Zollprüfung – einst und heute
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<strong>Zollprüfung</strong> <strong>–</strong><strong>einst</strong> <strong>und</strong> <strong>heute</strong><br />
Andreas Beckmann<br />
AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH<br />
Jörg Hartung<br />
Unternehmensberatung<br />
1
<strong>Zollprüfung</strong> <strong>–</strong> mit IDEA<br />
Digitale Betriebsprüfung mit IDEA<br />
� Rechtsgr<strong>und</strong>lagen<br />
� Digitale Betriebsprüfung (Zoll) nach GDPdUZ<br />
� Vorbereitung<br />
� Prüfsoftware IDEA<br />
� Fallbeispiele mit IDEA<br />
2
Rechtsnormen<br />
� § 146 AO: Führung von Büchern <strong>und</strong> Aufzeichnungen<br />
� § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen<br />
� § 147 Abs. 6 AO: Recht der FB auf Einsicht in gespeicherte Daten<br />
� Artikel 14 VO (EWG) Nr. 2913/92 (Zollkodex)<br />
� WuP‐Prüfungen: Bestimmungen der Ursprungsprotokolle der<br />
Präferenzabkommen<br />
� MO‐Prüfungen: Art. 5 VO (EWG) Nr. 4045/89; §12 MOG<br />
� AW‐Prüfungen: §44 AWG<br />
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§147 Abs. 6 AO:<br />
Sind die Unterlagen ... mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat<br />
die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht,<br />
� Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen <strong>und</strong> das<br />
Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.<br />
Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen,<br />
� dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder<br />
� ihr die gespeicherten Unterlagen <strong>und</strong> Aufzeichnungen auf einem maschinell<br />
verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.<br />
Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.<br />
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Varianten des Zugriffs<br />
Z1: Unmittelbarer Datenzugriff<br />
Einsichtnahme in steuerlich relevante Daten mittels eines Nur‐Lese‐Zugriffs<br />
(lesen, filtern, sortieren von Daten) unter ausschließlicher Nutzung der Hard‐ <strong>und</strong><br />
Software des Steuerpflichtigen (keine Fernabfrage)<br />
Z2: Mittelbarer Datenzugriff<br />
Maschinelle Auswertung der steuerlich relevanten Daten mit im System<br />
vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nach Vorgaben des Prüfers durch den<br />
Steuerpflichtigen mit anschließendem Nur‐Lese‐Zugriff<br />
Z3: Datenträgerüberlassung<br />
Überlassung der steuerlich relevanten Daten einschl. der erforderlichen<br />
Informationen (z.B. Dateistruktur, Datenfelder ...) auf einem maschinell<br />
auswertbaren Datenträger (z.B. CD‐ROM, DVD)<br />
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FG Münster Urteil vom 01.07.2010 - 6 K 357/10 AO<br />
1) Der Tatbestand des "Erstellens von Unterlagen mittels eines<br />
Datenverarbeitungssystems" i.S.v. § 147 Abs. 6 Satz 1 AO erfasst nicht nur<br />
das originäre digitale Hervorbringen von Unterlagen, sondern auch das<br />
nachträgliche digitale Erfassen von Unterlagen zum Zwecke der<br />
Datenverarbeitung.<br />
2) Bei einer elektronischen Aufbewahrung von Unterlagen ist der<br />
Steuerpflichtige gehalten, der Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht<br />
einzuräumen. Dies gilt unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige die<br />
elektronisch gespeicherten Daten zusätzlich auch noch in Papierform (im<br />
Original oder in Kopie) vorhält <strong>und</strong> vorlegen kann.<br />
3) Die Motive des Steuerpflichtigen zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen<br />
sowie der Umstand, dass neben den steuerlich relevanten Daten auch<br />
steuerlich irrelevante Daten aufbewahrt werden, sind in diesem<br />
