PRAXIS-TIPPS ZUR RA-MICRO GEBÜHRENRECHNUNG

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Rafa-Z | Zeitschrift für Rechtsanwaltsfachangestellte und Kanzleimitarbeiter
Die Einnahmen-Ausgaben-BWA ist daher im Vergleich zur Standard-
BWA nur bedingt aussagekräftig hinsichtlich der tatsächlichen aktuellen
Leistungsfähigkeit der Rechtsanwaltskanzlei. Diese Auswertung
entspricht dem Bruttoüberschuss der Einnahmen-Überschussrechnung
der Finanzbuchhaltung.
DIAGRAMME VERANSCHAULICHEN DIE ZAHLEN
Eine kurzfristige Erfolgsrechnung sowie
eine Kostenübersicht können auch
als Grafik visualisiert werden.
Ferner ermöglicht RA-MICRO mit der
Funktion „BWA“ dem Programmanwender
eine an die individuellen Bedürfnisse
der Rechtsanwaltskanzlei angepasste
Auswertung der Kanzleibuch-
Abb. 3: Grafische Interpretation der kurzfrishaltungsdaten, die individuelle BWA.
tigen Erfolgsrechnung
Die Auswertung kann durch den in RA-
MICRO integrierten Excel-Export nach
Excel übertragen und dort als-Tabelle weiterbearbeitet werden.
BWA MIT RA-MICRO UND MICROSOFT EXCEL
Mit der im Juli 2009 erschienenen Version hat RA-MICRO die Funktion
BWA nochmals weiterentwickelt und optimiert.
Der Anwender hat jetzt auch die Möglichkeit, seine betriebswirtschaftlichen
Auswertungen direkt über Excel zu erstellen und zwar
entweder nach dem von RA-MICRO vorgegebenen Schema oder
nach eigenen Vorgaben. Dazu wird bei Aufruf von Excel 2007 automatisch
der RA-MICRO-Formeldesigner aufgerufen. Der Programmanwender
kann nun selbst entscheiden, in welcher Form und in welchem
Umfang seine betriebswirtschaftliche Auswertung angezeigt
werden soll.
Die betriebswirtschaftliche Auswertung mit RA-MICRO ist ein ebenso
unverzichtbares wie zuverlässiges Mittel zur Beurteilung der Vermögenssituation
und zur wirtschaftlichen Planung einer Rechtsanwaltskanzlei.
Die Vielzahl von Auswertungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
und die ständige Weiterentwicklung der Software gewährleisten
dabei die optimale Anpassung der BWA an die individuellen
Bedürfnisse.
Abb. 4: RA-MICRO BWA mit Formulardesigner in Excel 2007
Kontakt: Frau Marzena Trapp, m.trapp@jurasoft.de
mt
PRAXIS-TIPPS ZUR RA-MICRO
GEBÜHRENRECHNUNG
Greifen Sie bei schwierigen Abrechnungen auch oft auf alte, abgerechnete
Akten zurück? Oder haben Sie einen Ordner mit Musterabrechnungen?
VORLAGEN NUTZEN STATT SUCHE IN ALTEN AKTEN
Speichern Sie solche Abrechnungen doch einfach im RA-MICRO Gebührenprogramm
als Vorlagen ab, die für alle Benutzer zugänglich
sind. Erfassen Sie zunächst die Rechnungspositionen Ihrer Musterabrechnung.
Wählen Sie dann „Speichern“. Nun öffnet sich das Fenster
gem. Abb. 1.
Unten können Sie
dann eine Bezeichnungeingeben,
unter der die
erstellte Rechnung
als allgemeine
Vorlage gespeichert
werden
soll.
Bitte denken Sie
daran, dass jeder
Benutzer auf diese
Vorlagen zurückgreifen
kann.
Daher sollte die
Bezeichnung
möglichst allgemeinverständlich
sein.
