BPMN 2.0 – Prozessmodellierung als Grundlage für ... - tekom

BPMN 2.0 

Prozessmodellierung als Grundlage für 

Prozessoptimierung und Prozessmanagement 

Workshop für Anfänger 

tekom Frühjahrstagung 26.04.2012 – Karlsruhe 

Schmeling + Consultants GmbH 

Heidelberg 

www.schmeling-consultants.de 

Telefon +49 (0) 62 21 / 58 50 47-0 

Tilo Ried 

t.ried@schmeling-consultants.de

(c) 2011, Schmeling + Consultants GmbH 

Agenda 

� Grundlagen 

� BPMN Notation ‒ Level 1 

� Übung: Einfache Prozess-Skizze 

� Übung: Prozessmodell mit Gateways 

� Übung: UND/ODER 

� BPMN Notation ‒ Level 2 

� Übung: Prozessmodell mit Data Objects und Subprocess 

� BPMN Notation ‒ Erweiterung 

� Übung Collaboration Diagram 

� Übung: Automatische Freigabe 

� Anhang 

� Literatur und Quellen 

� Beispiel Workflowmanagementsystem/BPMS 

� Detailinformationen BPMN 2.0 

� Fehlermöglichkeiten BPMN 2.0 

BPMN 2.0 – Prozessmanagement für die Technische Dokumentation 

2


Prozessmanagement – Prozess Life Cycle 

Warum ist Prozessmodellierung so wichtig? 

100 

80 

60 

40 

20 

0 

1 2 3 4 5 6 7 

Maßnahmen 


Wirkung 

Potenziale Wirkt auf Aktivität Zeit Kosten Qualität 

1 Parallelisierung der Lektorate Technische Inhalte lektorieren 

Redaktionelle Inhalte lektorieren 

2 Übergabe an ÜM automatisiert X 

3 Systemunterstützte 

Modularisierung 

4 

5 

6 

Parallelisierung der Lektorate 

Übergabe an ÜM 

automatisieren 

Wiederverwendung 

1 SOLL-Prozess modellieren X 

2 Redaktionssystem einführen X X 

3 

X 

X X X 

3


BPMN 2.0 – Ziele und Eigenschaften 

Eine grafische Abbildungssyntax für alle 

Geschichte 

� 2004 von Stephen A. White (IBM) 

entwickelt 

� 2005 durch Business Process 

Management Initiative (BPMI) 

veröffentlicht 

� Weiterentwicklung durch Object 

Management Group (OMG) 

� Januar 2011 als BPMN 2.0 

veröffentlicht 

Eigenschaften 

� Gesamtumfang sehr komplex (vgl. 

BPMN 2.0 Poster, steile Lernkurve) 

� Subset leicht verwendbar (Fachabteilungen 

etc.) 

� Einsatz nur geplant und bewusst 

� Werkzeugunterstützung zahlreich 

Verwendung 

1. Schnelles Skizzieren von Prozessen 

2. Vollständige Beschreibung von 

Prozessen 

3. Definition ausführbarer Prozessdefinitionen 

(XML, BPMS) für 

Workflowmanagementsysteme 


Themen im Workshop 

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1. BPMN Notation ‒ Level 1 

Einfache Prozess-Skizze Start-Event Activity 

Pool 

Lane 

Control Flow 

End Event 

BPMN 2.0 – Prozessmanagement für die Technische Dokumentation


Übung 1.1 

Einfache Prozess-Skizze 

Prozessbeschreibung 

� Das Produktmanagement gibt wenn notwendig eine neue Revision der 

Betriebsanleitung in Auftrag. 

� Der TD-Leiter prüft den Auftrag und gibt ihn an einen fachlich geeigneten Autor 

weiter. 

� Der Autor erstellt die Inhalte des Entwurfs. 

� Diese werden durch den Dienstleister entsprechend Auftrag des 

Übersetzungsmanager übersetzt. 

� Der Autor publiziert danach die Dokumente. 


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Übung 1.1 – Lösungsvorschlag 

Einfache Prozess-Skizze 


7



AND Gateway, XOR Gateway 

AND 

Synchronisation 

XOR 


8


Übung 1.2 

Prozessmodell mit Gateways 


� Entsprechend Projektstatus wird die Betriebsanleitung beauftragt. 

� Der Auftrag wird geprüft, ob er im Budget enthalten ist. 

� Bei Abweichungen wird er abgelehnt, der Prozess endet dann. 

� Wird der Auftrag angenommen, wird die Betriebsanleitung erstellt und danach 

redaktionell lektoriert. 

