Inhalt 1. Grundaufbau eines Privatbriefes 2. Grundaufbau jedes ...

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Inhalt
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
1. Grundaufbau eines Privatbriefes
2. Grundaufbau jedes Brieftextes
3. Die Geschäftsbriefvorlage
4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage
5. Überblick: Arten von Geschäftsbriefen
6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
8. Geschäftsbriefbeispiel: Die Reklamation (Mängelrüge)
9. Einfacher Serienbrief, Definition
10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes
11. Besonderheiten beim Serienbrief: die Wenn-Dann-Funktion
Seite 1

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
1. Grundaufbau eines Privatbriefes
Anlagenhinweis; sofern Anlagen
vorhanden, ist am Ende des Briefes
der Anlagenhinweis zu versehen
Seitenränder:
Oben:1,69cm; Links:2,41cm
Rechts und unten: egal
Beim Standardbrief ist eine Schriftart zu wählen, die leicht lesbar ist: z.B. Arial, Times,
Schriftgröße 11 oder 12
Seite 2
Ort und Datum kommen in die
erste Zeile, in die rechte Ecke
In den ersten 4 Zeilen bitte den Absender
schreiben.
Ab Zeile 12 ist die Empfängeranschrift
zu setzen
Im der Betreff-Zeile (Zeile 20) wird
der Inhalt des Briefes in ein bis zwei
Stichworten wiedergegeben
In der 22. Zeile steht die Anrede:
z.B.
„Sehr geehrte Damen und Herrn,“
Oder:
Sehr geehrte Frau „Name“
Ab der Zeile 24 wird der eigentliche
Brieftext geschrieben.
Grußformel,
steht am Ende des Brieftextes. Bitte
eine Leerzeile zwischen Brieftextende
und Grußformel setzen

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
2. Der Grundaufbau jedes Brieftextes
Ein Brieftext besteht aus 3 Teilen: dem Einleitungssatz, dem Hauptteil und dem
Schlusssatz.
Seite 3
Im Einleitungssatz wird in freundlicher /höflicher Form an das
Thema herangeleitet. Einleitungssätze könnten sein:
Herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Rechnung vom 13.11.
Oder: Wir haben Ihre Rechnung dankend erhalten.
Der Einleitungssatz ist abhängig vom Thema des Briefes.
Bei einer Bestellung könnte der Einleitungssatz anderes lauten:
Bei unserer Internetrecherche haben wir Ihre Angebote gefunden.
Im Hauptteil des Briefes wird die mitzuteilende Information kurz
aber direkt dargestellt. Bitte achten Sie auf:
� Einfache, verständliche Formulierungen.
� Kurze, prägnante Sätze
� Möglichst wenige Fremdwörter
Der Inhalt ist abhängig vom Thema des Briefs.
Im Schlusssatz des Briefes wird in einer höflichen, aber eindeutiger
Floskel der Brief abgeschlossen. Der Schlusssatz ist abhängig
vom Thema des Briefes. Mögliche Floskeln wären:
� Ich freue mich auf Ihre Antwort.
� Danke im Voraus für die Bearbeitung meiner Anfrage.
� …
1. Übung: Übungsaufgabe zum Privatbriefschreiben:
Am 2. Mai werden Sie Ihr neues Auto bekommen. Das Auto soll Vollkasko versichert
sein; ihr bisheriges Auto war nur Teilkasko versichert. Sie benötigen
einen neuen Versicherungsvertrag und eine Versicherungs-Doppelkarte zur Anmeldung
des Neuwagens.
Die Anschrift Ihrer Versicherung lautet: Auto Versicherungs GmbH, Harzstraße
20, 03322 Schnitzelhorn; Ihr Versicherungsansprechpartner ist Hr. Horn.
Aufgaben:
1. Schreiben Sie eine Briefkopfvorlage mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift,
Tel.-Nr. und dem aktuellen Datum.
