Informationsmanagement - Fachhochschule Potsdam
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<strong>Fachhochschule</strong> <strong>Potsdam</strong><br />
Friedrich-Ebert-Str. 4<br />
14467 <strong>Potsdam</strong><br />
FB Archiv-Bibliothek-Dokumentation<br />
vorgelegt von Angela Pacholke<br />
Dokumentation, 1. Semester, Matr. Nr. 3420<br />
Wintersemester 1999/2000<br />
<strong>Informationsmanagement</strong><br />
HAUSARBEIT<br />
im Rahmen der Lehrveranstaltung<br />
„Wissenschaftliches Arbeiten“<br />
Leitung: Herr Prof. Dr. Hobohm
Angela Pacholke - 2 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
Inhaltsverzeichnis<br />
1 Einleitung 3<br />
2 <strong>Informationsmanagement</strong> 3<br />
2.1 Definition 3<br />
2.2 Entwicklung 4<br />
3 Ziele des <strong>Informationsmanagement</strong>s 4<br />
3.1 Sachziele 4<br />
3.2 Formalziele 4<br />
4 Aufgaben des <strong>Informationsmanagement</strong>s 5<br />
4.1 Strategische Aufgaben 5<br />
4.2 Taktische Aufgaben 5<br />
4.3 Operative Aufgaben 6<br />
5 Organisation des <strong>Informationsmanagement</strong>s 6<br />
6 Schlußbetrachtung 8<br />
7 Literaturverzeichnis 9
Angela Pacholke - 3 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
1 Einleitung<br />
Der Produktionsfaktor Information ist ein wichtiger Bestandteil über den ein Unternehmen verfügt.<br />
Diese Ressource effizient und effektiv zu nutzen, ist Gegenstandsbereich des<br />
<strong>Informationsmanagement</strong>s.<br />
Aufgrund des Umfangs beschränke ich mich mit einem groben Überblick des Themas, und verweise<br />
auf weitere Literatur zu diesem Thema.<br />
2 <strong>Informationsmanagement</strong><br />
2.1Definition<br />
In der Literatur finden sich unterschiedliche Ansätze den Begriff <strong>Informationsmanagement</strong> zu<br />
definieren. Einige davon werden hier vorgestellt.<br />
PFEIFFER definiert IM so: „<strong>Informationsmanagement</strong> umfaßt alle Aufgaben und Methoden der<br />
Planung, Steuerung, Kontrolle und Organisation technisch unterstützter Information und<br />
Kommunikation der Unternehmung.“ 1<br />
SCHWARZE beschreibt den Begriff <strong>Informationsmanagement</strong> folgendermaßen: „IM umfaßt alle<br />
Managementaufgaben, die die Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung, Speicherung und<br />
Bereitstellung von Informationen betreffen. Dazu gehören nicht nur alle mit Hard- und Software<br />
zusammenhängenden Aufgaben und konzeptionelle und organisatorische Überlegungen, sondern<br />
auch Randgebiete, z.B. Personalplanung und die Behandlung von Rechtsfragen, sowie alle Bereiche<br />
konventioneller Datenverarbeitung einschl. Telefon, Registratur, usw.<br />
Andere Auffassungen vom Begriff <strong>Informationsmanagement</strong> sind:<br />
(1) IM als allgemeines Management von Informationen oder Daten.<br />
(2) IM als Datenmanagement<br />
(3) IM als Synonym für Wirtschaftsinformatik“ 2<br />
HILDEBRAND fügt zu den oben gemachten Ausführungen, nämlich den Aufgaben: „Planung,<br />
Gestaltung, Organisation, Koordination und Kontrolle von technikgestützter Information und<br />
Kommunikation“ 3 einen weiteren wichtigen Aspekt hinzu: „das Ziel den Unternehmenserfolg zu<br />
steigern.“ 4<br />
Abb.1: „Der Anspruch des <strong>Informationsmanagement</strong>s“ 5<br />
1 Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1990, S.19<br />
2 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.148<br />
3 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S. 62<br />
4 ebd. S.62<br />
5 ebd. S.63<br />
Unternehmenserfolg<br />
Information und Kommunikation<br />
Planung Gestaltung Organisation Koordination Kontrolle
Angela Pacholke - 4 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
2.2 Entwicklung des <strong>Informationsmanagement</strong>s<br />
Ein exaktes Datum zur Entstehung des Begriffes gibt es nicht. „Eine Datierung um das Jahr 1980, als<br />
in den Vereinigten Staaten das „Paperwork Reduction Act“ die Einführung des<br />
