BvL ARCHIVIO Kundenbroschüre - EFK

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Informationen für Interessenten
BvLArchivio
Digitale Archivierung mit Komplettsystem
– intuitiv einfach und kostengünstig
TIPP!
Vielleicht haben Sie keine Lust, diese Broschüre zu lesen? Es gibt auch einen Videofilm, der Ihnen
BvLArchivio auf mehr visuelle Weise näher bringt ( www.BvLArchivio.com/PRODUKTFILME.html ).

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Herzlichen Dank …
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… für Ihr Interesse an „BvLArchivio“ – dem weltweit ersten Komplettsystem für die digitale
Archivierung.
Die vorliegende Broschüre möchte Ihnen dabei helfen, für Ihr Unternehmen eine fundierte
Entscheidung zu treffen, was den Umstieg auf die digitale Archivierung anbelangt.
Sie bietet Ihnen zunächst einen Überblick über bisher übliche digitale Archivierungsverfahren und
deren Verbreitung und erklärt die Besonderheiten und Vorteile von BvLArchivio. Sodann werden
der konkrete Einsatz und die Nutzungsmöglichkeiten im Detail erläutert und Fragen im Hinblick
auf rechtliche Anforderungen, Ausstattungsvarianten und Preise beantwortet.
Sollten sich darüber hinaus Fragen ergeben, zögern Sie bitte nicht, mit uns in Kontakt zu treten –
wir sind jederzeit gern für Sie da! Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme finden Sie am Ende
der Broschüre…
Inhalt
Vorteile der digitalen Archivierung – und bisherige Hinderungsgründe
Was BvLArchivio von anderen Systemen unterscheidet
Wie funktioniert und was bietet BvLArchivio?
Wird BvLArchivio wirtschafts- und steuerrechtlichen Auflagen gerecht?
Wo ist BvLArchivio erhältlich?
Welche Ausstattungen sind erhältlich?
Welche Kauf- und Mietmodelle gibt es?
Wo gibt es weitere Informationen?
Leistungs- und Funktionsübersicht
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Vorteile der digitalen Archivierung – und bisherige
Hinderungsgründe
Nur etwa 3 bis 5 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen archivieren heute digital. Und
selbst bei den Großunternehmen hat sich die digitale Archivierung noch nicht überall durchgesetzt
– hier sind es immerhin ein Viertel der Unternehmen, die weiterhin nicht-digital archivieren. Dabei
sprechen die Vorzüge digitaler Archive eigentlich für sich: Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft
und Organisation hat ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich durch digitale
Archive erzielen lassen: Die Ablage von 250 Seiten in Papierform dauert eine Stunde, digital dagegen
weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht
drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.
Digitale Archivierung bringt also eine betriebliche Effizienzsteigerung durch Beschleunigung aller
Arbeitsabläufe rund um Archivierungsvorgänge, die sich umgehend bemerkbar macht. Erhebliche
Kostenvorteile ergeben sich daraus, dass Raumkosten für physische Archive sowie Materialkosten
für Ordner und Papier entfallen. Zudem werden Fehler bei der Ablage und Wiederablage von
Dokumenten weitgehend ausgeschlossen.
Obwohl Lösungen bereits seit geraumer Zeit zur Verfügung stehen, sind diese in der Regel noch
recht komplex: Um rechtliche Vorgaben hinreichend zu erfüllen, wurden Archivsysteme geschaffen,
die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen und von zahlreichen
Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Wegen des hohen Zeit- und Kostenaufwands,
der mit dem Einstieg verbunden ist (beispielsweise für EDV-Administration und Mitarbeiterschulung),
haben solche Systeme fast nur in Großunternehmen Einzug gehalten.
Mittlere und kleine Unternehmen, aber auch Großunternehmen in nicht unerheblicher Anzahl,
schrecken trotz Modernisierungswillens vor dem Aufwand und den Kosten zurück. Sie archivieren
fast durchgängig auch heute noch nicht-digital, da bisher eine für sie praktikable, einfache und
auch kostengünstige Lösung nicht zur Verfügung stand. Mit dem Komplettsystem für die digitale
Archivierung „BvLArchivio“ hat sich dies nun jedoch fundamental geändert.
Was BvLArchivio von anderen
Systemen unterscheidet
BvLArchivio ist die weltweit erste und bisher einzige Komplettlösung für
die digitale Archivierung überhaupt – und daher nicht weniger als eine
„kleine Revolution“ auf dem Markt der digitalen Archivierungslösungen.
Bereits fertig installiert und vollständig administrationsfrei, ist die Fertigbox
BvLArchivio quasi ein „digitaler Aktenschrank“, bei dem Hardware
und Software zu einem Archiv-Server verwoben sind und die als „Plugand-play“-Komponente
einfach in die bestehende Systemlandschaft
eingebunden wird. Das System funktioniert
einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei – es
bedarf keinerlei nennenswerten Einsatzes, sich BvLArchivio
anzueignen, da sich die Anwendung quasi wie von selbst
erschließt. Gerade durch die einfache Einbindung und Handhabung
von BvLArchivio dürfte die digitale Archivierung bei
vielen Unternehmen nun an Attraktivität gewinnen.

