Leitfaden_ Betriebsvergleich.pdf - Zentralverband Hartwarenhandel ...

I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
in Zusammenarbeit mit dem
Der IfH-Betriebsvergleich Betriebsvergleich für den
Hartwarenhandel
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur
Auswertung
Köln 2009

I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Beim betrieblichen Controlling gilt der Blick über die Grenzen des
eigenen Unternehmens hinaus, der zwischenbetriebliche Betriebsvergleich
also, als unentbehrlich. Wird auf den Blick über den
Tellerrand hinaus verzichtet, droht Betriebsblindheit.
Das Institut für Handelsforschung (IfH) an der Universität zu Köln
führt seit 60 Jahren gemeinsam mit Verbänden und Unternehmensverbünden
Betriebsvergleiche für den Groß- und Einzelhandel sowie
diverse Industrie- und Dienstleistungsbranchen durch. Mit dem in
diesem Zeitraum erworbenen Know-how und seiner weitreichenden
Erfahrung ist das IfH heute ein führender Anbieter von Betriebsvergleichen
und Benchmarkinguntersuchungen im deutschsprachigen
Raum.
Initiator des Betriebsvergleiches für den Hartwarenhandel ist der
Zentralverband Hartwarenhandel e.V. (ZHH), Düsseldorf. Mit
diesem Engagement will der ZHH den mittelständischen Hartwarenhandel
fördern und ihm den Zugang zu diesem wichtigen
Controlling-Instrument ermöglichen.
Der vorliegende Leitfaden verrät Ihnen, wie auch Sie einfach und
bequem vom IfH-Betriebsvergleich profitieren können.
Die Funktionsweise des IfH-Betriebsvergleichs 2
Seite
Der IfH-Betriebsvergleich im Beispiel:
Großhändler Kirschbaum in der Krise 5
Bequem und einfach –
der IfH-Betriebsvergleich in vier Schritten 12
Fragen und Antworten
rund um den IfH-Betriebsvergleich 16
© Institut für Handelsforschung 1

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Branchenspezifische
Kennzahlen
Kennzahlen
und Unternehmensführung
2
Die Funktionsweise des
IfH-Betriebsvergleichs
Wenn in Ihrem Unternehmen nicht alles so läuft, wie es laufen
sollte, dann gilt es, die relevanten Schwächen zu identifizieren und
zu beseitigen. Der IfH-Betriebsvergleich hilft Ihnen bei diesen Aufgaben.
Bevor wir Ihnen anhand eines Beispiels die Vorteile und Anwendung
des IfH-Betriebsvergleichs zeigen, im Folgenden zunächst ein paar
Worte zum theoretischen Einmaleins dieses Instrumentes. Wer sich
sattelfest darin fühlt, kann diesen Abschnitt getrost übergehen.
Das Fundament des IfH-Betriebsvergleichs:
Ein branchenspezifisches Kennzahlensystem
Der IfH-Betriebsvergleich liefert ein branchenspezifisches System
von Kennzahlen, das Ihnen hilft, den Überblick zu behalten, Ziele zu
definieren und Ihren Betrieb sicher zu steuern. Kennzahlen sind ein
zentraler Baustein effektiver und effizienter Controllingsysteme.
Kennzahlen können Sie in nahezu allen Bereichen Ihres Betriebes
bilden und einsetzen: In der Beschaffung, der Logistik, der
Produktion und der Finanzierung ebenso wie im Personal- und
Absatzbereich. Kennzahlen können aus ausgesuchten Einzelgrößen
bestehen oder zueinander in eine sachlich sinnvolle Beziehung
gestellt und damit zu einem Kennzahlensystem verknüpft werden.
Ein solches Kennzahlensystem liefert Ihnen der Betriebsvergleich
des IfH.
Mit Hilfe von Kennzahlen und Kennzahlensystemen können Sie die
sonst kaum zu bewältigenden Datenmengen Ihres Betriebes auf
wenige, aber aussagekräftige Größen reduzieren.
Kennzahlensysteme dienen zur Steuerung des gesamten Unternehmens.
Sie helfen beispielsweise bei der Beurteilung anstehender
Alternativen oder tragen zur eindeutigen Formulierung von Zielvorgaben
bei. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, sich schnell
und auf relativ einfachem Wege Kenntnisse über die wirtschaftliche
Situation Ihres Unternehmens zu verschaffen. Damit gilt die Unterstützung
jeder einzelnen Phase der Unternehmensführung – von
der Analyse über die Planung bis zur Kontrolle.
© Institut für Handelsforschung

