ra-micro Kurzanleitung, Stand 02.01.13 - Mediathek

Kurzanleitung

Seite
Kurzanleitung
KURZANLEITUNG
01 Erstinstallation
02 Installationsassistent
08 Mit ra-micro 8 im Netzwerk arbeiten
09 Einrichtung und Bedienung
09 a) Programmstart
09 b) Ersteinrichtung
10 c) Erweiterte Stammdaten
10 Update
11 PD 8
12 a) Modulbezogenes Kachelsystem
15 b) Zentrale Schaltfläche/Suchfunktion
20 Fokus
20 Standardschaltflächen/Tastenkombinationen
21 Datum eingeben
21 Aktennummern und Adressen eingeben
22 Gelb hinterlegte Eingabefelder
22 Sternchen-Methode
22 Komfobox
23 Rechnungsnummer eingeben
23 Systemvoraussetzungen
I
Stand: 02.01.2013
Zuletzt bearbeitet von: Gert Wachtendorf

II
Kurzanleitung

Kurzanleitung
KURZANLEITUNG
ra-micro 8 ist eine Anwaltssoftware modernster Konzeption und Technologie. Die neue PD 8 Bedienoberfläche
für Windows 8 Geräte ist besonders für Touchscreens geeignet, aber auch mit herkömmlicher Maus- und Tastaturbedienung
einfach und produktiv zu nutzen. Windows 8 betrachtet Smartphones, Tablets, Convertibles und
PCs als Elemente eines einheitlichen Systems.
Über all diese Geräte werden künftig Organisationssysteme wie ra-micro ihren Workflow führen. Da mobile Geräte
nur mit Touchscreens sinnvoll zu bedienen sind, muss folgerichtig auch der PC einen Touchscreen
erhalten und die Software einheitlich touchbedienbar werden.
Optimal unterstützt wird die Kanzleiarbeit mit der ra-micro Software durch einen engagierten, erfahrenen
Telefonsupport sowie den E-Mail Direkt-Support, der von den rund 100 RA-MICRO Mitarbeitern geleistet wird.
Der Direkt-Support empfiehlt sich insbesondere bei komplexen Fragestellungen und wenn Anlagen und Bildausschnitte
zu übermitteln sind. Laufende Updates und inhaltliche Weiterentwicklungen gehören zum traditionellen
RA-MICRO Service.
ra-micro 8 steht auf der ra-micro Homepage unter www.ra-micro.de als kostenlose Testversion für die Anlage
von maximal 10 Akten pro Jahr zum Herunterladen zur Verfügung, für die in vollem Umfang Support geleistet
wird. Bei Vorliegen eines RA-MICRO Lizenzblattes kann die Lizenz kostenpflichtig auf die Vollversion erweitert
werden.
Statt ra-micro auf einem an das Kanzleinetz angeschlossenen Laptop für mobile Zwecke zu installieren, bietet
Windows 8 den Betrieb eines kompletten ra-micro PCs auf einem speziellen USB-Stick als ra-micro to go.
Dieser Stick kann in den PC eingesteckt und anschließend von da aus gebootet werden, sodass der Anwender
sein komplettes ra-micro System mit allen Daten mobil mit sich führen kann.
Mit Windows Bitlocker wird der Stick-Speicher sicher verschlüsselt, sodass bei Abhandenkommen kein Datenschutz-Risiko
entsteht. Wird das komplette Image des Sticks in der Cloud verschlüsselt gesichert, kann bei
Abhandenkommen des Sticks einfach ein neuer Stick erworben und darauf das Image aus der Cloud zurückgesichert
und der USB-Stick erneut mit Bitlocker verschlüsselt werden.
Wir empfehlen vor Übermittlung von Mandantendaten an einen Cloud-Dienst zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.
So können mit dem Programm boxcryptor (zusätzlich kostenpflichtig) Daten sicher in der Cloud
gespeichert, aber für die speichernde Kanzlei lesbar bleiben. Dieses Ver- und Entschlüsseln erfolgt ohne merklichen
Zeitverlust integriert in den Schreib- und Lesevorgang am PC. Die Daten gelangen verschlüsselt auf den
Cloud-Speicher-Server, d. h., sie sind dort für Dritte nicht lesbar und damit sicher anonymisiert.
ra-micro to go bietet damit maximale Mobilität bei höchster Betriebs- und Datensicherheit. ra-micro to go ist
z. B. für Daten mit einem extremen Geheimhaltungsbedarf geeignet, die man so nirgendwo außer bei sich
selber hält und im Notfall auch mit dem Stick sofort entsorgen kann. Diese sind weder in der Kanzlei noch zuhause
auf irgendwelchen Datenträgern gespeichert. Die 256-Bit-verschlüsselte Datensicherung in der Cloud ist
praktisch nicht zu entschlüsseln, an den modernen Verschlüsselungsmethoden beißen sich auch Großrechner
"noch die Zähne aus", sofern man ein genügend sicheres Passwort wählt.
Der Windows to go Stick verhält sich wie ein normaler PC und ein darauf installiertes ra-micro wie ein
normales ra-micro auf dem PC. Ein weiterer denkbarer Anwendungsfall für ra-micro to go: In der Kanzlei
fungiert der Stick als normaler Arbeitsplatz und Peer-Netzwerkserver, den man am Abend oder am Wochenende
mit nach Hause nimmt.
So kann der Anwalt die Daten zu Hause an einem PC weiter bearbeiten. Morgens wird der Stick einfach in den
Kanzlei-PC eingesteckt und die Arbeit fortgesetzt oder den Kanzleimitarbeitern zur weiteren Bearbeitung übertragen.
Bei der Einrichtung von ra-micro to go ist der zuständige ra-micro Vor-Ort-Partner gern behilflich.
Erstinstallation
Die Frage vor dem Herunterladen von ra-micro 8, ob die Datei gespeichert oder ausgeführt werden soll, ist aus
Sicherheitsgründen mit Speichern zu bestätigen. Anschließend ist für die Installation Ausführen zu wählen. Die
Installationssoftware ermittelt die auf dem PC zur Verfügung stehenden (Netz-)Laufwerke, aus denen das
Datenlaufwerk zu wählen ist. Als Programmlaufwerk stehen die lokalen Festplattenlaufwerke zur Verfügung, in
der Regel das Laufwerk C:\. Grüne Buchstaben kennzeichnen Laufwerke, auf denen sich noch kein ra-micro
1

