ' odos esses recur irsos vierampara facilitar a < geração deJ V informações iformações dentro denti da nossaimpresso a partir de fotolitos ou detrabalhos de laboratório fotográfico.Além do mais, seus custos são muitomais baixos. Qualquer desktop (estaçãode trabalho) pode gerar trabalhos domais alto nível visual, tal como osprofissionais das artes gráficas geravamsó que com altíssimo custo daespecialização.casa. Mas ninguém é uma ilha, isoladado mundo. Precisamos, cada vez mais,nos comunicar com o mundo exterior edistribuir nossas informações, oudocumentos.Hoje, os documentos são distribuídospor diversos métodos: telex (usadosempre que a informação é urgente);serviços locais ou fretados de correiopag.46.jan/dez 1994

Voque permitem sua entrega no mesmodia ou seu despacho durante a noite,particularmente conveniente quandoum objeto acompanha o documento; ofac-símile - esta transmissão ponto aponto de documentos-imagem possibilitaa transmissão rápida de informaçõesna forma desejada pelo remetente. Cadaum desses métodos tem suas característicasdistintas.Todos nós estamos familiarizados coma facilidade relativa de se gerar e enviaruma carta. Os custos do uso doscorreios têm crescido significativamentee, provavelmente, continuarão a crescerno futuro. Tendemos a pensar que estescustos se resumem aos selos, quando,na verdade, a eles estão associados tambéma preparação, o envio, a separaçãoe a distribuição da correspondência.Considerando-se os custos implícitos ounão-reconhecidos, aceitamos esseconceito como natural.Uma vez a carta datilografada, revisadae assinada, endereça-se um envelope,coloca-se a carta no envelope e oenvelope no correio. Em alguns casos,usa-se o malote interno, e, aí, acorrespondência não chega aos correiossenão meio dia ou um dia após. Até aquia carta individual assume uma parterelativamente pequena do custo total nocanal de distribuição. Entretanto, umavez alcançado este ponto de destino, acarta deve ser classificada, enviada aodestinatário e aberta para leitura.O tempo para liberação do correio éincerto - mais de três a seis dias é onormal em 75% dos casos. Mo ambienteatual de trabalho, onde a informação ea comunicação são a essência dos negócios,esta lentidão relativa de movimentaçãoafeta a produtividade.A distribuição da massa de documentosé perfeita quando feita pelos correios.Mas quando a informação deve chegarao destino rapidamente, quando existejustificativa de negócio, outros métodosde distribuição, como o correioexpresso, são usualmente empregados.O correio nacional é confiável, maspode tomar muito tempo, e o processocontém muitos custos implícitos.Teletipos ou, mais modernamente, osequipamentos de telex, são máquinaseletromecânicas usadas para transmitire receber mensagens através de umcircuito telegráfico. Um teclado no equipamentoé usado para gerar sinaiselétricos codificados para transmissão.Alguns teletipos são equipados comunidades de tapes de envio e recebimentoque possibilitam ao usuáriopreparar mensagens com antecedênciapara transmissão 'a posteriori'. Uma veztransmitida a mensagem, a unidade derecepção converte os sinais em mensagensimpressas.ITPS e telex são serviços que proporcionama conexão através de circuitostelegráficos entre correspondentes. Otelex é usado para transmissão dentrodo país e o ITPS para transmissãointernacional.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 39-64. jan/dez 1994 - pag.47

A C EA grande vantagem dos teletipos é asubstituição do incômodo e cansativosistema interno de correio por um canalde distribuição eletrônico. O resultadopode ser uma economia significativa notempo de processamento e na distribuiçãode mensagens.Ainda que a transmissão eletrônica leveminutos, o teletipo atende poucoquando se considera um dia para apreparação do documento e um dia parasua liberação. Quando a informação épostergada, o impacto sobre ela é suadeterioração.Com teletipo não há confirmação de quea mensagem foi liberada; há somenteuma codificação que indica suarecepção na outra ponta. O remetente,na verdade, não sabe se a informaçãofoi liberada com sucesso ou quando elafoi recebida pelo destinatário final.Para ser transmitida, a informaçãoprecisa ser codificada, isto é, precisaestar no formato de caracteres, nãopode conter nenhuma informação emforma de gráfico, o que quer dizer queassinaturas ou cabeçalhos não podemser transmitidos. O uso do telex requerum operador treinado, o que implicapessoal adicional e custos de treinamento.Pode significar, além do mais,um atraso adicional quando o operadortreinado não está por perto.O ITPS e o telex oferecem canais dedistribuição mais velozes que o correio,mas, como este, o processo contémdiversos custos implícitos. Outraslimitações dos teletipos também reduzemsua eficiência global.Mos últimos anos, houve um aumentoconsiderável na utilização do despachoaéreo nos negócios. A grande vantagemoferecida por esses serviços é a expediçãonoturna e a facilidade de distribuiçãode volumes além de documentos.Os serviços de malote, por seu turno,têm alcançado tremendo sucesso. Amensagem é clara: as pessoas estãodispostas a pagar o preço para obteremdespachos noturnos e distribuíremrapidamente sua correspondência.Por outro lado, o malote pode sedeparar com um desafio em face datransmissão por fac-símiles, principalmentena distribuição de cartascomerciais. Tanto é, que o governo pôsà disposição seus serviços detransmissão por rede de fac-símiles, queatingem regiões geograficamentedistantes em até 90 minutos.Quando queremos receber, em nossossistemas, aqueles documentos queexigem rapidez de processamento - ohoje tão comum fax - já é linguagemcomum dizer-se e ouvir-se: 'mande umpag 48, jan/dez 1994

fax', 'recebi um fax'...Após 20 anos de evolução, os facsímilesfinalmente cumprem algumasdas promessas que seus defensorestanto faziam: transmite informaçõesrapidamente, sem necessidade dedigitação. Uma vez que o remetentepode transmitir documentos em suaforma original, o item 'trabalho' napreparação do documento se reduz aomínimo. Entretanto, o fac-símile apresentoudiversos problemas que resultaramna sua lenta difusão. Muitos dessesproblemas ainda persistem, não satisfazendoaos usuários mais exigentes.As limitações das tecnologias deexposição ponto a ponto e deimpressão, juntamente com os erros decomunicação, resultam na reputação dequalidade de imagem ruim dos facsímiles.Isto pode ser problema, aindahoje, com relação aos equipamentos debaixa velocidade. Porém, já existemmodelos que apresentam sensívelmelhora, inclusive com transmissão erecepção de imagem em cores.Os fac-símiles, às vezes, sãodesacreditados, não devido aosequipamentos em si, mas,sim, aosdispositivos de transmissão. A baixaqualidade de linha é ainda um problema,especialmente quando a velocidadede transmissão é alta.A baixa velocidade de transmissão sedeve às limitações dos equipamentos,das linhas telefônicas e de outrosdispositivos no suporte de comunicação.Estes dispositivos devem serinstalados separadamente para atenderum número significativo de máquinasfac-símiles. Hoje, já existem estaçõesservidoras de fac-símiles.Os equipamentos de fac-símiles pontoa ponto exigem, para documentos quedevem ser enviados para diversosdestinos, múltiplas ligações telefônicase múltiplas transmissões. E estastransmissões exigem tempo adicionaldo operador e altos custos decomunicação. Esse problema é incrivelmenteminimizado quando se usam osservidores de fac-símiles associados aossistemas de correio eletrônico.Uma vez transmitida a mensagem, amaioria dos equipamentos não temcapacidade para alertar o remetente seo documento foi enviado com sucesso.A ausência deste recurso pode exigir,muitas vezes, um segundo telefonemapara verificar a recepção e a qualidadedaimagem.Podem ocorrer problemas quando arede está congestionada. Um telefonemapara um equipamento ocupado tantoem enviar quanto em receber imagemnão pode ser aceito. O usuário que ligaprecisa esperar até que a linha desocupee, então, ligar outra vez. Isto poderesultar em múltiplos telefonemas parase enviar um documento.Quando não codificados por umapalavra-chave, os documentos sãoimpressos tão logo recebidos, facilitando,assim, o acesso de pessoas nãoAcervo, Rio de Janeiro, v. 7. n' 1 -2. p. 39-64, Jan/dez 1994 - pag.49

ACtransmissão usados nos equipamentosanalógicos não possuem mecanismospara detecção ou correção destes.Diferentemente dos equipamentosanalógicos, os sistemas digitaisanalisam cada página, fazem acompressão dos espaços em brancoredundantes e processam somente oselementos impressos. Esses elementossão convertidos em códigos binários de1 (preto) e 0 (branco). Esses códigos,mais compactos do que os produzidospelos analógicos, são então transmitidospara o equipamento derecepção. Os sinais digitais dirigem umaimpressora, reproduzindo os elementosde figura do original mais eficientementedo que os analógicos, resultandoem imagens de melhor qualidade.Os mais novos e mais sofisticados facsímilesnormalmente são digitais. Essesequipamentos, que podem ser modelosde mesa ou console, são caracterizadospor transmissão rápida e imagens dealta qualidade, em preto e branco, empapel do tipo bond. Possuem dispositivosavançados, como discagem automática,resposta/desligamento automáticos,polling (checagem da controller)e detecção de erros.Mas porque toda essa tecnologia estásendo tão rapidamente aperfeiçoada?Onde iremos parar? Será que elasestarão se integrando, se complementando?Por quê? Para quê?Em qualquer organização, faz parte donegócio a necessidade do manuseio,arquivamento, recuperação e envio dedocumentos. Para atender a essasnecessidades no que diz respeito aprocessamento de dados e de textos, jáexistem processos revolucionários noscaminhos da produtividade e daflexibilidade.Entretanto, certos documentos não sãoadequados aos sistemas de dados ou detextos. Alguns documentos são difíceisou mesmo impossíveis de serem processadospor meio de um teclado.Por exemplo: trechos de um outrodocumento, como artigos de revistas ourecortes de jornais; cartas ou mesmomanuscritos; cartas ou relatórios comanotações manuscritas ou documentoscom assinaturas ou selos; ilustrações,trabalhos de arte, desenhos ou projetos;correspondências em língua estrangeira,fórmulas científicas, folhetos, prospectosou brochuras etc...Em todos esses exemplos não é práticoreprocessar os documentos no tecladodevido ao tipo de informações. Emalguns casos, tomaria muito tempo ouseria muito dispendioso. Em outros, épraticamente impossível.Esse tipo de documento é chamado'documento-imagem'.Quatro grandes considerações devemser analisadas quando é precisoarquivar, recuperar e distribuir essesdocumentos.Muitas vezes, o usuário necessita distribuirdocumentos para diversos locaispag.32, Jan/dez 1994/

R V Osimultaneamente. A distribuição paramultilocais, com mais de um departamento,divisão ou região, pode serdispendiosa e consumir muito tempoquando são usados métodos tradicionais.São exemplos de documentosimagemcontratos para revisão, formulários,relatórios, inventários, dadoshistóricos (aplicações de clientes,correspondência externa e reclamações,relatórios de acidentes, informaçõesmédicas), boletins de anúncio, cópiasde artigos de jornais e recortes deimprensa, listas de preços etc.Evidente que podem identificar diversosoutros documentos críticos no contatodo dia-a-dia com as atividades particularesde cada função e suasnecessidades de distribuição.Outro requisito pode ser o de arquivo erecuperação.Arquivo e recuperação de documentosassumem, às vezes, participação vital nomundo dos negócios. O contínuocrescimento do 'manuseio de informações'junto com a criação normal depapéis, associada às transações denegócios, fez o volume de documentoscrescer incrivelmente. Somente nosEstados Unidos da América, estima-seque em 1993 tenham sido gerados 1,3trilhões de documentos em papel.Além do espaço físico necessário, oarquivo requer o suporte de pessoaspara localizar documentos, liberá-lospara o usuário final e depois recolocálosno arquivo para uso posterior. Énecessária, ainda, a organização, manutençãoe controle desses documentos.Em geral, o usuário necessita do arquivamentode documentos internos eexternos.Documentos internos são aquelesgerados dentro do próprio grupo.Documentos externos são aquelesgerados fora do grupo imediato, isto é,documentos gerados por outrodepartamento, ou divisão ou contatosexternos à organização.Para o arquivo e recuperação dedocumentos internos já existemsistemas de processamento disponíveispara a maioria das necessidades.Entretanto, o mesmo não acontece como arquivamento e a recuperação eletrônicosde documentos externos, assimcomo de documentos internos quecontenham informações-imagem.Um requisito muito importante são oscustos. Freqüentemente, o custo emarquivar, recuperar e distribuirdocumentos-imagem é maior quandocomparado às informações processadaseletronicamente. O sistema de arquivomanual não só requer móveis e espaçofísico como pessoas para manipulá-lo.Atender às necessidades de rápidadistribuição pode, também, ser dispendiosopois, freqüentemente, recorre-seao uso de métodos caros como correioe serviços especiais de malote.Também não se pode esquecer o fatortempo.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7, n» 1-2. p. 3*64. jan/dez 1994 - pag.33

A C ENo mundo dos negócios de hoje, tempoé um fator crítico. Importantes decisõese ações, muitas vezes, são baseadas eminformações que devem ser enviadas deum local a outro. Quanto mais rápida ainformação é recebida mais rapidamentepode ser tomada a decisão ou serdisparada a ação . Mo ambiente de sistemasde escritório, a mala eletrônicapermite a transmissão rápida de documentos-texto.Mas com documentosimagemnão se podia contar com osmesmos recursos.Produtividade é outro requisito cada diamais perseguido.O objetivo em aperfeiçoar o arquivamento,recuperar e distribuirdocumentos-imagem, economizartempo, dinheiro e aumentar a eficiênciaé produtividade que resulta em rendae lucro. Quando uma organização podeprocessar informações mais eficientemente,ela torna toda sua operaçãomais produtiva.O desejo de arquivar e distribuirinformações-imagem mais eficientementeresultou numa variedade de soluções.Desde que se começou a arquivardocumentos-imagem, o comum temsido o arquivo manual. Sistemasbaseados em microfilmagem ou microfichastêm sido usados para reduzirespaços, mas tais sistemas aindaapresentam muitas das desvantagensdos sistemas manuais de arquivo depapéis, como, por exemplo, a necessidadede pessoas, tempo e esforço parasua manutenção.O Óptica/ Character Recognition, ouOCR, tem sido usado para gravar documentoseletronicamente. Entretanto, oOCR ainda tem diversos aspectos aserem aperfeiçoados. O sistema OCRpode reconhecer somente tipos previamentedefinidos. Pelo fato dereconhecerem apenas caracteres, essessistemas não podem ser usados paraarmazenar gráficos, diagramas oumaterial manuscrito. E só reconhecemlínguas para as quais foram desenvolvidos.Todos esses sistemas estão agora aptosa serem integrados a sistemas deprocessamento de imagem.O QUE ENTENDEMOS POR IMAGEM?Imagem é o meio pelo qual vemos omundo à nossa volta.Porém, a divisão dos tipos de informaçõesem dados, textos, gráficos, imagensetc. é uma necessidade estabelecidapelas, até então, limitações dos sistemasde processamento da informação.Por que até então?Porque agora é possível a inclusão doprocessamento de imagens nas formasde utilização de informações.O processamento da informação evoluiutanto que também a imagem passou aser um elemento dos sistemas, a pontode não poderem mais se limitar às antigasformas estanques à disposição dousuário.pag.54. jan/dez 1994

R VOAgora há recursos tecnológicos para sepensar em termos globais. Daí osurgimento do conceito de sistema deimagem.Arrojado? Nem tanto, se foremconhecidos os recursos disponíveis nomomento.Vamos primeiro definir as necessidadesaté hoje não atendidas.Até bem pouco tempo não se dispunhada capacidade de criar, receber, guardar,visualizar e imprimir imagens. Tambémnão se podia comunicar essas imagensnem por meios físicos (papel), nem pormeios eletrônicos (terminal). E modificarimagens em conteúdo, forma etamanho? Combinar imagem com asoutras formas de informação, como textosgráficos e dados, ou analisar documentose codificar seus dados e textos?Tais necessidades surgem quando setem desenhos ou esquemas manuscritos,quando se escreve ou recebe atémesmo manuscritos ou bilhetes queprecisam ser conservados, quando serecebe correspondência externa, artigosde revistas ou de jornais - enfim, oequivalente ao arquivo físico de tododocumento que não foi gerado pelossistemas internos.Conseqüentemente, a pesquisa destearquivo, a visualização do documentoencontrado e sua manipulação são operaçõesque até então entravam emchoque com toda a tecnologia do processamentoautomático da informação.Distribuir imagem é a operação que maisafeta a produtividade e o fluxo dosnegócios, pois o que se tinha àdisposição tomava, no mínimo, 24 horasdespendidas em malotes ou correio, ouentão deixava a descoberto a fidelidadeda informação distribuída e comrestrições quanto ao tipo de informaçãopassível de ser distribuída no caso detelex ou telefone, sem levar emconsideração os custos desses meios.Verifica-se uma grande diferença quandose podia processar e analisar dados,gráficos e textos criados por nósmesmos ou pesquisados em data basescom grande agilidade e eficiência, e erapreciso se submeter ao incômodorecurso de manipular 'anexos' na formaarcaica de papel, impressos, cópiasmuitas vezes ilegíveis etc.Como atender a essas necessidades?Utilizando os recursos do que há demais atual em tecnologia e em conceitoarrojado de completa integração: todosos produtos que se integram para formara solução - sistema de imagem.Daqui para frente, vamos difundir ediscutir o conceito de sistema deimagem. Vamos discutir a última etapapara a solução total dos obstáculos paraa completa automação do processamentodas informações, sejam elas quaisforemlllIdéias novas e conceitos desconhecidosa serem aceitos são desafios que nãoaparecem com freqüência.... Os siste-Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n» 1-2. p. 39-64. Jan/dei 1994 - pag.33

A C Emas de imagens ou as necessidades deprocessamento de imagem não sãotodos parecidos. Diferentes tipos desistemas atendem a diferentes tipos deproblemas. A maioria dessas necessidadespode ser direcionada para quatrograndes grupos de processamento deimagem:• Sistemas de processamento dechequesEsses sistemas são bastante especializados,e desenhados para processargrandes volumes de documentos padronizadosou similares, isto é, cheques,em alta velocidade, naturalmente, elesatendem, de preferência, a grandesbancos que precisam processarcentenas de milhares, ou até mesmo,milhões de cheques por dia.• Sistemas de documentos técnicose de engenhariaDesenhados para gerenciar automaticamentedesenhos técnicos, científicose de engenharia, permitem que osdocumentos sejam revisados e permanentementeatualizados, podendo servistos simultaneamente em diferenteslocais geograficamente dispersos. Taisdocumentos variam de tamanho, desdepequenos pedaços de papel atéenormes plantas de alguns metros - ecada um desses documentos é, emgeral, arquivado como um 'registro'.Esse tipo de sistema é mais utilizadopor empresas de engenharia e demanufatura.• Sistemas de pastas - nossoconhecido fb/der SystemVersão automatizada doarquivamentopor meio de pastas no escritório, essessistemas fazem o gerenciamento degrupos de documentos relacionadosentre si e de diferentes tipos - cartõesde negócio, cartas, certificados deseguros, formulários de pedidos,documentação de clientes etc. Osdocumentos podem ser comentados ouincluídos em arquivos, e a pasta,inteiramente eletrônica, direcionada edistribuída através da empresa. Taissistemas, normalmente, são utilizadospor empresas que precisam movimentarum grande número de arquivos - comocompanhias de cartões de créditos,seguradoras, instituições legais, órgãospúblicos, museus, marcas e patentes,bibliotecas etc. Os sistemas de pastassão, certamente, os que apresentammaior variedade de aplicações e quemais utilizam a tecnologia de imagem,uma vez que são endereçados aos maiscomuns problemas de manuseio depapel.• Sistemas de informação geográfica,ou geoprocessamentoEsse tipo de tecnologia permite aosusuários arquivar, recuperar, manipulare analisar informações de naturezageográfica variada, como registros depropriedades ou mapas de recursosnaturais. São utilizados mais comumentepelos governos municipais eestaduais, empresas de serviços epag. 56 jan dez 1994

RVOcompanhias de petróleo.Como se observa, há aplicações deimagem que pedem diferentes tipos detecnologia de processamento deimagem. É necessária uma avaliação dasreais necessidades do usuário paradetectar o tipo de processamento deimagem mais adequado.Avanços recentes de tecnologia tornarampossível ao usuário capturar earquivar documentos eletronicamente.Qrandes volumes de documentos einformações de negócio, usualmenteem forma de papel e não necessariamentedisponíveis on Une, podem serconvertidos para processamento eletrônico.Podem-se obter pequenos ciclosde processamento e custos reduzidos dearquivamento mediante um grandenúmero de aplicações para imagem.Porém, um sistema de processamentode imagem consiste em um agrupamentode todos os componentesdiscutidos anteriormente, inclusive oprograma de aplicação e gerenciamentode arquivo, arquivos on Une e estaçõesde imagem, que fornecem uma soluçãoabrangente de programas e equipamentospara facilitar a entrada, o arquivamento,a recuperação e a distribuiçãode documentos-imagem, utilizando-seprotocolos de comunicação de dados.Estão incluídas aí funções paragerenciamento de fluxo de trabalhoatravés do sistema, bem como para ummétodo consistente de organização dosdocumentos-imagem e sua distribuiçãopara processamento. Esses recursospossibilitam o aumento de produtividade,reduzindo o volume total de papelmanuseado.Acervo, RJo de Janeiro, v. 7, n« 1-2, p. 39-64. jan dez 1994 - pag.57