� Gleichzeitig wird die Betriebsanleitung auf technische Angaben geprüft. 

� Sind Änderungen notwendig, werden diese jeweils korrigiert. 

� Danach wird die geänderte Anleitung wiederum lektoriert bzw. technisch 

geprüft, um noch vorhandene Abweichungen zu finden und gegebenenfalls 

erneut korrigieren zu lassen. 

� Sind keine Änderungen mehr notwendig, wird die Betriebsanleitung publiziert. 


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Prozessmodell mit Gateways 


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Übung 1.3 

UND/ODER 


� Von drei Aufgaben (A, B, C) sind mindestens 2 zu erledigen. 

� Die Aufgaben sind parallel abzuarbeiten 

� Dabei ist bei jedem Prozessablauf einmal zu entscheiden, welche Aufgaben 

zusammen erledigt werden müssen. 

� In jedem Durchlauf wird nur eine Auswahl getroffen. 

BPMN 2.0 – Prozessmanagement für die Technische Dokumentation



UND/ODER 


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Data Object, Data Store 

Data Object 

Data Store 

Status 


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Subprocess, Ad-hoc Subprocess 

Ad-hoc Subprocess 

Subprocess 


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Übung 2.1 

Data Store, Data Object, Subprocess 


� Nach dem die BA beauftrag wurde, wird sie erstellt, lektoriert, korrigiert, 

freigegeben und publiziert. 

� Die Erstellung beinhaltet neben der Recherche am Produkt und der 

Texterstellung auch das Erstellen von Illustration und Fotos sowie das 

Erstellen der Ersatzteilliste. 

� Bei der Publikation muss zuerst eine Dokument-Nummer beantragt werden, 

bevor das Dokument als erzeugte PDF-Datei im Intranet bereitgestellt werden 

kann. 


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16





17


3. BPMN Notation ‒ Erweiterung 

Message Event, Timer Event 

Intermediate Event – 

Message – Catching 

Start Event – Message – Catching 


Intermediate Event – 

Timer 

End Event – 

Message – 

Throwing 

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3. BPMN Notation ‒ Erweiterung 

Collaboration Diagram/Message Flow 

Message Flow Pool (Black Box) 


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Übung 3.1 

Collaboration mit Übersetzungsdienstleister 


� Unternehmen A fragt bei Übersetzungsdienstleister B ein Angebot für eine 

Übersetzung an. 

� B schickt ein Angebot, dass A danach beauftragt. 

� Die durch B erstellte Übersetzung wird durch A lektoriert. 

� Die korrigierte Übersetzung wird durch den Dienstleister an A übergeben. 

� A gibt die korrigierte Übersetzung frei. 

� Dienstleister B stellt die Rechnung. 

� A bezahlt die Rechnung. 

Hinweis: Modellieren Sie beide Pools als „Black Box“ (collapsed) 


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Collaboration mit Übersetzungsdienstleister 


21


Übung 3.2 

Timer – Automatische Freigabe nach 2 Wochen 


� Nach dem die Betriebsanleitung von der Redaktion erstellt wurde, wird sie zur 

Freigabe die Entwicklung gegeben. 

� Falls die Entwicklungsabteilung nach 2 Wochen noch keine Freigabe erteilt 

hat, wird die Betriebsanleitung automatisch freigegeben und publiziert. 


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Timer – Automatische Freigabe nach 2 Wochen 


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Anhang – Werkzeuge für BPMN 

Kostenlos bis serverbasiert 

� Eclipse 

� SOA-Tools 

� http://eclipse.org/bpmn/ 

� Visio 

� Stencils selber anlegen 

� Ab 2010 mit BPMN-Stencils 

� bizagi Prozess Modeller 

� Modellierwerkzeug des BPMS bizagi 

� Kostenlos 

� http://www.bizagi.com/ 

� eCH-BPM Tool 

� Basiert auf Eclipse 

� eCH-BPM Tool 

� Open Source 

� Anmeldung erforderlich 

� http://www.ech-bpm.ch/de 

� Signavio 

� Serverbasiert 

� BPMS-Integration (T!M) 

� http://www.signavio.com/de.html 

� ARIS Express 

� kostenlos 

� http://www.ariscommunity.com/arisexpress 

� Enterprice Architect 

� Modellierungswerkzeug (UML etc.) 

� Code-Generator 

� http://www.sparxsystems.de/ 

� BP Visual Architect 

� Modellierungswerkzeug (UML etc.) 