<strong>Informationsmanagement</strong>s in den Bundesbehörden als verbindlich vorschreibt, erscheint jedoch<br />
plausibel.“ 6<br />
„Insgesamt läßt sich sagen, daß beim <strong>Informationsmanagement</strong> ein starker Bedeutungswandel<br />
eingesetzt hat: es dominiert inzwischen nicht mehr ... die technische Komponente, sondern es wird<br />
zunehmend die inhaltliche Komponente wichtig! <strong>Informationsmanagement</strong> ist also nicht mehr Hard-<br />
und Software, Netze, Client-Server-Architekturen: all dies kann am Markt als komplett konfigurierte<br />
Dienstleistung zugekauft werden.“ 7 Neu ist die Tatsache, daß Unternehmen Informationen managen<br />
müssen, wohl kaum. Dennoch ist zu bemerken, das wir einer extrem hohen Informationsflut<br />
ausgesetzt sind, welche sinnvoll gefiltert werden muß. „Das Management des Produktions- und<br />
Erfolgsfaktors Information und Wissen bekommt jetzt zunehmend an Bedeutung: die effiziente<br />
Nutzung der Ressource Wissen ist schon jetzt vielen Bereichen zu komparativen Wettbewerbsvorteil<br />
geworden!“ 8<br />
3 Ziele des <strong>Informationsmanagement</strong>s<br />
Das generelle Ziel des IM ist die strategische, administrative (häufig als Synonym für taktisch<br />
verwandt) und operative Institutionalisierung aller mit Informationen und Kommunikation<br />
zusammenhängenden Aufgaben und Kompetenzen, so beschreibt es SCHWARZE. 9 Zudem leitet er<br />
konkrete Einzelziele daraus ab:<br />
- „Führungskräfte und Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem aktiven und offenen<br />
Informationsverhalten zu motivieren und zu befähigen.<br />
- Individuelle Informationsbedürfnisse schnell und wirtschaftlich zu ermitteln.<br />
- Optimale und wirtschaftliche Informationsversorgung auf allen Ebenen sicherzustellen.<br />
- Die informationstechnologische Infrastruktur mit dem Ziel der Optimierung der<br />
Informationsfähigkeit zu planen und zu betreiben, wobei weniger Rationalisierungsaspekte als<br />
Wettbewerbsgesichtspunkte im Vordergrund stehen.“ 10<br />
In der Fachliteratur unterscheidet man im allgemeinen zwischen Sach- und Formalzielen. „Die<br />
Sachziele beschreiben den Zweck des <strong>Informationsmanagement</strong>s, die Formalziele beschreiben, mit<br />
welcher Qualität oder Güte die Sachziele verfolgt bzw. erreicht werden sollen.“ 11<br />
3.1 Sachziele<br />
„Generelles Sachziel ... ist es, das Leistungspotential der Informationsfunktion für die Erreichung der<br />
strategischen Unternehmensziele durch die Schaffung und Aufrechterhaltung einer geeigneten<br />
Informationsinfrastruktur in Unternehmenserfolg umzusetzen.“ 12 Die Informationsinfrastruktur ist in<br />
diesem Fall Einrichtung, Mittel und Maßnahmen, welche die Voraussetzung für die Produktion von<br />
Information und Kommunikation schaffen. HEINRICH weist weiterhin darauf hin „das Unternehmen<br />
als Ganzes“ 13 zu betrachten. Dies bezeichnet er mit „Systemdenken.“ 14<br />
3.2 Formalziele<br />
6<br />
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.60<br />
7<br />
Kmuche, W.: Strategisches <strong>Informationsmanagement</strong> 1997, S.21-22<br />
8<br />
ebd. S.21-22<br />
9<br />
Vgl. Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: <strong>Informationsmanagement</strong> 1990, S.15<br />
10<br />
Schwarze, J: Einführung in die Wirtschaftsinformatik 1991, S.410<br />
11<br />
Heinrich, L.J.: <strong>Informationsmanagement</strong> 1992, S.19<br />
12 ebd. S.19<br />
13 ebd. S.19<br />
14 ebd. S.19
Angela Pacholke - 5 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
„Generelles Formalziel ... ist die Wirtschaftlichkeit ... . Das heißt, daß die Erreichung des Sachziels<br />
... so erfolgen soll, daß bei gegebenen Kosten der Informationsinfrastruktur der realisierte Nutzen<br />
maximal ist bzw. daß bei gegebenen Nutzen die Kosten der Informationsinfrastruktur minimal sind.<br />
Wirtschaftlichkeit kann kurz- oder mittelfristig für einzelne Komponenten der Informationsinfrastruktur<br />
durch Wirksamkeit ersetzt werden.“ 15<br />