R V Oo usuário processará os documentos apartir das prioridades selecionadas pelagerência do sistema.Como se observa, é a total automatizaçãode atividades administrativas deuma organização, que necessita detodas as facilidades de obtenção,disponibilização e controle de suasinformações para melhor gerir seusnegócios.E para se ter essa disponibilidade, umapeça importantíssima do processo é omeio pela qual a informação que estavaem papel 'entra' para o sistema decomputação para poder ser recuperadana tela de uma estação: é o scanner oudigitalizador.Hoje, já existem diversos tipos descanners disponíveis no Brasil. Essespequenos equipamentos estão sofrendorápidos aperfeiçoamentos devido àgrande disponibilidade de programasdirigidos para micros, que podem ser demesa e de mão, cuja resolução varia de200, 300, 400 ou 600 pontos por polegada.Também podem variar de acordocom a capacidade de distinguir tonalidadesde cor. Há os monocromáticos,com capacidade para 16, 64 e 256 tons,variando do branco ao preto.Os scanners de mão são os maissimples, com 200 pels, 16 tons e 12centímetros de largura. Ma outra ponta,estão os scanners usados para desenhosgerados a partir de sistemas CAD com600 a 1.200 pels, capazes de processarpapéis de tamanho AO, com 1,35 metrosde comprimento por 0,92 de largura, osquais já existem em cores. Um pequenoscanner de mão é capaz de processaruma folha tamanho AO - basta ter osoftware adequado e muitos bytes depaciência.Podem-se dividir os scanners em trêsgrandes grupos de utilização: armazenarimagem para inserir em documentos pormeio de processadores de textos, oupublishing-, guardar imagens parasistemas de recuperação ou emsubstituição a sistemas de microfichas;e no reconhecimento de textos paratransformação em caracteres hexadecimais(ou caracteres de composiçãobinaria para processamento de dados).A utilização do scanner, porém, podevariar de acordo com a imaginação.Recentemente, um jornal noticiou acompra de um desses equipamentos porum centro espírita carioca.Alguns equipamentos vêm acompanhadosde um software. Há, ainda,programas avulsos, como o picturepublisher e o publisher's paint brush.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7, n" 1-2, p. 39-64, Jan/dez 1994 - pag.6 i

A C Edistribui esses documentos para osagentes de processamento baseada emsuas capacidades de processamento. Odocumento com a prioridade mais altade cada fila de trabalho, é designadopara o agente conforme sua demandade trabalho. Os agentes podem completaro processamento de um documentoe arquivá-lo ou podem encaminhá-lopara outros agentes, para outras filas oupodem suspender o documento paraprocessamento posterior.Cada documento é identificado de umamaneira única no momento em que écapturado pelo sistema. O sistema deindexação possibilita a identificação dodocumento utilizando-se nomes lógicosrelacionados com as transações denegócio e atividades, como, porexemplo, nome ou número do cliente,data de recebimento do documento,tipo de negócio ou uma breve descriçãodo documento. Esses identificadoresdefinem os documentos em termos dereconhecimento imediato e com sentidopara os usuários do sistema.O fornecimento de parâmetros de identificaçãopara documentos permite oacesso às imagens desses documentos.Para pesquisar com facilidade um documentoem um arquivo grande, o sistemade indexação oferece um critério debusca centrado nos 'caminhos' depesquisa do documento. Por exemplo:o critério de busca pode incluir o parâmetroano' que restringe a pesquisa narecuperação de todos os documentosrecebidos ou processados duranteaquele ano apenas. O critério podeincluir, ainda, uma linha de parâmetrode negócio e, nesse caso, a buscaabrange todos os documentos recebidosou processados nos últimos 12 mesesreferentes a uma especifica linha denegócio; se nenhum parâmetro é especificado,então todos os documentosrecebidos ou processados nos últimos12 meses para cliente são exibidos noterminal.O usuário pode querer, também, osdocumentos para processamento, casoem que o sistema 'salta' a distribuiçãoautomática de trabalho. Ele podequerer, ainda, ver o histórico deprocessamento do documento, executaro índice de manutenção do documentoou imprimir o documento.Para que qualquer sistema de indexaçãoseja eficiente, deve possuir funçõesnecessárias à manutenção dosdocumentos,capturados.uma vez identificados eApós o documento ter sido priorizado ecolocado em filas de trabalho,estápronto para ser distribuído pelo sistema,o que é feito com base em dois fatores:primeiro, cada usuário recebe um perfil,gerado pelo supervisor, que identificaas filas de trabalho para as quais ele foitreinado para processar. Segundo, acada solicitação de trabalho, o sistemadisponibiliza o documento de mais altaprioridade para a qual o solicitador estáqualificado a processar. Isso garante quepag-60. jan/dez 1994

* CEMas o que, na verdade, todos estãoquerendo e precisando é o reconhecimentototal de texto, tanto datilografadoquanto manuscrito, em qualqueridioma e em qualquer tipo de letra.O problema, entretanto, ainda está noalto índice de erros cometidos, pois osmais simples OCRs não 'aprendem' areconhecer os caracteres para os quaisnão foram programados, isto é, não têminteligência dedutiva.Já existem OCRs que utilizaminteligência artificial e, com o tempo,'aprendem' a reconhecer os sinais quelêem. Seria, por exemplo, como, aoinvés de comparar os caracteres que lêcom os de um banco de dados contendoa forma das letras, ele utilizasse umalgoritmo em que as possibilidades deidentificação de letras são registradas.Os OCRs, geralmente, vêm com umomnifont, que possibilita o reconhecimentode negritos, itálico e diversosoutros tipos, além de possuírem umdicionário que pode ser ampliado paracorrigir o texto lido de acordo com ousuário. Também reconhecem osformatos TIFF e PCX - formatos gráficospadrão.A manipulação do scanner fica a cargode programas e precisa ser simplesmenteligado e desligado. Mas osproblemas surgem quando da disponibilidadedos recursos dos sistemas aque ele está conectado. Há necessidadede um bom dimensionamento dememória disponível para os tipos deimagens a serem trabalhadas, aresolução a ser utilizada e os níveis detons desejados. Também os diferentespadrões disponíveis podem tornar-seum problema para o usuário. O maisutilizado é o TIFF (Tag Image FormatFile), desenvolvido pela Adobe Systems,que pode ser lido por PCs e Macs. O TIFFtornou-se o padrão da indústria einforma à estação de trabalho que geroua imagem, a dimensão do original, aresolução gráfica final e o programa queestá sendo utilizado.Outros formatos utilizados são o PCX daZSoft, adotado pelo Paint Brush, o CITT,utilizado para a compactação de dadose pelos fac-símiles da HP, além doPackbits, utilizado pelos faxes daPanasonic.Vale lembrar que os fac-símiles nãodeixam de ser um scanner, pois digitalizamas imagens e textos antes detransmiti-los.Outro problema sério são os clones,principalmente os likes,que acabamnão tendo compatibilidade total com osistema. Essa dificuldade se manifestanos scanners que exigem ambientewindows.Toda essa tecnologia veio aglutinar adisponibilidade de qualquer tipo deinformação, e da forma mais 'amigável'possível. Um exemplo disso é ofantástico mundo da multimídia e suaspossibilidades.A multimídia começou como umaaplicação científica/educacional reuninpag,.62.jan/dtt 1994

R V Odo os recursos de videotape, filme,micros de grande poder de processamento,discos CD-ROM, recursos detelefonia já testados nos modernosvideofones - descendentes da secretáriaeletrônica. Os recursos e sistemas demultimídia estão presentes em escolas,hospitais, bibliotecas, serviços públicos,locais turísticos e até em esquinasmovimentadas dentro dos já famosos ecomuns quiosques de utilidade pública.Quem já nâo se maravilhou com ummonitor acoplado a um processadorpoderoso, com microcaixas de som,para assistir a um grande ator inglêsdeclamando flamlet e depois, com umsimples toque na tela, tomar odepoimento de um famoso crítico dearte dramática de nova York analisandoo desempenho do ator ou explicando opoema? E uma estação de multimídianão precisa ser complicada, pois bastamalgumas placas multimídia noprocessador, um monitor de altaresolução em cores, um sistema de somligado em série, um drive de disco CDou CD-ROM, vários Mbytes de memóriae alguns programas operacionais, epronto! Tudo está pronto para receberos discos pré-gravados de concertos,peças teatrais, estudos das obras deDarwin, enciclopédias de renomeinternacional e horas de análise,dissertação, debates e interpretaçõesdos 500 anos da descoberta da América!Esta é a fronteira da utilização datecnologia da informática em toda a suagama de possibilidades: os grandes epoderosos computadores de quintageração ou mais, que estão conduzindonossa civilização às fronteiras doespaço, ou, ao contrário, trazendooutras civilizações até nós. Sào ossistemas especialistas, com inteligênciaartificial, ajudando os médicos asalvarem vidas no combate às maisgraves doenças do homem, e atéfazendo delicadíssimas operações. Sãoos já comuns sistemas e suas aplicaçõesde suporte empresarial, operacional,controlando robôs em linha deprodução, controlando vôos comerciaise combates militares no ar, na terra eno mar; monitorando as variaçõesclimáticas e erupções vulcânicas. São ossistemas públicos agilizando ligaçõestelefônicas, sinalização de trânsito,metrôs, trens. Sào os pequenos masespertos microsistemas ajudando agarotada a aprender a ler é escrever emsua própria língua ou em línguasestrangeiras; ajudando senhoras deidade a levantar suas economias emcontas bancárias; a adolescência.a sedistrair com milhares de jogos eletrônicos.Se tentarmos enumerar todas aspossibilidades da tecnologia dainformática - já disponíveis hoje emtodas as atividades humanas, das maisAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2, p. 39-64, Jan/dez 1994 - pag.63

A C EO professor Benedicto Silva, e m seuestudo sobre 'O futuro do livro' ofereceinformações p r e c i o s a s s o b r e e s s ar a p i d e z q u e v e m a c o m p a n h a n d o aevolução do h o m e m através de suaspróprias invenções e descobertas.Dizele:O compasso da história, ao longo dosprimeiros quatorze séculos da EraCristã é marcadopela lentidão. Até ofim do século XIV, praticamente nadaacontece na História que representeconquista científica ou avançotecnológicode grandesignificação.nada menos de 33 invenções,salientando-se dentre elas. o carroAté o ano 1000, as conquistas que ...sobretrilhos, o pára-raios. a máquinapodem ser consideradasimportantesde fiar, a máquina a vapor, osubmarinonão passam de duas: a invenção dabússola e a descoberta da pólvora,ambas ocorridas no século IX.Os quatro primeiros séculos doe o tear mecânico... Mo curso do séculoXIX surgem nada menos de 100invenções importantes, destacandose...a locomotiva,... o telégrafo,... osegundomilênio... têm a seu créditotelefone,... a lâmpada elétrica,... oapenas meia dúzia de invenções,todasautomóvel,... os raios X. E, comomodestas: a ferradura, o leme, orelógio, o canhão de madeira, osóculos e o espelho de vidro.sabemos, o avião, o radar, o filmefalado, a televisão,... o computadoreletrônico, a xerografia, a bombaE continua o professor:atômica, o transistor,... os raioslasermarchava a história nessa cadênciamorosa, quando, em meados do séculoe o satélite de comunicaçõesno século atual.surgiramXV... advém a invenção da imprensa,que divide a história do progressohumano, assim como o Cristo dividiua história do mundo.As descobertas e invenções que sepodem catalogar como marcosaceleradores do progresso tecnológicocomeçam, assim, com o advento daPode-se, assim, concluir que asmodificações introduzidas no quotidianodo homem em decorrência doprogresso científico e tecnológico passaramgradativamente de um estágio demorosidade, característico dos primórdiosda civilização até o século XIX, paraa aceleração frenética dos nossos dias,imprensa.De 1455 até 1800 surgemA humanidade dispunha, como sepag.66. jan/dez 1994

R V O1 verifica pelo registro cronológico queacabamos de mencionar, de longosI períodos de tempo para absorver e1 sintetizar novos conhecimentos, bemcomo para familiarizar-se com as• lmodificações resultantes de suasI últimas conquistas.• O mesmo, porém, nào acontece hoje.As novas tecnologias e descobertas sesucedem com tal rapidez que, muitasvezes, nos impossibilitam não só deacompanhar o compasso do progresso,•como de nos adaptar às novidadesIsurgentes.ilCreio nào ser exagero afirmar que a, Icaminhada do ser humano contem-> Iporâneo se realiza muito mais aos saltos) Ido que passo a passo, seja no seu. Iquotidiano doméstico, seja nos seus)Hnomentos de lazer, seja, principal-,Hnente, no desenvolvimento de suasi Atividades profissionais.•obviamente, esses fenômenos daBnodernidade - velocidade versus'fcvanços tecnológicos - atingem emKheio o universo daqueles que têmtomo matéria-prima de seu desempenhoprofissional a informação, dentrejps quais estamos nós arquivistas,Bibliotecários, documentalistas, analista s de sistemas e tantos outros.Jjiante dessa nova realidade, foram• urgindo em mim inúmeras questões,fnuitas delas ainda sem respostas, não#ó sobre o papel dos arquivos face aosylesafios tecnológicos do mundocontemporâneo como também sobre operfil do profissional capaz deresponder a tais desafios, levando-mea formular as reflexões aqui registradas.Comecemos por examinar um poucomais detidamente o cenário atual daarquivologia brasileira.Por incrível que possa parecer, às portasdo século XXI, no Brasil muitos aindanào se deram conta de que os arquivossào os depositários da experiênciaacumulada pelo ser humano, resultantede sua caminhada na insaciável buscado conhecimento. Além de se constituíremem memória natural de suaprópria história, seja como serindividual, seja como parte de umacoletividade, são, sobretudo, umrecurso estratégico para se obter umaadministração eficaz e eficiente, bemcomo a prova de direitos, obrigações eprivilégios, controle de programas detrabalho etc.Para essas pessoas, os arquivos aindanào passam de grandes depósitos depapéis velhos e empoeirados. ondehabitam fungos e insetos desprezíveis,num ambiente úmido e sombrio e queservem unicamente para satisfazer oscaprichos de pesquisadores exóticos ouburocratas rabujentos que se apegamaos documentos como se fossem criassaídas de suas entranhas.Em posição totalmente antagônica, háaqueles para quem os documentosdeveriam ser sumariamente substituídospor discos ópticos ou quaisquer outrossuportes de armazenamento magnéticoAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n 9 1-2, p. 6S-74. jan/dez 1994 - pag.67

ou micrográfico. Com tantos recursostecnológicos disponíveis consideram aconservação de acervos documentaisum atraso, um desperdício de espaçofísico, mobiliário e, sobretudo, derecursos humanos.Infelizmente, ainda se pensa namáquina como substituta do homem enão como um instrumento a seu serviço.Se é verdade que a tecnologia modernapermite a leitura - através de scanners-,a reprodução das imagens dosdocumentos e o armazenamento deinformações em meios magnéticos, éverdade também que ainda não existesubstituto para o trabalho intelectual doarquivista, qual seja, o de emitirjulgamento de valor, selecionar,classificar, indexar documentos einformações.Vale dizer que a adoção de qualquermecanismo moderno não dispensa anecessidade de se ordenar tecnicamenteos documentos de um arquivo.Muito pelo contrário. É fundamental, érequisito básico, que a documentaçãoproduzida ou recebida por qualquerinstituição seja sistematicamenteorganizada, controlada de formaracional e bem conservada, para colocála,de maneira rápida e precisa, àdisposição do usuário, seja ele umaautoridade com poder decisório, umfuncionário burocrático, um técnico, umcientista, ou enfim, um cidadão comumem busca da comprovação de seusdireitos, utilizando para isso processosconvencionais ou tecnologiasavançadas.A essência do trabalho arquivístico étornar útil a memória da instituição.Assim, não temos receio de afirmar queo arquivista moderno deverá ter comocaracterística marcante o talento e asensibilidade para avaliar com precisãoa massa documental que se acumulanos arquivos, reduzindo-a aos conjuntosabsolutamente necessários que servirãode prova de suas atividades finalísticas,de suas operações regimentais, dedireitos e obrigações institucionais e deterceiros.Para isso é indispensável, em primeirolugar, capacitar recursos humanosqualificados para dominar as tecnologiasem permanente processo deevolução a fim de utilizá-las na justamedida das necessidades arquivisticas,habilitando-os a elaborar projetos demodernização em que sejam consideradoscusto-benef ício, qualidade,produtividade e garantia de reconhecimentolegal.Em segundo lugar, sensibilizar tanto osusuários como os que decidem sobrematéria de arquivo para a adequadacontribuição que as novas invençõeshumanas podem trazer para o trabalhoarquivístico, evitando-se os radicalismosaqui referidos.Feitas essas considerações sobre afinalidade e funções dos arquivos, bemcomo sobre o perfil dos arquivistas,podemos agora, a título de ilustração,pag 68. jan/dez 1994

R V Omencionar alguns recursos e tecnologias,dos mais simples aos maissofisticados, presentes em nossoquotidiano, ao alcance de todos e que,mesmo sem uma análise detalhada,tornarão evidente a um bom observadoro impacto positivo ou negativo quecausam na documentação e nosarquivos, dependendo do bom ou mauuso que deles se faça.na verdade as primeiras preocupaçõescom os acervos surgiram com autilização das aparentemente inofensivasmáquinas de escrever eletrônicas,que operam com fitas corretoras. Emdecorrência dessa facilidade aboliu-sedos escritórios o uso do papel carbono,que, comprovadamente, garante alegibilidade dos textos por longosperíodos de tempo. Assim, as tradicionaiscópias de correspondência, deprojetos, de estudos, de planos, deorçamentos, de programas, decontratos, de manuais, normas eprocedimentos etc. foram substituídaspelas populares cópias termostáticas,mais conhecidas como xerox. Adespeito de suas vantagens, quandoutilizadas para agilizar o fluxo deinformações, possibilitar a consultasimultânea de documentos, substituiroriginais que devem ser preservadospelo seu alto valor histórico ou pelafragilidade de seu estado de conservação,apresentam dois problemassignificativos para os acervos arquivisticos:legibilidade de curto prazo eaglutinação das folhas reproduzidaspelo mencionado processo.Só o tempo evidenciará as lacunasdocumentais provocadas pelo usoinadequado e inoportuno desse suportetecnológico dos escritórios modernos.Outra inovação atualmente utilizadaAcervo. Rio de Janeiro, v. 7, n« 1-2, p. 65-74. Jan/dez 1994 - pag.69

AEcom grande sucesso pelas organizaçõesé o fac-similc (fax), cuja legibilidade,entretanto, é prevista apenas peloperíodo de três a cinco meses. Paraconciliar essa nova e ágil tecnologia coma missão dos arquivos de preservar amemória de registros, de provas, dedireitos ou meramente de informaçõessubstantivas, o procedimento que vemsendo adotado consiste em se remeterao destinatário, via correio ou malote,o original do documento que foi objetode uma transmissão via fax,imediatamente após a sua emissão.Com esta providência, agiliza-se oprocesso de decisão, preservando-setambém a prova documental dos atosadministrativos que foram objeto dacomunicação.O surgimento constante de novastecnologias fez expandir também ouniverso da documentação audiovisual,até recentemente formado basicamentepelos microfilmes, fotografias, fitasaudiomagnéticas e discos.Além da utilização cada vez mais intensa jdesses suportes, outros mais sofisticadosvêm sendo introduzidos nomercado para atender à demandacrescente de geração de imagens e deregistros sonoros.É curioso notar que tais inventospossuem uma característica comum: emgeral, os chamados novos suportes sãobastante frágeis e exigem condiçõesespeciais de armazenamento, capazesde assegurar sua perfeita conservação,uma vez que são suscetíveis dedeterioração quando armazenados emcondições ambientais inadequadas.Dentre as providências a serem tomadaspelos arquivistas responsáveis poracervos audiovisuais, de modo especialno caso de filmes, fitas sonoras ou devideo, certamente a mais urgente eimprescindível é, sem dúvida, a criaçãode procedimentos de verificaçãoperiódica do estado de conservação doacervo, que permitam o seu oportunorebobinamento, visando impedir acriação de bolhas, a aglutinação ou acolagem das películas e fitas.HllllillllH uiuiiiiiiiiiin 1III11J11Brios últimos dez anos, a explosão do usode microcomputadores em todas assuas versões e aplicações vem-seconstituindo no mais fantástico detodos os instrumentos facilitadores dotratamento e recuperação de informações.Em contrapartida, se inadequadamenteutilizados poderão serresponsáveis pelo desaparecimento deregistros e, conseqüentemente, colocarpag.70. jan/dez 1994

