PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

strokovnih, gospodarskih ali interesnih
združenj. Velikokrat so to
predstojniki, profesorji in raziskovalci
na fakultetah, inštitutih ali v
bolnišnicah. Po navedbah mednarodne
organizacije ICCA je za
znanstveno-strokovna srečanja
značilno, da prav vsako interesno
združenje organizira srečanja, da
se srečanja ponavljajo in da se destinacije
menjajo. Čeprav destinacijo
izbere mednarodna organizacija,
pa mora pobudo za organizacijo
srečanja v določeni državi vedno
podati lokalen član. Pri pridobivanju
znanstveno-strokovnih
prireditev je tako pomemben stik
s slovenskimi strokovnjaki, zlasti
s tistimi, ki so včlanjeni v različna
mednarodna združenja.
Drug segment so organizatorji
gospodarsko-podjetniških prireditev.
Po določilih mednarodne organizacije
ICCA je zanje značilno,
da se večkrat vračajo na isto lokacijo,
da podjetja sama izbirajo destinacijo
in da so srečanja manjša,
na razpolago pa je več finančnih
sredstev. Organizatorji takšnih
srečanj so največkrat oddelki trženja
in kadrovske službe. Kar
petdeset odstotkov podjetij nikoli
ne organizira srečanj v državah, v
katerih nimajo predstavništva.
Ravno zato je ključnega pomena
vzpostaviti stik s predstavništvi tujih
podjetij v državi in preko njih
pridobiti kontakte v matičnem podjetju
oziroma v drugih predstavništvih,
predvsem v državah, ki za
kongresnega ponudnika predstavljajo
ciljne trge. Takšen pristop bo
omogočal pridobivanje regijskih
srečanj in motivacijskih potovanj.
V tretjo skupino lahko uvrstimo
organizatorje prireditev vladnih in
političnih organizacij. To so predstavniki
različnih ministrstev, državnih
uradov, tujih veleposlaništev,
mednarodnih političnih integracij,
inštitucij Evropske unije
ipd. Srečanja vladnih in političnih
organizacij so vedno zelo natančno in strogo načrtovana, povezana s
togim državnim protokolom, medijsko odmevna ali velikokrat tudi tajna,
predvsem pa operativno in izvedbeno zelo zahtevna. Za pridobivanje
tovrstnih prireditev so pomembni stiki z različnimi uslužbenci v
javni upravi, katerih kontaktne podatke lahko zelo enostavno poiščemo
tudi na internetu.
Posebna ciljna skupina, ki ni povezana s klasifikacijo kongresnih prireditev,
pa so t.i. PCO-ji (Proffesional Congress Organizer), AMC-ji (Association
Management Company) in DMC-ji (Destination Management
Company). To so posredniki med prireditelji srečanj in kongresnimi hoteli
ali kongresnimi centri. Velikokrat so v odnosu do kongresnega naročnika
odločilen vmesni člen pri iskanju in izbiri lokacije prireditve.
Tudi s to skupino poslovnih partnerjev je smiselno vzdrževati pristne in
dolgoročne poslovne odnose. Velika podpora celovitemu neposrednemu
trženju so seveda kakovostne baze podatkov o kupcih, ki naj bi bile po
možnosti podprte z informacijsko tehnologijo CRM.
Kako do informacij o potencialnih strankah?
Informacije o potencialnih strankah in dogodkih je možno pridobivati
tudi s pomočjo spremljanja vrste množičnih medijev (obvestila, oglasi in
vabila k udeležbi na različnih konferencah, prispevki iz gospodarstva,
članki v strokovnih revijah, internet itd.). Lastno prodajno osebje je potrebno
motivirati k učinkovitemu in ažurnemu zbiranju notranjih podatkov
o potencialnih naročnikih, s katerimi imajo kakršenkoli kontakt. Veliko
informacij je mogoče pridobiti tudi preko predstavništev STO v tujini
in tudi preko članstva v mednarodnih združenjih, ki razpolagajo z bazami
podatkov o mednarodnih dogodkih in njihovih organizatorjih.
Kako napolniti vse kongresne stole preko celega leta?
• How to have every seat occupied throughout the year?
67