4 Aufgaben des <strong>Informationsmanagement</strong>s<br />
Aspekte von <strong>Informationsmanagement</strong>-Aufgaben sind von strategischer, taktischer und operativer<br />
Natur.<br />
4.1 Strategische Aufgaben<br />
• Bestimmen der strategischen Rolle der Informationsfunktion<br />
• Festlegen der strategischen Ziele<br />
• Entwickeln von Strategien<br />
• Planen der Informationsinfrastruktur<br />
• Strategisches Technologiemanagement<br />
• Überwachen und Steuern (Controlling) der Informationsinfrastruktur 16<br />
Zu den strategischen Aufgaben zählen u.a. die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten<br />
betrieblichen Informationsinfrastruktur. Als Grundlage dazu dient das <strong>Informationsmanagement</strong>-<br />
Konzept, welches einen organisatorischen Rahmen entwickelt, in welchem Informationsmehrwert<br />
realisiert werden kann.<br />
Informationsmehrwert wird durch eine sinnvolle Ergänzung von herkömmlichen und elektronischen<br />
Quellen gewonnen. Weitere Punkte, die ein solches Konzept enthalten sollte sind:<br />
- Wie können die bestehenden Datenressourcen optimal ausgeschöpft werden?<br />
- Wie kann man permanent den Nutzen neu erschlossener Informationsquellen untersuchen?<br />
- Wie kann man die interne und externe Kommunikations-Infrastruktur entwickeln und optimieren?<br />
4.2 Taktische Aufgaben<br />
• Umsetzen der strategischen Vorgaben<br />
• Personalmanagement<br />
Befaßt sich mit den personalwirtschaftlichen Aufgaben des <strong>Informationsmanagement</strong>s und ist<br />
für Personal -entwicklung, -planung, -beschaffung und -einsatz zuständig.<br />
• Projektmanagement für Projekte der Anwendungssystem-Planung<br />
Hier sollen Rahmenbedingungen geschaffen und Vorgehensweisen zur Abwicklung und<br />
Führung von Projekten festgelegt werden.<br />
• Datenmangement<br />
Betrachtet wird hier das gesamte Datensystem der Organisation und zwar unabhängig vom<br />
einzelnen Anwendungssystem und dessen Implementierungsart.<br />
• Anwendungssystemmanagement, das sich mit der Pflege und Weiterentwicklung befaßt<br />
• Sicherung und Katastrophenmanagement<br />
• Ziel ist die Sicherheit der Informationsinfrastruktur indem Gefahren und Risikoquellen, die durch<br />
den Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik entstehen können, erkannt werden. 17<br />
Die Planung, Überwachung und Steuerung der Komponenten der Informationsinfrastruktur (z.B.<br />
Datenbanken, Vernetzung, Internet-Zugang usw.) gehört u.a. zu den taktischen Aufgaben. Das<br />
Streben ist hier die Durchsetzung der Ziele des strategischen <strong>Informationsmanagement</strong>s, d.h. die<br />
Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur in möglichst effizienter Art und<br />
Weise.<br />
Das Taktische hinkt in vielen Unternehmen den strategischen Vorgaben hinterher. Neue Technologien<br />
wie das Data Warehousing und das dazugehörige OLAP (Online Analytical Processing), Data Mining,<br />
15 Heinrich, L.J.: <strong>Informationsmanagement</strong> 1992, S.19<br />
16 Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.76<br />
17 ebd. S.76
Angela Pacholke - 6 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
Workflow Management etc. versprechen Wunderwirkungen. Die Zukunft muß jedoch erst noch zeigen,<br />
inwieweit diese Versprechen gehalten werden können.<br />
4.3 Operative Aufgaben<br />
• Umsetzen der taktischen Aufgaben für die operativen Aufgaben<br />
• Produktionsmanagement<br />
Befaßt sich mit dem effizienten Einsatz von Produktionsfaktoren zur Erfüllung des<br />
Produktionsplans nach vereinbarten Kriterien.<br />
• Problemmanagement<br />
Dient der Beseitigung und Reduzierung von Fehlern und Störungen um die Funktionsfähigkeit<br />
der Organisation durch die Sicherung der Informationsinfrastruktur zu gewährleisten. 18<br />
Die operative Aufgabenebene befaßt sich schließlich mit dem Einsatz der zur Verfügung stehenden<br />
Daten und Informationen und der Produktion von Wissen. Das einmal produzierte Wissen muß<br />
