Concepts in Enterprise Resource Planning

Concepts in Enterprise Resource PlanningChapter FourProduction and Supply Chain Management Information Systems

ObjectivesAfter completing this chapter, you will be able to:• อธิบายขั้นตอนตาง ๆ ในกระบวนการวางแผนการผลิต (production planningprocess) ของโรงงานผลิตสินคาคราวละมาก ๆ (high-volume manufacturer)ตัวอยางเชน Fitter Snacker• อธิบายถึงปญหาตาง ๆ ดานการจัดการวัตถุดิบและการผลิตของ Fitter Snacker• อธิบายวา กระบวนการวางแผนที่เปนโครงสรางของโซอุปทานชวยทําใหประสิทธิภาพและการทําการตัดสินใจดีขึ้นไดอยางไร• อธิบายวา ขอมูลการวางแผนฝายผลิตในระบบ ERP สามารถนํามาใชรวมกับซัพพลายเออรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโซอุปทานไดอยางไร• การจัดการโซอุปทานในระบบ ERP2

Introduction• Fitter Snacker ถือเปนสวนหนึ่งของโซอุปทาน• ปญหาการจัดการโซอุปทานของ FS และ ERP ชวยแกไขไดอยางไรSnack Bar3

Production Overview (cont’d.)• ในการผลิตนั้นโดยทั่วไปจะมี 3 แนวทางดวยกัน คือ• ผลิตสินคาเพื่อจัดเก็บ (Make-to-stock items): ผลิตเปนสินคาคงคลัง (เก็บเขา“stock”) ตามการคาดหมายของการสั่งขาย (sales orders)• ผลิตสินคาตามคําสั่ง (Make-to-order items): ผลิตเพื่อใหไดตามขอกําหนดของคําสั่งของลูกคา (specific customer orders)• ประกอบสินคาตามคําสั่ง (Assemble-to-order items): ผลิตโดยใชสองกระบวนการรวมกัน คือ กระบวนการของ make-to-stock และ กระบวนการของ make-to-order5

Fitter Snacker’s Manufacturing Process• Fitter Snacker ใชการผลิตแบบ make-to-stockFigure 4-1 Fitter Snacker’s manufacturing process6

Fitter Snacker’s Production Problems• Fitter Snacker มีปญหาที่ตองตัดสินใจวา จะผลิตจํานวนกี่แผน และ จะตองผลิตเมื่อใด• ปญหาดานการสื่อสาร (Communication problems)• คนของฝายขายและฝายการตลาดไมยอมแบงปนขอมูลใหกับคนของฝายผลิต• คนของฝายผลิตพบวา มันเปนเรื่องยุงยากที่จะรับมือกับความตองการสินคาที่เพิ่มขึ้นอยางฉับพลันทันที (sudden increases in demand)• ซึ่งทําใหเกิด shortages หรือ stockout8

Fitter Snacker’s Production Problems (cont’d.)• ปญหาดานสินคาคงคลัง (Inventory problems)• ผูจัดการฝายผลิต (Production manager) ขาดวิธีการอยางเปนระบบในการ:• ดําเนินการผลิตใหสอดรับกับ sales demand• การปรับการผลิตใหสะทอนกับ actual sales• ปญหาดานบัญชีและการจัดซื้อ• Standard costs: normal costs of manufacturing a product• ฝายการผลิตและบัญชีตองทําการเปรียบเทียบ standard costs กับ actual costsอยางสม่ําเสมอและปรับแกใหถูกตองในกรณีที่เกิดความแตกตางขึ้นมา9

The SAP ERP Approach to Production PlanningFigure 4-2 The production planning process11

Sales Forecasting• ระบบ ERP ของ SAP ใชแนวทางบูรณาการเขาดวยกัน• เมื่อใดก็ตามที่การขายถูกบันทึกใน Sales and Distribution (SD) module, ปริมาณ(จํานวน)ที่ขายไปจะถูกบันทึกในเชิง consumption value ของ material (หรือกลาวงาย ๆ วา บันทึกอยูในรูปของวัตถุดิบที่ถูกใชไปในการผลิตสินคาทั้งหมด)• เทคนิคในการพยากรณอยางงาย (Simple forecasting technique)• ใชยอดขายในชวงกอนหนานี้ (prior period’s sales) แลวทําการปรับภาพนั้นใหเขากับสถานการณ (ขอกําหนด)ในปจจุบัน (current conditions)• การทําการพยากรณสําหรับ Fitter Snacker:• ใชขอมูลยอดขายของปที่ผานมา มารวมเขากับ marketing initiatives เพื่อเพิ่มยอดขาย12