� Code-Generator 

� http://www.visual-architect.com/ 


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Anhang – Weiterführende Informationen 

Quellen und Literatur (subjektiv bewertet) 

Literatur 

� Bruce Silver: BPMN Method and 

Style, 2nd Edition, 2011 

� � � 

� Stephen A. White, PHD Derek Miers: 

BPMN Modelling and Reference 

Guide, 2008 

� � 

� Alec Sharp, Patrick McDermott: 

Workflow Modeling. Tools for Process 

Improvement and Application 

Development. 

� � 

Quellen 

� Workflow Patterns Initiativ (Van der 

Aalst, ter Hofstede, N. Russel) 

http://www.workflowpatterns.com/ 

� � � 

� BPMN 

http://www.bpmn.org/ 

� 

� Blog Kurze Prozesse (Thomas 

Allweyer) 

http://www.kurze-prozesse.de/ 

� � 

� BPMN 2.0 Poster (alle Sprachen) 

http://www.bpmb.de/index.php/BPMN 

Poster 

� � � 

� CMMI 

http://www.sei.cmu.edu/cmmi/ 


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Anhang – Workflowmanagement 

Business Process Managementsystem (BPMS) 

Verwendung 

� Prozessorientierte Informationserfassung 

(Formulare) 

� Wiederholt auftretende manuelle 

Arbeiten automatisieren 

� Unterschiedliche Systeme transparent 

integrieren 

� Schnittstellen/Systemgrenzen 

überwinden (Datensilos) 

� Prozess-Status einfach ermitteln 

(Prozesscockpit) 

Status aller laufender Prozesse 

Beispiel 

� BPMS Task in Motion (T!M) 

� http://www.tim-solutions.de/ 

Aufgabenliste 

Bearbeitungsstand ausgewählter Prozess (BPMN-Grafik) 

Ausgewählter Prozess 


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Anhang – BPMN Notation ‒ Level 1 

Pool 

Verwendung 

� Jeder Prozess läuft vollständig in 

genau einem Pool ab 

� Ein Prozess kann/darf die Pool- 

Grenzen nicht überwinden 

� Es gibt keinen Prozess ohne Pool 

Benennung 

� Name des Prozesses (nicht Unternehmen 

oder Abteilung) 

� Evtl. Verb-Substantiv oder Verb 

Vorgehensweise 

� Zuerst den Pool anlegen 

Beispiele 


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Lane 

Verwendung 

� Verantwortung im Prozessablauf 

abbilden 

� Rollen im Prozessablauf darstellen 

� Aufbaustruktur des Unternehmen 

darstellen 

� Sonderfall: IT-System mit eigener 

Lane darstellen 


� „Wer ist am Prozess beteiligt?“ 

� „Welche Rollen lassen sich im 

Prozessablauf identifizieren“? 

� „Welche Abteilungen sind beteiligt?“ 

Beispiel 


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Task/Activity 

Verwendung 

� Einzelne Aufgabe im Prozessablauf 

� Ort der eigentlichen Arbeit (Zeit/ 

Kosten) 

� In sich abgeschlossener Schritt 

� Anfang/Ende konkret bestimmbar 

� Start/Ende durch Status definierbar 

� Erstellung, Lektorat, Übersetzung,… 

� Verbunden durch Sequence Flow 

� Alle Activities müssen verbunden sein 

(Ausnahme Ad hoc Teilprozess) 

Benennung 

� Verb (Präsens)–Substantiv 


� „Was passiert dann?“ 

� „Und was passiert dann?“ 

Beispiele 


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Start/End Event 

Verwendung 

� Mindestens ein Startereignis pro 

Prozess (nur eines empfohlen) 

� Mindestens ein Endereignis pro Prozess 

(mehrere möglich/empfohlen) 

� Start-Ereignis ohne eingehenden 

Sequence Flow 

� End Event ohne ausgehenden 

Sequence Flow 

Benennung 

� Substantiv–Verb (Perfekt) 


� „Wie beginnt/endet der Prozess?“ 

� „Warum beginnt/endet der Prozess?“ 

Beispiel 


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Exclusive Gateway (XOR) 

Verwendung 

� Entscheidungen, bei denen 

NUR EINE Alternative 

ausgewählt werden kann 

� Logisches XOR 

� Mit/ohne X in der Raute 

möglich 

� Mit/ohne „schließen- 

dem“ Gateway möglich 

� Separate End-Ereignisse 

möglich 

Beispiele 


31



Parallel Gateway (AND) 

Verwendung 

� Mehrere Abläufe parallel 

� Alle Abläufe müssen abgeschlossen 

werden 

� Prozess wartet, bis alle Abläufe 

abgeschlossen sind 

� Synchronisierung aller Abläufe 

Beispiel 


32



Data Object 

Verwendung 

� Abbildung von Dokumenten, 

Formularen, Informationen, etc. 