2
Datenlaufwerk befindet. Bei Auswahl eines „grünen“ Laufwerks als Datenlaufwerk wird ein Ordner ra, z. B.
d:\ra; mit Unterordnern für ra-micro Daten angelegt. Sollten Laufwerke rot angezeigt werden, enthalten sie
bereits ra-micro Daten.
Abb. 1: Auswahl der Installationslaufwerke
Nach der ra-micro Dateninstallation folgt automatisch die für den Betrieb von ra-micro 8 erforderliche
Einrichtung von Fremdkomponenten:
Abb. 2: Installationsstatus Fremdkomponenten
Rote Ampelsymbole zeigen an, dass die Komponente nicht vorhanden ist. Gelbe Symbole kennzeichnen Fremdkomponenten,
die in älterer Version auf dem Rechner gespeichert sind. Grüne Symbole zeigen die Aktualität
der Komponente an. Nur Gelb bzw. rot gekennzeichnete Komponenten werden aktualisiert bzw. neu installiert.
Anschließend wird aufgefordert, ra-micro 8 vom Desktop zu starten.
Installationsassistent
Abb. 3: ra-micro 8 Desktop-Icon
Über das neue ra-micro 8 Icon wird der Installationsassistent aufgerufen. Dieser führt für den reibungslosen
Betrieb von ra-micro 8 automatisch Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen. Wir empfehlen, den
Installationsassistenten vollständig durchlaufen zu lassen. Die einzelnen Schritte werden über ausgeführt.
Kurzanleitung

Kanzleiadresse
Kurzanleitung
Abb. 4: Installationsassistent
Zunächst ist die Kanzleiadresse einzugeben. Die Adressnummer 1 steht für die eigene Kanzleiadresse und ist
überall dort verfügbar, wo sie im Programm benötigt wird: im Briefkopfdesigner als Grundlage für den Kanzleibriefkopf
oder als Mandantenvertreter im Forderungskonto sowie für den Briefkopf im E-Brief, ein für die
Anforderungen der Kanzlei ausgelegtes ra-micro eigenes elektronisches Kommunikationsmittel zum sicheren
Nachrichtenaustausch mit Gerichten, Versicherungen und Mandanten usw.
3

4
Briefkopf
Abb. 5: Kanzleiadresse erfassen
Anhand der Kanzleiadresse und der Bankverbindung erstellt das Programm nun automatisch den Kanzleibriefkopf
mit der Bezeichnung Kanzleibriefkopf 1. Dieser Briefkopf kann anschließend über Schriftverkehr, Briefkopfdesigner
an die Kanzleianforderungen angepasst werden. Mit Hilfe des Briefkopfdesigners können eigene Briefköpfe
für den E-Brief, für die Kanzlei-Textverarbeitung und den Direktdruck aus anderen Modulen wie
beispielsweise Kostenrechnungen aus Gebühren angefertigt werden. Für die Nutzung von MS Word mit
ra-micro steht ein angepasster Briefkopf mit der Programmfunktion Briefkopf MS-Word zur Verfügung.
Der RA-MICRO Vor-Ort-Partner erstellt zu günstigen Konditionen Briefköpfe nach den individuellen Wünschen
und Vorgaben der Kanzlei. Eine Liste der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ist im Internet unter
www.ra-micro.de zu finden. Die Liste der Supportcenter steht auch in der zentralen Listbox des PD 8 zur
Verfügung.
Benutzerverwaltung
Abb. 6: Benutzerverwaltung, Ausriss
Kurzanleitung

Die Benutzerverwaltung dient der Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterdaten der Kanzlei und ist durch das
Benutzerrecht Verwalter vor unbefugtem Zugriff geschützt. In der Benutzerverwaltung ist für jeden Benutzer
eine Benutzernummer zu vergeben, mit der sich dieser beim Start von ra-micro im RA-MICRO Login gemäß
Abb. 9 anmelden kann. Bei Bedarf kann die Anmeldung später durch ein in der Benutzerverwaltung festgelegtes
Passwort geschützt werden. Standardmäßig bereits gesetzte Programmzugriffsrechte sind pro Benutzer zu
überprüfen.
Kurzanleitung
Rechteverwaltung/Online Zugangsdaten
Zusätzlich können in der Benutzerverwaltung gleich die Online Zugangsdaten zur Nutzung der kostenpflichtigen
ra-micro online Dienste wie EMA-Anfragen und Wirtschaftsauskünfte hinterlegt werden.
In der Rechteverwaltung, die über die Benutzerverwaltung, Schaltfläche Rechteverwaltung zu erreichen
ist, steht ein entsprechendes Benutzerrecht unter der Karteikarte Online zur Verfügung.
Dieses Recht ist standardmäßig gesetzt.
Sachbearbeiterverwaltung
Abb. 7: Online Recht in der Rechteverwaltung, Ausriss
Abb. 8: Sachbearbeiterverwaltung, Ausriss
5

6
Textbausteine
In der Sachbearbeiterverwaltung sind alle anwaltlichen Sachbearbeiter und jeweils ein Sachbearbeiter
für Wiedervorlagen einzutragen. Das Kürzel besteht in der Regel aus dem ersten Buchstaben des Vor-
und Zunamens. Das Kürzel ist wichtig für statistische Auswertungen, z. B. die Umsatzermittlung je
Sachbearbeiter.
Alle Textvorlagen werden für die Neuinstallation in der Wir-Form vorgeschlagen. Wenn die Ich-Form der Textvorlagen
installiert und eingesetzt werden soll, ist diese zunächst im Installationsassistenten zu wählen und
dann mit zu bestätigen. Mit wird die Installation abgeschlossen und das RA-MICRO Login
aufgerufen.
RA-MICRO Login
Abb. 9: RA-MICRO Login
Das RA-MICRO Login schlägt automatisch den zuletzt in der Benutzerverwaltung hinterlegten Benutzer vor und
fordert zur Eingabe des Benutzerpassworts auf, wenn ein solches in der Benutzerverwaltung hinterlegt wurde.
Die Lizenzierung informiert über Lizenzdaten wie lizenzierte Module und Anzahl der Arbeitsplätze. Sie kann bereits
im Installationsassistenten ausgeführt werden. Ohne Lizenzierung steht die kostenlose Testversion für
die Anlage von maximal 10 Akten pro Jahr zur Verfügung. Für die im Folgenden mit Startversion
bezeichnete ra-micro Lizenz wird inkl. einer Update-Berechtigung in vollem Umfang Support geleistet.
Kurzanleitung