2. Fügen Sie die Anschrift der Versicherung ein.
3. Überlegen Sie sich ein geeignetes Stichwort für die Betreffzeile und
schreiben Sie es in die entsprechende Zeile.
4. Formulieren den Brief (beachten Sie die Gliederung in Einleitung, Hauptteil,
Schlusssatz).
5. Fügen Sie als Anlage eine Kopie des Kaufvertrages für Ihr neues Auto
hinzu.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
3. Die Geschäftsbriefvorlage
Unternehmen verwenden Briefkopfvorlagen:
Vor und nach
der
Betreffzeile
sind je 2
Leerzeilen
Seitenränder:
Oben:1,69,cm, links 2,41cm
Rechts, unten: egal
Seite 4
In den ersten in den ersten 4 Briefzeilen
ist der Absender mit Anschrift und Telefon
anzugeben. Das Firmenlogo kann
ebenfalls eingefügt werden
Anschriftenfeld:
5,08cm vom oberen Rand entfernt wird das
Anschriftenfeld angebracht.
In der 1. Zeile des Anschriftenfeldes findet
sich die Absenderanschrift, Größe 8, unterstrichen.
Ab der 3. Zeile des Anschriftenfeldes wird
später die Empfängeranschrift eingefügt.
ca. in der
20 Zeile,
9,74cm
vom oberen
Rand
findet sich
die Infozeile.
In der Fusszeile finden sich
Bankverbindung, Steuernummer
und ggf.. Gerichtsstand
Es können aber
auch die Namen von Vorständen,
Geschäftsführen
und/oder Aufsichtsräten
dort stehen.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage
1. Schritt: Einstellen der Seitenränder
2. Schritt: Fusszeile erstellen
Seite 5
Bitte im Menü Datei die Option „Seite
einrichten“ aufrufen. In der folgenden
Dialogbox sind die Seitenränder einzugeben.
Folgende Maße werden vorgeschlagen
� Oben: 1,69cm
� Links;: 2,41cm
� Rechts: 2cm (optional)
� Unten: 1.5cm (optional)
Im Menü Ansicht die Option „Kopf- und
Fusszeile“ aufzurufen.
… von der Kopfzeile in die Fusszeile scrollen
…
Schließlich die Angaben zur
� Bankverbindung,
� Steuernummer
� Inhaber/Geschäftsführer
eintragen.
Die Option Kopf-/Fusszeile wieder verlassen.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
3. Schritt: Absenderadresse erstellen
4. Schritt: Firmenlogo einfügen
Ein Firmenlogo sollte als Bilddatei vorliegen, die dann in ein Textfeld eingefügt
werden kann
... anschließend im Menü „Einfügen“ die
Option „Graphik einfügen...“ aufrufen,
und das Firmenlogo sofern vorhanden,
aufrufen.
Die Umrandung kann ausgeschaltet werden.
In die ersten 4 Zeilen Absender eingeben,
anschließend kann der Absender entsprechend
formatiert werden.
Bitte im Menü „Einfügen“, die Option
„Textfeld“ aufrufen, und das Textfeld
neben die Firmenadresse stellen.
PS: Das Textfeld braucht nur bei Winword2000
eingefügt werden, Word2003
können Graphiken an ohne Textfeld positioniert
werden.
Seite 6

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
5. Adressfeld erstellen
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
... im Menü „Einfügen“ ist die Option
„Textfeld“ aufzurufen und ein Textfeld
einzufügen. Textfeld ist vorerst nur grob
zu positionieren.
Seite 7
Um das Textfeld exakt platzieren zu können,
muss die Umrandung des Textfeldes
2x angeklickt werden, so dass der Rand
(wie links) gepünktelt erscheint.
