PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

More documents

Recommendations

Info

Predsedovanje EU - Finska Oh, kakšen cirkus … Ste se kdaj spraševali, kako je sodelovati pri organizaciji srečanj, ko vaša država predseduje EU? Leena Sipilä je menila, da ve o tem vse, dokler ni prevzela organizacije srečanj ob šestmesečnem finskem predsedovanju. Leena Sipilä, ki zdaj spet sedi za svojo mizo v Kongresnem uradu Helsinki, si je petindvajset let nabirala izkušnje v kongresni industriji, preden so jo povabili, da se pridruži sekretariatu, ki je bil zadolžen za tehnične priprave sestankov za finsko predsedovanje EU. To je pomenilo, da se je morala septembra 2005 preseliti v pisarno predsednika vlade, da bi načrtovala 140 uradnih sestankov, ki jih je Finska gostila v času predsedovanja. »Mislila sem, da vem vse o organizaciji konferenc in dogodkov,« je povedala nekdanja direktorica Kongresnega centra Marina v Helsinkih, ki je bila, preden se je pridružila Kongresnemu uradu Helsinki, vodja PCO-ja in kongresnega oddelka v centru Tampere. »Toda zelo sem bila presenečena, ko sem odkrila, da so vladna srečanja tako drugačna in tako zapletena. Bila sem vzhičena in hkrati nisem mogla verjeti!« težko se je bilo spopasti s hierarhijo, točno določenimi vzorci vedenja, z akreditacijo (nikoli registracijo) delegatov, s sistemom priponk, z zahtevami glede hotelov in izbiro prizorišč ter s tem, da je bilo treba na vsakem sestanku posneti zbirko »gasilskih fotografij«. »Mislim, da poznam vse dimenzije vseh sejnih površin v državi,« se nasmeje. »Konferenčnih in športnih dvoran, starih tovarn … Bili smo v enaindvajsetih različnih mestih na Finskem, ker se je hotel vsak minister, ki je bil gostitelj sestanka, pohvaliti z rojstnim krajem. Bili smo kot velik potujoči cirkus. Nekateri hoteli so se morali posodobiti ali pripeljati dodatno pohištvo, ali pa smo morali hotelsko osebje naučiti različnih stvari, kot je na primer 24-urna sobna postrežba. Nekatere delegacije iz držav izven EU in nekateri vodje vlad so imeli glavne kuharje, ki so vse pripeljali z zasebnim letalom, ki je moralo nekje pristati, šele potem so lahko prevzeli kuhinje.« Ustvarjen dohodek »Varnostnikov je bilo ogromno. Vsakega delegata je na vsakem prizorišču preverila policija. Mi smo prav tako imeli svoje varnostnike, tako kot tisti, ki so pripotovali z ministri, in vsi materiali so bili označeni za zaupne – nekaterih dokumentov nismo mogli poslati po elektronski pošti, zato smo jih morali pošiljati po staromodnih slih. Celo kupovanje daril ni bilo vedno preprosto, ker smo morali vsaki državi članici EU poslati javni razpis za zbiranje ponudb, večinoma po Uradnem listu Evropske komisije, da smo lahko zagotovili lojalno konkurenco med vsemi dobavitelji. Prav tako smo imeli jasna merila o vrednosti daril glede na sestanek. Davkoplačevalci države gostiteljice so seveda plačali račun in to je draga stvar. Dobra stran pa je bila, da smo pri pripravi končnega poročila zbrali statistiko o ustvarjenem dohodku – glede na število prenočitev v šestih mesecih za 23.000 delegatov in druge prihodke – kar je vsekakor dobro za državo.« 21 različnih mest Kot vodja organizacije sestankov je bila del ekipe, ki je štela osemindvajset ljudi, med predsedovanjem EU pa je ta številka narasla celo na štirideset. Vedela je, da bo protokol pomemben, varovanje pa sploh. Še posebej Helsinško sejmišče, pripravljeno na ASEM 6 • Helsinki Fair Centre ready for ASEM 6 32
Preglavice Nepredvidljivost je bil še en dejavnik, ki se ga je gospa Sipilä morala navaditi. »Do zadnje minute nismo vedeli, kako velika bo delegacija, niti imen delegatov. Ministri nikoli ne potujejo sami, in če jih je bilo dvajset, jih je zelo verjetno spremljalo še dodatnih sto oseb - članov kabineta, sekretarjev, uradnikov za zvezo, asistentov, da ne omenjam medijev. Tudi za hotelirje je bil to čas nervoze, kadar nismo dobili seznamov prej kot štiri ali pet dni pred prihodom.« Število delegatov, ki so smeli na sestanke in so jih predhodno najavili po vrstnem redu sedežev, je bilo strogo omejeno, toda običajno se jih je hotelo pomembnih sestankov udeležiti še več. Zato so bile izdane priponke rdeče, modre ali rumene barve, ki jih je uradnik za zvezo odnesel in razdelil med svoje delegate. »Še posebej pri plenarnih sestankih nismo nikoli natančno vedeli, kakšen bo program,« pojasnjuje gospa Sipilä. »Vedno smo morali biti pripravljeni za vrati, če bi najavili nenačrtovan odmor za kavo, medtem ko so popravljali dokumente, kar se je lahko zavleklo na dve uri. Včasih sestanka sploh niso nadaljevali!