Zusammenhang unbeachtlich.<br />
4) Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht gr<strong>und</strong>sätzlich auch im<br />
Hinblick auf solche Unterlagen, die nicht vollständig oder korrekt archiviert<br />
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Verwaltungsanweisungen<br />
� GoBS: Gr<strong>und</strong>sätze ordnungsmäßiger DV‐gestützter Buchführungssysteme (BMF‐<br />
Schreiben vom 07.11.1995)<br />
� GDPdU; Gr<strong>und</strong>sätze zum Datenzugriff <strong>und</strong> zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />
(BMF‐Schreiben vom 16.07.2001, IV D 2 ‐ S 0316 ‐ 136/01 , BStBl. I 2001, S. 415 ff)<br />
� GDPdUZ; Gr<strong>und</strong>sätze zum Datenzugriff <strong>und</strong> zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen<br />
für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung (BMF‐Schreiben vom<br />
28.11.2007, III A 3 ‐S 0316 ‐ S 1445/06/0029)<br />
� FAQ zu den GDPdU, BMF‐Schreiben vom 22.01.2009<br />
7
GoBS‐Verfahrensdokumentation<br />
BMF‐Schreiben vom 07.11.1995, IV A 8 ‐ S 0316 ‐ 52/95<br />
� Für jedes DV‐gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu<br />
erstellen (Verfahrensdokumentation).<br />
� Ziel ist die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens durch einen sachverständigen<br />
Dritten<br />
� Rechtsgr<strong>und</strong>lage §§ 239, 257 HGB<br />
� Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere beinhalten:<br />
− eine Beschreibung der sachlogischen Lösung<br />
− die Beschreibung der programmtechnischen Lösung<br />
− eine Beschreibung, wie die Programm‐Identität gewährt wird<br />
− Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird<br />
− Arbeitsanweisungen für den Anwender.<br />
8
GoBS‐Verfahrensdokumentation<br />
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen <strong>und</strong><br />
technischen Prozess<br />
� der Entstehung (Erfassung),<br />
� der Indizierung,<br />
� der Speicherung,<br />
� dem eindeutigen Wiederfinden,<br />
� der Absicherung gegen Verlust <strong>und</strong> Verfälschung <strong>und</strong><br />
� der Reproduktion der archivierten Informationen,<br />
die nach Handelsrecht <strong>und</strong> steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden<br />
müssen.<br />
Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation nach GoBS kann mit einem<br />
Verzögerungsgeld zwischen 2.500 EUR <strong>und</strong> 250.000 EUR sanktioniert werden (§<br />
146 Abs. 2b AO).<br />
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GDPdU(Z)<br />
� Rechtsgr<strong>und</strong>lagen für Datenzugriff der Zollverwaltung im Rahmen von<br />
Außenprüfungen, <strong>Zollprüfung</strong>en, Präferenzprüfungen, AW‐Prüfungen, MO‐<br />
Prüfungen (Z1, Z2, Z3; einzeln, neben‐ oder nacheinander)<br />
� Umfang des Datenzugriffs ist beschränkt auf „steuerlich relevante Daten“<br />
(z.B. Atlas‐Anmeldungen, Finanzbuchhaltung, Kreditoren‐ <strong>und</strong><br />
Debitorenbuchhaltung, Materialwirtschaft, Produktionsdaten, E‐Mail‐<br />
Verkehr etc.) <strong>und</strong> systemeigene Auswertungen (Z1, Z2). Abgrenzung zu<br />
anderen Daten obliegt dem steuerpflichtigen (kein Verwertungsverbot!).<br />
� Daten müssen lesbar <strong>und</strong> durch den Prüfer maschinell auswertbar sein.<br />
� Gr<strong>und</strong>satz der Verhältnismäßigkeit: Keine Wiederherstellung von vor dem<br />
01.01.2002 archivierten Daten im P‐System (Z1, Z2); keine Aufzeichnung<br />
nicht maschinell auswertbar archivierter Alt‐Daten auf maschinell<br />
auswertbare Datenträger.<br />
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Prüfungsvorbereitung<br />