Darüber hinaus
können Sie die er-
Abb. 1: Rechnungsvorlagen zur Gebührenrechnung nutzen
fassten Gebühren auch als konkrete Rechnungsvorlage zu dieser
Akte speichern, um bei einem Kostenfestsetzungsantrag oder bei
Splittung der Rechnung wegen mehrerer Kostenschuldner darauf
zurückzugreifen.
Bei der nächsten Kostenrechnung können Sie die gespeicherten Vorlagen
dann oben links über „Entwürfe/Vorlagen“ auswählen. Dabei
empfehlen wir Ihnen, im Fenster „Rechnungsposition laden“ keinen
Haken bei „Dieses Fenster nicht mehr automatisch anzeigen“
zu setzen. Das hat den Vorteil, dass sich vor der Eingabe der Tatbestände
immer zunächst das Fenster mit den gespeicherten Vorlagen
öffnet.
KOSTENBLATT IN RA-MICRO FÜHREN
Heutzutage werden von den Kanzleien immer mehr Auswärtstermine
wahrgenommen. Es ist ratsam, die Reisekosten gleich nach
dem Termin zur Akte zu erfassen. Viele Kanzleien nutzen dafür noch
immer die handschriftliche Erfassung im Kostenblatt der Akte. Wir
empfehlen Ihnen stattdessen, das Kostenblatt in RA-MICRO zu führen.
Das Kostenblatt können Sie mit der Tastenkombination „AltGr
+ F5“ öffnen. Nach Eingabe des Aktenzeichens werden Ihnen bereits
zur Akte erfasste Positionen im Kostenblatt angezeigt. Vom Pro-

Abb. 2: Kostenblatt in RA-MICRO
gramm wird standardmäßig das Tagesdatum als Eintragungsdatum
vorgeschlagen, welches von Ihnen aber jederzeit geändert werden
kann.
Als Kostenart wählen Sie z. B. „KM Reisekosten Kilometer“, wenn der
Termin mit dem eigenen PKW wahrgenommen wurde. Bei anderen
Verkehrsmitteln ist die Kostenart „SO Reisekosten sonstige“ zu verwenden.
In die Bemerkungsspalte der Kostenart „KM“ tragen Sie die Fahrtstrecke
ein. Um eine schnelle Eingabe zu ermöglichen, kommen Sie
über den „Pünktchenbutton“ in eine Auswahlliste, in der Sie häufig
abzurechnende Strecken mit Kilometerangabe individuell ergänzen
können. Die gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) erfassen
Sie in der hinteren Spalte.
Zur Kostenart "SO" können Sie über den „Pünktchenbutton“ für
die Bemerkungsspalte weitere von Ihnen häufig genutzte „Sonstige
Reisekosten“ hinterlegen. Diese stehen bei der Kostenart "SO"
danach zur Verfügung; die gespeicherten Beträge werden in die
Berechnungsspalte übernommen. Bei der Erfassung von „Sonstigen
Reisekosten“ ist darauf zu achten, den Mehrwertsteuersatz in der
Spalte „Berechnung“ mit einzugeben, damit im Kostenblatt der
Nettobetrag gespeichert wird.
POSTAUSLAGEN ÜBER BARCODES ERFASSEN
Meinen auch Sie, dass die Pauschale für Post- und Telekommunikationsentgelte
nicht ausreichend bemessen ist? Mit RA-
MICRO können die angefallenen Postauslagen zeitsparend über
einen „Barcodescanner“ erfasst werden. Dies hat zugleich den
Vorteil, dass das handschriftliche Postausgangsbuch nicht mehr
geführt werden muss.
Hierzu benötigen Sie einen
Barcodescanner, den Sie über
Ihren RA-MICRO Vor-Ort-Partner
erhalten können. Weiterhin
muss in Ihrem Briefkopf im Adressfeld
der Platzhalter für den
Barcode eingetragen werden.
Die Erfassung der Porto-Ausla-
Abb. 3: Barcode im Adressfeld
gen ist dabei sehr einfach. Die
Post wird abends eingetütet,
frankiert und nach Höhe des Portos sortiert. Öffnen Sie dann an
einem Rechner mit installiertem Barcodescanner die „Schnelleingabe“
des Kostenblattes mit der Tastenkombination „AltGr+F6“.