« Obroki so jim prav tako povzročali preglavice, celo kadar je šlo za delovna kosila in večerje, ko so po mizah ležali papirji in mikrofoni, toda, kot poudarja gospa Sipilä, prekaljenih delegatov navidezni kaos ni preveč motil. Generalni direktorat Evropske komisije za tolmačenje v Bruslju s svojo ekipo dobro izurjenih tolmačev ima natančno določena pravila glede vedenja do svojih ljudi in specifikacije za kabine za simultano prevajanje. »Če so bile stalno postavljene kabine na določenih prizoriščih samo za nekaj centimetrov premajhne, smo morali pripeljati izposojene, ki so bile usklajene z njihovimi standardi,« komentira gospa Sipilä. Pri bilateralnih sestankih so uporabljali šepetano tolmačenje. Najpomembnejši sestanki, ki jih je organizirala gospa Sipilä, so bili del septembrskega vrha ASEM 6, ki se je odvijal na helsinškem sejmišču in se ga je udeležilo 1500 delegatov iz Evrope in Azije ter spremljevalni sestanek zunanjih ministrov v okviru barcelonskega procesa (EUROMED) in se je odvijal novembra v Tampereju. Pomagala je tudi pri organizaciji sestanka predsednikov držav in vlad, ki se je odvijal oktobra v Lahtiju, in pri devetih ministrskih sestankih, ki so se uradno imenovali »neuradni«, medtem ko je skupno 68 sestankov organizirala za različne ministre. Treba je povedati, da se je na Finskem odvijal samo majhen del od 3300 sestankov EU, ki so jih izvedli v tistih šestih mesecih. Zdaj, po zelo zasluženem počitku, Leena Sipilä pravi, da je srečna, ker je dobila svoje življenje nazaj. »Morala sem celo izstopiti iz članstva v organizaciji Meeting Professionals International, da sem lahko ostala nevtralna, ko sem izbirala dobavitelje. Kljub temu je bilo vse skupaj čudovita izkušnja, ki je ne bi zamudila za nič na svetu.« »Bila sem zelo presenečena, ko sem ugotovila, da so vladna srečanja tako drugačna in tako zapletena.« Angela Antrobus, povzeto po reviji Quality in Meetings; foto: Kabinet predsednika vlade, Lehtikuva Bilateralni sestanki Gospa Sipilä pravi, da so bilateralni sestanki, ko se predstavniki dveh držav sestanejo na samem, vedno popularnejši. Zato je bilo treba pripraviti dodatne sobe. Sledilo je vprašanje tolmačev. Finska ljudska glasba na uvodni slovesnosti za ASEM 6 • Finnish folk music at the ASEM 6 opening ceremony 33
Page 1: REVIJA SLOVENSKE INDUSTRIJE SREČAN
Page 4 and 5: Kratke novice REVIJA KONGRES - REVI
Page 6 and 7: Short News The regular annual meeti
Page 8 and 9: Novice soustanoviteljev V hotelu Pa
Page 10 and 11: Co-fonders News Hotel Park successf
Page 12 and 13: 12
Page 14 and 15: Na Gospodarskem razstavišču zaklj
Page 16 and 17: Kolumna: Srečo Peterlič Smo obuti
Page 18 and 19: Predsedovanje Evropski uniji 2008 B
Page 20 and 21: ki se odvijajo v času predsedovanj
Page 22 and 23: lahko ponudil ustrezno pomoč. Oben
Page 24 and 25: predsedovanje, odvijali tudi drugi,
Page 26 and 27: venues and services - including for
Page 28 and 29: we all hope. As Mr Krajc says, most
Page 30 and 31: It is already clear that the 2008 t
Page 34 and 35: EU Presidency - Finland Oh, what a
Page 36 and 37: Kolumna: Matjaž Kek Kdo potrebuje
Page 38 and 39: Column: Matjaž Kek Who needs who?
Page 40 and 41: Kongresna mesta pod žarometom Malo
Page 42: ta 1981. V tem obdobju, z delno pre
Page 45 and 46: contemporary and versatile venues f
Page 47 and 48: Mi to znamo. Smo mednarodno uveljav
Page 49 and 50: Slovenian Convention Bureau Congres
Page 51 and 52: By Tony Carey, CMP, CMM Proving you
Page 53 and 54: Avtor: Matjaž Žnidaršič (matjaz
Page 55 and 56: Case Studies Author: Matjaž Žnida
Page 57 and 58: Planning Corporate Events Choose yo
Page 59 and 60: Technological Trends Communications
Page 61 and 62: Srečko Koklič Culinary Trends It
Page 63 and 64: The Web and Event Organisation Is Y
Page 65 and 66: Organizacija kongresnih in incentiv
Page 67 and 68: strokovnih, gospodarskih ali intere
Page 70 and 71: Marketing in the Meetings Industry
Page 72: economic contributions, articles in
Page 75 and 76: Meeting Statistics Slovenian Meetin
Page 77 and 78: Hotel Robotrade je vodiln
Page 80: * HOW DO LJU DO? * KAKO SI KAJ? www

PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?