Dann bitte mit der Mouse oder mit den
Pfeiltasten das Feld langsam soweit verschieben,
bis das linke Lineal etwas
über 5 steht. In diesem Fall hat das Textfeld
den gewünschten Abstand von gut
5cm vom oberen Rand (ideal: 5,08cm)

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
6. Infozeile einfügen
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
... Bitte noch in die erste Zeile des Textfeldes
den Absender hineinschreiben, den
Absender in Schriftgröße 8 formatieren
und unterstreichen..
... dann kann die Umrandung des Textfeldes
ausgeschaltet werden
(Zum Ausschalten der Umrandung: Textfeld
anklicken, Menü „Format“ und
schließlich Option „Textfeld“ anklicken.)
Bitte in die 20 Zeile schalten.
Die 20. Zeile entspricht etwa einem Abstand
von 9,74cm von oben 1 ). Hier wird
eine Tabelle eingefügt mit:
5 Spalten
2 Zeilen
______________
1) Eine exakte Positionierung ist bei der Infozeile nicht notwendig. Lediglich beim Textfeld
ist eine exakte Positionierung auf ca. 5,1cm sinnvoll, da das Anschriftenfeld später
im Fenster eines Fensterbriefumschlages sichtbar sein muss.
Seite 8

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
Bitte die wie folgt Tabelle ausfüllen, anschließend die Umrandung ausschalten:
Ihre Zeichen Unsere Zeichen Ihre Nachricht
vom
Telefon -
Durchwahl
Datum,
7. Vorlage speichern
Bei einem Briefkopf handelt es sich um eine Dokumentenvorlage...
Seite 9
Um eine Tabelle einfügen zu können, ist
im Menü Tabelle die Option „Zelle/Tabelle
einfügen“ aufzurufen.
...beim Abspeichern deshalb den Dateityp
Dokumentenvorlage anwählen.

W. Grasser:
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
Übungsblätter
zu
Word (2) 2. Übung: Erstellung einer Geschäftsbriefkopfvorlage
Seite 10
Situation:
Sie sind Auszubildender der Firma AAA-Computer, Lautstraße 22, 97733 Lachhausen, Telefon
0467 8901112.
Ihre Aufgabe ist es, einen Briefkopf für Ihre Firma zu erstellen.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und stellen Sie die Seitenränder auf oben
1,69, links: 2,41, rechts: 2,0, unten 1,5 ein.
2. Öffnen Sie die Kopf-Fusszeile, scrollen Sie in die Fusszeile und schreiben Sie
in die Fusszeile folgende Angaben:
Bankverbindung: AAA-Bank, Kontonummer 11 11 11, BLZ 200 999 99
Steuernummer: 101/333/444/22, Finanzamt Lachhausen
Firmeninhaber: Alexander Lex
3. Schreiben Sie in die ersten 4 Zeilen den Absender der Firma mit folgenden Formatierungen:
AAA-Computer, Schriftart Arial, Größe 20, Farbe blau, zentriert.
Straße, PLZ Ort und Telefon: Schriftart Arial, Größe 20, Farbe schwarz,
zentriert.
4. Erstellen Sie ggf. mit Hilfe des Programms „PAINT“ oder eines anderen Programms
ein Firmenlogo,
bestehend aus den 3 Buchstaben AAA,
Schriftart Courier New, Farbe ockergeld,
Hintergrund: Blau.
Fügen Sie das Firmenlogo rechts, neben die Adresse ein.
5. Öffnen Sie ein Textfeld, fügen Sie es auf ca. 5,08cm vom, oberen Rand gerechnet,
ein. (PS: Verwenden Sie das Lineal auf der linken Seite Ihres Bildschirms
als Hilfsmittel.)
6. Schreiben Sie in die erste Zeile des Textfeldes die Absenderadresse in Schriftart
Arial, Größe 8pt; unterstreichen Sie die Absenderadresse.
7. Schalten Sie in die 20 Zeile des Dokumentes. Fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten
und 2 Zeilen ein.
