Interview with Mr Patrick Chan, BBS, JP Director of ... - å ¬å‹™å“¡äº‹å‹™å±€

Patrick Chan, BBS, JP,of General GradesHippie daysAs a new recruit in 1973, Mr Chan stoodout from the crowd with his avant-gardeappearance. The long hair, bell-bottom pantsand platform shoes worn by him earned him thenickname “Hippie Chan”, as the plain, boringimage projected by civil servants in the 1970sdid not seem to sit well with this 21-year-old ladwho looked so unconventional when standingbeside his contemporaries.100 recruitment/promotion exercises a year,I needed to work exceedingly long hours till10 pm on weekdays and also toil through theweekends, sweating through hot summer daysas air-conditioning was not available on nonworkingdays. But it was more than worth it,otherwise schools would not have had enoughteachers to teach their students.”Having “the edge”The work of the Executive Grade has witnessednumerous changes in recent years. The traditionalfields of human resources management, financialmanagement, board and committee work, andadministration support no longer adequatelyreflects the scope of our work. We have crossedinto new frontiers over the past two decades orso and our mark and contribution can now alsobe found in the areas of event management,administration of relief initiatives, projectmanagement, crisis management, electionmatters and others.Asked why he chose to join the Civil Service,Mr Chan states: “I had just graduated fromschool, and was looking for a meaningful jobwhich would allow me to serve the community.I was also excited by the prospect of EOs’ beingable to move around a lot among departments.Besides, the decent pay and reasonably highstatus also added appeal to this job.”One could also presume that the workloadwould have been more reasonable and thepace of work also much slower in the 1970s and1980s. However, Mr Chan tells us that it wasin fact the contrary in his case. “I had workedin eight posts in three branch/departments inthe first ten years of my career,” explains MrChan. “The experience was daunting, as wellas satisfying. In one of the posts where I wasrequired to deal singlehandedly with well overVibrancy, professionalism, resourcefulness andversatility are some of the key qualities that setEOs apart and make us a natural choice whenthere is a need to assemble a team to host amajor event or launch a new initiative. But howcan we maintain this edge?Mr Chan said pointedly, “As generalists, EOsenjoy an advantage unique to our Grade,namely, a presence in virtually all bureaux/departments and extensive knowledge of variousgovernment rules and regulations. It is importantfor Grade members to present themselves asfacilitators in such a way that they dischargetheir duties wholeheartedly and exert their utmostin helping those they serve. Also, where thereis sound justification, EOs should not hesitateto seek exceptions beyond the confines ofexisting rules and regulations. As professional3

每 個 人 都 總 有 「 那 些 年 」, 看 看 照 片 就 知 道 陳 生 年 輕 時 絕 對走 在 時 代 尖 端 ! 他 曾 擁 有 七 十 年 代 最 火 紅 的 造 型 ── 長 髮 、喇 叭 褲 、 鬆 糕 鞋 ,「 飛 仔 陳 」 的 外 號 自 是 不 脛 而 走 。恩 師古 諺 有 云 :「 塞 翁 失 馬 , 焉 知 非 福 。」 陳 念 德 先 生( 下 稱 “ 陳 生 ”) 在 工 作 生 涯 中 深 深 體 驗 到 這 個 道 理 。片 段 一 : 話 說 陳 生 入 職 之 初 , 面 對 一 位 職 位 比 他 高兩 級 、 資 深 、 能 幹 、 辦 事 一 絲 不 苟 , 要 求 極 高 的 上司 。 陳 生 在 他 的 鞭 策 下 , 日 子 並 不 好 過 , 幾 乎 每 天都 是 戰 戰 兢 兢 , 誠 惶 誠 恐 地 工 作 。如 是 者 日 復 日 , 年 復 年 , 陳 生 在 不 知 不 覺 間 熟 讀 群 「 例 」, 更 練 就 謹 小 慎 微 , 處 事 認 真 的 工 作 態 度 。由 於 上 司 英 語 造 詣 甚 高 , 從 他 身 上 學 曉 如 何 寫 出 言 簡 意 賅 的 英 語 。 陳 生 慶 幸 當 年 得 遇 高 人 , 更 視 他為 「 恩 師 」。片 段 二 : 由 於 詞 鋒 銳 利 , 年 輕 時 的 陳 生 喜 歡 據 「 理 」 力 爭 , 常 令 賞 識 他 的 上 司 哭 笑 不 得 。 某 次 , 上 司推 薦 他 接 受 海 外 培 訓 , 不 知 就 的 陳 生 , 竟 以 私 人 理 由 推 辭 , 後 來 , 他 發 現 課 程 是 專 為 培 訓 有 潛 質晉 升 首 長 級 職 位 的 人 員 而 設 , 即 懊 悔 不 已 。( 註 : 數 年 後 , 陳 生 再 獲 安 排 參 加 該 課 程 , 到 柏 克 來 加 州大 學 受 訓 。)作 為 上 司 , 我 們 需 要 學 習 包 容 , 接 受 年 輕 一 輩 應 有 的 一 點 傲 骨 與 菱 角 , 有 容 乃 大 , 教 學 相 長 , 因 為 有伯 樂 才 有 千 里 馬 。 作 為 下 屬 , 我 們 無 須 因 為 上 司 的 批 評 或 刁 難 而 氣 餒 , 應 視 之 為 試 煉 學 習 的 好 機 會 ,以 謙 卑 的 態 度 面 對 , 他 日 回 首 , 自 當 無 悔 。可 能一 言 一 笑 都 充 滿 自 信 心 的 陳 生 , 想 不 到 也 有 過 慌 亂 的 時 候 。 上 世 紀八 十 年 代 , 陳 生 突 然 收 到 來 電 , 被 委 以 一 項 特 別 任 務 , 並 須 在 兩 周內 提 交 報 告 。 陳 生 第 一 個 反 應 是 ..「 為 何 偏 偏 選 中 我 ?」 在 上 司 給 他的 檔 案 中 , 只 有 剪 報 一 份 。 呆 望 剪 報 , 不 知 從 何 入 手 。 就 在 千 頭 萬緒 之 際 , 突 然 靈 光 一 閃 , 想 到 對 症 下 藥 的 地 方 , 頓 時 豁 然 開 朗 。 他隨 即 查 閱 檔 案 , 設 計 問 卷 , 在 短 時 間 內 接 見 各 級 人 員 逾 二 百 人 , 然後 在 限 期 前 完 成 數 十 頁 的 報 告 , 詳 列 制 度 的 漏 洞 和 改 善 方 案 。 高 層對 他 大 表 讚 賞 , 更 予 以 嘉 許 。總 結 當 年 的 經 驗 , 陳 生 不 忘 送 上 鼓 勵 :「 看 似 『 不 可 能 』 的 任 務 , 只 要從 不 同 角 度 去 思 考 , 不 囿 於 固 有 框 架 , 便 可 看 清 任 務 的 本 質 ,『 無 可為 而 為 之 』。 行 政 主 任 具 備 多 方 面 才 能 , 遇 到 困 難 時 , 應 勇 於 面 對 ,不 要 妄 自 菲 薄 。 在 解 難 的 過 程 中 , 你 會 更 加 了 解 自 己 , 所 得 經 驗 也 會令 你 終 生 受 用 。」 克 服 挑 戰 , 轉 危 為 機 , 並 非 不 可 能 。7

