AMONDIS - Leitfaden zum Jahreswechsel - uhb consulting AG

Jahreswechsel
Leitfaden zum Jahreswechsel 2012/2013
Ein Unternehmen der

Leitfaden zum Jahreswechsel 2012/2013
AMONDIS
1. Financial Solutions ............................................................................................... 2
1.1 Aktualisierung der Belegnummernkreise ........................................................... 2
1.2 Nach dem Jahreswechsel in der Finanzbuchhaltung ............................................ 5
1.3 Auszugsnummer Kontoauszug ......................................................................... 7
2. Prozess-Steuerung ............................................................................................... 9
2.1 Überprüfung des Leistungszeitraumes .............................................................. 9
2.2 Automatische Nummernkreise ....................................................................... 10
3. Rechnungseingang mit integriertem Anlagenzugang ............................................... 11
3.1 Anbu-Mandantenstamm ................................................................................ 11
3.2 Anlagennummernkreise ................................................................................ 12
Seite 1 von 12

1. Financial Solutions
Im Folgenden werden alle Änderungen von Einstellungen beim Jahreswechsel in den
Modulen e-Bank Manager, Kassenbuch, Leistungserfassung/Faktura und Rechnungseingangsbuch
beschrieben.
1.1 Aktualisierung der Belegnummernkreise
Für den Jahreswechsel müssen vor dem 01.01.2013 in allen Mandanten die
Belegnummernkreise manuell auf ihre Gültigkeit überprüft und anschließend ggf.
aktualisiert werden.
Ist das Finanzbuchhaltungssystem von SAP oder CLINICOM im Einsatz, muss die
Belegnummer pro Wirtschaftsjahr eindeutig sein.
Stellen Sie sicher, dass die Belegnummernkreise Ihrem Ablagesystem entsprechen.
Der Belegnummernkreis kann entweder aus dem Vorjahr übernommen werden
(Belegnummernkreis wird auf die minimale Nummer zurückgesetzt) oder über ein
Präfix eindeutig geändert werden.
Legen Sie in jedem Fall für alle Belegnummernkreise einen neuen zeitabhängigen
Datensatz an und begrenzen Sie den alten Datensatz auf den 31.12. des
auslaufenden Wirtschaftsjahres.
Stammdaten » Nummernkreise » Belegnummernkreise
Seite 2 von 12

Im Stammdatenprogramm Belegnummernkreise befinden sich alle im Programm
eingerichteten Belegnummernkreise (z.B. für Kontoauszug, Kassenbuch, Faktura,
Eingangsrechnungen/Konsil).
Wählen Sie pro Belegnummernkreis das Register „zeitabhängige Einstellungen“ aus,
um die Daten anzupassen.
Da die Belegnummernkreise nicht mehr jahresübergreifend vergeben werden
dürfen, müssen alle verwendeten Belegnummernkreise für das neue Wirtschaftsjahr
in den zeitabhängigen Einstellungen neu definiert werden.
Mit Hilfe der rechten Maustaste und der Auswahl „Datensatz einfügen“ kann ein
neuer Datensatz bei den zeitabhängigen Einstellungen hinzugefügt werden. Achten
Sie darauf, dass im neuen Datensatz das Datum „gültig von“ auf 01.01.2013 und
das Datum „gültig bis“ auf den 31.12.2013 gesetzt wird.
Über die Felder Präfix und/oder zeitbezogener Präfix kann der eigentlichen
Belegnummer eine eindeutige Ziffer/Ziffernfolge (z.B. das Jahr 13 oder 2013)
vorangestellt werden. Damit könnte beispielsweise gewährleistet werden, dass die
Belegnummern in der Finanzbuchhaltung eindeutig sind.
Sofern in der min./max. Belegnummer nicht das Wirtschaftsjahr verschlüsselt ist,
können Sie in beiden Feldern die Werte aus dem Vorjahr übernehmen.
Prüfen Sie abschließend in der Finanzbuchhaltung, welche Belegnummernkreise
verwendet werden können.
Seite 3 von 12

