Anwaltsprogramm als Shareware! - a-Jur-Kanzleisoftware

a-Jur Kanzleisoftware - Übersicht 

� Was a-jur so alles kann 

� Technische Beschreibung 

� Systemvoraussetzungen 

Die umfassende Anwaltsprogramm 

für Rechtsanwaltskanzleien 

mit der Leistung des SQL-Servers 

Konzipiert, programmiert und produziert von Anwälten für Anwälte. 

Anwaltsprogramm als 

Shareware! 

Warum Shareware? 

Wir haben dies Programm nach leidvollen Erfahrungen mit anderen Anwaltsprogrammen selbst entwickelt 

und setzen es in unserem Hamburger Büro seit 2002 auf bis zu 16 Arbeitsplätzen ein. 

Wir hatten das Programm zunächst fünf Jahre lang als Freeware ins Netz gestellt, da wir mit dem so 

erreichten Feedback das Programm immer weiter verbessern konnten. Zahlreiche Verbesserungsvorschläge 

von Kollegen haben wir bereits eingearbeitet, manchmal sogar innerhalb weniger Tage (Genesis). An einigen 

Punkten kommen wir auch nicht weiter, wie zum Beispiel Notariat. 

Seit 2006 wird das Programm nur noch beinahe verschenkt: es handelt sich jetzt um Shareware mit einer 

Lizenzgebühr von hundert Euro, die aufgrund der Lizenzdingungen aber nur für solche Kanzleien zum Tragen 

kommt, die dies wohl auch mühelos verkraften können. 

Unser Ziel ist es, für uns und andere Anwälte ein Programm zu schaffen, das besser ist als alles andere, was 

es auf dem Markt zu kaufen gibt. Wir sind der Meinung, dies für die zentralen Funktionen und durch viele 

innovative Features bereits erreicht zu haben. 

In der Ruhe liegt die Kraft. 

Lassen Sie sich nichts erzählen: Anwaltsprogramme müssen nicht kompliziert sein. Und schon gar nicht 

müssen sie bunt und laut sein. 

Bei Computerprogrammen ist es wie auch sonst: wer sich kompliziert ausdrückt, hat meistens die Aufgabe 

gedanklich nicht richtig durchdrungen. 

Das Innovative an a-jur ist die Vereinfachung der Datenstrukturen. Und das Schöne daran: 

� die Vereinfachung ist Grundlage eines Mehr an Benutzerfreundlichkeit, Leistung und Auswertung. 

� Das Programm ist für alles offen. Dem Anwender wird keine Anpassung seiner Kanzlei an das 

Programm zugemutet. 

Was a-Jur so alles kann: 

� Schulungstermine 

� Bestellung 

� Hersteller 

� Neuigkeiten 

Seite 1 von 173 

Berliner Anwaltsblatt 

berichtet über die a-jur-Kanzleisoftware! Lesen 

Sie hier (pdf)... 

Das Programm kann auf einem Einzelrechner ebenso mühelos wie in großen Netzwerken mit umfangreichen 

Datenbeständen für alle anwaltstypischen Aufgaben eingesetzt werden: 

� Akten und Adressen verwalten - beliebig viele und beliebig strukturierte Adressen zu jeder Akte - ein 

kleines Standardmandat nach demselben klaren Prinzip wie eine Akte mit 200 Beteiligten in den 

unterschiedlichsten Funktionen nebst ihren jeweiligen Vertretern, 

� Dokumente erstellen, auch Schriftsätze mit großem oder kleinem Rubrum, Serienbriefe, Serienfaxe 

und frei gestaltbare Standardkurzbriefe, unterschiedliche Formulare (z.B. Aktenvorblatt, Vollmachten, 

file://C:\Dokumente und Einstellungen\Granzow\Lokale Einstellungen\Temp\~hhF79... 

02.09.2009


Terminszettel) und Briefbögen (auch z.B. private), 

� Dokumentmanagement durch gesonderte Windows-Dateiverzeichnisse für jede Akte und die 

Vergabe sinnvoller Dateinamen (auch für E-Mails, Exceltabellen und beliebige sonstige Dateien), 

externe Dateien (z.B. Scans!) einordnen, 

� Textbausteine zentral verwalten, die auch Datenfelder enthalten können, 

� aktenspezifische Adressverwaltung: zu jeder Akte können für jede Adresse auch spezielle 

Adresszeilen, Anreden, E-Mails und Telefon- und -faxnummern gespeichert werden, um z.B. bei 

Versicherungen, Großunternehmen, Sozietäten und Behörden die in dieser Akte zuständige Abteilung 

und den Sachbearbeiter individuell anzusprechen, ohne eine Fülle zusätzlicher Adressen anlegen zu 

müssen, 

� E-Mails mit ausgefüllten Adress-, Kopie-, Betreff und Textfeldern erstellen und im Dokumentenordner 

der Akte abspeichern - so werden die Virus-anfälligen Outlook-Kontakte vermieden, und so sind 

endlich auch die E-Mails zentral und wohlgeordnet abgespeichert, E-Mail-Anhänge werden dabei als 

selbständige Dateien abgelegt. 

� Terminkalender mit Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktion, Outlook-Synchronisation und 

besonderem Schutz gegen Änderungen und Löschungen, 

� Schuldkonten verwalten, beliebig viele Hauptforderungen auch mit unterschiedlichen Verzinsungen 

und besonderen Tilgungsbestimmungen, auch in beliebigen Fremdwährungen, Tilgungspläne, 

� Rechnungen sind blitzschnell erstellt und trotzdem nicht bloß ein Stück Papier, sondern integriert in 

die Finanzbuchhaltung, so dass die Zahlungseingänge anhand der Rechnungsnummer automatisch 

kontengerecht verbucht werden können und die Berechnung künftig einfach fortgeschrieben werden 

kann. 

� Elektronisches Mahnverfahren, d.h. die Erstellung von Mahnbescheidsantragen nebst Übergabe an 

das EGVP, 

� Zwangsvollstreckung, 

� Zeiterfassung zur Abrechnung von Zeitvergütungen, die sich auch bei jeder Öffnung der Akte im 

Cockpit automatisch einschaltet, auch im Kalender graphisch darstellbar 

� Das Programm ist in besonderer Weise geeignet, komplexe Fallgestaltungen mit vielen Beteiligten 

zu verwalten. 

� aus intelligenten Word-Dokumenten heraus jederzeit auf alle aktuellen Daten der Akte und ihrer 

Beteiligten zugreifen, 

� Mandatskonflikte anzeigen - selbst wenn z.B. nur eine andere Filiale des Auftraggebers in anderer 

Sache als Streitverkündeter beteiligt war, 

� Finanzbuchhaltung mit allem Drum und Dran, 

� über Access-Projekt mit Zugriff auf dieselben Daten: 

� Auswertungen der Finanzbuchhaltung jeder Art 

� Bibliothek mit Suchfunktionen, Querverweisen, Signaturvergabe und Möglichkeit des 

Ausdrucks diverser Kataloge (z.B. nach Verfasser, Titel, Sachgebiet, Neuanschaffungen) 

� Mandatsfinanzbuchhaltung, kompakte, mandantenfähige Buchhaltung mit Ergebnisermittlung, 

Umsatzsteuerberechnung und Finanzkontennachweis 

� Akten und Adressen in Gruppen zusammenfassen, um den Überblick zu behalten und eine 

einheitliche Auswertung zu ermöglichen, auch wenn ein Sachverhalt über mehrere Akten verteilt ist 

oder ein Beteiligter durch verschiedene Gesellschaften bzw. Adressen handelt, 

� Kleinkram wie z.B. Düsseldorfer Tabelle, Taschenrechner und Zinsrechner. 

� Excel-Tabellenkalkulation wird unterstützt durch Gebührenfunktionen und die automatische 

Übernahme von Adressen usw. aus der Datenbank 

� Datenpools ermöglichen in verschiedenen Stufen getrennte Verwaltungen z.B. für mehrere 

Kanzleistandorte, Bürogemeinschaften oder auch komplett getrennte Kanzleien, auch mit gesonderten 

Rechnungsnummern, 

� Volle Integration beliebiger benutzerdefinierter Adreß-, Akten- und Beteiligten-Datenfelder. 

� Hilfe-Dokumentation lokal, im Internet und kontextbezogen auf ca. 130 Seiten mit Inhaltsverzeichnis 

und Suchfunktion. Klicken Sie hier, um die Hilfe-Datei downzuloaden und offline anzusehen, 

a-jur zeichnet sich aus durch: 


� Verwendung modernster Datenbanktechnologie (Microsoft-SQL-Server 2000 oder 2005) im Netzwerk 

oder lokal, 

� schlankes und schnelles Programm: die Installation (ohne Office und SQL-Server) benötigt nur rund 13 

MB. 

� Understatement: trotz seiner Leistungsfähigkeit tritt das Programm nur wie ein kleines Dialogfenster in 

Erscheinung 

� Alle Funktionen sind direkt oder auf kürzestem Weg vom Cockpit aus erreichbar - einem kleinen 

Fenster, das auch aus Word heraus zu starten ist und von dem mehrere Instanzen gleichzeitig geöffnet 

sein können. 


02.09.2009


� sachliches Design: keine bunten Farben oder nutzlose Multimediaeffekte, 

� Schluss auch mit den vielen Icons, die sich kein Mensch merken kann. Die Programmfunktionen 

erscheinen mit ihrer Klartextbezeichnung, ergänzt durch Tool-Tips mit einer Kurzbeschreibung. 

� Zeitlosigkeit. Vielleicht lassen sich neue Gimmicks hinzufügen, doch ansonsten ist das Programm 

wartungsfrei. Es ist keine "Programmpflege" nötig. Was zu ändern und zu ergänzen ist, z.B. 

Gebührentatbestände, Basiszins, Umsatzsteuersätze, Internetlinks, Düsseldorfer Tabelle, kann der 

Benutzer selbst erledigen. Selbstverständlich gibt es aber dennoch Updates! 

� Das Programm passt sich dem Benutzer an: 

� Links und Favoriten zu häufig benutzten Programmfunktionen können frei belegt werden, 

� die zuletzt benutzten Funktionen werden angezeigt, 

� Alle Fenster können stufenlos gezoomt werden, 

� Aktenzeichen können beliebiges Format haben, 

� Es können beliebige zusätzliche Akten- und Adressfelder konfiguriert werden 

� Benutzerdefinierte Datenbankabfragen können z.B. auf dem Desktop gespeichert werden. 

� Integration von Microsoft Office reduziert den Schulungsaufwand für das Personal: 

� Textverarbeitung durch Word, 

� Kostennoten mit Word, 

� E-Mails durch jeweiliges Standardmailprogramm, 

� Dokumentenverwaltung (elektronische Akte) durch den Windows-Explorer. 

� Dies ermöglicht einen Verzicht auf Redundanz, d.h. auf Funktionen, die ohnehin auf jedem modernen 

Rechner oder im Internet vorhanden sind und deren Reproduktion und Pflege ein Programm nur 

unnötig teuer macht, nämlich z.B. 

� Briefbogenverwaltung? Überflüssig, das kann Microsoft-Word (mehr), 

� Diktiersystem? Kann jeder Verwender ganz unabhängig von der Kanzleisoftware verwenden, 

� Gesetze, Wörterbücher und Gerichtsorte? Kostenlos im Internet verfügbar! Eine leicht 

aktualisierbare Linkliste genügt. 

� Bibliothek und Mandatsfinanzbuchhaltung sind als Accessprojekt ausgestaltet. 

� Programmpflege durch Live Update aus dem Internet, 

� Leichte Portierbarkeit - Umzug, Zweitinstallation oder lauffähige Datensicherung z.B. auf Laptop im 

Handumdrehen, 

� komfortable Möglichkeiten des Exports nach Excel, Word, Textdateien und XML-Dateien, 

� Sämtliche Benutzerdaten werden in einem weltweit gebräuchlichen, einfach zu exportierenden Format 

gespeichert, 

� Mit Access-Kenntnissen kann sich jeder Benutzer zusätzliche Abfragen, Formulare und Auswertungen 

(Berichte) erstellen. 

Damit es rund läuft: 

� Schulung 

� Support 

� Benutzerforum 

Systemvoraussetzungen 

Nichts Besonderes. Man muss Bill Gates mögen (warum?). 

Betriebssystem: Microsoft Windows 2000 oder höher (Hinweis zu Windows98) einschl. Vista. 

Software: Microsoft Office 

� Word (unverzichtbar für die Erstellung von Dokumenten), 

� Access nicht wirklich, nur für die Bibliothek und die mandantenfähige Fibu), vgl. Verwendung im 

Netzwerk, 

� Outlook nur für das Speichern von E-Mails und das Synchronisieren von Terminen 

Office Versionen vor 2000 sind nicht getestet. Versionen 2000, XP und 2003, 2005 und 2007 

werden gleichermaßen unterstützt. 


� Weiter vorausgesetzt wird ein Microsoft SQL-Server, der leistungsfähige Datenbankdienst von 

Microsoft. Ein Netzwerk ist nicht erforderlich. In der meist ausreichenden Version MSDE oder der 

leistungsfähigen Version 2005 Express gibt es den SQL-Server zum kostenlosen Download von 

Microsoft. Dieses Programm ist auch Bestandteil verschiedener Office Pakete (mehr). 


02.09.2009


Hardware: nichts, was über die Anforderungen von Office hinausgeht. 

Dokumentation 

Das Programm ist in über 220 Kapiteln (ausgedruckt ca. 170 DIN A4-Seiten) vollständig, sorgfältig und mit 

über 200 Screenshots dokumentiert. 

� Bei der Verwendung des Programms kontextbezogen (F1 oder Hilfe-Icons), 

� immer aktuell online im Internet, 

� hier zum Download als Hilfe-Datei (ca. 10 MB). 

� hier als PDF-Ausdruck (ca. 3 MB) 

Supportanfragen werden durch einen zielgenauen Hinweis auf die online-Hilfe erledigt. Falls ein Thema fehlt 

oder unklar blieb, wird die Anfrage zum Anlass genommen, vorher die Dokumentation zu erweitern! So wird 

auch die Dokumentation immer besser. 

Bestellung: Erst einmal unverbindlich testen! 

Sie müssen lediglich die o. a. Hard- und Softwarevoraussetzungen erfüllen und sich nach der Installation 

formlos lizenzieren lassen. Lizenzbedingungen... 

� Laden Sie hier die Installations-Datei (ca. 12 MB) herunter (Weitere Installation ...) 

� Laden Sie hier die Aktualisierungs-Datei (1-2 MB) herunter (mehr) 

Während der Installation besteht Gelegenheit, die Lizenz per E-Mail zu beantragen. 

Sollten Sie noch keinen SQL-Server haben, können Sie diesen in der Version MSDE2000A oder 2005 

Express kostenlos von Microsoft downloaden. 

Die Installations- und Aktualisierungsdateien sind gegen Schutzgebühr auch auf CD erhältlich. 

Hersteller / Impressum 

Das Programm ist konzipiert, programmiert und produziert durch: 

Rechtsanwälte Carlos Claussen und Dr. Joachim Granzow 

Der Vertrieb, die Schulungen und der Betrieb der Internetpräsenz www.a-jur.de erfolgen durch 

Carlos Claussen Consulting & GmbH Co KG, vertreten durch die Carlos Claussen Consulting Verwaltungs 

GmbH, diese vertreten durch die Geschäftsführer Carlos Claussen und Dr. Joachim Granzow 

sämtlichst Mönckebergstrasse 31, 20095 Hamburg 

Tel.: 040 / 30 96 400, Fax.: 040 / 30 96 40-99 

ccc@carlos-claussen.de 

www.carlos-claussen.de 

www.a-jur.de 

Übrigens: Wir bearbeiten auch Computerrecht! 

Über die Hilfe 

Neuigkeiten 

So erfahren Sie, was es Neues gibt, gegeben hat und geben wird: 

� Übersicht über Neuigkeiten, geplante Erweiterungen und den Verlauf der bisherigen 

Programmentwicklung, 

� Hilfethemen, die im Inhaltsverzeichnis der Hilfe mit einem roten Stern markiert sind, sind neu. 



02.09.2009


� Neue Programmfunktionen werden im Programmlistenfeld anzeigt, indem dort die Auswahl neu 

gewählt wird. 

Erste Schritte 

Empfehlungen für Einsteiger. 

Website 

Besuchen Sie unsere Website, auf der Sie weitere Produkte, Serviceleistungen und Hilfe erhalten. 

Aufrufen der Hilfe 

Zur vorliegenden Hilfe-Dokumentation gelangen Sie 

� durch die Taste F1, 

� durch Klick auf die Fragezeichen rechts oben auf den meisten Fenstern, 

� kontextbezogen durch Auswahl der Programmfunktion im Listenfeld mit der rechten Maustaste, 

� in Word durch Auswahl des Menüeintrags "Hilfe-Dokumentation" (von lokaler Festplatte) oder durch 

"Hilfe im Internet" (u. U. aktueller) 

� durch direkte Öffnung 

der Hilfe-Datei 

gap.chm im 

Stammverzeichnis, 

� im Internet unter 

www.a-jur.de/help 

(ohne 

Navigationsmenü), 

� durch Öffnung der 

html-Hilfedateien auf 

der Installations-CD mit 

dem Internet-Browser 

(ohne 

Navigationsmenü). 

Handbuch 

Die Hilfe-Dokumentation lässt sich über das Drucken-Icon ganz oder teilweise zu einem Handbuch 

ausdrucken. 

Schulungen 

Schulungen können vereinbart werden. 

Benutzerforum 

Austausch der Benutzer untereinander im Internet. 

[footer.htm] 

Cockpit 



02.09.2009


Startfenster und zugleich die zentrale Kommandostelle für fast alle Programmfunktionen. 

Aufgrund der in den Menüs und im Fenster links verfügbaren Programmfunktionen kann von hier aus fast 

jede Funktion aufgerufen werden. 

Beziehungen 

Im engeren Sinne besteht die Funktion des Fensters darin, Beziehungen zwischen Akten und Adressen zu 

zeigen und zu bearbeiten. 

Wenn es die gewünschte Akte oder Adresse noch nicht gibt, kann über "Akten" bzw. "Adressen" eine neue 

Akte bzw. Adresse eingegeben werden. Nachdem Adressen zur Akte erfasst sind, kann mit der Akte, der 

Adresse oder ihrer Verknüpfung weitergearbeitet werden. Diese Adressen werden so zu Beteiligten der Akte. 

Mehr zur Erfassung von Beteiligten ... 

Sind zu einer Akte sehr viele Adressen erfasst, ist es manchmal hilfreich, die Anzeige nach bestimmten 

Beteiligtentypen zu filtern. Dies geschieht, indem 

� eine Adresse des maßgeblichen Beteiligtentyps ausgewählt wird und 

� mit der rechten Maustaste die gewünschte Art der Filterung festgelegt wird. 

Aktive Elemente 

Je nach der aktuellen Auswahl im Cockpit übernimmt das Programm für die Programmfunktionen die 

1. Aktive Akte, 

2. Aktive Adresse, 

3. Aktive Beteiligung 



02.09.2009


Ist keine Akte oder Adresse ausgewählt, obwohl die Programmfunktion sie benötigt, erfolgt eine Meldung oder 

ist bereits der Button zur Ausführung der Funktion deaktiviert. Bei manchen Programmfunktionen können 

auch mehrere Adressen gleichzeitig ausgewählt werden (mehr). 

Cockpit-Links 

Am oberen Rand befinden sich Links zu häufig verwendeten Programmfunktionen. Diese können vom 

Benutzer mit den für ihn wichtigsten Programmfunktionen belegt werden. 

Um die Belegung zu ändern, ist die gewünschte Programmfunktion in der Liste auszuwählen und eine 

Zifferntaste 1 bis 5 zu betätigen. Nach entsprechender Bestätigung wird die Taste mit dieser Funktion belegt. 

Mehr ... 

Instanzen 

Das Cockpit kann auch in mehreren Instanzen gleichzeitig geöffnet sein, wenn mehrere Akten gleichzeitig 

bearbeitet werden sollen. Die Grenze liegt in den Hauptspeichern des Rechners und des Benutzers. 

Erste Schritte 

Wie geht nun die Arbeit los, nachdem alles richtig installiert wurde und das Programm aufgerufen wurde? 

Schulung gefällig - online oder in der wirklichen Welt? 

Sie sehen das Cockpit mit einer Akte Freund / Feind. Die Akte Freund / Feind dient nur dem Kennenlernen 

des Programms. Sie kann irgendwann gelöscht werden. 

Es kann z.B. gleich ein Brief geschrieben werden, indem auf einen der Beteiligten doppelt geklickt wird. Auch 

die anderen Programmfunktionen können ausprobiert werden. 

Um richtig anzufangen, sollten Sie eine neue Akte anlegen und die dazugehörigen Adressen eingeben. Und 

das geht so: 

1. Akte anlegen 

Im Cockpit ist der Button Akten zu klicken. In der sich öffnenden Aktenverwaltung ist der Button neu zu 

klicken. Dort können die nötigen Angaben für die Akte gemacht werden. 

OK speichert die Akte und schließt das Fenster. Mehr ... 

2. Adressen eingeben 

Im Cockpit ist der Button erfassen zu klicken. In der sich öffnenden Adressverwaltung können die nötigen 

Angaben zur Adresse eingegeben werden. 

OK speichert die Adresse und schließt das Fenster, speichern lässt das Fenster z.B. für weitere 

Adresseingaben geöffnet. Mehr dazu ... 

3. Akten und Adressen miteinander verknüpfen 


Impressum a-jur-Kanzleisoftware www.a-jur.de 

Um Adressen zu Beteiligten der Akte zu machen, ist im Adressfeld des Cockpits der Nachname der Adresse 

einzugeben und ggf. in der Liste zu blättern, bis es die richtige Adresse ist. Dann ist das fremde Betreff 

einzugeben und die Art der Beteiligung (Mandant? Gegner?). 

Mit hinzufügen wird die Beteiligung gespeichert und der nächste Beteiligte kann erfasst werden. Mehr 


02.09.2009


dazu ... 

Das war's. Jetzt geht's los: 

Für den Anfang ist es wohl die wichtigsten Funktion, Briefe zu erstellen. 

Zu diesem Zweck ist im Cockpit auf den Beteiligten, an den der Brief gerichtet werden soll, doppelt zu 

klicken. Mehr ... 

Damit öffnete sich in Word ein Brief an den ausgewählten Beteiligten, und es kann endlich wieder juristisch 

gearbeitet werden ... 

Um das Programm systematisch kennen zu lernen, empfiehlt es sich, das Schulungsprogramm 

durchzugehen. 

Wenn man wieder aufnahmefähig ist, könnte man sich als Fortsetzung des Einstiegs vertraut machen mit den 

Programmfunktionen. 

� Stammdaten einrichten (Passwort b.a.w.: admin): 

� Ändern Sie in der Adressverwaltung die Adresse "Mustermann" in Ihre eigene Kanzleiadresse, 

mehr ..., 

� Erfassen Sie in der Adressverwaltung die Namen der in der Kanzlei tätigen Rechtsanwälte und 

erfassen Sie sie in der Stammdatenverwaltung als Mitarbeiter. Dies führt dazu, dass diese 

Namen z.B. in der Aktenverwaltung und bei der Zeiterfassung ebenfalls als Sachbearbeiter, 

Akquisiteur usw. angeboten werden. 

� Prüfen und - bei Bedarf ändern - Sie die Liste der in der Kanzlei bearbeiteten Sachgebiete. 

� Passen Sie den E-Mail-Footer Ihren Wünschen an. 

� Dokumentvorlagen individualisieren, 

� Kurzbriefe individualisieren, 

Die wichtigsten Programmfunktionen sind auch nach Auswahl eines Beteiligten mit dem Kontextmenü 

(rechte Maustaste) erreichbar. Es empfiehlt sich, sich zunächst diese Funktionen vertraut zu machen. 


Programmfunktionen 

Die Programmfunktionen sind erreichbar 

� über die Menüleisten am oberen Rand der meisten Fenster, 

� Kontextmenü (rechte Maustaste) eines Beteiligten im Cockpit: die wichtigsten Programmfunktionen 

im blitzschnellen Zugriff, 

� über die Links im Cockpit, 

� über die Listen am linken Rand des Cockpits, 

� über eine Symbolleiste und einen Menüeintrag von Word. 

� Taschenrechner, Zinsrechner und Dublettenkiller sind auch als selbständige Anwendungen 

einsetzbar. 

� als Parameter bei Programmstart. 

� Als kalendergesteuerte Wiedervorlage / Erinnerung. 

Eine Übersicht über die vorhandenen Programmfunktionen findet sich hier ... 

Für alle Programmfunktionen gibt es eine kleine Kurzbeschreibung, die erscheint, wenn man mit der Maus 

die Liste klickt bzw. die Maus über dem Button hält. 

Cockpit-Menü 

Fast alle Programmfunktionen finden sich in den systematischen Menüs des Cockpits. 



02.09.2009


Cockpit-Links 

Die individuell wichtigsten 

Programmfunktionen befinden 

sich auf den Links unterhalb 

der Menüs. Um die Belegung 

zu ändern, ist 

� die gewünschte Programmfunktion im Listenfeld mit der rechten Maustaste anzuklicken und 

� der bisherige Wert anzuklicken, um ihn mit der neuen Auswahl zu ersetzen. 

Rechte Maustaste 

Die wichtigsten Programmfunktionen können über die rechte Maustaste (Kontextmenü) erreicht werden. 

Hierbei gibt es drei Bereiche: 

� Links: Kontext Programmfunktionen, 

� Oberer Rahmen rechts: Kontext Akte 

� Unterer Rahmen rechts: Kontext Beteiligung 

Listenfeld 

Fast alle vorhandenen Programmfunktionen sind über das 

Listenfeld am rechten Rand des Cockpits verfügbar. 

Die Funktion wird ausgeführt, indem auf den Button unter 

der Liste geklickt wird oder doppelt auf den Listeneintrag 

geklickt wird. 

Wenn die Funktion eine Aktenzeichen, eine Adresse oder 

eine Beteiligung benötigt, eine solche aber nicht 

ausgewählt ist, ist der Button deaktiviert und erfolgt beim 

Doppelklick ein Hinweis. 

Bei einfacher Auswahl einer Listenposition erscheint eine 

Kurzbeschreibung, wenn die Maus über die Liste bewegt 

wird. Bei Auswahl mit der rechten Maustaste kann direkt in 

die entsprechende Seite der Hilfe-Dokumentation 

gesprungen werden. 

Wird ein Listeneintrag mit der rechten Maustaste 

angeklickt, erscheint ein Kontextmenü, über das die 

Funktion ausgeführt werden kann, Informationen 

angeboten werden und die Funktionstastenbelegung 

vorgenommen werden kann. 

Die Programmfunktionen sind unter den verschiedenen 

Überschriften nach unterschiedlichen Gesichtspunkten 

ausgewählt und gruppiert: 

Favoriten... 

Die mit der rechten Maustaste als "Favorit" markierten Programmfunktion. 

Zuletzt ... 

Die zuletzt verwendeten und im Kontext verfügbaren Programmfunktionen (mit Ausnahme 

derer, die direkt über die Links erreichbar sind) 

Alle ... 



02.09.2009


Sämtliche im Kontext verfügbare Programmfunktionen. 

Neu ... 

Neu hinzugekommene oder renovierte Programmfunktionen. 

Gegliedert ... 

Alle Programmfunktionen, gegliedert nach Thema. 

Startparameter 

Wird die ausführbare Datei gap.exe mit der 

Bezeichnung einer Programmfunktion als 

Parameter versehen, erscheint beim 

Programmstart nicht das Cockpit, sondern 

wird stattdessen unmittelbar die angegebene 

Programmfunktion ausgeführt. 

Dies bietet sich z.B. für die Adressverwaltung, 

den Terminkalender und die 

Aktenbuchhaltung an. 

Es können auch weitere Parameter 

eingegeben werden, insbesondere ein 

Aktenzeichen. Die Parameter für Adresse und 

Beteiligung sind allerdings undokumentiert. 

Um z.B. die Adressverwaltung selbstständig zu starten, ist die Verknüpfung wie rechts angegeben zu 

konfigurieren. 

Wiedervorlage / Erinnerung 

Nach Auswahl einer Programmfunktion im Listenfeld des Cockpits kann über die rechte Maustaste 

angegeben werden, wann die ausgewählte Programmfunktion als Widervorlage / Erinnerung im 

Terminkalender gespeichert werden soll. 

Mit dem Erscheinen der dann allfälligen Erinnerung kann die Programmfunktion nach einfacher Bestätigung 

ausgeführt werden. 


Lizenzbedingungen 

Fassung ab 14.05.2008 (Häufige Fragen) 

1. Lizenz 

Für jede Nutzung des Programms wird eine Lizenz benötigt. Eine Lizenz gilt für die 

Endnutzung der a-jur-Kanzleisoftware auf einer beliebigen Anzahl von Arbeitsplätzen in 

einem Betrieb des Lizenznehmers, bestehend aus folgenden Komponenten: 

� Anwendung (gap.exe) 

� Datenbankstruktur (gap.sql) 

� Access-Projekt (gap.adp) 



02.09.2009


� Setup-Assistent (start.exe) 

� diverse Word-Dokumentvorlagen (*.dot) 

� Hilfe-Dokumentation (gap.chm) 

� Word-Addin (gap.dot) 

� Excel-Zubehör (gap.xla, dta.xlt, gap.dta), 

Änderungen vorbehalten. 

Das Programm wird nicht verkauft, sondern lediglich lizenziert. Alle Rechte, die dem 

Lizenznehmer nicht ausdrücklich durch diesen Vertrag gewährt werden, sind vorbehalten. 

Die Software ist vollständig im Internet verfügbar (www.a-jur.de/download). Der Versand 

der Programmdateien per CD (vgl. www.a-jur.de/cd.htm) erfolgt gegen eine 

Spesenpauschale von 15,00 € inkl. 19% USt. 

2. Support 

Der Lizenzgeber gewährt einen der Lizenzgebühr nach billigem Ermessen des 

Lizenzgebers angemessenen („fair use") Support telefonisch und per E-Mail. Der 

Lizenzgeber ist berechtigt, für darüber hinausgehenden Support eine branchenübliche 

Vergütung zu erheben. 

Der Lizenzgeber bietet gegen gesonderte Vergütung Schulungen an, sofern eine 

angemessene Nachfrage besteht. 

2. Updates 

Die Software wird im Ermessen des Lizenzgebers kontinuierlich weiter entwickelt. 

Updates werden im Internet zum Download zur Verfügung gestellt. 

Der Lizenznehmer ist im beiderseitigen Interesse besonders vor jedem Update zur 

Datensicherung verpflichtet. 

Mit der Installation eines Updates werden die Lizenzbedingungen in der auf der Updates- 

Informationsseite (http://www.a-jur.de/updates.htm) aktuell verlinkten Fassung genehmigt. 

3. Gewährleistung 


Jeder Lizenznehmer hat Gelegenheit, die Software kostenlos und beiderseits unverbindlich 

zu benutzen, testen und kennen zu lernen. 

Mit Bestellung der Vollversion wird die Software in demjenigen Zustand genehmigt, wie sie 

während der kostenlosen Probezeit getestet werden konnte. 

Die Untersuchungs- und Rügepflicht des § 377 HGB gilt entsprechend, auch bei Updates 

und anderen künftigen Versionen. 

Dem Lizenznehmer ist bekannt, dass es keine absolut fehlerfreie Software gibt. Der 

Lizenzgeber wird sich um Beseitigung etwaiger Mängel bemühen, ist dazu aber nur 

verpflichtet, wenn der Mangel erheblich ist oder auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit 

beruht. 


02.09.2009


Der Lizenznehmer ist zu regelmäßiger Datensicherung verpflichtet. 

Im Falle eines vom Lizenzgeber zu beseitigenden Mangels ist der Benutzer nach 

erfolgloser, angemessener Abmahnung berechtigt, den Lizenzvertrag fristlos zu kündigen. 

Sofern nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt, ist jegliche Schadens- oder 

Aufwendungsersatzhaftung ausgeschlossen. Dies betrifft insbesondere entgangenen 

Gewinn, Betriebsunterbrechung, Datenverlust oder die Inanspruchnahme technischen 

Supports. 

Termine und Fristen dürfen nicht lediglich mit dem zum Programm gehörenden 

Kalender, sondern müssen auch in herkömmlicher Weise notiert und überwacht 

werden. Der Terminkalender zählt im Hinblick auf die überragende Bedeutung der 

Fristen- und Terminsüberwachung und das Missverhältnis zwischen potentieller 

Schadenshöhe und der Lizenzgebühr nicht zum vertraglichen Leistungsumfang; es 

wird insoweit auch keinerlei vertragliche Haftung übernommen. 

Ist eine Vergütung nicht vereinbart, insbesondere während der Probezeit oder während der 

Laufzeit einer Vergütungsbefreiung, wird die Software lediglich zur Verwendung auf eigene 

Gefahr so zur Verfügung gestellt wie sie ist und bestehen außer dem gewährten 

Nutzungsrecht keinerlei Ansprüche gegen den Lizenzgeber. 

Tritt in einem Update oder einer sonstigen künftigen Version ein Mangel auf, hat der 

Benutzer aufgrund seiner Datensicherung zur letzten funktionsfähigen Version 

zurückzukehren; jedwede etwaige Ansprüche anstatt der Leistung sind ausgeschlossen. 

Eine etwaige Haftung des Lizenzgebers, soweit sie nicht auf Vorsatz, grober Fahrlässigkeit 

oder Personenschäden beruht, ist auf die jährliche Lizenzgebühr beschränkt. 

4. SQL-Server 2000 / MSDE 

Der für den Betrieb erforderliche Microsoft-SQL-Server 2000 ist vom Lizenznehmer zu 

stellen. 

In der meist ausreichenden Version MSDE ist der SQL-Server 2000 in zahlreichen 

Microsoft-Office-Paketen enthalten und kann von Microsoft auch kostenlos aus dem 

Internet bezogen werden. 

Die MSDE ist auch auf der Programm-CD enthalten. In diesem Fall ist die Lizenz auf eine 

Nutzung im Rahmen dieses Vertrages begrenzt. Die MSDE wird durch uns in keinem Fall 

verkauft oder vermietet, sondern kostenlos zur Verfügung gestellt wie sie ist. 

Weder der Lizenzgeber noch Microsoft übernimmt irgendeine Haftung. Einzelheiten 

ergeben sich aus den Microsoft-Lizenzbedingungen (MSDE-EULA), bei Bezug über uns 

auch aus den MSDE-Redistributionsbedingungen (siehe http://www.a-jur.de/ download/ 

MSDERelA/ MSDE_redist_EULA-1.doc ). 

5. Dokumentation 


Zum Programm gehört eine Dokumentation (Hilfe-Funktion aus gap.chm bzw. im Internet 

www.a-jur.de), die auch ausgedruckt werden kann. Zur Lieferung eines Ausdrucks oder 

eines sonstigen Druckwerks ist der Lizenzgeber nicht verpflichtet. 


02.09.2009


Die Dokumentation ist nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Die Inhalte sind nicht 

als Beschaffenheitsgarantie anzusehen. 

6. Lizenzvergütung 

Kostenlos ist die Nutzung 

� innerhalb der ersten sechs Monate, 

� darüber hinaus bei insgesamt bis zu 100 Aktenbeteiligten, 

� durch Verbraucher (§ 13 BGB, auf Antrag). 

Berufsanfängern und Härtefällen wird durch den Lizenzgeber auf Antrag für jeweils ein Jahr 

das Recht eingeräumt, die Höhe der von ihnen zu zahlenden Vergütung nach ihren 

Verhältnissen nach billigem Ermessen selbst festzusetzen. 

Ansonsten beträgt die Vergütung 100,00 € zzgl. USt pro Jahr, zahlbar jährlich im voraus. 

Der Lizenzgeber ist berechtigt, die Lizenzgebühr nach billigem Ermessen der 

Kaufkraftentwicklung seit dem 01.10.2006 anzupassen. 

7. Laufzeit 

Der Vertrag läuft für zunächst ein Jahr, beginnend mit dem dem Vertragsschluss folgenden 

Monat. Er verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn er nicht drei Monate vor Ablauf 

gekündigt wird. Jede Kündigung bedarf schriftlicher Form; Fax genügt, E-Mail genügt nicht. 

8. Folgen einer Beendigung 

Kündigt der Lizenzgeber, ohne dass er dazu aufgrund einer schuldhaften Pflichtverletzung 

des Lizenznehmers berechtigt war, bleibt der Lizenznehmer berechtigt, das Programm im 

gelieferten und lizenzierten Umfang unbefristet weiter zu benutzen. 

In allen anderen Fällen einer Vertragsbeendigung enden die mit diesem Vertrag gewährten 

Nutzungsrechte und ist der Lizenznehmer verpflichtet, die gelieferten Komponenten zu 

deinstallieren bzw. zu löschen. Ausgeschlossen sind davon der SQL-Server und die 

Datenbanktabellen („tables") mit den Benutzerdaten, insbesondere Akten, Adressen, 

Konten, Buchhaltung. Die weitere Verwendung des SQL-Servers richtet sich nach den 

einschlägigen Bestimmungen von Microsoft. 

9. Langfristsicherung 

Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes besteht nicht. Zur Absicherung der Benutzer 

gegen unvorhersehbare Extremfälle wird der Quellcode des Programms regelmäßig bei 

einem Wirtschaftsprüfer oder einer anderen sicheren, neutralen Institution hinterlegt. 

10. Lizenzgeber, Gerichtsstand 


Lizenzgeber und Vertragspartner des Lizenznehmers ist die Carlos Claussen Consulting 

GmbH & Co KG, HRA Hamburg 105307, vertreten durch die Carlos Claussen Consulting 

Verwaltungs GmbH, HRB Hamburg 84842, diese vertreten durch die Geschäftsführer 

Rechtsanwälte Dr. Joachim Granzow und Carlos Claussen, sämtlichst Mönckebergstraße 


02.09.2009


31, 20095 Hamburg. 

Der Gerichtsstand, soweit zulässig, ist Hamburg. 

Programmaktualisierungen 

Das Programm wird laufend verbessert und erweitert. Die aktuelle Version ist jederzeit im Internet verfügbar 

und kann eingespielt werden durch 

� empfohlen: Cockpit-Menü: Einstellungen / Setup / Live Update 

� oder: Windows-Startbutton / Alle Programme / a-jur-Kanzleisoftware / Live Update, 

� oder: manueller Download aus dem Internet. 

Bei jedem Download gelten unsere Lizenzbedingungen, aktuell in der Fassung vom 14.05.2008. Beachten 

Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen und den Hinweis auf die Verwendung des Terminkalenders. 

Version 4.1.146 (02.09.2009) 

� Optionen, Datenbankeinstellungen und Datenbanktexte zusammengefasst im Fenster "Optionen", 

� Neue Programmfunktion "Erinnerungen zurücksetzen" 

� Updates für Rechnungstatbestände (mehr), 

� Programmfunktion "Mahnverfahren (Register)" zu tabellarischen Anzeige aller gespeicherten 

Mahnverfahren nebst der Anträge und der Dateien 

� Mahnverfahren: Debug Kosten Neuzustellung 

� Speichern der Spaltenauswahl auch in der Fibu 

� Rechnungstatbestände: Tabellenvorschläge einstellbar 

� Aktenbetreff erscheint ggf. in Cockpit-Taskleiste 

frühere Programmentwicklung: siehe weiter unten ... 

www.a-jur.de/download/gapservice.exe 

Das Cockpit, sämtliche anderen a-jur-Fenster und Microsoft Word müssen geschlossen sein. Die Datei 

gapservice.exe ist anschließend 

� zu öffnen (= "unzip" = auszuführen) - es erscheint der Win Zip Self Extractor 

� zu extrahieren - es erscheint der Setup-Assistent, der alles weitere veranlasst . Normalerweise genügt 

ein Klick, um das Update vom Programm und sämtlichen Datenbanken auszuführen. Die Gelegenheit 

zur Datensicherung sollte genutzt werden! 

Die vorhandenen Programmdateien werden dabei nicht überschrieben, sondern automatisch in den 

Archivordner verschoben, wobei der Dateiname jeweils um das Versionsdatum (yymmdd) erweitert wird. 

Die Hilfe-Dokumentation (gap.chm) ist im Update-Paket nicht enthalten, um dieses nicht zu groß werden zu 

lassen. Die aktuelle Version kann hier downgeloadet werden (Tipp: durch Verwendung der Option Hilfe im 

Internet wird automatisch immer die aktuellste Version aus dem Internet verwendet, ohne dass die Datei 

gap.chm lokal vorhanden sein muss). 

Falls irgend etwas nicht klappen sollte: Technische Hinweise zu den Updates... 

Weblog: die frühere Programmentwicklung 


Für tolerante Juser: 

die Beta-Versionen 


02.09.2009


Version 4.1.144 (10.07.2009) 

� Einbindung benutzerdefinierter Abfragen 

� Weitere Vorschläge für Zeiterfassungstexte (auch 

"Adresszusatz") 

� Word-AddIn: Funktion "Feldwerte durch aktuellen Wert 

ersetzen" 

Version 4.1.143 (01.07.2009) 

� Basiszins per 01.07.2009 eingepflegt, 

� Spaltenauswahl bei Tabellen kann gespeichert werden, 

� zahlreiche Kleinigkeiten, etwas Bugfix 

Version 4.1.141 (28.05.2009) 

� Mahnverfahren in der Version 4.0 (Hinweis: alle Tests verliefen erfolgreich, etwaige dennoch 

auftretende Probleme bitte umgehend melden!) nebst Bugfix zu .140 

� Bugfix bei Überweisung 

Version 4.1.139 (22.05.2009) 

� Optionale (aber zukunftsträchtige) Alternative bei der Installation von Netzwerkarbeitsplätzen: 

� kleine Lösung: Option "Anwendung lokal aktualisieren" aktivieren, 

� vollständige Lösung: Arbeitsplatzinstallation mit lokalen Programmdateien 

Version 4.1.137 (11.05.2009) 

� Anwendung kommt jetzt ohne ActiveX aus: keine Adminrechte mehr nötig nach Update und keine 

Besonderheiten mehr für den Programmstart unter Vista. 

� Optionales Passwort "Aktenkonto" 

� Bugfix Adressen 

Version 4.1.135 (05.05.2009) 

� Exportmöglichkeit der Programminformation, 

� Konfigurierbare Terminbetreffs: Listentext kontext = 13 

� Optionale Spalte "Tilgung" in Beteiligtenkonten, 

� Mahnverfahren: Kostenerfassung bei Neuzustellung Mahnbescheid, 

� Verbesserte Menüunterstützung für benutzerdefinierte Erweiterungen, 

� Word-AddIn überarbeitet, u. a. mit Funktion "senden" 

� Termin-Verlauf (zeigt Terminshistorie an) 

� Termin kopieren (erleichtert ähnliche Eintragungen) 

� Webordner, 

� Bugfix bei Dateinamen und -nummern (insbesondere in Zwangsvollstreckung), 

� Bugfix bei Anordnung benutzerdefinierter Felder im Passepartout, 

� Datei einordnen jetzt als verschieben statt wie bisher kopieren 

Version 4.1.133 (13.02.2009) 

zum Download: 


gapservice.exe, gap.exe, gap.sql, 

start.exe, gap.dot, gap.adp 

(nur manchmal!) 

� Aktenanlagedatum kann editiert werden (für Altbestand) 

� Warnung vor offenen Salden bei der Aktenablage, 

� Finanzbuchhaltung: vereinfachter (!) Rechnungsimport, verbesserte Integrierte Buchungen, neue 

Funktion "Aktenkonto ausgleichen", neue Funktion "Buchungssatz tabellarisch 

anzeigen" (Auswertungsmenü), 

� Rechnungen: Rechnungsnummer wird durch Zähler verwaltet, 

� Zahlungsverkehr: Übernahme von "Betreff2" in DTA-Datei, 

� Aktensalden: Programmfunktionen umgegliedert (abgelegte und aktive Akten gesondert), 

� Aktenkonto: Spalte "Ausgaben" jetzt standardmäßig eingeblendet (wegen zunehmender Bedeutung 

USt-pflichtiger Auslagen) 

� Bugfix Mahnverfahren 


02.09.2009


Version 4.1.127 (14.01.2009) 

� "Aktenzeichen im beliebigen Format" jetzt in den Datenbankeinstellungen zentral einstellbar statt wie 

bisher in den lokalen Optionen (seltener Bug dabei ...), 

� Rechnungen: bei Rechnungstatbeständen mit Betragsrahmen wird Mittelgebühr vorgeschlagen, 

� Übersichtskalender zum Terminkalender, 

� Düsseldorfer Tabelle in der Version ab 01.01.2009, 

� Bugfix bei Tätigkeitsnachweisen 

Version 4.1.125 (02.01.2009) (Anwendung unverändert, nur Änderung im Setup und im Skript) 

� Lizenzdatei installierbar durch Doppelklick, 

� Basiszins 1,62% ab 01.01.2009, 

� Hinweise zum Jahreswechsel 

Version 4.1.125 (19.12.2008) 

� Honorarstufen bei der Zeiterfassung, 

� Mahnverfahren weiter verfeinert, 

� Sortierung im Cockpit verbessert 

� Bugfix zu 4.1.123 (Konto in Tabelle) und 4.1.124 (Zeiterfassung) 

Version 4.1.122 (28.11.2008) 

� Mahnverfahren: EGVP-Schnittstelle (automatische Übertragung ins EGVP) 

� Mahnverfahren: html-Druckansicht, 

� Mahnverfahren: Dokumentation verbessert, 

� Bugfix: Nummerierung von Dokumenten beim Speichern 

� Für sportlich Veranlagte: Mahnverfahren 4.0 in der Beta-Version (die Datenstrukturen 4.0 sind bereits 

im regulären Update enthalten). Nur zum Testen, die Mahngerichte nehmen dieses Format erst ab 

01.12.2008 an. 

Version 4.1.114 (11.11.2008) 

� Fibu: neue Auswertung: Bilanz 

� Mahnverfahren: Bugfix VB-Antrag 

� Hilfedokumentation (gap.chm und gapdruck.chm) neu kompiliert (entspricht dem aktuellen 

Onlineinhalt) 

Version 4.1.113 (22.10.2008) 

� Rechnungen: Verbesserung Fibu-Import (Feedback willkommen!) 

� Fibu: div. Debug (unerwünschte "Auslagen", Spaltenauswahl, Jahresübersicht) 

Version 4.1.109 (08.10.2008) 

� Zeiterfassung: rasche Erfassung von Standardzeiten über rechte Maustaste auf "bis"-Beschriftung, 

� Neues Datenfeld "EMail" in der Mitarbeiterverwaltung: Möglichkeit zur Angabe einer spezielleren E- 

Mail-Adresse als in der Adressverwaltung, 

� Neues Datenfeld "Kontakt" in der Mitarbeiterverwaltung: Möglichkeit für Angaben zum Sekretariat, 

Durchwahl o.ä. 

� Neues Datenfeld "Versand" in den erweiterten Beteiligungsdaten: Möglichkeit zur Angabe von 

"Verteidigerpost", "per Boten", "persönlich vertraulich" o.ä. 

� Vorschlag für den Dateinamen beim "Speichern als" konfigurierbar, 

� E-Mail-Betreff und Textkörper konfigurierbar, 

� Mahnverfahren: Debug beim VB-Antrag, mehr Toleranz bei Postleitzahlen, 

� Textvorschläge für Beteiligtenkonten, Buchtungstexte und Terminbetreffs konfigurierbar 

Version 4.1.104 (31.07.2008) 



02.09.2009


� ausführliche Programminformation im Hilfemenü anstelle der bisherigen "Datenbankinformation" im 

Setupmenü, 

� Mahnverfahren: Möglichkeit zur Konfiguration des Nummernkreises der Eda-Id 

� Rechnungen: Berechnung der Kappung gem. §§ 13 III BRAGO, 15 III RVG 

� Bugfixes bei Jahresübersicht und Speichern in der Fibu, 

� Dokumentation zur Serveradministration überarbeitet, 

� "Jahresübersicht"-Auswertung der Finanzbuchhaltung (einfache Version im Fibu-Menü, diverse 

Varianten im Fibu-Fenster und im Access-Projekt) 

� Neuer Basiszins eingepflegt 

Version 4.1.96 (20.06.2008) 

� Neueingabefenster bei Tabellen, 

� Programmfunktion "Überweisung", 

� Datei einordnen mit Option zur Wiedervorlage, 

� Finanzbuchhaltung mit Option zur Wiedervorlage, 

� Erbsenzählung mit Angaben zur Zinsberechnung, 

� Verbesserte Unterstützung des SQL-Servers 2005 im Setup, 

� Gesondertes Fenster für die Eingabe der EDA-Stammdaten, 

� Verbesserte Rücksicht auf benutzerdefinierte Feldkonfigurationen, 

� Möglichkeit zur Einstellung des Startwertes der Dokumenten-Nummer, 

� Programmfunktion "Tätigkeitsnachweis Aktengruppe" reanimiert, 

� Button zum Löschen von Tilgungsbestimmungen, 

� Filtermöglichkeit beim Import von Offenen Posten. 

Version 4.1.92 (12.06.2008) 

� Buxfix beim Speichern von Adressen ("Überlauf") 

� Mahnverfahren: freigegeben zum Testen bei Mahngerichten, 

� Mandatsbeteiligtenkonto auch mit rechter Maustaste (Kontextmenü) abrufbar, 

� Neue Datenfelder HFrdrg, NFrdrg, HfZins, NfZins 

� Neue Rechnungsformel "Prozentsatz", 

� Debugging beim Buchen von Rechnungen und Serienterminen, 

� Neue Programmfunktion "Tätigkeitsnachweis nach Datum", 

� Dialogboxen mit zusätzlicher Checkbox für (z.B. Terminerinnerungen, Datei einordnen, noch 

Wünsche?) 

Version 4.1.85 (14.04.2008) 

� In der Standardansicht des Beteiligtenkontos wird jetzt Wert- und Belegdatum angegeben. Bitte 

Feedback! 

� Notierung von Wiedervorlagen und Geburtstagen jetzt mit dem normalen Terminfenster (bessere 

Gelegenheit für Zusatzangaben und Modifikationen), 

� Reihenfolge der Lager (z.B. in der Beteiligtenliste des Cockpits) vom Benutzer einstellbar (Spalte "Sort" 

in der Tabelle "Lager") 

� Nochmals verbesserte (personalisierte) Textvorschläge in der Zeiterfassung 

� Elektronisches Mahnverfahren etwas weiter entwickelt, kann weiter ausprobiert werden, 

Version 4.1.83 (07.03.2008) 


� Das Elektronische Mahnverfahren ist zwar noch nicht freigegeben, aber die Eingabefenster können 

schon einmal ausprobiert werden, 

� Textvorschläge für Zeiterfassung können zentral vorgegeben werden, 

� Automatischer Start der Zeiterfassung bei Erledigung bestimmter Termine, 

� Neues Datenfeld für Word-Vorlagen: SachbearbeiterEMail 

� Neue Programmfunktion: Zeiterfassung gruppiert nach Monat und Akte (hierbei auch Bugfix an 

Tabellenauswertung) 

� Rechnungsfenster neu gestaltet, 

� Rechnung buchen ins "Konto buchen"-Fenster verschoben und neu gestaltet, 

� Serientermine verbessert, 

� Outlook-Synchronisation kann Wiedervorlagetermine ausschließen. 

� Bugfixes an Word-Dokumenterstellung und Tabellensortierung, am Auswahlfeld im Adressfenster und 

am Löschen von Beteiligten und Querverweisen in der Bibliothek 


02.09.2009


Version 4.1.76 (01.02.2008) 

Hinweis: das Update verwendet drei neue Steuerelemente, was die Installation einer zusätzlichen 

Systemdatei erforderlich macht. Sollte sich das Cockpit nach dem Update nicht starten lassen, sollte auf dem 

betreffenden Arbeitplatz noch die vbRuntimes installiert werden. 

� "Datei einordnen" und "E-Mail-speichern" auch durch Drag & Drop in den Cockpit-Aktenordner (bei 

Vista erst ab SP 1!), 

� Gruppierung der Beteiligten im Cockpit nach Lager und/oder Beteiligungstyp, 

� Bestätigung von direkter Tabellenbearbeitung deaktivierbar, 

� Verbesserte Anzeige des Aktenordners im Cockpit, 

� Verbesserte Programmfunktionslisten im Cockpit, 

� Programmfunktionslisten von Adress- und Aktenverwaltung in Menüs überführt, 

� erweiterte Outlook-Synchronisation, 

� Hinweis zum Abschalten der Outlook-Sicherheitsabfrage, 

� vereinfachte Benutzerzuordnung, 

� vereinfachtes Speichern von Textbausteinen, 

� Zeiterfassung: zwecks Buchung von Zeitgutschriften kann auch eine negative Quote eingegeben 

werden, 

� Adressverwaltung: Straßenauswahlfeld (Mannheimer Kollegen mögen uns verzeihen), 

Version 4.64 (03.01.2008) 

� Basiszins 3,32% ab 01.01.2008 eingepflegt, 

� Informationen zum Jahresbeginn, 

Version 4.1.63 (17.12.2007) 

1. Hinweis: die Neuerungen in dieser Version gehen im wesentlichen auf Anregungen von Teilnehmern des 

Workshops vom 02.11.2007 zurück, für die wir uns herzlich bedanken! 

2. Hinweis: Einstellung spezieller Umsatzsteuerkategorien erfolgt nicht mehr über Datenbankeinstellungen, 

sondern direkt in der Tabelle "fibu_ustkategorie" (Rechnungen falsch gruppiert?). 

3. Hinweis: Das Access-Projekt wird hinsichtlich der Finanzbuchhaltung lediglich noch für die Generierung 

von Berichten (Ausdrucken) unterstützt. Das Buchen und alles andere ist mit der Hauptanwendung erheblich 

komfortabler und sicherer. Im Update-Paket ist eine aktualisierte Version des Access-Projekts (gap.adp) 

enthalten - bei Verwendung über ein Netzwerk ist über den Button "Datenpool" der Netzwerkname des 

Servers neu einzugeben. 

� 21.12.2007: Kleines Tool zur Weihnachten: Gaplaunch zum Programmstart unter Vista (Ziel speichern 

unter Desktop!) 

� div. kleine Bugfixes, 

� Funktion "Mailhost öffnen" 

� Arrangement von Name / Vorname / Titel in Mitarbeiter-Auswahlfeldern geändert (wurde bei großen 

Kanzleien langsam unübersichtlich) 

� Cockpit / Einstellungen / Setup / Datenbanksicherung (alle konfigurierten Datenbanken in einem 

Arbeitsgang, auch mit einem Klick durch Desktop-Verknüpfung (Beispiel zum Speichern auf dem 

Desktop), 

� Vereinfachte Erledigung von Erinnerungen an Serientermine, 

� Bugfixes bei benutzerdefinierten Zehnteltabellen, Abbruch von Zoomfenstern, Excel-Kostennote, 

Sortierung bei SQL-Server 2005 

� Verzögerung des Starts der Zeiterfassung von jedem Benutzer frei wählbar, 

� Berechnung des Weges von der eigenen Kanzlei zu einem Beteiligten, wenn "Route googeln" keine 

zweite Adresse ausgewählt ist, 

� Aktenordner können für einzelne Akten explizit eingestellt werden, 

� Aktenbetreff erscheint im Cockpit auch als Tool-Tip, um lange Betreffs sichtbar zu machen 

Version 4.1.57 (26.10.2007) 


� Dateinamensvorschläge fast immer mit vorangestelltem Namen der Vorlage (bis auf "brief"), 

� Im großen Listenfeld links im Cockpit kann der Aktenordner angezeigt werden (umschaltbar ad hoc mit 


02.09.2009


der rechten Maustaste oder dauerhaft mit den Optionen) 

� Zeiterfassung startet ggf. mit kurzer Verzögerung, 

� Zoom-Einstellungen speichern auch die vom Benutzer gewählten Proportionen, 

� Defaultwerte bei Neueingabe über Passepartout, 

� Listentexte konfigurierbar (in den Stammdaten, z. Zt. nur Betreffvorschläge, wird noch ausgebaut) 

Version 4.1.52 (25.09.2007) 

� Sortieren nach mehreren Kriterien 

� Verbessertes Handling mehrerer Stammverzeichnisse bei Nebeninstallationen, 

� Route googeln (Adressmenü) 

� Verschlankte Neuvergabe der Dokumentennummer beim Speichern neuer Versionen, 

� Cockpit-Serienbriefe 

� Textvorschläge in der Zeiterfassung 

� Programmfunktion "Uhrenvergleich" (Setup-Menü) 

Version 4.1.51 (06.09.2007) 

� Performance Terminkalender verbessert, 

� Verbesserte Auswahl von Vertretern 

Version 4.1.48 (18.07.2007) 

� Textvorschläge bei der Zeiterfassung 

Version 4.1.46 (02.07.2007) 

� Basiszinssatz: 3,19% ab 01.07.2007 eingepflegt, 

� Terminkalender: Ansicht auswählbar mit/ohne selbständige Wiedervorlagen 

� Flinke Übernahme eines Termins aus dem Terminkalender in die Zeiterfassung 

Version 4.1.45 (31.05.2007) 

� Terminkalender: Kontextmenüs jedes Kalenderblatts ermöglichen Ausgabe als Tabelle und direkten 

Ausdruck. 

� Terminkalender: Wiedervorlagen jetzt graphisch nach beliebigen Zeiträumen darstellbar und 

auszuwerten und mit der Maus zu verschieben (im Terminkalender die Ansicht "Wiedervorlagen" 

auswählen), ebenso Erinnerungen. 

� Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? 

� Word-AddIn: Dateilink versenden zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten (zur Erinnerung: der 

VBA-Quellcode der gap.dot ist freigegeben - schauen Sie mit ALT-F11 mal hinein!) 

Version 4.1.41 (11.05.2007) 

� Tipps zur Selbstzertifizierung (mit großem Dank an Rechtsanwalt Christian Wolff!) 

� Bugfix am Speichern vom Rechnungen 

� Adressen: Ankreuzfeld "Vorsteuerabzug" 

� Kalender: Terminkategorien mit Möglichkeit der Schriftgestaltung, Einträge auch mehrzeilig 

� Termin: Warnungen durch Farbgebung statt Dialogfenster, 

� Rechnungen: Integration externer Honorartabellen, 

� Honorartabellen (ex. Kostentabellen) neu gestaltet 

� Fibu, JournalKompakt: Liste aller Buchungen mit Konto und Gegenkonto - geeignet auch zum 

Übertragen der kanzleiinternen Buchungen an den Steuerberater 

Version 4.1.35: 

� VBA-Quellcode des Word-AddIns (gap.dot) freigegeben 

� Hintergrundfarbe der Kontostandanzeige im Cockpit einstellbar, 

� Aktensuche mit Live-Ergebnisliste, 

� Tabellen: Kombination von Sortierkriterien 

� Zeiterfassung: automatisches Speichern bei Speichern der nächsten Akte 



02.09.2009


� Kalender: Terminsverlegung mit Drag and Drop, Ausblenden von Wochenenden, Speichern aller 

Einstellungen, Programmfunktion "Neuer Termin Akte" 

� Beliebige benutzerdefinierte zusätzliche Datenfelder für Akten, Adressen und Beteiligte, auch zur 

Verwendung in Dokumenten (mehr) 

� Aktenordner: Keine Rückfragen mehr, optional Ablage von Standardunterordnern (Tabelle 

"Aktenunterordner") 

Version 4.1.30 (12.04.2007): 

� Neugestaltung des Terminkalenders (geht noch weiter!) 

� Schriftgrößen auch unabhängig von der Fenstergröße einstellbar (mehr). 

� Ablagenummern flexibler 

� Weniger Bestätigungsklicks bei der Zeiterfassung 

Version 4.1.27 (27.03.2007): 

� Fibu: Buchungsvorschläge verbessert, 

� Fibu: Kontoabschlüsse vereinfacht, 

� Schönheitspflege an Icons und Dialogen, 

� Bugfix "Soundex"-Suche 

� Umgang mit Konten in Fremdwährungen verbessert 

Aktuelle Version 4.1.24 (20.03.2007) 

� verbesserte Dialogfenster, 

� Beteiligtenkonten mit Positionsnummern. 

Version 4.1.21 (01.03.2007) 

� Benutzerdefinierte Programmfunktions- 

Favoriten (die "Links" genügten vielen 

Benutzern nicht!) 

� Fortschrittsanzeigen beanspruchen 

Ressourcen und bieten eigentlich auch 

beim Warten nur recht anspruchslose 

Kurzweil, - doch ihre Einführung ermöglichte uns technische Verbesserungen, so daß das Programm 

jetzt noch schneller läuft - und Sie die Anzeige vermutlich nur hier rechts sehen werden! 

� neue Programmfunktion Adresse 

googeln - über die Schreibweise läßt 

sich streiten, aber die Funktion ist 

großartig! 

Version 4.1.15 (13.02.2007): 

� Bugfix am Skriptupdate, 

� Offene Posten überarbeitet, 

� Automatische Aktualisierung von 

Tabellen, 

� weiterer Feinschliff am Fibu-Fenster (Aktenbereich jetzt rechts!), 

� neues Datenfeld: Berufsbezeichnung, 

� Bei fehlender Datenbankverbindung Verbindungsversuche zu anderen Datenpools, 

� Mehr Komfort beim Speichern von aja-Dateien, 

� Weiterentwicklung der Wiedervorlage, 

� Anlagedatum und Ablagedatum auch ohne Uhrzeit. 

Version 4.1.8 (16.01.2007) 

� Etwas Feinschliff am Fibu-Fenster (Rechnungsausgleich, Anzahl der Konten jetzt beliebig) 

Version 4.1.7 (11.01.2007) 



02.09.2009


� Datei einordnen jetzt auch mit Ordnungszahl 

� Fibu-Import bei Rechnungen mit mehr umsatzsteuerlichen Details 

Version 4.1.3 (28.12.2006) 

� Erweiterung / Verbesserung / Vereinfachung der Aktenkonten 

� Neues Datenfeld: Verfahrensrolle 

� erheblich verbesserte Platzhalter 

� Neues Datenfeld: Grußformel 

Version 4.0.16 (22.11.2006) 

� Gesondertes Speichern der Dateianhänge von E-Mails 

� kleine Überarbeitung der Adressverwaltung 

Test- und Sharewareversion 4.0.4 (19.10.2006) 

Die Versionen und Updates 4.x seit 01.10.2006 werden nicht mehr als Freeware verschenkt, sondern - nach 

einer Probezeit und ab einem bestimmtem Nutzungsumfang - als Shareware gegen einen jährlichen Obulus 

von hundert Euro, Einzelheiten siehe Lizenzbedingungen! 

� Runderneuerung der Finanzbuchhaltung; 

� Symbolleisten bei Tabellen, 

� schnelles Einfügen auch von Parteibezeichnungen und Faxnummern; 

� Verknüpfung eines Termins mit Dokumenten, URLs und Programmfunktionen (sehr nützlich!) 

� Wiedervorlage von Programmfunktionen, insbesondere Konten u.a. Tabellen per Terminkalender, z.B. 

nach dem Buchen einer Rechnung oder eines Tilgungsplans 

� Textbausteine, 

� Scrollbars in großen Textfeldern (war überfällig!) 

� besser formatierter Export nach Excel 

Version 3.9.15 (07.09.2006) 

� Konfigurierbarkeit von Vorfälligkeitszinsen, 

� Tilgungsplan 

� Möglichkeit zur gesonderten Eingabe des Landes 

� verbesserte Vorgaben bei Rechnungen, 

� Anpassung an Bildschirmbreite im Access-Projekt, 

� Beteiligte im Cockpit filtern, 

Version 3.7.3, 06.06.2006 

Hinweis zur Terminologie: die bisherige "Kostenberechnung" ist umbenannt worden in Rechnung. 