R V Oem risco a integridade dos acervosarquivisticos.Um exemplo bastante comum deutilização indevida da nova tecnologiada informação é a mera transferência daburocracia convencional para meiosmagnéticos, fazendo proliferar o volumede informações inúteis nas memóriasdos computadores.A velocidade com que tais informaçõessão processadas alimenta no usuáriomal-preparado uma falsa sensação demodernidade, que em futuro maispróximo ou remoto o obrigará a deietaressas informações, nos moldes de umaavaliação tradicional de papéis feita porarquivistas.Fernando de Souza Meireles, professorda Escola de Administração deEmpresas de São Paulo - EAESP/FQV, emtrabalho recente, afirma com muitapropriedade quenão se devem utilizar novas tecnologiassomente para fazer mais rápido o quejá se fazia antes, mas sim paratransformar a maneira pela qual otrabalho é realizado.atalhos profissionais um rastro deinformações registradas seja em papéis,seja em suportes eletrônicos, que osarquivistas reúnem, organizam, tratamtecnicamente para torná-las disponíveisà consulta, para servir no futuro deprova de atos ou ações administrativas,ou ainda de direitos, conforme, aliás,já nos referimos anteriormente.É importante esclarecer para os leigose reavivar a memória dos profissionaisde informação arquivística que amencionada finalidade dos arquivos -servir à administração - só será atingidase os arquivistas procederem a umaeficaz gestão de documentos.Talvez muitos ainda ignorem o conceitode gestão de documentos. Pela lei n 98.159, de 8 de janeiro de 1991, quedispõe sobre a política nacional dearquivos públicos e privados, em seuart. 3 ,9considera-se gestão de documentos oconjunto de procedimentos e operaçõestécnicas referentes a suaprodução, tramitação, uso, avaliaçãoe arquivamento em fase corrente eTendo presente que a finalidadeintermediária, visandoprimeira dos arquivos é servir àadministração, estou certa de que oarquivista será um parceiro valioso dosadministradores nessa dificil tarefa demodernização das instituições, que vemsempre acompanhada do temidofantasma da reação às mudanças.Os administradores, na medida em queexercem seu ofício, vão deixando pelosa sua eliminaçãoou recolhimento para guardapermanente.De todas essas funções, talvez a menosconhecida ou compreendida seja a quese refere à administração da 'produçãodocumental'.Essa atividade merece ser muito bemesclarecida para se evitar deturpação deseu real sentido que, nem de longe.Acervo, Rio de Janeiro, v. 7, n' 1-2. p. 65-74, jan/dez 1994 - pag. 7 1

deve ser imaginado como uma forma de'intervenção' e sim de colaboração',visando, entre outras iniciativas: agilizare garantir a credibilidade do processodecisório da instituição; participar daseleção e escolha de procedimentos ede tecnologias que possibilitem amelhoria dos padrões de qualidade dasinformações gerenciais e dos serviçosprestados; participar do processo dedesenvolvimento da criatividade naconcepção de soluções inovadoras e,sobretudo, incentivar a disposição doquadro funcional, de todos os níveis,para as mudanças.Como se pode perceber, é fundamentalque administradores e arquivistas sejamcúmplices no cumprimento de suasatividades, especialmente nos temposmodernos, em que a tecnologia disponívelé de tal ordem que, ou o homema domina, sugando dela todas aspossibilidades, ou se deixa dominar porela, colecionando fracassos, desperdíciose prejuízos para sua instituição.Resta ainda mencionar as mais recentestecnologias produzidas no mundoencantado da informática: o tratamentodigital de imagens, seu armazenamentoem disco óptico, que possibilita não sósua rápida recuperação como suavisualização em vídeo ou ainda suaimpressão em papel, muitas vezes comqualidade superior aos originais; astécnicas de fluxo de trabalho (workflow).que, através de software adequado, criauma auto-estrada eletrônica, onde asimagens dos documentos trafegam veloze automaticamente entre as estações detrabalho; a multimídia, que possibilitaa combinação de sons, textos eimagens, em movimento ou não, oferecendorecursos cada vez maiores naárea da informação, com reflexos imprevisíveispara o futuro da humanidade.Mão se pode esquecer, entretanto, queo valor probatório dos documentos sóserá obtido se preenchidas tréscaracterísticas fundamentais: padronizaçãona fabricação de equipamentos esuportes, durabilidade dos materiaisempregados e, finalmente, legislaçãoque dê respaldo legal às informaçõescontidas nos documentos independentementedo tipo de suporte adotado.no Brasil, até o momento, além dopapel, apenas o microfilme preenchetais características. Em casos especiais,como as declarações de imposto derenda e as relações anuais deinformações sociais, as conhecidasRAIS, jáexiste legislação específicaatribuindo valor legal aos disquetes noprimeiro caso e às fitas magnéticas nosegundo.Das três características acima citadas, ade mais difícil solução me parece ser apadronização e obsolescência emprazos de quatro a cinco anos dos equipamentosnecessários à leitura dasinformações armazenadas, considerando-seas evidentes implicaçõeseconômicas que envolvem a matéria.Entretanto, somente através dapag.72. Jan/dez 1994

R V Opadronização se viabilizará a compatibilizaçáode hardware e software devários fabricantes, permitindo ainteração dos recursos humanos emateriais disponíveis, bem como a reduçãode custos de produção, conservaçãoe otimização de acervos informáticos.Quanto à legalidade do uso da informaçãoautomatizada, a advogada MarizaT.D. Rossi, da Associação Brasileira deAdvogados de Informática - ABDI (SP),apresentou, no Seminário Integração deTecnologias no Processamento daInformação, promovido pela Associaçãodos Arquivistas Brasileiros - AAB, em 19e 20 de maio passado, um excelentetrabalho sobre esse tema.Maquela oportunidade, informou aindasobre o projeto de lei preparado pelaABDI e encaminhado, a título desugestão, ao Senado Federal, o qualdispõe sobre a elaboração earquivamento de documentos em meioseletrônicos.No que se refere à baixa durabilidadedos materiais empregados, os programasde qualidade total (TQM) dasempresas da área, com certeza, já estãono encalço de uma solução que atendaàs exigências dos usuários, movidas quesão por um combustível poderoso: acompetitividade.Enquanto não surge essa solução, osusuários poderão adotar alguns critériosque permitam a utilização dainformática, sem colocar em risco aintegridade e o valor histórico ouprobatório de seus acervos, tais como:utilização dos suportes informáticoscomo recurso estratégico para agilizar arecuperação e transmissão de informações,mantendo arquivados, em suaforma convencional, os documentosjulgados de valor vital para a instituição;transferência periódica das informaçõespara novos suportes; adoção dainformática em operações e atividadesimportantes e muito volumosas, masque perdem sua atualidade em curtíssimoespaço de tempo, como no casode operações bancárias, por exemplo.Isto posto, cumpre deixar bem clara anossa posição a propósito dos avançostecnológicos que nos desafiam a todoinstante. O trabalho nos arquivos deve •ser desenvolvido sem preconceitos, e osarquivistas devem estar preparadosprofissionalmente para utilizar todos osmeios disponíveis para se obter,rapidamente, informações confiáveis,precisas e completas.As mudanças continuarão ocorrendo esempre com grande velocidade, o quenos impede de profetizar sobre o futuro.Sabemos apenas que. se o século XIXcaracterizou-se pela revolução industrial,o século XX certamente seráidentificado como a era da revolução dainformação.A propósito, não poderia concluirminhas reflexões sem registraressecruel fenônemo que caracteriza arealidade de paísespobres-ricos, ouricos-pobres, como o Brasil. AAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2, p. 65-74, Jan/dez 1994 - pag.73

ACEfontes e ao estudo direto do documentocomo base para seus trabalhos. Odesejo de escrever uma história'documentada', que desse resposta adequadaaos últimos escritos estrangeiros(Raynal, 1770 e Roberston, 1777r"-muito negativos sobre a atuaçãoespanhola no novo Mundo -, juntamentecom o objetivo de conseguir maioreficiência no serviço para remediar osproblemas de acumulação no ArquivoQeral de Simancas, vai culminar, em1785, com a criação do Arquivo Qeraldas índias, que, como tem sido dito. éuma "verdadeira e (duradoura) promoçãocientifica do despotismo ilustrado".Dessa forma, estamos diante de umasituação arquivística nova: ainda queseja claro que os documentos dosarquivos tenham servido em múltiplasocasiões para a realização de estudoshistóricos e que na Espanha existisseuma velha tradição neste sentido, ogrande avanço se produz no século XVIII(ainda que o processo venha a culminarno século XIX), com o crescimento deuma nova metodologia baseada nacrítica das fontes. A partir de agora nãose concebe a realização de um estudohistórico sem recorrer à análisedetalhada e minuciosa de fontes quedocumentem o trabalho.É bem verdade que o acesso e o usodos documentos está. todavia,fortemente controlado (era a época dodespotismo ilustrado), que não sepermite, sem mais, a consulta de papéispara qualquer trabalho de pesquisa, quesó se consultam os documentos paraescrever a história que possa beneficiaros desígnios do soberano. A metodologiausada para escrever a históriaestava mudando, mas só quando essahistória pudesse favorecer determinadosobjetivos e, neste momentoconcreto, a história que, apoiada nosdocumentos, pudesse apresentar umaimagem adequada da presençaespanhola na América, não havia chegadoainda o momento da abertura dosarquivos para qualquer tipo de pesquisa,o que no caso dos arquivos históricosespanhóis se produz em meados doséculo XIX. por ordem de Isabel II.Hoje, exatamente dois séculos depois,o Arquivo Qeral das índias volta a situarsecomo ponta de lança na história dosarquivos: a celebração do V Centenáriolhe tem dado uma oportunidade única -a de servir para o mais avançado projetode utilização de tecnologias informáticas(processos de imagem, armazenamentoótico, bases de dados etc.) paraa organização de arquivos históricos,construindo um novo sistema deinformação que pode servir de modelopara outros arquivos internacionais.MUDANÇAS NA PESQUISA HISTÓRICA ENOS ARQUIVOS"Y" estes dois séculos ocorrerammuitas mudanças no mundodos arquivos e da historiografia.Em primeiro lugar, as correnteshistoriográficas que em certa medida sepag.76.jan/dez 1994

R V Omanifestaram na criação do Arquivoconduziram, com o passar do tempo, auma utilização maciça dos fundosdocumentais no trabalho histórico, atéo ponto em que hoje seria um disparatepretender fazer história sem o recursodas fontes documentais. Esta necessidadede 'documentar' a pesquisahistórica, se é que se deseja construiruma história bem informada', se viucomplementada com a abertura totaldos arquivos à pesquisa, abertura quenão era sequer intuída no momento dacriação do Arquivo.O livre acesso aos papéis tem conduzidoao que se denomina 'a inflação deusuários' nas salas de leitura, inflaçãoque visivelmente está produzindo nosdocumentos mais dano do que o quehavia produzido até agora o simplespassar do tempo. Mo Arquivo Qeral dasíndias há alguns documentos que aolongo do ano podem ser manuseadoscom objetivos distintos mais decinqüenta vezes. O que aconteceria aeles se não fossem tomadas as medidasadequadas?ria adoção destas medidas podemajudar as novas tecnologias, como pôdeajudar em seu momento a utilização domicrofilme: uma das alternativas a serecorrer na atualidade é a entrega dereproduções digitais dos documentospara a consulta dos pesquisadores. Emvez de permitir o acesso ao documentooriginal, utiliza-se sua reprodução,deixando o original só para consultasespecíficas. É a única alternativa paradeixar à posteridade ao menos o mesmopatrimônio cultural que nos foiconfiado.Mas além do crescimento do número depesquisadores que procuram osarquivos, está se produzindo nosúltimos tempos uma mudança muitosignificativa na 'mentalidade' e naprópria formação do pesquisador.O novo pesquisador-usuário temampliado o nível de exigência de seusdireitos frente ao arquivo. Pede umacesso cada vez mais livre aos fundosdocumentais e exige meios maisadequados para uma recuperação maisrápida e mais profunda da informação.Para esta mudança na mentalidade dousuário tem contribuído não só apropagação da mentalidade democráticacomo também o aceleradodesenvolvimento das novas tecnologiasde informação, que já há temposlevaram ao aparecimento depesquisadores capazes de utilizar asnovas ferramentas informáticas, queconhecem o uso de sistemas automatizadosde recuperação de informaçãoe que manejam sistemas automatizadosem seus trabalhos (acesso a base dedados, tratamento de textos, sistemasestatísticos, planilhas de cálculo etc).E este novo usuário, como já disse emoutras ocasiões, se converte no foco dotrabalho arquivístico, pelo menos noque se refere à documentação histórica.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2, p. 75-90, Jan/dez 1994 - pag-77

ACOs arquivos têm procurado adaptar-seàs novas necessidades para dar umaresposta adequada aos aparentes dilemas(permitir acesso total aos documentos,embora este acesso possa danificálos;oferecer uma recuperação maisrápida da informação a usuários comnova formação 'informática', quando aforma de trabalho no arquivo continuasendo essencialmente manual). Mas,habitualmente, contam com tão poucosmeios e com verbas tão escassas, queas novas ferramentas de tratamentoautomatizado da informação têm servidoapenas para 'mecanizar' fundosconcretos ou séries documentais específicas,ou para a obtenção, através detécnicas informáticas, do mesmo instrumentode descrição tradicional em papel:somente se aproveitam algumasvantagens da informática, mantendo-se,afinal, 'instrumentos de descrição' idênticos,com formato tradicional e empapel.neste marco de maior abertura dosarquivos, de maior exigência por partede seus usuários, que reclamam fundoscada vez mais próximos à atualidade,ao mesmo tempo que pedem maiorrapidez no serviço e na recuperação dainformação, se situa um projeto pioneirono mundo dos arquivos e dainformática: o Projeto de Informatizaçãodo Arquivo Qeral das índias, desenvolvidocomo parte das atividadescomemorativas do V Centenário doDescobrimento da América.Passaram-se dois séculos. Se o séculoXVII foi a época da ilustração, os últimosanos do século XX estão dando lugar auma nova era dominada pela informática,novas tecnologias, telecomunicaçõese, em definitivo, por umacesso mais rápido à informação.NOVAS TECNOLOGIAS E ARQUIVOSQue as novas tecnologias estãomudando múltiplos aspectosda sociedade atual é coisamais que sabida. Que as novas tecnologiasno campo da informação e dacomunicação vão afetar enormementeas relações sociais é algo conhecido portodos. Já passou o tempo em queMcLuhan falava da aldeia global' parareferir-se ao mundo atual, em que ainformação corre de maneira imediatade uma parte do globo a outra com amesma rapidez que mexericos em umavizinhança, e insistia na passagem dacultura do impresso à cultura do visual.não vamos fincar-pé nas mudanças tãosignificativas que as novas tecnologiasestão realizando em nossa sociedade.Muitas delas sào visíveis. Outras estãoapenas se anunciando.E nào só em relação ao acesso àinformação. As novas ferramentas tecnológicasvão produzir mudanças muitomais profundas.Para dar um exemplo,conceitos até pouco tempo desconhecidossão utilizados já com certafreqüência, como o de 'teletrabalho',que permite que se trabalhe diretapag.78.Jan/dez 1994

R V Or*AT«Página de documento tratada para eliminação de manchasAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n' 1-2. p. 75-90. jan/dez 1994 - pag.79

Página de documento tratada para eliminação de tintas transparentespag.BO, jan/dez 1994

Vomente de casa, com o auxilio de umsimples microcomputador e um modem,conectado através de linhas de comunicaçãocom a empresa e com outrosteletrabalhadores que podem estar amilhares de quilômetros de distância.A pesquisa em todas as suas vertentesestá se beneficiando enormemente dasvantagens oferecidas pelas novastecnologias. Dentre elas, queremosdestacar brevemente duas, pelaimportância que têm em um projetocomo o realizado no Arquivo Qeral dasíndias: a tecnologia da imagem digital eos novos suportes da informação.Depois nos centraremos em outra que,provavelmente, no futuro terá tambémgrande incidência nos arquivos: acriação de redes de intercâmbio para oacesso à informação a distância.A tecnologia da imagem digital é umanova forma de reprodução que permiterealizar, através do scanner, cópias digitaisdos documentos. É uma forma desubstituição dos sistemas reprográficostradicionais (microfilme, fotografia efotocópia, principalmente) com muitasvantagens, ainda que também com algumasdesvantagens.As imagens digitais podem ser armazenadasem suporte informático, e podemser lidas, posteriormente, pelo computadore representadas na tela. Como setrata de informação digital, composta,portanto, de zeros e uns, poderá sermanipulada com algoritimos matemáticospara melhorá-la, eliminandoimperfeições, manchas etc. Atravésdelas se poderá, além disso, obtercópias em papel.Como é bem sabido, esta tecnologia deimagem digital constitui um dos aspectosmais significativos do ProjetoInformático do Arquivo das índias. Hoje,mais de dez milhões de páginas dedocumentos encontram-se já digitalizadase podem ser diretamente consultadasatravés da tela docomputador.Trata-se de algo muito significativo paraa conservação - ao evitar a consultadireta do original, substituindo-a pelaconsulta da imagemdigital - e para adifusão, ao facilitar enormemente oacesso à informação. É muitorápido consultar a imagemque o documento em papel.maisdigital doE não é só isso. Algumas pesquisaslevadas a cabopela equipe de desenvolvimentodo projeto permitiramcolocar nas mãos do pesquisadorfórmulas espetaculares para eliminarimperfeições, reduzir o efeito dasmanchas ou da transparência das tintasno papel, aumentar o contraste parafacilitar a leitura etc.A segunda tecnologia que convémdestacar é a do nascimento denovossuportes de informação, principalmenteos suportes óticos. A vantagemdestessuportes (discos principalmente; recordemosque o compact-dishótico) é sua enormeé um discocapacidade dearmazenamento digital, o que faz comque seja realmente utilizável emAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n* 1-2. p. 75-90, Jan/dez 1994 - pag.81

A C Eprojetos como o do Arquivo Qeral dasíndias.Em resumo, a tecnologia do disco óticose baseia na geração de um raio laserque atua sobre a superfície metálica dodisco ótico, onde produz minúsculasperfurações ou borbulhas. A existênciaou não destes minúsculos orifícios ouborbulhas serve para codificar ainformação através do sistema binário,à base de zeros e uns que serãoposteriormente 'lidos' por outro raiolaser de menor potência, detectando aexistência ou inexistência de alteraçõesque serão interpretadas pelocomputador.Os dez milhões de páginas do ArquivoQeral das índias já reproduzidosdigitalmente encontram-se hojearmazenados em milhares de pequenosdiscos óticos. E enquanto os dezmilhões de páginas ocupam mais de umquilômetro linear de estantes, poucosmetros em uma pequena sala sãosuficientes para acondicionar os discosóticos.Apesar disso, se medíssemos em termosinformáticos a quantidade deinformação armazenada no Arquivo,ficaríamos assombrados. Foi feita umaestimativa, nào sei se precisa, de quese todas as páginas de todos os livrosda Biblioteca do Congresso deWashington, a maior do mundo, fossemdigitadas e conservadas em memóriainformática, ocupariam um terabyte, ouo que é o mesmo, em númerosredondos, um trilhão de caracteres. Poisbem, as imagens digitais dos dezmilhões de páginas do Arquivo ocupam,atualmente, cerca de três bilhões decaracteres, uma cifra mais que notável.AS REDES DE INTERCÂMBIO DEINFORMAÇÃO CIENTIFICAAterceira ferramenta tecnológicaque queremos destacarnào foi, até agora, exploradano Arquivo, nesse momento estamosiniciando um complexo projeto piloto.Uma das vantagens mais evidentes deque dispõe hoje a pesquisa éprecisamente a possibilidade deinterconexâo através das redes decomunicação de dados. São redesbaseadas em distintas tecnologias, masque permitem a interconexâo dacomunidade acadêmica em grandessistemas de intercâmbio de informação.A definitiva utilização maciça de novosavanços tecnológicos, como a fibraótica, vai permitir o envio a qualquerparte do mundo, de forma quase instantânea,de quantidades fabulosas deinformação. O projeto da nova redeamericana, a National Research andEducation lietwork (nREn), prevê disporde uma capacidade de transmissão dedados em 1995 de 1 Qb por segundo, oque permitiria enviar várias dezenas demilhares de páginas por segundo deuma parte da rede a outra: umaautêntica rodovia eletrônica para ainformação.pag.82. jan/dez 1994

R V OA eliminação das barreiras geográficase temporais no mundo da informação,conhecida como 'erosão do tempo e dageografia', permite a conexão imediatados diferentes recursos informáticosatravés de redes de interligação cada vezmais potentes, de forma que ainformação e a capacidade de armazenamentoe processamento dos computadorespossa ser compartilhada e melhoraproveitada.A intercomunicação de todo o mundoacadêmico oferece novas possibilidadespara a pesquisa, que até agora erampura utopia. O conceito de 'conectividade'se refere a esta nova situação: oscomputadores se intercomunicam etrocam informação, os pesquisadoresque utilizam estes meios de algumaforma podem trabalhar juntos, aindaque a grandes distâncias. Podemdifundir ao mesmo tempo os resultadosde seus trabalhos e aproveitar por suavez, de maneira imediata, os resultadosdos trabalhos de colegas de todo omundo, estabelecendo-se entre eles umtipo de relação que só há alguns anosfoi possível imaginar.Redes 'acadêmicas' de caráter nacionalconectam as universidades e diferentescentros de pesquisa entre si e com oresto do mundo. Por meio destas redes,é possível o acesso on Une às grandesbases de dados oferecidas através deTerminais de UsuáriosEsquema do sistema informático>. Wo de Janeiro, v. 7. n» 1-2. p. 75-90, jan/dez 199* - pag.85

outras redes internacionais, quepermitem o acesso à informação adistância de qualquer parte do mundo.O acesso às bases de dados deu lugarao nascimento do que se denomina a'indústria das bases de dados' que, emcrescimento contínuo, proporciona avenda de um novo bem de consumo: ainformação cientifica, comercial,cultural etc, com uma complexa cadeiade produção (produtores de bases dedados, distribuidores, redes decomunicação, usuários etc).Segundo o informe da ComunidadeEconômica Européia (Relatório sobre osprincipais acontecimentos e desdobramentosdo mercado de informaçõese serviços eletrônicos em 1989 e 1990)os gastos da Comunidade com o acessoà informação eletrônica, em 1989, seelevaram a três bilhões de ECU ,2 menosda metade que nos Estados Unidos (6bilhões e 700 milhões de ECU). Destestrês bilhões, cerca de 1 bilhão e 800milhões se referem a serviços on UneASCII, crescendo a grande velocidadeoutros serviços como CD-ROM, videotextoe audiotexto.Segundo o mesmo informe, em 1989havia no mundo mais de 4.300 diferentesbases de dados ASCII, disponiveispara acesso comercial on Une, com umcrescimento de 16 % sobre o anoanterior. Dentro da ComunidadeEconômica Européia, a maior parte docrescimento se deve a produtores debases de dados sem finalidade lucrativa.INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÃO ADISTANCIA E ARQUIVOSOintercâmbio de informação eserviços a distância é semdúvida uma forma extraordináriade fazer com que os diferentesprofissionais ligados à pesquisa e àinformação trabalhem juntos. Contudo,este é um mundo em continuo avançoe, como em outras áreas de crescimentorápido, provavelmente não se chegou auma situação de 'maturidade', com aaceitação por todos de certos padrõesmínimos, permanecendo-se ainda porconta do impulso da tecnologia.A pesquisa histórica não foi pioneiranesta nova realidade (é preciso ter emconta que a informática nasceusobretudo para o trabalho com números,para realizar em grande velocidadeoperações matemáticas), mas pouco apouco vai se incorporando ao uso dosnovos meios. E hoje já são muitos oshistoriadores que utilizam as ferramentasinformáticas mais comuns(planilhas de cálculo, tratamento detextos, bases de dados, hipertexto...),que consultam bases de dados de todotipo, ou que têm acesso a redesnacionais ou internacionais deinformação. Já é comum ver nas salasde leitura dos arquivos alguns pesquisadoresque gravam diretamente a informaçãoobtida em seu computadorportátil.Tampouco os arquivos foram pioneirosneste terreno. Outros colegas do campopag.8A. jan/dez 1994

