Poslovni tuji jezik - Wirtschaftsdeutsch - Semec, Mo

7 PROTOKOLL
Wirtschaftsdeutsch
LERNZIELE
In jedem Unternehmen gibt es Sitzungen und Besprechungen, wobei Mitarbeiter sich immer
wieder Notizen des Besprochenen im Rahmen eines Protokolls machen sollen. Dazu ist es
wichtig zu wissen, wie so ein Protokoll aussieht, welche verschiedenen Formen es gibt und
was genau in einem Protokoll notiert werden muss. Genau diese Punkte werden in diesem
Kapitel erläutert und anhand von Beispielen verdeutlicht.
Zweck eines Protokolls
• Das Protokoll sichert Informationen: Besprechungsergebnisse werden festgehalten.
• Das Protokoll informiert: Nichtteilnehmer können sich über die Ergebnisse
informieren und den Verhandlungsverlauf nachvollziehen.
• Das Protokoll entlastet das Gedächtnis und schafft Klarheit: Teilnehmer können später
bei Differenzen oder ungenauer Erinnerung den Verhandlungsverlauf nachlesen.
• Das Protokoll gibt Anweisungen: Es hält genau fest, wer was bis wann zu tun hat.
• Das Protokoll hilft kontrollieren: Es kann ohne Mühe geprüft werden, ob die
Anweisungen eingehalten worden sind.
• Das Protokoll beweist: Alle Beschlüsse, in bestimmten Protokollarten auch alle
Äußerungen der Teilnehmer sind nachweisbar festgehalten.
Anforderungen an das Protokoll
Das Protokoll muss bestimmten Anforderungen genügen, um die o. g. Zwecke zu erfüllen:
• Es muss vollständig und unmissverständlich sein.
• Inhalt und Sprache sollen neutral sein.
• Es muss verständlich sein.
• Es muss übersichtlich und gut gegliedert sein.
• Der Textumfang muss der Besprechung angemessen sein.
• Es muss anerkannt werden und als Beweis gelten können.
Protokollarten
Die Anforderungen an ein Protokoll sind demnach sehr unterschiedlich. Einmal sind nur die
Beschlüsse wichtig, ein anderes Mal der ganze Gesprächsverlauf und ein drittes Mal jede,
auch die kleinste Bemerkung eines Teilnehmers. Deshalb haben sich im Laufe der Zeit
verschiedene Protokollarten herausgebildet. Hier eine Übersicht über die Anforderungen der
verschiedenen Protokollarten:
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