Vorarbeiten für die kommunale Doppik –Erfassung und Bewertung

Vorarbeiten für die kommunale Doppik
- Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens -
Eine der drei Säulen des Neuen Kommunalen Haushaltsrechts (NKHR) stellt neben der
Ergebnis- und der Finanzrechnung, die Vermögensrechnung dar, in der die Kommunen ihr
gesamtes Vermögen in Form einer Bilanz darstellen. Die vollständige Erfassung und
Bewertung des unbeweglichen und beweglichen Vermögens ist eine große
Herausforderung für die jeweilige Verwaltung.
Im Rahmen der Erstinventur sowie zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres muss die
Kommune eine Inventarisierung über ihre Vermögensgegenstände durchführen, die nach
Art, Menge und Wert in einem Inventarverzeichnis gelistet werden. Dieses dient als
Grundlage zur Bewertung in der Eröffnungsbilanz beziehungsweise den jährlichen
Schlussbilanzen. Bei jeder Inventur müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur
(GoInv) beachtet werden:
• Vollständigkeit der Bestandsaufnahme
• Richtigkeit der Bestandsaufnahme
• Einzelerfassung der Bestände
• Dokumentation und Nachprüfbarkeit
• der Bestandsaufnahme
• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Die voll integrierten Softwarelösungen „dvv.Liegenschaftsmanagement“,
„dvv.webGIS“, „Kai“ und „AnKom2“ unterstützen Sie sowohl bei der Erfassung
als auch bei der Bewertung des kommunalen Vermögens in komfortabler Weise.
Erstinventur
Bei der erstmaligen Bestandsaufnahme werden alle selbständig nutz- und verwertbaren
Vermögensgegenstände des Anlagevermögens wie Grundstücke, Gebäude,
Betriebsvorrichtungen, Außenanlagen und sonstige unbewegliche oder bewegliche
Vermögensgegenstände erfasst. Besonders zu beachten sind die Eigentumsverhältnisse
beispielsweise bei Leasingverträgen oder Bauten auf fremden Grundstücken.
Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 60 EUR
netto liegen, müssen nicht erfasst werden.
Inventarisierung des beweglichen Vermögens mit „Kai“
Das Konzept für Kai wurde im 2004 in Zusammenarbeit mit 18 Kommunen aus Nordrhein-
Westfalen entwickelt. Heute wird Kai bundesweit bei mehr als 175 öffentlichen
Verwaltungen eingesetzt (darunter mehrere Großstädte mit über 100.000 Einwohnern)
und hat sich in vielen Inventarisierungsprojekten bestens bewährt. Aus der täglichen
Erfahrung der Kunden entstand ein überzeugendes Software-Produkt, das in besonderer
Weise auf die organisatorischen Erfordernisse von Kommunen unterschiedlicher
Größenordnungen abgestimmt ist. Vor allem wegen seiner praxisgerechten Funktionen,
seiner leichten Bedienung und seiner Flexibilität wird Kai von den Kommunen geschätzt.
Im täglichen Praxiseinsatz zeigt sich, dass eine gute Inventarisierungslösung nicht nur
eine Arbeitserleichterung für die Verwaltung bringen kann, sondern auch Mehrwert schafft.
Seite 1 von 5

Vermögenserfassung
Die Ersterfassung der beweglichen Vermögensgegenstände wird mit einer körperlichen
Inventurform durchgeführt. Die Vermögensgegenstände (wie Maschinen und Fahrzeuge,
Betriebs- und Geschäftsausstattung, Lagerbestände, Kunstwerke und
Museumsgegenstände) werden durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen
aufgenommen. Für die Vermögenserfassung bieten sich folgende Erfassungsmedien an:
• "Klassische" Erfassung per Beleg
• Einsatz von Laptops, auf denen die Client-Komponente der Software im
"abgekoppelten Modus" betrieben wird. Vor Beginn der Erfassung können die
Grunddaten vom Rechenzentrum geladen werden. Nach Abschluss der Erfassung
werden die aufgenommenen Inventargüter wieder auf den Server im
Rechenzentrum überspielt.
• Einsatz von mobilen Erfassungsgeräten ("Handhelds") mit integriertem Barcode-
Scanner, auf denen eine mobile Komponente der Software betrieben wird
• Datenimport aus bereits aufgebauten Inventarlisten im Excel-Format.
• Datenimport aus dem landeseinheitlichen Altverfahren FAB
Die Inventarisierungssoftware "Kai" kann wesentlich dazu beitragen, den
Aufwand für die Ersterfassung in Grenzen zu halten und gleichzeitig den
organisatorischen Rahmen für eine dauerhafte Inventarbestandsführung
zu schaffen. Sie bietet einfache und klare Abläufe und berücksichtigt alle
Aspekte der Inventarbestandsführung. (Übrigens: Mit "Kai" haben Sie eine
günstige und ausgereifte Software im Einsatz).
Seite 2 von 5

