Welcome to Hwa Chong Institution Boarding School
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Men<strong>to</strong>rs Meeting (9 January 2013)<br />
Email: boardingschool@hci.edu.sg<br />
Website: www.hcibs.edu.sg<br />
Tel: 64693007<br />
Living, Sharing & Growing
Staff Movement/Deployment (1/2)<br />
人 事 变 动<br />
Thanks <strong>to</strong> staff who have left :<br />
感 谢 我 们 的 老 同 事 :<br />
<br />
<br />
Mdm Liu Qian - CM<br />
Mdm Soh Siew Lian (Mid-Jan) – Office Attendant<br />
New Deployment<br />
新 的 人 员 安 排<br />
<br />
Mr Jeevan:<br />
‣ In-house Security Officer & Assistant Estate<br />
Officer
Staff Movement/Deployment (2/2)<br />
人 事 变 动<br />
<strong>Welcome</strong> <strong>to</strong> staff who have joined us:<br />
欢 迎 我 们 的 新 同 事 :<br />
Mr Toh E Sheng:<br />
‣ <strong>Boarding</strong> Officer (Estate)
Upgrading done in Nov/Dec 2012<br />
十 一 、 十 二 月 的 翻 新 工 程<br />
1.) R & R Works @ Hall A, B & Common Areas<br />
Hall A, B 以 及 宿 舍 公 共 场 所 的 粉 刷 和 翻 新<br />
2.) CCTV Installation ( 闭 路 电 视 的 安 装 )<br />
‣ Hall A – D Study Room & Cluster Corridor (Above CM Doors)<br />
‣ Hall A- D 自 习 室 和 楼 层 走 廊<br />
‣ Remind Boarders <strong>to</strong> dress appropriately<br />
‣ 提 醒 学 生 注 意 着 装<br />
3.) Change of Appointed Contrac<strong>to</strong>r ( 更 换 承 包 商 )<br />
‣ Security Company ( 保 安 公 司 )<br />
– Excellent Security & Safety Pte Ltd (Grade A)<br />
‣ Cleaning Company ( 保 洁 公 司 )<br />
– A&P Maintenance Services Pte Ltd (NEA Grade – Silver)
Moving on 2013…<br />
迈 向 2013 年 。。。<br />
Aims 目 标<br />
• To provide a conducive environment <strong>to</strong> support the<br />
programmes in HCI.<br />
• 为 辅 助 学 校 提 供 一 个 有 利 的 保 障<br />
Approach 具 体 方 针<br />
• To enhanced the pas<strong>to</strong>ral and boarding experience for<br />
international scholars staying in boarding school.<br />
• 加 强 对 国 际 奖 学 金 得 主 的 指 导 和 管 理 , 让 学 生 可 以 更 好 地 体 验 宿<br />
舍 生 活 。<br />
• To support HCI Exchange Programmes & Signatures Events.<br />
• 辅 助 学 校 的 各 类 大 型 和 交 流 活 动 。<br />
• To extend the Entrepreneurship Leadership Programme (ELP) in<br />
the Integrated <strong>Boarding</strong> Programme (IBP) for local students.<br />
• 在 IBP 本 地 学 生 中 , 更 好 地 开 展 创 业 领 袖 项 目 。
Chinese New Year 春 节<br />
Dinner/Celebration 晚 宴 、 庆 祝<br />
• 6 February (Wed), 5.45pm 二 月 六 日 ( 星 期 三 ),<br />
晚 5.45 and<br />
• 10 February (Sunday) 二 月 十 日 ( 星 期 日 ),<br />
5.30pm 晚 5.30<br />
• Please indicate CM attendance (by 25 January,<br />
Friday) <strong>to</strong> Weichen<br />
• 请 通 知 办 公 室 您 与 您 的 家 人 是 否 出 席 ( 截 止 日 期 :<br />
一 月 二 十 五 日 , 星 期 五 )
MOE Insurance (medical) 医 疗 保 险<br />
• Insurance company 保 险 公 司 : QBE Insurance (International)<br />
Limited<br />
• Nearby Approved Panel Clinics:<br />
• 附 近 接 受 保 险 的 诊 所<br />
(1) Chang Clinic<br />
(2) The Coronation Clinic<br />
(3) Chungkiaw Clinic<br />
(4) Mandarin Medical Centre<br />
(5) Government Hospital – Alexandra (Recommended by BS)<br />
(6) Prohealth 24hrs Clinic (Removed 移 除 )<br />
• Nearby Clinics (Not under QBE; Optional):<br />
• 附 近 诊 所 到 半 夜 十 二 点 ( 不 接 受 保 险 )<br />
• Silver Cross @ Cheong Chin Nam Road – Till 12midnight
Fire Drill 防 火 演 习<br />
• 7 March, Thursday 三 月 七 日 , 星 期 四<br />
• Anytime after 8pm 晚 八 点 后 随 机 时 间
SOP for EMERGENCY<br />
1. Incident occurred<br />
2. Assess nature of Incident<br />
Medical Non-Emergency<br />
Incidents<br />
(Fever, diahorrea, etc)<br />