Sales Forecasting (cont’d.)เอาขอมูลแตละเดือนของปที่แลวมาเปนฐานตองการ Growth เดือนละ 3%เมื่อเทียบกับแตละเดือนของปที่แลวPromotion ทําใหนาจะขายไดเพิ่มอีกเทาใดFigure 4-3 Fitter Snacker’s sales forecast for January through June13

Sales and Operations Planning• แผนการขายและการดําเนินการ (Sales and operations planning (SOP))• Input: การพยากรณยอดขายจากฝายการตลาด• Output: แผนการผลิตที่ออกแบบจนแลวเสร็จอันเปนการทําใหสมดุลกันระหวางความตองการของตลาดกับกําลังผลิตที่มี (production capacity)• แผนการผลิตเปนอินพุตของขั้นตอนตอไป, demand management14

Sales and Operations Planning (cont’d.)Figure 4-5 Fitter Snacker’s sales and operations plan for January through June15

Sales and Operations Planning (cont’d.)• ใน SAP ERP การพยากรณยอดขายสามารถทําไดโดยการใช:• ขอมูลการขายในอดีตจาก Sales and Distribution (SD) module• อินพุตจากแผนที่ไดรับการพัฒนาใน Controlling (CO) module• CO module:• Profit goals (เปาหมายทางดานผลกําไร)ขององคกรสามารถกําหนดไดที่นี่• ระดับยอดขายที่ตองการเพื่อใหบรรลุ profit goals สามารถประเมินได16

Sales and Operations Planning (cont’d.)Figure 4-6 Sales and operations planning screen in SAP ERP17

Sales and Operations Planning (cont’d.)• Rough-cut planning: common term in manufacturing for aggregate planning• การแยกภาพรวม (Disaggregate) เปนการสรางตารางการผลิตอยางละเอียด (detailed production schedules)• เมื่อระบบ SAP ERP สรางการพยากรณออกมา ผูวางแผนสามารถดูผลลัพธในรูปแบบกราฟฟคได (results graphically)• Rough-cut capacity planning เปนการประยุกต simple capacity-estimatingtechniques กับ production plan เพื่อดูความเปนไปไดของแผน (ในภาพรวมอยางคราว ๆ)18

Sales and Operations Planning (cont’d.)Figure 4-9 Forecasting results presented graphically in SAP ERP19

Sales and Operations Planning (cont’d.)• การสวน(การแยกภาพรวม) ของ sales and operations plan• โดยทั่วไปบริษัทตาง ๆ ไดสราง sales and operations plans สําหรับกลุมสินคาขึ้นมาหลายกลุม (product groups)• ระบบ SAP ERP ยอมใหกําหนดตัวเลขของสินคาตาง ๆ เขาไปในกลุมสินคาหนึ่ง ๆ• Sales and operation plan ที่ถูกแยกแลว• ปริมาณที่กําหนดไวในแผนการผลิตซึ่งเปนกลุม ๆ จะถูกโอนไปสูสินคาแตละชนิดเพื่อผลิตขึ้นมา เมื่อรวมแลวจะไดเปนกลุมตามที่กําหนดไว20

Sales and Operations Planning (cont’d.)Figure 4-11 Product group structure in SAP ERP21

Sales and Operations Planning (cont’d.)Figure 4-12 Stock/Requirements List for NRG-A bars after disaggregation22

Demand Management• เปนการเชื่อม (Link) sales and operations planning process เขากับ detailedscheduling และ materials requirements planning processes• Output: master production schedule (MPS)• แผนการผลิตเพื่อผลิตสินคาสําเร็จรูปทั้งหมด• ในกรณีของ Fitter Snacker, MPS เปนอินพุตเขาไปยัง detailed scheduling ซึ่งระบุวาแผนสแน็กประเภทไหนที่ตองผลิต และจะผลิตเมื่อใด23

Demand Management (cont’d.)Figure 4-14 Fitter Snacker’s production plan for January: The first five weeks ofproduction are followed by a day-by-day disaggregation of week 124

Materials Requirements Planning (MRP)• จะระบุถึงปริมาณและระยะเวลา (timing) ที่ตองการจากการผลิต หรือ การจัดซื้อของ subassemblies และ raw materials ที่ตองใชเพื่อใหการสนับสนุน MPS• Bill of material (BOM): list of the materials (including quantities) needed tomake a product25

Materials Requirements Planning (MRP) (cont’d.)Figure 4-16 The bill of material (BOM) for Fitter Snacker’s NRG bars26

Materials Requirements Planning (MRP) (cont’d.)• เวลานํา (Lead time) และ การกําหนดขนาดของล็อต (lot sizing)• Lead time: เวลารวมทั้งหมด (cumulative time) ที่ซัพพลายเออรตองการตั้งแตรับใบสั่งซื้อวัตถุดิบจากโรงงานผูผลิตสินคา ประมวลใบสั่งซื้อ นําวัตถุดิบออกจากสต็อกของเขา บรรจุภาชนะหอหุม นําขึ้นรถบรรทุก และจัดสงมาถึงโรงงานผูผลิตสินคา• Lot sizing: การกําหนดปริมาณการผลิตและปริมาณการสั่งซื้อ• MRP record: standard way of viewing the MRP process on paper27

