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- Seite 4: KMU-Lehrgang Outsourcing 4. Die Wer
<strong>KMU</strong>-<strong>Lehrgang</strong><br />
<strong>Outsourcing</strong><br />
Fit for <strong>KMU</strong>-Business? Informationen zu weiteren<br />
<strong>KMU</strong>-Lehrgängen und Business-Tools fi nden Sie unter<br />
www.bankcoop.ch/business
<strong>KMU</strong>-<strong>Lehrgang</strong> <strong>Outsourcing</strong><br />
Der Begriff <strong>Outsourcing</strong> (englisch für «heraus» und<br />
«Quelle») beschreibt die Auslagerung oder Vergabe von<br />
Unternehmensaufgaben resp. Produktionsschritten an<br />
spezialisierte Drittunternehmen. Verträge fi xieren die<br />
Dauer und die Art der Leistung, die outgesourced wird.<br />
Ursprünglich haben Firmen ihre IT-Infrastruktur oder<br />
IT-intensive Prozesse ausgelagert. Heute kann sich <strong>Outsourcing</strong><br />
auf jegliche Auslagerung von Funktionen oder<br />
Aktivitäten beziehen.<br />
Grundsätzliches Ziel des <strong>Outsourcing</strong>s ist, Wettbewerbsvorteile<br />
gegenüber den Konkurrenten zu erlangen oder<br />
zu sichern, indem sich die Firma auf das Wesentliche<br />
konzentriert und schwache Bereiche auslagert. Wer outsourced,<br />
folgt dem Leitsatz «Tun Sie, was Sie am besten<br />
können, outsourcen Sie den Rest».<br />
Wenn Sie feststellen möchten, ob auch in Ihrer Firma<br />
gewisse Aktivitäten ausgelagert werden könnten, sollten<br />
Sie in den nachstehenden Abschnitten die Gründe für<br />
<strong>Outsourcing</strong> studieren, sich mit den verschiedenen Formen<br />
von <strong>Outsourcing</strong> befassen und sich die Risiken vor<br />
Augen führen, vor denen Sie sich beim Auslagern in Acht<br />
nehmen sollten. Bringen Sie zum Schluss Ihr Wissen über<br />
<strong>Outsourcing</strong> mit den Komponenten der Wertschöpfungskette<br />
der Produkte oder Dienstleistungen Ihrer Firma<br />
in Verbindung, um zu beurteilen, wo es in Ihrem Unternehmen<br />
Möglichkeiten für die Auslagerung bestimmter<br />
Aktivitäten geben könnte.<br />
1. Gründe für <strong>Outsourcing</strong><br />
Als Unternehmer können Sie beispielsweise aufgrund<br />
einer strategischen Neuausrichtung Ihrer Firma vor dem<br />
Entscheid stehen, zwischen Buy (Kauf einer Firma, eines<br />
Geschäftsbereichs), Make (selber machen, also bestehende<br />
Ressourcen und Fähigkeiten intern ausbauen) oder<br />
Let Make (machen lassen, schwache Bereiche outsourcen)<br />
wählen zu müssen. Wenn Sie sich für <strong>Outsourcing</strong><br />
entscheiden, tun Sie dies wahrscheinlich aus folgenden<br />
Gründen:<br />
Hauptgründe für <strong>Outsourcing</strong><br />
• In Ihrer Firma mangelt es an einer spezifi schen<br />
Ressource, an gewissen Fähigkeiten oder an qualifi<br />
zierten Mitarbeitern. Sie übergeben die Erfüllung<br />
der fraglichen Aufgabe einem spezialisierten Dritten,<br />