� Notwendige Informationen 

werden als Voraussetzung und 

Ergebnis sichtbar 

� Informationsfluss wird sichtbar 

(von/zur Activity, in beide 

Richtungen) 

Beispiele 


33



Data Store 

Verwendung 

� Abbildung von Systemen, 

Datenbanken etc. 

� Verwendete Systeme werden 

sichtbar 

Beispiel 


34



Sub Process (1) 

Verwendung 

� Hierarchische Gliederung von 

Prozessen 

� Beliebig viele Ebenen möglich, ein bis 

zwei Unterprozessebenen sinnvoll 

� Hauptprozess auf einer Seite 

darstellen 

� Unterprozesse separat darstellen 

� Collapsed/Inline Expansion/ 

Hierarchical Expansion 

� Mit oder ohne Pool möglich 


� „Welche Activities gehören 

zusammen?“ 

� „Welche Activities ergeben eine 

Prozessphase (Unterprozess = 

Phase)?“ 

Beispiel 

Collapsed 

Inline Expansion 


35



Sub Process (2) 

Beispiel 

Collapsed 

Hirachical Expansion 


36


Anhang – BPMN Notation ‒ Erweiterung 

Collaboration Diagram/Message Flow (Message) 

Verwendung 

� Externe Prozesse nicht bekannt 

� Kein Einfluss möglich 

� Black Box 

Pool Expanded 

Pool Collapsed 


37



Collaboration Diagram/Message Flow/Annotation 

Verwendung 

� Externe Prozesspartner modellieren (Dienstleister, Kunden etc.) 

� Pool Collapsed/Expanded (Black Box) 

� Kommunikation nur durch Messages/Message Events (Start/Intermediate/End) 

Beispiel 


Pool Expanded 

38



Message Event und Timer Event 

Verwendung 

� Start oder Ende durch Nachricht oder 

zeitliches Ereignis 

� Weiterschalten im Prozess durch 

Nachricht oder Ereignis 

� Verbinden von getrennten Prozessen 

durch Message Flow 

� Start/Intermediate/End 

Beispiele 


39



None Event, Message Event und Timer Event (Start, Intermediate, End) 

None Event 

Message Catching 

Message Throwing 

Timer Catching 

Start Event 

Intermediate Event 

End Event 


40



Timer (Start Event, Intermediate Event) 

� Regelmäßige Ressourcenplanung (Timer Start Event) 

� Revision ankündigen, Dokumente nach 14 Tagen anfragen (Intermediate) 

� Erinnerung nach 7 Tagen 


41



Timer 

� Automatische Freigabe nach 15 Tagen 


42


Anhang – Notation ‒ Erweiterung 

Ad Hoc Subprocess 

Verwendung 

� Spezieller Unterprozess 

� Keine Ablaufrichtung (Sequence 

Flow) vorgegeben 

� Activities können abgearbeitet 

werden 

� Es müssen nicht alle Activities 

abgearbeitet werden 

� Auswahl kann in jeder Prozessinstanz 

neu getroffen werden 

� Unterprozess muss durch den 

Prozessteilnehmer beendet werden 

Beispiel 

~ 


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Link (Off-Page Connector) 

Verwendung 

� Prozesse über Seitengrenzen hinaus verbinden 

� Intermediate Event Throwing -> Catching 

Beispiel 


44


Anhang – BPMN Notation ‒ Fehler vermeiden 

Prozessaufteilung falsch 

� Einheiten gleicher Organisation 

in einem Prozess zusammen 

fassen 

� Abteilungen eines Unternehmens 

als Lanes in einem 

Pool abbilden 

� Ist organisatorischer Einfluss 

möglich? 

� Ja = Lane 

� Nein = Collapsed Pool 


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Externe Prozesse nicht modellieren 


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Sequence Flow über Prozessgrenzen hinweg nicht erlaubt 

� Zwischen Prozessen ist nur Message Flow erlaubt 


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Unterprozess benötigt Start- und End-Ereignis 


48



In einem Pool ist Message Flow nicht erlaubt 

� Im Prozess ist nur Control Flow erlaubt 


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Message Flow an einem Gateway nicht erlaubt 


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BPMN 2.0 – Prozessmodellierung als Grundlage für ... - tekom

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