AKDB-Report 03.11

AKDB-Report 03.11 AKDB-Report 03.11

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AKDB-Hausmessen Ganz nah beim Kunden Schwerpunkt Bürgerservice-Portal ab Seite 4 Im Einsatz Verkehrswesen 2.0 in Oberfranken Seite 18 Aktuelles Vorbericht Kommunale 2011 Seite 22 24. Jahrgang, Oktober 2011 03.11 Zeitung für kommunale Verwaltungen und Unternehmen

AKDB-Hausmessen

Ganz nah

beim Kunden

Schwerpunkt Bürgerservice-Portal ab Seite 4

Im Einsatz Verkehrswesen 2.0 in Oberfranken Seite 18

Aktuelles Vorbericht Kommunale 2011 Seite 22

24. Jahrgang, Oktober 2011

03.11

Zeitung für kommunale Verwaltungen und Unternehmen

Hiltrud Holzmann, AKDB

Leiterin Geschäftsfeld

Öffentliche Sicherheit

und Ordnung

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BÜRGERSERVICE

Software, die dem Menschen dient!

Editorial

Täglich spüren wir alle, wie sehr das Internet

unser Leben verändert hat. Immer mehr alltägliche

Handlungen werden unkompliziert

auf digitalem Wege abgewickelt – vom Einkaufen

über Bankgeschäfte bis hin zur zwischenmenschlichen

Kontaktpflege. Nur der öffentliche

Sektor schien hier bisher noch nicht

auf aktuellem Stand zu sein: Bürger mussten

trotz verschiedener kommunaler Internet-

Angebote zumeist noch persönlich im Amt

erscheinen, mit Medienbrüchen rechnen oder

gar auf umständliche Formulare zurückgreifen.

Besonderes Hindernis: keine eindeutige

und sichere Identifikation des Bürgers im Internet gegenüber der Verwaltung.

eGovernment erzeugte damit in der Vergangenheit leider nicht den gewünschten

Nutzen für Bürger und Kommunen.

Inzwischen wird die Diskussion über kommunale Service-Angebote im Internet

wieder frisch belebt. Der neue Personalausweis schließt nämlich die Lücke der

fehlenden Identifikation des Bürgers und eröffnet Kommunen ganz neue Möglichkeiten.

Die AKDB entwickelt auf dieser Grundlage das Bürgerservice-Portal

und nutzt die Chancen des neuen Personalausweises. Sie setzt dabei auf eine

innovative Portal-Technologie, die Bürger-Dienste aus verschiedenen Fachbereichen

bündelt und auch unabhängig von der Verbreitung des neuen Personalausweises

zu mehr Komfort für alle Bürger und zu einer Entlastung der Verwaltungsmitarbeiter

führt.

Im neu aufgestellten Geschäftsfeld eGovernment wird derzeit mit Hochdruck

an diesem Großprojekt gearbeitet. Ingolstadt hat den Pilotbetrieb bereits sehr

erfolgreich gestartet. Der Test wird nun zunächst auf weitere Kommunen wie

die Stadt Würzburg und Unterschleißheim im Landkreis München ausgeweitet,

bevor das Portal dann allen Kunden angeboten werden kann.

Erfahren Sie in dieser Ausgabe noch mehr über das neue Portal sowie weitere

interessante Themen aus den verschiedenen Bereichen. Hier dürfte für jeden

etwas dabei sein: Wir berichten über aktuelle Entwicklungen, Lösungen

und Kundenveranstaltungen und lassen Kunden zu ihren Erfahrungen mit den

AKDB-Softwarelösungen zu Wort kommen.

Viel Spaß mit der Lektüre und beste Grüße aus München wünscht Ihnen

Richard Lehn

Leiter Geschäftsfeld eGovernment

report

InhAlt

Editorial ......................................................3

Schwerpunkt

Bürgerservice-Portal kommt an ......................4

Neue Portallösung: Einsteigen lohnt sich .......6

Ausblick auf neue Dienste in 2012 ................8

Aktuell

Kooperation mit Rödl & Partner ......................10

OK.PWS-Lehrgänge zur Entgeltabrechnung .....12

Standardisierter Datenaustausch .....................24

lösungen

Energiemanagement aus einer Hand ................9

Kommunale 2011: Messevorschau .................22

OK.WOBIS unterstützt Wohngeldstellen ..........32

Im Einsatz

Bauleitpläne flächendeckend im Internet .........16

Oberfranken gibt Gas im Verkehrswesen 2.0 ...18

OK.VORFAHRT bei der Stadt Hof .....................19

Denkmalschutz einfach verwaltet ...................20

Doppik im Land der Frühaufsteher ..................26

eAkten in Pegnitz und Happurg ......................28

Einführung Elektronischer Aufenthaltstitel .......35

System

Schule Helmstadt: beste IT-Ausstattung ..........14

Virtualisierung in Neuburg-Schrobenhausen ....30

Neue komXwork-Version 2.7 ..........................34

Kurzmeldungen .....................................36

Über uns

Hausmesse Unterfranken in Würzburg ............33

Interview mit Eduard Ackermann ....................38

Vorschau

Überblick Rechenzentrum ................................39

Positive Zwischenbilanz in Ingolstadt

Bürgerservice-Portal

kommt bestens an!

Anfang Juni startete die Stadt Ingolstadt ihr Bürgerservice-Portal.

In Zusammenarbeit mit der AKDB

können die Bürger der mit über 125.000 Einwohnern

zweitgrößten Stadt Oberbayerns im Rahmen

eines bayernweiten Pilotprojekts zunächst zehn

Verwaltungsvorgänge online von zu Hause aus erledigen.

Dies stößt auf reges Interesse, bei den angebotenen

Vorgängen wird bereits ein Drittel der

Anträge über dieses Portal abgewickelt. Und immer

mehr Bürger entdecken die Funktionen des neuen

Personalausweises und lassen bei der Antragstellung

die für Online-Dienste notwendige eID-Option

freischalten. Mit einer Quote von über 65 Prozent

liegt man deutlich über dem Bundesdurchschnitt.

Ingolstadt macht mit dem

Bürgerservice-Portal seine

Verwaltung noch bürgerfreundlicher.

Inzwischen wollen

immer mehr Kommunen

in diese innovative Technologie

einsteigen. Im Bild v.l.:

Staatssekretär Franz Josef

Pschierer, der Rechtsreferent

der Stadt Ingolstadt Helmut

Chase und Alexander Schroth

von der AKDB beim Start des

Bürgerservice-Portals.

Innerhalb eines Monats werden zurzeit im Ingolstädter

Bürgeramt rund 5.000 Vorgänge bearbeitet, mit einer

Online-Quote von immerhin bereits fünf Prozent im Segment

des Bürgerservice-Portals. Besonders angenommen

werden die online angebotenen Verwaltungsvorgänge der

Anträge auf Anmeldung, Ummeldung oder die Anforderung

einer Meldebestätigung mit je einem Drittel aller eingehenden

Online-Anträge. Für Helmut Chase, zuständiger

Referent der Stadtverwaltung für den Bürgerservice, ein

deutliches Zeichen, dass das Angebot kontinuierlich ausgebaut

werden muss. „Wir wollen im Rahmen des Pilotprojekts

die Zahl der angebotenen Verwaltungsvorgänge

Stück für Stück erhöhen, die gute Nachfrage zeigt das Interesse

der Bürger an dieser Verwaltungsvereinfachung.“

4 Ausgabe Oktober 2011

Bald schon in allen Verwaltungen?

Auch die AKDB freut sich natürlich über den erfolgreichen

Start ihres Portals. Vorstandsvorsitzender Alexander

Schroth dazu: „Nach der gelungenen Einführung in Ingolstadt

wird der Pilotbetrieb nun kontinuierlich auf weitere

Kommunen ausgedehnt. Schon in Kürze können wir allen

Verwaltungen unsere Lösung als echte Arbeitserleichterung

anbieten.“ Inzwischen testen auch die Stadt Würzburg

und Unterschleißheim im Landkreis München den

Einsatz des AKDB-Bürgerservice-Portals. Bei einigen Vorgängen

verlangt der Gesetzgeber allerdings immer noch

ein persönliches Erscheinen im Amt oder das Schriftformerfordernis,

was eine vereinfachte Bearbeitung im Online-Verfahren

derzeit erschwert. Die Kommunen hoffen

auf entsprechende Änderungen der Bundesgesetze.

Ein Großteil der aktuell angebotenen Vorgänge im Bürgerservice-Portal

ist auch ohne den neuen Personalausweis

nutzbar, dennoch wird dieser rege nachgefragt. Fast

10.000 Stück wurden in Ingolstadt seit der Einführung im

November 2010 beantragt. Um grundsätzlich die Online-

Identifikation nutzen zu können, muss die sogenannte

eID-Option freigeschaltet werden. Mehr als 65 Prozent

der Bürger nehmen dies in Anspruch, damit ist man einer

100 %

Karl Koller, Leiter des Bürgeramts der Stadt Ingolstadt, zum neuen

Bürgerservice-Portal der AKDB:

„Unsere Bürger nehmen das Portal sehr gerne an und wir bekommen

viele positive Rückmeldungen. Einige sind erstaunt, dass ein

Amt solche innovativen Dienste online anbietet. Durch die Zusammenarbeit

mit der AKDB konnten wir also modernen Service für

die Bürger und eine spürbare Arbeitserleichterung für die Verwaltung

miteinander verbinden.“

Auch Bürger sind zufrieden. Margit Mehler, verheiratet, Mutter

von drei Kindern:

„Die Online-Ummeldung lief viel schneller als erwartet. Ein wirklich

klasse Service. Gerade für Familien mit Kindern sehr vorteilhaft.”

report

50 %

0 %

Anteil neuer Personalausweise

mit eID-Funktion

Bundesdurchschnitt

45 %

SChWERPUnKt

Ingolstadt

65 %

Quelle: Kompetenzzentrum neuer Personalausweis

der Spitzenreiter. Im Bundesdurchschnitt kommt man auf

eine Freischaltquote von etwa 45 Prozent. Je mehr Angebote

es bundesweit gibt, desto sinnvoller ist es, sich mit

der neuen Technologie zu beschäftigen, um die Vorteile

zu entdecken. „Auch das Online-Banking hat etliche Jahre

gebraucht, sich großflächig durchzusetzen“, sagt Chase.

Das Bürgerservice-Portal der Stadt Ingolstadt ist unter

www.ingolstadt.de/portal zu erreichen.

Echtes eGovernment heißt Bürgerservice-Portal

Einsteigen lohnt sich: neuer Ser

Immer mehr Kommunen bekunden ihr großes Interesse

am neuen Bürgerservice-Portal der AKDB.

Welche Vorteile bietet die Portal-Lösung gegenüber

bisherigen Online-Diensten? Warum lohnt es

sich, in diese innovative Technologie einzusteigen?

Der AKDB-Report liefert die Antworten.

Technologie – der Unterschied macht's!

Portal-Technologie bedeutet, dass die Geschäftsprozesse

eigenständig als kleine Anwendungen laufen – sogenannte

Portlets, vergleichbar mit kleinen Apps auf dem iPhone.

Jedes Portlet bildet einen einzelnen Behördengang benutzerfreundlich

und individuell ab. Bisher wurden Online-

Anträge meist über Formulare angeboten. Diese passen

sich aber nicht individuell auf die jeweilige Situation des

aktuellen Nutzers an. Dem Nutzer werden sehr viele Datenfelder

für Spezialfälle präsentiert, wovon die meisten

aber im Normalfall gar nicht benötigt werden. In diesem

Zusammenhang ist ein Vergleich zum Versandhandel

sinnvoll. Nun spielen Kataloge und Bestellformulare eine

immer geringere Rolle, während Online-Shops immer beliebter

werden. Im Internet werden aber keine Bestellformulare

angeboten, die man online ausfüllen und an den

Händler schicken muss. Es sind vielmehr schicke Online-

Shops entstanden, die den Benutzer wiedererkennen, ihn

intuitiv durch die gesamte Anwendung bis hin zur Kasse

mit ePayment begleiten.

Integration – direkt in die Fachverfahren!

Das Bürgerservice-Portal kommuniziert während der einzelnen

Vorgänge live und direkt mit den einzelnen Fachverfahren

in der Kommunalverwaltung. Will ein Vereinsvorsitzender

beispielsweise einen Raum für die nächste Sitzung

reservieren, kann er mit einem Web-Formular lediglich eine

Raum-Anfrage an die Verwaltung senden. Im Portal dagegen

sieht er direkt, welche Räume wann frei sind und seine

Buchung gelangt direkt in den Belegungsplan der Kommune.

Zusätzlich können hier bestimmte Berechtigungs-

Abfragen dafür sorgen, dass Räume gezielt und nur an

bestimmte Personengruppen vergeben werden.

Die Meldebestätigung vereinfacht sich, da die Daten direkt aus dem neuen Personalausweis stammen.

6 Ausgabe Oktober 2011

vice – klare Vorteile!

Benutzerführung – einfach und komfortabel!

Eine der größten Nutzungsbarrieren für eGovernment

waren bisher die unzureichende Hilfestellung und die

Komplexität der Angebote. Ein Web-Formular ist ungeeignet,

diese Barriere aufzuheben, denn die Integration von

Hilfstexten, Erklärungen oder Anleitungen ist nur bedingt

möglich. Im Bürgerservice-Portal wird der Bürger Schritt

für Schritt mit einzelnen Masken durch die Vorgänge geleitet

und kann bei Bedarf eine leicht verständliche Hilfefunktion

in Anspruch nehmen. Das wiederum entlastet

auch die Verwaltungsmitarbeiter, wenn damit die Nutzung

der Online-Angebote insgesamt steigt und die Anwender

kaum noch auf telefonischen Support angewiesen sind.

Medienbrüche – waren gestern!

Weiteres Hindernis bei der Nutzung von Online-Diensten

sind System- und Medienbrüche durch eine unvollständige

Abwicklung der Vorgänge. Web-Formulare müssen nach

dem Ausfüllen durch den Bürger noch per Mail an das Amt

geschickt oder – falls die Daten nicht bereits direkt übernommen

werden – durch die Verwaltung in das Fachverfahren

eingepflegt werden. Teilweise werden Formulare sogar

noch ausgedruckt und per Post oder Fax abgeschickt. Das

Bürgerservice-Portal ermöglicht eine durchgängige medienbruchfreie

Vorgangsbearbeitung im Internet. Die vom

Bürger eingegebenen Daten werden direkt in Fachverfahren

wie z. B. EWO, Verkehr oder Finanzen übernommen

und dort unmittelbar weiterverarbeitet.

ePayment – selbstverständlich!

Ein weiterer Medienbruch entsteht bei allen kostenpflichtigen

Behördendiensten. Oft müssen die Bürger zur Bezahlung

noch persönlich an der Kasse des Amtes erscheinen.

