PREDSEDOVANJE EU 2008 EU Presidency 2008 PREDSTAVITEV ...

Predsedovanje EU - Finska
Oh, kakšen cirkus …
Ste se kdaj spraševali,
kako je sodelovati pri
organizaciji srečanj, ko
vaša država predseduje
EU? Leena Sipilä je menila,
da ve o tem vse, dokler
ni prevzela organizacije
srečanj ob šestmesečnem
finskem predsedovanju.
Leena Sipilä, ki zdaj spet sedi za
svojo mizo v Kongresnem uradu
Helsinki, si je petindvajset let
nabirala izkušnje v kongresni
industriji, preden so jo povabili, da
se pridruži sekretariatu, ki je bil
zadolžen za tehnične priprave
sestankov za finsko predsedovanje
EU. To je pomenilo, da se je
morala septembra 2005 preseliti v
pisarno predsednika vlade, da bi
načrtovala 140 uradnih sestankov,
ki jih je Finska gostila v času
predsedovanja.
»Mislila sem, da vem vse o organizaciji
konferenc in dogodkov,« je
povedala nekdanja direktorica
Kongresnega centra Marina v
Helsinkih, ki je bila, preden se je
pridružila Kongresnemu uradu
Helsinki, vodja PCO-ja in kongresnega
oddelka v centru Tampere.
»Toda zelo sem bila presenečena,
ko sem odkrila, da so vladna
srečanja tako drugačna in tako
zapletena. Bila sem vzhičena in
hkrati nisem mogla verjeti!«
težko se je bilo spopasti s hierarhijo, točno določenimi vzorci vedenja, z
akreditacijo (nikoli registracijo) delegatov, s sistemom priponk, z zahtevami
glede hotelov in izbiro prizorišč ter s tem, da je bilo treba na
vsakem sestanku posneti zbirko »gasilskih fotografij«.
»Mislim, da poznam vse dimenzije vseh sejnih površin v državi,« se
nasmeje. »Konferenčnih in športnih dvoran, starih tovarn … Bili smo v
enaindvajsetih različnih mestih na Finskem, ker se je hotel vsak minister,
ki je bil gostitelj sestanka, pohvaliti z rojstnim krajem. Bili smo kot
velik potujoči cirkus. Nekateri hoteli so se morali posodobiti ali pripeljati
dodatno pohištvo, ali pa smo morali hotelsko osebje naučiti
različnih stvari, kot je na primer 24-urna sobna postrežba. Nekatere
delegacije iz držav izven EU in nekateri vodje vlad so imeli glavne
kuharje, ki so vse pripeljali z zasebnim letalom, ki je moralo nekje pristati,
šele potem so lahko prevzeli kuhinje.«
Ustvarjen dohodek
»Varnostnikov je bilo ogromno. Vsakega delegata je na vsakem prizorišču
preverila policija. Mi smo prav tako imeli svoje varnostnike,
tako kot tisti, ki so pripotovali z ministri, in vsi materiali so bili označeni
za zaupne – nekaterih dokumentov nismo mogli poslati po elektronski
pošti, zato smo jih morali pošiljati po staromodnih slih.
Celo kupovanje daril ni bilo vedno preprosto, ker smo morali vsaki
državi članici EU poslati javni razpis za zbiranje ponudb, večinoma po
Uradnem listu Evropske komisije, da smo lahko zagotovili lojalno
konkurenco med vsemi dobavitelji. Prav tako smo imeli jasna merila o
vrednosti daril glede na sestanek. Davkoplačevalci države gostiteljice
so seveda plačali račun in to je draga stvar. Dobra stran pa je bila, da
smo pri pripravi končnega poročila zbrali statistiko o ustvarjenem
dohodku – glede na število prenočitev v šestih mesecih za 23.000 delegatov
in druge prihodke – kar je vsekakor dobro za državo.«
21 različnih mest
Kot vodja organizacije sestankov
je bila del ekipe, ki je štela osemindvajset
ljudi, med predsedovanjem
EU pa je ta številka
narasla celo na štirideset. Vedela
je, da bo protokol pomemben,
varovanje pa sploh. Še posebej Helsinško sejmišče, pripravljeno na ASEM 6 • Helsinki Fair Centre ready for ASEM 6
32