Presentation

Risto Partanen 25.4.2012IT Systems Director

• During 2011 there were found some benefits in the future ifco opertation will be realized• Deputy system, to nominate substitutes for emergency duty etc.• Common competence pool, not independed on a single person• Ability to invest in development, 10-20% of current resourcing• Be prepared for changes in the future (being proactive,complicated needs for sercvices or technology knowledge)• Cost savings in long run (10 years period)• Synergy benefits (equipment, hard ware, soft ware, architecture…)• Part of the common campus• No intence to directly reduce personnel, no layoffs• In the backround there is retirement of personnel• Efficience numbers in shape locally:UV/VAMK 390 (number of students + personnel/numberof personnel in IT systems team)

• 22.08.2011 University of Vaasa and VAMK,University of Applied Sciencies agreed on cooperation to produce IT services as a part ofstructural development of both parties• The target of the agreement is to• Increase efficient use of competencies• Secure quality of IT services• Integrate the IT services of the both parties• Enable cost savings in long range• Aim at common and contiguous developmentactivities and systems in the future

• There has been taken in use regularly weeklymeetings in UV/VAMK teams and monthly teammeetings in IT Systems team level• Steering group for IT Systems team has beenestablished with a weekly meeting (Risto Partanen,Pekka Liedes VAMK IT Manager, Ari Hovila UVIT Manager): desicions, starting and follow up ofdevelopment projects etc.• In notion level of arhcitecture definions made, as apart of strategical plannig: vision, mission andvalues. Definition on services and referencegroups/customers ongoing.• The law for data administration (634/2011)

• In practise there are three crucial obligations for apublic authority:• To design and describe public administration of dataadministration according to a full architecture model of thedata administration (7.1 §),• To enable interoperabitility of IT systems of separateuniversities to obey the full architecture model of a publicgovernment: interoperability descriptions and definitions (7.2§),• To implement that kind of electrical support services ofrunning errands and administration that enablesinteroperability of the IT systems (11 §).• In addition of that the authority has to arrange it’sactions so that it will use the information stored inbasic data pool mentioned in this law if the actions ofthe authority demand the use of the data.

Vision and strategyPlanning of actions andfinancesManagement of architectureManagement of portfolioof projectsManagement of a projectDevelopment of actionsDevelopment of administrationDevelopment of IT systems• Visio and strategy supervisedevelopment of architecture• Architecture controls the overview andguides the selection of projects toportfolio of projects• Architecture guides planning of aproject.• Chnge needs to the full architecture canbe identified in a project.• Architecture guides planning ofprocesses and IT systems developed inthe project.• Via development of processes and ITsystems the goal status will be thecurrent status.

Level of PrincipleWHY, IN WHATCONDITIONLimits and preconditionsArkkitehtuuria ohjaavat määritykset - sidosarkkitehtuuritArkkitehtuuriperiaatteetTietoturva- ja tietosuojaperiaatteetAction Architecture Data Architecture Data SystemsArchitectureTechnologyArchitectureAbstractLevel - WHATStrategiaToiminnan haasteet,tarpeet & tavoitteetPalvelutKäsitteistöRoolitTietojärjestelmäpalvelutTeknologiavaatimuksetSidosryhmätLogicalLevel - HowOrganisaatioProsessilista/karttaProsessikuvauksetProsessit-tiedotTietomallitLoogiset tietovarannotLooginen tietojärjestelmäpalveluidenjäsennysTietovirratJärjestelmät-tietovarannotJärjestelmät-prosessitIntegraatiomalliTeknologiakomponentitValvonta- ja hallintaarkkitehtuuriPhysicalLevel – By WHATMEANSRajapinnat ja liittymätTeknologiavalinnatFyysiset tietovarannot Järjestelmäsalkku VerkkokaavioKoodistotPalvelutasotavoitteet© 2011 Silver Planet Oy7

• An agile team that is able to be competentnationwide and a desired partner for cooperation and development actions.

• Our mission is to offer customer based, unifiedand cost effective wholeness of services thatgoes over administrative limits. The wholenessof services aims to enhance productivity ofeducation, research and administration inuniversity of Vaasa and VAMK, University ofApplied Sciences, considering the special needsof the both universities.

• Our values are based on the values of the bothuniversities focusing on appreciating thecustomer, fair play, good atmosphere ofworking, sense of community anddevelopment of well-being of personnel.

