Vorwort - Huonker
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08.01.2013 Aufrufe

152 Da EMails heutzutage weitgehend rechtlich anerkannt sind, sollte Ihr Fusstext alle wichtigen Angaben Ihrer Firma enthalten. Bei Gesellschaften sind also die üblichen Angaben wie z.B. Registergericht oder Geschäftsführer zu machen. Vor dem praktischen Einsatz sollten Sie mit der Testversand- Schaltfläche einen Probeversand durchführen. Kapitel 7 - Brieftext / EMail / Adressetiketten Fusstext (Absenderadresse) Den Fusstext sollten Sie unbedingt angeben. Dieser wird an jede zu versendende EMail unten automatisch angehängt. Der Fusstext besteht in der Regel aus Ihrer kompletten Adressangabe. Nur so sieht der Empfänger die komplette Anschrift von Ihnen bzw. Ihrer Firma. EMail-Versand testen Haben Sie alles ausgefüllt, können Sie mit dieser Schaltfläche eine Test- EMail an sich selbst senden. Dies geschieht nach dem Klicken automatisch. Erscheint hier bereits eine Fehlermeldung, sind Ihre Angaben oder der DSL- Anschluss bzw. die DSL-Einstellungen in Windows nicht in Ordnung. Wenn keine Fehlermeldung erscheint: Da diese Software selbst keine EMails empfangen kann, müssen Sie in Ihrem normalen EMail-Programm (z.B. Microsoft-Outlook) schauen, ob das Test-EMail angekommen ist. Wenn es ankommt, sind Ihre Einstellungen in Ordnung. Probieren Sie dann den Versand zunächst an einen Bekannten - kommt auch diese EMail an, können Sie loslegen. 7.3.3 EMails schreiben und versenden Um eine neue EMail zu erstellen, gehen Sie oben im Menü auf „EMail erstellen/löschen/kopieren“ und dann auf die Schaltfläche „Neue EMail“. Es wird (wie im Brieftext) links in der Tabelle ein neuer Eintrag angefügt. Rechts sehen Sie das dazugehörende EMail, das natürlich noch leer ist. Haben Sie das EMail-Modul neutral (also kein offenes Dokument) betreten, ist oben die Empfängeradresse leer - ebenso wie das Feld „An EMail-Adresse“. Wurde das EMail-Modul kundenbezogen (aus einem offenen Dokument oder dem Auftragsfenster) geöffnet, ist die Empfängeradresse und (falls in der Kundenverwaltung angelegt) auch die Empfänger-EMail-Adresse bereits eingetragen. Wichtig sind die 3 Angaben „An EMail-Adresse“, „Betreff“ und die eigentliche „EMail-Nachricht“ (EMail-Text). Der Betreff mit einer kurzen und markanten Angabe wird links in die Tabelle unter „Bezeichnung“ eingetragen, sofern dort noch nichts eingetragen wurde. Unten haben Sie die Möglichkeit, bis zu drei Dateianlagen beizufügen. Dazu klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten (...). Hier können Sie mit dem Windows-Dateiexplorer eine Datei auswählen. Mit der „Lupe-Schaltfläche“ können Sie das Dokument öffnen (nur bei bestimmten Dateien möglich). Mit der „Papierkorb-Schaltfläche“ löschen Sie eine irrtümlich dazugefügte Anlage. BauFaktura - die erste Wahl für Handwerk und Bau

Kapitel 7 - Brieftext / EMail / Adressetiketten Um die EMail zu versenden, klicken Sie unten einfach auf die Schaltfläche „EMail absenden“. 7.3.4 Dokumente (Angebote/Rechnungen/...) als EMail Im Druckmenü der LV-Dokumente können Sie z.B. ein Angebot direkt per EMail versenden. Das System macht dann aus dem eigentlichen LV-Dokument eine PDF-Datei. Danach wird automatisch das EMail-Modul kundenbezogen aufgerufen. Der EMail-Empfänger ist bereits aus der Kundenverwaltung eingefügt. Als Betreff und als EMail-Nachricht stehen bereits Standard-Angaben. Das eigentliche Dokument (z.B. Angebot) ist als PDF-Datei als Dateianlage 1 beigefügt. Nur wenn Sie möchten, können Sie die Nachricht oder Betreff ändern oder erweitern. Ansonsten brauchen Sie eigentlich hier nur noch auf „EMail absenden“ klicken. Der Empfänger der EMail muss in der Lage sein, die PDF-Dateianlage zu öffnen, um das Angebot anzuschauen oder zu drucken. Er benötigt einen PDF-Reader, der meist bereits auf dem Computer installiert ist und den es ansonsten im Internet kostenlos zum Download gibt (z.B. den Adobe-Reader unter www.adobe.de). BauFaktura - die erste Wahl für Handwerk und Bau 153 Meist ist dies der häufigsteVerwendungszweck des EMail-Modules - das Versenden von Angeboten.

Kapitel 7 - Brieftext / EMail / Adressetiketten<br />

Um die EMail zu versenden, klicken Sie unten einfach auf die Schaltfläche<br />

„EMail absenden“.<br />

7.3.4 Dokumente (Angebote/Rechnungen/...) als EMail<br />

Im Druckmenü der LV-Dokumente können Sie z.B. ein Angebot direkt per<br />

EMail versenden. Das System macht dann aus dem eigentlichen LV-Dokument<br />

eine PDF-Datei.<br />

Danach wird automatisch das EMail-Modul kundenbezogen aufgerufen. Der<br />

EMail-Empfänger ist bereits aus der Kundenverwaltung eingefügt. Als Betreff<br />

und als EMail-Nachricht stehen bereits Standard-Angaben. Das eigentliche<br />

Dokument (z.B. Angebot) ist als PDF-Datei als Dateianlage 1 beigefügt.<br />

Nur wenn Sie möchten, können Sie die Nachricht oder Betreff ändern oder<br />

erweitern.<br />

Ansonsten brauchen Sie eigentlich hier nur noch auf „EMail absenden“ klicken.<br />

Der Empfänger der EMail muss in der Lage sein, die PDF-Dateianlage zu<br />

öffnen, um das Angebot anzuschauen oder zu drucken. Er benötigt einen<br />

PDF-Reader, der meist bereits auf dem Computer installiert ist und den es<br />

ansonsten im Internet kostenlos zum Download gibt (z.B. den Adobe-Reader<br />

unter www.adobe.de).<br />

BauFaktura - die erste Wahl für Handwerk und Bau<br />

153<br />

Meist ist dies der häufigsteVerwendungszweck<br />

des EMail-Modules<br />

- das Versenden<br />

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