Materials Requirements Planning (MRP) (cont’d.)Figure 4-17 The MRP record for oats in NRG bars, weeks 1 through 528

Materials Requirements Planning in SAP ERP• รายการใน MRP แสดงผลลัพธตาง ๆ ที่ MRP คํานวณออกมา• กระบวนการของ MRP ไดแสดงถึงการสั่งวัตถุดิบที่ถูกแผนเอาไวแลวซึ่งสอดรับกับความตองการสินคา• Stock/Requirements List shows:• Planned orders• Purchase requisitions (PurRqs)• Purchase orders (POitem)• ผูวางแผนสามารถเปลี่ยนการสั่งวัตถุดิบที่ถูกวางแผนเอาไวแลวนั้นใหเปนการสั่งซื้อจาก Stock/Requirements List โดยการ double-clicking ที่ planned order line29

Materials Requirements Planning in SAP ERP (cont’d.)Figure 4-18 The MRP list in SAP ERP30

Materials Requirements Planning in SAP ERP (cont’d.)Figure 4-19 The Stock/Requirements List in SAP ERP31

Materials Requirements Planning in SAP ERP (cont’d.)• สารสนเทศที่ถูกบูรณาการเขาดวยกันยอมใหฝายจัดซื้อทําการตัดสินใจที่ดีที่สุดเกี่ยวกับตัวแทนจําหนายบนพื้นฐานของสารสนเทศที่เกี่ยวของและทันสมัย• เมื่อพนักงานฝายจัดซื้อตัดสินใจวาจะซื้อจากผูขายรายใด เขาก็จะสงคําสั่งซื้อไปที่ผูขายรายนั้น• ระบบสามารถติดตั้งใหสามารถแฟกซการสั่งซื้อไปใหผูขาย หรือ สงทางอิเล็กทรอนิคสผานทาง EDI (electronic data interchange) หรือ สงไปทางเครือขายอินเตอรเน็ต32

Detailed Scheduling• Detail Scheduling คือ แผนที่มีรายละเอียดวาอะไรที่ตองถูกผลิต โดยพิจารณาถึงกําลังเครื่องจักรและแรงงานที่มีอยู• ปจจัยติดสินใจหลักใน detailed production scheduling คือ• จะทําฝายผลิตผลิตแตละสินคานานเทาใด• ความยาวการของรันของฝายผลิต (production run length) จําเปนตองสมดุลกันระหวาง setup costs และ holding costs เพื่อทําให total costs ขององคกรต่ําที่สุด33

Detailed Scheduling (cont’d.)• Fitter Snacker ใชการผลิตแบบซ้ํา ๆ (repetitive manufacturing)• Repetitive manufacturing environments โดยทั่วไปแลวจะประกอบดวยสายการผลิตตาง ๆ ที่ถูกเปลี่ยนจากสินคาชนิดหนึ่งไปสูสินคาอีกชนิดหนึ่งที่คลายกันไดงาย• สายการผลิตจะถูกจัดตารางเวลาการผลิตในเชิงของชวงเวลา (period of time)แทนที่จะเปนจํานวนสินคาตามที่ระบุ (specific number of items)34

Detailed Scheduling (cont’d.)Figure 4-22 Repetitive manufacturing planning table in SAP ERP35

Detailed Scheduling (cont’d.)• Production runs ควรตองทําการตัดสินใจโดยอาศัยการประเมิน cost of equipmentsetup และ holding inventory• ระบบสารสนเทศที่ไดรับการบูรณาการเขาดวยกันแลวจะทําการเคราะหสิ่งเหลานี้ไดงาย• การรวบรวมสารสนเทศทางบัญชีโดยอัตโนมัติทําใหผูจัดการสามารถประเมินschedule trade-offs ในเทอมของตนทุนตาง ๆ ของบริษัทไดดีขึ้น36

Providing Production Data to Accounting• ในโรงงานผลิต ERP packages จะไมตอโดยตรง ๆ กับเครื่องจักรที่ใชผลิต• ขอมูลจะถูกปอนมายัง SAP ERP ผานทาง PC ที่อยูใน shop floor เชน การสแกนโดยใช barcode reader หรือ ปอนผาน wireless PDA เปนตน• เทคโนโลยีของ Radio frequency identification (RFID) ทําใหการรวบรวมขอมูลงายขึ้น• ใน integrated ERP system การลงบัญชีของ material transaction จะเปนไปโดยอัตโนมัติ37

