Ev. Markus-Kirchengemeinde Bielefeld - Evangelischer Kirchenkreis ...

Ev. Markus-Kirchengemeinde Bielefeld
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1. Präambel
Vergaberegelung für das
Gemeindehaus und Jugendhaus
(Stand: März 2005)
In unserem Gemeindehaus und Jugendhaus soll das evangelische Gemeindeleben gefördert
werden.
Auf Antrag können Räume des Gemeindehauses bzw. das Jugendhaus - auch für
nichtgemeindliche Versammlungen und private Feiern - die mit dem Auftrag der
Kirchengemeinde vereinbar sind, benutzt werden. Diese Veranstaltungen dürfen nicht mit
Gemeindeveranstaltungen kollidieren.
2. Die Bestimmung des Hauses
2.1 Das Gemeindehaus und das Jugendhaus dienen der Ev. Markus-Kirchengemeinde für die
Durchführung ihrer Gemeindearbeit.
2.2 Die Häuser stehen nicht zur Verfügung für Veranstaltungen radikaler politischer Parteien,
Gruppen oder Bewegungen.
2.3 Bei mehreren Belegungswünschen haben grundsätzlich die Ev. Markus-Kirchengemeinde
bzw. ständige Mitarbeiter/innen den Vorrang.
Die Räume des Gemeindehauses bzw. das Jugendhaus werden vergeben an:
a) Personen (ab 18 Jahre) und Kreise/Gruppen unserer Markusgemeinde,
an haupt-, neben- oder ehrenamtliche Mitarbeiter (einschl. Familienangehörige),
die eine private Feier abhalten möchten (ausgenommen Konfirmationen)
b) kirchliche Gruppen aus dem Bereich des Kirchenkreises oder der Landeskirche
c) nichtkirchliche Gruppen oder Personen, die positiv zur Kirche stehen und deren
Veranstaltung dem Charakter des Hauses und den Zielen der ev. Kirche entsprechen
d) gemeinnützige Gruppen (z. B. Schulen, Kindergärten etc.)
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Sofern kirchliche Veranstaltungen nicht behindert und Dienst und Auftrag der Kirche nicht
beeinträchtigt werden, können Räume des Gemeindehauses bzw. das Jugendhaus (Öffnungszeiten
siehe Gemeindebrief!) für private Familienfeiern sowie für kulturelle Veranstaltungen
und für Veranstaltungen gemeinnütziger Gruppen und Vereine vergeben werden.
Jede Vergabe bedarf der Zustimmung des Presbyteriums bzw. des von ihm beauftragten
Gemeindehaus-Belegungsausschusses (GhBa) (Erläuterung siehe Pkt. 4.2).
3. Grundsätze für die Veranstaltungen im Gemeindehaus und
im Jugendhaus
3.1 Der Veranstalter hat schriftlich zu versichern, dass Form und Inhalt der Veranstaltung
nicht gegen die Vergaberegelungen für das Gemeindehaus und Jugendhaus verstoßen. Er
haftet darüber hinaus für alle Schäden, die bei einer Veranstaltung entstehen oder Schäden,
die durch die Nichtbeachtung der Benutzungsordnung verursacht werden. Auch dies ist
schriftlich zu bestätigen.
3.2 Es darf kein dem Evangelium schädliches Ärgernis in der Gemeinde und in der
Öffentlichkeit gegeben werden.
4. Verantwortlichkeit im Gemeindehaus
4.1 Die Gesamtverantwortung und Entscheidungsbefugnis für das Gemeindehaus bzw. für das
Jugendhaus liegt beim Presbyterium.
4.2 Das Presbyterium beauftragt den GhBa mit der Vergabe der Räume in den Regelfällen
gemäß der Vergaberegelung für das Gemeindehaus und Jugendhaus. Er besteht aus
mindestens 3 Mitgliedern des Presbyteriums. Für die Vergabe ist ein einstimmiger Beschluss
des GhBa erforderlich. Kommt dieser nicht zustande, ist das Presbyterium einzuschalten.
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5. Gemeindehausbelegung/Jugendhausbelegung
5.1 Besondere Veranstaltungen außerhalb der im Belegungsplan festgelegten Zeiten oder
Räume müssen dem GhBa gemeldet werden. Hierüber wird ein Belegungsbuch geführt.
Zusagen für Räume und Zeiten für besondere Veranstaltungen gibt der GhBa den Gruppen
der Kirchengemeinde nach Maßgabe des Belegungsplanes. Bei allen Anfragen ist der GhBa
einzuschalten.