� Telefonnummern des ausgewählten Beteiligten werden im Cockpit als Tooltips angezeigt, 

� Manuelle Deselektion von Tabellenzeilen, 

� verbesserter Mechanismus zur Vermeidung der Anlage doppelter Adressen, 

� Stammdatenfunktion Datenbanktexte zur individuellen Festlegung bestimmter Bezeichnungen, 

� benutzerdefinierte Schriftgrößen bei Tabellendruck, 

� In Tabellen kann jetzt auch ein frei einzugebender Bereich von... bis... gefiltert werden (Daten / Filtern 

nach ... / ... von ... bis ...). 

� Archivierung alter Programmversionen in gesondertem Ordner 

� Notargebühren, 

� Beseitigung eines .aja-Bugs 

Version 3.6.20 

� automatische Vergabe einer laufenden Nummer für Beteiligte 

� Möglichkeit einer bzw-Feld-Unterdrückung 

Version 3.6.19 (22.03.2006) 



02.09.2009


� Herstellung einer Telefonverbindung aus der Adressverwaltung, 

� Belegloser Datenträgeraustausch erfolgreich getestet 

Version 3.6.18 (24.11.2005) 

� Cockpit-Funktionsbuttons ersetzt durch konfigurierbare Links, 

� Cockpit: Cut and Paste von Beteiligungen mit und ohne Konto und Rechnung 

� Tabellenfunktion: Wert übernehmen, 

� Manuelle Selektion von Tabellenzeilen, 

� Beteiligtenliste im Cockpit filtern, 

� Alle Programmfunktionen jetzt auch über systematische Menüs erreichbar (mehr), 

� Nach Unternehmen differenzierte Passworte, 

� "Look and Feel": Suche in Listenfeldern wird jetzt auch durch Eingabetaste oder Öffnen der Liste 

ausgeführt. 

� Speichern und Öffnen von Abfragen (unscheinbar, aber gewaltig!) 

Version 3.5.0 (13.07.2005) 

� Programmfunktion "Bildschirmausdruck" 

� Akten- und Adressenpassepartout 

� DTA-Sammelaufträge, 

� Express-Setup 

Version 3.4.51 (01.06.2005) 

� Runderneuerung der Tabellenansicht und -funktionen, u.a. auch Stammdatenverwaltung ohne Access 

durch Passepartout. 

Version 3.4.8 (14.02.2005): 

� Programminstallation drastisch verschlankt, 

� Cockpit (optional) und Taschenrechner always on top, 

� Tilgungsbestimmungen, 

� Kontoauswertungen erreichbar im Fenster Konto buchen, 

Version 3.4.2 (13.01.2005) 

� Hot Swap zwischen Datenpools, 

� Termine können mit einem Typ kategorisiert werden, 

� Accessprojekte runderneuert und zusammengefasst, 

� Personalisierung im Setup, 

� Aktenzeichen in beliebigem Format, 

� Unterstützung für spezielle Anwendungen, 

Version 3.3.33 (03.12.04) 

� In der Programmfunktion Aktenbeteiligte können die tabellarisch auszugebenden Spalten ausgewählt 

werden, 

� Vergabe von Rechnungsnummern gesondert für jedes Unternehmen, 

� Suchfunktion für Gebührentatbestände, 

� Umsatzsteuertext in Kostenberechnung benutzerdefinierbar, 

� Zinsrechner gibt auch den weiteren Tageszins aus 

� Cockpit instanzieren, 

� Düsseldorfer Tabelle (ja ja, eigentlich ist das systemfremd ...) 

� Verbesserung der Beteiligtenerfassung, 

� aussagekräftigere Taskleistentexte, 

� Hinweise zur Interpretation von Beteiligtenkonten, 

� Filter zur Auswertung der Finanzbuchhaltung (mehr). 

Version 3.3.28 (25.10.04) 



02.09.2009


� Warnung vor der Anlage von Adress-Dubletten, 

� Benutzerdefiniertes Listenfeld in der Aktenverwaltung 

� neue Programmfunktion: Offene Posten-Liste 

� gesonderte Betriebe (Profitcenter / Kostenstellen) innerhalb einheitlicher Gewinnermittlung, 

Version 3.3.27 (07.10.04) 

� Zusätzliche Adressfelder: Parteibezeichnung, Geburtsort, Postfach, Postfach-PLZ 

� Fibu-Import auch in Beteiligtenkonto, 

� Mandanten-Buchhaltung gründlich überarbeitet, 

� Vor jedem Update kann der bisherige Programm- und Datenstand automatisch gesichert werden. 

� Zahlungsantrag: automatische Konvertierung eines Beteiligtenkontos in einen Zahlungsantrag, 

� Benutzerforum, 

� Automatisierte kontengerechte Verbuchung anhand der Rechnungsnummer auch in der Access- 

Finanzbuchhaltung 

Version 3.3.16 (19.08.04) 

� Tabellen können in die Zwischenablage kopiert werden, um z.B. in Excel weiterverarbeitet zu werden. 

� datensatzgenaues Ansteuern im Beteiligtenkonto, 

� Regelmäßige Datenbanksicherung durch den SQL Server Agent nebst Möglichkeit der Rücksicherung. 

Version 3.3.11 (07.07.04) 

� Netzwerkunterstützung bei der Installation verbessert, 

Version 3.3.9 (25.06.04) 

� Zusätzliches Feld Bemerkungen in der Aktenverwaltung, 

� Übertragung von Geburtstagen aus der Adressverwaltung in den Terminkalender. 

Version 3.3.8 (21.06.04) 

� neue Programmfunktion Datenbankinfo 

� Outlooksynchronisations-Bug-beseitigt 

Version 3.3.6 (10.06.2004) 

� monatliche laufende Zahlungen im Beteiligtenkonto buchen 

� Setup-Assistent (start.exe) 

� Automatisierung der Zwangsvollstreckung (neue gap.dot nützlich!) 

Version 3.2.11 (13.05.04) 

� Rechtsanwaltsvergütungsgesetz 

� "Datei einordnen": kopiert eine beliebige Datei in den Aktenordner 

� Konfliktskontrolle bei der Zeiterfassung 

� Verdeckter-Dateidialog-Bug beseitigt! 

� Vereinfachte Installation, 

� Gebühren auch mit Abschlag für die neuen Bundesländer, 

� Konzept für Schulungen, 

� Passworteingaben sind jetzt sichtgeschützt. 

Version 3.2.4 (14.04.2004) 


� Wechsel zwischen verschiedenen Datenpools möglich über Cockpit-Menü 

� Die Accesszusatzmodule starten immer automatisch mit der zuletzt verwendeten 

Datenbankverbindung. Dies erleichtert die Installation und den Wechsel zwischen verschiedenen 

Datenbanken. 


02.09.2009


Version 3.2.2 

� Kostenberechnung und Finanzbuchhaltung haben sich gepaart: automatische und integrierte 

Verbuchung von Zahlungsvorgängen anhand der Rechnungsnummer mit Fortschreibung der 

Kostenberechnung! 

� Cockpit schließt sich automatisch nach 10 Minuten Nichtgebrauchs - eine Maßnahme zur Reduzierung 

der Server-Last. 

� Aktenvorblatt ist kein Word-Serienbrief mehr 

Version 3.1.1 

� fortlaufende Rechnungsnummern (seit 01.01.2004 Pflichtangabe) 

� Die Optionen sind jetzt durch Menüs mit besserem Komfort einzustellen und auch durch die rechte 

Maustaste auf den Programmfunktionen oder F2 erreichbar. 

� Dokumenten- und Vorlagenordner können beliebig festgelegt werden (Zur Vermeidung von 

Verwechslungen eine Änderung der Terminologie: die bisherigen Dokumentenordner wurde 

umbenannt in Aktenordner) 

� das Cockpit wurde aus technischen Gründen grundrenoviert. Der Installationsbedarf ist noch geringer 

und die Anwendung wurde noch kompakter. Die Kontextmenüs sind leistungsfähiger. Es können jetzt 

10 statt wie bisher nur 5 Funktionstasten fest belegt werden. Das Serienfax nimmt automatisch 

Mandantenkopien auf. 

� tritt bei einer Datenbankoperation ein Laufzeitfehler auf und ist lokal ein neues Skript vorhanden, wird 

auf dem Rechner, auf dem der Server installiert ist, automatisch Gelegenheit gegeben, dieses direkt 

einzuspielen. 

Version 3.0.189 

� 22.12.2003: wenn eine Datei fehlt, wird in geeigneten Fällen automatisch ein Download aus dem 

Internet angeboten. 

� 22.12.2003: Das Datenbankfenster ist auch als selbständige Anwendung ausführbar. 

Release 3.0.183 

� 10.12.2003: Terminkalender 

� 27.10.2003: in der Adressverwaltung kann die Quelle der Ortsliste durch ein Kontextmenü ausgewählt 

werden. 

Release 3.0.117: 


� 02.10.2003: Bei der Erfassung eines Mandanten oder Gegners besteht Gelegenheit, dessen bereits 

früher erfasste Versicherungen oder Vertreter gleich mit zu übernehmen (mehr). 

� 24.09.2003: Beteiligtenkonten können auch zu einem anderen Stichtag als dem Tagesdatum 

abrechnet werden (mehr) 

� 22.09.2003: Kostenberechnungen auch ohne Excel, 

� 12.09.2003: Der Umgang mit Fremdwährungen wurde verbessert, 

� 12.09.2003: Die Pfade zu Dokumentvorlagen werden relativ zum Stammverzeichnis gespeichert 

(mehr) 

� 10.09.2003: Die Beteiligten zweier Akten können in einer Akte zusammengeführt werden (mehr), 

� 05.09.2003: Bei der Mehrfachauswahl wird jetzt auch eine Vertretung berücksichtigt. 

� 10.08.2003: Serverinitialisierung und -aktualisierung erfolgt jetzt per Skript 

� 10.08.2003: Beim Ausdrucken von Beteiligtenkonto wird auch der ggf. verwendete Basiszins 

angezeigt. 

� 11.07.2003: Nach Bearbeitung einer Buchung im Beteiligtenkonto bleibt der Cursor am Buchungssatz, 

� 11.07.2003: Gutschriften können auch zunächst auf Hauptforderung (en) verrechnet werden (mehr), 

� 10.07.2003: Die Beteiligtenkonten haben auch eine Spalte "Zinsen", 

� 09.07.2003: Programmfunktion Konto übertragen 

� 09.07.2003: Die Berechnung von Beteiligtenkonten ist jetzt auch bei langen Konten blitzschnell, 

� 13.06.2003: Aktenablage erfolgt nicht mehr schon mit Ankreuzen, sondern erst mit speichern. 

� 19.05.2003: Programmfunktion Serienfax, 

� 15.05.2003: Programmfunktion E-Mail erlaubt die Auswahl mehrerer Empfänger, 

� 15.05.2003: Datenbank-Aktualisierung erfolgt nur noch auf Anfrage, 

� 08.04.2003: die Finanzbuchhaltung wurde überarbeitet. Integrierte Buchungen in Beteiligtenkonten 

sind jetzt per Doppelklick möglich. Kontoabschlüsse sind für jede Kanzlei gesondert einzugeben. Die 


02.09.2009


Hilfedokumentation wurde erweitert. 

� 12.02.2003: E-Mail-Footer. Wenn sich im Vorlagenverzeichnis eine Textdatei namens emailfooter.txt 

befindet, wird diese bei der Erstellung einer E-Mail angehängt (darin kann sich z.B. die vollständige 

Anschrift der Kanzlei und ein Disclaimer befinden) 

� 01.02.2003. Freigabe als Freeware 

� 15.01.2003: Fertigstellung der Hilfe-Dokumentation 

� 10.01.2003: Excel-Kostennoten und -dokumente 

� 01.01.2003: Fertigstellung des Installations-Pakets 

� 01.01.2002: Übernahme in den laufenden Betrieb von www.carlos-claussen.de 

� 01.09.2001: Beginn der Entwicklungsarbeiten 

Die vorliegende Seite ist Teil der Hilfe-Dokumentation und - in aktueller Version - auch im Internet unter 

www.a-jur.de/updates.htm. Die Internetseite wird mit der Programmfunktion Live-Update automatisch 

geöffnet. 

Wir über uns 

Das Programm stammt aus der Rechtsanwaltskanzlei Carlos 

Claussen, Hamburg. 

Da unsere 20 Jahre lang verwendete Software mit den modernen 

Anforderungen schon lange nicht mehr Schritt halten konnte und wir 

auf dem Markt der Rechtsanwaltssoftware kein Produkt fanden, das 

unseren eigentlich gar nicht so hohen Ansprüchen genügt, 

beschlossen wir, unsere eigene Software zu entwickeln. 

So entstand durch Rechtsanwalt und Programmierer Dr. Joachim 

Granzow und den lebhaften Feedback von Kollegen und 

Sekretariatsmitarbeitern die a-Jur-Kanzleisoftware, die in unserem 

eigenen Büronetzwerk mit bis zu 16 Arbeitsplätzen seit 2002 

erfolgreich im Einsatz ist. 

Die Entwicklung eines guten Programms steht niemals still. Deshalb 

sind wir weiterhin für Verbesserungsvorschläge dankbar, die wir dann auch nach Möglichkeit einarbeiten. 

Unser Ziel ist es, für uns und andere Anwälte ein Programm zu schaffen, das besser ist als alles, was es auf 

dem Markt zu kaufen gibt. Wir sind der Meinung, dies für die zentralen Funktionen und durch viele innovative 

Features bereits erreicht zu haben. 

Kontakt: 

� Alles rund ums Programm: support@a-jur.de 

� Anwaltliche Website: www.carlos-claussen.de 

Benutzerforum 

Zum Austausch der Benutzer miteinander gibt es seit August 2004 ein interaktives Forum: 

[footer.htm] 

Schulungen in Berlin: 

http://www.foren.de/system/user_gap.html 


werfen Sie einen Blick aus 

unserem Fenster mit der Webcam 

www.hamburger-rathausmarkt.de 



02.09.2009


Pestalozzistraße 87,10625 Berlin, durch die Kollegen Sonja 

Meinecke und Holger Lauck 

Freitag, den 11.09.2009: Allgemeine Schulung 9.30 bis 16.30 Uhr 

Freitag, den 18.09.2009: Finanzbuchhaltung 9.30 bis 15.30 Uhr 

Pro Tag und Teilnehmer 125,00 € zzgl. 19% USt 

Anmeldungen für Berlin bitte an: a-jur@kanzlei-lauck.de 

Schulungen München: 

Baierbrunner Str. 25, 81379 München 

Donnerstag, den 01.10.2009: Allgemeine Schulung 9.30 bis 16.00 Uhr 

Freitag, den 02.10.2009: Finanzbuchhaltung 9.30 bis 15.00 Uhr 

Pro Teilnehmer 125,00 € zzgl. 19% Ust. 

Anmeldungen für München bitte an: friedrich@a-jur.de 

Infolge des immer umfangreicheren Leistungsspektrums muss die eintägige allgemeine Schulung 

inzwischen eher als Crash-Kurs bezeichnet werden - das Programm muss sehr rasant abgearbeitet 

werden. 

Wegen der praktischen Übungen wird empfohlen, jeweils eigene Laptops mitzubringen. Bei rechtzeitigem 

Erscheinen kann eine vorherige Installation erfolgen (Administrationsrechte erforderlich. Vista benötigt SP1, 

etwas mehr Zeit einplanen). 

Inhouse-Schulungen, d.h. Schulungen exklusiv für eine Kanzlei in deren eigenen Räumen, können 

abgesprochen werden, Kosten: 950,00 € pro Tag zzgl. 19% USt und ggf. Reisespesen. Erforderlich ist für uns 

nur eine für den Beamer geeignete Projektionsfläche. 

Gelegentlich veanstalten wir Workshop für Bastler. 

Kursprogramm der Allgemeinen Schulung: 

Cockpit 

� Programmfunktionen, 

� Funktionszeile, 

� Desktop-Verknüpfungen, 

� Kontext-Menüs, 

� Optionen, Stammdatenverwaltung 

� Fenster zoomen 

� Hilfe-Dokumentation, 

Akten- und Adressverwaltung 


� Beteiligungen 

� Akte anlegen, 

� Adressen anlegen, 

� Beteiligung erfassen / ändern / entfernen 

� Aktenvorblatt 

� Erweiterte Eigenschaften 

� Akten auswählen / suchen 

� Adressen auswählen / suchen 

� Aktensuche, Aktenlisten, 

� Akte kopieren 

� Akte ablegen 

� Adressen löschen / ersetzen 

� Aktengruppen, Adressgruppen 

� Akten- und Adressen-Passepartouts 

� Umgang mit Tabellen (suchen, sortieren, filtern, exportieren, speichern, öffnen, Wiedervorlage) 

� Menü Einstellungen 


02.09.2009


Dokumente erstellen 

� Vorlagen erstellen (Grundzüge) 

� Standardbrief 

� Speichern im Dokumentenordner / Word-Icons 

� Datenmanager bei Dokumenten 

� Textbausteine 

� Besondere Vorlagen: Vollmacht, Telefonat, Klage, Schriftsatz, Terminszettel, Vertretungsanzeige 

� Kurzbriefe 

� Aktenspezifische Vorlagen 

� Serien-E-Mail, -brief und -fax 

� E-Mail erstellen 

� Adressen einfügen 

� Dokumentvorlagen: 

� "Ur-Vorlagen" 

� Textbausteine 

� allgemeine Vorlagen 

� Serienbrief 

� Aktenvorblatt 

� Kurzbriefe 

� Vorlagen für die Zwangsvollstreckung 

Dokumentenordner 

� Dateisystem 

� Spezielle Aktenordner 

� Suchen / Desktop Tools 

� Datei einordnen, 

� E-Mails erstellen, speichern, 

� Excel-speichern, 

� kompliziertes Rubrum / spezielle Vorlagen 

Beteiligtenkonten 

� Beteiligtenkonto 

� Buchen, 

� Anzeigen, Einfügen, 

� Auswertungen, 

� Wiederkehrende Zahlungen, 

� Mahnung, 

� Fremdwährungen 

� Konto übertragen 

� Tilgungsplan 

� Tilgungsbestimmungen 

Aktenkonto 

� Kontenkonzepte 

� Aktenkonto 

Rechungen 

� Rechnung 

� Buchen / Rechnungsnummer 

� Rechnung übertragen, 

� Word-Dokument 

� Kleine Kostennote 

Zwangsvollstreckung 

� Beteiligtenkonto 

� Exkurs: Mahnung, 



02.09.2009


� Mahnschreiben, 

� Sachpfändungsauftrag 

Mahnverfahren 

� Hauptfenster, Adressen, Forderungen, Kosten 

� Stammdatenverwaltung 

� Übertragung ans EGVP 

� Antworten aus dem EGVP 

Terminkalender 

� Termine eingeben und bearbeiten 

� Liste filtern und drucken 

� Erinnerungen 

� Wiedervorlagen 

� Links 

Sonstiges 

� Screenshots 

� Zeiterfassung 

� Mandatskonflikte 

� Internet-Links, 

� Adressen und Routen googeln, 

� Taschenrechner 

� Zinsrechner 

� Datenpools 

� Spezielle Anwendungen 

Access-Projekt 

� Allgemeines 


� Datenbank-Administration 

� Mandatsbuchhaltung 

� Bibliothek 

Buchhaltung 

... sehen Sie hier gern schon einmal unsere Power-Point-Präsentation an! 


Support von Null auf Hundert 

Installationsservice 

Wenn Sie möchten, bringen Sie uns Ihren Laptop vorbei - wir installieren das Programm für Sie kostenlos. Bei 

Vista mit SQl-Server 2005 dauert es normalerweise ca. 20 Minuten, bei Windows 2000 bis XP mit SQL- 

Server 2000 dauert es meistens nur etwa fünf Minuten. 

Es geht auch ferngesteuert: mit Hilfe von Crossloop oder ShowMyPC. 

Programmservice 



02.09.2009


Bis auf weiteres kostenloser telefonischer Support (Tel. 040 / 30 96 400) für 

� Bedienung des Programms, 

� Installationsprobleme, 

� Programmentwicklung, 

� Programmfehler (RTFM - bitte sehen Sie bitte vorher in diese Dokumentation, insbesondere 

Netzwerkinstallation und Bugs). 

� Live-Update 

Alle Fehler und andere wichtige Vorgänge werden automatisch in einer Textdatei namens gap.log 

protokolliert. Ggf. ist es ratsam, uns diese per E-Mail zuzusenden. Die Programmkonfiguration kann über das 

Info-Fenster angezeigt und an uns gesendet werden. 

In manchen Fällen kann es hilfreich sein, einen Zugang mit Hilfe von Crossloop oder ShowMYPC zu 

schaffen, so dass die nötigen Arbeiten direkt ausgeführt werden können. 

Technischer Service 

Vergütungspflichtiger technischer EDV-Service jeder Art durch Fa. Thomas Brand, insbesondere 

� Beratung, Vermittlung und Lieferung der nötigen Hard- und Software, 

� Installation von Software, Einrichtung und Betreuung von Netzwerken, 

� Vor-Ort-Service (Standort: Hamburg). 

Vergütungspflichtiger technischer EDV-Service jeder Art, insbesondere Installation und Verwendung des 

SQL-Servers lokal oder im Netzwerk durch http://www.kucuk-gmbh.de 

Schulungen 

Schulungen für Rechtsanwälte und Mitarbeiter finden mehrfach im Jahr im gesamten Bundesgebiet statt und 

können auch im Einzelfall abgesprochen werden. 

Nicht nur für Rechtsanwälte und ihre streitigen Fälle! 

Das Programm ist für Rechtsanwälte optimiert, darauf aber keineswegs beschränkt. 

Es lassen sich genauso die Kanzleiverwaltung und reine Adresssammlungen organisieren, z.B. 

� Personalsachen, 

� Behördensachen, 

� Fortbildungssachen, 

� Verbandssachen, 

� Raummiete, 

� Lieferantenlisten, 

� private Adresslisten - z.B. auch das persönliche Adressbuch, 

� VIP-Mandanten, 

� Weihnachtsgrussliste, 

� Bauvorhaben. 

� Klassentreffen und vieles andere mehr ....! 



Damit sichert man sich auch hier eine einfache Erstellung und Archivierung von Dokumenten und E-Mails. 

In unserer Kanzlei hat es sich bewährt, "zeitlosen" Sachen ein 77er-Aktenzeichen zu vergeben. Vielleicht 

wurde es bereits bemerkt: die diese Software betreffenden Adressen und Dokumente verwalten wir in einer 

Akte namens "a-jur-Kanzleisoftware" mit dem Aktenzeichen 4711/77. Natürlich ist dies Geschmacksache. 


02.09.2009


Oder, noch allgemeiner formuliert: 

Tatsächlich ist das Konzept nicht einmal auf Anwalts- und Notarkanzleien beschränkt. Die Kernbereiche, 

nämlich 

� Akten- und Adressverwaltung, 

� Dokumentenmanagement (Erstellung und Archivierung), 

� Terminkalender, 

� Forderungsberechnung, 

� Rechungswesen und Buchhaltung 

haben mit anwaltlicher oder auch nur juristischer Tätigkeit überhaupt nichts zu tun. 

Das Programm ist ein Universalwerkzeug zur Organisation aller Tätigkeiten, 

1. in denen es eine Mehrzahl sachlich zusammenhängender Vorgänge ("Akten") gibt, 

2. an denen jeweils mehr oder weniger unterschiedliche Adressen beteiligt sind. 

also z.B. im Bau-Bereich für Bauunternehmen, Architekten und Ingenieure, Hausverwaltungen, 

Schadenssachbearbeitung, Schulen, Geschäftsstellen, Öffentliche Verwaltung. 

Zur Verwendung in Bausachen kann die Datenbank bei ihrer Ersteinrichtung speziell für Unternehmen der 

Baubranche konfiguriert werden, indem die Skript-Datei bau.sql verwendet wird, mehr dazu.... 

Folgende Features erlauben Sonderwünsche: 

� Die Beteiligungstypen sind frei editierbar. Statt "Mandanten" kann auch "Auftraggeber" vorgesehen 

werden. 

� Rechnung: die angebotenen Tatbestände sind vollständig vom Benutzer editerbar und können anstelle 

von Verfahrens- und Verhandlungsgebühren z.B. genauso gut Messingrohre und Badewannen 

enthalten. 

� Der Akten- und Adressenverwaltung können beliebige Felder hinzugefügt werden, die dann durch die 

Programmfunktionen "erweiterte Aktendaten", "erweiterte Adressdaten" bzw. "spezielle Angaben" 

bearbeitet werden können. 

� Es können beliebige spezielle Anwendungen wie z.B. Insolvenz-, Haus- oder Vereinsverwaltung 

konfiguriert werden. 


Geht es auch ohne Bill Gates? 

Es wird häufig gefragt, ob die Software auch andere Datenbanken als den Microsoft SQL-Server oder eine 

andere Textverarbeitung als Microsoft Word unterstützt, insbesondere MySQL, Linux oder OpenOffice. 

Immerhin werden E-Mails für jedes lokal als Standardanwendung konfigurierte E-Mail-Programm geöffnet, 

also nicht mehr wie zuvor nur mit Outlook. Auch der der Quellcode des Access-Projekts und des Word- 

AddIns ist freigegeben, mehr dazu. 

Hinsichtlich der Unterstützung anderer Produkte lautet aber die Antwort lautet leider nein, und daran wird sich 

auch nichts ändern, solange die Software so günstig wie derzeit angeboten wird. 

Schon die Erstellung und Pflege dieser Software erforderte und erfordert einen Zeitaufwand, den wir 

eigentlich weder unseren Kollegen noch unseren Familien zumuten können. 


Der SQL-Server ist nicht bloß eine Datenbank, sondern führt auch zahlreiche Prozeduren einschließlich 

programmierbarer Datensicherung selbständig aus. Die darin enthaltenen Abläufe können nicht einfach auf 

eine andere Plattform kopiert, sondern müssten von Grund auf neu programmiert werden. 


02.09.2009


Textdokumente sind keine bloße Aufeinanderfolge von Buchstaben, sondern Ausdruck 

eines komplexen Objektmodells, welches bei jedem Dokumentformat anders ist. Microsoft macht es durch 

sog. Automatisierung besonders einfach, auf dieses zuzugreifen und alle Word-Funktionen für eine externe 

Anwendung nutzbar zu machen. 

Diese Software leistet alles, was in einer Kanzlei erforderlich ist, auch auch schon viel darüber hinaus, und es 

gibt keine nennenswerten Bugs und Installationsprobleme mehr. In diesem Stadium möchten wir nicht einen 

zusätzlichen Sack Flöhe öffnen! 

Wir bitten um Verständnis! 


Adressen 

Hier werden sämtliche 

Adressen verwaltet. 

Zur Auswahl der 

anzuzeigenden oder zu 

bearbeitenden Adresse siehe 

Adresse auswählen. Komplexe 

Suchtechniken finden sich 

unter Adresse suchen. 

Beim Öffnen erscheint ggf. die 

gerade aktive Adresse, sonst 

die zuletzt bearbeitete Adresse. 

Bevor eine neue Adresse 

eingegeben wird, ist in der 

Regel der Button CLS / Neu zu 

klicken. Sämtliche Felder 

werden dann geleert. 

Sollen für eine neue Adresse 

die Daten einer vorhandenen 

Adresse übernommen werden, 

geschieht dies durch Adresse 

kopieren. 

Wird eine neue Beteiligung 

erstellt, kann durch gebundene 

Adressauswahl eine integrierte 

Eingabe oder Auswahl 

erfolgen. In der Taskleiste wird 

dann angezeigt, zu welcher 

Akte die mit "OK" bestätigte 

Adresse ggf. erfasst wird. 

Mindesteingabe für eine 

Adresse ist das Feld (Nach-) 

Name. Alle übrigen Felder sind 

optional. 

Mit der Escape-Taste werden ungespeicherte Änderungen rückgängig gemacht. 


Soll eine Adresse neu eingeben werden und ist in der Datenbank bereits eine ähnliche Adressen vorhanden, 


02.09.2009


besteht beim Speichern eine Wahlmöglichkeit zwischen 

� Fortsetzung der Neueingabe 

� Abbruch der Neueingabe und Möglichkeit, eine der vorhandenen ähnlichen Adressen aus der 

Adressenauswahlliste auszuwählen. 

Es wird nicht nur der Name abgeglichen, sondern auch 

Strasse/Nr, alle vier Telefonnummern, Geburtstag und 

E-Mail. Da diese Prüfung nur bei der Neueingabe von 

Adressen stattfindet, sollte eine neue Adresse erst 

gespeichert werden, wenn alle Angaben gemacht 

wurden, damit die Prüfung auch alle Felder umfasst. 

Nachträglich kann die Prüfung aber durch "so 

ähnlich" (Listenfeld rechts oben) vorgenommen werden. 

Eingabefelder: 

Anrede: Es kann eine Anrede aus der vorgegebenen 

Auswahl verwendet werden oder eine beliebige 

andere. In der Liste werden alle bisher einmal 

verwendete Anreden angeboten. Persönliche Angaben 

gehören deshalb nicht hierhin. 

Vorname: Es empfiehlt sich, auch Vornamen, die 

eigentlich Bestandteil einer handelsrechtlich 

eigenständigen Firma sind, hier gesondert als 

Vornamen einzugeben. Bei Gerichten wird der 

Gerichtstyp nicht als Teil des Nachnamens, sondern als Vorname ein gegeben. Mehr zu Gerichtsorten ... 

Titel: Hier sind akademische Titel wie Doktor, Professor usw. einzutragen. Diese Titel sollten nicht in das 

Vornamens- oder Namensfeld, weil es sonst nicht möglich ist, automatisch die Anrede zu generieren und die 

Namen tabellarisch aufzulisten. 

Name: Das einzige Pflichtfeld der Adresse. Anzugeben ist der Nachname bzw. die handelsrechtliche Firma 

ohne einen etwaigen Vornamen. Ist der Name zu lang für eine Adresszeile, ist er sinnvoll auf die nächste 

Zeile (Adresszusätze) umzubrechen. 

Wenn z.B. für Zwecke eines gerichtlichen Rubrums weitergehende Details benötigt werden, sollten diese 

nicht hier, sondern in das Feld Parteibezeichnung aufgenommen werden. 

Das große Textfeld kann alternativ zwei unterschiedliche Felder anzeigen: 

� Adresszusätze: Fortsetzung des Namens oder eine beliebige Anzahl sonstiger Adresszusätze. In das 

Feld kann eine beliebige Anzahl von Zeilen eingegeben werden (mehr ...). 

� Parteibezeichnung zur formal präzisen Angabe des Namens bzw. der handelsrechtlichen Firma unter 

Einschluss von Vertretungsverhältnissen (z.B. ...vertreten durch den Vorstand, bestehend aus den 

Herren ...) und früheren Namen (z.B. Geburtsname, Alias). 

Zur Erinnerung: diese Information kann (wie auch alle anderen!) in Dokumentvorlagen eingesetzt, mit Hilfe 

des Daten-Buttons auch nachträglich in ein Dokument übernommen werden (mehr). 

Strasse, Nr.: Textfeld zur freien Eingabe von Strasse und Hausnummer. Die angebotene Auswahl enthält 

alle in der Datenbank bereits enthaltenen Strassen. 

PLZ, Ort: Textfeld zur freien Eingabe von Postleitzahl und Ort. Die angebotene Auswahl enthält entweder 

� (Standard) eine Liste aller in der Adressverwaltung bereits vorhandenen Ortsangaben, 

� eine Liste der Orte, in denen die Strasse vorhanden ist oder 

� eine Selektion. 

Hinweis: Wenn gewünscht, kann das Land auch separat angegeben werden. 



02.09.2009


Der Tooltip zeigt an, was gerade gelistet ist. Über die rechte Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü, durch 

das die gewünschte Liste ausgewählt werden kann. Die Selektion wird eingegeben, indem die Eingabe mit 

einem Stern (*) begonnen wird. 

Zu beachten ist, dass den Listen kein offizielles Ortsverzeichnis zugrunde liegt, sondern lediglich die Menge 

der bisher in der Datenbank vorhandenen Ortsangaben. 

Land: Sofern das Land DIN-gerecht nicht in dieselbe Zeile wie die Ortsbezeichnung eingegeben werden soll, 

kann das Land hier gesondert eingegeben werden, 

Telefonnummern: vier Felder zur Eingabe diverser Telefonnummern. Die automatische Zahlengruppierung 

lässt sich in den Optionen ein- und ausschalten. Durch Klick auf das Telefonsymbol besteht Gelegenheit zur 

automatischen Anwahl. 

Postfach-Rahmen: In diese beiden Textfelder können ggf. Angaben zum Postfach gemacht werden. Es 

handelt sich um sog. "bzw-Felder", d.h. bei der Einrichtung von Dokumentvorlagen besteht die Möglichkeit, 

dass sie, wenn keine Angabe vorhanden ist, durch die Straßenanschrift ersetzt werden (mehr). 

Die Ortsliste ist unterlegt mit den in der Datenbank bereits vorhandenen Postfach-Postleitzahlen (so wie sie in 

der Adressverwaltung vorhanden sind, also nicht auf Richtigkeit geprüft). 

Briefanrede: Bei einer Neueingabe wird zunächst eine Briefanrede automatisch generiert. Es kann 

stattdessen aber auch jede beliebige andere Briefanrede eingegeben werden, auch mehrzeilig. Durch einen 

Doppelklick wird die automatisch generierte Briefanrede wiederhergestellt. Die Auswahlliste enthält zahlreiche 

mögliche Varianten einer Anrede. 

Grussformel: "Mit freundlichen Grüßen" oder wie auch immer die Formel für die Adresse lauten soll. 

Geburtstag, Geburtsort: Die Angabe kann in jedem nach der Ländereinstellung zulässigen Datumsformat 

erfolgen. 

Diese Angabe wird automatisch abgefragt in der Programmfunktion "Geburtstage" (einstellbar über 

Optionen). 

Um den Geburtstag in den Terminkalender einzutragen, damit z.B. an ihn erinnert wird, ist der Button zu 

klicken (mehr). 

Bankleitzahl: Im linken der beiden Felder zur Bankverbindung ist die Bankleitzahl anzugeben. Es handelt 

sich um ein rein numerisches Feld. Es sind also ausschließlich Ziffern zulässig. 

Kontonummer: Numerisches Feld, es sind nur Ziffern zulässig. Sämtliche Sonderzeichen, die die 

Kontonummer enthalten mag, sind wegzulassen. 

E-Mail: Ggf. muß eine gültige E-Mail Adresse eingegeben werden. Diese Angabe wird z.B. übernommen in 

die Funktion "E-Mail" erstellen. Durch Doppelklick auf dieses Feld öffnet sich Outlook mit dem Entwurf einer 

neuen E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Sollen mehrere E-Mail-Adressen angegeben werden, sind 

diese durch Semikolon zu treffen. 

Homepage: Ggf. muß eine gültige www-Adresse angegeben werden. Durch Doppelklick auf dieses Feld 

öffnet sich der Internet-Browser mit der angegeben Adresse. Ist die E-Mail-Adresse auf der Homepage 

gehostet, ist die zusätzliche Angabe der Homepage unnötig, da diese auch durch das Kontextmenü geöffnet 

werden kann (vgl. nachfolgend). 

E-Mail/Homepage Kontextmenü: mit Rechtsklick auf eines der beiden Felder werden folgende Funktionen 

angeboten: 

� E-Mail erstellen, 

� Website besuchen 

� Mailhost besuchen, d.h. diejenige Website, auf der das E-Mail-Account gehostet ist 

(der Teil hinter dem "@" der E-Mail-Adresse). 



02.09.2009


Gruppe: Angaben zur Adressgruppe. Wenn die Adresse einer Adressgruppe angehören soll, ist hier die 

Adresse der führenden Adresse anzugeben. 

Um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, ist in dem rechts oben befindlichen Listenfeld die Option "Gruppe" 

auszuwählen. Im Adressfenster können dann Gruppenmitglieder durchgegangen werden. Außerhalb der 

Adressverwaltung kann die Gruppe z.B. durch die Programmfunktion Adressgruppe angezeigt werden. 

Bemerkungen: Universalfeld für beliebige zusätzliche Eingaben, auch mehrzeilig. 

Gerichtsadressen 

Mehr zu Gerichtsadressen ... 

Aktenspezifische Adressverwaltung 

Korrespondiert die Kanzlei unter derselben Adresse mit unterschiedlichen Abteilungen oder Ansprechpartnern 

(z.B. bei Behörden, Versicherungen, anderen Großunternehmen oder Kanzleien), sollte die Adresse nur 

einmal eingegeben werden 

Die für die einzelne Akte benötigten Angaben gehören in die erweiterten Eigenschaften der Beteiligung. 

In die Adressverwaltung gehören dann nur die zentrale Anlaufstelle und eine neutrale Anrede. 

Buttons: 

1. Button Speichern speichert die bisherigen Eingaben, das Fenster bleibt geöffnet. 

2. Button OK speichert die Eingaben, das Fenster wird geschlossen. 

3. Button ersetzen / löschen: löscht bzw. konsolidiert Adressen. Mehr ... 

4. Button kopieren: kopiert eine Adresse. Mehr ... 

5. Button ... Akte / n: zeigt ggf. an, an welchen Akten die Adresse beteiligt ist. Mehr ... 

Tip: 

Adressen lassen sich auch durch die Programmfunktion Adressen-Passepartout eingeben und bearbeiten. 

Dies ist vor allem interessant, wenn der Benutzer in der Adressen-Tabelle zusätzliche Felder eingerichtet hat. 

Adresse auswählen 

Sowohl im Adressfeld des Cockpits als auch im Auswahlfeld der Adressverwaltung kann nach einer Adresse 

gesucht werden. 

Zu Beachten: die Adresslistenfelder dienen nicht der Neueingabe oder Bearbeitung von Adressen, sondern 

ausschließlich der Auswahl oder Suche bereits vorhandener Adressen. Neueingabe und Bearbeitung 

erfolgen ausschließlich in den einzelnen Feldern der Adressverwaltung. 

Normalfall: Nachname 



Wird Buchstabe für Buchstabe der Nachname eingegeben, ergänzt sich das Feld von selbst, solange in 

der Datenbank eine Übereinstimmung vorhanden ist. 

Sobald sich das Feld nicht mehr ergänzt, steht fest, dass der Nachname nicht in der Datenbank vorhanden 

ist. Eine weitere Eingabe des Nachnamens ist dann überflüssig. 

Alternativ kann die Liste geöffnet (Klick , auf Dreieck oder F 4) und dort direkt der gewünschte Eintrag 


02.09.2009


ausgewählt werden. 

Irgendwo in der Adresse 

Es kann auch in den übrigen Adressangaben gesucht werden. 

Die Eingabe im Auswahlfeld ist dann mit einem Stern (*) zu beginnen, gefolgt von der Zeichenfolge, 

nach der gesucht werden soll. 

Das kann irgendein 

Adressbestandteil sein, z.B. 

der Vorname, die Strasse, 

der Ort, oder Teile davon, 

sofern diese in der Zeile 

vorhanden sind. 

Die Suche wird ausgeführt 

� durch Eingabetaste, 

� durch Öffnen der Liste 

bzw. F4 oder 

� durch Verlassen des 

Feldes 

Die gefundenen Adressen erscheinen dann in der Liste des Dropdownfeldes. 

Hat man einen Namen gefunden, der aber nicht genau stimmt, kann man das Listenfeld neu alphabetisch 

auffüllen. Wenn auf dem Schriftzug alphabetisch geklickt wird, wird das Auswahlfeld mit einer bestimmten 

Anzahl Adressen aufgefüllt, die im Alphabet vor bzw. nach der gewählten Adresse liegen. 

Komplexe Suche 

Um gezielt nach Titel, Vorname, Nachname, Straße, Ort, Telefon usw. zu suchen, ist in der Adressverwaltung 

die Adresssuche durchzuführen. 


Adresse suchen 

Wenn die Suche im Adressfeld nicht ausreicht, gibt es in der Adressverwaltung auch ausgefeiltere 

Suchtechniken: 

Die Ergebnismenge befindet sich jeweils in der Liste, die dem Auswahlfeld unterlegt ist. 

Wenn die gefundenen Adressen durchgeblättert werden sollen, kann dies entweder zielgenau durch 

Anklicken des entsprechenden Listeneintrags geschehen oder der Reihe nach mit Hilfe der Pfeiltasten. Das 

einfache Dreieck zeigt die nächstfolgende Adresse an, das doppelte Dreieck die letzte Adresse. 

Zuletzt 

Hat man kürzlich mit einer bestimmten Adresse gearbeitet, die jetzt weiter bearbeitet werden soll, genügt es, 

die Liste zu öffnen, durchzublättern und die entsprechende Adresse anzuklicken. 

Darin befinden sich die letzten 100 Adressen. 

Suchen 



02.09.2009


Um gezielt nach speziellen Adressbestandteilen zu suchen, ist der Suchbegriff in das entsprechende Feld 

(bei ansonsten leerer Adressmaske) einzugeben. 

Es wird immer nach Feldern gesucht, in denen der Suchbegriff irgendwo vorkommt. Vollständige Gleichheit 

ist nicht erforderlich. 

Wildcards zulässig. Führendes oder nachfolgendes % oder * sind aber entbehrlich, weil dies ohnehin 

automatisch angenommen wird. 

Wird dann auf suchen geklickt, werden sämtliche Adressen in dem Auswahlfeld angezeigt, auf die die 

Auswahl zutrifft. 

So ähnlich 

Es werden alle Adressen aufgelistet, für die mindestens eine der folgenden Übereinstimmungen gegeben ist: 

� gleicher Vorname und gleicher Nachname, 

� gleiche Strasse und gleiche Hausnummer oder 

� gleicher Geburtstag 

Vor der Erstellung einer neuen Adresse wird automatisch geprüft, ob eine solche ähnliche Adresse bereits 

vorhanden ist, und besteht Gelegenheit, den Speichervorgang abzubrechen, um stattdessen eine Adresse 

aus dieser Liste zu verwenden. 

Soundex 

Um nicht exakt, sondern nach ähnlichen Adressbestandteilen zu suchen, ist ein Suchbegriff in das 

entsprechende Feld (bei ansonsten leerer Adressmaske) einzugeben. 

Wird dann auf Soundex geklickt, wird das Auswahlfeld mit allen Adressen aufgefüllt, die unter Verwendung 

des Soundex-Standards ähnlich oder identisch sind. 

Wird etwa der Name Claussen eingegeben, so findet das Programm auch die Namen Classen, Clausen, 

Claussing und andere mehr. 

Alphabetisch 

Hat man einen Namen gefunden, der aber nicht genau stimmt, kann man das Listenfeld neu alphabetisch 

auffüllen. 

Wenn auf alphabetisch geklickt wird, wird das Auswahlfeld mit Adressen aufgefüllt, die im Alphabet vor 

bzw. nach der gewählten Adresse liegen . 

Adressenliste 

Diese Programmfunktion gibt sämtliche Adressen in einer Tabelle aus. Mit Hilfe der Sortier- und 

Filterfunktionen kann eine Adresse ausgewählt und in die Adressverwaltung gewechselt werden. 

Adresse kopieren 



Bevor durch Kopieren eine ähnliche Adresse neu angelegt wird, sollte man prüfen, ob nicht mit Hilfe der 

aktenspezifischen Adressverwaltung eine Adresse für den Kontext einer speziellen Akte modifiziert werden 

kann. 

Eine Adresse kann kopiert werden, indem in der Adressverwaltung der Button kopieren geklickt wird. 


02.09.2009


Das Fenster ändert sich dadurch kaum, doch es handelt sich nicht mehr um die ursprüngliche Adresse, 

sondern um eine Kopie. 

Gespeichert wird die kopierte Adresse erst, nachdem vom Benutzer speichern bzw. OK geklickt wurde, 

zweckmäßigerweise also erst, nachdem Modifikationen erfolgt sind (warum sonst sollte man eine Adresse 

kopieren?). 


Adresse löschen 

Wenn eine Adresse in der Adressverwaltung gespeichert ist, ohne von anderen Tabellen benötigt zu werden, 

also insbesondere nicht an einer Akte beteiligt ist, kann die Adresse ohne weiteres gelöscht werden. 

In diesem Fall ist der zweite Button unten links am Rand der Adressverwaltung mit löschen beschriftet. Vor 

dem tatsächlichen Löschen erfolgt eine Rückfrage. 

Adresse ersetzen 

Wenn eine Adresse noch benötigt - d.h. an anderer Stelle verknüpft - wird, kann sie nicht einfach gelöscht 

werden. Wenn die Adresse dennoch gelöscht werden soll, weil sie z. B. doppelt erfasst wurde, kann sie erst 

gelöscht werden, nachdem sie an den Stellen, wo sie benötigt wird, durch eine andere Adresse ersetzt 

wurde. 

Mehr zum technischen Hintergrund ... 

Der wichtigste Fall des Ersetzens ist gegeben, wenn eine Adresse als Beteiligte zu einer Akte erfasst ist. 

Ebenfalls davon betroffen sind aber auch zum Beispiel Mitarbeiter der Kanzlei und die Kanzleiadresse selbst. 

Das Programm prüft dies jeweils automatisch, wenn eine Adresse ausgewählt wird. Ggf. ist der Button 

deshalb anstatt mit Löschen mit Ersetzen beschriftet. Beim Ersetzen ist wie folgt vorzugehen: 

1. Adresse, die gelöscht werden soll, auswählen, 

2. Button Ersetzen klicken, 

3. Adresse auswählen, die an die Stelle der zu löschenden Adresse treten soll (wie üblich), 

4. Die Beschriftung des Buttons hat sich inzwischen in Konsolidieren geändert ... 

5. Button Konsolidieren klicken. Damit wird die zuletzt ausgewählte Adresse an allen Vorkommen der zu 

löschenden Adresse eingewechselt und anschließend die zu löschende Adresse aus der Datenbank 

gelöscht 

Alle Schritte werden auch jeweils durch entsprechende kleine Fenster kommentiert. Der Vorgang kann 

jederzeit abgebrochen werden, ohne dass Änderungen in der Datenbank erfolgen. 

Dublettenkiller 

Die Problematik, dass benötigte Adressen erst nach Konsolidierung gelöscht werden können, wird auf andere 

Weise auch durch den Dublettenkiller gelöst. 


Adressgruppe 

� siehe auch Aktengruppe 


Eine Adressgruppe ist eine vom Benutzer nach eigenem Ermessen zusammenstellte Gruppe von Adressen. 

Hierbei kann es sich z.B. handeln 


02.09.2009


� um unterschiedliche Adressen derselben Person, 

� um mehrere verbundene Unternehmen oder 

� um eine Unternehmensgruppe, die stets demselben Mandanten oder Gegner zu Grunde liegt. 

Die Bildung einer Adressgruppe ermöglicht spezielle Auswertungen, damit auch im Falle zersplitterter 

Adressen insbesondere die buchhalterische Auswertung zusammengefasst werden kann, namentlich 

� Adressgruppenbeteiligung: alle Akten, an denen ein Mitglied der Gruppe beteiligt ist, 

� Adressgruppenjournal: Auslagen, Gebühren und Fremdgeld in Akten, an denen Mitglieder der 

gewählten Adressgruppe beteiligt sind, 

� Adressgruppenkonto: Alle Buchungen in Beteiligtenkonten der Adressgruppe (ohne 

Zinsberechnung). 

� Aktengruppensalden: Auslagen-, Gebühren- und Fremdgeldsalden der zur ausgewählten Akte 

gehörenden Akten 

� Tätigkeitsnachweis Adressgruppe: alle Zeitbuchungen in eine Akte, an der mindestens ein 

Adressgruppenmitglied beteiligt ist. 

Es bleibt aber immer nur eine bloße Möglichkeit der Auswertung, ohne dass die Adressen tatsächlich 

zwingend als wirtschaftlich identisch behandelt werden. 

Die Bildung und Bearbeitung einer Adressgruppe erfolgt über den Button Gruppe in der Adressverwaltung: 

Jede Gruppe hat eine führende Adresse, von der diese Gruppe z. B. ihren Namen bezieht. 

Adressen ausgeben 

Folgende Programmfunktionen stehen zur Verfügung, um eine Adresse auszugeben. Es können im Cockpit 

auch gleichzeitig mehrere Adressen ausgewählt werden. 

� Adresse ausdrucken: Gibt die ausgewählte Adresse in ein Word-Dokument aus. 

� Adresse(n) einfügen: Fügt die ausgewählte(n) Adresse(n) als Fließtext ggf. in das aktive Word- 

Dokument, sonst in die Zwischenablage ein, 

� Parteibezeichnung(en) einfügen: Fügt die ausgewählte(n) Adresse(n) mit der Parteibezeichnung als 

Fließtext ggf. in das aktive Word-Dokument, sonst in die Zwischenablage ein, 

� Adresse(n) einfügen: Fügt die ausgewählte(n) Adresse(n) mit Name ggf. in das aktive Word- 

Dokument, sonst in die Zwischenablage ein, 

� Faxnummer(n) einfügen: Fügt die ausgewählte(n) Adresse(n) mit Name und Faxnummer ggf. in das 

aktive Word-Dokument, sonst in die Zwischenablage ein. Sehr hilfreich, um z.B. CC-Adressen in ein 

Telefax einzufügen. 

Oft ist es auch praktisch, das Adressenfenster einfach als Screenshot auszudrucken. 

Geburtstage 

"Geburtstage heute" 




Mit dieser Programmfunktion werden die Geburtstage des aktuellen Tages angezeigt. Aus der Tabelle heraus 

kann die ausgewählte Adresse geöffnet werden. Es werden sämtliche aus der Adressverwaltung bekannten 

Geburtstage angezeigt, gleich in welcher Funktion die Adresse zur Kanzlei steht. 

Die Anzeige der Geburtstage folgt beim ersten Programmstart eines Tages automatisch, sofern dies durch 

Ankreuzen des entsprechenden Feldes bei den Optionen so festgelegt wurde. 


02.09.2009


Die dieser Funktion zugrunde gelegten Geburtstagsdaten sind in der Adressverwaltung zu pflegen. 

"Geburtstage" 

Mit dieser Programmfunktion, auch erreichbar über das Adressmenü des Cockpits, werden alle in der 

Adressverwaltung gespeicherten Geburtstage in der Reihenfolge ihres Auftretens im Jahr angezeigt. 

Auch aus dieser Tabelle heraus kann die ausgewählte Adresse geöffnet werden. 


Aus der Adressverwaltung heraus kann der Geburtstag durch einen Klick in den Terminkalender 

übernommen werden. Nach der Eintragung sind die Termine voneinander unabhängig. 

Dies führt dazu, dass - je nach der eingestellten Wichtigkeit - schon einige Tage vor dem Termin 

Erinnerungen an den Termin angezeigt werden. 


Gerichtsadressen 

Adressverwaltung 

In der Adressverwaltung sind bei der Installation der Datenbank bereits die Adressen einiger Gerichte 

gespeichert. Diese Adressen sollten also nicht neu eingegeben werden, sondern müssen (!) bei ihrer 

Verwendung lediglich auf Richtigkeit überprüft und ggf. aktualisiert werden. 

Es hat sich bewährt, bei der Erfassung eines Gerichts 

� den Gerichtstyp (Amtsgericht, Landgericht usw.) als Vornamen und 

� den Gerichtsort als Nachnamen einzugeben. 

Dies hat Vorteile bei der späteren Auswahl der Adresse: weil Adressen in der Regel alphabetisch nach ihrem 

Nachnamen sortiert und ausgewählt werden, 

� würde sich bei der Eingabe von Amtsgericht ... sonst eine Liste mit vielen hundert Amtsgerichten 

öffnen. 

� Sind die Gerichte alphabetisch nach ihrem Ort sortiert, beginnt die Auswahl mit dem Ort, so dass sich 

dann eine kleine und übersichtliche Liste mit den am Ort befindlichen Gerichten öffnet. 

Dieses Vorgehen ist technisch nicht zwingend. Es sollte aber einheitlich gehandhabt werden. Dieses 

Prozedere könnte auch auf andere typischerweise ortsbezogene Adressen erweitert werden, z.B. 

Finanzämter und andere Behörden. 

Örtliche Zuständigkeit 

Hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit der Gerichte sollte auf frei zugängliche Quellen im Internet 

zurückgegriffen werden. Bei Abfassung dieser Dokumentation bietet sich dafür 

http://www.jusline.de/jus.gerichte.berN.html an, ein Link, der auch in der Linkliste enthalten ist. 

Je nach der Geschäftspolitik, ersatzweise sozialem Engagement, des Anbieters kann dieser Link jedoch 

ungültig werden oder können sich die Zugriffsbedingungen ändern. Die Linkliste kann in der 

Stammdatenverwaltung gepflegt werden. 

[footer.htm] 

Akten 



02.09.2009


In 

der 

Aktenverwaltung 

werden 

Akten 

angelegt 

und 

geändert. 

Wenn 

das 

Aktenzeichen 

bereits 

vorhanden 

ist, 

wird 

die 

Akte 

zur 

Bearbeitung 

geöffnet. 

Ist 

das 

Aktenzeichen 

noch 

nicht 

vorhanden, 

wird 

das 

Formular 

für eine Neueingabe geleert. 

Zur Akte selbst gehört dabei recht wenig. Die Adressen werden gesondert erfasst (mehr). 

Neueingabe 

Wenn das Aktenzeichen einen automatisch berechneten, laufenden Zähler enthalten soll, ist für diesen der 

Platzhalter # zu verwenden. 

Um ein neues Aktenzeichen im Standardformat (n/zz) zu vergeben, ist der Button neu zu klicken. Es 

erscheint (im Jahr 2005) der Schriftzug #/05. 

Es kann (z.B. bei der Erfassung von Altakten) auch ein frei gewähltes Aktenzeichen eingegeben werden 

(mehr). Wenn der Zähler verwendet wird (muss nicht!), ist seine Position freigestellt. 

Der zuletzt vergebene Wert von # wird in den Datenbankkonstanten gespeichert. Bei der ersten Aktenanlage 

eines Jahres besteht automatisch Gelegenheit, mit einer anderen Zahl zu beginnen. Ist das aus dem 

hochgezählten Wert sich ergebende Aktenzeichen bereits vorhanden (was normalerweise nicht der Fall sein 

sollte), wird automatisch der nächste freie Zählwert verwendet. 

Als Sachgebiet, Sachbearbeiter und Akquisiteur wird der entsprechende Wert der letzten Neueingabe auf 

dem Arbeitsplatz eingesetzt. Dieser Wert muss ggf. geändert werden. 

Aktenvorblatt ... 

Einzelne Felder 


Bezeichnung: Der Name der Akte. In der Regel handelt es sich um das übliche Kurzrubrum. Es kann aber 

auch jede andere Bezeichnung gewählt werden, zum Beispiel "Personalakte" oder ähnliches (mehr ...) 

Betreff: In der Aktenverwaltung wird als optionaler Zusatz das interne Betreff dieser Akte angegeben. Es 


02.09.2009


dient der Orientierung bei mehreren Akten mit ähnlicher Bezeichnung und als Vorschlag für die Betreffs der 

Beteiligten. Das Betreff kann auch mehrzeilig eingegeben werden. 

Sachgebiet, Sachbearbeiter, Sachbearbeiter2: Es muß jeweils einer der Listeneinträge gewählt werden. 

Die Listen werden über die Stammdatenverwaltung gepflegt. 

Benutzerdefiniert: ein beliebig verwendbares Textfeld mit unterlegter Liste. Hier können z.B. 

Herkunftskategorien angegeben werden. Zur Erleichterung der Eingabe werden bereits andernorts 

verwendete Texte in der Liste angeboten. Die Angabe kann ausgewertet werden durch die 

Programmfunktionen Aktensuche und "Akten benutzerdefiniert". 

Die Verwendung der Felder Sachbearbeiter, Sachbearbeiter2 und "benutzerdefiniert" ist weitgehend 

freigestellt. Die Beschriftung dieser Felder kann daher unmittelbar im Fenster geändert werden. 

Bemerkungen: Textfeld für beliebige Zusatzinformationen zur Akte. 

Übergeordnete Akte: Führende Akte der Gruppe (mehr). 

Dokumentvorlage: um für die Akte eine Standarddokumentvorlage festzulegen, ist diese über den 

unauffälligen Button rechts neben dem vorgenannten Feld einzugeben. 

Aktenordner: Normalerweise erfolgt hier keine Eingabe. Das Programm legt den Speicherort für den 

Aktenordner automatisch aufgrund des eingestellten Dokumentenordners fest. 

An dieser Stelle kann für die betreffende Akte aber auch ein anderer beliebiger anderer Ordner angegeben 

werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn es nicht lohnt, einen Altdateibestand auf neue eigene Aktenordner zu 

verteilen oder wenn sensible Ordner nicht im Netzwerk freigegeben werden sollen. 

Sofern hier ein lokaler Pfad (z.B. C:\...) verwendet wird, geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer ins Leere. 

Wenn das nicht beabsichtigt ist, muss der Ordner als Netzwerkpfad angegeben werden (\\...). 

Webordner: Internet-Adresse eines Aktenordners im Internet. 

Solche - in der Regel passwortgeschützten - Ordner zum Austausch von Information über 

das Internet gibt es von unterschiedlichen Anbietern. 

Internet-Fotoalben, wie sie z.B. von Picasa oder Flickr angeboten werden, ersparen z.B. den Versand großer 

Bilddateien. 

Dokumentennummer: An dieser Stelle wird gespeichert, welche Nummer zuletzt für ein Dokument in dieser 

Akte vergeben wurde. Nach jedem Speichern eines Dokuments unter neuer Nummer wird an dieser Stelle die 

Nummer heraufgezählt. Dieser Vorgang passiert automatisch, so dass in diesem Feld normalerweise keine 

Eingriffe des Benutzers erforderlich sind (mehr). 

Angelegt: Das Datum der Aktenanlage wird automatisch eingesetzt. Es kann abgeändert 

werden, um z.B. einen Altbestand richtig zu erfassen. 

Werden atypische Aktenzeichen verwendet, denen das Programm den Jahrgang nicht 

ansehen kann, ist bei nachträglicher Abänderung ist zu beachten, dass sich mit Angabe eines anderes Jahres 

der automatische Pfad zum Aktenordner ändert. War bereits ein Ordner vorhanden, sollt dieser dann mit Hilfe 

des Explorers in den neuen Jahrgangsordner verschoben werden. Alternativ kann der Aktenordner auch 

explizit angegeben werden (siehe oben). 

Abgelegt: Durch Ankreuzen dieses Feldes wird festgelegt, ob die Akte angelegt oder abgelegt ist (mehr). 

Mehr als nur Fall-Akten: Kanzleiverwaltung und Adresssammlungen ... 

Tip: 



02.09.2009


Akten lassen sich auch durch die Programmfunktion Akten-Passepartout eingeben und bearbeiten. Dies ist 

vor allem interessant, wenn der Benutzer in der Akten-Tabelle zusätzliche Felder eingerichtet hat. 


Aktenvorblatt 

Diese Programmfunktion dient dem Ausdruck des Aktenvorblatts. Nach Auswahl der gewünschten Akte wird 

das Vorblatt ohne die Notwendigkeit weiterer Eingaben direkt ausgedruckt. 

Alternativ kann auch über die Programmfunktion Word-Dokument die Vorlage aktenvorblatt.dot geöffnet 

werden. In diesem Fall können vor dem Ausdruck noch Änderungen vorgenommen werden. 

In beiden Fällen arbeitet das Programm mit der Word-Dokumentvorlage aktenvorblatt.dot. Mehr ... 

Die Beteiligten erscheinen in der Reihenfolge ihrer Nachnamen. 

Um die Beteiligten sortiert nach Gruppenzugehörigkeit (Lager, Beteiligtentyp) darzustellen, ist die 

Aktenverwaltung des Access-Projekts zu verwenden. 


Aktenauswahl 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die zu bearbeitende Akte im Cockpit auszuwählen. 

Zuletzt 

Wenn in letzter Zeit mit der Akte 

gearbeitet wurde, ist es am 

schnellsten, die Listen der beiden 

Auswahlfelder einzusehen (Klick auf 

das Dreieck oder Funktionstaste F4) 

und den Eintrag auszuwählen. Dies 

gilt sowohl für 

� das Aktenzeichen als auch für 

� die Aktenbezeichnung. 

Wenn das Listenfeld anderweitig belegt worden war (z. B. alphabetisch oder ein Suchergebnis), wird durch 

Klick auf das Wort zuletzt in dem Auswahllistenfeld wieder die Liste der zuletzt ausgewählten Akten 

angezeigt. 

Aktenzeichen 

Möchte man das Aktenzeichen direkt eingeben, so gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Das Aktenzeichen wird in das dafür vorgesehene Feld direkt eingetragen. 

Sobald die Eingabe mit einem Verlassen des Feldes oder mit Enter 

abgeschlossen ist, springt das Cockpit auf die entsprechende Akte. 

2. Über den kleinen Button rechts neben dem Feld für das Aktenzeichen öffnet 

sich eine Art Tastatur, mit der das Aktenzeichen per Mausklick eingegeben 

werden kann. Es gibt darin auch eine kleine Vorschau auf die Aktenbezeichnung, damit man sich vor 

dem Abschluss dieser Eingabe vergewissern kann, die richtige Akte eingetippt zu haben. 

überträgt die eingetippte Akte in das Cockpit. 


Es genügt die Eingabe eines eindeutigen Anfangs. Wenn ein unvollständiges Aktenzeichen eingegeben 


02.09.2009


wurde, sucht das System automatisch nach der letzten Akte, die mit der angegebenen Zeichenfolge anfängt. 

Wird also z.B. bei Verwendung des Standardformats nur die Zahl vor dem Schrägstrich angegeben, wird die 

betreffende Akte des laufenden Jahres ausgewählt, bzw. des letzten Jahres, in dem eine solche 

Aktennummer vergeben war. Um die Akte 4711/06 aufzurufen, genügt im Jahre 2006 also die Eingabe der 

Zahl 4711. 

Aktenbezeichnung 

Eine Akte kann auch über ihre Bezeichnung ausgesucht werden, indem im Aktenbezeichnungsfeld die 

Aktenbezeichnung Buchstabe für Buchstabe eingegeben wird, bis die betreffende Akte gefunden wurde. 

Nach der Eingabe weniger Buchstaben wird das Listenfeld entsprechend den Anfangsbuchstaben 

alphabetisch aufgefüllt. War die Auswahl nach einigen Buchstaben noch nicht eindeutig, ist es oft schneller, 

durch Klick auf das Dreieck oder die Funktionstaste F4 die Liste durchzuscrollen, um die richtige Akte 

festzulegen. 

Kennt man nicht die Anfangsbuchstaben einer Aktenbezeichnung, sondern nur zum Beispiel das 

Passivrubrum, kann an einer beliebigen Stelle in der Aktenbezeichnung gesucht werden, in dem als erstes 

Zeichen der Stern (*) eingegeben wird, gefolgt von einigen Buchstaben, die als Suchbegriff dienen. Mit der 

Eingabetaste oder Verlassen des Feldes wird die Suche ausgeführt. Führte die Suche zu einem eindeutigen 

Ergebnis, ist die Akte bereits ausgewählt; anderenfalls ist die Auswahlliste dann aufgefüllt mit dem Ergebnis 

der Suche. 

In beiden Fällen werden standardmäßig nur die nicht abgelegten Akten durchsucht und angezeigt. Sollen 

auch ablegte Akten in die Suche einbezogen werden, ist dies über das Kontextmenü zu aktivieren oder die 

Aktensuche zu verwenden. 

Suche verfeinern 

Wenn eine Akte ausgewählt wurde, kann durch Klick auf das Wort "alphabetisch" das Auswahllistenfeld 

alphabetisch um die bereits vorhandene Aktenbezeichnung herum aufgefüllt werden. Es läßt sich dann vor 

und zurück nach Akten blättern, die ähnlich beginnen. 

Umfassende Möglichkeiten zur Suche einer Akte gibt es als Aktensuche. 


Aktensuche 

Programmfunktion zur 

Suche nach einer Akte 

anhand der Akten- und 

Beteiligteninformationen. 