多 走 半 步整 個 訪 問 , 陳 生 多 次 提 及 : 建 立 制 度 、 尊 重 程 序 。 表 面 看 來 , 陳 生 似 乎 對 人 有 點 冷 漠 , 然 而 推 動 陳生 不 斷 追 求 更 完 善 制 度 的 , 卻 是 受 制 度 影 響 的 每 一 個 人 。「 每 個 人 都 必 須 遵 守 已 確 立 的 制 度 , 但 作 為制 度 的 推 行 者 , 行 政 主 任 須 清 楚 了 解 制 度 背 後 的 精 神 。 遇 到 難 題 , 要 不 怕 吃 虧 , 為 同 事 多 走 半 步 ,看 看 可 有 轉 圜 餘 地 。 有 需 要 時 , 更 應 檢 討 制 度 , 作 出 改 善 。」陳 生 說 的 可 不 是 空 話 。 早 在 七 十 年 代 初 , 當 時 還 是 二 級 行 政 官 ( 後 改 稱 行 政 主 任 ) 的 他 , 因 緣 際 會 暫任 高 級 行 政 官 。 該 職 位 的 其 中 一 項 職 責 是 批 核 同 事 的 退 休 金 。 在 研 讀 有 關 法 例 時 , 陳 生 發 現 當 中 有不 合 理 之 處 .. 某 些 同 事 在 晉 升 後 所 得 的 退 休 金 竟 比 沒 升 級 還 少 。 經 過 一 輪 資 料 搜 集 , 他 毅 然 去 信 當時 的 銓 科 ( 即 現 今 的 公 務 員 事 務 局 ), 建 議 堵 塞 法 例 上 的 漏 洞 。 雖 然 事 情 當 時 未 獲 即 時 回 應 , 但 陳生 依 然 滿 足 :「 做 了 該 做 的 事 , 結 果 如 何 也 沒 關 係 。 況 且 , 當 局 最 終 亦 修 訂 了 法 例 。」 同 事 可 借 鏡 的 ,是 那 份 不 介 意 自 己 位 微 言 輕 的 堅 持 , 不 拘 泥 於 一 時 果 效 的 豁 達 。棋 趣相 信 每 一 個 曾 與 陳 生 接 觸 的 人 , 都 會 佩 服 他 驚 人 的 記 憶 力 。 二 三 十 年 前 的 往 事 , 他 都 能 把 其 中 的 人物 、 背 景 、 對 話 、 情 節 等 說 得 巨 細 無 遺 。 對 曾 相 交 的 同 事 , 不 論 職 級 , 對 方 的 名 字 、 樣 貌 和 崗 位 , 他都 記 得 一 清 二 楚 。 難 怪 他 能 廣 結 善 緣 , 建 立 良 好 的 人 際 關 係 。 如 此 驚 人 的 記 憶 力 , 除 與 生 俱 來 外 , 相信 亦 與 陳 生 酷 愛 下 棋 有 關 。「 年 少 時 迷 上 中 國 象 棋 , 為 求 提 升 棋 力 , 買 了 不 少 棋 書 自 學 , 記 下 破 解 殘局 的 方 法 和 名 家 的 路 數 。」 他 還 不 時 在 家 自 奕 , 鑽 研 棋 法 。自 對 自 奕 , 豈 不 沉 悶 ?「 我 反 而 享 受 從 不 同 角 度 看 事 物 的 過 程 。 棋 局 的 變 化 錯 綜 複 雜 , 持 紅 子 時 你 以為 此 著 定 能 迫 使 對 方 就 範 , 然 後 長 驅 直 進 。 誰 知 一 旦 身 分 互 換 , 站 在 對 方 立 場 一 看 , 角 度 不 同 , 整 個棋 局 便 再 不 一 樣 , 勝 負 難 以 逆 料 。」 話 題 一 轉 到 下 棋 , 他 表 現 得 更 為 雀 躍 。說 到 圍 棋 , 陳 生 再 一 語 道 出 :「 圍 棋 更 難 , 偌 大 的 棋 盤 , 棋 局 變 化 萬 千 , 考 驗 對 奕 雙 方 是 否 能 洞 燭 先機 , 掌 控 全 局 。」 還 有 更 深 一 層 的 體 會 :「 棋 局 只 有 輸 贏 , 尚 且 有 眾 多 不 同 的 進 路 ; 何 況 在 現 實 生 活中 , 我 們 還 有 雙 贏 的 選 擇 。 多 想 一 想 , 必 能 為 雙 方 找 到 兩 全 其 美 的 方 案 。」 多 從 對 方 的 角 度 去 思 考 ,從 大 局 分 析 問 題 , 以 達 致 雙 贏 為 目 標 , 正 是 我 們 每 位 同 事 的 學 習 方 向 。8

Let go陳 生 形 容 家 庭 是 他 的 「 大 後 方 」, 無 論 工 作 多 不 如 意 , 家 人 永 遠 給 他 最 大 支 持 。 他 坦 言 , 把 工 作 上的 煩 惱 帶 回 家 是 最 不 智 的 事 。 陳 生 與 子 女 的 相 處 之 道 , 是 關 懷 與 溝 通 。 他 亦 從 早 年 一 套 電 影 中 的金 句 ──「Don’t try too hard」 得 到 領 悟 。 另 外 , 學 懂 「Let go」 亦 是 他 與 子 女 相 處 的 要 訣 。 他 跟 兒 子關 係 要 好 , 兩 人 經 常 促 膝 交 談 。 兒 子 更 經 常 看 他 下 棋 , 儼 如 他 的 「 粉 絲 」。 女 兒 婚 後 定 居 外 地 ( 對 !他 剛 榮 升 岳 丈 ), 但 與 他 的 感 情 和 關 係 絲 毫 未 有 改 變 。 說 到 早 前 女 兒 在 社 交 網 站 , 上 載 了 一 張 他 挽 著女 兒 走 進 禮 堂 的 照 片 , 題 目 是 「My favourite man on earth」, 他 更 是 甜 在 心 頭 。實 踐數 小 時 的 交 談 , 陳 生 經 常 掛 在 口 邊 的 是 「 用 心 」 及 「 抽 離 」 兩 個 心 得 。 兩 者 看 似 矛 盾 ,互 相 排 斥 , 但 細 意 咀 嚼 後 , 充 滿 睿 智 :· 「 用 心 」 者 , 做 事 全 力 以 赴 , 不 斤 斤 計 較 , 凡 事 多 走 半 步 , 不 求 回 報 ; 以 建 立 良 好制 度 為 本 , 以 助 人 為 樂 。·「 抽 離 」 者 , 對 事 不 對 人 ,Don’t take things personal; 有 失 必 有 得 , 不 因 一 時 挫 折而 氣 餒 , 凡 事 樂 觀 面 對 ; 不 畫 地 自 限 , 固 步 自 封 , 多 從 別 人 角 度 看 事 物 ; 培 養 良 好嗜 好 , 公 餘 時 全 情 投 入 ; 不 容 工 作 影 響 自 己 的 情 緒 , 以 至 與 家 人 的 相 處 。說 易 行 難 , 讓 我 們 一 起 來 實 踐 吧 !後 記在 訪 問 過 程 中 , 陳 生 予 人 的 印 象 是 樂 觀 平 和 、 充 滿 活 力 , 對 工 作 全 情 投 入 , 重 視 朋 友 , 又 熱 愛 家 庭 。當 我 們 問 他 做 人 的 座 右 銘 時 , 他 沒 有 提 出 任 何 豪 情 壯 語 、 名 言 金 句 , 反 映 出 他 實 事 求 是 的 做 人 原 則 。在 訪 問 前 的 預 備 會 議 中 , 我 們 提 醒 自 己 這 次 任 務 的 目 的 , 並 不 是 為 陳 生 歌 功 頌 德 , 而 是 將 他 的 感 受 和經 驗 , 如 實 記 錄 下 來 。 誠 然 , 要 在 短 短 數 小 時 的 面 談 中 , 完 成 這 項 任 務 是 不 可 能 的 , 但 我 們 仍 希 望 把陳 生 的 一 些 寶 貴 經 驗 和 心 得 , 以 及 我 們 的 所 聽 所 感 , 與 讀 者 分 享 。假 如 你 對 前 景 感 到 迷 惘 , 又 或 被 繁 重 的 工 作 壓 得 透 不 過 氣 , 希 望 你 能 從 這 篇 專 訪 得 到 一 點 鼓 勵 和 迪 , 努 力 工 作 , 積 極 面 對 挑 戰 , 願 以 此 共 勉 。整 個 訪 問 長 達 數 小 時 , 但 陳 生 一 直 表 現 得 活 力 充 沛 , 完 全 沒 有 絲 毫 疲 態 , 教 人 怎 相 信 他 快 將 退 休 ? 非 常榮 幸 有 機 會 參 與 是 次 訪 問 , 我 們 從 中 學 到 的 不 只 是 工 作 知 識 和 做 人 道 理 , 還 有 一 份 笑 看 人 生 的 灑 脫 。由 左 至 右 : 吳 鴻 才 、 鍾 瑋 桃 、 陳 念 德 、盧 潔 儀 、 劉 慧 賢 及 鄭 重 慶9