� Identifizierung einzubeziehender IT‐Systeme <strong>und</strong> der darin enthaltenen steuerlich<br />
relevanten Datenbereiche<br />
� Beurteilung der IT‐Infrastruktur auf „GDPdU‐Konformität“<br />
� Prüfung der Verfahrensdokumentation<br />
� Prüfung der archivierten Daten auf Vollständigkeit<br />
� Prüfung der Historie der Stammdaten<br />
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Prüfungsvorbereitung<br />
� Mitarbeiter informieren<br />
� Auskunftsperson benennen<br />
� Definition, Implementierung <strong>und</strong> Test des Berechtigungskonzeptes<br />
� Test einer Datenträgererstellung <strong>und</strong> Verprobung des Imports in IDEA<br />
� Simulation möglicher Auswertungen<br />
� Erstellung einer Verfahrensanweisung zum Verhalten während der Außenprüfung<br />
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Prüfungsablauf<br />
� Datensicherung zu Beginn der Außenprüfung (insbesondere bei Z1)<br />
� Anwendung der Verfahrensanweisung (insbesondere im IT‐Bereich)<br />
� Nachvollziehen der Tätigkeiten des Prüfers anhand Audit‐Trails<br />
� Rückforderung der überlassenen Daten(träger)<br />
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Auszug aus einer Prüfungsfeststellung<br />
… Eine maschinelle Auswertung der eingesetzten Buchführung ist nicht möglich, da bisher keine<br />
Exportfunktion realisiert ist, die dies erlauben würde. Auch führt eine Anwendung mittels<br />
Inanspruchnahme eigener Datengeräte der Firma nicht zum Ziel, da dort lediglich eine<br />
Einsichtnahme, nicht aber eine Weiterverarbeitung möglich ist …<br />
…Bereits ab dem 01. Januar 2002 stellt dies einen Verstoß gegen die Gr<strong>und</strong>sätze der<br />
Überprüfbarkeit maschineller Buchführungssysteme im Rahmen von Außenprüfungen dar.<br />
Die Buchführung ist daher formal nicht ordnungsgemäß.<br />
…Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass im Wiederholungsfall mit Zwangsmaßnahmen,<br />
wie Schätzung der Besteuerungsgr<strong>und</strong>lagen, Zwangsgeldern o.ä. zu rechnen ist.<br />
Hinweis:<br />
Ab 2010 Verzögerungsgeld von 2.500 € bis zu 250.000 €, wenn Datenzugriff nicht oder nicht<br />
innerhalb der gesetzten Frist ermöglicht wird. (Siehe §§ 146 Abs. 2b, 200 AO)<br />
14
I nteractive<br />
D ata<br />
E xtraction and<br />
A nalysis<br />
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Prüfungssoftware IDEA<br />
� Entwicklung für den kanadischen Rechnungshof (1987)<br />
� Weiterentwicklung durch Kanadisches Institut der Wirtschaftsprüfer CICA<br />
� Einsatz in mehr als 90 Ländern der Erde<br />
� Flächendeckender Einsatz bei den Finanzverwaltungen B<strong>und</strong> <strong>und</strong> Land<br />
� Zusatzmodul AIS TaxAudit analysiert Daten für die Betriebsprüfung, die<br />
Lohnsteuer‐Außenprüfung <strong>und</strong> die Umsatzsteuer‐Sonderprüfung anhand<br />
vordefinierter Prüfungsfelder<br />
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IDEA Einsatzgebiete<br />
� Wirtschaftsprüfer<br />
� Steuerberater<br />
� Insolvenzverwalter<br />
� Unternehmen (Steuer, Revision, Controlling)<br />
� Finanzverwaltung der Länder<br />
� B<strong>und</strong>esfinanzverwaltung (Zoll)<br />
� Rechnungshöfe (B<strong>und</strong> <strong>und</strong> Länder)<br />
� Staatsanwaltschaften<br />
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IDEA Einsatzgebiete<br />
� Betriebsprüfung<br />
� Jahresabschlussprüfung<br />
� Revision<br />
� Controlling<br />
� SAP‐Datenanlyse<br />
� Insolvenzverwaltung<br />
� Wirtschaftskriminalität<br />
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IDEA <strong>–</strong>seit 2002 offizielle Prüfungssoftware der Finanzverwaltung<br />
� R<strong>und</strong> 14.000 Prüfer der Länder<br />
