Leitfaden für die Verwertung von Forschungsergebnissen

schriftliche
Fixierung
Abbildung 12
Vertragserarbeitung
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Term
Sheet
Verhandlungen im vorvertraglichen Bereich
Bei der Planung einer Zusammenarbeit mit einem
Dritten muss frühzeitig deren schriftliche Fixierung
in einer Vereinbarung bedacht werden. Da
durch einen schriftlichen Vertrag (u.U. kostspielige)
Streitigkeiten bei und nach der Durchführung
der Zusammenarbeit vermieden werden
sollen, ist ein Vertragsabschluss nur dann sinnvoll,
wenn er vor Beginn der Zusammenarbeit,
d.h. vor Projektstart, abgeschlossen wird. Die
Erstellung, Verhandlung und Unterzeichnung
eines Vertrags kann viel Zeit in Anspruch nehmen.
Vertragsverhandlungen über mehrere
Monate sind unter Juristen keine Seltenheit.
Ein schriftlicher Vertragsabschluss empfiehlt sich
insbesondere, wenn die Forschungseinrichtung
in Vorleistung geht, Beschäftigte eingestellt werden
müssen, mit Know-how oder sonstigen
Projektergebnissen gearbeitet wird oder Dritte
Geräte der Forschungseinrichtung nutzen.
Entsprechend zeigt sich erst nach der Durchführung
der Arbeiten, ob der Vertrag gut war.
Kennzeichen eines „guten“ Vertrags ist, wenn
sich alle Beteiligten bei Durchführung der Zusammenarbeit
einig sind unter dem Motto: „Wir
arbeiten an einem gemeinsamen Ziel“ und sich
keine der Vertragsparteien benachteiligt fühlt.
Zur Vorbereitung eines Vertrags und zum schriftlichen
Festhalten der vereinbarten Ziele sowie
Konditionen bietet sich ein sog. Term Sheet an.
Vertragsentwurf
Verhandlungen
Vertrag
In diesem werden die Eckpunkte eines Vertrages
festgehalten. Ein Term Sheet stellt in überschaubarer
Form (z.B. auf einer halben Seite) die
wesentlichen Konditionen dar (Gegenstand,
Zahlungen, Lizenzgebühr, Rate, Meilensteine).
Daher hilft es bei den ersten Anbahnungen und
Vorverhandlungen zu Lizenz-, Kauf-, Options-
und Kooperationsverträgen.
Ist absehbar, dass ein Vertrag und/oder Term
Sheet notwendig werden, werden folgende Unterlagen
bei den verantwortlichen Stellen der
Forschungseinrichtung ggf. zusammen mit einem
Vertragsentwurf des Vertragspartners (bevorzugt
in elektronischer Form) je nach Vertragstyp
eingereicht:
• Kalkulation, die durch die Verwaltung der
Forschungseinrichtung legitimiert wurde
• Projektunterlagen (insbesondere ggf. Projektantrag)
• ggf. Zuwendungsbescheid
• ggf. Beschreibung der Zusammenarbeit (Auflistung
der einzelnen Arbeiten z.B. durch Meilensteine
oder Arbeitspakete, Beschreibung des
Werks, Dienstes oder des Leihgegenstandes)
• Zeitplan und ggf. Gantt-Diagramm (graphische
Darstellung des zeitlichen Projektablaufs)
• Namen der involvierten Lizenzen, Marken,
Patente oder Gebrauchsmuster
Folgende weitere Informationen werden in der
Regel zur Vertragserstellung benötigt:
• Name und Adresse des Vertragspartners
• Dauer der Zusammenarbeit
• Kontaktdaten des verantwortlichen Ansprechpartners
beim Vertragspartner
• Informationen über die Zusammenarbeit mit
dem Vertragspartner in der Vergangenheit
• Name des Projekts
• Namen von Projekten bzw. Dritter, auf deren
Know-how, Nutzungsrechte, Lizenzen, Patente,
Marken oder Gebrauchsmuster während der
Zusammenarbeit zurückgegriffen werden soll