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BvLArchivio ist branchenunabhängig und kann in Unternehmen jeder Größe zum Einsatz kommen
– vom kleinen Ein-Mann- oder Handwerksbetrieb über den mittelständischen Zulieferer großer
Industrien bis hin zum Konzern. Aufgrund der Einfachheit der Anwendung ist BvLArchivio insbesondere
für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, die wegen der Komplexität des Themas,
aufwendiger Umstellungsverfahren sowie hoher Kosten für EDV-Administrationen und Mitarbeiterschulungen
vor der digitalen Archivierung bisher zurückscheuten. Ihnen steht mit BvLArchivio
nun erstmals der unkomplizierte Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung offen.
Wie funktioniert und was bietet BvLArchivio?
BvLArchivio kommt als erstes Komplettsystem für die revisionssichere digitale Archivierung ohne
zeitaufwendige Software-Installationen und EDV-Schulungen aus. Die 30 x 40 x 30 Zentimeter
große Box wird einfach an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit –
lediglich ein Browser ist für den Zugriff erforderlich.
Eine Besonderheit ist das bereits auf einer Festplatte installierte Betriebssystem. Separat dazu
gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten – diese strikte Trennung gewährleistet zudem ein
Höchstmaß an Datenschutz, da ein unkontrollierter Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.
Dies ist ein bedeutsamer Vorteil – denn mit der verschärften Fassung des Datenschutzgesetzes,
die zum 1. September 2009 in Kraft getreten ist, drohen jedem Unternehmen kostenträchtige
Informationspflichten für den Fall eines Datenlecks.
Pro Box können bis zu fünf Archive – beispielsweise für einzelne Abteilungen – angelegt werden,
die insgesamt den Inhalt von etwa 20.000 Ordnern oder bis zu 5 Millionen Seiten fassen können
(Stand Frühjahr 2010). Die Festplattenkapazität – standardmäßig 500 Gigabyte oder 1 Terabyte –
lässt sich jederzeit erweitern; auch können mehrere Fertigboxsysteme parallel nebeneinander betrieben
werden. BvLArchivio kann also beliebig mitwachsen und ist daher für Unternehmen jeder
Größe geeignet.
BvLArchivio ist ein „digitaler Aktenschrank“, der als „Plug-and-play“-Komponente einfach in
die bestehende Systemlandschaft integriert wird.

Sicherheit und Datenschutz
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Die Archivierung der Dateien erfolgt direkt vom PC in jeglichem Format, bei Papierdokumenten
durch einfachen Scan. Eine Teil- oder Volltext-Verschlagwortung erübrigt dabei jegliche Nachbearbeitung.
Gespeichert wird manipulationssicher und verschlüsselt im offiziellen Langzeitarchivformat
„PDF-a“. PDF-a-Dateien lassen sich mit einem PDF-Reader öffnen, lesen, durchsuchen und
ausdrucken. Die Verschlüsselung bewirkt, dass – sollte einmal eine Festplatte gestohlen werden
oder in unbefugte Hände gelangen – die Daten nicht gelesen werden können.
Auch in anderen Datenschutzbelangen bietet BvLArchivio Ihnen Sicherheit auf höchstem Niveau:
Die gespeicherten Daten können nämlich nicht von internen EDV-Mitarbeitern kopiert oder per
Remote transferiert werden, da BvLArchivio keine Remoteverbindungen zulässt.
Während jeder Mitarbeiter das Archiv zu Recherchen über die Google-ähnliche BvLArchivio-
Suchmaschine nutzen kann, lässt sich die Archivierungsbefugnis über die Vergabe von Schlüsseln
regeln. Schnittstellen ermöglichen zudem das automatisierte Archivieren beispielsweise aus
Warenwirtschaftssystemen, Buchhaltungsprogrammen oder von E-Mail-Servern.
BvLArchivio kann pro Tag bis zu 15.000 Dokumente und Dateien verarbeiten. Eine Begrenzung
bei den Arbeitsplätzen oder der Zahl der eingesetzten Scanner gibt es nicht.
Hier sehen Sie beispielhaft einige
der vertraut einfachen Bildschirmarbeitsoberflächen von BvLArchivio:
Die Suche in einem Archiv erfolgt – wie bei
Google – einfach über Suchbegriffe.
Technologisch immer auf der Höhe der Zeit
Ebenso einfach ist der Aufruf einer Datei
aus den Ergebnissen: Anklicken – und fertig!
Last, but not least: Mit BvLArchivio stellen Sie sicher, dass Sie niemals den technologischen Anschluss
verlieren. Denn auf Anforderung oder automatisch nach spätestens vier Jahren werden
alle Daten auf neue Speichermedien der dann geltenden Standards transferiert. Auf diese Weise
entsprechen Sie nebenbei auch der gesetzlichen Auflage, dass Daten auch über Zeiträume von
über zehn Jahren lesbar sein müssen.
Auch in manch anderer Hinsicht kann BvLArchivio überzeugen – etwa bei der Energieeffizienz
und der Umweltverträglichkeit. Das System arbeitet nämlich mit sehr effizienten so genannten
„80-PLUS“-Netzteilen, die für einen geringen Stromverbrauch sorgen.