Eine unmittelbare Integration von ePayment-Funktionen

in ein Web-Formular ist kaum möglich, im Bürgerservice-

Portal aber bereits beinhaltet. Als letzter Schritt eines

Vorgangs wird der Nutzer automatisch zur Bezahlung

des Online-Dienstes geführt. Eine umfassende ePayment-

Lösung, die kommunale Besonderheiten für Zahlvorgänge

berücksichtigt, lässt den Bürger zwischen verschiedenen

Zahlungsmitteln wählen und medienbruchfrei ans Ziel

kommen.

report

SChWERPUnKt

Schwerpunkt

Berechtigungszertifikate – wir kümmern uns!

Für alle Dienste, die eine Behörde in Verbindung mit dem

neuen Personalausweis anbietet, wird ein sogenanntes

Berechtigungszertifikat benötigt. Die Beantragung kostet

Zeit und Geld. Beim Bürgerservice-Portal profitieren die

bayerischen Kommunen einfach und bequem von den Zertifikaten

der AKDB, die regelmäßig aktualisiert werden.

Design – Ihr eigenes!

Während bei Web-Formularen die Möglichkeiten zur individuellen

Anpassung an das Design der Kommune begrenzt

sind, wird das Bürgerservice-Portal komplett in die

bestehenden Websites und damit in die für den Bürger gewohnte

Umgebung integriert.

Fazit

Web-Formulare werden trotz einiger Nachteile in einer

Übergangsphase weiter in den kommunalen Websites

bleiben. Viele Kommunen haben sie nämlich für diverse

Dienstleistungen im Einsatz. Innovative und bürgernahe

Verwaltungen aber werden auf echtes eGovernment setzen.

Und echtes eGovernment heißt Bürgerservice-Portal

der AKDB. Auch hier lassen sich zunächst noch einzelne

Formular-Services integrieren, die dann sukzessive durch

praktikable Portal-Anwendungen abgelöst werden. Davon

profitieren schließlich Bürger und Verwaltungsmitarbeiter.

Ausblick auf das Bürgerservice-Portal 2012: Neue Dienste für die Zukunft

Das Bürgerservice-Portal wird ausgehend vom

Dienste-Angebot, wie derzeit im Pilotbetrieb eingesetzt,

kontinuierlich erweitert. Hier eine Auswahl

von Themen, die für kommendes Jahr geplant sind:

Neue EWO-Dienste

Die bestehenden und im Pilotbetrieb erfolgreich getesteten

Dienste aus dem Einwohnermeldebereich werden schrittweise

erweitert. So wird die AKDB z. B. die Gesamtauskunft

und den Antrag auf ein Führungszeugnis integrieren,

sobald dies gesetzlich zulässig ist.

Neue Führerschein- und Kfz-Zulassungs-Dienste

Im Fahrerlaubnisbereich können schon heute viele medienbruchfreie

Vorgänge angeboten werden. Diese werden

in 2012 noch um eine Anbindung an ePayment ergänzt.

Im Bereich der Kfz-Zulassung können die Vorgänge Außerbetriebsetzung

und Wiederzulassung angeboten werden,

sobald die Vorgaben aus der Projektgruppe bekannt sind.

Veröffentlichung von Stellenanzeigen

und Online-Bewerbung

Auch für den Personalbereich bietet das Portal interessante

Möglichkeiten: Demnächst werden die Darstellung und

das Management von Stellenanzeigen sowie die Möglichkeit

zur Online-Bewerbung verfügbar sein. Einfacher für

die Bewerber – schneller für die Verwaltung.

Abgabenkonto mit Bescheidnachdruck für Bürger

Abgabenbescheid verloren oder verlegt? Über das Portal

können die Bürger jederzeit, schnell, sicher und einfach –

ohne Telefonieren und ohne Gang zum Rathaus – einen

Bescheidnachdruck online anfordern und nach Hause geliefert

bekommen.

Statusauskunft Antrag auf Baugenehmigung

Viele Bürger wollen sich über den Bearbeitungsstand ihres

Bauantrages erkundigen. Mit der Online-Auskunft können

sie künftig abfragen, ob ggf. fehlende Unterlagen nachzureichen

sind, welche Fachstellen zu ihrem Antrag Stel-

lung nehmen bzw. genommen haben und welche Bearbeitungsschritte

durch die Genehmigungsbehörde bereits

durchgeführt wurden.

Schadensmeldung

Schlaglöcher, defekte Straßenbeleuchtung, ungemähter

Rasen: Viele Bürger gehen mit offenen Augen durch ihre

Heimat und wollen Schäden gerne direkt an ihr Rathaus

melden. Besonders bequem wird das künftig im Bürgerservice-Portal

möglich sein.

Veranstaltungstickets

Kulturelle Höhepunkte erfordern perfekte Organisation.

Der Kartenvorverkauf beansprucht dabei besonders viel

Zeit, die man an anderer Stelle sinnvoller einsetzen könnte.

Mit dem neuen Dienst zum Kartenvorverkauf lässt sich

ein Teil dieser Arbeit ins Internet verlagern. Inklusive der

Bezahlung.

Raumreservierung und Verleih von Equipment

Tagungsräume, Veranstaltungssaal, der Grill fürs Sommerfest

oder das Spielmobil für die Kinderparty – Vereine und

Bürger müssen regelmäßig Räume und Equipment von der

Kommune ausleihen und natürlich vorher reservieren. Im

Portal wird das nun online möglich.

Weiterentwicklung der Basis-Komponenten

SChWERPUnKt

Noch viel mehr wird möglich

Auch die Dienste im Portalrahmen werden 2012 erweitert.

Die vorhandenen Basis-Komponenten werden ergänzt um

die Terminvereinbarung für das Bürgerbüro, ePayment

mit 3D-Secure und Giro Pay, Postkorb für Nachrichten der

Fachdienste an den Bürger sowie Registrierung und Login

mit Benutzername und Passwort.

Mit dem Bürgerservice-Portal ist man also jederzeit

fit für die Zukunft. Die ständige Erweiterung unseres

Dienste-Angebots sorgt für Investitionssicherheit und

erhöht sukzessive den Kreis der nutzer und damit die

Vorteile für die Kommune.

8 Ausgabe Oktober 2011

Energiemanagement: Paketlösung der AKDB

Energetisch gut beraten

Vor dem Hintergrund steigender

Energiekosten und der notwendigen

Reduzierung des CO 2 -Ausstoßes

stehen Kommunen vor

der Herausforderung, geeignete

Energiesparmaßnahmen auf den

Weg zu bringen. Die AKDB bietet

dabei als Partner der Kommunen

ihre Unterstützung an.

Die kommunale Selbstverwaltung

und die Bürgernähe machen die

Kommunen zu den Hauptakteuren

im Bereich Energie und Klimaschutz.

Ohne die Kommunen und ohne die

Bürger und deren Aktivitäten vor

Ort kann es keinen

wirksamen Klimaschutz

geben.

Die Kommune

nimmt hier

eine Vorbildfunktion

ein.

In vielen Kommunenmangelt

es an den

Basisdaten für den

eigenen Gebäudebestand.Langfristige

Verbrauchsdaten

sind nur rudimentär

vorhanden, konkrete

Aussagen über

Verbräuche können nicht

getroffen werden. Dies erschwert

Rückschlüsse auf energetische Einsparpotenziale

und die Wahl der

konkreten Energiekonzepte. Solche

Konzepte können die eigene Energieerzeugung

z. B. durch regenerative

Energiequellen oder die Sanierung

des eigenen Gebäudebestandes sein.

Doch welche sind in diesem Zusammenhang

die effektivsten? Um ein

Konzept erstellen zu können, werden

report

Basisdaten benötigt. Notwendig ist

der Status quo des Verbrauchs verschiedener

Energiearten wie Wasser,

Strom, Treib- und Brennstoffe bzw.

des CO 2 -Ausstoßes. Daraus können

über unterschiedliche Analysen, z.

B. dem sogenannten Benchmarking,

sinnvolle energetische Maßnahmen

abgeleitet werden.

Kompetente Energieberater

Zur Erstellung und Umsetzung der

Konzepte werden – soweit das Know-

how nicht im Hause vorhanden ist –

Energieberater notwendig. Energie-

berater können auf den Grundlagen

langfristiger Verbrauchsdaten Einsparpotenziale

erkennen und generieren.

Selbstverständlich gibt es eine Anzahl

lokaler Energieberater. Wichtig ist

aber eine komplexe Energieberatung.

Um die Suche möglichst kosten- und

zeitsparend zu gestalten, unterstützt

die AKDB ihre Kunden durch Vermitt-

lung eines Energieberatungsunternehmens

mit langjähriger Erfahrung

in diesem Bereich.

Die AKDB selbst bietet den Kommunen

eine Komplettlösung für diesen

Bereich an. Dies ist eine Chance für

Städte und Gemeinden, aktiv am Klimaschutzprogramm

teilzunehmen

und den Energieverbrauch zu senken.

Zusätzlich ist eine finanzielle Förderung

solcher Maßnahmen durch das

Förderprogramm des Bundesministeriums

für Umwelt, Naturschutz und

Reaktorsicherheit möglich.

Das Angebot der AKDB umfasst:

• Bereitstellung einer Energiemanagement-Software,

auch

als Rechenzentrumslösung

• Import von Verbrauchswerten

• Bereitstellung erforderlicher

Auswertungen inklusive Gradtagszahlen,

Flächenbezug und

weiteren relevanten Auswahlkriterien

• Benchmarking, das heißt Vergleich

aller teilnehmenden

Kommunen, auf Basis einer

AKDB-Datenbank

• Vermittlung eines Energieberaters,

soweit gewünscht

• Datenübernahme

lÖSUnGEn

• Unterstützung bei der Beantragung

von Förderprogrammen

• Soll-Ist-Analyse während und

nach der Maßnahme

• technische Unterstützung

Serie (1): Kompetente Partnerschaften bei der kommunalen Doppik-Beratung

Einsparfinanzierte

Vermögenserfassung

Seit der Einführung der doppelten kommunalen

Buchführung arbeitet die AKDB eng mit ausgewählten

Beratungsunternehmen zusammen. Im

Rahmen der Zusammenarbeit haben die Netzwerkpartner

innovative Zusatzdienstleistungen für die

Kommunen entwickelt, die der AKDB-Report in loser

Folge vorstellen wird. Wir beginnen die Reihe

mit einem Projekt der Firma Rödl & Partner, bei dem

der Aufwand für die Erfassung und Bewertung des

kommunalen Vermögens durch Einsparungen im

Rahmen dieses Vorgehens gegenfinanziert werden

kann.

Rödl & Partner ist ein Prüfungs- und Beratungsunternehmen,

das auf über 250 erfolgreich abgeschlossene Doppikprojekte

deutschlandweit verweisen kann. Das Unternehmen

ist mit über 3.200 Mitarbeitern an 84 Standorten

vertreten. Partner im AKDB-Beraternetzwerk Kommunale

Doppik kann nur werden, wer umfangreiche Erfahrungen

mit kommunalen Kunden nachweist und die Finanzsoftware

OK.FIS beherrscht. Damit wird sichergestellt, dass die

fachlichen Lösungen optimal in der Software umgesetzt

werden können.

Die Vermögenserfassung und -bewertung zur Erlangung

einer aussagekräftigen Anlagenbuchhaltung ist in Bayern

ein anhaltender Trend. Selbst wenn noch nicht beschlossen

wurde, endgültig auf das doppische Rechnungswesen

umzustellen, ermittelt eine Vielzahl von Kommunen ihr

kommunales Vermögen. Mit einer bestehenden Anlagenbuchhaltung

sind die aufwendigsten Arbeiten einer Doppikumstellung

bereits erfolgt, was den endgültigen Umstieg

entschieden einfacher gestaltet. Die Anlagenbuchhaltung

bildet darüber hinaus – nicht nur in der Doppik – den

Grundstein für eine Kosten- und Leistungsrechnung als

Basis für ein effektives Controlling. Sie erlaubt die Kalkulation

von bedarfsorientierten Entgelten, Gebühren und

Beiträgen und kann dadurch Leistungen ohne zusätzliche

Kreditaufnahmen finanzieren.

Die Hauptgründe, weshalb sich die Kommunen davor

scheuen, eine Anlagenbuchhaltung aufzubauen, sind ver-

bunden mit den Kosten und der Komplexität einer gesetzeskonformen

und prüfungssicheren Vermögenserfassung

und -bewertung. Die hohen Anforderungen sind hauptsächlich

auf das nötige Fachwissen und die benötigten

personellen Ressourcen zur Durchführung des Projekts

zurückzuführen. Außerdem erkennen viele Kommunen auf

den ersten Blick nicht, welchen Nutzen eine Erfassung und

Bewertung ihres Vermögens hat.

Hier möchte Rödl & Partner mit seinem neuen Projektansatz

„Einsparfinanzierte Vermögenserfassung und

-bewertung“ den Kommunen aufzeigen, welche Chancen

in den Kosteneinsparungen bei der Vermögenserfassung

und -bewertung stecken. Bei diesem neuen Projektansatz

übernimmt Rödl & Partner die vollständige Erfassung und

Bewertung des Sachanlagevermögens der Kommune.

Gleichzeitig werden während dieses Prozesses die vorhandenen

dauerhaften Einsparpotenziale auf Basis der Sachkosten

ermittelt, wobei die Projektkosten durch die entstehenden

Einsparungen mittelfristig refinanziert werden.

Dies ist möglich, da die bei der Erfassung und Bewertung

gewonnenen Informationen bereits während der Durchführung

zur Aufdeckung und Nutzung von dauerhaften

Einsparpotenzialen genutzt werden. Aus diesem Grund

sollte sich die Kommune im Vorfeld überlegen, wie der

Aufbau der Anlagenbuchhaltung strategisch angegangen

werden kann. Die Informationen können beispielsweise

dazu genutzt werden, Einsparmaßnahmen zu erarbeiten

sowie belastbare Kennzahlen für die Steuerung des Produkts

„Gebäudebewirtschaftung“ zu erhalten.

Die große Projekterfahrung von Rödl & Partner deutschlandweit

zeigt, dass oftmals sehr hohe Einsparmöglichkeiten

im Bereich der kommunalen Gebäude vorhanden sind.

Einer der Hauptgründe hierfür ist das nicht vorhandene

oder ineffiziente Gebäudemanagement der Kommune.

Der Projektansatz „Einsparfinanzierte Vermögenserfassung

und -bewertung“ ist darauf ausgerichtet, dass sich

das Honorar durch die Ermittlung von Einsparpotenzialen

amortisiert.