Alle Eingaben können mit dem Diskettensymbol gespeichert werden.
!! Achtung bei folgendem Belegnummernkreis !!
Der Belegnummernkreis 8000 wird von AMONDIS für die Übergabe an die
Finanz-buchhaltung und an die Abrechnung (z.B. PDM) verwendet. Die
Belegnummern müssen jahresübergreifend eindeutig sein und dürfen KEINESFALLS
zurückgesetzt werden. In folgenden Ausnahmefällen darf der Belegnummernkreis
8000 geändert werden:
Ist in den zeitabhängigen Einstellungen das Datum „gültig bis“ auf dem untersten
Datensatz kleiner als 31.12.2099 so ist ein neuer Jahressatz (01.01.2013 –
31.12.2013) anzulegen.
Alle Belegnummernkreise, die im Kassenbuch-Zusatz dem Feld Eindeutige
Belegnummer Export nach Fibu zugeordnet sind, müssen ebenfalls zwingend
eindeutig angelegt sein.
Stammdaten » Sachkonten/Kostenstellen » Kassenbuch-Zusatz
Seite 4 von 12

1.2 Nach dem Jahreswechsel in der Finanzbuchhaltung
Bitte überprüfen Sie nach vollzogenem Jahreswechsel in der Finanzbuchhaltung
(AMONDIS Finanzwesen, medico WIBU, SAP) das Aktive Wirtschaftsjahr im
AMONDIS Fibu-Mandantenstamm. Das Wirtschaftsjahr muss mit der Jahreszahl des
neu geöffneten Wirtschaftsjahres aus der Finanzbuchhaltung übereinstimmen.
Bitte überprüfen Sie diese Einstellungen bei allen AMONDIS Mandanten.
Stammdaten » Basisdaten » Fibu-Mandantenstamm
Seite 5 von 12

Ist das neue Wirtschaftsjahr noch nicht in AMONDIS angelegt, können Sie dieses im
Stammdatenprogramm „Wirtschaftsjahre“ erfassen.
Stammdaten » Nummernkreise » Wirtschaftsjahre
Über die rechte Maustaste können Sie einen neuen Datensatz einfügen. Ändern Sie
bei Bedarf das Wirtschaftsjahr auf das gewünschte Jahr (z.B. 2013) ab.
Die Felder min./max. Buchungsnummer, Sprungweite und Präfix können mit den
Standardwerten übernommen werden. Danach können die Einstellungen über das
Diskettensymbol gespeichert werden.
Bitte beachten Sie, dass das Wirtschaftsjahr mandantenabhängig definiert werden
muss, so dass immer nur ein Wirtschaftsjahr für den aktuell angemeldeten
Mandanten angelegt werden kann.
Um den Mandanten ohne Neuanmeldung zu wechseln, können Sie das Menü
Datei » Mandantenwechsel verwenden.
Seite 6 von 12

1.3 Auszugsnummer Kontoauszug
Liefert Ihre Hausbank die Auszugsnummer mit den Kontoauszugsdaten, beginnt die
Auszugsnummer im neuen Jahr automatisch wieder mit „001“. Bei entsprechender
Auswahl im Bankkonto-Zusatz (Feld Belegtyp) müssen keine Veränderungen an den
aktuellen Einstellungen vorgenommen werden.
Übermittelt die Bank keine Auszugsnummer, muss der Belegnummernkreis, aus
dem die Auszugsnummer generiert wird, wie in Punkt 1.1 beschrieben angepasst
werden.
Im Bankkonto-Zusatz können Sie erkennen, ob die Auszugsnummer von der Bank
angeliefert oder über einen Belegnummernkreis erzeugt wird.
Stammdaten » Sachkonten/Kostenstellen » Bankkonto-Zusatz
Seite 7 von 12

Da die digitale Betriebsprüfung (GdPDU) mit Datenträgerüberlassung eine immer
wichtigere Rolle spielt, empfehlen wir die Auszugsnummer auf Positionsebene
eindeutig zu machen.
In der Regel sind zum Jahreswechsel keine Änderungen am Belegtyp notwendig, da
die Bank die Übermittlung der Auszugsnummer nicht zum 01.01. umstellt.
Folgende Belegtypen sollten jedoch nach Situation verwendet werden:
Belegtyp – Belegnummer pro Auszug + Positionsnummer
Liefert die Bank keine Auszugsnummer, kann der Typ Belegnummer pro Auszug
verwendet werden. Beachten Sie, dass zur Länge der Belegnummer (aus dem
Nummernkreis) noch 3 Stellen für die Positionsnummer angefügt werden.
Um die Länge der Belegnummern gleich lang zu halten, muss darauf geachtet
werden, dass der Belegnummernkreis (min./max. Belegnummer) einheitlich lang ist,
oder alternativ ein Präfix verwendet wird.
Grundsätzlich gilt:
Länge Beleg-Nr. (lt. Nr.-Kreis) + 3 Stellen Position = Gesamtlänge Belegnummer
Beispiel: Belegnummer für Auszugsposition 12
min. Belegnummer 1 1 1001
max. Belegnummer 365 365 1365
Präfix 1
Belegnummer Auszugs-Nr. 1 1012 1001012 1001012
Belegnummer Auszugs-Nr. 214 214012 1214012 1214012
Belegtyp – Auszugsnummer + Positionsnummer
Liefert die Bank eine Auszugsnummer, kann der Typ Auszugsnummer +
Positionsnummer verwendet werden. Beachten Sie, dass zur Länge der
Belegnummer auch hier noch 3 Stellen für die Positionsnummer angefügt werden.
Um die Länge der Belegnummern gleich lang zu halten, muss darauf geachtet
werden, dass ein Präfix verwendet wird.
Im Feld Länge Belegnr muss die Gesamtlänge aus Präfix und angelieferter
Auszugsnummer (immer 3 Stellen) eingetragen werden.
Seite 8 von 12