Betriebsergebnis
Betriebshandelsspanne ./.
Gesamtkosten
Umsatz ./. Wareneinsatz
Summe der
Einkaufsrechnungen
Personalkosten
+
Raumkosten
BezugsLieferanten- Sonstige
+ kosten ./. skonti ./. Preisnachlässe
+
Der zwischenbetriebliche Vergleich bringt
Kennzahlen zum Sprechen
I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Die Aufbereitung, Verdichtung und Strukturierung Ihrer betrieblichen
Daten im Kennzahlensystem des IfH-Betriebsvergleichs dient der
jahresbezogenen Dokumentation der betriebswirtschaftlichen Situation
Ihres Unternehmens. Eine solche Dokumentation schätzen
Banken und andere Kreditgeber nicht zuletzt seit Basel II. Das
eigene Rating lässt sich so leicht verbessern. Auch zeigt der IfH-
Betriebsvergleich, welche Hebel es zu bedienen gilt, um unter
Ratinggesichtspunkten zukünftig besser aufgestellt zu sein.
Um auch Entwicklungen im Zeitablauf abbilden zu können, unterstützt
der IfH-Betriebsvergleich Zeitreihenbetrachtungen, also die
Analyse der Entwicklung Ihrer betriebswirtschaftlichen Kennzahlen
im Zeitablauf.
Beim zwischenbetrieblichen Vergleich werden Ihre Kennzahlen mit
denen anderer Betriebe verglichen. Der IfH-Betriebsvergleich liefert
dabei Maßstabs- bzw. Normgrößen, die einen Vergleich mit ähnlichen
oder den besten Betrieben ermöglichen. Benchmarkinguntersuchungen
innerhalb des Teilnehmerkreises werden so zum
Kinderspiel.
+
Kapitalkosten
+
Werbekosten
Abbildung 1:
Ein einfaches
Kennzahlensystem
Dokumentation
Zeitreihenanalyse
Benchmarking
© Institut für Handelsforschung 3
+
Lageranfangsbestand
...
./.
+
Sonstige
Kosten
Lagerendbestand

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Bildung der
Vergleichsgruppen
Vielfältige
Hilfen
4
Natürlich dürfen Sie beim zwischenbetrieblichen Vergleich nicht die
sprichwörtlichen „Äpfel und Birnen“ miteinander vergleichen: Jede
Branche hat ihre ganz eigenen Kennzahlen, und auch ein Kleinstunternehmen
hat wenig davon, wenn es mit Großunternehmen verglichen
wird. Der IfH-Betriebsvergleich berücksichtigt diesen Sachverhalt,
indem sinnvolle Gruppierungen vorgenommen werden und
Sie als Anwender letztlich individuell darüber entscheiden können,
mit welchen Betrieben Sie sich vergleichen.
Die Analyse von Kennzahlen im Zeitablauf und der zwischenbetriebliche
Vergleich bieten vielfältige Hilfestellungen zur Steuerung Ihres
Unternehmens. Zu den wichtigsten Funktionen des IfH-Betriebsvergleichs
zählen die folgenden:
- Identifikation von Schwachstellen:
Durch das Erkennen von Schwachstellen übernimmt der
Betriebsvergleich eine Anstoß- bzw. Signalfunktion (z.B.
bei einem vergleichsweise niedrigen Betriebsergebnis).
- Ursachenanalyse:
Nachdem eine Schwachstelle erkannt wurde, gilt es die Ursachen
hierfür auszumachen. Der Betriebsvergleich kommt
dieser Aufgabe nach, indem das Betriebsergebnis in die
Bestandteile Betriebshandelsspanne und Handlungskosten
sowie einzelne Kostenarten aufgegliedert wird.
- Wirkungsprognose:
Wie wirken sich Änderungen einzelner Betriebsfaktoren
aus? Wie kann die Wirkung einzelner Maßnahmen abgeschätzt
werden? Der Betriebsvergleich übernimmt diese
Prognoseaufgaben, indem z.B. die aus dem Einsatz der
absatzpolitischen Instrumente hervorgehenden ökonomischen
Konsequenzen abgeschätzt werden.
- Zielformulierung:
Der Betriebsvergleich ermöglicht eine Ausrichtung an realistischen
Werten, z.B. an Durchschnittswerten oder am
Benchmark.
- Kontrolle:
Im Rahmen des Soll-Ist-Vergleichs können den ursprünglich
festgelegten Zielgrößen nach der Umsetzung die tatsächlich
realisierten Größen gegenübergestellt werden.
Der Soll-Ist-Vergleich stellt das klassische Instrument der
ergebnisorientierten Kontrolle zur Unternehmensführung
und Unternehmenssteuerung dar.
Wie der IfH-Betriebsvergleich in Ihrem Unternehmen genutzt werden
kann, möchten wir Ihnen im Folgenden anhand eines Beispiels
zeigen.
© Institut für Handelsforschung

