GMP-gerechte Validierungsdokumentation - Elpro GmbH
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<strong>GMP</strong>-<strong>gerechte</strong><br />
<strong>Validierungsdokumentation</strong><br />
GAMP D-A-CH Forum<br />
12.03.2003, Berlin<br />
Frank Behnisch
Inhalt<br />
• <strong>GMP</strong>-<strong>gerechte</strong><br />
Dokumentation<br />
• <strong>Validierungsdokumentation</strong><br />
• Beispiele<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Leitsatz:<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Die Pharma Bertriebsverordnung<br />
§ 1<br />
(1) Diese Verordnung findet Anwendung auf<br />
Betriebe und Einrichtungen, die Arzneimittel<br />
oder Wirkstoffe, die Blut oder Blutzubereitungen<br />
sind, gewerbsmäßig herstellen, prüfen, lagern,<br />
verpacken, in den Verkehr bringen oder in den<br />
Geltungsbereich des Arzneimittelgesetzes<br />
verbringen. Sie findet auch Anwendung auf<br />
Personen, die diese Tätigkeiten berufsmäßig<br />
ausüben.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Die Pharma Bertriebsverordnung<br />
§ 15 (Dokumentation, Auszug)<br />
(1) Die Aufzeichnungen müssen klar und deutlich, fehlerfrei<br />
und auf dem neuesten Stand sein. Der ursprüngliche<br />
Inhalt einer Eintragung darf weder mittels<br />
Durchstreichens noch auf andere Weise unleserlich<br />
gemacht werden. Es dürfen keine Veränderungen<br />
vorgenommen werden, die nicht erkennen lassen, ob sie<br />
bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später<br />
gemacht worden sind.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Die Pharma Bertriebsverordnung<br />
§ 15 (Dokumentation, Auszug)<br />
(2) Werden die Aufzeichnungen mit elektronischen,<br />
photographischen oder anderen<br />
Datenverarbeitungssystemen gemacht, muß mindestens<br />
sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der<br />
Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer<br />
angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Die<br />
gespeicherten Daten müssen gegen Verlust und<br />
Beschädigung geschützt werden. Wird ein System zur<br />
automatischen Datenverarbeitung oder -übertragung<br />
eingesetzt, so genügt statt der eigenhändigen Unterschrift der<br />
verantwortlichen Person ... die Namenswiedergabe dieser<br />
Person, wenn in geeigneter Weise sichergestellt ist, daß nur<br />
befugte Personen die Bestätigung der ordnungsgemäßen<br />
Herstellung und Prüfung im Herstellungs- und Prüfprotokoll<br />
vornehmen können.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Korrektes Führen von <strong>GMP</strong> relevanten Dokumenten<br />
Es dürfen weder deckendes Korrekturmaterial (z. B.<br />
Tipp Ex) auf ein Dokument aufgetragen noch<br />
Radierungen gemacht werden. Auch darf nicht mit<br />
einem deckenden Stift (Faserschreiber, wie z. B.<br />
Edding) der Eintrag oder Text unleserlich gemacht,<br />
übermalt oder geschwärzt werden. Ein Überkleben von<br />
Einträgen oder Texten ist ebenfalls nicht erlaubt.<br />
Feeler Feeler<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003<br />
Rubber<br />
Feeler
Korrektes Führen von <strong>GMP</strong> relevanten Dokumenten<br />
Ein ursprünglicher Eintrag oder Text muß noch<br />
lesbar sein, er muß einmal oder zweimal, waagerecht<br />
oder diagonal durchgestrichen werden.<br />
Falsch: oder: oder:<br />
z. B. XXXXX Feeler z. B. Feeler z. B. Feeler<br />
Richtig: oder: oder:<br />
z. B. Feeler z. B. Feeler z. B. Feeler<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Korrektes Führen von <strong>GMP</strong> relevanten Dokumenten<br />
Alle Änderungen müssen mit dem Namenskürzel<br />
und einem kurzen Kommentar oder einer kurzen<br />
Erklärung versehen werden.<br />
h 29.07.97 mül , SF<br />
z. B. Feeler<br />
Für häufig auftretende Kommentare oder Erklärungen können<br />
Abkürzungen verwendet werden.<br />
Schreibfehler: „SF“<br />
Rechenfehler: „RF“<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Korrektes Führen von <strong>GMP</strong> relevanten Dokumenten<br />
In die Dokumente, insbesondere in Protokolle, dürfen nur<br />
die tatsächlich ermittelten exakten Werte eingetragen<br />
werden. Ungefähre Werte oder Angaben sind nicht<br />
erlaubt.<br />
