Vorarbeiten für die kommunale Doppik –Erfassung und Bewertung
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<strong>Vorarbeiten</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>kommunale</strong> <strong>Doppik</strong><br />
- Erfassung <strong>und</strong> <strong>Bewertung</strong> des <strong>kommunale</strong>n Vermögens -<br />
Eine der drei Säulen des Neuen Kommunalen Haushaltsrechts (NKHR) stellt neben der<br />
Ergebnis- <strong>und</strong> der Finanzrechnung, <strong>die</strong> Vermögensrechnung dar, in der <strong>die</strong> Kommunen ihr<br />
gesamtes Vermögen in Form einer Bilanz darstellen. Die vollständige Erfassung <strong>und</strong><br />
<strong>Bewertung</strong> des unbeweglichen <strong>und</strong> beweglichen Vermögens ist eine große<br />
Herausforderung <strong>für</strong> <strong>die</strong> jeweilige Verwaltung.<br />
Im Rahmen der Erstinventur sowie zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres muss <strong>die</strong><br />
Kommune eine Inventarisierung über ihre Vermögensgegenstände durchführen, <strong>die</strong> nach<br />
Art, Menge <strong>und</strong> Wert in einem Inventarverzeichnis gelistet werden. Dieses <strong>die</strong>nt als<br />
Gr<strong>und</strong>lage zur <strong>Bewertung</strong> in der Eröffnungsbilanz beziehungsweise den jährlichen<br />
Schlussbilanzen. Bei jeder Inventur müssen <strong>die</strong> Gr<strong>und</strong>sätze ordnungsmäßiger Inventur<br />
(GoInv) beachtet werden:<br />
• Vollständigkeit der Bestandsaufnahme<br />
• Richtigkeit der Bestandsaufnahme<br />
• Einzelerfassung der Bestände<br />
• Dokumentation <strong>und</strong> Nachprüfbarkeit<br />
• der Bestandsaufnahme<br />
• Gr<strong>und</strong>satz der Wirtschaftlichkeit<br />
Die voll integrierten Softwarelösungen „dvv.Liegenschaftsmanagement“,<br />
„dvv.webGIS“, „Kai“ <strong>und</strong> „AnKom2“ unterstützen Sie sowohl bei der Erfassung<br />
als auch bei der <strong>Bewertung</strong> des <strong>kommunale</strong>n Vermögens in komfortabler Weise.<br />
Erstinventur<br />
Bei der erstmaligen Bestandsaufnahme werden alle selbständig nutz- <strong>und</strong> verwertbaren<br />
Vermögensgegenstände des Anlagevermögens wie Gr<strong>und</strong>stücke, Gebäude,<br />
Betriebsvorrichtungen, Außenanlagen <strong>und</strong> sonstige unbewegliche oder bewegliche<br />
Vermögensgegenstände erfasst. Besonders zu beachten sind <strong>die</strong> Eigentumsverhältnisse<br />
beispielsweise bei Leasingverträgen oder Bauten auf fremden Gr<strong>und</strong>stücken.<br />
Vermögensgegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 60 EUR<br />
netto liegen, müssen nicht erfasst werden.<br />
Inventarisierung des beweglichen Vermögens mit „Kai“<br />
Das Konzept <strong>für</strong> Kai wurde im 2004 in Zusammenarbeit mit 18 Kommunen aus Nordrhein-<br />
Westfalen entwickelt. Heute wird Kai b<strong>und</strong>esweit bei mehr als 175 öffentlichen<br />
Verwaltungen eingesetzt (darunter mehrere Großstädte mit über 100.000 Einwohnern)<br />
<strong>und</strong> hat sich in vielen Inventarisierungsprojekten bestens bewährt. Aus der täglichen<br />
Erfahrung der K<strong>und</strong>en entstand ein überzeugendes Software-Produkt, das in besonderer<br />
Weise auf <strong>die</strong> organisatorischen Erfordernisse von Kommunen unterschiedlicher<br />
Größenordnungen abgestimmt ist. Vor allem wegen seiner praxisgerechten Funktionen,<br />
seiner leichten Be<strong>die</strong>nung <strong>und</strong> seiner Flexibilität wird Kai von den Kommunen geschätzt.<br />
Im täglichen Praxiseinsatz zeigt sich, dass eine gute Inventarisierungslösung nicht nur<br />
eine Arbeitserleichterung <strong>für</strong> <strong>die</strong> Verwaltung bringen kann, sondern auch Mehrwert schafft.<br />
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Vermögenserfassung<br />
Die Ersterfassung der beweglichen Vermögensgegenstände wird mit einer körperlichen<br />