I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Der IfH-Betriebsvergleich im
Beispiel: Großhändler Kirschbaum
in der Krise
„Liegt es an mir oder liegt es an der Konjunktur?“ Großhändler Jörg
Kirschbaum verstand die Welt nicht mehr: Über Jahrzehnte lief sein
Geschäft ganz passabel. Dann wendete sich das Blatt: Seit 2003
stagnierte der Umsatz bei steigenden Kosten – allmählich wurde die
Luft für Kirschbaum dünn.
„Geht es den anderen auch so? Gibt es einen Weg aus der Misere?“
Ein Kollege berichtete Kirschbaum von einem Betriebsvergleich
in seiner Branche. Bei der nächsten Jahresauswertung
war Kirschbaum mit von der Partie. Dabei sah er schnell, dass zwar
viele Kollegen mit ähnlichen Problemen zu kämpfen hatten, andere
aber deutlich besser dastanden. Werbe- oder Fuhrparkkosten
beispielsweise, die er lange kritisch beobachtet hatte, fielen gar
nicht aus dem Rahmen. Schwach sah Kirschbaum dagegen in
Bereichen aus, die ihm bisher überhaupt nicht negativ aufgefallen
waren: Gegenüber seinen Kollegen verfügte er zum Beispiel über
ein viel zu großes Warenlager – und das kostete richtig viel Geld.
Was läuft in der Großhandlung Kirschbaum
falsch?
Was sollte Kirschbaum tun? Sehen wir uns zur Beantwortung dieser
Frage zunächst die Ergebnisse seiner Jahresauswertung im Unternehmenskompass
(Betrieb 999/9999) etwas genauer an. Unser
Interesse gilt dabei zunächst dem Betriebsergebnis, der Handelsspanne
und den Gesamtkosten der Großhandlung Kirschbaum.
Zu den entscheidenden Positionen im Betriebsvergleich zählt das
betriebswirtschaftliche Ergebnis (Betriebsergebnis): Top oder Flop –
hier zeigt sich, ob ein Betrieb mit Gewinn oder Verlust gearbeitet
hat. Ein Blick auf die Ergebnisübersicht (siehe nachfolgende Seite)
offenbart die traurige Wahrheit: Das Betriebsergebnis der Großhandlung
Kirschbaum ist im Berichtsjahr negativ (-3,5 % des Nettoumsatzes).
Andere Betriebe in der gleichen Größenklasse (� die
Vergleichsgruppe) erzielen im Durchschnitt deutlich bessere Werte
und auch im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt sowie zum Vorjahr
fallen die Werte bei Kirschbaum in diesem Jahr schlecht aus.
Schlechte
Ertragssituation
© Institut für Handelsforschung 5

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Niedrige
Spanne und
hohe Kosten
Abbildung 2:
Ergebnisübersicht
und
Leistungskennzahlen
6
Auch bei der Handelsspanne (Umsatz abzüglich Beschaffung und
Lageranfangsbestand zuzüglich Lagerendbestand) schneidet
Kirschbaum schlechter (24,4 %) als die Betriebe in der Vergleichsgruppe
(25,0 %) und der Gesamtdurchschnitt (28,5 %) ab.
Bei den Gesamtkosten liegt Kirschbaum deutlich oberhalb der
Werte der Vergleichsgruppenbetriebe (+ 5,2 Prozentpunkte). Im
Vergleich zum Vorjahr stiegen seine Gesamtkosten zudem um
einen halben Prozentpunkt.
Ergebnisübersicht (alle Angaben in % des Nettoumsatzes) und Leistungskennzahlen
Betrieb 999/9999
Betriebsergebnis
Handelsspanne
Gesamtkosten
Umsatzentw.
(VJ = 100)
Umsatz je
beschäft.
Person
( in €)
© Institut für Handelsforschung
Lagerumschlag
(... mal)
Betrieb im BJ -3,5 24,4 27,9 95 292.800 4,3
Vergleichsgruppe im BJ 2,3 25,0 22,7 106 335.000 4,8
Abweichung (Betrieb BJ zu
Vergleichsgruppe BJ)
Minimum
Vergleichsgruppe BJ
Maximum
Vergleichsgruppe BJ
-5,8 -0,6 5,2 -11 -42.200 -0,5
-3,5 17,2 14,4 90 228.400 2,2
8,5 34,2 30,7 115 411.400 6,8
Gesamtdurchschnitt BJ 2,4 28,5 26,1 104 325.000 3,6
Abweichung (Betrieb BJ zu
Gesamtdurchschnitt BJ)
-5,9 -4,1 1,8 -9 -32.200 -0,2
Betrieb im VJ -2,8 24,6 27,4 98 298.000 4,5
Abweichung
(Betrieb BJ zu VJ)
BJ: Berichtsjahr VJ: Vorjahr
35
30
25
20
15
10
5
0
-5
-10
© Institut für Handelsforschung
-0,7 -0,2 0,5 -3 -5.200 -0,2
Betriebsergebnis, Handelsspanne und Gesamtkosten
in % des Nettoumsatzes
Betriebsergebnis Handelsspanne Gesamtkosten
Ihr Betrieb Ihre Vergleichsgruppe Gesamtdurchschnitt