Rda informação se anteciparam: semdúvida, as possibilidades que ainformática oferecia para poupartrabalho com a catalogação de livrosrepetidos em diversas bibliotecasexplica esta vantagem.Ao contrário do que tem ocorrido emoutras áreas próximas da informação,como as bibliotecas, nos arquivoscertamente ainda muito pouco se temfeito, de imediato, em relação àtransmissão de informação a distância.Sem duvida, não se sentiu tãoprofundamente esta necessidade devidoa algumas características que distinguemo documento de arquivo dodocumento de biblioteca ou de centrode documentação:• a unicidade do documento frente àmultiplicidade do livro ou da publicaçãoperiódica faz com que o intercâmbio dainformação não tenha um benefício tãopalpável como o de evitar a repetiçãodo mesmo trabalho de catalogação emvários centros;• cada arquivo tem sua própria documentação,diferente dos outros arquivos.Por isso, geralmente, não é urgentepara cada centro a utilização rápida dainformação contida em outros centros.Ainda que a documentação de umcentro possa completar-se com aquelaexistente em outros, a tarefa de oferecerao pesquisador informação complementarnão é considerada prioritária;' aparentemente o acesso e uso dainformação arquivistica por parte dospesquisadores não é tão urgente comoo acesso à informação científicapublicada dia a dia;• as verbas sempre escassas dosarquivos não têm permitido grandesprojetos de informatização, salvo emcasos muito concretos,na verdade, nos arquivos de todo omundo apenas alguns projetos decaráter nacional, além de algumasexperiências concretas de intercâmbiode dados em nível bilateral, se realizaramaté o momento. Mas estaspossibilidades, no futuro, serão tambémutilizadas nos arquivos. Inclusive, épossível pensar não só na sala de leiturasem papel, tema ao qual dediquei umacomunicação no Congresso Internacionalde Arquivos de 1988, realizadoem Paris, como na futura sala de leitura'a distância', com pesquisadores tendoacesso à informação dos arquivos -através de terminais instalados em seulocal de trabalho ou em sua própriacasa. Falaremos da 'sala de leitura adistância', ou da 'sala de leitura virtual',e por que não, também,.do 'telepesquisador'.O ARQUIVO GERAL UAS ÍNDIAS E ASNOVAS TECNOLOGIASOsistema informático desenvolvidoao longo dos últimosanos através do acordo detrês instituições (Ministério da Cultura,IBM Espanha e Fundação Ramón Areces)que pretendiam contribuir assim para ascelebrações de 1992, colocou o ArquivoAcervo, Rio de Janeiro, v. 7, n* I -2. p. 75-90, jan/dez 1994 - pag 85

R V OTrata-se, em segundo lugar, deconseguir as melhores condições parao serviço e a divulgação dos documentos:permitir o mais rápido e maiscompleto acesso à informação contidanos documentos para que estes possamrevelar suas potencialidades intrínsecas.E isto, por todos os caminhos hojeviáveis, utilizando os instrumentostradicionais e ao mesmo tempo as maissofisticadas ferramentas oferecidaspelas novas tecnologias, até que sechegue ao acesso à informação demaneira imediata a partir de qualquerponto da aldeia global'.Meste aspecto, sem dúvida, o ArquivoQeral das índias leva vantagem. Vinteestações de trabalho, dotadas de telasde alta resolução, permitem diariamentea consulta direta de inúmeros pesquisadores.Posso afirmar que, hoje em dia,mais de 25%, ou o que é o mesmo, aquarta parte do total das consultas dedocumentos na sala de leitura doArquivo se realizam já sobre documentaçãodigitalizada, na realidade, nos trêsprimeiros meses de 1994, 27% daassistência a pesquisadores no Arquivoesteve dirigida à consulta de documentosna tela, através do sistema digital.Igualmente, 33% das cópias em papelse realizaram através do sistemainformático.Trata-se de uma avaliação puramentenumérica, mas que permite reconhecera importância do que já foi realizado,ainda que nos falte, por enquanto, umestudo que compare estes dados com otempo dispendido, quer dizer, que nospermita saber se o pesquisador realizouseu trabalho mais rapidamente tendo àsua disposição o sistema, ou se pôdeobter mais e melhor informaçãoutilizando as possibilidades das ferramentasinformáticas.O fato é que, como dissemos, mais doque a quarta parte do total das consultasrealizadas na sala de leitura do Arquivojá é feita na tela, enquanto o maço quecontém a documentação original semantém intacto em seu lugar correspondenteno depósito.NOVAS POSSIBILIDADESNovas perspectivas se nosapresentam hoje e estãosendo exploradas noArquivo. As vantagens da 'edição eletrônica'em disco compacto já foram estudadascom um projeto piloto em 1992.Agora, com mais calma, um novoprojeto está em marcha. Um antigoprojeto que se iniciou há muito tempo,nos anos de 1940. sob a direção de d.Cristóbal Bermúdez de Plata. e queprosseguiu sob o incentivo da diretoraanterior do Centro, d. Rosário Parra, oCatálogo de Passageiros para as índias,é provável que apareça completamentepronto e publicado em disco compacto- CD-ROM. Os sete volumes até agorapublicados, mais os outros sete jápreparados no Arquivo e que incluem oconteúdo total dos livros de registro deAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 75-90, Jan/dez 1994 - pag.87

quanto for a complexidade da área (umlocal ou rede).( ) Macro fluxo doProcessoEm qualquer caso. a implantação deveráser modular, por função. A primeira funçãosempre será o cadastramento catalogação(mesmo num sistema de processamentode imagem ela é indispensávelpara a recuperação da imagem), basepara a recuperação de informações. Asdemais funções deverão ser implantadasgradativamente, dentro daseqüência mais importante em cadasituação.A Fig.3 ilustra, de forma genérica, ofluxo de todo o processo.CONCLUSÃOAautomação não acontecenum estalar de dedos! É umprocesso que deve sermeticulosamente cuidado, para que oresultado final possa corresponder aoque desejamos.( Fim )J ImplantarBRIt has been decided: it should be automated. Is the decision correct? And now, what shall we do?Detailed description of the steps to be followed when we face the automation process of an area.as well as the inquiries we must do in thatopportunity.R U MVous avez pris la decision dautomatiser. Votre decision est-elle correcte? Et maintenant.faire?queDescription détaillée des démarches à suive au cours du processus d'automatisation, ainsi quedes questions qui doivent se poser à cette occasion.pag.96. Jan/dez 1994

Ptísiclér MoreiraFigueiraBibliotecária. Assessora do Centro de Documentação da TV Globo.va eocasseées a nistooriaem coresFácil prodlução «difícil conservação

Eséculos, tem mostrado que começa ase tornar realidade o que parecia quaseimpossível: registrar eventos, gravar avida em um suporte capaz de repeti-laem espaço e tempo determinados.Alcançar esse objetivo tem levado ahistória do documento a uma trocaconstante de suportes - do papiro parao couro, do couro para o papel e ovinil, de meios mecânicos paraeletrônicos e assim por diante - umaprocura incessante visando capturar arealidade histórica como ela é: sonora,em movimento e colorida.Com a introdução do filme sonoro ecolorido, finalmente era dado umgrande passo para que o registro dahistória do homem pudesse capturar etransmitir seus fatos da forma maispróxima da realidade.Do VÍDEO TAPE AO REVOLUCIONÁRIOVIDEOCASSETEapturada eletronicamente ouem tapes magnéticos, aimagem em movimento viuseu desenvolvimento passar a ser feitoem grandes saltos desde a introduçãodo sistema de gravação em fitasmagnéticas de duas polegadas - o vídeotape-, no final da década de 1950.Dispensando os processos químicos derevelação da película cinematográfica,essa nova tecnologia, que permitia verimediatamente o que havia sidogravado, também permitia uma projeçãomuito mais simples.Desde então, visando seu aperfeiçoamento,inúmeras pesquisas foramfeitas em diversos países ao mesmotempo, o que acarretou o aparecimentode diferentes formatos e padrões devídeo não compatíveis entre si.Após o aparecimento do vídeo de umapolegada na década de 1970, os anosde 1980 viram a propagação de diversossistemas de vídeo em cassete, o queveio revolucionar completamente ocampo da captura e difusão de imagenseletrônicas fazendo com que o mundoda informação se tornasse o mundo dojornalismo eletrônico.A explosão da informação fez com queo vídeo passasse a ser um item deprodução de massa e praticamenteacabou com a tecnologia do filme parao registro de fatos.Atualmente, devido à popularização dascãmeras de video, a participação do homemdo povo como repórter da históriavem se tornando muito comum. Isto nosleva a um aumento sem precedentesno registro da história através daimagem em movimento.Os DIVERSOS FORMATOS E PADRÕESA busca constante no aperfeiçoamentodessa nova tecnologia levou ao desenvolvimentode equipamentosincrivelmentesofisticados que criavam inúmeraspossibilidades de se processar a imagemeletrônica, o que obrigou o desenvolvimentodo material da fita de vídeo.pag,98. Jan/dez 1994

oOs primeiros tapes vinham em fitas deduas polegadas, mais conhecidos comoquadruplex e tinham a duração de 60minutos. Com a mesma duração vieramas fitas de uma polegada, que registravama mesma informação comdiâmetro e tamanho menor. Essesformatos, pelo seu tamanho, ficarammais restritos a produções especiais eprincipalmente de estúdio.A necessidade de tornar essa tecnologiamais acessível levou à criação das fitasem formato de cassete. As primeirasfitas para uso profissional já vinhamcom o tamanho reduzido para 3\4 depolegada. Esse formato ainda continuaem uso, porém já vem sendosubstituído pelo de 1\2 polegada.E, cada vez mais, essa tecnologia vemevoluindo para fitas mais modernas, comoprova o lançamento mais recente dafita de 1 /2 polegada digital. Feita de partículasde metal, ela é muito maiseficiente que as lançadas no início daera do video tape.Para uso doméstico dois formatos foramlançados : Betamax e VMS. O segundose tornou um padrão internacional. Maisrecentemente foi lançado o vídeo de8mm.Quando da introdução da televisão emcores também não foi estabelecido umpadrão e, por isso, temos hoje omercado mundial dividido em trêsgrandes sistemas de cores e um quartoadotado em um único pais, o Brasil:

ACMTSC - sistema norte-americanoadotado em diversos países, inclusiveno Japão, maior fabricante de equipamentoseletrônicos do mundo. Essesistema trabalha com a tela dividida em525 linhas.SECAM - sistema francês adotado emdiversos países da Europa e da África.Trabalha com dois subsistemas de 825linhas e de 625 linhas.PAL - sistema alemão, é um aperfeiçoamentodo NTSC americano.Também adotado em diversos países domundo. Trabalha com 625 linhas.PAL-M - variação do sistema Pai alemãoque utiliza o mesmo número de linhasdo americano. 1Já existem previsões da chegada daTelevisão de Alta Definição - HDTV paraessa década. O seu padrão é de 1.125linhas.OS PROBLEMAS DA FALTA DEPADRONIZAÇÃOCo m a rápida expansão eevolução dessa tecnologiapassamos a ter um volumemuito grande de informações a seremprocessadas nos mais diversosformatos. Como esses formatos sãoincompatíveis entre si, torna-se necessárioque os arquivos, responsáveis pelasua guarda, possuam também osdiversos equipamentos para processarcada um desses formatos. Esse por sisó já seria um problema, mas alémdisso, hoje, com pouco mais de 30anos do aparecimento do primeirovídeo, já temos formatos em completodesuso como é o caso do vídeo de duaspolegadas e, muito brevemente, da fitade 3/4. Os arquivos que possuem emseu acervo fitas de duas polegadas vêmencontrando sérios problemas demanutenção desses equipamentos, poisnão existem à venda os componentesque necessitem de reposição. Mospróximos anos,o mesmo deve acontecercom as fitas de 3/4. Se só a Sonyinforma ter espalhado pelo mundo cercade 1.100.000 aparelhos de VT U-Matic(3/4) pode-se imaginar a quantidade defitas que foram geradas nesse formatoe que, um dia, deverão ser copiadaspara um novo formato. 2Os arquivos mais afetados com essafalta de padronização são os deemissoras de televisão, onde anecessidade de sempre possuir osequipamentos mais modernos faz comque seus acervos sejam os primeiros areceber novas tecnologias e tenham deconviver com diversos formatos.Este tem sido um dos maiores problemasenfrentados para o arquivamentode vídeo e, até que se estabeleça umpadrão universal, continuará insolúvel.Tentar manter os equipamentos obsoletosem funcionamento pode vir a seruma tentativa de grande risco. Passartodo o acervo para um novo formatoenvolve grandes custos com material emão-de-obra especializada e uma incógnitasobre qual seria o melhor formatopag. 100. jan/dez 1994

R V Oa ser usado para esta regravaçào e quantasvezes mais esse trabalho será necessário,pois nào se sabe que novosformatos ainda serào criados. Porém,com o perigo da falta iminente deequipamentos, esta é a única solução.Em pesquisa feita no começo de 1993pela FI AT/I PT A (Federação Internacionalde Arquivos de Televisão) sobre a situaçãodos tapes de duas polegadas nos3arquivos de seus associados, mais de90% responderam que estavam adotandoalgum programa de transferência dessematerial para um novo formato, havendocasos em que essa cópia era feitapara dois formatos simultaneamente -Betacam e uma polegada. 4O Centro de Documentação da RedeGlobo possui um acervo de cerca de28.000 fitas U-Matic. Como esse formatodeixou de ser usado para produção deimagens, foi necessário estabelecer umprograma de transferência desse acervopara outro formato - Betacam -, já queexistem previsões de que dentro decinco anos comece a haver dificuldadena obtenção de peças de reposição paraesses equipamentos.Como esperança aparece o surgimentode novos equipamentos como o'Betacam Digital', que podem serequipados com uma interface queAs fitas devem ser arquivadas em posição vertical e sempre dentro da caixa apropriadaAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n» 1-2, p. 97-106, jan/dez 1994 - pag.101

permite o uso de fitas gravadas tantono sistema analógico como no digital,possibilitando assim a continuação douso do material gravado em 'Betacam'e 'Betacam SP'. Poderemos assim usaressas fitas em equipamento com novopadrão.Misturando formatos e padrões,podemos ter uma fita em MTSC que,embora seja compatível com nossoequipamento quando reproduzida nosistema PAL-M brasileiro, mesmo quegravada em cores, aparecerá em pretoe branco. Os sistemas que trabalhamcom número diferente de linhas não sãocompatíveis. Assim, uma fita gravada emSECAM não poderá ser reproduzida emequipamentos MTSC.A ÜIFlCIL PRESERVAÇÃO DOS ACERVOSEM VlDEOSegundo Don Kershaw, engenheirochefe da BBC e um dos mais experientesprofissionais em preservação de vídeo,a manutenção de acervos em vídeo deveAmbiente físico adequado é absolutamente indispensávelpara a durabilidade das fitas.pag. 102. jan/dez 1994

RV Oestar atenta a três aspectos:1 - Preservação das fitas em boascondições.2 - Manutenção dos equipamentos quepermitam a reprodução das fitas.3 - Treinamento de pessoal especializadona operação dos equipamentos.Preservação das fitasDo que já foi escrito e discutido com osfabricantes sobre o primeiro item,faremos um pequeno resumo do quepode ser considerado como o mínimonecessário para uma boa preservaçãodas fitas de vídeo.O primeiro grande problema com quenos deparamos é a durabilidade domaterial. De acordo com os própriosfabricantes, se arquivadas em boascondições, as fitas devem ter umadurabilidade de 15 anos. Em termos dearquivo permanente, é uma vida útilextremamente pequena . É quase impossívelimaginarmos um arquivo commilhares de documentos com aobrigação de copiar todo seu acervo emtão curto espaço de tempo. Por se tratarde uma tecnologia extremamente nova,é possível que esse problema sejasanado em breve, como vem acontecendocom a perda de qualidade acada nova cópia de uma fita, problemaextremamente sério que vem sendominimizado nos novos formatos.Alguns mandamentos devem serseguidos rigorosamente no que tange aoambiente físico. São eles:s1 - Deve ser mantida uma temperaturaentre 17-23°C e a umidade deve ficarentre 30-40%. Prevenimos assim a deterioraçãoquímica do material magnético e ocansaço mecânico da embalagem da fita.2 - O ambiente deve ser o mais limpopossível, devendo ser evitado qualquertipo de poeira. Pisos e paredes nãodevem ser revestidos com material queretenha poeira ou umidade, não guardea fita em lugar exposto diretamente àluz solar. Assim estaremos reduzindo oingresso de sujeira que pode vir adanificar a superfície da fita.3 - Maneje a fita com cuidado, ela nãodeve ser jogada ou submetida a qualquertipo de sofrimento mecânico e nãocoloque objetos sobre a mesma. Dessaforma, evitamos que a fita fique presaem seu estojo.4 - Mão toque a superfície da fita.5 - nunca coloque uma fita em um equipamentoque não esteja perfeitamenteajustado e que não venha sofrendomanutenção regularmente. Isto ajuda aprevenir danos materiais e magnéticos.6 - As fitas (especialmente 2") devem sermantidas longe de campos magnéticosfortes. Estaremos assim evitando que afita seja apagada por acaso.7 - As fitas não devem ser arquivadascom material que possa vir a desprendergases ácidos ou que solte partículas.Geralmente, costuma-se colocar dentroda caixa da fita informações escritas emfolhas de papel, o que pode vir a serprejudicial.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 97-106. Jan/dez 1994 - pag. 103

8 - Arquivar sempre as fitas em posiçãovertical e sempre dentro da caixaapropriada.9- Climatizar sempre a fita antes de usar,quando houver grande diferença entre atemperatura de armazenagem e a detrabalho.10- Periodicamente rebobine a fitadurante longo período de armazenagem.Manutenção dos equipamentosA máquina de gravação de vídeo é umequipamento eletro-mecânico muitosofisticado. Toda vez que uma fita corredentro do gravador para ser gravadaou mesmo exibida, ela causa umdesgaste nos cabeçotes e nos transportes,sendo que as peças de reposiçãopodem não estar disponíveis ou mesmoter custo muito alto. Muitos desses componentes,mesmo com a máquina desligada,vão se desgastar com o tempo.Os equipamentos usados em arquivosdevem ser mantidos nas melhorescondições possíveis a fim de que seevite estragar fitas de grande valor.Os cabeçotes de vídeo costumam teruma vida útil em torno de 200 horas.Os equipamentos devem sempre estarde acordo com as instruções do manualde manutenção e ser operados comcuidado.ria visita periódica do técnico de manutençãodevem ser feitas:1 - Limpeza dos cabeçotes de vídeo edas guias das fitas.2 - Averiguação da dimensão deprojeção do cabeçote de vídeo.3 - Limpeza da trajetória da fitaincluindo os cabeçotes de som e os decontrole.4 - Averiguação da tensão da fita na suatrajetória. 6Treinamento de pessoal especializadoA guarda de fitas de vídeo, cujo formatoestá obsoleto (ex: 2") ou se tornará embreve, obriga a entidade mantenedoraa um desenvolvimento de pessoal comprática e experiência na operaçãodesses equipamentos, assim como nosproblemas que possam vir a acontecercom as fitas.Quando um formato deixa de sercomercializado, muito em breve suaassistência técnica deixará de sereconomicamente vantajosa para asfirmas de manutenção. Por isso, amelhor solução para este problema éfazer com que o pessoal técnico doarquivo seja treinado a dar o suportenecessário para que essas máquinascontinuem funcionando.RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃOOs primeii iros arquivosprocurarai ram seguir osmétodos us usados para arquivamentode filmes, porém já foramencontradas as mais diversas formas derecuperação de informação para fitas devídeo, quase sempre empíricas.A primeira proposta de normalização foifeita em 1982 durante a IV Assembléiapag 104. jan/dez 1994