5.2 Alle Gruppen sind verpflichtet, ausfallende Veranstaltungen dem GhBa rechtzeitig zu
melden (mindestens 2 Wochen vorher).
5.3 Bei Veranstaltungen im Jugendhaus (Wochenende) ist auf Folgendes zu achten:
- Bei Vermietung am Samstag Abend muss der Flur und die WC`s bis Sonntag,
09.00 Uhr gereinigt sein. Die restlichen Räumlichkeiten müssen bis 11.00 Uhr
gereinigt sein (s. Hausordnung, Punkt 4).
6. Vergabe von Räumen an private und nichtkirchliche Gruppen
6.1 Jede Vergabe muss vom GhBa genehmigt werden.
6.1.1 Der Antrag ist beim GhBa zu stellen.
6.2 Bei mehreren Belegungswünschen haben grundsätzlich die Ev. Markus-Kirchengemeinde
bzw. ständige Mitarbeiter/innen den Vorrang.
6.3 Es werden Gebühren lt. Gebührentarif erhoben (s. Anlage 2)
6.4 An private Gruppen kann nur vergeben werden, wenn eine verantwortliche Leitung
benannt wird.
6.5 Belegungswünsche können schriftlich frühestens ein halbes Jahr, spätestens 10 Tage vor
der Veranstaltung und nach Hinterlegung einer Kaution (Haftungssumme) in Höhe von 250 €
(für kleine Räume, kleiner Saal und Jugendhaus) bzw. einer Kaution (Haftungssumme) in
Höhe von 400 € (für großen Saal) aufgenommen und zugesagt werden. Bei mehreren
Anträgen entscheidet die Reihenfolge der Eingänge. Die Kaution wird bei Schlüsselrückgabe
wieder ausgehändigt (falls keine Beanstandungen vorliegen z. B. mangelhafte Reinigung,
Beschädigungen etc.).
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6.6 Sollte der Veranstalter den bereits genehmigten und unterschriebenen Veranstaltungstermin
14 Tage vorher absagen, ist eine Ausfallgebühr in Höhe von 20 % des entsprechend
anfallenden Tarifs zu bezahlen.
6.7 Der Veranstalter hat auch die etwa notwendigen behördlichen Genehmigungen zu
beschaffen, sowie die anlässlich der Veranstaltung anfallenden öffentlichen Angaben und
GEMA-Gebühren pünktlich zu entrichten.
6.8 Der Veranstalter verpflichtet sich hiermit schriftlich, Verantwortung und Haftung für die
gesamte Veranstaltung zu übernehmen, die Vergaberegelung für das Gemeindehaus bzw.
Jugendhaus sowie die Schlüsselordnung (Punkt 7), Anlage 1 (Hausordnung) und Anlage 2
(Gebührentarif) dieser Gemeindehaus-/Jugendhausordnung zu beachten und erkennt die
Vergabebedingungen hiermit an.
7. Rücktritt vom Vertrag
Die Ev. Markus-Kirchengemeinde kann aus wichtigen Gründen vom Vertrag zurücktreten.
Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn
a) der Nachweis der erforderlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Anmeldungen oder
etwaige Genehmigungen nicht erbracht werden;
b) die verlangte Sicherheitsleistung nicht erbracht wird;
c) durch die geplante Veranstaltung eine Störung der öffentlichen Sicherheit und
Ordnung oder Schädigung der Ev. Markus-Kirchengemeinde zu befürchten ist;
c) infolge höherer Gewalt, bei öffentlichen Notständen oder sonstigen im öffentlichen
Interesse liegenden Gründen (z. B. unaufschiebbare Bauarbeiten etc.), die Räume
nicht zur Verfügung gestellt werden können.
Bielefeld, den
.......................................................................................................................................................
(Name, Vorname, Telefon-Nr.)
.......................................................................................................................................................
(Straße, Hausnummer)
..................................................................
(Unterschrift) ...

7. Schlüsselordnung
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7.1 Die Schlüsselübergabe erfolgt frühestens 1 Tag vor Veranstaltungstermin.
7.1.1 Die Kaution wird nach Rückgabe des Schlüssels am darauffolgenden Tag der
Veranstaltung wieder zurückgezahlt, wenn keine Beanstandungen vorliegen. Sollte eine
mangelhafte Reinigung festgestellt werden, müssen 15 €/Std. für Reinigungsarbeiten
einbehalten werden. Bei Beschädigungen wird nach Instandsetzung durch eine Firma die
Firmenrechnung mit der Kaution verrechnet.