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Die Ergebnisübersicht hat bei der Identifikation zentraler Schwachpunkte
der Großhandlung Kirschbaum geholfen. Um den Gründen
dieser Schwächen auf die Spur zu kommen und Gegenmaßnahmen
entwickeln zu können, bedarf es aber einer vertiefenden Analyse.
Umsatz – hier ist es kritisch
Schon ein erster Blick auf die Umsatzentwicklung zeigt, dass die
Großhandlung Kirschbaum Probleme in diesem Bereich hat: Während
die Betriebe in der Vergleichsgruppe ihre Umsätze im Schnitt
um 6 % steigern konnten, musste Kirschbaum ein Umsatzminus von
5 % hinnehmen. Der negative Trend des Vorjahres setzt sich in der
Großhandlung Kirschbaum also fort.
Die sinkenden Umsätze in der Großhandlung Kirschbaum deuten
auf eine mangelnde Auslastung der Betriebskapazitäten hin. Vertiefend
wirft Kirschbaum deshalb einen Blick auf den Umsatz je beschäftigte
Person: Mit 292.800 € erreicht seine Großhandlung bei
dieser Kennzahl nicht annähernd den Durchschnittswert der Vergleichsgruppe
(335.000 €) oder des gesamten Teilnehmerkreises
(325.000 €).
Einer der Betriebe in der Vergleichsgruppe erwirtschaftet sogar
einen Umsatz von 410.000 € je beschäftigte Person. Spätestens
hier dämmert es Kirschbaum, dass in seinem Unternehmen einiges
bislang nicht rund lief. Er weiß, dass eine Anpassung des Personaleinsatzes
an die Umsatzentwicklung geprüft werden muss, was zugegebenermaßen
leichter gesagt als getan ist.
Um Entlassungen vorzubeugen, macht sich Kirschbaum auf die
Suche nach Umsatzpotenzialen, die bislang noch nicht realisiert
worden sind. Er fragt sich, ob sein Unternehmen in den letzten
Jahren auf die falschen Kunden gesetzt hat. Auch bei der Beantwortung
dieser Frage hilft ihm der Betriebsvergleich des IfH.
Bei der Betrachtung der Kunden- bzw. Abnehmerstruktur seiner
Großhandlung (siehe nachfolgende Seite) sieht Kirschbaum, dass
sein Unternehmen deutlich stärker auf Industrie und öffentliche Auftraggeber
ausgerichtet ist (Umsatzanteil: 33,0 %) als dies bei den
meisten anderen Großhändlern der Fall ist (Umsatzanteil in der
Vergleichsgruppe: 16,7 %). Diese haben schwerpunktmäßig Abnehmer
aus dem verarbeitenden Handwerk (Umsatzanteil: 42,1 %).
Die unterschiedlichen Kunden- bzw. Abnehmerstrukturen können für
die schlechte Umsatzentwicklung der Großhandlung Kirschbaum
verantwortlich sein.
Vertiefende
Analysen
Rückläufiger
Umsatz
Mangelnde
Kapazitätsauslastung
Besondere
Kundenstruktur
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Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Abbildung 3:
Abnehmerstruktur
8
Betrieb 999/9999
Einzelhandel
Verarbeitendes
Handwerk
Industrie,
öffentliche
Auftraggeber
Sonstige
gewerbl.
Abnehmer
Letztverbraucher
Betrieb im BJ 1,0 20,0 33,0 23,0 23,0
Vergleichsgruppe im BJ 4,0 42,1 16,7 12,2 25,0
Abweichung (Betrieb BJ zu
Vergleichsgruppe BJ)
-3,0 -22,1 16,3 10,8 -2,0
Minimum - Vergleichsgruppe BJ 1,0 20,0 5,0 1,0 7,0
Maximum-Vergleichsgruppe BJ 13,0 86,0 33,0 25,0 38,0
Gesamtdurchschnitt BJ 7,1 43,9 17,4 8,3 23,2
Abweichung (Betrieb BJ zu
Gesamtdurchschnitt BJ)
-6,1 1,0 1,0 2,0 -3,5
Betrieb im VJ 1,5 19,0 32,0 21,0 26,5
Abweichung (Betrieb BJ zu
Betrieb VJ)
BJ: Berichtsjahr VJ: Vorjahr
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Einzelhandel Verarbeitendes
Handwerk
© Institut für Handelsforschung
Abnehmerstruktur (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
-0,5 1,0 1,0 2,0 -3,5
Abnehmerstruktur (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
Industrie,
öffentliche
Auftraggeber
Sonstige
gewerbliche
Abnehmer
Ihr Betrieb Ihre Vergleichsgruppe Gesamtdurchschnitt
Letztverbraucher
Kirschbaum fragt sich, ob es richtig gewesen ist, dass er sich vor
einigen Jahren entschieden hat, bei seinen Kunden mehr auf die Industrie
und die öffentlichen Auftraggeber zu setzen, weil ihm die
Zahlungseingänge sicherer erschienen als bei kleinen Handwerksunternehmen.
Aber auch bei dieser Gruppe herrscht nicht immer
Sonnenschein. Die öffentlichen Auftraggeber holen immer mehrere
Angebote ein und vergeben grundsätzlich an den günstigsten
Anbieter. Auch bei den Zahlungseingängen muss er wegen der
klammen Kassen der öffentlichen Hand teilweise lange warten, bis
er diese verbuchen kann.
© Institut für Handelsforschung