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Das Aluminiumgehäuse sorgt für eine optimale Wärmeableitung, so dass BvLArchivio in jedem
Büro aufgestellt werden kann und keinen gekühlten Serverraum benötigt. Der Betriebsgeräusch-
Pegel liegt unter 25 Dezibel – BvLArchivio arbeitet also flüsterleise.
BvLArchivio ist 2006 in ersten Testversionen auf den Markt gekommen und heute bei hunderten
Firmen und Einrichtungen erfolgreich im Einsatz. Dazu gehören Unternehmen aller Größen und
Branchen – in Deutschland und darüber hinaus. In der Anwendung und täglichen Praxis hat
sich BvLArchivio bereits bestens bewährt.
Wird BvLArchivio den rechtlichen Auflagen gerecht?
Die rechtskonforme digitale Archivierung ist ein hochkomplexes Feld. In welcher Form auch
immer diese realisiert wird, einer Vielzahl von Anforderungen muss dabei entsprochen werden.
Dazu gehören etwa die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 238 ff. HGB; 239, 257 HGB),
der Abgabenordnung (§§ 140 bis 148 AO) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
(GoB) einschließlich diverser Stellungnahmen des Bundesfinanzministeriums zu spezifischen
Sachverhalten. BvLArchivio erfüllt all diese Anforderungen und entspricht daher allen steuer-
und wirtschaftsrechtlichen Auflagen. Dies bescheinigt das Zertifikat IDW PS 880 – der höchste
Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V.
Apropos Recht: BvLArchivio bietet Unternehmen die technische Grundlage für eine Einhaltung
der Rechtsvorschriften, mit der sie kostspielige Sanktionen vermeiden können. Die immer noch
überaus weit verbreitete nicht-digitale Archivierung ist nämlich rechtlich nicht konform. Seit dem
1. Januar 2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen – und zwar unabhängig von der Größe –