der sie effektiver ausführen kann.<br />
• Sie wollen laufende Kosten reduzieren und geben<br />
gewisse Tätigkeiten an eine Drittfi rma weiter, die<br />
wirtschaftlicher arbeitet, als Sie es können.<br />
• Ihre Firma möchte Investitionskosten vermeiden,<br />
indem sie die bereits vorhandene Infrastruktur<br />
einer Drittfi rma optimal nutzt (z.B. können Investi-<br />
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tionen in Software, Hardware, neue Technologien<br />
eingespart werden).<br />
• Ihr Unternehmen ist zu klein und erreicht die kritische<br />
Grösse für eine bestimmte Tätigkeit nicht.<br />
• Ihr Unternehmen will eine hohe Mittelbindung vermeiden<br />
(bilanztechnische Gründe, Finanzierungsgründe).<br />
• Ihr Unternehmen wächst sehr schnell und will sich<br />
nicht den zeitraubenden Aufbau eigener Infrastruktur<br />
oder Prozesse zumuten.<br />
• Sie wollen eine schnellere Reaktion auf interne und<br />
externe Veränderungen. Da gewisse Aktivitäten<br />
nicht erst aufgebaut werden müssen, sondern<br />
durch <strong>Outsourcing</strong> quasi sofort durchgeführt werden<br />
können, wenden Sie sich an eine Drittfi rma.<br />
• Ihre Firma will sich auf ihre Stärken und auf ihr<br />
Kerngeschäft konzentrieren und dadurch eine<br />
höhere Leistung für ihre Kunden erbringen.<br />
• Geschäftsprozesse sollen im Unternehmen rationalisiert<br />
werden.<br />
• Ihre Firma will die Qualität einer bestimmten<br />
Aktivität verbessern, indem sie sie an Spezialisten<br />
überträgt.<br />
• Sie möchten Managementkapazitäten freisetzen<br />
und geben einen gewissen «Ballast» nach aussen<br />
weiter.<br />
Bisweilen nutzen Unternehmen das <strong>Outsourcing</strong> zum<br />
gleichzeitigen Offshoring, um Arbeitsplätze von ihren<br />
ursprünglichen an kostengünstigere Standorte – in der<br />
Regel in Niedriglohnländer – zu verlegen. Ein Beispiel<br />
hierfür ist die Auslagerung der IT-Softwareentwicklung<br />
nach Indien oder Osteuropa.<br />
2. Arten des <strong>Outsourcing</strong>s<br />
Wenn Sie eine Unternehmensaktivität als potenziellen<br />
<strong>Outsourcing</strong>-Kandidaten identifi ziert haben, können Sie<br />
sich mit der geeigneten Form der Auslagerung auseinandersetzen.<br />
Hier aufgeführt fi nden Sie eine Auswahl;<br />
weitere Spielformen sind je nach Unternehmens-situation<br />
denkbar.<br />
Externes <strong>Outsourcing</strong>:<br />
Sie gliedern einen Tätigkeitsbereich aus Ihrem Unternehmen<br />
aus und vergeben die Auftragserfüllung<br />
an Dritte. Wenn Sie dabei die bisher bestehenden<br />
eigenen Kapazitäten stilllegen, spricht man von<br />
«klassischem» <strong>Outsourcing</strong>. Externes <strong>Outsourcing</strong><br />
geht jedoch häufi g auch einher mit einer Übernahme<br />
der Arbeitsverhältnisse und der betrieblichen Infrastruktur<br />
durch den Dritten.