8. Schreiben Sie in die erste Zeile der Tabelle folgende Worte: Ihre Zeichen, Unsere
Zeichen, Ihre Nachricht vom, Tel.-Durchwahl, Datum. Schalten Sie bitte die
Umrandung der Tabelle aus!
9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter der Datei: „Briefvorlage_AAA-Computer.dot“ ab.
PS: Wenn Sie die Geschäftsbriefkopfvorlage nicht selbst erstellen, dann
können Sie die Vorlage auch von der Homepage downloaden und mit dem
downgeloadeten Dokument weiterarbeiten.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
5. Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen
Überblick über Geschäftsbriefarten:
Lieferant Käufer
Käufer formuliert eine Anfrage an seinen
Lieferanten
Lieferant formuliert ein Angebot an seinen
Käufer
Lieferant schreibt eine Auftragsbestätigung
ab den Käufer
.....
Käufer formuliert eine Bestellung an den
Lieferanten
Seite 11
Käufer formulierte bei Falschlieferung eine
Reklamation
Käufer und Lieferant stehen in reger Korrespondenz miteinander. Für jede Geschäftsbriefart
gibt es Vorschläge, was in den Briefen zu stehen hat, sowie wie Formulierungen
aussehen könnten.
Neben den Geschäftsbriefarten zwischen Käufer und Lieferanten gibt es eine Reihe anderer
Briefarten im betrieblichen Bereich:
� Bewerbungsabschreiben
� · Kündigungsschreiben
� · Arbeitszeugnis
� · Sitzungsprotokoll
� · Werbebrief
� �...
Bei sämtlicher Geschäftskorrespondenz gilt der
Grundsatz der Eindeutigkeit:
· Absender und Empfänger müssen eindeutig definiert sein.
· Der Inhalt muss eindeutig definiert und formuliert sein.
Uneindeutige Formulieren führen zu Unklarheiten und Missverständnissen,
erhöhen die Transaktionskosten des Geschäftsverkehrs.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage
Seite 12
Ziel der Anfrage ist, von verschiedenen Anbietern Angebote einzuholen. Damit wird geklärt, welche
Firmen überhaupt Angebote unterbreiten können, gleichzeitig kann später geklärt werden,
welches Angebot das günstigste ist.
Eine Anfrage sollte enthalten:
� Absender, Anschrift, Datum
� �Anrede
� �(Erklärung, wie man auf den Anbieter aufmerksam geworden ist.)
� �(Vorstellung des eigenen Unternehmens)
� �Art und Umfang des bevorstehenden Auftrags
� �Art der Ware oder Dienstleistung, Menge der Ware
� �Anfrage nach Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Preis
� �Terminplan: Liefertermin
� �Frage, oder der Anbieter zur Angebotsabgabe bereit ist.
� �Termin, bis zu dem die Antwort vorliegen muss
� �Gruß
� �Ggf. Anlagen
3. Übung: Übung zur Anfrage
Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Firma AAA-Computer. Ihre Firma erhält den Auftrag,
einen EDV-Schulungsraum neu einzurichten. Sie benötigen hierzu:
� 15 neue PC
� 15 neue Flachbildschirme, 19-Zoll-Durchmesser
� 1 Farblaserdrucker, Marke nach Wahl
Ca. 50m Kabel für die Vernetzung des Pc.
Ihre Aufgabe ist es, eine Anfrage an den Computerlieferanten „AllesComputer“,
Nibelungen Str. 337, 90003 Ort zu schreiben. Ansprechpartner ist die
dortige Verkaufsabteilung. Liefertermin soll in 4 Wochen sein; das Angebot
soll innerhalb der nächsten 7 Tage unterbreitet werden; das Angebot soll
Lieferbedingen und Zahlungsbedingungen (evtl. Skonti) enthalten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde
in der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-
380) sowie das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Formulieren Sie schließlich die Anfrage; verwenden Sie die oben angegebenen
Kriterienkatalog.