Wenn es lediglich darum 

geht, aktive Akten nach 

der Aktenbezeichnung 

zu suchen, ist die 

Verwendung dieser 

Funktion unnötig. Dies 

kann schon im Cockpit 

durchgeführt werden. 

Die Funktion 

Aktensuche muss erst in 

schwierigeren Fällen 

herangezogen werden. 

Dieses Tool ist auch in 

schwierigen Fällen sehr 

leistungsfähig und kann z. B. wie folgt abgefragt werden: 



02.09.2009


� Gegner, deren Nachname mit bestimmten Buchstaben anfängt, 

� Suche nach fremden Aktenzeichen (z.B. bei unklarem Posteingang!), 

� Prozessregister, 

� Liste der Berufungssachen eines Mitarbeiters (siehe Screenshot), 

� Welche Gegnervertreter habe ich in Arbeitssachen gehabt (um z.B. einen Kollegen weiter zu 

empfehlen)? 

Suchkriterien 

In den Feldern Bezeichnung / Betreff / Benutzerdefiniert kann nach Zeichenfolgen innerhalb der 

entsprechenden Felder der Aktenverwaltung gesucht werden. 

Im Kasten Beteiligte können Akten aufgrund der Beteiligten gesucht werden: 

� Im Feld Nachname können Akten danach gesucht werden, ob sie einen Beteiligten haben, dessen 

Nachname wie angeben anfängt. 

� Durch eine Angabe im Feld Betreff kann nach den Betreffs der Beteiligten gesucht werden. 

� Parteirolle: es kann eingegeben werden, ob nach Mandanten, Gegnern usw. gesucht werden soll.. 

Die Ankreuzfelder im Kasten Status geben vor, ob in sämtlichen Akten, nur in den aktiven Akten oder 

inaktiven Akten gesucht werden soll. Standardmäßig wird nur in den aktiven Akten gesucht. Mindestens eines 

der beiden Felder muß angekreuzt sein. 

Im Kasten Anlagedatum kann eingegrenzt werden, wann die zu suchende Akte angelegt wurde. Das 

Anlagedatum wird jeweils bei der Anlage einer Akte automatisch gespeichert. 

Im Kasten "Sonstiges" kann schließlich die Suche auf einen bestimmten Sachbearbeiter, Akquisiteur oder 

auf ein bestimmtes Sachgebiet begrenzt werden. 

Der Button "zurücksetzen" setzt alle Suchfelder wieder auf ihre Grundposition zurück. 

Ausführung der Suche 

Nach jeder Eingabe oder Änderung eines Suchkriteriums führt das Programm die Suche intern bereits aus 

und zeigt auf den Button unten links an, auf wie viele Akten die Suche zutrifft. 

Die Liste der gefundenen Akten läßt sich durch Klick auf diesen Button anzeigen. In der sich dann öffnenden 

Tabelle werden alle herausgefilterten Akten angezeigt. Hier kann dann eine Akte ausgewählt werden und 

durch Klick auf den Aktionsbutton das Cockpit mit der entsprechenden Akte geöffnet werden. 


Aktenordner (elektronische Akte / Dokument-Management-System) 

Das Dokument-Management-System legt für jede Akte 

automatisch auf der Festplatte ein eigenes 

Dateiverzeichnis an. Dies ist der so genannte 

Aktenordner, der als elektronische Akte alle das Mandat 

betreffenden Dateien aufnimmt. 

Der jeweilige Aktenordner wird vom Programm 

automatisch neu erstellt, sobald er erstmalig benötigt wird. 

Wenn ein Worddokument, eine E-Mail oder eine 

Exceltabelle durch das Programm gespeichert wird, wird 

der Aktenordner als Speicherort automatisch 

vorgeschlagen. 

Wenn eine andere Datei in den Aktenordner übernommen 



02.09.2009


werden soll, kann dies auch mit der Programmfunktion 

"Datei einordnen" erfolgen. 

Der im Cockpit angezeigte Aktenordner zeigt auch Dateien an, deren Attribut "versteckt" gesetzt ist. 

Der Ort dieses Verzeichnisses ergibt sich aus dem für den Datenpool geltenden Dokumentenordner: Für 

jedes Kalenderjahr existiert ein gesonderter Ordner. In diesem Jahresordner wird für jede Akte ein eigenes 

Verzeichnis angelegt. 

In der Aktenverwaltung kann für einzelne Akten auch ein beliebiger anderer Ordner angegeben werden. Dies 

ist z.B. sinnvoll, 

� wenn es nicht lohnt, einen Altdatenbestand auf eigene Aktenordner zu verteilen, 

� wenn die Dokumente mandantenbezogen zusammengefasst werden sollen, oder 

� wenn einzelne Ordner nicht nicht im Netzwerk freigegeben werden sollen. 

Sofern hierbei ein lokaler Pfad verwendet wird, geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer dann ins Leere. Es 

ist zu beachten, die Datensicherung entsprechend einzustellen. 

Die Bezeichnung des Verzeichnisses entspricht dem Aktenzeichen mit dem einzigen Unterschied, dass 

Sonderzeichen, die als Verzeichnisnamen unzulässig sind, durch zulässige Zeichen ersetzt sind (z.B. 

Gedankenstrich anstelle Schrägstrich). 

Wenn das Programm keinen Aktenordner findet, obwohl bereits Dokumentennummern vergeben wurden, 

deutet dies darauf hin, dass mit einem falschen Dokumentenordner gearbeitet wird, und erfolgt eine 

Rückfrage. Der Dokumentenordner ist dann ggf. über Einstellungen / Setup / Dateiordner festlegen / 

Dokumentenordner zu korrigieren. 

Sofern die Tabelle Stammdaten > Aktenunterordner Einträge enthält, werden bei der Erstellung des 

Aktenorders automatisch entsprechende Unterordner angelegt. Die Aktenunterordner können nach 

Aktensachgebiet differenziert werden; Sachgebiet 0 gilt für alle Sachgebiete. 

Da es sich um ganz normale 

Verzeichnisse des Windows- 

Dateisystems handelt, können diese 

Verzeichnisse auch ganz normal mit 

dem Windows-Explorer oder sonstigen 

dafür vorgesehenen Tools bearbeitet 

werden. 

Besonders empfehlenswert: die 

Desktop-Suchmaschinen von 

� Google 

� Msn 

� Copernic 

die teilweise (im Gegensatz zum 

Windows-Explorer) auch komfortable 

Vorschauen auf den Inhalt der 

Dokumente ermöglichen. 

Das Programm braucht zu diesem 

Zweck nicht geöffnet zu sein, es muss 

nicht einmal mehr installiert sein. 

In das Verzeichnis können auch 

beliebige sonstige Dateien, die zur 

Akte gehören, gespeichert werden 

oder Unterverzeichnisse eingerichtet 

werden, um zum Beispiel Dateien zu 



02.09.2009


speichern, die von außerhalb zur 

Verfügung gestellt wurden. Zum Beispiel können Outlook-Emails auch mit Drag and Drop in Aktenordner 

verschoben werden, ebenso einzelne oder mehrere E-Mail-Anhänge. 

Demgemäß kann ein Aktenordner z.B. auch Unterordner und Verknüpfungen zu anderen Aktenordnern 

enthalten, die im sachlichen Zusammenhang stehen. 

Wird eine Akte über mehrere Jahre geführt, empfiehlt es sich, für jedes zurückliegende Jahr manuell 

Unterordner anzulegen. 

Dokumente suchen 

Um die Dokumentenordner nach bestimmten Kriterien zu durchsuchen, eignen sich die von Windows zur 

Verfügung gestellten Systemfunktionen. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Funktion "Suchen". 

Je nachdem, an welcher Stelle im Verzeichnisbaum die Suche begonnen wird, kann der betreffende 

Dokumentenorder, der Aktenjahrgang oder aber der gesamte Dokumentenbestand nach den vielen Kriterien 

durchsucht werden, die Windows für diese Dateisuchfunktion zur Verfügung stellt, also insbesondere 

� nach Dateinamen, 

� nach Dateidatum, 

� Volltextsuche 

und andere mehr. 

Dokumente bereinigen 

Besteht das Bedürfnis, die Festplatte von überflüssigen Dokumenten zu entlasten, sind diese mit der 

Windows-Suchfunktion auszuwählen (z.B. alle Word-Dokumente älter als ein bestimmtes Datum und kleiner 

als eine bestimmte Größe). Sie können im Fenster der gefundenen Dateien dann markiert und gelöscht 

werden. 

Ordnungszahlen 


Wenn ein Dokument (Word, Excel oder Outlook) vom Programm gespeichert wird, kann das Programm einen 

Dateinamen vorschlagen, der mit einer aktenbezogenen Ordnungszahl beginnt und mit einem Klartext 

weitergeht. 

Diese Ordnungszahl kann beim Speichern in das Dokument übernommen werden, damit intern erkennbar 

bleibt, welche Datei dem Schriftstück zugrunde liegt. Mehr zur Verwendung des -Platzhalters ... 

Diese Ordnungszahl führt dazu, dass die Dokumente im Explorer automatisch in der Reihenfolge ihrer 

Speicherung sortiert sind. 

Um mehrere Versionen eines Dokuments (z.B. Vertragsentwurf) zu dokumentieren, sind diese wie ein neues 

Dokument zu speichern. Sie erhalten dann die nächste freie Nummer, und die bisherige Datei bleibt 

unverändert. 

Die Anzahl der Stellen kann auf 2 oder 3 festgelegt werden, oder sie wird automatisch verwaltet. Wird z.B. die 

Nummer 10 vergeben, wird den vorangegangenen Dokumenten eine führende Null hinzugefügt, so dass 

deren Dateiname dann 01- bis 09-..lautet. Bei 100, 1000 usw. geht es entsprechend. Ist ein davon betroffenes 

Dokument gerade geöffnet, kann es nicht umbenannt werden. Dies kann dann später manuell nachgeholt 

werden. 

Wenn ein Speichervorgang durch Öffnung des Speicherdialogfensters begonnen wird, wird die Nummer für 

das betreffende Dokument reserviert. Tut ein anderer Benutzer in derselben Akte dasselbe, wird seinem 

Dokument die nächst höhere Nummer reserviert, selbst wenn das erste Dokument noch nicht gespeichert 

wurde. Wird das Speichern des ersten Dokuments dann abgebrochen, aber das zweite gespeichert, entsteht 

in der Zahlenfolge eine Lücke. Dieser seltene Fall ist hinzunehmen, damit keine Nummer doppelt vergeben 

wird. 


02.09.2009


Die Zahl wird pro Akte hochgezählt. Ist es dabei zu Fehlern gekommen, kann die Zahl in der 

Aktenverwaltung korrigiert werden. 

Das Ordnungsprinzip kann locker gehandhabt werden. Es können manuell auch Nummern wie 13a-, 13b- 

usw. vergeben oder die Dateinamen frei gewählt werden. Eine Nummer kann auch doppelt vorkommen, 

solange dadurch keine identischen Dateinamen entstehen. 

Dokumentenordner löschen 

Ein Dokumentenordner kann mit der Programmfunktion Dokumentenordner löschen gelöscht werden. 

Sämtliche Dateien sowie etwaige Unterverzeichnisse werden dann gelöscht. Natürlich kann jeder Ordner 

auch mit dem Explorer gelöscht werden, sofern das Windows-Sicherheitssystem nichts dagegen hat. 


Akte kopieren 

Diese Programmfunktion erstellt eine Kopie der Akte mitsamt ihren Beteiligten und deren erweiterten 

Einstellungen. 


Aktengruppe 

� siehe auch: Adressgruppe 

Akten können zu Gruppen zusammengefasst werden. Dies bietet sich an, wenn ein Sachverhalt über 

mehrere Akten verteilt ist, wenn zum Beispiel aus Anlass eines einheitlichen Schadenfalles mehrere Akten 

angelegt wurden. 

Die Akten einer Gruppe können dann gemeinsam ausgewertet werden, um zum Beispiel 

� sämtliche Beteiligte und ihre Funktion anzuzeigen, 

� einen Tätigkeitsnachweise für die Gruppe zu erstellen oder 

� den gesamten Zahlungsverkehr in allen zur Gruppe gehörigen Akten. 

Eine Akte der zu bildenden Gruppe muß als die führende Akte ausgewählt werden. Die Bezeichnung dieser 

Akte dient dann auch als Bezeichnung für die gesamte Aktengruppe. Weitere Auswirkungen hat dies nicht. 

Um eine Gruppe zu bilden, ist das Aktenzeichen der führenden Akte über die Aktenverwaltung in das dafür 

vorgesehene Feld der übrigen zur Gruppe gehörenden Akten einzusetzen. Wenn eine Akte aus der Gruppe 

ausscheiden soll, ist das Aktenzeichen der führenden Akten aus diesem Feld wieder zu löschen. 

Es ist weder nötig noch sinnvoll, sämtliche Akten z.B. eines Mandanten zu einer Gruppe zusammenzustellen. 

Die Aktengruppen sind vielmehr für fallbezogene Untergruppen gedacht. Nach Mandanten (oder jeder 

anderen Adresse) können Akten auch ohne Gruppenbildung zusammengestellt werden. 

Folgende Programmfunktionen (Menü Extras > Gruppenauswertungen) beruhen auf Aktengruppen: 

1. Aktengruppe zeigt alle zur Gruppe gehörigen Akten an, 

2. Aktengruppenbeteiligte zeigt sämtliche Beteiligte zu sämtlichen zur Gruppe gehörenden Akten 

einschließlich deren Betreff an, 

3. Aktengruppenjournal zeigt den gesamten Zahlungsverkehr in allen zur Gruppe gehörigen Akten an, 

4. Aktengruppensalden zeigt die Salden aller zur Gruppe gehörenden Beteiligtenkonten an. 

Tipp: in den Dateiordnern der einzelnen Akten können mit Hilfe des Explorers Verknüpfungen zur 



02.09.2009


Hauptakte eingerichtet werden, damit ein einfacher Zugriff auf alle relevanten Dateien gegeben ist. 

Aktenzeichenformate 

Das Programm verwendet standardmäßig das Format n/zz wie z.B. 4532/04. 

Es kann aber auch jede andere Buchstaben- oder Ziffernfolge verwendet werden, sofern sie nicht die in der 

Datenbank konfigurierte Höchstlänge überschreitet (Standard: 50 Zeichen, bei Installationen bis 12/04: 16 

Zeichen). Zulässig ist also z.B. auch 12 U 2345/04 eA. 

Eine Ergänzung der Aktenzeichen um Kurzangaben zum Sachbearbeiter oder zum Sachgebiet ist unnötig, 

weil diese Angaben ohnehin gesondert erfasst werden und auch in Dokumenten zur Verfügung stehen. 

Um Aktenzeichen zu verwenden, die nicht dem Standardformat entsprechen, ist in den Optionen unter 

"Aktenzeichen in beliebigem Format" das Häkchen zu setzen. Anderenfalls werden z.B. im Cockpit keine 

Beteiligten angezeigt. 

Bei freigegebenen Aktenzeichen sind manche Verarbeitungszeiten geringfügig länger, weil ein Aktenzeichen 

nur noch durch Datenbankzugriff als solches erkannt werden kann. 

Bei der Aktenanlage kann in jedem Fall ein Platzhalter (#) verwendet werden, also z.B. 12 U #/04, der 

automatisch hochgezählt wird. Der Zählwert wird in den Optionen verwaltet. 

Akte ablegen 

Die Ablage einer Akte ist nur wenig mehr als eine Ja/Nein-Markierung in der Aktenverwaltung. Wenn eine Akte 

abgelegt wird, ist in der Aktenverwaltung das entsprechende Feld anzukreuzen. 

Die Ablage hat in erster Linie zur Folge, dass die Akte in manchen Listenfeldern, Statistiken und Tabellen nicht 

mehr erscheint. Gelöscht wird dadurch nichts; dies ist angesichts der Ressourcen moderner PCs und der 

Leistungsfähigkeit moderner Datenbanken schon lange nicht mehr veranlasst. 

Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden. Wenn in der Finanzbuchhaltung das 

Konto einer ablegten Akte gebucht wird, erfolgt ein Hinweis. 

Wenn eine Akte erstmalig abgelegt wird, wird für diese Akte eine Ablagenummer vergeben. 




Das Programm schlägt eine Standardablagenummer vor, die eine Raute (#) als Platzhalter für einen Zähler 

enthält. Die Ablagenummer kann manuell beliebig abgeändert werden, wobei ebenfalls die Raute verwendet 

werden kann. Der jeweilige Zählwert der Raute ergibt sich aus den Optionen. 

Diese eindeutige Ablagenummer sollte die Akte behalten, selbst wenn sie später wieder an- und erneut 

abgelegt werden sollte. Bei nachträglicher Änderung der Ablagenummer sollte darauf geachtet werden, daß 

diese auch auf der Akte selbst deutlich vermerkt wird, denn anderenfalls könnte die Akte unter der nicht mehr 

rekonstruierbaren früheren Ablagenummer im Archiv unauffindbar werden. 

Bei der Aktenablage sollten die Auslagen- und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgeglichen (Null) sein. 

Fremdgeldguthaben sind auszuzahlen oder umzubuchen; Auslagen sollten erstattet oder abgeschrieben 

werden. Sollte bei der Ablage noch ein Auslagen- oder Fremdgeldsaldo vorhanden sein, erfolgt ein 

tabellarischer Hinweis auf die bestehenden Salden. Sollte der 


02.09.2009


Hinweis ignoriert werden, wird der Gewinn 

falsch berechnet und besteht das Risiko, dass Einnahmen nicht versteuert oder Ausgaben nicht abgesetzt 

werden. Nachträglich besteht z.B. mit der Programmfunktion "Aktensalden (abgelegte Akten)" die Möglichkeit, 

solche Fälle sichtbar zu machen. 

Der Saldo der Beteiligtenkonten ist buchhalterisch gleichgültig. Normalerweise wird man eine Akte allerdings 

erst ablegen, wenn auch die Beteiligtenkonten ausgeglichen sind, d.h. alle gebuchten Forderungen bezahlt 

wurden. Offene Rechnungen..? 

Wenn dennoch gelöscht werden soll, dann mit folgenden Programmfunktionen: 

� Akte löschen 

� Dokumentenordner löschen 


Akte löschen 

Programmfunktion zur vollständigen Löschung einer Akte 

Bevor die Löschung möglich ist, sind die Beteiligten einzeln zu entfernen. Es erfolgen dann jeweils Hinweise 

auf die Löschung bestehender Konten usw. Erst wenn alle Beteiligten entfernt wurden, kann die Löschung 

durchgeführt werden. 

Statt Beteiligte zu entfernen, können sie auch mit Bearbeiten / Ausschneiden ... einfügen mitsamt etwaigen 

Konten ín eine andere Akte verschoben werden. 

Je nach Einzelfall erfolgen noch weitere Rückfragen, bevor das Programm tatsächlich die Löschung ausführt. 

Wenn die Akte bereits von der Finanzbuchhaltung angesprochen wurde, wird die Löschung verweigert, damit 

die Finanzbuchhaltung nicht fehlerhaft wird. 

Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden (allenfalls durch Rücksicherung der Datenbank, sofern 

es eine Datensicherung gibt). 

Sollte es zur Akte einen Dokumentenordner geben, wird dieser nach gesonderter Rückfrage ebenfalls 

gelöscht. 


Die Software für die Profis 

Das Programm ist in besonderer Weise geeignet, 

� komplexe Fallgestaltungen mit vielen Beteiligten zu verwalten. 

� den Anforderungen großer und internationaler Kanzleien gerecht zu werden. 

Es gibt keine starr vorgegebene Mandatsstruktur (Mandant / Gegner / Rechtsschutz), sondern es 


� kann zu jeder Akte eine beliebige Anzahl von Beteiligten erfasst werden, 

� kann ein Betreff beliebig groß sein, so dass auch komplizierte Gerichtsrubren gespeichert werden 

können (mehr). 

� Können E-Mails, Serienfaxe und Serienbriefe mit leicht selektierbaren Adressaten erstellt werden 

(mehr), 

� können Konten auch in beliebigen Fremdwährungen angezeigt oder geführt werden (mehr). Damit 

können z.B. ausländische Auftraggeber rasch auch in ihrer Heimatwährung über Forderungsstände 

informiert werden. 


02.09.2009


� werden Interessenkonflikte auch bei diffusen Parteirollen erkannt. 

Ergänzend stehen folgende weitere Programmfunktionen zu Verfügung: 

� Aktengruppen: ermöglicht es, mehrere Akten zu einer Gruppe zusammenzufassen, die dann 

gemeinsam ausgewertet werden können, z.B. durch 

� Aktengruppenbeteiligte, 


� Adressgruppen: ermöglicht es, mehrere Adressen zu einer Gruppe zusammenzufassen, die dann 

gemeinsam ausgewertet werden können, z.B. durch 

� Adressgruppenbeteiligte, 


� Interessenkonflikte 

� Vertretung: ermöglicht es, die Beteiligten einer Akte einander zuzuordnen, damit Korrespondenz, auch 

z.B. bei Serienbriefen, immer an den Richtigen geht. 



Im folgenden wird die in das Cockpit (Menü Fibu / Finanzbuchhaltung) integrierte Programmfunktion 

beschrieben. 

Das Access-Projekt wird hinsichtlich der Buchhaltung lediglich noch für die Generierung von Berichten 

(Ausdrucken) empfohlen. Das Buchen ist mit dem zum Cockpit gehörenden Fenster erheblich komfortabler 

und sicherer. 

Bereichsauswahl 

In der obersten Zeile wird der zu buchende Bereich ausgewählt: 

� eines der eingerichteten Unternehmen muss ausgewählt werden, 

� die Eingrenzung des Zeitraums ist sinnvoll für die Auswertungen und vermeidet Fehleingaben beim 

Datum. 

Das Programm kennt keine bestimmten Abrechnungsperioden oder vorgegebene Abschlusstermine nebst 

Kontoüberträgen. Auswertungen können über jede beliebige Zeitspanne erfolgen. 

Unternehmen werden getrennt voneinander gebucht. Auch wenn dieselben Bankkonten gebucht werden, 

erfolgt die Auswertung getrennt nach Unternehmen. Dieselbe Kontogutschrift kann z.B. für ein Unternehmen 

neutral sein und für ein anderes Unternehmen eine Gebühreneinnahme darstellen. 

Einzige Ausnahme: in den Programmfunktionen "Aktenkonto" und "Aktenkonto intern" werden 

unterschiedslos die Buchungen (Gebühren, Auslagen, Fremdgeld usw.) aller Unternehmen gemeinsam 

angezeigt. Intern, und für alle anderen Zwecke, bleiben auch diese Konten getrennt und sind immer nur 

einem Unternehmen zugeordnet (sichtbar z.B. in der Programmfunktion "Aktenkonto intern"). 

Sind mehrere Unternehmen vorhanden, darf demgemäß nur ein Unternehmen denselben Vorgang 

aktenbezogen buchen, für die übrigen Unternehmen ist der Vorgang neutral zu buchen. Anderenfalls würde 

diese Position im Aktenkonto doppelt erscheinen. 

Rechnungen (offene Posten) einlesen 

Wenn eine gebuchte Rechnung bezahlt wird (oder eine gebuchte Gutschrift ausgezahlt wird), ist die 

Erfassung sehr einfach: 

Datum, Beleg und Konto des Eingangs sind anzugeben. 



02.09.2009


Aus dem (nur bei Neueingabe sichtbarem) Auswahlfeld der Offenen Posten ist dann die Rechnung 

auszuwählen - dadurch werden alle übrigen Feld automatisch ausgefüllt. 

Stimmt eine tatsächliche Zahlung nicht mit der erwarteten Zahlung überein, kann die Zahlung korrigiert 

werden. 

Wird an erster Stelle des Eingabefeldes ein Stern (*) eingegeben, wird der nachfolgende Text als Suchbegriff 

interpretiert und die Liste beim Öffnen entsprechend gefiltert. 

Frühere Buchung kopieren 

Um insbesondere wiederkehrende Positionen wie Miete, Telefon usw. vereinfacht einzugeben, ist im 

Buchungstext-Feld ein Teil des gewünschten Buchungstextes einzugeben. 

Wird aus der unterlegten Liste dann ein Element ausgewählt, wird die frühere Buchung als Vorschlag 

übernommen. Vor dem Speichern können noch die gewünschten Änderungen vorgenommen werden. 

Buchung 

Jeder Buchung besteht aus 

� einem Buchungsobersatz sowie 

� zwei oder mehr Einzelbuchungen 

Buchungssatz 

Mit den Pfeiltasten kann durch die bisherigen Buchungen geblättert werden. 

Es kann ausgewählt werden, ob in der Reihenfolge der Eingaben oder in der Reihenfolge des 

Buchungsdatums geblättert werden soll. 

Buchungen können auch aus den Auswertungen angesteuert werden, indem z.B. das Journal oder ein 

bestimmtes Konto angezeigt wird und der gewünschte Buchungssatz ausgewählt wird. 

� Datum: obligatorisch 

� Text: obligatorisch 

� Beleg: optional 

� Betrieb: optional 

Im Rahmen der GOB sind auch Änderungen möglich, solange das Fenster geöffnet bleibt. 

Einzelbuchungen 

Jeder Buchungssatz muss mindestens zwei Konten ansprechen, also Buchung und Gegenbuchung. 

Es können aber auch aber noch mehr Konten angesprochen werden. Durchaus typisch ist eine Buchung, die 

vier Konten anspricht: mit einer Zahlung wird z.B. das Bankkonto und das Gebührenkonto angesprochen, 

zusätzlich aber auch Auslagen und Fremdgeld. 

Die Einzelbuchungen müssen insgesamt ausgeglichen, d.h. saldiert Null ergeben. Konten, die mit negativem 

Vorzeichen geführt werden, werden in rot angezeigt. Der Betrag, der jeweils angegeben werden müsste, 

damit die Buchung insgesamt ausgeglichen ist, findet sich immer in der dem Betragsfeld unterlegen Liste. 

Aktenkonten 


Bei der Einrichtung des Kontenrahmens der Finanzbuchhaltung kann angegeben werden, ob die Buchung 

auch zu einer bestimmten Akte erfasst kann oder muss. 


02.09.2009


Wenn die Angabe einer Akte erforderlich ist ("Akte muss"), ist im linken Teil des Fensters die Akte 

einzugeben. 

Wenn die Angabe einer Akte freigestellt ist ("Akte kann"), kann im linken Teil des Fensters die Akte 

angegeben werden. Dies betrifft z. B. Bewirtungen und Reisekosten, die in einer bestimmten Sache erfolgen, 

aber ausnahmsweise nicht als Auslagen an den Mandanten weiter zu belasten sind. 

Eine Besonderheit gilt für die oberste Einzelbuchung (siehe unten "Integrierte Buchung eines 

Beteiligtenkontos") 

Die frühere Beschränkung der Aktenkonten auf jeweils genau ein Konto Gebühren, Auslagen, Fremdgeld, 

Auslagenabschreibung ist seit der Version 4.1 aufgehoben. Grundsätzlich kann jedes Konto der 

Finanzbuchhaltung auch zu einer Akte erfolgen, sofern dies bei der Einrichtung des Fibu-Kontenrahmens so 

deklariert wurde ("Akte kann" oder "Akte muss"). 

Umsatzsteuer 

Umsatzsteuer wird nicht auf ein gesondertes Konto gebucht, sondern durch Angabe der geltenden 

Umsatzsteuer-Kategorie berücksichtigt. Gebucht wird also stets brutto; die Netto- und USt-Beträge errechnet 

das Programm erst nach Bedarf für Zwecke der Auswertungen. 

Für jede Einzelbuchung ist die Umsatzsteuerkategorie gesondert anzugeben. Geht z.B. Umsatz ein, ist die 

Umsatzsteuerkategorie nur beim Gebührenkonto anzugeben, nicht beim Finanzkonto. 

Nach der Auswahl eines Kontos schlägt das Programm die im Kontenrahmen angegebenen Standard- 

Umsatzsteuer-Kategorie vor. Im Einzelfall kann eine Abänderung erfolgen. 

Werden, wie es in Versicherungssachen häufig der Fall ist, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer in zwei 

Vorgängen von unterschiedlichen Personen gezahlt, gilt folgendes: 

� Die Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende 

Umsatzsteuer anzugeben. 

� Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten. 

� Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin ein Nettoanteil 

enthalten. 

Integrierte Buchung eines Beteiligtenkontos 

Die oberste 

Einzelbuchung 

("Akten / ggf. 

Beteiligtenkonto") 

ermöglicht eine 

gleichzeitige Buchung 

des angegebenen 

Betrages in ein 

Beteiligtenkonto. Es 

muss 

� eine Akte angegeben und 

� ein Beteiligter dieser Akte ausgewählt sein. 

Wenn der Betrag nicht vom Programm automatisch richtig eingesetzt wurde, ist dies nachzuholen. 

Die Verknüpfung zwischen der Fibu und dem Beteiligtenkonto bleibt erhalten und kann 

auch nachträglich geändert oder gelöscht werden. Der Betrag selbst wird nur im 

Beteiligtenkonto gespeichert und kann auch dort geändert werden. 

Im Menü "Einstellungen" können auch "erweiterte integrierte Buchungen" aktiviert werden. 

Damit kann zu jeder Einzelbuchung ein Beteiligtenkonto mitgebucht werden. Dies ist 

besonders dann hilfreich, wenn eine Zahlung auf viele unterschiedliche Akten zu verteilen 



02.09.2009


ist. 

Hierbei ist darauf zu achten, dass das Vorzeichen des im Beteiligtenkonto gebuchten Betrages richtig ist, weil 

dies vom Programm nicht immer zuverlässig vorhergesehen werden kann. Der Betrag wird so angezeigt und 

gespeichert, wie er auch im Beteiligtenkonto gebucht ist. In Einzelfällen kann es insbesondere erforderlich 

sein, das Vorzeichen umzukehren. 

Aktenkonto ausgleichen 

Mit dieser Menüfunktion werden die Salden einer Akte mit umgekehrtem Vorzeichen in einen neuen 

Buchungssatz eingelesen. Hiervon ausgehend können Umbuchungen leicht vorgenommen werden, um die 

Salden zurückzuführen. Sollen z.B. etwaige Salden auf Fremdgeld- und Auslagenkonto durch das 

Gebührenkonto ausgeglichen werden, genügt ein Klick auf das Dreieck neben dem Gebührenbetrag. 

Wiedervorlage notieren 

Mit einem Klick kann für den angegebenen Sachbearbeiter eine Wiedervorlage notiert werden, damit dieser 

sofort vom Zahlungsvorgang unterrichtet wird. Es öffnet sich das normale Terminsfenster, so dass die 

Angaben vor der Speicherung noch geändert oder ergänzt werden oder die Wiedervorlage abgebrochen 

werden kann. 

Der Termin ist mit dem betreffenden Aktenkonto verlinkt, so dass der Sachbearbeiter, wenn die Erinnerung 

bei ihm erscheint, unmittelbar das Konto ansehen und bei Bedarf ins Cockpit wechseln kann, um die Akte 

weiter zu bearbeiten. 


Aktenkonto 

� siehe auch: Buchen von Aktenkonten 

Programmfunktion 

(Aktenmenü) 

zur 

zusammengefassten 

Anzeige 

aller 

Buchungen 

in 


von 

Mandanten 

und 

Gegner 

sowie 

aus 

der 


(Auslagen, 

Gebühren, 

Fremdgeld 

usw.) 

in 

einer 

bestimmten 

Akte. 

Das Aktenkonto erleichtert es, den Zweck von Zahlungsvorgängen zu verstehen. 


Das Aktenkonto vereinigt zwei ganz unterschiedliche Buchungssysteme in einer einheitlichen Tabelle: 


02.09.2009


Mandant, Gegner 

Hierbei handelt es sich um die Buchungen in Beteiligtenkonten der Akte. 

� In der Spalte Mandant handelt es sich um die Buchungen von Mandanten, typischerweise also offene 

Posten und deren Ausgleich), 

� in der Spalte Gegner handelt es sich um Buchungen in Gegnerkonten, also typischerweise die 

Forderungsberechnung im Rahmen des Inkasso. 

Gibt es mehrere Mandanten oder Gegner, werden die Buchungen in derselben Spalte angezeigt. 

Die Summenzeile zeigt den Saldo des jeweiligen Kontos an, allerdings ohne die Berechnung von Zinsen. 

Anzeige und Ausdruck des Beteiligtenkontos mit Zinsen erfolgt z.B. über die Programmfunktion 

Beteiligtenkonto. 

Zur Erinnerung: das Beteiligtenkonto dient der unverbindlichen Berechnung von Geldforderungen durch 

Sollstellung und Gutschriften. Es kann, muss aber nicht mit dem wirklichen Zahlungsverkehr identisch sein. 

Dieser ergibt sich vielmehr aus ... 

Auslagen, Gebühren, Fremdgeld, Ausgaben 

Hier werden alle die Akte betreffenden Buchungen der Finanzbuchhaltung angezeigt, ungeachtet des 

Unternehmens. 

Zu beachten ist, daß in den Spaltenüberschriften nur der jeweils wichtigste Fall angegeben ist (Auslagen, 

Gebühren, Fremdgeld), tatsächlich aber sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung des betreffenden 

Bereichs ausgegeben werden, d.h. eigentlich 

� Auslagen und andere Forderungen, 

� Gebühren und andere Einnahmen, 

� Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten, 

� Ausgaben, z.B. nicht-durchlaufende (daher umsatzsteuerpflichtige) Auslagen, Abschreibung von 

durchlaufenden Auslagen. 

Bei der Aktenablage sollten die Auslagen- und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgeglichen (Null) sein. 

Ähnliches 

Für spezielle Zwecke gibt es weitere Auswertungen: 

� Adresskonto zur zusammengefaßten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten der 

ausgewählten Adresse sowie in der Finanzbuchhaltung (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld usw.) der 

betreffenden Akten, 

� Aktenkonto intern: es werden sämtliche Buchungen der Finanzbuchhaltung angezeigt, die zu der 

betreffenden Akte erfolgt sind, unter Angabe des Einzelkontos und des Unternehmens. 

Journal 



Mit dieser durch das fibu-Passwort geschützten Programmfunktion werden sämtliche Journalbuchungen 

angezeigt. 

Hier erfolgt eine Auswertung der Finanzbuchhaltung. Angezeigt werden also die realen Zahlungsvorgänge, 

wie sie in der Finanzbuchhaltung gebucht wurden. 

Ungefiltert ist das Journal wenig aussagekräftig. Um dem Journal bestimmte Aussagen zu entnehmen, sollten 

die (bei allen Tabellen verfügbaren) Filter und Sortierfunktionen verwendet werden. 


02.09.2009


Um zum Beispiel alle Bewirtungen anzuzeigen, sollte auf den Spaltenkopf "Kontobezeichnung" geklickt 

werden und als Spaltenwert das Wort Bewirtung angegeben werden. Die Tabelle ist dann nach diesem 

Kriterium gefiltert und zeigt lediglich noch die Journalbuchungen auf das Konto "Bewirtung" an. 

Der Aktionsbutton ist mit "Cockpit" belegt. Handelt es sich um eine Buchung, die sich auf eine Akte bezieht, 

kann damit das Cockpit mit der entsprechenden Akte geöffnet werden. Wird von dort aus zum Beispiel das 

Aktenkonto geöffnet, findet sich die Journalbuchung dort im Kontext der speziellen Akte wieder. Dort wären 

auch zusätzlich die Beteiligtenkonten zu sehen, so dass die Buchhaltung möglicherweise in den Kontext 

eines Beteiligten gestellt werden kann. 


Umsatz 

Über diese durch das fibu-Passwort geschützte Programmfunktion werden alle Umsätze der Kanzlei mit 

Angaben zum Sachbearbeiter und Akquisiteur in eine Tabelle ausgegeben. 

Unter Umsatz werden Buchungen auf das Sachkonto Gebühren angesehen. 

Um diese Tabelle sinnvoll auszuwerten, sollten die für alle Tabellen möglichen Funktionen des Sortierens, 

Filterns und zeitlichen Eingrenzens verwendet werden, mehr dazu ... 


Adresskonto 

Programmfunktion zur Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten der gewählten Person sowie Buchungen 

aus der Finanzbuchhaltung (Auslagen, Gebühren, Fremdgeld und Ausgaben) in den betreffenden Akten. 

Dies ist ein sehr leistungsfähiges Tool zur Darstellung der finanziellen Beziehung zu einer bestimmten 

Person. Die Auswertung erfolgt aus sämtlichen Akten, an denen diese Adresse beteiligt ist. 

Anhand der Buchungen in Beteiligtenkonten ist erkennbar, ob und welche Zahlungen die Person schuldet und 

was ihr gutgeschrieben wurde. 

Angezeigt werden nur die Buchungen ohne Zinsberechnung. 

Eine Liste der Salden mit Zinsberechnung ist über die "Beteiligungen" zu erstellen (mehr) 

Anhand der angezeigten Buchungen aus der Finanzbuchhaltung wird deutlich, welchen Zahlungsverkehr es 

in den Akten tatsächlich gegeben hat. 

Adressgruppenkonto 

Ist die Adresse Mitglied einer Adressgruppe, kann die entsprechende Auswertung auch gleichzeitig für die 

gesamte Gruppe erfolgen. 


Persönliche Auswertungen 

Über das Cockpitmenü Einstellungen > 

Benutzer wird eingestellt, welcher 

Mitarbeiter dem durch das Windows-Login 

identifizierten Benutzer zugeordnet ist. 



02.09.2009


Damit werden am jeweiligen Arbeitsplatz 

persönliche Auswertungen und Einstellungen möglich. 

Der Datenschutz wird über die beim Server-Zugang vorhandene Sicherheit gewährleistet. Die Auswertungen 

erfolgen immer nur für denjenigen Benutzer, der sich beim Server eingeloggt hat. Dieses Login kann durch 

die integrierte NT-Sicherung oder eine servereigene Sicherung geschützt werden. 

Die meisten Funktionen sind zusätzlich Passwort-geschützt. 

Erinnerungen 

Erinnerungen an Termine, die im Terminkalender gespeichert werden, erfolgen immer an denjenigen 

Mitarbeiter, der im Terminkalender für den Termin eingetragen ist (mehr). 

Anwaltsbuchungen 

Tabelle mit allen Journalbuchungen, die den Mitarbeiter als Sachbearbeiter betreffen. 

Dies hat den Zweck, den Mitarbeiter immer über die ihn betreffenden Zahlungsvorgänge auf dem laufenden 

zu halten. 

Mitarbeiterabrechnung 

Tabelle, in der sämtliche Gebührenbuchungen und das Verrechnungskonto des Mitarbeiters gegenüber 

gestellt werden. 

Dies kann als Grundlage für Gewinn- oder Vergütungsabrechnungen dienen. 

� Die linke Betragsspalte gibt den um die Entnahmen verminderten Gebührenumsatz wieder. Dies 

entspricht dem Roh-Deckungsbeitrag des Mitarbeiters. 

� Die rechte Betragsspalte gibt den halben - um die Entnahmen verminderten - Gebührenumsatz wieder. 

Dies entspricht der abzurechnenden Vergütung, sofern eine 50%-Regelung (z.B. für freie Mitarbeiter) 

gilt. Da vermutlich jede Kanzlei anders abrechnet, kann und sollte die zugrunde liegende Abfrage 

entsprechend angepasst werden. 

Eigene Zeitabrechnung 

Angezeigt werden alle erfassten Arbeitszeiten des Mitarbeiters. 

Terminverwaltung 

Erinnerungen an fällige Termine erfolgen an denjenigen, der sich mit dem Login des für den Termin 

zuständigen Mitarbeiters eingeloggt hat. 

Ebenso können die automatischen Wiedervorlagen nur erfolgen, wenn der Benutzer durch sein Login als 

Mitarbeiter erkannt ist. 

Eigener Unterschriftenzug 

Die Art und Weise, wie der Sachbearbeitername in Schriftstücken erscheint (mit / ohne Vorname, Titel usw.), 

wird in der Mitarbeiterverwaltung festgelegt. 

Den eigenen Unterschriftszug kann der Benutzer als Teil der Optionen festlegen, ohne die 

Mitarbeiterverwaltung verwenden zu müssen. 




02.09.2009


Finanzbuchhaltung: Auslagen 

"Auslagen" unterscheiden sich von anderen Geldzahlungen dadurch, dass sie von einem Dritten eins zu eins 

erstattet werden sollen. Es handelt sich dabei wirtschaftlich nicht um eine Vergütung für Leistungen, sondern 

nur um das Durchreichen konkreten Aufwands. 

Unter Einbeziehung des Erstattungsanspruches liegt also wirtschaftlich keine Vermögensverminderung vor. 

Erst wenn der Erstattungsanspruch ausfällt, z.B. wegen Insolvenz, liegt eine Vermögensminderung vor, die 

z.B. als Forderungsabschreibung zu berücksichtigen ist, so dass damit der Gewinn gemindert wird. 

Ertrags- und umsatzsteuerlich ist allerdings zu differenzieren: 

Durchlaufende Posten 

Bei der Ermittlung des Gewinns von Einnahmenüberschussrechnern (§ 4 III EStG) sind Betriebsausgaben, 

die im Namen und für Rechnung eines anderen gezahlt werden, nicht zu berücksichtigen. 

Um eine Zahlung als durchlaufenden Posten zu verbuchen, ist ein Konto zu verwenden, das nicht als 

Aufwandskonto, sondern als Finanzkonto eingerichtet ist, also dem Kontentyp der Guthaben zugeordnet ist. 

Dies hat zur Folge, dass 

� die Zahlung nicht als Ausgabe, sondern als Forderung (Auslagenguthaben) verbucht wird, und 

� die Erstattung nicht als Einnahme, sondern als Rückführung dieser Auslagenforderung verbucht wird. 

Es wird befürchtet, dass die Voraussetzung, dass "im Namen" eines anderen gezahlt wird, künftig strenger 

als bisher angewendet wird, z.B. bei der Zahlung von Gerichtskostenvorschüssen, oder wenn 

Kostenschuldner von vornherein nicht der Mandant, sondern der Rechtsanwalt ist. In diesen Fällen handelt es 

sich nicht um durchlaufende Posten, sondern muss die Zahlung als Ausgabe gebucht werden, was bei nicht 

vorsteuerabzugsberechtigten Erstattungspflichtigen einen Mehraufwand in Höhe der Umsatzsteuer 

verursacht. 

Ausgabe 

Kommt eine Buchung als durchlaufender Posten nicht in Betracht, wird auf ein Auslagenkonto gebucht, das 

als Aufwandskonto eingerichtet ist. Dies hat zur Folge, dass 

� die Ausgabe als sofortiger Aufwand gewertet wird, also den Gewinn vermindert. 

� eine Erstattung als Einnahme gewertet wird, also den Gewinn wieder ausgleicht, 

Theoretisch könnte man für die Zahlung und die Erstattung von Auslagen zwei Konten einrichten, also ein 

Aufwand- und ein Einnahmenkonto, aber es dürfte zweckmäßiger sein, die Erstattung als 

Ausgabenverminderung zu buchen (negative Ausgabe). 

In Anlehnung an den DATEV-Kontenrahmen schlagen wir hierfür ein Konto "5211 Auslagen (Aufwand)" vor, 

dies mag jeder Benutzer aber selbst entscheiden. Damit die Buchungen im Aktenkonto erscheinen, sollte als 

"AKonto" ein "M" angegeben werden. 

Weitere Folge ist, dass es sich um eine Leistung im umsatzsteuerlichen Sinne handelt. Die 

Erstattungsforderung ist also mit Umsatzsteuer zu berechnen, selbst wenn es z.B. um steuerfreie Auslagen 

wie z.B. Gerichtskosten geht. Ist der Erstattungspflichtige nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, sollte diese 

Konstellation also vermieden werden. 


Beteiligungen 


Eine Beteiligung ist die Beziehung einer Akte zu einer Adresse. Eine Beteiligung hat meist zusätzlich 


02.09.2009


folgende Eigenschaften: 

� Art der Beteiligung (Mandant, Gegner usw.) und 

� fremdes Betreff (optional) 

Eingabe und Bearbeitung 

... einer Beteiligung erfolgt im Cockpit. 

Anzeige 

� Die Beteiligten einer Akte werden im 

Cockpit angezeigt. 

� Programmfunktion Aktenbeteiligte: Die 

Beteiligten einer Akte werden als Tabelle 

angezeigt und können von dort aus auch 

nach Word usw. exportiert werden, als 

Datenquelle dienen usw.. Die Felder / 

Spalten können ausgewählt werden. 

� Die Beteiligungen einer Adresse an 

verschiedenen Akten werden im Cockpit 

mit der rechten Maustaste, durch die 

Programmfunktion "Beteiligungen", in der 

Adressverwaltung auch über den Button 

" ... Akte/n", angezeigt. 

� Adressgruppenbeteiligte: sämtliche 

Akten, an denen mindestens ein Mitglied 

der Adressgruppe beteiligt ist. Diese 

Funktion ist hilfreich, um z.B. zu zeigen, 

welche Mandate auf demselben Mandanten 

beruhen. 

� Aktengruppenbeteiligte: Beteiligte aller 

Akten, die zu der Aktengruppe gehören. 

Diese Funktion ist hilfreich, um in einem 

komplexen Fall mit vielen Akten die 

Übersicht über die beteiligten Parteien und ihre Rechtsanwälte zu erhalten. 

Erweiterte Eigenschaften: 

� zum Zwecke der aktenspezifischen Adressverwaltung können über den Button Erweitert u.a. 

Modifikationen der Adresse ausgeführt werden 

� durch die Vornahme von Buchungen kann jede Beteiligung auch als Beteiligtenkonto verwendet 

werden, wobei jeder Beteilung auch eine Mahnstufe, Währung und ein Umsatzsteuersatz zugeordnet 

werden kann, 

� zu jeder Beteiligung kann eine Rechnung erstellt werden, 

� Spezielle Anwendungen 

Beteiligungen erfassen und bearbeiten 

Um eine Adresse neu zu einer Akte zu erfassen, ist wie folgt vorzugehen: 



1. Im Cockpit die Akte auswählen, zu der die Adresse erfasst werden soll. Ist die Akte noch nicht 

vorhanden, muss sie zunächst über die Aktenverwaltung angelegt werden. 

2. Im Cockpit den Button neu klicken. Der Cursor springt in das leere Adressfeld und die Eingabe kann 

beginnen. 

Die Adresse wird ausgewählt, indem man (so weit wie nötig) im Adressfeld den Nachnamen eingibt und bei 

Bedarf in der Dropdownliste auswählt. 


02.09.2009


Wenn die Adresse noch nicht vorhanden ist oder erst etwas aufwändiger gesucht werden muss, kann man in 

die Adressverwaltung wechseln, indem im Cockpit der Button erfassen ... geklickt wird. Die in der 

Adressverwaltung mit OK bestätigte Adresse wird in das Adressfeld des Cockpits übernommen. Da die 

Adressverwaltung in diesem Fall ausschließlich zur Erfassung für die aktuelle Akte geöffnet ist (worauf auch 

in der Titelzeile hingewiesen wird), muss sie erst geschlossen werden, bevor woanders weiter gearbeitet 

werden kann. Mehr ... 

Betreff: In der nächsten Zeile kann das fremde Betreff eingegeben werden (optional). Bei einer Neueingabe 

wird standardmäßig das Betreff der Akte auch für die Beteiligung vorgeschlagen. Im Listenfeld stehen 

zusätzlich 

� typische Betreff-Texte sowie 

� das Aktenbetreff und 

� die Betreffs der bisherigen Beteiligten 

als Vorlage zur Auswahl. Natürlich kann der Text hier frei gewählt werden, auch mehrzeilig. Wenn die 

Beteiligung als Beteiligtenkonto verwendet werden soll, sollte in das Betreff ggf. auch eine Bezeichnung des 

zu vollstreckenden Titels aufgenommen werden. 

Parteirolle: In der letzten Zeile muss eingegeben werden, in welcher Beziehung die Adresse zur Akte steht 

(Mandant, Gegner, Gegenanwalt usw.. Die Liste der verfügbaren Parteirollen wird in der 

Stammdatenverwaltung festgelegt. 

Wenn eine Adresse ausgewählt wird, die schon in anderen Akten erfasst wurde, wird die zuletzt 

eingenommene Parteirolle vorgeschlagen. Der Vorschlag muss überprüft und kann geändert werden. Hieraus 

ergibt sich ggf. bereits ein erster Hinweis auf mögliche Interessenkonflikte. 

Nicht nur am Verfahren beteiligte Personen, sondern auch andere Adressen lassen sich im Cockpit erfassen, 

z.B. Unfallort, Bauvorhaben, Kaufgegenstand usw. Es empfiehlt sich z.B. der Beteiligungstyp "Objekt". 

Hinzufügen/ändern 

Die Erfassung der Adresse wird abgeschlossen, indem der Button "hinzufügen" geklickt wird. Die Adresse 

erscheint im Cockpit dann in der Liste der Beteiligten dieser Akte. 

Wenn eine vorhandene Beteiligung lediglich geändert (bearbeitet) wurde, ist der Button mit speichern 

beschriftet. 

Nach Eingabe oder Änderung eines Mandanten oder Gegners besteht Gelegenheit, dessen bereits früher 

erfasste Versicherungen, Vertreter oder Berater auch in die vorliegende Akte zu übernehmen und dabei das 

fremde Betreff und die erweiterten Eigenschaften zu bearbeiten (z.B. Versicherungsnummer beibehalten, 

Schadensnummer ändern, Sachbearbeiter prüfen). 

Kopieren / Verschieben 

Über das Cockpit-Menü "Bearbeiten" lassen sich Beteiligungen kopieren oder verschieben. Davon ist ggf. 

auch ein zur Beteiligung gehörendes Beteiligtenkonto und eine Rechnung betroffen. 

Erweiterte Eigenschaften: 

� Zum Zwecke der aktenspezifischen Adressverwaltung können über den Button erweitert u. a. 

Modifikationen der Adresse eingegeben werden. 

� Durch die Vornahme von Buchungen kann jede Beteiligung auch als Beteiligtenkonto verwendet 

werden. 

� Für spezielle Anwendungen können auch beliebige Zusatzfelder konfiguriert werden. 

Mehrfache Beteiligung einer Adresse an derselben Akte 


Normalerweise wird jede Adresse zu einer bestimmten Akte nur einmal erfasst. Ausnahmen sind aber 

denkbar. 


02.09.2009


Gibt es z.B. mehrere Gegner, die durch den selben Anwalt vertreten werden, der dafür seinerseits 

unterschiedliche Akten (Aktenzeichen, Betreffs) angelegt hat, ist für jedes unterschiedliche Betreff des 

Gegenanwaltes auch eine eigene Beteiligung anzulegen, damit die Korrespondenz entsprechend differenziert 

werden kann. 

Ebenso kann zum Beispiel ein Gericht in mehreren unterschiedlichen Funktionen in einer Akte tätig sein, zum 

Beispiel einmal als Berufungsinstanz und einmal als Beschwerdeinstanz mit unterschiedlichen 

Geschäftszeichen. 

In Zwangsvollstreckungssachen kommt es oft vor, dass beim selben Gericht mehrere Sachen mit 

unterschiedlichen Geschäftszeichen anhängig sind. 

Dass eine Adresse an vielen unterschiedlichen Akten beteiligt sein kann, versteht sich hoffentlich von selbst! 

Mehrere Konten für dieselbe Adresse? 

Interessenkonflikte 

Nach jeder Eingabe oder Änderung des Beteiligten prüft das Programm automatisch, ob ein Interessenkonflikt 

gegeben ist. 

Wenn diese Prüfung ergibt, dass der Beteiligte der Kanzlei gleichzeitig im Lager eines Mandanten und eines 

Gegner gegenüber steht, wird eine Liste der Beteiligungen dieser Adresse angezeigt. 


Beteiligung / erweiterte Angaben 

Über das Cockpitmenü "Bearbeiten" oder 

den Button können ergänzende Angaben 

zu einer Beteiligung gemacht werden. 

Diese Funktion setzt voraus, dass bereits 

eine einfache Beteiligung vorhanden ist. Im 

Cockpit ist nach Auswahl des Beteiligten 

die rechte Maustaste oder der Button 

erweitert zu klicken. 

Betreff 

Das große Eingabefeld in dem Fenster 

ermöglicht die Eingabe mehrzeiliger 

Betreffs. Auch Absätze sind zulässig 

(Eingabetaste). 

Aktenspezifische 

Adressverwaltung 

Korrespondiert die Kanzlei unter 

derselben Adresse mit 

unterschiedlichen Abteilungen oder 

Ansprechpartnern (z.B. bei Behörden, 

Versicherungen, anderen 

Großunternehmen oder Kanzleien), 

gehören die speziell für die einzelne Akte 

benötigten Angaben in die erweiterten Eigenschaften den Beteiligung. 


Die gespeicherten Adressen können dadurch für den Kontext einer Akte modifiziert oder ergänzt werden. Die 

Eingaben treten bei der Erstellung eines Dokuments oder einer E-Mail an die Stelle der zur Adresse 


02.09.2009


gespeicherten Daten. 

1. Telefax-Nummer, 

2. Durchwahl-Nummer, 

3. E-Mail-Adresse, 

4. Zusätzliche Adresszeile (z.B. Abteilungsname), 

5. Persönliche Anrede 

In allen Feldern findet sich in der 

Dropdownliste ein Hinweis auf den 

Standardwert und ggf. eine Liste mit den 

bisher verwendeten Einstellungen (so dass 

z.B. auch eine Liste der bekannten 

Abteilungen, Durchwahlen, Sachbearbeiter 

usw. angeboten wird, die durch jeden 

neuen Eintrag erweitert wird). 

Mit Hilfe der Programmfunktion "Unteradressen" lassen sich die vorhandenen Einträge anzeigen. 

Tipp: über dem Adressfeld des Cockpits werden alle Telefonnummern des Adressverwaltung sowie die 

Durchwahl des gerade ausgewählten Beteiligten als Tooltip angezeigt! 

Dokumentvorlage 

Es kann ein spezieller Briefbogen gewählt werden, der für diese Beteiligung standardmäßig verwendet bzw. 

vorgeschlagen wird. Dies bietet sich z.B. bei Gerichtskorrespondenz an, damit künftig gleich auf Doppelklick 

z.B. die Vorlage "SchriftsatzKläger" o.ä. verwendet wird. 

Zur praktischen Bedeutung siehe Dokumentvorlagen. 

Sofern es sich um Dokumentvorlagen im Vorlagenverzeichnis oder anderen Unterverzeichnissen des 

Stammverzeichnisses handelt, wird der Pfad relativ zum Stammverzeichnis gespeichert (""), damit die 

Vorlage auch noch gefunden wird, wenn das Stammverzeichnis geändert wird oder wenn der Pfad zum 

Stammverzeichnis im Netzwerk nicht einheitlich ist. 

Ist ein Kurzrubrum sehr kompliziert, z.B. infolge zahlreicher unterschiedlich vertretener Parteien und 

Streitgenossen, ist wie folgt vorzugehen: 

1. Betreffende Akte im Cockpit aufrufen, 

2. Word-Dokument mit der am ehesten passenden Vorlage erstellen und wie gewünscht abändern, 

3. "neu speichern" klicken, Dateityp aber in "Dokumentvorlage (*.dot)" ändern, ggf. Dateinamen 

abändern. 

4. Mit Cockpit / erweitert die modifizierte Vorlage als Standardvorlage für den ausgewählten Beteiligten 

festlegen (findet sich rasch unter den "zuletzt bearbeiteten Dokumenten"). 

Vertreter 

Das Feld Vertreter gibt an, durch welchen anderen Beteiligten der Beteiligte ggf. vertreten wird. 

Dies hat zwei Folgen: 

1. Wird ein Brief an eine 

vertretene Partei gerichtet, gibt 

das Programm Gelegenheit, 

den Brief stattdessen an den 

Vertreter zu richten. 

2. Bei Mehrfachauswahl (E-Mail, 

Serienbrief, Serienfax) wird nur 

der Gegnervertreter und nicht 

auch der Gegner persönlich als 



02.09.2009


Empfänger vorselektiert. 

Bei überschaubaren Akten ist diese Eingabe überflüssig, sie ist aber hilfreich und teilweise auch notwendig 

bei Massenverfahren. 

Im Kontextmenü eines Beteiligten lässt sich anzeigen, durch wenn der Beteiligte vertreten wird. 

Soll ein Vertreter (= Beteiligung, die in einer anderen Beteiligung als Vertreter gespeichert ist) aus der Liste 

der Beteiligungen gelöscht werden, muss erst die Vertretung gelöscht werden, sonst gibt es eine Meldung. 

Verfahrensrolle 

Das Programm 

unterstützt zu jeder 

Beteiligung auch 

eine Verfahrensrolle, 

einzugeben und zu 

bearbeiten im 

Cockpit über die 

erweiterten 

Eigenschaften der 

Beteiligung. 

Hier kann 

angegeben werden, 

welche Rolle die 

ausgewählte Partei 

im jeweiligen 

Verfahren einnimmt, 

also z.B. Kläger, 

Antragsgegner oder 

Beschuldigter, aber auch z.B. Klägerin zu 1) oder Antragsgegnerin zu 3), Arbeitgeber oder Mieterin. 

Während die Parteirolle subjektiv die Sicht der Kanzlei wiedergibt (Mandant, Gegner), ist die Verfahrensrolle 

eher objektiv, denn diese Bezeichnung gilt aus der Sicht aller Beteiligten der Angelegenheit. 

Folgende zusätzliche Datenfelder ergeben sich daraus: 

� Verfahrensrolle: die Grundbezeichnung 

� VerfahrensrolleNom, VerfahrensrolleGen, VerfahrensrolleDat, VerfahrensrolleAkk: die Verfahrensrollen 

in deklinierter Form, mitsamt Artikel, also z.B. VerfahrensrolleGen = "des Klägers". 

� VerfahrensBzwParteirolle: wenn eine Verfahrensrolle angegeben wird, dann diese, sonst die 

Parteirolle. Dieses Feld kann verwendet werden, damit eine Angabe vorhanden ist, auch wenn keine 

Verfahrensrolle angegeben ist (z.B. weil sie mit der Parteirolle identisch ist). 

Die Verfahrensrollen können vom Benutzer beliebig konfiguriert werden (Einstellungen / Stammdaten / 

Verfahrensrollen). 

Standard 


Die Checkbox Standard gibt an, ob es sich um den Standardbeteiligten dieses Typs handelt, was vor allem 

für die Erstellung eines gerichtlichen Rubrums von Bedeutung ist. 

Wird auf die Daten eines Beteiligten aufgrund seiner Parteirolle (Beteiligungstyps) zugegriffen, handelt sich 

es, wenn es den Typ mehrfach gibt, um den Standardbeteiligten. Sind z.B. mehrere Mandanten zur Akte 

gespeichert, kann damit einer der Mandanten auswählt werden. Dieser wird damit zum Standardmandanten 

in der Akte. Dasselbe gilt für alle anderen Beteiligungstypen. Mehr ... 



02.09.2009


Standardbeteiligte 

Sofern an einer Akte mindestens ein Mandant, Gegner oder Gegnervertreter beteiligt ist, gibt es jeweils einen 

eindeutigen Standardmandanten, -gegner bzw. -gegnervertreter. 

� Wenn zur Akte nur ein einziger Beteiligter des betreffenden Typs erfasst wurde, ist es dieser, 

� sonst derjenige, der im erweiterten Eigenschaftenfenster als Standard bezeichnet wurde. 

Falls die Standardtypen fehlen oder falsch sind, ist in den Stammdaten die Zuordnung der Standardtypen zu 

den benutzerdefinierten Beteiligungstypen zu überprüfen. 

Seitdem in Word-Dokumenten ohnehin sämtliche Beteiligte mit ihrer VerfahrensBzwParteirolle angesprochen 

werden können, hat diese Funktion an Bedeutung verloren. 


Beteiligtenkonto 

Jede 

Beteiligung 

kann 

auch 

als 

Konto 

verwendet 

werden. 

Zu 

diesem 

Zweck 

muss 

die 

Beteiligung 

vorhanden 

sein. 

Sie 

muss 

nicht 

besonders 

eingerichtet 

werden. 

Es 

kann ohne weiteres zu jeder Beteiligung gebucht werden. In dieser Funktion wird die Beteiligung als 

Beteiligtenkonto bezeichnet. Die übrigen Funktionen der Beteiligung bleiben unberührt. 

Information zum Verhältnis zur Rechnung 

Ein Beteiligtenkonto dient der Berechnung von Geldforderungen gegen den Beteiligten unter Einbeziehung 

von Zinsen und Gutschriften. Hierbei kann es sich 

� um die eigene Honorarforderung gegen einen Mandanten handeln, also um die Offene-Posten- 

Verwaltung der Kanzlei, oder auch 

� um eine Inkassoforderung, die für fremde Rechnung beigetrieben wird. 

Jedes Konto kann eine beliebige Vielzahl von Haupt- und Nebenforderungen aufnehmen, auch mit 

unterschiedlichen Zinssätzen. 


Ein Beteiligtenkonto steht nicht in direktem Bezug zur Finanzbuchhaltung der Kanzlei. Es bezieht natürlich 

Informationen von dort, wird aber grundsätzlich unabhängig geführt (mehr ...). Buchungen können z.B. auch 

nachträglich eingefügt, geändert oder gelöscht werden. Das Konto kann in beliebigen fremden Währungen 


02.09.2009


geführt werden. 

Die Neuberechnung eines Kontos erfolgt normalerweise automatisch bei jedem Anzeigen (auch schon im 

Cockpit) und bei jeder Verwendung. Zusätzlich kann diese Berechnung mit der Programmfunktion 

Beteiligtenkonto berechnen auch manuell veranlasst werden. 

Folgende Spalten werden ausgegeben: 

� Soll: gibt sämtliche Belastungen an 

� Zinsen: gibt die Summe aller Zinsen bis zur nächsten Buchungszeile (ersatzweise Tagesdatum) an 

� Haben: gibt sämtliche Gutschriften an, 

� Stand: laufende Summe berechnet als 

Alter Stand + Soll + Zinsen - Haben 

Beteiligtenkonto buchen 

Beteiligtenkonto richtig interpretieren 

Berechnung eines Beteiligtenkontos 

Anzeige eines Kontos 

Folgende Programmfunktionen zeigen 

Beteiligtenkonten an: 

� Beteiligtenkonto: 

Einzelbuchungen und ihre 

Summe (Rechenbeispiel rechts 

oben, siehe Screenshot oben). 

Die Ergebniszeile gibt die Summe 

aus (mehr). 

� Beteiligtenkonto breit: zusätzlich 

drei Spalten mit dem Stand von 

Kosten, Zinsen und 

Hauptforderung für jede Zeile. Die letzte Zeile gibt ebenso wie die Ergebniszeile den aktuellen Stand 

aus (Rechenbeispiel rechts unten, (mehr)). 

� Aktenkonto zur zusammengefassten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten von Mandanten 

und Gegner sowie auf Auslagen, Gebühren und Fremdgeld in der Akte 

� Adresskonto zur zusammengefassten Anzeige aller Buchungen in Beteiligtenkonten der ausgewählten 

Adresse sowie auf Auslagen, Gebühren und Fremdgeld der betreffenden Akten, 

� Beteiligtenkonto zum Stichtag: entspricht dem "Beteiligtenkonto breit", aber lediglich bis zum 

anzugebenden Datum (das ist z.B. nötig bei der Anmeldung einer Insolvenzforderung) 

� Erbsenzählung: dokumentiert in detaillierter Textform den Rechenweg des Kontos. 

� Fremdwährung: zeigt ein Beteiligtenkonto in einer Fremdwährung an. 

� Zahlungsantrag: konvertiert das 

Konto in einen Klagantrag und fügt 

diesen in das aktuelle Dokument 

ein. Um vorgerichtliche 

Anwaltskosten geltend zu machen, 

ist vorab der die 0,75-RVG- 

Gebühr übersteigende Gebührenbetrag einzubuchen. Die vorgerichtlichen Kosten werden in einem 

Klammerzusatz aufgeschlüsselt; u. U. ist es sinnvoll, diesen Text in die Anspruchsbegründung zu 

verschieben (manuell). 