Krisenherd Warenlager
I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Kritisch ist auch die Situation im Warenlager. Kirschbaums Lagerumschlag
liegt mit einem Wert von 4,3 um 0,5 unter dem Größenklassendurchschnitt
(siehe Seite 6). Die Ursache hierfür ist u.a. ein
viel zu großer Lagerbestand, der im vorangegangen Jahr deutlich
angewachsen ist. Schuld daran war vor allem der rückläufige
Umsatz. Außerdem war Kirschbaum im letzten Jahr ein größerer
Warenposten zu einem günstigen Preis angeboten worden. Im
Vertrauen auf eine gute Umsatzentwicklung hatte er zugegriffen,
nun blockiert dieser Posten zusätzlich sein Lager.
Welche Folgen hat der zu große Lagerbestand für die Großhandlung
Kirschbaum? Da er das Warenlager überwiegend fremdfinanziert
hat, äußert sich sein zu großer Lagerbestand vor allem in
Form von hohen Zinskosten. Darüber hinaus belasten die Lagerüberhänge
auch die räumliche Situation der Großhandlung. Das
Lager platzt derzeit aus allen Nähten und Kirschbaum steht sogar
vor der Überlegung, zusätzlichen Lagerraum anzumieten.
Kostensituation – ernste Probleme
Ein Blick auf die Gesamtkosten hat bereits gezeigt, dass die Großhandlung
Kirschbaum wesentlich höhere Kosten verkraften muss
als die Betriebe in der Vergleichsgruppe (siehe Seite 6). Mit 27,9 %
des Umsatzes überschreitet Kirschbaum deren Durchschnittswert
um 5,2 Prozentpunkte. Woher stammen diese hohen Kosten?
Ein wesentlicher Bestandteil des Betriebsvergleichs ist die Analyse
der Kostenarten (siehe nachfolgende Seite).
Ein Blick in den Unternehmenskompass verrät, dass die Personalkosten
in der Großhandlung Kirschbaum einen besonders hohen
Anteil am Umsatz auf sich vereinen (20,3 % im Vergleich zu 13,2 %
in der Vergleichsgruppe). Gemeinsam mit der oben beschriebenen
ungünstigen Auslastung der Personalkapazität bildet der Personalbereich
damit einen besonderen Schwachpunkt in der Großhandlung
Kirschbaum.
Eine starke Belastung sind für die Großhandlung Kirschbaum auch
die Mietkosten. Mit 4,2 % (Vergleichsgruppe: 3,0 %) weist er einen
spürbar höheren Anteil der Mietkosten am Umsatz auf.
Auch die anderen Kostenarten liegen bei Kirschbaum mehr oder
weniger deutlich über den Werten der Vergleichsgruppenbetriebe.
Das gilt besonders für die Fremdkapitalzinsen, die – wie wir gesehen
haben – im Wesentlichen auf den überhöhten Lagerbestand
zurückzuführen sind.
Niedriger
Lagerumschlag
Personal- und
Mietkosten
zu hoch
Hoher Zinsaufwand
© Institut für Handelsforschung 9

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Abbildung 4:
Kosten unter
der Lupe
10
Betrieb 999/9999
Personalkosten
(inkl. Unternehmerlohn)
Raumkosten
(inkl. Mietwert)
Fremdkapitalzinsen
Was kann Kirschbaum tun?
Werbe-
& Reisekosten
Fuhrpark
Transport
&
Verpackung
Der Betriebsvergleich bringt es an den Tag: Die Großhandlung
Kirschbaum hat Probleme. Es muss sich etwas ändern – aber was?
Zwar bleibt die Ableitung von konkreten Lösungskonzepten Kirschbaum
vorbehalten, doch liefert der Betriebsvergleich Hinweise auf
deren generelle Stoßrichtung.
© Institut für Handelsforschung
Verwaltung
Betrieb im BJ 20,3 4,2 1,5 1,3 1,4 0,8 1,9
Vergleichsgruppe im BJ 13,2 3,0 0,6 0,9 1,2 0,8 1,5
Abweichung (Betrieb
BJ zu Vergleichsgruppe
BJ)
Minimum Vergleichsgruppe
BJ
Maximum Vergleichsgruppe
BJ
7,1 1,2 0,9 0,4 0,2 0,0 0,4
8,5 0,7 0,3 0,1 0,2 0,3 1,0
20,7 7,0 1,5 1,5 1,5 1,5 2,3
Gesamtdurchschnitt BJ 14,2 3,0 0,6 1,1 1,5 1,1 1,7
Abweichung (Betrieb
BJ zu Gesamtdurchschnitt
BJ)
6,1 1,2 0,9 0,2 -0,1 -0,3 0,2
Betrieb im VJ 15,6 4,0 1,3 1,5 1,6 0,9 1,8
Abweichung (Betrieb
BJ zu Betrieb VJ)
20
15
10
5
0
Kosten unter der Lupe (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
4,7 0,2 0,2 -0,2 -0,2 -0,1 0,1
BJ: Berichtsjahr VJ: Vorjahr
Kostenarten (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
© Institut für Handelsforschung
Ihr Betrieb
Ihre Vergleichsgruppe
Gesamtdurchschnitt

I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Nach gründlicher Analyse der Betriebsvergleichszahlen formuliert
Kirschbaum drei Ziele, für die er umgehend einen Maßnahmenplan
entwickeln möchte:
- Als primäre Zielsetzung verfolgt Kirschbaum die Steigerung
des Umsatzes, um somit zu einer besseren Auslastung des
Personals zu gelangen. Hierzu müssen in Zukunft alle Register
des Werbens und Verkaufens gezogen werden. Konkret
heißt das: mehr Werbung und stärkere Kundenorientierung.
Die von anderen Großhändlern innerhalb der
Branche abweichende Kundenstruktur veranlasst Kirschbaum
über ein neues Zielgruppenkonzept nachzudenken.
Zur Ableitung von konkreten Lösungskonzepten widmet er
sich intensiv seiner Kundendatei; Marktforschungsarbeiten
werden folgen.
- Das zweite von Kirschbaum verfolgte Ziel lautet: Rascher
Abbau des Warenlagers. Das senkt die Kapitalbindungskosten
und ermöglicht ein aktuelleres und damit auch
kundengerechteres Sortiment. Auf Ladenhütern möchte
Kirschbaum in Zukunft nicht mehr sitzen bleiben. Er
analysiert deshalb die im Sortiment befindlichen Artikel
sehr genau – Warengruppe für Warengruppe und Stück für
Stück. Wertvolle Dienste leisten ihm hierbei sein Warenwirtschaftssystem
und die vom IfH monatlich durchgeführte
Warengruppenstatistik.
- Die Personalkosten liegen in der Großhandlung Kirschbaum
deutlich über denen vergleichbarer Betriebe. Kirschbaum
weiß deshalb, dass auch bei der angestrebten besseren
Personalauslastung geprüft werden muss, ob Spielraum
zur Reduzierung der Beschäftigtenzahl besteht. Auf
dem Prüfstand stehen auch die Löhne und Gehälter der
Mitarbeiter. Steht die Entlohnung in einem entsprechenden
Verhältnis zur Leistung? Kirschbaum sollte sich aber auch
an die eigene Nase fassen: Ist der kalkulierte Unternehmerlohn
noch angemessen?
Sie sehen: Der Betriebsvergleich hat Jörg Kirschbaum den Blick für
die wichtigen Probleme seines Betriebes geöffnet. Auch wenn sich
die Probleme des Unternehmens nicht von heute auf morgen beheben
lassen, hat er mit dem Betriebsvergleich ein Instrument erhalten,
das es ihm ermöglicht, die Schwachstellen seines Betriebs
zu identifizieren und zu beheben.
Ziel Nr. 1:
Steigerung
des Umsatzes
Ziel Nr. 2:
Abbau des
Warenlagers
Ziel Nr. 3:
Senkung der
Personalkosten
© Institut für Handelsforschung 11