由 左 至 右 : 陳 振 華 、 黃 愛 珍 、 李 淑 莙 、 鄭 杏 儀 、 區 皚 寧 、 陳 劍 強 、 金 寧 欣 及 茹 勝 祥10財 政 司 司 長 在 《 二 零 一 一 至 一 二 年 度 政府 財 政 預 算 案 》 中 建 議 , 向 十 八 歲 或 以上 持 有 香 港 永 久 性 居 民 身 份 證 的 人 士每 人 發 放 六 千 元 。措 施 在 二 零 一 一 年 三 月 初 宣 布 後 , 財 經 事 務 及庫 務 局 隨 即 成 立 「$6,000 計 劃 專 責 事 務 辦 事 處 」( 以 下 簡 稱 「 專 責 事 務 辦 事 處 」)。 總 行 政 主 任 KK( 陳 劍 強 )、 高 級 行 政 主 任 Janet ( 黃 愛 珍 ) 和 一 級 行政 主 任 Daniel ( 陳 振 華 ) 分 別 於 三 月 底 至 四 月 初 獲派 到 專 責 事 務 辦 事 處 工 作 。與 時 間 競 賽 , 從 公 布 到 動訪 問 之 初 我 們 問 KK:「 這 項 幾 乎 全 港 人 人 有 份的 計 劃 , 由 宣 布 到 推 出 需 要 多 少 時 間 ?」KK 的答 案 令 我 們 吃 驚 :「 五 個 月 !」從 零 開 始KK 說 一 開 始 的 目 標 , 就 是 要 在 最 短 時 間 內 擬 定計 劃 的 框 架 和 實 施 細 節 , 讓 市 民 有 效 有 序 地 登記 及 獲 發 款 項 。 由 於 計 劃 規 模 龐 大 , 涉 及 六 百多 萬 人 , 而 合 資 格 人 士 遍 及 香 港 境 內 外 , 當 中各 項 政 策 準 則 和 安 排 亦 無 先 例 可 援 , 故 此 專 責事 務 辦 事 處 的 首 要 任 務 , 就 是 訂 出 計 劃 的 整 體 運作 安 排 , 然 後 與 相 關 各 方 研 究 討 論 , 以 確 保 計 劃符 合 法 例 對 保 障 個 人 資 料 私 隱 的 要 求 , 在 利 便 市民 的 同 時 , 減 低 濫 用 和 詐 騙 的 風 險 , 使 公 帑 用 得其 所 。KK 說 :「 面 對 眾 多 的 難 題 和 挑 戰 , 我 們 須決 定 緩 急 優 次 , 逐 一 解 決 。」幸 好 , 一 般 職 系 處 陸 續 加 派 總 行 政 主 任 Kathleen( 區 皚 寧 )、 高 級 行 政 主 任 Eva ( 鄭 杏 儀 )、 一 級 行政 主 任 Joseph ( 茹 勝 祥 ) 和 Eunice ( 金 寧 欣 ), 以及 二 級 行 政 主 任 Janet ( 李 淑 莙 ) 加 入 專 責 事 務 辦事 處 , 準 備 在 八 月 二 十 八 日 開 始 接 受 市 民 登 記 。制 定 計 劃Kathleen 說 :「 我 去 年 五 月 加 入 專 責 事 務 辦 事 處時 , 連 $6,000 計 劃 的 名 稱 都 還 沒 有 定 下 來 呢 !」當 時 社 會 上 對 哪 些 人 應 該 獲 發 六 千 元 、 是 否 需要 每 人 自 行 登 記 , 以 及 應 如 何 派 發 款 項 等 事 宜意 見 紛 紜 。Kathleen 續 說 ..「 另 一 方 面 , 我 們必 須 趕 及 在 該 年 度 立 法 會 休 會 前 取 得 撥 款 。從 首 批 行 政 主 任 同 事 到 任 , 到 六 月 份 向 立 法 會 財經 事 務 委 員 會 提 交 文 件 , 實 際 上 只 有 數 星 期 的 時間 去 制 定 發 放 準 則 和 執 行 方 法 。 此 外 , 在 擬 定 計劃 細 節 時 , 我 們 必 須 考 慮 市 民 、 議 員 和 傳 媒 可 能提 出 的 各 種 問 題 。」根 據 $6,000 計 劃 的 安 排 , 登 記 人 可 在 計 劃 指 定的 時 限 內 選 擇 何 時 登 記 , 以 及 登 記 和 收 取 款 項的 渠 道 , 另 須 同 意 政 府 或 其 代 理 人 為 實 施 計 劃 而使 用 他 們 的 個 人 資 料 。 專 責 事 務 辦 事 處 就 處 理 登記 和 發 放 款 項 工 作 方 面 , 多 次 與 庫 務 署 、 入 境 事務 處 、 香 港 郵 政 、 社 會 福 利 署 、 懲 教 署 等 多 個 部門 商 議 。 工 作 之 繁 重 , 可 想 而 知 。在 大 體 分 工 上 ,KK 協 助 制 定 整 體 政 策 及 設 計 業務 流 程 、 處 理 計 劃 涉 及 的 個 人 資 料 私 隱 及 法 律問 題 、 制 定 計 劃 動 的 應 變 措 施 , 以 及 確 保 銀行 及 郵 政 局 在 實 施 過 程 中 運 作 暢 順 。Kathleen 則負 責 制 定 供 有 特 別 需 要 人 士 登 記 的 安 排 、 制 定 宣傳 推 廣 計 劃 , 以 及 設 計 處 理 查 詢 和 投 訴 的 系 統 。宣 傳 推 廣奇 謀 盡 出Eva 專 責 計 劃 的 宣 傳 工 作 , 宣 傳 範 圍 可 說 是 鋪天 蓋 地 。 除 了 電 視 宣 傳 片 和 電 台 宣 傳 聲 帶 外 ,港 鐵 、 巴 士 、 電 車 及 各 政 府 場 地 都 有 廣 告 或海 報 。Eva 說 :「 我 們 和 政 府 新 聞 處 的 同 事合 作 , 在 一 天 的 檔 期 內 拍 攝 七 個 不 同 的 電 視廣 告 , 以 便 於 各 階 段 播 放 。 廣 告 對 白 一 定 要精 簡 , 並 達 到 傳 意 的 目 的 。 當 時 , 我 晚 上 做 夢都 在 反 覆 推 敲 廣 告 對 白 的 每 一 個 字 !」