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
Das Angebot sollte enthalten:
Seite 13
� In der Betreffzeile das Datum und/oder die Nummer des Angebots
� �Ein interessanter Einleitungssatz, der zum Weiterlesen einlädt.
� �Genaue Angaben über
o �Art
o �Beschaffenheit
o �Güte
o �Menge
o �und Preis (incl. und exkl. MwSt.)
� Einzelpreis der Ware, Gesamtpreis (Netto, ohne MWSt), sowie Gesamtpreis (incl. 19%
MWSt) sind genau anzugeben
� Befristung des Angebots
� �Andere Einschränkungen des Angebots (Ein Angebot ohne Einschränkungen bindet den
Anbieter voll.)
� �Lieferbedingungen (z.B. frei Haus, ab Werk usf.)
� �Zahlungsbedingungen (z.B. 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 3 Tagen)
� �Hinweis auf wichtige Anlagen (z.B. Katalogen, Preislisten usf.)
Ein Angebot sollte zudem persönlich gerichtet sein, d.h. es sollte an eine Person oder an eine
Firma gerichtet. Angebote, die nicht persönlich gerichtet sind, werden ggf. nicht als verbindliches
Angebot, sondern als Werbung gewertet.
4. Übung: Übung zum Angebot
Situation:
Als Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer sollen Sie für einen Kunden ein Angebot schreiben.
Das Angebot ist an die Berufsschule, Waldwiesen 771, in 90001 Dorf X, Ansprechpartner
Direktor, zu schreiben.
Für die Einrichtung des Schulungsraums werden benötigt:
15 neue PC, Preis je PC 400€
15 -Bildschirme, 19-Zoll, Preis je Bildschirm 220€
1 HP-Farbdrucker, 420€, sowie 50m Kabel zu insgesamt 100€
Für die Einrichtung der PC-Raums werden 20 Arbeitsstunden zu je 40€ veranschlagt
(insgesamt also 800€)
Die Lieferung der Geräte erfolge frei Haus. Zahlungsbedingungen: Wenn die Zahlung
innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung erfolgt, dann können 3% Skonto abgezogen
werden.
Die Einrichtung des EDV-Raum kann bis zum Ende des nächsten Monats stattfinden. Das
Angebot gilt 7 Tage.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in der
vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380) sowie
das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Berechnen Sie Nettopreis (=Gesamtkosten der Ware + Arbeitskosten) und Bruttopreis
(=Nettopreis + 19% Mehrwertsteuer)
5. Formulieren Sie die das Angebot; verwenden Sie den oben genannten Kriterienkatalog
6. Unterschreiben Sie das Angebot mit Ihrem Namen und mit Ihrer Klasse.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
8. Geschäftsbriefbeispiel: Reklamation (Mängelrüge)
Reklamationen werden dann erforderlich, wenn einer der Geschäftspartner mit einer Leistung/Lieferung
nicht einverstanden ist, bzw. wenn einer Lieferung Mängel enthält:
Reklamationen sollten enthalten:
� Absender des Reklamierenden
� �Reklamations-Datum
� �Anschrift des Lieferers, bei dem reklamiert werden soll
� �Datum der ursprünglichen Bestellung
� �Datum/Nummer der Lieferung
� �Genaue Bezeichnung der Ware
� �Anrede
� �Einleitungssatz
� �Genaue Bezeichnung des Mangels:
o Mangel in der Menge?
o Mangel in der Art?
o Mangel in der Güte?
o Mangel in der Geschaffenheit?
� Beschreibung des Mangels
� �Ansprüche an den Lieferer
o Rücktritt vom Kaufvertrag?
o Preisminderung?
o Umtausch/Reparatur?
o Schadensersatz?