7.2 Der GhBa gibt den Schlüssel aus und führt hierüber ein Schlüsselbuch.
Durch Unterschrift im Schlüsselbuch verpflichtet sich der Empfänger zu sorgfältigem
Umgang mit dem Schlüssel und zur Beachtung der Gemeindehausregelung und der
Schlüsselordnung. Mit dem Schlüssel wird eine Hausordnung (Anlage 1) und ein
Gebührentarif (Anlage 2) ausgehändigt.
7.3 Wegen der Verlustgefahr darf ein Schlüssel nicht allgemeinverständlich als
Gemeindehausschlüssel gekennzeichnet sein.
7.4 Der Verlust eines Schlüssels ist unverzüglich mit Angabe der Umstände (soweit bekannt)
dem GhBa mitzuteilen.
7.5 Technische Geräte dürfen nur nach Absprache und Einführung durch ein GhBa-Mitglied
benutzt werden. Die Musikanlage im Jugendhaus gehört der Ev. Jugendarbeit,
Raumschaft 9/10 und kann gegen Gebühr benutzt werden (s. Gebührentarif, Anlage 2). Die
Disco-Lichtanlage bzw. Theaterscheinwerfer können ebenfalls gegen eine Gebühr bei der
Ev. Jugendarbeit entliehen werden.
7.6 Hand- und Geschirrtücher sowie Tischdecken sind vom Benutzer zu stellen.
7.7 Der Veranstalter ist dafür verantwortlich, dass nach Ende der Veranstaltung die Fenster
geschlossen sind, die Beleuchtung (auch in den Toiletten) ausgeschaltet ist und die benutzten
Räume und der Eingang ordnungsgemäß abgeschlossen werden.
7.8 Bei Gefahr sind die dafür vorgesehenen Notausgänge zu nutzen.
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(Anlage 1)
Hausordnung
1. Alle Besucher sollen das Haus und seine Einrichtung schonen, sauber halten und vor Beschädigung schützen.
Aufgetretene Schäden sind dem Gemeindehaus-Belegungsausschuss (GhBa) unverzüglich zu melden. Für
mutwillig verursachte Schäden haftet die Gruppe oder der Veranstalter.
2. Mit Energie für Heizung und Beleuchtung ist so sparsam wie möglich umzugehen.
3. Alle Gruppen halten sich an die ihnen zugeteilten Gruppenräume und Veranstaltungszeiten nach
Belegungsplan und nehmen gegenseitig Rücksicht bei gleichzeitigen Veranstaltungen. Die einzelnen Räume
dürfen nur entsprechend ihrer Zweckbestimmung benutzt werden.
4. Die benutzen Räume sind aufgeräumt und besenrein zu verlassen
(in Ausnahmefällen durch Genehmigung des GhBa bis zum folgenden Tag - spätestens 11.00 Uhr-).
Reinigungsgeräte befinden sich im Besenschrank in der Küche – im Jugendhaus in einem separaten Raum..
Sollte die Reinigung nicht erfolgt sein, so werden Reinigungskosten in Rechnung gestellt.
( Dem GhBa, der Jugendarbeit, der Küsterin oder einem anderen Gemeindeglied ist Gelegenheit zur Abnahme
der Räume zu geben.)
5. Entstandene Schäden sind bei der Schlüsselübergabe zu melden.
Für diese Schäden haftet der Verantwortliche der Veranstaltung.
6. Geschirr u. ä. ist nach Gebrauch zu säubern und wieder in die Schränke zu räumen.
Tische sind feucht abzuwischen. Geschirrtücher sowie Tischdecken sind vom Veranstalter zu stellen.
7. Im Gemeindehaus und im Jugendhaus ist das Rauchen grundsätzlich untersagt.
8. Auf dem Grundstück und in den Räumlichkeiten ist das Jugendschutzgesetz gültig.
8a. Das Einnehmen von Alkohol/Spirituosen/Alkopops etc. durch Jugendliche sind auf dem gesamten
Grundstück der Ev. Markus-Kirchengemeinde Bielefeld grundsätzlich nicht gestattet.
8b.Ego-Shooter und andere Gewalt verherrlichende Computerspiele für LAN-Partys sind nicht erlaubt.
9. Auf Müllvermeidung und Mülltrennung ist zu achten. Der Gebrauch von Einweggeschirr, Einwegbesteck und
Einwegflaschen ist zu unterlassen. Falls dieses trotzdem benutzt wird, ist der anfallende Müll mitzunehmen.