10 Ausgabe Oktober 2011

Partnerschaftlich ineinandergreifend –

eine Veranstaltung vor dem Firmensitz

symbolisiert die Unterstützung für

Kommunen durch Rödl & Partner.

Rödl & Partner empfiehlt, mit dem Teilprojekt Gebäude zu

beginnen, da hier erfahrungsgemäß die größten und am

schnellsten umsetzbaren Einsparungen für die Kommune

liegen – falls hier nicht schon ein einheitliches effizientes

Gebäudemanagement aufgebaut wurde und die Kommune

über eine gewisse Anzahl an kommunalen Gebäuden

verfügt. Als Amortisationszeitraum wird ein mittelfristiger

Finanzierungszeitraum von drei bis maximal fünf Jahren

nach dem Ende des ersten Umsetzungsjahres angenommen,

in Abhängigkeit der Ausgangssituation der jeweiligen

Kommune. Bei einem prognostizierten Amortisationszeitraum

von beispielsweise vier Jahren und einem Projektende

zum 31. Dezember 2011 sowie dem Umsetzungsjahr

2012 müssen alle Projektkosten bis Ende 2016 vollständig

refinanziert sein.

Das Honorar wird erst fällig, nachdem der mit der Verwaltung

abgestimmte Maßnahmenkatalog fertiggestellt

ist und ein über den Finanzplanungszeitraum kumuliertes

Mindestvolumen in Höhe des Honorars umfasst. Beinhaltet

der Maßnahmenkatalog ein geringeres Einsparvolumen,

so wird das Honorar anteilig reduziert, sofern Rödl

report

& Partner keine anderen Kompensationsmaßnahmen aus

anderen Verwaltungsbereichen vorschlägt. Dieses Vorgehen

überträgt das gesamte potenzielle Risiko dieses

Projektansatzes auf Rödl & Partner. Die Kommune kann

somit nicht nur die prüfungssichere Erfassung und Bewertung

ihres Gebäudevermögens anhand der ermittelten

Einsparpotenziale finanzieren, sondern auch in Zukunft

dauerhaft Kosten reduzieren.

Markus Steger-Gühmann

Dipl. Betriebswirt, Partner

Tel. +49 (9 11) 91 93 36 13

markus.steger-guehmann@roedl.de

AKtUEll

Kompaktlehrgang von Bayerischer Verwaltungsschule und AKDB zur Entgeltabrechnung

Gelungene Kombination von

Mit lachenden Gesichtern: Die Teilnehmer am Lehrgang Einstieg in die Entgeltabrechnung

mit OK.PWS vor der AKDB-Geschäftsstelle Unterfranken in Würzburg

Die Bayerische Verwaltungsschule

BVS und die AKDB bieten seit

2008 ein erfolgreiches, gemeinsames

Seminarkonzept für neue

Mitarbeiter in Personalstellen

an. Es vermittelt eine theoretische

und praktische Einführung

in dieses komplexe Thema. Cornelia

Kauntz von der BVS sprach

mit Stefan Pfannes von der Gemeinde

Gröbenzell über seine

Eindrücke und Erfahrungen mit

diesem Kompaktlehrgang.

Herr Pfannes, wie sind Sie auf das

Angebot für den Lehrgang „Neu

im Personalbereich“ aufmerksam

geworden?

Pfannes: Im Rahmen des Angestelltenlehrgangs

II ist mir der Flyer

zum Kompaktlehrgang „Neu im Personalbereich“

in die Hände gefallen

und ich habe ihn mit in die Dienststelle

genommen. Nach Abschluss des AL

II habe ich mich dann für den Lehrgang

angemeldet.

Was hat Sie zur Teilnahme an gerade

diesem Lehrgang bewogen?

Pfannes: Ich kannte bereits die

Grundlagen zum Arbeits- und Tarifrecht.

Wir wussten aber noch nicht,

welche Aufgaben wir anschließend

übertragen bekommen und waren

meist auch noch nicht im Personalbereich

tätig. So fehlte hier die prakti-

sche Übung an der Dienststelle. Auch

deshalb hat mir der Aufbau mit den

verschiedenen Bausteinen, die mit

zeitlichem Abstand zueinander stattgefunden

haben, sehr gut gefallen.

Diese hatten nämlich neben den fachlich-theoretischen

Inhalten insbesondere

die Praxis im Blick. Der Unterricht

war durch viele Beispiele und Berechnungen

sehr anschaulich. Zwischen

den Seminaren konnten wir unsere

Fälle vor Ort mithilfe der behandelten

Beispiele gut nachvollziehen.

Welche Erwartungen hatten Sie an

den Qualifizierungslehrgang? Wurden

diese erfüllt?

12 Ausgabe Oktober 2011

Theorie und Praxis

Pfannes: Ich wollte nach dem

Kompaktlehrgang für meine tägliche

Arbeit im Personalbereich rechtlich

sicher dastehen. Jeder einzelne Baustein

hat mich mit der Zeit bei der Bearbeitung

der Fälle sicherer gemacht.

So habe ich ein gutes Verständnis

durch viele praktische Beispiele bei

der Entgeltabrechnung entwickelt

und die möglichen Problemfelder in

den eigenen Fällen besser erkannt.

Der Lehrgang will den Teilnehmern

eine zeitlich und inhaltlich abgestimmte

Weiterbildung anbieten,

die es ermöglicht, die theoretischen

Inhalte aus den Seminaren in der

Praxis einzuüben und im Nachgang

zu vertiefen und zu festigen. Halten

Sie die zeitliche Abfolge der Bausteine

für sinnvoll?

Pfannes: Der Ablauf des Lehrgangs

war sehr gut, da sich das Erlernte

setzen konnte und eine Verbindung

report

der theoretisch erlernten Inhalte mit

den eigenen Praxisfällen durch den

zeitlichen Abstand zwischen den Modulen

möglich war. So konnte man

z. B. einen Abrechnungslauf in der

Gemeinde mitverfolgen und dabei

auftauchende Fragen zum nächsten

Baustein „mitbringen“.

Wie finden Sie die Kombination

rechtlicher Grundlagen über die BVS

mit dem praxisbezogenen Teil über

die AKDB?

Pfannes: Diese Kombination war

ein wichtiger Punkt für mich, da ich

mit dem Programm der AKDB täglich

arbeite. Die Module an der BVS haben

hierbei die rechtliche und auch

praktische Basis für das letzte Modul

bei der AKDB gebildet. Wir haben

dadurch verstanden, was im Hintergrund

im System passiert. Im letzten

Modul konnten wir das Erlernte direkt

im System umsetzen.

Der Kompaktlehrgang wurde erweitert und besteht nun aus folgenden Modulen:

TVöD und Arbeitsrecht, Grundlagen

Beamtenrecht, Entgeltberechnung

Brutto, Grundzüge Besoldung,

Entgeltberechnung Netto und Einstieg

in die Entgeltabrechnung über

OK.PWS.

Nach den Theorieteilen bei der BVS

vermittelt der letztgenannte Baustein

bei der AKDB die praktische

Umsetzung der gesetzlichen, tariflichen,

steuer-, sozial- und zusatzversorgungsrechtlichen

Anforderungen

im Verfahren OK.PWS. Ein Gesamtüberblick

über diese Software-Lösung

mit ihren Fachanwendungen

und den daraus resultierenden Auskunftsmöglichkeiten

für die Personalsachbearbeitung

komplettiert

dieses Einstiegsseminar. Es zeigt den

Teilnehmern Wege auf, die tägliche

Sachbearbeitung zu erleichtern und

effizienter zu gestalten.

Mit der Devise „Wir gehen mit lachenden

Gesichtern an die Arbeit ...“ verabschiedeten

sich die Teilnehmerinnen

und Teilnehmer des Bausteins

Einstieg in die Entgeltabrechnung

über OK.PWS Ende Juli in der AKDB-

Geschäftsstelle Würzburg. Verbunden

mit der Gewissheit, viel gelernt zu

AKtUEll

Wie hat Sie diese Qualifizierung

beim Einlernen in den komplexen

Bereich des Personalwesens und in

der praktischen Arbeit unterstützt?

Pfannes: Durch den Besuch des

Kompaktlehrgangs habe ich mich

schneller in die komplexen Themenfelder

im Personalwesen eingefunden.

Ich finde es auch sehr gut, dass ich im

Zweifel immer in den erhaltenen Unterlagen

nachschauen kann und mir

so die Lösung zu meinen Fällen von

denen im Seminar behandelten oft

ableiten kann.

Welche Tipps haben Sie für Neulinge

im Personalbereich?

Pfannes: Nicht verzweifeln! Es findet

sich immer eine Lösung… Es ist

nicht möglich, alles sofort zu wissen,

in den komplexen Themenbereich Personal

muss man erst hineinwachsen.

Wichtig ist immer nur, zu verstehen,

was man tut und warum!

haben, aber nie auszulernen, stellten

sie sich optimistisch den Herausforderungen.

Die AKDB unterstützt sie

dabei mit kompetenter Beratung und

weiteren Schulungsangeboten wie

Aufbauseminaren und Workshops.

Auch im kommenden Jahr werden wieder

mehrere Lehrgänge angeboten.

Hierüber informiert die AKDB rechtzeitig.

Interessenten wenden sich mit

Fragen bitte an die E-Mail-Adresse

seminaranmeldung@akdb.de oder

rufen einfach an: 089 5903-1890.

Wir freuen uns auf Sie!

Pilotprojekt der LivingData an der Mittelschule Helmstadt

Schul-IT, die Maßstäbe setzt

Im Auftrag eines großen Computermagazins hat ein Marktforschungsinstitut

vor zwei Jahren über 800 Schülerinnen

und Schüler danach befragt, ob sie zu Hause einen Computer

nutzen können. 92 Prozent der Befragten konnten

diese Frage mit Ja beantworten. Das war aber nicht das

Erstaunliche. Bemerkenswerter war, dass ein Großteil der

Schüler angab, die technische Ausstattung zu Hause sei

deutlich besser als an ihrer Schule. Das trifft vermutlich auf

viele Bildungsstätten in Deutschland zu – auf die Mittelschule

Helmstadt sicher nicht. Seit März ist die Schule im

fränkischen Weinland zu einer Vorzeigeschule in Sachen

EDV-Ausstattung avanciert. Realisiert wurde das Projekt

auf der Grundlage einer Virtualisierung der Systemumgebung

und dem Einsatz von Thin-Clients von der LivingData

GmbH, die damit zum ersten Mal eine Schule mit ihrer Informationstechnologie

ausgestattet hat.

„Der Ausbau der Mittelschule liegt unserem Schulverband

Helmstadt sehr am Herzen“, erklärt Heiko Menig, Schulver-

Stephan Debes, Konrektor und EDV-Administrator

an der unterfränkischen Mittelschule

Helmstadt (rechts) mit Michael Rieck, Technologieberater

der LivingData GmbH

bandsvorsitzender und Erster Bürgermeister der Marktgemeinde

Neubrunn beim Ortstermin in Helmstadt. „Schließlich

geht es um die Bildung und damit um die Zukunft

unserer Kinder.“ Als im letzten Jahr einer der beiden EDV-

Räume an der aufwendig renovierten Schule dringend neu

ausgestattet werden musste, entschied man sich dazu, auf

das Know-how der LivingData zu setzen. Schließlich hatte

die Verwaltungsgemeinschaft Helmstadt, die sich um

die administrativen Angelegenheiten des Schulverbandes

kümmert, seit Jahren beste Erfahrungen mit der AKDB-

Tochter gesammelt. Ralf Büttner, dem Geschäftsleiter der

Verwaltungsgemeinschaft Helmstadt, ging es vor allem darum,

„durch diese langen und guten Erfahrungen, die wir

mit der Systembetreuung durch die LivingData gemacht

haben, gewisse Synergieeffekte zu nutzen. Und mit Michael

Rieck haben wir natürlich einen absolut kompetenten

Ansprechpartner direkt vor der Haustür.“

Seit März 2011 sind an der Volks- und Mittelschule Helmstadt

zwei EDV-Räume in Betrieb, die mit neuester Informationstechnologie

Maßstäbe setzen. Stephan Debes,

Konrektor und Systembetreuer der Mittelschule, erklärt

gemeinsam mit Michael Rieck, Technologieberater und

Projektleiter der LivingData, die Ausstattung: Zwei hochleistungsfähige

Server sorgen zusammen mit einer unabhängigen

Stromversorgung für höchste Ausfallsicherheit

und dienen als Zentrale der vollvernetzten Schulanlage, die

aus zwei EDV-Räumen mit 18 bzw. zwölf Arbeitsplätzen

besteht. In beiden Räumen sind sogenannte Thin-Clients

im Einsatz, die nicht nur fast geräuschlos arbeiten, sondern

auch sehr wenig Strom verbrauchen und im Vergleich

zu Desktop-PCs kaum Wärme in den Raum abgeben. Die

Geräte sind HD-Audio-fähig, ermöglichen eine hochauflösende

Vollbildwiedergabe von 3D-Grafikanwendungen

und HD-Medien und sind nicht größer als ein Notebook.

Durch die Virtualisierung der Systemumgebung und die

zentrale Installation aller Programme auf dem Server ist

es für die Lehrer viel leichter geworden, die Arbeitsplätze

zu administrieren. Updates können einfach durchgeführt

werden, neue Software wird nur einmal am Server installiert

und steht im nächsten Augenblick allen Clients zur

Verfügung. „Der Vorteil macht sich aber auch beim Anmelden

bemerkbar“, erklärt Stephan Debes. „Der Schüler

findet innerhalb von zehn, fünfzehn Sekunden nach der

Anmeldung seinen Arbeitsplatz betriebsbereit vor.“ Bei der

14 Ausgabe Oktober 2011

1

2

3

4

report

SYStEM

Projektierung wurden verschiedene Benutzergruppen angelegt,

sodass jedem Schüler ein auf das jeweilige Fach

und seine Jahrgangsstufe bezogenes Verzeichnis zur Verfügung

steht. Und für seine Schüler ist es außerdem „eine

zusätzliche Motivation, wenn sie sehen, dass wir hier mit

den neuesten Programmen und einer innovativen Technik

arbeiten“.

„Für uns ist es wichtig, dass die Lehrer für unsere Schüler

das Möglichste rausholen können“, erklärt der Schulverbandsvorsitzende

Menig. „Das setzt aber voraus, dass

sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können und sich

nicht mit der Technik rumschlagen müssen.“ Wibke Cornely,

Fachlehrerin für Informatik, erinnert sich an instabile

Rechner, die den anspruchsvollen Programmen „einfach

nicht gewachsen waren und ständig neu gestartet werden

mussten“. Heute schätzt die Pädagogin vor allem die

Ausfallsicherheit und die hohe Performance der neuen

EDV-Ausstattung. Sie freut sich aber auch über das viel angenehmere

Arbeitsklima durch die geräuschlosen Geräte.