Kurzanleitung
Abb. 10: ra-micro 8 nach Erstinstallation unter Windows 8 mit Bedienoberfläche PD 8
ra-micro 8 startet nach der Erstinstallation unter Windows 8 mit dem neu entwickelten PD 8, der sich an das
„Windows 8-style UI“ Design anlehnt.
Über die Kachel Favoriten im PD 8 kann ein eigenes benutzerbezogenes Hauptmenü eingestellt werden. Die
einzelnen Kacheln im Hauptmenü werden manuell per rechtem Mausklick oder über Langtouch mit dem Finger
gedreht und anschließend ist auf ihrer „Rückseite“ die Favoritenwahl über das Sternsymbol möglich:
Abb. 11: Favoriten festlegen, hervorgehoben: Stern zum Aktivieren
Nach der Auswahl startet ra-micro immer mit dem Kachelmenü Favoriten. Soll ein Favorit wieder aus dem
Favoritenmenü entfernt werden, ist über den zuvor beschriebenen Weg das Aufklappmenü aufzurufen und das
aktive Sternsymbol abzuwählen:
7

8
Abb. 12: Favoriten entfernen, hervorgehoben: Stern zum Abwählen
Weitere Informationen über die Bedienung des Kachelmenüs sind im Kapitel Bedienoberfläche zu finden.
Die ra-micro Hauptfunktionen sind praxisgerecht strukturiert. Enthalten sind u. a. eine Adress- und Aktenverwaltung,
die Module Schriftverkehr, Gebühren, der neu entwickelte ra-micro Kanzlei-Kalender sowie die
Online Dienste als integraler Bestandteil einer modernen Kanzleiorganisationslösung. Dieses bildet den Grundstock
für eine automatisierte und auch auf zukünftige Betriebssystemversionen und breitbandige Internetverbindungen
vorbereitete Kanzleiorganisation.
Arbeitsplätze mit Betriebssystem Windows 7 starten mit dem Personal Desktop von ra-micro (PD 7) im
klassischen Windows-Look. Beim Arbeiten im Netzwerk ist ein Mischbetrieb von PD 8 und PD 7 Arbeitsplätzen
möglich.
Mit ra-micro 8 im Netzwerk arbeiten
Damit alle Benutzer im Netzwerk auf ein gemeinsames Datenlaufwerk zugreifen können, ist eine Netzfreigabe
des Datenpfades notwendig. Dabei ist der zuständige RA-MICRO Vor-Ort-Partner gern behilflich.
Abb. 13: Aufruf des Ordners RA\winexe\update und Start der Arbeitsplatzinstallation, Ausriss
Kurzanleitung

Nach Freigabe steht der Datenpfad auch auf anderen Arbeitsplätzen im Netz zur Verfügung. Zur Installation des
ra-micro Arbeitsplatzes befindet sich im Unterordner RA\winexe\update die Datei rmx.inst.wks.exe.
Doppelklick auf diese Datei startet die Installation und ermöglicht die Laufwerksauswahl auf dem Arbeitsplatz.
Kurzanleitung
Abb. 14: Laufwerkspfade für die Arbeitsplatzinstallation einstellen
Als Datenlaufwerk wird das gemeinsame Netzlaufwerk J: vorgeschlagen, das rot angezeigt wird, weil es bereits
ra-micro Daten aus einer Erstinstallation enthält. Unter Benutzernummer ist eine fortlaufende Nummer für die
einzurichtenden Arbeitsplätze zu wählen. Die Angaben sind mit OK zu bestätigen.
Einrichtung und Bedienung
Falls ein Online Update für ra-micro zur Verfügung steht, wird dieses am rechten Rand in einer Sofortnachricht
vom RA-MICRO Update Service angezeigt.
Abb. 15: Beispiel für eine Sofortnachricht bei vorliegendem Programmupdate
Zur Aktualisierung der ra-micro Version wird das Programm geschlossen. Nach Installation des Updates und
Neustart steht ra-micro in aktueller Version auf dem Arbeitsplatz zur Verfügung.
a) Programmstart
Unter Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, Programmstart kann festlegt werden, welche
Programmfunktionen beim Login und beim Start von ra-micro 8 aufgerufen werden sollen.
b) Ersteinrichtung
Nach dem ersten Programmstart empfehlen wir zunächst Folgendes zu kontrollieren:
� die Einstellungen für die einzelnen Module über Kanzlei, Einstellungen, die bei Bedarf geändert werden können.
Unter Umständen ist nach einer Änderung ein Neustart des Programms erforderlich.
� die mitgelieferten Textbausteine über Schriftverkehr, Standardtexte.
9