Falsch: ... bei ca. -20°C ...<br />
Richtig: ... bei -19,5°C ...<br />
oder ... bei -21,0°C bis 19°C ...<br />
Markierungen wie Pfeile, Sterne usw. für Kommentare* oder<br />
Erklärungen sind erlaubt, müssen aber eindeutig sein.<br />
z. B.<br />
* Kommentar heißt, es kann erläuternder Text eingegeben werden<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Korrektes Führen von <strong>GMP</strong> relevanten Dokumenten<br />
Leere, nicht benötigte Felder oder Abarbeitungspunkte<br />
müssen mit einem Eintrag "- entfällt -" oder einem Queroder<br />
waa<strong>gerechte</strong>n Strich entwertet werden.<br />
z. B. - entfällt -<br />
Muß von mehreren Feldern ein Feld angekreuzt werden,<br />
gilt die obengenannte Entwertungsregelung nicht,<br />
sondern die nicht angekreuzten Felder bleiben leer.<br />
z. B.<br />
O X Substanz A<br />
O Substanz B<br />
O Substanz C<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Phasen der Qualifizierung (V-Modell, GAMP)<br />
User Requirement<br />
Specification<br />
(Dev., PROD, QA, ENG, VAL)<br />
Basic<br />
Basic<br />
Engineering<br />
Engineering<br />
Functional<br />
Functional<br />
Design<br />
Design<br />
Specification<br />
Specification<br />
OQ<br />
OQ<br />
Inspection<br />
Inspection<br />
Plan<br />
Plan<br />
Detail<br />
Detail<br />
Engineering<br />
Engineering<br />
IQ<br />
IQ<br />
Inspection<br />
Inspection<br />
Plan<br />
Plan<br />
based on<br />
based on<br />
based<br />
on<br />
Implementation<br />
Implementation<br />
Orders,<br />
Orders,<br />
Supplies,<br />
Supplies,<br />
Assembly<br />
Assembly<br />
Operational<br />
Qualification<br />
Installation<br />
Qualification<br />
Performance<br />
Qualification<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Lebenszyklus<br />
URS/Spezifikation<br />
Vorplanung<br />
Lastenheft<br />
FDS/Design<br />
Pflichtenheft<br />
Detailspezifikationen<br />
FAT<br />
Implemt.<br />
Qualifizierungsplan-<br />
Entwicklung &<br />
Genehmigung<br />
Änderungskontrolle<br />
& Evaluation<br />
Qualifizierungs-<br />
Ausführung<br />
IQ,OQ,PQ Wartung,<br />
Requalifizierung<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003<br />
SAT<br />
Qualifizierung<br />
Betrieb
Project steps<br />
Dokuments<br />
Übersicht Projektaktivitäten und Dokumentation<br />
Spezification Design Config./Implem. Qualification Operation<br />
Projektplaning<br />
Basic Engineering<br />
URS<br />
Cost estimation<br />
Functions<br />
Project-VMP<br />
Riskanalysis I<br />
DQ<br />
Projectmanagement, Organization, Time-, Resources-, Cost- control<br />
Construction<br />
Detail spezification<br />
Programming<br />
Vendor selection<br />
Inbetriebnahme<br />
Qualification planing<br />
Qualif. planing<br />
Offers<br />
Vendor selection<br />
Functional spec.<br />
(Detailspecification)<br />
Vendor audit<br />
Time plan<br />
RA II, assessment<br />
GAMP-Levels<br />
Functional spec.<br />
(Rev.)<br />
FAT, SAT<br />
„As Built“ &<br />
Program dok.<br />
IQ, OQ, PQ- Plans<br />
User-SOPs<br />
Handbook<br />
User Training<br />
Excecution of<br />
Qualification Tests<br />
Training records<br />
IQ,OQ,PQ-Reports<br />
Final Report<br />
Change Control<br />
Maintenance<br />
Systemadmin.<br />
Change-Forms<br />
Re-Qualification<br />
Periodic Review<br />
Logbook<br />
Maintenance<br />
Documentation<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Lastenheft (URS)<br />
“Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die<br />
Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers” DIN 69905<br />
• Im Lastenheft sind die Anforderungen aus Anwendersicht<br />
einschließlich aller Randbedingungen zu beschreiben<br />
• Anforderungen sollen quantifizierbar und prüfbar sein<br />
• Im Lastenheft wird definiert, WAS und WOFÜR eine Aufgabe<br />
zu lösen ist<br />
• Das Lastenheft wird vom Auftraggeber oder in dessen Auftrag<br />
erstellt<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Pflichtenheft (FDS)<br />
“Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben aufgrund<br />
der Umsetzung des Lastenheftes” DIN 69905<br />
• Im Pflichtenheft werden die Anwendervorgaben aus dem<br />
Lastenheft detailliert und die Realisierungsanforderungen<br />
beschrieben<br />