„Das schont die Stimme – mein wichtigstes Werkzeug als

Lehrerin.“ Und auch ihre Schüler sind begeistert von den

Thin-Clients. Nicht nur, dass die neuen Geräte ihnen mehr

Platz auf dem Tisch lassen und dass selbst hoch anspruchsvolle

Anwendungen „superschnell laufen“, wie Cédric aus

der siebten Klasse zu berichten weiß. „Da hat man seine

Sachen noch gar nicht hergerichtet, schon sind die PCs bereit.“

Bild 1: Ein Schüler an einem der neuen Arbeitsplätze

Bild 2: Kleiner als ein Notebook und geräuschlos:

Ein neuer Thin-Client

Bild 3: „Bildung ist die Zukunft unserer Kinder.“

Schulverbandsvorsitzender Heiko Menig (rechts) im

Gespräch mit Rudolf Obenhuber, Geschäftsführer

der LivingData GmbH

Bild 4: Ortstermin in Helmstadt: Frank Jeziorski, Living-

Data, Klaus Beck, VG Helmstadt, Michael Rieck, Living-

Data, Ralf Büttner, VG Helmstadt, Rudolf Obenhuber,

LivingData und Heiko Menig, Erster Bürgermeister der

Marktgemeinde Neubrunn (von links nach rechts)

Ziel der Bayerischen Staatsregierung

Bauleitpläne flächendeckend

Die Bayerische Staatsregierung will flächendeckend

alle rechtskräftigen Bebauungspläne über

einen zentralen Kartenzugang im Internet verfügbar

machen lassen. Dafür müssen von den Kommunen

Altpläne von Papierform in eine digitale

Form überführt werden. Bei neu zu erstellenden

Plänen soll das standardisierte Datenaustauschformat

XPlanung die Interoperabilität und den

verlustfreien Datenaustausch gewährleisten.

Bauleitpläne digital erfassen

Unter www.bauleitplanung.bayern.de sollen künftig die

Pläne für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung zur Verfügung

stehen. Inzwischen gibt es ganze Landkreise, die die

Bebauungspläne bereits standardisiert als Kartendienst im

Internet bereitstellen, die überwiegende Anzahl aber erfasst

derzeit die Daten oder stellt dies in Aussicht.

Das Interesse, die Bauleitpläne digital zu erfassen und im

Internet zu veröffentlichen, ist regional unterschiedlich

ausgeprägt: Wegen der geringen Nachfrage an Bauland

werden in ländlichen Regionen selten neue Bebauungspläne

aufgestellt. Hier steht genügend Bauland zur Verfügung.

Größere Industrieansiedlungen sind die Ausnahme.

Dagegen ist es für Städte und Gemeinden mit hoher Bautätigkeit

vorteilhaft, auf Pläne im kommunalen GIS schnell

zugreifen zu können und dem Bürger und der Wirtschaft

online zur Verfügung zu stellen. Bei der Umsetzung muss

sich die Kommune fragen: Sind die alten Kartenbestände

vollständig und aktuell? Welche technischen Möglichkeiten

gibt es, wie entsteht der größte Mehrwert bei vertretbarem

Aufwand? Wie kommen die Pläne standardisiert ins

Web bzw. ins GIS? Was ist bei der Neuaufstellung von Bebauungsplänen

zu beachten?

Übernahme der analogen Bebauungspläne

Die Sichtung der Pläne und der Abgleich mit den übergeordneten

Behörden sind sinnvoll und notwendig. Alle

rechtskräftigen Pläne und Änderungen müssen vollständig

erfasst werden. Zum Teil haben auch die Landratsämter die

Aufgabe als Service für ihre kreisangehörigen Verwaltungen

übernommen. Auch diese profitieren von der flächendeckenden

digitalen Verfügbarkeit.

Digitale Erfassung

Die Grundpläne und alle Änderungen werden mittels Großformatscannern

abgelegt. Dann werden die Pläne geo-

referenziert, d. h. so eingepasst, dass sie lagegenau auf

die Digitale Flurkarte projizierbar sind. In der späteren Kartennutzung

müssen auch andere Informationsebenen wie

Versorgungsleitungen, aktuelle Luftbilder, die Flurkarte

und das Baumkataster in den Bebauungsplan eingeblendet

werden können. Manchmal genügt es, nur die Geltungsbereiche

zu digitalisieren und mit dem eingescannten Bild

zu verknüpfen. Bei noch händisch gezeichneten Plänen

kommt es zu größeren Abweichungen. Anschließend sind

Sachdaten zu den Bauleitplänen zu erfassen wie z. B. der

Name des Bebauungsplans und Datum des Inkrafttretens.

Dabei sollte der bundesweit einheitliche Standard XPlanung

XPlanGML-Bauleitplanung 3.0 eingehalten werden,

eine Voraussetzung für die spätere bayernweite Bereitstellung

der Daten. Sind nun alle Pläne gescannt, georeferenziert

und die Umringpolygone samt Sachdaten erfasst, lassen

diese sich komfortabel im kommunalen GIS nutzen.

Standardisiert ins Web

Ein weiterer deutlicher Mehrwert wird erzielt, wenn die digitalisierten

Karten auch anderen Behörden, der Wirtschaft

Beteiligung der Kommunen an Bauleitpläne im Internet

Quelle: www.bauleitplanung.bayern.de, Stand 15.3.2011

16 Ausgabe Oktober 2011

im Internet

Flächendeckend

sollen Bebauungspläne

im Internet

verfügbar gemacht

werden, wenn es

nach dem Willen der

Bayerischen Staatsregierung

geht.

und dem Bürger zugänglich gemacht werden. Hierzu hat

die Bayerische Vermessungsverwaltung den BayernViewer-Bauleitplanung

entwickelt. In diesem Portal können

Kommunen ihre Umringpolygone mit Links zu den Bauleitplänen

erfassen, fertige Layer per Upload einstellen oder

aber auch eigene Online-Kartendienste in der Kaskade anmelden.

Damit sich nicht jede Kommune entsprechende

Fachsoftware anschaffen muss, ist ein intensiver Zusammenschluss

von Gemeinden und Landratsamt insbesondere

bei dem Thema interkommunales GIS und kommunale

Geodateninfrastruktur dringend empfehlenswert. Das

Landratsamt übernimmt die Rolle eines Servicepartners für

seine Gemeinden, erfasst die Pläne zentral und richtet den

Gemeinden einen Zugang auf die Karten ein, idealerweise

über einen WMS-Webdienst. Gut funktionierende Beispiele

sind die Landkreise Kelheim, Augsburg und Main-Spessart,

die die Kartendienste auch in ihre Landkreis-Homepages

eingebunden haben.

Hilfe und Unterstützung durch die AKDB

Unterstützung bei der Erfassung und Bereitstellung der

Bauleitpläne können Kommunen von den Vermessungsämtern

oder über die AKDB erhalten. Viele wichtige Informationen

insbesondere zur Datenerfassung und -bereitstellung

können dem Leitfaden Bauleitpläne im Internet

report

IM EInSAtZ

von der Geschäftsstelle Geodateninfrastruktur Bayern GDI-

BY entnommen werden. Neuere Pläne basieren inzwischen

auf der Digitalen Flurkarte. So können Planungsbüros die

Bauleitpläne bereits parallel zur analogen Papierform auch

digital zur Verfügung stellen.

Das neue Datenaustauschformat XPlanung

Im Rahmen des Deutschland-Online Projektes XPlanung

wird seit einigen Jahren ein objektorientiertes Datenaustauschformat

für Bauleitpläne entwickelt. Seit Juli 2010

steht XPlanung in der Version 4.0 zur Verfügung. Als wichtigste

Ziele werden die Bereitstellung eines hersteller- und

produktunabhängigen offenen Standards und die Interoperabilität

zwischen verschiedenen GI-Systemen verfolgt.

Das vereinfacht und beschleunigt den Austausch von Planungsdaten

beim Aufstellungsverfahren – z. B. bei der Beteiligung

von Trägern öffentlicher Belange. In der aktuellen

Version von XPlanung sind die Darstellungsvorschriften

noch nicht enthalten. Diese sollen aber in nachfolgenden

Versionen in Form der Definition eines Signaturenkatalogs

einbezogen werden. Die kommunalen Spitzenverbände

und die GDI-DE haben bereits den neuen Standard XPlanung

zustimmend zur Kenntnis genommen und empfehlen

allen Kommunen, diesen für ihre digitale Bauleitplanung

zu nutzen.

Startschuss für eine gemeinsame Zulassung: Horst Weidner, stv. Landrat Wunsiedel, Dr. Klaus v. Stetten, Fraktionsvorsitzender

Freie Wähler im Kreistag Wunsiedel, Peter Häußler, Geschäftsführer Telecomputer, Bernd Hering,

Landrat Hof, Martin Zeil, Bayerischer Staatsminister für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie,

Dr. Karl Döhler, Landrat Wunsiedel, Dr. Harald Fichtner, Oberbürgermeister Stadt Hof, Hans-Peter Pluta, AKDB,

und Martin Schöffel, MdL (v.l.)

Noch mehr Bürgerservice in Oberfranken

Verkehrswesen 2.0 gibt Gas!

Bayerns Wirtschaftsminister Martin Zeil, die Landräte Dr.

Karl Döhler und Bernd Hering sowie der Hofer Oberbürgermeister

Dr. Harald Fichtner gaben den Startschuss für das

regional verbindende Zulassungsprojekt. Nun kann jeder

Bürger der Landkreise Wunsiedel und Hof sowie der Stadt

Hof sein Fahrzeug an einer beliebigen Zulassungsstelle der

beteiligten Kommunen anmelden. Das erspart Zeit und

Wege, vereinfacht Verwaltungsabläufe und entlastet Bürger,

Behörden und Autohäuser ganz erheblich. Als erster

bundesweiter Anbieter und Marktführer bietet die AKDB

mit ihrem Zulassungsverfahren OK.VORFAHRT alle Vorteile

des KBA-Online-Verfahrens. Getreu dem Motto: „Es laufen

nicht die Bürger, sondern die Daten“ verwaltet das Verfahren

bereits 56 Prozent des bundesweiten Fahrzeugbestandes.

Es wird deutschlandweit 196-mal eingesetzt, davon

77-mal in Bayern und bietet die Option, einen Zulassungsvorgang

von jeder bundesdeutschen Zulassungsbehörde

aus zu melden. Einer schnellen Verbreitung in Bayern und

im übrigen Bundesgebiet stehen keine rechtlichen Hürden

mehr im Weg.

Datenaustausch

Über die Lösung OK.KOMM als technische Plattform kann

das nächste freie oder auch ein Wunschkennzeichen fixiert

werden. Dieses wird bei der kennzeichenführenden Behör-

de sofort gesperrt. Die meldende Behörde leitet auch den

Steuersatz an die Oberfinanzdirektion weiter.

Update auf das örtliche Register

Der Datenumfang der zentralen Registerauskunft des

Kraftfahrt-Bundesamtes beinhaltet alle Informationen zum

Zulassungsvorgang im örtlichen Register der kennzeichenführenden

Behörde. In der nächsten Ausbaustufe wird dieser

Prozess über OK.KOMM vollautomatisiert ablaufen.

Erweiterte Zuständigkeit für Fremdanbieter

Bereits seit März 2010 läuft zwischen den drei OK.VORFAHRT

Anwendern Stadt Bayreuth, Landratsamt Bayreuth und

Landratsamt Kulmbach die erweiterte Zuständigkeit. Um

den Service im Regierungsbezirk Oberfranken weiter zu

verbessern, hat die AKDB das von ihr entwickelte Feinkonzept

für den OK.VORFAHRT-spezifischen WebService als

anbieterübergreifende Programmiervorlage an die Firma

Telecomputer übergeben. In Kombination mit der AKDBspezifischen

technischen Plattform OK.KOMM, über die

die Kommunikationsprozesse geroutet werden, ist nun

auch der Landkreis Wunsiedel als Nicht-OK.VORFAHRT Anwender

in der Lage, Fahrzeuge wohnortunabhängig für

die Stadt und den Landkreis Hof zuzulassen.

18 Ausgabe Oktober 2011

Erfahrungsbericht: OK.VORFAHRT bei der Stadt Hof

Die Kfz-Zulassungsbehörde der

Stadt Hof hat das Verfahren

OK.VORFAHRT eingeführt. Der

Anbieterwechsel hat sowohl aus

Sicht der Zulassungsbehörde als

auch aus Sicht der IT-Abteilung

in kurzer Zeit hervorragend

funktioniert. Seine Erfahrungen

mit dem Einführungsprozess beschreibt

Marco Steindl, der stellvertretende

Zulassungsleiter:

„Unser Fazit vorab: Professionelle

Betreuung und keine Probleme im

laufenden Betrieb. Die Einführung

des AKDB-Verfahrens bei der Kfz-

Zulassungsbehörde der Stadt Hof

war erfolgreich. Dies ist das Ergebnis

eines mehrstufigen Prozesses, der

durch die AKDB-Projektverantwortlichen

optimal begleitet wurde.

In Zusammenhang mit dem Pilotprojekt

‚Erweiterte Zuständigkeit im

Kfz-Zulassungsverfahren’ hatten wir

schon Anfang 2011 beschlossen, den

Software-Anbieter zu wechseln und

künftig das Verfahren OK.VORFAHRT

der AKDB einzusetzen. Als Starttermin

für den Pilotbetrieb für den

Bereich Hochfranken – das sind die

Stadt und der Landkreis Hof sowie

der Landkreis Wunsiedel – war der 1.

Juli geplant. Es stand also nur eine

kurze Zeitspanne für die Umstellung

zur Verfügung. Das neue Verfahren

wurde im April zunächst in einer

Testumgebung installiert. Durch den

hohen persönlichen Einsatz aller Beteiligten

konnte der Echtbetrieb bereits

im Juni problemlos aufgenommen

werden. Der Softwarewechsel

hat die Abwicklung des Kundenver-

report

IM EInSAtZ

„Professionelle Betreuung und

keine Probleme im laufenden Betrieb“

kehrs in der Hofer Zulassungsstelle

in keiner Weise beeinträchtigt, er

lief währenddessen ohne Unterbrechung

weiter. Wenige Wochen später

war der erfolgreiche Start in das

Projekt ‚Erweiterte Zuständigkeit’

geschafft. Während der aufregenden

und arbeitsintensiven Wochen wurde

OK.VORFAHRT an die Bedürfnisse

und Erfordernisse der Zulassungsbehörde

der Stadt Hof angepasst. Es

wurden alle erforderlichen Gebühren

angelegt und die Vordrucke für

den laufenden Betrieb erstellt.