� Beteiligtenkonto schlicht: tabellarische Darstellung als einfache Addition bzw. Subtraktion der 

Positionen ohne Zinsberechnung. In dieser Tabelle kann das Konto auch direkt bearbeitet werden. 

� Offene Posten: Kontostände aller Beteiligten im Lager des Mandanten. 

� Saldenliste: um alle Salden einer Person anzuzeigen, ist in der Liste der "Beteiligungen" zusätzlich die 

Spalte "Kontostand" einzublenden (mehr). 

Mehrere Konten für dieselbe Adresse? 

Technisch kein Problem, aber ist das überhaupt sachlich sinnvoll? 


Summe Soll 1.004,41 € 

+ Summe Zins 185,10 € 

- Summe Haben -150,00 € 

= Stand 1.039,51 € 

Endstand Kosten 103,74 € 

+ Endstand Zinsen 54,33 € 

+ Endstand Hauptforderung 881,44 € 

= Stand 1.039,51 € 

900,67 € nebst Zinsen i.H.v. 5 Prozentpunkten über dem 

Basiszins auf 555,00 € ab 17.08.01 und auf weitere 345,67 € 

ab 14.03.02 sowie vorgerichtliche Kosten i.H.v. 103,74 € 

(10,00 € Handelsregister, 5,00 € EMA und 88,74 € RA- 

Gebühren) zu zahlen. 


02.09.2009


� In der Regel könnten und sollten alle Ansprüche aus derselben Akte gegen dieselbe Adresse in ein 

einheitliches Beteiligtenkonto gebucht werden. Bekanntlich kann ein Beteiligtenkonto eine beliebige 

Anzahl von Hauptforderungen nebst unterschiedlicher Verzinsungen verwalten. 

� Wenn es sich um unterschiedliche Sachen handelt, sollte überlegt werden, ob nicht auch gesonderte 

Akten anlegt werden sollten. 

Wenn's immer noch unbedingt sein muss: geben Sie für die Adresse eine weitere Beteiligung ein. Wenn keine 

andere Parteirolle ersichtlich ist, gaben Sie als Parteirolle Zusatzkonto an. 

Ausdrucken eines Kontos 

Ein Konto kann wie jede andere Tabelle ausgedruckt werden, die (wie vorstehend beschrieben) angezeigt 

wird. 

Wenn eine Verzinsung gebucht ist, die auf dem Basiszins beruht, wird auch der maßgebliche Basiszinssatz 

angegeben. 

Wenn z. B. für Zwecke der Zwangsvollstreckung auch die Adressen von Gläubiger und Schuldner 

ausgedruckt werden sollen, kann dies nach Auswahl des Schuldners durch Word-Dokument mit 

beteiligtenkonto.dot erfolgen. 

Konto übertragen und kopieren 

Mit den Funktionen Beteiligtenkonto Ausschneiden, Kopieren und Einfügen des Cockpit-Bearbeitungsmenüs 

kann ein Konto auf eine andere Akte oder Beteiligung übertragen oder kopiert werden. Eine etwaige darin 

enthaltene Rechnungsnummer wird nicht übertragen oder mitkopiert. 


Konto buchen 

Das Fenster Konto buchen besteht aus zwei Teilen: 

� links: allgemeine Einstellungen zum Beteiligtenkonto, 

� rechts: einzelne Buchungen zum Beteiligtenkonto. 

In der rechten Hälfte des Fensters können 

einzelne Buchungen in das Beteiligtenkonto 

erfolgen. 

Zu beachten: Hauptforderungen 

unterscheiden sich von den übrigen 

Buchungen nur darin, dass sie nicht als 

Kosten gekennzeichnet sind. Es können 

deshalb unterschiedslos mehrere 

Hauptforderungen mit eigenen Verzinsungen 

gebucht werden. 

Belegdatum: Fast jede Buchung in einem 

Beteiligtenkonto beruht auf einem Beleg, 

zum Beispiel Urteil, Vollstreckungsbescheid, 

Rechnung oder Datum eines 

Kontoauszuges. Dieses Datum ist hier 

einzugeben. Für die Berechnung hat das 

Belegdatum in der Regel keine Bedeutung, 

wohl aber bei einer Berechnung zum 

Stichtag. 

Wertstellung: Das hier einzugebende 



02.09.2009


Datum ist maßgeblich für die Berechnung 

der Forderung, insbesondere für den Beginn des Zinslaufs. 

Fällt der eingegebene Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, fragt das Programm, ob das Datum auf 

den nächsten Arbeitstag verschoben werden soll. 

Solange Beleg- und Wertstellungsdatum identisch sind, ändert sich mit dem Belegdatum auch das 

Wertstellungsdatum. Um diese Synchronisation zu beenden, ist das Wertstellungsdatum direkt zu ändern. 

Button "31 Tage": Dieser Button addiert die angegebene Zahl von Tagen auf das Belegdatum (bzw. den 

nächstfolgenden Arbeitstag), um die übliche Zahlungsfrist zu berücksichtigen. Wird bei der Verbuchung einer 

eigenen Rechnung eine andere Frist verwendet, wird diese künftig verwendet. 

Button "3. Wk": hierdurch wird die Wertstellung auf den 3. Werktag des Kalendermonats des Belegdatums 

eingestellt. Dies ist oft der maßgebliche Termin für Mieten und Unterhaltszahlungen. 

monatlich: Buchung von monatlich gleichartig wiederkehrenden Vorgängen (Zahlungen oder Gutschriften). 

Die erste Buchung ist auszuwählen bzw. neu einzugeben und zu speichern. Dann ist der Button "monatlich" 

zu klicken und derjenige Monat einzugeben, bis zu dem die laufende Buchung monatlich wiederholt werden 

soll. 

Von der ausgewählten Buchung ausgehend 

werden monatlich gleichartige Buchungen 

vorgenommen bis zum angegebenen 

Endmonat (einschließlich). 

Befinden sich in dem Zeitraum bereits 

Buchungen mit demselben Text, besteht 

Gelegenheit, diese zu ersetzen. Anderenfalls 

werden die neuen Buchungen zusätzlich 

hinzugefügt. Auf diese Weise können die 

vorhandenen Buchungen auch geändert 

oder eine Serie von einem beliebigen Element aus verlängert werden. 


Handelt es sich bei der Ausgangsbuchung um den ersten bis fünften oder den letzten Werktag des Monats, 

wird auch das Datum der Folgebuchungen entsprechend festgelegt. In allen übrigen Fällen wird der 

Kalendertag unverändert übernommen. 

Tipp: wird ein Beteiligtenkonto in der Ansicht "schlicht" angezeigt (Cockpit-Menü Konto /Auswertungen), 

können Serienbuchungen auch durch das Tabellen-;enü Bearbeiten / Feldwert übernehmen leicht en bloc 

geändert werden. 

Ist das Betragsfeld der Ausgangsbuchung leer, werden Buchungen mit demselben Text im anzugebenden 

Zeitraum nach Rückfrage gelöscht. 

Text: An dieser Stelle ist der Buchungstext einzugeben. Die Vorschlagsliste enthält die 20 bisher am 

häufigsten verwendeten Buchungstexte. Wenn es sich um wichtige Buchungen handelt, insbesondere also 

um Buchungen der Hauptforderung, sollte an dieser Stelle auch das Geschäftszeichen, Rechnungsnummer 

oder ähnliches angegeben werden (nicht aber das Datum, denn das gehört ins "Belegdatum"!). 

Wenn das Konto Grundlage von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen sein soll, ist darauf zu achten, dass 

entweder im Betreff des Schuldners oder in den Einzelbuchungen der Titel präzise identifiziert wird. 

Grundsätzlich gilt: Gemeinsames vor die Klammer ziehen, d.h. wenn mehrere Forderungen aus demselben 

Gerichtsverfahren stammen, sollte das Verfahren im Betreff und nicht immer wieder in den Einzelbuchungen 

identifiziert werden. 

Button §: Wenn eine Kostenforderung gebucht werden soll, öffnet sich durch Klick auf den Paragraphen ein 

kleines Fenster, welches diese Berechnung vornimmt (bekannt auch als "kleine Kostennote"). Mit Abschluss 

dieses Fensters wird der gewählte Text und der errechnete Betrag in das Textfeld übernommen. 


02.09.2009


Betrag: Hier ist der Betrag anzugeben. Gutschriften sind mit negativem Vorzeichen einzugeben. 

Button "€": Wenn der Betrag noch ausgerechnet werden muss, kann durch Klick auf das neben dem Feld 

befindliche Tastensymbol der Taschenrechner geöffnet werden, mit dem alle Berechnungen vorgenommen 

werden können. Wird das Taschenrechnerfenster mit OK geschlossen, wird das Rechenergebnis in das 

Betragsfeld übernommen. 

Kosten / privilegiert: Wenn es sich bei der Buchung um eine Kostenforderung handelt (Betrag positiv), 

muss dies an dieser Stelle durch Ankreuzen des Kästchens vermerkt werden. Dies ist von Bedeutung für die 

Verrechnung von Gutschriften, denn Gutschriften werden zunächst auf die Kosten und dann erst auf die 

Hauptforderung verrechnet (mehr). 

Wenn es sich bei der Buchung um eine Gutschrift handelt (Betrag negativ), ist diese Checkbox normalerweise 

nicht zu markieren. Die Gutschrift wird dann in gesetzlicher Weise verrechnet. Ist sie dennoch markiert, ist die 

Gutschrift privilegiert, und es erfolgt die Verrechnung in umgekehrter Reihenfolge: erst auf die 

Hauptforderung, dann auf die Kosten und zuletzt auf die Zinsen (mehr). Dies empfiehlt sich auch, wenn 

Gerichte es z.B. in Miet- und Unterhaltssachen ablehnen, dass Zahlungen auf Zinsen verrechnet werden. 

Button Tilgung: Eingabe und Löschung von Tilgungsbestimmungen. 

Verzinsung: Hier kann eingegeben werden, wie sich die Buchung verzinst. Wenn es sich um die 

Standardverzinsung von Verzug handelt, genügt es, auf den entsprechenden Texthinweis zu klicken, es wird 

dann der Zinssatz von 5% bzw. 8% zzgl. Basiszins automatisch in die Felder übernommen. 

Dreiecksfelder: Mir den vier Dreiecksfeldern kann man sich in den bisherigen Buchungen hin -und 

herbewegen, um diese bei Bedarf zu ändern oder zu löschen. Ist für die Buchung eine Rechnungsnummer 

vergeben, ist dies nur eingeschränkt möglich. 

Buttons 

1. Fibu-Import: übernimmt sämtliche 

Journalbuchungen in das Beteiligtenkonto. 

Achtung: Doppelbuchungen vermeiden, insbesondere nach vorangegangenem Fibu-Import in eine 

gebuchte Rechnung! 

2. "Übernehmen": Die Eingaben werden gespeichert, das Fenster bleibt geöffnet. 

3. "Schließen": Etwaige Eingaben werden gespeichert und das Fenster geschlossen. 


Beteiligtenkonto richtig interpretieren 

Grundlagen zur Kontoberechnung... 

Ein Beteiligtenkonto kann z.B. folgende Informationen enthalten: 

Beleg Datum Text Soll Zins Haben Kosten Zinsen Hauptf Stand 

17.07.01 17.08.01 Rechnung (Bz.+5%) 555,00 € 26,54 € 26,54 € 555,00 € 581,54 € 

14.02.02 14.03.02 Rechnung (Bz.+5%) 345,67 € 104,22 € 130,77 900,67 € 1.031,44 

€ 

01.11.03 01.11.03 Zahlung 23,67 € 150,00 € 23,67 € 881,44 € 905,10 € 

08.04.04 08.04.04 Handelsregisterauszug10,00 € 4,15 € 10,00 € 27,82 € 881,44 € 919,26 € 

06.05.04 06.05.04 Einwohnermeldeamt 5,00 € 14,67 € 15,00 € 42,49 € 881,44 € 938,92 € 

13.08.04 13.08.04 RA-Gebühren 88,74 € 11,99 € 103,74 € 54,48 € 881,44 € 1.039,66 

02.11.04 

6 

Summe / Stand: 

Einträge 

1.004,41 

€ 


185,25 €150,00 € 103,74 € 54,48 € 881,44 € 1.039,66 

€ 


€ 

02.09.2009


Normalerweise werden nur die grau unterlegten Spalten angezeigt. In der Programmfunktion 

Beteiligtenkonto breit werden zusätzlich die gelb unterlegten Felder mit den Zwischenständen angezeigt. 

Die einzelnen Spalten können am Bildschirm auch über Ansicht/Spalten ein- und ausgeblendet werden. 

Die Spalten haben folgende Bedeutung: 

Beleg 

Belegdatum des betreffenden Vorgangs, z.B. Datum des Urteils oder des Kontoauszugs. Für die Berechnung 

hat es keine Bedeutung. 

Datum 

Wertstellungsdatum der Buchung, maßgeblich z.B. für den Beginn des Zinslaufs. 

Text 

Frei eingegebener Buchungstext, automatisch ergänzt um den dazu gebuchten Zinssatz. Bz bedeutet 

Basiszins. 

Im obigen Beispiel bedeutet die erste Zeile also: Rechnung vom 17.07.2001 über 550,00 € nebst Zinsen in 

Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszins ab 17.08.2001. 

Soll 

Kontobuchungen ohne (d.h. mit positivem) Vorzeichen, also Hauptforderungen und Kosten. Die Summen- 

und Saldenzeile gibt die Summe aller Soll-Buchungen an. 

Zins 

Hauptforderungs- und Kostenzinsen bis zum Datum der nächsten Zeile. Die Summen- und Saldenzeile gibt 

die Summe aller Zinsen an. 

Haben 

Kontobuchungen mit negativem Vorzeichen (Zahlungen, Gutschriften). Die Summen- und Saldenzeile gibt die 

Summe aller Haben-Buchungen an. 

Zur Verrechnung solcher Buchungen auf Kosten, Zinsen und Hauptforderung siehe Konto. 

Kosten 

Stand der Kosten. Die Summen- und Saldenzeile gibt den Endstand an (entsprechend der letzten 

Buchungszeile). Etwaige Zahlungen und Gutschriften (Haben-Buchungen) sind darin berücksichtigt (mehr), 

so dass der Kostenstand trotz gebuchter Kosten Null betragen kann. 

Zinsen 

Stand der Zinsen bis zum Datum der nächsten Zeile.. Die Summen- und Saldenzeile gibt den Endstand an 

(entsprechend der letzten Buchungszeile). Etwaige Zahlungen und Gutschriften (Haben-Buchungen) sind 

darin berücksichtigt (mehr). 

Hauptf 


Stand der Hauptforderung. Die Summen- und Saldenzeile gibt den Endstand an (entsprechend der letzten 

Buchungszeile). Etwaige Zahlungen und Gutschriften (Haben-Buchungen) sind darin berücksichtigt (mehr). 


02.09.2009


Stand 

Gesamtstand der Forderung, der sich aus den vorangehenden Spalten gleichermaßen mit zwei 

unterschiedlichen Berechnungsweisen ermitteln lässt: 

Der Stand ist normalerweise auf das Tagesdatum bezogen. Um den Stand zu einem anderen Datum 

auszugeben, ist die Programmfunktion Beteiligtenkonto zum Stichtag auszuführen. 

Erbsenzählung 

Wenn der Rechenweg nicht einzuleuchten scheint, gibt die Programmfunktion Erbsenzählung den 

Rechenweg des Kontos in detaillierter Textform in ein Textdokument aus. 

Rechnungsnummern 

Rechnungen müssen gemäß § 14 

UStG eine fortlaufende 

Rechnungsnummer enthalten. 

Anderenfalls kann der Empfänger 

sie nicht als Vorsteuer geltend 

machen (und muss sie deshalb 

auch nicht bezahlen! 

Das Programm erlaubt es deshalb, 

einer gebuchten Rechnung eine 

Rechnungsnummer zuzuordnen. Es 

wird automatisch die nächste freie 

Nummer vergeben. Sie kann auch 

manuell eingegeben werden. 

Wird im selben Datenpool mehr als 

ein Unternehmen verwaltet, können 

für jedes Unternehmen gesonderte 

Rechnungsnummern vergeben 

werden (mehr). 

Die Verwendung von 

Rechnungsnummern führt zu 

einer sehr erheblichen 

Erleichterung der Buchführung: 


Summe Soll 1.004,41 € Endstand Kosten 103,74 € 

+ Summe Zins 185,10 € Endstand Zinsen + 54,33 € 

- Summe Haben -150,00 € Endstand Hauptforderung + 881,44 € 

= Stand 1.039,51 € Stand = 1.039,51 € 


"Buchung einer Rechnung" bedeutet, dass der Endbetrag der Rechnung im Konto des Beteiligten mit der 

Rechnungsnummer ins Soll gestellt wird. 

Eine Rechnungsnummer beinhaltet dadurch auch Informationen über die Akte, den Empfänger und die 

Zusammensetzung der Rechnung (Gebühren, Auslagen, Fremdgeld), so dass beim späteren Buchen des 

Zahlungseingangs anhand der Rechnungsnummer unmittelbar eine Buchung der richtigen Konten 

einschließlich des Beteiligtenkontos möglich ist. 

Rechnungsnummern sind nicht unbedingt eindeutig. Wenn die Zählung jedes Jahr wieder von Neuem 

beginnt oder für jedes Unternehmen gesondert gezählt wird, wird es viele Nummern mehrfach geben. Eine 

eindeutige Zuordnung ist dann nur in Verbindung mit dem Rechnungsdatum, der Akte usw. möglich. 


02.09.2009


Damit die Rechnungsnummer in der Rechnung erscheint, ist in der Word-Dokumentvorlage ein Platzhalter zu 

verwenden: . 

Vor dem Erstellen des Word-Dokuments muss naturgemäß die Rechnung erstellt und gebucht worden sein. 

Wenn es sich bei dem betreffenden Beteiligten nicht um einen Mandanten handelt, erfolgt ein Hinweis. In 

diesem Fall kann wegen der Verbuchungshilfe dennoch eine Rechnungsnummer vergeben werden. In 

einfachen Sachen, z.B. vollständiger Kostenübernahme durch Rechtsschutz, Gegner oder Staatskasse, kann 

es ja ohnehin bei einer direkten Verbuchung auf Gebühren verbleiben. 

Dies gilt z.B. auch bei Kostenfestsetzungsanträgen. Als Zahlungsempfänger wird allerdings wie immer der 

Adressat der Rechnung gespeichert, so dass der Buchhalter beim späteren Zahlungseingang das 

vorgeschlagene Beteiligtenkonto abändern sollte. 

Eine Liste der vergebenen Rechnungsnummern ist über die Programmfunktion Rechnungen anzuzeigen. Die 

Spalte "Unternehmen" erscheint dabei nur bei Bedarf. 

Nach Vergabe einer Rechnungsnummer läßt sich im Konto-Fenster die Zusammensetzung der Rechnung 

anzeigen, also eine zusammengefasste Aufschlüsselung des Gesamtbetrages in Gebühren, Auslagen und 

Fremdgeld. 

>>> Hinweise zum Ausbuchen von Rechnungen... 


Saldenliste 

Um alle Salden der Beteiligtenkonten einer bestimmten Person anzuzeigen, ist wie folgt vorzugehen: 

� Person auswählen, z.B. im Cockpit (die Akte ist dabei beliebig), 

� Beteiligungen anzeigen (Programmfunktion "Beteiligungen", am schnellsten über die rechte Maustaste 

im Cockpit) 

� In der dann angezeigten Tabelle: 

� Menü: Ansicht > Spalten ein-/ausblenden, 

� "Kontostand" anklicken 

In der Liste der Beteiligungen ist dann auch der jeweilige Kontostand angegeben, in der Fußzeile deren 

Summe. 

Detailliertere Information liefert die Programmfunktion "Adresskonto:" 

� Person auswählen, z.B. im Cockpit, die Akte ist dabei beliebig, 

� Programmfunktion "Adresskonto" ausführen. 

Hier werden dann sämtliche Buchungen in Beteiligtenkonten der gewählten Adresse sowie gebuchte 

Einnahmen, Ausgaben, Guthaben (z.B. Auslagen) und Verbindlichkeiten (z.B. Fremdgeld) angezeigt, an 

denen die Adresse beteiligt ist. Hier wird als mehr der zeitliche Verlauf und die Hintergründe angezeigt, 

übrigens ohne Zinsen. 


Beteiligung / Konto / Rechnungen kopieren und übertragen 

Beteiligungen, Konten und Rechnungen können beliebig übertragen und kopiert werden, einzeln oder auch 

zusammen. 

Die Übertragung eines Kontos ist z.B. hilfreich, wenn das Titulierungs- oder Erkenntnisverfahren 



02.09.2009


abgeschlossen ist und das Inkasso oder die Zwangsvollstreckung unter neuem Aktenzeichen durchführt 

werden soll. Das Kopieren einer Rechnung ist nützlich, wenn in ähnlicher Weise gegenüber unterschiedlichen 

Beteiligten abgerechnet werden soll. 

Es ist im Cockpit wie folgt vorzugehen: 

� Beteiligung auswählen (Quelle), 

� Menüfunktion Bearbeiten / Beteiligung kopieren bzw. Bearbeiten / Beteiligung ausschneiden 

klicken, 

� Akte und Beteiligung auswählen, auf die das Konto übertragen werden soll (Ziel), 

� Menü Bearbeiten klicken und wählen: 

� Beteiligung einfügen: um die Beteiligung einzufügen, ob ggf. auch Konto und/oder Rechnung 

mit eingefügt werden, wird sodann abgefragt 

� Konto / Rechnung einfügen: um das Konto und/oder die Rechnung auf eine vorhandene 

andere Beteiligung zu übertragen. 

Wenn in der Zielbeteiligung bereits Buchungen vorhanden sind, werden diese nicht überschrieben, sondern 

kumuliert. Es erfolgt ggf. eine Warnung; der Vorgang ist nicht rückgängig zu machen. 

Ist in dem Konto bereits eine Rechnungsnummer vergeben worden, wird diese nicht mit kopiert. 


Beteiligtenkonto in Fremdwährungen 


können in 

beliebigen 

Fremdwährungen 

geführt 

und 

angezeigt 

werden, 

einzustellen 

im 

Kontofenster. 

Welche 

Währungen 

mit 

welchen 

Kursen, 

Währungssymbolen 

und 

Anzeigeformaten 

zur 

Verfügung 

stehen, 

wird in 

den 

Stammdaten 

eingestellt. 

Es kann sich um beliebig viele handeln. 

Sind bei einer Änderung der Währung bereits Buchungen vorhanden, besteht die Wahl zwischen 

� bloßer Änderung der Währungsangabe 

� Umrechnung der vorhandenen Buchungen. 


Die Umrechnung erfolgt mit sehr hoher Genauigkeit. Währungen werden mit 4 Stellen hinter dem Komma 

gespeichert, der Umrechnungskurs mit 15 Stellen. Erst nach sehr vielen Umrechnungen kann es zu 


02.09.2009


minimalen Abweichungen kommen. 

Ein Konto kann nacheinander in unterschiedliche Währungen umgerechnet werden und gelangt bei 

Rückkehr der Ausgangswährung wieder bei den Ausgangszahlen an. Wird aber zwischendurch der Kurs 

geändert, ist es sehr mühsam, wieder zu den Ausgangszahlen zu gelangen. 


Textverarbeitung (Word) 

Die Textverarbeitung findet mit Microsoft-Word statt. Das Programm unterstützt die Textverarbeitung wie 

folgt: 

� Es können Dokumente erstellt werden, die mit Daten aus der Datenbank vorbelegt sind. Wichtigster 

Fall ist die Erstellung eines Briefbogens, in dem bereits die Adresse, Betreff, Anrede usw. ausgefüllt 

sind. 

� Es werden Kurzbriefe erstellt. 

� Dokumente können im Dokumentenordner gespeichert werden 

� automatisch erstellte Dokumente gestatten weiterhin den Zugriff auf die aktuellen Daten der Akte, der 

Adresse und der Beteiligung, 

� in den Eigenschaften des Dokuments sind Angaben zur Akte, zum Sachbearbeiter usw. vorhanden. 

� Tabellen und Adressen können in Word-Dokumente ausgegeben werden. 

Mehr zur Einrichtung von Word ... 

Über die gap.dot werden in Word folgende Funktionen bereit gestellt: 

� Symbolleiste und Menüeintrag zum Aufruf der wichtigsten Programmfunktionen aus Word heraus, 

� Formatvorlagen und Autotexteinträge, die zentral in der gap.dot gespeichert sind, stehen lokal zur 

Verfügung. 

Die Menüeinträge haben folgende Bedeutung: 


� Cockpit: es wird das Cockpit mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte aufgerufen, 

� Adressen: es wird die Adressverwaltung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Adresse 

aufgerufen, 

� Akten: es wird die Aktenverwaltung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte 

aufgerufen, 

� Neu speichern: Das aktive Dokument wird im Aktenordner gespeichert, 

� Textbaustein: es öffnet sich ein Dateiauswahlfenster, um in das aktive Dokument einen Textbaustein 

an der Cursorposition einzufügen, 

� Zeiterfassung: öffnet die Zeiterfassung mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte, 

� Kalender: öffnet den Terminkalender mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte, 

� Aktenkonto: öffnet das Aktenkonto mit der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Akte, 

� Konto: öffnet das Beteiligtenkonto der dem aktiven Dokument zugrunde liegenden Beteiligung 

� Senden: erstellt eine E-Mail mit dem aktiven Netzwerkdateipfad das aktiven 

Dokuments, um das Dokument durch einen anderen Sachbearbeiter, der Zugang 

zum lokalen Netzwerk hat, über das Dokument zu informieren oder es weiter 

bearbeiten zu lassen. Beste Funktionalität nur mit Outlook. 

� Daten: öffnet den Datenassistenten, 

� mehr: Öffnet ein Untermenü mit folgenden weiteren Funktionen: 

� Hilfe-Dokumentation, 

� Hilfe-Dokumentation im Internet, 

� Vorlagenordner öffnen, 

� Bausteinordner öffnen, 

� Speichern im Bausteinordner: speichert das aktive Dokument als Textbaustein im 

entsprechenden Ordner, 


02.09.2009


� Rechnung: öffnet das Rechnungsfenster zu der dem Dokument zugrunde liegenden 

Beteiligung, 

� Kleine Kostennote einfügen, 

� Datumsfelder durch aktuellen Wert ersetzen: ersetzt z.B. das automatisch 

eingestellte Tagesdatum durch normalen Text, der sich dann nicht mehr 

automatisch ändert. 

� Datenbankfunktionen: ermöglicht eine Datenbankabfrage. 

Näheres zu den Daten, die einem Dokument zugrunde liegen... 


Word-Dokument erstellen 

Doppelklick 

Der schnellste Weg, ein Word-Dokument zu erstellen, besteht darin, im Cockpit auf den entsprechenden 

Aktenbeteiligten zu doppelklicken. 

Damit öffnet sich Word mit der Standarddokumentvorlage des Beteiligten, wobei die in der Vorlage definierten 

Feldplatzhalter mit den Daten aus der Datenbank ersetzt werden. 

Rechte Maustaste 

Der zweitschnellste Weg, um ein Word-Dokument zu erstellen, besteht darin, im Cockpit den Beteiligten 

auszuwählen und mit der rechten Maustaste das Untermenü "Word-Dokument erstellen" zu öffnen. 

Das Untermenü bietet sämtliche einschlägige Standardvorlagen sowie die zuletzt ausgewählte Vorlage an. 

Programmfunktion "Word-Dokument" 

Diese Programmfunktion ist normalerweise über einen der Funktionsbuttons erreichbar. 

Dokumentvorlage wählen 


Es erscheint zunächst das Dateiauswahl-Dialogfenster (rechts). Es ist vorbelegt mit der 

Standarddokumentvorlage, doch es besteht Gelegenheit, eine andere Dokumentvorlage auszuwählen. 


02.09.2009


Eine andere Vorlage muss z.B. ausgewählt werden, um 

� speziell Briefe mit vorgefertigtem Text zu erstellen, 

� eine Kostennote zu erstellen, 

� eine Vollmacht zu erstellen. 

Wenn für den Beteiligten regelmäßig mit einer anderen Dokumentvorlage gearbeitet werden soll, z.B. im 

Format eines Schriftsatzes oder auf englischem Briefbogen, sollte die entsprechende Dokumentvorlage in 

den Erweiterten Einstellungen des Beteiligten zur Standarddokumentvorlage gemacht werden. 

Word-Dokument ohne Aktenbeteiligten 

Die Programmfunktion "Word-Dokument" kann auch ausgeführt werden, wenn nur die Akte oder nur die 

Adresse bekannt ist, also kein konkreter Beteiligter ausgewählt worden war. 

In diesem Fall bleiben in dem erstellten Brief die nicht anwendbaren Felder leer. Vorher erfolgt eine 

Rückfrage, ob nicht ein Irrtum vorliegt. 

Zusätzliche Informationen im Dokument 

Das erstellte Dokument speichert in den nicht sichtbaren 

Eigenschaften des Dokuments zahlreiche zusätzliche 

Informationen: 

� Datenquelle, Aktenzeichen, Empfänger usw. für 

spätere Verwendung als Intelligentes Dokument, 

� Dokumenteigenschaften wie rechts abgebildet, aus 

denen ersichtlich ist, wer das Dokument erstellt hat, 

in welcher Akte u.a. 

Sämtliche Informationen sind einsehbar (und änderbar) 

über Datei/Eigenschaften. Der Screenshot rechts zeigt die 

Zusammenfassung, die übrigen Daten finden sich auf dem 

Registerblatt anpassen. 

[footer.htm] 

Word-Dokument speichern 

Ein Word-Dokument kann auf zweierlei Weise (mit 

demselben Ergebnis) gespeichert werden: 


1. In der zum Programm gehörigen Symbolleiste der 

Wordanwendung befindet sich eine Funktion neu 

Speichern. Damit öffnet sich ein 

Dateiauswahlfenster mit einem Vorschlag zur 

Speicherung des Dokumentes. 

2. Wenn das Dokument nicht mit dem Programm 

erstellt wurde oder die Symbolleiste nicht zur 

Verfügung steht, kann die Funktion über die Programmfunktion "Dokument speichern" ausgeführt 

werden. 

Der Vorschlag im Dateiauswahlfenster ist normalerweise sachgerecht und muß einfach nur bestätigt werden. 

Bei Bedarf kann vom Vorschlag aber auch abgewichen werden und ein anderer Dateiname gewählt werden. 

Das Schema zur Generierung von Vorschlägen für den Dateinamen kann in den Optionen eingestellt werden. 

Auch Dokumente, die nicht vom Programm erstellt wurden, können auf diese Weise im Dokumentenordner 

gespeichert werden. Es folgt dann zusätzlich eine Anfrage, ob das Dokument mit den zusätzlichen a-jur 

Informationen versehen werden soll. Handelt es sich um ein selbst erstelltes Dokument, sollte die Frage 


02.09.2009


bejaht werden, handelt es sich um ein Dokument, das von einem Dritten stammt, sollte es unverändert 

bleiben. 

Standardmäßig wird ein Speichern in dem normalen Format für Microsoft-Word-Dokumente (*.doc) 

vorgeschlagen. Alternativ kann der Benutzer auch jedes andere Format wählen, das durch Word unterstützt 

wird. Dieses wird dann auch künftig vorgeschlagen. 

Abbrechen 

Wenn hierbei tatsächlich unter der vorgeschlagenen neuen Nummer abgespeichert wurde, wird die zur Akte 

gehörige laufende Dokumentennummer um 1 heraufgesetzt. 

Wenn der Vorgang abgebrochen wird oder unter einer anderen (oder gar keinen) Nummer gespeichert wird, 

bleibt die Nummer unverändert. 

Falls es hierbei zur unerwünschten Ergebnissen gekommen sein sollte (z. B. durch gleichzeitigen Zugriff 

anderer Benutzer, mehr ...), kann die richtigerweise zuletzt vergebene Nummer manuell in der 

Aktenverwaltung wieder richtig eingestellt werden. 


Kurzbriefe 

Diese Programmfunktion druckt einen zu 

wählenden Kurzbrief an den gewählten 

Beteiligten aus. Es ist wie folgt vorzugehen: 

1. Beteiligten mit rechter Maustaste 

auswählen. 

2. Word-Dokument erstellen > Kurzbrief 

drucken 

3. Gewünschten Kurzbrief auswählen und 

mit "öffnen" bestätigen. 

Damit wird der Kurzbrief unmittelbar 

ausgedruckt. 

Wenn vor dem Druck noch z.B. der Drucker 

oder die Anzahl der Exemplare ausgewählt 

werden soll, ist in den Optionen einzustellen, 

dass vor dem Ausdruck noch das Druckmenü 

erscheint. 

Soll der Kurzbrief noch modifiziert werden, zum 

Beispiel textlich geändert oder ergänzt oder ein 

anderes Unterschriftsfeld als dasjenige vom 

Aktensachbearbeiter vorgesehen werden, sollte der Kurzbrief über die Funktion Word-Dokument geöffnet 

werden. 

Näheres zur Änderung und Herstellung von Vorlagen ... 


Intelligente Word- 

Dokumente 



02.09.2009


Dokumente, die mit dem Programm erstellt wurden oder nachträglich einer Akte zugeordnet wurden, 

enthalten unter 

� Word 2000-2005: Datei / Eigenschaften / Anpassen, 

� Word 2007: Bunter Knopf / Vorbereiten / Eigenschaften / Dokumenteigenschaften / Erweiterte 

Eigenschaften / Anpassen 

einsehbare Informationen 

� zur Akte, 

� zur Adresse, 

� zur Beteiligung 

� zur Datenquelle und 

� zum Selektionskriterium, 

soweit anwendbar. Dies erlaubt es, unter Word unmittelbar aus dem Dokument heraus über die Symbolleiste 

die jeweiligen Programmmodule kontextbezogen zu öffnen (mehr). 

Sollte die Symbolleiste oder der Menüeintrag fehlen, ist das Add-In gap.dot einzurichten. Mehr ... 

Daten 

Über das Icon Daten kann auf die Datenbank 

zugegriffen werden, um die zum Dokument 

gehörigen Daten anzusehen oder in das 

Dokument einzufügen. 

Bei dem Fenster (rechts) handelt es sich um 

die Laufzeitvariante des 

Datenfeldassistenten. Die Bedienung ist 

ähnlich. 

� Wird er auf Dokumentvorlagen (*.dot) 

verwendet, werden Platzhalter 

eingesetzt, 

� Wird er auf Dokumenten (*.doc") 

verwendet, werden die aktuellen, 

konkreten Werte eingesetzt, 

Stellt man zum Beispiel fest, dass die 

Telefaxnummer falsch ist, sollte man durch 

den Button Daten bearbeiten oder das 

Adress-Icon in der Adressverwaltung die 

Telefaxnummer ändern. 

Anschließend kann im Dokument mit dem 

Button "Daten" die richtige Telefaxnummer 

wieder in das Dokument eingefügt werden 

(nach dem gegebenenfalls eine falsche 

Telefaxnummer gelöscht wurde). 


Wird nichts angegeben, werden die Daten 

des ausgewählten Beteiligten angegeben. Es 

können aber auch die Daten sämtlicher übriger Beteiligter angezeigt und eingefügt werden, wenn diese im 

Listenfeld links unten ausgewählt sind 



02.09.2009


Serienbrief 

Pseudo-Serienbrief 

Da schon das Erstellen eines einzelnen Dokuments meist nur einen Klick erfordert, ist es bei Auflagen bis zu 

geschätzt 50 Stück meist am effektivsten, wie folgt vorzugehen: 

1. Datei / Vorlagenordner öffnen, 

2. "brief.dot" mit Doppelklick öffnen und unter neuem Namen als Vorlage (z.B. "serienbrief.dot" ) 

speichern, 

3. Gewünschten Serientext einsetzen, gestalten, erneut speichern und schließen. 

Damit ist der Serienbrief eingerichtet, und aus dem Cockpit heraus können jetzt Dokumente erstellt werden: 

1. Adressaten auswählen, 

2. rechte Maustaste, "Vorlage auswählen", und die eben eingerichtete Vorlage auswählen, 

3. Dokument drucken 

Beim nächsten Adressaten kann die Vorlage (weil es die zuletzt verwendete war) unmittelbar aus dem 

Kontextmenü aufgerufen werden. Es geht dann also noch schneller. 

Um spezielle Serienbriefe von den allgemeinen Vorlagen getrennt abzulegen, kann manuell order mit Hilfe 

der Funktion "Datei einordnen" die Datei auch im Aktenordner der Akte bereitgelegt werden. Der Aufruf erfolgt 

dann mit "aktenspezifische Vorlagen". 

Word-Serienbriefe 

Aus jeder Tabelle, die die gewünschten Adreßspalten enthält, kann mit Hilfe der Export-Funktion ein Export in 

eine Excel- oder Worddatei erfolgen, die dann als Datenquelle für ein Word-Serienbrief eingerichtet werden 

kann. Näheres ergibt sich aus der Word-Dokumentation für Serienbriefe. 

Um einen Serienbrief an alle Mandanten zu versenden, ist - ohne Verwendung des Cockpits - sogar 

unmittelbar aus Word heraus auf den SQL-Server als Datenquelle zuzugreifen und hierbei die Abfrage 

"Mandantenliste" zu verwenden. 

Cockpit-Serienbrief 

Ein Brief kann auch in einem Arbeitsgang an mehrere frei auszuwählende Beteiligte einer Akte erstellt 

werden: 

1. Im Cockpit entsprechende Akte auswählen, 

2. Gruppierungen deaktivieren, 

3. Gewünschte Adressen auswählen (SHIFT-Klick) 

4. rechte Maustaste: Word-Dokument erstellen / Dokumentvorlage auswählen 

Mit der vorgenommenen Mehrfachauswahl läßt sich ohne weiteres auch ein Serienfax oder eine E-Mail 

erstellen. 

[footer.htm] 

Serienfax 

Das Serienfax ist ein Brief, in dessen 

Adressfeld das Programm die Namen und 

Telefaxnummern mehrerer in einer Akte 

ausgewählte Empfänger einsetzt. 

Es ist wie folgt vorzugehen: 



02.09.2009


1. Im Cockpit die Akte auswählen, 

2. Programmfunktion Serienfax einfach anklicken, 

3. Empfänger auswählen (mehr) 

4. Button Serienfax (unter der Programmfunktionsliste) klicken 

Ist für einen ausgewählten Empfänger keine Telefax-Nummer gespeichert, erfolgt ein Hinweis. Der Hinweis 

kann ignoriert werden, oder man wählt stattdessen E-Mail oder Serienbrief aus, die ebenfalls eine 

Mehrfachselektion unterstützen. 

Zusätzlich zu den ausgewählten Beteiligten 

erscheinen auch etwaige nicht selektierte 

Mandanten in einer gesonderten CC-Liste 

unterhalb der selektierten Empfänger. Damit 

wird erreicht, dass alle Mandanten informiert 

werden. 

In dem erstellten Word-Dokument können die 

Listen beliebig bearbeitet werden. 


Diese Programmfunktion arbeitet immer mit der Dokumentvorlage vorlagen/serienfax.dot, die zu den Ur- 

Dokumentvorlagen zählt. Sie kann auch hier downgeloadet werden. Näheres zur Einrichtung ... 

Alternativ kann auch die Export-Funktion der Tabellen verwendet werden. 

[footer.htm] 


Wenn mit der Programmfunktion Word-Dokument ein Dokument erstellt wird, gibt es verschiedene 

Möglichkeiten, die von Word verwendete Dokumentvorlage zu bestimmen. 

Standarddokumentvorlage 

Welche Dokumentvorlage bei einem Beteiligten standardmäßig verwendet wird, ergibt sich aus folgender 

abgestufter Prüfung : 

1. Zunächst wird geprüft, ob konkret für die Beteiligung eine Dokumentvorlage festgelegt wurde. Eine 

solche Festlegung kann über den Button Erweitert des Cockpits erfolgen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn 

speziell in der fraglichen Akte die betreffende Person immer mit einem englischen Briefbogen oder mit 

einem privaten Briefbogen angeschrieben werden soll. 

2. Ist eine solche Festlegung nicht erfolgt, prüft das Programm, ob allgemein für die Akte eine 

Dokumentvorlage festgelegt wurde. Eine solche Festlegung kann über den Button rechts neben dem 

Betrefffeld der Aktenverwaltung erfolgen. Dies bietet sich z. B. an, wenn mit sämtlichen Beteiligten 

einer Akte standardmäßig auf Englisch korrespondiert wird oder es sich um eine Privatakte handelt, für 

die ein privater Briefbogen verwendet werden soll. 

3. Ist auch eine solche Festlegung nicht vorhanden, so wird die Dokumentvorlage namens brief. dot 

verwendet. 

Diese Dokumentvorlage wird ohne weitere Rückfrage verwendet, wenn die Funktion Word-Dokument durch 

Doppelklick oder rechte Maustaste ausgewählt wurde. 

Wird im Cockpit der Beteiligte mit der rechten Maustaste angeklickt, sind aus dem Untermenü "Word- 

Dokument" die verschiedenen Vorlagen in der vorstehenden Reihenfolge ersichtlich und per Mausklick 

verwendbar. 

Konkrete Auswahl der Dokumentvorlage 



02.09.2009


Wenn die Funktion 

Word-Dokument über den Funktionsbutton oder das Programmfunktionslistenfeld ausgewählt wurde, 

erscheint zunächst die Datei-Dialogbox. 

Dieses Dateiauswahlfenster ist vorbelegt mit der Standarddokumentvorlage (s.o.), doch es besteht 

Gelegenheit, die konkret im Einzelfall zu verwendende Dokumentvorlage abweichend auszuwählen. Eine 

andere Vorlage muss z.B. ausgewählt werden, um 

� speziell Briefe mit vorgefertigtem Text zu erstellen, 

� eine Rechnung zu erstellen, 

� eine Vollmacht zu erstellen. 

Wenn für den Beteiligten oder eine ganze Akte regelmäßig mit einer anderen Dokumentvorlage gearbeitet 

werden soll, z.B. im Format eines Schriftsatzes oder auf englischem Briefbogen, sollte die entsprechende 

Dokumentvorlage zur Standarddokumentvorlage gemacht werden (siehe oben). 

Einrichtung 

Erläuterungen zur Einrichtung einer Dokumentvorlage ... 


Word-Dokumentvorlagen einrichten 

Fast immer ist die Herstellung einer Dokumentvorlage am einfachsten, in dem eine Ur-Dokumentvorlage oder 

die ähnlichste sonstige vorhandene Vorlage (notfalls die brief.dot) unter einem neuen Namen (*.dot) 

gespeichert wird und lediglich die gewünschten Änderungen vorgenommen werden. 

Die Herstellung eigener Dokumentvorlagen sollte deshalb erst erfolgen, nachdem die Ur-Dokumentvorlagen 

individualisiert wurden, mehr ... 

Bevor eine neue Dokumentvorlage eingerichtet wird, sollte geprüft werden, ob nicht ein bloßer Textbaustein 

vielleicht ausreicht. Ein Textbaustein kann dieselben Datenfelder und Platzhalter enthalten wie eine 

Dokumentvorlagen. 

Um eine Dokumentvorlage von Grund auf neu herzustellen, ist das Dokument zunächst wie eine normale 

Worddokumentvorlage zu erstellen und als solche (mit der Endung ".dot") im Vorlagenorder bzw. einem nach 

Belieben einzurichtenden Unterverzeichnis abzuspeichern. 

Wenn eine Dokumentvorlage nur für eine einzelne Akte benötigt wird (z.B. eine Sachstandsbericht.dot), kann 

und sollte sie im betreffenden Aktenordner gespeichert werden. In diesem Fall erfolgt die Auswahl im Cockpit 

über die Menüposition aktenspezifische Vorlagen. Der Menüeintrag ist nur sichtbar, sofern der Aktenordner 

mindestens eine Word-Dokumentvorlage (*.dot) enthält. 

Word-Feldfunktionen 

Manche Informationen müssen überhaupt nicht mit Hilfe von Datenfeldern aus der Datenbank bezogen 

werden. Word enthält sehr viele Standard-Funktionen, von denen Gebrauch gemacht werden kann, z.B. 

� Druckdatum (z.B. für Korrespondenz) 

� Erstelldatum (z.B. für Telefonnotizen) 

� Benutzer-Initialen (z.B. für 

Diktatzeichen Sekretariat) 

Datenfeld-Assistent 

Die zu verwendenden Datenfelder werden so 

ähnlich eingefügt wie Seriendruckfelder, bloß 



02.09.2009


einfacher. 

Zur Einfügung und Speicherung der Felder ist der Datenassistent einzublenden. Dieser öffnet sich durch Klick 

auf den mit einer kleinen Tabelle illustrierten und mit Daten beschrifteten Button. 

Wenn es sich um Dokumentvorlage handelt, erscheint der Assistent im Modus Dokumentvorlage / 

Textbaustein einrichten. Wenn der Modus "Dokument-Daten einsehen und einfügen" ausgewählt ist, ist das 

Dokument bereits mit Daten verknüpft und handelt es sich i.d.R. nicht um eine Dokumentvorlage (sondern ...). 

Der Benutzer muß zunächst entscheiden, welche der möglichen Datenquellen verwendet werden soll: 

1. Akten: Informationen zur Akte und zu den Standardbeteiligten, 

2. Adresse: Informationen zu einer einzelnen Adresse ohne Bezug zu einer Akte. 

3. Beteiligte: Dies ist die wichtigste Datenquelle. Sie enthält die vorstehend erwähnten Informationen 

� zur Akte und 

� zur Adresse und 

� darüber hinaus die zusätzlichen Informationen zu der speziellen Beteiligung, wie zum Beispiel 

das fremde Betreff und etwaige Besonderheiten der Adresse 

4. Zwangsvollstreckung: Daten des Schuldners sowie diejenigen des Gläubigers und des 

Zwangsvollstreckungsorgans. Felder ohne Zusatz sind solche des Schuldners. Diese Dokumente 

können nur über die Programmfunktion Zwangsvollstreckung aufgerufen werden. 

In aller Regel sollte die Datenquelle "Beteiligte" gewählt werden. 

Nach der Auswahl der Datenquelle erscheinen in dem großen Fenster 

links die in dieser Datenquelle zur Verfügung stehenden Felder. Diese 

können sodann über den Button Einfügen in das Dokument eingefügt 

werden, nach dem Cursor an die richtige Stelle gesetzt wurde. Der 

Button Rückgängig macht eine Einfügung wieder rückgängig. 

Dem Feld "Telefax" ist nicht das Wort "Per Fax" oder ähnliches 

voranzustellen, denn dies macht das Programm automatisch, sofern 

eine Faxnummer vorhanden ist. 

Intelligente Dokumente: Der Datenfeldassistent kann auch nach der 

Erstellung eines konkreten Einzeldokuments verwendet werden. In 

diesem Fall werden keine Platzhalter eingefügt, sondern die konkreten 

Daten. Mehr ... 

Achtung: im unteren Bereich der Liste erscheinen die Felder, die für 

Spezielle Anwendungen eingerichtet wurden. Diese sollten nur verwendet werden, wenn tatsächlich eine 

solche Anwendung vorliegt. 

VollerName 

Dieses Feld ist zusammengesetzt aus Titel, Vorname und (Nach-) Name einer Adresse, damit diese häufige 

Kombination nicht jedes Mal neu zusammengestellt werden muss und keine unnötigen Leerzeichen 

entstehen. Dieses Feld kann nicht direkt bearbeitet werden, sondern wird beim Speichern einer Adresse 

automatisch generiert. 

Parteibezeichnung 

Dieses Feld nimmt die rechtförmlich genaue Bezeichnung einer Adresse ggf. mitsamt 

Vertretungsverhältnissen usw. auf (mehr). In Rubren, Vollmachten usw. sollte dieses Feld verwendet werden. 

Ist es nicht ausgefüllt (wie meistens), tritt an dessen Stelle automatisch das Feld VollerName. 

bzw-Felder 


In manchen Platzhaltern sind zwei unterschiedliche Felder durch ein bzw kombiniert, z.B. 

PostfachBzwStrasseNr. In diesen Fällen wird das erste Feld verwendet (z.B. Postfach), aber wenn dieses 


02.09.2009


leer ist, stattdessen das zweite (in diesem Beispiel StrasseNr). 

Bei Eingabe eines bloßen Backslash in das primäre Feld (\) bleibt das Feld leer, selbst wenn das sekundäre 

Feld Informationen enthält. Soll z.B. bei Grosskunden der Post, die eine eigene Postleitzahl haben, trotz 

fehlender Postfachangabe auch nicht die Strasse angegeben werden, ist als Postfach der Backslash (\) 

anzugeben. 

Daten spezieller Beteiligter 

Bei der Erstellung eines Dokuments kann auf die Daten sämtlicher Beteiligter zugegriffen werden: 

� die Daten des ausgewählten Beteiligten stehen wie oben angegeben zur Verfügung, z.B. ~Nachname. 

� um die Daten eines anderen Beteiligten zu verwenden, ist dessen VerfahrensBzwParteirolle 

voranzustellen und mit einer Raute (#) vom Feldnamen zu trennen, also z.B. ~gegner#nachname oder 

~schuldner#vollername. Klein/Grosschreibung spielt keine Rolle. Die Eingabe kann mit Hilfe des 

Datenfeld-Assistenten aus automatisch erfolgen. 

Um sich z.B. bei Gericht zu legitimieren, kann die Dokumentvorlage folgenden Text enthalten: 

...zeigen wir an, dass wir ~Mandant#VerfahrensrolleAkk, ~Mandant#vollername, vertreten. 

Es gelten folgende Einschränkungen: 

� Parteirolle darf keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten. Bezeichnungen z.B. wie "Sachverständiger / 

Zeuge" können nicht im Platzhalter verwendet werden. 

� angesprochen wird immer der jeweilige Standardbeteiligte seines Typs. Sind z.B. mehrere Mandanten 

vorhanden, werden die Daten desjenigen Mandanten verwendet, der in den erweiterten Eigenschaften 

als "Standard" festgelegt wurde. Wenn gezielt ein weiterer Mandant angesprochen werden soll, kann 

der andere Mandant vielleicht durch eine abweichende Verfahrensrolle identifiziert werden 

("Mandant2") 

Die bisherigen Platzhalter MandantNachname usw. werden inzwischen nicht mehr unterstützt, weil das neue 

Verfahren flexibler und leistungsfähiger ist. 

Sonderfelder (Tags) 

Es gibt einige Sonderfelder (Tags), die manuell oder per Doppelklick über das Dropdownfeld eingefügt 

werden können: 

 

Die Zeichenfolge bewirkt, dass an dieser Stelle bei der Erstellung der Dokumentes das 

Beteiligtenkonto eingefügt wird. Davor und dahinter sollte ein Absatz sein. Als Datenquelle muss Beteiligte 

angegeben werden. 

Bevor zur Laufzeit das Beteiligtenkonto eingefügt wird, öffnet sich das Fenster Konto buchen, um dem 

Benutzer Gelegenheit zu geben, etwaige Kosten zu buchen und das Konto auf Richtigkeit zu prüfen. Das 

Fenster wird "gebunden" geöffnet, d.h. die Erstellung des Dokuments ist unterbrochen, bis dieses Fenster 

(mit oder ohne die Vornahme von Buchungen) wieder geschlossen wird. 

 


Die Zeichenfolge bewirkt, dass an dieser Stelle beim Speichern die Dokumentennummer eingesetzt 

wird, damit intern erkennbar bleibt, welche Datei dem Schriftstück zugrunde liegt. Dieses kann z.B. 

unmittelbar hinter dem Aktenzeichen stehen. 

Hinweis: Aus der Nummer wird Dritten ersichtlich, wie viele Dokumente es bereits zur Akte gibt und in 

welcher Folge sie erstellt wurden. Falls dies nicht gewünscht ist, sollte von der Verwendung dieses 

Features Abstand genommen werden. 


02.09.2009


 

Die Zeichenfolge bewirkt, dass bei Ausführung der Programmfunktion Serienfax an dieser 

Stelle beim Erstellen des Dokuments die Namen und Faxnummern der gewählten Aktenbeteiligten eingesetzt 

wird. Als Datenquelle muss Akte angegeben werden. 

 

Diese Zeichenfolge bewirkt, dass bei Erstellung des Dokuments eine zu dieser Beteiligung gebuchte 

Kostennote eingefügt wird. 

 

Diese Zeichenfolge wird bei Erstellung des Dokuments durch die Rechnungsnummer ersetzt. Wurde zu 

dieser Beteiligung noch keine Rechnungsnummer vergeben, besteht Gelegenheit, dies nachzuholen. 

Aktenvorblatt.dot 

Die Ur-Dokumentvorlage ist lediglich optisch anzupassen. 

Als Datenquelle muss Akte angegeben werden. Der Assistent zeigt die 

hiernach möglichen felder an. 

Innerhalb der [eckigen Klammern] sind diejenigen Felder zulässig, die 

zu Beteiligungen möglich sind. Diese werden vom Assistenten nur 

unterstützt, wenn zu diesem Zweck als Datenquelle "Beteiligter" 

eingestellt wird (was abschließend wieder rückgängig gemacht werden 

muss). Es handelt sich hier um folgende Felder: 

~Beteiligungstyp 

~telefax 

~Titel 

~Anrede 

~Vorname 

~Nachname 

~Vollername 

~Adresszusaetze 

~Parteibezeichnung 

~AdressZusatzBeteiligung 

~Strassenr 

Die Vorlage sollte mit der Programmfunktion "Aktenvorblatt drucken" oder "Word-Dokument" aus dem Cockpit 

heraus getestet werden. 

Da der Datenfeldassistent die Felder innerhalb der eckigen Klammern nicht unterstützt, kommt es beim 

Testen mit dem Datenassistent noch zu Fehlermeldungen, die aber ignoriert werden können, wenn der Test 

aus dem Cockpit ok war. 

Word-Feldfunktionen 

Es empfiehlt sich, in den Dokumentvorlagen auch die Word-Feldfunktionen (Screenshot rechts) zum Einsatz 

zu bringen, um z.B. das Aktenzeichen um Diktatzeichen zu ergänzen. 

Präposition 

~Plzort 

~Postfach 

~Plzortpostfach 

~PostfachBzwStrasseNr 

~PlzOrtPostfachBzwPlzOrt 

~Betreff 

~briefanrede 

~Telefon1 

~Telefon2 

~Geburtstag 

~Geburtsort 

~Bankleitzahl 

~Bank 

~Bankort 

~Kontonummer 

~email 

~Homepage 

~Kontostand 

~Tageszinsen 

~Berechnungsdatum 

~Mahnstufe 

~Mahntext 

~SchlussText 


Beim Speichern schlägt das Programm als Dateinamen normalerweise den Dateinamen der Vorlage gefolgt 

vom Namen des Beteiligten vor, verknüpft durch die Präposition "an", z.B. KFA an Gericht. Meistens ist dies 

auch sinnvoll. Eine davon abweichende Konfiguration durch den Benutzer ist möglich. 


02.09.2009


Manchmal ist es aber sinnvoll, statt an, z.B. von, gegen oder mit zu formulieren, z.B. Vollmacht von Amigo 

Freund oder Telefonat mit Amigo Freund Natürlich kann man dies jeweils beim Speichern korrigieren oder 

ignorieren. Um aber gleich den Vorschlag richtig erstellen zu lassen, kann die gewünschte Präposition als 

benutzerdefinierte Eigenschaft eingeben werden: 

� Word 2000-2005: Datei / Eigenschaften / Anpassen, 

� Word 2007: Bunter Knopf / Vorbereiten / Eigenschaften / Dokumenteigenschaften / Erweiterte 

Eigenschaften / Anpassen 

und dann eingeben oder bearbeiten: 

� Name: Präposition 

� Wert : (z.B. von, gegen, mit, usw.) 

Der hier angegebene Text wird in dem Speichern-Unter-Schema als Variable verwendet. Ist nichts 

angegeben, lautet der Wer "an". 

Speichern 

Abschließend immer noch folgendes beachten: 

� über den Datenfeld-Assistenten testen und speichern, damit die Datenquelle in das Dokument 

übernommen wird. 

� Keine unnötigen Absätze am Ende des Dokuments! 

� Mit dem Windows-Explorer Dateieigenschaft schreibgeschützt aktivieren. 

� Formatvorlagen nicht auf "automatisch aktualisieren" einstellen. 

Wenn eine Dokumentvorlage nur für eine bestimmte, einzelne Akte benötigt wird, ist es ratsam, diese nicht im 

allgemeinen Vorlagenordner, sondern im betreffenden Aktenordner abzuspeichern (vgl. dazu auch Datei 

einordnen). Sie können aus dem Cockpit heraus dann als aktenspezifische Vorlage aufgerufen werden. So 

können z.B. auch Sachstandsberichte leicht verwaltet werden: bei Verfahren mit vielen Beteiligten wird im 

Aktenordner ein Sachstandsbericht als Vorlage eingerichtet und regelmäßig fortgeschrieben. Eintreffende 

Anfragen können dann immer schnell erledigt werden. 

Word-Serienbriefe 

Die Dokumentvorlage serienbrief.dot ist als normaler Word-Serienbrief einzurichten. Für diese ist der 

vorstehend beschriebene Assistent nicht zu verwenden, sondern es gelten die allgemeinen Verfahrensweisen 

von Word. 

Es steht eine Ur-Dokumentvorlage zur Verfügung. 

Es muss eine *.odc-Datei eingerichtet werden, die den Zugriff auf den SQL-Server vermittelt. 

Innerhalb der Datenbank ist als Datenquelle meist die Sicht (auch bezeichnet als Abfrage oder View) 

wordAktenbeteiligte anzugeben. 

Es können aber natürlich auch sämtliche übrigen Tabellen und Abfragen als Seriendruckquelle verwendet 

werden, z.B. die Abfrage Mandanten (= Adressen, die mindestens einmal als Mandant an einer Akte beteiligt 

waren), um ein Rundschreiben an sämtliche Mandaten als Serienbrief zu versenden. 

Bei kleinen Serien ist es wegen diverse Widrigkeiten der Word-Serienbrieffunktion meist einfacher, die 

Dokumentvorlage für jeden Beteiligten einzeln aufzurufen und auszudrucken. 


Dokument zuordnen 



02.09.2009


Mit dieser Programmfunktion kann die Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte geändert werden. 

Wenn Dokumente mit Hilfe des Programms erstellt wurden, wird in den internen Eigenschaften des 

Dokuments gespeichert, zu welcher Akte es gehört und wer der Adressat ist. Diese Angaben können über die 

Funktion Datei/Eigenschaften/Anpassen angezeigt und geändert werden. 

Aufgrund dieser im Dokument gespeicherten Daten ist es möglich, aus dem Dokument heraus direkt in die 

passende Aktenverwaltung, Adressverwaltung, in das Beteiligtenkonto usw. zu springen. Auch ermöglichen 

es diese Daten, dass mit dem Button "Daten" die in der Datenbank gespeicherten Daten in das aktuelle 

Dokument eingefügt werden können. Mehr ... 

Wenn ein Dokument nicht durch das Programm erstellt wurde, sondern z.B. von außerhalb kommt, kann es 

nachträglich zur Akte erfasst werden. Dies erfolgt mit der Programmfunktion "Dokument zuordnen": 

1. in Word das Dokument öffnen (es muss das "oberste" offene Word-Dokument sein), 

2. im Cockpit die betreffende Akte auswählen, 

3. Dokument zuordnen ausführen. 

Damit wird das Dokument der Akte zugeordnet. Es verfügt damit über die Eigenschaften, die erforderlich sind, 

um aus dem Dokument heraus auf andere Daten zuzugreifen. Der Adressat wird allerdings nicht gespeichert. 

Wenn ein Dokument über die Programmfunktion Dokument speichern gespeichert wurde, erfolgt diese 

Zuordnung automatisch. Die Zuordnung muß in diesem Fall also nicht noch zusätzlich ausgeführt werden. 

[footer.htm] 

Zwangsvollstreckung 

Programmfunktion zum 

integrierten 

� Erfassen des 

Zwangsvollstreckungsorgans, 

� Berechnen, Buchen 

und Nachweisen 

der entstehenden 

Kosten und 

� Erstellen eines 

Zwangsvollstreckungsantrags, 

auch erreichbar im 

Cockpit über die rechte 

Maustaste. 

Zuvor sollte das Konto des 

Schuldners vollständig 

und richtig gebucht sein. 

Nach dem Aufruf des 

Zwangsvollstreckungsfensters 

mit dem Schuldner ist wie 

folgt vorzugehen. 


1. Gläubiger 

auswählen (alle Beteiligten im Lager des Mandanten stehen zur Auswahl) 

2. Zwangsvollstreckungsorgan auswählen, bei Bedarf hier neu erfassen, 

3. Angaben zur Rechnung ausfüllen und ankreuzen, ob 

� die angegebenen Kosten bei der Erstellung des Dokuments gebucht werden sollen. Wenn 

unlängst bereits Kosten gebucht wurden, fragt das Programm, ob die Kosten zusätzlich zu 

buchen sind oder die bisherige Buchung ersetzen sollen. 

� die Kostennote dem Dokument zur Erläuterung der Kosten angefügt werden soll 


02.09.2009


4. Button Word-Dokument aufrufen und auswählen. 

Welche 

dieser 

Angaben 

tatsächlich 

nötig sind, 

hängt von 

dem unter 4) 

ausgewählten 

Word- 

Dokument 

ab. Unnötige 

Angaben 

sind 

unschädlich; 

sie werden 

ignoriert. 

Einfache 

Dokumente 

(z.B. 

Korrespondenz 

mit Gläubiger 

und 

Schuldner) 

können auch 

wie jedes 

andere 

Word- 

Dokument direkt aus dem Cockpit heraus erstellt werden. Wenn das Dokument dann doch weitere Angaben 

benötigt, wechselt das Programm automatisch in das Zwangsvollstreckungsfenster. 

Bei Bedarf können mit denselben Einstellungen noch weitere Anträge erstellt werden. 

Zu beachten ist, dass die Dokumentvorlagen, die Angaben über Gläubiger und Zwangsvollstreckungsorgan 

enthalten, speziell für Zwecke der Zwangsvollstreckung eingerichtet werden müssen (mehr). 

Update: Damit eine neue Adresse hier als Zwangsvollstreckungsorgan erfasst werden kann, muss in den 

Stammdaten die Id des gewünschten Beteiligtentyps deklariert werden. 

[footer.htm] 

E-Mail erstellen 

Programmfunktion zur Erstellung einer E-Mail wie folgt: 

1. im Cockpit den oder die Beteiligten auswählen, 

2. Programmfunktion E-Mail ausführen. 

Es öffnet sich dann die lokale E-Mail-Anwendung mit dem 

Entwurf einer neuen E-Mail. Auswahl des E-Mail-Programms und 

Formatierung ergeben sich aus den Standardeinstellungen des 

Systems. 

Wenn Outlook als Standard-E-Mail-Programm verwendet wird 

und hierbei Word als Texteditor konfiguriert wurde, sollte (wegen 

der Makro-Sicherheitsabfragen) Outlook zuvor manuell gestartet 

werden. 

Folgende Felder sind ggf. bereits ausgefüllt: 



02.09.2009


Adressat (An / To) 

E-Mail-Adresse des ausgewählten Beteiligten, wie sie in der Adressverwaltung gespeichert ist. 

Wenn unter Korrespondenz eine spezielle E-Mail-Adresse angegeben wurde, wird diese stattdessen 

verwendet. 

Es können auch gleichzeitig mehrere Empfänger ausgewählt werden, die zur selben Akte als Beteiligte 

gespeichert sind (mehr). Sie erscheinen dann in der Reihenfolge ihrer Nachnamen. 

Wenn Empfänger aus unterschiedlichen Akten adressiert werden sollten, empfiehlt sich die entsprechende 

Tabellen-Export-Funktion. 