<strong>KMU</strong>-<strong>Lehrgang</strong> <strong>Outsourcing</strong><br />
Komplett- und Modul-<strong>Outsourcing</strong>:<br />
Sie können den Umfang der Auslagerung einer Tätigkeit<br />
bestimmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die<br />
Aufgabe vollständig auf einen Dritten zu übertragen<br />
(z.B. den Einkauf), spricht man von Komplett- oder<br />
totalem <strong>Outsourcing</strong>. Soll nur ein Ausschnitt eines<br />
Tätigkeitsbereiches vergeben werden (z.B. der<br />
Transport), handelt es sich um Modul- oder partielles<br />
<strong>Outsourcing</strong>.<br />
Management Buy-Out:<br />
Ein Tätigkeitsbereich des Unternehmens wird verselbstständigt,<br />
indem bisherige Mitarbeiter den<br />
Bereich aufkaufen und selbstständig weiterführen. Es<br />
handelt sich dabei um eine besondere Erscheinungsform<br />
von externem <strong>Outsourcing</strong>.<br />
Internes <strong>Outsourcing</strong>:<br />
Dieses eignet sich eher für Konzerne. Denn internes<br />
<strong>Outsourcing</strong> vollzieht sich durch eine Änderung der<br />
Organisationsstrukturen innerhalb des Unternehmens.<br />
Typischerweise wird die betroffene Aufgabe<br />
an ein anderes, rechtlich selbstständiges Unternehmen<br />
im Konzernverbund vergeben. Es kann sich zum<br />
Beispiel um die Übertragung der Datenverarbeitung<br />
und anderer übergreifender Dienstleistungen an eine<br />
Tochtergesellschaft des Konzerns handeln.<br />
Beteiligungs-<strong>Outsourcing</strong>:<br />
Es handelt sich um eine Variante des internen <strong>Outsourcing</strong>s<br />
und besteht in der Gründung einer Beteiligungsgesellschaft,<br />
auf die einzelne Tätigkeitsbereiche<br />
übertragen werden. An dieser Gesellschaft können<br />
sich auch Kunden des Unternehmens wirtschaftlich<br />
beteiligen. Dadurch wird eine stärkere Kundenbindung<br />
erreicht.<br />
Projekt-<strong>Outsourcing</strong> (Outtasking):<br />
Während das <strong>Outsourcing</strong> im eigentlichen Sinne auf<br />
die dauerhafte Auslagerung einer Tätigkeit abzielt,<br />
handelt es sich um Projekt-<strong>Outsourcing</strong> oder Outtasking,<br />
wenn Sie nur ein bestimmtes, zeitlich begrenztes<br />
Projekt an Dritte vergeben wollen.<br />
Übergangs-<strong>Outsourcing</strong>:<br />
Sie entscheiden sich hierbei für eine nur kurzzeitige,<br />
vorübergehende Aufgabenauslagerung.<br />
Inhouse <strong>Outsourcing</strong>:<br />
Davon spricht man, wenn die Tätigkeit weiterhin in<br />
Ihrem Betrieb bleibt, aber nicht durch eigene Mitarbeiter,<br />
sondern durch Dritte durchgeführt wird.<br />
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3. Risiken des <strong>Outsourcing</strong>s<br />
Auch beim <strong>Outsourcing</strong> gilt: Nicht alles, was glänzt, ist<br />
Gold. Nebst den geschilderten Chancen, können auch<br />
Gefahren im <strong>Outsourcing</strong> lauern:<br />
• Nehmen Sie eine minutiöse Kostenanalyse vor,<br />
d.h. vergleichen Sie die bestehenden Kosten mit den<br />
Kosten des <strong>Outsourcing</strong>s. Dabei dürfen Sie sich nicht<br />
auf die Produktionskosten für den ausgelagerten Prozess<br />
beschränken, sondern müssen alle relevanten<br />
Kosten einbeziehen, die mit der Auslagerungsentscheidung<br />
verbunden sind. Berücksichtigen Sie z.B.<br />
Aspekte wie Qualitätsunterschiede, Unterschiede in<br />
der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter oder Auswirkungen<br />
auf Ihre langfristige Unternehmensstrategie.<br />
Eine Auslagerung aufgrund kurzfristiger Kosteneinsparungen<br />
oder vorübergehender Kapazitätsengpässen<br />
könnte sich als sehr teure Übung herausstellen.<br />
• Durch <strong>Outsourcing</strong> können neue, auch versteckte<br />
Kosten entstehen, wie Planungs-, Anpassungs- und<br />
Kontrollkosten. Planungskosten beinhalten die im<br />