Außerdem wurden die Datenübernahme

aus dem vorherigen Verfahren

von Telecomputer sowie sämtliche

Schnittstellen z. B. zum KBA

oder zum Kassenautomaten eingerichtet,

konfiguriert und getestet. Im

Zusammenhang mit dem Wechsel

haben wir nun auch das elektronische

Archiv der AKDB installiert.

Der Anbieterwechsel hat also angesichts

der hohen Herausforderungen

hervorragend funktioniert. Alle

Beteiligten waren mit der Beratung,

Betreuung und Unterstützung durch

die Projektverantwortlichen der

AKDB sehr zufrieden. An dieser Stelle

möchte ich mich stellvertretend

für alle bei Elke Kirchhoff sowie bei

Alois Hammerl und Klaus Steiger für

die engagierte und produktive Zusammenarbeit

herzlich bedanken.

Wir hoffen auf eine weiterhin gute

und konstruktive Partnerschaft. Die

Mitarbeiter der Zulassungsstelle

wurden durch die AKDB in verschiedenen

mehrtägigen Schulungen optimal

auf den Einsatz vorbereitet.“

Positiv äußert sich auch Daniela

Oltsch von der Zulassungsbehörde

des Landratsamts Hof zum Modul

Fahrzeugpapiere in OK.VORFAHRT:

„Meine beiden für die Briefeverwaltung

zuständigen Mitarbeiterinnen

sind ganz angetan von der Integration

der aufgebotenen Fahrzeugbriefe.

Die tägliche lästige Sucherei

im Verkehrsblatt fällt weg und wir

können die gesparte Zeit sinnvoll

nutzen.“

Die Stadt Hof freut sich, längere

Öffnungszeiten anbieten zu können:

Bereichsleiter Bruno Waschke, OB Harald

Fichtner und Marco Steindl, stellv.

Zulassungsleiter (von links)

Neue Lösungen für Baunebenrechte

Denkmalschutz einfach verwalt

Was sind Baunebenrechte? Mit diesem Begriff sind

neben dem Bauplanungsrecht Vorschriften gemeint,

die über ihre Regelungen in die Bebaubarkeit

von Flächen eingreifen können.

Die neuen Lösungen der AKDB für Baunebenrechte basieren

auf Modulen des Verfahrens OTS BAU und sind gleichartig

aufgebaut. Das zentrale Modul ist die elektronische

Bauakte, die individuell an das Fachthema angepasst ist.

So stehen die entsprechenden Ablageorte für Dokumente

zur Verfügung. Mit dem Aktenvorblatt der elektronischen

Akte werden Daten erfasst. Bei den eAkten handelt es sich

sowohl um Objektakten als auch um darauf basierende

Vorgangsakten.

Die Lösung Denkmalschutz erfasst denkmalgeschützte Gebäude

mit den beschreibenden Objektdaten und archiviert

gleichzeitig beiliegende Dokumente oder Fotos. So gelingt

Die neuen Lösungen im Einzelnen

Immissionsschutz

Im Vollzug des Bundes-Immissionsschutzgesetzes führen

die unteren Immissionsschutzbehörden die immissionsschutzrechtlichen

Verfahren durch. Die Grundlage hierfür

besteht in der Vorhaltung der Daten zu den überwachungs-

und genehmigungsbedürftigen Anlagen und deren Betreibern

in der Lösung Immissionsschutz.

Denkmalschutz

Für die unteren Denkmalschutzbehörden steht die Lösung

Denkmalschutz zur Verfügung. Alle im Zuständigkeitsbereich

vorhandenen Denkmäler sowie deren Eigentümer

können als Objektdaten vorgehalten und gepflegt werden.

Neben den denkmalschutzrechtlichen Erlaubnisverfahren

ist auch die Bearbeitung von Zuwendungs- oder Förderverfahren

im OTS BAU-Umfeld möglich, wobei einem Erlaubnisverfahren

mehrere Zuwendungsverfahren zugeordnet

werden können.

20 Ausgabe Oktober 2011

et

es der Behörde, einen Gesamtbestand aller Objekte aufzubauen

und zu pflegen. Das erleichtert die Verfahren zur

denkmalschutzrechtlichen Erlaubnis. Für jedes dieser Verfahren

werden eigene eAkten mit zugehörigen Daten und

Dokumenten angelegt. Die Datenerfassung vereinfacht

sich, da bereits viele Stammdaten zur Auswahl hinterlegt

sind, z. B. Aktenpläne, Zuständigkeiten und andere Anlagen.

Die Aktenvorblätter sind kompakt und übersichtlich gestaltet,

indem Detaildaten auf ergänzende Zusatzdialoge

verlagert werden, die mit der eAkte verknüpft sind. Darin

werden z. B. Personendaten der Eigentümer oder Betreiber,

Maßnahmen, Notizen oder auch ergänzende Objektdaten

gespeichert. Über die eAkte werden auch alle Dokumente

für die Bearbeitung erzeugt. Hierfür sind verschiedene

Dokumentvorlagen bereits hinterlegt, z. B. Prüflisten und

Berichtsformulare.

Feuerbeschau

Die Feuerbeschau hat gerade in den

letzten Jahren an Aktualität gewonnen.

Die sichere und nachvollziehbar dokumentierte

Feuerbeschau hat dadurch

für jede Gemeindeverwaltung an Bedeutung

deutlich zugenommen. Die

Lösung Feuerbeschau erlaubt sowohl

turnusmäßige Überwachungen als auch

außerordentliche Feuerbeschauen. Die

routinemäßigen Prüfintervalle können

je nach vorliegenden Erfahrungswerten

individuell verändert werden. Alle

einschlägigen Anlagentypen und die

Sonderbauten gemäß der Bayerischen

Bauordnung sind im Verfahren bereits

strukturiert hinterlegt und müssen nur

noch ausgewählt werden. Wir haben

das Modul bereits in der Ausgabe 02.11

des AKDB-Reports detailliert vorgestellt.

report

IM EInSAtZ

Die integrierte Rechtesteuerung erlaubt weiteren autorisierten

Personen, auf die eAkte mit ihren Dokumenten

zuzugreifen oder diese zu bearbeiten – z. B. Feuerwehreinsatzdaten

im Modul Feuerbeschau. Auch ein Zugriff auf

geografische Daten ist standardmäßig vorhanden.

Die Durchführung einzelner Verfahrensschritte ist voreinstellbar

und erfolgt über Workflows.

Die insgesamt sehr flexibel konzipierten Lösungen können

schnell an geänderte Bedürfnisse angepasst werden. Insbesondere

die Zusatzdialoge können leicht angepasst oder

auch durch weitere Dialoge ergänzt werden. Tabellenstrukturen,

wie sie z. B. für Adressdaten benötigt werden,

können per Klick auf einen Duplikator (grünes Pluszeichen)

kopiert und mit einer weiteren Adresse befüllt werden.

Aktenvorblatt

Denkmalschutz

Breites Lösungsangebot der AKDB – für eine bürgernahe Verwaltung

Kommunale 2011: Fit für die Zu

Am 19. und 20. Oktober 2011 findet in Nürnberg wieder

die Kommunale statt. Die AKDB, bundesweiter Spezialanbieter

von Kommunalsoftware und gleichzeitig Marktführer

in diesem Bereich, zeigt dort ihr komplettes Lösungsangebot.

Seit ihrer Gründung 1971 hat die AKDB den klaren

Auftrag der bayerischen kommunalen Spitzenverbände:

Unterstützung der Kommunen in allen Bereichen der IT.

Dafür betreibt sie als einziges öffentlich-rechtliches Softwarehaus

in Deutschland Eigenentwicklung für alle Kernbereiche

der Kommunalverwaltung.

Besuchen Sie Ihre AKDB. Alle Lösungen für die

Kommunalverwaltung finden Sie in Halle 12, Stand

323. Auf ihrem Stand im Nürnberger Messezentrum

präsentiert die AKDB ihre innovativen und leistungsfähigen

Fachverfahren, Dienstleistungen und Konzepte für die

Kommunalverwaltung auf insgesamt fünf Vorführinseln

mit je vier Demoplätzen.

Erstmals wird die AKDB ein eigenes AKDB-Vortragsforum Fit

für die Zukunft mit aktuellen Beiträgen und interessanten

Podiumsdiskussionen durchführen. Auch am Aussteller-

Fachforum IT für die öffentliche Verwaltung ist die AKDB

beteiligt.

Haben Sie Fragen zum Ablauf und den Themen der

Fachforen oder benötigen Sie noch eine Gastkarte für die

Kommunale? Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail oder

rufen Sie uns an: pr@akdb.de oder 089 / 5903-1494.

eAkten

• elektronische Akten in den Fach-

verfahren

• Lösungen für eine revisionssichere

Archivierung mit Easy Archiv

Impressionen von der letzten Kommunale

22 Ausgabe Oktober 2011

kunft!

eGovernment

• bequeme Online-Behördengänge

mit dem Bürgerservice-Portal

• sichere Identifizierung und Au-

thentifizierung mit dem neuen

Personalausweis

• Reduzierung von Aufwand und

Kosten in den Verwaltungsprozessen

• Mobile Government – kommunale

Kennzahlen für die mobile Nutzung

report

Thermenschwerpunkte der AKDB

auf der Kommunale 2011

Bau/GIS/FM

• TERAwin – Software für ein

innovatives Flächenmanagement

• Sparpotenziale mit

Facility Management

• Bauleitpläne und Gewerbe-

flächen im Internet

• neue Module für Baunebenrechte

Personalwesen

• innovative Lösungen zum

Reisekostenmanagement

und zur Zeitwirtschaft

• die elektronische Personalakte

für medienbruchfreies Arbeiten

• das komfortable Bewerberportal

für den öffentlichen Dienst

Öffentliche Sicherheit

und Ordnung

• Betriebsdatenstatistik zur Auswer-

tung von Melderechtsvorgängen

• OK.VISA – der elektronische

Aufenthaltstitel für Ausländer

• elektronische Einwohnerakte

für eine effiziente Verwaltung

Finanzwesen

• OK.FIS Signatur – Belegerfassung

und Anordnung mit digitaler Signatur

• Rechnungseingangsbuch für Kamera-

listik und Doppik

• Finanzwesen zentral Dialog

Service Plus

• Rechenzentrumslösung für

Versorgungsunternehmen

lÖSUnGEn

Standardisierter elektronischer Datenaustausch

Moderne Verwaltungen brauc

Die nationale eGovernment-

Strategie Deutschland Online

DOL, die von Bund, Ländern und

Kommunen getragen wird, sorgt

für moderne Verwaltungen. Das

DOL-Projekt „Standardisierung“

soll elektronische Geschäftsprozesse

einheitlicher und effizienter

machen. Ein wesentlicher

Bestandteil des Vorhabens ist

XÖV – die Bezeichnung von fachlichen

Standards für den elektronischen

Datenaustausch in

der öffentlichen Verwaltung auf

Basis von XML.

Am Beispiel des Bereichs Öffentliche

Sicherheit und Ordnung (ÖSiO) wird

deutlich, wie durch standardisierten

elektronischen Datenaustausch kommunale

Geschäftsprozesse effizienter

und wirtschaftlicher durchgeführt

werden können. Unter dem Dach von

XÖV wurden für einige Fachverfah-

ren Standards für den elektronischen

Datenaustausch entwickelt. Der Bereich

ÖSiO war mit dem Datenaustauschformat

XMeld im Meldewesen

der Vorreiter bei der Einführung des

standardisierten elektronischen Datenaustausches

in der öffentlichen

Verwaltung.

Meldewesen XMeld

Am 1. Januar 2007 wurde der bundesweite

elektronische Datenaustausch

zwischen den Meldebehörden

auf der Basis von XMeld erfolgreich

eingeführt. Der Datenaustausch beinhaltete

die elektronischen Rückmeldungen

sowie die Fortschreibungen

der Melderegister. Inzwischen

wurde die Nutzung von XMeld auf

eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen

zwischen den Meldebehörden – Beispiel:

vorausgefüllter Meldeschein –

und auf Geschäftsvorfälle zwischen

den Meldebehörden und ihren Kunden

– Beispiel: elektronische Melderegisterauskunft

– ausgeweitet. Zur

Sicherstellung der Interoperabilität

zwischen den XÖV-Projekten wird bei

standardisierten Datenaustauschformaten

bei Bedarf ein Abgleich mit

XMeld vorgenommen.

Ausländerwesen XAusländer

Mit dem Datenformat XAusländer

wird zum 1. November 2011 ein standardisierter

elektronischer Datenaustausch

im Bereich des Ausländerwesens

eingeführt. Die Einführung von

XAusländer erfolgt in zwei Stufen: In

der Stufe 1 wird zum 1. November

2011 der elektronische Datenaustausch

zwischen den über 600 Ausländerbehörden

eingeführt, die Stufe

2 beinhaltet den Datenaustausch

zwischen Ausländer- und Meldebehörden

ab dem 1. November 2012.

Durch einen standardisierten Datenaustausch werden kommunale Geschäftsprozesse einfacher und schneller –

davon profitieren alle, am Ende vor allem der Bürger.

24 Ausgabe Oktober 2011

hen Standards

Die Einführung von XAusländer soll

den Informationsaustausch zwischen

den Ausländerbehörden erleichtern,

die Neuerfassung von Daten reduzieren

und empfangene Daten in die

Fachverfahren integrieren. So können

Änderungsmeldungen – z. B. von einem

Umzug eines ausländischen Mitbürgers

– von den Kommunen über

OK.KOMM ohne Medienbruch elektronisch

in die Ausländerverfahren,

z. B. OK.VISA, eingepflegt werden.

Die bisherige manuelle und aufwendige

Datenerfassung entfällt.

Personenstandswesen

XPersonenstand

Das Personenstandsgesetz vom 1.

Januar 2009 schuf die Grundlagen

für die elektronische Führung der

Personenstandsregister und für den

elektronischen Datenaustausch auf

Basis des Standards XPersonenstand.

report

Neben dem Mitteilungsverkehr zu

Beurkundungen von Personenstandsfällen

untereinander übermitteln die

Standesämter viele Daten an andere

Behörden und an Gerichte, die z. B.

über Geburten, Eheschließungen

oder Sterbefälle informieren. In einem

ersten Schritt werden die Datenübermittlungen

zwischen den Standesämtern

und den Meldebehörden

eingeführt. Danach folgen die Datenübermittlungen

u. a. an die Finanzbehörden

sowie an die Nachlass-, Familien-

und Vormundschaftsgerichte.

In Kürze wird der Nachrichtenverkehr

auch über die Verfahren OK.EWO und

AutiSta zur Verfügung stehen.

Der elektronische Datenaustausch

auf Basis von XPersonenstand wird

– verglichen mit der herkömmlichen

postalischen Übermittlung – den Mitteilungsverkehr

erheblich beschleunigen,

effizienter gestalten und eine

medienbruchfreie und automatisierte

Verarbeitung der Daten ermöglichen.