Providing Production Data to Accounting (cont’d.)• เมื่อ FS ไดรับ shipment ขอวัตถุดิบ การรับของ (Receiving) ตองแจงใหระบบ SAPERP ทราบวามีวัตถุดิบเขามา และไดรับของเขาไปแลว (acceptance of the material)• Goods receipt transaction• ฝายรับของ (Receiving department) ตองตรวจสอบวา ของที่รับเขามากับของที่สั่งซื้อไปใน purchase order ตรงกันหรือไม• เมื่อการรับของถูกบันทึก ระบบ SAP ERP จะเพิ่มยอดวัตถุดิบในสินคาคงคลังทันที38

Providing Production Data to Accounting (cont’d.)Figure 4-23 Goods receipt screen in SAP ERP39

ERP and Suppliers• Fitter Snacker ถือเปนสวนหนึ่งของ supply chain• เริ่มจากเกษตรกรปลูกขาวโอต (oats) และขาวสาลี (wheat)• จนไปจบที่ ลูกคาซื้อ NRG bar จากรานคาปลีก (retail store)• ระบบ ERP สามารถเลนบทบาทที่สําคัญในการวางแผนทํางานรวมกัน (collaborativeplanning)40

ERP and Suppliers (cont’d.)• การทํางานรวมกับซัพพลายเออรในเชิงการรวมมือกันทํางานนั้น ยอมตองการความไววางใจซึ่งกันและกันในทุก ๆ ฝาย• บริษัทยอมใหซัพพลายเออรเขามาดูบันทึกที่เกี่ยวของได• ซัพพลายเออรสามารถอานขอมูลของบริษัทได เพราะวามันใช data formats ที่เหมือนกัน• ขอดี• ลดงานดานเอกสาร (paperwork)• ประหยัดเวลา• ประปรุงประสิทธิภาพในสวนอื่น ๆ41

The Traditional Supply Chain• Supply chain: กิจกรรมทั้งหมดที่เกิดระหวางการปลูก หรือ การเก็บเกี่ยววัตถุดิบ(ขางโอต ขาวสาลี) จนกระทั่งไดเปนสินคาสําเร็จรูปออกมาวางขายใหลูกคาในรานคา• โซอุปทานแบบเดิม (Traditional supply chain)• สารสนเทศถูกสงผานไปตามโซอุปทานในเชิงการสนองตอบโดยการเพิ่มการสั่งสินคาของเขา• การลาชาทางดานของเวลา (time lags) จะทําใหเกิดปญหา42

The Traditional Supply Chain (cont’d.)Figure 4-24 Supply chain management (SCM) from raw materials to consumer43

The Traditional Supply Chain (cont’d.)• EDI และ ERP• กอนระบบ ERP จะเกิดขึ้นนั้น บริษัทตาง ๆ เชื่อตอเขากับซัพพลายเออรและลูกคาผานทาง electronic data interchange (EDI) systems• ระบบ ERP ที่ผานการพัฒนามาดีแลว จะชวยในเรื่องการจัดการโซอุปทาน SCM• เพราะการวางแผนการในสิ่งที่ตองการและระบบการจัดซื้อไดอยูใน ERPแลว• โดยการใชระบบ ERP การแบงปนแผนการผลิตตลอดทั่วทั้งโซอุปทานนั้น จะเกิดขึ้นแบบ real time44

The Measures of Success• Performance measurements• Metrics• Show the effects of better supply chain management• Cash-to-cash cycle time• Time between paying for raw materials and collecting cash from customer• SCM costs• Include cost of buying and handling inventory, processing orders, andinformation systems support45

The Measures of Success (cont’d.)• Initial fill rate• Percentage of the order that the supplier provided in the first shipment• Initial order lead time• Time needed for the supplier to fill the order• On-time performance• If supplier agreed to requested delivery dates, tracks how often supplieractually met those dates46

Summary• ERP system can improve the efficiency of production and purchasing processes• Efficiency begins with Marketing sharing a sales forecast• Production plan is created based on sales forecast and shared withPurchasing so raw materials can be ordered properly47

Summary (cont’d.)• Companies can do production planning without an ERP system, but an ERPsystem increases company’s efficiency• ERP system that contains materials requirements planning allows Productionto be linked to Purchasing and Accounting• This data sharing increases a company’s overall efficiency48

Summary (cont’d.)• Companies are building on their ERP systems and integrated systems philosophyto practice supply chain management (SCM)• SCM: company looks at itself as part of a larger process that includescustomers and suppliers• Using information more efficiently along the entire chain can result insignificant cost savings• Complexity of the global supply chain• Developing a planning system that effectively coordinates informationtechnology and people is a considerable challenge49

จบหัวขอ• คําถาม ………..