Projects 201201/2012 02/2012 03/2012 04/2012 05/2012 06/2012 07/2012 08/2012 09/2012 10/2012 11/2012 12/2012Architectural workSharepoint v 1.0Sharepoint v 2.0New Ticket System & action modeMoodleN.N.X.X

UV current team structureTietohallintoTietoliikenne, palvelimetTyöasemapalvelutHallinnon järjestelmätHankinnat, Puhelimet, TB•Ari Hovila•Esimiestehtävät•Opisk. järjestelmiä:•Oodi•Moodle•Elomake•Tenttis•Talous•Sopimukset•KA•Linjaukset•Tritonia•Sami Kinnunen•Palvelinlaitteistot•Tietoliikenneverkko•VMWare•Tietoturva•AD•SCCM•Exchange•Varmistukset•Tietoturva•Hannu Hirvonen•Unix-palvelimet•Tietoliikenneverkko•Tunnushallinto•Työakaluohjelmointi•Tietoturva•Jouni Kangas•SCCM•Exchange•AD•Luokka-asennukset•AV•Helpdesk•Petja Porko•Työasematuki•Luokkien asennuksia•Verkkotehtäviä•Helpdesk•Susanna Ravantti•Atk-aapinen, fuksi-infot•Web-sisällöntuotto•Työasematuki•Ohjelmistolisenssit•Helpdesk•Aku Juhanpelto•Työasematuki•Työasemahuolto•Helpdesk•Jussi Hamunen (siviilipalvelus)•Arja Kokkonen-Metsola•Oodi•Oracle•KA•Taha/Heha asiat•Niina Vuoto/Paul Niemistö•Personec•Asio•SoleTM•Qlikview•Dynasty•Taha/Heha asiat•Antti Ala-Keturi•Hankinnat•Tulostimet•Laitekorjaukset•AV•Pasi Jussila•Puhelinkeskus, mobiililaitteet•Kilpailutukset•Esmikko•Citrix•Kehityshankkeet•Pääluottamusmies•Helpdesk•Harry Seppälä•Microsoft-lisenssit•Konesalivalvonta•Laitteiden kierrätys•Citrix•Työsuojeluvaltuutettu•Helpdesk•Päivi Ahlqvist (TB):•Työasematuki•Palvelintuki•Verkkotuki•SCCM•Hankinnat•AV

Tietohallinto, PekkaLiedesLinux ja TietoliikenneWindows palvelimetWindows työasematYlläpito ja HelpdeskPuhelin ja MobiiliKari NäsmanEsimiestoimintaMoodle ja AdobeConnectpääkäyttäjäTeulahti Hannu•Verkonvalvonta•Tietoliikenne•Linux palvelimet•VMWare ylläpito•Windowspalvelimet•AD:n ylläpito•Sharepoint•VMWare ylläpito•Tulostuksenhallinta•Videoneuvottelu(Adobe Connect)•Citrix ja TerminalServices•WinhaAri KallioErkki Mellin•SCCM•Pakettien hallinta•HelpDesk•LaitteidenasennuksetJussi Valtonen•Laitteidenasennukset•HelpDeskAri Eerikäinen•Puhelinliittymät•Vaihteenkonfigurointi•PuhelimienhankintaLaitteiden hankintaKA vastuuPedagogisenohjelmanjalkauttaminenJarkko Ala-Louvesniemi•Web-palvelimetja palvelut•Sovelluskehitys(ops-web)•Linux- ylläpito•Citrix ja TerminalServices•Lisenssienhallinta•Erikoisohjelmat(Wolffintie)Nils Dahla•Verkon ylläpito•AD:n ylläpito•Windowspalvelimet•Windowstyöasemat•Lisenssit•Puhelinvaihde jamatkapuhelimetJenniferJungerstam•SCCM•Pakettien haliinta•HelpDesk•LaitteidenasennuksetPekka Rinne•Laitteidenasennukset•Laitteidenhankinta•HelpDesk•Erikoisohjelmat(Raastuvankatu)

University of VaasaAri Hovila,line managemerVAMK, University of Appied SciencesRisto Partanen, director of IT systems teamPekka Liedesline managerWork definitons:work over administrativebordersTeam 1,supervision of workTeam 2,supervision of workTeam 3,supervision of work

Proposal for co-operation negotiations,shop stewards are welcome to followDATA SECURITY!Networks and ServerGroupSystem ServicesGroupWork Stations GroupHELP DESK

Road map for developing IT Systems Team, year 201201/2012 02/2012 03/2012 04/2012 05/2012 06/2012 07/2012 08/2012 09/2012 10/2012 11/2012 12/2012Planning of newgroups andorganisationPlanning of new ticketsystemICTSystemsteam innewactionmode15.8.2012New workdefinitions,transition phase-inductionBack up mode action- support & further inductionDeployment of newticket system

•Thank You!Comments, questions, discussion?