KTZ G.A. Polet - Nederlandse Officieren Vereniging

o pi n i eErvaringen met debedrijfsvoering DHCKTZ G.A. Polet,Kapitein ter Zee/OfficierZeedienst G.A. Polet isChef Staf/plaatsvervangendcommandant DHC teVliegbasis Gilze-Rijen(specialisaties tacco Lynxen luchtverdedigings- enartillerieofficier)Met de oprichting van het DHCmoest een grotere doeltreffendheiden doelmatigheid van de gehelehelikoptervloot binnen Defensieworden bereikt. De meerwaarde vanhet DHC zou vooral zichtbaar moetenworden in een verhoogde effectiviteiten verbeterde inzetbaarheid van dehelikopterentiteiten door verbeterdmanagement, schaalvergroting,minder duplicatie, betere afstemmingen standaardisatie op diverseterreinen.Daarbij stond destijds centraal dat met dezelfde middelen(personeel, materieel, infrastructuur, inventaris en budget)een hogere productiviteit moest worden bereikt. Hetbereiken van deze ambitie moet aantoonbaar wordengemaakt door een betere bediening van de afnemers vanhelikopterproducten van het DHC.Hoofdstructuur DHCHet DHC is inmiddels belegd binnen het CLSK. Daarinzijn – naast het besturende proces – vier processengeïdentificeerd. De processen van het DHC zijn:• besturen,• gereedstellen van inzetbare eenheden,• gereedstellen van materieel,• opleiden en gereedstellen van personeel en• ondersteunen van deze processen met faciliteiten enondersteunende diensten.Het besturende proces is een verantwoordelijkheidvan Chef Staf. Voor elk van de vier andere processen iseen hoofdverantwoordelijke aangesteld, waarbij gelijkrekening is gehouden met implementatie van militaireluchtvaarteisen (MLE’n). De vier procesverantwoordelijken(PV) van de uitvoerende processen zijn daarmee zowelverantwoordelijk voor de productieplanning als voorde kwaliteit en integriteit van hun deelproces. Detweede rol van de PV wordt gevangen door de titelpostholder (PH). Om de bij de verantwoordelijkhedenhorende taken uit te kunnen voeren beschikt elke PV/PH over een bedrijfsbureau en een kwaliteitsmanager.De daadwerkelijke uitvoering van het werk binnen dedeelprocessen gebeurt door de squadrons.De kern van de activiteiten rond het gereedstellen vaninzetgerede helikoptereenheden speelt zich af binnende processen gereedstellen van inzetbare eenheden(OPS) en gereedstellen materieel (Onderhoud enLogistiek). H-OPS is tevens PH-Operaties en daarmeeverantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van hetoperationele proces. H-O&L is tevens PH-Onderhoud enlogistiek (beter bekend als PH-145) en daarmee binnenhet gehele DHC, inclusief de operationele squadrons,inhoudelijk verantwoordelijk voor het onderhoudsprocesen logistieke proces.Opleiding en Expertise (O&E) heeft een bijzondereplaats binnen het DHC. O&E is intern het DHCverantwoordelijk voor alle opleidingen. Daarnaast wordthet managen van kennis, zowel intern als extern hetDHC van cruciaal belang geacht. De regiefunctie binnenO&E is centraal in Gilze-Rijen ondergebracht. Het H-O&E fungeert tevens als postholder voor de onder hemressorterende Type Rating Training Organisation. Dit isde organisatie die ervoor zorgt dat luchtvarenden nahun initiële opleidingen verder worden getraind op hethelikoptertype waar zij voor zijn bestemd. De manierwaarop het kennismanagement in het DHC is belegd,moet de kennis kwalitatief beter, beter benaderbaar eneffectiever bruikbaar maken. Structureel wordt kennis encapaciteit vanuit O&E beschikbaar gesteld aan de andereonderdelen van het DHC, of als product aan afnemersvan het DHC geleverd.Het DHC beschikt over meerdere locaties waaractiviteiten plaatsvinden. Hoewel alle besturendeprocessen centraal in de staf van het DHC plaats vinden,is er wel een zekere mate van zelfstandigheid binnen dediverse locaties van het DHC. De vliegvelddiensten en dealgemeen facilitaire ondersteuning zijn daarom geclusterdin Faciliteiten en Ondersteuning (F&O). Door F&O eenaparte plek in het DHC te geven kan alvast in een PH-Airfield Operations binnen het DHC worden voorzien.BedrijfsvoeringBij de reorganisatie DHC zijn vier fundamenteel anderekeuzes gemaakt dan werd voorzien voor de TactischeHelikoptergroep (THG).Productiebesturing. Ten eerste is, anders dan men gewendwas bij de THG, de planningsfunctie (de feitelijkeCarré 11 - 2009 pagina 12