10
� In der Regel bei Lizenzerweiterungen für weitere PC-Arbeitsplätze: die Zugriffs- und Programmrechte über
Kanzlei, 2 Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung, die pro Benutzer-Arbeitsplatz überprüft und ggf. geändert
werden können.
� Über die Kachel Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, Programmstart, Login kann festgelegt
werden, ob ein in der Benutzerverwaltung hinterlegtes Passwort beim Login von ra-micro 8 abgefragt
werden soll.
c) Erweiterte Stammdaten
In Verbindung mit der für ra-micro 8 erforderlichen SQL-Lizenz können bis zu 999 Aktenbeteiligte pro Akte
verwaltet werden, darunter bis zu 99 Mandanten- und 99 Gegner-Adressen. Zusätzlich können bis zu 99
Unterakten - beispielsweise zur Verwaltung einer Scheidungssache - (Zugewinn, Hausrat, elterliche Sorge, Unterhalt)
angelegt werden. Sie stehen in Abhängigkeit zur Hauptakte. Bei Anlage einer Unterakte werden die
Daten aus der Hauptakte kopiert. Auf diese Weise werden Bezüge zwischen Vorgängen deutlicher und die
redundante Anlage von Aktendaten wird vermieden. In der Adresshistorie kann eine unbegrenzte Anzahl von
Bearbeitungsvermerken gespeichert werden. Pro Akte sind bis zu 9 Wiedervorlagen möglich. In den Wiedervorlagen
können beliebige Aufgaben pro Sachbearbeiter vermerkt und deren Erledigung notiert werden. Auch
eine Zuordnung mehrerer Sachbearbeiter zu einer Akte ist mit einer SQL-Lizenz möglich. Dies wird zum Beispiel
häufig in Großkanzleien oder in Strafsachen genutzt, wenn der Sozius dem angestellten Anwalt oder dem
Rechtsreferendar separate Rechtsprüfungen oder Verhandlungen zuweist. In diesen Fällen arbeiten mehrere
Sachbearbeiter an einer Akte.
Update
Das Online-Update der ra-micro 8 Programmdateien erfolgt automatisch im Hintergrund. Unter Kanzlei,
Dienstprogramme, Online Update können entsprechende Einstellungen vorgenommen werden. Die ra-micro
Versionsnummer hat das Format [JJ][TTT].[Anzahl], z. B. 13001.01. Das bedeutet z. B. im Fall der Version
13001.01, dass diese im Jahr 2013 am 1. Tag mit der fortlaufenden Nummer 01 erstellt wurde.
Kurzanleitung

Kurzanleitung
PD 8
Abb. 16: ra-micro 8 Bedienoberfläche PD 8 mit Beispielfarben
Das Hauptmenü PD 8 von ra-micro 8 besteht aus einzelnen meist modulbezogenen Kacheln (hier Akten),
der zentralen Schaltfläche mit einer integrierten Suchfunktion sowie einer Listbox, einem benutzerdefinierten
Favoritenmenü sowie dem Info Desk .
11

12
a) Modulbezogenes Kachelsystem
Abb. 17: PD 8, Untermenü Akten
Jede Kachel im Hauptmenü führt nach Touch (bei Verwendung eines Touchscreens) bzw. Klick zu einem Untermenü
mit den dieser Kachel zugeordneten Programmfunktionen.
Programmfunktionen werden mit einfachem Klick/Touch auf die gewünschte Kachel aufgerufen, um
die vorgesehenen Eingaben zu tätigen.
Die aktuelle Seitenzahl wird grafisch durch einen hellen Punkt auf dem Pfeil hervorgehoben. Der Pfeil nach oben
ermöglicht den einfachen Wechsel zurück zur vorherigen Ebene bzw. bei langem
Klick/Langtouch zurück zur Startansicht. Auch hier ist die aktuelle Ebene anhand des weißen Punktes erkennbar.
Mit einem Rechtsklick/Langtouch auf die Kachel wird diese „gedreht“:
Abb. 18: Rückseite der gedrehten Kachel
Im PD 8 stehen auf der Rückseite der Kacheln mit Ausnahme der Kachel Favoriten und Info weitere Funktionen
zur Verfügung. Diese weiteren Funktionen werden über einen einfachen Klick/Touch aufgerufen. Mit Klick auf
das Modulsymbol, in unserem Beispiel das Symbol für Akten , wird die Kachel auf die ursprüngliche Ansicht
weiter „gedreht“.
Kurzanleitung

E-Mail Support anfordern
Kurzanleitung
Abb. 19: E-Mail Support anfordern
Über kann zu dem betreffenden Modul, wie abgebildet z. B. zum Modul Akten, der jeweilige Direkt E-Mail
Support angefordert werden.
Farbauswahl treffen
Abb. 20: Farbmenü
Über besteht die Möglichkeit, die Hauptkachel nach den eigenen Farbwünschen und zur besseren Übersicht
einzufärben. Die ausgewählte Farbe, die über das Speichersymbol gesichert werden kann, wirkt sich nicht
nur auf die Hauptkachel, sondern auch auf die Kacheln des jeweiligen Untermenüs aus. Bei einem
neuen ra-micro 8 Programmstart wird der PD 8 mit der entsprechenden Farbauswahl gestartet.
Diese kann jederzeit wieder geändert über einen einfachen Klick/Touch auf die Schaltfläche
wieder in eine weiße Kachel umgefärbt werden.
Die Änderung an den Farben wird lokal pro Arbeitsplatz gespeichert.
Favoriten bestimmen
Über kann jede Modulkachel als Favorit bestimmt werden; das Favoritensymbol der gewählten
Kachel wird danach gelb: . So kann in wenigen Schritten ein eigenes benutzerdefiniertes Kachelmenü er-
stellt werden, um die wichtigsten - ständig im Gebrauch befindlichen - Programmfunktionen schnell zu erreichen.
Das benutzerdefinierte Favoritenmenü wird bei jedem ra-micro Start automatisch als Hauptmenü aufgerufen.
13

14
Abb. 21: Kachel Notariat im Favoritenmenü
Ein lizenziertes Modul Notariat befindet sich an erster Stelle des Favoritenmenüs. Der Aufruf kann beim
Programmstart über Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, Programmstart so voreingestellt
werden, dass anstelle des Moduls ra-micro online das Modul Notariat im Hauptmenü zur Verfügung steht.
Handbuch
Über wird das jeweilige Handbuch aufgerufen. Die Handbücher werden ständig aktualisiert und stellen weitreichende
Informationen sowie Tipps für die Benutzung der jeweiligen Module zur Verfügung.
Einstellungen
Über werden die jeweiligen Einstellungen pro Modul aufgerufen, können von dort aus eingesehen und geändert
werden.
Anwender-Clips
Über können für das jeweilige Modul erklärende Einführungs-Clips aufgerufen werden.
Aktuelle Hinweise
ruft die aktuellen Hinweise auf, die dabei unterstützen, Anwendungsmöglichkeiten der Neuerungen in der
Kanzlei zu etablieren.
Zusatzfunktionalitäten in den Untermenüs
Abb. 22: Zusatzfunktionalität in den Untermenüs, Beispiel Kachel Akte Anlegen klassisch
Auch im jeweiligen Untermenü stehen auf der Rückseite der einzelnen Kacheln weitere Möglichkeiten zur
Verfügung - wie eine weitere Favoritenauswahl und der Aufruf von kurzen Einführungsfilmen. Über das Symbol
für die jeweilige Programmfunktion wird die Kachel zur Ausgangsansicht weiter „gedreht“.
Kurzanleitung