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Abbildung 5:
Online-
Anmeldung/
Registrierung
12
Bequem und einfach –
der IfH-Betriebsvergleich in vier
Schritten
Möchten Sie es Kirschbaum gleichtun und auch am IfH-Betriebsvergleich
teilnehmen, dann starten Sie am besten noch heute. Von
der Anmeldung bis zur Auswertung sind es nur vier Schritte.
Erster Schritt: Die Anmeldung/Registrierung
Voraussetzung für die Teilnahme am IfH-Betriebsvergleich ist die
vorherige Anmeldung bzw. Registrierung beim IfH.
Anmelden können Sie Ihren Betrieb bequem per Fax, per Brief oder
über das Internet. Gerne helfen Ihnen hierbei auch die Mitarbeiter
des Instituts. Rufen Sie uns hierzu einfach unter 0221 / 94 36 07-30
an oder schreiben Sie eine E-Mail (benchmarking@ifhkoeln.de).
Im Anschluss an die Anmeldung erhalten Sie eine Kennnummer für
Ihren Betrieb und ein persönliches Passwort. Mit diesen Zugangsdaten
können Sie auf das Online-Benchmarkingsystem des IfH zugreifen.
© Institut für Handelsforschung

Zweiter Schritt: Der Login
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Der Zugang zum Online-Benchmarkingsystem des IfH erfolgt
über die Website www.ifh-benchmarking.de.
Auf der Anmeldeseite geben Sie Ihre Kennung und Ihr Passwort ein
und gelangen so in das Online-System.
Nach dem Login informieren wir Sie auf der Begrüßungsseite über
aktuelle Neuigkeiten zu Ihrem Betriebsvergleich. Zudem finden Sie
dort Nachrichten, die nur Sie persönlich betreffen.
Von der Begrüßungsseite aus gelangen Sie direkt zur Erfassung
Ihrer Daten und zu den Auswertungsergebnissen.
Dritter Schritt: Die Erfassung
Ihre Daten können Sie direkt bequem in die bereitgestellte Online-
Erfassungsmaske eingeben.
Möchten Sie den leeren oder den von Ihnen ausgefüllten Fragebogen
ausdrucken oder speichern, können Sie dies problemlos über
die pdf-Funktion des Online-Benchmarkingsystems tun.
Die Daten werden während der Erfassung bei jedem Seitenwechsel
automatisch gespeichert und an das IfH übertragen. So können Sie
die Erfassung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt
fortsetzen.
Abbildung 6:
Login
© Institut für Handelsforschung 13

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Abbildung 7:
Online-
Erfassung
14
Im Vergleich zu einem Papierfragebogen bietet die Online-
Erfassung weitere Vorteile:
- Hilfefunktion: Zu einzelnen Fragen und Eingabefeldern
können Sie sich per Mausklick Hilfetexte anzeigen lassen.
- Vordefinierte Pflichtfelder: Diese Felder müssen Sie ausfüllen,
um an der Auswertung teilzunehmen. Tun Sie dies
nicht, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und eine
Aufforderung, die fehlenden Daten einzugeben.
- Plausibilitätstests: Zum Abschluss der Erfassung finden
Sie Hinweise zu fehlenden Pflichtangaben und fehlerhaften
bzw. nicht plausiblen Werten. Das Online-Erfassungssystem
leitet Sie direkt an die lücken- oder fehlerhaften
Stellen im Fragebogen.
Vierter Schritt: Die Auswertungen
Im Anschluss an die Datenerfassung, -aufbereitung und -analyse
werden Ihnen die Auswertungsergebnisse zum Download zur Verfügung
gestellt oder auf dem Postweg zugesandt. So erhalten Sie
einen schnellen Überblick über Durchschnitte und anonymisierte
Einzelwerte der teilnehmenden Betriebe. Zudem bekommen Sie mit
dem Unternehmenskompass eine übersichtlich aufbereitete Zusammenfassung
der wichtigsten Analyseergebnisse an die Hand.
© Institut für Handelsforschung

