Personalabrechnung auf Knopfdruck mit dem SAP ... - KDRS/RZRS

Personalabrechnung auf Knopfdruck
mit dem SAP Schedule Manager
Sie arbeiten meist im Hintergrund, doch ohne sie
läuft nichts – die Mitarbeiter in Rathäusern, Bauhöfen,
Kläranlagen und anderen kommunalen
Einrichtungen. Damit sie pünktlich ihre Gehaltsabrechnung
erhalten, zählen Kommunen auf den
Service der Kommunalen Datenverarbeitung
Region Stuttgart (KDRS) und des dazugehörigen
Rechenzentrums (RZRS). Als Systemhaus, IT-
Dienstleister und Berater für den öffentlichen
Sektor bietet das RZRS umfassende Dienstleistungen
an – eine davon ist die Personalabrechnung.
Zurzeit ersetzt die KDRS bei ihren Kunden das Personalabrechnungsverfahren
PWES durch das SAPbasierte
Personalwirtschaftssystem dvv.Personal.
In den Jahren 2008 und 2009 stellten bereits 135 Verwaltungseinheiten
in der Region Stuttgart komplett
auf dvv.Personal um – mit insgesamt 28.000 Abrechnungsfällen.
Bis Ende 2011 sollen weitere 240 Verwaltungen
mit 35.000 Abrechnungsfällen folgen. „Wir
bieten unseren Kunden die komplette Personalabrechnung
als Dienstleistung an“, erklärt Bernd Muth, Ab-
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teilungsleiter Verfahrensimplementierung bei der
KDRS, „unser Ziel war es, eine zentrale, automatisierte
Abrechnungssteuerung für alle Verwaltungen einzuführen,
was angesichts der immensen Fallzahlen
und der parallel weiterlaufenden Umstellungen auf
SAP ERP HCM eine große Herausforderung darstellte.“
SAP passte den Schedule Manager speziell für
die KDRS/RZRS an
Als Lösung bot sich der Schedule Manager an, denn
er ermöglicht und vereinfacht die Definition, Einplanung,
Durchführung und Kontrolle von periodisch
wiederkehrenden Arbeiten. Er ist Bestandteil von SAP
ERP, wurde bei KDRS jedoch noch nie in Verbindung
mit SAP ERP HCM genutzt. „Wir kontaktierten SAP
und fragten, ob der Schedule Manager für uns entsprechend
angepasst werden kann“, erinnert sich
Muth, der die Projektleitung übernahm. „SAP gab
sofort grünes Licht, und schon kurze Zeit später fand
ein erstes Treffen mit einem Entwickler aus Walldorf
statt.“ Gemeinsam wurden dann die nötigen Anpas-
Kommunale Datenverarbeitung
Region Stuttgart
Rechenzentrum
Region Stuttgart GmbH

sungen erarbeitet. „Die Einführung des Schedule
Manager hat viele Abteilungen miteinander verknüpft
und ein Bewusstsein für gute Zusammenarbeit geschaffen“,
betont Bernd Muth.
Das Projekt war recht umfangreich. Innerhalb der
KDRS betraf es die Kundenbetreuung, Verfahrensimplementierung
und Produktionssteuerung, was eine
enge Abstimmung aller Beteiligten erforderte.
Gleichzeitig musste unter Zeitdruck eine schnelle
Lösung gefunden werden. „Manchmal gab es kleinere
Kommunikationsprobleme und Missverständnisse“,
sagt Muth, „jedoch haben die kurzfristigen
Terminabsprachen mit unserem Ansprechpartner bei
SAP sehr gut funktioniert.“ Nach einigen Treffen war
der richtige Ansatz gefunden und der Schedule
Manager erfolgreich für die Arbeit mit SAP ERP HCM
angepasst. „Die gesamte Abrechnung für rund
15.000 Abrechnungsfälle ist inzwischen voll automatisiert“,
freut sich Muth. Stück für Stück sollen nun die
restlichen Abrechnungsfälle folgen.
Weniger Aufwand und bessere Zusammenarbeit
Dank der Umstellung wickeln nun die Landratsämter
der Region Stuttgart sowie Städte wie etwa Esslingen,
Ludwigsburg, Böblingen oder Göppingen ihre
Personalabrechnungen in der Regel innerhalb von
zwei Tagen ab. Der Aufwand für die Verwaltungsmitarbeiter
ist minimal: „Sie überprüfen die automatisch
erstellten Abrechnungen und erteilen mit einem
Mausklick die Freigabe bis zum Druck der Entgeltnachweise“,
erklärt Hans-Peter Reischl, bei der KDRS
zuständig für die Umstellungsprojekte. „Dank der
Ansprechpartner:
Bernd Muth, Abteilungsleiter Verfahrensimplementierung, E-Mail: b.muth@kdrs.de
Hans-Peter Reischl, Stv. Geschäftsbereichsleiter Personalwirtschaftsverfahren, E-Mail: h.reischl@kdrs.de
Stand: Oktober 2010
neuen Lösung haben auch wir deutlich weniger Aufwand
in der Abrechnungsbetreuung und können die
gesparte Zeit in andere wichtige Bereiche investieren.“
Sein Augenmerk liegt auf der bevorstehenden
dvv.Personal-Umstellung weiterer Kommunen: „Die
Landeshauptstadt Stuttgart stellt uns dabei vor eine
große Herausforderung“, meint Reischl.
Herausforderungen im öffentlichen Sektor
„Eine gute Zusammenarbeit ist die Grundlage für
Unternehmenserfolg“, betont Frank Wondrak, Vorsitzender
der Geschäftsführung der KDRS und RZRS
GmbH in Personalunion. Gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise
wächst der Kostendruck bei den Kommunen,
und die Kassen für IT-Investitionen sind meist
leer. „Wir müssen ein optimales Preis-Leistungs-
Verhältnis bieten, um neue Produkte und Dienstleistungen
bei unseren Kunden einzubringen“, so
Wondrak, „und das tun wir.“
Gleichzeitig gehen die KDRS als Zweckverband und
das RZRS als GmbH zusammen auf Wachstumskurs.
„Wir wandeln uns vom Zweckverbandsversorger zum
proaktiven Dienstleister“, erklärt Wondrak. Bisher
bildeten die Verbandsmitglieder – also Kommunen
rund um Stuttgart – den Großteil seines Kundenstamms.
„Wir wollen unsere Kompetenz und Innovationskraft
nutzen, um auch Kunden außerhalb der
Region auf uns aufmerksam zu machen.“ Wondrak
erklärt, was er damit erreichen will: „Unsere Kunden
sollen durch eine prozess- und organisationsorientierte
IT noch effizienter arbeiten.“ Das Projekt von
Bernd Muth habe gezeigt, wie das funktioniert.