RV OQeral da FIAT/IFTA, no Rio de Janeiro,com a divulgação de uma Lista Mínimade Dados que incluía uma definição dostermos propostos. 7Uma revisão dessa lista, que passou ase chamar Lista Mínima de Dados deCatalogação - MCDL -', foi apresentadano V Seminário da FIAT/IFTA realizadoem Turim, em 1990. Ma mesma ocasiãofoi apresentada uma nova lista denominadaLista Minima de Dados Legais -MLDL - visando ajudar os arquivos com9a documentação que necessite de informaçãopara qualquer questão legal.Menhuma classificação específica aindafoi criada para os chamados non-bookmaterial. De um modo geral, usam-seadaptações das classificações já existentespara livros ou criam-se novas apartir das necessidades dos diversosarquivos.L. A. Qilbert relata que, por ocasião daelaboração do catálogo coletivo britânico,encontrou várias classificações,entre elas a CDU e a CDD. 1 0A maioria dos arquivos que seencontram automatizados preferiuadotar uma classificação numéricageralmente dividida pelo tipo deformato, assunto genérico (humor,científicos, jornalísticos, musicais etc),origem ou outra divisão de acordo comas necessidades do arquivo.CONCLUSÃOO video tape e, principalmente, ovideocassete são tecnologias que vêmmais e mais invadindo os arquivos, nãosó pela facilidade de serem produzidos,mas também por tornarem maisacessível a divulgação dos acervos deimagem em movimento, não há comofugir de sua invasão que promete parao futuro dos arquivos de vídeo muitadespesa e, evidentemente, muitotrabalho.ri O T A s1. SQUIRRA, Sebastião Carlos de M. Aprender telejornalismo: padrão e técnica. São Paulo:Brasiliense. 1990, p. 119-123.2. HUCKFIELD, Dave. "Advances in video recording: an archiving perspective". In: The HAT/IFTA Se minar, 5., 1991, Turin. Minutes and working papers... Turin: FIAT, 1992. v.2, p.405-435.3. A Federação Internacional de Arquivos de Televisão é uma organização sem fins lucrativos,criada em junho de 1977, com o objetivo de promover a cooperaçãoentre seus membros evisando buscar compatibilidade entre os diversos sistemas de documentação audiovisual, ointercâmbio de documentos, o acesso às técnicas e métodos de preservação de materialaudiovisual, assim como valorizar e difundir esse material.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n« 1 -2. p. 97-106. Jan/dez 1994 - pag. 105

4. The rMAT/IFTA Congress. 9., 1992, Qeneva. Report on two-inch tape survey. TechnicalCommission.5. KERSHAW, Don. "Preservation of video tape archives". In: The TIAT/IFTA General Assemblyand International Vídeo Llbrary Torum, 8., 1990, Tokyo. Minutes and working papers... Tokyo:riAT,1991,p.57-686. SONY. Cuidados que devem ser tomados com fitas de video. Mimeo.7. MIMIMUM data list. In: The TI AT/IFTA General Assembly and Study Sesslons. 4., 1982, Rio deJaneiro: Annexes, p. 43-47.8. MORRLANDER, S.-Minimum cataloguing data list". In: The TIAT/IrTA Semlnar, 5., l991,Turin.Minutes and working papers... Turin:riAT, 1992, v. 1 p.57-64.9. Idem - Minimum legal data list. v. 1, p.67-73.10. QILBCRT, L. A. "A british documentation system for non-book materiais". In: InternationalConference on the Cataloguing of Audiovisual Materials. London: 1973. Conferencepapers...London: IfTC, 1975, p.51-78.-A B S T R A C TAfter a litlle over thirty years of its invention, the video tape completely changed the way torecord and to retrieve moving images. Competition among several countries and makersresultedIn the creation of several types of equipment non-compatible among themselves. This made thearchiving of this kind of material, which needs special care. even moreproblematic.R É S U M ÉAvec à peine plus de trente ans d'existence. Ia bande magnétique vidéo a complètement changél'enregistrement et 1'obtention dimages en mouvement. La concurrence entre les différentspayset fabricants a provoque le creation de divers types d'équipements non compatibles entre eux, cequi fait que Ia conservation de ce matériel, qui a besoin de précautions spéciales. en est encoreplus problématique.pag. 106, jan/dez 1994

P E R F I LI N S T I T U C I O N A Lema BNDE;integração de tecnologiasno gerenciamento «rios(documentos (fie arquivoLéa de AquinoBibliotecária e Arquivista.Qerente de Administração de Documentos-BNDES.HISTÓRICOOSistema BNDES

AC Ehoje subordinado à Secretaria dePlanejamento, Orçamento e Coordenaçãoda Presidência da República -SEPLAM-PR, ao longo de sua trajetória,acumulou documentos/informações deimportância fundamental para a históriado processo de desenvolvimento econômicoe social do Pais.A problemática de 'arquivos' do SistemaBNDES, até 1980, não diferia muitodaquela existente na maioria das empresasdestituídas de programas de gestãode documentos de arquivo.Foi detectado, no então arquivo central,um volume significativo de arquivosnão-avaliados, simplesmente acondicionadosem móveis-arquivo, com poucaspossibilidades de localização e recuperaçãode informações, e ocupandoespaços cujos altos custos de manutençãoestavam comprometendo a suasobrevivência.Contrastando com essa imagem doarquivo central, chamado por seuspoucos clientes de 'arquivo morto', existiam,nas diferentes unidades integrantesda sua estrutura organizacional,diversos arquivos mantidos por seusgestores, sem procedimentos técnicosarquivisticos, mas com muito zelo, umavez que continham informações indispensáveise vitais aos diferentesprocessos de tomada de decisão.ABORDAGEM CONCEITUALDiante desse cenário, estava evidenciada:Arquivo intermediário - acervo no suporte papelpag. 108. jan/dez 1994

• A necessidade de se projetar ummodelo de sistema de arquivo queintensifique o fluxo de informações daorganização. Em outras palavras, osistema de arquivo de documentosdeve, especialmente, atender às necessidadesde seus clientes internos egaranta uma redução de custossignificativa, sem prejuízo da qualidadeda informação requerida. Um pontoefetivo de 'venda' dos programas degestão dos documentos de arquivojunto às administrações superiores éexatamente a economia de recursos,externos e integrar o programaalém dos fatores de segurança ecorporativogeral de administração dequalidade.informaçõesda organização.• A necessidade de que o sistema dearquivo possa acomodar o crescimentoe as tecnologias futuras. Um sistema,portanto, flexível e preparado para aconvivência com a evolução dos recursosda tecnologia da informação.A necessidade de que o sistemaO SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO UEDOCUMENTOSDO BNDESH^ S mbasada nos aspectosconceituais anteriormenteabordados, a meta fixada emjunho de 1980 - de projetar um sistemade administração de documentos como objetivo de reduzir a massa documentaldo BNDES e de garantir, aoArquivo permanente - acervo em mídias diversasAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 107-120. Jan/dez 1994 - pag.109

Einformação é pelo menos de 500milhões de caracteres por disco. O CD-ROM fornece uma capacidade dearmazenagem lucrativa paracomputadores pessoais que excedeaquela dos meios magnéticos eindubitavelmente incentivará posterioresdesenvolvimentos e intensificaçõesem armazenagem dainformação e em técnicas e aplicaçõesde recuperação.RecuperaçãoDuas questões críticas na maior partedos meios de armazenagem dainformação e dos sistemas derecuperação tém sido a estrutura doarquivo de índice (index filé) e como asquestões da pesquisa são formuladas.A estrutura do arquivo de índice implicacomumente em arquivos convertidosderivados de texto permutado, termosde assuntos marcados manualmente oucampos bibliográficos determinados (p.ex., titulo, resumo). Questões baseadasna lógica de pesquisa booleana ('e','ou', e 'não' isolados ou em combinação)junto com a proximidade dapalavra são em geral desenvolvidas paraidentificar e recuperar documentos quereúnem critérios específicos. Arquivosde índice convertidos, texto formatado,vocabulário controlado e camposbibliográficos tém uma variedade deproblemas .1 5Pesquisa e recuperação de texto livrebaseadas na linguagem natural e seutilizando feedback de relevânciaevitam muitos dos problemas dearquivos de índice convertidos,vocabulários controlados e camposbibliográficos. O feedback de relevânciapag.28.Jan/de2 1994

R V Outiliza as palavras num documento oupublicação que o usuário identificacomo relevante. Comumente, um artigoconterá sinônimos e palavras-chavesque sào utilizadas para procurar maisdocumentos e publicações de umanatureza semelhante. Diversasinterações desse processo geralmenteidentificarão aqueles documentos epublicações que se casem com osresultados do feedback.Um grande impedimento para ofeedback de relevância tem sido o fatode que ele exige um computadorextremamente rápido e poderoso paraexecutar essas operações sobrevolumes maciços de texto no tempoadequado (isto é, alguns segundos). Opoder de processamento computacionalparalelo maciço, particularmente o queé usado na Connection Machine,permite pesquisas instantâneas decentenas de milhares de artigos. Umainstalação da ConnectionMachinecompleta uma única questão em inglêsnatural de uma base de dados queconsista em 1 12 milhões de caracteresem cerca de 74 milésimos de segundos,menos do que o tempo que se leva parapressionar a tecla que inicia a pesquisa.A ausência de comandos complicadospara memorizar, ou técnicas de pesquisapara aprender, e a velocidade daConnection Machine darão suporte ao'folhear' eletrônico que mimetiza oprocesso que a maior parte das pessoasusam quando folheiam um livro oupassam a vista num artigo de jornal.Conseqüentemente, a pesquisa detexto-livre de enormes quantidades deinformação em forma eletrônica e aidentificação e recuperação dedocumentos que preencham necessidadesde informação muitoespecificas serão uma realidade nadécada que está diante de nós.Compartilhamento da informação efuncionalidade integradaA terceira grande trilha da tecnologia dainformação é a expansão da informaçãocompartilhada e da funcionalidadeintegrada. O compartilhamento dainformação implica na troca deinformação eletrônica (imagens, textos,diagramas e coisas semelhantes) entreusuários que podem estar no mesmoescritório ou edifício ou a grandesdistâncias um do outro, e cujoscomputadores podem ser incompatíveis.A funcionalidade integrada, poroutro lado, significa aplicaçõesdisjuntas ligadas através de PCs,microcomputadores e mainframes demodo que conexões e traduções dedados sejam automáticas e transparentespara os usuários.Compartilhamento de informação eredes digitaisO compartilhamento de informação,particularmente de grandes quantidadesde informação eletrônica, como no casodas imagens digitais, exige umacapacidade de transmissão substancial.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 3-58, Jan/dez 1994 - pag.29

A C ERedes de áreas locais (LAN - Local Areaffetworks) que geralmente incluem umasucessão de escritórios ou um edifícioúnico, permitem às pessoas compartilharhardware e software que estejamlocalizados aproximadamente em umraio de 2.000 pés. Redes de áreasamplas (WAN - Wide Area fíetworks)ligam LANs que geralmente estãoamplamente dispersas. Apesar daimplementação em larga escala da RedeDigital de Serviços Integrados (ISDN -Integrated Services Digital ííetwork), nadécada de 1990, permitir que a taxa detransferência de dados alcance desde64.000 bits a 1,54 milhões de bits porsegundo nas linhas telefônicasconvencionais - o que facilitará atelecomputaçào - isso ainda é inadequadopara grandes volumes de dados.A esse respeito, o uso crescente defibras ópticas para transmissão de dadossuprirá as redes de comunicações quedão apoio ao compartilhamento dainformação em ampla escala .1 6O crescimento em larga escala dosISDNs e das redes de fibras ópticas nadécada de 1990 removerá um dos doismaiores impedimentos para a totalpermuta eletrônica de informação. Ooutro impedimento é a incompatibilidadeentre sistemas computacionais,o que torna difícil, senãoimpossível em algumas instâncias,compartilhar a informação eletrônica.O desenvolvimento de um contexto de'sistemas abertos' ou de 'interoperabilidade'no qual aquelas partes doprocessamento computacional quenecessitam serem compartilhadas seadequem a padrões públicos nàoproprietáriosreduzirão grandementeessa barreira . Uma sucessão de1 7padrões para fomentar a interoperabilidadeestá sendo desenvolvida pelaOrganização de Padrões Internacionaissob a rubrica de Modelo de Referênciade Interconexào de Sistemas Abertos .1 8Quando totalmente implantados nodecorrer da próxima década, essespadrões permitirão aos usuárioscomunicar e compartilhar dados sobresistemas desenvolvidos por diferentesdistribuidores. Os padrões OSI (OpenSystems Interconnection) não resolverãotodas as questões do compartilhamentode informação, mas certamenteremoverão um grande impedimento.Na medida em que se expandam asredes digitais e a interoperabilidade, oescritório eletrônico, no qual o'softwarecomputacional integra e automatiza astarefas, se tornará uma rotina. Osmaiores fabricantes de computadores jáestão desenvolvendo o que se chamade aplicações 'descosidas' as quaisligam de modo visível as utilizaçõesatravés de computadores pessoais,microcomputadores e mainframes. Umainterface gráfica que use imagens de telaao invés de interfaces baseadas emcaracteres (ou guiadas por comandos)facilitará o uso e também reduzirá aquantidade de tempo exigida pararealizar uma tarefa. Por exemplo,pag.30.jan dez 1994

RVOquando um arquivo é recuperado de umdisco rígido ele aparecerá na tela comouma imagem que pode ser manipuladaatravés de um movimento para umaaplicação visual específica, tal como oprocessamento verbal. Os filtros detradução converterão automaticamente,conforme o necessitado, a informaçãopara o formato que se deseje usar. Madécada de 1990 programas eletrônicosintegrados de escritório suprirão umcontexto computacional no qual oscomputadores pessoais se tornarãonúcleos de comunicação de onde sederivará e se compartilhará ainformação eletrônica.Tradução de Sebastião Uchoa Leiten O T A S1. Conferência realizada na Universidade de Macerata, Itália, em cinco de setembro de 1990.2. lio decorrer da última década, mais ou menos, vários arquivistas levantaram essa questãopor escrito. Os arquivistas que sugeriram que os documentos eletrônicos exigem modificaçõesna teoria e prática do arquivo são DOLLAR, Charles. "Avaliando os documentos legíveis emmáquina". In: American Archlvlst; MAM, F. Qerald. "Estratégias arquivistas para a era póscustódia".In: American Archlvlst. verão de 1981. p. 297-216; KESSNER, Richard."Administração da informação automatizada: há uma função para o arquivista no escritóriodo futuro?". In: Archlvarla 19, inverno de 1984-85, p. 162-172; MAMME-HARITZ, Angélica. "Oimpacto da convergência sobre o ciclo de vida dos registros". In: Management of RecordInformation:converging disciplines. Mew York: 1990, p. 121-130; e BEARMAM, David. In:Management of Electronic Records: issues and guidelines. United Nations: 1990, p. 103-105.Os arquivistas que geralmente argumentam que a teoria arquivística satisfaz as necessidadesdos documentos eletrônicos são COOK, Terry. "Da informação ao conhecimento: um paradigmaintelectual para os arquivos". In: Arquivaria, 19, inverno 1984-85, p. 28-49; e BAILLEY,Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 5-58. Jan/dez 1994 - pafl-Sl

Provavelmente a única contribuição demaior importância que os arquivistaspodem dar para ajudar a estabeleceressa agenda é a defesa da incorporaçãoda proveniência no projeto e naimplementação dos sistemas complexosde informação.Mo decorrer dá próxima década osarquivistas têm que fazer a escolhaentre continuar as coisas do modo comoelas são usualmente ou redefinir eadaptar os princípios e práticasarquivisticos básicos. Aqueles queescolherem a primeira hipótese'boiarão' dentro da estagnação em que,em esplêndido isolamento, tanto elesquanto os documentos que preservamse tornarão produtos históricos, merascuriosidades. Os arquivistas queescolherem redefinir e adaptarprincípios e práticas arquivisticosbásicos, a fim de torná-los úteis paralidar com sistemas complexos deinformação, transformar-se-ão emparticipantes fundamentais nacomunidade de manejo da informaçãona medida em que se unirem a outrosespecialistas de informação quepensem igual no trabalho de assegurarque as novas tecnologias de informaçãoatendam de modo adequado aosinteresses organizacionais e societáriosem relação à responsabilidadedocumental.Os pontos de vista e opiniões expressosneste escrito são do autor e não devemser considerados como algo que reflita apolítica oficial da National Archives andRecords Administration.ste exame da tecnologia dar"*^ informação enfoca osdesenvolvimentos que jáestão dentro do mercado ou em breveestarão. Pelo fim deste século, essesdesenvolvimentos e seus acréscimoscaracterizarão os sistemas de informaçãoeletrônica que apoiam asatividades de rotina - em casa, naescola, nos negócios, na ciência militar,na medicina, na educação e no governo,para citar apenas alguns poucos setores.Organizei esse exame em três amplascategorias: apreensão da informação;processamento, armazenagem e recuperaçãoda informação, e compartilhamentoda informação.Apreensão da informaçãoO veículo principal para a apreensão deinformação para processamentocomputacional é comumente através dachave de entrada manual. Apesar dosdesenvolvimentos no reconhecimentodo caracter óptico (Optical CharacterRecognition - OCR), é pouco provávelpag.22. jan/dez 1994

R VOimagens de satélite dos anos de 1980.O uso difundido dessa tecnologia á umcusto razoável ao lado dos novosdesenvolvimentos em marcha asseguramque a apreensão das imagensdigitais se expandirá rapidamente nadécada de 1990.Uma das aplicações desenvolvidas maisrapidamente que se estende tanto sobrea chave de entrada tradicional de dadoscomo sobre a tecnologia da imagemmudanças significativas nesse campo nadécada de 1990. Contudo, um novoveículo para a apreensão da informação,chamado imagem digitalizada (digitalimaging), será cada vez mais usado nadécada de 1990. A tecnologia daimagem digitalizada pega uma fotografiaeletrônica de um documento de papel(textos, mapas, desenhos de engenharia,e coisas semelhantes) e a armazenadigitalmente num sistema computacional'.Documentos, mapas, fotografias,diagramas, desenhos deengenharia e similares serãoconvertidos rotineiramente em imagenseletrônicas, indexados, comprimidos earmazenados em discos digitaisópticos .2A expansão do uso da tecnologia deimagem digital óptica se tornou possívelpelos sistemas sofisticados desenvolvidospara intensificar e manipular asdigitalizada é o Geographic InformationSystems (OISp. Um QIS liga geograficamentedados espaciais e dadosdescritivos de mapas, gráficos, dadostabulares, fotografias, dados percebidosremotamente, e similares que auxiliamquestões de bases de dados interativascomplexas*. Os resultados dessasquestões podem ser mostrados demodos variados, dependendo dasnecessidades do usuário. A maior partedas aplicações do QIS auxilia a análisede problemas relacionados com aprodução agrícola, a extração derecursos naturais, a administração dasflorestas, a conservação de ambientesfrágeis e o planejamento das cidades,para citar só algumas coisas que exigemenormes quantidades de dados ecomputadores velozes e poderosos.Processamento, armazenagem erecuperação da informaçãoA emergência de processamentos paralelosmaciços, novos meios de armazenageme de inteligência artificial têmimportância enorme para o proces-Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n ç 1-2, p. 3-38. jan/dez 1994 - pag.23

18. nos anos recentes, a documentação tem sido convertida para a forma eletrônica e armazenadaem fitas de computador em estreita proximidade com os próprios documentos. Adocumentação está sendo substituída por sistemas de dicionários de fontes de informaçãocontendo todas as relações lógicas (metadata) que funcionam num contexto interativo. Umproveito maior dos emergentes sistemas de diretórios de fontes de informação interativa é ofato de que provavelmente serão transparentes e convenientes para o usuário.19. Como foi observado anteriormente, na seção de retrospecto tecnológico, um padrãointernacional para sistemas de diretórios de fontes de informação (Informationresourcedlrectory systems • IRDS) está em desenvolvimento.20. DUCHEIfl. Michel. Op. cit., p. 67.21. DUCMEIM, Michel. Op. cit., p. 73.22. Em geral, um quadro de designação de arquivos, que poderia assinalar nomes de arquivosde origem humana ( nos sistemas DOS isso é limitado a oito caracteres), controla o acessoa documentos ou registros individuais.23. Isso presume, é claro, que o usuário tenha permissão autorizada de acesso à informação.24. Regra geral, essas fronteiras são definidas em termos de escritório de origem.25. Kenneth Thibodeau, diretor do Centro de Documentos Eletrônicos da riatlonal Arquives andRecords Admlnlstratlon (Adíministração dos Arquivos e Documentos nacionais) propôs essaabordagem, a qual, com efeito, transfere para algum tempo futuro o custo de tornar inteligívelou utilizável a informação eletrônica. Essa abordagem transfere também para os futurosusuários o prazo em que ocorrerão as conversões desoftware.26. Essa idéia de reavaliação periódica do valor de longo prazo é discutida em maiores detalhesna parte sobre preservação, mais adiante neste trabalho.27. Para mais informação sobre esssa linhas de orientação, ver YOUMO, Julia Marks. 'Bibliografiaanotada sobre avaliação*. In: American Arqulvlst, v. 48, primavera de 1985, p. 190-216.28. Se tanto as séries de documentos de papel como os arquivos legíveis em máquina foremconsiderados como sistema de documentos, então essa distinção pode ser de poucaconseqüência, lios Arquivos nacionais dos Estados Unidos essa distinção se expandiu porqueo que define uma série de documentos é o programa de ação e não o formato. Segundo essavisão, os documentos criados pelo mesmo escritório e que cobre a mesma atividade funcionalgeral são compreendidos como uma série, sem consideração para com o seu formato. Issosignificou, na maior parte dos exemplos, que os documentos não-textuais - fotografias, mapase fitas de computador - foram incorporados às séries de documentos de papel existentes.29. A capacidade de manuseio computacional indicou o fato de que os documentos podiam serpag.34. Jan/dez 1994