Ergebnisübersicht (alle Angaben in % des Nettoumsatzes) und Leistungskennzahlen
Betrieb 999/9999
Betriebsergebnis
Handelsspanne
Gesamtkosten
Umsatzentw.
(VJ = 100)
Umsatz je beschäftigte
Person
( in €)
Lagerumschlag
(... mal)
0
Abnehmerstruktur (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
-5
Betriebsergebnis
50
Handelsspanne Gesamtkosten
5
45
-10
Ihr Betrieb
40
Ihre Vergleichsgruppe Gesamtdurchschnitt
© Institut für Handelsforschung
35
0
30
25
20
15
10
5
0
Einzelhandel Verarbeitendes
Handwerk
© Institut für Handelsforschung
Industrie,
öffentliche
Auftraggeber
Sonstige
gewerbliche
Abnehmer
Ihr Betrieb Ihre Vergleichsgruppe Gesamtdurchschnitt
Letztverbraucher
I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Kosten unter der Lupe (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
Betrieb im BJ
Vergleichsgruppe im BJ
-3,5
2,3
24,4
25,0
27,9
22,7
95
106
292.800
335.000
4,3 Betrieb 999/9999
4,8
PersonalRaumkosten (inkl . kosten
Unternehmer (inkl.
-lohn) Mi etwert)
FremdkapitalzinsenWerbeundReisekostenFuhrparkTransport
& VerVerwal
tung
packung
Abweichung (Betrieb BJ zu
Vergleichsgruppe BJ)
Minimum - Vergleichsgruppe
BJ
Maximum-Vergleichsgruppe
BJ
-5,8
-3,5
8,5
-0,6
17,2
34,2
5,2
14,4
30,7
-11
90
115
-42.200
228.400
411.400
Betrieb im BJ
-0,5
Vergleichsgruppe im BJ
Abweichung
2,2
(Betrieb
BJ zu
Vergleichsgruppe 6,8
BJ)
20,3
13,2
7,1
4,2
3,0
1,2
1,5
0,6
0,9
1,3
0,9
0,4
1,4
1,2
0,2
0,8
0,8
0,0
1,9
1,5
0,4
Gesamtdurchschnitt BJ 2,4 28,5 26,1 104 325.000
Minimum -
Vergleichsgruppe 3,6
BJ
8,5 0,7 0,3 0,1 0,2 0,3 1,0
Abweichung (Betrieb BJ zu
Gesamtdurchschnitt BJ)
Abnehmerstruktur (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
Maximum-
-5,9 -4,1 1,8 -9 -32.200 -0,2
Vergleichsgruppe BJ
Industrie,
20,7 7,0 1,5 1,5 1,5 1,5 2,3
Betrieb im VJ
Abweichung (Betrieb BJ zu
Betrieb VJ)
-2,8 24,6
Betrieb 999/9999
-0,7 -0,2
27,4
Einzel-
98 Verarbeiten 298.000 öffentliche Gesamtdurchschnitt 4,5 Sonstige BJ 14,2
Letztverbr
des Auftraggeb gewerbliche
handel
aucher
Handwerk er Abweichung Abnehmer (Betrieb
0,5 -3 -5.200 -0,2
BJ zu Gesamtdurch- 6,1
3,0
1,2
0,6
0,9
1,1
0,2
1,5
-0,1
1,1
-0,3
1,7
0,2
schnitt BJ)
Betrieb im BJ
BJ: Berichtsjahr VJ: Vorjahr
Vergleichsgruppe im BJ
1,0
4,0
20,0
42,1
33,0 23,0
Betrieb im VJ
16,7 12,2
23,0
15,6
25,0
4,0 1,3 1,5 1,6 0,9 1,8
35
Betriebsergebnis, Handelsspanne und Gesamtkosten
Abweichung (Betrieb
in %
BJ
des
zu
Nettoumsatzes -3,0 -22,1
Vergleichsgruppe BJ)
Abweichung (Betrieb
4,7
16,3 BJ zu Betrieb 10,8VJ) -2,0
0,2 0,2 -0, 2 -0,2 -0,1 0,1
Minimum - Vergleichsgruppe BJ 1,0 20,0 5,0 BJ: Berichtsjahr 1,0 VJ: Vorjahr 7,0
30
Maximum-Vergleichsgruppe BJ 13,0 86,0 33,0 25,0
Kostenarten (alle Angaben in % des Nettoumsatzes)
38,0
25
Gesamtdurchschnitt BJ 7,1 43,9 17,4
20
8,3 23,2
20
Abweichung (Betrieb BJ zu
Gesamtdurchschnitt BJ)
-6,1 1,0 1,0 2,0 -3,5
Ihr Betrieb
15
10
Betrieb im VJ
Abweichung (Betrieb BJ zu
Betrieb VJ)
BJ: Berichtsjahr VJ: Vorjahr
1,5
-0,5
19,0
1,0
32,0
1,0
15
21,0
2,0
26,5
-3,5
Ihre Vergleichsgruppe
Gesamtdurchschnitt
5
10
© Institut für Handelsforschung
Neben Auswertungen im pdf- bzw. Papierformat können Sie online
Zeitreihenanalysen und Benchmarkinguntersuchungen individuell
durchzuführen. Hier entscheiden Sie selbst, mit welchen Betrieben
Sie Ihr eigenes Unternehmen vergleichen möchten bzw. nach
welchen Kriterien Sie Ihren persönlichen Benchmarkbetrieb bzw.
eine entsprechende Gruppe von Betrieben auswählen.
Abbildung 8:
Unternehmenskompass
Abbildung 9:
synoptische
(Online-)
Tabelle
© Institut für Handelsforschung 15