anderen Unternehmensmitgliedern wieder zur Verfügung gestellt werden, welche es wiederum direkt<br />
zur effizienteren Auftragsabwicklung oder -akquisition nutzen, oder in Kombination mit anderen Daten<br />
oder Informationen neues Wissen schaffen können. Geschaffenes Wissen, welches in irgend einer Art<br />
und Weise Einfluß auf das Unternehmen und seinen Geschäftserfolg hat, besitzt einen Wert, sei der<br />
nun negativ oder positiv.<br />
5 Organisation des <strong>Informationsmanagement</strong>s<br />
Um die Aufgaben des IM durchzusetzen, müssen diese organisatorisch abgesichert werden.<br />
SCHWARZE stellt dazu einige Grundanforderungen auf:<br />
• „Es sind alle Aufgaben und Verantwortung der Beschaffung, Verarbeitung, Übertragung und<br />
Speicherung von Informationen zusammenzufassen, und zwar sowohl in kaufmännischer und<br />
technischer Hinsicht als auch in Hinblick auf rechtliche, soziale und andere Fragen.<br />
• Das <strong>Informationsmanagement</strong> muß ausreichend mit Kompetenzen ausgestattet sein.<br />
• Das <strong>Informationsmanagement</strong> muß in der Unternehmenshierarchie hoch angesiedelt sein.“ 19<br />
Eingliederung im Unternehmen:<br />
Forschung und<br />
Entwicklung<br />
Unternehmensleitung<br />
Vertrieb Produktion Finanz u.<br />
Rechnungswesen<br />
Daten-<br />
verarbeitung<br />
Buch-<br />
haltung<br />
Kosten-<br />
rechnung<br />
Abb. 2/1: „DV-Abteilung als Linieninstanz in der Hauptabteilung“ 20<br />
„Die hierarchische Distanz zwischen Geschäftsleitung und Informationsverarbeitungsabteilung läßt auf<br />
die Bedeutung schließen, die das Unternehmen der Informationsverarbeitung beimißt.<br />
Durch zunehmende Verbreitung und Leistungsfähigkeit der Informationstechnik wurden andere<br />
Organisationsstrukturen geschaffen. Die Bildung von Datenverarbeitungsabteilungen, die entweder<br />
18 Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.76<br />
19 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.153<br />
20 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.113<br />
Personal
Angela Pacholke - 7 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
der Unternehmensleitung als Stabsabteilung zugeordnet wurden, oder im gleichen Rang wie die<br />
Fachabteilungen ... geführt wurden, war die Folge.“ 21<br />
Abb. 2/2: „DV-Abteilung als Stabsstelle der Unternehmensleitung“ 22<br />
Die Datenverarbeitungsabteilung als Stabsstelle, kommt den von SCHWARZE formulierten<br />
Ansprüchen einer hohen Positionierung in der Unternehmenshierarchie entgegen. 23<br />
Die zentrale Planung aller Informationsverarbeitungsaufgaben ist ein Vorteil. Die Isolation der<br />
Datenverarbeitungsabteilung kann jedoch „zu einer großen Problemdistanz führen, die dann in nicht<br />
problemadäquaten Lösungen für die Fachabteilung ihren Ausdruck findet.“ 24<br />
Aus diesem Grund schlagen einige Autoren vor, dem zentralen Stab eine beschränkte<br />
Weisungsbefugnis zu erteilen.<br />
Abb. 2/3: “Mehrstufige DV-Organisation mit begrenzter Weisungsbefugnis der<br />
Stabsstelle” 25<br />
Die Einbindung der DV-Abteilung als gleichberechtigte Hauptabteilung, wie in der Abb. 2/4 dargestellt<br />
wurde, ist nicht sinnvoll. Mit Außnahme es handelt sich um ein Unternehmen in dem die<br />
Informationsverarbeitung eine große Bedeutung hat, da keine physischen Produkte erzeugt werden,<br />
und der Produktionsfaktor Information einen noch höheren Stellenwert besitzt. Klassische Beispiele<br />
hierfür wären Banken und Versicherungen.<br />
21<br />
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.113<br />
22<br />
ebd. S.114<br />
23<br />
Vgl. Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.114<br />
24<br />
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S.115<br />
25 ebd. S.115<br />
Leitung<br />
Geschäftsbereich 1<br />
Forschung und<br />
Entwicklung<br />
Unternehmensleitung<br />
Daten-<br />
verarbeitung<br />
Vertrieb Produktion Finanz u.<br />
Rechnungswesen<br />
Unternehmensleitung<br />
