Dank elektronischer Patientenakte konnten so- wohl die Qualität der

case
study
Landeskrankenhaus Feldkirch
Die elektronische
Patientenakte
Das Gesundheitswesen befindet sich im Umbruch: Leere
Staatskassen, eskalierende Kosten, eine demographische
Altersverschiebung und nicht zuletzt der medizinische
Fortschritt erfordern es, Arbeitsabläufe zu optimieren.
Wie sich im Klinikalltag Verwaltungsprozesse und
medizinisch-therapeutische Maßnahmen effizient
verzahnen lassen, demonstriert das Landeskrankenhaus
Feldkirch mit einem durchgängigen IT-Konzept.
Die Klinik der Zukunft - das heißt, mehr Patienten, kürzere
Verweilzeiten, und abnehmende Bettenkapazitäten bei
gleichzeitig steigendem Qualitätsanspruch - erfordert
modernste elektronische IT-Systeme. Dies erkannten die
Verantwortlichen des Vorarlberger Landeskrankenhauses
Feldkirch schon früh. Bereits 1995 wurde das elektronische
Krankenhausinformationssystem (KIS) Patidok
eingeführt. Eingebunden in das krankenhausweite IT-Netz
dient Patidok nicht nur als klinisches Dokumentationssystem
zur Leistungsabwicklung, sondern auch als zentrale
Informationsplattform zur internen und externen
Kommunikation.

Anforderungen und
Rahmenbedingungen
Ein Optimum an Effizienz entfaltet ein
KIS im Klinikalltag allerdings erst dann,
wenn es gelingt, papierbasierte Dokumente
konsequent in den elektronischen
Informationsfluss zu integrieren. Unter
der Leitung des verantwortlichen Projektleiters
Mag. Harald Keckeis fiel deshalb
im Jahr 2002 die Entscheidung,
eine durchgängig elektronische Patientenakte
(EPA) zu realisieren. Eine Grundvoraussetzung
dafür war die Implementierung
eines elektronischen Archivs.
In einem Pflichtenheft wurden die Anforderungen
festgehalten. Dazu gehörten
unter anderem Scan-Dienstleistungen
für vorhandene Krankenakten in
Papierform, die Umsetzung der vorgegebenen
EPA-Struktur, Schnittstellen zu
Patidok und SAP sowie die automatische
Rechnungserkennung. Des Weiteren
wurden Services wie Installation, Projektmanagement
und Schulung sowie
die Konzeption des Dokumentenmanagement-Systems
(DMS) gefordert.
Ende 2004 fiel die Entscheidung zugunsten
von DocuWare. Funktionalität
und Preis-Leistungs-Verhältnis des DMS
gaben ebenso den Ausschlag wie die Erfahrungen
des DocuWare-Partners aus
ähnlich gelagerten Krankenhausprojekten.
Der Startschuss fiel Anfang 2005 im
Rechnungswesen: „Unser Ziel war es,
Eingangsrechnungen und Lieferscheine
eines Geschäftsfalles zu digitalisieren
und zwecks Buchung an SAP zu übergeben",
erläutert Mag. Keckeis die Herausforderung.
Circa 23.000 Lieferscheine
mussten in der Vergangenheit
jährlich per Hand rund 45.000 Eingangsrechnungen
zugeordnet werden.
Die Lösung
Über DocuWare CONNECT to SAP
werden heute - parallel zur Ablage im
zentralen Dokumenten-Pool - die
eingescannten Informationen vollautomatisch
per Optical Character Recognition
(OCR) und Freeform-Erkennung
analysiert und als strukturierte Datensätze
an die betriebswirtschaftliche
Lösung weitergeleitet. „Die Qualität der
Ergebnisse hat mich überrascht, da ich
eher skeptisch bezüglich des ordnungsgemäßen
Auslesens der erfassten Belege
war", gesteht Projektleiter Mag. Keckeis
im Nachhinein. Die Durchlaufzeit der
Rechnungen vom Scannen bis zur
endgültigen Verbuchung konnte von vier
auf durchschnittlich zwei Tage reduziert
werden.
Als Informationsbasis der EPA sollte das
vorhandene papierbasierte Archiv der
Jahrgänge 2003 und 2004 dienen. Zu
diesem Zweck wurden rund 60.000
Krankengeschichten mit insgesamt 2,5
Millionen Seiten digitalisiert. Neben
klassischen Textdokumenten handelt es
sich dabei auch um grafische Darstellungen
wie EKG-Kurven, Ultraschallbilder
und Fieberkurven in DIN A3 und größeren
Formaten. Das im Krankenhaus
aufgebaute Scan-Zentrum stattete man
zur Erfassung mit den Hochleistungsscannern
Scamax Inotec Serie M06 und
Panasonic KV-S3065C aus.
Die Scan-Ergebnisse aller Dokumente
kontrollierten Projektleiter und Scan-
Mitarbeiter gemeinsam mit den verantwortlichen
Ärzten. Anschließend wurden
die gescannten Akten von einem zertifizierten
Dienstleister datenschutzgerecht
vernichtet. Nachdem auch die Akten-
Die Aufgabe
� Papierberge abbauen
� Zentraler Dokumenten-Pool
� Integration in Krankenhausinformationssystem
Patidok
� Integration in SAP
Die Vorteile
� Wegfall des Papierarchivs
� Höhere Arbeitseffizienz
� Verbesserte Prozesse
� Zugriff via Internet
Realisierungspartner
pmi Software und
Datenkommunikations GmbH
Tel.: +43(0)463.430 333
dtragbauer@pmi.at
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Professional Clinical Software GmbH
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www.pcs.at
AHIS Advanced Healthcare
Information Systems GmbH
office@ahis.at
www.ahis.at