Die daraus entstandene Datenbank korrespondiert gleichzeitig direkt mit den
Anlagenbuchhaltungssystemen verschiedenster Finanzsoftware (u.a. KIRP und SAP)
sowie verschiedenen Bewertungstools (z.B. Ankom2), um eine doppelte Datenhaltung
bzw. -eingabe zu vermeiden.
Es empfiehlt sich, die erfassten beweglichen Vermögensgegenstände durch Barcode-
Aufkleber zu kennzeichnen, damit diese später mittels Barcodescanner einfacher
identifiziert werden können.
Planungsschritte für die kommunale Inventur
Es empfiehlt sich, vor jeder Inventur einen Inventurrahmenplan aufzustellen. Dieser
regelt den sachlichen, zeitlichen und personellen Ablauf der Inventurplanung und
Durchführung sowie die Aufbereitung der Inventurdaten. Ein Inventursachplan stellt
sicher, dass alle Orte in die Inventur einbezogen und klar voneinander abgegrenzt werden
können. Die gesamte Verwaltung wird in Aufnahme- beziehungsweise
Verantwortungsbereiche eingeteilt. Die Einteilung kann nach Dezernaten, Ämter oder
sonstigen Einteilungen vorgenommen werden. Doppelerfassungen sowie
Erfassungslücken von Vermögensgegenständen sind damit ausgeschlossen. Bei der
körperlichen Inventur steht die Planung nach örtlichen Gegebenheiten (Stadtteile,,
Straßen, Gebäude, Stockwerke, Räume) im Vordergrund. Auch für die Planung und
Durchführung der Buch- und Beleginventur (beispielsweise einer Inventur anhand von
Dokumenten) kann eine Unterteilung nach sachlichen Gesichtspunkten sinnvoll sein.
Für die Inventur wird ein Zeit- und Personalplan sowie Zähllisten zur Aufnahme der
Vermögensgegenstände erstellt. Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der
Vorbereitung und Durchführung der Inventur sowie der Aufbereitung der Inventurdaten. Es
werden genaue Zeiträume und Zeitpunkte zur Erledigung einzelner Arbeiten festgelegt.
Der Personalplan regelt die personellen Zuständigkeiten im Rahmen der Inventur und
enthält die Namen aller an der Inventur beteiligten Personen mit den entsprechenden
Funktionen (Inventurleitung, Aufnahmeleitung, Aufschreiber, Ansager oder
Stichprobenkontrolleur). Die Zähllisten einer Erstinventur werden fortlaufend nummeriert.
Neben der Inventarnummer, Bezeichnung und der Mengenangabe des
Vermögensgegenstandes sind Angaben zur Lokation, zum Inventurdatum und
Unterschriften des Ansagers und des Aufschreibers erforderlich. Bewertungsrelevante
Beobachtungen bei der Inventaraufnahme können auf den Zähllisten festgehalten werden.
Eine Zählliste ist ein Dokument und darf deshalb nicht mit Bleistift beschrieben werden.
Falscheinträge müssen gestrichen werden, alle Eintragungen sind vor Ort durchzuführen.
Nichtbenötigte Zeilen auf der Inventurzählliste werden durchgestrichen und sind dadurch
entwertet. Zähllisten dürfen weder weggeworfen noch vernichtet werden.
Seite 3 von 5

Bewertung des Vermögens mit dem Softwarepaket "AnKom2"
Die Software 'AnKom2' beantwortet die vier wesentlichen Fragen, die zur Bilanzierung
Ihres Anlagevermögens im Rahmen der Kommunalen Doppik entstehen:
1. Vollständige Erfassung aller kommunalen unbeweglichen und beweglichen
Sachanlagen in einer Datenbank
2. Automatisierte Übernahme aller im kommunalen Eigentum befindlichen
Liegenschaften
3. Programmunterstützte Bewertung des erfassten Anlagevermögens nach den
verschiedenen zugelassenen Bewertungsverfahren
4. Übergabe an Ihre Anlagenbuchhaltung (KIRP oder SAP) zur Erstellung der
Eröffnungsbilanz.
Grundlagen hierzu sind die
• GemO: ... sieht die Erstellung einer Eröffnungsbilanz vor
• GemHVO: Die Gemeinde hat ...... ihr Vermögen ..... genau zu verzeichnen und
dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände... anzugeben.
Seite 4 von 5

Zur automatisierten Übernahme der kommunalen Liegenschaften können Sie die
Daten des „Automatisierten Liegenschaftsbuches“ inklusive der Informationen über
Nutzung und Teilflächen verwenden.
Diese Daten können Sie mit einem Geo-Informationssystem auswerten und
bilanzieren. Um Fragen zu aktuellen Nutzungen der Flurstücke zu beantworten,
können Sie Orthophotos (Luftbilder) hinterlegen und dem entsprechenden
Wirtschaftsgut elektronisch anheften.
Diese Funktionalitäten sind in AnKom2 zurzeit einzigartig!
Es wird sichergestellt, dass alle Zu- und Abgänge bis zum Stichtag der kommunalen
Doppik programmintern sicher verwaltet werden.
Das 3-Stufen-Modell erlaubt im ersten Schritt die quantitative Erfassung aller
relevanten Daten, im zweiten Schritt die dazugehörigen Bewertungen auszuführen. Der
dritte Schritt, nämlich die Übernahme in die Anlagenbuchhaltung, braucht erst kurz vor
Erstellung der Eröffnungsbilanz vorgenommen werden.
Seite 5 von 5