� Bitte um Erledigung
5. Übung: Übung zur Reklamation
Situation:
Die Firma AAA-Computer erhält vom Lieferanten „AllesComputer“ (Anschrift siehe
vorherige Übung)folgende Lieferung:
15 neue Computer mit Mouse und Tastatur
15 Röhren-Bildschirme zu lediglich 30€ je Stück.
1 Schwarz-Weiß-Laserdrucker der Marke Epson sowie 100m Netzwerkkabel.
Auch wenn die 15 Röhren-Bildschirme wesentlich billiger als die bestellten Fach-
Bildschirme sind, so möchte Ihr Chef die Geräte keinesfalls behalten. Das Selbe
gilt für den Schwarz-Weiß-Laserdrucker. Diese falsch-gelieferten Geräte sollen
durch ursprünglich bestellte Geräte ersetzt werden. Die 50m - zuviel geliefertes
- Netzwerkkabel können für einen anderen Auftrag verwendet; es ist beabsichtigt
dieses Produkt zu behalten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in
der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380)
sowie das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Formulieren Sie die Reklamation (Mängelrüge); verwenden Sie die oben angegebenen
Kriterienkatalog. Achten Sie auf höfliche Formulierungen!
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.
Seite 14

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
9. Einfacher Serienbrief, Definition
Was ist ein Serienbrief?
Für die Erstellung eines Serienbriefes werden 2 Dateien benötigt: Datenquelle und Serienbrief
Hauptdokument:
Seite 15
Ein Serienbrief ist ein Schreiben, der an mehrere oder auch an viele Adressaten gerichtet
ist, aber den gleichen Inhalt hat.
Ein Serienbrief wird also einmal geschrieben; im Adressfeld jedoch wird immer wieder ein
neuer Name und eine neue Anschrift eingeblendet.
Anrede Name Straße PLZ Ort
Frau Martina Müller Frauenberg 7 93771 Amberg
Herr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am Ham
Herr Florian Foh Grubenweg 9 21337 Nordsee
Frau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Endestadt
Brieftext
(1) Datenquelle mit den Empfängeradressen
Die Datenquelle/Adressdatei
enthält die Anschriften der
anzuschreibenden Personen.
Sie kann als Word-Tabelle, als
Excel-Datei oder auch als
Access-Datei vorliegen.
Es gilt:
� In der ersten Zeile
stehen immer die
Steuerbegriffe.
� In den unteren Zeilen
die Ausprägungsgrade
(2) Das Serienbrief-Hauptdokument
Im Serienbrief-Hauptdokument werden die
Seriendruckfelder , …,
eingefügt.
Schließlich wird der eigentliche Brieftext
erstellt.
Anschließend wird das Hauptdokument mit
der Datenquelle verbunden.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes
Vorabarbeit: Erstellung einer Datenquelle/Adressdatei
Wenn keine Datenquelle /Adressendatei vorhanden ist, dann muss diese erstellt werden.
Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe der Tabellenfunktion in Word. Die Datenquelle kann
aber auch mit anderen Programmen, z.B. mit Excel erstellt werden.
Grundaufbau einer Datenbank:
Anrede Name Straße PLZ Ort
Frau Martina Müller Frauenberg 7 93771 Amberg
Herr Xaver Meier Theresienstr. 7 80045 Am Ham
Herr Florian Foh Grubenweg 9 21337 Nordsee
Frau Phillipa Grub Grabstr. 9 08856 Endestadt
In den meisten Betrieben sind Adress-Dateien in
Form von Kundendatenbanken, Lieferantendatenbanken
oder Excel-Listen bereits vorhanden. Diese Dateien können
problemlos für einen Serienbrief verwendet werden und können als Datenquelle in Word hineingeladen
werden.
Hauptarbeit: Erstellung des Serienbriefes-Hauptdokumentes in 4 Schritten
Seite 16
� In der 1. Tabellenzeile
stehen die Steuerbegriffe
(Oberbegriffe),
� ab der 2. Zeile stehen die
Ausprägungsgrade, also
die einzelnen Namen,
Straßen und Orte
PS: Jede Datenbank ist in dieser
Form aufgebaut!
Vorab ist die Serienbrief/SeriendruckSymbolleiste
einzuschalten.