DV<br />
Geschäftsbereich 1<br />
Leitung<br />
Geschäftsbereich 2<br />
Datenverarbeitung<br />
Personal<br />
DV<br />
Geschäftsbereich 2
Angela Pacholke - 8 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
Forschung und<br />
Entwicklung<br />
Abb. 2/4: “DV-Abteilung als Hauptabteilung” 26<br />
Eine weitere Form der Organisationsstruktur ist die Betrachtung der Informationsfunktion als<br />
Querschnittsfunktion. SCHWARZE schlägt daher vor, die Teilbereiche des Informationsmanagments<br />
ausreichend mit Kompetenzen auszustatten, um die informationsstrategischen Ziele soweit wie<br />
möglich direkt in den Fachabteilungen durchzusetzen. Das führt schließlich zu den Ansätzen einer<br />
Matrixorganisation. 27<br />
Beschaffung Produktion Vertrieb<br />
Abb. 2/5: “Querschnittsfunktion des <strong>Informationsmanagement</strong>s” 28<br />
6 Schlußbetrachtung<br />
Unternehmensleitung<br />
Vertrieb Produktion Finanz u.<br />
Rechnungswesen<br />
Vorstand<br />
Finanzen<br />
Strateg. IM<br />
Infrastruktur<br />
Innovation<br />
Eine statische Sicht des <strong>Informationsmanagement</strong>s genügt heute nicht mehr, um den Ansprüchen der<br />
sich schnell verändernden Umwelt gerecht zu werden. Dabei kommt der Flexibilität grundlegende<br />
Bedeutung zu. Vor noch nicht allzu langer Zeit genügte es, grundsätzliche Entscheidungen für die<br />
nächsten zehn Jahre zu fällen.<br />
Ein effizienter Einsatz der Ressource Information kann den Unternehmenserfolg stark beeinflussen,<br />
denn das Ergebnis unternehmerischer Entscheidungen ist abhängig von der Qualität der zur<br />
Verfügung gestellten Informationen.<br />
Aufgabe einer Unternehmung sollte es sein, durch ein unternehmensübergreifendes<br />
<strong>Informationsmanagement</strong> einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Es muß gewährleistet werden, daß<br />
das <strong>Informationsmanagement</strong> zu hoch wie möglich in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist,<br />
wodurch auch ein Unternehmenserfolg verwirklicht werden kann.<br />
26 Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s 1995, S. 116<br />
27 Vgl. Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.155<br />
28 Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik 1994, S.155<br />
Personal<br />
Datenmanagement<br />
Konzepte<br />
Organisation<br />
Daten-<br />
verarbeitung<br />
Tak./oper. IM<br />
Technikaufgabe<br />
Anwendungssysteme<br />
Daten<br />
Personal<br />
Sicherheit
Angela Pacholke - 9 - <strong>Informationsmanagement</strong><br />
7 Literaturverzeichnis<br />
Cifci, H.: Aufgaben und Organisation des betrieblichen <strong>Informationsmanagement</strong>. http://www.wiwi.unifrankfurt.de/~margarit/HC_NEU.htm<br />
(aufgerufen am 28.12.1999)<br />
Heinrich, L.J.: <strong>Informationsmanagement</strong>. München: Oldenbourg, 1992<br />
Heinrich, L.J.: <strong>Informationsmanagement</strong>: Planung, Überwachung und Steuerung der<br />
Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1999<br />
Heinrich, L.J./Burgholzer, P.: <strong>Informationsmanagement</strong>: Planung, Überwachung und Steuerung der<br />
Informations-Infrastruktur. München: Oldenbourg, 1990<br />
Hildebrand, K.: Gestaltung und Einführung des <strong>Informationsmanagement</strong>s. Berlin: Schmidt Verlag,<br />
1995<br />
Kmuche, W.: Inhaltliches <strong>Informationsmanagement</strong>. In: Herget, J./Schwuchow, W.(Hrsg.):<br />
Strategisches <strong>Informationsmanagement</strong>. Konstanz, 1997. S.21-22<br />
Küng, M.: Was ist <strong>Informationsmanagement</strong>? http://www.mgfk.ch/im/home-frame.htm (aufgerufen am<br />
18.12.1999)<br />
Pfeiffer, P.: Technologische Grundlage, Strategie und Organisation des <strong>Informationsmanagement</strong>s.<br />
Berlin/New York: de Gruyter, 1990<br />
Schwarze, J.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe,<br />
1991<br />
Schwarze, J.: Übungsbuch zur Wirtschaftsinformatik. Herne/Berlin: Verlag Neue Wirtschaftsbriefe,<br />
1994