Voprocessados por um computador. O potencial de ligação do computadorsignificou que doisarquivos separados poderiam ser ligados por alguma característica comum. Embora sejampossíveis com documentos de papel, praticamente falando a quantidade de tempoexigidapara realizar essas operações manualmente revela que elas não são possíveis de seremrealizadas.30. A portabilidade mostra se um arquivo legível em máquina pode ser usado num computadorcom um sistema de operação e um softwarediferentes daqueles nos quais ele foi originalmenteoperado.31. Quando os arquivistas começaram a usar a expressão 'projeto de sistema', em geral elestinham em mentediscretas aplicações de base de dados as quais, de uma perspectiva desistema, não eram muito complexas.32. Ver, por exemplo, KOWOLWITZ, Alan. "Avaliação arquivistica dos sistemas de informação onUne". In: Archival Informatlcs Technlcal Reports, v. 3, n. 3, outono de 1988; MCDONALD,John. " Um comentário". In: Archival Information Technlcal Reports. v. 3, n. 3, outono de1988 e tlEDSTROM, Margaret. liovas técnicas de avaliação-, o efeito da teoria sobre a prática.Trabalho apresentado na Conferência de Arquivos Regionais do médio Atlântico, Albany,New York, maio de 1988.33. Essa discussão se estende sobre o convincente argumento que David Bearman, entre outros,formulou a esserespeito.34. Os estágios da administração do ciclo de vida dos registros de informação eletrônica sãocriação, avaliação, uso e disposição.35. Os Arquivos Nacionais dos Estados Unidos organizaram recentemente um grupo de trabalhopara identificar as necessidades funcionais da administração do ciclo de vida dos registrosde informação eletrônica para o Ooverno federal. Um projeto semelhante para as NaçõesUnidas está sendo conduzidopelo Comitê Consultivo para a Coordenação dos Sistemas deInformação (Advtsory Commltee for the Coordlnatton of Information Systems - ACCIS).36. Resultados preliminares de um estudo dos usuários dos arquivos nacionais sugerem que ospesquisadores não abordam os registros arquivisticos com assuntos amplos na cabeça, masantes com múltiplas facetas de um assunto, incluindo-se datas, lugares geográficos,nomespróprios, acontecimentos históricos específicos. Eles estão de fato interessados eminformações especificas comoessas.37. Ver PETERSON, Trudy Huskamp. "Princípios e documentos arquivisticos da nova tecnologia*.In: The American Arqulvlst, v. 47, n. 4, outono de 1984, p. 390.38. Os roteiros descritivos existentes para arquivos de dados legíveis em máquina, tais como oMARC AMC e o Catalogulng machlne readable data files: an interpretative manual (Chicago:Acervo, Rio de Janeiro, v. 7. n 1-2, p. 3-38, jan/dez 1994 - pag.33f

cEMil bytesMilhãode bytesBilhãode bytesTrilhãode bytesQuatnlhãode bytes= kilobyte (KByte) ou KB= 10 3= 1.000 bytes= megabytes (MB)= 10 6 f,- 220= 1.000.000 bytes= gigabytes (GB)= 10 9- 2^0= 1.000.000.000 bytes= terabytes (TB)= 10 12- 2«°= 1.000.000.000.000= petabytes (PB)= 2 5 0= 1.000.000.000.000.000bytesCorrelação entre bytes. mega. giga. tera epetabytesmagnéticos, por que comportammais informações a seremmuitopesquisadas.Vamos, então, compensar esse retardamentocom a agilização de manuseiodos próprios discos.Buscou-se, então,a antiga 'geringonça' das máquinasjukeboxes.providas agora de braços robóticosque retiram,discos em tempos mínimos.colocam e viram osSão, então, centenas de gigabytes outerabytes de informaçõesseremprontas aacessadas e colocadas à disposiçãoem uma telasuper VOA (VideoGraphics Array), com resolução (precisãode imagem) de milhares de pontospor unidade de área e com centenas denuances de cores.'VENDO' O RESULTADOVamos ver agora como foi aevolução na outra extremidadedos sistemas de processamentoda informação, isto é, asimpressoras, os equipamentos quepermitem materializar, na forma depapel ou outro meio qualquer, oresultado de um trabalho eletrônico.São os famosos dispositivos de output.As primeiras impressoras estavamligadas aos grandes sistemas efuncionavam com a tecnologia dosgrampos - as chamadas impressorasmatriciais. Compunham cada caracter(letra, acento, espaço) por meio degrampos semelhantes a aranhas. Aimpressão era feita em papel que, paragrandes trabalhos de computador,consistiam em formulários contínuospicotados. A qualidade de impressãonão era boa, mas também não precisavaser de primeira qualidade, uma vez queo resultado eram enormes quantidadesde relatórios numéricos e listagensdestinadas a consultas técnicas.Quando surgiram os processadores degráficos e de textos, as impressorasmatriciais passaram a ter melhorqualidade, aparecendo, também, asprimeiras impressoras gráficas. Depoisas gráficas em cores e, então, asprimeiras impressoras do tipo máquinapag 44 jan/dez 1994/

RVOde escrever, que imprimiam por meiode esferas e discos de tipos. Com essas,a qualidade melhorou, uma vez que asaplicações estavam voltadas tambémpara escritório e trabalhos administrativos,como cartas, gráficos de apresentações,convites etc.Acompanhando a evolução dos terminaise micros, as impressoras tambémutilizaram novas tecnologias que lhesproporcionaram maior velocidade,maior flexibilidade e melhor qualidade.Surgiram, então, as impressoras delinha, isto é, que imprimiam uma linhade cada vez, assim como apareceram.com tecnologias modernas e comgrande variedade de tipos de impressão,como as impressoras de espaçoproporcional. Seus tipos eram mais bemdesenhados e uma letra 'i' ocupavamenos espaço no papel do que a letram', por exemplo. Em seguida, amudança de tipos, de acordo com anecessidade do documento, ficou maisfácil. Bastava trocar a fonte de tiposantes da impressão e se obtinha umtexto impresso em universe, bodonibook. light italic etc...Ao mesmo tempo, vieram asimpressoras coloridas e gráficas, com asquais era possível inserir gráficoscoloridos para ilustrar um relatório ouuma pesquisa, por exemplo.mais rápidas ainda, as impressoras delinha bidirecionais, isto é, que imprimiamuma linha da esquerda paradireita e a seguinte da direita para a esquerda,num vai-e-vem incansável. Eramas impressoras de espaço fixo, isto é,nâo importava que caracter estivessesendo impresso, o espaço por ele ocupadoera sempre o mesmo, definidopela 'fonte de tipos' característica daimpressora. Esses tipos eram fixos eimutáveis.Mais tarde, apareceram as impressorasEssas impressoras podiam ser independentesde sistemas, ou seja, estaremconectadas a micros ou a sistemas semieletrônicosde processamento de textos.As impressoras de sistemas tornaramsecada vez mais versáteis, pois podiamsofrer variações de fontes de tipos viaprogramação e não mais fontes 'físicas'de tipos, ou cartões internos damáquina.Maravilha das maravilhas: as impressorasde nâo impacto! Essas não tinhammais grampos ou martelos ou matrizesmetálicas que precisavam ser 'borradas'com tinta para depois seremcomprimidas com força no papel,deixando o caracter alfanuméricoimpresso em baixo-relevo. Eram asimpressoras a jato de tinta que utili-Acervo. Rio dl Janeiro, v. 7. n» 1 -2. p. 3M4. Jan/dez 199* - pafl.43

A C Eautorizadas a informações restritas.Hoje, alguns fac-símiles convertemdocumentos para a forma digital,possibilitando a captura da imagem emarquivo-texto para referência futura. Osfac-símiles apresentam diversasvantagens sobre os métodos dedistribuição de documentos.Quando nào existe um métodointeiramente eficiente para arquivar,recuperar e distribuir documentos, ousuário é forçado a utilizar umacombinação*deles. Messe caso ele sofrecom a proliferação de equipamentos deescritório - incompatíveis - que requeremdiferentes experiências, diferentegerenciamento, diferentes fornecedorese contatos de vendas dentro de suaprópria organização. Organizações comnecessidades regulares para distribuiçãode documentos externos usam, atualmente,fac-símiles em redes locais,associados a sistemas de correioeletrônico.Os fac-símiles existem desde a viradado século, no passado, tiveramaplicações muito limitadas, mas seu usocresceu significativamente nos últimosdez anos. Esse crescimento se deve adiversos fatores, como a tendência dedescentralização, necessidade deredução de custos e desenvolvimentoda tecnologia disponível.Um dos fatores que levaram aocrescimento do uso de fac-símile foi odesenvolvimento de sistemas de transmissãopara jornais na década de 1920.Foram usados, primeiro, para aplicaçãode leis, divulgação de notícias, informaçõesmeteorológicas e transmissão deinformações médicas. A decisãoCarterfone, dos Estados Unidos, em1969, possibilitou as companhias deprodutos nào-telefõnicos a terem acessoàs linhas públicas de transmissão. Estadecisão criou competição e crescimentona indústria de fac-símiles norteamericanae, conseqüentemente,mundial.Os fac-símiles podem transmitirdocumentos contendo gráficos ematerial manuscrito, não estandolimitados a informações codificadas ouem caracteres como em outrossistemas. Requer um investimentomuito menor do que sistemas baseadosem computadores ou de processamentoaa palavra, e o usuário nào precisa deum volume grande de material atransmitir para justificar os custos deseu investimento. Apresenta um nivelmais baixo de erros do que outrossistemas de distribuição porque atransmissão não envolve datilografia.Os protocolos de transmissão têm sidopadronizados a partir de quatro gruposde fac-símiles. Os modelos mais novos,normalmente, são compatíveis uns comos outros.Em 1981 o International Telegraph andTelephone Consultative (CITT)desenvolveu padrões de compatibilidadepara estes equipamentos, tendoestabelecido padrões para quatropag.50 jan dez 1994

R VOgrupos de equipamentos. O grupo I temcomo característica a capacidade deoperar com modulação analógica FM,transmitir uma página de quatro a seisminutos, com uma resolução de 60 pel(picture elements per inch). Estes sistemassão lentos e produzem cópias demá qualidade. São usados tipicamentepor organizações que têm um volumede necessidades muito pequeno (atécinco páginas por dia).Já o grupo II opera com modulaçãoanalógica AM, transmite uma página dedois a três minutos com resolução de90 pel. Estes sistemas são maispopulares. Em geral, são usados pororganizações que transmitem por voltade dez páginas por dia.O grupo III opera com técnicas digitais,transmite uma página em um minuto oumenos, usando o método de compressãopor bandas. Operam com velocidadeduas vezes maior do que os do grupoII, e podem economizar tanto o tempodo operador como os custos de linha.Já o grupo IV se caracteriza por operarcom técnica digital de alta velocidade(tempo de transmissão de 56.000 bitspor minuto), resolução de 200-400 pel,capaz de ser conectado diretamente acircuitos digitais, sendo compatível comsatélite e usando protocolos de altonível.Os equipamentos do grupo IV têmdispositivos avançados, como capacidadede armazenamento e transmissãopara correio eletrônico quando operandoem ambiente conectado comcomputadores, e capacidade decomunicação aperfeiçoada para integraçãocom outros sistemas sofisticadosde escritório.Existem dois tipos de sistemas de facsímiles:analógicos e digitais. Estestermos se referem à maneira pela qualo equipamento processa a informaçãoresultante do scanning de umdocumento.Um fac-símile analógico decompõetodas as partes de uma página original,incluindo os espaços em branco. Umacélula fotoelétrica produz um sinalelétrico para cada elemento da figuradecomposta. Após a transmissão, essessinais elétricos dirigem uma impressorano equipamento de recepção,produzindo uma nova página deelementos da figura que se assemelhaà original. A maioria dos fac-símiles demesa, pequenos e baratos, sãoanalógicos.Esses equipamentos são caracterizadospor transmissão lenta, pois transmitemtodos os elementos e espaços embranco de um documento e levam dedois a seis minutos para transmitir umaúnica página. A qualidade de imagem éruim porque o papel térmico, o scanninge a tecnologia de impressão sãorudimentares, condições que secombinam para a formação da imagemde pouca qualidade que tende a sedesvanecer com o tempo. Mâo hádetecção de erro, pois os protocolos deAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 39-fi4. jan/del 1994 - pag.31

A C EUm sistema de processamento dedocumento-imagem é um sistema quefacilita a conversão de um sistema dearquivamento e recuperação de papelfísico em um sistema computadorizadode arquivamento e recuperação deimagem. Suas funções possibilitamdigitalizar um documento-papel, armazenaruma imagem do documento,registrar o documento, recuperar/exibirem tela e imprimir o documentoimagem,como também definir sua rotae distribuir documentos para processamento.Ou seja, fazer eletronicamentetudo o que hoje se faz com os papéis emalotes, mensageiros e arquivistas.Esses sistemas tém a capacidade deindexar e arquivar tanto dados-objetoalfanuméricos como documentosimagemnum armazenamento on Une.O sistema utiliza disco magnético paradocumentos de acesso freqüente, emeio ótico para recuperação menosfreqüente de documentos que nàodeverão nunca ser eliminados dosistema. O movimento de dados entrearquivo magnético e ótico é controladoautomaticamente de acordo com osatributos de processamento e retençãode cada documento individual.O SOA fornece o armazenamento, paragrande número de objetos com umataxa relativamente baixa derecuperação. Esse sistema é formadopor bibliotecas óticas e drives. e baseiasena tecnologia de arquivo ótico dewrite once read many (escrever uma vez,ler muitas vezes), e na write many readmany (escrever muitas vezes, ler muitasvezes). O SOA é controlado pelocomponente de gerência de arquivos.Em uma unidade da biblioteca podemser armazenadas até 2.500.000 imagensdigitalizadas com 50 Kbytes por página.ESTAÇÕES DE IMAGEM.^ m que uma dessas estações sedifere de um micro comum? AsA^/est ações de imagem sàodefinidas para trabalharem, não comdados somente, mas com imagensUm objeto é representado por umacoleção de dados e controles arquiteturados,que podem ser intercambiadose processados por aplicações ou porcomponentes de um equipamento.O que é um Sistema Ótico deArquivamento, o SOA?geradas por aglutinação de pontos e atécom voz. E pode apresentar configuraçõesde monitor que permitam a visãosimultânea de dados-imagem e dadosalfanuméricos. O monitor pode ser dealta resolução e de tela grande parapag.58. jan/dez 1994

R V Oapresentar todos os detalhes de umafoto, um diagrama, uma assinatura ouuma radiografia, por exemplo. Essasestações permitem, ainda, a conexãodireta entre a estação e scanners dedocumento e/ou impressoras. Asfunções de gerenciamento de imagemdentro das estações de imagem,trabalhando em conjunto com oprograma do computador, proporcionama manipulação de uma página,modificação de documento e movimentaçãoentre páginas dentro de umdocumento de múltiplas páginas.Mo ambiente de rede local de comunicação,redes de estações de imagempermitem o acesso simultâneo aaplicações de transações e seus dadosimagemassociados.A indexação do documento é feitadurante o processo de captura ouautomaticamente pelo sistema ou pelooperador. À medida que as páginas deum documento são digitalizadas, ooperador da estação de trabalho garantesua legibilidade por meio de ajustes dequalidade da imagem. Uma vez capturadaa imagem, as atividades da aplicaçãoapropriada podem ser planejadas. Odocumento migra automaticamente parao arquivo ótico durante o ciclo degerenciamento de armazenamento.A recuperação, a visualização e aimpressão de documento são iniciadaspelo operador da estação de trabalho.O documento pode então ser visto,manipulado e impresso por meio de um'diálogo' interativo, disponível ao operadorda estação de trabalho, através deprogramas típicos, permitindo as mesmasoperações executadas com aspastas de papéis.Um sistema de processamento dedocumento-imagem, portanto, faz ogerenciamento da captura e processamentoda informação, a qual podeestar em forma de imagem, texto, dadosou gráficos, e até associada a trechosde filmes e a voz. Esses objetos sãorepresentados como um documentoque, por sua vez, pode ser composto poruma ou mais páginas que tenham sidodigitalizados por um scanner conectadoao sistema.A capacidade de input batch transferegrandes volumes de documentos, tantoem forma de dados codificados comode imagem, para o sistema, uma vez queesses documentos tenham sido formatadosapropriadamente, utilizando-sepadrões e arquiteturas desenhadas paraprocessar essa nova modalidade deinformação. Uma página neste contextoé toda e qualquer imagem digitalizadade uma folha física de papel, e um documentoé uma coleção dessas páginas.Quando um documento precisa serprocessado, ele é direcionado para umafila de trabalho apropriada. A aplicaçãopossibilita ao usuário definir sua própriafila de trabalho com base no tipo dedocumento, e a cada documento estáassociada uma prioridade que o colocaem uma fila de trabalho. A aplicaçãoAcervo. Rio de Janeiro, v. 7, n» 1-2. p. 39-64. Jan/dez 1994 - pag.59

específicas e complicadas até as maispopulares e prosaicas, como controlara temperatura de um forno de microondasassando uma 'pizza' - teremosdiante de nós uma tarefa tão grandecomo têm os sistemas de gerenciamentode bibliotecas, que permitem a umestudante, na sala de estudos da bibliotecada Universidade de São Paulo,consultar um verbete de um volume dabiblioteca do Congresso americano, oua última avaliação de um estudioso,disponível na biblioteca de JerusalémlMas, sem sombra de dúvida, esse lequede recursos foi enormemente enriquecidocom a disponibilizaçáo doprocessamento de informação em formade imagem. E, diariamente, novastecnologias, novas aplicações, novosprodutos estão sendo apresentados, nosdando a certeza de que muitas maravilhasestão ainda por vir, enriquecendoo conhecimento humano, tornando avida na Terra mais sadia, mais segura,mais alegre e, por mais paradoxal quepareça, mais simples.O que pode vir no futuro? A imaginaçãohumana nos tem presenteado com especulaçõesfantasiosas em filmes, livrose artigos de revistas. Mas o que nos vemsendo apresentado na realidadetecnológica tem sido tão fantástico quenada mais podemos classificar, comcerteza, como fantasia alucinada.Visitar outras galáxias, sem sair de nossassalas - aí esta a realidade virtual!IIPoderemos nós, algum dia, projetar nossosproblemas e necessidades em videopara nos preparar para resolvê-los antesque aconteçam? Tudo será possível,pois é ilimitada a capacidade humanaem criar e aperfeiçoar. Até os definitivoslimites das ciências exatas já estãodeixando de ser tão definitivos assim!BRThe article is a brief survey of the development of information since the egyptians till nowadayswhen it is evident the importance of computer science and of image processing systems. It analysesthe evolution of each type of technology ( printers, telephony, telex, facsimile, computers, etc.)and their implications for the field of archivology, focusing on the resources for imageprocessingand on the systems to integrate such tools. The article also speculates on the futuredevelopmentof computer science.R É S U M ÉBreve rétrospective du développement de 1'information, des égyptiens jusquà 1'époque actuelle,au cours de laquelle 1'importance de 1'informatique et des systèmes de traitement dimages estmise en évidence. Cet article analyse l'évolution de chacune des technologies (imprimantes,téléphonie. télêcopie. fac-similés, ordinateurs. etc.) et de leurs implications aux archives, ensoulignant, en particulier, les ressources du traitement dimages et des systèmes dintégration deces techniques; il explore en outre le développement futur de1'informatique.pag.64, jan dez 1994

Marilena Leite PaesAssessora do Diretor-Qeral do Arquivo nacional para implantaçãodo COnARQ/SinAR. Produtora e consultora em arquivologia.Os ar^TULivos e os desafios cieiiim muindlo em muidançase fizermos umpasseio retrospectivopela históriada humanidade, vamosverificar que a evolução dohomem vem se operando em razão desuas descobertas e invenções atravésdos tempos com o objetivo de atenderàs suas necessidades básicas.Pelo menos assim foi durante muitotempo, o que hoje julgo discutívelquando se constata que os países detentoresde tecnologias de ponta ou ricosem produtos naturais nobres como opetróleo, o urânio etc, se utilizam dessesrecursos para dominar as demaisnações, condenando-as, muitas vezes,a situações de penúria, de vergonhosae envergonhada submissão.| O que deveria ser patrimônioda humanidade, setransforma, muitas vezes,em instrumento de dominação.Isto, porém, pertence ao campo dosdireitos humanos, da justiça social, daantropologia cultural, que nào nos cabeaqui discutir.O fato é que a humanidade vemevoluindo técnica, cientifica eculturalmente, num compasso de tempocada vez mais acelerado.A rapidez com que se operam asmudanças se constitui num fenômenocomplicado de administrar, visto quequalquer mudança requer um períodode assimilação e adaptação.Acervo, Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 65-74, Jan/dez 1994 • pao,65

tecnologia de ponta e os procedimentosartesanais da administração técnicocientíficabrasileira caminham lado alado, como duas paralelas, com umimenso fosso cultural entre as duaslinhas.Resta-nos esperar que através dainformação o homem encontre oscaminhos de melhores e mais justascondições sociais, proporcionando umavida digna para todos os viventes douniverso.A B S T R A C TThearticle presents a reflection about the challenge the new technologies pose to archives andthe speed at which changes occur. It also analyses the new profile of the professionalresponsiblefor the technical processing of contemporary archival documentation.R É S U M ÉCet article presente une réflexion sur le défi que les techniquesnouvelles représentent pour lesarchives et sur la vitesse avec laquelle les changements ont Meu, ainsi qu'une analyse dunouveauprofil du professionnel responsable du traitement technique des patrímoines actuels d'archives.pag.74, jan/dez 1994

Pedro Gonzáles GarciaDiretor do Arquivo Geral das índias, Sevilha.^Novas tecnologias noArquivo Geral dias índiasSevilha, dia 15 de outubro de «^