) Zentrale Schaltfläche/Suchfunktion
Kurzanleitung
Abb. 23: Zentrale Schaltfläche mit hervorgehobener Suchfunktion
Im ra-micro Hauptmenü PD 8 befindet sich eine zentrale Schaltfläche, die u. a. eine Schnellsuche in ra-micro
zur Verfügung stellt. Hierüber kann gezielt nach Programmfunktionen in ra-micro gesucht werden. Dies ist
durch Klick/Touch auf das Lupen-Symbol möglich.
Abb. 24: Suchfunktion mit dem Angebot, nach Anfangsbuchstaben zu suchen, als Ausriss
Um nach einem Begriff - beispielsweise nach einer Programmfunktion - zu suchen, kann entweder ein Anfangsbuchstabe
gewählt
Abb. 25: Suchergebnis von Programmfunktionen, im Beispiel beginnend mit dem Buchstaben A
oder der Begriff selbst eingegeben werden.
15

16
Bei Eingabe eines Anfangsbuchstabens oder eines Begriffs werden die jeweils dazu passenden Programmfunktionen
in einer Liste angezeigt. Der Aufruf der gefundenen Programmunktion erfolgt über Klick/Touch auf
die jeweilige Funktion in der Liste. Klick/Touch auf das Lupensymbol schließt die Suche.
Listbox
Über einfachen Klick/Touch auf Hauptmenü öffnet sich eine Listbox mit weiteren Funktionalitäten.
Aktuelle Hinweise
Abb. 26: Listbox im PD 8
Abb. 27: Aktuelle Hinweise
Kurzanleitung

Kurzanleitung
Hierüber sind die Aktuellen Hinweise erreichbar, die in Textform und mit vertonten Hilfeclips über
Programmneuerungen informieren. Sie sind chronologisch und nach Themen aufgelistet. Zusätzlich
werden in den Aktuellen Hinweisen häufig gestellte Fragen zum Jahreswechsel beantwortet.
Datenlaufwerk
Mit Datenlaufwerk wird das Datenlaufwerk umgestellt. ra-micro wird beendet und startet automatisch
auf dem neu eingestellten Laufwerk. Der Wechsel des Datenlaufwerks erfordert Verwalterrechte und
ermöglicht beispielweise in Bürogemeinschaften den Zugriff auf die Datenlaufwerke aller ra-micro
Lizenzen im gemeinsamen Netzwerk, um zügig unterschiedliche Datenbestände bearbeiten zu können.
Nach Beenden der Arbeitssitzung mit geändertem Datenlaufwerk startet ra-micro wieder mit dem
standardmäßig voreingestellten Datenlaufwerk.
Datenpools
Abb. 28: PD 8, Untermenü Datenpool mit eingerichteten Datenpools
Über das Kachelmenü Datenpools sind Programmfunktionen zur Verwaltung von Datenpools zu erreichen.
Ein Datenpool ist ein gesonderter Programmbereich, in dem alle Programme und Programmfunktionen
nutzbar sind. Die im Datenpool erfassten bzw. erstellten Daten werden in gesonderte
Bereiche gespeichert, die vom Hauptdatenbestand des Programms (Hauptpool) getrennt sind.
Die Datentrennung gilt insbesondere für die Adressverwaltung, das Aktenregister und die Buchhaltungsdaten.
Datenpools stehen in der kostenlosen Startversion nicht zur Verfügung.
Auf die in einem Datenpool erfassten oder angelegten Daten kann nur im Rahmen des jeweiligen
Datenpools zugegriffen werden. Durch die Verwendung von Datenpools können die Datenbereiche,
z. B. im Rahmen nebenberuflicher Tätigkeiten, vom Hauptpool getrennt werden.
Datenpools können aufgrund der Datentrennung sinnvoll in Bürogemeinschaften verwandt werden, die
auf eine ra-micro 8 Lizenz in einem gemeinsamen Netzwerk zurückgreifen oder für alle Kanzleistrukturen,
in denen die Buchhaltung getrennt für mehrere Bereiche geführt wird. Datenpools können
auch dann verwendet werden, wenn mit ra-micro 8 Daten bearbeitet werden soll, ohne dass diese
sich auf den Hauptdatenbestand der Kanzlei auswirken, also beispielsweise für die Durchführung von
Pflegschaften oder bei der Immobilienverwaltung. Mit Hilfe von Datenpools ist es auch möglich,
ra-micro 8 ohne Folgen für die allgemeinen Kanzleidaten auszuprobieren. Für den Aufruf und das
Speichern von Texten, Briefkopf-Dateien sowie für die Einstellungen gelten folgende Besonderheiten:
17