Boarders / CM <strong>to</strong> call the<br />
<strong>Boarding</strong> Office<br />
DBE / CM <strong>to</strong> call Taxi and<br />
accompany the Boarders <strong>to</strong><br />
the nearest clinic / hospital<br />
CM <strong>to</strong> log incident with<br />
the <strong>Boarding</strong> Office<br />
Medical Emergency<br />
Incidents<br />
(Breathing Difficulties,<br />
Fracture, etc)<br />
Boarders / CM <strong>to</strong> call the<br />
<strong>Boarding</strong> Office<br />
DBE <strong>to</strong> assess & call Ambulance<br />
& inform key staff at <strong>Boarding</strong><br />
<strong>School</strong><br />
DBE / CM <strong>to</strong> wait & attend <strong>to</strong><br />
directions for Ambulance<br />
DBE / CM <strong>to</strong> accompany boarder<br />
<strong>to</strong> hospital<br />
Fire Emergency<br />
Incidents<br />
Upon activation of Fire Alarm /<br />
Discovery of Fire,<br />
DBE / CM <strong>to</strong> call <strong>Boarding</strong> Office<br />
DBE / CM <strong>to</strong> attempt extinguish<br />
incipient fire (if possible)<br />
DBE / CM <strong>to</strong> ensure all boarders<br />
evacuate their affected cluster<br />
upon hearing the evacuation<br />
fire alarm<br />
All evacuees <strong>to</strong> move quickly &<br />
orderly <strong>to</strong>wards Assembly Area<br />
(Do NOT use the lifts)<br />
Other Incidents<br />
CM <strong>to</strong> call the <strong>Boarding</strong><br />
Office / DBE / Security Staff<br />
DBE <strong>to</strong> call Police (if nec.) &<br />
Inform key staff at <strong>Boarding</strong><br />
<strong>School</strong><br />
DBE / CM <strong>to</strong> wait & attend<br />
<strong>to</strong> directions from Police<br />
Tel No <strong>to</strong> call:-<br />
<strong>Boarding</strong> Office:<br />
6469 3007<br />
DBE <strong>to</strong> update key staff on<br />
status of the boarders at Hospital<br />
DBE <strong>to</strong> log incident with<br />
the <strong>Boarding</strong> Office<br />
CM <strong>to</strong> do roll call at<br />
Assembly Area<br />
CM <strong>to</strong> report attendance <strong>to</strong> the<br />
DBE / FSM<br />
DME / CM <strong>to</strong> log incident with<br />
the <strong>Boarding</strong> Office
Hanging of items at window or railings or<br />
along corridor<br />
在 窗 口 或 走 廊 悬 挂 衣 物<br />
• Not Allowed 禁 止
Unauthorized use of Mini Fridge / Air Cooler /<br />
Portable Air Conditioner Unit in Boarders’<br />
Room<br />
学 生 未 经 许 可 使 用 小 型 冰 箱 和 空 调<br />
• Not Allowed unless special approval by<br />
management<br />
• 需 要 寄 宿 学 校 管 理 层 给 予 特 别 批 准
BM Appraisal/Work Review (1/3)<br />
舍 监 老 师 工 作 评 估<br />
• Key Performance Indica<strong>to</strong>rs are based on the<br />
expectations of BM stipulated in the MOE survey<br />
• 评 估 标 准 将 参 照 教 育 部 调 查 报 告 中 有 关 “ 对 舍 监 老 师 的 要 求 ”<br />
中 的 项 目<br />
• Reviewing Officers:<br />
(1) Mrs Chin–Leow Bee Kuan, and<br />
(2) Mr Joseph Tan<br />
REVIEW<br />
YEARLY
BM Appraisal/Work Review (2/3)<br />
舍 监 老 师 工 作 评 估<br />
• Key Performance Indica<strong>to</strong>rs (1) 评 估 标 准<br />
1. BMs are available when boarders need them<br />
当 寄 宿 生 需 要 的 时 候 , 舍 监 老 师 需 在 场 。<br />
2. BMs are approachable 舍 监 老 师 需 亲 切 , 易 相 处 。<br />
3. BMs are helpful 舍 监 老 师 需 能 够 提 供 帮 助 。<br />
4. BMs are concerned about boarders welfare/wellbeing<br />
舍 监 老 师 需 关 心 和 在 乎 寄 宿 生 的 福 利 和 身 心 健 康<br />