Dies geschieht über das
Menü Ansicht,
dann Option Symbolleisten
schließlich Seriendruck

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
1. Schritt: Laden der Datenquelle
2. Schritt: Seriendruckfelder einfügen
W.Grasser, Homannstr.80123 München
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
Die Seriendruckfelder sind, wie links
abgebildet, in das Adressfeld der
Briefvorlage einzufügen.
Seite 17
In der Symbolleiste Seriendruck
ist das Ikon „Datenquelle
öffnen“ anzuklicken…
… es scheint eine Dialogbox,
durch die die Datenquelle wie
jede andere Datei geladen
werden kann…

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
3. Schritt Hauptdokument erstellen
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
Da es im Winter meist kälter ist als im Sommer, deshalb wird in den
gemäßigten Klimazonen in der Regel eine Heizung benötigt.
Diese Erkenntnis ist von jedem nachzuvollziehen, der in Mitteleuropa
wohnt oder zumindest auf Besuch war.
Hierfür ist der Courser an die
Stelle im Adressfeld zu setzen,
an der das entsprechende
Seriendruckfeld eingesetzt
werden soll
… anschließend ist das Ikon
Seriendruckfelder einfügen
aufzurufen..
… es erscheint eine Dialogbox,
in der das entsprechende
Seriendruckfeld aufgerufen
werden kann.
Das Seriendruckfeld entspricht
immer den Angaben
der 1. Zeile der Datenbank/Datenquelle.
Der Vorgang ist für jedes
Seriendruckfeld zu wiederholen.
Sind die Seriendruckfelder
eingefügt, dann kann
der Brief geschrieben
werden, wie jeder andere
Brief auch.
Seite 18

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
4. Schritt: Seriendruck an den Drucker
Seite 19
Es gibt zwei Möglichkeiten Serienbriefe auszudrucken:
Entweder können einzelne Datensätze ausgedruckt werden oder es können alle Datensätze
mit der Datenquelle verbunden werden.
Druck einzelner Datensätze:
…Vorab ist das Ikon
aufzurufen. Dies bedeutet,
dass einzelne Datensätze
aufgerufen werden können…
Alle Datensätze ausdrucken:
Sollen alle Serienbriefe ausgedruckt
werden, dann ist das
Ikon Druck an Drucker auszuwählen…
…in der darauffolgenden
Dialogbox ist die Option Alle
zu wählen.
… anschließend kann der
gewünschte Datensatz aufgerufen
werden.
Bitte auf die Pfeile „vorwärts“
oder „rückwärts“ klicken.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
6. Übung: Übungsaufgabe zum einfachen Serienbrief
11. Besonderheiten beim Serienbrief, die „Wenn-Dann-Funktion“
Zum Problem
Wenn der Ansprechpartner eine Frau ist, dann wird „Sehr geehrte Frau …“ geschrieben;
Wenn der Ansprechpartner ein Mann ist, dann wird „Sehr geehrter Herr…“ geschrieben.
Um das Problem beheben zu können, kann die Wenn-Dann-Funktion verwendet werden.
Seite 20
Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer. Laut Personaldatei sind folgende
Angestellten vorhanden:
Anrede Vorname Name Straße, Hausnr. PLZ Ort
Frau Angelika Buchmann Sotzstr. 24 82555 Wald b.
München
Herr Walter Giese Würmallee 10 81279 München
Frau Monika Mum Am Gartenrand 27 80999 München
Herr Klaus Prummel Müllerwiesenwald 12 89591 Möhren
Frau Nikola Zirbel Moosbad 32 81678 München
Zu einer Betriebsfeier, die nächsten Donnerstag, 16.3., ab 17.00 Uhr stattfindet,
sollen alle Mitarbeiter und ihre Familien eingeladen werden. Die Mitarbeiter
sollen gute Laune mitbringen. Jeder Geladene soll aber bis nächsten
Montag, 17h seine Essenswunsch abgeben. Das selbe gilt für die
Familienmitglieder, die mitkommen möchten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein Word-Arbeitsblatt; fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten
und 6 Zeilen ein, übernehmen Sie die obenstehende Tabelle.
