PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

More documents

Recommendations

Info

Kolumna: Matjaž Kek Kdo potrebuje koga? Kot se je z leti spreminjala ponudba profesionalne kongresne dejavnosti, se je spreminjal tudi obseg in značaj sodelovanja organov državne uprave s ponudniki tovrstnih storitev. Matjaž Kek S ponudbo kongresnih storitev imam v mislih celovite storitve, potrebne za izvedbo (praviloma) mednarodnega dogodka, ki zajema vse od prevozov in namestitev pa do cateringa in kulturnega programa (seveda z vsem organizacijskim in tehnološkim potencialom, ki je bistven za uspešno izveden dogodek). Z dogodki, ki so jih pripravljali državni organi, pa lahko svojo osebno izkušnjo omejim predvsem na velike mednarodne dogodke (kjer sem sodeloval pri pripravi press centrov in prireditev v počastitev državnih praznikov). Neposredno po osamosvojitvi Slovenije so bile v »kongresnem biznisu« le kake tri organizacije, ki so se s tovrstno organizacijo ukvarjale že prej. Sama kongresna dejavnost je bila v prvi polovici devetdesetih tudi pri tistih, ki smo bili zadolženi za »promocijo države in dežele« sprejemana z naklonjenostjo in filozofijo, da naj tujci svojo »izkušnjo« Slovenije doživijo kar najbolj neposredno – v Sloveniji! Zato smo pridobivanje mednarodnih konferenc, s čimer so se ukvarjali tako profesionalni ponudniki storitev kot strokovna združenja, podprli tako finančno kot tudi s promocijskimi gradivi. Kar pa se tiče naših izkušenj z organizacijo tovrstnih prireditev, so bile te nikakršne in smo se od ponudnikov storitev učili tako »obrti« kot tudi sodelovanja z zunanjimi izvajalci. Do danes so se zadeve na obeh straneh kar precej spremenile. Na strani ponudnikov je število specializiranih organizacij zelo naraslo, pojavile so se nove vrste storitev, ki jih te organizacije ponujajo, dobili smo neke vrste nacionalnega koordinatorja in promotorja teh storitev in celo prvo poslovno borzo. V državni upravi pa smo se tudi okrepili s službami in oddelki, ki se ukvarjajo z odnosi z javnostjo in v okviru tega tudi z organizacijo dogodkov, kar nekaj ministrstev in služb ima oddelke za protokol, pripravljamo pa seveda veliko več dogodkov in z vstopom v EU tudi še več mednarodnih dogodkov (posebej v času slovenskega predsedovanja EU). Kateri so tisti dejavniki na obeh straneh, ki vplivajo na obseg in kakovost našega sodelovanja? Naše izkušnje s ponudniki so vsaj pri projektih, kjer sem sodeloval, v osnovi dobre. Posebej na začetku, ker sami nismo imeli dosti znanj in vedenj, pa tudi zato, ker so ponudniki v želji, da bi si zagotovili dolgoročnejše sodelovanje, vlagali več svoje kreativnosti v zasnovo in izpeljavo dogodka. Mi pa smo imeli tudi manj težav pri spoštovanju pravil javnega naročanja (ki so zdaj bolj kompleksna in zahtevna). No, nekaj slabših izkušenj tudi lahko navedem. Posebej takrat, ko je ponudnik »lokacije« dogodka ponujal tudi agencijske storitve, se je pri večjih mednarodnih dogodkih zgodilo tudi, da se ni zavedal kompleksnosti projekta in v začetku ni pravilno ocenil, koliko zunanjih podizvajalcev bo potreboval, zaradi česar je prihajalo tudi do zamud pri izvedbi. Današnji čas na strani ponudnikov vzpodbuja nekakšen način ponujanja storitev (ki pa je nasploh značilen za celotno storitveno industrijo), ki obljublja uresničitev vseh možnih želja potencialnega naročnika. Hkrati pa seveda ne upošteva omejevalnega dejavnika – razpoložljivega časa in denarja, ki včasih izvedbe »sanjskega« projekta ne omogočata. Ena od značilnosti ponudnikov, ki jim uspe razviti dober model zasnove in izpeljave dogodka za korporativnega naročnika, je včasih ta, da potencialnemu naročniku iz državne uprave ponujajo kot zveličaven recept 36