Damit spart sich eine Verwaltung natürlich

auch Kosten.

Waffenwesen XWaffe

Im Rahmen des Aktionsplans Deutschland-Online

wird bis zum 31. Dezember

2012 ein nationales Waffenregister

eingerichtet. Zu den wichtigsten

Zielen dieses Registers zählt, dass für

jede erlaubnispflichtige Waffe zeitnah

nachvollziehbar ist, wer Besitzer

der Waffe ist, seit wann er die Waffe

besitzt und wo bzw. von wem sie erworben

wurde.

AKtUEll

Die Erstbefüllung des nationalen Waffenregisters

sowie dessen laufende

Belieferung mit Änderungsdaten ist

Aufgabe der etwa 580 Waffenbehörden.

Da bisher keine einheitlichen Kataloge

für die Beschreibung der Waffen

und keine einheitlichen Standards

für die Erfassung und Speicherung

waffenrechtlicher Daten existierten,

musste mit XWaffe ein standardisiertes

Datenaustauschformat erarbeitet

werden. Dieses stellt sicher, dass die

unterschiedlichen Fachverfahren bei

den Waffenbehörden einheitliche

und standardisierte Daten an das nationale

Waffenregister liefern.

Fazit

Der standardisierte elektronische Datenaustausch

im Bereich der Öffentlichen

Sicherheit und Ordnung trägt

dazu bei, dass die Geschäftsprozesse

in den Kommunen effizienter und

damit kostengünstiger durchgeführt

werden, die Qualität der gespeicherten

Daten verbessert und die Gewinnung

von Informationen erleichtert

wird. Die AKDB befürwortet und

unterstützt die Einführung von Standardisierungen

durch eine aktive und

zeitaufwendige Mitarbeit in einer

Vielzahl von Gremien. Das Prozess-

Know-how und die Gremienarbeit

der AKDB bestimmen maßgeblich die

Entwicklung neuer Standards – die in

die OK-Verfahren einfließen. Davon

profitieren die Kunden!

Projekteröffnung bei der Stadt Stendal – Hanse und Backsteingotik

Doppik im Land der Frühaufste

Passiert der Reisende die Landesgrenze

nach Sachsen-Anhalt,

wird er auf Schildern mit folgendem

Slogan begrüßt: „Willkommen

im Land der Frühaufsteher“

Hinter diesem Motto steckt die Idee

der Landesregierung in Magdeburg,

Land und Leute gastfreundlich und

dynamisch darzustellen. Und in der

Tat: Die Verwaltung macht einen ausgeschlafenen

Eindruck.

Lange Geschichte Stendals

Stendal hat eine bewegte, lange Geschichte

hinter sich: Als Dorf „Steinedal“

wurde der Ort erstmals 1022 als

Besitzung des Michaelisklosters im

Bistum Hildesheim erwähnt. Der Brandenburger

Markgraf Albrecht der Bär

verlieh Stendal 1160 das Marktrecht.

Nach einer wechselhaften Geschichte

stellt sich die Stadt heute als modernes

Zentrum in der Altmark dar. Mit

knapp 41.000 Einwohnern ist die

Hansestadt Stendal die größte Stadt

im Landkreis Stendal, der zentrale Ort

im ländlichen Raum und ein attraktiver

Wohnort.

Auch mit der AKDB ist Stendal schon

einige Jahre verbunden. Bereits 1999

wurde die Zusammenarbeit zwischen

der Hansestadt Stendal und

der AKDB für den Bereich der kameralen

Haushaltsführung mit OK.FIS

besiegelt. Im Frühsommer 2011

setzten die Verantwortlichen einen

weiteren Meilenstein in der guten

und vertrauensvollen Zusammenarbeit:

Die Projekteröffnung für den

Umstieg in die Doppik mit dem Verfahren

OK.FIS. Die gesetzliche Grundlage

bildet dabei das Begleitgesetz

zur Gemeindegebietsreform von

26 Ausgabe Oktober 2011

her

report

Sachsen-Anhalt. Es legt den Stichtag

zur Einführung des Neuen Kommunalen

Haushalts- und Rechnungswesens

auf den 1. Januar 2013 endgültig

fest.

Der Wechsel der Buchhaltung von

der bisherigen Kameralistik zur Doppik

gibt den Kommunen ein weiteres

Instrument für ein wirtschaftliches

und nachhaltiges Steuern der Haushalte

zur Hand. Die Umstellung von

einem Geld- zu einem Ressourcenverbrauchssystem

bietet Chancen, das

Handeln der Gemeinden transparen-

IM EInSAtZ

ter zu machen. Zum Auftakt wurden

ein erster Ablaufplan erstellt und die

Aufgaben definiert. Dabei trägt das

Team um Kämmerin Beate Pietrzak

die Hauptlast der Umstellungsarbeit,

die Vorarbeiten und die Projektplanung

wurden federführend von Doris

Barniske übernommen.

Stendal kann auf die Erfahrungen der

AKDB zurückgreifen: Über 100 Doppik-Einführungen

hat das bayerische

Software-Haus schon erfolgreich begleitet.

In der Stendaler Kämmerei: Doris Barniske (ADV), Kämmerin Beate

Pietrzak, Juliane Meyer, Carola Franke, Nadine Roehl, Kornelia

Schmidt (alle Kämmerei/Kasse). Von der AKDB waren Franz-Xaver

Eschey und Hans-Werner Krämer, von der DVKS Gabi Büschel und

Matthias Münzner anwesend.

Digitale Aktenführung in Pegnitz und Happurg

eAkte: kurze Einführung, lang

Verwaltungsabläufe erzeugen viele Dokumente,

die bearbeitet, sortiert, weitergeleitet und abgelegt

werden müssen. Die eAkte erleichtert die

Arbeit für Verwaltungen und deren Mitarbeiter.

Dokumente werden auf Knopfdruck revisionssicher

abgelegt. Durch eine enge Verzahnung mit

den Fachverfahren und im Zusammenspiel mit dem

Dokumentenmanagement-System komXwork ergeben

sich vor allem im Bereich des Raumbedarfs

und der Sach- und Personalkosten Einsparpotenziale.

Wir sprechen mit Alfons Deiml von der Stadt

Pegnitz und Klaus Gerstacker von der VG Happurg,

die die eAkte erfolgreich einsetzen.

Stadt Pegnitz:

Für jeden Fall nur noch eine eAkte

Der Aufbau eines elektronischen Archivs

ist bei der Stadt Pegnitz seit 2006

im Gange. Alfons Deiml begleitete ihn

von Anfang an. „2006 haben wir uns

vorausschauend für komXwork und für die

Archivierung mit EASY-Archiv entschieden“, erzählt der

stellvertretende EDV-Administrator. „Seit Juli 2007 werden

alle Zahlungsbelege, Messbescheide und sonstige

Schriftstücke aus OK.FIS verscannt und archiviert. Dadurch

entstanden viele Zusatzdokumente in OK.FIS, die

eAkte nicht eAkte einfach zu recherchieren eAkte waren.“

Weitere Dokumente kamen aus komXwork dazu. Im Juli

2010 präsentierte die AKDB im Pegnitzer Rathaus die eAkte.

Alfons Deiml und seine Kollegen waren von den vielen

Vorteilen und Synergieeffekten überzeugt und erklärten

sich bereit, als Pilotkunde zur Verfügung zu stehen. Bereits

im August erfolgte die Installation, Einrichtung und

Fachverfahren

eAkte

komXwork

Alfons Deiml, Systemadministrator

der Stadt Pegnitz

Datenübernahme für Grund-, Hunde- und Gewerbesteuer

sowie für die Verbrauchsgebührenbescheide durch die

AKDB und die LivingData. Dabei wurde der Einheitsaktenplan

EAPL für die elektronische Abgabeakte erweitert.

„Mit der eAkte sind wir sehr zufrieden“, resümiert Deiml.

28 Ausgabe Oktober 2011

eAkte

Easy-Archiv

eAkte

eAkte

er Nutzen

Besonders wichtig ist für ihn, dass der EAPL eine einheitliche

Struktur in komXwork zeigt, unabhängig davon, wer

aus OK.FIS einen Fall neu anlegt oder Änderungen vornimmt.

„Es gibt für jeden Steuerfall nur noch eine Akte,

keine Mehrfachspeicherungen mehr.“ Im Vorgang werden

auch E-Mails, Fotos von Objekten und viele weitere

Dokumente abgelegt und sind bequem recherchierbar.

Zusätzlich wird seit diesem Jahr der komX-Client auch als

Datendrehscheibe für die Webseiten-Pflege eingesetzt.

report

Verwaltungsgemeinschaft Happurg:

Vorteile wurden schnell sichtbar

Seit 1977 setzt die mittelfränkische Verwaltungsgemeinschaft

Happurg mit den

beiden Gemeinden Happurg und Alfeld

AKDB-Verfahren ein. Im letzten Jahr stellte

man fest, dass der Archivraum für die Kassenbelege

und die Steuerakten nicht mehr ausreicht. Also

dachten die Happurger daran, die Akten elektronisch zu

archivieren. „Im Rathaus sind die Verfahren OK.FIS, TERA

und PWS im Einsatz, also bot es sich an, auf die Archivlösung

der AKDB und der LivingData zu setzen“, erzählt

Klaus Gerstacker, der sich neben der Kämmerei auch um

die EDV kümmert. Zuerst wurde die digitale Archivierung

der Kassenbelege umgesetzt, danach kamen die elektronische

TERA-Beitragsakte und die elektronische Abgabeakte

dazu. Als nächstes Modul folgt die elektronische Personalakte.

„Im Bereich der Kasse ist das Verfahren ein voller

Erfolg“, berichtet Klaus Gerstacker. „Nach eineinhalb Jahren

Erfahrung fragen wir uns, warum wir das nicht schon

früher gemacht haben. Wir können die Abwicklung der

Umsatzsteuer-Rückerstattungen, etwa 4.500 Fälle, in digitaler

Form abspeichern und vermeiden einen enormen

Arbeitsaufwand für die manuelle Ablage.“

„Am Anfang waren wir etwas skeptisch“, räumt Klaus

Gerstacker ein. „Aber nachdem die ersten Scans der Kassenbelege

erfolgreich abgelegt waren, war klar, dass davon

nicht nur die Kasse, sondern auch einzelne Sachgebiete

profitieren.“ Im Bauamt und in der Kämmerei werden

nun auf dem einfachsten Weg Belege eingesehen. „Vorher

musste man aus dem ersten Stock ins Erdgeschoss zur Kasse

oder in die Registratur.“ Das einzige Manko sieht Gerstacker

darin, dass staatliche Zuschussgeber immer noch

Originalbelege zu den Verwendungsnachweisen fordern.

IM EInSAtZ

Klaus Gerstacker

von der VG Happurg

„Diese sind aufzubewahren, obwohl sie digital vorhanden

sind“, so Gerstacker. „Hier wäre eine Änderung der

Bestimmungen notwendig.“ Insgesamt ist das Fazit von

Klaus Gerstacker sehr positiv: „Die elektronische Abgabeakte

bewies bei uns innerhalb kürzester Zeit ihre Vorteile.

Wegen des längeren Ausfalls eines Mitarbeiters mussten

Anfragen von Steuerpflichtigen vertretungsweise direkt

in der Kämmerei übernommen werden. Dank der elektronischen

Abgabeakte werden Informationen dort direkt

abgefragt, Laufwege zwischen Steueramt und Kämmerei

entfallen.“ Und auch die Betreuung durch die LivingData

war laut Gerstacker „wie gewohnt gut. Die Installation

und Schulung vor Ort waren präzise und ließen keine

Wünsche offen“.

Neue virtuelle Infrastruktur: mehr Sicherheit und weniger Energieverbrauch

Neuburg-Schrobenhausen: Spa

Vor allem im Bereich der Informationstechnologie

ist nichts beständiger als der Wandel. Die IT-

Landschaften öffentlicher Verwaltungen stehen

seit Jahren vor immer größeren Aufgaben: Auf

der einen Seite wachsen mit den Verfahren und

den Entwicklungen im Bereich des eGovernments

die Anforderungen an die Serverleistung. Auf der

anderen Seite soll der Energieverbrauch nicht ins

Unermessliche steigen. Das Landratsamt Neuburg-

Schrobenhausen hat mit der Virtualisierung seiner

IT-Infrastruktur diesen Spagat gemeistert. Nach

der Realisierung von Phase 1 der Umstellung sprachen

wir mit Rita Simon, Sachgebietsleiterin EDV

und ihrem Stellvertreter Georg Hirschbeck über die

ersten Erfahrungen mit der virtuellen Landschaft.

„Nächstes Jahr feiern wir im Landratsamt 25 Jahre EDV-

Betrieb. Wir haben uns als Ziel gesteckt, bis dahin eine

ausfallsichere und damit hochverfügbare, zeitgemäße,

redundante und nicht zuletzt energiesparende

Rita Simon und Georg Hirschbeck vom Sachgebiet EDV

des Landratsamtes Neuburg-Schrobenhausen

IT-Infrastruktur zu schaffen. Sie soll den neuen

Herausforderungen des eGovernments gewachsen sein“,

sagt Rita Simon. Das Landratsamt musste handeln:

Sechs Server wurden nicht mehr gewartet und sollten

ersetzt werden. „Geld hätten wir in jedem Fall in die

Hand nehmen müssen“, so Georg Hirschbeck, „und da

lag die Entscheidung nahe, gleich Nägel mit Köpfen zu

machen.“ Die LivingData erarbeitete für das Landratsamt

ein Konzept zur Virtualisierung der IT-Umgebung, das

Simon und Hirschbeck überzeugte.

Projektphase 1 sah den Aufbau der Virtualisierungs-

Infrastruktur vor, also die Installation eines NetApp-

Storage-Systems und eines VMware-ESX-Servers

als virtuelle Schicht. Es folgte die Integration in die

bestehende Infrastruktur und schließlich der Import des

Großteils der Server in die neue, virtuelle Landschaft –

darunter die zentralen Datenbankserver und das zentrale

Mailsystem. Der nächste Schritt war die Erstellung und

Umsetzung eines kompletten Backup-Systems und

30 Ausgabe Oktober 2011

gat mit Bravour gemeistert

schließlich die Schulung der Mitarbeiter.