A C Epassageiros, mais as fichas catalográficasde várias dezenas de milharesde expedientes conservados em cercade quatrocentos maços das Seções de"Contratación' e "Indiferente Qeneral",vão ocupar brevemente uma pequenaparte da superfície metalizada de umdisco compacto, que poderá ser distribuídoe consultado em todo o mundo.Esta experiência será realizada aomesmo tempo que outra que visadesenvolver os meios necessários parao estabelecimento de uma rede dearquivos históricos. Ao longo dospróximos meses, se colocará em marchaum projeto piloto de utilização da novaRede Digital de Serviços Integrados(RDSI), oferecida pelo sistema telefônico,para estudar o acesso a distânciaà informação contida no Arquivo.Mossa idéia inicial é a de desenvolverum protótipo que nos mostre as novaspossibilidades e os problemas quepodem surgir com o objetivo deestabelecer uma rede de intercâmbio deinformação entre os arquivos históricosestatais. Uma vez desenvolvido oprotótipo, se nosso projeto alcançaêxito e os custos não são elevados, seteria a possibilidade de acessar ainformação do Arquivo a partir dequalquer outro ponto da rede RDSI, seo Arquivo entregasse o software e aschaves de acesso necessárias.Outro projeto de acesso à distância estátambém sendo analisado nesse momento,incentivado por um grupo de universidadesamericanas, agrupadas emtorno da RLIM e da Comissão dePreservação e Acesso.Hoje em dia, de todas as formas, acapacidade das linhas de comunicaçãoé ainda pequena. Mão é muito caro teracesso à informação textual conservadaem bases de dados, mas seria caríssimoter acesso às cópias digitais dosdocumentos do Arquivo, caso sedesejasse manter a mesma qualidadeque, por exemplo, se pode obter na salade leitura. Por algum tempo é provávelque este acesso se limite a pequenasquantidades e a imagens de poucaqualidade.Outras importantes experiências estãose realizando no Arquivo. Agora,concretamente, estamos trabalhandoem um novo projeto, patrocinado peloConselho da Europa e incentivado peloConselho Internacional de Arquivos: aimplantação do Sistema Informático doArquivo Qeral das índias no Arquivo daInternacional Comunista, em Moscou.Um projeto de interesse mundial, pelarelevância que obviamente tem adocumentação do Comintern, ou IIIInternacional, para a história de todo omundo no século XX.ARQUIVO GERALHá, por fim, e com isto termino, umaspecto muito significativo na chegadadas novas tecnologias ao Arquivo, comque fechamos o ciclo de dois séculosdesde que Carlos III ordenara suacriação. O objetivo de 'fazer um Arquivopag.88, jan/dez 1994

R V OQeral' para reunir na Casa Lonja deSevilha todos os 'papéis das Índias' estásendo alcançado hoje com o uso dasnovas tecnologias. Cerca de trêsmilhões de páginas de documentos doArquivo Qeral de Simancas e do ArquivoHistórico Macional podem ser consultadasem Sevilha da mesma forma queo restante dos documentos, utilizandoseo Sistema de Informação e solicitandoreproduções digitais através da tela.Hoje em dia, 525 maços da Secretariade Querra do Arquivo Qeral deSimancas, 25 maços da coleção dedocumentos das índias da Seção deDiversos do Arquivo Histórico nacional,551 caixas com expedientes de provaspara ingresso em Ordens Militares deCavaleiros de Origem Americana, 895maços da Seção de Ultramar, todos elesdo Arquivo Histórico nacional, estãoatualmente disponíveis e maisacessíveis à consulta no Arquivo Qeraldas índias do que nos arquivos onde seencontram seus originais.não tarda muito, a estes documentos seunirão outros que se encontram nasSeções de "Inquisición" e "Consejos" doArquivo Histórico nacional.Com isso, as novas tecnologias, ainformática e as telecomunicações, nospermitirão fechar o ciclo aberto noúltimo terço do século XVIII, quando oscolaboradores 'ilustrados' de Carlos IIIimpulsionaram a criação do ArquivoQeral das índias, instalando-o no maisbelo prédio de arquivo do mundo, aCasa Lonja da cidade de Sevilha.Tradução de Alba Gisele Gouget. Revisãotécnica de Simone Friciro da Silva.M O T A S1. Edifício público utilizado como depósito ou armazém, onde foi instalado o Arquivo Qeral dasÍndias.2. ECU - Unidade Monetária Européia.Acervo, Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 75-90. jan/dez 1994 - pag.89

A B S T R A C TThe"Archivo Qeneral de índias* established at the end of the XVIII century by the 'enlightened'administration of king Charles III started in recent years an advancedproject of utilization of newtechnologies (digitai imaging, optical disk storage, relational data bases, etc) . It was carried outthrough the creation of an integrated system of automated archival processing that meets theneeds of the capital functions of historical archives by means of three mainmodules - managementof users, information and reference system, and system of digital storage of images.Presently, the system allows the consultation of more than one fourth of the documents in thearchives through display on screen, thus avoiding the handling of the original pieces. It continuesto be improved with a pilot project for remote consultation of the documents.R É S U M ÊLes Archives Qénérales des Indes (ArchivoQeneral de índias), créé à Ia fin du XVIII'* siècle parle gouvernement 'illustré' du roi Charles III, a été 1'objet pendant ces dernières années d'unprojet avance d'applications de technologies nouvelles (images digitales, stockage optique, banquede données relationnelles,...) par Ia creation d'un système integre de traitement automatisédarchives qui réalise les principales fonctions des archives historiques grãce à trois modulesprincipaux - gestíon des utilisateurs, système d'informations et de références, et système destockage digital dimages. Ce système répond actuellement pour plus du quart de Ia consultationdes documents des archives sur écran, ce qui permet d'éviter Ia consultation des originaux, et IIcontinue saméliorer en qualité avec un projetpilote de consultation à distance des documents.pag.90. jan/dez 1994

Míriam Yanitchkis CoutoBibliotecária e Arquivista. Qerente de Projetos da área de Documentaçàoda ITI Consultores Associados.Bibliotecária aposentada da Petrobrás, ondefoi a responsável pela automação da rede de documentação técnica.IVIetodologia para amíomaçaode arquii vos9IMLIIO tecas ecentros

cErede coordenada, uma rede não coordenadaetc). Em cada caso, as necessidadesespecificas serão diferentes.A seguir, inicia-se a fase delevantamento de dados, a fim de verificaro que a área representa quanto a:tipos de documentos; volume de documentos;média mensal de crescimentodo acervo; média mensal de consulta aoacervo; padrões de tratamento técnicodo acervo; fluxograma das rotinasexecutadas na área, com a quantificaçãoda mão-de-obra aplicada e localizaçãogeográfica (no caso de redes).Levantados os dados, passemos à suaanálise:a) a diversificação ou não dos tipos dedocumentos deverá ser um indicador dotipo de software que poderá vir a sernecessário (imagem, referencial, factual,imagem + referencial etc);b) a literatura aconselha que dez mildocumentos seja o ponto ideal para.início da automação;c) a média mensal de crescimento doacervo e de consulta forneceráparâmetros para o dimensionamento dohardware:d) os padrões de tratamento técnicoserão a base para a consistência daalimentação do sistema;e) a análise do fluxograma das rotinasexecutadas deverá indicar a economiade passos resultante da automação doprocesso e a conseqüente liberação detempo da mão-de-obra alocada aoserviço manual, para atividadeprioritária de prestação de informação;f) no caso de redes, a localizaçãogeográfica fornecerá informaçãoimportante para o dimensionamento datelecomunicação.rieste ponto conclui-se pela necessidadeou não da automação.Supondo-se que se tenha optado pelanecessidade da automação, a etapaseguinte ê a definição de quais os processosque devem ser automatizados.Processos a serem automatizadosMesta etapa serão listados todos osprocessos (ou funções) que achamosque devam ser automatizados. Aescolha do software apropriado estáintimamente relacionada a essadefinição.Assim, pode-se optar, conforme acomplexidade e porte da área, pelaautomação apenas da recuperação dainformação (e, por conseqüência, docadastramento/catalogaçáo), como pelaautomação da recuperação da informaçãoe do empréstimo, como pelarecuperação da informação, do empréstimoe do controle de periódicos etc.Ainda pode-se definir que vamosautomatizar todas as rotinas, mas referentesa apenas alguns tipos de documentos,e não a todos os que temos.Ainda temos que definir se o que precisamosé um processamento on Une, emtempo real, ou nos é suficiente umaatualização em prazo mais dilatado.pag.92. jan/dez 1994

VoAlém disso, se formamos uma rede,devemos definir se a consulta e aalimentação devem ser centralizadas ounão, se queremos integrar todos oselementos da rede e todos os tipos dedocumentos.Dessa forma estabeleceremos osrequisitos básicos para a escolha dosoftware.Escolha do softwareO primeiro passo para a escolha do softwareé identificar, de acordo com as característicasda nossa área, em queplataforma de hardware ele deve rodar:micro (mono ou multi-usuário) oumainframe.A seguir, varrer a literatura para verificarquais softwares em voga se aplicariam.Visitas a instituições nacionais e, sepossível, estrangeiras também sãorecomendadas.Do universo visualizado, devem serlistados os dez considerados maisimportantes e adequados.A relação detalhada das funções a seremautomatizadas deve ser preparada e osMatrizfunção/softwareFUNÇÕESMOTASA B C DTotalMédia1 - Aquisição1.1 - Função integralmente desenvolvida1.2- Operação on line1.3 - Integração à pesquisa etc.2 - Catalogação2.1 - Compatibilidade com MARC2.2 - necessidade de thesaurus2.3 - Alimentação descentralizada etc.3 - Empréstimo3.1 - Utilização de códigos de barra3.2 - Utilização de matricula do leitor3.3 - Integração à pesquisa etc.4 - Controle de periódicos4.1 - Reclamação de fascículos em atraso etc5 - Pesquisa5.1 - Utilização de operadores booleanos5.2 - Impressão de resultados de busca etc.6 - Oerais6.1 - Importação de dados externos6.2 - Ligação com imagem etc.MOTASFiguraIEx : a média de importância obtida para a função ser compatível com MARC foi 5. Na matriz, osoftware que atingir integralmente o requisito terá nota máxima 5. o que não atingir terá notazero. e o que atingir em parte terá 2.5.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 91-96. Jan/dez 1994 - pag.93

ACEmembros da equipe, bem como osdemais membros da área , devem atribuirnota de zero a dez à importânciada execução ou não de cada uma dessasfunções. Estabelece-se a média das notas,por função, (figura 1).Prepara-se uma matriz função/softwaree analisa-se, para cada software, oatendimento ou não à execução daquelafunção; atribui-se a nota ponderada emrelação à média obtida anteriormente.(Figura 2).Dessa forma, obteremos a ordemclassificatória de pontuação para cadasoftware. Após, devemos confrontaressa ordem classificatória com aplataforma de hardware disponível emnossa instituição. Não devemos esperarMotas atribuídas pela equipe às funçõesFUNÇÕES1 - Aquisição1.1 - Função integralmente desenvolvida1.2 - Operação on Une1.3 - Integração à pesquisa etc.2 - Catalogação2.1 - Compatibilidade com MARC2.2 - Necessidade de thesawrus2.3 - Alimentação descentralizada etc.3 - Empréstimo3.1 - Utilização de códigos de barra3.2 - Utilização de matricula do leitor3.3 - Integração à pesquisa etc.4 - Controle de periódicos4.1 - Reclamação de fascículos em atraso etc.5 - Pesquisa5.1 - Utilização de operadores booleanos5.2 - Impressão de resultados de busca etc.6 - Gerais6.1 - Importação de dados externos6.2 - Ligação com imagem etc.BSWDNOTASFigura 2que nossa instituição compre hardwarepara se adequar ao software queescolhermos, salvo raras ocasiões ouentão quando a necessidade ficar limitadaà utilização de microcomputadores.Temos, agora, um novo ranking.Estamos quase aptos a escolher osoftware. Faltam apenas alguns detalhesa mais que merecem ser considerados:• o fabricante do software, se estrangeiro,possui representante no Brasil?Este é um ponto muito importante epag.94. jan/dez 1994

•necessário para o suporte ao sistema;Implantação dosoftware• é uma empresa estável no mercado? Éimportante que nâo haja risco de aempresa fechar, e se ficar sem suporte.• a empresa atualiza o software periodicamente?É importante que o softwareacompanhe não só o desenvolvimentotecnológico da informática, mastambém da sua área de aplicação.Pronto, podemos escolher o software\Observações:• nenhum software atende a 100% dasexpectativas; a literatura recomendaque 70% de satisfação é um indiceconsiderado excelente.• não pense em desenvolver software-,essa não é a sua missão e não é (salvoexceções) a missão da sua instituição.É um processo demorado e oneroso.Há empresas que se dedicam apenasa isso. É mais prudente utilizá-las.Escolhido o software, os passosseguintes serão testar e implantar.Teste do softwareO treinamento e a leitura cuidadosa dadocumentação que acompanha osistema são o primeiro passo desta fase.Quanto mais complexa a área, maiscomplexo será o teste. Devem sercuidadosamente testadas todas asfunções e tipos de documentos a seremutilizados.Qualquer problema verificado deveráser relatado ao fornecedor.Tudo acertado, vamos implantar.A primeira etapa da implantação é oestabelecimento de um móduloquesimule uma implantação global.pilotoCorrendo tudo bem no teste piloto, opasso seguinte é, dependendo dacomplexidade da área (um local ourede), a feitura de um plano deimplantação.nesta etapa devem ser previstas eimplementadas as necessidades dehardware (área em disco, terminais,micros, servidores, estações detrabalho, controladoras, modens etc,conforme o caso).Enquanto o processo de aquisição dehardware se desenrola, devem serpreparados os procedimentos operacionais(manuais de uso, manuais depadrões de alimentação, estabelecimentode novos fluxos e rotinas etc).Os padrões de alimentação são fatorabsolutamente indispensável para umarecuperação consistente de informações.É importante, neste momento, ressaltarque o computador não organiza, ele agilizaos procedimentos e, principalmente,aumenta o potencial derecuperação de informação. Quantomais rica a informação alimentada, maisrica será a possibilidade de suarecuperação. Entretanto, da mesmaforma, ele potencializa a desorganizaçãoque por acaso exista.A implantação será tanto mais complexaAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n« 1 -2. p. 91 -96. Jan/del 1994pag.93

ACmesmo tempo, rápida recuperação dainformação e preservar o patrimôniodocumental - apoiou-se nas seguintestécnicas e tecnologias :1• O uso de técnicas de controle daprodução documental ou dos arquivosem formação, originadas do binôniociência da administração x arquivologia,que demonstra ser o caminho maisracional e eficiente de se reduzir osdocumentos acumulados, sem prejuízospara a informação a ser utilizada.Essa abordagem mais científica naadministração dos arquivos permite ocontrole sistemático de todo o ciclo devida útil dos documentos, desde a suacriação, passando pela sua manutençãoe uso, até sua destinação final.• Uso do microfilme, tecnologia desuporte da informação, que preenche demaneira econômica, segura, autêntica eimediata os objetivos propostos para osistema de administração de documentos.• Uso dos recursos da informática, seuvínculo com a micrográfica e uso dastecnologias emergentes de armazenamentoda informação, o que operacionalizaos sistemas de gerenciamento dadocumentação/informação.ESTRUTURAAcultura do BNDES direcionoupara um modelo de sistemaque se adaptasse ao climaorganizacional e político da empresa,onde um sistema centralizador não teriacondições de sobrevivência.As perspectivas técnicas e organizacionaisconduziram à centralização dediretrizes técnicas, incluindo a supervisãoe o controle, com a descentralizaçãodas funções operativas.Em setembro de 1981, através da ordemde serviço número 03/81 do presidentedo BNDES, foi criado o Sistema deComunicação e Arquivo (SICAR), integradopelo conjunto de operações dosseguintes subsistemas: protocolo, arquivoscorrentes, transferência e avaliaçãode documentos, arquivo intermediário,arquivo permanente e microfilmagem.Dentro do esquema de organizaçãoproposto, cabe à Gerência de Administraçãode Documentos (subordinada aoDepartamento de Apoio Administrativoda Área de Administração), como órgãocentral do Sistema, as seguintesfunções:Funções normativas - que consistemna elaboração de normas e na definiçãode procedimentos e competências,permitindo que as atividades operativassejam exercidas descentralizadamente,mas de maneira coordenada e segundocritérios pré-estabelecidos;Funções de supervisão, coordenaçãoe controle - que consistem em acompanhare fazer cumprir as normas epadrões fixados, vinculando, entre si, asunidades componentes do Sistema poruma relação de coordenação eorientação técnica;pag. 110. jan/dez 1994

VoFunções operativas - que consistem naadministração das operações de recebimento,distribuição e expedição dosdocumentos integrantes do subsistemaprotocolo e dos subsistemas arquivosintermediário e permanente e microfilmagem.Os arquivos correntes ou serviços deadministração de documentos, integrantesda estrutura do SICAR, são núcleosde arquivos subordinados tecnicamenteà G E DOC e administrativamenteàs unidades a que estão vinculados,de conformidade com a estruturaorganizacional do Sistema BMDES.Exercem funções operativas de registro.Sistema de Comunicação e Arquivo - SICARSubsistemasOperaçõesProtocoloArquivo CorrenteAvaliação e Transferência de DocumentosArquivo IntermediárioArquivo PermanenteMicrofilmagemRecebimento, registro e distribuiçãoExpediçãoEntrada no ACClassificaçãoTramitaçãoArquivamentoEmpréstimo de DOCSAnáliseSeleçãoEliminaçãoEntrada no AlArranjoConsulta e empréstimoEntrada no APArranjoDescrição/indexaçãoConsulta e empréstimoPreparo da documentaçãoFilmagemProcessamento de filmesRevisãoDuplicaçãoAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 107-120. Jan/dez 199* pag.l 11

A C Eclassificação, tramitação, arquivamento,eliminação ou recolhimento de documentosaos arquivos intermediário epermanente e atendimento a pedidos deempréstimos e pesquisas.Atualmente em número de 31, podemser extintos, criados ou fundidos emdecorrência de mudanças organizacionaisou das funções das unidades a queservem.A autoridade técnica do órgão responsávelpelo gerenciamento dosdocumentos tem a seu encargo oplanejamento, a coordenação, asupervisão e o controle de todas asatividades de produção, manutenção euso dos documentos de arquivo. Aiestão compreendidos todos os suportesou mídias que registram informações(papel, microformas, meios magnéticos,audiovisuais e ópticos).Constituem, ainda, campo de atuaçãodo sistema de administração dedocumentos, a coordenação das aquisiçõesde materiais de consumo epermanente utilizados em serviço dearquivo e o controle do espaço físicode armazenamento de documentos detoda a empresa, bem como a gerênciados recursos financeiros e humanosalocados a essas atividades.A integração com os demais órgãos quese utilizam da informação comomatéria-prima de suas atividades, emespecial as de processamento de dados,O&M e biblioteca, se faz de maneiranatural, sem vínculo estrutural.OPERACIONALIZAÇAO E TECNOLOGIASAestrutura do sistema deadministração de documentosutiliza-se dos recursos deinformática disponíveis na empresa,dotada de ambientes para microcomputadorese mainframe.A avaliação das necessidades, benefíciose limitações de uso das opçõestecnológicas para o armazenamento dosdocumentos, bem como a busca desoluções para problemas específicos doprocessamento e recuperação dainformação a partir do acervo arquivístico,sào algumas das funções dosprofissionais da Gerência de Administraçãode Documentos.O desafio que se apresenta diariamenteé o de lidar eficientemente com as mudançasmuito rápidas nas formas e usodos documentos/ informações e com asnovas tecnologias para seu gerenciamento.Protocolo - registro de uma só vezUnidade de recepção e expedição dedocumentos, dotada de microcomputadores,da estação central de transmissãoe recepção de mensagens viatelex e fax, recebe, separa, registra edistribui os documentos para todo oSistema BNDES, através de diferentesmeios de transporte e comunicação.No protocolo, tem início o processo decontrole da produção documental comos primeiros registros, em base dedados - desenvolvida para o ambiente2pag. 1 12. jan/dez 1994

RVOde microcomputadores -. dos documentosque irão compor os diferentesarquivos correntes.A automação desse serviço permite,também, através de controles estatísticos,o acompanhamento sistemáticodo seu dimensionamento, dos clientes,da produção e custos, procedimentoadotado não apenas nas tarefas doprotocolo, mas no conjunto do processoSICAR.Desde 1991, acompanhando a filosofiade gestão pela qualidade total, introduzidana área de admistraçáo doBNDES, os serviços de arquivo estãoimplantando o controle da qualidadetotal, ao estilo japonês, em todos osseus serviços.Após a entrada pelo protocolo, asinformações registradas são transmitidasou encaminhadas para osreceptores de documentos on Une ougravadas em disquetes.Através do elevador monta-papéis e em,no mínimo, duas distribuições diáriasprogramadas, documentos e informaçõescaminham juntos para os arquivoscorrentes.Arquivos correntes - agentes docontrole da produção de documentosMantidos sob a assistência técnicapermanente do órgão central - quedefine e monitora, através de auditoriasplanejadas, o cumprimento dos seuspadrões técnicos e administrativos deAtendimento a cliente - recuperação automática de documentosAcervo. Rk) de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 107-120. jan/dez 1994 pag. 113