Ist für einen ausgewählten Empfänger keine E-Mail-Adresse gespeichert, erfolgt ein Hinweis. Der Hinweis 

kann ignoriert werden, oder man wählt stattdessen Serienfax oder Serienbrief aus, die ebenfalls eine 

Mehrfachselektion unterstützen. 

Sind mehr als 5 Empfänger ausgewählt, werden diese nicht in das "An"-Feld, sondern in das Bcc-Feld gesetz, 

damit nicht alle Adressen für alle Empfänger publik werden. Dies dient dem Datenschutz und der Vermeidung 

von Spam. 

Konfiguration der E-Mails 

Feldauswahl und Gestaltung von E-Mails können weitgehend frei konfiguriert werden. 

� Die Betreffzeile der E-Mail wird den Optionen konfiguriert, standardmäßig in der 

Form 

~Kurzrubrum (~az) ~Aktenbetreff 

� Der Textkörper der E-Mail wird durch die im Vorlagenverzeichnis befindliche Datei "email.txt" 

konfiguriert. 

Es werden sämtliche aus dem Datenfeldassistenten bekannten Platzhalter unterstützt, zusätzlich noch 

BenutzerVollername, BenutzerZeichnet, BenutzerDz, BenutzerBerufsbezeichnung, BenutzerEMail, 

BenutzerKontakt 

Hier finden sich alle Angaben zur Akte, zur ausgewählten Adresse und zu dem Benutzer. 

Wenn noch weitere Platzhalter gewünscht werden: bitte beim Support melden! 

Zusätzlich können als fester Text z.B. Kanzleiname, Adresse, Telefon, Telefax, Disclaimer usw. eingesetzt 

werden. 

Die Datei emailfooter.txt wird lediglich noch aus Gründen der Kompatibilität unterstützt. Der Inhalt kann und 

sollte ggf. in die Datei "email.txt" übernommen werden. 

Die automatisch erstellte E-Mail kann wie jede andere E-Mail weiter bearbeitet, gespeichert, gelöscht, 

geändert und versandt werden. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Dokumentation der E-Mail- 

Anwendung. 

Nach dem Versand sollte die E-Mail im Dokumentenordner gespeichert werden. 


E-Mails speichern 



02.09.2009


Über diese Programmfunktion kann eine Outlook-E-Mail im Aktenordner gespeichert werden: 

1. die zu speichernde E-Mail in Outlook auswählen, es kann sich auch um mehrere 

E-Mails gleichzeitig handeln (seit Version 4.1.70 muss die E-Mail nicht mehr geöffnet 

sein) 

2. im Cockpit die Akte, zu der die E-Mail gespeichert werden soll, auswählen, 

3. Entweder: 

� Programmfunktion E-Mail speichern ausführen oder 

� die ausgewählten Mails mit Drag 

& Drop in den im Cockpit 

sichtbaren Aktenordner ziehen. 

4. Outlook erkundigt sich zunächst, ob der 

Zugriff auf sein Adressbuch genehm ist. 

Dies muss bejaht werden, am besten 

Zugriff gewähren für 1 Minute. 

(Hinweis zum Abschalten dieser 

Rückfrage) 

5. Danach öffnet sich das 

Dateiauswahlfenster mit einem 

Vorschlag zum Speichern der E-Mail. 

Vorschlag bestätigen, ändern oder 

abbrechen. 

Als Dateiname wird die nächste laufende Nummer gefolgt von Absender und Adressat der E-Mail 

vorgeschlagen, z.B. 

38-joschka@germany biz an rummy@usa com.msg 

In der Regel ist der Vorschlag brauchbar und braucht nur bestätigt zu werden. Genauso gut kann ein anderer 

Dateiname gewählt oder der Vorgang abgebrochen werden. 

Gespeicherte E-Mails erscheinen sodann zusammen mit allen übrigen Aktendateien im Aktenordner, 

erkennbar an der Dateinamenserweiterung ".msg" . Sie können von dort auch wieder geöffnet werden. 

Dieses Verfahren kann sowohl bei eingegangenen als auch bei gesendeten E-Mails verwendet werden. Bei 

ausgehenden E-Mails empfiehlt es sich, diese erst dann in den Aktenordner zu speichern, wenn sie 

tatsächlich ausgegangen sind, damit auch die Versendung dokumentiert ist. 

Etwaige Dateianhänge werden - auf Nachfrage - gesondert kopiert, damit sie auch unabhängig von der Mail 

und von Outlook geöffnet und bearbeitet werden können. Auch diese Dateien werden fortlaufend nummeriert, 

so dass sich, wenn der Benutzer den Namen nicht abändert, nach dem Speichern die E-Mail und ihre 

Anhänge sauber sortiert im Aktenorder wieder finden. 

Übrigens: E-Mails lassen sich auch einfach mit Drag and Drop von Outlook in einen beliebigen Dateiordner 

kopieren - einfach mit Outlook und Windows, ganz ohne das Programm. Der gewünschte Aktenordner muss 

nur für die Maus erreichbar sein. 


Rechnungen und deren Verbuchung 

Die Erstellung und Verbuchung von Rechnungen ist in sehr leistungsfähiger Weise integriert und 

automatisiert. 

1. Schritt: Rechnung 

Mit der Programmfunktion Rechnung sind die angefallenen Gebühren zu erfassen. 


Bereits gebuchte Zahlungsvorgänge (z.B. Auslagen, Vorschüsse) können auf Knopfdruck "Fibu-Import" 

einbezogen und manuell abgeändert werden. 


02.09.2009


Der Vorgang kann jederzeit unterbrochen werden, ohne dass die bisherigen Eingaben verloren gehen. Die 

Berechnung bleibt gespeichert und kann auch langfristig fortgeschrieben werden. 

Mit einem Klick wird - wenn gewünscht - 

� die Rechnung in das Beteiligtenkonto gebucht und 

� eine Rechnungsnummer vergeben. 

Mit einem weiteren Klick wird 

� die Rechnung als Word-Dokument erstellt, in dem die Berechnung ggf. mitsamt der 

Rechnungsnummer erscheint. 

2. Schritt: Rechnung wird bezahlt 

Wir in der Finanzbuchhaltung die Rechnung aus einer Liste der offenen Posten ausgewählt, wird das Fibu- 

Fenster vollständig und kontengerecht mit den erwarteten Zahlungen ausgefüllt, einschließlich der integrierten 

Buchung. 

Wenn der erwartete Betrag nicht genau bezahlt wurde, oder aus anderen Gründen eine Korrektur 

vorgenommen werden soll, kann dies vor dem Speichern noch geschehen. 

Das war's schon. Einfacher geht's nicht: 

� Lückenlose Übertragung der Rechnungsinformationen in die spätere Verbuchung, 

� Aktualisierung des Beteiligtenkontos, um z.B. Verzugszinsen oder eine Differenz anzumahnen, 

� die nächste Rechnung ist bereits vorbereitet, um bei der Entstehung weiterer Gebührentatbestände 

lediglich noch die offene Differenz anzufordern, 

� keine aus "technischen Gründen" notwendigen Schritte. 

Rechnungen 

Programmfunktion zur Berechnung der Rechtsanwaltsvergütung 

und Auslagenforderungen für Kostennoten, 

Kostenfestsetzungsanträge usw. 

Der Aufruf der Programmfunktion setzt die vorherige Auswahl 

eines Beteiligten im Cockpit voraus. 

Die Rechnung wird nicht bloß angezeigt und ausgedruckt, 

sondern es wird auch ihre finanzielle Struktur gespeichert, um die 

spätere Verbuchung zu unterstützen. 

Information zum Verhältnis Rechnung / Beteiligtenkonto .. 

Die Berechnung ist sehr flexibel. Wählt man z.B. das Prozessgericht aus, kann damit auch die 

Gerichtskostenrechnung erstellt oder nachvollzogen werden. Wenn man in der Stammdatenverwaltung 

andere Rechnungstatbestände eingibt, kann damit auch ein Klempner eine Heizungsreparatur abrechnen. 

Buchung 



Im Rahmen "Buchung" sind die einzelnen Zeilen der Berechnung einzugeben, zu bearbeiten oder zu löschen. 

Um eine neue Zeile einzugeben, ist zunächst der Text auszuwählen. Die Eingabefelder rechts daneben 

stellen sich auf die erfolgte Auswahl ein. 


02.09.2009


In den Listenfeldern findet sich ein Angebot aus den bisher verwendeten Werten. 

Es kann sich sowohl um Vergütungen handeln als auch um nicht umsatzsteuerpflichtige Zahlungsvorgänge 

wie z.B. Auslagen oder Verrechnung von früheren Zahlungen. In der Rechnung werden diese 

unterschiedlichen Zwecke getrennt dargestellt. 

Mit der Auswahl eines Eintrags wählt das Programm normalerweise auch automatisch die 

Berechnungsweise, d.h. legt fest, ob die Berechnung 

� streitwertabhängig nach RVG ist, 

� streitwertabhängig nach BRAGO ist, 

� ein Betragsrahmen vorgegeben ist, 

� ein Quotenrahmen vorgegeben ist, 

� eine einfache Multiplikation vorzunehmen ist 

� eine Prozentrechnung vorzunehmen ist oder 

� die Gebühr direkt eingegeben wird. 

Um zu verhindern, dass sich mit einer Änderung des Textes auch ungewollt die Berechnungsweise 

geändert wird (weil der eingetippte Text zufällig einem anderen Tatbestand entspricht), ist auf "fixieren" zu 

klicken. Damit wird der Vergütungstatbestand fixiert (und darunter angezeigt), und der Text kann frei 

eingegeben werden. 

Um eine Buchung hinzuzufügen, ist neu zu klicken. 

Das Programm ersetzt keine vergütungsrechtliche Schulung. Ob die Rechnung vergütungsrechtlich 

zulässig und richtig ist, muss der Sachbearbeiter verantworten. Das Programm selbst ist tolerant und 

gestattet fast beliebige Eingaben. 

Die Eingabe von Zeilen kann jederzeit abgebrochen und später fortgesetzt oder fortgeschrieben werden. Die 

eingegebenen Zeilen bleiben gespeichert, auch wenn die Berechnung nicht gebucht wird. 

Es ist auf das richtige Vorzeichen zu achten: Gutschriften sind als negativer Betrag einzugeben. 

Die Formulierung der Texte ist weitgehend dem RVG-Vergütungsverzeichnis entlehnt. Eine wörtliche 

Übernahme ist nicht sinnvoll, weil diese oft nicht den Zusammenhang erkennen lässt. Ohnehin sind die 

gesetzlichen Formulierungen teils inkonsistent und holprig, weshalb sich eine sinnvolle Abkürzung empfiehlt. 

Die Texte können 

� vom Benutzer hier im Einzelfall oder 

� in den Stammdaten generell 

abgeändert werden. 

Um einen Rechnungstatbestand zu suchen, kann auch ein Stern gefolgt von der Suchzeichenfolge 

eingegeben werden: *hebe selektiert die Liste nach allen Rechnungstatbeständen, in denen die Zeichenfolge 

hebe vorkommt (z.B. Hebegebühr). Zeilenwechsel oder Sternchen ohne Zusatz vervollständigt die Liste 

wieder. 

Um eine Buchung zu ändern, ist die 

� Buchung in der darunter befindlichen Tabelle anzuklicken, 

� die Buchung im Bereich "Buchung" wie gewünscht zu bearbeiten und 

� die Bearbeitung durch Ändern zu speichern. 

Um eine Buchung zu löschen, ist die Buchung in der darunter befindlichen Tabelle anzuklicken und Löschen 

zu klicken. 

Überflüssige Zeilen werden ausgeblendet, wenn 

� nur eine Rechnungszeile vorhanden ist (Nettosumme wäre identisch) 



02.09.2009


� keine Mehrwertsteuer berechnet wird oder 

� keine Zahlungsvorgänge (Auslagen, Vorschüsse u.s.w.) vorhanden sind. 

Die Summen- und Saldenzeilen (Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag) werden automatisch eingeblendet und 

berechnet; sie sind daher weder zu ändern noch zu löschen. 

Die Einrichtung und Vorbelegung der Rechnungstatbestände erfolgt in der Stammdatenverwaltung. 

Die Kappung gem. §§ 13 III BRAGO, 15 III RVG 

"Sind für Teile des Gegenstands verschiedene Gebührensätze anzuwenden, 

entstehen für die Teile gesondert berechnete Gebühren, jedoch nicht mehr als die 

aus dem Gesamtbetrag der Wertteile nach dem höchsten Gebührensatz 

berechnete Gebühr." (Quelle) 

Um gem. §§ 13 III BRAGO, 15 III RVG zu verhindern, dass die Aufteilung eines Streitgegenstandes auf 

unterschiedliche Gebührensätze dazu führt, dass deren Summe höher ist, als wenn der höchste 

Gebührensatz auf die addierten Streitgegenstände angewendet wird, ist wie folgt vorzugehen: 

1. Beide Teile des Streitgegenstandes normal eingeben und hinzufügen. Es muss sich um dieselbe 

Tabelle (z.B. "RVG04") handeln. 

2. Erste der beiden Zeilen anklicken und dadurch auswählen, 

3. SHIFT-Taste festhalten und die zweite betroffene Zeile anklicken und dadurch ebenfalls auswählen, 

SHIFT-Taste anschließend wieder loslassen. Es sind dann beide Zeilen ausgewählt 

4. Ins Tatbestandsfeld wechseln (die beiden Zeilen bleiben dabei hellgrau ausgewählt) und den 

Kappungstatbestand auswählen. 

� Wenn die Kappung zum Tragen kommt, wird das Betragsfeld mit dem entsprechenden 

negativen Betrag ausgefüllt. Die Kappung kann als Rechnungszeile gespeichert werden. 

� Anderenfalls bleibt das Feld leer; eine Speicherung erfolgt nicht. 

Die Buchung ist unverknüpft. Werden die beteiligten Zeilen geändert, sollte die Kappungszeile gelöscht und 

neu eingegeben werden. 

Spezielle Tabellen 

Diverse vergütungsrechtliche Sonderfälle werden durch die Auswahl der Tabelle erfasst: 

� Abschlag für die Neuen Bundesländer: es ist für jede Tabelle auch eine um 10% und eine um 20% 

geminderte Tabelle vorhanden. 

� Differenzgebühr Prozesskostenhilfe: es gibt spezielle Tabellen, durch die die Tabellendifferenz 

ausgegeben wird. 

Wenn dieses Verfahren nicht gewünscht ist, könnte auch eine Zweitberechnung mit den Normalsätzen 

erfolgen und der PKH-Vergütungsbetrag abgesetzt werden. 

Fibu-Import 

Der Button "Fibu-Import" übernimmt die bisher zur Akte gebuchten Zahlungen in die Rechnung bzw. blendet 

sie wieder aus. Änderungen an den resultierenden Buchungen gehen bei einem Ausblenden verloren. 

Dies ist sehr nützlich, um Doppelarbeit bei der Erfassung von Kosten, Vorschüssen, Fremdgeld und anderen 

Zahlungsverkehr in der Akte zu vermeiden (sofern dies bereits im Rahmen der Finanzbuchhaltung erfolgt ist). 

Rechnung 

Dieser Bereich zeigt die gespeicherten Buchungen an. 

Die Buchungen bleiben zur Beteiligung gespeichert, bis sie vom Benutzer gelöscht werden. Die Berechnung 

kann deshalb auch noch später oder für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. 

Die Formulierungen, Vorgaben und die Reihenfolge der Rechnungstatbestände werden in der 



02.09.2009


Stammdatenverwaltung festgelegt. 

Hinweise zum Stornieren gebuchter Rechnungen... 

Anzugeben ist die umsatzsteuerliche Behandlung. Das Feld ist zur Warnung gelb unterlegt, wenn 

� ein Mandant nicht mit dem Standardumsatzsteuersatz belegt wird oder 

� ein Nicht-Mandant mit dem Standardumsatzsteuersatz belegt wird. 

In dem apricot-farbenen Feld wird der Gesamtbetrag der Kostennote angezeigt. 

Mit den Buttons kann die Rechnung weiter verarbeitet werden: 

� mit Word-Dokument kann ein Dokument erstellt und geöffnet werden, in das die Rechnung eingefügt 

wird. Vorausgesetzt wird, dass die Dokumentvorlage entsprechend eingerichtet wurde (Zeichenfolge 

genügt, vgl. mehr). 

� Einfügen fügt die Berechnung in das aktive Word-Dokument an der Cursor-Position ein. 

Rechnung buchen 

Buchen einer Rechnung bedeutet, 

dass in das Beteiligtenkonto des 

Rechnungsempfängers eine 

Schuldposition mit dem Endbetrag 

der Rechnung gebucht wird. Zu 

diesem Zweck wird automatisch 

das "Konto buchen"-Fenster 

aufgerufen, vorbelegt mit den 

Angaben aus der Rechnung, 

insbesondere der nächsten freien 

Rechnungsnummer. 

Es muss angegeben werden, 

welchem Unternehmen die 

Rechnung zuzurechnen ist. In der 

Liste wird jeweils angegeben, 

welches die letzte 

Rechnungsnummer des jeweiligen 

Unternehmens im laufenden Jahr 

war. 

Die Rechnung muss nur gebucht 

werden, wenn eine 

Rechnungsnummer vergeben 

werden soll. Handelt es sich z.B. 

lediglich um einen Kostenausgleichsantrag, wäre dies sinnlos. 


Vor dem eigentlichen Buchen lassen sich noch alle Angaben abändern, sofern gewünscht, insbesondere 

Wertstellungsdatum und Verzinsung. Die Dauer zwischen Beleg und Wertstellung wird lokal gespeichert und 

künftig auch dem Button zugrunde gelegt. 

Wenn der Button, der normalerweise mit "schließen" beschriftet ist, stattdessen mit "Rechnung buchen" 

beschriftet ist, wird die Rechnung nicht nur im Konto gespeichert, sondern wird auch die Zusammensetzung 

der Rechnung gespeichert, damit die Rechnung dann später bei ihrem Ausgleich mit einfachem Klick in die 

Finanzbuchhaltung importiert werden kann. Wenn dies nicht geschehen soll, ist die Rechnungsnummer zu 

löschen. 

Nach dem Buchen läßt sich die Zusammensetzung der Rechnung anzeigen, also eine zusammengefasste 

Aufschlüsselung des Gesamtbetrages in Gebühren, Auslagen und Fremdgeld. 

Mit dem Uhren-Icon lässt sich festlegen, ob im Terminkalender automatisch eine Wiedervorlage der Akte 


02.09.2009


notiert werden soll. 

War die letzte 

Buchung im 

Konto ebenfalls 

eine Rechnung, 

besteht 

Gelegenheit, 

anstelle einer 

neuen Rechnung 

die bereits 

vorhandene 

Rechnung 

abzuändern. Dies 

ist 

empfehlenswert, 

wenn die letzte 

Rechnung noch gar nicht versendet wurde und noch Änderungen vorzunehmen waren 

Es handelt sich, wie bei Einnahmenüberschußrechnern nach § 4 Abs. 3 EStG geboten, um einen rein 

internen Vorgang ohne Auswirkung auf Gewinn oder Verlust und ohne Bezug zur Finanzbuchhaltung. 

Ein Beteiligtenkonto kann auch mehrere Rechnungen beinhalten, hin zu können z.B. Zinsen und 

Mahngebühren kommen, Zahlungseingänge führen zu Gutschriften. Der Stand des Kontos kann also aus 

vielerlei Gründen vom Rechungsbetrag abweichen. 

Die gebuchten Rechnungen könne durch zwei Programmfunktionen angezeigt werden. 

� Rechungen: alle Rechnungen, d.h. alle Buchungen in Beteiligtenkonten, die eine Rechnungsnummer 

haben 

� Offene Posten: alle Konten, die mindestens eine Rechnung enthalten, deren Kontostand größer als 

10,00 ist und deren Akte nicht abgelegt ist (mehr). 

Rechnung ausbuchen 

Auch wenn sich eine Rechnung als uneinbringlich erweist, gibt es keinen Grund, sie zu stornieren oder 

abzuschreiben. Denn anders als bei Gewerbetreibenden mit Sollversteuerung ist die Rechnung ja nicht als zu 

versteuernde Einnahme gebucht worden. 

Man kann den Saldo demgemäß ohne weiteres offen lassen. Die Forderung bleibt im Beteiligtenkonto stehen, 

wie sie ja nun einmal rechtlich existiert. 

Wenn die Akte schließlich mit diesem Schuldsaldo abgelegt wird, erscheint die Rechnung auch nicht mehr in 

den Offenen Posten. 

Mehr zum Ausbuchen von Rechnungen... 

Rechnung übertragen und kopieren 

Mit den Funktionen Beteiligtenkonto Ausschneiden, Kopieren und Einfügen des Cockpit-Bearbeitungsmenüs 

kann eine Berechnung auf eine andere Akte oder eine andere Beteiligung übertragen oder kopiert werden. 

Übrigens: 


Auch in den Taschenrechner sind die RVG- und GVG-Tabellen integriert. Es kann deshalb auch mit dem 

Taschenrechner schnell eine Gebührenberechnung durchgeführt werden. 



02.09.2009


Verhältnis Rechnung / Beteiligtenkonto 

Vom Beteiligtenkonto unterscheidet sich die Rechnung durch die detaillierte Aufschlüsselung der Einnahmen, 

Auslagen und Zahlungsvorgänge. 

Im Beteiligtenkonto finden sich nur die End- bzw. Gesamtbeträge der Rechnung und der Zahlung. 

Wenn eine Rechnung erstellt und prompt bezahlt wird, ist das Beteiligtenkonto kaum nötig. 

Eine Rechnung mit Rechnungsnummer wird stets als Rechnung erstellt und kann auch von dort aus in das 

Beteiligtenkonto gebucht werden, damit diese synchron sind. 

Bei Mahnungen, Zinsberechnungen oder einer Mehrzahl von Rechnungen und Zahlungen ist das 

Beteiligtenkonto infolge der zusammengefassten Vorgänge übersichtlicher. 

Die Salden von Rechnung und Beteiligtenkonto stimmen im Idealfall überein, die Zeilen werden aber 

unabhängig voneinander gebucht, so dass es auch zu Abweichungen kommen kann. 

Ein Mittelding ergibt sich aus der Zusammensetzung: angezeigt wird, wie sich der Gesamtbetrag einer 

Rechnung auf die verschiedenen Fibu-Konten z.B. Gebühren, Auslagen und Fremdgeld, verteilt. 


Rechnungen ausbuchen 

Erweist sich eine gebuchte Ausgangsrechnung als 

� uneinbringlich, 

� fehlerhaft, 

� wird sie einvernehmlich abgeändert oder 

� soll sie aus anderen Gründen aufgehoben werden, 

ist folgendes zu beachten: 

1. Das Buchen einer Rechnung ist bei Rechtsanwälten (wie bei allen § 4 III EStG-Rechnern) ein rein 

interner Vorgang, der für die Gewinnermittlung belanglos ist. Nicht schon das Versenden oder das 

Buchen, sondern erst die Bezahlung einer Rechnung stellt eine Einnahme dar. Der Wegfall einer 

unbezahlten Rechnung ist für die Steuer und für die Finanzbuchhaltung deshalb unerheblich. 

2. Bei Freiberuflern geht es nicht um die Finanzbuchhaltung, sondern Beteiligtenkonten. Alle 

gewünschten Eingaben können über "Konto buchen" vorgenommen werden. 

3. Das Umsatzsteuerrecht verlangt von Anwälten lediglich die fortlaufende Nummerierung der 

Ausgangsrechnungen. Die Art und Weise, wie Rechnungen und ihre Nummerierung in der EDV erfaßt 

werden, interessiert die Steuer bei Anwälten nicht. In den Beteiligtenkonten kann frei gebucht werden, 

es gilt dort weder das Prinzip von Buchung und Gegenbuchung noch gelten dort die Grundsätze der 

Ordnungsgemäßen Buchführung (GOB). 

4. Gewerbetreibende benötigen für ihre eigene Buchhaltung allerdings eine Gutschrift, um die bisherige 

Rechnung zu korrigieren. 

Das "Buchen" einer Rechnung bedeutet bei uns, dass in das Beteiligtenkonto des Rechnungsempfängers 

eine entsprechende Schuldposition gebucht wird. Die Finanzbuchhaltung ist daran nicht beteiligt. 

In der Liste "Offene Posten" erscheinen alle Beteiligtenkonten, in denen eine gebuchte Rechnung enthalten 

ist, deren Kontosaldo größer als 10 ist und deren Akte nicht abgelegt ist (mehr). 

Es gibt daher folgende Möglichkeiten: 



02.09.2009


1. bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung sollte insbesondere Gewerbetreibenden über das 

Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellt und gebucht werden. 

2. In anderen Fällen spricht nichts dagegen, die Rechnungsbuchung einfach zu ändern oder zu löschen 

(über "Konto buchen"). Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der 

Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt. 

3. Es gibt nicht unbedingt einen Grund, uneinbringliche Rechnungen zu stornieren. Man kann sie einfach 

als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen (ist ja vielleicht doch noch einmal interessant). 

4. Im Interesse der Transparenz kann im betreffenden Beteiligtenkonto eine Gegenbuchung erfolgen, 

also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen, so dass der Kontostand wieder 0,00 € 

beträgt. 

5. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende 

Akte abzulegen. 


Kleine Kostennote 

Besteht eine Rechnung 

lediglich aus einem 

einzigen 

Gebührentatbestand 

(zuzüglich Auslagen und 

Mehrwertsteuer) wie es 

oft bei Inkasso- oder 

Beratungsrechnungen der 

Fall ist, kann die 

Rechnung auf 

vereinfachte Weise 

erstellt und in ein 

Worddokument eingefügt 

werden. 

Das Fenster kann 

aufgerufen werden 

� im Cockpitmenü Extras / Kleine Kostennote 

� Unter Word den Menüeintrag mehr/ einfügen/ Kleine Kostennote 

� Als Programmfunktion 

In der Checkbox ist anzugeben, ob die Auslagenpauschale angesetzt werden soll oder nicht. 

Es ist der gewünschte Umsatzsteuersatz anzugeben. 

Mit dem Button einfügen wird die Rechnung wird als Text in das aktive Dokument eingefügt. Es bietet sich 

an, zuvor ein entsprechendes Schreiben an den Beteiligten vorzubereiten. 


Elektronisches Mahnverfahren 

� Hauptfenster, 

� Stammdaten, 

� Antragsteller und Antragsgegner, 

� Hauptforderungen nebst Zinsen, 

� Kosten, 

� Vollstreckungsbescheidsantrag, 

� EGVP-Posteingang, 

� Übergabe an das EGVP 



02.09.2009


In der seit 01.12.2008 geltenden Fassung schreibt § 690 III ZPO vor, dass Rechtsanwälte oder andere nach 

dem neuen Rechtsdienstleistungsgesetz zugelassene Personen Mahnbescheide nur noch in maschinell 

lesbaren Form beantragen können. Dieser Antrag kann online unter www.online-mahnantrag.de oder mit 

dem Programm erstellt werden. 

Zulassung: 

Aktuelle offizielle Informationen zum elektronischen Mahnverfahren: 

http://www.mahngerichte.de/aktuelles 

Konditionen zum Mahnverfahren 4.0.00 vom 16.07.2008 

Jeder Rechtsanwalt muss sich bei jedem Mahngericht, bei dem er Mahnbescheidsanträge einreichen möchte, 

registrieren lassen. Auf dem Formular sind u.a. folgende Angaben zu machen. 

� Ausbaugrad 00 (d.h. lediglich Versand der eigenen Anträge, Rücklauf nur per Post) 

� Version der EDA-Konditionen: 4.0.00 

Die Zulassung erfolgt durch das jeweilige Mahngericht dann zweistufig: 

1. Zulassung zum Testbetrieb: es sind probeweise Mahnbescheidsanträge einzureichen, um die 

Funktion von Fachsoftware und Übermittlung zu testen, 

2. Zulassung zum Echtbetrieb: nach erfolgreichem Testbetrieb wird der Rechtsanwalt zum eigentlichen 

Betrieb zugelassen. Zu diesem Zweck wird auch eine neue Kennziffer vergeben. 

Hinweise zur Umstellung von Version 3.x auf 4.0: 

1. Neue Kennziffern sind nicht erforderlich. 

2. Damit auch die EDA-Nachrichten des Gerichts im Format 4 erstellt werden sollen, muss der Parameter 

„EDA-Version“ der Kennziffer darauf eingestellt werden. Das muss bei dem Gericht beantragt werden, 

welches die Kennziffer erteilt hat. 

3. Ob neue Zulassungen (wg. Software-Änderung) erforderlich sind hängt vom jeweiligen Mahngericht 

ab. Bitte jeweils dort erkundigen, am besten im Rahmen von Ziff. 2. Beim Amtsgericht Stuttgart ist z.B. 

keine neue Zulassung nicht erforderlich . 

Warum die Einzelfenster? 

Warum werden nicht einfach die amtlichen Formulare verwendet? 

� Weil ein Bildschirm völlig andere Eigenschaften als Papier hat: Formulardesign für DIN-A4- 

Papierbögen ist grundsätzlich anders als Formulardesign für Bildschirme, denn Papier kennt keine 

Dropdownlisten und Hyperlinks. 

� Und von wegen einfach. Wir hatten bereits eine optisch mit den Papierformularen identische Version 

entwickelt, stellten dann aber fest, dass diese Formulare vielleicht vertrauter sind, aber nicht einfacher, 

sondern komplizierter. 

� die Formulare sind auf Zusätzbögen angewiesen, was nur bei der Verwendung von Papier Sinn gibt, 

nicht aber am PC-Bildschirm, 

� weil man Benutzern nicht den Umgang mit Kennziffern für Anspruchsarten, Anreden, Gerichtstypen 

usw. zumuten, sondern Drop-Down-Menüs mit der vorhandenen Auswahl im Klartext anbieten sollte, 

� weil die Informationen zu einem einzigen Anspruch auf den amtlichen Formularen (z.B. Verzinsung, 

Abtretung) auf viele unterschiedliche Orte und Blätter verteilt sind, 

� weil Angaben zu den Kosten und Nebenforderungen völlig zersplittert sind. 

Datenvalidität 

Es ist nicht möglich, sämtliche denkbaren inhaltlichen Fehler der Eingaben abzufangen. Monierungen dieser 

Art können daher nicht ausgeschlossen werden. 

Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten. 



02.09.2009


Vor dem Versand sollte der Inhalt immer mit Hilfe der html-Vorschau kontrolliert und ausgedruckt werden 

(Doppelklick auf den betreffenden Antrag. 

Übermittlung 

Das Programm erstellt eine Antragsdatei (z.B. "ABC345.eda"), die anschließend mit Hilfe des 

Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs EGVP an das zuständige Gericht zu übermitteln ist. 

Dieser Vorgang kann manuell (aus dem EGVP heraus) oder auch automatisiert ausgeführt werden (mehr). 


Mahnverfahren: Hauptfenster 

� Mahnverfahren im allgemeinen, 

� Stammdaten, 

� Antragsteller und Antragsgegner, 

� Hauptforderungen nebst Zinsen, 

� Kosten, 


� Vollstreckungsbescheidsantrag, 



Mit der Programmfunktion "Mahnverfahren" wird das 

Hauptfenster aufgerufen, von dem aus alle Anträge im elektronischen Mahnverfahren erstellt werden können. 


02.09.2009


Die Funktion knüpft an ein Beteiligtenkonto an. Vor dem Aufruf ist also 

� das Konto zu buchen, 

� der Beteiligte im Cockpit auszuwählen. 

Antragsteller / Antragsgegner 

Mit Hilfe der Buttons lassen sich die Aktenbeteiligten beliebig auf die die Liste der Antragsteller bzw. 

Antragsgegner verteilen. 


Die Beteiligten der Akte, die weder Antragsteller noch Antragsgegner sind, finden sich in der grau unterlegten 

Liste rechts oben ("unbeteiligte Beteiligte"). Um einen solchen Beteiligten als Antragsteller oder 

Antragsgegner zu erfassen, ist die Zeile auszuwählen und das Plus-Symbol neben der Antragsteller- bzw. 

Antragsgegnerliste anzuklicken. 

Um einen Beteiligten aus der Liste der Antragsteller- bzw. Antragsgegner zu entfernen, ist die Zeile 

auszuwählen und das Löschsymbol neben der Liste anzuklicken. Der Beteiligte findet sich dann in der Liste 

der "unbeteiligten Beteiligten" wieder. 

In dem Klammerzusatz vor dem Namen wird nicht die laufende Nummer des Beteiligten, sondern die Anrede 

bzw. die Rechtsform angezeigt. Handelt es sich um eine der vom Mahnverfahren fest vorgegebenen 

Rechtsformen (Mann, Frau, Einzelkaufmann oder GmbH & Co KG), wird deren Nummer angezeigt, 


02.09.2009


anderenfalls die im Freitext angegebenen Rechtsform im Klartext. 

Seit der Version 4.x ist die Anzahl der Antragsteller und der Antragsgegner nicht mehr begrenzt. 

Doppelklick auf der Partei öffnet die EDA-Adressverwaltung. Da das EDA einige Zusatzangaben verlangt, 

muss dies immer geschehen. 

Anspruch 

Im Fenster erscheinen alle im betreffenden Konto gebuchten Hauptforderungen nebst Zinsen. Mit Doppelklick 

können sie geöffnet und im Anspruchs-Fenster weiter bearbeitet werden. 

Seit der Version 4.x ist die Anzahl der Hauptforderungen nicht mehr begrenzt. 

Kosten 

Kosten (einschl. Zinsrückstand) werden in einem gesonderten Fenster bearbeitet. 

Angaben zum Verfahren 

Die Auswahl Antragsteller-Vertreter / Mahngericht verweist auf die zu verwendeten Stammdaten, die im 

Fenster EDA-Stammdaten verwaltet werden. 

Eigenes Zeichen: z.B. eigenes, internes Aktenzeichen der Antragstellervertreter. 

Geschäftszeichen: gemeint ist die 11-stellige Zahl im Geschäftszeichen des Mahngerichts. Bei Neuantrag ist 

diese noch nicht bekannt und bleibt leer, bei Antragswiederholung (z.B. nach Monierung) oder Folgeanträgen 

ist sie stets anzugeben. 

Prozessgericht: erforderliche Angaben zum weiteren Prozessverlauf. Die Auswahl der Gerichtsarten ist 

enumerativ vorgegeben. Die Auswahl von Postleitzahl und Ort beruht auf eigenen Angaben in anderen 

Mahnverfahren. 

Antrag erstellen 

Gewisse grobe Fehler werden sogleich angezeigt und brechen den Vorgang ab. Bestimmte Felder 

erscheinen auch gelb unterlegt, wenn noch eine Eingabe fehlt. Es ist aber nicht möglich, sämtliche denkbaren 

inhaltlichen Fehler der Eingaben abzufangen. Monierungen dieser Art können daher nicht ausgeschlossen 

werden. Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten. 

Mahnbescheid: 

Die Angabe des gerichtlichen Geschäftszeichens ist beim Neuantrag selbstverständlich nicht erforderlich, 

muss aber bei Folgeanträgen einschließlich Monierungen immer angegeben werden. 

Neuzustellungsantrag Mahnbescheid bzw. Vollstreckungsbescheid 

Es wird nur die geänderte Adresse des ausgewählten Antragsgegners übermittelt, mehr... 

Vollstreckungsbescheidsantrag 

Es sind insbesondere die zwischenzeitlich geleisteten Zahlungen anzugeben, mehr... 

Datei speichern unter... 

Durch Klick auf den Button wird der in der Liste ausgewählte Antrag erstellt und in einer Datei gespeichert. 

Es wird ein Dateiname vorgeschlagen, der sich zusammensetzt aus 



02.09.2009


� einer vom Mahngericht vergebenen, in den Stammdaten gespeicherten Buchstabenfolge und 

� einer laufenden Nummer, die standardmäßig in dem vom Mahngericht zugewiesenen Bereich 

hochgezählt wird. 

also z.B. "ABC005.eda". 

Eine EDA-Datei kann mehrere Anträge enthalten. Insofern ist es auch möglich, eine bereits vorhandene Datei 

auszuwählen; in diesem Fall wird der neue Antrag den vorhandenen Anträgen in der Datei hinzugefügt. Ob 

man diesen Weg wählt oder für jeden Antrag eine neue Datei vergibt, kann nach Praktikabilität entschieden 

werden. Jede Datei wird gesondert an das Gericht übermittelt. 

Bei der Übermittlung an das EGVP wird die Datei in den Importordner des EGVP verschoben. Der Ordner 

und die Antragsliste ist dann also leer. 

Ist die Kanzlei bei mehreren Mahngerichten zum elektronischen Mahnverfahren angemeldet, gibt es 

unterschiedliche EDA-Stammdatensätze und dürfen die Anträge nicht in derselben Datei vermengt werden. 

Beim "Speichern unter" werden daher nur die Dateien aus dem aktuell verwendeten Stammdatensatz 

angeboten (z.B. "EDA-Dateien Hamburg (ABC*.eda)"). 

Mahnverfahren: Stammdatenverwaltung 

� Allgemein zur Programmfunktion Mahnverfahren... 

Sowohl über das übliche Menü (Cockpit / Einstellungen / Stammdaten) als auch über das 

Mahnverfahrensfenster können und müssen die eigenen Stammdaten eingegeben werden. 



Für jedes Mahngericht, bei dem der Rechtsanwalt Anträge einreichen möchte, ist ein gesonderter Datensatz 

anzulegen. 

Kennziffer: anzugeben ist die dem Rechtsanwalt vom Mahngericht zugeteilte Teilnehmer-Kennziffer ("KEZI"). 


02.09.2009


Zu beachten ist, dass zunächst nur eine Kennziffer für den Testbetrieb zugeteilt wird und erst nach 

erfolgreichem Test die Kennziffer für den Echtbetrieb vergeben wird. Die Testkennziffer kann in dem 

Datensatz dann überschrieben werden. 

Mahngerichts-Ort: es ist einer der angebotenen Orte auszuwählen, sonst ist keine automatisch Übergabe an 

das EGVP möglich. 

EGVP-Import: Hier ist das "EGVP Importverzeichnis Fachdaten" anzugeben. Bei der ersten Verwendung 

des EGVP-Exports wird dieser Wert auch automatisch abgefragt und gespeichert. 

EGVP-Export: siehe hier... 

[footer.htm] 

Mahnverfahren: 

Antragsteller 

und 

Antragsgegner 

� Allgemeines 

zur 


Mahnverfahren... 

Die Erfassung oder 

Entfernung von 

Aktenbeteiligten als 

Antragsteller oder 

Antragsgegner erfolgt 

über das Hauptfenster. 

Die Einzelangaben zur 

Adresse sind im rechts 

abgebildeten EDA- 

Adressfenster zu 

machen. 

Bei erstmaliger Öffnung sind die Angaben aus der Adressverwaltung vorgegeben. 

Die Angaben können hier aber modifiziert werden und werden gesondert gespeichert. Ist dieselbe Partei in 

einem späteren Mahnverfahren erneut beteiligt, werden diese Angaben wieder verwendet. 

Adressänderungen usw. sind dann also gesondert auszuführen, wobei bei einer Änderung in diesem Fenster 

die automatische Synchronisation angeboten wird (die wegen der unterschiedlichen Feldaufteilung aber nicht 

immer kongruent ist). 

Kennziffer: An dieser Stelle ist ggf. die besondere Kennziffer für die Partei anzugeben (selten!). Die dem 

Rechtsanwalt vom Mahngericht zugeteilte Kennziffer ("KEZI") ist nicht hier, sondern im Hauptfenster 

anzugeben. 

Die sog. "ASPVKEZI", eine speziell für die Kombination Partei + Parteivertreter vergebene Kennziffer, wird 

seit der Version 4.x nicht mehr unterstützt. 



Art können daher nicht ausgeschlossen werden. Es ist insbesondere auf die richtige Anrede / Rechtsform und 

die richtigen dazu passenden gesetzlichen Vertreter zu achten. 

Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten, insbesondere: 



02.09.2009


Ein gesetzlicher Vertreter mit einer vollständigen ladungsfähigen Anschrift ist nur erforderlich für den jeweils 

ersten gesetzlichen Vertreter von 

� natürlichen Personen , 

� eingetragenen Kaufleuten (früher: Einzelfirmen), 

� Wohnungseigentümergemeinschaften, 

� bei einer Partei Kraft Amtes (Insolvenzverwalter, etc.). 

Bei diesen Parteien ist immer der erste gesetzliche Vertreter der Empfänger von Zustellungen oder 

Nachrichten. 

Bei GmbH & Co KG oder anderen Rechtsformen mit einer Komplementärgesellschaft als erstem gesetzlichen 

Vertreter (AG & Co, Stiftung & Co, etc.) muss der erste gesetzlicher Vertreter die Bezeichnung der 

Komplementärgesellschaft enthalten; mindestens ein weiterer gesetzlicher Vertreter ist danach erforderlich 

(handelnde natürliche Person). Dies gilt auch für eine Wohnungseigentümergemeinschaft, die durch eine 

juristische Person als Verwalter vertreten wird. 

Neuzustellungsanträge / Vollstreckungsbescheidsantrag 

Dieses Adressfenster wird auch bei Anträgen auf Neuzustellung und auf Erlass des 

Vollstreckungsbescheides aufgerufen. 

Beim Antrag auf Neuzustellung eines Vollstreckungsbescheides steht das Rubrum bereits fest. Es ist daher 

nur noch die neue Zustelladresse einzugeben; die Angaben zum gesetzlichen Vertreter sind deaktiviert. 


Hauptforderungen 

nebst 

Zinsen 

Allgemein 

zur 



Beim Aufruf 

des 

Mahnbescheidsfensters 

wird das 

Beteiligtenkonto 

automatisch 

in den 

Mahnbescheid 

übernommen. 



Kosten (d.h. Buchungen des Beteiligtenkontos, in denen das Häkchen "Kosten" gesetzt ist), werden nicht 

übernommen. Kosten und ausgerechnete Zinsrückstände sind manuell in das gesonderte Fenster 

einzutragen. 

Sollten sich dennoch Kostenpositionen in der Liste der Hauptforderungen befinden, sind diese Positionen 

fehlerhaft erfasst worden. Im Konto sind die Kosten-Häkchen zu setzen, dann erscheinen diese Positionen 

nicht mehr in der Liste. 

Waren im Beteiligtenkonto bereits Zahlungen oder andere Gutschriften gebucht, werden nur die nach 

Tilgungsverrechnung noch valutierenden Restforderungen übernommen. Die Datenübernahme entspricht der 

Kontoauswertung "Hauptforderungen". 


02.09.2009


Wird aus einem jahrelang unzureichend bezahlten Miet- oder Unterhaltskonto ein Mahnbescheid erstellt, 

erscheinen also weder die Zahlungen noch die bezahlten Hauptforderungen, sondern lediglich noch die 

offenen Hauptforderungen, die älteste meist mit einem Teilbetrag. 

Seit der Version 4.x ist die Anzahl der Hauptforderungen nicht mehr begrenzt. 

Im Fenster wird stets zumindest noch die Katalogzuordnung anzugeben sein. Befindet sich (ausnahmsweise) 

der Anspruch nicht im Katalog, kann auch ein frei formulierter Anspruch eingegeben werden. 

Handelt es sich um einen Anspruch aus Wohnraum- oder WEG-Sachen (Katalog Nummern 19, 20 oder 90), 

ist noch PLZ und Ort der Belegenheit anzugeben. Anderenfalls sind die Felder deaktiviert. 

Bei Katalog-Nr. 28 (vertraglicher Schadensersatzanspruch) ist das Feld "Vertragsart" aktiviert und 

auszufüllen. 

Ggf. ist noch eine Abtretung oder die Verzinsung als Verbraucherkredit anzugeben. 

Werden mehrere Ansprüche geltend gemacht, können die allgemeinen Angaben (z.B. Ort des Mietobjekts, 

Abtretung) zum Anspruch durch Klick auf den Button "alle" für die folgenden Ansprüche übernommen werden, 

damit nicht dieselben Angaben wiederholt eingegeben werden müssen. 



Art können daher nicht ausgeschlossen werden. Insbesondere die Datumsangaben werden vom Mahngericht 

auf Plausibilität geprüft. 

Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten 


Mahnverfahren: Kosten 

� Allgemein zur 



Es gelten immer laufende Zinsen ab 

Zustellung des Mahnbescheids. 

Anrechnung der Geschäftsgebühr 

Mit Urteil vom 07.03.2007 (VIII ZR 86/06) 

hat der Bundesgerichtshof entschieden, 

dass die Geschäftsgebühr (Nr. 2300 VV 

RVG / Nr. 2302 VV RVG) in voller Höhe als 

Nebenforderung geltend gemacht werden 

kann und die Anrechnung nach der 

Vorbemerkung 3 Abs. 4 zu Nr. 3100 VV 

RVG durch Minderung der 

Verfahrensgebühr Nr. 3305 VV RVG 

erfolgen muss. 

Vgl. dazu das Informationsschreiben der 

Koordinierungsstelle für das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren v. 15.5.07, PDF ca. 15 KB. 




02.09.2009



Art können daher nicht ausgeschlossen werden. 

Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten, insbesondere: 

Ausgerechnete Zinsen sind für den gesamten Anspruch/MB-Antrag nur ein Mal zugelassen. 

Ausgerechnete Zinsen dürfen hier nur dann als Nebenforderung geltend gemacht werden, wenn auch der 

zugrunde liegende Hauptanspruch noch geltend gemacht wird. Zinsen aus bereits erledigten oder hier nicht 

geltend gemachten Teilen des Hauptanspruchs sind unter Katalognummer 46 als eigener Hauptanspruch 

einzutragen. 

"Auslagen nach KV 2002" darf nur dann ein Betrag enthalten, wenn der Prozessbevollmächtigte eine 

Vergütung nach dem RVG verlangen kann und nicht die Pauschale Nr. 7001 VV RVG geltend gemacht wird. 

Achtung: Eintragung 0,00 bedeutet hier Verzicht auf Auslagen (7001 und 7002 VV RVG)! 

Im Feld "Minderungsbetrag 3305" ist nur der Teil der vorgerichtlichen Vergütung einzutragen, der auf die 

Gebühr Nr. 3305 VV RVG anzurechnen ist. 


Mahnverfahren: Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheids 

� Allgemein 

zum 



Es ist nicht möglich, 

sämtliche denkbaren 

inhaltlichen Fehler 

der Eingaben 

abzufangen. 

Monierungen dieser 

Art können daher 

nicht 

ausgeschlossen 

werden. 

Beim Ausfüllen sind daher die allgemein zugänglichen Ausfüllhinweise zu beachten. 

[footer.htm] 

Mahnverfahren: eingehende EGVP-Nachrichten lesen 

� Mahnverfahren im allgemeinen, 



Diese Programmfunktion befindet sich noch im Aufbau. 

Im Mahnverfahren sind folgende Kommunikationen des Mahngerichts an die Kanzlei vorgesehen: 

03 Erlassnachricht Mahnbescheid /Rechnung 

05 Zustellungs-/Nichtzustellungsnachricht 

16 Abgabenachricht 

18 Widerspruchsnachricht 



02.09.2009


22 Kosten-/Erlaßnachricht VB 

90 Quittung zur Fax-Datenfernübertragung 

In der geltenden Ausbaustufe 00 werden die Antworten des Gerichts parallel 

� per EGVP und 

� per herkömmlicher 

Post an den Rechtsanwalt übermittelt. Spätestens aufgrund des Posteinganges kann also reagiert werden. 

Im EGVP-lässt sich der Inhalt einer Nachricht nicht unmittelbar anzeigen. Doppelklick führt zu einer 

irreführenden Fehlermeldung "... bitte verknüpfen Sie...."). Die Nachricht (bzw. ihr Anhang) lässt sich über die 

rechte Maustaste aber andernorts speichern und dort per Doppelklick öffnen. Sie kann mittels rechter 

Maustaste auch in ein Anhang einer E-Mail exportiert werden und von dort aus (auch vor dem senden!) per 

Doppelklick geöffnet werden. 

Wird im EGVP ein Exportverzeichnis deklariert, werden die eingegangenen Nachrichten durch das EGVP in 

dieses kopiert. 

Das Unterverzeichnis attachments jedes Posteingang enthält dabei die eigentlichen Nachrichtigen vom 

Typ .eda. Diese können durch Doppelklick geöffnet werden. Das Programm generiert dabei aus der eda-Datei 

eine html-Version, die automatisch mit dem Standardbrowser angezeigt wird, 

Alternativ kann aus dem EGVP heraus auch der Dateianhang einer eingegangenen Nachricht durch 

"Speichern unter" an einem beliebigen Ort gespeichert werden (es empfiehlt sich ein zu diesem Zweck 

eingerichtetes Unterverzeichnis der "Eigenen Dateien"). Die EGVP-Funktion "Speichern unter" ist insofern 

etwas irreführend, als mit dem Dateidialog nicht die neue Zieldatei, sondern nur der Zielordner ausgewählt 

wird, in den die Datei mit unverändertem Namen kopiert wird. In diesem Ordner kann dann jedenfalls die 

EDA-Nachricht durch Doppelklick geöffnet werden. 

[footer.htm] 


Schnittstelle zum 

Elektronischen 

Verwaltungs- und 

Gerichtspostfach 

� Allgemein 

zur 


Mahnverfahren 

� Installation des EGVP... 


Das Programm erstellt eine 

*.eda-Datei, die einen oder 

mehrere Anträge enthalten kann. Diese Datei ist mit Hilfe des EGVP dem Mahngericht zu übermitteln. 

Die Postausgangsliste rechts unten im Hauptfenster gibt an, welche Anträge bereits erstellt wurden und in 

welchen Dateien sie sich befinden, auch in anderer Sache. 

Über das Icon (oder Doppelklick) sollte vor der Übermittlung jede Datei 

mit dem Webbrowser angezeigt und ausgedruckt werden, 

um den Inhalt zu kontrollieren und zu dokumentieren. 


Anträge können auch wieder gelöscht werden (die Formulareingaben bleiben dabei erhalten). Handelte es 

sich um den einzigen oder letzten Antrag, wird die Datei anschließend gelöscht. Anderenfalls bleibt die Datei 

im übrigen erhalten. 


02.09.2009


Mit dem XXX-Button werden alle ungesendeten Anträge sowie sowie die Dateien gelöscht, auch die Anträge 

anderer Mahnverfahren. 

Durch den EGVP-Button wird die ausgewählte 

Datei in das Importverzeichnis des EGVP 

verschoben. 

Als Empfänger wird das in den Stammdaten 

angegebene Gericht eingesetzt. In den EDA- 

Stammdaten muss eines der in der Liste der 

Mahngerichte vorhandenen Gerichte 

ausgewählt sein. 

Wenn das Dialogfenster zur Auswahl des 

"EGVP Importverzeichnis Fachdaten" 

erscheint, und auch nach Auswahl eines 

Ordners erneut erscheint, ist das Verzeichnis noch nicht richtig ausgewählt. Das Verzeichnis muß 

insbesondere das durch das EGVP eingerichteten Unterverzeichnis "Nachrichten" enthalten. 

Näheres zur Installation und Einrichtung der EGVP- 

Schnittstelle... 

1. Nach erfolgreicher Übergabe an das EGVP 

werden die in der Datei enthaltenen Anträge 

aus der Liste entfernt, 

2. Anschließend ist in das EGVP-Programm zu 

wechseln und das Postfach zu öffnen, 

3. Mit Ausführung der EGVP-Programmfunktion 

"Fachdaten übernehmen" (automatisch oder 

manuell) befindet sich die Nachricht im EGVP- 

Ausgangsordner, 

4. Die Nachricht ist mit Hilfe von Signaturkarte 

und Kartenlesegerät zu signieren, 

5. Mit erfolgreicher Signatur ist der Senden-Button 

des EGVP freigegeben (klickbar) und kann die Nachricht versendet werden. 


EGVP - Das elektronische Gerichts- 

und Verwaltungspostfach 

� Allgemein zum Mahnverfahren... 



Das EGVP ist eine Art E-Mail-Programm für die 

technisch und rechtlich zuverlässige Kommunikation 

mit Gerichten und Behörden. 

Es wird insbesondere dazu verwendet, Anträge im 

Rahmen des Mahnverfahrens elektronisch zu 

übermitteln. 

Bezug und Support 

Kostenloser Download und ausführliche weitere Informationen, 

auch zu den Hard- und Softwarevoraussetzungen, nebst Kontakt 

zur Telefon-Hotline siehe http://www.egvp.de/. 

Einrichtung der EGVP-Schnittstelle 



02.09.2009


1. Zunächst ist das EGVP downzuloaden und zu installieren, 

2. Im EGVP ist ein Postfach einzurichten, 

3. EGVP > Optionen > "Importverzeichnis Fachdaten" deklarieren, 

4. EGVP > Optionen > "Exportverzeichnis Posteingang" deklarieren. 

Bei der ersten Verwendung des EGVP-Exports erscheint das Dialogfenster zur Auswahl des "EGVP 

Importverzeichnis Fachdaten". Hier muss das unter vorstehend 3) angegebene Verzeichnis angegeben 

werden. Dieser Pfad wird in den EDA-Stammdaten gespeichert. 

Verknüpfungen 

Manchmal werden nach der Installation keine Verknüpfungen auf dem Desktop oder im Programmmenü 

angelegt, so dass es nicht möglich ist, das Programm erneut zu starten. In diesem Falle ist wie folgt 

vorzugehen: 

1. Start-Button, Ausführen 

2. "javaws -viewer" eingeben (ohne die Anführungszeichen) und öffnen 

3. im cache-Anzeigeprogramm "EGVP-Client" auswählen, 

4. mit der rechten Maustaste "Verknüpfungen installieren" auswählen. 

Damit müssten sich EVP-Verknüpfungen auf dem Desktop und im Programmverzeichnis befinden. Das 

Cache-Anzeigeprogramm kann wieder geschlossen werden. 

[footer.htm] 


Das Programm verfügt über eine umfassende und zuverlässige 

Verwaltung von Terminen jeglicher Art. 

Termine und Fristen dürfen nicht lediglich mit dem 

zum Programm gehörenden Kalender, sondern 

müssen auch in herkömmlicher Weise notiert und 

überwacht werden. Der Terminkalender zählt im 

Hinblick auf die überragende Bedeutung der Fristen- 

und Terminsüberwachung und das Missverhältnis zwischen potentieller Schadenshöhe 

und der Lizenzgebühr nicht zum vertraglichen Leistungsumfang; es wird insoweit auch 

keinerlei vertragliche Haftung übernommen (siehe Lizenzbedingungen). 

Hierbei kann es sich um Fristabläufe für Schriftsätze, interne oder externe Besprechungen, Wiedervorlagen, 

Aufgaben, Terminserien, private Termine und anderes mehr handeln. 

Die Terminverwaltung besteht aus folgenden Komponenten: 

� Kalenderansicht in 6 unterschiedlichen Zeiteinheiten 

� Fenster zur Eingabe und Bearbeitung von Terminen 

� Programmfunktionen zur Schnelleingabe von Terminen: 

� Neuer Termin Akte 

� Wiedervorlage einer Akte 

� Wiedervorlage einer Tabelle 

� Wiedervorlage eines Beteiligtenkontos nach Buchen einer Rechnung 

� Erinnerungen als Popup-Meldungen 

� Tabellen zur Auswertung von Terminen: 

� Aktuelle Termine 

� Wiedervorlagen 

� Akten ohne Termin 

Der eigentliche Kalender wird aufgerufen als 



02.09.2009


Programmfunktion "Terminkalender". 

Ansicht 

Im Terminkalender können unterschiedliche Objekte angezeigt werden: 

� Termine ohne selbstständige Wiedervorlagen 

� Termine (die Standard- und Hauptanzeige!) 

� Wiedervorlagen (als Grundlage für die körperliche Wiedervorlage der Akten) 

� Erinnerungen (zur Vermeidung der Pop-Ups) 

� gebuchte Zeiten der Zeiterfassung 

Einheiten 

Durch die Auswahlliste rechts kann ausgewählt werden, ob die Termine nach 

� Stunden, 

� Tagen, 

� Wochen, 

� Monaten, 

� Quartalen oder 

� Jahren 

gruppiert angezeigt werden sollen. Mit einfachem Klick auf die schachbrettartige Graphik daneben kann fast 

jede beliebige Aufteilung des Fensters in Zeilen und Spalten ausgewählt werden. 

Zeiteinheiten, die vollständig in der Vergangenheit liegen, sind grau unterlegt. 

Über die Pfeiltasten kann zeitlich vor und zurück navigiert werden. Der große Pfeil verschiebt die Anzeige 

zeilenweise, der kleine Button um jeweils eine Zeiteinheit. 

Es besteht die Möglichkeit 

� Wochenenden auszublenden (nur in der Tagesansicht) und/oder 

� Einheiten auszublenden, die keinen Termin enthalten 

Auswahl der angezeigten Termine 

Der Rahmen links legt die Auswahl der angezeigten Termine fest. 

Normalerweise werden alle "aktuellen" Termine angezeigt, d.h. erledigte, verlegte, aufgehobene oder 

stornierte Termine sind nicht sichtbar. 

Zusätzlich können zahlreiche weitere Filterangaben eingestellt werden, namentlich 

� Sachbearbeiter; die Aktivierung des Kreuzchens selektiert nach dem Benutzer selbst, 

� Terminstyp 

� Wichtigkeit 

� Raum 

� eine bestimmte Akte 

� Anzeige selbständiger Wiedervorlagen. Gemeint sind Wiedervorlagen, die nicht aus einem 

bevorstehenden Fristablauf, Termin usw. abgeleitet sind 

Jede von kompletter Anzeige aller aktuellen Termine abweichende Filterangabe wird zur Warnung gelb 

unterlegt. 

Kalenderblätter 


Die Kalenderblätter zeigen die in der angegebenen Zeiteinheit vorhandenen Termine an. Wird ein Termin 


02.09.2009


vermisst, ist die Filtereinstellung zu ändern, am einfachsten durch Klick auf "Standard". 

Durch Klick auf den Button mit dem Pluszeichen wird die Zeiteinheit vergrößert, d.h. z.B. von der 

Tagesansicht zur Stundenansicht gewechselt, durch Klick auf den Button mit dem Minuszeichen wird zeitlich 

hinausgezoomt. 

Mit Rechtsklick auf das Kalenderblatt oder einen Termin bestehen folgende 

Möglichkeiten: 

� Eingabe eines neuen Termins, voreingestellt mit der Zeit, 

� Darstellung des ausgewählten Kalenderblatts als selbständige 

Tabelle 

� Ausdruck des ausgewählten Kalenderblatts über Word 

Ist in dem Kalenderblatt ein Termin ausgewählt, bestehen zusätzlich die 

folgenden Möglichkeiten: 

� Bearbeitung des ausgewählten Termins im Terminsfenster, 

� Öffnen des Cockpits zur betreffenden Akte, 

� Öffnen eines mit dem Termin verknüpften Dokuments, 

� Wechsel zur "Aktenansicht", d.h. Filterung des gesamten Kalenders nach der ausgewählten Akte, 

� Umstufung des ausgewählten Termins als "erledigt" oder zurück. 

� Öffnen der Zeiterfassung mit den Daten des Termins. Diese Funktion wird automatisch ausgeführt, 

wenn der Termin als "erledigt" geklickt wird, Zeiterfassung auf "Auto" gesetzt ist, der Termin eine 

Dauer hat und auch früher schon Zeiten zur Akte erfasst wurden 

Terminsverlegung 

Mit Drag and Drop (linke Maustaste drücken, unten halten und Maus zum gewünschten Ziel ziehen) können 

Termine rasch in ein anderes Kalenderblatt verlegt werden, je nach aktuell eingestellter Zeiteinheit. 

Außerdem können Termine auch über das Terminsfenster verlegt werden. 

Sicherheit und Dokumentation der Termin- und Fristenüberwachung 

� Das Löschen eines Termins ist nicht möglich. Statt dessen erhält der Termin den Status "erledigt" 

oder "storniert". 

� Beim Verlegen eines Termins, d.h. Änderung von Datum oder Uhrzeit, wird der bisherige Termin nicht 

gelöscht oder geändert. Es wird ein neuer Termin eingetragen, und der bisherige Termin erhält den 

Status "verlegt". Im Normalfall bemerkt der Benutzer davon nichts, aber bei Bedarf können sämtliche 

wesentlichen Bearbeitungen des Terminkalenders nach Benutzer und Zeitpunkt rekonstruiert werden. 

� Eine Änderung des Sachbearbeiters ist nur durch Neueintrag verbunden mit manueller 

Deaktualisierung des bisherigen Termins möglich, 

� zwei oder drei voneinander unabhängige Sicherungssysteme: 

� Wiedervorlage 7, 3 und 1 Tag vor einem Termin und 

� Erinnerungen (Pop-Ups beim Sachbearbeiter) nach abgestuftem Zeitplan. 

� als dritte Sicherung kann Outlook dienen, sofern von der Möglichkeit der 

Outlook-Synchronisation Gebrauch gemacht wird. 

� bei der Eingabe und Bearbeitung von Terminen wird auf unsichere Eingaben hingewiesen (mehr), 

� Die Antworten auf Erinnerungen sind noch gesondert zu bestätigen, anderenfalls werden sie 

automatisch rückgängig gemacht. 

� bei der Berechnung von Wiedervorlage- und Erinnerungsfristen werden Wochenenden und die 

bundesweiten Feiertage berücksichtigt. Liegt vor einem Termin z.B. noch ein Wochenende, erfolgt die 

Erinnerung bzw. Wiedervorlage also schon am Freitag oder, wenn es der Karfreitag wäre, am 

Donnerstag (mehr). 

� jede Bearbeitung wird mit Inhalt, Login und Zeitpunkt protokolliert (Abfrage "Kalenderbenutzung"). 

Ausdruck / Export 


Durch Klick auf das Druckersysmbol kann der Kalender als Bildschirmansicht ausgedruckt werden. Wenn der 

Bildschirm zu groß oder das Papier zu klein ist, sollte das Fenster zuvor entsprechend verkleinert werden. 


02.09.2009


Mit dem Button "Tabelle" werden die Daten in Form einer allgemeinen Tabelle angezeigt und können von dort 

aus mit den üblichen Tools nach Word oder Excel exportiert und von dort aus auch ausgedruckt werden. 

Termine 

Termine und Fristen dürfen nicht lediglich mit dem zum Programm gehörenden Kalender, 

sondern müssen auch in herkömmlicher Weise notiert und überwacht werden. Der 

Terminkalender zählt im Hinblick auf die überragende Bedeutung der Fristen- und 

Terminsüberwachung und das Missverhältnis zwischen potentieller Schadenshöhe und 

der Lizenzgebühr nicht zum vertraglichen Leistungsumfang; es wird insoweit auch 

keinerlei vertragliche Haftung übernommen (siehe Lizenzbedingungen). 

Das Terminfenster wird als Programmfunktion aus dem Cockpit 

aufgerufen, und zwar alternativ 

� Neuer Termin 

� Neuer Termin Akte 

Auch aus der Kalenderübersicht kann das Fenster aufgerufen 

werden: 

� Button "Neuer Termin" 

� Rechtsklick auf Kalenderblatt 

� Rechtsklick auf vorhandenen Termin. 

Akte: Für jeden Termin kann (sollte!) eine Akte angegeben werden. 

Betreff: Pflichtfeld (mindestens 5 Zeichen!), durch das der Termin kurz charakterisiert wird. Es kann sich um 

praktisch alles handeln, z.B. Schriftsatz, Gerichtstermin, Verjährung, Urlaub, Aufgabe. 

Vorgeschlagen werden die bisher verwendeten Betreffs. Sind Listentexte mit kontext=13 konfiguriert, werden 

diese stattdessen angeboten. 

Text: Feld für beliebige Zusatzangaben, z.B. Ort. 

Termin: obligatorische Angabe des Datums mit Uhrzeit. 

� Handelt es sich um einen Fristablauf, sollte als Uhrzeit 23:59 Uhr eingegeben werden, wie es dem 

Fristablauf nach § 188 BGB entspricht. 