outputplanning van het DHC) losgeweekt uit het domeinOperaties. De ‘productiebesturing’ van een operationeelbedrijf als DHC blijft natuurlijk gedreven door hetoperationele product (ops is leading). Dat betekent echterniet dat dit besturende proces deel zou moeten uitmakenvan het proces van operationeel gereedstellen.Om vraag en aanbod op een adequate manier te latenaansluiten, is binnen de staf van het DHC een sectieoperationele plannen en productie (OPP) opgenomen.Het PB en het OCC zijn samen verantwoordelijk voorde samenhang en synergie van de operationele DHCplannenen -activiteiten en de afstemming daarovermet de afnemers van DHC-producten. Deze sectiebestaat uit een Planbureau (PB) en een Operatie- enCoördinatiecentrum (OCC). Het planbureau heeftals hoofdtaak de lange termijn vraag van de klanttegen de capaciteit van het DHC af te zetten met eenplanningshorizon van 3 maanden tot 1 jaar. Op dezewijze wordt een uitvoerbare opdracht binnen het DHCuitgezet. Het OCC geeft leiding aan de korte termijnplanners (periode tot 2 weken) en is verantwoordelijkvoor de dagelijkse coördinatie van de operationeleplannen en opdrachten (heli-tasking). Verder vervult hetOCC de loketfunctie van het DHC en heeft het de rolvan inzetinstandhoudingscel als uitgezonden eenheden temaken krijgen met een personele of materiële verstoringof defect. Verder speelt het OCC op Gilze-Rijen eencoördinerende rol bij de lokale calamiteitenbestrijding.Om inzetgerede eenheden of stafcapaciteit te kunnenleveren, moeten alle deelprocessen binnen het DHCop elkaar zijn afgestemd. De output van het proces‘gereedstellen materieel’ (=inzetbare helikopters) enhet leveren van ondersteuning door brandweer enverkeersleiding moet in de pas lopen met het momentdat de bemanningen zich gaan opwerken tot eenuitzendgerede eenheid. Daar is afstemming en overlegvoor nodig. Op diverse niveaus binnen het DHC isdaarom een overlegstructuur ontstaan met als doelvraag en aanbod van DHC-middelen optimaal te regelen.Op het hoogste niveau vindt het plaats in het directie/managementteamoverleg. Op dit niveau wordt ookleiding gegeven aan de Planning en Control Cyclus (PCC). Hetplanbureau (OPP) regisseert de lange termijn operationeleplannen (heli-request). Het OCC voert de regie over de(middellange- en) korte termijn plannen (heli-tasking).Om de externe vraag te toetsen aan de eigen internebehoefte aan vlieguren en de beschikbare capaciteit is erinteractie tussen OPP/OCC en de vier bedrijfsbureausvan de postholders. Hierbij wordt, naast het primaire OPS– LOG overleg, ook met O&E en F&O gecoördineerd omaan alle randvoorwaarden voor een opdracht te kunnenvoldoen. Binnen de squadrons heeft het overleg vooraleen OPS-LOG karakter om de dagelijkse uitvoering afte stemmen (heli-operations).brengen is ook voorzien om zo veel mogelijk elk squadronte voorzien van een lokale kwaliteitmedewerker die ookarbo- en milieuaspecten kan afdekken. De centraleregie en organisatorische aansturing gebeurt vanuit destafsectie Vliegveiligheid Kwaliteit Arbo en Milieu.O&IV. De derde aanpassing is het versterken van defunctionaliteit Oefen en Inzet Voorbereiding. De praktijkvan THG en MARHELI was dat bij gebrek aan mankrachtde voorbereiding van oefening en uitzending eigenlijkvolledig in de lijn moest worden uitgevoerd. De squadronsmoesten hun eigen broek ophouden en waren te veelbezig met het regelen van randvoorwaardelijke aspecten.De zaken die wel in de staf werden opgepakt, gingen vaakten koste van de plancapaciteit voor de langere termijn.De planners werden daarmee gedreven door incidentenen verstoringen tussen het bestieren van current ops,voorbereiding van oefeningen en inzet en een pogingwagen om een planning voor de iets langere termijnte maken. Door het opsplitsen van deze drie functiesover drie organisaties kan (bij voldoende bezetting) ditprobleem beter worden aangepakt.O&E. De laatste grote verandering is het introducerenvan het cluster O&E. Hierdoor krijgen vervolgopleidingende focus die ze verdienen zonder dat ze ondersneeuwenonder de druk van kwalificaties en currencies. In deoude situatie werden opleidingen, kwalificaties encurrencies vaak door één verantwoordelijke gelijktijdigbehartigd. Een andere taak van O&E is te functionerenals Expertisecentrum voor alle helikopteroperaties endaarmee te zorgen voor Defensiebrede standaardisatievan opleidingen en procedures. Daarmee is ook éénloket-functiegecreëerd voor alle externe afnemers vanhelikopterproducten en niet te vergeten het DHC zelf.Organogram DHCDe bedrijfsvoering die wordt weerspiegeld in hetorganogram is een gevolg van:• De noodzaak om invulling te geven aan eenmechanisme om centrale planning en control en regieuit te kunnen voeren bij de productieplanning enproductiebesturing.• De noodzaak om invulling te geven aan de doorde MLA voorgeschreven bevoegdhedenstructurentussen accountable manager, postholders en uitvoerendeImplementatie MLE. Een tweede fundamentele aanpassingbetrof de structurele organisatorische inbedding vande MLE en het aanpassen van de daarbij behorendekwaliteitsorganisatie. Mede gedreven door deMilitaire Luchtvaarteisen werd bij elke postholder eenkwaliteitsmanager geplaatst. Om kwaliteit op de werkvloertot concrete maatregelen en echte implementatie teOrganisatie DHCCarré 11 - 2009 pagina 13