Inventurform durchgeführt. Die Vermögensgegenstände (wie Maschinen <strong>und</strong> Fahrzeuge,<br />
Betriebs- <strong>und</strong> Geschäftsausstattung, Lagerbestände, Kunstwerke <strong>und</strong><br />
Museumsgegenstände) werden durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen<br />
aufgenommen. Für <strong>die</strong> Vermögenserfassung bieten sich folgende Erfassungsme<strong>die</strong>n an:<br />
• "Klassische" Erfassung per Beleg<br />
• Einsatz von Laptops, auf denen <strong>die</strong> Client-Komponente der Software im<br />
"abgekoppelten Modus" betrieben wird. Vor Beginn der Erfassung können <strong>die</strong><br />
Gr<strong>und</strong>daten vom Rechenzentrum geladen werden. Nach Abschluss der Erfassung<br />
werden <strong>die</strong> aufgenommenen Inventargüter wieder auf den Server im<br />
Rechenzentrum überspielt.<br />
• Einsatz von mobilen Erfassungsgeräten ("Handhelds") mit integriertem Barcode-<br />
Scanner, auf denen eine mobile Komponente der Software betrieben wird<br />
• Datenimport aus bereits aufgebauten Inventarlisten im Excel-Format.<br />
• Datenimport aus dem landeseinheitlichen Altverfahren FAB<br />
Die Inventarisierungssoftware "Kai" kann wesentlich dazu beitragen, den<br />
Aufwand <strong>für</strong> <strong>die</strong> Ersterfassung in Grenzen zu halten <strong>und</strong> gleichzeitig den<br />
organisatorischen Rahmen <strong>für</strong> eine dauerhafte Inventarbestandsführung<br />
zu schaffen. Sie bietet einfache <strong>und</strong> klare Abläufe <strong>und</strong> berücksichtigt alle<br />
Aspekte der Inventarbestandsführung. (Übrigens: Mit "Kai" haben Sie eine<br />
günstige <strong>und</strong> ausgereifte Software im Einsatz).<br />
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Die daraus entstandene Datenbank korrespon<strong>die</strong>rt gleichzeitig direkt mit den<br />
Anlagenbuchhaltungssystemen verschiedenster Finanzsoftware (u.a. KIRP <strong>und</strong> SAP)<br />
sowie verschiedenen <strong>Bewertung</strong>stools (z.B. Ankom2), um eine doppelte Datenhaltung<br />
bzw. -eingabe zu vermeiden.<br />
Es empfiehlt sich, <strong>die</strong> erfassten beweglichen Vermögensgegenstände durch Barcode-<br />
Aufkleber zu kennzeichnen, damit <strong>die</strong>se später mittels Barcodescanner einfacher<br />
identifiziert werden können.<br />
Planungsschritte <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>kommunale</strong> Inventur<br />
Es empfiehlt sich, vor jeder Inventur einen Inventurrahmenplan aufzustellen. Dieser<br />
regelt den sachlichen, zeitlichen <strong>und</strong> personellen Ablauf der Inventurplanung <strong>und</strong><br />
Durchführung sowie <strong>die</strong> Aufbereitung der Inventurdaten. Ein Inventursachplan stellt<br />
sicher, dass alle Orte in <strong>die</strong> Inventur einbezogen <strong>und</strong> klar voneinander abgegrenzt werden<br />
können. Die gesamte Verwaltung wird in Aufnahme- beziehungsweise<br />
Verantwortungsbereiche eingeteilt. Die Einteilung kann nach Dezernaten, Ämter oder<br />
sonstigen Einteilungen vorgenommen werden. Doppelerfassungen sowie<br />
Erfassungslücken von Vermögensgegenständen sind damit ausgeschlossen. Bei der<br />
körperlichen Inventur steht <strong>die</strong> Planung nach örtlichen Gegebenheiten (Stadtteile,,<br />
Straßen, Gebäude, Stockwerke, Räume) im Vordergr<strong>und</strong>. Auch <strong>für</strong> <strong>die</strong> Planung <strong>und</strong><br />
Durchführung der Buch- <strong>und</strong> Beleginventur (beispielsweise einer Inventur anhand von<br />
Dokumenten) kann eine Unterteilung nach sachlichen Gesichtspunkten sinnvoll sein.<br />
Für <strong>die</strong> Inventur wird ein Zeit- <strong>und</strong> Personalplan sowie Zähllisten zur Aufnahme der<br />
Vermögensgegenstände erstellt. Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der<br />