2. Prozess-Steuerung
Im Folgenden werden alle Änderungen von Einstellungen beim Jahreswechsel in den
Modulen MDK Kostenträgerdialog, Bau und Technik, Faktura und digitales Rechnungseingangsbuch/Konsil
beschrieben.
2.1 Überprüfung des Leistungszeitraumes
Im erweiterten Mandantenstamm muss der Leistungszeitraum überprüft und ggf.
angepasst werden, da sonst keine Leistungen für das neue Wirtschaftsjahr erfasst
werden können.
Stammdaten » Basisdaten » Erweiterter-Mandantenstamm
Seite 9 von 12

2.2 Automatische Nummernkreise
Die automatische Nummernvergabe kann in allen AMONDIS-Modulen verwendet
werden. In folgender Übersicht finden Sie alle Nummernkreise, die in AMONDIS
gepflegt werden können.
Im jeweiligen Stammdatenprogramm können die zeitabhängigen Einstellungen
überprüft und ggf. geändert werden. Dabei ist unbedingt auf die Logik der
Nummernvergabe zu achten und diese auch bei Änderungen zu berücksichtigen.
Anders als bei den Belegnummernkreisen können in den automatischen Nummernkreisen
auch jahresübergreifende Datensätze angelegt werden.
Stammdaten » Nummernkreise
• Prozessnummernkreise
• Angebotsnummernkreise
• Bestellscheinnummernkreise
• Lieferscheinnummernkreise
• Vertragsnummernkreise
• Zahllaufnummernkreise
• Investitionsplannummernkreise
• Artikelnummernkreis
• Inventurbelegnummernkreise – Lager
• Rechnungslaufnummernkreis
• Tourennummernkreis
• Patientennummernkreise
• Personennummernkreise
Seite 10 von 12

3. Rechnungseingang mit integriertem Anlagenzugang
Im Folgenden werden alle Änderungen für den integrierten Anlagenzugang
beschrieben, der Anlagegüter aus dem Rechnungseingangsbuch direkt in die
Abarbeitungsliste der medico ANBU übergibt.
3.1 Anbu-Mandantenstamm
Bitte überprüfen Sie nach vollzogenem Jahreswechsel in der Anlagenbuchhaltung
das Aktive Wirtschaftsjahr im AMONDIS Anbu-Mandantenstamm. Das
Wirtschaftsjahr muss mit der Jahreszahl des neu geöffneten Wirtschaftsjahres aus
der Anlagenbuchhaltung übereinstimmen.
Bitte überprüfen Sie diese Einstellungen bei allen AMONDIS Mandanten.
Stammdaten » Basisdaten » Anbu-Mandantenstamm
Seite 11 von 12

3.2 Anlagennummernkreise
Bitte überprüfen Sie die Anlagennummernkreise wenn die Inventarnummernvergabe
über das Rechnungseingangsbuch erfolgt.
Verwenden Sie jahresübergreifende Inventarnummern, müssen keine Änderungen
an den Stammdaten vorgenommen werden. Bei jahresbezogener Inventarnummer
müssen im Stammdatenprogramm in den zeitabhängigen Einstellungen ggf.
Anpassungen vorgenommen werden.
Über die rechte Maustaste kann in den zeitabhängigen Einstellungen ein neuer
Datensatz eingefügt werden. Die Gültigkeit ist dann entsprechend zu begrenzen.
Stammdaten » Nummernkreise » Anlagennummernkreise
Seite 12 von 12