10. Die Besucher und Nutzer des Gemeindehauses und des Jugendhauses betreten das Grundstück und die
Gebäude der Ev. Markus-Kirchengemeinde Bielefeld auf eigene Gefahr.
11. Die Ruhezeiten zwischen 13.00 Uhr und 15.00 Uhr sowie ab 22.00 Uhr bis 06.00 Uhr müssen eingehalten
werden. Es darf kein Lärm mehr nach außen dringen. In den Abendstunden sind die Fenster geschlossen zu
halten. Musikwiedergabegeräte sind so einzustellen, dass Dritte nicht gestört werden. Die Veranstaltungen sollen
bis 22.30 Uhr beendet sein (Ausnahmen sind mit dem GhBa abzusprechen).
Es ist dringend darauf zu achten, dass die Nachbarschaft – besonders auch nach Ende der Veranstaltung – nicht
gestört wird.
12. Die Küche im Gemeindehaus darf nur in Absprache mit dem GhBa benutzt werden.
13. Es ist alles zu unterlassen, was die Sicherheit (z. B. Brandgefahr) des Hauses und der Veranstaltung sowie
Gesundheit und Hygiene gefährden bzw. beeinträchtigen könnte.
14. Für die Garderobe wird nicht gehaftet.
15. Sollten sich auf dem Parkett Wasserlachen gebildet haben, sind diese umgehend zu entfernen.
16. Für die Einhaltung der Hausordnung ist der Gruppenleiter bzw. der Veranstalter verantwortlich. Den
Anweisungen des GhBa ist Folge zu leisten.

(Anlage 2)
Gebührentarif für private Nutzungen
(Gemeindehaus)
Gebühren ohne Küchenbenutzung (pro Tag)
Kleine Räume (bis ca. 25 Personen): 45 €
Kleiner Saal (2/5-Raum) (bis ca. 40 Personen): 70 €
Kleiner Saal (3/5-Raum) (bis ca. 70 Personen): 90 €
Großer Saal (bis ca. 150 Personen): 180 €
Pauschale für die Mehrarbeit der Küsterin: 50 € für großen Saal (Vorarbeiten wie z. B.
Tische stellen, dekorieren)
Gebühren einschl. Küchenbenutzung (pro Tag)
Kleine Räume (bis ca. 25 Personen): 60 €
Kleiner Saal (2/5-Raum) (bis ca. 40 Personen): 95 €
Kleiner Saal (3/5-Raum) (bis ca. 70 Personen): 125 €
Großer Saal (bis ca. 150 Personen): 230 €
Pauschale für die Mehrarbeit der Küsterin: 50 € für großen Saal (Vorarbeiten wie z. B.
Tische stellen, dekorieren)
Gebührentarif für private Nutzungen
(Jugendhaus)
Nachmittags von 15.00 Uhr bis 19.00 Uhr: 60 €
Samstag und Sonntag (jeweils ganzer Tag): 120 €
Technische Anlagen wie Musikanlage 20 €
Disco – Lichtanlage (Steuergerät 10 €, 1 Traverse mit 4 Lampen (10 €)
2 Traversen sind vorhanden.
Theaterscheinwerfer (1 Traverse mit Spot und Fluter 15 €)
2 Traversen sind vorhanden.

(Anlage 2)
Gebührentarif für private Nutzungen
(Gemeindehaus)
Gebühren ohne Küchenbenutzung
Kleine Räume (bis ca. 25 Personen):
Die ersten 3 Stunden 35 €
jede weitere Stunde 5 €
Kleiner Saal (bis ca. 40 Personen):
Die ersten 3 Stunden 55 €
jede weitere Stunde 7,50 €
Großer Saal (bis ca. 150 Personen):
Die ersten 3 Stunden 140 €
jede weitere Stunde 20 €
Pauschale für die Mehrarbeit der Küsterin: 50 € für großen Saal (Vorarbeiten wie z. B.
Tische stellen, dekorieren)
Gebühren einschl. Küchenbenutzung
Kleine Räume (bis ca. 25 Personen):
Die ersten 3 Stunden 50 €
jede weitere Stunde 20 €
Kleiner Saal (bis ca. 40 Personen):
Die ersten 3 Stunden 80 €
Jede weitere Stunde 35 €
Großer Saal (bis ca. 150 Personen):
Die ersten 3 Stunden 190 €
Jede weitere Stunde 70 €
Pauschale für die Mehrarbeit der Küsterin: 50 € für großen Saal (Vorarbeiten wie z. B.
Tische stellen, dekorieren)