Vorfeld der <strong>Outsourcing</strong>-Massnahme entstehenden<br />
Kosten für die Suche nach möglichen Partnern und<br />
die Vertragsanbahnung. Anpassungskosten umfassen<br />
alle Kosten für die Einbindung des externen Anbieters<br />
in die bestehenden Betriebsabläufe. Die Überwachung<br />
der ordnungsgemässen Aufgabenerfüllung<br />
durch den externen Anbieter verursacht schliesslich<br />
Kontrollkosten.<br />
• Wenn Sie Schlüsseltätigkeiten auslagern, begeben<br />
Sie sich in eine bedeutende Abhängigkeit von einem<br />
Drittunternehmen.<br />
• Der Schutz Ihres Know-hows bei der Vergabe von<br />
Leistungen an Dritte könnte eventuell gefährdet sein.<br />
• Sie können die Qualität der ausgelagerten Tätigkeiten<br />
nur indirekt beeinfl ussen.<br />
• Gegenüber den Mitarbeitern externer Anbieter<br />
können Sie in der Regel keinen direkten Einfl uss als<br />
Chef nehmen.<br />
• Der informelle Kontakt, der oftmals zwischen verschiedenen<br />
Bereichen eines Betriebes besteht und<br />
der eine wichtige Quelle für neue Ideen für Verbesserungen<br />
sein kann, wird beim <strong>Outsourcing</strong> gekappt.<br />
• Der Aufwand für die Kommunikation und Abstimmung<br />
zwischen Ihnen und Ihrer <strong>Outsourcing</strong>-Firma<br />
kann sehr gross sein. Vor allem wenn keine sorgfältige,<br />
langfristige Konzeption mit klar defi nierten<br />
Prozessen und Aufgabenteilung mit dem Partner<br />
besteht.<br />
• Externe Dienstleister stehen prinzipiell auch Ihren<br />
Konkurrenten zur Verfügung. Dadurch kann es<br />
gerade in einem zentralen Tätigkeitsgebiet schwer<br />
werden, sich im Wettbewerb zu differenzieren.
<strong>KMU</strong>-<strong>Lehrgang</strong> <strong>Outsourcing</strong><br />
4. Die Wertschöpfungskette<br />
Mit Wertschöpfungskette wird der Weg bezeichnet,<br />
den ein Rohstoff, der in Ihre Firma gelangt, zurücklegt,<br />
bis er als Produkt oder Dienstleistung bei Ihrem Kunden<br />
anlangt. Dabei erfolgt mit jeder Aktivität, die im Zusammenhang<br />
mit der Erstellung des Produktes oder der<br />
Dienstleistung durchgeführt wird, eine Wertsteigerung,<br />
d.h. ein Mehrwert wird geschaffen.<br />
Die unten aufgeführte Grafi k kann Ihnen als Grundlage<br />
für die Wertschöpfungskette Ihrer eigenen Produkte<br />
dienen.<br />
Wertschöpfungskette<br />
Unterstützende<br />
Aktivitäten<br />
Eingangslogistik<br />
Unternehmensinfrastruktur<br />
Personalwirtschaft<br />
Forschung & Entwicklung<br />
Beschaffung<br />
Operationen<br />
Marketing<br />
und<br />
Vertrieb<br />
Ausgangslogistik<br />
Primäre Aktivitäten<br />
Kundendienst<br />
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Gewinnspanne<br />
Unterteilen Sie bei Ihrer Suche nach <strong>Outsourcing</strong>-<br />
Bereichen die Leistung, die Ihre Firma erbringt, in primäre<br />
und in unterstützende Aktivitäten. Primäre Aktivitäten<br />
beziehen sich auf die Herstellung des Produktes<br />
oder der Dienstleistung sowie den Kontakt mit den Kunden.<br />
Unterstützende Aktivitäten beschaffen und erzeugen<br />
die erforderlichen Bedingungen, damit die primären<br />
Aktivitäten überhaupt durchgeführt werden können.<br />
Jede Aktivität fügt dem Produkt einen Mehrwert zu.<br />
Prüfen Sie nun, ob die weiter oben beschriebenen <strong>Outsourcing</strong>-Gründe<br />
auf eine oder vielleicht mehrere Ihrer<br />
Wertschöpfungsaktivitäten zutreffen könnten. Zerlegen<br />
Sie dabei die einzelnen Stationen der Wertschöpfungskette,<br />
damit Sie ein detailliertes Bild Ihrer Situation<br />
erhalten. Sollten Sie feststellen, dass Ihre Firma einen<br />
Wettbewerbsvorteil durch das <strong>Outsourcing</strong> einer Aktivität<br />
erlangen könnte, bleibt Ihnen noch die Aufgabe,<br />
die geeignete Form der Auslagerung zu wählen und die<br />
damit verbundenen Geschäftsrisiken minutiös abzuschätzen.