� Erstreckt sich der Termin über einen ganzen Tag oder über mehrere Tage, ist die Uhrzeit des Beginns 

mit 0:00 Uhr und die Uhrzeit des Terminendes mit 23:59 Uhr anzugeben. 

Diverse gebräuchliche Frist- und Zeiteingaben stehen über das Listenfeld rechts neben der Zeitangabe zur 

Verfügung. Die Verwendung dieser Liste wird nicht gespeichert. Die resultierenden Angaben können beliebig 

abgeändert werden. 

Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird die Schrift fett. 



Kategorie: Kategorisierung des Termins. Eine der in den Stammdaten festgelegten Terminkategorien, womit 

auch die Farbgebung, Schriftart, Schriftgröße usw. des Termins im Terminkalender bestimmt wird. 

selbständige Wiedervorlage: manche Termine beinhalten keinen Fristablauf, sondern sollen lediglich 

den Beginn eines Zeitraumes kennzeichnen, z.B. eine Wiedervorlage oder der Wegfall einer eigenen 

zeitlichen Bindung. 


02.09.2009


Wird dieses Feld angekreuzt, wird standardmäßig nicht vorher erinnert, sondern erst mit dem angegebenen 

Zeitpunkt mit der Wiedervorlage bzw. den Erinnerungen begonnen. 

Vor dem Speichern wird auf diese Besonderheit hingewiesen. 

Termin endet: Angabe, bis wann der Termin dauert. 

Der Zeitpunkt bleibt so lange mit dem Terminbeginn identisch (und erscheint dann kursiv), wie nicht ein 

späteres Terminende eingegeben wird. 

Wurde für das Ende des Termins ein späterer Zeitpunkt eingegeben und anschließend wieder der 

Terminbeginn geändert, wird das Terminende mitgeändert, so dass die Termindauer dieselbe bleibt. 

Status: Pflichtfeld mit der Angabe, ob der Termin aktuell ist oder welchen anderen Status er hat: 

� aktuell 

� erledigt 

� aufgehoben (war aber mal aktuell) 

� verlegt oder 

� storniert (war irrtümlich eingetragen) 

Die Verlegung eines Termins muss nicht expliziert eingegeben werden. Es genügt, die neue Zeit einzugeben 

und abzuspeichern. Der bisherige Termin wird dadurch nicht überschrieben, sondern erhält automatisch den 

Status "verlegt", und es wird zusätzlich ein neuer Termin mit der neuen Zeit eingetragen. 

Sicherheit 

Es gibt zwei Funktionen, durch die an den Termin erinnert werden kann: 

� Erinnerung: Pop-Up-Mitteilungen, die in abgestufter Häufigkeit so lange beim Sachbearbeiter 

auflaufen, wie der Termin nicht als "erledigt" geklickt wird (mehr). 

� Wiedervorlage: Angabe, wann die Akte mit dem Termin dem Sachbearbeiter vorzulegen ist. Diese 

Funktion richtet sich an das Sekretariat (mehr). 

Diese Funktionen operieren aus Sicherheitsgründen unabhängig voneinander und von den übrigen 

Einstellungen. Auch wenn ein Termin storniert wird, muss z.B. zusätzlich die Erinnerung ausgeschaltet 

werden. 

Bei Eingabe von Datum und Uhrzeit des Termins stellen sich automatisch die Standardvorfristen ein, 

dasselbe bewirkt der Button Standard. 

Wenn nicht der Sachbearbeiter selbst die Eingabe vornimmt, ist die Erinnerungszeit aus 

Sicherheitsgründen deaktiviert (grau). Nur der Sachbearbeiter selbst kann diese Zeit abändern. 


Normalerweise können aber die automatisch gemäß Standardfristenplan eingesetzten Werte 

übernommen werden, so dass es an dieser Stelle in der Regel überhaupt keiner Bearbeitung bedarf. 

Identität ist gegeben, wenn das aktuelle Login des Benutzers identisch ist mit dem Login des Mitarbeiters 

laut Mitarbeiterverwaltung. Dies kann bei Bedarf sowohl mit Einstellungen / Stammdaten / Mitarbeiter als 

auch (alternativ) mit dem Einstellungen / Setup / Setup-Assistent / Mitarbeiter eingestellt werden. 

Wichtigkeit: gibt ab, ob ein Termin normal, weniger oder besonders wichtig ist. Davon hängt es auch ab, wie 

lang oder kurz die Standard-Erinnerung und Standard-Wiedervorlage ist. 

Mitarbeiter: jeder Termin muss einem Mitarbeiter zugeordnet sein. Wenn eine Akte angegeben wird, wird der 

Aktensachbearbeiter vorgeschlagen. 


02.09.2009


Um einen Termin für mehrere Mitarbeiter einzugeben, ist zunächst der Termin für einen Mitarbeiter 

einzutragen. Anstatt danach auf CLS/neu zu klicken, ist nächste Mitarbeiter anzugeben und zu speichern. Da 

die Änderung des Sachbearbeiters eines Termins aus Sicherheitsgründen nicht möglich ist, wird der vorige 

Termin dann - nach entsprechendem Hinweis nicht überschrieben, sondern ein neuer Termin mit dem 

weiteren Sachbearbeiter eingetragen. 

Raum: optionale Angabe zum Ort des Termins. Diese Angabe wird für die Prüfung von Terminkonflikten 

ausgewertet, um auf mögliche Kollisionen im Besprechungszimmer hinzuweisen. 

In der Liste stehen alle bisher angegebenen Räume zur Auswahl. Gibt es mehrere Räume, sind diese mit 

einer eindeutigen Bezeichnung einzugeben. 

Hier kann auch z.B. das Gerichtsgebäude oder der Gerichtssaal eingegeben werden. Bei der 

Konfliktskontrolle gibt es dann ggf. ein Hinweis, ob vielleicht einer der Kollegen zeitnah an derselben Stelle zu 

tun hat. 

Wiederkehr: es kann angegeben werden, ob der Termin täglich, monatlich oder jährlich wiederkehrt (mehr). 

Link: Der Termin kann mit einer Anwendung, einem Dokument, einer Internetadresse oder einer 

Programmfunktion verknüpft werden, damit nach einer Erinnerung unmittelbar zur Tat geschritten werden 

kann. Es kann sich z.B. um 

� einen Schriftsatzentwurf handeln, 

� eine Abfrage-Datei, damit z.B. regelmäßig bestimmte Kontostände überprüft werden können. 

� Die Internetadresse des gerade verfolgten E-Bay-Angebots, 

� Bei Zahlungsterminen: z.B. https://banking.postbank.de/app/welcome.do 

� Bei Steuererklärungen: z.B. C:\Programme\ElsterFormular2005\Elfo2005.exe 

� Internetseiten, die regelmäßig besucht werden sollen, als wiederkehrender Termin 

� programmeigene Tabellen und andere Programmfunktionen (mehr). 

Ist das Feld noch leer, wird mit eine Datei ausgewählt, anderenfalls wird der Feldinhalt ausgeführt. 

Für programmeigene Tabellen und andere Programmfunktionen empfiehlt sich die Eingabe des Termins aus 

dem jeweiligen Kontext heraus (mehr). 

Terminserie: Einstellungen für wiederkehrende Termine (mehr) 

For your eyes only: gibt an, ob der Termin auch für andere Benutzer sichtbar sein soll. 

Outlook-Synchronisation: gibt an, ob der Termin auch im lokalen Outlook-Terminkalender notiert 

werden soll (mehr). 

Button CLS / neu initialisiert die Eingabefelder. 

Button Konflikt: es wird angezeigt, ob der Termin noch frei ist bzw. welche anderen Termine hinsichtlich 

� des Sachbearbeiters oder 

� des angemeldeten Raumbedarfs 

zeitgleich oder fast zeitgleich stattfinden. 

Vor und nach dem Termin wird eine zusätzliche Zeit von 30 Minuten zugrunde gelegt, damit auch auf knapp 

zuvor oder danach stattfindende Termine hingewiesen wird. Reicht dies im Einzelfall nicht aus, sollte als 

zusätzlicher Termin die konkret benötigte Zeit eingeben werden. 

Button "Verlauf": zeigt die Terminshistorie an (Erstellung und spätere Änderungen). 

Warnungen: in folgenden Fällen wird ein Eingabefeld gelb unterlegt: 



02.09.2009


� Keine Akte angegeben (nur bei Neueintrag) 

� Termin an Wochenende oder Feiertag, 

� Termin liegt in der Vergangenheit oder über ein Jahr in der Zukunft, 

� Erinnerung oder Wiedervorlage kürzer als üblich, 

� Termin ist erledigt oder storniert, 

Button speichern: speichert den Termin mit folgenden Sicherheitskontrollen, wobei jeweils ein Hinweis 

erfolgt und Abhilfe- oder Abbruchmöglichkeiten angeboten werden: 

� Terminkonflikt, 

� Datum oder Uhrzeit des Termins geändert, 

� Änderung des Sachbearbeiters. 

Erinnerungen 

Selbstständiger Bestandteil der 

Terminverwaltung zum Hinweis des 

Sachbearbeiters auf fällige Termine 

und Fristabläufe. 

Nicht zu verwechseln mit der 

Programmfunktion "Wiedervorlagen". 

Es können auch Erinnerungstermine 

in ferner Zukunft eingegeben werden, 

um z.B. nach mehreren Jahren einen 

neuen Vollstreckungsversuch oder einen Antrag nach § 50 RVG vorzumerken. Je nach Wichtigkeit und 

Restlaufzeit erfolgen Erinnerungen dann jährlich, monatlich, wöchentlich und schließlich im normalen 7/3/1- 

Turnus (Details). 

Funktionsweise 

Sofern das Cockpit läuft und die Erinnerungsfunktion in den Optionen nicht deaktiviert ist 

("Terminserinnerungen unterdrücken"), wird laufend geprüft, ob eine Erinnerung wie folgt fällig ist: 

� Benutzer ist Sachbearbeiter (mehr), 

� Erinnerungszeitpunkt ist erreicht. 

Gegebenenfalls erfolgt ein Popup-Fenster mit folgenden Möglichkeiten: 

� die nächste Erinnerung wird für den turnusgemäß nächsten Zeitpunkt vorgemerkt. 

� Der Termin wird als erledigt markiert. 

� ALLE fälligen Erinnerungen werden für den turnusgemäß nächsten Zeitpunkt vorgemerkt. 

Bei Serienterminen gibt es noch weitere Möglichkeiten je nach Kontext. 

Button Abbrechen: diese und etwaige weitere Erinnerungen werden für 30 Minuten zurückgestellt. 



"... öffnen": zusätzlich zur erfolgten Auswahl wird nach Anzeige der letzten fälligen Erinnerung eine 

weitere Instanz des Cockpits mit der betreffenden Akte angezeigt. Ist für den Termin ein Link notiert, wird 

stattdessen dieser geöffnet. Wenn für den Termin weder eine Akte noch ein Link notiert ist, kann auf diesem 

Wege der Termin geöffnet werden. 

Irrtümliche Antworten können in der Terminverwaltung wieder berichtigt werden. Ebenso kann dort der 

Zeitpunkt der nächsten Erinnerung direkt eingestellt werden. 


02.09.2009


Hilfsfunktionen: 

� "Jetzt erinnern": insbesondere wenn die Erinnerungen unterdrückt sind, mit dieser Funktion aus dem 

Termin-Menü zu einen selbstgewählten Zeitpunkt die fälligen Erinnerungen angezeigt werden, 

� "Erinnerungen zurücksetzen": wenn auf andere Weise für alle Termine gesorgt ist, können mit dieser 

Funktion aus dem Terminmenü alle eigenen Erinnerungen für Termine, die in der Vergangenheit liegen 

oder nicht mehr aktuell sind, gelöscht werden. 


Wiedervorlagen 

Wiedervorlagen sind die körperliche Wiedervorlage von Akten. Sie sind also nur möglich, wenn auch eine 

Akte angegeben wird. 

Es gibt zwei Typen von Wiedervorlagen: 

� Automatisch generierte Wiedervorlagen aufgrund eines Gerichtstermins oder eines Fristablaufs. 

Standardmäßig handelt es sich dabei um Termine, deren Zeit in die in 7, 3 oder 1 Tag (en) anstehen 

("abgeleitete Wiedervorlagen") 

� explizit als solche eingetragene Wiedervorlagen ("selbständige Wiedervorlagen") 

Daneben hinaus gibt es noch Erinnerungen, die als bloßes Pop-Up beim Sachbearbeiter erscheinen. Diese 

erscheinen an denselben Tagen, darüber hinaus aber auch noch später und im Detail konfigurierbar. Sie 

benötigen keine Angabe einer Akte. 

Natürlich können auch Wiedervorlagetermine in ferner Zukunft eingegeben werden, um z.B. nach mehreren 

Jahren eine Vertragsänderung, -kündigung oder einen neuen Vollstreckungsversuch vorzumerken. 

Wiedervorlagen können wie folgt angezeigt werden: 

� Programmfunktion "Wiedervorlagen" zur Anzeige aller Termine, deren Wiedervorlagetermin erreicht 

oder überschritten ist. 

� Ansicht "Wiedervorlagen" des graphischen Terminkalenders. Angezeigt werden dann nicht die 

Termine, sondern die Wiedervorlagen. Die Wiedervorlagen der eingestellten Zeiteinheit können über 

das Kalenderblatt-Menü gesondert angezeigt und ausgedruckt werden. Durch Verziehen mit der Maus 

können erledigte Wiedervorlagetermine auch einfach weitergeschoben werden. 

Werden Wiedervorlagen als Tabelle angezeigt, kann durch den Button "wiedervorgelegt" alle angezeigten 

Wiedervorlagen auf den standardmäßig nachfolgenden Wiedervorlagetermin verschoben werden. 

[footer.htm] 

Fristenplan 


Im Terminkalender werden für die Wiedervorlagen und für die Erinnerungen standardmäßig folgende Zeiten 

angenommen: 

zum / ab Termin: Nächste Wiedervorlage: Nächste Erinnerung: 

bei Eintragung (wenn nicht selbst 

vorgenommen) 

sofort 

sofern der Termin besonders wichtig ist: jährlich, monatlich, wöchentlich 

mehr als 7 Tage 

sofern Termin nicht minder wichtig ist 

7 Tage 7 Tage 

mehr als 3 Tage 3 Tage 3 Tage 

mehr als 1 Tag 1 Tag 1 Tag 

am Terminstag alle 2 Stunden 

ab 2 Stunden immer öfter 

bis 2 Stunden danach immer seltener 


02.09.2009


bis 12 Stunden danach stündlich 

über 12 Stunden danach täglich 

Ausnahme: ist bei dem Termin angegeben, dass "keine Vorankündigung" erfolgen soll (üblich z.B. bei 

Wiedervorlage), so erscheint dieser erst am angegebenen Tag in der Wiedervorlage und wird erst bei 

Erreichen der Terminszeit erinnert. Die Erinnerung wird zunächst täglich, nach einer Woche wöchentlich 

wiederholt. 

Der Benutzer kann diese Zeiten jederzeit abändern oder ganz ausschalten. Bei einer Unterschreitung der 

Fristen sind die Angaben zur Warnung gelb unterlegt. 

Wochenenden und Feiertage 

... wirken sich auf die Berechnung von Wiedervorlagen und Erinnerungen wie folgt aus: 

� Erinnerungen und Wiedervorlagen fallen ggf. vor dem Wochenende bzw. Feiertag an, 

� Liegen bei (Rest-) Fristen von unter einer Woche noch Feiertage oder ein Wochenende vor dem 

Termin, wird die Frist entsprechend verlängert, damit dem Sachbearbeiter tatsächlich die vorgesehene 

Frist in Arbeitstagen zur Verfügung steht. Eine Woche Vorankündigung zu Mittwoch, den 31.12.2003 

fällt also z.B. bereits am 18.12.2003 an. 


Wiedervorlage automatisch notieren 

Wiedervorlagetermine mit oder ohne Erinnerung können wie alle übrigen Termine im Terminkalender 

eingegeben werden. 

Darüber gibt es diverse Möglichkeiten, Wiedervorlagen weitgehend automatisch im 

Kalender eintragen zu lassen, und zwar 

� nach dem Buchen einer Rechnung die Wiedervorlage des betreffenden 

Beteiligtenkontos (auf automatische Nachfrage), 

� Fast jede Tabelle (im Datei-Menü), z.B. ein bestimmtes Konto zur Überwachung erwarteter 

Bewegungen, 

� Jede beliebige Programmfunktion (in der Programmfunktionsliste des Cockpits durch rechte 

Maustaste). 

Aus dem gewünschten Kontext heraus ist 

jeweils lediglich der gewünschte Termin 

anzugeben. 

Nach der automatischen Generierung des 

Termins handelt es sich um einen ganz 

normalen Termin, der auch direkt in der 

Terminsverwaltung weiter bearbeitet werden 

kann. 

Der Termin wird immer für den aktuellen Benutzer notiert. Vorausgesetzt wird also, dass das vom Benutzer 

verwendete Login einem Mitarbeiter zugeordnet ist (mehr). 

Eine etwaige bereits vorhandene identische Wiedervorlage wird mit der neuen Datumsangabe ggf. ersetzt. 

Die Wiedervorlage wird stets als wiederkehrender Termin gespeichert, und zwar künftig im gleichen zeitlichen 

Abstand wie das erste vom Benutzer ausgewählte Datum. Nach der ersten und jeder weiteren Erledigung des 

Termins besteht die übliche Gelegenheit, die Serie zu beenden. 

[footer.htm] 



02.09.2009


Outlook-Synchronisation 

Die im Terminkalender gespeicherten Termine können mit den im Kalender von Outlook 

gespeicherten Termine abgeglichen werden. 

Die Synchronisation ist 

erreichbar über das 

� Termin-Menü des 

Cockpits, einen 

� Button im Kalender 

(mit 

Konfigurationsmöglichkeiten) 

und 

� über die üblichen 

Listen. 

Die Synchronisation betrifft 

alle eigenen Termine des jeweiligen Benutzers. Auf Seiten von Outlook wird der Standardkalender verwendet. 

Nach dem Speichern eines Termins wird der Termin synchronisiert, sofern das entsprechende Häkchen 

gesetzt ist. Einerseits wird an dieser Stelle nur, dieser Termin synchronisiert, dies allerdings auch dann, wenn 

der Termin nicht für den Benutzer selbst eingetragen wird. 

Der Umfang des Abgleichs kann über das Menü im Terminkalender eingestellt werden. Folgende 

Möglichkeiten gibt es: 

Neue Termine 

Termine, die nur in einem der beiden Kalender vorhanden sind, können in den jeweils anderen Kalender 

übernommen werden. Dies ist parallel in beide Richtungen möglich, so dass Termine dezentral erfasst 

werden können und so schließlich in beiden Kalendern vorhanden sind. 

Neue Termine nach Outlook exportieren 

Aktuelle a-jur-Termine, die nicht in Outlook vorhanden sind und auch nicht früher bereits einmal exportiert 

wurden, werden nach Outlook kopiert. 

Da Outlook keine gesonderten Angaben zur Akte vorsieht, wird das Betreff um Aktenzeichen und 

Aktenbezeichnung erweitert. 

Neue Termine von Outlook importieren 

Termine, die in Outlook vorhanden sind, nicht aber in a-jur, werden nach a-jur kopiert. 

Geänderte Termine 

Wird ein bereits synchronisierter Termin später wieder geändert, besteht die Möglichkeit, die Änderungen zu 

übernehmen. 

Es muss keine solche Übernahme von Änderungen erfolgen. Wenn dies aber geschieht, muss die Richtung 

eindeutig festgelegt werden. Lediglich beim Import eines geänderten Terminbeginns erfolgt sicherheitshalber 

noch eine gesonderte Abfrage. 

Änderungen nach Outlook exportieren 

Die Daten von a-jur werden nach Outlook kopiert. 



02.09.2009


Wurde ein Termin verlegt, wird - dem Mechanismus von a-jur folgend - der ursprüngliche Termin in Outlook 

gelöscht und ein neuer Termin eingetragen. 

Änderungen von Outlook importieren 

Die Daten von Outlook werden nach a-jur kopiert, der a-jur-Termin wird also mit den Daten aus Outlook 

überschrieben. 

Weichen die Zeiten voneinander ab, wird der Benutzer in jedem Einzelfall aufgefordert, die 

Aktualisierungsrichtung anzugeben bzw. zu bestätigen. 

Das Betreff des Termins wird hierbei nicht importiert (damit das beim Export um die Angaben zur Akte 

erweiterte Betreff nicht re-importiert wird). 

Gelöschte Termine 

Wird ein Termin in Outlook gelöscht, oder verliert ein a-jur-Termin den Status "aktuell" (ist also z.B. erledigt, 

verlegt, storniert), kann der korrespondierende Termin in der anderen Anwendung entsprechend bearbeitet 

werden. 

Die Löschweitergabe kann für beide Richtungen gleichzeitig aktiviert werden. 

Löschungen nach Outlook exportieren 

Ist ein Termin in a-jur nicht mehr aktuell, wird der entsprechende Termin in Outlook gelöscht, d.h. in den 

Ordner "gelöschte Objekte" verschoben. In a-jur werden Termine niemals gelöscht, sie wechseln nur ihren 

Status. 

Löschungen von Outlook importieren 

Ist ein früher einmal nach Outlook exportierter Termin später nicht mehr in Outlook vorhanden, wird der 

Benutzer gefragt, ob 

� Die Löschung auf a-jur ebenfalls vollzogen werden soll oder 

� der Termin in Outlook wieder hergestellt werden soll (weil die Löschung z.B. irrtümlich erfolgte). 

Entscheidet sich der Benutzer für die Löschung, erhält der a-jur-Termin den Status "Outlook-Löschung". 

Etwaige Erinnerungs- und Wiedervorlagetermine des Termins werden gelöscht. Da der a-jur-Termin damit 

also nicht mehr aktuell ist, erscheint er nicht mehr in der Standardansicht des Terminkalenders. Durch 

entsprechende Einstellung des Status-Filters kann er wieder sichtbar gemacht und bearbeitet werden. 

Hinweise: 

1. Outlook enthält nicht dieselben Vorkehrungen gegen das versehentliche Ändern und Löschen von 

Terminen wie a-jur und wie ein Rechtsanwalt dies erwartet. Jeglicher Import von Änderungen und 

Löschungen ist daher mit Vorsicht zu genießen. 

2. Das "Vorhandensein" eines Termins wird anhand einer eindeutigen, für den Benutzer unsichtbaren Id 

geprüft. Auf den Inhalt des Termins kommt es dabei nicht an. 

3. Bei unterschiedlichen Datenpools sollten allenfalls neue Termine importiert werden; jegliche weitere 

Synchronisation kann zu Verarbeitungsfehlern führen. 

4. Wiederkehrende Termine werden nur als einzelner Termin synchronisiert, 

5. Ob auch Terminserinnerungen synchronisiert werden, ist gesondert einzustellen. 

[footer.htm] 

A-jur-Access-Projekt 



02.09.2009


Das A-jur-Access-Projekt ist eine gesonderte Anwendung zur 

Ausführung diverser weniger alltäglicher Anwendungen. Es handelt sich um ein weiteres Frontend, das als 

alternative Benutzeroberfläche auf dieselben Datenbanken des SQL-Servers zugreift 

Das Access-Projekt wird hinsichtlich der Buchhaltung lediglich noch für die Generierung von Berichten 

(Ausdrucken) empfohlen. Das Buchen ist mit dem zum Cockpit gehörenden Fenster erheblich komfortabler 

und sicherer. 

Access-Projekte sind aus Benutzersicht genauso zu verwenden wie die vertrauten Access-Datenbanken. Der 

technische Unterschied besteht darin, dass Daten und Abfragen nicht in der eigenen Programmdatei (mdb) 

gespeichert werden, sondern im SQL-Server. Access ist Teil vieler Office Pakete (mehr). 

Darin sind folgende Funktionen enthalten: 

� Auswertungen der Finanzbuchhaltung jeder Art, auch gesondert nach buchhalterisch getrennten 

Kanzleien, Sachbearbeitung und Akquisition zur Bearbeitung durch die Buchhaltung. 

� Bibliothek mit Suchfunktionen, Querverweisen, Signaturvergabe und Möglichkeit des Ausdrucks 

diverser Kataloge (z.B. nach Verfasser, Titel, Sachgebieten, Neuanschaffungen, Regalbeschriftungen) 

zur Bearbeitung durch den Bibliothekar, 

� Mandatsbuchhaltung, mandantenfähige Buchhaltung mit Ergebnisermittlung, 

Umsatzsteuerberechnung und Finanzkontennachweis. 

� Stammdatenverwaltung zur Eingabe und Pflege der für die Programmausführung notwendigen 

Stammdaten durch den Administrator. Seit der Einführung des Passepartouts wird das Access-Projekt 

für die Stammdatenverwaltung nicht mehr benötigt. 

Alle vorstehenden Funktion befinden sich im Access-Projekt gap.adp. 

Access weist bei der Bearbeitung, Filterung, Sortierung und dem Ausdruck von Tabellen besonderen Komfort 

auf. Für die Bedienung sind Grundkenntnisse in Access hilfreich. Hierzu wird auf die frei zugänglichen 

Access-Dokumentationen verwiesen. 

Zu beachten ist, dass Datensätze nicht nur bei Betätigung des entsprechenden Buttons gespeichert werden, 

sondern auch bei einem Wechsel des aktuellen Datensatzes durch Klicken auf einen anderen, oder durch 

Navigation. 


Stammdatenverwaltung (Listen) 

� siehe auch Optionen 

Die Verwaltung der in Tabellen enthaltenen 

Stammdaten erfolgt aus dem Cockpit-Menü 

"Einstellungen / Stammdaten (Listen)", durch dessen 

Einzelpositionen die für die Programmausführung 

notwendigen Daten eingegeben und gepflegt werden 

können. 

Unter Stammdaten werden hier nur die 

Grundeinstellungen des Programms verstanden. Akten, 

Adressen usw. sind keine Stammdaten, sondern 

werden in eigenen Menüs und Fenstern verwaltet. 

Auch das A-jur-Accessprojekt enthält eine Möglichkeit 

zur Bearbeitung der Stammdaten, die noch etwas 

komfortabler ist. 

Die Stammdatenverwaltung sollte nur vom 

Administrator verwendet werden und ist 



02.09.2009


entsprechend Passwort-geschützt. 

Folgende Einstellungen können in der Stammdatenverwaltung vorgenommen werden: 

� Aktenunterordner 

� Basiszinstabelle 

� Beteiligungstypen 

� EDA-Stammdaten 

� Honorarstufen, 

� Internet-Links 

� Lager, 

� Listentexte 

� Mahnstufen 

� Mitarbeiter 

� Rechnungstatbestände 

� Sachgebiete 

� Terminkategorien, 

� Umsatzsteuersätze 

� Unternehmen 

� Verfahrensrollen 

� Währungen 

Unter Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert: 

� Aktentypen 

� Spezielle Felder 

� Benutzerdefinierte Honorarformeln 

� Benutzerdefinierte Honorarformeln 

� Feldkonfiguration für Passepartouts 

� Feldkonfiguration nach Aktentypen für Passepartouts 

An anderer Stelle können folgende Einstellungen vorgenommen werden: 

� Konten der Finanzbuchhaltung 

� Betriebe 

� Bibliothek 

Unternehmen 

siehe gesonderte Erläuterung... 

Betriebe 

Sollen innerhalb einer steuerlichen und handelsrechtlichen Gewinnermittlung ("Unternehmen") zusätzliche 

betriebswirtschaftliche Einheiten differenziert werden ("Betriebe", z.B. verschiedene Kanzleistandorte), 

können diese hier in beliebiger Zahl eingegeben werden. 

Mitarbeiter 


Beteiligungstypen 

In der Tabelle der Beteiligten ist anzugeben, welchen Typen für eine Beteiligung zur Verfügung stehen sollen. 

Bei der Vergabe weiterer Beteiligungstypen sollte sparsam vorgegangen werden. 



02.09.2009


Lager 

Für jeden Beteiligungstyp ist anzugeben, welchem Lager angehört: Mandant, Gegner, Neutral, Unbekannt 

oder nicht-anwaltlich. Diese Zuordnung ist notwendig, um bei der Prüfung auf Interessenkonflikten sämtliche 

möglichen Konflikte zu erkennen. 

� Die Bezeichnung der Lager kann ohne weiteres abgeändert werden; ihr Sinn sollte aber nicht geändert 

werden, damit die Konfliktsprüfung weiterhin funktioniert. 

� Auch die Anzahl der Lager ist Ausdruck einer gewissen Logik und sollte nicht geändert werden. 

� (optional) Die Spalte "Sort" gibt an, in welcher Reihenfolge die Lager z.B. in Listen erscheinen sollen. 

Die absolute Zahl ist gleichgültig, maßgeblich ist nur die sich daraus ergebende Reihenfolge 

Standardbeteiligungstypen 

Im allgemeinen ist es dem Programm gleichgültig, welche tatsächliche Funktion hinter einem Beteiligtentyp 

steht. In manchen Zusammenhängen (z.B. Rubrum) muss das Programm aber auf ganz bestimmte Beteiligte 

zugreifen (mehr). 

Die Bezeichnungen "Standardbeteiligungstyp" sind daher vorgegeben und sind hier einem 

benutzerdefinierten Typ zuzuordnen. 

Sachgebiete 

In dieser Tabelle kann eingegeben werden, welche Sachgebiete zum Beispiel für Zwecke der 

Aktenverwaltung vorgesehen sind. Auch der Umsatz kann hiernach differenziert werden. 

Basiszins 


Mahnstufen 

In diese Tabelle ist einzugeben, 

� mit welcher Überschrift die einzelnen Mahnstufen versehen sein sollen (zum Beispiel relevant für 

Beteiligtenkonten und Mahnungen), 

� welche Mahngebühren vorgeschlagen werden und 

� welche Mahntexte jeweils abhängig von der Mahnstufe in Mahnschreiben erscheinen sollen). 

Internetlinks 

In diese Tabelle ist die Linkliste zu pflegen. 

Währung 


können 

auch in 

Fremdwährungen 

gebucht 

werden. 

An dieser 

Stelle 

kann 

angegeben 

werden, 

welche 

Währungen 



02.09.2009


zur 

Auswahl stehen und welcher Kurs zugrunde gelegt werden soll, wenn die Anzeige in einer anderen als der 

gespeicherten Währung erfolgen soll. 

Bibliothek 

Die Grundeinstellungen der Bibliothek sind in folgenden Tabellen gespeichert: 

� BibSachgebiete: hierarchisch gegliederte Liste der Sachgebiete, 

� BibArt: Liste der Inhaltstypen (d.h. welcher Art ist der Inhalt, z.B. Kommentar, Dissertation usw.), 

� BibMedien: Liste der Medientypen (d.h. körperliche Form, z.B. Buch, Loseblatt, CD-Rom) 

� BibSignaturen: Signaturen nebst Zuordnung zu Sachgebieten. 

Bis auf die Sachgebietsliste sind diese Tabellen sind durch den Systemadministrator in der Tabellenansicht 

zu bearbeiten. 

Verhältnis Sachgebiete / Signatur: die Sachgebiete können sehr weit aufgefächert werden, während die 

Signaturen sich am Stellplatz in der Bibliothek orientieren. Derselbe Stellplatz/Signatur kann also 

verschiedene (natürlich normalerweise verwandte) Sachgebiete aufnehmen. 

Rechnungstatbestände 

Siehe gesonderte Erläuterung... 

Umsatzsteuer 

Wenn sich der gesetzliche Umsatzsteuersatz ändert, ist eine neue Umsatzsteuerkategorie mit dem neuen 

Steuersatz einzugeben. 

Damit künftig beim Buchen der richtige Satz vorgeschlagen wird, muss auch in der Kontenverwaltung jeweils 

die Kategorie geändert werden. 

Auf keinen Fall sollte der Zinssatz einer bereits in der Finanzbuchhaltung gebuchten Kategorie geändert 

werden. Denn damit würden die bisherigen Buchungen dem neuen Umsatzsteuersatz unterworfen, was im 

Zweifel nicht gewollt ist. 

Beim Buchen wird der Bruttobetrag sowie die ausgewählte Umsatzsteuerkategorie gespeichert. Umsatzsteuer 

und Nettobetrag werden nicht gespeichert, sondern anhand der Umsatzsteuerkategorie erst zur Laufzeit 

ausgerechnet. 

In dieser Tabelle ist auch der Standardsatz festzulegen, und zwar durch den Zusatz "U" in der Spalte "Tag". 

Sollten die Rechnungstatbestände an falscher Stelle erscheinen, ist vermutlich das "U" an der falschen Stelle 

(mehr). 

Verfahrensrollen 

siehe Beteiligung / erweiterte Eigenschaften 

Aktenunterordner 

Sofern die Tabelle Aktenunterordner Einträge enthält, werden bei der Erstellung von Aktenordern 

automatisch entsprechende Unterordner angelegt. 

Die Aktenunterordner können nach Aktensachgebiet differenziert werden; Sachgebiet 0 gilt für alle 

Sachgebiete. 

Terminkategorien 



02.09.2009


Die Terminkategorien können frei vergeben und konfiguriert werden, mit zwei Ausnahmen: 

� ID = 1 sollte immer "Wiedervorlage" oder ein Synonym beinhalten 

� ID = 2 sollte immer "Geburtstag" oder ein Synonym beinhalten, 

da das Programm auf diese beiden Elemente mit einer bestimmten Funktionalität zugreifen muss. 

Listentexte 

Standardmäßig werden die in den Menüs angebotenen Texte automatisch generiert, entweder nach 

technischen Vorgaben oder einfach aus dem vorhandenen Bestand. Wenn gewünscht, können stattdessen 

auch feste Texte eingegeben werden. Dies ist in folgenden Menüs möglich: 

� Kontext = 1: Betreffs im Cockpit, 

� Kontext = 5: Texte für Beteiligtenkonten, 

� Kontext = 8: Buchungstexte für Finanzbuchhaltung, 

� Kontext = 10: Buchungstexte für Zeiterfassung. 

� Kontext = 13: Terminbetreffs 

Honorarstufen 

Stundensätze für die Zeiterfassung. Als "Stufe" kann ein abgekürzter Anwendungsbereich 

(z.B. "RA", "Sek", "Ref") oder auch ein Schlüssel angegeben werden (z.B. I, II, III, IV). 

Bibliothek 

Programmfunktion zur Erfassung von Büchern und anderen Medien mit Such- und Katalogdruckfunktionen. 

Sie ist Bestandteil des A-jur-Access-Projekts. 

Katalog 

Tabellarische Anzeige des Bestands. Es bestehen die Access-üblichen Filter- und Sortiermöglichkeiten (vg. 

Dokumentation von Access). 

Darüber hinaus können im 

unteren Bereich die 

wichtigsten Sortier- und 

Filterfunktionen nochmals 

angeklickt werden. 

Beim Suchen/Filtern bestehen 

folgende Möglichkeiten: 



� Filter ausschalten: der volle Bestand wird angezeigt, 

� Schlagwortsuche: es ist ein Schlagwort einzugeben. In der Liste erscheinen dann alle Bücher, in 

deren Titel oder Verfassername das Schlagwort vorkommt. 

� Sachgebiet: eines der Sachgebiete kann ausgesucht werden. Da die Sachgebiete hierarchisch 

strukturiert sind, sind noch folgende Verfeinerungen möglich: 

� Suche erweitern: Suche wird auf den Oberbegriff ausgeweitet (was im Bankrecht nicht 

vorhanden ist, findet sich vielleicht auch im Palandt!), 

� speziellere Sachgebiete einbeziehen, d.h. hierarchisch untergeordnete Sachgebiete. 

Da ein Buch häufig nicht nur einem einzelnen Sachgebiet zugeordnet ist, sondern noch eine beliebige Anzahl 

von Querverweisen haben kann, ist zu beachten, dass Bücher unter jedem Fachgebiet gelistet werden. Der 

Bestand setzt sich also aus dem Kernbestand zzgl. dem Querverweisbestand zusammen. 


02.09.2009


Zitat kopieren: 

Wenn die Fundstelle eines in der Bibliothek vorhandenen Buches in einem Schriftsatz o.ä zitiert werden soll, 

ist es nicht nötig, Verfasser, Titel usw. abzuschreiben. Ist das Buch im Katalog per Maus ausgewählt, genügt 

ein Klick auf den Button Zitat kopieren, und folgendes passiert: 

Das Einfügen aus der Zwischenablage erfolg wie üblich durch Bearbeiten/einfügen, CTRL-V oder das 

entsprechende Icon. 

Eingabe 

Fenster zur Eingabe und Bearbeitung der Bücher. Bei der Eingabe haben sich folgende Richtlinien bewährt: 

� Ein Artikel ('der', 'die' oder 'das') am Titelanfang ist wegzulassen und stattdessen nach einem Komma 

ans Ende zu setzen, z.B. "Mietrecht, Das." 

� Im Titel soll kein Absatz (enter) vorkommen, auch nicht am Zeilenende. 

� Bei mehrbändigen Werken ist jeder Band einzeln einzugeben. Zusatzangaben zum speziellen Band 

usw. bitte ins Feld "Untertitel"; spezielle Sachgebiete bitte in die Querverweise. Nur im seltenen Fall, 

dass (bis auf die Bandnummer) alle Angaben zu den Einzelbänden identisch wären, kann der Untertitel 

z.B. mit Band 1-3 angegeben werden. 

� Wenn Zeitschriftenjahrgänge aus mehreren Halbbänden bestehen, genügt im Feld "Untertitel" die 

Angabe "1. Hb".; Seitenzahlen und Jahrgang sind nicht nötig 

� Angaben zum Verlag sind nur dann zu machen, wenn sich ums Verrecken kein Autor ausmachen läßt; 

in diesem Fall ggf. mit Angabe der Verlagsreihe, z.B. 'Beck-Texte'. 

� In das Feld Auflage gehört nur die Nummer der Auflage, gefolgt von einem Punkt. Zusätze wie 'Aufl.', 

'Ed.' sind wegzulassen. Auch Angaben zu Bandnummern, Seitenzahlen usw. gehören nicht hierher 

(sondern in den Untertitel). Bei vielen Büchern, vor allem auch bei Zeitschriften, bleibt dieses Feld leer. 

Nach dem Abschluss einer Eingabe wird automatisch eine Signatur 

vergeben, leicht redundant zusammengesetzt aus einer eindeutigen 

Nummer und einer Kurzbezeichnung des Sachgebiets , z. B. 1020-See. 

Ein Stempel zum handschriftlichen Eintrag der Signatur ins jeweilige 

Buch könnte z. B. so wie rechts abgebildet aussehen. 

Die 

� Liste der Inhaltstypen, 

� Liste der Medientypen, 

� Liste der Sachgebiete, 

� Signaturen nebst Zuordnung zu Sachgebieten. 

können durch den Systemadministrator im Rahmen der Stammdatenverwaltung bearbeitet werden. 

Sachgebiete 

Verzeichnis der Bibliotheks- 

Sachgebiete (nicht identisch mit den 

Aktensachgebieten). Tabelle ist mit 

Vorsicht zu bearbeiten. 

Sort: aus diesem Feld ergibt sich die 



02.09.2009


hierarchische Gliederung der 

Sachgebiete. 

Spezialgebiete: dieser Hinweis wird vom Programm automatisch erstellt, wenn dies z.B. beim Ausdruck von 

Katalogen nötig ist. 

Signaturen: jedem Sachgebiet muss eine Signatur zugeordnet werden, die auf jedem Buch vermerkt werden 

sollte. Es kann, muss aber nicht für jedes Sachgebiet eine eigene Signatur vergeben werden. Es ist in der 

Regel durchaus sinnvoll, die Spezialgebiete detaillierter aufzufächern, als es den Stellplätzen in der Bibliothek 

entspricht. 

Berichte 

Verzeichnis der verfügbaren Möglichkeiten, den Bestand auszudrucken. 

Bei Doppelklick auf einen Eintrag erscheint der Bericht zunächst als 

Vorschau am Bildschirm. Er kann dann über Datei/Drucken ausgedruckt 

werden. 

Um den Katalogen einen persönlichen Eindruck zu geben, kann oben 

jeweils das Kanzlei-Logo eingeblendet werden. Zu diesem Zweck ist das 

Access-Formular Logo entsprechend zu gestalten, was ein Minimum von Access-Kenntnissen voraussetzt, 

aber auch vom Support erledigt werden kann. 


Serveradministration 

In der Regel werden alle nötigen Änderungen und Einstellungen an der Datenbank durch den Setup- 

Assistenten ausgeführt. 

In Ausnahmefällen kann es allerdings nötig oder nützlich sein, Einstellungen über ein zusätzliches 

Administrationstool vorzunehmen. 

Gelingt es z.B. nicht, die Verbindung eines Arbeitsplatzrechners zum SQL-Server im Netzwerk herzustellen, 

sind diese Tools hilfreich, weil zusätzliche Einstellungs- und Analysemöglichkeiten vorhanden sind. 

Es gibt viele ausgezeichnete 

Administrationstools, eines davon ist das oft 

bereits lokal vorhandene Microsoft-Access 

(mehr). Access unterstützt insbesondere: 

� Konfiguration von 

Datenbankverbindungen, 

� Tabellenkonfiguration, 

� Erstellung eigener Abfragen, 

� Erstellung eigener Berichte, 

� Im- und Export von Daten, 

� Datensicherung und -rücksicherung. 

Microsoft empfiehlt sein Microsoft Server 

Management Studio, das in der Express- 

Version kostenlos erhältlich ist. Obwohl es 

zusammen mit dem SQL Server 2005-2008 

angeboten wird und auf dem .NET-Framework 

basiert, kann damit auch der SQL-Server 2000 

(MSDE) verwaltet werden. Es ist zu empfehlen 

für 



02.09.2009


� Benutzerverwaltung, 

� Konfiguration von Datenbankverbindungen, 


� Erstellung eigener Abfragen. 


Anwendungsfälle: 

� Eigene Programmfunktionen 

� Tabellen konfigurieren 

� Adressenimport 

� bzw-Problem 


Administration mit Hilfe von Microsoft 

Access 

In der Regel werden alle nötigen Änderungen und 

Einstellungen an der Datenbank durch den Setup- 

Assistenten ausgeführt. 

In Ausnahmefällen kann es allerdings nötig oder 

nützlich sein, Einstellungen über ein zusätzliches 

Administrationstool vorzunehmen. 

Gelingt es z.B. nicht, die Verbindung eines 

Arbeitsplatzrechners zum SQL-Server im Netzwerk 

herzustellen, sind diese Tools hilfreich, weil 

zusätzliche Einstellungs- und Analysemöglichkeiten 

vorhanden sind. 

Es gibt viele ausgezeichnete Administrationstools. 

Microsoft empfiehlt sein "Server Management Studio", 

das in der Express-Version kostenlos erhältlich ist und 

viele Funktionen enthält (mehr). 

Auch Microsoft-Access enthält viele Möglichkeiten der Datenbankadministration, insbesondere 

� Konfiguration von Datenbankverbindungen, 


� Erstellung eigener Abfragen, 

� Erstellung eigener Berichte, 

� Im- und Export von Daten, 


Hierbei ist es sinnvoll, direkt mit dem Datenbankfenster zu arbeiten. Dazu gelangt man wie folgt: 

1. Microsoft-Access direkt öffnen (also nicht das a-jur-Access-Projekt, sondern Access "pur") 

2. "Neues Projekt (bestehende Daten)" anlegen, 

3. Als Dateinamen "admin" oder einen sonstigen Namen angeben, der nicht mit gap.adp identisch ist. 

4. Verbindungsinformationen zur Datenbank gap angeben. 

Alternativ kann auch A-jur-Access-Projekt verwendet werden, wenn das Icon geklickt wird, beim Starten die 

SHIFT-Taste gehalten oder nachträglich das Startformular durch Datei > schließen geschlossen wird. 

Dann kann es losgehen: 

1. In der Leiste "Objekte" die Rubrik Tabellen auswählen, 



02.09.2009


2. gewünschte Tabelle auswählen, 

3. Icon Entwurf klicken, 

4. In dem erscheinenden Fenster können die Datentypen und die Feldgrößen eingestellt werden, 

Beziehungen definiert oder auch zusätzliche Felder eingegeben werden. 

Allgemeines zum Bearbeiten von Tabellen siehe Serveradministration. 

Tip: um eigene Abfragen (Sichten) in das Programm einzubinden, 

können diese unter Access erstellt werden und dann 

� als Eigene Programmfunktionen in die Menüstruktur 

eingebunden, 

� als SQL-Abfragen aufgerufen oder 

� als Abfrage-Dateien gespeichert werden 

Weitere Anwendungsfälle: 

� Adressenimport 

� bzw-Problem 


Mandatsbuchhaltung 

Mit diesem Bestandteil des Access-Projekts kann zu jeder Akte eine eigenständige Finanzbuchhaltung 

geführt werden, um bei der Verwaltung eines Fremdgeldguthabens oder Sondervermögens 

� detaillierter abzurechnen, als dies mit Hilfe eines bloßen Beteiligtenkontos möglich ist, 

� steuerlichen, kaufmännischen, gerichtlichen o. a. Buchführungspflichten zu genügen oder wenn 

� Einkommens- oder Umsatzsteuererklärungen abzugeben sind. 

Die Mandatsbuchhaltung gestattet die Verwendung beliebiger Sach- und Finanzkonten, die ordnungsgemäß 

sortiert und gruppiert angezeigt und ausgedruckt werden können. Auswertungen können außerdem auch 

� nach Bereichen 

� nach Aktenbeteiligten 

gegliedert werden. 

Es werden die Grundsätze der doppelten Buchführung eingehalten: 

� keine Buchung ohne Gegenbuchung 

� Anfangsvermögen - Endvermögen = Einnahmen - Ausgaben. 

Wenn dies im Einzelfall nicht gewünscht ist, kann zum Beispiel als Gegenkonto durchgehend "Kasse" 

angegeben und dieses ansonsten ignoriert werden. 

Neue Buchhaltung 

Eine neue Mandatsbuchhaltung setzt voraus, dass die entsprechende Akte in der Aktenverwaltung existiert. 

Um für diese dann erstmalig Buchungen vorzunehmen, ist auf der Seite Auswahl der Button Neu zu klicken 

und das Aktenzeichen einzugeben. 

Die entsprechende Akte erscheint dann in der Liste und es können Buchungen erfolgen. 

Sobald Buchungen erfolgt sind, erscheint diese Akte künftig automatisch in der Auswahlliste. 



02.09.2009


Abgelegte Akten erscheinen nicht in der Liste. Abgelegte Akten sind in der Aktenverwaltung wieder zu 

aktivieren. 

Buchungen 

Die Eingabe von Buchungen folgt dem Standard von Access. Es wird auf die frei zugänglichen Access- 

Dokumentationen verwiesen. 

Buchungen zuordnen ermöglicht es, einzelne Buchungen jeweils einem Aktenbeteiligten zuzuordnen, um 

das Ergebnis kontenübergreifend nach Aktenbeteiligten auswerten zu können. Aus dem Cockpit heraus kann 

für einen ausgewählten Beteiligten auch über das Kontextmenü das Mandatsbeteiligtenkonto angezeigt 

werden (sichtbar nur in teilnehmenden Akten). 

Die Eingaben erfolgen mit dem wirklichen Vorzeichen: Ausgaben also als negativer Betrag. Beim Buchen von 

Sachkonto mit Finanzkonto entscheidet also das Vorzeichen, ob eine Einnahme oder eine Ausgabe vorliegt. 

Wenn von einem Finanzkonto auf ein anderes gebucht wird, wird der Betrag auf dem Konto mit umgekehrtem 

Vorzeichen verbucht. 

Wenn ein Kassenbuch oder ein Bankkonto vollständig eingebucht wird, empfiehlt es sich, dieses jeweils als 

Gegenkonto anzugeben. Spätere Änderungen des Kontotyps des Kontos lassen den abgestimmten Saldo 

des Gegenkontos dann unberührt. 

Nach der Eingabe eines Buchungstextes prüft das Programm, ob dieser Text (in derselben Buchhaltung im 

selben Zeitraum) schon früher verwendet wurde. Wenn ja, wird das früher verwendete Konto wieder 

vorgeschlagen. Wenn der Text schon zweimal früher mit demselben Betrag eingegeben wurde, wird auch 

dieser Betrag vorgeschlagen. 

Alle Vorschläge des Programms können geändert werden. 

Hier bestehen zwei Möglichkeiten, Buchungen einem Beteiligten zuzuordnen: 

� direkte Angabe des Beteiligten in der betreffenden Buchung (oben muss das entsprechende 

Ankreuzfeld aktiviert sein), 

� integrierte Buchung in ein Beteiligtenkonto. 

Über diverse Access-Standard-Funktionen können die Daten auch auf verschiedenste Weise exportiert oder 

auf andere Weise weiter verarbeitet werden. 

Auswahl, Auswertungen und Berichte 

Es sollte jeweils angegeben werden: 

� Rechtsträger: es wird immer der Mandant der betreffenden Akte verwendet, 

� Finanzamt: es wird immer das Finanzamt der betreffenden Akte verwendet (= Beteiligter des Typs 

"Finanzamt"), 

� Umsatzsteuerpflichtigkeit (davon hängt es ab, ob bei den Buchungen jeweils USt-Vorschläge 

gemacht werden). 

Folgende Auswertungen sind möglich: 


� Ergebnis: Hier wird der Gewinn ermittelt, 

� Umsatzsteuer: Ermittlung der Umsatzsteuerpflicht, 

� Finanzkonten: Verlauf der Finanzkonten, insbesondere zur Abstimmung mit den Kontoauszügen, 

� Vermögensaufstellung: Salden sämtlicher verwendeter Finanzkonten zum angegebenen End- 

Termin. 

� Ergebnis nach Bereichen: z.B. bei Vereinen: Gruppierung nach Gemeinnützigkeit, 

Vermögensverwaltung und Geschäftsbetrieb. 

� Persönliche Konten: Auswertung des Ergebnisses nach Aktenbeteiligten. 


02.09.2009


Der in den Berichten auszuwertende Zeitraum kann beliebig tag-genau gewählt werden. Es wird keine 

Abrechnungsperiode vorgegeben. Es kann auch gänzlich auf eine zeitliche Eingrenzung verzichtet werden; 

dann wird die gesamte Buchführung abgerechnet. 

Die meisten Berichte können mit oder ohne die Einzelbuchungen angezeigt/ausgedruckt werden. Ohne die 

Einzelbuchungen erscheint der Bericht als Summen- und Saldenliste. 

Beim Programmstart ist diejenige Buchhaltung und derjenige Zeitraum ausgewählt, mit dem zuletzt gearbeitet 

wurde. 

Cockpit 

Die wichtigsten Auswertungen stehen auch im Cockpit zur 

Verfügung: 

� Mandatsbuchungen: alle Buchungen mit Konto und 

Gegenkonto. 

� Als Betrag wird angegeben, wie sich die Buchung 

als Einnahme bzw. Ausgabe auswirkt. 

� Ergebnisneutrale Buchungen (Umbuchungen) 

werden ohne Betrag angegeben. 

� Der nominelle Buchungsbetrag kann als 

"BetragNom" zusätzlich eingeblendet werden. 

� Mandatsjournal: jedes angesprochene Konto in einer 

eigenen Zeile mit Betrag (also zwei Zeilen pro Buchung), 

� Mandatsbeteiligtenkonto: Buchungen, die dem ausgewählten Beteiligten zugeordnet sind. Wenn eine 

Mandatsbuchhaltung zu der betreffenden vorhanden ist, steht diese Funktion auch über die rechte 

Maustaste beim Beteiligten zur Verfügung. 

Einstellungen: 

Umsatzsteuerkategorien 

Die bei den Buchungen anzugebenden Umsatzsteuerkategorien sind identisch mit denjenigen der 

Finanzubuchhaltung. Eine Pflege dieser Tabelle (z.B. bei einer Änderung des Umsatzsteuersatzes) erfolgt in 

den Stammdaten. 

Konten 

Über das Formular Konten können die für die Buchhaltung verwendeten Sach- und Finanzkonten 

eingegeben und gepflegt werden. 

Die Konten gelten mit ihren Bezeichnungen einheitlich für alle Buchhaltungen. Die Führung und Auswertung 

der Konten erfolgt natürlich immer getrennt nach den einzelnen Akten/Mandanten. 

Die Sachkonten sollten so abstrakt beschrieben werden, dass diese sich für sämtliche möglichen 

Finanzbuchhaltungen eignen. 

Finanzkonten können hingegen mit einer speziellen Bezeichnung versehen werden (z.B. "Deutsche Bank, 

Konto-Nr. 1234/5678") 

Für jedes Konto ist anzugeben, ob es 

� Sachkonto (Einnahmen, Ausgaben) oder 

� Finanzkonto (Girokonto, Kasse, Kredit usw.) sein soll. 

Ob die jeweilige Buchung eines Sachkontos eine Einnahme oder eine Ausgabe darstellt, hängt vom 

Vorzeichen des gebuchten Betrags ab (Ausgaben = negativ). 


Zusätzlich ist in der Kontenverwaltung anzugeben, ob das Konto im Soll oder im Haben angezeigt werden 


02.09.2009


soll. Dies ändert nichts am Gewinn und Verlust, sondern entscheidet darüber, ob das Konto in der 

Einnahmenüberschussrechnung in der Rubrik der Einnahmen oder vorzeichenbereinigt in der Rubrik der 

Ausgaben erscheint. 

Entsprechendes gilt für die Finanzkonten: 

Wird ein Konto als Finanzkonto eingerichtet, enthält es Guthaben oder Verbindlichkeiten. Was von beiden 

gebucht wird, folgt aus dem Vorzeichen des gebuchten Betrags. Die Eingruppierung in Soll oder Haben 

ändert nichts am wirtschaftlichen Ergebnis, sondern legt fest, in welche Gruppe dieses Konto einsortiert wird. 


Taschenrechner 

Der Taschenrechner ist erreichbar als 

Programmfunktion und (über das installierte Windows- 

Programm-Menü) auch als selbständige Anwendung. 

Daneben dient der Taschenrechner als Tool zur 

Eingabe von Beträgen in Textfelder. Dies ist besonders 

nützlich, wenn der einzugebende Betrag erst 

ausgerechnet werden muss. Um diese Funktion des 

Taschenrechners zu nutzen, ist er über das 

entsprechende Symbol neben dem Betragstextfeld zu 

öffnen. 

Außer den üblichen Funktionen eines Taschenrechners 

sind folgende Features vorhanden: 

� RVG-Taste: errechnet aus dem angezeigten Wert den Gebührenbetrag nach dem Vergütungsgesetz 

für Rechtsanwälte. 

� GKG-Taste: errechnet aus dem angezeigten Wert den Gebührenbetrag nach dem 

Gerichtskostengesetz. 

� Prozenttaste: dient dem Rechnen mit der Mehrwertsteuer und ist deshalb belegt mit den aktuellen 

Mehrwertsteuersatz, in dem der Ausgangsbetrag wie folgt bearbeitet wird: 

� plus Prozent: konvertiert netto in brutto 

� minus Prozent: konvertiert brutto in netto 

� mal Prozent: konvertiert netto in USt 

� durch Prozent: konvertiert brutto in USt. 

� Word: fügt das angezeigte Ergebnis in das aktive Word-Dokument an der Cursorposition ein. 

Für Zinsberechnungen sollte der Zinsrechner verwendet werden. 

[footer.htm] 

Zinsrechner 

Mit dieser 


kann die 

Verzinsung eines 

Geldbetrages über 

einen zu wählenden 

Zeitraum berechnet 

werden. 

Beachten: dies ist 

nur ein kleines 

Hilfstool. Für 



02.09.2009


Zinsberechnungen 

im Rahmen von Schuldkonten siehe Konto. 

Betrag: es ist der zu verzinsende Betrag einzugeben. Über das rechte €-Feld kann die Eingabe über den 

Taschenrechner erfolgen. 

Währungssymbol: das Feld unmittelbar rechts neben dem Betragsfeld kann ein beliebiges Währungssymbol 

aufnehmen, damit die auch die Textausgabe des Ergebnisses in der richtigen Währung erfolgt. Für die 

Berechnung hat das Währungssymbol keine Bedeutung. 

Basiszinstabelle: die zeitlich gestaffelten Basiszinssätze werden tabellarisch angezeigt. 

Von / Bis: Eingabe des Zeitraums. Daneben gequetscht erscheint eine Anzeige der resultierenden Zinstage. 

"Jahr à 30 Tage" gibt an, ob nach der Bankenmethode (Jahr à 360 Tage!) oder genau gerechnet werden soll. 

Zinssatz kann frei gewählt werden. 

"zuzüglich Basiszins": gibt an, ob dem angegebenen Zinssatz der Basiszins der Europäischen Zentralbank 

hinzugerechnet werden soll. 

Rechnen 

Mit jeder Änderung der Eingabewerte wird das Ergebnis sowohl als Betrag als auch als Text ausgegeben. 

Die Textausgabe ist besonders hilfreich, wenn aufgrund der gestaffelten Zinssätze des Basiszinses mehrere 

unterschiedliche Zinszeiträume vorhanden sind. 

Beide Ergebnisfelder können mit Hilfe der Zwischenablage in andere Anwendungen übernommen werden. Mit 

dem Taschenrechner rechts neben dem numerischen Ergebnis kann weitergerechnet werden. 

Verwendung als selbständige Anwendung 

Der Zinsrechner kann (z. B. über das installierte Windows-Programm-Menü) auch als selbständige 

Anwendung gestartet werden. 

In diesem Fall greift die Basiszinsfunktion nicht auf die Zinstabelle des SQL-Servers zu, sondern auf die Datei 

basiszins.mdb, die sich im Arbeitsverzeichnis der Anwendung befinden muss. 

Um die Tabelle zu pflegen, ist sie über den Button zu öffnen. Es befindet sich dort ein weiterer Button, durch 

den sich ein Link auf die aktuellen Zinssätze im Internet öffnet. Alternativ kann die aktuelle basiszins.mdb auch 

von der a-jur-Website bezogen werden. 

[footer.htm] 

Dubletten 

Bei dem auch gesondert funktionsfähigen Programm "Dubletten" handelt es sich um ein 

Programm zur Suche ähnlicher Datensätze, um diese in der Datenbank zusammenzuführen 

oder, wenn sie nicht benötigt werden, zu löschen. 

� Mehr zum technischen Hintergrund ... 

� Löschen überflüssiger Adressen ... 

� Datei dubletten.exe downloaden (92 kb) 


Dubletten können nicht ohne weiteres automatisch entfernt werden, denn im wirklichen Leben sind auch 

Dubletten einander fast nie völlig gleich, sondern höchstens ähnlich. 


02.09.2009


Die Beurteilung, welche der ähnlichen Adressen beibehalten und welche gelöscht werden soll, muss einem 

menschlichen Sachbearbeiter vorbehalten bleiben. 

Entscheidend für eine sachgerechte Vorselektion ist die Auswahl der Felder. 

Das Entfernen von Dubletten mit Hilfe dieses Programms ist eine sehr entspannende Nebentätigkeit z.B. 

während langweiliger Telefongespräche. 

Datei/Verbindung: Über diesen Menüeintrag ist zunächst eine Verbindung zur gewünschten Datenbank 

herzustellen. Dies erfolgt über ein Datenbankfenster. Beim nächsten Start des Programms versucht das 

Programm automatisch, diese Verbindung wieder herzustellen. 

Tabelle: Hier ist diejenige Tabelle auszuwählen, aus der doppelte Datensätze entfernt werden sollen. Hier 

kommt praktisch nur die Tabelle "Adressen" Betracht. 

Vergleichsfelder: Hier werden die Felder der ausgewählten Tabelle angezeigt. Da Dubletten praktisch nie 

100%- ige Dubletten sind, sollte der Abgleich auf einzelne, besonders typische Felder beschränkt werden, 

z.B. auf Vorname, Nachname oder Adresse. Die Suche wird entsprechend eingeschränkt, indem die 

gewünschten Felder ausgewählt werden. 

Übereinstimmungen: Auf der Grundlage der Vergleichsfelder werden in dem Fenster diejenigen Datensätze 

angezeigt, die in der Tabelle mehrfach vorkommen. Durch das kleine Drop-down Fenster kann zusätzlich 

angegeben werden, ob die Auswahl auf Datensätze beschränkt wird, die mehr als zweimal in der Datenbank 

vorkommen. 

"Übrige Felder": Wird in dem vorstehenden Listenfeld ein Eintrag ausgewählt, erscheinen in dieser Liste alle 

diejenigen Datensätze, die mit der Auswahl gefunden wurden. Zusammen mit dem vorstehenden Fenster 

werden also sämtliche Felder angezeigt. 

Jedem Eintrag ist eine Zahl vorangestellt, die angibt, wie oft gegebenenfalls der Datensatz in der Datenbank 

benötigt wird. 

Wenn Datensätze gelöscht werden sollen, können diese mit den entsprechenden Buttons in das untere Feld 

verschoben werden. Mindestens ein Datensatz muß immer in dem Feld verbleiben. 

"Auswählen zum Löschen": Nachdem man eine Zahl von Datensätzen in das Löschfenster verschoben hat, 

kann die Löschung ausgeführt werden. 

Wenn ein Datensatz aufgrund referentieller Integrität noch in einer anderen Tabelle benötigt wird, wird er nicht 

ersatzlos gelöscht, sondern an seine Stelle tritt der nicht gelöschte Datensatz, so dass die Integrität der 

Datenbank erhalten bleibt. 

Hinweis: 

Nicht unterstützt werden 

� Tabellen mit 

� nicht-numerischem Primärindex, 

� einem aus mehreren Feldern bestehenden Primärindex 

� Dubletten in Feldern des Typs 

� text (nicht zu verwechseln mit den üblicherweise für Text verwendeten varchar-Textfeldern!) 

� oder Image 

[footer.htm] 

Düsseldorfer 

Tabelle 

Programmfunktion zur 

Anwendung der 



02.09.2009


bekannten Tabelle zum 

Kindesunterhalt. 

Die zugrunde liegenden Daten können vom Benutzer selbst eingegeben werden (mehr), auch mit mehreren 

Tabellenversionen zur Auswahl. 

Honorartabellen 

Im Programm sind die aktuellen 

Tabellen RVG, PKH und GVG 

enthalten. 

Wichtig: für die Erstellung von 

Rechnungen ist nicht die rechts 

abgebildete Schnellübersicht, 

sondern das Rechnungs-Fenster zu 

verwenden! 

Darüber hinaus können auch beliebige 

zusätzliche Honorartabellen 

konfiguriert werden, z.B. ältere 

Versionen der BRAGO oder die 

Gebührenordnungen für 

Steuerberater. Auch künftige 

Versionen des RVG könnten von jedem Benutzer hier selbst eingepflegt werden. 

Honorartabellen 

Die Tabelle "Honorartabelle" (konfigurierbar über Einstellungen / Stammdaten / Benutzerdefinierte 

Einstellungen) kann beliebige einfache Honorarstaffeln nach folgendem Format aufnehmen: 

� Tabelle: Kurzbezeichnung der Tabelle, 

� Bis: Gegenstandswert, bis zu dem der Honorarbetrag gilt 

� Betrag: Honorarbetrag 

Honorarformeln 

Die Tabelle "Honorarformeln" (konfigurierbar über Einstellungen / 

Stammdaten / Benutzerdefinierte Einstellungen) kann 

Vergütungsformeln nach der in deutschen Gesetzen üblichen 

Berechnungsformel aufnehmen: 

� Tabelle: Kurzbezeichnung der Tabelle, 

� Bis: Gegenstandswert, bis zu dem die Formel gilt, 

� fj: Abkürzung für "für je", d.h. die Werteinheit, 

� um: Betrag für die Werteinheit, 

� zzgl: Betrag, auf den die Zeile der Formel aufsetzt (d.h. 

Honorarbetrag für Werte unmittelbar unter der für diese 

Zeile geltende Grenze). 

Die Wertgrenze für die letzte (nach oben offene) Berechnung ist 

mit einem Bis-Betrag von 0,00 € anzugeben, erscheint dann also also etwas irritierend als erste Zeile. 