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
16
!
!
Fragen und Antworten rund um den
IfH-Betriebsvergleich
Im Folgenden finden Sie Antworten auf Fragen zum IfH-Betriebsvergleich:
- Wie sicher sind meine Daten beim IfH-Betriebsvergleich?
- Welche Daten werden beim IfH-Betriebsvergleich
abgefragt und wie aufwendig ist die Datenerhebung?
- Was verbirgt sich hinter dem Kürzel IfH?
- Wer beantwortet mir weitere Fragen zum IfH-
Betriebsvergleich?
Welche Daten werden beim IfH-
Betriebsvergleich abgefragt und wie aufwendig
ist die Datenerhebung?
Zu den wesentlichen Daten, die beim Jahresbetriebsvergleich erfasst
werden, zählen neben dem Umsatz die Warenbeschaffung
und die Lagerbestandswerte sowie die verschiedenen Kostenarten.
Wichtig sind daneben die Zahl der beschäftigten Personen sowie
verschiedene Strukturangaben. Die benötigten Daten liegen überwiegend
in der Buchhaltung vor. Nur einzelne Werte, wie beispielsweise
die Zahl und Zuordnung der beschäftigen Personen, müssen
zusätzlich erfasst werden. Erfahrungsgemäß brauchen Unternehmen
einige Stunden, um den Jahresfragebogen auszufüllen.
Durch die in die Online-Erfassung integrierten Hilfefunktionen und
Plausibilitätstests wird der Aufwand für die Teilnehmer jedoch so
gering wie möglich gehalten.
Wie sicher sind meine Daten beim IfH-
Betriebsvergleich?
Das IfH garantiert allen Teilnehmern eine sichere und vertrauliche
Behandlung der gemeldeten Daten. So können nur vom IfH freigeschaltete
Teilnehmer mit ihren persönlichen Kennnummern und
Passwörtern auf ihre betrieblichen Daten zugreifen. Beim zwischenbetrieblichen
Vergleich werden die Daten der teilnehmenden Betriebe
anonymisiert. Zudem finden sämtliche Interaktionen in geschützten
Bereichen der IfH-Server statt. Bei der Datenübertragung
und -sicherheit wurden dabei ähnliche Sicherheitsvorkehrungen wie
in Banken im Bereich des Online-Banking (u.a. SSL-Zertifikat) getroffen.
© Institut für Handelsforschung

Was verbirgt sich hinter dem Kürzel IfH?
I N S T I T U T F Ü R H A N D E L S F O R S C H U N G
Das Kürzel IfH steht als Abkürzung für das Institut für Handelsforschung
an der Universität zu Köln. Das Institut wurde 1929 von
Prof. Dr. Rudolf Seyffert gegründet und ist als „An“-Institut der Universität
zu Köln eng mit der wissenschaftlichen Forschung verbunden,
dabei aber eigenständig als Beratungs- und Forschungsunternehmen
am Markt tätig. Das IfH beschäftigt zurzeit rund 30
Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter sowie regelmäßig etwa 10
studentische Hilfskräfte.
Direktor des Instituts ist Prof. Dr. Werner Reinartz, der zugleich das
Seminar für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Handel und
Kundenmanagement an der Universität zu Köln leitet. Die
Geschäftsführung nehmen Dr. Andreas Kaapke und Dr. Kai Hudetz
wahr. Neben generellen Fragen des Managements widmet sich das
IfH insbesondere Controlling- und Marketingfragen wie auch Fragen
des Vertriebs und der Ausgestaltung des absatzpolitischen
Instrumentariums. Nähere Informationen zum IfH finden Sie im
Internet unter www.ifhkoeln.de.
Wer beantwortet mir weitere Fragen zum IfH-
Betriebsvergleich?
Unter der E-Mail-Adresse benchmarking@ifhkoeln.de oder der Rufnummer
0221-943607-30 erreichen Sie werktags zwischen 9 und 17
Uhr geschulte Mitarbeiter des Instituts, die Ihre Fragen zum IfH-
Betriebsvergleich gerne beantworten und Ihnen bei Problemen mit
Rat und Tat zur Seite stehen.
ZHH ist Initiator des Betriebsvergleichs für den
Hartwarenhandel
Initiator für den Betriebsvergleich für den Hartwarenhandel ist der
Zentralverband Hartwarenhandel e.V. (ZHH), Düsseldorf. Der ZHH ist
seit über 110 Jahren die Branchenvertretung des mittelständischen
Hartwarenfachhandels, die die Interessen der Branche vertritt und
der Förderung des mittelständischen Handels verpflichtet ist. Nähere
Informationen zum ZHH finden Sie im Internet unter www.zhh.de.
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© Institut für Handelsforschung 17

Der IfH-Betriebsvergleich
Ein Leitfaden von der Anmeldung bis zur Auswertung
Für Ihre Notizen:
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Haben Sie Fragen zum IfH-
Betriebsvergleich, dann rufen Sie
uns unter der Rufnummer
0221 / 94 36 07-30
an oder schreiben eine E-Mail an
benchmarking@ifhkoeln.de.
© Institut für Handelsforschung