Eva 續 說 ..「 登 記 收 取 六 千 元 對 你 和 我 都 是 一件 很 簡 單 的 事 , 但 對 一 些 足 不 出 戶 的 公 公 婆 婆來 說 , 困 難 度 就 很 大 了 。 考 慮 到 他 們 可 能 無 法接 收 到 政 府 的 宣 傳 訊 息 , 我 們 和 多 個 提 供 平 安鐘 服 務 的 機 構 合 作 , 請 他 們 協 助 向 長 者 發 放有 關 $6,000 計 劃 的 訊 息 。」新 丁 經 驗小 Janet 加 入 行 政 主 任 職 系 即 獲 派 到 這 個 極 富 挑戰 性 的 專 責 事 務 辦 事 處 工 作 。 由 提 供 平 安 鐘 服務 機 構 協 助 發 放 有 關 $6,000 計 劃 的 訊 息 , 就 是 小Janet 的 聲 音 演 出 。 她 說 :「 有 一 天 在 新 聞 報 道 中突 然 聽 到 自 己 的 聲 音 , 真 有 點 不 可 思 議 。 另 外 ,在 街 上 看 到 自 己 有 份 參 與 製 作 的 宣 傳 品 , 滿 足感 真 的 可 以 蓋 過 工 作 的 辛 勞 。」少 數 族 裔香 港 有 不 少 少 數 族 裔 的 永 久 居 民 符 合 資 格 領 取 六千 元 。 為 了 配 合 他 們 的 需 要 , 專 責 事 務 辦 事 處 除了 印 製 中 英 文 宣 傳 海 報 外 , 亦 用 六 種 較 普 及 的 少數 族 裔 文 字 印 製 宣 傳 品 , 另 外 再 為 少 數 族 裔 人 士安 排 簡 介 會 , 並 就 查 詢 熱 線 186 000 安 排 翻 譯服 務 , 使 他 們 有 足 夠 的 機 會 和 渠 道 了 解 有 關 安排 。Eva 笑 著 說 :「 我 們 找 了 幾 家 翻 譯 公 司 , 互相 對 照 譯 文 , 確 保 訊 息 準 確 。 核 對 時 , 我 們 一 點一 劃 地 比 較 。 當 時 我 們 看 在 眼 的 全 是 蝌 蚪 啊 !」查 詢 熱 線為 了 應 付 大 量 電 話 查 詢 , 專 責 事務 辦 事 處 與 效 率 促 進 組 共 同 成 立一 支 強 大 的 查 詢 熱 線 隊 伍 。Janet說 :「 為 了 協 助 效 率 促 進 組 培 訓接 線 員 , 向 他 們 講 解 計 劃 要 點 ,我 們 須 預 備 一 些 常 見 問 題 的 標 準答 案 。 在 擬 訂 問 答 的 過 程 中 ,必 須 代 入 不 同 階 層 市 民 的 角 色 ,務 求 盡 量 解 答 不 同 類 型 的 查 詢 。除 了 電 話 查 詢 熱 線 外 , 我 們 亦 以 電 郵 解 答 市 民 的查 詢 。」 根 據 統 計 , 熱 線 由 開 始 運 作 至 本 年 二 月底 , 共 收 到 超 過 三 十 萬 宗 查 詢 , 未 能 解 答 的 查 詢個 案 會 交 由 專 責 事 務 辦 事 處 跟 進 。 至 今 , 該 辦 事處 跟 進 的 個 案 已 有 接 近 四 千 宗 。 另 外 ,$6,000 計劃 的 電 郵 信 箱 , 亦 收 到 超 過 一 萬 個 查 詢 電 郵 ,這 些 跟 進 個 案 及 電 郵 查 詢 , 全 由 專 責 事 務 辦 事 處的 幾 位 行 政 主 任 負 責 回 覆 。Joseph 在 團 隊 中 負 責 處 理 查 詢 熱 線 未 能 即 時 解答 的 查 詢 和 投 訴 , 內 容 可 謂 千 奇 百 怪 。 他 表 示 ..「 要 妥 善 處 理 每 宗 個 案 , 就 要 像 做 偵 探 般 去 抽 絲剝 繭 , 耐 心 聆 聽 。 有 時 , 回 答 一 個 電 話 查 詢 ,便 要 用 上 一 個 小 時 。 對 一 些 基 本 回 覆 要 點 , 自己 已 重 複 上 萬 次 , 絕 對 是 培 養 耐 性 的 好 機 會 。 在工 作 過 程 中 , 我 覺 得 自 己 的 EQ 提 升 了 不 少 。」Eunice 笑 說 :「 有 些 表 面 看 似 最 簡 單 的 投 訴 ,電 話 接 通 之 後 才 發 現 是 最 複 雜 的 個 案 , 投 訴 人 不斷 糾 纏 , 令 我 們 疲 於 奔 命 ! 幸 好 專 責 事 務 辦 事 處 僅 有 的 幾 位 文 書 職 系 同 事 , 協 助 我 們 回 覆 了 不少 查 詢 和 投 訴 。 有 了 他 們 的 協 助 , 我 們 才 能 在 短時 間 內 處 理 數 以 千 計 的 個 案 。」推 出 網 頁由 Daniel 負 責 的 $6,000 計 劃 網 頁 , 由 政 府 新 聞處 的 同 事 協 助 設 計 。 由 編 寫 到 推 出 只 有 數 星 期的 時 間 。Daniel 憶 述 ..「 作 最 後 測 試 的 當 晚 仍有 不 少 問 題 , 例 如 未 能 同 步 更 新 等 。 我 們 又 擔心 出 現 網 絡 擠 塞 , 幸 好 最 後 都 能 順 利 推 出 。」迎 接 挑 戰 順 暢 實 施登 記 日「 看 似 風 平 浪 靜 , 實 則 步 步 為 營 。」KK 如 此 憶 述八 二 八 登 記 日 。 二 零 一 一 年 八 月 廿 八 日 ,$6,000計 劃 正 式 展 開 , 接 受 六 十 五 歲 或 以 上 長 者 登 記 。為 免 引 起 混 亂 , 專 責 事 務 辦 事 處 特 別 安 排 銀 行及 郵 政 局 在 該 星 期 日 開 放 接 受 登 記 。 同 時 ,為 防 發 生 意 外 或 出 現 突 發 事 件 , 如 清 晨 已 出 現 排隊 人 龍 、 秩 序 混 亂 等 , 專 責 事 務 辦 事 處 預 先 與天 文 台 及 各 紀 律 部 隊 制 定 應 變 計 劃 。KK 表 示 ..「 當 日 的 運 作 順 利 , 全 靠 同 事 預 先 做 好 充 足 的 準備 工 夫 。」$6,000 計 劃 實 施 以 來 , 運 作 暢 順 , 市 民 和 社會 各 界 都 大 致 滿 意 發 放 款 項 的 安 排 。 K K 和Kathleen 除 了 多 謝 各 同 事 盡 心 盡 力 工 作 外 , 更 衷心 感 謝 各 有 關 部 門 , 特 別 是 庫 務 署 、 入 境 事務 處 、 香 港 郵 政 、 效 率 促 進 組 、 政 府 新 聞 處 、社 會 福 利 署 、 懲 教 署 、 香 港 警 務 處 等 眾 多 部 門的 配 合 。Kathleen 最 後 不 忘 說 :「 在 $6,000 計 劃 的 第 一階 段 , 已 有 超 過 四 百 五 十 萬 人 登 記 。$6,000 計 劃將 於 二 零 一 二 年 四 月 一 日 進 入 第 二 階 段 。 新 一 輪的 宣 傳 已 經 開 始 , 預 料 新 的 難 題 將 會 出 現 。 專 責事 務 辦 事 處 的 同 事 定 當 抖 擻 精 神 , 再 接 再 厲 ,務 求 $6,000 計 劃 得 以 順 利 推 行 。」後 記幾 位 參 與 推 行 $6,000 計 劃 工 作 的 行 政 主 任 ,不 但 見 證 和 創 造 了 歷 史 , 在 親 朋 戚 友 中 , 他 們更 是 $6,000 計 劃 專 家 。 能 夠 親 身 參 與 這 一 個 歷史 性 計 劃 , 絕 對 是 他 們 行 政 主 任 生 涯 中 寶 貴 和難 忘 的 經 驗 。林 暉張 漢 明11

As part of the Human Resource Management (HRM) Programme for ExecutiveOfficers (EOs) I and II, the Management and Executive Development Centre of theHong Kong Polytechnic University arranged a visit on 11 January 2012 to the MassTransit Railway Corporation Limited (MTRC) as well as its training centre at theMTRC Kowloon Bay Depot for EOs to understand the MTRC corporate culture andits HRM strategy. MTRC senior management also shared their valuable experienceregarding management changes resulting from the merger of the MTRC and theKowloon-Canton Railway Corporation (KCRC), and the development of corporateculture within the merged MTRC.The MTRC was established in 1975 and waslisted in 2000. December 2007 also markeda major milestone when KCRC operationswere merged with the MTRC (Rail Merger),heralding a new era in the development ofHong Kong railways. The Rail Merger presentedhuge challenges to Human Resources (HR) interms of integrating all staff from two distinctcompanies – the MTRC and the KCRC - andrealising synergies through applied HRMstrategies. Valuable lessons were learnt on howto address staff fears and achieve harmoniousstaff relations in this exercise.As in many re-organisation exercises, thegeneric staff fears are related to job security,fairness of selection, changes in terms andconditions of employment, adaptation to newworking environment, change of work culture,etc. There are five interrelated approaches totackle the fears:1. Staff communication as first priorityIn order to create a sense of ownership andfamiliarity among the affected staff, thereshould be constant and regular communicationsbetween staff and management so that the staffaffected are informed of the latest progress.In addition to such traditional communicationchannels as emails and notices, face-to-facecommunications should be arranged for all staffon each major HR milestone.12

2. Consistent key messages for staffTo assure staff of the reliability of management,consistent key messages should be disseminatedto staff. While telling the staff that changes areinevitable, they should be assured that trainingand support will be provided in order to enablethem to adapt to the “changed” environment.3. Engaging staff bodiesFormal staff consultation with the staff bodiesis encouraged. This aims to build a betterunderstanding of changes and how to achievethem. It also redirects energy towards supportingthe changes, rather than against them.4. Steering committees & task forcesHigh level steering committees and task forcesinvolving key stakeholders are needed. Membersof the steering committees and task forcesshould come with “caps in hand” and talk aboutwhat is best for the “changed” organisation.5. Develop strategies to address the fearManagement must first understand the fear andthen address that specific fear. There must befair and objective selection of the staff of the neworganisation. Appeal mechanism should be inplace. Where necessary, external consultantsmight be invited to assess and redesign theorganisation structure and job portfolios withinthe merged company.To conclude, the important factors of the HRstrategy for the management of change areparticipation, involvement, and open, early, fullcommunication with staff and not just imposingdecisions upon staff. By involving the staff, theyget to better understand the objectives of thechanges, and the workings of the new system,thus creating a feeling of ownership. The MTRCmerger experience is very useful to EOs who areinvariably the agents of change in governmentdepartments.Moreover, one of the key HR missions in themerged corporation is to foster a corporateculture. During the visit, we were requestedto point in the direction of Tsimshatsui in theseminar room. Without the presence of signaturebuildings, streets names and other tools, the 25attendees pointed in 25 different directions. Thissimple exercise demonstrated the key elementin fostering a corporate culture, which is to alignemployees with different values in the samedirection.As HR managers, our role should be to engagestaff to excel in various aspects and to steer themin the same direction. The four step approach inlaunching a Vision, Mission and Values (VMV)alignment and reinforcement campaign adoptedby the MTRC is inspiring. Different campaignsand channels help enhance staff awarenessand facilitate them to reflect on the VMV of theorganisation and generate insights for proactiveactions. Also, there are different rewards andcompetitions to recognise staff actions.The HR strategy adopted by MTRC hassuccessfully fostered a corporate culture thatstaff can learn from, grow and take pride in. Thisis the same sort of model we are looking for inthe civil service sector.Thanks to the valuable information sharing bysenior MTRC HR management, the MTRC visithas not only given me valuable insights intopractical HR strategies in the management ofchange but also consolidated my learning fromthe HRM Programme. I would highly recommendother fellow EOs to join similar programmes tolearn from corporations, which have succeeded inimplementing a culture change amidst immensedoubts, fears and possibly great resistance. Theexperience was definitely an eye-opening one.Yeung Yam Yam13