A C Eorganização - recebem, tramitam e disponibilizamdocumentos internos eexternos, gerados e recebidos nocumprimento das funções desempenhadaspelos diversos órgãos a que servem.Complementando os registros iniciaisdo protocolo, novos campos do bancode dados são preenchidos pela equipedos arquivos correntes, dandoseqüência ao controle automático datramitação e dos empréstimos dedocumentos.Muito embora muitos afirmem que arecuperação de itens de informaçõescontidos nos documentos não seja oobjetivo principal dos arquivos, e sim apreservação dos mesmos, o programade gestão de documentos implantadono Sistema BMDES adotou um caminhooposto e priorizou, desde a sua fase deprojeto, o desenvolvimento dessaatividade por várias razões:• os clientes dos arquivos não estãointeressados se os documentos estãobem arquivados ou preservados empapel, num filme, meio magnético ouóptico; o que conta é que a informaçãorequerida esteja completa e segura, que• seja fácil e rapidamente acessível;• pela nossa convicção de que osarquivos permanentes contemporâneossomente sobreviverão na medida emque o seu gerenciamento se dê cada vezmais próximo das suas fases de criaçãoe uso freqüente, face ao impacto dastecnologias, que - a par de gerarem umcrescimento médio anual de cerca de30% do volume de documentos nosarquivos correntes, através do processamentoda imagem - possibilitam aretenção eletrônica de documentostextuais.A indexação dos documentos, para finsde recuperação das informações eacesso físico a eles, é feita em sistemadesenvolvido no mainframe. queinterliga local e remotamente todo oSistema BNDES. Sua estrutura permiteregistros compartilhados com osarquivos intermediário e permanente,evitando-se o retrabalho, quando dastransferências/recolhimentos, e possibilitandoinúmeras variáveis de busca dainformação/documento, o que reduz otempo de atendimento aos clientes a,no máximo, cinco minutos.Os dossiês e séries documentais sãoindexados de acordo com o plano deassuntos, que é elaborado e controladopelo órgão central, e arquivados fisicamentede forma padrão, permitindoagilidade quando das mudançasorganizacionais ou dos métodos detrabalho, que são uma constante nasadministrações modernas.A eliminação de documentos na fasecorrente, que segue os prazos de retençãodefinidos nas tabelas de temporalidadede documentos, vem atingindouma taxa média anual de 50%.Os arquivos correntes sãodeterminantes no acompanhamento econtrole do ciclo de vida útil dosdocumentos. Neles se processam aspag, 114. Jan/dez 1994

R V Oprincipais operações que se complementamnas idades intermediária epermanente dos arquivos.Avaliação de documentos - alicercedo sistema de arquivoMo programa de gestão de documentosdo Sistema BNDES, a análise, aavaliação e a seleção de documentos sedão, preferencialmente, na sua fasecorrente, permitindo o acompanhamentoe o efetivo controle dosdiferentes suportes ou mídias em quesào registradas as informações.O método utilizado no levantamento dofluxo documental muito se aproxima daanálise dos processos organizacionaispara fins de racionalização do trabalhoadministrativo ou reengenharia dosprocessos. Através dele, identificam-se:• as interrelações dos conjuntosdocumentais com as funções e osdiferentes processos das áreas/departamentos;• a discriminação da documentaçãogerada no desempenho de cadaprocesso (gênero, suporte físico,conteúdo, valores de prova e informativo,forma de arquivamento e freqüênciade consulta);• o volume para dimensionamento dosequipamentos e materiais de arquivo,bem como do espaço físico ocupado.Como produto da análise e avaliação,são geradas as tabelas de temporalidadede documentos que estabelecem osprazos e procedimentos com relação àdestinação final dos documentos:Sala de consultas amicroformasAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n» 1-2. p. 107-120. Jan/dez 1994 pag. 115

ACEguarda permanente, em que suporte, oueliminação.cadastramento e recuperação deinformações.Arquivo intermediário - unidadefacultativa para determinadosdocumentosA partir das transferências sistemáticasdos documentos, forma-se o arquivointermediário, unidade que completa asegunda fase do ciclo vital, assegurandoo posterior recolhimento e a preservaçãodos documentos de valorpermanente.Nesta fase, os grupos documentais sãotransferidos para o cumprimento deprazos legais, probatórios e informativo,alterando-se somente os registros danova localização física no sistema deNem todos os grupos documentais comportamo arquivamento na idadeintermediária. Os prazos de retenção,definidos nas tabelas de temporalidadede documentos, são monitoradospermanentemente e auditados pelaequipe técnica do órgão central,responsável também pelo acompanhamentodas mudanças e alterações dosfluxos documentais geradores dosdocumentos.Surge então a necessidade de mais uminstrumento de controle: o Sistema deInventário - INVENT, desenvolvido emmicrocomputador, onde são registradasIndexação automática dos documentospag. 1 16, jan/dez 1994

RVOas transferências. O INVENT subsidia oacompanhamento da destinação finaldos documentos, bem como da ocupaçãofísica dos espaços do arquivointermediário, gerando planos dedescartes e de microfilmagem dosdocumentos.Arquivo permanente - destino finaldos documentosDe todos os documentos que tramitamno Sistema BNDES anualmente, cerca de82% são eliminados nas fases correntee intermediária, preservando-se, noarquivo permanente, quando secompleta seu ciclo vital, apenas 18%.A tecnologia de armazenamentoutilizada na preservação é o microfilme,pela sua natureza compacta, suacapacidade arquivística, sua segurançae baixo custo de duplicação.O acervo documental do arquivopermanente, aberto ao público, reúnee preserva milhares de informações que,a par de comprovarem as ações doSistema BNDES, se constituem em fontede pesquisa indispensável para ahistória do desenvolvimento econômicoe social do País.Serviço de microfilmagem - LaboratóriofotográficoAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n» 1-2. p. 107-120, Jan/dez 1994 pag 117

REFLEXAOA diversidade de produtos, o desenvolvimentotecnológico, o aumento donível de exigência dos clientes, anecessidade de aumento de produtividade,entre outros, são algunsfatores que elevaram a tal ponto acomplexidade das organizações, que setornou necessário o desenvolvimentode técnicas que permitissem umaabordagem mais científica e menosarriscada dos problemas da novarealidade empresarial.A administração de empresas muniu-sede instrumental matemático e estatísticoe desenvolveu técnicas com asquais conseguiu equacionar muitos deseus problemas.Analogamente, os serviços deinformação - entre os quais os arquivos- passaram, desde o início do século, areceber pressões semelhantes: volumecrescente e exponencial da produçãodocumental, demanda mais exigente ediversificada dos clientes, elevação doscustos operacionais, diversidade nossuportes de registro de documentos,interdisciplinariedade nas suas funçõese impacto das tecnologias de informação.Mo entanto, a abordagem desses novosproblemas do arquivo diferiu muitopouco dos métodos tradicionais degestão, situação que se observa,infelizmente, até o presente.Esses problemas são solucionadosainda quase que exclusivamente embases subjetivas, muito embora oconceito de gestão de documentos e ateoria das três idades dos arquivostenham surgido no pós-guerra,sinalizando uma arquivologia muitomais relacionada à ciência da administração,do que como uma disciplinaauxiliar da história *,Algumas técnicas oriundas da Administração,em especial as utilizadas nolevantamento e análise dos processosadministrativos das organizações e osmétodos de controles estatísticos,quando efetivamente transplantadospara a administração dos arquivos - ocaminho seguido no gerenciamento dosarquivos do Sistema BNDES -, dotampag.l 18. jan/dez 1994

esses serviços de uma capacidadecientifica de identificar e controlar 'oque arquivar, por quanto tempo arquivare em que suporte arquivar'.Aliadas às práticas arquivísticas de'como arquivar', de métodosadministrativos de gerenciamento eficazde todo o ciclo de vida útil dosdocumentos, e às tecnologias dainformação, essas técnicas conferemaos arquivos o poder de decisão sobreo destino final dos documentos, namedida em que se transformam de meroreceptores de documentos a co-gestoresde um dos recursos mais vitais para asorganizações: a informação.Cabe ao arquivista, profissional dainformação, acreditar que é capaz deenfrentar o desafio do mundo modernoe se capacitar, através de autodesenvolvimentocontínuo, para lidareficientemente com as mudanças quecontinuarão a ocorrer, trazendo, nofuturo, inevitavelmente, não apenasmais informações, mas novas formas,novas maneiras para seu uso e novastecnologias para o seu gerenciamentoe preservação.N O T A o1. AQUINO, Léa de. Reorganização de arquivos empresariais: um estudo de caso. BNDES. Riode Janeiro: V Congresso Brasileiro de Arquivologia, 1982.2. CANN1NG, Bonnie. Projetando uma base de dados de documentos. São Paulo: CENADEM,Oerência da Imagem e da Informação, 1988.3. SANTOS, Maria Aparecida dos. Arquivo-, viga mestra da informação. Rio de Janeiro: A &A, 1977.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 12. p. 107-120. Jan/dez 1994 - pag. I 19

A B S T R A C TThe use of automation for creation and management of records throughout their life-cycle hasincreased quantitatively and qualitatively over the past decade. The article describes the BrazilizanMational Bank for Economic and Social Development - BNDES Archives and Records ManagementSystem and points out that it will be necessary for records managers and archivists not only tounderstand the emerging technologies but also to adapt their professional methodologies in orderto ensure the survival of the archives in the computerage.R É S U M ÉL'application de 1'automatisation à Ia creation et à 1'administration des registres pendant leurdurée de vie a considérablement augmenté au cours de Ia dernière décade. Cet article décrit leSystème d'Archives et d'Administration des Registres de Ia Banque Nationale Brésilienne pour leDéveloppement Economiqueet Social - BNDES; il met en évidence que les archivistes et gérantsde registres devront. non seulement comprendre les technologies naissantes, mais aussi adapterleurs methodologies professionnelles pour permettre dassurer Ia survie des archives à l'ère delordinateur.pao,l20. jan/du 1994

P E R F I L I N S T I T U C I O N A LInstituto CuiltiiiFal ItaúLiteratura na era da inforiiiáticaApertar algunsb o t õ e s .S e n t a r - s ediante de um trio - doismonitores de video e umterminal de computador.E, em menos de dois segundos,é possível conhecerou reconhecerdezenas de poetas brasileiros, atravésde suas vidas, seus trabalhos e atémesmo as críticas que lhes foramdirigidas.Se de um lado da telinha surgem ostextos, do outro, as imagens: fotos, caricaturas,pinturas ou ilustrações. Assim,num ritmo harmonioso e crescente, asinformações vâo se cruzando e preenchendoos espaços deixadospelas indagações.Tudo vai depender, éclaro, da necessidade desaber de cada consulente.Imaginando a cena, poderáparecer à primeiravista, por exemplo, maisum roteiro de um novo filme publicitárioou quem sabe um programa experimentalde alguma empresa de software.Mas nâo.A cena vem se repetindo comintensidade, chegando a 300 vezes pordia, por exemplo, no Centro deInformática e Cultura I (CIC/I), doInstituto Cultural Itaú, localizado naavenida Paulista, 2.424, em Sào Paulo.Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 121 -128. Jan/dez 1994 - pag 121

Ou, então, nas Unidades de Informáticae Cultura (UIC) instaladas no Museu deArte Contemporânea da USP, no campusdo Instituto de Tecnologia Mauá e aindana rede nacional de divulgação nascidades de Campinas, Belo Horizonte efortaleza.Ho CIC/I de São Paulo, seis ilhas deinformação (conjunto de microcomputadore dois monitores de vídeoacionados por um teclado) sào diariamentedisputadas por curiosos pesquisadores.Com idades e necessidadestotalmente distintas, eles vão em buscade informações detalhadas sobre poetasbrasileiros, com produção literáriaMachado de Assis - 1896, autor desconhecido. ICI; Manuel Bandeira - s.d., autor desconhecido ICIpaq 122, jan dez 1994

ROdesde 1500 até a década de 1990.Essas milhares de informações estãoarmazenadas no módulo literatura,Setor Poesia do Banco de DadosInformatizado do ICI. Criado emnovembro de 1995, o módulo visa, aexemplo dos outros dois (pintura efotografia), dar continuidade ao programapioneiro na América Latina: o derecorrer à informática para divulgar acultura brasileira gratuitamente. Pois.segundo o diretor superintendente eidealizador do ICI e também do móduloliteratura, Ernest Robert de CarvalhoMange,a divulgação da cultura nacionalproporciona e facilita o processo demelhoria da consciência do cidadãobrasileiro, o que, conseqüentemente,desembocará em melhores condiçõesde vida e trabalho.Diante de tal raciocínio, é precisodestacar que, além do aspecto socialnacional, tomar contato com a literaturaé igualmente conhecer mais umamanifestação artística de um povo.Sendo assim, nada mais adequado doque preservar a memória artísticanacional através de seus autoresliterários. É nesse propósito que o 1C1tem insistido e investido. De acordocom Luis Camargo, autor de dez livrosinfantis e mestrando em teoria literáriana Unicamp, responsável pelaorganização e coordenação do móduloliteratura, o objetivo é oferecer umpanorama bastante completo, porémenxuto, dos autores. "E tentar, ao mesmotempo, despertar nesse público ointeresse pela literatura", complementa.MEMÓRIA TEXTUAL E VISUALO módulo literatura. Setor Poesia do ICI,conta atualmente com 141 autores.Entre eles destacam-se Anchieta,Acervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* 1-2. p. 121-128. Jan/dez 1994 - paa, 123

AQregório de Matos, Tomás AntônioGonzaga Gonçalves Dias, Álvares deAzevedo, Luís Gama, Castro Alves,Olavo Bilac, Paulo Setúbal, Augusto dosAnjos, Cruz e Souza, Manuel Bandeira,Mário de Andrade, Oswald de Andrade,Carlos Drumond de Andrade, JoàoCabral de Melo neto, Renata Pallottini,Mario Quintana, Cecília Meireles,Vinícius de Moraes, Ana Cristina César,Cora Coralina, Paulo Leminski, ChicoBuarque de Holanda, Caetano Veloso.Desse universo, que deverá alcançar onúmero de 500, o módulo literatura doBanco de Dados Informatizado possibilitainformações aos consulentes,através das seguintes opções:• naturalidade• cronologia• movimentos/estilos• temas/assuntos• combinações de ementas1 - BiografiaAo digitar o nome civil, nome artístico,pseudônimo e cognome do escritor, oconsulente tem as seguintes opções:• Dados pessoais - nome completo, datae local de nascimento e morte e tambémfiliação.• Vida pessoal - locais de vida e viagem,incluindo informações sobre a família.• Vida profissional - formação, contatose influências, movimentos/estilos dosquais participou, atividades literárias,culturais, sócio-politicas e outras,homenagens, títulos e prêmios, eversões e adaptações de suas obrasliterárias.• Leituras criticas - textos em prosa ouverso sobre o poeta e sua obra.• Fontes de pesquisa - bibliografiaselecionada sobre o autor e sua obra aosinteressados em dar continuidade àpesquisa.• Obras poéticas - contém relação nãoexaustiva de títulos publicados contendopoemas em ordem cronológica. Estesdão acesso a informações bibliográficase relação de poemas selecionados emordem alfabética.Haroldo de Campos - 1992. Milton Michida ICIAo escolher um poema, ele será seguidopag. 124. jan/dez 1994

ode referência bibliográfica do livro ondeestrangeiros(naturalizados).foi retirado, com a respectiva classificaçãopor movimentos/estilos eindicação de traços mais relevantes.Caso for de interesse do consulentemais informações sobre os traçosformais de determinado poema, só seránecessário acionar mais um comando.nesse item, os títulos precedidos pelosinal gráfico ( + ) possuem poemas noBanco de Dados.2 - naturalidadeDe acordo com as seguintes opções:siglas de estados ou país de origem para3 - CronologiaAs informações são conseguidas atravésdas opções:• nascimento dos escritores - relação deescritores nascidos em determinadointervalo de tempo.• Publicação de obras - relação deescritores que tiveram obras publicadasem determinado intervalo de tempo.Os dados aqui são organizados por séculose por intervalos de tempo definidosa partir de um ano inicial solicitado pelousuário. O intervalo varia de acordo comCDO4* V - ISetor Poesia do Banco de Dados do ICI Foto de Cláudio PedrosoAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n* I -2. p. 121 -128. jan/dez 1994 - pag. 125

Ea quantidade de dados disponíveis.4 - Movimentos/estilosApresenta uma relação de movimentos/estilos, desde as primeiras manifestaçõesliterárias até a atualidade, deacordo com as seguintes opções:• Escritores pertencentes ao movimento/estilo.• Dá acesso às biografias (dados pessoais).• Poemas classificados segundo movimento/estilo.• Dá acesso às biografias (dadospessoais e também a relação de obraspolíticas e aos poemas classificadosseguindo o movimento/estilo escolhido).• Informações sobre cada movimento/estilo poderão ser acessadas selecionandoum deles.Os estilos estão assim catalogados:primeiras manifestações literárias,barroco, arcadismo, romantismo (primeira,segunda e terceira gerações),parnasianismo, simbolismo, modernismo(primeira, segunda e terceiragerações), concretismo e tendênciascontemporâneas. Ainda incluem-senesse item: canção popular, literaturade cordel e poesia infantil.5 - Temas/assuntosRelação de temas/assuntos, organizadaem categorias e subcategorias. Ao optarpor um deles, aparecerá uma relação deescritores. Cada escritor dá acesso àrelação de obras que possuem poemassobre o tema/assunto escolhido. Cadatítulo dá acesso a informações bibliográficase à relação de poemas queabordam esse tema/assunto. Selecionandoum poema, ao fim de umcomando ele aparecerá na tela.Os temas estão assim classificados:atividade, cultura, espaço, humor, natureza,relação humana/social, religião/mitologia, sentimento, tempo, tipo/personagem, geográfico, profissional.6 - Comunicação de ementasPermite o cruzamento das ementas(opções) movimentos/estilos comtemas/assuntos. Escolhendo ummovimento/estilo, aparecerá no monitora relação de temas/assuntos abordados.Selecionando um deles, aparecerá arelação de escritores. Cada autor dáacesso à relação de obras que possuempoemas classificados segundo omovimento/estilo e o tema/assuntoescolhidos. Selecionando um poema,ele imediatamente surgirá no monitor.Paralelamente, o consulente acompanhaos textos em um monitor. E, em outro,imagens também referentes à vida eobra dos autores vão surgindo. Umretrato do próprio escritor (foto,caricatura ou pintura), um registrofamiliar, amigos, a casa onde viveu, apágina de rosto da obra vão seintercalando na telinha. Para aquelesque se dedicam à criação espacial,como os irmãos concretistas, Maroldo eAugusto de Campos, os poemaspag. 126. Jan/dez 1994

aparecem na tela, tal qual foram criados.Já para ilustrar alguns dos poemas,foram selecionadas as imagens damesma temática, que podem ser'acionadas ou emprestadas' dosmódulos de pintura e fotografia. Oobjetivo, segundo Ernest Mange, comeste cruzamento de informações, éestimular a leitura dessas obras sobvárias linguagens artísticas.A cada consulta, o consulente poderárequisitar uma das 700 imagens digitalizadasque integram o módulo literatura.Setor Poesia do Banco de DadosInformatizado. Essa imagem, devidamenteimpressa, é entregue, via correio,gratuitamente, a cada pesquisador.Vale lembrar que as imagens que fazemparte do acervo do Banco de Dados sãodigitalizadas, através de scanner, e cadauma gera um arquivo contendo a informaçãoponto a ponto. Enquanto isso,no computador em uma placa targa,decodifica a leitura de digital para analógica,gerando no monitor uma imagemcom variações de 1.024 a 780 linhas.EQUIPES EM AÇAOAntes das informações chegarem aoarmazenamento definitivo no Banco deDados Informatizado, módulo literatura,várias equipes juntam seus trabalhos.A arrecadação de dados pessoais,pesquisa literária, escolha e levan-Setor Poesia do Banco de Dados do ICI. Foto de Cláudio PedrosoAcervo. Rio de Janeiro, v. 7. n' 1-2. p. 121-128, jan/dez 1994 - pag. 127

tamento de ilustrações, revisão detextos, implantação de novos sistemas- tudo se soma à atuação de consultorescomo Narisa Lajolo (Unicamp),Benjamin Abdalla (USP) e Maria HelenaMartins (UTRS).Diante desse trabalho detalhado epersonificado, o Instituto Cultural Itaúproporciona ao consulente mais queinformações preciosas, curiosidades davida e obra de seus poetas. Com a consulta,pode-se constatar, por exemplo,que três grandes pintores - Ismael Nery,Portinari e Di Cavalcanti - destacaramsetambém como excelentes poetas. Épossível saber que Aurélio Buarque deHolanda, o autor do Movo Dicionário daLíngua Portuguesa, e o cronista RubenBraga já tiveram suas criações poéticasbissextas. Da mesma forma queMachado de Assis e Millór Penandes nãocriaram somente em prosa. Sobre Millór,é curioso ressaltar que, como cariocabem-humorado, ele participou, em1959, da inauguração de uma partida defrescobol, numa praia carioca.Para os que apreciam conhecer novosautores, o módulo literatura brasileiravai apresentar, entre outros, JuóBananére, criador de uma linguagemmacarrônica , que mesclou portuguêse italiano, ao imitar a fala dos imigrantesitalianos que chegaram no início doséculo em Sào Paulo.A B S TR A C Tflaving 141 poets and about 1.500 poems, the Automated Data Bank/brazilian literature modulein the Poetry Sector of the Itaú Cultural Institute provides bibliographic data about the mainbrazilian poets. Information is obtained through the following options: biography and books,cronoiogy,place of birth, schools/styles and themes/subjects.By means of two monitors, one for text and the other for image, the Data Bank presentes photosand paíntings portraying the poets or illustrating their lives and poems.R É S U M ÉAvec 141 poetes et près de 1500 poèmes. Ia Banque Informatisée de Données, modulelittératurebrésilienne. Secteur Poésie de 1'lnstitut Culturel Itaú, fournit des données biographiques etbibliographiques sur les principaux poetes brésiliens. Les informationssont obtenues grãces auxoptions suivantes: Biographie et oeuvres, Chronologie, Nature, Mouvements/Styles et Thèmes/Sujets.Avec deux moniteurs, un pour les textes et un pour les images, Ia Banque Informatisée de Donnéespresente des photographíes et des peintures représentant les poetes ou illustrant leur vie et leurspoèmes.pag. 128. jan/dez 1994

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Meste númeroCharles M. DollarDiva Luiza SanfAnna LoboLéa de AquinoMarilena Leite PaesMiriam Yanitchkis Coutoriisiclér Moreira FigueiraPedro Qonzáles GarciaNOVAS TECNOLOGIAS EMARQUIVOSMINISTÉRIO DA JUSTIÇAISSN 0102-700-XARQUIVO NACIONAL