• Im Pflichtenheft wird definiert, WIE und WOMIT die<br />
Anforderungen zu realisieren sind<br />
• Es wird eine definitive Aussage über die Realisierung des<br />
Automatisierungssystems gemacht<br />
• Das Pflichtenheft wird in der Regel nach Auftragserteilung vom<br />
Auftragnehmer erstellt<br />
• Das Pflichtenheft enthält das Lastenheft<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Inhalte / Anforderungen Systemspezifikation<br />
• Angaben zum Produktionsprozeß<br />
• Ablaufbeschreibung Prozeß<br />
z.B.: Materialfluß, Energiefluß, Informationsfluß,<br />
Verhalten bei Betriebsstörungen ...<br />
• Daten<br />
z.B.: Typen, Erfassung, Änderung, Plausibilität,<br />
Speicherung, Integrität, Metadaten, Rohdaten<br />
• System-Eigenschaften<br />
z.B.: Kapazität, Leistung, Zugang, Sicherheit,<br />
Audit Trail, Mindestanforderungen an<br />
die Reaktionen (Antwortzeit) des Systems<br />
• Schnittstellen, Netzwerk<br />
• System-Betrieb & Wartung<br />
Quelle: NE 49<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
DQ-Prozeß<br />
• Lastenheft (User Requirements)<br />
• Lieferantenauswahl<br />
• Pflichtenheft (Funktionsspezifikation, revisioniert)<br />
• Hardware Design Spezifikation<br />
• Software Design Spezifikation<br />
Software Struktur, Data-Ranges, Algorithmen und<br />
Visualisierung<br />
• Software Integrationsplan<br />
Korrektes Zusammenspiel der Softwaremodule<br />
Revisionierung Pflichtenheft/Spezifikationen bei Änderungen !<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
SOPs für: für<br />
System Operating<br />
• Security - Assigning and Changing User Status<br />
(Profiles, authorization checks)<br />
• Parameter Control<br />
• Operational Procedures<br />
• Periodic Reviews, etc.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
SOPs für: für<br />
System Maintenance<br />
• Change Control<br />
• Configuration and/or Customization Development Standards<br />
• Coding Standards<br />
• Management of Maintenance and Calibration<br />
• Back-up/ Restore<br />
• Disaster Recovery<br />
• Archive and Retrieval<br />
• Problem Reporting/ Logging and Investigation<br />
• Contingency Planning<br />
• Security/ Access Control, etc.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Bsp: Dokumentationsanforderungen (Pflichtenheft)<br />
Nutzeranforderungen (versionskontrolliert) Erstellung Genehmigung<br />
Betrieb, Planung,<br />
Betrieb Qualifizierung,<br />
Qualitätssicherung<br />
Basis für Erstellung<br />
Ubergeordnet<br />
Lastenheft Pflichtenheft<br />
Projektbeschreibung - X<br />
Organisationsstruktur - X<br />
Verantwortlichkeiten - X<br />
Terminplan/Meilensteine - X<br />
Fortschrittsüberwachung - X<br />
Änderungskontrollverfahren<br />
Steuerungstechnik, allgemein<br />
- X<br />
Funktionsbeschreibung (Systemzustände, Bedienereingriffe) - X<br />
Funktionsablaufplan - X<br />
Übersichtspläne - X<br />
Spezifikation Schnittstellen - X<br />
Spezifikation Software Design - X<br />
Forderung Darstellung der Programmstruktur (graphische & Text) - X<br />
Spezifikation Software Programmiertools - X<br />
Spezifikation Schaltschrank - X<br />
Spezifikation Visualisierung - X<br />
Spezifikation Dateneingabe/Bedienfunktion - X<br />
Spezifikation Datenausgabe/Protokollerstellung - X<br />
Spezifikation Datenspeicherung - X<br />
Spezifikation Datenarchivierung - X<br />
Spezifikation Hardwarebauteile - X<br />
Spezifikation EM-Verträglichkeit - X<br />
Spezifikation Betriebssystem - X<br />
Spezifikation Applikation - X<br />
Spezifikation MSR-Komponenten - X<br />
Spezifikation Format MSR-Stellenplan - X<br />
Spezifikation Regleranforderungen - X<br />
Forderung "vor Ort Kalibrierung" - X<br />
Vorgehensweise bei Kalibrierung - X<br />
Spezifikation Störmeldungen - X<br />
Spezifikation Verriegelungen - X<br />
Spezifikation Zugriffsschutz - X<br />
Spezifikation Format Stromlaufpläne/Klemmenpläne/Belegungslisten - X<br />
Parameterstellblätter - X<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Bsp.: Dokumentationsanforderungen (FAT / SAT)<br />
FAT/IBN/SAT Dokumentation<br />
Ubergeordnet<br />
Nachweis der Kalibrierung verwendeten Prüfmitteln (FAT/IBN/SAT)<br />
Dokumentationsordner in Übereinstimmung mit Ablagestruktur Archiv<br />