18
� Texte aufrufen:
Beim Aufruf von Texten in MS Word oder der Kanzleitextverarbeitung haben Texte aus dem
aktuellen Datenpool Vorrang. Nur wenn ein aufzurufender Text nicht im Datenpool vorhanden ist,
wird auf die entsprechende Datei im Hauptpool zugegriffen.
� Texte speichern:
Texte, die mit Speichern ins Textverzeichnis in MS Word (in der Kanzlei-Textverarbeitung mit
Speichern unter gesichert wurden, werden automatisch im Ordner Text des Datenpools gespeichert.
Analog wird mit Druckdateien verfahren, die im Datenpool benutzerorientiert im Ordner
d[Benutzernr], z. B. d1, als Entwurf gespeichert werden. Standardmäßig können die Druckdateien
in der Dokumentenverwaltung entweder nach Akte/Mandant oder nach Benutzer aufgerufen
werden. Die Dokumentenverwaltung ist in der Kanzlei-Textverarbeitung über das Menü Briefe, in
MS Word über die Registerkarte RA-MICRO, Gruppe E-Akte aufrufbar.
� Briefkopf-Dateien:
Wenn im Datenpool kein Briefkopf vorhanden ist, dann wird der Briefkopf aus dem Hauptpool
verwendet. Gibt es Briefköpfe im Datenpool, dann werden diese vorgeschlagen.
� Einstellungen:
Sämtliche Einstellungen und Chiffren lassen sich für jeden Datenpool gesondert einstellen. Nach
Einrichtung eines neuen Datenpools werden die Einstellungen zunächst aus dem Hauptpool
übernommen. Daher sollte insbesondere unter Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen,
Laufende Nummern kontrolliert werden, ob diese für den Datenpool korrekt eingestellt sind.
Datenpool einschalten/wechseln, Datenpool ausschalten
Eingerichtete Datenpools können über das Untermenü Datenpools per Klick/Touch eingeschaltet
werden. Bei mehreren eingerichteten Datenpools kann zwischen diesen gewechselt werden.
Die Kachel Hauptpool dient dem schnellen Wechsel in den Hauptpool. Die Titelleiste des PD 8 zeigt den
aktiven Datenpool an:
Abb. 29: Anzeige des aktuellen Datenpools, Ausriss aus der Titelleiste des PD 8
Der aktive Datenpool ist im Untermenü Datenpool grün eingefärbt:
Abb. 30: Anzeige des aktuellen Datenpools, Ausriss aus dem Menü Datenpool
Einschalten und Wechseln eines Datenpools werden zusätzlich durch eine Slider-Meldung am rechten
Bildschirmrand angezeigt.
Kurzanleitung

Kurzanleitung
Datenpool neu einrichten
Für die Anlage eines Datenpools werden wenigstens 50 MByte an freiem Laufwerksspeicher benötigt.
Zunächst ist eine Datenpool-Langbezeichnung, z. B. Hausverwaltung, einzugeben und anschließend
eine aus drei Buchstaben bestehende Kurzbezeichnung, die dem Ordnernamen des Datenpools entspricht.
Mit Sachkontenpläne übernehmen stehen in einer Liste Sachkontenpläne zur Verfügung, die
vom Hauptpool zur weiteren Verwendung in den Datenpool kopiert werden können. Um Benutzerrechte
aus dem Hauptpool zu übernehmen, ist die Option Rechte aus Hauptpool übernehmen zu
wählen.
Einstellungen
Ermöglicht den schnellen Zugriff auf die Programmeinstellungen.
Informationen
Ruft Versionsinformationen zum PD 8 auf.
Kurzanleitung
Aufruf der vorliegenden Kurzanleitung.
Mediathek
Hierüber ist der Aufruf der ra-micro Mediathek möglich. Über die Reiter Neu, ra-micro, ra-microonline,
DictaNet, FAQ, EDV-Technik, Allgemein gelangt der Anwender direkt in die einzelnen Rubriken
mit Filmbeiträgen zu diesen Themen.
Die ra-micro Mediathek stellt für alle, die ihr Wissen über einzelne ra-micro Module auffrischen oder
vertiefen wollen, sich über ein DictaNet-Thema informieren möchten oder ein generelles Interesse an
Neuerungen der RA-MICRO Unternehmensgruppe haben, über das Internet abrufbare Kurz-Filme zur
Verfügung.
Geboten werden Lehr-, Support- und Hilfefilme zur ra-micro Kanzleisoftware, zu DictaNet- und
ra-micro online - Themen. ra-micro Anwender können hier Filme für Einsteiger und Fortgeschrittene
zu allen Programmmodulen der Kanzleisoftware und ra-micro online rund um die Uhr abrufen.
Kanzleimitarbeitern bietet sich damit die Möglichkeit, ein modernes Kommunikationsmedium zur
Selbst-Schulung zu nutzen, ohne den laufenden Kanzleibetrieb zu unterbrechen. Zur Beantwortung
von Fragen zu ra-micro oder für weitergehende Informationen über Leistungen der ra-micro Kanzleisoftware
eignen sich die Filme aus der ra-micro Mediathek ideal. Denn die Archivfilme können über
die Pausentaste – wie bei einem DVD-Player – jederzeit angehalten und später weiter abgespielt werden.
So kann parallel in ra-micro selbst nachvollzogen werden, was der Referent gerade erläutert hat
und den Lehrfilm solange unterbrechen.
Die ra-micro Mediathek ist sowohl aus ra-micro heraus, als auch auf der ra-micro Homepage
aufrufbar und wird fortlaufend aktualisiert und erweitert.
ra-micro Homepage
Ermöglicht den direkten Aufruf der ra-micro Homepage.
19

20
Support
Abb. 31: PD 8, Untermenü Support
Optimal unterstützt wird die Kanzleiarbeit mit der ra-micro Software durch einen engagierten,
erfahrenen Telefonsupport sowie den RA-MICRO Direkt Support per E-Mail, der von den rund 100
RA-MICRO Mitarbeitern geleistet wird. Über das Untermenü Support kann u. a. auf die Internetseite
des RA-MICRO-Anwendersupports direkt zugegriffen werden. Zusätzlich sind hier andere wichtige und
hilfreiche Informationen für die Supportfall sowie das aktuelle Anwenderrundschreiben zu finden.
Der Anwendersupport ist täglich 24 h besetzt.
Fokus
Um eine schnelle Bedienung bei der Dateneingabe zu ermöglichen, ist die Fokusführung innerhalb der Masken
nicht nur mit der Maus, sondern auch mit der Tastatur steuerbar. Mit „Fokus“ ist der „Standort“ im Programm
gemeint. Das aktive Eingabefeld ist an einem blinkenden Cursor zu erkennen, die aktuell im Fokus stehende
Schaltfläche hat eine gestrichelte Umrandung. Mit T kann der Fokus vorwärts, mit HT rückwärts bewegt
werden. Am schnellsten können die Bildschirmmasken mit Ü abgearbeitet werden: Die sog. Enter-Reihenfolge
ist ein ausgefeiltes Bedienkonzept für die blitzschnelle Abarbeitung von Bildschirmmasken mit der Tastatur.
Dabei wird stets versucht, die typische Bedienweise der Maske abzubilden und nach diesem Kriterium werden
die Eingabefelder „angesprungen“. So braucht der Benutzer nur im Ausnahmefall weitere Felder mit der Maus
anzusteuern.
Darüber hinaus sind die Eingabefelder bei Verwendung von Touchscreens auch touchbedienbar.
Standardschaltflächen/Tastenkombinationen
Eingabemasken enthalten regelmäßig die Schaltflächen und am unteren Rand. Mit oder
der Tastenkombination AÜ wird die entsprechende Programmfunktion ausgeführt bzw. die vorgenommene
Datenänderung gespeichert und die Maske geschlossen. Im Gegensatz hierzu wird die Maske mit , ohne
Änderungen zu speichern oder eine Programmfunktion auszuführen, wieder geschlossen. Die Schaltfläche
ersetzt in Programmfunktionen, in denen der Druck die Hauptfunktion ist, die Schaltfläche . Damit
wird der Druck ausgelöst und die Maske geschlossen.
Mit werden die Änderungen im aktuellen Programmfenster gespeichert und für neue Eingaben wieder
geleert. Im Programm kommt diese Schaltfläche z. B. im Adressfenster vor. So können zeitsparend mehrere
Adressen hintereinander erfasst werden, ohne nach jeder Adresserfassung das Adressfenster wieder neu
aufrufen zu müssen.
Kurzanleitung