2. Speichern Sie die Tabelle unter dem Dateinamen „Mitarbeiterliste.doc“
ab.
3. Öffnen Sie den Briefkopf der Fa. AAA-Computer; schalten Sie die Symbolleiste
für den Seriendruck ein!
4. Öffnen Sie die Datenquelle „Mitarbeiterliste.doc“.
5. Fügen Sie die Seriendruckfelder für , , ,
, ein.
6. Überlegen Sie sich eine treffsichere Formulierung für den Brieftext.
7. Schreiben Sie Ihren Formulierungsvorschlag in das Serienbrief-
Hauptdokument.
8. Verbinden Sie Datenquelle und Hauptdokument zu einem Serienbrief.
9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter dem Dateinamen „einfacherSerienbrief“
ab.

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Aufrufen der Wenn-Dann-Funktion
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
In die Dialogbox ist folgendes einzugeben:
Wennû
Anrede gleich Frau
Dann diesen Text eingeben
geehrte
Sonst diesen Text eingeben
geehrter.
Seite 21
In der Symbolleiste „Seriendruck“
ist das Ikon „Bedingungsfeld
einfügen“ aufzurufen
….
… schließlich ist die Wenn-
Dann-Funktion zu wählen…
… es erscheint eine Dialogbox,
in der die Wenn-Dann-
Bedingungen einzugeben
sind…
In der Zeile „Verglichen mit“
wird Frau eingegeben
In der Dann-Zeile wird
„geehrte“ eingegeben
In der Sonst-Zeile wird „geehrter“
eingegeben

W. Grasser:
Übungsblätter
zu
Word (2)
Mit dem Befehl ist folgendes gemeint:
Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
Seite 22
� Wenn in der „Anrede“ Frau steht, dann soll der Computer „geehrte“ schreiben.
� Wenn in der Anrede „nicht Frau“ steht, dann soll der Computer „geehrter“ schreiben.
Übung zum Ausprobieren:
Übung zur Wenn-Dann-Funktion:
1. Öffnen Sie eine Word-Tabelle mit 3 Spalten und 5 Zeilen.
2. Übernehmen Sie folgende Tabelle; speichern Sie die die Tabelle unter dem Datei-
Namen „Namensliste“ ab,
Anrede Vorname Name
Frau Monika Müller
Herr Xaver Bauer
Frau Marta Moos
Herr Wolfgang Haus
3. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument; Schalten Sie die Symbolleiste „Seriendruck“
ein.
4. Laden die Datei „Namensliste“ als Datenquelle in ihren Computer.
5. Schreiben Sie das Wort „Sehr“ und lassen Sie den Courser nach dem Sehr stehen.
6. Klicken Sie auf „Bedienfeld einfügen“, und rufen Sie die Wenn-Dann-Funktion auf.
7. Geben Sie in das Wenn-Dann-Bedingungsfeld folgendes ein:
Bei Verglichen mit: Frau
Dannû geehrte
Sonstû. geehrter
8. Fügen Sie nun die Seriendruckfelder ein
8. Speichern Sie die Datei unter dem Dateinamen „Test“ ab.
9. Klicken Sie auf das Ikon in der Symbolleiste Seriendruck, klicken Sie
schließlich die Datensätze von 1 bis 4 druch.
Anmerkung:
Wenn Sie die Aufgabe richtig erfüllt haben, dann müssten beim Anklicken des Datensätze
nacheinander folgende Satzteile eingeblendet werden
Sehr geehrte Frau Monika Müller
Sehr geehrter Herr Xaver Bauer
Sehr geehrte Frau Marta Moos
Sehr geehrter Herr Wolfgang haus