Anzahl der Kopien entsprechend der Vorgabe (Archiv)<br />
Inbetriebnahmeprotokoll/Abnahmeprotokoll<br />
Nachweis der Einhaltung sonstiger Standards/Richtlinien<br />
Steuerungstechnik, allgemein<br />
Nachweis Einhaltung CE- und VDE-Vorschriften<br />
Nachweis der EM-Verträglichkeit<br />
Steuerungstechnik, FAT/SAT-Prüfberichte<br />
Bericht zur Prüfung des Input/Output<br />
Bericht zur Prüfung des Schaltschrankes<br />
Bericht zur Prüfung der Stromlaufpläne/Klemmenpläne/Belegungslisten<br />
Bericht zur Prüfung der Hardwarekomponenten<br />
Bericht zur Prüfung der Softwareinstallation<br />
Bericht zur Prüfung der Softwareversion<br />
Bericht zur Prüfung der Backup-Software<br />
Bericht zur Prüfung der Parameterlisten<br />
Bericht zur Prüfung der Eingabebereiche<br />
Bericht zur Prüfung der EFEs/GFEs/Fahrweisen/Phasen<br />
Bericht zur Prüfung der Visualisierung<br />
Bericht zur Prüfung der Dateneingabe/Bedienfunktion<br />
Bericht zur Prüfung der Datenausgabe<br />
Bericht zur Prüfung der Chargenprotokolle<br />
Bericht zur Prüfung der Reinigungsprotokolle<br />
Bericht zur Prüfung der Datenspeicherung<br />
Bericht zur Prüfung der Datenarchivierung<br />
Bericht zur Prüfung der Störmeldungen<br />
Bericht zur Prüfung der Verriegelungen<br />
Bericht zur Prüfung des Zugriffsschutzes<br />
Bericht zur Prüfung Stromausfall (kurz, lang)<br />
Bericht zur Prüfung sonstiger Vorgaben<br />
(1) - diese Prüfungen können innerhalb eines Berichtes dokumentiert werden.<br />
Die anlagentechnischen Funktionsprüfungen dürfen erst nach erfolgreicher Prüfung<br />
der Steuerungstechnik durchgeführt werden.<br />
(2) - Die Kalibrierung darf erst nach erfolgreicher Prüfung der EFEs durchgeführt werden.<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Bsp.: Bsp.:<br />
Prozeßanalyse SAP<br />
21 CFR<br />
Section<br />
Section Title CFR Section Description<br />
Subpart H - Holding and Distribution<br />
Related EC<br />
Guide<br />
SAP Module<br />
which could<br />
have impact<br />
211.142 Warehousing procedures Written procedures describing the warehousing of drug products 3.18, 3.19, 5.7 None<br />
211.142 (a)<br />
Quarantine drug products before release by the quality control<br />
unit<br />
3.18, 3.21, 5.7 QM, MM<br />
211.142 (b)<br />
Store drug products under appropriate conditions (Temperature,<br />
humidity, light)<br />
3.18, 3.19, 3.20, 5.7 None<br />
211.150 Distribution procedures Written procedures describing the distribution of drug products 4.25, 8.12 None<br />
211.150 (a) Distribute the oldest approved stock of a drug product first SD, MM<br />
211.150 (b)<br />
A system by which the distribution of each lot of drug product<br />
can be readily determined to facilitate its recall if necessary<br />
1.3ix, 4.26, 8.8, 8.9,<br />
8.10<br />
SD, MM<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Bsp.: Liste der Dokumentation für die EMR-Technik<br />
Document<br />
P+I flow charts<br />
Loop list<br />
List of quality relevant loops<br />
Instrument specifications and certificates<br />
Loop sheets<br />
Loop function sheets<br />
Load list<br />
Circuit list<br />
Package unit documentation<br />
Field instrumentation documentation<br />
Service cabinet documentation<br />
Wiring list<br />
Power supply scheme<br />
Switch room documentation<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
Bsp: Liste der Dokumentation Automatisierungssystem<br />
Hard- & Software<br />
Document<br />
User requirements specification<br />
Control system architecture<br />
Supplier´s documentation on system standard software<br />
(operating system, firmware, configuration tools,...)<br />
Supplier´s documentation on system hardware<br />
Supplier´s manuals for system service<br />
Software structure plan<br />
Documentation of equipment modules, control modules,<br />
typicals<br />
Function plans, documentation of automatic locking<br />
Documentation of sequential control<br />
Documentation of recipe structure<br />
Documentation of records (incl. batch records)<br />
Realization of system access rights<br />
Realization of software archiving<br />
Operator manuals<br />
Frank Behnisch GAMP D-A-CH Forum, März 2003
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