Dissecting the Web:What actually happenswhen youon a hyperlink?14The founding of the World Wide Web, an extensivenetwork connecting the entire world, hasfundamentally changed the world. Information,conversations and business transactions are nowtraversing freely from anywhere in the world toanywhere else in the world instantly, unhinderedby geographical constraints.Leveraging this enormous advantage, web-basedIT systems have also been widely deployedin government and businesses to increaseproductivity through connectivity. These days,many government systems embrace a web-baseddesign – using the same technologies as the Web.In a web-based system, the user gains accessthrough a web browser, such as the InternetExplorer. Some examples are the Central CyberGovernment Office (CCGO), and theTreasury Intranet. To further dissectthe Web, this article will explore threefundamental concepts empowering theWeb - how information is transmitted,presented and processed.Transmitting Information –Web FunctioningThe best way to illustrate how theWeb works would be emulating theprocess of a user surfing the Web.On the Internet, many web servers are set upto host websites for Internet users, known asclients. The process begins when the clientdecides to access a certain website, such as theGovernment’s website. The first step they take is totype the Uniform Resource Locator (URL) -“www.gov.hk” - into the address box. In doing so,the user directs their own computer to send arequest to the appropriate web server. The requestis then formatted into network packets, whichare basic units of information for transmittingsignals over the network, in accordance withvarious protocols. The network packets will bestamped with the URL for navigation reference.Now that the data is converted into a transmissionreadyformat, how does the computer knowwhere “www.gov.hk” is? When the request issent out from a computer onto the Web, itarrives at a DNS server for further routing. DNSservers are interconnected servers specialisedin implementing the DNS – a lookup mechanismthat translates the textual URL (www.gov.hk) intoan Internet Protocol (IP) address, a uniqueidentification for a device connected to theInternet. Network packets sent from a computerwould be routed to a DNS server to determine itsdestination based on the IP address. When thestreams of packets reach the destination, they aredecoded by the same sets of protocols and theWeb server then interprets the request and sendsback the data at www.gov.hk. The data, in anotherstream of network packets, will then travel backto the client for display in the users’ web browser.The illustration below briefly outlines the topologyof the Web and the workflow of transmission:1 User wants to go to the website“www.gov.hk”. The computer generatesa request to access www.gov.hk.2 The request is converted intotransmission-ready Networkpackets in accordance withthe various protocols.Protocols:E.g. HyperTextTransferProtocol(HTTP)DNS Server4 The DNS server matches the phrase“www.gov.hk” with the stored IP addressaccording to the Domain Name System.The World Wide Web3 The network packets containing therequest is sent out from the user’scomputer to a DNS Server.5 The request isthen routed to202.128.243.212.DNS Checking:Name:www.gov.hkIP Address:202.128.243.212Content Display –Web Servers and HTMLWeb Server(www.gov.hk)6 The request is then converted backto understandable form by the webserver. The web server processes therequest and returns the webpage tothe user in a similar manner.With the fundamental concept of data transmissionover the Web explained, how does the Web enablethe presentation of information in such a way thatall computers can consistently comprehend andreplicate it? To begin with, you will probably recallthat the Web consists of an astronomically largenumber of websites. A website is run by a Webserver, which is a computer dedicated to storingall information of a website and rendering themaccessible by other users on the Internet. A Webserver has its own IP address to enable accessfrom other computers. It processes any incomingrequests from users and returns the appropriate

website content as requested. Web servers areessentially “serving” the many users on the Web,similar to the storefront of shops.How does a website run on a web server? Firstly,a website comprises many web pages. Webpages are typically stand-alone files, with the enddenoted as “.html” or “.htm”. They are written ina common language known as the Hyper-textMarkup Language (HTML). Web pages arestored as HTML files on the Web server, andare made available for fetching by the user whenrequested. The entire HTML file will be sent backto the user and be displayed on a Web browser.All Web browsers are built to understand andprocess HTML files, much like having a commonlanguage to speak in the real world. In short,HTML is a universal language for presentationof data in Web browsers.The primary purpose of HTML is to properlyformat and display static information on a Webbrowser. The HTML is derived from the conceptof “marking up” a document, with tags to annotatethe display styles of elements in a document.Textual information in a web page is stored in thecorresponding HTML file. If a web page needsto incorporate images, instead of containing theimage itself, the HTML file contains a referenceto where the image is placed. The same conceptapplies to other multimedia information, such asmovies. For example, most animations displayedon the Web nowadays are in the format of AdobeFlash videos. A Flash Video file is separatelystored and will be embedded into a web page filevia a reference.Different pages of a website are interconnectedwith hyperlinks. As an HTML feature, hyperlinksare special text on a web page that redirects auser to another page when clicked. They areusually highlighted in blue and underlined to bedistinguished from normal text.In summary, since all Web browsers are capableof interpreting and displaying HTML, websites builtwith HTML files can be presented consistently byall computers through a Web browser.Beyond Static Presentation –Dynamic Websites and ProcessingVery often websites have interactive componentsthat process incoming information and produceoutputs based on user inputs. A simple examplewould be a search engine. A user types in akeyword, such as “chocolate”, into a textbox andthe search engine will return relevant websitesand information on chocolate. The ability of thewebsite to process the keyword is beyond thescope of HTML, which is only responsible fordisplay and formatting. Websites capable ofproducing different results based on differentinputs are under the concept of dynamicwebpage generation. This concept is driven byanother important technology known as serversidescripting which allows Web servers toemploy customised programming to controldynamic outputs of a website. With server-sidescripting technology, a web server can generateweb pages containing processed informationbased on inputs received by users. Some popularserver-side scripting technologies are PHP, ASP.NET and JSP. It is important to note that whilethe file types have changed, the output format isstill expressed in HTML codes. The relationshipbetween server-side scripting technology andHTML pages can be expressed as a projector –the projector (server-side scripting) will projectdifferent images (HTML pages) as required bythe user, based on user input.ConclusionThe dissection of the Web begins withunderstanding the basic concept of transmissionof information over the Internet followed bythe concept of how information is universallypresented on websites with HTML. To further thestudy of the Web and its revolutionary impact, thisarticle has briefly introduced server-side scriptingtechnology. While HTML has facilitated simpleinformation sharing over the Web, it is server-sidescripting technology that truly revolutionises theuse of the Internet for a multitude of purposes.Through web-based IT systems, Internet userscan now trade stocks, pay taxes, keep in touchwith friends and families afar, and even runbusinesses. To date, these important buildingblocks of the Web are constantly being developedand enhanced, trailblazing even more inspiringand creative inventions to benefit the immersiveon-line experience.Raymond SzetoEOII(Antiquities & Monuments)Leisure and Cultural Services Department 15