Sie können die Höhe des einzuscannenden Portos nun einmalig
eingeben oder über die Barcodeliste einscannen. Halten Sie den
Barcodescanner danach auf das Barcodezeichen im Adressfeld, werden
die Aktennummer sowie der Empfänger automatisch übernommen.
Bei den abschließenden Eingaben zur Kostenrechnung wird vom
Programm geprüft, ob die einzeln berechneten Postauslagen höher
August 2009 | 4. Jahrgang | www.deubner-fachangestellte.de | 3
sind als der Pauschalsatz. Sofern die Einzelberechnung höher ist,
wird diese vorgeschlagen und als Anlage zur Kostenrechnung eine
Aufstellung der einzelnen Positionen erstellt.
RECHNUNGEN ALS ENTWÜRFE SPEICHERN
Möchten Sie eine Kostenrechnung vor dem Versenden an den
Empfänger noch kontrollieren lassen, können Sie diese als Entwurf
speichern. Die Rechnung wird dann in die Programmfunktion „G90
Rechnungsentwürfe“ übernommen. Hierzu klicken Sie nach der
Auswahl des Schlusstextes und der Grußformel unten auf „Rechnung
als Entwurf speichern“.
Eine Buchung der Rechnung erfolgt in diesem Fall nicht; Sie gelangen
über „Weiter“ direkt zur Druckvorschau. Die gedruckte Rechnung
wird dabei als „Entwurf“ gekennzeichnet. Ihre gespeicherten
Entwürfe können Sie dann über „G90 Rechnungsentwürfe“ abschließend
bearbeiten.
ZV-AKTEN SCHNELL ABRECHNEN
Im Gebührenprogramm gibt es die Programmfunktion „G91 ZV-
Kosten“ zur Abrechnung von Mahn- und Zwangsvollstreckungsangelegenheiten.
Diese Funktion wird in den Kanzleien nur selten genutzt
– eigentlich bedauerlich. Die "ZV-Kostenrechnung" greift zur
Ermittlung der in einer Akte entstandenen Anwaltsvergütung auf
die Funktion „Z63 Foko-Kostenaufstellung“ aus dem Programmbereich
„Zwangsvollstreckung“ zu. Das Programm schlägt automatisch
alle Gebühren aus dem Forderungskonto vor, die bisher noch
nicht abgerechnet wurden.
Abb. 4: Liste noch nicht abgerechneter Gebühren
Ein Haken in der Spalte "gebucht" weist Sie daraufhin, dass die
Kosten für die entsprechende ZV-Maßnahme im Aktenkonto bereits
gebucht wurden. Diese Buchung hindert die Abrechnung aber nicht,
da es sich um reine Kostensollstellungen handelt, nicht um Rechnungen.
In der linken Spalte wählen Sie alle Positionen aus, die in Ihrer
aktuellen Rechnung enthalten sein sollen. Genau wie bei der normalen
Kostenrechnung RVG können Sie auf der folgenden Seite „Übertrag
der Gebührenpositionen“ dann die Auslagen, erhaltene Vorschüsse
sowie Zahlungen des Schuldners berücksichtigen.
RA-MICRO erstellt eine Gesamtabrechnung und fügt in der Anlage
eine detaillierte Aufstellung bei, aus der sich die Vergütung für die
einzelnen ZV-Maßnahmen ergibt.
Nach der ZV-Kostenrechnung werden die abgerechneten Kosten im
Forderungskonto grün dargestellt; falls nicht, sollten Sie die Einstellungen
im Programmbereich „Zwangsvollstreckung“ prüfen. Bei
einer erneuten ZV-Kostenabrechnung werden die bereits abgerechneten
Gebühren dann nicht mehr vorgeschlagen.
mj/arw
Kontakt: Frau Andrea Redeker-Wilde, info@ra-micro-nord.de