Jahrgänge 2005 und 2006 in Dienstleistung
komplett gescannt wurden, befinden
sich inzwischen mehr als 120.000
Krankengeschichten mit über fünf
Millionen Seiten im DocuWare-Archiv.
Dadurch werden mittelfristig 440
Quadratmeter Fläche eingespart.
Aktuelle Patientenakten werden heute
durch zwei speziell geschulte Mitarbeiter
des Krankenhauses Feldkirch kontinuierlich
gescannt. Nachdem ein Patient
das Krankenhaus verlassen hat, werden
alle noch papierbasierten Fallinformationen
auf der jeweiligen Krankenstation
gesammelt und vorsortiert an das Scan-
Zentrum übergeben. Ziel ist es, binnen
fünf Werktagen eine Akte zu digitalisieren.
Die Vorteile
„Für den Benutzer ist es heute nicht
mehr erkennbar, ob Dokumente ihren
Ursprung in Patidok oder im elektronischen
Archiv haben", beschreibt Mag.
Keckeis die vollständige Integration.
Zwischenzeitlich wurden vom LKH
Feldkirch auch die auf Patidok aufsetzenden
Softwarelösungen NCaSol zur
Pflegedokumentation und MedCaSol,
ein Programm zum Medikations- und
Visitenmanagement, in verschiedenen
Abteilungen eingeführt und an den zentralen
DocuWare-Dokumenten-Pool
angebunden.
DocuWare fungiert nicht nur als passiver
Hintergrundspeicher, sondern kann
beim kompletten Ausfall von Patidok
den Zugriff auf alle gespeicherten
Dokumente weiterhin sicherstellen",
erklärt Mag. Keckeis. Über den
DocuWare INTERNET-SERVER ist der
Zugriff auf die im zentralen elektronischen
Archiv gespeicherten Patientenakten
per Web-Browser im Inter- und
Intranet gewährleistet.
Auch bei der vollautomatischen Ablage
von Scan- und Bildinformationen in die
Patientenakte oder wenn es darum geht,
Video- und Ultraschallgeräte in die
Informationsplattform einzubinden,
spielt das DMS mit seiner vielfältigen
Funktionalität eine Schlüsselrolle. Es
überwacht je nach Bedarf Ordner im
Dateisystem und importiert Dateien in
elektronische Briefkörbe und Archive.
Mittels Barcode beispielsweise werden
Dokumente identifiziert und automatisch
in die jeweilige Patidok-Akte sowie
im Archiv abgelegt. Einen großen Vorteil
des Projekts sieht Mag. Keckeis außerdem
darin, dass sich weitere klinische
Subsysteme, etwa für Labor, Nuklearmedizin
und Pathologie, einfach in das
elektronische Archiv integrieren lassen.
Eine Lösung wurde auch für die Langzeitarchivierung
der, nicht zuletzt
aufgrund einer zunehmenden Anzahl
von Bild- und Videodateien, kontinuierlich
wachsenden elektronischen Archivbestände
gefunden. Um einerseits der
gesetzlichen Aufbewahrungspflicht - sie
beträgt in Österreich 30 Jahre - gerecht
zu werden, andererseits die damit
verbundenen Kosten im Zaum zu halten,
werden ältere elektronische Patientenakten
zukünftig auf eine IBM Tivoli
Bandbibliothek ausgelagert.
Fazit
Mit der endgültigen Freigabe im März
2007 zieht Mag. Keckeis ein durchgängig
positives Projektresümee: „Unsere im
Rahmen der Ausschreibung definierten
Zielsetzungen wurden sowohl im
Bereich des Rechnungswesens als auch
im medizinischen Umfeld erreicht."
Ein Erfolg, den er vor allem auf die
strukturierte Projektvorbereitung und
auf die enge Einbindung des medizinischen
und pflegerischen Fachpersonals
in den Projektablauf zurückführt.
Mag. Keckeis sieht das Landeskrankenhaus
für die Zukunft gerüstet:
„Heute stehen Informationen auf
Knopfdruck genau dort zur Verfügung,
wo sie benötigt werden. Lange Wege
zum Papierarchiv, aufwändige Recherchen
oder sogar der Verlust von Unterlagen
sind passé. Dank elektronischer
Patientenakte konnten Verwaltungsprozesse
ebenso wie die Qualität der
medizinischen Betreuung deutlich
optimiert werden. Durch die hohe
Informationsverfügbarkeit leistet das
Projekt auch einen wichtigen Beitrag in
der Verzahnung des ambulanten und
stationären Sektors."

Für weitere Informationen
besuchen Sie uns auf
www.docuware.com
“ „
Dank elektronischer Patientenakte konnten sowohl
die Qualität der medizinischen Behandlung
als auch die Auskunftsfähigkeit im Sinne
der Patienten und des medizinisch wie administrativ
tätigen Personals verbessert werden.
Mag. Harald Keckeis,
Projektleiter,
Landeskrankenhaus Feldkirch
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