� Betriebsprüfung<br />
� Umsatzsteuer‐Sonderprüfung<br />
� Lohnsteuer‐Außenprüfung<br />
� Steuerfahndung<br />
� Betriebsprüfung Zoll, Zollfahndung (1.600 Prüfer)<br />
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Prüfung mit IDEA<br />
� Geschwindigkeit der Verfolgung einzelner Zusammenhänge (Prüfpfad)<br />
� Standardroutinen<br />
� Vollständigkeit der Prüfung statt Stichproben<br />
� Prüfung von Sachverhalten, die bisher kaum prüfbar waren<br />
� Anwendung mathematisch‐statistischer Methoden<br />
� automatisierte Prüfungsschritte in Wiederholungsfällen<br />
� Sammeln von Daten für Betriebs‐ <strong>und</strong> Zeitreihenvergleiche<br />
� Reduzierung des Risikos, Unregelmäßigkeiten zu übersehen<br />
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Was kann IDEA?<br />
� Dateien importieren, abgleichen <strong>und</strong> verbinden<br />
� 2.100.000.000 Datensätze verarbeiten (Vergl. MS Excel: 1.048.576)<br />
� Rechnen, Funktionen <strong>und</strong> Feldstatistiken<br />
� Strukturen erkennen (Alter, Summieren <strong>und</strong> Schichten)<br />
� Formale Verprobungen (ungültige Daten, Lücken <strong>und</strong> Duplikate)<br />
� Auffälligkeiten selektieren (Filter <strong>und</strong> Extraktion)<br />
� Mathematisch statistische Auswertungen (Benford‘s Law, Stichprobenauswahl<br />
<strong>und</strong> Hochrechnung<br />
� Prüfschritte automatisieren (Makros aufzeichnen <strong>und</strong> wiederverwenden)<br />
� Prüfschritte dokumentieren (Historie, sog. „Audit‐Trail“)<br />
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Mögliche Prüfungsansätze<br />
� Aufsummierung nach Ursprungsländern <strong>und</strong> Präferenzantragscodes<br />
� Zollwertverprobung zwischen FIBU <strong>und</strong> Systemen der Zollabteilung<br />
� Prüfung der Vollständigkeit der Warennummern im Materialstamm<br />
� Filterungen nach schwersten, teuersten, häufigsten Artikel in Anmeldungen<br />
� Abgleich Atlas/IntraStat‐Daten mit Daten des Steuerpflichtigen<br />
� Prüfung der Fremdwährungsumrechnungen<br />
� Prüfung der einbezogenen Versicherungs‐, Transportkosten, etc.<br />
� Prüfung Ausgangsrechnungen nach kritischen Ländern (Embargos etc.)<br />
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Positive Effekte durch die digitale Zollbetriebsprüfung<br />
� Selbstprüfung im Bereich Unternehmenssicherheit<br />
� Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten <strong>und</strong> Verstößen<br />
� Aufdeckung von Arbeitsfehlern <strong>und</strong> fehlerhaften Prozessen<br />
� Kontrolle der Mitarbeiter in Buchhaltung, Ein‐ <strong>und</strong> Verkauf, etc.<br />
� Erweiterte betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten<br />
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Weitere Informationen<br />
�www.elektronische‐steuerpruefung.de<br />
�www.gdpdu‐portal.de<br />
�www.b<strong>und</strong>esfinanzministerium.de<br />
�www.gdpdu‐projekte.de<br />
�www.audicon.net<br />
�www.gdpdu‐wiki.de<br />
24
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!<br />
Dipl.‐Kfm., Dipl.‐Finanzwirt<br />
Andreas Beckmann<br />
Geschäftsführer / CEO<br />
AWB Steuerberatungsgesellschaft GmbH<br />
Königsstr. 46<br />
48143 Münster<br />
Telefon: 0251 620 30 690<br />
Telefax: 0251 620 30 691<br />
Andreas.Beckmann@awb‐international.de<br />
http://www.awb‐international.de<br />
Dipl.‐Finanzwirt<br />
Jörg Hartung<br />
Geschäftsführer<br />
Jörg Hartung Unternehmensberatung<br />
Hagenweg 12<br />
21357 Barum<br />
Telefon: 04133 222397<br />
Telefax: 04133 222398<br />
j.hartung@hartungnet.com<br />
http://www.hartungnet.com<br />
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