Vorwort - Huonker

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Kapitel 12 - Sonstiges
d) unberechtigter Abzug
Hat ein Kunde etwas abgezogen - das er nicht dürfte, bleibt die automatische
AZ-Aufstellung wiederum genauso, wie diese automatisch erstellt wurde. Es
braucht hier keine Eintragung gemacht werden. Diese Forderung wie früher
auf nachfolgende AZ‘s draufzuschlagen ist im Sinne der Bestimmungen zur
Rechnungslegung falsch. Tragen Sie also in der Abschlagsrechnungs-Tabelle
auf keinen Fall bei den 3 Abzügen (Abz. Netto/Mwst./Brutto) etwas ein. Diese
Spalten sind nur für berechtigte Abzüge da.
Stattdessen belassen Sie die AZ-Aufstellung so wie diese ist. Sie buchen unter
„Zahlungen buchen“ die eingegangene Zahlung (laut Kontoauszug ein)
und stellen eine Nachforderung. Klicken Sie rechts ein: „offener Betrag wird
nachgefordert“. Unten geben Sie ein kurzfristiges Zahlungsziel (möglichst
aktuelles Datum oder höchstens 7 Tage) für die Nachforderung ein. Der Kunde
erhält über das Mahnwesen eine Mahnung über die Nachforderung.
d) berechtigter Abzug
Bei berechtigten Abzügen gibt es mehrere Vorgehensweisen:
1. Möglichkeit (empfohlen!)
Man gibt unter „Summen/Zuschläge/AZ‘s“ in der „Abschlagsrechnungstabelle“
die Beträge des Abzuges ein (Abz Netto, Abz MwSt, Abz Brutto). Die
getrennte Eingabe von Netto und MwSt. ist notwendig, da das System unterschiedliche
MwSt-Sätze verarbeiten kann. Die Eingabe muss mit einem
Minus-Zeichen vorangestellt erfolgen!
Nur durch diese Korrekturangabe würde sich in der kommenden Zahlung
die Restsumme erhöhen. Deshalb muss man in der kommenden (aktuellen)
Abschlagsrechnung/Schlussrechnung den Abzug auch in der LV-Aufstellung
berücksichtigen. Ist dem Kunde z.B. ursprünglich 45,00cbm Mauerwerk
berechnet worden, der korrekte Wert nur 43,50cbm, so muss dieses im LV
geändert werden. Ebenso wenn der Abzug auf einer falschen Preisangabe
beruht, muss dieses korrigiert werden.
Noch übersichtlicher und besser dokumentiert ist es, wenn Sie die ursprünglichen
Mengen/Preise/Positionen im LV belassen und unten im Rechnungs-
LV sog. Korrekturpositionen anlegen. Hier ziehen Sie die falschen Position
ab (negative Menge eingeben). Als Überschrift vor diese Korrekturpositionen
können Sie eine Kommentarzeile mit z.B. dem folgenden Text machen: „AZ-
Korrektur Re-Nr. 1263 vom 12.01.2009“.
2. Möglichkeit (einfach, aber keine Dokumentation)
Man ändert weder an der Rechnung etwas noch an der Abschlagsrechnungs-
Tabelle. Unter „Zahlungen buchen“ bucht man den erhaltenen Betrag ein und
stellt keine Nachforderung.
In der Finanzbuchhaltung bucht der Steuerberater oder der Sachbearbeiter
den erhaltenen Betrag ein, daraus errechnet sich die MwSt.
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