Kurzanleitung
Datum eingeben
Wenn im Programm ein Datum eingegeben wird, stehen hierfür zwei Varianten zur Verfügung. Zum einen kann
das Datum einfach in das entsprechende Feld im Format [TTMMJJ] eingetragen werden. Die Jahreszahl wird
dabei automatisch auf vier Stellen ergänzt. Die Eingabe 060213 erzeugt z. B. automatisch das Datum
06.02.2013. Wird die grafische Datumswahl bevorzugt, ist über das Kalenderblatt aufzurufen. Zusätzlich
lässt es sich auch mit der Leertaste K aufrufen, wenn der Cursor auf dem Datumseingabefeld steht.
Aktennummern und Adressen eingeben
Aktennummern werden in ra-micro stets im Format [lfd.Nr.]/JJ, z. B. 2/13 für die Akte 2 aus 2013
eingegeben. Zur Erleichterung der Eingabe versteht ra-micro bei Eingaben von Aktennummern auch die
Schreibweise 2.13 oder 2,13. Punkt oder Komma werden bei der Eingabe automatisch in einen Schrägstrich
gewandelt. Fehlt das Trennzeichen zwischen laufender Aktennummer und zweistelliger Jahreszahl, wird
automatisch ein Schrägstrich vor die zweistellige Jahreszahl gesetzt. Standardmäßig wird die zuletzt
eingegebene Aktennummer vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden.
Falls eine andere Aktennummer gesucht wird, kann dies anhand des Mandanten- oder Gegnernamens oder der
Aktenkurzbezeichnung geschehen. Die Eingabe ist mit Ü zu bestätigen. Werden mehrere Akten zu dem
Eintrag gefunden, wird eine Auswahlliste angezeigt, aus der die gewünschte Akte gewählt werden kann. Einträge
in roter Schrift kennzeichnen abgelegte Akten. Für die Suche nach einem Gegner ist der Name mit der
Zeichenfolge *g zu kennzeichnen, z. B. Müller*g, wenn nach einer Akte mit einem Gegner namens Müller gesucht
werden soll.
Vorhandene Unterakten werden nach Eingabe der Aktennummer der Hauptakte als Kombination aus Ziffern und
Sonderzeichen wie z. B. 1/13, 1,13, oder 1.13 durch automatisches Aufklappen einer Liste zur Auswahl
angeboten. Wird die Aktennummer mit reiner Ziffernfolge eingegeben, z. B. 113 statt 1/13, wird eine zur Verfügung
stehende Unteraktenliste automatisch aufgerufen, sobald eine Bestätigung mit der Leertaste erfolgt.
Bestätigung mit Ü ruft die Hauptakte auf.
Das Aktennummer-Eingabefeld hat zwei besondere Funktionen:
� Verlaufshistorie:
Ist kein Aktennummernvorschlag vorhanden oder wurde der Vorschlag gelöscht, kann mit die Verlaufshistorie
aufgerufen werden, in der die zuletzt verwendeten Aktennummern zur Auswahl aufgelistet werden.
� Aktennotiz als Aktenlaufzettel:
Nach Eingabe einer Aktennummer befindet sich das Symbol für die Aktennotiz rechts neben dem
Eingabefeld. Dieses Symbol ist weiß, wenn die Notiz leer ist, farbig (i. d. R. gelb, wenn eine Notiz eingetragen
ist. Durch Rechtsklick und Öffnen oder Linksklick auf das Symbol wird das Notizfenster zur Fortschreibung
des Aktenverlaufs aufgerufen. Durch Rechtsklick auf das Icon kann das Notizfenster aufgerufen
und eine Farb-Kategorie für die Aktennotiz zu dieser Akte festgelegt werden. Je Akte kann eine Farbe zugeordnet
werden, für die die Kanzlei je nach ihren Abläufen einen eigenen Farbcode entwickeln kann, beispielsweise
rot: bei jeder Buchung beachten, orange: Mandant mit Honoraren im Zahlungsverzug, grün:
Mandant in U-Haft.
Wird die Eingabe einer Adresse in ein gelb hinterlegtes Feld (s. u.) verlangt, kann hier entweder die Adressnummer
oder aber der Nachname der Person eingegeben werden, dessen Adresse bereits im Adressfenster
angelegt ist. Wenn der vollständige Name nicht bekannt ist, braucht in dieses Feld auch nur ein Namensteil
(erforderlich ist mindestens der Anfangsbuchstabe) eingegeben zu werden, um nach Bestätigung mit Ü eine
Auswahlliste mit allen zum gesuchten Namen bzw. Buchstaben passenden Adressen aufzurufen. Mit den Cursortasten
V oder Y und anschließend mit Ü kann die gewünschte Adresse gewählt werden.
21

