PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

Kolumna: Matjaž Kek
Kdo potrebuje koga?
Kot se je z leti spreminjala
ponudba profesionalne
kongresne dejavnosti,
se je spreminjal tudi obseg
in značaj sodelovanja
organov državne uprave
s ponudniki tovrstnih
storitev.
Matjaž Kek
S ponudbo kongresnih storitev imam v mislih celovite storitve, potrebne
za izvedbo (praviloma) mednarodnega dogodka, ki zajema vse od prevozov
in namestitev pa do cateringa in kulturnega programa (seveda z
vsem organizacijskim in tehnološkim potencialom, ki je bistven za uspešno
izveden dogodek). Z dogodki, ki so jih pripravljali državni organi,
pa lahko svojo osebno izkušnjo omejim predvsem na velike mednarodne
dogodke (kjer sem sodeloval pri pripravi press centrov in prireditev
v počastitev državnih praznikov).
Neposredno po osamosvojitvi Slovenije so bile v »kongresnem biznisu«
le kake tri organizacije, ki so se s tovrstno organizacijo ukvarjale že
prej. Sama kongresna dejavnost je bila v prvi polovici devetdesetih tudi
pri tistih, ki smo bili zadolženi za »promocijo države in dežele« sprejemana
z naklonjenostjo in filozofijo, da naj tujci svojo »izkušnjo« Slovenije
doživijo kar najbolj neposredno – v Sloveniji! Zato smo pridobivanje
mednarodnih konferenc, s čimer so se ukvarjali tako profesionalni ponudniki
storitev kot strokovna združenja, podprli tako finančno kot tudi
s promocijskimi gradivi.
Kar pa se tiče naših izkušenj z organizacijo tovrstnih prireditev, so bile
te nikakršne in smo se od ponudnikov storitev učili tako »obrti« kot tudi
sodelovanja z zunanjimi izvajalci.
Do danes so se zadeve na obeh straneh kar precej spremenile. Na
strani ponudnikov je število specializiranih organizacij zelo naraslo,
pojavile so se nove vrste storitev, ki jih te organizacije ponujajo, dobili
smo neke vrste nacionalnega koordinatorja in promotorja teh storitev
in celo prvo poslovno borzo. V državni upravi pa smo se tudi okrepili s
službami in oddelki, ki se ukvarjajo z odnosi z javnostjo in v okviru tega
tudi z organizacijo dogodkov, kar nekaj ministrstev in služb ima oddelke
za protokol, pripravljamo pa seveda veliko več dogodkov in z vstopom
v EU tudi še več mednarodnih dogodkov (posebej v času slovenskega
predsedovanja EU).
Kateri so tisti dejavniki na obeh straneh, ki vplivajo na obseg in kakovost
našega sodelovanja?
Naše izkušnje s ponudniki so vsaj pri projektih, kjer sem sodeloval, v
osnovi dobre. Posebej na začetku, ker sami nismo imeli dosti znanj in
vedenj, pa tudi zato, ker so ponudniki v želji, da bi si zagotovili dolgoročnejše
sodelovanje, vlagali več svoje kreativnosti v zasnovo in izpeljavo
dogodka. Mi pa smo imeli tudi manj težav pri spoštovanju pravil javnega
naročanja (ki so zdaj bolj kompleksna in zahtevna).
No, nekaj slabših izkušenj tudi lahko navedem. Posebej takrat, ko je
ponudnik »lokacije« dogodka ponujal tudi agencijske storitve, se je pri
večjih mednarodnih dogodkih zgodilo tudi, da se ni zavedal kompleksnosti
projekta in v začetku ni pravilno ocenil, koliko zunanjih podizvajalcev
bo potreboval, zaradi česar je prihajalo tudi do zamud pri izvedbi.
Današnji čas na strani ponudnikov vzpodbuja nekakšen način ponujanja
storitev (ki pa je nasploh značilen za celotno storitveno industrijo), ki
obljublja uresničitev vseh možnih želja potencialnega naročnika. Hkrati
pa seveda ne upošteva omejevalnega dejavnika – razpoložljivega časa
in denarja, ki včasih izvedbe »sanjskega« projekta ne omogočata.
Ena od značilnosti ponudnikov, ki jim uspe razviti dober model zasnove
in izpeljave dogodka za korporativnega naročnika, je včasih ta, da potencialnemu
naročniku iz državne uprave ponujajo kot zveličaven recept
36