行 家 小 檔 案 –在 忙 碌 的 生 活 中 , 想 保 持 身 心 健 康 , 可 以 多 做 運 動 。 今 期 訪 問 的 兩 位 行 家 都 是運 動 健 兒 ..Edward 是 香 港 排 球 隊 代 表 ,Eleanor 是 滑 浪 風 帆 好 手 。 他 們 都 說運 動 除 可 鍛 鍊 出 強 健 體 魄 , 更 可 磨 練 出 堅 毅 不 屈 、 逆 境 自 強 的 鬥 志 。 現 在 讓 我們 一 同 分 享 他 們 在 運 動 中 的 得 。個 人 資 料名 字 : 林 駿 汶 Edward部 門 : 路 政 署現 職 : 行 政 主 任 ( 招 聘 及 編 制 )興 趣 : 排 球2011 年 9 月 ,Edward 加 入 港 隊 後 首 次代 表 香 港 出 賽 , 在 雲 南 昆 明 市 兩 岸四 地 男 女 子 排 球 邀 請 賽 中 勇 奪 冠 軍16身 穿 香 港 排 球 代 表 隊3 號 球 衣 的 Edward十 四 年 前 ,Edward 在 中 學 老 師 的鼓 勵 下 , 加 入 學 校 排 球 隊 。 由 中 學校 隊 、 大 學 校 隊 、 排 球 總 會 甲組 球 隊 「 華 青 」, 一 直 到 去 年 成為 香 港 隊 代 表 , 排 球 可 謂 陪 伴Edward 成 長 。Edward 說 ..「 每 星 期 定 時 操 練 、 閒 來 玩 玩沙 灘 排 球 、 比 賽 前 特 訓 、 擔 任助 教 培 育 新 血 ⋯⋯ 排 球 已 成 了我 生 活 中 不 可 缺 少 的 一 環 。」Edward 在 二 零 一 一 年 加 入 港 隊 , 是 隊 中 的 主 攻手 , 曾 代 表 香 港 參 加 兩 項 賽 事 。 當 中 最 難 忘 的 ,是 去 年 九 月 參 加 在 雲 南 昆 明 舉 行 的 「 兩 岸 四 地 男女 子 排 球 邀 請 賽 」。Edward 說 ..「 這 是 我 加 入 港隊 後 的 首 項 賽 事 , 比 賽 對 手 分 別 來 自 台 灣 、 澳門 和 昆 明 理 工 大 學 。 經 過 連 番 苦 戰 , 香 港 隊 有 幸奪 得 冠 軍 。 奪 冠 的 興 奮 難 以 言 喻 , 但 最 深 刻 的 是那 種 『 令 人 窒 息 的 感 覺 』。 那 是 我 第 一 次 到 雲 南 這樣 高 海 拔 的 地 區 , 身 體 一 下 子 未 能 適 應 , 出 現 氣喘 、 呼 吸 困 難 和 心 跳 加 速 等 徵 狀 。 第 二 天 , 我 仍然 氣 喘 , 比 賽 時 分 外 吃 力 。 幸 好 表 現 沒 有 受 到 太大 影 響 , 可 算 有 驚 無 險 。」除 了 效 力 港 隊 ,Edward 亦 是 排 球 總 會 甲 組 球隊 「 華 青 」 的 隊 長 。Edward 認 為 , 身 為 隊 長 ,球 技 和 領 導 才 能 固 然 重 要 , 但 更 不 容 忽 視 的 是心 理 質 素 。Edward 說 ..「 教 練 常 常 提 醒 我 , 在球 場 上 , 我 不 單 是 帶 領 隊 員 進 攻 和 防 守 的 隊 長 ,更 要 有 『 大 將 軍 』 的 氣 勢 。」 何 謂 『 大 將 軍 』 的 氣勢 ?Edward 解 釋 ..「 就 是 在 任 何 情 況 下 , 都 要 充滿 自 信 , 氣 勢 逼 人 。 哪 怕 球 隊 一 直 落 後 , 處 於 下風 , 這 氣 勢 都 不 可 稍 減 。」 看 Edward 平 日 上 班 舉止 溫 文 爾 雅 , 謙 恭 有 禮 , 原 來 在 球 場 上 卻 是 一 位絕 不 退 縮 、 剛 強 勇 猛 的 大 將 軍 。 Edward 笑 說 ..「 是 的 , 我 也 覺 得 自 己 在 球 場 內 外 判 若 兩 人 。 我是 球 隊 的 主 攻 手 , 負 責 進 攻 , 表 現 當 然 要 『 凶狠 』 一 點 。 不 過 , 球 賽 結 束 後 , 我 就 會 馬 上 提 醒自 己 要 調 節 心 理 狀 態 , 無 論 輸 贏 , 都 要 放 下 『 大將 軍 』 的 身 段 , 謙 恭 地 與 隊 友 一 起 檢 討 得 失 , 聽取 別 人 的 意 見 和 批 評 , 鞭 策 自 己 和 球 隊 不 斷 進步 。」Edward 又 說 ..「 倘 若 將 比 賽 時 的 『 將 軍 氣勢 』 盲 目 地 由 球 場 帶 進 生 活 , 就 會 不 自 覺 地 自 我膨 脹 , 囂 張 自 大 , 不 可 一 世 。 因 此 , 球 場 內 外的 心 態 , 一 定 要 小 心 調 節 。 自 信 和 自 大 , 只 是一 線 之 差 。」看 來 , 排 球 不 但 為Edward 帶 來 一 隊 好戰 友 、 一 副 強 健 體 魄和 一 段 又 一 段 精 彩 比賽 的 美 好 回 憶 , 更 令他 培 養 出 自 信 自 若 卻又 不 卑 不 亢 的 情 操 。Edward ( 左 4) 與 一 眾 大 學 校 隊 戰 友 在2005-06 大 專 盃 排 球 賽 中 奪 冠 成 功

個 人 資 料名 字 : 彭 宇 齡 Eleanor部 門 : 食 物 環 境 生 署現 職 : 大 埔 區 環 境 生 辦 事 處 秘 書 2興 趣 : 滑 浪 風 帆 、 騎 馬 、 跆 拳 道 、 鋼 琴十 多 公 里 , 再 輔 以 助 航 跳 繩 (harness) 和 腳 帶 (footstrap), 箇 中 的 快 感 , 實 非 筆 墨 所 能 形 容 。 滑 浪風 帆 不 單 助 我 遠 離 疾 病 , 更 徹 底 改 變 了 我 的 性格 , 令 我 明 白 到 陷 入 窘 境 時 , 只 要 堅 強 面 對 , 不斷 努 力 , 絕 不 輕 言 放 棄 , 困 難 總 會 得 到 解 決 。」自 從 小 時 候 在 電 視 上 看 見 李 麗 珊 奪 得 奧 運 滑 浪 風帆 金 牌 後 ,Eleanor 便 對 這 項 運 動 產 生 了 興 趣 , 其後 某 年 暑 假 有 機 會 與 友 人 一 起 試 玩 , 想 不 到 第 一次 接 觸 , 便 愛 上 了 這 項 冷 門 的 運 動 。玩 滑 浪 風 帆 每 次 也 要 依 據 當 天 的 風 力及 技 術 來 選 帆 。 由 於 當 天 風 力 較 弱 ,所 以 選 了 一 張 7.5 米 的 帆 。 首 先 要 把 桅杆 (mast) 套 進 帆 之 後 再 調 較 好 橫 杆 (boom)滑 浪 風 帆 對 Eleanor 的 人 生 觀 也 有 很 大 的 發 。「 人 生 就 好 像 玩 滑 浪 風 帆 , 雖 然 很 多 事 情 無 法 預計 , 就 如 風 向 、 風 速 以 至 何 時 會 翻 起 巨 浪 , 但 只要 時 刻 做 好 準 備 , 機 會 來 臨 時 , 便 可 發 揮 能 耐 ,在 海 上 風 馳 電 掣 , 像 小 飛 魚 一 樣 , 不 亦 樂 乎 。不 過 , 當 風 向 逆 轉 , 便 要 作 出 應 變 , 調 整 航 行 路線 。 操 控 帆 板 , 亦 不 能 操 之 過 急 , 若 然 強 行 與大 自 然 力 量 對 抗 , 只 會 適 得 其 反 , 落 得 『 人 仰 板翻 』。 若 能 細 心 觀 察 外 圍 環 境 , 再 運 用 技 術 , 便可 化 阻 力 為 助 力 , 乘 風 而 行 。 同 樣 , 生 活 中 看 似的 阻 力 , 只 要 稍 加 運 用 , 其 實 也 可 化 成 助 力 。」Eleanor 憶 述 ..「 第 一 次 玩 滑 浪 風 帆 時 , 單 單 一 個早 上 , 從 滑 浪 板 跌 進 水 已 不 下 四 五 十 次 。 每 次爬 回 滑 浪 板 上 站 起 來 , 不 到 兩 三 秒 便 又 再 失 去 平衡 倒 下 。 如 此 不 斷 重 複 爬 上 滑 浪 板 再 次 揚 帆 ,對 當 時 完 全 沒 有 運 動 底 子 的 我 來 說 , 實 在 艱 苦萬 分 。 一 天 過 後 , 腰 酸 背 痛 , 雙 腿 滿 是 瘀 傷 。」經 過 一 番 苦 練 ,Eleanor 漸 漸 掌 握 到 在 板 上 平 衡的 技 巧 , 但 卻 要 面 對 另 一 個 難 題 。Eleanor 說 ..「 當時 我 完 全 掌 握 不 到 風 向 , 不 諳 轉 向 技 術 (tackingor gybing), 只 懂 順 風 而 下 (downwind), 不 懂 逆風 而 上 (upwind), 更 時 常 將 滑 浪 板 指 向 滯 航 區(no-go zone), 以 致 停 滯 不 前 。 有 一 次 , 我 順 風 向 漂 流 到 一 個 荒 島 , 風 帆 與 滑 浪 板 意 外 斷 開 ,當 時 身 上 沒 有 任 何 求 救 設 備 , 幸 好 最 後 安 全脫 險 。 現 在 回 想 起 來 , 猶 有 餘 悸 !」滑 浪 風 帆 的 速 度 除 會 帶 來 無 比 興奮 之 外 , 在 海 面 上 滑 行 , 享 受 那種 海 闊 天 空 、 無 拘 無 束 的 感 覺 ,也 可 令 人 壓 力 全 消 。Eleanor鼓 勵 有 興 趣 的 同 事 參 與 這 項 運動 , 一 起 乘 風 破 浪 , 享 受 「 大 自然 之 旅 」。雖 然 整 張 帆 長 約 7.5 米 , 但 把 帆頂 在 頭 上 便 可 輕 易 隨 處 走 動不 同 的 滑 浪 板 有 不同 的 功 能 。 圖 為 一 塊mistral 比 賽 板 , 專 為直 線 競 速 而 設 計 ,起 步 加 速 較 快把 落 帆 索 (downhaul) 及 引 帆 索(outhaul) 拉 好 後 , 再 縮 緊 帆 骨 ,便 調 較 好 整 張 帆滑 浪 風 帆 不 但 令 Eleanor 鍛 鍊 出 強 健 體 魄 , 更 磨練 了 她 的 心 志 。「 玩 滑 浪 風 帆 初 期 , 挫 敗 感 真 的很 大 。 不 過 , 每 當 看 到 資 深 的 師 兄 師 姐 在 海 面上 高 速 前 進 , 與 我 『 擦 身 而 過 』, 他 們 的 英 姿 馬上 給 我 無 比 動 力 。 屢 敗 屢 試 , 日 子 有 功 , 我 也 漸漸 開 竅 , 可 以 在 海 上 馳 騁 。 若 風 力 達 到 每 小 時 三由 於 當 天 風 力 不 大 , 要 靠搖 帆 (pumping) 才 能 前 進黃 月 雲張 文 雯17