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verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen revisionssicher digital zu
archivieren. Zu diesen Unterlagen gehören zum Beispiel alle Belege, die in einem Warenwirtschaftssystem
erstellt wurden. Betriebsprüfungen durch den Fiskus sollen so deutlich schneller,
genauer und Kosten sparender erfolgen können.
Neben der Erfüllung steuergesetzlicher Anforderungen empfiehlt es sich darüber hinaus, überhaupt
alle geschäftskritischen Daten beweissicher aufzubewahren – etwa um mit Leistungsnachweisen
möglichen Schadensersatzforderungen begegnen zu können. Auch hierfür bietet
BvLArchivio die optimale Grundlage.
Welche Ausstattungen sind erhältlich?
BvLArchivio gibt es in den drei Ausführungsvarianten „Standard“, „Business“ und „Premium“,
die unterschiedlichen unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht werden. Funktionsunterschiede
betreffen im Wesentlichen die Scan-Archivierung, die ab der Business-Version überhaupt
erst möglich und für die die Premium-Version optimal ausgelegt ist.
Die Premium-Version hat ein Barcode-Modul für die Barcode-Erkennung auf Dokumenten und
verfügt über verschiedene Extras wie etwa ein Leerseiten-Modul zum automatischen Entfernen
gescannter Leerseiten oder auch ein Trennblatt-Modul, um verschiedene Dokumente mittels
Trennblatt gleichzeitig scannen zu können.
Eine Funktionstabelle auf den Seiten 9 und 10 bietet Ihnen einen detaillierten Überblick über die
jeweiligen Ausstattungen und Leistungsmerkmale.
Welche Variante ist für mein Unternehmen die richtige?
Wenn Sie Daten ausschließlich aus Ihrem Computer oder Netzwerk speichern möchten – die
Dokumente und Daten also bereits digital vorliegen –, dann ist die Standard-Version für Sie genau
richtig. Dokumente in Papierform können Sie hiermit nicht verarbeiten, da die automatische Text-
und Barcode-Erkennung nicht zum Ausstattungsumfang gehören.
Wenn Sie auch Papierdokumente archivieren möchten, stehen Ihnen die Varianten „Business“
und „Premium“ zur Verfügung. Beide verfügen über ein Texterkennungsmodul (OCR), das es
Ihnen gestattet, Dokumente direkt vom Scanner und ohne jegliche Nachbearbeitung zu archivieren.
Dabei wird jedes gescannte Dokument automatisch in eine durchsuchbare Datei des Typs PDF
-a (Langzeitarchivierungsformat) umgewandelt.
Die Premium-Variante verfügt darüber hinaus über ein Barcode- sowie ein Trennblatt-Modul.
Während das Barcode-Modul dafür sorgt, dass Dokumente via Barcode-Erkennung automatisch
einem bestimmten Archiv zugewiesen und vorgegebene Suchbegriffe gespeichert werden, eröffnet
Ihnen das Trennblatt-Modul die Möglichkeit, gleich mehrere mehrseitige Papierdokumente in
nur einem Arbeitsgang zu archivieren. Besonders wenn das Archivierungsaufkommen am Scanner
sehr hoch ist, bietet Ihnen die Premium-Variante ein Höchstmaß an Komfort.
Welche Kauf- und Mietmodelle gibt es?
BvLArchivio wird alternativ als erschwingliche Kauflösung oder als besonders günstige Mietlösung
angeboten. Letztere ist für jene interessant, die generell eine Lösung mit überschaubaren monatlichen
Kosten bevorzugen.

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Vier Jahre Voll-Garantie ist immer inklusive
Für welche Ausstattungsvariante und für welches Anschaffungsmodell – Miete oder Kauf – Sie sich
auch immer entscheiden: Eine 48 Monate währende Garantie ist in jedem Fall im Preis enthalten.
Diese beinhaltet den Hardware-Sofortaustausch bei einem Defekt sowie einen kostenlosen Software-Support-
und Update-Service. Alle Garantieleistungen werden ohne Umwege direkt vom
Hersteller erbracht, der dafür sorgt, dass Ihr BvLArchivio immer funktionsfähig ist.
Bei BvLArchivio ist die Kostensituation stets überschaubar: Über den Miet- oder Kaufpreis hinaus
entstehen grundsätzlich keinerlei weitere Kosten – auch nicht für Lizenzen. Ohne Mehrkosten
können beliebig viele Arbeitsplätze und Scanner einbezogen werden.
Der direkte Kontakt für Ihre Anfrage:
Bildnachweise: BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH; RainerSturm, pixelio (Hintergrund Titelbild und Seite 2)

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LEISTUNGEN & FUNKTIONEN BvLArchivio ®
HARDWARE
Standard Business Premium
Hardware komplett fertig installiert O O O
- interne Festplatte mit Server-Betriebssystem fertig installiert O O O
- 3 mobile Daten-Festplatten { 500 Gigabyte O O O
- Netzwerkgeschwindigkeit 10 / 100 / 1000 MB O O O
- Parallelbetrieb mehrerer Server möglich O O O
- in jeder Netzwerkumgebung einsetzbar O O O
SOFTWARE
Hochleistungs-Datenbank für 1 Milliarde Datensätze pro Archiv O O O
Fünf Archive mit jeweils intelligenter Speicheraufteilung O O O
- unbegrenzte Kategorie-Aufteilung innerhalb eines Archivs O O O
- Zugriff in ein Archiv mittels Browser O O O
OCR-Modul für Schrifterkennung O O
- Erstellung von PDF/a-Dateien für Langzeitarchivierung O O
- durchsuchbare PDF/a-Dateien O O
Barcode-Modul für Barcode-Erkennung auf Dokumenten O
- Erkennen und Auslesen aller Barcodes auf Dokumenten O
- Barcodewerte als Suchbegriffe automatisch speichern O
Trennblatt-Modul O
- verschiedene Dokumente mittels Trennblatt gleichzeitig scannen O
Leerseiten-Modul O
- gescannte Leerseiten automatisch entfernen O
DATENSICHERHEIT
- revisionssicheres Archivieren, keine Löschung, keine Manipulation O O O
- Langzeitarchivierung >10 Jahre, >20 Jahre, >30 Jahre O O O
- automatische Datensicherung auf alle Festplatten inkl. Prüfsystem O O O
- Daten-Verschlüsselung auf allen Festplatten automatisch O O O
- Zugriffsrechte mittels unterschiedlicher Passwörter pro Archiv O O O
- Arbeitsplatz-Zugriffsbeschränkung innerhalb eines Archivs O O O
- Zugriffsbeschränkung im Rahmen einer Steuerprüfung O O O
- fehlerhafte Archivierung erkennen und sichern O O O
- Protokollierung von Archivanfragen O O O
- administrationsfreier Betrieb O O O
- Archivierung an Arbeitsplätzen mittels Schlüsselwort authentifizieren O O O
- umfangreiche System-Protokollierung aller Vorgänge O O O
- Standardgateway vergeben, Zugriff aus anderen Netzen freigeben O O O
- weitere mobile Daten-Festplatten einsetzen O O O
- größere Daten-Festplatten einsetzen O O O
GARANTIE
48 Monate Hardware-Garantie, Hardware-Sofort-Austausch vor Ort O O O
48 Monate Software-Garantie incl. Updatefunktion O O O
48 Monate kostenlose Hotline für Fragen & Störungsmeldungen O O O