Rita Simon zieht eine erste Bilanz: „Die

Umstellung durch die LivingData hätte

nicht besser laufen können. Beeindruckend, mit welchem

Enthusiasmus und Fachwissen Alexander Poslad an die

Sache herangegangen ist.“ Georg Hirschbeck fügt hinzu:

„Das System hat nach der Umstellung perfekt funktioniert

und wir konnten reibungslos in den Echtbetrieb

übergehen. Die Ausfallzeiten beschränkten sich dank der

optimalen Vorbereitung auf die Mittagszeit, sodass der

laufende Betrieb kaum bis gar nicht unterbrochen war.“

Die ersten Erfahrungen mit der neuen IT-Landschaft

beschreibt die Sachgebietsleiterin: „Das neue System ist

sehr stabil und unheimlich schnell, was einen enormen

report

Landrat Roland Weigert:

„Mit der Konsolidierung

unseres Rechenzentrums

haben wir zwei entscheidende

Themen auf

den Weg gebracht:

Den Energieverbrauch

zu senken und die

Sicherheit zu erhöhen.”

SYStEM

Zuwachs an Flexibilität bedeutet.“ Konkretes Beispiel:

„Ein Neustart, der vorher gut und gerne zehn Minuten

gedauert hat, ist jetzt in 30 Sekunden durchgeführt. Das

spart Zeit und Kosten – vor allem, wenn ein Techniker im

Haus ist.“

Einen weiteren, zentralen Aspekt der Umstellung spricht

Rita Simon an: „Der Landkreis Neuburg-Schrobenhausen

hat im Jahr 2009 das Lokale Energieprogramm

fertiggestellt, das im Rahmen des internationalen EU-

Förderprogramms RES PUBLICA entstanden ist. Im

Mittelpunkt stehen Maßnahmen zur Senkung des

Energieverbrauchs und zur stärkeren Nutzung erneuer-

barer Energien im Landkreis. Im Zuge dieses Programms

wurde ein Projekt mit dem Titel Energieeinsparung im

IT-Bereich ausgearbeitet. Zwei wichtige Aspekte: die

Reduzierung des Energieverbrauchs und das Setzen

vorbildlicher Standards. Mit der Virtualisierung unserer

IT-Infrastruktur leisten wir einen wichtigen Beitrag zum

Lokalen Energieprogramm.“ Wie hoch der Beitrag in Zahlen

ist, rechnen die beiden vor: „Bereits

mit der Stufe 1 der Umstellung

wurden 15 Server virtualisiert. Jeder

dieser Server hat eine Leistung von

500 Watt, insgesamt also 7.500

Watt. Dadurch ergibt sich für die alte

Umgebung ein Verbrauch von 65.700

kWh, das entspricht 13.140 Euro

pro Jahr. Unsere neue, virtualisierte

Serverlandschaft dagegen hat nur

eine Leistung von 3.000 Watt, der

Verbrauch liegt also bei 26.280 kWh

oder 5.256 Euro. Das entspricht schon

jetzt einer jährlichen Einsparung von

7.800 Euro.“

Durch die spürbare Reduzierung der Energiedichte sinkt

außerdem der Kühlbedarf im Serverraum. Das ist in

diesem Beispiel noch nicht berücksichtigt. Die Phasen

2 und 3 des Projekts, mit der Integration aller Server in

die virtuelle Umgebung, dem Aufbau eines Redundanz-

Rechenzentrums, der Installation eines redundanten

Storage-Systems und der Installation weiterer ESX-Server

für LAN und DMZ halten für die nahe Zukunft noch

weitere Einsparpotenziale bereit.

Soziales

Bei einer Wohngeldstelle gehen täglich viele

Schriftstücke ein, wie Anträge, Unterlagen vom Antragsteller,

Anfragen und vieles mehr. Umgekehrt

erstellt die Wohngeldstelle ebenfalls eine Vielzahl

von Unterlagen wie Bescheide, Berechnungsblätter,

Anschreiben etc. Dabei fließt viel Papier, das

bearbeitet, kopiert, weitergegeben und abgelegt

wird. Die Ablage benötigt Platz, die manuelle Verwaltung

ist aufwendig, zeit- und kostenintensiv.

Nun setzt auch das Landratsamt

Bayreuth in vielen

Fachbereichen mehr und

mehr auf elektronische Aktenführung.

Die Wohngeldbehörde des

Landratsamts Bayreuth

nutzt bereits seit vier Jahren

das Dokumentenmanagement-System

komXwork.

Was passiert dabei? Nach

Eingang eines Antrags legt

eine Schreibkraft die Akte

manuell in komXwork an,

indem sie die vorliegenden

Unterlagen dort verscannt.

Bis zur Bearbeitung durch

den Sachbearbeiter legt

die Schreibkraft weitere

eingehende Schriftstücke

oder spätere Folgeanträge

in der Akte ab. Bearbeitet

die Fachkraft den Antrag,

so verschafft sie sich in

der elektronischen Akte einen Überblick und legt alle erstellten

Schriftstücke wie Bescheide, Berechnungsblätter,

Schreiben zur Anforderung von Unterlagen usw. ebenfalls

in der Akte ab. Auch die bei den Sachbearbeitern

eingehende Post wird verscannt und landet digital in

der Akte. Die Dokumente sind kategorisiert und manuell

nach standardisierten Dokumentnamen benannt. Das

bedeutet, dass das Dokument je nach Bearbeitungsstufe

einem Register zugeordnet wird.

lÖSUnGEn

Wo Wohngeld ist, ist auch OK.WOBIS

Die elektronische Wohngeldakte bietet den großen Vorteil,

dass die Akte bei der Anlage eines Falls in OK.WOBIS

direkt und automatisch erzeugt wird. Somit spart man

sich die manuelle Anlage des Vorgangs im Dokumentenmanagement-System.

Grunddaten müssen nur noch einmal

erfasst werden, nämlich im Fall selbst. Dokumenten,

die ein Sachbearbeiter aus OK.WOBIS erstellt, kann ein

Name mitgegeben werden, den er aus einer vorbelegten

Liste auswählt. Diese Auswahl kann individuell auf das

Amt zugeschnitten sein.

Genauso bequem lässt

sich mit den Kategorien

arbeiten. Die elektronische

Akte wird jederzeit

und von jeder Stelle aus

OK.WOBIS aufgerufen.

Anders als die Papierakte

ist sie ortsunabhängig. Zudem

ist der Zugriff durch

mehrere Sachbearbeiter

gleichzeitig möglich.

Fazit: Die Wohngeldakte in

Verbindung mit OK.WOBIS

unterstützt und vereinfacht

die Arbeitsabläufe

in einer Wohngeldstelle

optimal.

Komfortabel: Mit einem

Klick öffnet sich die eAkte

32 Ausgabe Oktober 2011

Hausmesse der Geschäftsstelle Unterfranken

report

ÜBER UnS

Zukunftstrends in Würzburg

Viele aktuelle Themen prägten auch diesmal die

Hausmesse der AKDB-Geschäftsstelle Unterfranken.

Über 400 Besucher waren im Juli nach Würzburg

gekommen, um sich in interessanten Fachvorträgen

und an den Informationsständen über das

umfassende Programm zu informieren. Der AKDB-

Vorstandsvorsitzende Alexander Schroth verwies

auf die vielfältigen Anforderungen, die besonders

in den neuen Aufgaben der Zukunft liegen: Immer

komplexere Zusammenhänge und Lösungswege

erforderten es, sich ständig neuen Anforderungen

zu stellen und adäquat darauf zu reagieren.

Die AKDB stellte im Vortrag zu Signaturpad

und Massenscan zwei wesentliche

Komponenten dieser zukunftsorientierten

Aufgabenerledigung vor. Das Verfahren

OK.EWO erleichtert dadurch die Beantragung

hoheitlicher Dokumente. Ein Bereich,

der dem Leiter des Bürgerbüros der Stadt

Ochsenfurt, Alexander Fuchs, genau wie

vielen anderen Besuchern, besonders am

Herzen liegt. „Wir wollen alle unsere Vorgänge

rasch optimieren, deshalb wollen

wir auch zeitsparende Wege gehen“, so

Fuchs. „Der vorgestellte Massenscan geht

in die selbe Richtung wie die elektronische

Akte insgesamt.“ Da verwunderte es nicht,

dass zum Vortrag „Elektronische Akten –

Speichermedium der Zukunft“ dichtes Gedränge

herrschte. Der Trend geht eindeutig

zur papierlosen Verwaltung von morgen.

Schätzungen zur Wirtschaftlichkeit eines

Dokumentenmanagement-Systems sehen

hier Einsparungen von über 50 Prozent.

Neben dem neuen Bürgerservice-Portal

war die Aufmerksamkeit auch für andere

Themen ausgesprochen hoch: vom neuen

Angebot im Service-Rechenzentrum „Finanzwesen

zentral Dialog“ über Facility

Management und IT-Outsourcing bis hin

zur Personalwirtschaft. Peter Kuhn, Leiter

des Personalwesens beim Studentenwerk

Würzburg, interessierte sich sehr für

OK.PWS: „Wir sind sehr personalintensiv,

mit unterschiedlichen Funktionen. Ich verspreche mir von

der elektronischen Personalakte viel Erleichterung und Effizienz.

Da wir seit fünf Jahren Kunde der AKDB mit der

Fachanwendung Abrechnung sind, bin ich sicher, hier die

richtige Lösung gefunden zu haben.“ Am Ende der Veranstaltung

konnten alle Besucher viele neue Anregungen und

interessante Gesprächsinhalte mitnehmen. Dabei zeigte

die Hausmesse in der Geschäftsstelle Unterfranken erneut,

wie schnell sich die AKDB auf aktuelle Gegebenheiten der

Landkreise, Städte und Gemeinden einstellt, sowohl bei ihren

fachlichen Ansprüchen als auch bei aktuellen Einsparbemühungen.

Regional für

die Kunden da –

Präsentationsplatz

auf der Hausmesse

in Würzburg

Neue komX-Version 2.7 seit Juni verfügbar

Schneller mit neuer Technik

Damit aus gesammelten Daten wertvolle Informationen

werden, müssen diese stets aktuell gehalten werden.

Sie sollten aber auch vollständig und leicht zu

finden sein, damit sie dem Bürger in digitaler Form

jederzeit zur Verfügung stehen. Um diesen Aufgaben

gerecht zu werden, hat die livingData Gmbh vor

über zehn Jahren das kommunale Informationssystem

komXpress entwickelt. Im lauf der Jahre wurde die Anwendung

zu einem Quasi-Standard innerhalb der öffentlichen

Verwaltung in Bayern. Zusammen mit dem

Dokumentenmanagement-System komXwork, das auf

der gleichen technologischen Plattform läuft, ist die

elektronische Bearbeitung von Dokumenten und Aktenmaterial

durchgängig möglich. Seit Juni steht den

Anwendern nun die neue Version 2.7 von komXpress

und komXwork zur Verfügung.

Mit der neuen Version hat sich Entscheidendes getan: So

ist es beispielsweise im Content-Management-System von

komXpress V 2.7 ab sofort möglich, Texte direkt im Browser

zu editieren. Die neue Software-Plattform im Backend

SYStEM

schafft außerdem die Möglichkeit, Dokumente in komXwork

durch serverseitige Regeln nach bestimmten Kriterien

an verschiedenen Speicherorten, sogenannten Lagerorten,

abzulegen. Die neue Technik ermöglicht dem Benutzer am

komXwork-Client einen schnelleren Dokumenten-Zugriff,

zu einem Dokument kann mit der neuen Version auch ein

Beschreibungsschema, z. B. XML-Metadaten, mitgeliefert

werden. Für die Weitergabe an andere Verwaltungen oder

für die Speicherung auf mobilen Geräten ist es nun möglich,

Dokumente aus einem oder mehreren Vorgängen im

Dateisystem zu speichern. Neben der Erweiterung der internen

Suchfunktion konnte mit der V 2.7 außerdem eine

deutliche Performance-Verbesserung bei der Anzeige von

Dokumenten erreicht werden.

In der Version 2.7 von komXpress und komXwork finden

sich noch zahlreiche weitere Neuerungen. Zudem konnten

Fehler behoben und interne Verbesserungen erreicht werden.

Seit Juni steht damit den Anwendern eine zukunftsweisende

Software zur Verfügung, die für die gewachsenen

Aufgaben im Bereich des eGovernments fit macht.

Dabei sind nicht nur Ideen aus dem Software-Team, sondern

vor allem Anregungen und Verbesserungsvorschläge

von Anwendern mit eingeflossen.

komXpdf – neuer Server

für die pdf-Generierung

Parallel zur komX-Version 2.7 wurde

mit komXpdf eine Software entwickelt,

die in komXwork abgelegte

und noch nicht konvertierte Dokumente

erkennt, automatisch in ein

pdf-Dokument konvertiert, im Langzeitarchiv

ablegt und im Dokumentenmanagement-System

DMS z. B.

als neue Version einträgt.

34 Ausgabe Oktober 2011

Erfolgreiche Einführung des Elektronischen Aufenthaltstitels eAT

report

IM EInSAtZ

Neue Online-Ausweisfunktion

In den vorherigen Ausgaben des Reports hat die AKDB regelmäßig

über die Einführung des elektronischen Aufenthaltstitels

eAT für die ausländischen Mitbürger informiert.

Nach dem Starttermin am 1. September 2011 ist nun eingetreten,

was sich bereits in den letzten Monaten abgezeichnet

hatte: Die Einführung des eAT ist bei den OK.VISA-Kunden

der AKDB erwartungsgemäß erfolgreich verlaufen. Die

Beantragung des eAT in der Ausländerbehörde und die Antragstellung

bei der Bundesdruckerei auf Basis des neuen

Datenaustauschformates XhD für hoheitliche Dokumente

verliefen von Anfang an reibungslos. Aussagen seitens der

Kunden bestätigen dies: „Hervorragender Start“, „gute Bilanz,

hat von Anfang an gut geklappt“, so das Statement

eines Kunden am Ende des ersten Tages, an dem rund 300

Anträge zur Bundesdruckerei übermittelt werden konnten.

Überhaupt war eine hohe Zufriedenheit der Tenor der

Meldungen aus den verschiedenen Ausländerbehörden.

Die AKDB hatte frühzeitig damit begonnen, ihre Kunden

auf die Einführung des eAT vorzubereiten. In Kundenfach-

Alle Bearbeitungsschritte im Blick: Einfache Benutzerführung

leitet im Reiterkartensystem durch den Antragsdialog.

tagungen ab 2009, in regelmäßigen Rundschreiben des

OK.VISA-Kundenservice und durch die Bereitstellung eines

Betriebskonzeptes hat die AKDB die Anwender mit allen

notwendigen Informationen versorgt.

Die positive Resonanz durch die Sachbearbeiter in den

Schulungen machte bereits deutlich, dass die neu entwickelten

Antrags- und Verwaltungsdialoge für den eAT und

für die Reiseausweise gut geeignet sind. Die Sachbearbeiter

werden anhand strukturierter Masken durch die Fallbearbeitung

geführt. Die Vorgangsbearbeitung kann durch

eine „Parklogik“ jederzeit unterbrochen, zwischengespeichert

und anschließend an jedem beliebigen Arbeitsplatz

fortgesetzt werden. Das ermöglicht problemlos eine Fallbearbeitung

durch mehrere Personen.

