Infobroschüre "Existenzgründung im Handwerk" - bei der ...
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22 4. Grundsätzliche Überlegungen Planung kontra Improvisation Viele Existenzgründer sind der Auffassung, Auftragsplanung koste zu viel Zeit und nutze angesichts sich ständig ändernder Marktverhältnisse nur wenig. Dies ist zumeist jedoch ein Trugschluss, denn neben der fachlich qualifizierten und fehlerfreien Erledigung der Aufträge kommt kurzen Auftragsbearbeitungszeiten sowie der Einhaltung vereinbarter Liefertermine eine immer stärkere Bedeutung zu. Zwangsläufig ist eine fundierte unternehmerische Planung nahezu unverzichtbar. Ein effektives Auftragsmanagement muss dabei zumindest Informationen über die Auslastung und Arbeitsverteilung der Mitarbeiter sowie die zeitliche Terminierung einzelner Aktivitäten beinhalten. Aber auch die Planung und Koordination der Mitarbeitereinsätze entsprechend deren Qualifikationen gehören zu Ihren Aufgaben als Unternehmer, ebenso wie die Durch- führung von Soll-Ist-Vergleichen hinsichtlich angefallener Kosten, Material- einsätze etc. Dies sollten Sie bei Ihrem unternehmerischen Handeln stets beachten. Improvisation – ein alltägliches Problem Improvisatorisches Handeln, wie es im betrieblichen Alltag leider oftmals Gang und Gebe ist, leistet dagegen in der Regel nur einen geringen Beitrag zur strukturierten Lösung unvorhergesehener Probleme und Ereignisse. Die Folgen? Überlastete Unternehmer und Führungskräfte, Probleme bei der Koordination von Terminen und Arbeitseinsätzen, unzufriedene Mitarbeiter sowie verärgerte Kunden angesichts nicht eingehaltener Zusagen und Termine. Die hieraus resultierenden, zumeist höheren Kosten können durch eine systematische Planung, Steuerung und Kontrolle der Aufträge verhindert werden.
4. Grundsätzliche Überlegungen Sie sollten daher von Beginn an Wert auf eine gut funktionierende Auftragsorganisation legen, da diese maßgeblichen Einfluss auf das Arbeitsumfeld, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und nicht zuletzt die Kundenzufriedenheit hat. Systematische Auftragsplanung zur Sicherung von Qualitätsstandards Die Auftragsplanung ist die gedankliche Vorwegnahme der späteren Arbeitsausführung. Hier werden zumindest drei wesentliche Fragestellungen gelöst: n Was soll erbracht werden? n Wie soll gearbeitet werden? n Womit soll gearbeitet werden? Gängige Hilfsmittel, die Sie bei Ihrer Planung unterstützen können, sind: n Plantafeln zur Koordination der Mitarbeitereinsätze n detaillierte Arbeitsvorgangs- und Leistungsbeschreibungen n Stücklisten, Rezepturen, Schaltpläne etc. n Materialentnahmescheine und Stundenzettel n (mobile) Zeiterfassungssysteme n Arbeitsberichte, Verlaufsprotokolle und Arbeitskarten n Ablaufprotokolle wie Abnahmeprotokolle, Prüfprotokolle, Fehlerprotokolle etc. Ein Großteil der Aufgaben einer systematischen Auftragsplanung lässt sich heute mit branchenspezifischen Softwarelösungen effizient unterstützen, indem die Produkte bzw. Aufträge des Unternehmens systematisch definiert sowie zeitlich und regelmäßig nachgehalten werden. 23
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22 4. Grundsätzliche Überlegungen<br />
Planung kontra Improvisation<br />
Viele Existenzgrün<strong>der</strong> sind <strong>der</strong> Auffassung, Auftragsplanung koste zu viel<br />
Zeit und nutze angesichts sich ständig än<strong>der</strong>n<strong>der</strong> Marktverhältnisse nur<br />
wenig. Dies ist zumeist jedoch ein Trugschluss, denn neben <strong>der</strong> fachlich qualifizierten<br />
und fehlerfreien Erledigung <strong>der</strong> Aufträge kommt kurzen Auftragsbear<strong>bei</strong>tungszeiten<br />
sowie <strong>der</strong> Einhaltung vereinbarter Liefertermine eine<br />
<strong>im</strong>mer stärkere Bedeutung zu. Zwangsläufig ist eine fundierte unternehmerische<br />
Planung nahezu unverzichtbar.<br />
Ein effektives Auftragsmanagement muss da<strong>bei</strong> zumindest Informationen<br />
über die Auslastung und Ar<strong>bei</strong>tsverteilung <strong>der</strong> Mitar<strong>bei</strong>ter sowie die zeitliche<br />
Terminierung einzelner Aktivitäten <strong>bei</strong>nhalten. Aber auch die Planung<br />
und Koordination <strong>der</strong> Mitar<strong>bei</strong>tereinsätze entsprechend <strong>der</strong>en Qualifikationen<br />
gehören zu Ihren Aufgaben als Unternehmer, ebenso wie die Durch-<br />
führung von Soll-Ist-Vergleichen hinsichtlich angefallener Kosten, Material-<br />
einsätze etc. Dies sollten Sie <strong>bei</strong> Ihrem unternehmerischen Handeln stets<br />
beachten.<br />
Improvisation – ein alltägliches Problem<br />
Improvisatorisches Handeln, wie es <strong>im</strong> betrieblichen Alltag lei<strong>der</strong> oftmals<br />
Gang und Gebe ist, leistet dagegen in <strong>der</strong> Regel nur einen geringen Beitrag<br />
zur strukturierten Lösung unvorhergesehener Probleme und Ereignisse.<br />
Die Folgen? Überlastete Unternehmer und Führungskräfte, Probleme <strong>bei</strong> <strong>der</strong><br />
Koordination von Terminen und Ar<strong>bei</strong>tseinsätzen, unzufriedene Mitar<strong>bei</strong>ter<br />
sowie verärgerte Kunden angesichts nicht eingehaltener Zusagen und<br />
Termine. Die hieraus resultierenden, zumeist höheren Kosten können durch<br />
eine systematische Planung, Steuerung und Kontrolle <strong>der</strong> Aufträge verhin<strong>der</strong>t<br />
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