taisti »model«, ki pa ne more dobro delovati, ker so nekatere organizacijske značilnosti v državni upravi ali pa specifičnosti mednarodnega protokola in drugih javnofinančnih pravil take, da oboje ne gre dobro skupaj. Zadnje čase v državni upravi svoje odnose s ponudniki teh storitev osredotočamo predvsem na dva tipa naročanja: ali iščemo ozko specializirano storitev, ki je zgolj majhen del celotne organizacije dogodka, ki ga sicer izpeljemo sami, ali pa želimo cel dogodek izpeljati z najboljšim ponudnikom po načelu »na ključ« (teh je manj). Omejevalen dejavnik pri iskanju storitev zunanjih ponudnikov je tudi včasih prisotno zmotno prepričanje, da bomo prihranili, če bomo dogodek izpeljali kar sami (in potem včasih zadnji hip iščemo pomoč). Službe, ki se v okviru državne uprave ukvarjajo z načrtovanjem in organizacijo dogodkov – bodisi mednarodnih konferenc, proslav in slovesnosti bodisi motivacijskih srečanj ali česa drugega –, morajo najprej vedeti, kakšna ponudba obstaja na trgu (še posebej, ker te storitve opravlja precej novih ljudi), ter se naučiti, kako se dela z zunanjo agencijo. Ponudniki pa morajo bolje spoznati značilnosti državne uprave in osnovna načela javnega naročanja. Gotovo je tudi v interesu ponudnikov, da na različne načine bolje promovirajo svoje storitve, tudi z nadaljnjimi kongresnimi borzami. Po koncu predsedovanja v drugi polovici leta 2008 bomo tudi v državni upravi imeli več izkušenj in časa, da se bolj načrtno lotimo izboljšanja medsebojnega sodelovanja in nadaljnjega skupnega nastopa v tujini! Matjaž Kek, sekretar na Uradu vlade za komuniciranje 37
Page 1: REVIJA SLOVENSKE INDUSTRIJE SREČAN
Page 4 and 5: Kratke novice REVIJA KONGRES - REVI
Page 6 and 7: Short News The regular annual meeti
Page 8 and 9: Novice soustanoviteljev V hotelu Pa
Page 10 and 11: Co-fonders News Hotel Park successf
Page 12 and 13: 12
Page 14 and 15: Na Gospodarskem razstavišču zaklj
Page 16 and 17: Kolumna: Srečo Peterlič Smo obuti
Page 18 and 19: Predsedovanje Evropski uniji 2008 B
Page 20 and 21: ki se odvijajo v času predsedovanj
Page 22 and 23: lahko ponudil ustrezno pomoč. Oben
Page 24 and 25: predsedovanje, odvijali tudi drugi,
Page 26 and 27: venues and services - including for
Page 28 and 29: we all hope. As Mr Krajc says, most
Page 30 and 31: It is already clear that the 2008 t
Page 32 and 33: Predsedovanje EU - Finska Oh, kakš
Page 34 and 35: EU Presidency - Finland Oh, what a
Page 38 and 39: Column: Matjaž Kek Who needs who?
Page 40 and 41: Kongresna mesta pod žarometom Malo
Page 42: ta 1981. V tem obdobju, z delno pre
Page 45 and 46: contemporary and versatile venues f
Page 47 and 48: Mi to znamo. Smo mednarodno uveljav
Page 49 and 50: Slovenian Convention Bureau Congres
Page 51 and 52: By Tony Carey, CMP, CMM Proving you
Page 53 and 54: Avtor: Matjaž Žnidaršič (matjaz
Page 55 and 56: Case Studies Author: Matjaž Žnida
Page 57 and 58: Planning Corporate Events Choose yo
Page 59 and 60: Technological Trends Communications
Page 61 and 62: Srečko Koklič Culinary Trends It
Page 63 and 64: The Web and Event Organisation Is Y
Page 65 and 66: Organizacija kongresnih in incentiv
Page 67 and 68: strokovnih, gospodarskih ali intere
Page 70 and 71: Marketing in the Meetings Industry
Page 72: economic contributions, articles in
Page 75 and 76: Meeting Statistics Slovenian Meetin
Page 77 and 78: Hotel Robotrade je vodiln
Page 80: * HOW DO LJU DO? * KAKO SI KAJ? www

PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?