Die reibungslose Einführung des eAT wäre ohne die fachkundige

und engagierte Mitarbeit der Kunden nicht gelungen.

Die AKDB bedankt sich bei allen Beteiligten ganz

herzlich dafür.

Landratsamt Coburg wechselt zu OK.SOZIUS

Integration erleichtert Coburgs Sozialverwaltung

Der oberfränkische Landkreis ist der 64. Anwender des

Produkts OK.SOZIUS SGB XII in Bayern, Tendenz steigend.

Gründe für den Wechsel: OK.SOZIUS SGB XII passt bestens

in die bestehende IT-Landschaft des Landkreises Coburg,

das bereits eine breite Palette der OK-Produkte der AKDB

erfolgreich und langjährig im Einsatz hat. Und: OK.SOZIUS

SGB XII bietet zur Umsetzung der Bildungs- und Teilhabeleistungen

ein optimales Modul. Die Bildungs- und Teilha-

Professionelle Lösung für die Zeitwirtschaft

ISGUS-bavaria ist neuer Vertriebspartner der AKDB

Christian Fischer (l.), Geschäftsführer der ISGUSbavaria

gmbh, und der AKDB-Vorstandsvorsitzende

Alexander Schroth bei der Vertragsunterzeichnung.

Lern-Software zu Windows 7 und MS-Office 2010

AKDB-Kunden profitieren von Lernprogramm

Nur wer sein Wissen und seine Fähigkeiten ständig aktualisiert

und erweitert, wird den rasanten technischen Veränderungen

und ihren Herausforderungen gewachsen sein.

Unter diesem Gesichtspunkt setzt die AKDB das Lernprogramms

des AKDB-Vertragspartners KNOW HOW AG zur

Migration auf Windows 7 und MS-Office 2010 ein. Die

beleistungen sollen bessere Chancen für bedürftige Kinder

und Jugendliche schaffen. Kinder von Eltern, die Arbeitslosengeld

II, Sozialhilfe, Kinderzuschlag oder Wohngeld

beziehen, haben nach dem Gesetz einen Anspruch auf Zuschüsse

zu Nachhilfe, Schulbedarf, Ausflügen, Musikunterricht

oder Vereinsbeiträgen. Gezahlt wird in Sachleistungen

– in Form von Gutscheinen – oder als Direktzahlungen an

die Leistungserbringer.

Die AKDB erweitert ihr Portfolio im Bereich Personalwirtschaft

um eine professionelle Lösung für die Zeitwirtschaft.

Strategischer Partner ist die Firma ISGUS-bavaria gmbh mit

Sitz im oberbayerischen Warngau.

Das Leistungspaket umfasst die Zeitwirtschaft ZEUS ® , den

Web-Workflow zur Online-Beantragung und Genehmigung

von Urlaub, Dienstgang, Buchungskorrekturen etc., sowie

ein Web-Terminal, über das Zeitbuchungen und Abfragen

online durchgeführt werden können. Die OK.PWS-Kunden

der AKDB profitieren von der komfortablen Schnittstelle

zur Fachanwendung Fehlzeiten. Die ISGUS-bavaria gmbh

betreut als ISGUS-Vertriebszentrum den Bereich Südbayern

und vertreibt seit der Firmengründung im Jahr 1993 Lösungen

in den Bereichen Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung,

Personaleinsatzplanung, Web-Services und Zutrittskontrolle.

Darüber hinaus wird ein umfassendes Paket an

Beratungs-, Schulungs- und Serviceleistungen angeboten.

AKDB ist mit diesem Programm so zufrieden, dass sie die

Lern-Software in den nächsten Wochen auch an ihre Kunden

weitergeben wird: „Diese innovative Aktion unterstützt

die Kommunen bei ihrer Arbeit mit unseren Produkten

und ist ein sichtbarer Beweis für die Partnerschaft zu unseren

Kunden“, so AKDB-Vorstandsmitglied Rudolf Schleyer.

36 Ausgabe Oktober 2011

Neues Modul in OK.PWS

report

KURZMElDUnGEn

Komplexes Thema: Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst

Reisekosten entstehen bei beruflich bedingten Reisen und

umfassen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand

und Nebenkosten. Verpflegungsmehraufwendungen

werden nur in Höhe bestimmter Pauschalen

als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt,

während die anderen Kosten ohne Begrenzung vom Arbeitgeber

lohnsteuerfrei ersetzt werden können.

Diese steuerlichen Regelungen gelten auch für den öffentlichen

Dienst. Anders als in der Privatwirtschaft gibt es

für die Berechnung der Reisekosten eine Fülle zusätzlicher

Rechtsvorschriften. Es ist zu beachten, dass das Reisekostenrecht

für den öffentlichen Dienst in Bund und Ländern

nicht einheitlich geregelt ist. In Berlin gilt das Bundesreisekostengesetz,

Länder wie Bayern haben eigene Landesreisekostengesetze.

Gesetzlich geregelt sind auch die

Erstattungen von Auslagen aus Anlass der Einstellung, einer

Versetzung, Abordnung oder Aufhebung einer Abordnung.

Außerdem Auslagen für Aus- und Fortbildungsreisen

sowie die Fahrkosten für Fahrten zwischen Wohnung

und Dienststätte aus besonderem dienstlichen Anlass.

B2run-Firmenlauf

Spiel, Spaß und Spannung im AKDB-Team

Es erfordert gute Rechtskenntnisse, dieses komplexe Gesetzeswerk

in der Abrechnungspraxis immer korrekt umzusetzen.

Neben der korrekten Ermittlung des Auszahlungsbetrages

muss der zusätzlich zu versteuernde Sachbezug

errechnet und an die Lohn- und Gehaltsabrechnung geliefert

werden. Kommen Sonderfälle wie Auslandsdienstreisen,

Zwischendienstreisen oder eine Kürzung des Tagegeldes

bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort hinzu, wird

die manuelle Berechnung der Reisekosten schnell zu einer

tagfüllenden Aufgabe.

Hier setzt das neue Verfahren Reisekostenabrechnung

der AKDB an. Eine Software, die Rechtssicherheit schafft

und die Sachbearbeitung von zeitraubenden manuellen

Berechnungen entlastet. Der zu versteuernde Sachbezug

wird über eine Schnittstelle direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung,

der Auszahlungsbetrag in die Finanzverfahren

der AKDB geliefert. Umfangreiche Berichte zu Kosten,

Dauer und Anzahl der Dienstreisen bilden die Basis für

ein effektives Reisekostencontrolling.

Sprechen Sie mit Ihren Spezialisten von der AKDB!

Wie in jedem Jahr waren die Startnummern der AKDB

beim traditionellen B2run-Firmenlauf auf dem Münchener

Olympiagelände schon Monate im Voraus vergriffen.

Der sportliche Ehrgeiz stand dabei nicht im Vordergrund.

Spaß an der Bewegung und Freude am Zusammentreffen

mit Kollegen anderer Dienstorte – das waren die Hauptgründe

für die Teilnehmer am Firmenlauf. Bei weiß-blauem

Himmel und moderaten Sommertemperaturen kamen alle

AKDB-Läufer locker ins Ziel – viele Teilnehmer freuten sich

über die in diesem Jahr etwas verkürzte Streckenlänge. „Einige

unserer Herren sind nun in einem Alter, in dem sie

jeden Meter mehr oder weniger spüren“, lachte Cornelia

Vogler, die die Veranstaltung seitens der AKDB seit Jahren

zuverlässig organisiert. Wie sie freuen sich auch alle anderen

AKDB-Sportler schon heute auf den nächsten Juli.

Interview mit Eduard Ackermann, 32 Jahre bei der AKDB

Blicke über den Tellerrand

Eduard Ackermann, langjähriger

Leiter des Geschäftsfelds Verkehrswesen

und der Geschäftsstelle

Oberpfalz, geht in den verdienten

Ruhestand. Mit seiner

Kompetenz und seinem Engagement

hat Ackermann in großem

Maße zum Erfolg des gesamten

Unternehmens beigetragen.

Jüngste Erfolge bei zukunftsgerichteten

Projekten des Verkehrswesen

2.0 wurden unter seiner Federführung

erreicht. Nachfolger

werden als Geschäftsfeldleiter

Christoph Kratzer, als Geschäftsstellenleiter

in Regensburg Wolfgang

Brehovsky. Die Redaktion

besucht Eduard Ackermann in

der Geschäftsstelle. Nebel liegt

über Regensburg, kann aber die

Schönheit der Stadt nicht verhüllen.

„Voraussetzung für erfolgreiches

Arbeiten ist unter anderem Freiraum

für Gestaltungsmöglichkeiten.“

Herr Ackermann, wie sind Sie 1980

als Volkswirtschaftler zur AKDB

gekommen?

Eduard Ackermann: In meinem

Studium hatte ich mich auf Wirtschaftsinformatik

spezialisiert und

war dadurch so etwas wie ein Exot.

Nach dem Studium war ich in Frankfurt

am Main als Software-Entwickler

für die chemische Industrie tätig.

Danach arbeitete ich bei dem Computerhersteller

CTM in der Niederlassung

Nürnberg, bevor ich am 1.

Januar 1980 zur AKDB in München

ging. Dort begann ich in der Software-Entwicklung

für den Krankenhausbereich.

Erst ab etwa 1983/84

wechselte ich in meinen späteren

Spezialbereich, das Verkehrswesen.

1988 endete dann auch die Pendelei

nach München. Als gebürtiger Oberpfälzer

war ich froh, als ich zur Niederlassung

der AKDB in Regensburg

wechseln konnte.

In den 90er Jahren ging es mit der

AKDB und mit Ihnen immer weiter

bergauf ...

Eduard Ackermann: Allmählich

wuchs das Entwicklungsteam in Regensburg.

Die Herausforderungen

des Kfz-Zulassungs-, später auch des

Führerscheinwesens, nahmen immer

größere Ausmaße an, zwangen uns

zum Expandieren und forderten entsprechend

mehr Personal. Der Fortschritt

in der Software-, aber auch in

der Hardware-Technologie war wirklich

beeindruckend. Wir hatten Erfolg

und einer der Hauptgründe dafür

war, dass wir Produktplanung, -entwicklung

und -vertrieb organisatorisch

nicht getrennt hatten. Wir betrachteten

in Regensburg unsere Aufgaben

immer ganzheitlich, was bei der Komplexität

der Materie natürlich nicht

ÜBER UnS

immer einfach war. Bei uns saßen die

Entwickler auch einmal am Service-

Telefon und bekamen so direkte Rückmeldung

der Kunden zu ihrer eigenen

Arbeit. Als Geschäftsfeldleiter und

später dann als Geschäftsstellenleiter

habe ich stets versucht, meinen Mitarbeitern

Freiraum für Gestaltungsmöglichkeiten

zu geben. Denn Vertrauen,

eigenverantwortliches Handeln und

Eigeninitiative sind Voraussetzungen

für den Erfolg!

Das beeindruckendste Erlebnis in

Ihrem Berufsleben?

Eduard Ackermann: Zu Wendezeiten

führte noch die DDR-Volkskammer

das neue Kennzeichen-System

der Bundesrepublik ein. Der AKDB

gelang es zusammen mit einem ostdeutschen

Partner, in kurzer Zeit über

200 Zulassungsstellen in den neuen

Bundesländern mit dem Verfahren

VORFAHRT/HP3000 auszurüsten. Wir

hielten uns damals wochenlang im

Osten auf und waren sehr beeindruckt

von der Aufbruchstimmung der Menschen

und der herzlichen Aufnahme.

Eine vergleichbare Euphorie würde

ich gerne noch einmal erleben.

Nun haben Sie Zeit für Ihre Hobbys...

Eduard Ackermann: Ich habe

mehr Zeit für mich und die Familie

sowie für mein Hobby Radtouren.

Und ich freue mich besonders darauf,

mich als Gasthörer in der Uni einzuschreiben

und noch mehr zu lernen

auf den Gebieten Geschichte, Philosophie

und Religionswissenschaft.

Hier schließt sich der Kreis: So, wie

mir im Beruf der Blick über den Tellerrand

hinaus immer geholfen hat,

so versuche ich nun, vom Lernen in

neuen Bereichen für mich persönlich

zu profitieren.

38 Ausgabe Oktober 2011

Nächste Ausgabe

Überblick Rechenzentrum

Anforderungen und Lösungen

Datensicherheit, Datenschutz und

Hochverfügbarkeit spielen seit jeher

eine wichtige Rolle in der kommunalen

IT. Zunehmend rücken aber auch

andere Themen in den Fokus einer

umfassenden kommunalen IT-Strate-

AKDB report | Zeitung für kommunale

Verwaltungen und Unternehmen

24. Jahrgang · Heft 03.11

Inhaber und Verleger

AKDB

Herzogspitalstraße 24, 80331 München,

Telefon +49 89 5903-0,

Telefax +49 89 5903-1845,

E-Mail presse@akdb.de, www.akdb.de

Herausgeber

Alexander Schroth, Vorstandsvorsitzender,

alexander.schroth@akdb.de, Telefon -1824

report

gie: vom Betrieb heterogener Anwendungen

– eigen- oder fremdentwickelt

– in verteilten Systemumgebungen bis

hin zur Bereitstellung von Dienstleistungen

für die Verwaltung. Welche

Ansätze und Lösungsmöglichkeiten

Redaktion

Hans-Peter Mayer (verantwortlich),

hans-peter.mayer@akdb.de, Telefon -1532

Andreas Huber,

andreas.huber@akdb.de, Telefon -1294

Bezugspreis

Bei Einzelbezug 7,50 EUR.

Für Kunden der AKDB ist der Bezug kostenlos.

Nachdruck nur mit Genehmigung der AKDB.

VORSChAU

existieren und eine sinnvolle Unterstützung

für die kommunale IT darstellen

können, erfahren Sie in der nächsten

Ausgabe unseres AKDB-Reports.

Fotonachweise

AKDB: S. 1-4, 12, 22, 26-27, 33, 36-39,

Stadt Ingolstadt: S. 5,

iStockphoto: S. 7, 9, 20, 24-25,

Rödl & Partner: S. 11,

LivingData GmbH: S. 14-15, 28-29, 34,

Landratsamt Wunsiedel: S. 18,

Stadt Hof Kfz-Zulassungsstelle: S. 19,

Landratsamt Neuburg-Schrobenhausen:

S. 30-31

Design

INCREON GmbH, www.increon.com

85737 Ismaning

Die AKDB wünscht allen

Kunden und Lesern

viele goldene Herbsttage!

www.akdb.de Innovativ. Kraftvoll. Partnerschaftlich.

AKDB-Report 03.11

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