Ansonsten ist die Tabelle so konzipiert, dass die in den Gesetzen enthaltenen Beträge unmittelbar 

übernommen werden können. 

Anwendung 


Alle Tabellen, die in "Honorartabelle" und/oder "Honorarformeln" mindestens einmal erwähnt sind, werden im 

Rechnungsfenster angeboten, sofern der Gebührentatbestand die Verwendung von Tabellen vorsieht. 


02.09.2009


In der Ausführung wird zunächst die Anwendung der "Honorartabelle" und anschließend die der 

"Honorarformeln" versucht. Ist keine Tabelle der beiden Tabellen anwendbar, wird ein Betrag von 0,00 € 

zurückgegeben. 

Externe Tabellen 

Diverse optionale zusätzliche Tabellen sind bereits verfügbar, die mit Hilfe des Setup-Assistenten als Skript 

einzuspielen sind: 

brago.sql Skript zur Einspielung der BRAGO-Tabelle von 1994 

stb.sql Skript zur Einspielung der Steuerberatergebührentabellen 

SchO-DIS.sql 

Skript zur Einspielung der Schiedsrichtergebühren nach der DIS-Schiedsordnung (ohne 

Gewähr). 


Benutzerdefinierte Datenfelder 

Siehe auch: 

� Grundlagen der Datenbanktechnik 

� Serveradministration 

� Tabellen konfigurieren 

� Eigene Programmfunktionen 

Für Akten, Adressen und Beteiligungen können vom Benutzer beliebige zusätzliche Datenfelder eingerichtet 

werden, die vom Cockpit aus angezeigt und bearbeitet und auch als Datenfelder in Textdokumenten 

verwendet werden können. 

Einrichtung 

Die Einrichtung der Datenfelder erfolgt über 

Access oder ein anderes Tool zur Konfiguration 

von SQL-Server-Datenbanken. 

Die Datenfelder sind in die Tabellen 

� AdressenExt 

� AktenExt bzw. 

� AktenbeteiligteExt 

einzufügen. Der gewünschte Typ (Text, Geld, 

Datum, Ja/Nein usw.) ist dabei anzugeben. Der 

Feldname darf nicht bereits vorhanden sein. Eine 

Liste der bereits vergebenen Feldnamen findet 

sich z.B. im Datenfeldassistenten. Die bei der 

Installation bereits vorhandenen Datenfelder in 

diesen Tabellen können entfernt werden. 

Wichtig: bei normalen Textfeldern ist nicht der 

Datentyp "Text" zu verwenden, sondern "varchar" 

mit Angabe der Maximallänge. 


Im einfachsten Fall genügt dies bereits. Aus den konfigurierten Datenfeldern wird automatisch 

ein Passepartout erzeugt. Datumsfelder erscheinen z.B. als Datumssteuerelemente, ja/nein-Felder als 

Ankreuzboxen. 


02.09.2009


Microsoft-Bug: Manchmal sind nach der Konfiguration neuer Felder die Daten in andere Spalten 

verrutscht, erscheinen die Änderungen nicht, zeigt das Passepartout Fehlermeldungen oder erscheint die 

Meldung "Für die Sicht oder Funktion 'dbo.wordAktenbeteiligte' sind mehr Spaltennamen angegeben, als 

Spalten definiert sind." In diesem Fall hilft Skriptausführung oder ein (unverändertes!) erneutes Abspeichern 

der angegebenen Abfrage. 

Feldkonfiguration 

Um das Fenster zur Anzeige und Bearbeitung der Daten komfortabler darzustellen, können die Datenfelder 

zusätzlich konfiguriert werden. 

Über Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert / Feldkonfiguration können Felder beliebiger Tabellen 

konfiguriert werden: 

� "Tabelle": Name der Tabelle, die das zu konfigurierende Feld enthält. Soll die Einstellung für jedes 

Auftreten des Feldnamens gelten, kann hier auch "alle" (ohne die Anführungszeichen) angegeben 

werden. 

� "Feld": Name des zu konfigurierenden Feldes. Groß-/Kleinschreibung ist zulässig; Umlaute, Leer- und 

Sonderzeichen sind unzulässig. 

� "Beschriftung": Für jedes Feld kann eine im Formular anstelle des Feldnamens erscheinende 

Beschriftung angegeben werden, die auch Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten kann. 

Als Platzhalter bei Word erscheinen aber immer nur die Feldnamen und nicht die Beschriftungen. 

� "Kommentar": Erläuterung, die, wenn die Maus darüber geführt wird, als Tool-Tip erscheint. 

� "RowSource": Konfiguration von Listenfeldern (Vorschlagslisten): 

� Bei Textfeldern: zulässige SQL-Abfrage, verwendet wird die 1. Spalte. Alternativ zulässig auch 

die Schlüsselwörter 

� "bisherige", durch die automatisch die in derselben Tabelle für dasselbe Feld bereits 

vorhandenen Daten zur Auswahl angeboten werden, oder 

� "bisherige hier", wie vor, aber begrenzt auf in der aktuellen Akte verwendeten Texte. 

� Felder vom Datentyp Integer: Diese werden als Schlüsselfelder interpretiert, d.h. als eine Zahl, 

die auf den Index in einer anderen Tabellen verweist. Da die Zahl (der Index) meist willkürlich 

und für den Benutzer unverständlich ist, besteht hier Gelegenheit, die Zahl durch eine Referenz 

auf ein verständliches Textfeld zu ersetzen. Anzugeben ist eine SQL-Abfrage, deren 

� erste Spalte den Indexwert enthält und 

� deren zweite Spalte den für den Benutzer sichtbaren Listeneintrag enthält. 

� Als Platzhalter für die aktuelle Akte kann "#az#" verwendet werden. 

� Eine besondere Funktion hat das Feld "LfdNr": bei Aktenbeteiligten kann über den rechts daneben 

erscheinenden Button automatisch ein laufender aktenbezogener Zählwert vergeben werden, um z.B. 

eine Anmeldenummer zu generieren. Der Wert selbst kann frei bearbeitet werden. Es kann eine 

beliebige Beschriftung vergeben werden, z.B. "Mitglieds-Nr.". 

� Die Reihenfolge auf dem Fenster ergibt sich aus der Reihenfolge in der Tabellendefinition und ist ggf. 

dort einzustellen. 

Feldkonfiguration nach Aktentyp 


Über Einstellungen / Setup / benutzerdefiniert / Feldkonfiguration nach Aktentypen können benutzerdefinierte 

Felder von Beteiligungen und Akten auch differenziert nach Aktentypen konfiguriert werden. Es ist wie folgt 

vorzugehen: 

� Mit "Aktentypen" sind die gewünschten Aktentypen aufzulisten, z.B. Ehesachen, Insolvenz-, Vereins-, 

Veranstaltungs-, Hausverwaltung, Ausschreibungen 

� Mit "Feldkonfiguration nach Aktentyp" sind alle diejenigen benutzerdefinierten Felder zu erfassen, die 

beim jeweiligen Aktentyp verwendet werden sollen. Wenn hier mindestens ein Eintrag erfolgt ist, 

erscheinen lediglich noch die Felder, die hier für den betreffenden Aktentyp angegeben sind (also nicht 

mehr, wie sonst, alle Felder). 

� Spalte "Tabelle": 1 für Aktenbeteiligungen, 2 für Akten, 

� Konfiguration wie oben beschrieben, 

� Zusätzlich kann noch die Reihenfolge angegeben werden (beliebiger numerischer Wert). 

Wird der Aktentyp einer Akte geändert, erscheint meist eine andere Feldauswahl und können sich die 

Beschriftungen und die Reihenfolge geändert haben, aber die Daten bleiben unverändert. Insofern sollten 

möglichst universell verwendbare Feldnamen verwendet werden. 


02.09.2009


Anzeige und Bearbeitung der Datenfelder 

Alle Datenfelder können vom Cockpit aus bearbeitet werden, und zwar: 

� Akten > erweiterte Aktenfelder, ebenso aus der Aktenverwaltung 

� Adressen > erweiterte Adressfelder, ebenso aus der Adreßverwaltung 

� rechte Maustaste über Beteiligtem > spezielle Anwendungen 

Verwendung als Platzhalter in Dokumenten 

Die Felder der drei genannten Tabellen erscheinen automatisch am Ende der Feldlisten des Datenfeld- 

Assistenten und können zur Entwurfszeit als Platzhalter und zur Laufzeit mit ihren aktuellen Daten in das 

Dokument eingefügt werden. 

Bei vielen speziellen Anwendungen ist es nützlich, typische Tabellenabfragen zu speichern, um z.B. eine 

besonders konfigurierte Mitglieder- oder Kundenliste durch einfachen Mausklick als aktuelle Tabelle zu öffnen 

(mehr). 

Beispiel: Regatta 

Zeiterfassung 

Zum Zwecke der Zeitabrechnung kann die 

aufgewendete Zeit erfasst und ausgewertet werden. 

Durch Auswahl der Programmfunktion Timesheet 

öffnet sich das Fenster zur Erfassung aktiven Akte. 

Die Zeit wird stets mit der Genauigkeit der Systemuhr 

gespeichert, das heißt sekundengenau. Keine 

andere Zeiterfassung, zum Beispiel Zehntelstunden 

oder "angefangene" Zeiteinheiten, ist seit der 

Erfindung des PCs noch sachlich zu rechtfertigen. 

Verwendet wird die Systemuhr des SQL-Servers, 

nicht die lokale Uhr auf dem Arbeitsplatz. Wenn die 

Abweichung größer als 10 Minuten ist, erfolgt beim 

Programmstart ein Hinweis und besteht Gelegenheit, 

die eigene Uhr nach der des Servers zu stellen. 



Vor einem Speichern wird immer geprüft, ob derselbe 

Sachbearbeiter bereits in anderer Sache mit 

zeitlicher Überschneidung eine Zeit erfasst hat. Ggf. werden diese Zeiten angezeigt und besteht Gelegenheit 

zum Abbruch. 

Außer für die Abrechnung nützt die Zeiterfassung auch als Tätigkeitsnachweis. Es ist deshalb u. U. durchaus 

sinnvoll, auch sehr kurze Zeiten zu buchen, um z.B. die Zeiten vergeblicher Anrufversuche zu dokumentieren. 

Wird eine bereits gespeicherte Tätigkeit gleich darauf wieder fortgesetzt, kann die entsprechende 

Zeitbuchung durch Anwahl des letzten Datensatzes fortgeführt werden. Es sollte das Bis-"Null"-Kästchen 

aktiviert werden, damit die Uhr weiter läuft. Unterbrochenen Tätigkeiten kann man zur Vermeidung kleinlicher 

Buchungen auch durch Pause oder durch einen Abschlag bei der Quote gerecht werden. 

Datum: Das Feld ist vorbelegt mit dem Tagesdatum. Durch Klick auf das kleine Dreieck kann auch ein 

anderes Datum ausgewählt werden. 


02.09.2009


Zeit: Das Feld ist vorbelegt mit der aktuellen Uhrzeit. Durch Klick auf die kleinen Dreiecke kann diese 

berichtigt werden. 

Durch Klick auf die Beschriftung "von" oder "bis" kann die Zeit so eingestellt werden, dass sie nahtlos an die 

vorangegangene Zeiterfassung anschließt bzw. bis zur nächsten Erfassung läuft. 

Wird mit der rechten Maustaste auf "bis" geklickt, können glatte Standardzeiten erfasst werden. 

Zeit bis (optional): Die Zeit wird vom Programm entsprechend der Systemzeit des Rechners automatisch 

fortgeschrieben. Manuell oder durch Klick auf die beiden kleinen Dreiecke kann diese Zeit berichtigt werden. 

Durch Doppelklick kann wieder die aktuelle Uhrzeit in das Feld übertragen und die automatische Fortzählung 

eingeschaltet werden. 

Wenn dieses Feld beim Buchungsvorgang nicht ausgefüllt ist, wird die aktuelle Zeit angenommen. 

Text: Beschreibung der Tätigkeit. 

Bausteinbutton links neben dem Textfeld: es werden Textvorschläge zur Beschreibung der Tätigkeit 

angeboten; 

� Wenn die Stammdaten "Listeneinträge" mit Kontext=10 Texte enthält, werden diese angeboten, 

� anderenfalls werden die 25 häufigsten selbst verwendeten Texte der letzten 365 Tage angeboten. 

� In jedem Fall wird als Text "Telefonat mit" bzw. "Korrespondenz mit" für jeden 

einzelnen Aktenbeteiligten angeboten. Die Eingangsformulierung kann in den 

Optionen eingestellt werden. 

Bearbeiter: Einer der Mitarbeiter ist auszuwählen. Die Liste der Bearbeiter wird in Mitarbeiterverwaltung 

gepflegt. 

Quote: Es besteht die Möglichkeit, die Wertigkeit der Zeit zu ändern, um zum Beispiel Nachtzuschlägen, 

gemischten bzw. durch Störungen unterbrochenen Tätigkeiten oder Referendartätigkeiten gerecht zu werden. 

Das Feld ist vorbelegt mit der Quote, die der Sachbearbeiter zuletzt gebucht hat, ggf. in derselben Akte. 

Um eine Tätigkeit lediglich zu notieren, ohne sie berechnen zu wollen, ist als Quote Null einzugeben. 

Um eine Zeitgutschrift zu erteilen, ist eine negative Quote einzugeben. 

Stufe: In der Mitarbeiterverwaltung können unterschiedliche Honorarstufen konfiguriert werden, um 

differenzierte Stundensätze für die Zeitabrechnung einzurichten. 


Soll die dem Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung zugewiesene Standard-Honorarstufe verwendet werden, 

ist der erste Listeneintrag auszuwählen, in dem der Standardhonorarsatz des Mitarbeiters in Klammern 

angezeigt wird. Dieser Wert wird nicht gespeichert. 

Es kann bei jeder einzelnen Zeitbuchung aber auch eine konkrete Honorarstufe angegeben werden, um z.B. 

je nach geltender Honorarvereinbarung oder Tätigkeitsfeld zu differenzieren. 

Die Verwendung der Honorarstufen ist insgesamt optional. Alternativ kann der Zweck der Honorarstufen auch 

durch eine entsprechende Quote erreicht werden. Die Honorarstufen haben den Vorteil, dass die 

Stundensätze transparenter sind. 

Quote und Stufe können auch kombiniert werden, um z.B. Zuschläge wg. Nachtarbeit zu berücksichtigen. 

Pause: wird eine Tätigkeit unterbrochen, ist Pause zu klicken. Das Programm merkt sich dann die Uhrzeit, 

und die Beschriftung ändert sich in weiter. Wird weiter geklickt, besteht die Wahl zwischen 

� Speicherung der gemerkten Buchung nebst Beginn eines neuen Buchungssatzes mit demselben Text 

oder 

� Ignorierung der Pause oder 


02.09.2009


Button übernehmen: führt eine Zwischenspeicherung aus. Eine etwaige Pause wird zurück gesetzt. 

Button 12,34€ (buchen): Durch Klick auf diesen Button wird die angegebene Zeiteinheit zur Akte gebucht und 

das Fenster geschlossen. 

Wenn der Button nicht aktiviert (klickbar) ist, liegt das daran, dass eine Eingabe fehlerhaft ist. Um welche 

Eingabe es sich dabei handelt, ist daran zu erkennen, dass das dazugehörige Beschriftungsfeld fett gedruckt 

ist. 

Der Button mit dem den Eingaben entsprechen Geldbetrag beschriftet. Tatsächlich wird aber kein Geldbetrag 

gebucht, sondern werden die konkreten Eingaben gespeichert. Der Stundensatz bzw. Fixbetrag wird erst in 

der Rechnung eingesetzt. 

Integration mit dem Terminkalender: 

� Eine Zeiterfassung kann auch aus einem im Kalender erfaßten Termin übernommen werden. 

� Die erfaßten Zeiten können im Terminkalender angezeigt werden 

Zwischen der Zeiterfassung und der Rechnung besteht keine Datenverbindung. Die Rechnungserstellung 

erfolgt, indem die Anzahl der zu berechnenden Stunden manuell in das Rechnungsformular übertragen und 

mit dem geltenden Stundensatz versehen wird. (Grund: die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten zur 

Auswahl der abzurechnenden Termine, siehe unten "Auswertung") 

Auto: bewirkt, dass 

� sich automatisch das Zeiterfassungsfenster öffnet (und die Uhr zu laufen beginnt), sofern im Cockpit 

eine Akte ausgewählt wurde, in der es bereits Zeitbuchungen gibt. Ist das Fenster bereits mit einer 

anderen Akte geöffnet, öffnet sich ein neues Fenster. 

� eine angefangene Zeiterfassung nahtlos gespeichert wird, wenn eine später begonnene Zeiterfassung 

gespeichert wird. In der früheren Zeiterfassung muss bereits ein Text eingegeben worden sein. 

� sich automatisch das Zeiterfassungsfenster mit den Daten eines Termins öffnet, wenn dieser Termin 

im Kalender als "erledigt" geklickt wurde. 

Soll die Zeiterfassung nicht sofort, sondern erst nach einer gewissen Zeit laufen beginnen, kann dies über das 

kleine Feld links daneben eingestellt werden. 

Navigationstasten: Durch Klick auf die entsprechenden Buttons kann in den bisherigen Buchungen zur Akte 

navigiert werden. Diese können dann auch geändert oder gelöscht werden. 

Button Tabelle: Die zur Akte gebuchten Zeiten werden tabellarisch angezeigt. Es ist hierbei auch möglich, die 

Daten zu bearbeiten, um z.B. die Zuordnung einer Zeitbuchung zu einer Akte zu ändern. 

In den Tabellen kann die Zuordnung der Zeitbuchung zu einer Akte auch nachträglich geändert werden, 

z.B. in der Tabelle "Eigene Zeitabrechnung". 

Auswertung 

Eine Auswertung kann über mehrere Programmfunktionen erfolgen: 


1. Tätigkeitsnachweis: Alle zu einer Akte gespeicherten Zeiten werden einzeln angezeigt. 

2. Tätigkeitsnachweis nach Datum: Die zu einer Akte gespeicherten Zeiten werden mit der jeweiligen 

Gesamtzeit pro Tag angezeigt. 

3. Tätigkeitsnachweis Aktengruppe: Sämtliche zu den zur Gruppe gehörigen Akten werden in einer 

einheitlichen Tabelle angezeigt. 

4. Tätigkeitsnachweis Adresse: Sämtliche gebuchte Zeiten in Akten, an denen die gewählte Adresse 

beteiligt ist, werden tabellarisch angezeigt. 

5. Erfasste Zeit nach Monat und Akte: Tabellarische Auswertung als Grundlage für 

Fakturierung. Die Spalte "Sb" gibt an, wie viele unterschiedliche Sachbearbeiter tätig 

gewesen sind. 

6. Tätigkeitsnachweis graphisch: Darstellung der erfaßten Zeiten in Kalenderansicht. 


02.09.2009


Auf diesem Wege lassen sich auch rasch Auswertungen für typische Zeiträume erstellen. 

7. Tätigkeitsnachweis Adressgruppe: Sämtliche Zeitbuchungen zu Akten werden angezeigt, an denen 

ein Mitglied der gewählten Adressgruppe beteiligt ist. 

8. Eigene Zeiterfassung: angezeigt werden alle eigenen erfassten Zeiten. 

9. Zeiterfassung nach Sachbearbeiter: Aufschlüsselung der in einer Akte erfassten Zeiten nach 

Sachbearbeiter. 

10. Terminkalender: Ansicht "Zeiterfassung" stellt die erfassten Zeiten graphisch im Kalender dar 

Die zeitliche Eingrenzung der anzuzeigenden Buchungen - zum Beispiel seit der letzten Rechnungsstellung - 

kann jeweils auf der Tabelle angegeben werden. 



Das Programm kann überprüfen, ob ein Beteiligter der Kanzlei gleichzeitig als 

Mandant und als Gegner gegenüber steht. 

In diesen Stellen besteht potenziell das Risiko eines Interessenkonfliktes. Ob 

auch tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt, hängt von den jeweiligen 

Streitgegenständen und etwaigen persönlichen Rücksichten ab und muß deshalb 

unter Verantwortung eines Rechtsanwalts beurteilt werden. 

Mit Mandant und Gegner sind nicht lediglich die beiden gleichnamigen 

Beteiligungstypen gemeint, sondern auch die anderen Beteiligungstypen , die im 

"Lager" des Mandanten bzw. Gegner stehen, z.B. Steuerberater, Versicherungen 

und Parteivertreter. Die Festlegung, welcher Beteiligungstyp welchem Lager 

zuzuordnen ist, erfolgt in der Stammdatenverwaltung. 

Wenn die Adresse Teil einer Adressgruppe ist, erfolgt der Abgleich mit 

sämtlichen Mitgliedern der Adresse. Auf diese Weise wird ein möglicher 

Interessenkonflikt auch dann angezeigt, wenn der Konflikt mit einer rechtlich oder 

wirtschaftlich ähnlichen Adresse besteht. 

Es gibt dazu zwei Programmfunktionen: 


Angezeigt werden alle Adressen mit einem solchen potentiellen Konflikt. 

Nach Wechsel in die Adressverwaltung kann angezeigt werden, an welchen 

Akten die Adresse konkret beteiligt ist. 

Kollisionsprüfung 

Angezeigt werden die möglichen Konflikte einer ausgewählten Adresse. 

Nach jeder Eingabe oder Änderung des Beteiligten führt das Programm diese 

Prüfung automatisch durch. Wenn diese Prüfung ergibt, dass der Beteiligte der Kanzlei gleichzeitig als 

Mandant und als Gegner gegenüber steht, wird eine Liste der Beteiligungen dieser Adresse bzw. 

Adressgruppe angezeigt. 

[footer.htm] 

Basiszins 


Der Basiszins ist notwendig für die Berechnung von Zinsen, die auf ihm beruhen, also insbesondere gemäß 

§ 247 BGB. Es handelte sich früher um den Diskontsatz der Bundesbank. Seit der Einführung des Euros 


02.09.2009


handelt es sich um den Basiszins der Europäischen Zentralbank. 

Anwendung 

Der Basiszins ist maßgebend für bestimmte Zinsberechnungen und wird wie folgt verwertet: 

� Im Beteiligtenkonto können entsprechend verzinsliche Beträge gebucht werden, 

� Der Zinsrechner: erlaubt Zinsberechnungen unter Zugrundelegung des Basiszinses, 

� Unter Cockpit > Einstellungen > Stammdaten > Basiszins wird der Basiszins mit Angabe des gemäß § 

247 BGB seit 01.01.2002 für Konsumenten (+5%) bzw. Kaufleute (+8%) geltenden Verzugszinses als 

Tabelle angezeigt. 

Tabelle 

Zweimal jährlich, und zwar jeweils am 01.01. sowie am 01.07, passt die 

europäische Zentralbank den Basiszins an. Der Basiszins wird im Internet z.B. 

von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. 

Die Änderung ist vom Programmbenutzer entweder 

� (empfohlen) im Rahmen der Programmaktualisierung einzuspielen, oder 

� unter Cockpit > Einstellungen > Stammdaten > Basiszins manuell einzupflegen. 

Nach einer Änderung muss das Programm neu gestartet werden. 


Internet-Links 

Mit dieser 

Programmfunktion wird 

eine Linkliste tabellarisch 

angezeigt. 

Hierbei handelt es sich 

um eine Zahl von 

Internet-Websites, die in 

der 

Stammdatenverwaltung 

gepflegt werden kann. 

Die Liste enthält (oder 

sollte enthalten!) z.B. 

Links auf im Internet frei 

verfügbare 

� Gesetze, 

� Gerichtsentscheidungen, 

� juristische Datenbanken, 

� örtliche Gerichtszuständigkeit, 

� Wörterbücher, 

� Tabellen des Familien- und Straßenverkehrsrechts, 

� Wechselkurse, Kurs des Sonderziehungsrechts 

� Telefonbücher. 

Der Aktionsbutton der Tabelle ("öffnen") ist belegt mit dem Internetbrowser. Wurde ein Element der Liste 

ausgewählt, öffnet sich der Internetbrowser mit der angegebenen Website. 

[footer.htm] 



02.09.2009


Passwortschutz 

Diverse Programmfunktionen sind 

durch ein Passwort geschützt, 

namentlich 

� Aktenbuchhaltung auf 

Finanzkonten 

� Finanzbuchhaltung (z.B. 

Umsatz, Journal, 

Anwaltsbuchungen, 

Mitarbeiterabrechnung) 

� Setup-Assistent 

� Änderung einer 

Aktenablagenummer, 


� Öffnen bestimmter Abfrage-Dateien, 

� Passwort ändern. 

Es gibt diverse Passworte, nämlich 

Bereich Passwort bei 

Initialisierung 

Erläuterung 

fibu fibu Vollzugriff auf die Finanzbuchhaltung 

admin admin Vollzugriff auf alles 

Fibu buchen Fibu buchen Eingabe neuer Buchungen 

Aktenkonto (ohne) Zugriff auf Aktenkonto, sofern ein Passwort vom 

Benutzer konfiguriert wurde 

Passwort für jedes Unternehmen 

Gross-Klein-Schreibung beachten! Manchen Zweiflern zum Trotze ist bei der Erkennung von Passwörtern 

durch das Programm noch nie einen Fehler bekannt geworden! 

Alle Passwörter sollten bei Inbetriebnahme und später regelmäßig über die Programmfunktion Passwort 

ändern geändert werden. Anstelle des admin-Passworts "admin" wird auch "sa" als richtig anerkannt. 

Die vom Benutzer vergebenen Passwörter sind nur dem Computer bekannt und können nicht entschlüsselt 

werden. 

Passwort vergessen? 


Tabellen 

Alle mit dem Programm 

angezeigten Tabellen haben 

dieselbe Grundstruktur. Mit 

wenigen kontextbedingten 

Ausnahmen ist es 

insbesondere möglich, 

� die Tabelle 

auszudrucken (mehr), 

� die Daten nach Excel, 

Word oder in andere 

Formate zu exportieren 

(mehr), 



02.09.2009


� die Auswahl der Zeilen 

beliebig zu filtern (mehr), 

� die Reihenfolge der Zeilen beliebig zu sortieren (mehr), 

� weitere oder andere als die voreingestellten Spalten anzeigen (mehr), 

� die Tabellenabfrage z.B. auf dem Desktop zu speichern (mehr), 

� die Tabellenwerte direkt zu bearbeiten (mehr). 

� Aus der Tabellenansicht in die Einzeldatensatzansicht und zurück zu wechseln ("Passepartout"), 

� aus dem jeweils gerade ausgewählten Kontext heraus passende andere Programmfunktionen 

aufzurufen, z.B. das Cockpit, Adressverwaltung usw. 

Informationen zu den einzelnen Menüs: 

� Menü Datei 

� Menü Bearbeiten 

� Menü Daten 

� Menü Ansicht 

Abfrage-Dateien 

� siehe auch: Eigene Programmfunktionen 

Sämtliche Tabellen können derart gespeichert werden, dass sie mit denselben Einstellungen jederzeit wieder 

geöffnet werden können, um die aktuellen Daten anzuzeigen. 

Gespeichert wird die zugrunde liegende Programmfunktion mitsamt allen vom Benutzer zusätzlich 

vorgenommenen Einstellungen wie Filterung, Sortierung, Spaltenauswahl usw. 

Nicht gespeichert werden die eigentlichen Daten; diese werden in den Tabellen immer laufzeitaktuell 

angezeigt. (Um die konkreten Daten zu speichern, ist ein Export vorzunehmen, z.B. nach Excel oder Word.) 

Gespeichert wird die Frage, nicht die Antwort! 

Der Tabelleninhalt ist immer laufzeitaktuell 

Das Speichern erfolgt aus dem Datei-Menü der gewünschten Tabelle. 

Geöffnet werden Abfragedateien durch 



� Windows-Explorer (Doppelklick oder rechte Maustaste). Dies setzt eine Verknüpfung mit dem Dateityp 

".aja" voraus, die mit dem Setup-Assistenten automatisch eingerichtet wird oder auch mit Windows/ 

Ordneroptionen/ Dateityp hergestellt werden kann, 

� Datei-Menü des Cockpits oder einer Tabelle, 

� Programmfunktion Abfrage öffnen. 

Passwörter, für das Öffnen oder das Bearbeiten einer Tabelle benötigt werden, bleiben beim Speichern 

erhalten, werden also beim erneuten Öffnen bzw. Bearbeiten erneut abgefragt. 

Abfragedateien können mit Hilfe eines Texteditors eingesehen und bearbeitet werden, um z.B. die 

Überschrift, Beschreibung usw. anzupassen. Selbst die eigentliche SQL-Abfrage kann hier beliebig festgelegt 

werden. Werden sicherheitsrelevante Einstellungen geändert, wird beim Öffnen das admin-Passwort 

abgefragt. 

Diese Funktion ist sehr vielseitig und leistungsfähig: z.B. kann sich auf diese Weise jeder Verwender auf 

seinem Desktop (oder sonstwo) einen Fundus ihn besonders interessierender Abfragen zusammen stellen, 

z.B. 


02.09.2009


� Eigene Umsatzzahlen, 

� Überwachung bestimmter Zahlungseingänge, 

� Eigene Aktenstatistik, 

� Eigene Fremdgeldeingänge, 

� Beteiligtenkonten, in denen Ratenzahlungen überwacht werden sollen, 

� besondere Sektion im Terminkalender (Beispielsdatei downloaden). 

Es handelt sich um eine vollwertige Alternative zu den vordefinierten Abfragen, die als 

Programmfunktionen angeboten werden. Sie haben z.B. den zusätzlichen Vorteil, dass der Benutzer seine 

persönlich gewünschte Spaltenauswahl speichern kann, sich also die Tabelle nicht stets erneut nach eigenen 

Bedürfnissen konfigurieren muss. 

Ausgehend von der Programmfunktion SQL-Abfrage lassen sich auf diese Weise sämtliche im SQL-Server 

vorhandenen Abfragen komfortabel einbinden, auch z.B. Abfragen, die sich ein Benutzer im SQL-Server 

zusätzlich als "Sicht" eingerichtet hat (mehr). 

Die verwendeten Abfragedateien erscheinen auch automatisch z.B. in der Liste der "zuletzt verwendeten 

Dokumente" des Windows-Startmenüs, so dass jederzeit ein schneller und aktueller Zugriff möglich ist. 

Nach Änderung der Abfrageeinstellungen wird vor dem Schließen automatisch eine Speicherung angeboten. 

Abfragedateien können jederzeit gelöscht werden, ohne damit Daten vom SQL-Server zu löschen. 


Mehrzeilige Eingaben 

Diverse Textfelder erlauben auch 

mehrzeilige Eingaben, insbesondere die 

Adresszusätze, Betreffs und 

Bemerkungsfelder. 

Diese Felder können eine beliebige Anzahl 

von Zeilen aufnehmen. Der Zeilenumbruch 

ist wie üblich mit der Eingabetaste zu 

bewirken. Absätze und Leerzeichen am 

Anfang oder am Ende werden nicht 

gespeichert. 

Solche Textfelder werden im jeweiligen 

Fenster zunächst zur einzeiligen Eingabe 

angeboten. Um eine mehrzeilige Eingabe 

vorzunehmen, ist auf den kleinen Button rechts neben dem jeweiligen Textfeld zu klicken, der zu diesem 

Zweck ein eigenes Fenster mit reichlich Platz öffnet. 


Datenbankintegrität 

� Grundlagen der Datenbanktechnik 

In einer Datenbank verweisen viele Daten auf andere Daten, z. B. 

� Beteiligungen verweisen auf Akten, Adressen und Beteiligungstypen, 

� Zeiterfassung verweist auf Akten und Mitarbeiter, 

� Akten verweisen auf Mitarbeiter und Sachgebiete. 

Insgesamt gibt es in der Datenbank "zig" solcher Verweise. 



02.09.2009


Der SQL-Server sorgt dafür, dass keine Datensätze gelöscht werden, die andernorts noch benötigt werden. 

Der Fachbegriff lautet "referentielle Integrität". Es erscheint dann eine Fehlermeldung (teils schon vom 

Programm, teils erst vom SQL-Server). 

Wenn Datensätze, die noch benötigt werden, dennoch gelöscht werden sollen, muss erst dafür gesorgt 

werden, dass alle Datensätze, die auf sie verweisen, entweder ebenfalls gelöscht werden oder einen Ersatz 

erhalten. 

Dieser Vorgang ist für Adressen automatisiert. Im übrigen kann dies manuell oder durch den Dubletten-Killer 

geschehen. 

Beispiele 

Soll das Sachgebiet "Kreditrecht" 

gelöscht werden, weil es mit dem 

Sachgebiet "Bankrecht" zusammen 

gelegt werden soll, müssen alle Akten 

zum "Kreditrecht" manuell in "Bankrecht" 

geändert werden. Erst dann kann 

"Kreditrecht" gelöscht werden. 

Anders ist es natürlich, wenn nur die 

Bezeichnung eines Sachgebiets 

geändert werden soll. Da Akten nicht auf 

die Bezeichnung, sondern auf die 

Nummer (Id) des Sachgebiets 

verweisen, lässt eine Änderung der 

Bezeichnung den Verweis unberührt und 

kann diese Änderung jederzeit ohne 

weiteres erfolgen. 

Änderungsweitergabe 

Verwandt ist die Fall, wenn der 

Primärschlüssel eines Datensatzes 

geändert wird, z.B. also das 

Aktenzeichen einer Akte. 

Da z.B. die Beteiligungen und 

Zeiterfassungs-Einträge mit dem 

Aktenzeichen verknüpft sind, muss 

sichergestellt sein, dass bei einer 

Änderung des Aktenzeichens auch die 

entsprechenden Datensätze in den 

Tabellen "Aktenbeteiligte" und "Timesheet" geändert werden (u.U. auch diversen weiteren). 

Dies erfolgt automatisch, sofern die entsprechenden Tabellen miteinander verknüpft sind und hierbei die 

Änderungsweitergabe aktiviert ist. 

Die entsprechenden Einstellungen sollten nur durch einen kundigen Administrator erfolgen. Möglich ist dies in 

der Tabellen-Entwurfsansicht von Access. 

Löschweitergabe 


Eine Löschweitergabe sorgt dafür, dass mit der Löschung eines Datensatzes auch alle weiteren Datensätze 

gelöscht werden, die mit diesem verknüpft waren. Dies kann sehr weitreichende Folgen haben, so dass die 

Löschweitergabe nur sehr gezielt eingesetzt werden sollte. 



02.09.2009


Excel-Tabellenkalkulation 

Microsoft-Excel ist für den Programmbetrieb nicht notwendig. Das Programm stellt für Excel allerdings einige 

nützliche Tools zur Verfügung: 

� Rechtsanwalts- und Gerichtsgebühren als benutzerdefinierte Funktionen, mehr ... 

� Speichern von Excel-Tabellen im Dokumentenordner (mehr ...) 

� Kostennoten können (müssen aber nicht .. ) mit Hilfe von Excel erstellt werden, 

� Excel-Tabellen können mit Datenfeldern (z.B. Adress- oder Aktenangaben) vorbelegt werden, mehr ... 

� Tabellen können nach Excel exportiert werden (mehr). 

Excel einrichten ... 


Excel speichern 

Exceltabellen können im Dokumentenordner einer 

Akte gespeichert werden. 

1. Exceltabelle öffnen, 

2. im Cockpit die Akte auswählen, zu der diese 

Exceltabelle gespeichert werden soll, 

3. Programmfunktion Excel speichern 

ausführen, 

4. im Dateiauswahlfenster (rechts) das Speichern 

bestätigen. 

Als Speicherort wird der Dokumentenordner der Akte 

vorgeschlagen. 

Als Dateiname wird die nächste zu vergebene 

Dokumentenordnungsziffer gefolgt von der 

Aktenbezeichnung vorgeschlagen. 

In der Regel ist der Vorschlag einfach nur kurz zu 

bestätigen. Er kann aber auch nach Belieben 

abgeändert werden. Die Verwendung der 

angebotenen Dokumentenordnungsziffer ist z.B. 

meist gar nicht sinnvoll, weil eine Excel-Mappe ja mehrere Tabellenblätter enthalten kann. 

Diese Funktion setzt nicht voraus, dass die gap.xls installiert ist. 

Siehe auch 

� Datei speichern 

[footer.htm] 

Setup für Neuinstallation und Konfiguration 


� Systemvoraussetzungen siehe hier ... 

� Keine Lust auf Technik? 

� Wenden Sie sich an den Support! 

� Bringen Sie uns Ihren Laptop vorbei - wir installieren Ihnen das Programm! 

� Lassen Sie sich telefonisch unterstützen (Tel. 040 / 30 96 400). Die Installation sollte bei 

Windows 2000 und XP nicht länger als 5 Minuten dauern, nur Vista dauert etwas länger. Sie 

sollten zuvor bereits folgende Downloads ausgeführt und extrahiert haben: 

� a-jur-Setup-Paket (ca. 5-6 MB) 


02.09.2009


� Microsoft-SQL-Server, Version MSDE (ca. 45 MB) 

Die Installation und auch die spätere Konfiguration erfolgt mit Hilfe eines komfortablen Assistenten in 

mehreren leicht verständlichen und erläuterten Schritten. 

Der Geschwindigkeitsrekord für eine vollständige Neuinstallation mit Hilfe dieses Assistenten liegt bei 3:07 

Minuten! 

Der Assistent 

� startet sich beim Einlegen der CD automatisch, 

� kann als Programmfunktion Setup-Assistent aufgerufen werden oder 

� durch Öffnen der Datei start.exe ausgeführt werden. 

Nachstehend wird eine lokale Installation beschrieben. Administrationsmodus und Netzwerkinstallation 

werden gesondert erläutert. 

Willkommen 

Auf der Willkommenseite sind die Lizenzbedingungen zu bestätigen. 

Datenpools 

Das Programm kann eine Vielzahl unterschiedlicher Datenbanken unterstützen (mehr). 

Wenn bereits mehrere Datenpools registriert sind, kann hier der zu bearbeitende Datenpool ausgewählt 

werden. Ein Datenpool wird durch / eindeutig identifiziert. 

Ist kein oder nur ein einziger Datenpool vorhanden (insbesondere also bei der Erstinstallation), wird dieser 

Schritt automatisch übersprungen. 

Das Entfernen eines Datenpools verändert keine Daten in der Datenbank, ist also harmlos. Entfernt wird nur 

der lokale Verweis. 

Um einen zusätzlichen Datenpool einzurichten, ist auf der Seite "SQL-Server" der entsprechende Server und 

bzw. die entsprechende Datenbank anzugeben. Wenn dieser Pool noch nicht existiert, kann er auf der Skript- 

Seite automatisch neu erstellt werden. Wenn der Datenpool bereits existiert, wird nur der Verweis lokal neu 

eingetragen. 

Menü 

An dieser Stelle kann der Benutzer entscheiden, wie er den Assistenten verwenden möchte. Folgende 

Optionen sind vorhanden: 

Standard-Erstinstallation von SQL-Server, Datenbank und Programm 

Die Neuinstallation wird mit den Standardwerten ohne weitere Rückfragen durchgeführt. 


Wenn ein lokaler SQL-Server nicht bereits vorhanden ist, wird dieser installiert. Voraussetzung ist, dass die 

von Microsoft downgeloadete Setup-Datei verfügbar ist (Standard: im Ordner C:\MSDERelA). Ist sie nicht 

verfügbar, muss sie zuvor von der Microsoft-Website beschafft und extrahiert werden. 

WICHTIG: die Microsoft-Installationsdateien des SQL-Servers 2000 sollten nur so weit ausgeführt werden, 

dass sie sich selbst extrahieren. Die sich anschließende Installation des SQL-Servers sollte hingegen 

nicht manuell erfolgen, sondern dem Setup-Assistenten überlassen werden, damit sie automatisch mit den 

richtigen Parametern ausgeführt wird (mehr). 


02.09.2009


Kommt es zu Problemen, bleibt das Programm auf der Seite stehen, auf der das Problem aufgetreten ist, 

damit die Funktion mit geänderten Parametern erneut versucht werden kann. 

Normalerweise sollte anschließend die Seite Personalisierung zu sehen sein. Die Angaben sollten gemacht 

werden. 

Der Vorgang kann ohne weiteres wiederholt werden. Ist ein SQL-Server bereits vorhanden, wird der Schritt 

übersprungen; ist die Dankbank bereits vorhanden, wird sie aktualisiert. Um eine Installation wieder ganz von 

vorn vorzunehmen, ist zuvor mit demselben Assistenten eine Deinstallation durchzuführen. 

In der Regel müssen auch Systemdateien installiert werden. Zu diesem Zweck muss die Installation mit 

Administratorrechten ausgeführt werden. Im laufenden Betrieb ist dies nicht mehr nötig. 

Standard-Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Netzwerk 

>>> Verwendung im Netzwerk 

Aktualisierung von Programm und Datenbankstruktur 

Um ein Update einzuspielen, führt diese Option folgendes aus: 

� Aktualisierung der Programmdateien, 

� Ausführung des neuen Datenbankskripts 

Der Vorgang kann ohne weiteres wiederholt werden. 

Wenn der Arbeitsplatz für mehrere Datenpools (Datenbanken) konfiguriert ist, wird das Skript auf jeder 

Datenbank ausgeführt. 

Benutzerdefiniertes Setup 

Mit dieser Optionen können sämtliche Seiten des Assistenten schrittweise durchgegangen werden (wie es bis 

Juni 2005 Standard war). 

Administration 

Übergang zu den Tools und anderen speziellen 

Werkzeugen (mehr). 

SQL-Server 

Das Programm benötigt einen SQL-Server. 

Dies ist ein Datenbankdienst, der im laufenden 

Betrieb alle Daten speichert. Der SQL-Server 

kann lokal installiert sein oder sich im Netzwerk 

befinden. Ein SQL-Server kann unterschiedliche 

Datenbanken enthalten. 

SQL-Server 2000 (MSDE) 

Für bis zu 15-20 Plätze genügt die Version 

MSDE 2000, die in kostenlos von Microsoft 

downgeloadet werden kann und auch in 

diversen Office-Paketen enthalten ist. 

Die Installation des SQL-Servers kann hier 

erfolgen, sofern die Installationsdateien lokal 

verfügbar sind. Die downgeloadete Datei sollte 

in das standardmäßig angebotene Verzeichnis 



02.09.2009


C:\MSDERelA entpackt worden sein, die 

weitere Ausführung mit den nötigen Parametern übernimmt der Setup-Assistent. 

Die Zeitanzeige ist irreführend; eine Installationsdauer von zwei bis fünf Minuten mit scheinbarem Stillstand 

("noch 5 Sekunden") ist normal. 

SQL Server 2005 (Express) 

Auch der SQL Server 2005 kann hier installiert werden. Hierbei sollten die Installationsdateien verfügbar sein 

(dotnetfx.exe und SQLEXPR32_DEU.EXE) 

Der SQL Server setzt die .NET Framework Umgebung in der Version von mindestens 2.0 voraus. Wenn diese 

noch nicht vorhanden sein sollte, wird sie hier mit installiert. Erforderlich ist die von Microsoft erhältliche 

Installationsdatei dotnetfx.exe. 

Die eigentliche Installation des SQL Servers erfordert die von Microsoft erhältliche Installationsdatei 

SQLEXPR32_DEU.EXE. 

Es kann getestet werden, ob der Server läuft. Damit wird auch 

der Dienst erforderlichenfalls gestartet. Es handelt sich hierbei 

um einen NT-Dienst, der alternativ auch über 

Einstellungen/Verwaltung/Dienste konfiguriert werden kann. 

Login 

Ausführliche Erläuterung... 

Für eine lokale Installation kann die "integrierte Sicherheit" verwendet werden. 

� Ausnahme für Windows 98 

� Installation im Netzwerk 

Das Funktionieren der Verbindung kann getestet werden. Bei 

gültigem Login erscheint eine Meldung wie rechts angegeben 

(entspricht der Programmfunktion Datenbankinfo). Beim 

Voranschreiten wird die Verbindung automatisch getestet. 

Skript 

Damit das Programm mit der Datenbank arbeiten kann, müssen 

bestimmte Tabellen- und Abfragestrukturen und Basisdaten 

vorhanden sein. Diese werden durch ein Skript eingespielt. Wenn 

die angegebene Datenbank noch nicht vorhanden ist, wird diese 

zuvor erstellt. 

Die Ausführung des Skriptes dauert etwa 15 Sekunden. 

Das Skript dient sowohl der Ersteinrichtung als auch der 

Aktualisierung. Es kann auch wiederholt ausgeführt werden. 

Diese Funktion kann nur von einem Rechner aus ausgeführt 

werden, auf dem ein SQL-Server installiert ist. Anderenfalls ist die 

Funktion deaktiviert.. 

Sofern es sicht nicht um die Ersteinrichtung der Datenbank handelt, wird vor jeder Ausführung eines Skripts 

Gelegenheit zur Datensicherung gegeben. 

Programm 



02.09.2009


Hier die erfolgt die Installation des eigentlichen Programms. Vorausgesetzt wird entweder die CD oder die 

aus dem Internet bezogene Datei gapsetup.exe. Es gibt folgende Möglichkeiten: 

Neuinstallation 

� Stammverzeichnis und Unterverzeichnisse werden angelegt, 

� Programm- und Systemdateien werden installiert, 

� Ur-Dokumentvorlagen werden umkopiert, 

� Im Startmenü und auf dem Desktop werden Verknüpfungen erstellt. 

Es werden keine vorhandenen Programm- oder Systemdateien überschrieben, sondern lediglich fehlende 

Dateien hergestellt. 

Wenn eine Installation von Grund auf wiederholt werden soll, sollten etwaige zuvor bereits installierte Dateien 

im Wege der Deinstallation beseitigt werden. Auch eine abgebrochene Installation kann durch reguläre 

Deinstallation entfernt werden. 

Arbeitsplatz einrichten 

Zur Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Netzwerk ... 

Aktualisierung 

Die Aktualisierung einer vorhandenen Programminstallation erfolgt durch die Datei gapservice.exe. Diese ist 

über das Internet (ca. 1-2 MB download) oder auf CD erhältlich. 

Vorausgesetzt wird eine lokale oder im Netzwerk erreichbare Installation. 

Die vorhandenen Dateien werden nicht überschrieben, sondern zur Sicherung umbenannt und in den 

Archivordner verschoben. War z.B. die Datei gap.exe auf dem Stand vom 13.07.2004 vorhanden, wird sie 

umbenannt in Archiv/gap040713.exe. Hat sich das Update als problemlos erwiesen, können die alten 

Versionen gelöscht werden (manuell). 

Wenn im Aktualisierungspaket ein neues Datenbankskript enthalten ist und die 

Serveradministrationsfunktionen verfügbar sind, springt der Setup-Assistent anschließend zurück auf den 5. 

Schritt, damit das Skript eingespielt werden kann. 

Mit einem neuen Skript ist immer zu rechnen, weshalb ein Update nur von einem Rechner mit 

Serveradministrationsfunktionen aus erfolgen sollte. Ein Programmupdate ohne Skriptupdate führt meist zu 

Laufzeitfehlern. 

Microsoft Office 

Das Programm setzt Microsoft Office 2000 oder höher voraus (Besonderheiten im Netz). Um die für Word und 

Excel bestimmten Funktionen vollen Umfangs zu nutzen, ist 

� Word einzurichten durch Einbindung des Add-Ins gap.dot, 

� Excel einzurichten durch Einbindung des Add-Ins gap.xla. 

Der Setup-Assistent nimmt die Einbindung vor, indem in den Start-Verzeichnissen von Word- bzw. Excel 

entsprechende Verknüpfungen eingerichtet werden. 

Bei einer Neuinstallation eines Rechners sind die Start-Verzeichnisse von Word und Excel oft noch nicht 

vorhanden, so dass das Programm nach den Startordnern fragt. Der Vorgang sollte dann abgebrochen und 

später vorgenommen werden. 

Alternativ kann der Benutzer die Einbindung auch aus der jeweiligen Anwendung durch Extras/Add- 

Ins/Hinzufügen... vornehmen. 



02.09.2009


Personalisieren 

An dieser Stelle sollten Name und Adresse der Kanzlei eingegeben werden. 

Weitergehende Eintragungen erfolgen in den Stammdaten. 

Durch Klick auf den Button registrieren wird eine entsprechende E-Mail vorbereitet. Näherer Inhalt und 

Versand der E-Mail erfolgt nicht automatisch, sondern durch den Benutzer. 

Beim Erreichen dieses Schritts werden die gespeicherten Daten aus den Tabellen "Adressen", 

"Unternehmen" und "Mitarbeiter" eingelesen. Beim Voranschreiten werden etwaige Änderungen gespeichert. 

Damit wird zugleich die Funktion dieser wichtigen Funktionen getestet. 

Fertig 

Mit diesem Schritt ist die Installation abgeschlossen. Der Text gibt an, welche etwaigen Probleme noch 

bestehen. 

Mit Klick auf speichern werden die Verbindungs-Einstellungen gespeichert. Wurden Server und/oder 

Datenbank geändert, wird damit zugleich der Verweis auf einen zusätzlichen Datenpool angelegt. Es werden 

Verknüpfungen zu den Dateitypen .sql und .aja eingerichtet, damit diese Dateien auch direkt aus dem 

Explorer heraus ausgeführt werden können. 

Dann kann auf Starten geklickt werden. Anschließend sollte das Cockpit zu sehen sein. 

Gar nichts geht - was nun? 

Debugging-Tips ... 

Installation ok - und jetzt? 

Um sich als Einsteiger mit dem Programm vertraut zu machen, gibt es einige Empfehlungen für die ersten 

Schritte ... 

Schulung gefällig? 

Um sicher zu gehen, könnte man zuvor auch noch einen Funktionstest vornehmen ... 


SQL-Server 

- die große weite Welt für jedes Büro 

Das Programm stützt sich auf den Microsoft SQL-Server. 

Hierbei handelt es sich um eine Hintergrund (als Dienst) 

laufende Datenbank, die die von einer Anwendung 

verarbeiteten Daten speichert und selektiert zurückgibt. 

Der Microsoft SQL-Server ist bereits in den kostenlosen 

Versionen extrem leistungsfähig. Selbst zig-tausende 

Datensätze können in Sekundenbruchteilen abgesucht 

werden. 

Trotzdem ist es letztlich nur ein schlichtes Programm, das 



02.09.2009


auf einem durchschnittlichen Rechner läuft und 

überraschend wenige Ressourcen verbraucht. Für Zwecke von Rechtsanwaltsbüros ist die 

Aufnahmekapazität nach oben praktisch unbegrenzt. 

Der SQL-Server läuft natürlich auch im Netzwerk, doch er setzt kein Netzwerk voraus. Der Begriff des 

"Servers" meint hier nicht ein Netzwerk, sondern die Bereitstellung von Daten. 

Der SQL-Server kann im Netzwerk oder auf demselben PC laufen wie die Anwendung. 

Der SQL-Server ist - wie jede reine Datenbankplattform - so abstrakt konzipiert, dass er mit der konkreten 

Anwendung nichts zu tun hat. Welcher Art die Daten sind, bestimmt der Entwickler, der ein Datenbankdesign 

entwickelt und die nötigen Benutzeroberflächen programmiert. 

Der Vorteil für Entwickler und Benutzer besteht darin, dass Speicherung, Sortierung und Abruf von Daten 

nicht durch die Anwendung erfolgt, sondern durch dieses hoch entwickelte und zuverlässige Produkt. Die 

Anwendung ist von diesen komplizierten, für die Performance wichtigen Aufgaben entlastet und kann sich 

darauf konzentrieren, die fachspezifischen Aufgabenstellungen und die Benutzeroberfläche zu optimieren. 

Allgemeines zum SQL-Server: 

� http://www.microsoft.com/sql 

� SQL-Server 2005 

MSDE 2000 

Unter Windows 2000 und Windows XP empfehlen die einfachste und kostenlose Version: SQL Server 2000 

Desktop Engine (MSDE). 

SQL Server 2005 

Unter Vista empfehlen wir den SQL-Server 2005 Express, mehr dazu ... 

SQL-Server 2000 Desktop-Engine 

Hierbei handelt es sich um eine kostenlose, aber abgespeckte Version des sonst recht teuren SQL-Servers. 

Es gibt seit langem einen Nachfolger zur MSDE, nämlich den ebenso kostenlosen SQL-Server 2005 Express 

(mehr dazu), aber die MSDE ist insofern verteilhaft, als sie bei völlig ausreichender Leistung erheblich 

einfacher zu installieren ist. Unter Vista kann es bei der MSDE allerdings zu Problemen kommen, so dass 

dann der SQL-Server 2005 verwendet werden sollte; ein Upgrade ist ohne weiteres möglich. 

Informationen und Download 

Die MSDE ist auf unserer Programm-CD verfügbar, kann aber auch unmittelbar kostenlos aus dem Internet 

bezogen werden. 

Leider ändert Microsoft alle paar Monate die Adresse, an der über die MSDE informiert wird und von wo die 

Installationsdatei (ca. 45 MB) herunter geladen werden kann. Manchmal werden Verknüpfungen auch zur 

Version SQL Server Express 2005 umgeleitet, die zur Zeit noch nicht empfohlen wird. 

Zuletzt bekannt 

� Produktinformationen (externer Link) 

� Produktinformationen (intern) 

� Download 

Wenn alles nicht hilft, machen Sie sich mit Hilfe von Google auf die Suche - das klappt eigentlich immer: 

� MSDE auf Microsoft.com googeln 



02.09.2009


Beschreibung 

� Die Funktionalität ist identisch mit der des großen Microsoft-SQL-Servers. 

� Die Administrationssoftware (Enterprise Manager) ist nicht inbegriffen. Alle wichtigen 

Administrationsaufgaben sowie Daten-Im- und Export können aber auch über ACCESS 

(Extras/Datenbank-Dienstprogramme), den Setup-Assistenten oder als Freeware erhältliche 

Administrationstools ausgeführt werden (z.B. 

� DbaMgr, 

� SQL-Manager 

� EMS MS SQL Manager 

� vgl. auch Übersicht bei Microsoft 

� Die Performance geht zurück, wenn mehr als acht Datenbankzugriffe gleichzeitig erfolgen. Da in einem 

Anwaltsbüro nicht jeder Benutzer laufend Abfragen vornimmt und der SQL-Server selbst komplexe 

Abfragen meist in Sekundenbruchteilen ausführt, können durchaus wesentlich mehr als acht Benutzer 

ohne Leistungseinbuße angeschlossen sein. Angeblich kann unter normalen Umständen auch die 

MDSE mühelos bis zu 20 Plätze unterstützen. 

Näheres zum Workload Governor der MSDE 

Die Datenbank kann bis zu 2 Gigabyte groß sein. Wir haben es getestet: bei ca. 20.000 Adressen und 12.000 

Akten hat die Datenbank eine Größe von unter 30 MB, das sind bloß ca. 1,5% der Kapazität von MSDE 2000. 

Ein späteres Upgrade zum SQL-Server ist immer möglich. 

Info zum SQL-Server 2005 

Systemanforderungen 

... der MSDE 2000 sind weitaus schlichter als diejenigen für Office, insofern spielen diese praktisch keine 

Rolle: 

Hardware Mindestanforderungen laut Microsoft (mehr) 

Computer Intel Pentium oder kompatibler Computer mit 166 MHz oder höher 

Arbeitsspeicher (RAM) 128 MB unter Windows XP 

64 MB (Minimum) unter Windows 2000 

32 MB (Minimum) für alle anderen Betriebssysteme 

Festplattenspeicherplatz Microsoft meint: 44 MB. Wir meinen: 80 MB 

Installation 

WICHTIG: die Microsoft-Installationsdateien 

des SQL-Servers sollten nur so weit ausgeführt 

werden, dass sie sich selbst extrahieren. Die 

sich anschließende Installation des SQL- 

Servers sollte hingegen nicht manuell erfolgen, 

sondern dem Setup-Assistenten überlassen 

werden, damit sie automatisch mit den 

richtigen Parametern ausgeführt wird. 

Nur wer die Installation unbedingt zu Fuß ausführen möchte, hat hierbei folgendes zu beachten: 

Es ist zu beachten, dass nach dem Extrahieren die setup.exe mit folgenden Parametern ausgeführt werden 

muss: 

SAPWD=sa DISABLENETWORKPROTOCOLS=0 SECURITYMODE=SQL 

Disablenetworkprotocols sollte allerdings nur =0 gesetzt werden, wenn tatsächlich eine Verwendung im 

Netzwerk beabsichtigt ist. 

Die setup.exe ist deshalb nicht einfach über Doppelklick o.ä. auszuführen, sondern über Start- 



02.09.2009


Button/Ausführen wie rechts abgebildet. 

Eine erfolgreiche Installation ist daran erkennbar, dass die Fortschrittsanzeige bis zum Ende durchlaufen wird 

und das Fenster sich danach grußlos schließt. Optimistischen Zeitangaben ("time remaining: 3 Sekunden") 

zum Trotze ist mit bis zu 5 Minuten zu rechnen. 

Eine umfassende Dokumentation und 

weitere mögliche Parameter ergeben sich 

aus der Datei ReadmeMSDE2000A.htm, 

die sich im selben Verzeichnis befindet. 

Nach der Installation muss der 

Server auch als ein Dienst 

laufen, was durch ein kleines 

Symbol in der Taskleiste (siehe 

links) angezeigt wird. Es muss 

das grüne Dreieck zu sehen sein. Nach einem Neustart passiert dies normalerweise automatisch. 

Start 

Der Dienst sollte so konfiguriert werden, dass er sich mit 

dem Systemstart automatisch startet. Dies kann durch 

entsprechende Konfiguration unter Einstellungen/ 

Verwaltung/ Dienste/ MSSQLSERVER erfolgen oder, viel 

einfacher, durch Ankreuzen im Server Dienst Manager 

(links unten, vgl. Bild rechts). 


SQL-Server 2005 / Express 

Unter Vista sollte der SQL-Server in der Version 2005 verwendet werden. 

� Information von CHIP: http://www.chip.de/downloads/SQL-Server-2005-Express-SP2_24083089.html 

� Informationen aus erster Hand: http://www.microsoft.com/sql/editions/express mit vielen 

weiterführenden Links. 

SQL Server 2005 Express ist kostenlos und noch leistungsfähiger als die MSDE. Der SQL-Server-Express 

hat gegenüber der Vollversion keine für Anwaltskanzleien praktisch werdenden Leistungseinschränkungen , 

Zitat: 

The SQL engine supports 1CPU, 1GB RAM and a 4GB database size. ... 

Otherwise, there is no workload throttle and the engine performs as in other 

editions. 

Einzelheiten siehe SQL Server Express Edition Übersicht. 

Neuinstallation des SQL-Server 2005: 

1. sofern nicht bereits vorhanden: Microsoft .NET Framework 2.0 Redistributable (x86) (oder höher) 

von Microsoft downloaden. 

2. Microsoft SQL Server Express von Microsoft downloaden: SQL Server Express 2005 SP 2 

3. Setup-Assistenten ausführen. Wenn die downgeloadeten Dateien noch nicht ausgeführt wurden, 

geschieht dies über diesen Assistenten. 

Vor und Nachteile: 



02.09.2009


Zu den Unterschieden im Detail: siehe Featurevergleich zwischen MSDE und SQL Server Express 

Upgrade von MSDE auf SQL Server Express: 

siehe http://www.microsoft.com/sql/editions/express/upgrade.mspx 

SQL-Abfrage 

Programmfunktion zur Anzeige des 

Ergebnisses einer manuell eingegeben 

Datenbankabfrage. Die Funktion steht auch 

in Word zur Verfügung. 

Einfache Abfragen sind einfach mit dem 

Namen der Tabelle bzw. Sicht auszuführen, 

z.B. 

� Kalenderbenutzung 

Weitergehende Abfragen setzen Kenntnisse in der Structured Query Language (SQL) für den SQL-Server 

voraus (mehr). Wer diese Kenntnisse hat, bedarf an dieser Stelle keiner weiteren Hilfe, alle anderen sollten 

die Finger davon lassen. 

Es sind (aus Sicherheitsgründen) nur SELECT-Abfragen möglich. 

Einzugeben ist nur derjenige Teil des Abfragestrings, der dem SELECT folgt. Die auf dem Screenshot 

angegebene Abfrage würde z.B. das Systemdatum des SQL-Servers wiedergeben. 

Auf diese Weise können auch spezielle benutzerdefinierte Abfragen komfortabel in die Programm-Menüs 

eingebunden werden. Die resultierende Tabelle kann wie jede andere Abfrage als Datei gespeichert werden. 

Setup für Administratoren 

MSDE 2000 SQL-Server Express 

sehr schlanke Installation in knapp 5 Minuten Installation setzt vorherige Installation des .Net- 

Framework voraus, dauert insgesamt gern 30 

Minuten, mehr dazu... 

terminierbare Datensicherungen durch Server-Agent Datensicherung erfolgt auf anderem Wege 

Unter Vista manchmal Probleme Läuft unter Windows 2000, XP und Vista 

Begrenzt auf 10-15 Arbeitsplätze Für Anwaltskanzleien praktisch keine Grenze 

Kapazität auch für große Kanzleien ausreichend Kapazität größer als nötig 

Verwaltung muss über separate Tools erfolgten vorzügliche integrierte Konfigurationstools 

Benötigt keine nennenswerten Ressourcen (nur ca. 

70 MB) 


Benötigt 600 MB Festplatte, Prozessor mit 1 

Gigaherz und vieles andere mehr, mehr dazu... 


Der Setup-Assistent kann auch mit erweiterten Funktionen ausgeführt werden, die nur durch Fachkundige 

verwendet werden sollten. 

Dieser Modus wird über ein Kontextmenü ein- und ausgeschaltet, erreichbar über den links unten befindlichen 

Schriftzug Menü. Die verschiedenen Schritte können mit dem Kontextmenü oder den Funktionstasten auch 

direkt angesprungen werden. Der Fortschrittsbalken wird dann in roter Markierung rechts überschritten. 


02.09.2009


Viele Funktionen sind auch unabhängig von der Kanzleisoftware für die Administration eines SQL-Servers 

nützlich. Der Assistent kann deshalb auch in einer von der Kanzleisoftware gelösten Variante verwendet 

werden (a-jur-SQL-Server-Manager). Die speziell für die Kanzleisoftware vorgesehenen Elemente sind dann 

ausgeblendet. Die Umschaltung erfolgt über die rechte Maustaste. 

Im Administrationsmodus sind folgende Erweiterungen vorhanden: 

SQL-Server 

Bevor der SQL-Server neu installiert wird, können die Befehlszeilenparameter eingesehen und geändert 

werden. Näheres zu der Befehlszeilenkonfiguration findet sich in der 

� Dokumentation zum SQL-Server, 

� zum MSDE-Setup gehörigen Datei ReadmeMSDE2000A.htm. 

Skript 

Durch den Button Befehlszeile können SQL- 

Transact-Anweisungen oder gespeicherte Prozeduren 

unmittelbar eingegeben werden. Diese werden 

ausgeführt als 

ExecuteImmediate Command As String, [Typ], 

[Länge] 

und zwar je nach verwendeter Eingabezeile im SQL- 

Server oder in der Datenbank. 

Tools 

� Datensicherung: speichert die gesamte 

Datenbank in einer *.dat-Datei. 

� Alle Datenbanken sichern: führt die 

vorstehende Datensicherung für alle konfigurierten Datenbanken aus (entspricht Cockpit / 

Einstellungen / Setup / Datenbanksicherung) 

� Rücksicherung ausführen: eine Datensicherung wird wieder eingespielt. 

Vorsicht: alle zwischenzeitlichen Änderungen gehen verloren! 

Hinweis: Rücksicherung einer *.mdf-Datei ... 

� Logfile ansehen: zeigt das Logfile im Editor. 

Wenn die Datensicherung oder -rücksicherung nicht unmittelbar auf dem lokalen SQL-Server ausgeführt wird, 

ist zu beachten, dass die Dateipfade dennoch aus der Sicht des SQL-Servers anzugeben sind. "C:\" ist also 

immer das Stammverzeichnis des Rechners mit dem SQL-Server, nicht dasjenige, von dem aus die 

Datensicherung bzw. -rücksicherung vorgenommen wird. 