5. <strong>Boarding</strong> <strong>School</strong>/BM has dialogue sessions/cluster<br />
activities with boarders 寄 宿 学 校 和 舍 监 老 师 需 与 寄 宿<br />
生 互 动 和 交 流 。
CM Appraisal/Work Review (3/3)<br />
舍 监 老 师 工 作 评 估<br />
• Key Performance Indica<strong>to</strong>rs (2)<br />
S/No Description Performance Indica<strong>to</strong>r<br />
1. Cluster Cleanliness Summary Cleanliness Inspection Report<br />
2. Cluster Discipline<br />
- Late-coming<br />
- Lights Out<br />
3. Boarders’ Welfare<br />
- Progress Cards<br />
- Academic Report Cards<br />
- Safety and Well-Being<br />
- Moni<strong>to</strong>ring of study habit<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Daily Hygiene Report<br />
Cluster Summary Report<br />
Cluster Climate Survey / Progress<br />
Report<br />
Parents’ Survey and/or Feedback<br />
Report<br />
4. Cluster Activities / Programme Cluster Activity Report<br />
5. Cluster Attendance & Study Period Roll Call attendance sheet<br />
Study Period Punctuality and Alertness
Areas of Concern - Attendance-Taking<br />
请 注 意 的 方 面 – 点 名<br />
• BMs must be present at cluster at 8.00pm & 10.30pm <strong>to</strong> do<br />
visual check<br />
• BMs <strong>to</strong> fill up ‘BM Roll Call Reporting Form’, sign and stamp<br />
• Names of absentees (boarders) must be written on the form.<br />
• BM Roll Call Reporting Form must be submitted <strong>to</strong> IBP<br />
Coordina<strong>to</strong>r on the same night, daily
Daily Personal Hygiene<br />
and Well-being Programme<br />
每 日 个 人 卫 生<br />
• Daily Discipline<br />
‣ Include pantry, study room and TV area<br />
(Pantry/ study room will be locked if found<br />
dirty)<br />
• Bedsheet/ cover on mattress
Moni<strong>to</strong>ring of boarders’<br />
study habits and welfare<br />
关 注 寄 宿 生 的 成 绩 和 福 利<br />
Termly academic results 每 学 段 成 绩<br />
Cultivate good study habits 培 养 良 好 的 学 习 习 惯<br />
Render support, pas<strong>to</strong>ral care and advice 给 予 关<br />
怀 , 帮 助 和 指 导<br />
Chat with boarders <strong>to</strong> moni<strong>to</strong>r his progress 与 寄<br />
宿 生 谈 话 , 了 解 他 们 的 进 展<br />
Moni<strong>to</strong>ring of Sick Boarders 关 注 生 病 的 寄 宿 生<br />
Computer gaming??? 电 脑 游 戏 ???
AOB (1/4)<br />
• Status Updates of BMs and Family members<br />
• 更 新 舍 监 及 舍 监 家 属 的 相 关 资 料<br />
(1) Declare legal stay of family members 申 报 合 法 居 住<br />
的 家 庭 成 员<br />
(2) For non-Singaporean family members: To submit<br />
copy of document <strong>to</strong> verify legal stay for the whole<br />
year 2013 (<strong>to</strong> Tony)<br />
(3) 非 新 加 坡 公 民 的 家 庭 成 员 : 请 提 交 2013 年 合 法 居 住 的 相<br />
关 文 件<br />
(4) By 18 January (Friday) 截 止 日 期 : 一 月 十 八 日 ( 星 期<br />
五 )
AOB (2/4)<br />
• Signing of Men<strong>to</strong>rs’ Residency agreement 签 署<br />
舍 监 协 议 文 件<br />
By 18 January (Friday) 截 止 日 期 一 月 十 八 日<br />
( 星 期 五 )
AOB (3/4)<br />
• Use of Yammer <strong>to</strong> improve communications between<br />
various stakeholders.<br />
https://www.yammer.com/hwachonginstitutionboardingschool/
AOB (4/4)<br />
• R&R Works for 2013<br />
1. CCTV Upgrading (Hall E – G)<br />
2. Lift Upgrading (Hall A) - TBC<br />
3. Air Con Upgrading (Hall C & D, G)<br />
4. Roof<strong>to</strong>p water proofing (Hall A-G)<br />
5. R&R Works (Exterior)<br />
Hall E-G (Sept/Oct)<br />
Hall C & D (Nov/Dec)
Happy Lunar New Year!<br />
春 节 快 乐 !<br />
S$50 Appreciation Vouchers