22
Gelb hinterlegte Eingabefelder
Abb. 32: Beispiel für ein Kontextmenü mit Bedienhinweis
Hinter gelben Eingabefeldern verbirgt sich eine Sonderlogik, mit der Felder komfortabler ausgefüllt oder bereits
gespeicherte Daten einfach eingefügt werden können. Mit Rechtsklick oder Langtouch auf das gelbe Eingabefeld
und anschließender Wahl der Kontextzeile Bedienhinweis kann eingesehen werden, welche
Sonderlogik im Einzelnen dahintersteht. Klick/Touch auf die Zeile Bedienhinweis blendet diesen als Slider-
Meldung rechts unten auf dem Bildschirm ein. So sind die Felder zur Eingabe der Adressnummer, des Wohnortes
und der Bankleitzahl mit Sonderfunktionen ausgestattet.
Sternchen-Methode
Das Sternchen (*) hat in MS Word - in Verbindung mit ra-micro – und in der Kanzleitextverarbeitung die gleiche
Funktionalität wie „Datei öffnen“. So kann z. B. mit der Eingabe von *text am Zeilenanfang eine
Datei text.rtf wesentlich schneller geladen werden als durch das Abarbeiten von Auswahlmenüs.
Mit *A[Aktennummer][Korrespondenzbuchstabe], z. B. *A1/13RSV, oder *A[Name], z. B. *AMeier, kann blitzschnell
ein Schreiben inklusive Briefkopf aufgebaut und bereits mit Adresse und Betreff ausgefüllt werden.
Mehrere Textbaustein-Dateien lassen sich in einem Ladevorgang verketten, indem diese nacheinander eingelesen
werden. Die entsprechenden Dateien werden dann z. B. so in das Dokumentfenster eingegeben:
*Textbaustein1*Textbaustein2*Textbaustein3. Über die Taste E stehen darüber hinaus die gebräuchlichsten
menügestützten Textverarbeitungsfunktionen in den Textverarbeitungen – MS Word und Kanzleitextverarbeitung
- zur Verfügung.
Komfobox
Eine wesentliche Erleichterung der Bedienbarkeit bietet die sog. Komfobox . Sie ermöglicht es, Auswahllisten
unmittelbar bei der Eingabe über den Button zu bearbeiten, wenn eine Änderungsmöglichkeit sinnvoll ist.
Z. B. wenn eine Adresse im Adressfenster erfasst und zu dieser Person auch ein Beruf eingegeben werden soll.
Der Beruf, der zu dieser Adresse gespeichert werden soll, ist jedoch nicht in der Auswahlliste enthalten, die
über geöffnet werden kann. Es kann zwar nun wie gewohnt der gewünschte Beruf in die Komfobox eingetippt
werden. Diese Berufsbezeichnung wird jedoch für weitere Adressen nicht gespeichert. Dies geschieht
nur, wenn über die Schaltfläche die Auswahlliste entsprechend bearbeitet wird, d. h. neue Einträge, z. B. die
noch nicht enthaltene Berufsbezeichnung hinzugefügt, die Reihenfolge in der Auswahlliste geändert und nicht
mehr benötigte Einträge gelöscht werden. Wir empfehlen die Tastatur zur schnellen Bedienung der Komfobox:
Über die Leertaste kann die Auswahlliste aufgerufen und die gewünschte Zeile durch Eingabe der Nummer ggf.
auch des Buchstabens gewählt werden. Bei eindeutiger Eingabe wird die Komfobox verlassen und zur nächsten
Eingabe gewechselt.
Beginnen zwei Zeilennummern mit derselben Ziffer, beispielsweise die Zeilen 2 und 21, so ist für die Auswahl
der Zeile 2 die 2 einzugeben und mit Ü zu bestätigen, um zur nächsten Eingabe zu wechseln. Ein automatischer
Wechsel zur nächsten Eingabestelle, ohne mit Ü zu bestätigen, erfolgt hier nur, wenn 02 statt 2
eingeben wird. Zur Auswahl der Zeile 21 reicht ebenfalls die Eingabe von 21. Alternativ besteht auch die
Möglichkeit, die Einträge durch Eingabe des Anfangsbuchstabens des gewünschten Eintrags zu wählen. Dann
werden nur die Einträge angezeigt, die mit dem eingegebenen Buchstaben beginnen.
Kurzanleitung

Kurzanleitung
Rechnungsnummer eingeben
Wenn eine Rechnungsnummer im Programm einzugeben ist, geschieht dies stets mit führender zweistelliger
Jahreszahl und laufender Rechnungsnummer. So ist es in der OP-Liste z. B. ausreichend, für die Rechnungsnummer
1300001 die Jahreszahl zweistellig und die fortlaufende Rechnungsnummer einzugeben, und zwar so:
13001.
Systemvoraussetzungen
ra-micro 8 ist in modernster virtueller Softwaretechnologie hergestellt. Dies bringt für den Anwender eine
Vielzahl von Gebrauchs- und Kostenvorteilen, die aus schnellerer Softwareanwendung, einfacher Möglichkeit
der Online-Aktualisierung und höchster Stabilität resultieren.
ra-micro erfordert derzeit folgende Systemvoraussetzungen:
Arbeitsplätze
� Mindestens Microsoft Windows XP (SP 3; Home Versionen nur in der Einzelplatzanwendung zulässig, Starter
Versionen werden nicht unterstützt),
� Microsoft Office 2007 Standard und höher (nur 32-Bit; Office 2010 „Click to Run“, „Starter“ und Office 360
oder 365 werden nicht unterstützt),
� Microsoft Internet Explorer ab Version 8,
� Bildschirmauflösung mindestens 1280*720 Pixel mit mindestens 16-Bit Farbqualität,
� mindestens 2 GB RAM Arbeitsspeicher.
� Microsoft .NET Framework aktuelle Version.
� Einige Funktionen erfordern mindestens Windows 8 Pro.
Netzwerkserver
� Mindestens MS Windows 2008 Server,
� MS Windows 2008 Terminalserver auch mit Citrix Metaframe Aufsatz oder spätere Versionen.
� SQL basierte Module erfordern MS-SQL Server.
23

24
Kurzanleitung

Besuchen Sie unsere Homepage www.ra-micro.de
www.ra-micro.de