Der SQL-Server erkennt keine Pfadangaben wie Desktop, Eigene Dateien o.ä. Er meldet dann "Medium kann 

nicht geöffnet werden". Am sichersten ist das Hauptverzeichnis. 

Bei der Rücksicherung muss ein exklusiver Zugriff gegeben sein. Alle Instanzen des Programms und Word 

müssen deshalb geschlossen sein. Falls die Meldung dennoch erscheint, sollte mit dem Task-Manager 

geprüft werden, ob unsichtbare Instanzen der gap.exe oder der winword.exe vorhanden sind; diese sind dann 

zu beenden. Wenn auch das nicht hilft, sollte der SQL-Server-Dienst mit Hilfe des Dienstmanagers einmal 

angehalten und neu gestartet werden. 

Eine Rücksicherung ist häufig nicht auf demselben Aktualisierungstand wie das Programm selbst. Wenn es 

nach der Rücksicherung zu Laufzeitfehlern kommt, sollte daher das aktuelle (d.h. im Stammverzeichnis 

befindliche) Skript ausgeführt werden bzw., wenn das unklar ist, einfach ein generelles Update ausgeführt 

werden. 

Datensicherung / Server-Agent 



02.09.2009


Allgemeines zur Datensicherung... 

Der SQL-Server verfügt in der Vollversion ebenso wie in der Version MSDE über sehr ausgefeilte 

Möglichkeiten, die Daten regelmäßig zu sichern. 

Der Setup-Assistent kann hier auch für die MSDE tägliche, wöchentliche und monatliche Datensicherungen 

planen, die dann regelmäßig automatisch ausgeführt werden (wie immer, aber hier besonders: ohne 

Gewähr!). 

� Im oberen Textfeld ist der Beginn anzugeben, also Datum mit Uhrzeit. Davon ausgehend wird die 

tägliche, wöchentliche bzw. monatliche Ausführungszeit berechnet. 

� Im unteren Textfeld ist die gewünschte Art der Datensicherung einzugeben. Es wird eine Sicherung in 

eine einfache *.dat-Datei vorgeschlagen. 

Wer keine Scheu vor Transact-SQL hat, kann stattdessen aus einer Fülle von Möglichkeiten auch eine 

andere Form der Sicherung spezifizieren, vgl. im einzelnen 

� http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/sql/2000/maintain/sqlbackuprest.mspx 

� Falls der Link nicht mehr gültig ist: Google 

planen speichert den Auftrag im Server. Es besteht anschließend die Möglichkeit, ihn zu testen. Tägliche, 

wöchentliche und monatliche Datensicherungen können auch nebeneinander vorgesehen sein. 

aufheben löscht den Auftrag aus der 

Auftragsliste des Servers. 

Damit Aufträge wie geplant ausgeführt 

werden, muss nicht nur der SQL-Server- 

Dienst laufen, sondern auch der SQL- 

Server-Agent, ein zusätzlicher NT-Dienst, 

auch Jobserver genannt. Der Setup- 

Assistent veranlasst dies automatisch für 

jeden Systemstart. Nach der Aufhebung 

eines Auftrags wird der Dienst beendet, sofern auch keine anderen Aufträge mehr vorhanden sind. Der 

Betriebszustand des SQL-Server-Agents wird nach jeder Änderung angezeigt und ist auch aus der 

Computerverwaltung / Dienste ersichtlich und konfigurierbar. 

Um eine Datensicherung wieder einzuspielen, ist eine Rücksicherung auszuführen (s..o. Tools). 

Benutzerverwaltung 

Im Netzwerk ist es erforderlich, dass die Benutzer erfasst und ihnen Zugriffsrechte 

zugewiesen werden. Hier können die Benutzer und ihre Berechtigungen verwaltet werden 

(alles über die Installation im Netzwerk ...) 

Der SQL-Server verfügt über ein zweistufiges Sicherheitssystem: 

1. Serverzugriff 

Bevor auf eine Datenbank zugegriffen werden kann, 

muss der Zugang zum SQL-Server erfolgen. Hierfür 

gibt es zwei Möglichkeiten, 

� Integrierte NT Sicherheit: Übernahme der 

bereits im Netzwerk vergebenen Rechte, 

� SQL-Server-Sicherheit: Vergabe neuer 

Namen und Passwörter, 

� Beides möglich: gemischter Modus 

2. Datenbankzugriff 



02.09.2009


Im zweiten Schritt muss dem Benutzer der Zugang zur Datenbank gewährt werden. 

Bei der Ausführung des Datenbankskripts (auch nachträglich) werden der Datenbankrolle public sämtliche 

Rechte an den darin enthaltenen Datenbankobjekten zugewiesen. 

Da jeder Datenbankbenutzer automatisch der Rolle public angehört, genügt es also, ihn als Benutzer der 

Datenbank zu erfassen. 

Deinstallation 

Mit ausführen wird das Programm vom lokalen Rechner entfernt (mehr). 

Wurde ein Rechner als bloßer Netzwerkarbeitsplatz konfiguriert, wurden auf diesem lediglich 

Verknüpfungen zum Stammverzeichnis sowie manchmal einige Systemdateien installiert. Diese würden ggf. 

entfernt, während das Stammverzeichnis auf Netzwerkrechner von einer lokalen Deinstallation berührt bleibt. 

Um das Programm oder auch die Datenbank vom Rechner mit dem Stammverzeichnis zu deinstallieren, ist 

die Deinstallation auf dem betreffenden Rechner auszuführen. 

Login zum SQL-Server 

Allgemeines zur lokalen Installation 

Allgemeines zur Netzwerkinstallation 

Die Daten (z.B. Akten, Adressen, Termine, Konten) werden nicht in der Anwendung oder im 

Programmverzeichnis selbst gespeichert, sondern im SQL-Server, einer separaten Datenbank. Der Zugang 

zur Datenbank ist besonders geschützt. Das Programm muss deshalb den Zugang jedes einzelnen Benutzers 

gesondert konfigurieren. 

Nachdem mit Hilfe des Setup-Assistenten der SQL-Server und die Datenbank ausgewählt wurde, ist das 

Login des Benutzers anzugeben. 

Wenn der SQL-Server auf demselben Rechner läuft, also eine Einplatzinstallation vorliegt, ist der Fall einfach: 

es kann die "integrierte Sicherheit" verwendet werden. Es ist also die obere der beiden Optionen 

auszuwählen, so dass keine weiteren Angaben nötig und möglich sind. Mit "testen" oder "weiter" kann man 

sich des Funktionierens vergewissern. 

Um einen zusätzlichen Arbeitsplatz im Netzwerk an den SQL-Server anzuschließen, sind einige 

Vorbereitungen erforderlich. Es ist wie folgt vorzugehen: 

Auf dem Server: 

Auf dem SQL-Server, d.h. dem Rechner, auf dem der SQL-Server 

lokal installiert ist und als Dienst läuft, ist der gewünschte zusätzliche 

Benutzer zu erfassen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: 

Entweder (eleganter): Integrierte Sicherheit 

1. Systemsteuerung: Neuen Benutzer in der Windows- 

Benutzerverwaltung erfassen (wichtig: auf ein Passwort darf 

dabei nicht verzichtet werden), 

2. Setup-Assistent, Benutzerverwaltung aufrufen ("Menü" links 

unten anklicken und direkt auswählen), 

3. Sicherheitsmodus auf "integrierte Sicherheit" oder "gemischte 

Sicherheit" einstellen, 

4. "Neu" klicken und den neuen Benutzer im Format 

\ zu den Logins des SQL- 

Servers erfassen, 

5. Datenbank auswählen, zu der der Benutzer Zugang erhalten 

soll (ist meistens bereits zutreffend auf "gap" eingestellt) 



02.09.2009


6. neues Login auswählen und "hinzufügen" klicken, um ihn zu 

den Benutzern der Datenbank hinzuzufügen. 

Oder (einfacher): Datenbanksicherheit 

1. Setup-Assistent, Benutzerverwaltung aufrufen ("Menü" links unten anklicken und direkt auswählen), 

2. Sicherheitsmodus auf "Datenbanksicherheit" oder "gemischte Sicherheit" einstellen. 

3. "Neu" klicken und den neuen Benutzer im Format zu den Logins des SQL- 

Servers erfassen, 

4. für den neuen Benutzer vergeben und "OK", 

5. Datenbank auswählen, zu der der Benutzer Zugang erhalten soll (ist meistens bereits zutreffend auf 

"gap" eingestellt) 

6. neues Login auswählen und "hinzufügen" klicken, um ihn zu den Benutzern der Datenbank 

hinzuzufügen. 

Damit ist im SQL-Server der neue Benutzer eingerichtet. 

Netzwerkfreigabe des SQL-Servers 

Der SQL-Server muss für den Zugriff im Netzwerk freigegeben sein: 

� Nach Installation der MSDE durch den Setup-Assistenten ist dies bereits standardmäßig gegeben, 

� Beim SQL-Server 2005 muss das TCP/IP-Protokoll über den dazugehörigen Configuration Manager 

aktiviert werden. 

Auf dem Arbeitsplatz: 

Sofern die integrierte Sicherheit verwendet wird, genügt es meistens, auf der Menü-Seite den Namen des 

SQL-Servers anzugeben und die "Standard-Einrichtung eines Arbeitsplatzes" auszuführen. 

Wird die Datenbanksicherheit verwendet oder bricht die 

Standardprozedur ab, ist im Menü die Option "Schritt für Schritt" 

auszuwählen und wie folgt vorzugehen: 

1. SQL-Server-Seite: Namen des SQL-Servers im Netzwerk 

und die Datenbank (meist "gap") angeben, weiter. 

2. Login-Seite: 

a. Integrierte Sicherheit: obere Option auswählen, 

b. Datenbanksicherheit: untere Option auswählen und 

nebst 

eintragen. 

Mit "testen" oder "weiter" wird die Gültigkeit der Eingaben 

überprüft. Sind die Eingaben ungültig, kann es noch an folgenden 

Ursachen liegen: 

1. Kein funktionierendes Netzwerk? Überprüfen Sie, ob ein 

Zugriff auf das Dateisystem des Servers möglich ist, 

2. Firewall auf dem Arbeitsplatz? Konfigurieren Sie die 

Firewall auf dem Arbeitsplatz. 

Es geht immer noch nicht??? 


� Beschaffen Sie sich das Microsoft Server Management 

Studio, das in der Express-Version kostenlos erhältlich ist 

und viele zusätzliche Diagnosemöglichkeiten enthält, 

� Sofern Access vorhanden ist: verwenden Sie den Verbindungsmanager von Microsoft-Access. 

� Wenden Sie sich an den Support. 


02.09.2009



Datenpools 

Unter Datenpools versteht man getrennte 

Datenbestände. Das Programm unterstützt dabei 

folgende Stufen: 

1. Es können beliebig viele SQL-Server 

unterstützt werden, auch Kombinationen lokal / 

Netzwerk oder Versionen 2000 / 2005 (siehe 

Bild rechts). 

2. Jeder SQL-Server kann sehr viele gesonderte 

Datenbanken enthalten (= Akten- und 

Adressbestände), 

3. Jede Datenbank kann beliebig viele 

Unternehmen unterstützen (=steuerliche 

Unternehmungen), 

4. Jedes Unternehmen kann beliebig viele 

Betriebe unterstützen (= organisatorische 

Untergliederungen), 

Das Programm muss dabei an sich nur einmal installiert werden. 

Andererseits kann das Programm auch mehrfach installiert werden, um z.B. eine auch unabhängig vom 

Netzwerk selbständig lauffähige Datensicherung auf einem Laptop einzurichten. Je nachdem, ob der Laptop 

gerade an das Büronetzwerk angeschlossen ist oder nicht, kann dann entweder mit dem Stammverzeichnis 

im Netzwerk oder mit der lokalen Anwendung gearbeitet werden. Bei der Installation werden im Startmenü 

daher ggf. deshalb für jeden SQL-Server gesonderte Programmgruppen angelegt. 

Standard 

Um eine Kanzlei an einem einzelnen Standort zu unterstützen, handelt es sich um einen in jeder Hinsicht 

einheitlichen Datenbestand. In den Stammdaten ist lediglich der Name dieser einen Kanzlei anzugeben. Die 

Anzahl der Rechtsanwälte ist auf 1.024 Billiarden begrenzt. 

Schon auf dieser Ebene können unterschiedliche Briefbögen verwendet werden, um auf begrenzte Weise (bei 

gemeinsamem Datenbestand) mehrere Büros zu verwalten (mehr ...), z.B. um einen anderen Rechtsanwalt 

unter Verwendung von dessen eigenem Briefbogen zu vertreten. 

Mehrere Betriebe 

Soll in einer Kanzlei bei einheitlichem Auftreten und einheitlicher Gewinnermittlung zwischen mehreren 

Profitcentern / Kostenstellen unterschieden werden, z.B. unterschiedlichen Standorten einer überörtlichen 

Kanzlei, sind in den Stammdaten diese Betriebe anzugeben. Es kann sich um beliebig viele handeln. 

Lediglich die Finanzbuchhaltung differenziert zwischen den Betrieben. 

Akten-, Adressen-, Mitarbeiterbestand usw. bleiben gemeinsam. Auch die Aktenbuchhaltung (Gebühren, 

Auslagen, Fremdgeld usw.) bleibt nach außen gemeinsam, kann aber betriebsbezogen erfasst und 

ausgewertet werden. 

Der Betrieb wird jeweils beim Buchen in der Finanzbuchhaltung angegeben. 

Mehrere Unternehmen 


Gibt es innerhalb einer nach außen einheitlich auftretenden Kanzlei mehrere steuerlich selbstständige 

Unternehmen mit jeweils eigener Gewinnermittlung und Steuernummer (z.B. Bürogemeinschaft mit 

Außensozietät), können diese ebenfalls gesondert erfasst werden. 


02.09.2009


Jedes Unternehmen kann dabei weiterhin eine beliebige Anzahl von Betrieben enthalten. 

Lediglich die Finanzbuchhaltung differenziert zwischen den Unternehmen. 

Für jedes Unternehmen können gesonderte Rechnungsnummern vergeben werden. 

Akten-, Adressen-, Mitarbeiterbestand usw. bleiben gemeinsam. Die Aktenbuchhaltung (Gebühren, 

Auslagen, Fremdgeld usw.) bleibt nach außen gemeinsam, kann aber unternehmensbezogen erfasst und 

ausgewertet werden. 

Bürogemeinschaften / unterschiedliche Kanzleien 

Sollen mit dem Programm mehrere nach außen getrennt auftretende Kanzleien unterstützt werden, muss für 

jede Kanzlei eine gesonderte Datenbank eingerichtet werden. Diese kann auf demselben SQL-Server oder 

auch auf anderen im Netzwerk erreichbaren SQL-Servern eingerichtet werden. 

Akten, Adressen, Mitarbeiter, Buchhaltung usw. werden dann für jede Kanzlei getrennt. 

Nur das Programm und dessen Einstellungen bleiben gemeinsam. 

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Datenbanken erfolgt über Einstellungen / Datenpool, im Access- 

Projekt über den Button "Datenpool" oder Datei/ Verbindung / Datenbank. 

Für jede Datenbank gilt dann wiederum, dass auch mehrere Unternehmen und Betriebe unterstützt werden 

können. 

Sowohl die Neueinrichtung als auch die lokale Einbindung eines Datenpools erfolgt über den Setup- 

Assistenten. 

Datensicherung 

Bei der Datensicherung sind zwei zu sichernde Bereiche zu unterscheiden: 

� Dokumente und Vorlagen, 

� Datenbank (insbes. Akten, Adressen, Termine, Konten) 

Dokumente und Vorlagen 

Diese Verzeichnisse sollten auf jeden Fall regelmäßig gesichert werden: 

� Stammverzeichnis insbesondere mit den Unterverzeichnissen "Dokumente" und "Vorlagen", 

� Etwaige Dokumenten- und Vorlagenordner, die - z.B. für zusätzliche Datenpools - außerhalb des 

Stammverzeichnisses konfiguriert wurden, 

� Etwaige Aktenordner, deren Ort explizit anderswo als im Dokumentenordner konfiguriert wurden, 

Da es sich um ganz normale Windows-Dateiverzeichnisse handelt, gibt es diesem Zweck zahlreiche Tools, 

die dies auch automatisieren. 

Datenbank 



Die Daten im SQL-Server werden im Programmverzeichnis des SQL-Servers gespeichert, und zwar 

normalerweise in C:\Programme\Microsoft SQL Server\MSSQL\Data. Es ist sinnvoll, dieses Verzeichnis mit 

zu sichern, wobei eine Rücksicherung daraus allerdings etwas mühsam ist (mehr). 

Die laufende Sicherung der Datenbank erfolgt in *.dat-Dateien und kann durch jede der nachfolgenden 


02.09.2009


Optionen wie folgt ausgeführt werden: 

� (empfohlen) Cockpit / Einstellungen / Setup / Datenbanksicherung 

� Setup-Assistent / Tools / Datensicherung 

� Setup-Assistent / Tools / Alle Datenbanken sichern, 

� Setup-Assistent / SQL-Server-Agent: täglich, wöchentlich und monatlich termierbare 

Datensicherungen (nicht beim SQL Server 2005) 

� Access-Projekt: Systemprogramme / Datenbank sichern 

� Diverse Administrationstools für SQL-Server: beliebige Sicherungen jeglicher Art, die keine 

Wünsche offen lassen. 

Es wird jeweils eine Datenbanksicherungsdatei (*.dat) erzeugt, die in gewohnter Weise gesichert werden 

kann. Mit dieser Datei lässt sich die Datenbank vollständig wiederherstellen. 

Voraussetzung ist, dass auf dem verwendeten Rechner die Administrationstools für SQL-Server installiert 

sind (SQLDMO). Dies ist der Fall, wenn ein lokaler SQL-Server installiert ist. Damit können auch 

Datenbanken auf anderen SQL-Servern im Netzwerk gesichert werden. 

Beim Sichern und beim Rücksichern sollten keine Pfade wie "Eigene Dateien" oder ähnliches verwendet 

werden, weil es da oft zu Fehlern kommt ("Sicherungsmedium kann nicht geöffnet werden"). Im Zweifel: C:\ 

oder ein anderer vollständiger, mit Laufwerksbuchstaben beginnender Pfad. 

Erfolgt eine Fehlermeldung mit Hinweis auf fehlende exklusive Nutzung, ist darauf zu achten, dass 

� keine anderen Fenster des Programms geöffnet sind, 

� nicht noch ein Zugriff aus dem Netzwerk gegeben ist (Computerverwaltung verwenden) oder 

� lokal noch eine unsichtbare Instanz läuft (Task-Manager verwenden). 


Verwendung im Netzwerk 

� Grundlagen der Installation 

� Login zum SQL-Server 

Das Programm läuft mit und ohne Netzwerk. 

Da lokal auf den Arbeitsplätzen fast nur Verknüpfungen zum Server eingerichtet werden, werden auf den 

lokalen Festplatten nur minimale Ressourcen benötigt (unter 3 MB). Die Anwendung wird über das Netz 

ausgeführt, so dass auch spätere Updates nur auf dem Server ausgeführt werden müssen. 

Die Installation eines Arbeitsplatzes im Netz erfolgt mit demselben Assistenten, wobei folgende 

Besonderheiten zu beachten sind: 

Netzwerk 


1. Zunächst ist das Netzwerk einzurichten. Es kann sich um eine Windows Arbeitsgruppe mit oder 

ohne Domänenkontroller handeln. 

2. Ein Rechner wird ausgewählt, der als Server dient. Dies kann, muss aber nicht der Rechner sein, 

auf dem der SQL-Server läuft. 

3. Auf dem Server wird eine lokale Programminstallation durchgeführt (mehr). Es ist zwar 

zweckmäßig und üblich, technisch aber nicht zwingend, dass sich SQL-Server, 

Programminstallation Vorlagen und Dokumente auf demselben Rechner befinden. 

4. 

Das a-jur Programmverzeichnis nebst Dokumenten- und Vorlagenordner muss mit Hilfe von 

Windows für die übrigen Benutzer im Netzwerk freigegeben werden. Das SQL-Server-Programm- 

Verzeichnis muss nicht freigegeben werden. 

Zusätzlich sollte das Installationsverzeichnis C:\temp\gap freigegeben werden. Dieses enthält die 


02.09.2009


Systemdateien und Laufzeitmodule, die manchmal für die Installation von Arbeitsplätzen benötigt 

werden. 

5. Der SQL-Server muss für den Zugriff im Netzwerk freigegeben werden. Im Falle der Installation 

der MSDE durch den Setup-Assistenten ist dies bereits standardmäßig gegeben (Parameter 

"disablenetworkprotocols=0"). Im Falle des SQL-Server 2005 muss das TCP/IP-Protokoll über den 

dazugehörigen Configuration Manager aktiviert werden. 

6. Anschließend sind den Benutzern mit Hilfe der Benutzerverwaltung des Setup-Assistenten auch 

im SQL-Server die nötigen Rechte zu gewähren. Hier für gibt es zwei Möglichkeiten: 

integrierte Sicherheit (auch Datenbanksicherheit 

genannt: integrierte Sicherheit = NT- 

Sicherheit = vertraute Verbindung) 

Wenn es trotzdem nicht funktioniert, könnte es an einer Firewall liegen, z.B. an der Windows-Firewall, die den 

Zugriff der Clients auf den SQL-Server stillschweigend blockt, weil der Zugriff standardmäßig auf TCP Port 

1433 stattfindet. 

Ausführlich zum SQL-Server-Login... 

Express-Setup 

Sicherheitsmodus integrierte oder gemischte Sicherheit Datenbank - oder gemischte 

Sicherheit 

Benutzername (Benutzername wird beim 

Hochfahren des PC angegeben) 

Passwort (Windows-Passwort wird beim 

Hochfahren des PC angegeben, 

sollte nicht fehlen) 

Button "neu": kann frei vergeben 

werden 

kann frei vergeben werden. 

Vorteile einheitliche Namen und Passworte durchschaubarer 

Express-Setup möglich Unter Vista / MSDE stabiler 

funktioniert auch unter Windows 98 

7. Mit der Benutzerverwaltung des Setup-Assistenten ist jedes Login ist dann jeweils der Datenbank 

hinzuzufügen (zweite Zugangsstufe). 

Werden unterschiedliche Datenpools verwaltet, ist das (einheitliche) Server-Login jeder 

verwendeten Datenbank gesondert hinzuzufügen. 

Wenn alle vorstehenden Voraussetzungen auf dem Server erfüllt sind und die integrierte Sicherheit 

verwendet wird, kann die Einrichtung des Arbeitsplatzes in einem einzigen Schritt erfolgen. 


Der Setup-Assistent ist zu diesem Zweck auf dem Arbeitsplatz auszuführen. Viele Administrationstools sind 

dort zwar nicht verfügbar, aber die Einrichtung des lokalen Arbeitsplatzes muss genau dort erfolgen, ggf. auch 

gesondert für jeden Benutzer des Arbeitsplatzes. 

In der Regel müssen auch Systemdateien installiert werden. Zu diesem Zweck muss die Installation mit 

Administratorrechten ausgeführt werden. Bei weiteren Benutzern auf demselben Rechner und im laufenden 

Betrieb ist dies nicht mehr nötig. 

Der Vorgang kann ohne weiteres wiederholt werden. Bereits existierende Verknüpfungen werden ggf. 

aktualisiert. 

Auf der Menü-Seite des Assistenten ist der Name des Servers und der Pfad zum Stammverzeichnis 

anzugeben. Mit los geht's erfolgt alles Nötige. Läuft alles glatt, steht der Assistent anschließend auf der Seite 

Start und das eigentliche Programm kann ohne weiteres gestartet werden. 

Wenn die Standardeinstellungen nicht ausreichend sollten oder es Probleme geben sollte, hält der Vorgang 

auf der entsprechenden Seite an, damit manuell abgeholfen werden kann. 


02.09.2009


Tipp: wenn die im Netz befindliche Anwendung (gap.exe) ohne vorherige Einrichtung eines 

Netzarbeitsplatzes ausgeführt wird, springt das Programm (nach Bestätigung) automatisch an die richtige 

Stelle des Setup-Assistenten. Mit "los geht's" und etwas Glück erfolgt die lokale Installation nebst 

Programmaufruf ohne weitere Nachfragen. 

Zu den nachfolgenden Punkten kommt man nur bei benutzerdefiniertem Setup / Schritt für Schritt oder 

wenn das Express-Setup infolge eines Fehlers abbricht. Hier werden nur die Besonderheiten der Installation 

im Netz kommentiert; weitergehende allgemeine Information finden sich in der Dokumentation einer lokalen 

Installation. 

SQL-Server 

Der SQL-Server muss im Netz nur einmal installiert sein. 

Für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes ist am Arbeitsplatz lediglich noch der Name des vorhandenen 

Servers und der dort bereits vorhandenen Datenbank anzugeben. 

Login 

Ausführliche Erläuterung... 

Je nach der auf dem Server verwendeten Zugangsmethode (s. o.) ist die integrierte Sicherheit oder die 

Datenbanksicherheit auszuwählen. 

Wenn der SQL-Server ohne den Assistenten installiert wurde, ist die integrierte Sicherheit meist nicht 

konfiguriert worden. Wenn diese gewünscht wird (empfohlen!), kann dies in der Benutzerverwaltung 

nachgeholt werden, indem der Sicherheitsmodus auf "gemischte Sicherheit" eingestellt wird. 

Programm 

Es ist die Option "Arbeitsplatz einrichten" auszuführen. 

Zuvor ist das im Netzwerk befindliche Arbeitsverzeichnis (Programmverzeichnis) anzugeben. 

Die Installation bewirkt dann folgendes 

� Systemdateien werden lokal installiert, 

� Im Startmenü und auf dem Desktop werden Verknüpfungen erstellt. 

Wenn die Installation hierbei nach einer Datei verlangt (meistens DLLs o.ä), finden sich diese im 

freigegebenen Ordner C:\temp\gap des Servers. 

Microsoft-Office-Softwarevoraussetzungen im Netzwerk: 


Tätigkeit .... benötigt ... 

Normalgebrauch (Akten und Adressen eingeben, 

Aktenbuchhaltung, Dokumentenmanagement, 

Finanzbuchhaltung) 

MS Word MS Access 

lokaler SQL- 

Server 

Dokumente erstellen, Tabellen drucken X 

Bibliothek, Mandantenbuchhaltung X 

Setup-Assistent teilweise 

Setup-Assistent im Admin-Modus (z.B. Benutzerverwaltung) fast immer 

Datenbank-Dienstprogramme mit Hilfe von Access X teilweise 


02.09.2009


Zur immer wieder gern gehörten Frage nach Unterstützung anderer Anbieter: Warum Microsoft? 

Nichts geht? 

Wenn der SQL-Server zwar lokal läuft, im Netzwerk aber kein Login möglich ist, ist möglicherweise die 

Netzwerkunterstützung nicht oder nicht richtig installiert worden. Näheres dazu findet sich in der 

Dokumentation zum SQL-Server. 

Der Assistent verwendet bei der Installation des SQL-Servers die Parameter 

SAPWD=sa 

DISABLENETWORKPROTOCOLS=0 

SECURITYMODE=SQL 

Um die Installation mit anderen Parametern auszuführen, ist in den Administratorenmodus zu wechseln. 

Nachträgliche Netzwerkkonfiguration ist auch möglich mit dem Tool 

C:\Programme\Microsoft SQL Server\80\Tools\Binn\SVRNETCN.exe 

Zweitinstallation 

Wir unterstützen ausdrücklich die Einrichtung und Unterhaltung von unselbständigen Zweitinstallationen. 

Gemeint sind Vollinstallationen auf einem zweiten Rechner, typischerweise einem Laptop, die voll lauf- und 

funktionsfähig sind, allerdings kein wirtschaftlich anderes Büro unterstützen, sondern lediglich den 

vorhandenen Datenbestand spiegeln. 

Auf diese Weise hat man nicht nur alle Informationen leicht auch unterwegs zur Hand, sondern man verfügt 

über eine Datensicherung, von deren Funktion und Aktualität man laufend vergewissert wird. 




1. Vorausgesetzt wird eine vorhandene Hauptinstallation, 

2. Automatische tägliche / wöchentliche / monatliche Datensicherung mit Hilfe des Server-Agents 

einstellen oder Datensicherung manuell vornehmen (Setup-Assistent / Tools) und die dabei erstellte 

*.dat-Datei verfügbar halten, 

3. Neuinstallation auf dem Laptop vornehmen ("Erstinstallation von SQL-Server, Datenbank und 

Programm"), 

4. Die aus der Datensicherung zu 2) entstandene *.dat-Datei auf den Laptop rücksichern. 

5. Vorlagen- und Dokumentenordner wären gesondert zu übertragen, sofern gewünscht. 

Wenn der Laptop bereits als Netzwerk-Arbeitsplatz eingerichtet war, existierte bereits eine Pogrammgruppe, 

die allerdings mit dem Netzwerklaufwerk verknüpft ist, das bei der hier beabsichtigten Verwendung nicht 

verfügbar ist. Aus diesem Grunde wird im Start-Menü mit Hilfe der Neuinstallation eine zweite 

Programmgruppe eingerichtet, die auf die lokale Installation verweist. Es gibt dann also zwei 

Programmgruppen. 

Sofern der Rechner an das Hauptnetzwerk angeschlossen ist, kann über Cockpit / Einstellungen / Datenpool 

zwischen den verschiedenen Datenbeständen gewechselt werden. 

Künftig lassen sich die Datenbestände jeweils durch Datensicherung und -rücksicherung flink von einem 

Rechner auf den anderen übertragen. Selbst in größeren Kanzleien handelt es sich um kaum 100 MB, was 

für heutige Sticks usw. kein Problem darstellt. 


02.09.2009


Zu beachten: 

1. Eine Rücksicherung überschreibt den vorhandenen Datenbestand! 

2. Eine dezentrale Bearbeitung ist auf diese Weise nicht möglich, hierfür empfiehlt sich stattdessen die 

Verwendung des Virtual Private Network (VPN). 

3. Programmaktualisierungen müssen auf beiden Systemen gesondert ausgeführt werden. 


Umzug 

Das Programm kann mitsamt den Daten ohne weiteres auf einen anderen Rechner übertragen werden. Es ist 

wie folgt vorzugehen: 

1. Mit Hilfe des Setup-Assistenten eine Datensicherung der Datenbank anfertigen und die 

Datensicherungsdatei mit Hilfe des Explorers auf den neuen Rechner kopieren 

2. Programmverzeichnis nebst Unterverzeichnissen (insbesondere mit den Vorlagen-, Dokumenten- und 

Textbausteinordnern) mit Hilfe des Explorers auf den neuen Rechner kopieren (i.d.R. jeweils 

C:\programme\a-jur-kanzleisoftware). 

3. Neuinstallation auf dem neuen Rechner (wegen SQL-Server, Startmenüeinträgen und Systemdateien). 

4. Mit Hilfe des Setup-Assistenten auf dem neuen Rechner Datenrücksicherung ausführen, 

5. Wenn es beim Programmstart Fehlermeldungen gibt: Programmaktualisierung ausführen, 

6. Bei Außerbetriebnahme des bisherigen Systems ist keine neue Lizenz erforderlich, es ist aber eine 

neue Lizenzdatei zu beantragen, die formlos übersandt wird. 

[footer.htm] 

Wenn die Datenbank auf einen Rechner mit Vista übertragen werden soll, 

ist meistens ein Upgrade auf den SQL-Server Express 2005 erforderlich, mehr dazu... 

Ur-Dokumentvorlagen 

Die grundlegenden Typen der Dokumentvorlagen sind im Installationspaket enthalten. Sie werden in das 

Vorlagenverzeichnis installiert. 

Aktuelle Versionen können aus dem Internet herunter geladen werden, indem auf dieser Seite der Dateiname 

angeklickt wird. 

Es handelt es sich um folgende: 

Dateiname Kommentar 

brief.dot universelle Standardbriefvorlage 

leer.dot leerer Briefbogen, 

klage.dot erstellt großes Rubrum, 

schriftsatz.dot erstellt kleines Rubrum, 

kostenote.dot Kombiniert Word und Excel, mehr ... 

kostenote.xlt Excel-Mustervorlage für Kostennoten. Mehr ... 

gerichtstermin.dot Notizzettel für Terminsvertreter, 

aktenvorblatt.dot Zusammenfassung aller Akten- und Beteiligtendaten, mehr ... 

mandatmahnung.dot Mahnung an Mandanten mit Mahntexten abhängig von der 

Mahnstufe 

vollmacht.dot Vollmachtsformular 

zur kenntnisnahme.dot mehr ... 



02.09.2009


mahnschreiben.dot Muster für ZV-Briefe an Schuldner, mehr ... 

pfaendungs- und 

ueberweisungsbeschluss.dot 

Muster für einen Pfändungs- und Überweisungsbeschluss 

ratenzahlungsvergleich.dot Muster für einen Ratenzahlungsvergleich 

sachpfaendungsauftrag.dot Muster für einen Sachpfändungsauftrag 

insolvenzanmeldung.dot Muster für die Anmeldung einer Insolvenzforderung 

emailfooter.txt Text, der an das Ende einer E-Mail angefügt wird. 

serienfax.dot Dokumentvorlage für Serienfax. 

Bevor die einzelnen Dokumentvorlagen eingerichtet werden, sollten diese Ur-Vorlagen individualisiert 

und dem eigenen Design (Schrift, Text, Gestaltung) angepasst werden, damit diese künftig als 

Kopiervorlagen dienen können. 

Falls keine vorgedruckten Briefbögen, verwendet werden, sondern die Briefbögen mitgedruckt werden, sollten 

die Vorlagen auf die eigenen Briefbögenvorlagen umkopiert werden. 

Damit nicht bei späteren Änderungen des Briefbogens eine Unzahl von Vorlagen geändert werden muss, 

empfiehlt es sich, die Briefbogenvorlage nicht zu kopieren, sondern als eine auf Knopfdruck aktualisierbare 

Referenz einzubinden (mehr). 

Sobald die Ur-Dokumentvorlagen perfekt sind, dienen sie als Kopiervorlagen (Datei/Speichern unter) für die 

zahlreichen Varianten, die im Anwaltsbüro erforderlich sind (mehr ...). 


Word einrichten 

Siehe auch 

� Einrichtung der Standard-Dokumentvorlagen 

� Einrichtung von Dokumentvorlagen 

� Bedienung der a-jur Programmfunktionen unter Word 

Das Programm arbeitet mit Word 2000 oder höher einschließlich Word 2007. 

Die Programmfunktionen werden mit Hilfe des Add-Ins gap.dot in Word bereitgestellt. Die Datei gap.dot ist 

im Installationspaket enthalten. Eine aktuelle Version können Sie hier downloaden. 

Die Einrichtung dieses Add-Ins erfolgt 

� über den Setup-Assistenten (im Abschnitt "Office"), 

� über Word: Extras/Vorlagen und Add-Ins/Hinzufügen oder 

� mit dem Explorer, indem im Startverzeichnis eine Verknüpfung mit der gap.dot erstellt wird (dies ist die 

zuverlässigste Methode, die auch vom Setup-Assistenten ausgeführt wird). Startverzeichnis ist i.d.R.: 

C:\Dokumente und Einstellungen\\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\STARTUP 

Das ist schon alles. Anschließend ist eine Symbolleiste namens "a-jur-Kanzleisoftware" vorhanden: 

Damit die Makros ausgeführt werden können, müssen diese in 

den Word-Optionen freigegeben werden: 

� Unter Word 2000 - 2003: Extras > Makro > Sicherheit > 

Mittel, 



02.09.2009


� Unter Word 2007: Vertrauensstellungscenter 

Die vorstehend beschriebene Einrichtung von Word verschafft 

zusätzlichen Komfort, ist aber nicht zwingend erforderlich. Die 

meisten Funktionen (einschließlich des Speicherns von 

Dokumenten in den Dokumentenordner) können auch vom 

Cockpit aus erfolgen. 

Um die Warnmeldungen beim Start von Word auszuschalten, ist 

eine Selbst-Zertifizierung möglich. 

Das AddIn ist ein Makro in der Programmiersprache Visual Basic for Applications (VBA). Dieser ist für 

Interessierte und für Entwickler frei zugänglich (ALT-F11). 


Excel einrichten 

� Excel-Tabellenkalkulation 

� BRAGO- und GKG-Funktionen 

� Datenfelder 

Um die Warnmeldungen beim Start von Excel auszuschalten, ist eine Selbst-Zertifizierung möglich. 

RVG-, und GKG- Funktionen 

Das Programm stellt die juristischen 

Tabellen als benutzerdefinierte 

Funktionen zur Verfügung. 

In den Excel-Tabellen, die in die 

Kostennoten-Dokumente eingebettet 

sind, und in der Tabellenvorlage 

kostennote.xlt sind diese Funktionen 

bereits eingearbeitet. 

Voraussetzung für die 

Funktionsfähigkeit ist die Einrichtung 

des Excel-Addins gap.xla wie folgt: 

� über Excel: Extras/Add-Ins/durchsuchen oder 

� den Begrüßungsbildschirm, der beim Einlegen der Installations-CD erscheint. 

Die Datei gap.xla ist im Installationspaket enthalten. Eine aktuelle Version (RVG!) können Sie hier 

downloaden. 

Verwendung der Funktionen 


Einzelheiten zur Arbeit mit benutzerdefinierten Funktionen ergeben sich aus der Dokumentation von Excel. 

RVG (Wert; Quote) aktuelle RVG-Tabelle 

RVG04 (Wert; Quote) RVG in der ab 01.07.2004 geltenden Fassung 

PKG04 (Wert; Quote) PKH-Gebühren in der ab 01.07.2004 geltenden Fassung 

GKG04 (Wert; Quote) GKG-Gebühren in der ab 01.07.2004 geltenden Fassung 

BRAGO (Wert; Quote) aktuelle BRAGO-Tabelle 

BRAGO02 (Wert; Quote) BRAGO in der seit dem 01.01.2002 geltenden Fassung 

BRAGO94 (Wert; Quote) BRAGO in der bis zum 31.12.2001 geltenden Fassung. Der Streitwert ist in 


02.09.2009


DM anzugeben, und auch der Rückgabewert ist in DM. 

BRAGO94Euro (Wert; Quote) BRAGO in der bis zum 31.12.2001 geltenden Fassung. Der Streitwert ist in 

Euro anzugeben, und auch der Rückgabewert ist in Euro. 

GKG (Wert; Quote) aktuelle GKG-Tabelle 

GKG02 (Wert; Quote) GKG-Gebühren in der seit dem 01.01.2002 geltenden Fassung 

GKG94 (Wert; Quote) GKG-Gebühren in der bis zum 31.12.2001 geltenden Fassung 

GutschriftPara13 III (Gebuehr1; Gutschrift nach § 13 III BRAGO. 

Gebuehr2; Gesamtwert; 

Maxquote) 

Hebegebühr (Betrag) Hebegebühr in der seit 01.01.2002 unveränderten Fassung 

Kopiekosten (Anzahl; Kopiekosten gemäß BRAGO. Als Parameter sind die Anzahl der Kopien und 

Tabellenjahr) 

das Tabellenjahr anzugeben (1994 bzw. 2002). 

MehrereAuftraggeber (Anzahl; Diese Funktion errechnet, welcher Gebührensatz anzuwenden ist, wenn 

Ausgangsquote) 

mehrere Auftraggeber vorhanden sind. Auch die Rückgabequote ist ein 

Faktor von 1. 

PKH (Wert; Quote) aktuelle PKH-Gebührentabelle 

PKH02 (Wert; Quote) PKH-Gebühren in der seit dem 01.01.2002 geltenden Fassung 

PKH94 (Wert; Quote) PKH-Gebühren in der bis zum 31.12.2001 geltenden Fassung 

PKH94Euro (Wert; Quote) PKH-Gebühren in der bis zum 31.12.2001 geltenden Fassung. Der 

Streitwert ist in Euro anzugeben, und auch der Rückgabewert ist in Euro. 

Als Wert ist der Streit- oder Gegenstandswert anzugeben, am besten als Referenz auf die Zelle, die diesen 

für den Benutzer sichtbar enthält. 

Eine Quote ist nicht in Zehnteln, sondern als Faktor von 1 anzugeben, eine 5/10 Gebühr ist also als 0,5 

anzusehen. Auch dies sollte sichtbar durch Verweis geschehen. Wenn die Quote in Zehnteln angezeigt 

werden soll, kann die Quotenzelle z.B. als 1/10-Bruch formatiert werden. 

Microsoft-Bug 

Wenn eine benutzerdefinierte Funktion nicht erkannt wird, obwohl das Add-In richtig eingerichtet ist (im Feld 

erscheint dann #NAME?), ist unter Extras 

1. im Add-In-Fenster das Kreuzchen bei gap zu entfernen, 

2. das Add-In-Fenster zu schließen, 

3. das Add-In-Fenster wieder zu öffnen und 

4. das Kreuzchen wieder einzusetzen. 

Wenn schon beim Öffnen der Tabelle ein Hinweis auf Verknüpfungen erfolgt, kann das Problem beseitigt 

werden, indem wie folgt geklickt wird: 

1. Aktualisieren, 

2. Verknüpfungen bearbeiten, 

3. Quelle öffnen. 

Über eine bessere Lösung würden wir uns auch freuen. Für Techniker: das Problem liegt darin, dass die 

jeweilige XLT die gap.XLA nicht automatisch mit öffnet. Durch die vorstehenden Methoden wird die gap.xla 

manuell geöffnet. 

Meistens hilft es übrigens auch, wenn Excel nicht erst durch das Programm geöffnet wird, sondern vorher 

schon vom Benutzer geöffnet wurde. 

Datenfelder 

Mit der Programmfunktion Excel-Kostennote werden Excel- 

Tabellen erstellt, die mit Textfeldern aus der Datenbank vorbelegt 

sind, z.B. mit der Adresse und dem Betreff eines Beteiligten. 

Die Mustervorlage kostennote.xlt wird bei der Installation 

mitgeliefert. Diese Excel-Mustervorlage zählt zu den Ur- 

Dokumentvorlagen und sollte vor Ingebrauchnahme der eigenen 



02.09.2009


Corporate Identity angepasst werden. 

Die Platzhalter für die Datenfelder werden in eine Zelle eingefügt, indem die Raute (#) eingegeben wird, 

gefolgt von der Feldbezeichnung. 

Vor dem Platzhalter darf sich in derselben Zelle anderer Text befinden (z.B.: 

Unser Zeichen: #aktenzeichen), dahinter aber nichts mehr. 

Welche Platzhalter es gibt, ist aus dem Datenfeld-Assistenten ersichtlich. 


Standardordner 

Bei der Installation und im laufenden Betrieb werden einige vom System benötigte Festplattenordner 

automatisch angelegt wie folgt: 

DRIVE_C (C:) 

Programme 

a-jur-kanzleisoftware Stammverzeichnis (wird bei Installation festgelegt) 

Dokumente 

Dokumentenordner (kann für jeden Datenpool gesondert 

festgelegt werden) 

2005 Zwischenebene für jeden Aktenjahrgang 

2345-05 

Aktenordner für jede Akte (kann für einzelne Akten gesondert 

festgelegt werden) 

Fotos (optional) Aktenunterordner 

Vorlagen 

Vorlagenordner (kann für jeden Datenpool gesondert festgelegt 

werden) 

Kurzbriefe Standardverzeichnis für Kurzbriefe 

Mandat Vollmachten usw. 

Zwangsvollstreckung Standardverzeichnis für Zwangsvollstreckung 

Serienbriefe Vorlagen für Word-Serienbriefe 

Textbausteine Textbausteine 

Archiv Enthält frühere Programmversionen 

Stammverzeichnis, Dokumenten-, Akten- und Vorlagenordner können auch über eine gleichnamige 

Programmfunktion mit dem Explorer geöffnet werden. 

Stammverzeichnis 

Bei dem Stammverzeichnis handelt es sich um das Dateiverzeichnis, in welchem sich das ausführbare 

Programm so wie die Zusatzmodule befinden. Im Netzwerk handelt es sich um ein zentrales Verzeichnis auf 

dem Server (das über die Optionen eingestellt wird). 

Das Stammverzeichnis kann über die gleichnamige Programmfunktion im Windows-Explorer geöffnet werden. 

Dokumentenordner 

In diesem Verzeichnis befinden sich die Aktenordner, vorsortiert nach Aktenjahrgang. 


Nach der Installation handelt es sich um ein Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses. Über die Optionen 

kann auch jeder beliebige andere Ort im Netzwerk festgelegt werden, auch nachträglich. Diese Einstellung 

kann an jedem einzelnen Arbeitsplatz vorgenommen werden. 

Sofern die Tabelle Stammdaten > Aktenunterordner Einträge enthält, werden bei der Erstellung des 

Aktenorders automatisch entsprechende Unterordner angelegt. Die Aktenunterordner können nach 

Aktensachgebiet differenziert werden; Sachgebiet 0 gilt für alle Sachgebiete. 


02.09.2009


Der Aktenjahrgang wird in erster Linie aus dem Aktenzeichen abgeleitet. Befindet sich am Ende ein 

Schrägstrich (/) gefolgt von einer Zahl zwischen 00 und 99 oder zwischen 1980 und 2080, wird diese Zahl als 

Jahr interpretiert, wobei Zahlen unter 80 dem 21. Jahrhundert zugerechnet werden. In anderen Fällen wird 

der Aktenjahrgang aus dem Anlagedatum der Akte abgeleitet. 

Vorlagenordner 

In diesem Verzeichnis befinden sich die Dokumentvorlagen, auf die das Programm standardmäßig zugreift 

Nach der Installation handelt es sich um ein Unterverzeichnis des Stammverzeichnisses. Über die Optionen 

kann auch jeder beliebige andere Ort im Netzwerk festgelegt werden, auch nachträglich. Diese Einstellung 

kann an jedem einzelnen Arbeitsplatz vorgenommen werden. 

Vgl. auch die Hinweise zur erstmaligen Bearbeitung der Standarddokumentvorlagen und zur Herstellung 

weiterer Vorlagen. 

Es können nach Belieben Unterverzeichnisse angelegt werden, um die Dokumentvorlagen systematisch zu 

ordnen. Die folgenden Unterverzeichnisse werden schon bei der Installation angelegt, weil auf diese vom 

Programm zugegriffen können werden muss: 

Vorlagen/Kurzbriefe 

In diesem Unterverzeichnis finden sich die Dokumentvorlagen für Kurzbriefe. 

Vorlagen/Zwangsvollstreckung 

In diesem Unterverzeichnis finden sich Zwangsvollstreckungsaufträge usw. 

Vorlagen/Mandat 

Dieses Unterverzeichnis ist für Vollmachten, Honorarvereinbarungen usw. bestimmt. 

Vorlagen/Serienbriefe 

Dieses Unterverzeichnis ist Dokumentvorlagen bestimmt, die als Word-Serienbriefe eingerichtet sind. Auf 

dieses Verzeichnis greift z.B. die Programmfunktion Serienbrief oder der entsprechende Tabellenexport zu. 

Vorlagen/Bausteine 

In diesem Ordner finden sich die Textbausteine, die in Dokumenten verwendet werden können. Um Ordnung 

zu halten, können beliebige Unterverzeichnisse eingerichtet werden. 

Lokaler Ordner 

Lokales Verzeichnis zum schnelleren Zugriff auf die Anwendung von Netzarbeitsplätzen (mehr). 

"Dateiordner zurücksetzen" 


Über diese Funktion (Einstellungen / Setup / Dateiordner festlegen) wird als Stammverzeichnis das 

Programm der gerade ausgeführten Anwendung gespeichert, und Vorlagen- und Dokumentordner sind 

Unterverzeichnisse davon (wie bei einer Neuinstallation). 

Es werden dabei keine Dateien oder Ordner verschoben; befinden sich Dateien noch andernorts, sind diese 

mit dem Explorer zu verschieben. 



02.09.2009


Fehlermeldungen 

Das Programm besteht aus über 1.200 Prozeduren mit über 20.000 

Programmzeilen, Zeile für Zeile manuell programmiert. Das 

Datenbankdesign bringt es noch einmal auf über 10.000 Zeilen. Hinzu 

kommen das Access-Projekt, die Laufzeitmodule und 

Systemkomponenten von Microsoft. 

Die Programmierung einer Unternehmenssoftware ähnelt der Herstellung der Skulptur von 

Laokoon, seinen Söhnen und der Schlange. Die Weiterentwicklung des Programms unter 

Berücksichtigung unterschiedlicher Programmstände und Systemumgebungen gleicht 

einer Operation am schlagenden Herzen. 

Selbst mit Milliardenaufwand entwickelte Programme wie Windows und Office sind nicht 

restlos frei von Fehlern. Wir zitieren Netscape ("Die Normalität von Bugs"): 

Normale Software enthält zirka 25 Fehler pro 1.000 Codezeilen, als "gut" gilt ein 

Programm, wenn maximal zwei Fehler in 1.000 Zeilen vorkommen. Die NASA gibt als Maßstab 

für ihre Space-Shuttle-Software weniger als einen Fehler pro 10.000 Zeilen vor. ... Windows 95 

etwa umfasst etwa 10 Millionen Zeilen Programmcode mit bis zu 200.000 Fehlern. 

Es sind keine wesentlichen Programmfehler bekannt. Das Programm wird laufend intensiv von uns und 

hunderten anderen Kanzleien verwendet, ohne dass dabei wesentliche Fehler auftreten würden. 

Laufzeitfehler, die sich nie ganz vermeiden lassen, werden zum Zwecke der Überwachung automatisch in 

einer Buglist erfasst, die über Einstellungen / Setup einsehbar ist. Alle Fehler und andere wichtige Vorgänge 

werden auch in einer Textdatei namens gap.log protokolliert. Ggf. ist es ratsam, dem Support diese per E- 

Mail zuzusenden. 

Die meisten echten Programmfehler werden uns von unseren Benutzern meistens innerhalb 

weniger Stunden gemeldet und dann umgehend beseitigt. Beim Auftreten eines Fehlers sollte daher 

zunächst geprüft werden, ob nicht bereits eine neueres Release vorhanden ist! 

Da nicht jede denkbare Fehleingabe des Benutzers vom Programm vorher gesehen werden kann, sind nicht 

alle darin auftauchenden Meldungen Programmfehler. Manche beruhen auf Bedienungsfehlern. Das gilt 

übrigens auch für unvorhergesehene Programmabstürze. 

Folgende Probleme können auftreten: 

Neuinstallation 

Fehler Diagnose / Therapie 

Start unter Vista bis Version 4.1.35 Kompatibilitätsproblem SQL-Server 2000 mit Vista. Diverse Abhilfen: 

vermeldet 

� ungültige Verbindungs- 

Zeichenfolge, 

oder ähnliches. 

Start bis Version 4.1.135, z.B. auch 

nach einem Update, vermeldet 

� unbekannter Fehler, 

� Permission denied 

� Update auf 4.1.136 oder höher 

� Verwenden Sie zum Starten die gaplaunch.exe (downloaden und 

auf dem Desktop speichern) 

� Sofern "(local)" als Server angegeben ist: geben Sie stattdessen 

den konkreten Namen des Servers an (wie im Netzwerk), 

� Sofern integrierte Sicherheit verwendet wurde: verwenden Sie 

Datenbanksicherheit. 

� Machen Sie von der angebotenen Möglichkeit Gebrauch, das 

Programm über den Setup-Assistenten zu starten (einfach nur 

Fertig / Starten) 

� Wenn alles nicht hilft: Upgrade zum SQL-Server-Express 2005 

Problem mit der Registrierung des 

Programms als ActiveX-Server. Abhilfe: 

� Update auf 4.1.136 oder höher 

� Programm einmal mit 



02.09.2009


oder ähnliches. Administratorenrechten ausführen (rechte Maustaste!). Die 

künftigen Starts können normal erfolgen. 

Tabellenspalten vergurkt Falls auch Aktualisieren (F5) nicht hilft: zugrunde liegende Sicht auf dem 

Server hat sich vergaloppiert. Die aus den Tabelleneigenschaften 

ersichtliche Sicht in Entwurfsansicht öffnen und unverändert (!) neu 

speichern. Oder das Datenbankskript nochmals ausführen. 

(339) Die Komponente 

MSCOMCT2.OCX oder eine ihrer 

Abhängigkeiten ist nicht richtig 

registriert. Eine Datei fehlt oder ist 

ungültig. 

(429) Microsoft DataGrid Control 

Cannot initialize data bindings 

Laufender Betrieb 

Tritt auf bei unvollständiger Installation. Installieren Sie das VB-Runtime- 

Modul: 

oder 


Führen Sie das aktuelle 

Datenbankskript aus 

Zeiterfassung vermeldet "kein 

Parameter" 

Rechungstatbestände erscheinen 

unter dem Strich (im 

Abrechnungsbereich) anstatt 

darüber 

� http://www.a-jur.de/download/vbruntimes.exe 

� http://www.a-jur.de/download/vbrun600.exe 

� http://www.a-jur.de/download/vbrun60sp6.exe 

� http://www.a-jur.de/download/vbrun60sp5.exe 

für Profis: "MSSTDFMT.DLL" fehlt oder nicht registriert. In den system- 

bzw. system32-Ordner downloaden oder kopieren und registrieren mit 

"ausführen", "Regsvr32 C:\Windows\System\msstdfmt.dll" 

I. Sofern dies bei der Erstellung eines Dokuments auftritt. 

Dokumentvorlage zur Bearbeitung öffnen und mit Hilfe des 

Datenfeldassistenten prüfen, ob die Datenfelder richtig eingerichtet sind. 

II. Programmaktualisierung wurde unvollständig ausgeführt. Wenn es 

nicht automatisch klappt ("Aktualisierung von Programm und 

Datenbankstruktur") ist wie folgt vorzugehen: 

1. Setup-Assistenten starten / akzeptieren, 

2. "Schritt für Schritt" / los geht's, 

3. "SQL-Server" / weiter, 

4. "Login" / weiter, 

5. "Skript" / "Datenbankskript auswählen" usw. / weiter 

Wenn nicht bekannt ist, wo dieses Skript zu finden ist, kann es von 

http://www.a-jur.de/download/gap.sql bezogen werden (z.B. auf Desktop 

zwischenlagern). 

Manchmal bei Upgrade auf 4.1.127. Die Freigabe von Aktenzeichen wird 

nicht mehr lokal über die Optionen verwaltet, sondern zentral über die 

Datenbankeinstellungen. Im Falle dieser Meldung hat die automatische 

Umstellung nicht funktioniert und sollte sie manuell nachgeholt werden: 

Cockpit > Einstellungen > Stammdaten > Datenbankeinstellungen > 

AzFrei > wert = 1 > übernehmen. 

Im Nettobereich erscheinen alle Rechnungstatbestände, die mit einem 

Einnahmenkonto zugeordnet sind. Genauer gesagt: die mit einem 

Konto der Finanzbuchhaltung verknüpft sind, das einem Oberkonto 

zugeordnet ist, welches wiederum den Einnahmen oder den Ausgaben 

zugeordnet ist, was wiederum in den Stammdaten der 

Rechnungstatbestände und und im Kontenrahmen einzustellen ist. 



1. Im Rechnungsfenster den falsch erscheinenden 

Rechnungstatbestand auswählen und feststellen, mit welchem 


02.09.2009


Bei SQL-Server 2005 erscheint 

Reihenfolge der Zeilen fehlerhaft 

Hilfedokumentation zeigt nur ein 

"Aktion abgebrochen" 

Neues Dokument erstellen, Fehler- 

Nr.: -2147417851, 

Automatisierungsfehler, 

Ausnahmefehler des Servers. 

Rechnungsnummern sind nicht 

fortlaufend. 

Programm läßt sich nicht mehr 

starten 

Cockpit zeigt Akten, aber die 

vorhandenen Beteiligten nicht an. 

Accessprojekte (Stammdaten, Fibu, Bibliothek usw.) 

Wenn alles nicht hilft: 

Word 

Fibu-Konto dieser verknüpft ist (erscheint zwischen der 

Eingabezeile und der Liste). 

2. Über Cockpit / Fibu / Finanzbuchhaltung / Einstellungen / 

Einzelkonten dieses Konto anklicken, 

3. links unten auf der Tabellenansicht "Passepartout" auswählen und 

dort die Bezeichnung des Oberkontos feststellen. 

4. Über Cockpit / Fibu / Finanzbuchhaltung / Einstellungen / 

Oberkonten dieses Oberkonto anklicken, 

5. links unten auf der Tabellenansicht "Passepartout" auswählen und 

dort die Bezeichnung des Kontotyps feststellen. 

6. Kontotyp auf "Einnahmen" einstellen und speichern 

Der Umsatzsteuervorschlag des maßgeblichen Fibu-Kontos und das Tag 

"U" hat hierfür seit 4.1.83 keine Bedeutung mehr. Die früher verwendete 

"UmsatzSteuerNichtRelevantId" in den "Datenbankeinstellungen" hat 

schon seit 4.1.56 keine Bedeutung mehr. 

Leider unterstützt der SQL-Server 2005 in Abfragen, die auf andere 

Abfragen zugreifen, nicht mehr die serverseitigen Sortierkriterien. Falls 

dies auch in der neusten Version noch auftritt, bitten wir um Hinweis. 

Die Windows-Sicherheits-Einstellungen hindern eine Anzeige der 

Hilfedokumention (gap.chm) über das Netzwerk. Abhilfe: 

� (empfohlen) Option "Hilfe im Internet verwenden" 

� lokale Kopie der gap.chm verwenden, 

Mit "Server" und "Automatisierung" ist in diesem Zusammenhang der 

Zugriff auf die Word-Anwendung gemeint. Manchmal läuft Word nicht 

richtig. Wenn ein Neustart des Rechners nicht hilft, sollte eine 

Reparaturinstallation von Word erfolgen. 

Die vergebenen Rechnungsnummern können im Fenster "Konto buchen" 

manuell korrigiert werden (sinnvollerweise auch im Buchungstext ). 

Seit Version 4.1.128 werden die Rechnungsnummern durch einen Zähler 

verwaltet, der ggf. geändert werden kann. 

Mit dem Taskmanager prüfen, ob noch ein unsichtbarer Prozess namens 

� gap.exe oder 

� winword.exe 


keine bekannten Probleme 

läuft, ggf. beenden. 

Es wird ein nicht dem Standard entsprechendes Aktenzeichen 

verwendet, ohne dass die entsprechende Option aktiviert ist (mehr). 

� Sprechen Sie unseren Support an, nach Absprache ist auch Fernsupport möglich, 

� reaktivieren sie die bisherige Version: im Archivordner befinden sich alle früheren Programmversionen! 

Einfach ausprobieren, ob die neuste gesicherte Version noch funktioniert! 

Das Programm arbeitet intensiv mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) in allen Versionen 2000 bis 2007. 

Die Installation dieses Programms enthält keine Office-Bibliotheken, sondern Office muss durch den 

Anwender installiert werden. 



02.09.2009


Fehlermeldung Diagnose / Therapie 

"Makros in Ihrem Objekt sind 

deaktiviert" 

Probleme mit der a-jur-Symboleiste siehe "Word einrichten" 

bzw-Felder (Briefanrede, Postfach) 

erscheinen nicht im Dokument. 

Briefanrede oder andere bzw.- 

Platzhalter bleiben leer, oder E- 

Mail-Adresse wird nicht gefunden. 

Altdatenübernahme 

Zur Übernahme der bisherigen Dokumente in die a-jur-Dokumentenordner siehe >>>. 

Der Microsoft SQL-Server ist wie kaum ein anderes Datenbanksystem in der Lage, andere Datenbankinhalte 

zu importieren. 

Tools 

Zur Vollversion des SQL-Servers zählt der Enterprise Manager mit umfangreichen Im- und Exporttools (fast 

schon zu viel des Guten). 

In der MSDE ist der Enterprise Manager leider nicht enthalten. Es gibt dann folgende Möglichkeiten: 

� Administrationsfunktionen von Access, insbesondere 

� Datei/externe Daten und 

� Extras/Datenbank-Dienstprogramme. 

� ist auch Access nicht vorhanden, kann eines der Freewaretools verwendet werden, vgl. Übersicht 

Zum SQL Server 2005 Express, dem Nachfolger der MSDE, gibt es hervorragende Tools. 

Tabellen 

Beantworten Sie beim Start von Word die Frage nach dem Aktivieren mit 

"JA". Beachten Sie die Word-Dokumentation für die Einbindung von 

Vorlagen und Add-Ins. Bis dahin lassen sich alle Funktionen auch über 

das Cockpit ausführen. 

Das speziellere Feld (Briefanrede der Beteiligung, Postfach und div. 

andere) ist zwar scheinbar leer, wird aber nicht als Nullwert, sondern als 

Nullstring gespeichert. 

Option "Datenpflege" ausführen. Wenn das nicht hilft: Manuelle 

Datenbankänderung 


Daten, die z.B. als Excel- oder Text-Tabelle vorliegen, können ohne weiteres importiert werden. 

Unverzichtbar ist allerdings, dass der bisherige Anbieter einen Adress-, Akten- und Kontenexport in ein 

Standardformat vorsieht, und damit sieht es z.B. beim Marktführer trotz eines hübsch gestalteten Export-Icons 

sehr schlecht aus. 

Manche Anbieter von Anwaltssoftware verwenden selbst gestrickte Datenformate, die nicht nur antiquiert 

sind, sondern wohl auch den Zweck haben, einen Datenexport de facto zu vereiteln. 

Manche Daten können erst importiert werden, wenn bestimmte andere Daten bereits vorhanden sind, da die 

Tabellen aufeinander verweisen und aufbauen. Die Tabellen und Abfragen, dies aus diesem Grunde als 

erstes importiert werden müssen, finden sich in einer Tabelle namens "Objektfolge". Die darin enthaltene 

Reihenfolge ist einzuhalten. 

Meistens wird es am sinnvollsten sein, z.B. mit Hilfe von Access nur die Adressen zu importieren, denn das 

ist eine sehr schlichte Tabelle ohne verknüpfte Felder. Anschließend können die Akten sehr rasch manuell 

angelegt werden, denn wenn die Adressen bereits vorhanden sind, bereitet die Aktenanlage kaum noch 

Arbeit. 

Die Übernahme von Forderungskonten, Finanzbuchhaltung ist meistens mühsam. 



02.09.2009


Wichtig: nach einem Adress-Import muss die Datenpflege ausgeführt werden. 

Bei dieser Gelegenheit: bei a-jur liegen die Daten in weltweit verständlichen Formaten vor und lassen sich 

jederzeit ohne weiteres exportieren! 


Deinstallation 

Die Deinstallation des Programms erfolgt über den Setup-Assistenten. Nach besonderer Nachfrage erfolgt 

auch eine Löschung 

� von Dateien im Netzwerk (sofern der Assistent sie vom selben Rechner aus installiert hatte), 

� von Datensicherungen und 

� der durch das Programm selbst installierten Systemdateien 

� der Datenbank (nur auf dem lokalen SQL-Server, nach zwei Bestätigungen und Gelegenheit zur 

Datensicherung), 

Die Deinstallation des SQL-Servers erfolgt über Windows 

Systemsteuerung\Software. 

Wenn die a-jur-Datenbank zuvor nicht durch den Setup-Assistenten gelöscht wurde, bleiben die Datendateien 

(*.mdf) übrig und hindern eine erneute Erstellung einer gleichnamigen Datenbank. Lösung: 1) Datenbank 

vorher löschen oder 2) Dateien manuell löschen oder 3) Dateien attachieren. 

Wenn gemeldet wird, dass nicht alle Dateien gelöscht wurden, insbesondere wenn auch vom Benutzer neu 

erstellte Dokumente, Vorlagen usw. gelöscht werden sollen, müsste dies mit dem Explorer manuell erfolgen. 

[footer.htm] 



02.09.2009

Anwaltsprogramm als Shareware! - a-Jur-Kanzleisoftware

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?