Vorbereitung <strong>und</strong> Durchführung der Inventur sowie der Aufbereitung der Inventurdaten. Es<br />
werden genaue Zeiträume <strong>und</strong> Zeitpunkte zur Erledigung einzelner Arbeiten festgelegt.<br />
Der Personalplan regelt <strong>die</strong> personellen Zuständigkeiten im Rahmen der Inventur <strong>und</strong><br />
enthält <strong>die</strong> Namen aller an der Inventur beteiligten Personen mit den entsprechenden<br />
Funktionen (Inventurleitung, Aufnahmeleitung, Aufschreiber, Ansager oder<br />
Stichprobenkontrolleur). Die Zähllisten einer Erstinventur werden fortlaufend nummeriert.<br />
Neben der Inventarnummer, Bezeichnung <strong>und</strong> der Mengenangabe des<br />
Vermögensgegenstandes sind Angaben zur Lokation, zum Inventurdatum <strong>und</strong><br />
Unterschriften des Ansagers <strong>und</strong> des Aufschreibers erforderlich. <strong>Bewertung</strong>srelevante<br />
Beobachtungen bei der Inventaraufnahme können auf den Zähllisten festgehalten werden.<br />
Eine Zählliste ist ein Dokument <strong>und</strong> darf deshalb nicht mit Bleistift beschrieben werden.<br />
Falscheinträge müssen gestrichen werden, alle Eintragungen sind vor Ort durchzuführen.<br />
Nichtbenötigte Zeilen auf der Inventurzählliste werden durchgestrichen <strong>und</strong> sind dadurch<br />
entwertet. Zähllisten dürfen weder weggeworfen noch vernichtet werden.<br />
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<strong>Bewertung</strong> des Vermögens mit dem Softwarepaket "AnKom2"<br />
Die Software 'AnKom2' beantwortet <strong>die</strong> vier wesentlichen Fragen, <strong>die</strong> zur Bilanzierung<br />
Ihres Anlagevermögens im Rahmen der Kommunalen <strong>Doppik</strong> entstehen:<br />
1. Vollständige Erfassung aller <strong>kommunale</strong>n unbeweglichen <strong>und</strong> beweglichen<br />
Sachanlagen in einer Datenbank<br />
2. Automatisierte Übernahme aller im <strong>kommunale</strong>n Eigentum befindlichen<br />
Liegenschaften<br />
3. Programmunterstützte <strong>Bewertung</strong> des erfassten Anlagevermögens nach den<br />
verschiedenen zugelassenen <strong>Bewertung</strong>sverfahren<br />
4. Übergabe an Ihre Anlagenbuchhaltung (KIRP oder SAP) zur Erstellung der<br />
Eröffnungsbilanz.<br />
Gr<strong>und</strong>lagen hierzu sind <strong>die</strong><br />
• GemO: ... sieht <strong>die</strong> Erstellung einer Eröffnungsbilanz vor<br />
• GemHVO: Die Gemeinde hat ...... ihr Vermögen ..... genau zu verzeichnen <strong>und</strong><br />
dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände... anzugeben.<br />
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Zur automatisierten Übernahme der <strong>kommunale</strong>n Liegenschaften können Sie <strong>die</strong><br />
Daten des „Automatisierten Liegenschaftsbuches“ inklusive der Informationen über<br />
Nutzung <strong>und</strong> Teilflächen verwenden.<br />
Diese Daten können Sie mit einem Geo-Informationssystem auswerten <strong>und</strong><br />
bilanzieren. Um Fragen zu aktuellen Nutzungen der Flurstücke zu beantworten,<br />
können Sie Orthophotos (Luftbilder) hinterlegen <strong>und</strong> dem entsprechenden<br />
Wirtschaftsgut elektronisch anheften.<br />
Diese Funktionalitäten sind in AnKom2 zurzeit einzigartig!<br />
Es wird sichergestellt, dass alle Zu- <strong>und</strong> Abgänge bis zum Stichtag der <strong>kommunale</strong>n<br />
<strong>Doppik</strong> programmintern sicher verwaltet werden.<br />
Das 3-Stufen-Modell erlaubt im ersten Schritt <strong>die</strong> quantitative Erfassung aller<br />
relevanten Daten, im zweiten Schritt <strong>die</strong> dazugehörigen <strong>Bewertung</strong>en auszuführen. Der<br />
dritte Schritt, nämlich <strong>die</strong> Übernahme in <strong>die</strong> Anlagenbuchhaltung, braucht erst kurz vor<br />
Erstellung der Eröffnungsbilanz vorgenommen werden.<br />
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