Book Review onThe 5 Languages ofAppreciation in the WorkplaceExecutive Officers (EOs) are professional managers specialisingin resource and system management. It is not uncommon forthem to find themselves in charge of a team providing support/services to the public or to internal parties within an organisation.Where the team is made up of staff of different grades andbackground, the art of motivating them to work together towardsspecific goals/objectives often becomes a great challenge.As the Departmental Secretary of the AuxiliaryMedical Service (AMS), I need to work closelywith nearly 100 civil servants of different grades,plus over 4 000 volunteers. Since taking up thepost, I have come to realise that understandingand compassion for their staff and volunteers arethe core values of the AMS management. Theyfully appreciate that understanding the needsand desires of staff and volunteer workers andshowing appreciation for their efforts are keysto effective management and resulting success.I recently read a book entitled “The 5 Languagesof Appreciation in the Workplace” written by Dr.Gary Chapman (a renowned marriage consultantand author) and Dr. Paul White (psychologist andwork relationship consultant) in the United States.The book details the importance of demonstratingan appreciation for people in the workplace andexplains the different ways of doing that.The central theme of this book focuses onmotivating through appreciation, which is built onthe premise that people in the workplace (whetheran employee or volunteer position) need to feelappreciated for their work. Individuals enjoy theirwork and respond to such appreciation by givingtheir best, and such strengthened commitmenthelps the organisation achieve its goals andbecome successful. The book explains that thereis no “one size fits all” formula for demonstratingappreciation. In other words, what makes oneemployee feel appreciated does not necessarilymake another employee feel appreciated. So,when we communicate appreciation to our peoplein the workplace, we have to identify the rightlanguage of appreciation.The 5 languages of appreciation prescribed in thebook are briefly summarised as follows -Words of Affirmation using words orally orin writing to affirm and encourage those aroundus that their hard work and effort is valued.Some people prefer the positive message tobe communicated in a private conversation,while others value being praised in front of alarge group. Expressing thanks for a job welldone can also be easily achieved through anemail, but handwritten notes are still valued bymany workers.Quality Time giving someone our undividedattention to share accomplishments,frustrations, suggestions, and feelings ordesires about life or work. You must convinceyour people that you are really listening andgenuinely show your desire to understand theirconcerns. You can stop by and see how yourcolleagues are doing and spend a few minuteschatting with them or take the time to listen tothem while eating lunch together.Acts of Service lending a helping hand toyour people and assisting in getting a taskdone when required. You can stop by theworkplace of your colleagues and see if theyneed any help in getting something done.You should be careful to ask before offeringassistance to identify the specific service thatwould be most meaningful to them.18

EO BLOGMain Page Management Articles Guest Book FoldersTangible Gifts showing appreciation topeople at work by rewarding them with gifts.The most important thing is to find the rightkind of gift for them, as giving an arbitrary giftwith no meaning can actually have a negativeeffect. It is better for you to take time andnotice what your colleagues enjoy, observingtheir hobbies and interests so that you can buythem a small and appropriate gift.Physical Touch giving a pat on the back,a handshake or even a “high five” for a jobwell done. Usually, physical touch occursspontaneously and in the context of celebration.In order that this language of appreciationcan be seen as a meaningful expression ofappreciation we have to observe the norm ofa particular culture. The norm on whether thephysical touch is considered as appropriateor inappropriate touches between membersof the opposite sex or same sex.The book also highlights the fact that for each ofus there is a primary and secondary languageof appreciation and a least valued languageof appreciation. Our primary language wouldcommunicate more deeply from our hearts;the second language comes from a secondaryplace, while the least valued language is theleast meaningful to us. There is an assessmenttool called the Motivating by Appreciation (MBA)Inventory which helps individual employeesdiscover their primary appreciation language,their secondary language and the language thatis least meaningful to them.A person’s preferred language of appreciationwill change over time in response to differentstages, circumstances or events in life and theindividuals with whom they are interacting. Underthe influence of these factors, one’s secondarylanguage of appreciation may ascend the ladderof importance and one’s primary language maytend to decrease in emotional value. There mayalso be situations in which one’s least importantlanguage may become meaningful.It is important for us to discern the language ofappreciation people value most and speak thatlanguage to the person you are trying to encourageso you do not miss the mark. The two most concreteways to discern the language of appreciation is tofind out how they show appreciation to others andwhat they complain about.As civil servants, we have lists of duties andresponsibilities which are specific to the posts weare holding, and most jobs are inter-related in ourworkplace. We should be careful in performingthe acts of service in such a way that you arenot seen as simply shirking your responsibilities.When we are showing appreciation by usingthe languages of tangible gifts, we have to becareful not to be perceived as having possibleconflicts of interests, accepting an advantage orbreaking anti-corruption laws. In relation to anact of physical touch, we have to be cautiousto avoid the incident being construed as sexualharassment.I highly recommend this book because it providesdeep insights into the different considerationswe must have when showing appreciation forour colleagues in order to create a positive andproductive work atmosphere. A positive workingrelationship is extremely important, especiallywhen we are often asked to “do more with less”.Last but not least, knowing the tips and skillsto show appreciation for other’s work is notenough. We have to constantly put these intopractice to recognise their real effects.If you are interested in the book, please go tohttp://appreciationatwork.com.Alice Chu19

News from theGeneral Grades OfficeA ppointment of Director of General GradesChan Ping-fai, Peter ( 陳 炳 輝 ) will assume the post of Director of General Grades witheffect from 28 April 2012 vice Chan Nim-tak, Patrick ( 陳 念 德 ) on pre-retirement leave.S taff Movements in GGOCandice Ho ( 何 琇 玲 ), Priscilla Kan ( 簡 燕 ) and Ada Wong( 王 鈿 茵 ) have recently joined the Office to take up the postsof PEO(G), S(G)TD4 and E(G)C&S11 respectively.We also bid farewell to CH Cheng ( 鄭 重 慶 ), Mak Yin-chun( 麥 燕 珍 ) and Iris Wong ( 王 舟 飛 ) who have left the Office inthe past few months.Priscilla Kan, Candice Ho & Ada Wong (from left to right)R ecruitment of Executive Officer IIFollowing the launch of the recruitment exerciselast September, all selection interviews wereconcluded in April 2012 and we are happy toannounce that the first batch of new recruits willreport for duty in May 2012.GGO also took part in the Career Exhibitions inthe University of Hong Kong and the Hong KongPolytechnic University in March 2012.20

P romotionsPromotion results regarding the ranks of SPEO and PEO, CEO, SEO and EOI wereannounced on 15 and 17 February and 7 March 2012 respectively. Congratulations to 165EOs on the promotion list, comprising -◊ 3 PEOs to SPEO◊ 6 CEOs to PEO◊ 24 SEOs to CEO◊ 47 EOsI to SEO◊ 85 EOsII to EOISPEO PromoteesPeter Chan (SPEO(G)), DavidYuen, Au Hing-yuen, Mr RaymondWong (PSCS), Miss Denise Yue(SCS), Miranda Yim, Patrick Chan(DGG) (from left to right)PEO PromoteesCEO PromoteesIris Cheng, Peter Chan(SPEO(G)), Patrick Chan(DGG), Vincent Chiu,Tony Suen (from left toright)Peter Chan (SPEO(G)), Andy Lui, Deborah Au, Stanley To,Mr Raymond Wong (PSCS), Miss Denise Yue (SCS), Pamela Lo,Fion Lee, Connie Ngan, Patrick Chan (DGG) (from left to right)CEO PromoteesAndy Ng, Sally Lo, Terie Tam, Annie Loo, Susanne Ip, Anna Yuen, Gary Wong, Rebecca Wan,Shirley Chung, Chan Kim-keung, Peter Chan (SPEO(G)), Patrick Chan (DGG), Wong Man-kong,William Chan, Iris Ma, Ada Tam, Florence Wai, Olivia Tsang, Wong Che-kan, Jerry Siu,Cindy Ho, Florence Leung, Monica Cheung (from left to right)21

