Reisekostenabrechnung (PDF, 580 KB)

dvv.Personal
03.2008
Reisekostenabrechnung
Lösungsbeschreibung und Kundennutzen
dvv.Personal-Ausbaukomponente
Die Ausbaukomponente Reisekostenabrechnung enthält die
komplette Abwicklung einer Reise vom Antrag und dessen
Genehmigung bis hin zur Buchung der Reisespesen und evtl.
anschließender Korrektur mit Rückrechnung.
Zielsetzung der Ausbaukomponente Reisekostenabrech-
nung ist:
eine effiziente Planung von Reisen
die schnelle und einfache Erfassung der Reisefakten
die Berechnung und Verbuchung der Reisekosten
Die Reisekostenabrechnung beinhaltet folgende Funktionen:
Reiseantrag
Reiseplanung (Reservierungssystem: AMADEUS/SABRE)
Reiseabrechnung
Trennungsgeld
In dvv.Personal stehen derzeit die Funktionen Reiseantrag und
Reiseabrechnung zur Verfügung.
Die Reiseabrechnung bildet dabei die Grundfunktion. Sie kann
vollkommen unabhängig von Reiseantrag und Reiseplanung
eingesetzt werden.
Voraussetzungen
Für die Erfassung und Abrechnung der Reisekosten der
Beschäftigen müssen folgende Voraussetzungen gegeben
sein:
Der Beschäftigte ist in dvv.Personal erfasst und hat eine
Personalnummer.
Für den Zeitraum der Dienstreise ist der Beschäftigte im
System als „aktiv” gekennzeichnet, d. h. er ist zum Zeit-
punkt beschäftigt.
Dem Beschäftigten wurde über die Planstelle eine
Kostenstelle zugewiesen.
Für den Zeitraum der Dienstreise ist der Infotyp Reise-
privilegien angelegt.
Die zugewiesene Kostenstelle muss kostenrechnungs-
relevant sein.

Mastereinstellungen
Im Reiseantrag können alle Reisedaten eines Mitarbeiters,
die
Genehmigung,
Vorschusszahlung und
Buchung
betreffen, hinterlegt werden.
Folgende Daten umfassen die Reisekostenabrechnung:
Reisedatum und -uhrzeit
Reiseziel und Reisegrund
Reiseverlauf
benötigte Reisevorschüsse
ggf. eine von der Stammkostenstelle abweichende
Kostenstelle, der die Reisekosten zugeordnet werden
sollen
zusätzliche Bemerkungen zur Reise
Anzahl der benötigten Reisedienstleistungen (Flug,
Hotelzimmer, Mietwagen, Bahnreise), ggf. geschätzte
Reisegesamtkosten
Die Reisekostenabrechnung ist das zentrale Objekt im
Reiseprozess. Die Reisefakten werden manuell erfasst oder
können aus einem Reiseantrag übernommen und anschlie-
ßend korrigiert werden. Während der Reiseantrag eine
optionale Zusatzfunktionalität bietet, ist die Reisekostenab-
rechnung unbedingt notwendig. Vor der eigentlichen
Abrechnung können die Abrechnungsergebnisse simuliert
werden.
Die Reisekostenabrechnung kann entweder vom Mitarbeiter
selbst oder vom Reisekostenabrechner angelegt werden.
Wurde sie vom Mitarbeiter selbst erfasst, so muss sie vor der
Abrechnung noch von dem Reisekostenabrechner nach
Prüfung der Belege genehmigt werden.
Bei der Abrechnung der Reisekosten erzeugt das System aus
den erfassten Reisedaten und den eingerichteten Erstattungs-
sätzen und Abrechnungsregeln die Abrechnungsergebnisse
und speichert diese in der Datenbank.
Weiterentwicklungen
dvv.Personal wird konsequent weiterentwickelt. Damit werden
den Kunden nicht nur die Grundfunktionalitäten als Lösung zur
Verfügung gestellt, sondern auch weitere Module so vorkonfi-
guriert, dass der Endanwender nur noch ein Minimum an
Aufwendungen für die eigene Implementierung erbringen
muss.
Schulungsunterlagen und Dokumentation
Für dvv.Personal/Reisekostenabrechnung stehen fertige Schu-
lungsunterlagen zur Verfügung. Zusammen mit der Einführung
von dvv.Personal wird eine umfangreiche Dokumentation zur
Verfügung gestellt. Diese Dokumentation wird im Rahmen der
Projektarbeit kontinuierlich fortgeschrieben.
Detaillierte Informationen
erhalten Sie bei:
Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken
Joachim Wöger
Telefon: (0 71 31) 9 58 - 1 86
E-Mail: joachim.woeger@kivbf.de
Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm
Michael Riesenberg
Telefon: (07 31) 94 55 - 1 13 00
E-Mail: michael.riesenberg@rz-kiru.de
Datenzentrale Baden-Württemberg
Ursula Vath
Telefon: (07 11) 81 08 - 7 93
E-Mail: u.vath@dzbw.de
Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart
Helmut Alder
Telefon: (07 11) 81 08 - 4 91
E-Mail: h.alder@kdrs.de
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