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LEISTUNGEN & FUNKTIONEN BvLArchivio ®
LIZENZEN
Standard Business Premium
- Serverbetriebssystem O O O
- Datenbank O O O
- unbegrenzte Anzahl Arbeitsplätze O O O
- unbegrenzte Anzahl Dateien O O O
- unbegrenzte Anzahl Ablagekriterien / Suchbegriffe O O O
- unbegrenzte Anzahl Scanner O O
- unbegrenzte Anzahl Dokumente O O
- OCR (Schrifterkennung) O O
- Barcode-Erkennung
GESETZLICHE ANFORDERUNGEN
O
- gesetzliche Anforderungen nach Handels- und Steuerrecht sind erfüllt O O O
- gesetzliche Anforderungen nach GoB, GoBs, GDPdU sein erfüllt O O O
- gesetzliche Anforderungen nach IDW RS FAIT 1 & 3 sind erfüllt O O O
- Zertifiziert nach Maßgabe PS 330, 880 Institut der Wirtschaftsprüfer
FUNKTIONEN
O O O
Archivieren an beliebigen Arbeitsplätzen O O O
Abfragen an beliebigen Arbeitsplätzen O O O
Abfragen aus beliebigen externen Anwendungen O O O
Archivieren direkt von Netzwerkscanner O O
Archivieren aus anderen Anwendungen O O O
Archivieren beliebiger Dateiformate O O O
Direkte Annahme gescannter Dokumente ohne Nachbearbeitung O O
Freie Aufteilung und Benennung der Archive O O O
Gescannte Dokumente automatisch in PDF/a-Dateien umwandeln O O
Steuerbefehle auf Dokumenten (s/w) unsichtbar machen O
Steuerbefehle auf Dokumenten (grey, color) unsichtbar machen O
Archivierte Dateien und Indizes exportieren für Weitergabe an Dritte O O O
Suchbegriffe aus der ersten Dokumentenseite automatisch speichern O O
Exportbefehl für Arbeitsplätze verbieten O O O
Leerseiten speichern / nicht speichern O
Trennblätter speichern / nicht speichern O
Bezeichnung und Inhalte der Archive bestimmen O O O
nachträgliche Suchbegriffe hinzufügen O O O
Volltextverschlagwortung O O
Bereichsverschlagwortung O O
Barcodeverschlagwortung O
Importfunktion für Übernahme der Dateien von Dritten O O O

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Die Vorteile im Überblick:
BvLArchivio ist ein fertig installiertes Server-Komplettsystem (Hardware & Software)
Keine weiteren Lizenzkosten, alle Preise berechtigen die unbegrenzte Nutzung
- keine Begrenzung bei der Anzahl der Clients, Dateien oder Seitenzahl
- keine Begrenzung bei der Anzahl der Scanner
Vollautomatische gespiegelte Datensicherung auf drei oder mehr Datenträger
Vollautomatische Verschlüsselung Ihrer Daten auf allen Datenträgern
Keine Installationen an den Arbeitsplätzen erforderlich
Keine Schulung der Mitarbeiter erforderlich
Kostenlose Anwender-Hotline & Support direkt vom Hersteller
48 Monate Garantie inklusive Hardware-Sofort-Austausch
Zertifiziert nach dem Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, erfüllt
alle gesetzlichen Auflagen für die digitale Aufbewahrung Ihrer Papierdokumente

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