T rainingCongratulations to 20 colleagues who successfully completed a five-month HRM Programmefor EOsI and II organised by the Management Executive Development Centre of the Hong KongPolytechnic University and graduated on 15 February 2012. This is a tailor-made programmewhich aims to enhance the professionalism of EOsI and II in HRM, with particular emphasis onthe application of HRM theories and the best practices in the public and private sectors.N ational Studies Course for Middle ManagersThe Grade Management attaches great importance to the trainingand development of Grade members. Starting from 2006, SEOcolleagues will have opportunity to attend the National StudiesCourse for Middle Managers at Sun Yat-sen University, Guangzhouor Shenzhen Graduate School of Peking University organised by theCivil Service Training and Development Institute, Civil Service Bureau.This course aims at strengthening participants’ understanding ofthe socio-economic, political and legal systems in the Mainland andenhancing their understanding of the latest development in the PearlRiver Delta region through visits to enterprises and infrastructureprojects. In 2011, 14 colleagues attended the classes conducted fromMarch to December.22

R etirementsWe wish the following colleagues many years of healthy and happy retirement –December 2011Lung Shiu-ching, Jennifer 龍 小 清 PEOPoon Wai-yee 潘 慧 儀 CEOLam Chun-sing, Marcus 林 振 聲 SEOJanuary 2012Hong Yuk-fung, Ivy 康 玉 鳳 PEOChan Kam-chuen, Steve 陳 錦 全 CEOChan Sui-yee, Teresa 陳 瑞 儀 CEONg Chun-kit, Kenneth 伍 俊 傑 SEOFebruary 2012Chan Wai-ping, Viola 陳 慧 冰 SPEOChan Wing-fai 陳 永 輝 CEOMarch 2012Ng Sik-hay, Eddie 伍 錫 熙 CEOApril 2012Fung Chan Yuk-king, Linda馮 陳 玉 PEOLaw Wing-tim, Leonard 羅 永 甜 CEOLeung Fai-hung, Arthur 梁 輝 鴻 SEOR etirement ReceptionAt a retirement reception on 23 April 2012, about70 colleagues bade farewell to Viola Chan,SPEO, Linda Fung, PEO, Jennifer Lung, PEO,and Eddie Ng, CEO.Your contributions are most welcome. Please send them to Raymond Kan, S(G)TD5(Tel: 2231 3945), throughMail : 4/F, North Point Government Offices,333 Java Road, Hong KongFax : 2850 4391E-mail : csbggo@csb.gov.hkThis newsletter is also available at thefollowing websites:http://csb.host.ccgo.hksarg/egrin/egrin.htmlhttp://portal.ccgo.hksarg/http://www.csb.gov.hk/23

帶 領 讀 者 探 索 寫 作 的 竅 門 , 羅 列 各 項 “Dos andDon’ts”, 幫 助 大 家 提 升 書 寫 能 力 和 溝 通 技 巧 ,廣 受 讀 者 歡 迎 。“ 行 家 小 檔 案 ” 報 道 同 事 鮮 為 人知 的 一 面 , 讓 他 們 與 讀 者 分 享 個 人 興 趣 和 嗜 好 ,藉 以 鼓 勵 其 他 同 事 在 公 餘 時 間 發 展 自 己 的 興 趣 ,展 現 真 我 個 性 , 享 受 人 生 。加 入 Keep in Touch (KIT) 編 輯 委 員 會 已 有 多 個年 頭 , 初 時 是 玩 票 性 質 , 半 推 半 就 , 從 未 想 過 會一 直 做 到 自 己 退 下 來 的 一 天 。 從 投 稿 人 到 編 委 會主 席 , 我 每 次 開 會 前 總 會 問 自 己 : 剛 出 版 的 一 期KIT 能 否 保 持 水 準 ? 內 容 是 否 符 合 讀 者 口 味 ? 我們 能 否 再 做 好 些 ?我 經 常 與 編 委 會 成 員 討 論 如 何 滿 足 讀 者 對 KIT 的期 望 。 我 自 己 認 為 , 如 果 讀 者 覺 得 某 一 期 的 KIT篇 幅 太 短 , 有 意 猶 未 盡 的 感 覺 , 那 我 們 應 該 是 做得 不 錯 了 。KIT 是 EO 職 系 的 刊 物 , 其 中 一 個 主要 功 能 是 發 放 有 關 我 們 職 系 的 訊 息 , 例 如 GGO內 部 的 人 事 變 動 、 職 系 的 招 聘 和 晉 升 事 宜 、EO受 勳 名 單 , 以 及 同 事 退 休 日 期 等 。 這 類 資 訊 每期 所 佔 篇 幅 不 多 , 能 做 到 快 而 準 、 簡 而 精 , 便已 足 夠 。EO 職 系 重 培 訓 和 實 踐 。 我 們 過 往 邀 請 了 不少 同 事 分 享 他 們 在 海 外 、 國 內 及 本 地 受 訓 的 經驗 。EO 的 工 作 多 元 化 , 又 富 挑 戰 性 。KIT 經 常 就不 同 的 工 作 崗 位 作 專 題 報 導 , 讀 者 往 往 看 得 興 味盎 然 。 資 訊 科 技 主 宰 今 天 的 資 訊 傳 遞 , 電 腦 與 互聯 網 更 是 日 常 工 作 不 可 或 缺 的 工 具 。KIT 的 “ITColumn” 為 讀 者 搜 羅 切 合 工 作 需 要 的 題 材 , 以 滿足 讀 者 求 知 求 新 的 慾 望 。“Language Corner”KIT 的 Feature Article, 是 每 期 的 靈 魂 所 在 。 編委 會 費 盡 心 思 , 務 求 緊 貼 時 代 脈 搏 , 發 掘 一 些精 彩 的 話 題 , 與 讀 者 分 享 。 內 容 以 EO 多 姿 多 采的 工 作 為 主 骨 幹 , 概 述 同 事 在 人 力 資 源 管 理 、 財政 資 源 管 理 、 顧 客 服 務 、 部 門 行 政 管 理 、 各 類 系統 的 設 計 與 發 展 , 以 至 大 型 活 動 的 統 籌 和 支 援 ,如 “97 年 交 接 儀 式 花 絮 ”、“ 支 援 97 World BankGroup/IMF Annual Meetings”、“EO 在 奧 運 的日 子 ”、“ 行 政 主 任 支 援 四 川 重 建 工 作 ”、“ 東 亞運 的 傳 奇 ” 及 “ 行 政 主 任 在 世 博 ” 等 , 點 點 滴 滴的 記 述 , 印 證 了 我 們 職 系 的 壯 大 和 發 展 。 每 份特 稿 就 像 一 份 成 績 單 , 肯 定 了 我 們 付 出 的 努 力 ,讓 我 們 細 味 成 果 。人 力 資 源 管 理 既 是 我 們 的 強 項 ,“ H R MColumn” 又 怎 會 不 是 KIT 的 主 打 內 容 ?Blog 是新 時 代 產 物 , 我 們 也 湊 湊 熱 鬧 , 設 立 EO Blog。另 外 ,“ 人 物 專 訪 ” 記 錄 職 系 內 資 深 前 輩 的 “ 流金 歲 月 ”, 讓 他 們 與 同 事 分 享 工 作 經 驗 , 總 結 心得 , 相 信 是 很 多 讀 者 的 “ 必 然 選 擇 ”。KIT 的 背 後 , 有 一 班 默 默 耕 耘 的 同 事 。 對 於 他 們的 熱 誠 、 幹 勁 和 無 私 奉 獻 , 我 心 底 是 萬 二 分的 感 激 。KIT 是 我 們 職 系 的 刊 物 , 請 大 家 繼 續 支持 , 讓 KIT 比 前 進 步 , 水 準 更 上 層 樓 !KIT 編 委 會 主 席 湯 張 惠 芳EditorialBOARD所 用 紙 張 含 再 做 紙 成 分24Edith TongPaul FongEvelyn LeungHermes ChanStephen WuYolanda LeeChris LiDavid SoAlice ChuLam FaiRaymond KanAugusta ChungEddy CheungErich TamRicky LeungMay WongStella LauLi Chung-kanLennon WongGilda CheungRocky TsangSuzanne Dennis(Contract Editor)